本事例のポイント

• 数多あるプロジェクトをグループトークで管理し生産性を向上
• 生産農家のLINEと社内関係者でグループをつくり受発注業務を可視化
• 紙で保管をしていた棚卸し情報、日報、商品管理を掲示板に保存・全社に共有

御社の事業内容と皆さんの業務についてご紹介ください。

脇坂さん：

当社は、農家を小学生のなりたい職業1位にするということを目標に2011年に設立しました。東京都中央区銀座に本社を置き、農業支援や地域創生、マルシェのプロデュース事業等、農業にまつわる事業プロデュースを全国で行っています。具体的な事業内容としては、閉校した東神楽町の小学校を活用した“東神楽大学”という複合施設の運営や、地域商社の運営になります。またマルシェでは、東京や札幌などを中心に６ヶ所以上、年間で220日間ほど開催しています。

私は、代表取締役として農業事業の新規プロデュースや、全国で進行する30件以上にわたる複数事業の統括マネージメントを行っています。

成田さん：

私は、当社が運営する東神楽大学という複合施設内で売店の管理や施設内にあるカフェの運営を担当しています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

脇坂さん：

複数の事業を全国で展開する中で、社内外のメンバーで横断的に複数のプロジェクトを遂行しています。ほとんどのメンバーがそれぞれ異なる場所で働いていますが、メールや電話以外で会社として決まった連絡ツールはありませんでした。メールや電話では日々の連絡や確認、まとまった指示が困難であり、自然と個人LINEを使うケースが増えてきました。しかし、個人LINEでもプロジェクトで管理する情報をアーカイブして、後から参照することが難しく、確認漏れが生じてしまうこともあり、連絡ツールに課題を感じていました。

成田さん：

購買部における地域商社の仕事では、生産農家さんとやりとりすることが多く、以前は電話やLINEなどでそれぞれの生産農家さんと個別にやりとりをしていました。電話は記録が残らないですし、チーム全体で情報を共有する際に伝達ミスが生じて、受発注漏れなどにつながることもありました。また日報などの書類も手書きで書いてそれを写真に撮って送ってもらってから集約するなど、２度手間・3度手間になってしまうこともありました。

課題解決のためにLINE WORKSを選定した理由と、導入までの経緯を教えてください。

脇坂さん：

遠隔地の人やリアルで会っていない人どうしが、同じツールで簡単に情報を伝えられたり、情報の保存や整理ができたりすることが、まず重要でした。また、年配の方やパートタイムスタッフでも操作しやすいユーザーインターフェイスで、スマホでもPCでも使えるものはないだろうかと探していました。

他社の企業向けサービスも検討したのですが、操作性が難しく、実際に使いこなせる人が限られてしまうことが懸念でした。

その点、LINE WORKSはまず“LINE”という知られたサービスの名前がついていることがとても好印象でした。生産農家さんやパートスタッフの方に導入の説明をする際にも、別のサービスだといちから改めて教えなくてはいけないところが、LINE WORKSだとLINEのようなものだから簡単に使えるだろうと類推されて、導入に理解を示してもらいやすいというのがありました。実際に60歳を過ぎたおばちゃんスタッフに見せても、スマホで使えるしLINEに似たものならいいね、という反応だったので、導入を決めました。

LINE WORKSの導入によって、社内・社外における業務連絡が効率的になったそうですね。

脇坂さん：

基本的には、プロジェクトごとにグループトークルームを作成して、その中で情報交換を行っています。グループメンバーの一部でさらに細かいディスカッションの必要性を感じた場合は、ディスカッション専用のグループトークを立ち上げて、オンライン上での会話を効率的に行っています。

必要に応じてグループを作る運用にすることで、ひとつのグループの中で話題が錯綜するようなことにもなりませんし、ディスカッションそのものには直接関係のないメンバーに通知が届き続けるというようなこともありません。

社内のメンバーはもちろん、社外の関係者や生産農家さん、シェアオフィスの利用者さんなどとも外部トーク連携をして、日々の連絡や受発注などさまざまなシーンで活用しています。生産農家さんたちとは個人LINEと連携して電話ではなくトークでやりとりしています。これにより、それぞれのチームで全体の進捗を把握したり、見落としがないよう全員でカバーし合うことができるようになりました。また、複数のプロジェクトを抱えていても、LINE WORKSさえ確認すれば良い、という状態にすることができたので、気持ち的にとても楽になりました。

日報や棚卸し情報など、LINE WORKSの掲示板で簡便に共有していると伺いました。

脇坂さん：

掲示板は、大きく分けて３つの用途に活用しています。

１つ目は日報の提出と共有です。以前は、手書きの日報をスマホで撮影してプライベートのLINEで社内共有していました。その頃は業務拡大前で人数が少なかったため、なんとか運用できていましたが、それでも情報を見返すためにLINEのトークを遡る手間がありました。現在は、各社員の日報、店舗ごとの日報の両方ともでLINE WORKSのテンプレート機能を使っています。テンプレートは、あらかじめ用意されているフォーマットをカスタマイズして使用できる上に、スマホで手軽に入力できるので、作成も共有もとても楽になりました。

２つ目は店舗の棚卸し情報の報告です。当社は、札幌市内や東神楽大学内等で複数の店舗を運営しており、定期的な棚卸し作業が必要となります。以前は棚卸し用のノートに手書きで記録して、各店で保管するのみだったのですが、今は現場のパートスタッフが手書きした在庫数のメモをスマホで写真に撮って、掲示板に掲載しています。スキャンして資料に起こすといったことをしなくても、画像を添付するだけで情報を保管し、社内で共有できるようになりました。

３つ目は商品情報の共有です。こちらも写真添付と文章で掲示板に投稿することでいつでも何度でも見返せますし、商品管理にも役立てています。

ツールによってはシステムが作り込まれ過ぎていてすべての情報をデータ入力しなければならないものもありますが、LINE WORKSはアナログの良さを残しつつ、社内共有が手軽にできるところが良いと思います。

成田さん：

掲示板を使って店舗の商品管理や日報を確認できるようになり、メンバー個人の活動や、プロジェクトの進捗状況など、俯瞰して会社の状況を把握できるようになりました。例えば、店舗のスタッフが商品管理などで分からないことがあったとき、今までは電話や個別にLINEなどで社長や店長に確認が取れるまで陳列できなかったりして、タイムロスが生じていました。LINE WORKS導入後は、店長が休みでも、グループトークで投げかけることで、わかる人が即座に返答できるようになったり、店舗どうしで在庫を融通し合ったり、集荷のスケジュールを立てることがより容易にできるようになりました。

導入前までは、従来の仕事の進め方には特に不便を感じていたということもなかったのですが、LINE WORKSを使うようになってから便利さを痛感しています。LINE WORKS導入後に事業が拡大したのですが、今までのやり方では無理だっただろうなと思っています。

ほかに便利だと感じられている機能はありますか。

脇坂さん：

LINE WORKSは必要と思って探していた機能が１つのアプリとして揃っているところが良いと思います。スマホアプリの画面下のアイコン（アドレス帳、トーク、掲示板、カレンダー）の並びがまさに求めていた機能の一覧になっていました。

特別なカスタマイズをする必要もなく、中小企業にとって必要十分な機能が備わっていると思います。

また、グループカレンダーもとても便利です。グループトークルームごとにそのメンバーで管理できるカレンダーがあるのでプロジェクトごとのスケジュール管理が楽になりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

脇坂さん：

全国で開催しているマルシェの出店者と弊社スタッフとのやりとりをLINE WORKSに変更したいと考えています。現在は会員管理システムとExcelを併用しています。会員への出店募集や出店登録は会員管理システムで行えますが、売上報告は出店者が紙に書いたものを写真で送信してもらい弊社スタッフがExcelに手入力しなければなりません。年間200名近くの出店者がいるため入力作業の負担が大きく、LINE WORKS のアンケート機能を活用できたらもっと効率化できると思っています。また、出店者どうしがLINE WORKSのグループトークでつながり、他のマルシェの情報交換やナレッジの共有を積極的に行って、新たなアイデアや企画を生み出すきっかけになればと考えています。

【お話を伺った方】

代表取締役　脇坂 真吏 さん

農業事業の新規プロデュースや全国で進行する30件以上にわたる複数事業の統括マネージメントを行う。

東神楽大学　購買部・カフェ部門　　成田 恵 さん

東神楽大学の中にある売店の管理や東神楽大学内のカフェの運営を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年7月当時のものです。

本事例のポイント

• なりすましメールへの対策や、外国人労働者の業務連絡に活用
• 土木インフラ事業部では安全パトロールの記録を部門全体に即座に共有
• アルコールチェッカーによる検知を管理者に自動通知し、早期対応と迅速な共有が可能
• ワークフローシステムと連携させ、２日かかっていた承認が最短１時間に短縮
• 新入社員に貸与するPCやスマホのキッティング時間が20分/人削減

御社の事業内容をご紹介ください。

塩田さん :

当社は東京とその近郊で上下水道、ガス、電線共同溝などの土木インフラ工事を主力事業とする建設会社です。ライフラインの整備は人々の健康的な日常生活環境を支えるとともに、強靭かつ持続可能な社会の構築に不可欠です。しかし、建設業界は深刻な人手不足という問題に直面しており、当社も例外ではありません。その解決のための取り組みとして、当社は東京都認定の職業訓練課程を社内で実施しており、土木工事や上下水道配管などを担う人材を育成しています。さらに、外国人労働者や技能実習生を受け入れる体制も整えています。

LINE WORKSの導入に至った経緯と導入前に抱えていた課題をお聞かせください。

小笠原さん :

当社では、なりすましメールの増加に伴い、添付ファイルを開くとマルウェアに感染するリスクが高まり、より安全にメールをやりとりできる環境を整備する必要が出てきました。また、部門ごとに異なるビジネスチャットやメーラー、スケジュール管理ツールを使用していたため、全社で統一したツールを導入することでユーザーの利便性を高めたいと考えていました。

なぜLINE WORKSを選ばれたのですか。

小笠原さん :

土木インフラ事業の現場には10代から60代まで幅広い年齢層が働いており、多くの社員がプライベートでLINEを利用していました。その操作性に類似したLINE WORKSを導入することで、新たなツールの習熟に割く工数を大幅に増やすことなく容易に浸透することが期待されたからです。

トークを中心に多数の機能が備わったLINE WORKSのメール機能には、表示されるメールアドレスと経由したメールサーバーが異なる場合に警告する「なりすましメール警告機能」があります。これにより迷惑メールやスパムメールへの対策も可能で、セキュリティリスクを効果的に低減できそうでした。また、新たにドメインを取得せずに、既存のメールアドレスを引き続き使用できる点も魅力的でした。

運用開始前にはどのような準備をされましたか。

小笠原さん :

トークなどの基本的な機能の使い方については、社内マニュアルを作成して全社員に配付しました。運用開始後に寄せられる個別の質問については、基本的にLINE WORKSの公式利用ガイドのURLを伝えることで対応。公式ガイドを参照しても分からない場合は、「LINE WORKSそうだん窓口」に電話で活用方法を相談しました。

LINE WORKSの導入により全社でどのような変化がありましたか。

【メール】なりすましメールなどによるセキュリティリスクを低減

【カレンダー・設備予約】社内の共有設備を登録し、予約状況を可視化

【掲示板】全社に向けた通達を効率的に周知

【アドレス帳】連絡先を知らない社員にも簡単にコンタクト

【トーク】外国人労働者に自動通訳機能を使って業務連絡

小笠原さん :

なりすましの可能性が高いメールが送られてきた場合に警告が表示される機能があるので、安心してメールを受信できるようになり、セキュリティの向上には大変満足しています。

社員への定着もスムーズに進み、事務職や施工現場など、全社でLINE WORKSを使うようになり、どの部署の社員でも確実かつ迅速なコミュニケーションが図れるようになりました。

業務予定はLINE WORKSのカレンダーで管理・共有しています。カレンダーには、共有設備の予約状況を可視化できる設備予約機能があり、会議室やプロジェクターからダンプやローラーといった重機など、社内に存在するさまざまな共有設備を登録して、社員がいつでも簡単に予約をできるようにしています。

塩田さん :

全社員に周知したい通達などは掲示板で発信しており、連絡先を知らない社員にも簡単に連絡できるアドレス帳も多くの社員が活用しています。社外の取引先の連絡先もアドレス帳に登録しています。また、リモート会議ではビデオ通話機能が使われることもあります。

小笠原さん :

豊富な機能が一つのツールに集約され、グループウェアとして全社で活用できることがLINE WORKSのメリットです。一人ひとりは以前と比べて連絡業務にかかる時間が確実に短縮されているはずです。

また、情報システム部としても新入社員に貸与するPCやスマホのキッティングに要する時間が短縮されるという思わぬメリットがありました。
LINE WORKS導入前はメール、ワークフロー、カレンダーなど５～６つのシステムそれぞれに対し、アカウントの作成、クライアントへのインストールや設定などを行っていたため、キッティングに時間がかかっていました。しかし、これらのすべてのシステムをLINE WORKSに置き換えたことで、一人あたりのキッティング作業時間が最大で20分削減され業務効率効率の向上を実感しています。

自動通訳機能を使うことで外国人技能実習生とのコミュニケーションもスムーズになったそうですね。

塩田さん :

当社では外国人労働者や技能実習生が多く働いているので、さまざまな言語が使用されています。LINE WORKSには12言語に対応した自動通訳機能があるため、現場に関する注意事項なども周知しやすくなりました。

人事総務部では、外部のLINE WORKSとLINEとの安全な外部トーク連携機能を利用して、外国人労働者の受け入れ機関の担当者のLINEと連携し、パスポートやビザの期限管理に関するやり取りなどに活用しています。

土木インフラ事業部ではどのような導入効果がありますか。

小笠原さん :

施工案件ごとのチームでトークグループを作成し、活発なやり取りが行われ、社員間の意思疎通が以前よりも活性化しているのではないでしょうか。

淡路さん :

安全品質管理の責任者である私は、施工現場におけるパトロールの記録をまとめたPowerPointを作成し、月例の安全会議で関係者に共有していました。LINE WORKS導入後は、日々のパトロールの結果をPDFファイルにして土木インフラ事業部全体のグループのノートに投稿できるようになりました。これにより、安全管理に関する情報、重要な注意事項や通達を迅速かつ効果的に周知することができるようになりました。管理者クラスのメンバーは、遅くとも半日以内には既読が付き、情報が確認されたことに安心感を持てています。

業務用アルコールチェッカー「アルキラーPlus」とLINE WORKSの連携も実現しましたね。

・アルコールが検知されると管理者に自動通知、次の対応が速やかに

・担当管理者が講じた対応も管理者グループで即時共有ができる

小笠原さん :

道路交通法が改正され、一定台数以上の営業車・社用車を使用する事業所には、ドライバーの酒気帯びの有無を確認するアルコール検知器の使用が義務付けられることになりました。当社も営業車を50台以上所有しているため、対象となる事業所があります。安全運転管理を徹底しながら法改正に適応するため、パイ・アール社のスマホ連動型アルコール検知システムであるアルキラーPlus*を導入し、LINE WORKSと連携させました。

塩田さん :

始業時にドライバーの呼気をチェックし、アルコールが検知された場合、その情報が管理者のグループトークに自動で送信される仕組みです。通知を受けた管理者は該当社員の状況を確認するといった対応ができます。検知器が反応する原因がアルコールではなく、直前の飲食物の影響などである場合、口をすすいで再度検査を行い、アルコールが検知されなければ、管理者がその旨をグループに投稿し、社員を通常の業務に戻します。

淡路さん :

私は現場のパトロール時にアルキラーPlusを携行し、必要があればいつでも検査を行えるようにしています。社員が万一にも始業前に飲酒をしないよう気を引き締めさせることができます。呼気からアルコールが検知された場合、パトロール中でも通知を受け取ることができるため、迅速に対応し必要な措置を講じることができます。アルキラーPlusとLINE WORKSの連携により、現場の安全管理が以前よりも一層徹底されるようになりました。

ワークフローシステムもLINE WORKSと連携させているのですね。

小笠原さん：

これまで、一部の稟議書はワークフローシステムを利用し、それ以外はExcelのフォーマットに入力した紙を出力して稟議書を回付していました。LINE WORKSの導入を検討したタイミングでこれまで使用していたワークフローシステムの更新があり、LINE WORKSと連携しているシステムに置き換えることにしました。

そこで、コスト的にも負担の大きくないサテライトオフィス社の「サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS*」を導入することにしました。LINE WORKSの掲示板と連携することができるので、申請者はLINE WORKSから直接に稟議を申請することができます。

以前のワークフローシステムは、「PC利用」と「イントラネット内でのみ」という制限がありましたが、サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS*では、インターネットに繋がっていればスマホのブラウザから申請書を表示させることができるので、利便性の向上に繋げられると感じています。

あらかじめ選択した稟議書に応じて決裁者を設定できるため、申請者は指定の項目を入力して申請ボタンを押すことで、次の決裁者に自動で通知が届きます。決裁者はこの通知により速やかに気づくことができますしスマホでも確認できるので、どこにいても承認ができます。

最も感じている効果は、申請から承認までのリードタイムが格段に速くなったことです。

紙の稟議書の場合、承認されるまで、少なくとも１〜２日はかかっていましたが、LINE WORKSとシステム連携してからは最短１時間で決議されるようになりました。

また、紙の稟議書ですと、稟議基準表（決裁者を定めた社内規則）を見て誰が決裁者か確認する必要がありましたが、それが不要になったことも非常に効率的です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

塩田さん :

LINE WORKSの機能の一つであるアンケート機能を安否確認に利用していきたいと考えております。他システムへの追加投資をせずに、従業員を守るための安否確認をするための体制を実現したいです。他のシステムではいざという時に利用方法がわからないということが発生することがあるかもしれませんが、LINE WORKSであればそういった懸念が少ないと思います。

【お話を伺った方】

塩田 邦彦さん

常務取締役コーポレート本部長として人事総務や財務経理、情報システムまで多岐にわたる業務を管理する。

小笠原 崇仁さん

社内の情報システムを管理。LINE WORKSの運用責任者でもある。

淡路 則人さん

安全品質管理責任者として施工現場の安全パトロールに従事。

※掲載している内容は2023年5月当時のものです。

*アルキラーPlus…利用継続率99.5%の実績を持つ（2022年時点）パイ・アール社の提供するスマホ連動型アルコール検知システム。なりすましによる虚偽報告ができない点や、カスタマイズが可能な利便性が支持され、2023年1月には新シリーズ「アルキラーNEX」を提供開始し、LINE WORKSとの連携を実装している。詳細はこちら

*サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS…サテライトオフィス社が提供するLINE WORKSと連携したワークフローシステム。詳細はこちら

本事例のポイント

• 電話やFAXがトークに置き換わり、スピーディで確実な情報伝達が実現
• 掲示板に全部門の情報を集約して会社の動きを見える化
• 迅速に共有できるコミュニケーション基盤を構築しHACCPを取得

御社の事業内容をご紹介ください。

中川さん :

当社は山形県と宮城県に6つの牧場を所有し、米沢牛や山形牛、自社ブランドの蔵王牛などの全国的に有名なブランド牛を生産しています。枝肉の脱骨やスライスなどの加工は自社工場で行い、山形市内には2軒の生鮮食品スーパーも直営しています。当社は肉牛の繁殖・肥育・加工、販売までを一貫して行う数少ない企業の一つです。安心で安全な食肉を提供するため、6つの牧場は畜産現場の飼育衛生管理向上を目指して農場HACCP認証を取得しています。また、加工工場では食品安全マネジメントシステムに関する国際規格であるISO 22000認証を取得するなど、品質管理も厳格な取り組みをしています。

LINE WORKSを導入する前、本社ではどのような課題に直面していましたか。

中川さん :

以前は社内の主なコミュニケーション手段が電話と FAXで、メールアドレスもごく一部の社員しか持っていなかったため、情報の伝達・共有に手間と時間がかかるのが悩みの種でした。

当社の直営牧場で農場HACCP認証のプロジェクトが発足した際は、私は認証のために必要なデータを収集し資料をまとめる役割でした。もちろん社長にも確認する内容が頻繁にあったのですが、都度電話をかけることに心理的な抵抗も感じましたし、牧場にはFAXで要件を伝達するしか手段がなく、迅速に用件を伝えることができませんでした。

安藤さん :

部門長クラス以外の社員は部門横断の会議に参加する機会がほとんどなく、セクション間での情報共有が不足していました。その結果、「他部門のことはよく分からない」という状況が生じていました。

私は加工工場の生産販売課に所属し、カタログ販売会社を通じた商品販売の管理を担当していますが、販売される商品の流れについては関知していませんでした。そのため、お客様から商品に関するお問い合わせがあった際、どの販売チャネルで販売されたものかが分からず、各部署に電話をかけて担当者を特定するのに時間がかかってしまい、迅速な対応ができないことがクレームにつながることもありました。

得意先からの受注品の数量変更など、重要な情報を加工現場にすばやく伝えたくても、電話だと担当者につながらないことがあります。このような状況を改善し、迅速かつ確実に重要な連絡をするため、また社内でのコミュニケーションにおける「言った/言わない」といったトラブルを防ぐために、電話や対面以外のコミュニケーション手段が必要だと考えていました。

直営のスーパーではどんな課題がありましたか。

後藤さん :

私が副店長を務める生鮮食品スーパーmoh’z（モーズ）には、パートタイマーを含めて50名以上の従業員がいます。LINE WORKSが導入される前は、直接対面で伝達する以外の手段がなく、その場にいない従業員には他の従業員を通じて間接的に伝えるしかなく、情報の迅速な伝達と正確性に課題がありました。店舗のスムーズな運営には、業務に関する情報を全従業員に一律に共有することが必要だと感じました。

また、本社との連絡も電話やFAXしか手段がなく、特に承認を必要とする稟議にはかなりの時間がかかったり、それ以外でも急ぎの返答を求められたりと、スピーディなコミュニケーションを実現するツールの導入を望んでいました。

課題解消の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由と、運用開始までの経緯をお聞かせください。

中川さん :

農場HACCP認証のプロジェクトにおいて、電話やFAXでの連絡では牛舎で作業中の担当者には牧場の事務所に戻る夕方にならないと情報が届かないため、推進に時間がかかっていました。そこで、牧場の担当者が牛舎にいる状況でもリアルタイムに連絡を取り合えるビジネスチャットを導入することを考えました。その際、ITツールにあまり慣れていない牧場のスタッフでも普段から使い慣れているLINEの操作性に近いLINE WORKSを選びました。対面や電話、FAXをトークに置き換えることで、農場HACCP認証に関わるだけではなく、社内のあらゆる連絡業務を効率化することができると確信し、全社での運用を決定しました。

運用開始に先立ち、総務部主催の社内勉強会を数回開催し、DriveにLINE WORKSの基本的な操作の説明動画をアップしました。また、社員からの操作に関する質問とその回答は掲示板で共有し、利用を促進しました。

積極的な利用を促すためには、自由に活用してもらうことが重要だと考え、運用ルールは「トークの冒頭に『お疲れさまです』などの挨拶を書かない」、「業務時間外に返信を要求するメッセージを書かない」「緊急を要する用件は電話で直接伝える」という3つの項目に絞りました。

LINE WORKSによって、農場HACCP認証取得に向けた牧場とのコミュニケーションはどう改善されましたか。

中川さん :

牧場のスタッフは牛舎で作業をしていてもスマホで確認したらその場ですぐに返信してくれるので、FAXでやり取りしていたときと比べて意思疎通の速度が飛躍的にアップしました。また提供してもらう資料は、手書きのメモを撮影した写真をトークに送ってもらうようにして、年配のスタッフでも簡単に情報発信をできるようにしました。その結果、農場で当初の計画より早くHACCP認証を得ることができました。

生産販売課におけるLINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・電話・FAXをトークに置き換えタイムリーに情報を伝達

・トークに送信された画像で商品チェックを行い、加工現場へ赴く手間を削減

安藤さん :

関係するメンバーで構成されるトークルームやグループトークルームが多数つくられ、スピーディなコミュニケーションを図っています。商品に関する質問などを受けた場合、各部門長が所属するグループトークに問いかければすぐに誰が担当か分かるので、電話やFAXとは比較にならないほど素早いお客様対応ができるようになりました。

メッセージだけでなく、画像を手軽にやり取りできるため、業務効率化に大きく寄与しています。例えば、生産販売課が新商品をカタログ販売会社に初出荷する際には、指示通りの加工が行われているか、賞味期限ラベルや包装形態に誤りがないかなどを、工場からトークに送られてきた写真をチェックすることで確認できるようになり、課の担当者が加工現場に出向く必要がなくなりました。

スーパーでの活用シーンと導入効果についてお聞かせください。

【トーク】通達事項を店舗の全スタッフに漏らさず周知

【トーク】チラシデザインの確認や食品表示ラベルの作成が効率化

【掲示板】稟議書の承認が掲示板でスムーズになされる仕組みを構築

後藤さん :

「店舗全体」、「店長と店舗内の各部門のチーフ」、「催事にかかわるメンバー」など、さまざまなグループが作成され、以前は口頭や人伝いで伝達していた連絡事項が瞬時に共有されるようになりました。メンバーに指示を出した際には、既読者がわかるので、返信がなくても安心できます。

店舗の販促用のチラシは本社の総務部に制作を依頼していますが、LINE WORKSを使ってデザインデータを共有することで文言の確認が迅速に行えるようになりました。お客様向けのフリーペーパーは外部の協力会社に制作を依頼しており、担当者のLINEと外部トーク連携でつながることで、校正などのやり取りがスムーズに行われています。

当社が運営するスーパーで販売する惣菜には、栄養成分などが明記された食品表示ラベルを貼付しています。各店舗の担当者から惣菜の素材などに関する情報を私が受け取り、データベースに接続した専用のソフトでラベルデータを作成します。そのラベルデータをトークで送信し、各店舗で印刷するというフローを整えました。提供された惣菜に関する情報に疑問がある場合は、トークで即座に確認できたり、ラベルの印刷データを瞬時に送信できるようになったため、食品表示ラベルの作成に要する時間が約3割削減されました。

さらに、あらゆる稟議書が掲示板にアップされ、取締役が掲示板上のコメントを通じて承認する仕組みが整備されました。これにより、決裁までの時間が大幅に短縮されるだけでなく、稟議書を通じて全社員が社内のさまざまな動きを把握できるようになりました。

その他の部門での活用シーンを教えてください。

中川さん :

部署や個人によっては、カレンダーで日程を共有したり、ビデオ通話機能をリモート会議に利用したりしています。総務部では現在、新入社員に肉の捌き方を知ってもらうための動画を制作して、完成後は全社のグループのDriveにアップする予定です。

総務部としてほかにどのような導入効果を実感していますか。

【Bot】問い合わせフォームからのメッセージを自動転送

【Bot】製品価格や売上に関する更新情報を自動通知

【掲示板】社内情報を全社に共有することで一体感を醸成

中川さん :

自社ホームページの問い合わせフォームに入力されたメッセージは、メールで総務部に届きます。以前はそのメールの内容をFAXなどで担当者に送っていましたが、LINE WORKSのAPI連携を使い、そのメールの内容がトークに自動転送される仕組みを独自で構築しました。FAXより手間なく、速やかに各担当者に届くことで、素早い対応ができるようになりました。

当社の基幹システムはオンプレミスで運用しており、製品価格や売上情報などのデータは社内のPCからしか閲覧できません。これでは営業社員が出先から確認することができないので、基幹システムのデータをGoogleスプレッドシートにアップロードし、どこにいてもスマホでアクセスできる環境を整えました。情報が更新されるたびに、自動的にトークで通知されるようになり、営業社員は常に最新の営業データにアクセスできるようになりました。

また稟議書以外にも、総務部からのお知らせやお客様の声、各部門の会議の議事録など、全社で共有すべき情報を積極的に掲示板にアップしています。その結果、各部門が日々の業務内容を把握できるようになり、部門間の垣根がなくなって社内のコミュニケーションがスムーズになったと感じています。

一貫した生産体制を実現するためには、牧場、工場、店舗、卸売事業に携わる全社員が同じプラットフォームで業務を行うことが必要ですが、LINE WORKSはまさにその役割を果たしてくれています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

中川さん :

もっと多くの取引先と外部トーク連携でつながれば、連絡や打ち合わせの時間を短縮できるのではないかと思います。まだ活用できていない機能もあるので、各部門や個々の社員に利用を工夫してもらい、業務効率化につながる使い方があれば全社に展開できるようにしたいです。

【お話を伺った方】

中川 賢さん

全社のシステム導入と運用管理を担当。LINE WORKSの運用管理者でもある。

安藤 裕子さん

精肉や加工品の全国へのカタログ販売などを行う生産販売課の業務を管理。

後藤 直樹さん

生鮮食品市場moh’z の副店長。惣菜コーナーのチーフも兼務する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年5月当時のものです。

本事例のポイント

• 生産者からの出荷情報を速やかに受信できる環境をnimaruで構築
• 電話、メール、個人LINEなど分散していた連絡手段をLINE WORKSに集約
• 社員間や取引先などとのセキュアな連絡ツールとしても活用

御社の事業内容をご紹介ください。

岡山さん :

当社は横浜丸中グループの一員であり、外販、ロジスティクス、青果カット、地方卸売市場運営など、青果物の流通販売に関わる複数の会社で構成されています。神奈川県で最大規模の青果卸売会社として、県内の生産者だけでなく全国の産地や商社から青果物を仕入れ、仲卸業者や小売業者に販売しています。湘南藤沢地方卸売市場は、横浜丸中グループの湘南青果株式会社が管理・運営しており、2012年に神奈川県藤沢市から開設権を譲渡された全国初の中央卸売市場の民営化事例です。

湘南青果は地元の生産者が栽培する湘南野菜のブランド管理も行っており、当社は湘南野菜の振興を目指して、自社の農地での栽培業務委託や、湘南野菜のロゴマークが入った梱包資材や段ボールの販売なども行っています。

以前はどのような課題に悩んでおられましたか。

岡山さん :

仕入れを担当する営業担当者は、日々全国各地の多くの生産者からの出荷予定を把握し、受け入れに対応するために送り状や梱包資材の発注書など、さまざまな伝票を処理します。しかし、生産者との連絡手段が電話、FAX、メール、SMSなど多岐にわたるため、情報の収集や、社内にいる複数の担当者に共有する作業が難しいと感じていました。口頭での伝達では言い間違いや聞き違いが生じることもありますし、FAXで送られてくる手書きの伝票は読みづらい場合もありました。さらに、送信された帳票の内容を事務担当者が基幹システムに手動で入力する手間があったり、生産者との情報のやり取りをデジタル化して業務を効率化する必要があるという課題がありました。

加えて、社内のコミュニケーションや仲卸業者や小売業者などとの連絡に個人LINEが使用されるケースが増えており、シャドーITとしての問題が懸念されました。業務に関連しない第三者によって業務情報がやり取りされる可能性や、農産物の価格など、秘匿すべき情報や生産者の個人情報が誤って第三者に送信されるリスクを回避するために、会社として業務に特化したコミュニケーションツールを導入する必要性も高まっていました。

課題解決のために、どのような取り組みを行いましたか。

岡山さん :

まず、当社が注目したのは農産物の流通に特化した情報共有サービス「nimaru」です。このサービスは、生産者が営業担当者に出荷情報を伝えるためのフォーマットや送り状の作成などの機能を備えています。これにより、生産者から電話やFAXなどで受けていた集出荷の連絡を1つのツールに集約し、デジタル化することが可能になりました。出荷情報の入力はLINEをインターフェースとして行われるため、専用アプリのダウンロードや情報登録などをする必要がなく、普段からLINEを利用している生産者にとっても受け入れやすいと期待されました。

生産者側の「にまるくん」への入力画面。普段から使っているLINEから出荷連絡を送ることができる

また、これまでは事務担当者が日々膨大な量の入荷情報を基幹システムに手入力していましたが、nimaruを基幹システムと連携させたことで、今では生産者がLINEから入力した情報が基幹システムに自動的に取り込まれるため、事務作業の負担が大幅に軽減しています。その日の各品目の販売単価を基幹システムに登録すると、翌日には「にまるくん」を利用しているすべての出荷者にその情報が通知されます。この仕組みにより、営業担当者が電話やFAXで生産者に価格を報告する手間もなくなりました。

農産物情報の連絡はnimaruの導入で改善されたのですね。LINE WORKSはどんな経緯で導入されたのですか。

岡山さん :

まず、nimaruでやり取りされる情報を、当社の社員もスマホでタイムリーに確認したいと考えていました。公私をしっかり区別するために個人LINEの業務利用をやめる方針であったことから、nimaruの開発元である株式会社kikitoriに依頼し、当社側はセキュリティ性の高いLINE WORKSのAPIにnimaruとの連携を実装してもらいました。このBotは通称「にまるくん」と呼ばれています。

これにより、生産者側はLINEを入口に、当社社員側はLINE WORKSを入口にしながら、集出荷情報の処理をするnimaruに素早くアクセスできるようになりました。

当社のLINE WORKSの導入目的は、電話や個人LINEに代わるコミュニケーションツールを現場に提供することでした。そのため、生産者や販売先と連絡を取る必要がある社員だけでなく、横浜丸中グループの他の会社の担当者もアカウントを取得しました。LINE WORKSは会社が貸与したスマホかPCでのみ利用することとし、運用管理は当社のシステム部門に委託されています。

LINE WORKSと「にまるくん」の活用によって、生産者とのやり取りはどのように効率化しましたか。

・複数の営業担当者に出荷情報が一斉発信され、人的な転送作業が省力化

・出荷情報を早期に受信することでより有利な価格での販売が可能に

・梱包資材や段ボールの発注連絡がトークで届き、聞き間違い防止

岡山さん :

湘南野菜を生産し出荷している約250名の生産者に「にまるくん」の利用を呼びかけた結果、100名弱の方が利用してくれるようになりました。比較的若い世代の生産者は特にこのツールを歓迎していますが、60代以上の年配の方の利用も少なくありません。

生産者は当日の出荷情報をLINEの「にまるくん」フォーマットに入力・送信すると、そのデータは当社のLINE WORKSにリアルタイムに通知されます。LINE WORKSの「にまるくん」のトークを開けば、どの生産者が何をどのくらい出荷するかが分かります。また「詳細ページへ」のボタンをタップすると、nimaruに送信されたより詳しい出荷情報を閲覧できます。

生産者がLINEから「にまるくん」に出荷情報を登録すると、リアルタイムにLINE WORKSに自動通知。詳細な情報が、複数の担当者のトークルームへ一斉に共有される

一部の生産者側は、集荷場に持ち込む前に「にまるくん」に情報を入力するなど、日々の出荷情報を以前よりも早いタイミングで伝達するようになりました。

当社の営業担当者は早い段階で青果の入荷情報を得ることで、より有利な条件で買い手を見つけることができます。それは生産者の利益を増やすだけでなく、農産物の売れ残りを減らすことにもつながります。

情報伝達手段が一元化され、さらに複数の担当者が出荷情報を一斉に受け取れるようになったことは、当社の業務効率化に大いに役立っています。口頭や手書きの連絡からデジタル化されたことにより、品種や数量などの伝達ミスも減りました。

また、「にまるくん」には、当社が販売する湘南野菜のロゴ入り梱包資材や段ボールの発注機能もあります。生産者が梱包資材や段ボールの種類と個数を指定すると、その情報がLINE WORKSのトークに送信されます。この方法なら、電話で発注するときのような数量の聞き間違いがなくなります。

「にまるくん」には生産者が梱包用資材や段ボールを発注する機能も搭載。その情報は青果の出荷情報と同様にLINE WORKSのグループトークに送信され、いち早く気づいた担当者が対応する体制が構築された

営業担当者と生産者の電話でのやり取りは、しばしば市況などの雑談や情報交換も交えることがあるため、時間がかかることがありました。情報交換なども重要です。出荷情報や資材の発注は「にまるくん」を通じてLINE WORKSで受け付けることで、お互いの貴重な時間を効果的に活用し、日々の集出荷にかかるやり取りが省略されました。おかげで取引相場などより重要な話題に時間を割く機会が増えたため、生産者の満足度も向上したと感じています。

LINE WORKSによって社内のコミュニケーション環境はどう改善されましたか。

・出張先の営業担当者による事務職員への情報伝達が効率化

・取引先と各青果の担当者がグループトークでつながり受発注対応が円滑に

岡山さん :

営業担当者は頻繁に県内や県外の産地へ集荷の為に出かけることがありますが、出張先への移動中は基幹システムにアクセスすることが難しい環境になります。リモート端末でデータ入力することも出来ますが、購入伝票の写真を営業アシスタントの事務職員にトークで送り、買い付け金額などのデータの入力を手伝ってもらうことがあります。以前は電話で報告されていたため、数量や単価の伝達ミスが起こることもありましたが、現在はそうした心配はありません。会社が提供したPCで業務を行う事務担当者にとって、LINE WORKSがPCでも使えることも利点だと言えるでしょう。

LINE WORKSの外部トーク機能を使い、協力会社のLINE WORKSや青果の取引先の担当者のLINEなど、社外の関係者とも必要に応じてグループトークルームを設けて連絡を取り合っています。例えば、給食を提供する会社から注文書の写真を送ってもらい、必要な青果とその数量を確認しています。青果の種類ごとに担当者が異なるため、FAXで受注していた時には担当者全員が情報を共有するのが大変でしたが、現在は同じトークルーム内にいる複数の担当者に一斉周知されるため、とても便利です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

岡山さん :

「にまるくん」と連携したLINE WORKSにより、社内業務のデジタル化の課題が解消され、業務生産性の向上に向けた取り組みが進んでいます。利用を開始した2019年10月から数年が経過し、「にまるくん」には膨大な出荷データが蓄積されました。これらのデータはグラフ化して分析することができるため、生産者の皆さんには勘や経験だけでなく、データに基づいた生産戦略を練る際に活用していただきたいと考えています。そのためにも、生産者や取引先とのコミュニケーションの窓口として、LINE WORKSによるつながりを増やしていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

岡山 俊明さん

IT系企業を経て横浜丸中青果株式会社に入社。営業部を管理するかたわら湘南野菜のリブランディングなどにも携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年4月当時のものです。

※nimaru・・・kikitori社が提供している農産物の流通に特化した情報共有サービス。詳細はこちら

本事例のポイント

-代表理事組合長が掲げるイノベーション創出・デジタル化の基盤ツールにLINE WORKSを活用

-他部署の活動報告をグループで共有し、接点の少ない部署どうしの相互理解を促進

-定例役員会議で使用していた400枚以上の紙資料をデジタル化

-組合員のLINEとつながり生産農家を巻き込んだ直売所運営を展望

JA鹿児島きもつき様の事業内容をお聞かせください。

福元さん：

JA鹿児島きもつきは鹿児島県鹿屋市と垂水市の2市および肝属郡の4町にて事業を展開している協同組合です。具体的には肥料や農薬などの生産資材を安定供給する「購買事業」や、組合員の営農に関わる「販売事業（園芸畜産）」、財産を守り安心を提供する「信用・共済事業」などの事業を展開しています。

2020年には、農と食と交流のテーマパークとして農畜産物直売所「どっ菜市場」をオープンし、組合員と消費者をつなぐ取り組みをおこなっています。そのほか、管内で未婚の農業従事者さんの出会いのきっかけを作ろうと、出会い応援事業「MEAT（ミート）婚」を開催したり、鹿屋市と同市の霧島ヶ丘公園で農業まつりを開催するなどの活動も行っています。

LINE WORKS導入前はどのような課題に直面していましたか。

福元さん：

「部署間の縦割りの壁」と「コミュニケーションの取りづらさ」です。JA鹿児島きもつきは組織形態上、どうしても部署の縦割りが存在し、隣の部署が何をやっているのか、不透明な部分がありました。この縦割りの壁を打破するためにも、部署を超えたコミュニケーションの必要性を感じていました。

また、JA鹿児島きもつきの管轄地域は2市4町にまたがり、本所−支所間の距離は最も遠い佐多支所で40km以上離れています。かつてはたった1時間の会議のために、往復３時間をかけて出席していたこともありました。このような非効率なコミュニケーションも課題として認識していました。

大﨑さん：

本所ではパソコンが1人1台設置されていますが、支所では端末1台を３人程度で使用しています。こうした事情もあり、主な連絡手段は電話とFAXでした。しかし、電話は相手の手を止めてしまいますし、FAXは相手が確認したかどうか、送り手からは判断が付きません。これらの課題を解決し、効率的なコミュニケーションを取るための、何らかの改善策が必要でした。

福元さん：

主な連絡手段が電話とFAXとなると、必然的にプライベートで使うLINEを業務で使用する職員が出てきます。しかし、LINEは業務とは関係のない友だちへの誤送信といった情報漏えいリスクが払拭できないばかりか、公私の混同を招きかねず、早急な対策が必要でした。

谷﨑さん：

総務人事課に所属する私は、会議資料を含め、各種紙資料の作成および送付業務を行っていました。しかし、これらの業務には多くの手間と時間が掛かっていたため、デジタル化を通してどうにか改善できないか、と考えていました。

福元さん：

JA鹿児島きもつきには紙文化が色濃く残っています。例えば、FAXでのやり取りに加え、他拠点へ送る書類・郵送物は当番制で職員が日々、車で直接送り届けています。特に書類の運搬は、職員の時間的・身体的負担になっているほか、交通事故のリスクも生じてしまうため、ペーパーレス化の推進は必須でした。

数あるツールの中から、なぜLINE WORKSを選定されたのでしょうか。

大﨑さん：

代表理事組合長により、名指しでLINE WORKSの導入指示があったのがきっかけです。LINE WORKSを指定した理由は、普段から職員が使い慣れているLINEと似た操作感のLINE WORKSであれば、デジタルリテラシーの有無に関係なく浸透しやすい、と判断したのでしょう。

福元さん：

組合長は2019年よりJA鹿児島きもつきのホームページで、「イノベーションに挑戦します」と明言しています。これは農業生産、購買・販売事業でイノベーションを起こすことで、農家経済や地域農業などが豊かになる、と考えているためです。このイノベーションへの挑戦を進める中、新型コロナウイルスの影響はもちろんJA鹿児島きもつきにもあり、急速に変化する社会に取り残されないため、また組織内のデジタル化を進めるために、デジタル人財を育成する「デジタル人財センター」も新設されました。LINE WORKSは、そうした組合長が急務として掲げるJA鹿児島きもつきのデジタル化の一環として導入されました。

LINE WORKSを運用するうえで、管理者として気をつけていることはありますか。

福元さん：

全職員に活用を浸透させるためにも厳しいルールは設けず自由に使ってもらい、スマホはBYODで利用してもらっています。管理者として、監査機能はトークのログを確認できるので、いざというときにはハラスメントの防止に有効だと感じています。

LINE WORKSの具体的な活用シーンおよび導入効果をお聞かせください。

【グループ】紙書類の配布をファイルの共有に置き換え、ペーパーレス化を推進

【掲示板】情報が読まれたか判別が難しかった全体周知の徹底が実現

【アンケート】研修の出欠席や農産物の注文などの配布・回収が簡便に

福元さん：

特に活用しているのが、グループトークです。全職員が入ったグループでは、各部署の活動報告が行われています。具体的には、園芸農産課の職員から「今日は大阪で販促活動しています」「東京のフェアに来ました」という気軽な報告などが寄せられます。かつては、園芸農産課を含め、他部署の状況はほとんど把握できませんでしたが、グループトークの活用により、他部署の理解も深まったと思います。なお、最も情報発信しているのは、LINE WORKS導入を率先した代表理事組合長です。

大﨑さん：

私はアンケート機能を多用しています。例えば、研修の出欠席をアンケートで取りまとめたこともあります。配布、回収の時間も手間もかかりませんし、未回答者へは「○日○時までに答えてください」とトークで即座に送れます。

谷﨑さん：

総務人事課は部署間の調整役となることが多いため、トークやカレンダーを使って会議の調整をしています。また、これまで紙の書類で行っていた通知文書や会議資料をLINE WORKSと他システムとを併せて完結させることで、ペーパーレス化を進めました。これまで定例の役員会議では約20枚の会議資料を20人分出力して配布していましたが、現在はLINE WORKSと他システムで運用することで資料を共有し、毎月400枚ほど印刷していた会議資料は、完全ペーパーレスな運用を実現できました。

ちなみに、ペーパーレス化は紙の削減だけでなく、資料作成の手間と時間が大幅に削減されたという効果も生んでいます。例えば、これまでは職員や職員のご家族に不幸があった際には、訃報をお知らせする案内資料を作成・出力し、FAXで各拠点へ送付していました。案内資料の出力・FAXを送るためには出社をする必要がありましたが、現在は自宅からでもLINE WORKS上でスムーズに案内の作成・周知ができています。

大﨑さん：

使い始めではありますが、掲示板も利用中です。トークだけでなく、掲示板の投稿に対してもトークと同様に個人単位で既読・未読が分かる点は便利だと思います。未読者には再通知をしたり、口頭で確認を促したりすることで、以前よりスムーズに全体周知ができるようになりました。

組合員のLINEとつながる取り組みも始めているのですね。

有村さん：

食の創造推進室のLINE WORKSと一部の組合員のLINEと外部トーク連携でつながり、農畜産物直売所「どっ菜市場」で販売する農作物に貼り付ける組合員の顔写真や田畑の写真を、トークグループ上で収集する試みを実施しています。今後より多くの組合員とつながることで、画像の共有だけではなく頻繁に有意義な意見交換やアイデア共有が実現するのではないかと期待しています。

今後、どのようにLINE WORKSの活用の幅を広げていきたいと考えていますか。

福元さん：

現在、JA鹿児島きもつきでの行事・スケジュール管理や施設予約などは、鹿児島県下JA統一で総合情報システムを用いています。しかし、同システムにあるグループウェアの機能は約３年後には廃止されるため、グループウェアとしての機能はLINE WORKSへの置き換えを前向きに検討中です。

大﨑さん：

電話およびFAXでのやり取りはまだまだ残っているのが現状です。全職員にLINE WORKSを利用してもらい、部署の垣根を越えた横軸展開も活発化させることで、JA鹿児島きもつきとしてのイノベーション創出につなげていきたいです。そのほか、アプリ連携やソリューション連携も進めていきたいです。例えば、稟議などワークフローによる決裁通知をLINE WORKS上で受け取る仕組みを整えられれば、より業務効率化を図ることができるでしょう。

有村さん：

より多くの組合員と外部トーク連携でつながり、生産農家とのコミュニケーションを活発化させ、組合員も巻き込んだ直売所運営を推進していきたいと考えています。

【お話を伺った方】

デジタル人財センター 部長

福元 直樹さん

JA鹿児島きもつき内外のデジタル化推進のほか、職員教育に従事している。

デジタル人財センター 係長

大﨑 裕太郎さん

JA鹿児島きもつき内外のデジタル化および職員教育の実務を担っている。

経営企画部 総務人事課 主任

谷﨑 孝基さん

給与や保険などに関わる事務業務や新卒の採用関連業務を担当している。

食の創造推進室

有村 紀亮さん

2020年にオープンした農畜産物直売所「どっ菜市場」の責任者。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年12月当時のものです。

本事例のポイント

• 離れた圃場（ほじょう）ではたらく従業員の安全で適切な農作業をサポート
• 農作業に必要なナレッジを蓄積・共有し、評価・改善・成長という好循環を生み出す
• 多様な他システムのプラットフォームとして活用
• Amazonビジネス連携の活用で購買業務を効率化

御社の事業概要をご紹介ください。

中森さん :

私は非農家の出身ですが、少子高齢化で担い手が減りつつある日本の農業に危機感を抱き、2016年に個人事業として稲作を始め、翌年農業法人を立ち上げました。現在、埼玉県加須市で合計約200haの農地を利用し、業務用米、麦、大豆などの穀類を栽培しています。適正な生産管理を行っていることを証明するGAP（Good Agricultural Practice）認証や、有機農産物を生産していることを示す有機JAS認証を取得しており、主に食品メーカーに販売するB to Bビジネスを展開しています。

LINE WORKSを導入する以前は、どんな課題を抱えていましたか。

中森さん :

当社が利用する圃場（ほじょう。農作物を栽培するための場所のこと）は加須市内に点在しています。社員とアルバイトスタッフを合わせて10名の従業員は、朝礼後にそれぞれ担当する現場へ出向いて作業をします。そのため、離れた場所にいる従業員どうしがスムーズに連絡を取り合うことが困難でした。

佐藤さん :

そこで個人LINEで業務連絡をし合い、毎日の業務日報もグループに投稿して全員で共有するようになったのですが、重要な連絡事項がプライベートの友だちとのやり取りの中に埋もれがちになるのが難点でした。また、ひとつのグループにさまざまな話題が混在し、話題ごとにグループをスレッドのように立てられないのが不便だったこともあり、業務専用のチャットツールの導入を検討するようになりました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選択された理由をお聞かせください。

中森さん :

複数のツールを比較し、LINE WORKSの親しみやすさと操作性の高さに魅力を感じました。従業員は日常的にLINEを使いこなしており、そのLINEとUIが共通するLINE WORKSなら、すぐに定着するだろうと思いました。

また当社では、さまざまなSaaS系サービスを利用して業務を管理しています。例えば、GAPの枠組みに準じた安全点検項目をGoogleフォームで作成し、Googleサイトにアップして作業時の励行を徹底したり、圃場での作業の進捗管理については農機メーカーがリリースしている圃場管理システムを利用しています。現場にいる従業員がそれらのサービスに素早くアクセスするためのプラットフォームとして、LINE WORKSが機能するのではないかとの期待もありました。

佐藤さん :

まずはフリープランを導入し、個人LINEでしていたことをLINE WORKSに置き換えてみたところ、操作に戸惑う従業員もなくすんなり移行できたので、全員にアカウントを発行して本格的な運用を開始しました。

LINE WORKSを運用するようになって、業務環境はどのように変化しましたか。

【グループ】話題ごとのグループで効率的な業務連絡とナレッジの蓄積に活用

【タスク】直ぐに対応できない作業を記録し溜めておける

【ビデオ通話】農機の不具合などを映像や音で正確に報告

【カレンダー】休暇予定や資材の入荷予定等を可視化し、全員で共有

【管理者機能】LINE WORKSから他システムへのアクセスができるように

佐藤さん :

プライベートと仕事用の連絡ツールが切り分けられ、話題ごとのグループ作れるようになったことで、業務に関する大切な連絡が見過ごされることがなくなりました。従業員は朝礼が終わるとそれぞれの圃場に散りますが、「業務連絡」「日報」「雑談」「安全管理」「5S」「在庫管理」など、話題別に設けたグループで緻密に情報をやり取りすることで、報・連・相が以前より確実に行われるようになりました。

離れた場所にいる従業員どうしがスピーディに情報をやり取り

中森さん :

カテゴリーごとに分けられたグループに蓄積される情報は、全従業員のナレッジとして活用できます。蓄積されるデータ量が増えれば増えるほど、重要な知見が可視化されるようになるはずです。「日報」をデジタル化したのもそのためで、LINE WORKSに共有することで検索性が生まれ、誰がいつ何をしたかを瞬時に振り返ることができます。

佐藤さん :

紙の書類は現場に持っていくと汚れてしまうので、農機の操作説明書などはPDFにしてノート機能に保存し、いつでも確認できるようにしています。また、業務全般に関するFAQは掲示板にアップ。従業員が圃場で、くぼみなどの修繕すべき箇所などを見つけた場合、農繁期には手が回らないので、報告を受けた私がLINE WORKSのタスク機能に保存して溜めておき、農閑期にまとめて作業をするようにしています。このように、情報の種類によって保存先を分類するように工夫しています。

また、カレンダーには従業員の休日や肥料の入荷日などを登録しています。LINE WORKSの導入前はスケジューラを使っていなかったので、全従業員が日程を共有できるのを便利に感じています。

森川さん :

新卒で入社したばかりの私にはわからないことがたくさんありますが、一人で作業をしていて疑問にぶつかったとき、「業務連絡」のグループに投稿すればすぐに先輩の誰かが答えやアドバイスを返してくれます。機械の異音のように言葉で説明するのが難しい場合は写真や動画を添付すれば伝わりますし、ビデオ通話で画面を共有しながら相談することもできます。

毎日の作業の進捗状況や収穫量のデータは圃場管理システムやGoogleフォームに入力することで管理されるなど、農産物の生産工程がIT化されていることも私には驚きでした。それらのシステムにアクセスするボタンがLINE WORKSのメニュー画面に配置され、LINE WORKSさえ開けば、別のシステムにすぐにアクセスできるのも便利だと思います。

佐藤さん :

農作業の現場にはPCを携行しづらいので、さまざまな機能をスマホ1台に集約させることが重要ですが、その都度アプリを開くのは煩雑です。そこでよく使うサービスへリンクするボタンをその他のメニュー内に配置し集約することで、LINE WORKSを多様なツールのプラットフォームとして利用できるようにしました。

御社では従業員の皆さんの安全管理にも力を入れているそうですね。

佐藤さん :

農作業の現場では、怪我などにつながる事故が起こりやすいものです。社員の注意喚起と安否確認のため、毎日定時に「休憩を取りましょう」といったメッセージを送る作業をBotにやってもらおうと考え、LINE WORKSのAPIで「時報Bot」を作り、全従業員に定時連絡を自動送信しています。既読がつくことが安否確認にもなりますので、重宝しています。

また、トラクターなどの点検のチェック項目もGoogleフォームで作成し、乗車前の安全点検を確実に行うようにしています。従業員が素早くアクセスできるよう、「乗車前点検」のボタンもつくってメニュー画面に配しました。

森川さん :

最近、これらの安全対策の取り組みが農機メーカー主催のオンラインセミナーで紹介され、「農業を安全な産業にしたい」という当社の考え方が、SNS上で多くの農業関係者の反響を呼ぶことにつながりました。

アプリディレクトリのAmazonビジネス連携を使い購買業務に役立てているそうですね。

佐藤さん :

法人向けの購買専門サイトAmazonビジネスとLINE WORKSの連携機能を利用して、購買業務も省力化しました。以前は農業用機械のパーツや事務所で使う日用雑貨などは、各従業員が買い出ししていましたが、それでは手間がかかり立て替え金の精算も面倒です。今は全従業員に購買権限が与えられ、LINE WORKSから直接Amazonビジネスで必要なものを手早く注文することができます。購買時には承認者を選択でき、承認者のLINE WORKSに承認依頼の通知が届くので、承認が一人に集中する負担や、間違った買い物の防止にもなりました。

皆さんが特に実感されている、LINE WORKSがもたらした効果は何ですか。

佐藤さん :

トークやノートなどに可視化された情報が日々蓄積されるようになり、未経験の人が農業のノウハウをスピーディに身につけるためのナレッジとして活用できるようになりました。一般に非農家出身者の新規就農は難しいと言われますが、ITを活用して環境を整えればそのハードルを下げられると確信しています。

森川さん :

天候などに左右されやすい農業は、労働基準法で定められた労働時間等の規定の適用外ですが、当社の従業員はしっかり休日を取ることができています。その背景には、LINE WORKSをはじめとするITツールの活用による業務効率化があると思います。

中森さん :

さまざまな作業の記録をデジタル化して蓄積することで、評価・改善・成長という好循環を生み出すことができます。私はLINE WORKSを単なるコミュニケーションの手段だけではなく、そうした好循環をもたらすためのツールとして捉えています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

佐藤さん :

圃場に置いている農機は盗難されやすいので、センサーを取り付けて業務時間外に稼働したり移動したりすると、LINE WORKSに自動通知されるといった仕組みを構築できればと考えています。

中森さん :

さらなるプラットフォーム化が進んで、例えば農薬や肥料の在庫管理など、農場管理全体がLINE WORKSだけで完結するようになれば、いっそう生産性が向上すると思います。その先に想定しているのは、LINE WORKSに蓄積したデータをよりよい農業経営に活かすことです。そのことを通じて、日本の農業全体の生産性を高めることが私の目標です。

【お話を伺った方】

中森 剛志さん

「日本の農業を救いたい」との思いから就農し、農業法人を設立。ITの活用による効率化を推進し、農業を成長産業に導こうとしている。

佐藤 康平さん

大学農学部を卒業後、SEとして働いた経験を活かし、農作業と社内管理業務を兼務。業務効率に向けたITツールの導入・運用にも携わる。

森川 あみさん

大学農学部を卒業し、2021年に新卒入社。圃場で農作業に従事している。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年2月当時のものです。

本事例のポイント

• 生産農家と職員が円滑に連携できる環境を構築
• 写真や動画で重要な情報をわかりやすく伝達
• 農作物に関する幅広いナレッジを掲示板で共有

JA鳥取西部様の事業内容をご紹介ください。

野口さん :

JA鳥取西部は鳥取県西部の16の農業協同組合が合併してできた事業体で、組合員数は約2万6,000人（准組合員含む）です。「食を通じて、未来を育てる」のスローガンのもと、営農指導や農作物の流通、肥料や農薬の販売、信用事業（銀行業）や共済事業などを行っています。

以前はどのような課題に直面していましたか。

野口さん :

本所の営農部と管内各地の営農センターからなる営農部門では、生産物の品質向上に向けた営農指導や相談業務を個々の生産者様に行っていますが、これまで職員と生産者様、あるいは職員どうしは、主に電話で連絡を取り合っていました。電話は出てもらえない場合が多く、応答されたとしても相手の作業を中断させてしまうことから、チャットツールの導入を検討するようになりました。

谷野さん :

手早く気軽に意思疎通を図るため、職員と生産者様が個人LINEでやり取りする実態が一部で見られ、秘匿すべき業務情報などを含むメッセージを別の友だちへ誤送信してしまうリスクも以前から懸念されていました。

吉持さん :

「LINEで連絡を取り合いたい」という生産者様の希望に応じて個人LINEを使っていた職員の中には、プライベートのLINEアカウントを業務で使うことに抵抗感を抱く者もいて、オフィシャルのコミュニケーションツール導入を望む声があがっていました。

野口さん :

営農部には、農作物の病害被害に関する報告など、生産者様からのさまざまな情報が営農センターを通じて寄せられます。そうした情報は営農部門内で速やかに共有し、各職員が担当する生産者様にお伝えしなければならないのですが、JA鳥取西部では業務のIT化が遅れており、そういった情報を営農部の職員にスピーディに周知する手だてもありませんでした。

これらの課題を解消したいと考えていたところ、職員に貸与しているガラケーをスマホに切り替えることになり、そのタイミングで営農部門にビジネスチャットを導入したいと考えました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由を教えてください。

野口さん :

最近はLINEを利用している生産者様が非常に多いことから、LINEとつながれる唯一のビジネスチャットであるLINE WORKSに注目しました。チャット以外にも掲示板などの機能があり、営農部門の職員どうしがスムーズに情報を共有するためのグループウェアとして活用できるという期待もありました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

【トーク】生産者からの病害などに関する問い合わせに迅速に対応

【グループ】品目ごとのグループトークルームで相談やナレッジを共有

【掲示板】部門内通達や農作物のニュースを迅速に周知し生産者のサポートに活かす

野口さん :

導入時には、ガラケーに替わるスマホにLINE WORKSアプリをインストールし、組織図に沿った基本的なトークグループを作成して配布しました。運用開始後は電話主体だった連絡手段がトークに置き換わり、以前と比べてスピーディかつ確実な情報伝達がなされるようになったことを感じています。

谷野さん :

私は生産者様とダイレクトに接する機会はあまりありませんが、ブロッコリー部会やねぎ部会など、作物の種類ごとの生産者様で組織されている部会の担当職員などの間で以前よりスムーズに連絡が取れるようになりました。シャドーITに伴う情報セキュリティリスクも低減させることができています。

吉持さん :

入職して3年目の私はまだ経験も知識も浅いのですが、営農指導員として生産者様から作物に関するさまざまな相談を受けています。これまでわからないことは上司や先輩職員に質問していましたが、今は品目ごとのグループトークルームが用意されているので、そこに質問を投稿すれば知識のある先輩職員が即座に対処法を教えてくれます。忙しい上司や先輩にわざわざ対面や電話で質問することは気が引けますが、グループトークで質問を投げかければ対応できる先輩に答えてもらえるのでいつでも気軽に質問できます。

写真だけではなく動画を送って共有できるのもトークの利点です。最近、生産者様の畑で農機メーカーによる新しい機器のデモンストレーションが行われましたが、撮影したその映像を別の地区の担当職員に参考資料として送信して感謝されました。

外部トーク連携の活用によって、生産者とのコミュニケーションはどのように変化しましたか。

谷野さん :

生産者様のLINEとの外部トーク連携は、現時点では試験的に始めたばかりですが、連携した一部の生産者様からは、病害などが疑われる作物の写真が営農センターの職員にトークで送信されることがあります。その職員がわからなければ本所の担当職員に写真を転送して相談し、本所でも解決できなければ、写真を県の機関にメールで送って判断を仰ぎます。生産者様ー営農センターの職員ー本所の職員という3者の連絡が対面・電話からトークに置き替わったことで、問い合わせや返答に要する時間が短縮され、生産者様への対応が非常に早くなりました。

トーク以外にどんな機能を活用されていますか。

野口さん :

営農部門全体で共有すべき通達を掲示板で周知しています。また、「ブロッコリー相談コミュニティ」や「白ねぎ相談コミュニティ」といったスレッドを立て、掲示板でも各品目に関する疑問を解消できるようにしました。職員にはそれぞれの担当分野がありますが、生産者様は複数の品目を生産されていることが多いので、専門外の作物について質問を受けることも少なくありません。掲示板を通じて多品目の情報に触れておくことは、生産者様へのサポート力を高めることにも役立ちます。

吉持さん :

私の所属する営農センターには肥料や農薬などを販売する店舗が併設されており、購買にこられた生産者様と会話をする機会がよくあります。掲示板で多様な情報に接するようになってからは、自分の担当ではない作物や、市場での相場動向などに対してもある程度お答えできるようになりました。使用する農薬の種類と回数に関するレポートなど、他地区の営農センターの職員が作成したさまざまな資料もアップされており、掲示板を閲覧することで有意義な情報が得られるようになっています。

谷野さん :

県が発令する病害虫発生の注意報なども掲示板で共有しています。病害虫の発生が実際に確認されると県の機関に防除対策に関する資料を提供してもらい、営農センターの担当職員を通じて生産者様に配布していますが、職員が早い段階から意識しておくことで、より万全な対応ができるようになりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

野口さん :

このほど、人事課の採用業務に携わる職員にもLINE WORKSのアカウントを発行しました。これまで選考過程の求職者とはメールで連絡を取っており、既読機能がないことが不便でしたが、今後は求職者のLINEと外部トーク連携でつながり、面接日の案内などの連絡をLINE WORKSで行うようにする予定です。

現在はトークと掲示板の利用が中心ですが、カレンダーやタスクなど、未活用の機能も有効に使えるようにしたいと思います。連絡業務の効率化に向け、将来的には他の部門での導入も進めていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

野口 和弘さん

特産園芸課 課長と市場流通課長を兼務し、両部門の業務を管理している。

谷野 一俊さん

各営農センターや行政機関と連携しながら営農事業に携わる。

吉持 良佑さん

野菜や花壇苗などの園芸品目を担当し、農家への営農指導にあたる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年10月当時のものです。

事業内容と皆さんの役割を教えてください。

LINE WORKS導入以前に課題となっていたのはどのような点ですか。

取締役 丸山さん：

当社は従業員の平均年齢が25、6歳と若い世代が多く、数年前からLINEを仕事のコミュニケーションツールとして使っていました。その場合、最も問題になるのは誤送信でした。プライベートで使うLINEをそのまま業務に使用するわけですから、友人に送るはずだった内容を同僚に送ってしまうというトラブルも以前にはありました。社内機密情報をやりとりすることもあるため、セキュリティ面にも不安を感じていました。

 

また、病気の乳牛の症状を明確に伝えたり、機械や設備に関する専門的な情報を共有したりするために画像や動画をLINEで送ることもありました。LINEではそういった画像や動画の管理・整理整頓ができないという問題もあり、常々「LINEのビジネス版があればぜひ採用したい」と考えていました。

LINE WORKSを導入した経緯や決め手を教えてください。

LINE WORKSが導入されていかがですか？

飼料担当 長谷川さん：

私は機械やインターネットが苦手ということもあり、新しいアプリが増えることに導入当初は正直不安でした。ですが、実際に使ってみると操作は簡単ですし、LINEの中に会社のグループがあるのではなく、LINE WORKSという会社専用のアプリの中に部門ごとにグループを作ることで非常に情報伝達しやすくなりました。アプリが別になったので、スマホに表示される通知が仕事かプライベートかがはっきりわかるようになった点も良かったです。

LINE WORKSの具体的な利用シーンや効果を教えてください。

副場長 岡田さん：

乳牛の分娩に関する情報や日々の連絡事項をトークで共有したり、会議の議事録を掲示板に投稿したりしています。以前は、一部のメンバーやプロジェクトメンバーでミーティングがあった際、PCで作成した議事録を印刷して掲示し、読んだ人は名前を記入するというスタイルで情報を共有していましたが、LINE WORKSの掲示板なら、いつでもスマホで読めますし、既読もつくので全員が読んだか簡単に確認できるようになりました。

 

飼料担当 長谷川さん：

搾乳牛の餌の内容を毎日、全員に共有しています。搾乳牛の餌は、前日の残り具合から１日の餌の配分を決めています。体調の悪い乳牛が出た場合、餌が原因の１つになることもあります。餌の内容を常に共有して、誰でもすぐに把握して応できるようにしています。

LINE WORKS導入後、どのような変化がありましたか？

LINE WORKSを導入し、企業の中に様々な変化が起こり、業務の効率化、緊急対応の迅速化だけでなく労務管理にも役に立っています。

 

毎日使うツールで通知が来るからこそ、決めたことの継続性が保たれる

牛のベッドを快適に保つため、毎日牛のベッドへおが屑を散布しています。LINE WORKS導入前は、散布機を清掃するのは2年に1回位程度で、気が付いた人が行っていました。カレンダーで3ヶ月に１回の頻度で清掃業務をスケジュールするようにしたことで、散布機の衛生が保たれ、結果的に牛の病気を減らす事ができました。そして何よりも、決めたことを継続できるようになりました。便利なカレンダーは世の中にたくさんありますが、普段使っているツールで知らせてくれることが重要で、必ず使うツールで通知がくるからこそ、忘れずにやることができるのだと思います。

 

約200あるマニュアルがスマホの中に。場内の無駄な移動時間の削減

搾乳の方法や病気になった乳牛への対処法など、牧場内で必要な作業は200ほどのマニュアルが用意されています。LINE WORKS導入前は、マニュアルは事務所のPCに保存されていて、作業方法を確認したいときは、わざわざ事務所まで戻って確認していました。LINE WORKSを導入してからは、すべてのマニュアルがドライブに保存されるようになったため、必要に応じていつでも手軽にスマホから確認でき、非常に便利になりました。

 

「意見を聞く」という新しい文化が生まれ、整理整頓プロジェクトが完遂

場内の整頓が保たれていないという課題がずっとあり、なかなか改善できなかったのですが、LINE WORKS導入の直後に、成功体験を作ろうという目的もあって、LINE WORKSのノートを使って、整理整頓プロジェクトを立ち上げました。まず、モデルとなる綺麗な牧場を従業員に視察してもらい、写真付きのレポートをノートで共有し、私たちが目指す牧場を定めました。また、今の当社の課題はどこか、どこを綺麗にするかを全従業員にアンケートで意見を集めて目標を定め、ノートで共有しました。

 

その結果、2ヶ月後、目標通り整理整頓プロジェクトは成功し、場内の整理整頓が保たれるようになりました。実は、このプロジェクトは3年前にも実行しようと試みましたがうまく行かなかったのです。全員を巻き込むことができず、具体的なアイデアも出ませんでした。LINE WORKSのノートやアンケートで、みんなが自分の意見が言える・聞いてもらえるようになったので、全員をやる気にさせることができたのだと思います。

 

従業員の意思を反映したクレド（企業信条）の醸成

今後、人が増える中、企業風土が薄まらないよう、牧場の価値観や行動規範を記したクレドを明文化したいと考えていました。全従業員に「朝霧メイプルファームの社会的意義や責任」を考えてもらい、LINE WORKSのアンケートで意見を集めました。LINE WORKS導入前は、従業員の意見はメモや口頭で個別に聞き、集計は全てエクセルに手入力していたので、とても手間でした。どんな意見があるのかをほかの従業員に伝えることにも難しさを感じていました。LINE WORKSのアンケートで意見を集めて共有しやすくなり、当社のクレドを全従業員で作り上げることができました。

※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。