本事例のポイント

• 【Drive】現場で最新図面を即座に確認し、事務所への戻り時間を削減
• 【AiNote】文字起こしやAI要約により、数時間に及ぶ定例会議の議事録作成を効率化
• 【アンケート】安否確認の回答率を高め、管理側の集計業務を自動化
• 【トーク】外部取引先と連携し、年末の急ぎ案件もわずか4日間で完結

吉成建設様の事業内容と、現在注力されている「100億宣言」について教えてください。

大前さん:

弊社は徳島と大阪に拠点を構え、公共工事や民間工事を幅広く手がけている建設会社です。「夢ある未来へ」というスローガンを掲げ、創業60周年を目前に、地元徳島で施工実績・組織力ともにNo.1を目指しています。

現在、全社一丸となって取り組んでいるのが、中小企業庁による「100億宣言」への参加です。これは、中小企業が飛躍的な成長を遂げるために、経営者自らが「売上高100億円」という野心的な目標を宣言し、その実現に向けた具体的なアクションを公表する制度です。社長がこの宣言に名乗りを上げたのは、社員のやる気を引き出し、成長のための明確な指標を示したいと考えたからです。今後、より大規模な工事案件に挑戦していくためには、100億円規模の売上とそれを支える組織力が不可欠だと確信しています。

LINE WORKS導入以前には、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

三笠さん:

以前は現場との連絡手段がほぼ「電話」に限られていたため、「折り返し電話の無限ループ」が日常的に発生していました。総務から電話しても現場は作業中で出られず、現場から折り返しがあっても今度は総務が別の対応中。この不毛なやり取りだけで、毎日かなりの時間をロスしていたのです。

鴻池さん:

現場としても、メールで連絡をもらってもiPadや携帯電話では精査に時間がかかるため、現場事務所に夕方戻ってからのパソコン作業になることが多い状態でした。緊急の連絡以外は後回しにならざるを得ず、情報のタイムラグが常態化していたのです。

大前さん:

本社と大阪支店の間も同様です。公式な情報共有がメール中心だったため、互いの動きが見えにくく、相互理解が不足していました。現場とも拠点間ともリアルタイムに、社内全体が一つにつながっていないというもどかしさが課題でした。

LINE WORKSを選定された理由と、導入時のステップについて教えてください。

大前さん:

複数のツールを検討しましたが、LINE WORKSはコスト面で優位な点に加え、普段利用するLINEと操作感が近く、若手からベテランまで馴染みやすい点が決め手でした。まずはフリープランを活用してテスト運用からスタートしました。建築部や大阪支店、総務部のメンバーで試してみたところ、相手の状況を気にせずトークを送っておける「タイムリーなやり取り」がどれほど業務を楽にするかを、身をもって実感しました。

有料版への移行にあたっては、かなり強い決意で臨まれたそうですね。

大前さん:

実は、一度社長への有料版導入プレゼンに失敗しているんです。当時の社長からは「個人のLINEでつながっているのに、有料にする必要性は何か？」と指摘を受けました。また、現場からも同様の声があり、個人LINEとの違いを具体化できていなかったことが原因でした。そこで総務部として、安全性の確保や全社的な情報共有の意義を再整理し、最後は総務部全員で社長を取り囲むようにして「導入によって必ず業務改善します。導入を見送るならフリープランもやめましょう」とアピールし、ようやく承認を得ることができました。

三笠さん:

導入後は、まず掲示板を使って社内の情報発信に注力しました。本社や大阪支店で何が起きているか、現場でどんな立派な建物が完成したかなどを写真付きで発信し続けました。お互いの仕事が見えるようになったことで、事務所と現場、拠点間にあった心理的な「壁」を溶かしていきました。

鴻池さん:

現場としては、会社の通達がメールで一斉送信されてきても、作業中はなかなか読むことができませんでした。でも、LINE WORKSの掲示板なら、通知からタップするだけでサッと見に行けます。会社全体の動きがタイムリーに入ってくるようになり、メールよりも圧倒的に情報が取りに行きやすくなりました。

具体的な活用の広がりと、その効果について教えてください。

大前さん:

社長自身もDXに対してより一層前向きになり、今ではトークで直接現場や事務方へスピーディな指示が飛んできます。経営層とのやり取りがタイムリーになったことで、組織全体のスピード感が劇的に変わりました。実際「100億宣言」についても、LINEWORKSで社長から常務への指示で始まり、専用トークルームが作成されました。

鴻池さん:

現場技士として手放せないのがDriveによる図面管理です。これまでは、容量の大きい図面データをメールでやり取りしたり、事務所に戻って確認したりする必要がありました。現在は、図面データをDriveに集約することで、スマホ一つで現場から即座に最新の図面を確認できるようになり、データ共有や確認にかかる時間が大幅に削減されました。

現場での図面確認画面。Drive上の最新図面をスマホで即座に確認でき、現場業務が効率化された

三笠さん:

アンケートによる安否確認訓練も大きな成果です。以前の複雑なシステムでは総務が代理登録する手間がありましたが、今は数タップで回答が完了します。全従業員50名の回答状況が一目でわかり、管理側の集計業務も自動化を実現しました。

外部連携でも驚くべき効果がありました。名刺を依頼している印刷会社様にフリープランの導入を勧めたところ、外部トークでの連携が始まりました。昨年末、急ぎの名刺発注が必要になった際も、トークで校正をスピーディに進めた結果、年末の繁忙期にもかかわらず、わずか4日間で納品まで完了したのです。

また、車両や重機の管理もカレンダーの設備予約に集約しました。誰がいつまで使っているかが可視化され、現場での「行方不明」を解消しました。

新たに導入されたAiNoteの活用状況はいかがでしょうか。

大前さん:

大阪支店の現場から「会議記録を正確に残したい」という要望があり、2025年7月からAiNoteを導入しました。建設現場では設計者や施主様との長時間に及ぶ定例会議が多く、「言った言わない」のトラブルを防ぐエビデンスが非常に重要です。

鴻池さん:

定例会議の後に録音を聞き直して議事録を作成するのは非常に時間がかかる作業ですが、AiNoteの自動文字起こしやAI要約を活用することで、議事録作成の時間が大幅に短縮されると期待しています。AIがトピックごとに整理してくれるため、会議の内容を関係者へ共有するのも容易になりました。

AiNoteによる会議の自動文字起こし。AI要約でトピックごとに整理してくれるため、議事録作成の質を高めつつ、大幅な時短を実現している

今後の展望についてお聞かせください。

大前さん:

次の目標は、協力会社で構成される安全協力会「かねよし会」の全メンバーとLINE WORKSでつながることです。業界全体の生産性を上げるためには、自社だけでなく地域全体を巻き込んだ「協働」が不可欠です。すでに一部の役員様とは連携を始めており、活用を広げていきたいと思っています。

三笠さん:

私たち総務部の原動力は、優秀な若手社員が誇りを持ってバトンを受け継げるような会社にすることです。100億宣言という大きな目標に向かって、これからもデジタルを武器に、徳島の建設業界をリードする新しい働き方を追求し続けます。

【お話を伺った方々】

大前 志鶴さん

総務部 次長。LINE WORKS導入の旗振り役。現場を支えるDXを情熱的に推進。

三笠 友希さん

総務部 課長。経営層との架け橋として「100億宣言」の推進を担う。

鴻池 以央さん

建築部 技士。入社3年目。現場の安全管理を担当。Drive活用など若手視点でのデジタル活用を実践。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2026年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話やメールをトークに集約し、現場担当者も必要な情報をタイムリーに連携・共有できる環境を構築
• 掲示板やDriveなどの多彩な機能を効果的に活用することで、全社的な情報共有と業務生産性が向上
• 新人からベテラン、上長まで、だれもが隔たりなく気軽にコミュニケーションできる企業文化の醸成に貢献

御社の事業概要をご紹介ください。

武居さん:

当社は千葉県内の東京ガス供給エリアにおいて、安全点検、ガス機器の販売・修理、リフォームなど、暮らしを支えるサービスを総合的に提供しています。都市ガスを供給するお客さまは約50万件に上りますが、2017年に都市ガスの小売が自由化されてからは、競合会社との競争が激化しました。ガス機器の販売事業者を消費者が自由に選択できるようになったこともあり、以前にも増してお客さま本位のサービスを迅速にお届けできるよう努めています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

武居さん:

以前は社内のコミュニケーションツールとして、別のグループウェアを使用していました。しかしこのツールはPCでしか利用できず、保安業務などで現場に出る社員は、外出先では必要な情報にアクセスできないという課題を抱えていました。

宗像さん:

当社が行う検針や保安業務は東京ガスからの委託業務です。東京ガスからは事故やトラブル事例、ルール変更に伴う作業マニュアルの変更など、ライフバル各社が留意すべき通知が頻繁に発信されます。これらの情報はグループウェアの掲示板で周知されていましたが、スマホからのアクセスができないため、現場の社員は最新情報を得ることができませんでした。また、作業中にルール変更などを確認したい場合、社内の事務担当者に電話で問い合わせるしかなく、業務効率を大きく妨げていました。

五十嵐さん:

一人で現場に出た際、分からないことに直面すると、別の現場にいる先輩社員に電話で相談していました。特に新人のうちは、見慣れない機器の状態を言葉で伝えるのが難しく、状況説明に苦労しました。現場の写真を送ることもありましたが、携帯メールに添付するのに手間がかかり、もどかしさを感じていました。

武居さん:

以前使っていたグループウェアのチャット機能は、メールのような『伝言』形式で、『お疲れ様です』といった定型的な挨拶をいちいち入力する習慣があり、テンポの良い意思疎通が困難でした。テキストでの情報共有が主体で、チャットや掲示板に写真や動画を挿入できない点も不便でした。また、アンケート機能の使いづらさや、ストレージがあってもデータ保存場所を示すだけで直接リンクからアクセスできないなど、多くの不満があったため、新たなコミュニケーションツールの導入を検討するようになりました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定された理由と、運用開始までの経緯をお聞かせください。

武居さん:

大半の社員がプライベートで使い慣れているLINEと操作性が共通するLINE WORKSに注目しました。既存グループウェアの継続かLINE WORKSへの切り替えかの二択で検討した結果、より使い勝手の良いLINE WORKSの利用を決定しました。

導入においては、操作マニュアルは作成せず、既存グループウェアの機能がLINE WORKSのどの機能に対応するか、あるいはLINE WORKSにのみ搭載されている機能は何かを説明するにとどめました。もともと全社でグループウェアを運用していたこと、そしてLINE WORKSの直感的な操作性のおかげで、移行は非常にスムーズに進みました。

宗像さん:

現場での作業機会が多い保安グループは比較的年齢層が若いためか、操作に戸惑うことはほとんどなく、すぐに使いこなせるようになりました。

LINE WORKSを活用することで社内のコミュニケーションはどう改善されましたか。

・情報の伝達・共有速度が大幅に向上

・外部トーク連携機能で協力会社との情報共有も円滑に

・テンプレートの活用で定型的なメッセージの発信を効率化

武居さん:

会社の組織図に合わせてグループを作成し、全社・部署・班といった単位で迅速な情報伝達・共有が可能になりました。以前のメールのようなやり取りとは異なり、LINE WORKSのトークは挨拶文を省いて用件だけを手短に送れるため、コミュニケーション速度が格段に向上したことをすぐに実感しました。また、電話でのやり取りで発生しがちな聞き間違いや「言った、言わない」といったトラブルも、トーク履歴が残ることで防げるようになりました。

さらに、外部トーク連携機能を活用することで、ガス機器設置を委託する協力会社の担当者や人事採用業務を委託している協力会社ともセキュアに繋がり、東京ガスからの通知内容などを当社の社員と同様にタイムリーに共有できています。

五十嵐さん:

トークであればテキストだけでなく写真も手軽に送れるので、口頭では説明しにくい現場の状況を先輩社員に迅速に伝え、的確な指示を受けられるようになりました。LINE WORKS導入後は、業務経験の浅い新人でも疑問をすぐに解決できるようになり、安心して現場業務に取り組めています。

新人に限らず、現場で何か困り事に直面したメンバーが『応援お願いします』とグループに投稿すれば、手が空いているメンバーがすぐに応答し、駆けつけてサポートできるようになりました。以前は、応援要請を受けた上長が複数回電話をかけて対応可能なメンバーを探す必要がありましたが、LINE WORKS導入後はこの手間が不要になりました。

宗像さん:

当社は県内に5つの事業所があり、特定の業務については、事業所間で連携が必要な場面があります。以前は、お客さまの情報や依頼内容を記入した依頼票をFAXで送信していましたが、現在はトークのテンプレート機能を使って依頼内容を定型化。必要事項を入力するだけで、他の事業所へ迅速に作業依頼を送ることができるようになりました。これにより、FAXの削減とペーパーレス化にも貢献しています。

保安業務などで現場に出たスタッフは、お客さまから「ガス機器の買い替えを考えている」といったお話をいただくことがあります。導入前は、一日の作業を終え帰社してから事務担当者にお客さまからいただいた情報を報告していましたが、時間が経つと伝え漏れることもあります。そこで、そうした情報を伝達するためのテンプレートも用意し、スタッフが現場で入力して送信すると、事務担当者がその情報を販売管理システムに入力する流れも整備。これにより、機器をお買い上げいただけそうなお客さまの情報を漏らすことなくデータ化して販売活動に活かせるようになりました。

ほかにLINE WORKSのどんな機能を活用していますか。

【掲示板】現場担当者も重要な通達にいつでもアクセス可能に

【アンケート】社員からの意見収集や出欠確認を効率化

【Drive】各種業務ファイルやデータの共有・管理を一元化

【タスク】依頼業務の進捗管理を円滑にし、OJTにも活用

武居さん:

掲示板は全社用と各部署用を用意し、会社からの重要な通知や通達を掲載しています。最近では、販売営業を行う社員が使用する販売管理システムが東京ガスによって刷新された際、リリース直後に頻発していた不具合情報や新しい情報を速やかに周知するため、そのシステム専用の掲示板を立ち上げ、活用しているとのことです。

五十嵐さん:

東京ガスが発信する共有事項も掲示板に掲載されるため、保安業務などの現場から必要な情報にすぐにアクセスできます。これにより、確認したい事項のために逐一会社に問い合わせる必要がなくなり、事務担当者の負担も軽減されました。

武居さん:

社員の意見収集やイベントへの出欠確認の効率化も進みました。以前は、各部門の管理者にヒアリングを依頼し、集めた回答をExcelシートに入力してメールで送ってもらっていましたが、LINE WORKSのアンケート機能を使えば、効率的に回答を得られ、結果の集計も簡単です。

アンケート機能を使えば社内イベントの出欠確認なども手間をかけることなく行うことができる

LINE WORKS上でファイルやフォルダを共有できるDriveも積極的に活用しています。全社グループと各部署のグループにそれぞれ業務データを集約し、Driveに保存されたファイルやフォルダをリンクで手軽にメンバーに共有できる点も便利です。以前のグループウェアでは、ストレージがあってもデータ保存場所を示すだけで、直接リンクからアクセスできなかったため、大きな改善点です。

以前のグループウェアにはなかった機能で大変重宝しているのがタスク機能です。私は主に新入社員へのOJTに活用しており、タスク機能で注意点を説明して指示出しをし、適切なタイミングでリマインドを行うことで、これまでのようにつきっきりの指導をしなくても済むようになりました。

宗像さん:

私は部署内の班のメンバーに仕事を依頼するときにタスク機能を使っています。以前は、作業を依頼したメンバーに直接確認しなければ完了したかどうか分かりませんでしたが、現在は期限までに「完了」にならないメンバーだけをケアすればよくなり、進捗管理が非常に楽になりました。

LINE WORKSがもたらした定量的・定性的効果をどう評価されますか。

武居さん:

運用開始後10か月ほどの時点でトークログを検証したところ、導入当初と比較してトーク量が約1.5倍に増加していました。これは「ありがとうございます」の一言やスタンプ1個だけでも意思疎通が成立することで、コミュニケーションが活性化した表れだと思います。

現場にいる社員が掲示板やDriveから業務情報を得られるようになったことや、業務上の疑問に関する問い合わせなどをトークでできるようになったことで、現場と事務担当者の電話による連絡がおよそ8割減少しました。相手の作業を中断させる電話が減ったことは、業務生産性の向上に寄与しています。

社内コミュニケーションの活性化による定性的効果としてとくに大きいと思うのは、以前なら1対1の電話で行われることが多かった連絡が、部署やチーム単位のトークに置き換わったことで、現場で起きている困り事を上長も含め組織全体で認識できるようになったことです。結果として、必要なサポートをより素早く行えるようになり業務品質を向上させることができました。

LINE WORKSの導入によって企業文化はどう変化しましたか。

武居さん:

新人、先輩、上長の別なく気軽にトークでコミュニケーションを図れるようになったことで、以前と比べて風通しのよい職場になりました。上長に対して気軽にスタンプを送れる雰囲気も生まれたことで、社員間の距離が縮まったことも感じています。またタスク機能による円滑なOJTや、トークによる写真共有で業務上の疑問をすぐに解決できるようになったことは、新入社員がスムーズに業務に慣れ、成長しやすい環境づくりに貢献しています。

当社は地震災害などが発生すると社員に緊急招集をかけるので、社給携帯を帰宅時にも携行してもらっています。通知をオフにしなければ休日でもLINE WORKSに業務連絡が入るので、当初はそれを嫌がる若手社員が多いのではないかと予測しましたが、そうした声は聞かれません。むしろ業務に不可欠な情報を得るためのLINE WORKSのようなコミュニケーションツールが常時使える状態にある方が、デジタルネイティブ世代にとっては安心できるのではないかとも考えます。LINE WORKSを導入したことは、若い社員が働きやすい雰囲気を整備することにも貢献していると思います。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

武居さん:

社内のさまざまなシステムと連携させることで、LINE WORKSをハブとしたDXを推進したいです。勤怠管理や経費精算などのSaaSとの連携を図ることも考えています。

議事録の要約を効率化するために、LINE WORKS AiNoteを導入することも検討しています。また、将来的には採用が内定した学生のLINEとも外部トーク連携機能でつながり、入社するまでの間の会社とのコミュニケーションを促進することも視野に入れています。

【お話を伺った方】

武居 淳司さん

社内へのIT導入などを推進する事業企画グループをマネージャーとして統括。

宗像 歩さん

保安業務の管理や人材育成、ガス機器の販売営業などに携わる。

五十嵐 伊織さん

ガスの開閉栓や保安点検業務などを担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年7月当時のものです。

大断面集成材の製造・建設工事の設計施工を行う株式会社中東は、煩雑なアルコールチェックを簡便にする目的で、LINE WORKS上で行える「アルろく for LINE WORKS」を導入。アルコールチェックの記録と管理を円滑にし、年間約20万円のコスト削減を実現しました。さらに、LINE WORKSを会社にとって初となるグループウェアとして活用することで、全社員が迅速な情報共有を行える体制を構築。総務部による入金チェックが月20時間短縮されるなど、業務効率化に大きく貢献しています。

本事例のポイント

• 道交法に定められたアルコールチェックと運転日誌の記録・管理が「アルろく for LINE WORKS」で効率化
• アルコールチェックの運用コストを年20万円削減
• フリープランから始めたグループウェア導入が全社員に浸透し、迅速な情報共有を実現
• 電話、メール、メモがトークに置き換わり、入金チェックなどの作業を月20時間短縮

貴社の事業概要についてお聞かせください。

谷内さん:

石川県能美市に本社を構える当社は、大断面集成材やCLT（直交集成板）の設計・製造に加え、一般建築の設計・施工も手掛ける総合プロデュース企業です。高度な技術を要する大断面集成材の製造から建築まで一貫して行える点が強みです。近年は、環境意識の高まりや国の後押しにより木造建築の需要が増加しており、当社の集成材は2020年東京オリンピックのメインスタジアムである新国立競技場にも使用され、有明体操競技場では施工の一部も担当しました。また、大阪万博の会場に設置されるパビリオンや、2026年にアラブ首長国連邦（UAE）で開館予定のグッゲンハイム・アブダビ美術館の骨組みに使用される集成材も受注するなど、当社の技術力は国内外で高く評価されています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

走出さん:

当社は、本社敷地内に4棟の工場と市内に別の工場があり、拠点が分散しています。施工現場の管理者は全国各地へ長期出張することも少なくなく、社員間の連絡は対面、電話、貼り紙、回覧板などで行われており、迅速な情報ができないことが以前からの課題でした。

谷内さん:

また当社は、社員が施工現場へ車で移動する機会が多いため、2023年12月の道路交通法改正でアルコールチェッカーを使った酒気帯び状態の確認が義務化されて以降、アルコール検知器に付属する専用アプリでアルコールチェックの運用を試みました。しかし、その検知器とアプリ間のBluetooth接続が不安定で記録がスムーズに送られないなど、使い勝手に課題があり、全社展開できずにいました。好調な業績が続いている当社は、ここ10年ほどで社員数が倍増しており、業務で車を運転する社員も増加しています。そのため、日々のアルコールチェックをより手軽に行えるようにし、記録を管理する安全運転管理者の業務負担も軽減することが喫緊の課題となっていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定した理由と、運用開始までの経緯を教えてください。

谷内さん:

ビジネスチャットをはじめとするLINE WORKSの各機能を全社員で活用することで、社員間の連絡や情報共有が円滑になると考えました。当社はこれまでグループウェアを導入したことがなく、社内に定着するかどうか不安でしたが、LINE WORKSにはフリープランが用意されています。「フリープランなので、活用が進まなければ利用を中止すればよい」と考え、導入への心理的なハードルを下げ、まずは総務部のメンバーで試用しました。その後、役員、部長、工場長にも試用してもらったところ、コミュニケーションが円滑になることを実感できましたことから、有償プランに切り替えました。

利用を促進するため、使える機能を制限することはせず、業務に関わるグループであれば社員が自発的に作成することを認め、飲み会のお知らせなどの連絡も許可しています。個人携帯のBYODを許可したこともあり、現在は全社員に活用が定着しています。

「アルろく for LINE WORKS」を選定した理由を教えてください。

谷内さん:

複数のアルコールチェックサービスを調査した結果、アルコールチェックとLINE WORKSを連携させた「アルろく for LINE WORKS」に注目しました。操作性が良さそうな点に加え、国家公安委員会が定める基準を満たしていれば、導入済のアルコール検知器をそのまま使用できること、検査結果と運転日誌を専用の管理画面で管理できること、そして低コストで運用できることに魅力を感じ「アルろく for LINE WORKS」を導入しました。

「アルろく for LINE WORKS」の具体的な利用シーンと導入効果についてお聞かせください。

・検査結果と顔写真を撮影するだけの簡便な操作性

・アルコール検知器の種類を問わず利用可能

・運転日誌としての活用も可能

谷内さん:

ドライバーは、別のアプリを立ち上げる必要がなく、普段使っているLINE WORKSから「アルろく for LINE WORKS」を立ち上げ、検査結果が表示されたアルコール検知器と一緒に自分の顔を撮影するだけで簡単にアルコールチェックの記録を残せます。撮影された画像はAIによる顔認証が行われるため、他人によるなりすましを防止できます。

また、OCR機能によって検知器に表示された数値が自動的にデータ化されるため、ドライバーが検知量を入力する必要はありません。以前から使っていた検知器をそのまま活用できたのも良かったです。

以前のアプリでは、アルコールチェックの結果を管理者が手動で集計していましたが、「アルろく for LINE WORKS」では管理画面上にリアルタイムに自動集計されるため、管理業務が大幅に効率化されました。当社には出張や直行直帰のある社員が20名ほどおり、以前はアルコールチェック結果の回収漏れが発生していましたが、「アルろく for LINE WORKS」を導入してからは回収する手間がなくなりました。

さらに、「アルろく for LINE WORKS」には、出発地や目的地、走行距離メーターの数値に加え、任意で追加した項目も記録でき、運転日誌としても活用できるのが便利です。走行距離は、出発時と帰着時に入力した数値から自動で計算されるため、紙で記入していたときよりも簡単に運転日誌を作成できます。

出発地や目的地、走行距離の記録など運転日誌としても活用できる

グループウェアとしてのLINE WORKSの利用シーンと導入効果についてはいかがですか。

・会社からの重要なお知らせを全社のトークグループで周知

・部門や案件別のグループで業務情報を速やかに共有

・トークルームの予定表示機能で出張等のスケジュールを可視化

谷内さん:

当初は従来の貼り紙や回覧も併用していましたが、LINE WORKSのトーク機能で会社や部門からの重要なお知らせを発信するうちに、短期間で紙による情報発信を大幅に削減できました。

LINE WORKSに発信された通知・通達を見る習慣が根づき、紙で情報を共有する文化からの脱却が図られた

部門別や案件別のトークグループも次々と作成され、設計チームと施工チームが図面データや修正指示などをリアルタイムに共有するなど、業務に関するあらゆる情報をLINE WORKSでやり取りするのが当たり前になり、以前のように担当者間の連絡に手間取ることはなくなりました。

施工現場に関する情報はPDFや写真で関係する担当者が瞬時に共有

走出さん:

どの部門の社員がいつどこにいてもスムーズに連絡がつくので、電話やメールでの連絡はほとんどなくなりました。口頭での伝達は記録に残りませんが、トークならテキストで記録が残り、いつでも誰に何を伝えたか検索できます。そのおかげで、「言った/言わない」のトラブルも回避できるようになりました。

谷内さん:

トークがすっかり定着したことを受け、グループの予定機能で出張予定などを可視化するようになりました。自分のスケジュールを共有することが定着すれば、いずれは会社全体でカレンダー機能を使う予定です。

トーク以外にどんな機能をよく活用していますか。

【掲示板】テーマごとのスレッドに情報を集約

【ビデオ通話】離れた拠点や出張先の社員が参加する会議に利用

【アンケート】日程調整や社内の意見収集を効率化

走出さん:

とくによく使われているのは掲示板で、会社からの各種お知らせや業務マニュアル、労働災害発生情報に加え、社員が自由に書き込める自由掲示板も設けています。自由掲示板には「建設会社あるある」のような投稿もあり、社内の雰囲気を和らげることに貢献しています。

谷内さん:

出張先の社員も参加する会議をビデオ通話機能で行うことがあります。また、アンケート機能は会社行事の出欠確認などに活用しており、重要なアンケートや掲示板については、全社員向けのトークルームにURLを送信して確実に確認してもらえるようにしています。

改めてLINE WORKSの導入効果をどう実感していますか。

谷内さん:

アルコールチェックの運用については、以前利用していたサービスから「アルろく for LINE WORKS」に切り替えたことで、アルコールチェックや運転日誌の記録・管理の負担を大幅に削減し、年間約20万円の運用コストを削減できました。

また、LINE WORKSをグループウェアとして活用することで、社内に分散していた情報が集約され、必要なときにすぐにアクセスできるようになりました。これにより、約90名の社員全体の業務効率化が大幅に向上しています。

走出さん:

社内の担当者への対面、電話、メールによる確認作業に要していた時間が、月に約20時間短縮されました。その時間をほかの業務に充てられるようになったことが大きな成果です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

走出さん:

社内規定や各種申請などに関する問い合わせにLINE WORKSのBotが対応する仕組みを構築し、総務部の業務を効率化したいと考えています。

谷内さん:

「アルろく for LINE WORKS」のように、LINE WORKSをインターフェイスとして活用することで効率化できる業務は多いはずです。今後は、勤怠管理など、ほかの社内システムとの連携も積極的に進めていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

谷内 一宣さん

総務部次長として人事および労務全般を管理する。

走出 あゆみさん

総務部で入出金や文書管理、請求書作成等を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

本事例のポイント

• LINE WORKSでスムーズな安否確認体制を確立
•  kintoneと連携し、在庫管理やアルコールチェック記録などの業務を効率化
•  紙で作成・管理していた社員食堂の利用券をデジタル化し、総務の負担が大幅減

御社の事業内容をご紹介ください。

羽刕（うしゅう）さん :

釧路市と雄別炭鉱を結んでいた鉄道会社の機関車製造・修理部門が独立するかたちで1956年に設立された当社は、1960年代から鋼製橋梁の設計・製造を主業とするようになりました。設計・原寸CADシステムやNC一次加工ライン、仮組立形状シミュレーションシステムなどITを活用した高度な生産技術を有し、これまで200橋ほどの製造を手がけてきました。近年は、高い技術力を活かして製缶、大型クレーン製造、水門製造、製紙業向け産業機械製造などに参入。また、道内のロケット開発のベンチャー企業に出資してロケット部品を供給するなど、宇宙開発分野への進出も果たしています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

羽刕さん :

市場の縮小や人口減少など、当社の事業を取り巻く外部環境は厳しさを増す一方です。当社は「強い会社が生き残れるのではなく、変われる会社が生き残れる」との認識に立ち、製造のみならず工程管理や財務会計領域などにも積極的にシステム導入を進めて生産性の向上を図ってきました。しかしバックオフィス業務に関しては、紙や人手に頼る部分がまだ残っており、これを改善することが大きな課題でした。

小澤さん :

以前のアナログな仕事の代表例として、総務部が社員食堂の利用者に配布する食券の作成業務が挙げられます。紙の食券は、配布したら都度作成しており、原紙をコピーして断裁した20枚の食券を1セットにして綴じるという手間が生じていました。この手作業にかなりの時間と労力を費やしており、多い時では丸1日かかることもありました。

竹内さん :

購買業務に携わる私は、現場担当の社員のシーズンごとの作業服を調達する際、紙の申込書を各人に配付してサイズを記入してもらい、それを回収して取りまとめるのに手間がかかっており、こうした業務をどうにかデジタル化できないものかと思っていました。

羽刕さん :

また、当社は十数年前から他のグループウェアを利用していますが、UIがPCベースでスマホでは使いづらく、アカウントやメールアドレスは現場で作業をする社員に付与していませんでした。そのため、バックオフィスが行う会社の重要な案内や業務連絡などが全社で迅速に共有できないことも大きな課題でした。

どのような経緯でLINE WORKSとkintoneを導入されたのですか。

羽刕さん :

バックオフィスの負担軽減のためにアナログ業務のデジタル化と情報伝達環境の改善を進めようした矢先に、コロナ禍が発生。テレワーク勤務が必須となり、業務連絡用として2020年6月に全社員にスマホを支給するのと同時にLINE WORKSを導入しました。

また、時期を同じくしてアナログ業務をデジタル化する仕組みを構築するために、ノンプログラミングでさまざまな業務アプリを作れるkintoneと、プログラミング技術がなくてもLINE WORKSと連携できるJobocoを導入しました。社員間の連絡ツールとして使い勝手が良いLINE WORKSと連携できれば、社内のさまざまなデータ登録の省力化や業務プロセスを可視化するのに利用できるだろうとの考えもありました。

まずはLINE WORKSの導入を進めたそうですが、どのような活用や成果がありましたか？

【トーク】安否確認の訓練に活用することでLINE WORKSの浸透を促進

【アンケート】社員へのヒアリング業務を省力化

【掲示板】会社からの重要な通達を速やかに周知

羽刕さん :

当社が立地する釧路は地震が多く、東日本大震災でも津波被害が出ています。緊急時の対応方針をすぐに伝えるために、全社員が入った「緊急連絡網」グループを作りました。LINE WORKSはスマホでも使いやすく、また誰がメッセージを読んだか個人単位で把握できる既読機能があり、非常時の社員の安否確認をスムーズに行うのに有用だと考えました。

導入から1年ほどは毎月1回、トークで安否確認の訓練を続け、しばらくすると全社員がこまめにLINE WORKSをチェックするようになりました。

小澤さん :

見返す必要がある会社からの通達事項はLINE WORKSの掲示板にもアップしています。メールアドレスを持たない社員にも直接情報が届くので、重要な伝達事項をより素早く周知できるだけでなく、未読者の確認もできるため、ちゃんと読まれているか不安になることなくなりました。社員も、スマホからいつでもどこでも閲覧できます。

竹内さん :

LINE WORKSのアンケート機能は、さまざまなヒアリング業務に活用して時短につなげています。紙で運用していた現場担当の作業服の調達では、サイズ確認をアンケート機能で行うことで、確認の手間を削減。回答データは自動的に集計できるので、とりまとめる作業が不要になりスムーズに発注できるようになりました。女性社員にとっては、服のサイズを紙に記入するよりアンケート機能で回答する方が抵抗感も小さいようです。

アンケート機能の活用で多数の社員へのヒアリングが格段にスピードアップ

羽刕さん :

業務連絡や情報共有がスピーディに行われるようになり社内のコミュニケーション基盤が整ったことを受け、次のステップとして手間のかかっていたアナログ業務を効率化すべく、kintoneとJobocoの活用を進めました。

LINE WORKSとkintoneをJobocoで連携した結果、どのような成果を得ましたか。

・事務用品の在庫が一定数減るとトークに自動通知される仕組みを構築

・アルコールチェックの測定結果の記録を効率化し安全管理担当者の負担を軽減

・Botから社員食堂の利用予約が可能になり、紙の食券作成業務が不要に

竹内さん :

まず着手したのが、事務用品の在庫管理と発注業務の改善です。各部署にあった事務用品のストックを一元化し、その在庫状況をkintoneで作成したデータベースで管理するようにしました。

事務用品を持ち出す人は、Jobocoで構築したLINE WORKSのBotで「消耗品持ち出し登録」を実行します。必要な備品と数を登録すると、kintoneのデータベースに反映されます。消耗品ごとに設定した数までストックが減ると、自動的に購買担当者に補充注文を促すトークが発信されます。従来のやり方では、不足分があるかどうか都度在庫を確認して発注する必要がありましたが、この通知により発注タイミングが自動で把握できるようになったため、在庫管理が大幅に効率化されました。

羽刕さん :

ドライバーの飲酒検査義務化が白ナンバー車を使う事業者にも拡大されることを受け、アルコールチェッカーによる測定結果をLINE WORKSのBotから入力すると、そのデータがkintoneのアルコールチェック記録アプリに保存される仕組みもつくりました。kintoneからいつでも入力の有無を確認でき、登録されたデータの検索も可能なので、記録保管における安全管理担当者の負担が軽減されています。

社員がLINE WORKSのBotから登録したアルコール検知の記録をkintoneで集計する仕組みを実現

小澤さん :

次に社員食堂の食券作成業務の改善に挑みました。紙の食券を作成・配布することをやめ、LINE WORKSのBotからその日の食堂の利用を予約すると、kintoneで作成した管理アプリにその情報が記録されるフローを構築。まる1日かかっていた食券作成の業務がなくなり、さらにペーパーレス化にもつながりました。また代金は給与から差し引きますが、個々の社員の利用回数がkintoneにしっかり記録されるので、紙の食券を数える必要もなくなり、精算作業も以前と比べてかなり楽になりました。

LINE WORKSのBotで食券の作成と予約をデジタル化し業務負担の軽減に。予約情報をkintoneで管理し代金の精算業務が省力化

新保さん :

食券作成業務が大きく効率化したことを実感しています。今まで食堂の利用者は当日の朝に食堂へ出向いて予約をする必要がありましたが、LINE WORKSのBotから食堂の利用登録を行えるようになり、出先にいる社員もスマホから簡単に予約できるようになりました。その結果、食堂の利用者が以前より増えました。

年配の社員も使いやすいよう、LINE WORKSのBotの質問項目をできるだけシンプルにしたことも利用促進につながっていると思います。

羽刕さん :

中小企業はスピード感をもって目前の課題解消をすることが大切です。社員に自発的にそれを実践してもらいたいとの考えから、2023年の春にDX推進チームを発足させました。ほかの社員の声も拾いながらkintoneとLINE WORKSを活用して、目の前にある業務課題に対して1つ1つ改善を進めてもらっていますが、まだまだ多くの業務課題を解消できるはずだと期待を寄せています。

竹内さん :

さらに次のステップとしては、事務用品の在庫管理の仕組みを応用して、製作部門担当者が調達する鋼材の在庫管理や発注業務にも活かし、現場の業務も効率化できればと考えています。

LINE WORKS活用に関する今後の展望をお聞かせください。

羽刕さん :

名刺管理サービスの情報をLINE WORKSのアドレス帳で管理するなど、導入済の他のツールや既存のグループウェアの機能を見直し、分散しているシステムをLINE WORKSに集約・一本化することを考えています。このことでコスト削減とツールの管理効率化が期待できます。

また勤怠管理クラウドの出退勤時刻の打刻をLINE WORKSから可能にするなど、さまざまなシステムとの連携も検討しています。

LINE WORKSが、社内コミュニケーションの円滑化だけではなく、業務データを可視化するための情報プラットフォームとして当社の成長戦略において重要な役割を担ってきていると感じています。

【お話を伺った方】

羽刕 洋さん

1985年に入社。経営企画室長を経て20年8月に代表取締役社長に就任。

小澤 健志さん

総務・庶務業務を担当。社内DX推進チームのサブリーダーも務める。

竹内 将人さん

製作グループで資材や備品などの購買を担当する。

新保 美玖さん

品質保証室で部材や橋梁製品の品質検査に携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年3月当時のものです。

Joboco・・・LINE WORKSと業務アプリ構築サービス「kintone」を連携するチャットボットをブラウザから簡単に作成できるサービス。
詳細はこちら

本事例のポイント

• 発注手続きを電話からトークに移行したことで誤発注数を半減し、1現場あたり数十万円単位のコスト削減を実現
• 現場の報告や相談をトークに集約。現場への移動がなくなり指示・確認が30分→5分に短縮し、残業時間を削減
• 掲示板やアンケート機能も活用し、普段顔を合わせない社員や職人とのコミュニケーションプラットフォームとして活用

御社の事業内容をご紹介ください。

小堤さん：

当社は大手電気工事会社のパートナー会社として、東京スカイツリーや六本木ヒルズといった都市部の大規模開発プロジェクトを中心に電気設備工事の一端を担っており、電力会社から供給された電力を建物内で使用できるようにする室内電気設備工事や通信に使用する設備を工事する弱電設備工などを手掛けています。従業員のうち現場で指揮をとる施工管理者と職人が7割を占めています。

LINE WORKS導入前の課題と、導入に至った経緯を教えてください。

矢代さん：

以前はチャットツールを利用しておらず、事務所や現場にいる職人どうしは主に電話で連絡を取っていました。ただ、現場で作業をしている職人がすぐに電話に出られることはあまりなく、大抵は折り返しの手間がかかっていて、情報共有が滞る場面が日常的に見受けられていました。

また、現場の状況を職人から電話で報告されることが多かったのですが、音声だけではどうしても伝わりにくい部分があり、かねてより電話に代わる連絡ツールを導入して職人との情報共有を円滑にしたいとも考えていました。

小堤さん：

2020年の初旬にLINE WORKSの導入を検討し始めたのですが、そのすぐ後にコロナ禍となり、当社が請け負う工事では遅延や中止や見直しが数多く発生していました。

また、当社の従業員は現場に常駐することが多いため、日頃から従業員どうしで定期的にコミュニケーションをとる機会を設けていたのですが、コロナ禍で対面でのコミュニケーションもストップせざるを得ない状況だったので、チャットツールには情報共有のプラットフォーム、そして業績回復の礎となることへの期待を寄せていました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選んだ理由をお聞かせください。

小堤さん：

5～6社のチャットツールを検討しましたが、LINE WORKSが最も始めやすいツールだと判断しました。ベテランの職人の中には新しいツールへの抵抗感を抱く人も少なくありません。親近感を持っている人が多いLINEと似た操作性のLINE WORKSであれば、職人を含む従業員への普及がスムーズなのではないかと考えました。また、イニシャルコストがかからないという導入ハードルの低さも選定理由の一つです。

矢代さん：

建設業に特化したツールではない点もポイントでした。業界特化型のツールの場合、「施工管理」や「入退場管理」といったように業界特有の習慣に合わせて開発・提供されています。だからこそ便利ではあるのですが、他の業務に応用して使うのは難しくなります。一方、LINE WORKSは業界や企業規模を問わず使えるような汎用性に優れた設計のため、工夫次第で自社にあった使い方ができると判断しました。

全社での本格運用開始までにどのような準備をされましたか。

矢代さん：

2020年3月頃から、まずは事務所内の社員でLINE WORKSフリープランの利用を開始しました。フリープランでも十分にLINE WORKS活用のメリットを実感できたため、2020年4月からアドバンストプランを契約してLINE WORKSのアカウントを職人含む全従業員に付与し、全社に展開しました。

小堤さん：

当時はLINE WORKSを当社のプラットフォームとして機能させるためには、まずハード面を整える必要がありました。そこでLINE WORKSの運用開始にあたって社用スマホを全社員へ貸与し、LINE WORKSを活用しやすい環境を整えることにこだわりました。

新しいツールへの抵抗感がある職人さんにもLINE WORKSを使ってもらうために、どのような工夫をされましたか？

矢代さん：

せっかくアカウントを用意しても使ってもらえなければ意味がないため、LINE WORKS浸透への第1ステップとして、些細な内容であってもトークで連絡を取るようにしました。メッセージに既読が付くようになれば、第2ステップとして「急ぎの用事があるため電話ください」とトークで連絡して、職人にLINE WORKSを確認・使用する習慣をつけてもらいました。

まずはLINE WORKSに触れてもらい、その後にメインの連絡手段として実際に機能を利用してもらうことで、徐々にLINE WORKSを浸透させていった結果、現場で利用する職人が増加していきました。周りの職人がLINE WORKSを利用し始めると、自分も利用した方が便利になると感じてもらえたようです。今では職人を含めた当社全体のLINE WORKSの利用率は約90%にも上ります。

LINE WORKSの具体的な活用方法および導入効果を教えてください。

・グループトークで材料発注を行うことで発注の不備がなくなり、誤発注の防止と利益確保を実現

・職人どうしで画像を活用してやりとりすることで、遠隔でもスムーズな指示が可能に

・従業員評価にアンケート機能のテンプレートを活用

小堤さん：

まず、業務連絡を電話からLINE WORKSのトークに置き換えました。例えば材料発注をする際には、商社の担当者には自社でLINE WORKSアカウントを取得してもらっています。アカウントの取得後、外部連携機能を使って現場にいる職人と材料を取り扱う商社の担当者も含めた「材料発注用グループ」を作成し、そこで発注連絡をしています。これまでは職人が商社へ電話して発注をしていたのですが、職人からの発注は「あの商品が○個欲しい」といった抽象的な内容の連絡が多く、聞き間違いによるサイズ違いや色違い、言った・言わない問題などが原因で誤発注が相次いでいました。それに加えて発注の重複も頻繁に起こっていました。

LINE WORKSを導入した現在は、職人が段ボールなどに記載した発注メモの写真を撮影して、その画像をグループに投稿して発注しています。これによって商社側は発注内容を目視で確認でき、発注の重複がないかを含めた確認や発注内容の補足が確実にできるようになりました。

その結果、誤発注が半減し1現場あたりのコストがおおよそ数十万単位で削減されました。さらに材料の廃棄コストや保管コストも大幅に減り、当社全体で考えると大幅なコスト削減、利益創出ができたように感じます。

矢代さん：

誤発注が少なくなったことで商社側にもLINE WORKS活用のメリットを感じてもらえているのではないでしょうか。

工事現場や社内での情報共有にもLINE WORKSを活用されているそうですね。

矢代さん：

職人や管理者が参加する「現場管理グループ」を工事ごとに作成し、施工の状況報告や相談などをしています。LINE WORKS導入前は、若手の職人は主に電話や対面でベテランの職人に相談をしており、指示を受けた後、場合によっては作業場所を移動して報告することもありました。電話でアドバイスをもらう場合も伝えられる情報に限度があったのも事実です。

現在は確認事項があったらグループに現場の写真を投稿して質問しているため、離れた場所にいても現場の様子を正確に把握できるようになりました。重要なケースを除いて、質問に対する指示もわざわざ現場に移動せずに、LINE WORKS上で確認できるようになりました。例えばある現場ではこれまで30分かかっていた指示・確認が5分になるなど効率化が実現した結果、他の業務により多くの時間を充てられるようになりました。工事全体のクオリティの向上にも貢献できていると思います。残業時間の削減にもつながっているでしょう。

小堤さん：

また、掲示板には私が週に1度のペースで従業員に向けたメッセージを発信しているほか、現場への周知事項もリアルタイムで投稿するなど、全社への情報発信手段として活用しています。

さらに当社では従業員の評価にあたり、自己申告シートを記入してもらっています。これまでは紙に記入をしてもらっていましたが、LINE WORKS導入後はアンケートのテンプレートを活用して作成したフォーマットでも記入できるようにしました。今では職人を含む多くの従業員がLINE WORKSでシートを記入してくれています。

LINEと操作性が似ているLINE WORKSは使い始めるハードルが低いため、アナログな文化が残る建設業界でも浸透しやすいのが特長です。「段ボールの発注メモをトークに投稿する」という発注方法をはじめ、アナログとデジタルをうまく組み合わせられる点がLINE WORKSのメリットであり、アナログな文化が残る業界でも受け入れられやすいのではないでしょうか。

今後LINE WORKSの活用をどのように発展させたいとお考えですか。

矢代さん：

現在、カレンダー機能を社用車の予約や個人の予定管理などに利用していますが、従業員間でのスケジュール共有をさらに強化したいと考えています。当社ではさまざまな規模の工事が同時に進行しているので、いつだれがどの現場で働いているのかをカレンダーで簡単に確認できるようにすれば、人員調整はよりスムーズになるでしょう。

共用の社用車の予約にカレンダーを活用。今後は従業員個人のスケジュール管理にも役立てたい

また、現場に定点カメラを設置し、LINE WORKSのビデオ通話機能を通して本社からも現場の様子を確認できるようにしたり、逆に現場から動画を送ってもらって音や明るさ、振動などを写真よりもより正確に把握して遠隔指示などにも役立てたりできればと考えています。

小堤さん：

協力会社の職人さんにもLINE WORKSの活用を広めていって、「第一建工にお願いするとLINE WORKSでやりとりができるから楽だ」と思っていただくことで職人の確保にもつなげられれば、と考えています。

さらに、LINE WORKSならフランクにやり取りができるので、世代を超えたコミュニケーションのきっかけとしての役割も期待しています。

【お話を伺った方】

小堤 篤史さん

代表取締役社長。

矢代 紘一さん

工事に関わる事務関係全般やツールの管理など現場のサポート業務を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年2月当時のものです。

本事例のポイント

• LITONE for チャットボットを採用し、検査報告書作成を自動化する仕組みを構築
• 検査報告書作成にかかる時間を8時間から2時間に短縮、顧客満足度向上にも寄与
• PCが苦手な社員や新入社員にも教えやすく、空いた時間を他の作業に充当して有効活用
• 予定管理や回覧板など、ひとつのアプリにまとまり、より便利に

御社の事業内容をご紹介ください。

長谷川さん：

1970年に創業した長谷川鉃工では、主にビルや学校の体育館などの骨組み部分を製作しています。ロボット溶接による複雑な加工を得意としており、高い技術と信頼を得ています。

2020年に創業から50周年を迎えて、お客さまからは「頼んでよかったと思っていただける仕事」を、社員からは「当社で働けてよかった」と思える会社にすることを理念に掲げています。2023年4月には、鉄の魅力を伝える体験型施設「アイアンプラネット ベースオブ津軽」をオープンして、工作体験や鉄に関する展示などを通じて地域社会への貢献にも力を入れています。鉄という硬いものを扱ってはいますが、頭まで固くならず、遊び心のある会社であり続けたいと考えています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題に直面していましたか。

長谷川さん：

2019年4月より順次施行された働き方改革への対応により、当社では時間外労働の短縮や有給休暇の取得などに取り組んできました。しかし、その結果、工場の稼働時間が減少し、売上が大きく減少してしまうという課題に直面しました。この課題を克服するために、4年ほど前からシフト制を導入して工場の稼働率を上げたり、ロボット設備を導入して生産性を向上させたりと、さまざまな対策を講じてきました。しかし、それでもまだ時間外労働が発生するケースがあるため、さらなる業務効率化が求められていました。

田辺さん：

特に時間外労働が多く発生していたのが、製造工程が適切に進んでいることを証明するために顧客へ提出する検査報告書の作成業務でした。具体的には、工事用デジタルカメラで撮影した製造工程の写真をパソコンに取り込み、何十枚の中から選定した写真を事務所で編集し、現場毎の専用Excelフォーマットに入力・出力して顧客へ提出するといった作業です。分担がしづらく、一人の社員に業務負荷が偏っていました。手直しが発生したり、検査報告書作成のためだけに事務所に戻らなければならない場合があったりと、非効率な状況が続いていました。

LINE WORKS とLITONE for チャットボットを選定した理由は何でしょうか。

田辺さん：

検査報告書の作成業務にかかる時間を効率化したく情報を探していたところ、チャットボットとkintoneを活用することで、工場にいながら報告書作成ができる仕組みがあることを知りました。

当社の社員には若手からベテランまでおりますが、ITスキルに長けているわけではありません。そのため、インターフェイスとなるチャットボットは、普段見慣れているLINEの画面と似ているLINE WORKSで行えば、ストレスなく使ってもらえると思い、LINE WORKSと連携しているGlobalB社の「LITONE for チャットボット」*および「LITONE for kintone」*の導入を決めました。

長谷川さん：

社員からLINE WORKSを使いたいと相談を受けたとき、私でも日常で使っているLINEの使い勝手や仕組みはそのままに、より高度なビジネス管理ができるツールで業務効率化に貢献できるイメージがすぐに湧き、導入を承認しました。

従前の課題だった検査報告書作成業務に、LINE WORKSをどのように活用していますか。

田辺さん：

まず、工場でLINE WORKSのアプリが入ったiPadで製造工程の写真を撮影し、そのままLINE WORKSのチャットボットの質問に回答しながら撮影した写真を選択して送信します。その回答情報がkintoneに連携され、kintoneに登録された情報が自動的に検査報告書として出力されます。

工場にいながら検査報告書作成業務のほとんどが完結され、あとは、事務所のパソコンでExcelファイルに出力し、画像の位置などを微修正するだけでお客様にメールでお送りできる状態になります。

Botを活用した検査報告書作成の様子。チャットボットでの回答作業は、慣れれば1分もかからず完了できる

金持さん：

まずは、私が最初にLINE WORKSとkintoneを使った検査報告書作成業務のやり方を覚えました。当初は不安もありましたが、使い方は簡単で、すぐに手順を覚えられました。

実際の操作は、LINE WORKSのチャットボットにタップで回答するだけですし、kintoneは出力ボタンをクリックするくらいなので、本当に驚くほど簡単に書類が完成します。報告書のデータベースとなっているkintoneですが、難しい操作をせずに扱える仕組みになっているのは、素晴らしいと思います。

報告書に添付される写真もクリアですし、仕様通りに作られているので、従来と比べて報告書の品質も全く落ちていません。

LINE WORKS活用によって、検査報告書作成業務にどのような変化がありましたか？

・1案件あたり8時間かかっていた検査報告書の作成時間が2時間に短縮
・検査報告書を即日納品することで、お客さまの業務スピードUPに寄与
・業務が引き継ぎしやすくなり、属人化から脱却

金持さん：

これまで、写真撮影時間を除き、写真データをExcelに取り込み、資料作成から印刷までに1案件あたり約30枚ある報告書の作成完了まで8時間かかってた作業が2時間に短縮され、業務時間内に完了できるようになりました。

わざわざ報告書作成のためだけに事務所に戻る必要もなく、移動時間も削減できています。

以前、遠方のお客さまが当社の工場に立会い検査に来られたときがありました。立会い時には写真を撮り終えていたので、当日、お客さまが帰りの新幹線に乗車するまでの1時間くらいの間で報告書を送付でき、「すごく早いね！」と大変喜ばれました。

工藤さん：

以前は、工事用デジタルカメラや写真選定の専用アプリなどを使えるのが主に私だったため、検査報告書作成業務を担当していました。報告書作成業務が集中すると時間外労働で対応する必要がありましたが、LINE WORKSとkintoneが連携されるようになってから、教えることが簡単にできるようになったので、今では誰でも報告書が作成できるようになりました。

誰にでも使えて、誰にでも教えることができるというのは、業務効率化にとって重要だと考えています。業務を引き継ぎしやすいチャットボットの活用はとても魅力に感じています。

田辺さん：

まず、検査報告書の作業時間が短縮され提出スピードも格段に上がり、お客さまにとっても、数日後に先方社内で提出していた報告書を帰社直後に上げられるようになったことで、お客さま満足度が向上したと思います。社員も短縮した時間で他の業務に取り組むこともできますし、作業が属人化しないため、有給休暇も取りやすくなりました。働き方改革にも貢献しています。

LINE WORKSの標準機能はどのように活用していますか。

【掲示板】紙の回覧板を置き換え、情報共有のタイムロスをなくしペーパーレス化
【カレンダー】休暇確認や業務量調整に活用
【トーク】自動翻訳でベトナム人の技能実習生・インターン生とのコミュニケーションを円滑化

田辺さん：

トークを使用してスピーディな報連相を徹底しているほか、カレンダーや掲示板も活用しています。

カレンダーで社員の休みを確認することで、業務量を調整し、スムーズな業務運営を実現しています。

カレンダーには社内の予定を入力。いつ・誰が・どこで・何をするのかを可視化している

また、紙の回覧版をLINE WORKSの掲示板に置き換えることで情報共有のタイムロスをなくし、ペーパーレス化にも寄与しています。

当社にはベトナム人の技能実習生・インターン生が計4名勤務しています。彼らとのコミュニケーションを円滑にするために翻訳機能を活用しています。日本語で送ったトークが即座にベトナム語に翻訳されるので、相互理解が促進し、スムーズな業務遂行を実現しています。

工藤さん：

これまで、チャットはこのアプリ、カレンダーはこのアプリ、回覧は紙、などそれぞれ別のツールを使い分けていたのですが、LINE WORKSで1つのアプリにまとまったので、以前より便利になっていると実感しています。

工場の生産性や社員の作業効率を向上するためにDXを推進してきたのですね。

長谷川さん：

私の中で、DX化とは環境整備、整理整頓です。難しいことをやるのではなくて、工場の仕組みを整えようとか情報の整理整頓をしようとか、そういったところからDXは進んでいくと思っています。

LINE WORKSは全社員が共有された情報に手軽にアクセスでき、チャット形式のトークや情報共有が可能なカレンダー、掲示板などの機能を搭載しており、情報の整理整頓に役立つと考えています。情報へのアクセス性に優れたLINE WORKSは、業務が属人化しやすい鉄鋼業界に適していると思います。

LINE WORKS活用に関する今後の展望をお聞かせください。

長谷川さん：

現状、LINE WORKSとLITONE連携による検査報告書作成業務の仕組みは、非常に上手くいっています。この仕組みを同業他社さんにも広げ、業界全体の活性化につなげていきたいと考えています。

【お話を伺った方】
代表取締役社長
長谷川 睦さん
会社を代表して業務の執行や契約締結などを行う。

専務取締役 統括管理
田辺 一久さん
LINE WORKS・kintone連携の導入推進および管理を担当。

営業部
工藤 亜希さん
営業管理および検査報告書の確認を担当。

金持 紗良さん
検査報告書の作成業務に従事。

*LITONE for チャットボット：LINE WORKSのチャットボットの質問に答えるだけで回答情報をkintoneに登録できるサービス

詳細はこちら
*LITONE for kintone：kintoneに登録した情報を希望書式のExcelファイルで出力するサービス

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 現場にいない担当者ともタイムリーに連携し、売上・利益に直結する積算がよりスピーディに
• アルコールチェック結果と運転日報の提出・保存にアンケート機能を活用し、道路交通法改正に対応
• 協力会社と共に働きやすい環境を構築するため、LINE WORKSをコミュニケーション基盤とした「パートナーシップ制度」を立ち上げDXを加速化

御社の事業内容をご紹介ください。

直井さん :

防水工事の専門会社として1993年に設立された当社は、お客さまから「雨が漏れてこない建物をつくれないか？」とお問い合わせを受けたのを機に建築工事を手がけるようになりました。現在では「人と建物に寄り添う」をスローガンに、総合建設会社として、民間・公共を問わず幅広く建築工事を行っています。部門の垣根を超え、メンバーが得意分野を活かしながら案件に取り組むのが当社の仕事の進め方の特徴です。

これまでどのような業務課題を抱えていましたか。

直井さん :

2024年4月から、建設業界では労働基準法の改正による時間外労働の上限規制が適用されます。これまでの労働環境のままでは対応しきれない可能性もあり、業界全体で乗り越えなければならない重要な課題です。当社ではその2024年問題の解決に向けて『DX推進プロジェクト管理部』を設置し、以前から業務改革に取り組んでいました。その中でまず行うべきだと考えたのがコミュニケーションの効率化でした。以前は部門間の連絡は主に電話やメールで行われており、情報をスムーズに共有することが困難でした。結局は長電話になってしまった後に、急遽現場へ向かうという無駄もありました。

また、DX推進にあたって社内の各部門が抱える課題を把握する必要があり、工事現場の担当者から役員まで、従業員の声を広く吸い上げるためにもチャットツール導入の必要性を感じていました。

佐藤さん :

私が所属する積算部では、設計図や仕様書に基づいて工事現場ごとに人件費や材料費など工事全体の費用を洗い出し、予算を算定して工事を担当する部門に提出する、積算業務を行っています。根拠を持って積算しないと、想定よりも利益が少なかったり赤字になってしまったりする危険性もあります。同じ材料であっても工法によって必要な量は変わるので、抜け漏れの無いようにしっかりと現場担当者と確認することが大切です。LINE WORKSを導入する前は積算部が作成した予算の根拠や意図を説明したり、相談したりするタイミングがなかなか無く、情報共有に時間がかかっていました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選ばれた理由と、運用までの経緯をお聞かせください。

直井さん :

建設業界にはITに不慣れな人が多く、LINEと操作性が近いLINE WORKSであればスムーズに定着することが期待できました。トークの他にアンケート機能も各部門の課題を吸い上げるのに便利そうだと感じましたし、初期費用は0円で、運用コストがリーズナブルなのも選定のポイントでした。

導入後はすぐに全社で活発に利用されるようになり、利用を進めていくなかで徐々に運用ルールを検討して、策定したルールは掲示板で周知しました。

LINE WORKSの導入によって社内の情報共有体制はどう変化しましたか。

・複数部門のメンバーが参加するグループで工事の進捗状況や確認事項をタイムリーに共有

・積算部と建築部の意思疎通が活性化して積算がより正確に

・協力会社のLINE WORKSと連携して見積もりをスムーズに依頼・提出

直井さん :

電話やメールでは伝わりにくいこともトークで分かりやすく報告できるようになり、情報伝達のスピードが格段に上がりました。工事現場ごとにグループを作成し各部門の工事関係者に参加してもらっています。現場の写真をグループにアップすればその場で進捗状況を確認できるので、複数の工事を管理するマネージャーの現場を行き来する負担が減りました。また、現場スタッフからの問い合わせや相談にも迅速に回答できるようになったため、問題をスピーディに解決できるようになりました。

工事現場ごとのグループ以外には、全社員が自由に投稿できる「意見交換グループ」を設けており、例えば建築部の従業員が投稿した建築や工事に関する話題を積算部の担当者が確認することで新たな知識を得るなど、知見を広げるための場としても機能しています。

佐藤さん :

早く確認してほしいメッセージがなかなか既読されないときはその人に直接声をかけたり、1対1のトークを送って確認を促したりできるので、伝えたい情報を迅速かつ確実に届けられるようになったと感じています。

LINEのような感覚で文字だけでは表現できない感情のニュアンスをスタンプで伝えられるのもLINE WORKSのメリットです。以前は堅苦しくなってしまった上司への報告も今ではスタンプで返事をもらえるほど和やかな雰囲気で、ちょっとしたことも連絡しやすくなりました。

さらに、積算部と建築部の意思疎通がしっかりとできるようになって、より正確に工事費を把握・管理できるようになりました。LINE WORKSでのコミュニケーションは売上や利益の確保にもつながっていると思います。工事のグループには積算部も参加するため、工事前、着工後もグループ内のやりとりを確認でき、建築部の従業員どうしが積算に関する疑問をめぐってやりとりしていれば、横から「それは図面のこの特記事項に基づいて算定したものです」といった説明もできるようになりました。

協力会社のLINE WORKSとも連携しているそうですね。

直井さん :

当社では、デジタル化を通じて協力会社と共に働きやすい環境の構築を目指す「PJパートナーシップ制度」という独自の取り組みをしています。両社にとって経営の最適化を実現するために、取引の多い協力会社にはLINE WORKSの操作説明会や相談サポートを行っています。協力会社には「LINEのビジネス版」だと説明すればすぐに活用するメリットを理解してもらえます。ひとり親方をはじめ協力会社の規模はさまざまですが、フリープランで手軽に始めてもらえ、当社の従業員のLINE WORKSアカウントと簡単につながってやりとりできるのは便利だと感じています。

佐藤さん :

協力会社にもトークルームに参加してもらい、主に見積もりにかかわる連絡をしています。メールで連絡をするよりもスピーディに見積もりを送付してもらえることが多くなったほか、過去のやりとりをさかのぼるのも簡単になりました。見積もりを依頼してから届くまでに3~5日はかかっていたのが、LINE WORKSに変えてからは１日で済むようになりました。また、協力会社から見積もりについて質問があった際には図面のスクリーンショットに印を付けて送付しています。分かりやすく、かつ手軽に回答できるようになったので、社外とのやりとりも効率化できるのはLINE WORKSならではの強みです。

トーク以外にLINE WORKSのどんな機能をよく使われていますか。

佐藤さん :

私は個人の業務予定をLINE WORKSのカレンダーに登録しており、業務ごとに好みのカラーにカスタマイズして、毎日の予定を管理しています。業務用のカレンダーアプリはシンプルなデザインだったりするのですが、LINE WORKSは自分好みにできるところがお気に入りです。今後はタスク機能とも連携させながら、さらにうまく活用していきたいです。

直井さん :

DX推進部では、現場スタッフ向けに実施した研修の理解度や満足度を確認するために、アンケート機能を活用しています。匿名回答に設定すると受講者からより率直なコメントを得られ、研修が有意義だったかどうかを正確に把握できます。貴重な意見は関係者に公開するなど情報共有にも役立てており、限られた時間でより教育効果の高い研修にしていくためにも、アンケート機能は非常に有効だと考えています。

紙のアンケートで実施していたころは、参加者は記入することに、主催者は集計することに手間と時間を要していました。アンケート機能ならスマホで簡単に回答できるので手書きだったころとは比べられないほど長文の意見を伝えてくれるようになりました。また、回答結果は自動で集計されるので今後の開催に向けてどう改善するか検討する時間を作れるようになり、有意義な研修を増やせるようになりました。

研修の理解度・満足度をアンケート機能でヒアリング。質問用紙を配付・回収する必要がなく、自動的に集計・結果が表示されるので、時間をかけずに受講者の意見を回収できるようになった

アンケート機能は運転日報の作成・提出とアルコールチェック結果の報告にも活用されているそうですね。

直井さん :

当社では社用車の運転日報が毎月100件ほど提出されています。以前は紙の日報を総務部がデータ入力していましたが、その作業は煩雑ですし、未提出の社員に提出を促すのにも手間がかかっていました。LINE WORKSの担当者から「日報もデジタル化すればその課題を解消できる」とアドバイスを受けて、アンケートで回答用のフォーマットを作成したところ、紙の日報より集計が楽になり、総務部の負担が大幅に軽減されました。

また、2022年4月と2023年12月に白ナンバー事業者に対しても、社用車を運転する際にアルコールチェッカーで酒気帯びの有無を確認し、その結果の記録を1年間保管することが義務付けられました。弊社では、運転日報のフォーマットにアルコール数値の入力欄、確認者、確認日時など必要な項目を追加することで、法改正にも柔軟に対応することができました。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

直井さん :

「2024年問題」のような建設業界に共通する問題や社内の業務課題はまだまだありますが、それらに向き合いながらLINE WORKSをさらに有効活用して、DXを着実に実現しつつ問題解決に向けた取り組みを進めるつもりです。

【お話を伺った方】

直井 優太さん

DXを推進するプロジェクト管理部で、社内の各部署が抱えるさまざまな課題解決に取り組んでいる。

佐藤 あゆみさん

案件の実行予算作成や利益設定を行う積算部で、入札案件等の積算や協力会社への見積もり依頼を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 全従業員が抵抗なく使用できるLINE WORKSを業務プラットフォームとして活用
• kintoneをAPI連携させ、名刺管理や社内申請業務、産廃コンテナ管理を効率化
• SaaSサービスとの連携でドライバーの配車スケジュールの確認作業を簡便に

御社の事業内容をご紹介ください。

専務取締役 伊山さん：

当社は、1970年3月に設立された産業廃棄物中間処理業者です。産業廃棄物の収集運搬と中間処理、土木建設工事、金属リサイクルなどを手掛けています。現在、1日あたり1,520立方メートルという国内屈指の処理能力を持つ堺本社工場のほか、2020年5月に完成した泉州プラントが同年7月より稼働中で、両処理施設には日々、ドライバーが収集運搬した多種多様な産業廃棄物を載せた車両が出入りしています。

LINE WORKS導入前は、どのような課題に直面していましたか。

専務取締役 伊山さん：

少数精鋭で事業を拡大してきた当社は、早い段階からITによる業務改善を推進してきました。しかし、業界全体を見渡すと、まだまだFAXや紙の文化が根強く残っています。例えば、産業廃棄物の処理委託時に発行するマニフェスト（産業廃棄物管理票）は紙で作成しFAXで送付されるケースが挙げられます。また、1案件ごとに複数枚の文書があり、これらを5年間保存する義務があります。当社は、このようなFAXや紙文化が残る業界において、IT化による業務改革を進めるために、どのようにギャップを埋めるかを試行錯誤しながら日々業務に取り組んでいます。

常務取締役 環境事業部 部長 伊山さん：

LINE WORKS導入前は、経営層や事務職など一部の人たちだけがグループウェアを使用して情報を共有していました。しかし、泉州プラントの立ち上げをきっかけに全従業員に情報を発信する機会が増えてきました。従来のグループウェアは機能性の高さゆえに、操作方法の教育が必要になりますが、現場で作業している従業員はパソコンの操作が不慣れな人も多くいます。さらに、泉州プラントの稼働開始によって従業員数が倍以上に増えたことから、ITリテラシーを問わず現場の従業員とスムーズに情報を共有できるチャットツールの必要性を感じていました。

LINE WORKSを選定された理由は何でしょうか。

向井さん：

全従業員と円滑に情報を共有するためにチャットツールを探していたとき、LINE WORKSの存在を知りました。LINEと似た操作性を持つLINE WORKSならITツールの操作が苦手な人でも利用しやすいと考えました。

さらに、LINE WORKSにはチャット機能だけでなく、スケジュールや掲示板などの機能も搭載されおり、アドバンストプランであればメールやDriveも使えることから、当時導入していたグループウェアの代替として適していると考えました。

LINE WORKSを社内に浸透させるために、どのような工夫をしましたか。

常務取締役 環境事業部 部長 伊山さん：

最初は利用のハードルを下げるために、トーク機能だけを使ってみるよう従業員に促しました。それから、徐々に紙で掲示していた情報を掲示板に移行したり、健康診断に関する質問をアンケート機能で行ったりするなど、段階的にLINE WORKSへの利用度合いを高める工夫をしました。

紙で通知していた情報を掲示板やアンケート機能に載せ替えてLINE WORKSの利用を促進

グループを業務別に細分化したり、会議室や車両などの設備予約をカレンダーで行ったりするなど、1年ほどかけて使い方を試行錯誤し、全従業員がLINE WORKSを通じてほとんどのコミュニケーションができるようになりました。

試行錯誤した結果、グループを業務別に細分化し情報を整理することでコミュニケーションをLINE WORKSに集約。パートタイマーやアルバイトの方はLINE WORKSフリープランを使用し、外部トーク連携でグループにしている

さらに、LINE WORKSと他のSaaSをAPI連携させたり、2023年に提供開始されたLINE WORKS上で動くミニアプリ（WOFFアプリ）を開発したりすることで、多くの従業員にLINE WORKSの利便性を実感してもらっています。

向井さん：

ITツールに苦手意識の高い従業員でも「LINE WORKSなら使える」となったことから、さまざまな業務処理や通知をLINE WORKS上で行いたいと考えるようになりました。当初はLINE WORKSの標準機能であるテンプレートを活用してみましたが、登録した情報をデータベース化させたいなどの理由から、API連携を活用することを考えました。

API連携およびWOFF (WORKS Front-end Framework)を、どのように活用していますか。

・「Sansan」や「kintone」とLINE WORKSのアドレス帳を連携させ、顧客情報管理に活用

・AI配車サービス「配車頭」で作成した配車スケジュールをカレンダーに自動反映して配車予定の通知や確認を効率化

・WOFFアプリで社内の申請手続きを完結。申請側も管理側も負担を軽減

向井さん：

当社ではさまざまな情報のデータベースとしてkintoneを採用しています。LINE WORKSとのAPI連携によりkintoneにある顧客情報をLINE WORKSのアドレス帳に自動的に登録されるようにしました。具体的には、まず名刺管理サービスSansanで登録した名刺データがkintoneにAPI連携で自動的に一括登録され、さらにそのデータがAPI連携によってLINE WORKSのアドレス帳に登録・更新されます。同じ人物の名刺データはkintone内で最新情報に更新されるので、営業担当者は名刺をスキャンするだけでよく、普段使いしているLINE WORKSのアドレス帳で常に最新の顧客情報が確認できます。

山科さん：

自社の車両を使う業務にあたり、顧客から回収する場合は営業、2次排出先に運搬する場合は工場の主任など配車を依頼する社員が複数いるため、それだけ手配が複雑になります。そこで、産業廃棄物処理業界向けのAI配車サービス配車頭*とLINE WORKSのカレンダーを連携させて配車表をLINE WORKSのカレンダーに自動で表示させています。

具体的には、LINE WORKSからWOFF経由でkintoneに配車依頼を登録すると、それを元に配車担当者が配車頭でトラックの配車スケジュールを作成。そのスケジュールをLINE WORKSのグループカレンダーにインポートすることで、カレンダーを自動表示させています。そして配車が完了すると、配車完了通知をグループトークにBotで配信しています。

この仕組みにより、LINE WORKSさえ見ていれば各自の配車スケジュールが確認できるだけでなく、日々の配車スケジュールがプッシュ通知で気付けることで確認の手間も軽減しています。

向井さん：

kintoneをデータベースとしたLINE WORKS上で動くミニアプリをWOFFで開発し、有給休暇申請など各種社内申請が行える仕組みを構築しました。

WOFFアプリはkintoneのデータベースとAPI連携しています。送信された申請内容はkintoneに反映され、管理職はkintone上で申請の承認を行います。申請結果はBotを通じて申請者のLINE WORKSに通知され、管理者と労務担当者のスケジュールに申請状況が自動登録されるようにしています。

常務取締役 環境事業部 部長 伊山さん：

当社は年間約350日稼働しており、泉州プラントでは3班に分けてそれぞれ異なるシフトを組んでいます。休日出勤や振替出勤、早番・遅番の調整、有給休暇を含む各種休暇の申請など、シフトの変更に関する調整も必要です。WOFFアプリによる申請手続きは、申請者側の負荷軽減だけでなく、管理側もkintoneに一元管理できたことで業務負担が軽減し、効率的なシフト管理を実現しています。

WOFFアプリの活用はどのように拡大される予定ですか。

・スマホのGPS情報を活用してkintone上に産廃コンテナの位置情報を登録できるWOFFアプリを開発

・IoTセンサーで産廃コンテナの空き容量も可視化し、スピーディに回収に向かえる環境を整えたい

向井さん：

産廃コンテナの位置情報を確認できるWOFFアプリを開発しました。産廃コンテナは排出現場で産業廃棄物の保管に使われ、そのまま収集運搬にも使えるため多くの現場に移動・設置されています。しかし、どこにどんな種類・サイズの産廃コンテナが何個を設置されているか正確に管理できておらず、産廃コンテナの設置場所や個数を確認するのに手間がかかっています。

そこで、各産廃コンテナにQRコードを貼り付け、現場にいるドライバーがWOFFアプリでQRコードを読み込み、スマホのGPSの位置情報を登録することで、コンテナの所在地をkintone上で管理できる仕組みを構築しました。これにより、産廃コンテナの所在地を確認する手間が大幅に削減できると期待しています。

産廃コンテナに貼り付けてあるQRコードをWOFFアプリで読み込み、コンテナの位置情報をGPS取得ボタンで入力すれば、kintoneに産廃コンテナ所在地が登録される

さらに、IoTセンサーを産廃コンテナに取り付けてリアルタイムに積載量を把握できる通知機能を構築できれば、お客さまからの連絡を待たずに回収に向かうことができます。将来的にはこのような可視化の仕組みを目指したいです。

今後LINE WORKSの活用をどのように発展させていきたいですか。

専務取締役 伊山さん：

産廃コンテナの位置情報や積載容量の管理だけでなく、WOFFアプリを使って配車依頼の自動化も実現したいと考えており、WOFFアプリの入力内容を配車頭で自動的に処理する仕組みを構築中です。さらに、社内問い合わせを減らすために、チャットボットでマニュアルを検索できる環境を整備したいと考えています。

現在、産業廃棄物処理業界は合併などによる企業間競争がますます激しくなってきています。引き続き、業務プロセスの改善を進め、競争力を強化するためにIT活用を推進していきます。

【お話を伺った方】

専務取締役

伊山 雄太さん

総務・経理部門をメインに事業部の管轄を担う。業界課題に積極的に取り組む。

常務取締役 環境事業部 部長

伊山 正義さん

主に堺本社工場および泉州プラントの管理を担当。

総務部 情報システム課 課長

向井 武士さん

社内業務フローの効率化や子会社の管理などに従事。LINE WORKSのWOFFやBotの開発も担う。

運搬部 管理運行課 課長

山科 幸平さん

システム導入などを推進しながら、主に運搬部門における配車関連業務を担当。

*配車頭…廃棄物の収集運搬に特化したAIを用いた配車管理サービス。詳細はこちら

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年11月当時のものです。

本事例のポイント

• なりすましメールへの対策や、外国人労働者の業務連絡に活用
• 土木インフラ事業部では安全パトロールの記録を部門全体に即座に共有
• アルコールチェッカーによる検知を管理者に自動通知し、早期対応と迅速な共有が可能
• ワークフローシステムと連携させ、２日かかっていた承認が最短１時間に短縮
• 新入社員に貸与するPCやスマホのキッティング時間が20分/人削減

御社の事業内容をご紹介ください。

塩田さん :

当社は東京とその近郊で上下水道、ガス、電線共同溝などの土木インフラ工事を主力事業とする建設会社です。ライフラインの整備は人々の健康的な日常生活環境を支えるとともに、強靭かつ持続可能な社会の構築に不可欠です。しかし、建設業界は深刻な人手不足という問題に直面しており、当社も例外ではありません。その解決のための取り組みとして、当社は東京都認定の職業訓練課程を社内で実施しており、土木工事や上下水道配管などを担う人材を育成しています。さらに、外国人労働者や技能実習生を受け入れる体制も整えています。

LINE WORKSの導入に至った経緯と導入前に抱えていた課題をお聞かせください。

小笠原さん :

当社では、なりすましメールの増加に伴い、添付ファイルを開くとマルウェアに感染するリスクが高まり、より安全にメールをやりとりできる環境を整備する必要が出てきました。また、部門ごとに異なるビジネスチャットやメーラー、スケジュール管理ツールを使用していたため、全社で統一したツールを導入することでユーザーの利便性を高めたいと考えていました。

なぜLINE WORKSを選ばれたのですか。

小笠原さん :

土木インフラ事業の現場には10代から60代まで幅広い年齢層が働いており、多くの社員がプライベートでLINEを利用していました。その操作性に類似したLINE WORKSを導入することで、新たなツールの習熟に割く工数を大幅に増やすことなく容易に浸透することが期待されたからです。

トークを中心に多数の機能が備わったLINE WORKSのメール機能には、表示されるメールアドレスと経由したメールサーバーが異なる場合に警告する「なりすましメール警告機能」があります。これにより迷惑メールやスパムメールへの対策も可能で、セキュリティリスクを効果的に低減できそうでした。また、新たにドメインを取得せずに、既存のメールアドレスを引き続き使用できる点も魅力的でした。

運用開始前にはどのような準備をされましたか。

小笠原さん :

トークなどの基本的な機能の使い方については、社内マニュアルを作成して全社員に配付しました。運用開始後に寄せられる個別の質問については、基本的にLINE WORKSの公式利用ガイドのURLを伝えることで対応。公式ガイドを参照しても分からない場合は、「LINE WORKSそうだん窓口」に電話で活用方法を相談しました。

LINE WORKSの導入により全社でどのような変化がありましたか。

【メール】なりすましメールなどによるセキュリティリスクを低減

【カレンダー・設備予約】社内の共有設備を登録し、予約状況を可視化

【掲示板】全社に向けた通達を効率的に周知

【アドレス帳】連絡先を知らない社員にも簡単にコンタクト

【トーク】外国人労働者に自動通訳機能を使って業務連絡

小笠原さん :

なりすましの可能性が高いメールが送られてきた場合に警告が表示される機能があるので、安心してメールを受信できるようになり、セキュリティの向上には大変満足しています。

社員への定着もスムーズに進み、事務職や施工現場など、全社でLINE WORKSを使うようになり、どの部署の社員でも確実かつ迅速なコミュニケーションが図れるようになりました。

業務予定はLINE WORKSのカレンダーで管理・共有しています。カレンダーには、共有設備の予約状況を可視化できる設備予約機能があり、会議室やプロジェクターからダンプやローラーといった重機など、社内に存在するさまざまな共有設備を登録して、社員がいつでも簡単に予約をできるようにしています。

塩田さん :

全社員に周知したい通達などは掲示板で発信しており、連絡先を知らない社員にも簡単に連絡できるアドレス帳も多くの社員が活用しています。社外の取引先の連絡先もアドレス帳に登録しています。また、リモート会議ではビデオ通話機能が使われることもあります。

小笠原さん :

豊富な機能が一つのツールに集約され、グループウェアとして全社で活用できることがLINE WORKSのメリットです。一人ひとりは以前と比べて連絡業務にかかる時間が確実に短縮されているはずです。

また、情報システム部としても新入社員に貸与するPCやスマホのキッティングに要する時間が短縮されるという思わぬメリットがありました。
LINE WORKS導入前はメール、ワークフロー、カレンダーなど５～６つのシステムそれぞれに対し、アカウントの作成、クライアントへのインストールや設定などを行っていたため、キッティングに時間がかかっていました。しかし、これらのすべてのシステムをLINE WORKSに置き換えたことで、一人あたりのキッティング作業時間が最大で20分削減され業務効率効率の向上を実感しています。

自動通訳機能を使うことで外国人技能実習生とのコミュニケーションもスムーズになったそうですね。

塩田さん :

当社では外国人労働者や技能実習生が多く働いているので、さまざまな言語が使用されています。LINE WORKSには12言語に対応した自動通訳機能があるため、現場に関する注意事項なども周知しやすくなりました。

人事総務部では、外部のLINE WORKSとLINEとの安全な外部トーク連携機能を利用して、外国人労働者の受け入れ機関の担当者のLINEと連携し、パスポートやビザの期限管理に関するやり取りなどに活用しています。

土木インフラ事業部ではどのような導入効果がありますか。

小笠原さん :

施工案件ごとのチームでトークグループを作成し、活発なやり取りが行われ、社員間の意思疎通が以前よりも活性化しているのではないでしょうか。

淡路さん :

安全品質管理の責任者である私は、施工現場におけるパトロールの記録をまとめたPowerPointを作成し、月例の安全会議で関係者に共有していました。LINE WORKS導入後は、日々のパトロールの結果をPDFファイルにして土木インフラ事業部全体のグループのノートに投稿できるようになりました。これにより、安全管理に関する情報、重要な注意事項や通達を迅速かつ効果的に周知することができるようになりました。管理者クラスのメンバーは、遅くとも半日以内には既読が付き、情報が確認されたことに安心感を持てています。

業務用アルコールチェッカー「アルキラーPlus」とLINE WORKSの連携も実現しましたね。

・アルコールが検知されると管理者に自動通知、次の対応が速やかに

・担当管理者が講じた対応も管理者グループで即時共有ができる

小笠原さん :

道路交通法が改正され、一定台数以上の営業車・社用車を使用する事業所には、ドライバーの酒気帯びの有無を確認するアルコール検知器の使用が義務付けられることになりました。当社も営業車を50台以上所有しているため、対象となる事業所があります。安全運転管理を徹底しながら法改正に適応するため、パイ・アール社のスマホ連動型アルコール検知システムであるアルキラーPlus*を導入し、LINE WORKSと連携させました。

塩田さん :

始業時にドライバーの呼気をチェックし、アルコールが検知された場合、その情報が管理者のグループトークに自動で送信される仕組みです。通知を受けた管理者は該当社員の状況を確認するといった対応ができます。検知器が反応する原因がアルコールではなく、直前の飲食物の影響などである場合、口をすすいで再度検査を行い、アルコールが検知されなければ、管理者がその旨をグループに投稿し、社員を通常の業務に戻します。

淡路さん :

私は現場のパトロール時にアルキラーPlusを携行し、必要があればいつでも検査を行えるようにしています。社員が万一にも始業前に飲酒をしないよう気を引き締めさせることができます。呼気からアルコールが検知された場合、パトロール中でも通知を受け取ることができるため、迅速に対応し必要な措置を講じることができます。アルキラーPlusとLINE WORKSの連携により、現場の安全管理が以前よりも一層徹底されるようになりました。

ワークフローシステムもLINE WORKSと連携させているのですね。

小笠原さん：

これまで、一部の稟議書はワークフローシステムを利用し、それ以外はExcelのフォーマットに入力した紙を出力して稟議書を回付していました。LINE WORKSの導入を検討したタイミングでこれまで使用していたワークフローシステムの更新があり、LINE WORKSと連携しているシステムに置き換えることにしました。

そこで、コスト的にも負担の大きくないサテライトオフィス社の「サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS*」を導入することにしました。LINE WORKSの掲示板と連携することができるので、申請者はLINE WORKSから直接に稟議を申請することができます。

以前のワークフローシステムは、「PC利用」と「イントラネット内でのみ」という制限がありましたが、サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS*では、インターネットに繋がっていればスマホのブラウザから申請書を表示させることができるので、利便性の向上に繋げられると感じています。

あらかじめ選択した稟議書に応じて決裁者を設定できるため、申請者は指定の項目を入力して申請ボタンを押すことで、次の決裁者に自動で通知が届きます。決裁者はこの通知により速やかに気づくことができますしスマホでも確認できるので、どこにいても承認ができます。

最も感じている効果は、申請から承認までのリードタイムが格段に速くなったことです。

紙の稟議書の場合、承認されるまで、少なくとも１〜２日はかかっていましたが、LINE WORKSとシステム連携してからは最短１時間で決議されるようになりました。

また、紙の稟議書ですと、稟議基準表（決裁者を定めた社内規則）を見て誰が決裁者か確認する必要がありましたが、それが不要になったことも非常に効率的です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

塩田さん :

LINE WORKSの機能の一つであるアンケート機能を安否確認に利用していきたいと考えております。他システムへの追加投資をせずに、従業員を守るための安否確認をするための体制を実現したいです。他のシステムではいざという時に利用方法がわからないということが発生することがあるかもしれませんが、LINE WORKSであればそういった懸念が少ないと思います。

【お話を伺った方】

塩田 邦彦さん

常務取締役コーポレート本部長として人事総務や財務経理、情報システムまで多岐にわたる業務を管理する。

小笠原 崇仁さん

社内の情報システムを管理。LINE WORKSの運用責任者でもある。

淡路 則人さん

安全品質管理責任者として施工現場の安全パトロールに従事。

※掲載している内容は2023年5月当時のものです。

*アルキラーPlus…利用継続率99.5%の実績を持つ（2022年時点）パイ・アール社の提供するスマホ連動型アルコール検知システム。なりすましによる虚偽報告ができない点や、カスタマイズが可能な利便性が支持され、2023年1月には新シリーズ「アルキラーNEX」を提供開始し、LINE WORKSとの連携を実装している。詳細はこちら

*サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS…サテライトオフィス社が提供するLINE WORKSと連携したワークフローシステム。詳細はこちら