本事例のポイント

• 周知からわずか2週間でPTA全体200名以上がログインした方法
  – 校長先生もLINE WORKSに参加、PTAの動きが学校側にも随時共有
  – PTA活動の記録をノートに、資料をフォルダに格納して情報を見える化
  – プロフィール情報を工夫して保護者のお子さんの情報が紐づけ可能に
  – PTA→先生→生徒と配布していたPTAからのお便りのトラブルが削減

宇都宮市立国本中央小学校の特色をお聞かせください。

鈴木さん:

本校は宇都宮市北部に位置する、開校120年を超える歴史ある公立小学校です。全校生徒は約300名、花と緑に囲まれた環境、校内には県内でも珍しいスケートリンクがあり、田植えや稲刈りなどの自然を活かした課外授業も積極的におこなわれています。
当PTAでは役員が31名、全体で約230名。執行部、広報部、学年部（1～6年生それぞれ）、保健体育部、整備部などいくつかの部やグループに分かれてPTA活動を分担しています。

LINE WORKSを知ることになったきっかけを教えてください。

佐藤さん:

個人情報が含まれたPTAの内容をプライベートのLINEでやりとりしていたのはセキュリティ上、心配でした。
課題も多かったPTA活動の中で、安全でワンストップで活用できる情報共有ツールをさがしていたところ、インターネットでLINE WORKSというものがあるというのを知りました。
ほかの小学校で使っている事例をみて、「現在の複数の課題を同時に解決できるのはこれだ！」と思いました。そして、すぐにLINE WORKSの導入説明会を申し込みました。
動画を観るだけのセミナーでしたが、パワーポイントの資料もダウンロードできたので、その資料を私がPTA執行部へのLINE WORKS導入プレゼン用に修正して執行部に提案しました。
導入する理由であまりネガティブなことを言って従来までのやり方が良くないと思わせてしまってもいやだなと思い、はじめは「便利らしいよ」程度に役員たちにプレゼンしたのを覚えています（笑）

LINE WORKS導入前はどのような課題があったのでしょうか？

渡邉さん：

LINE WORKS導入以前は各部長さんたちがプライベートのLINEで保護者とつながり、活動の情報共有をしていました。また、「PTAの連絡でプライベートのLINEを使うことに抵抗がある保護者」、「プライベートのLINEでほかの保護者とつながることを控えたい方」にはメールを使用していました。発信する各部長さんたちはLINEとメールの2種類のツールを使っていたので当時は簡単なお知らせも二度手間になっていました。
ほかにもLINEは本名ではなくニックネームで登録している保護者が多く、顔と名前が一致しないこともありましたし、「山田さん」、「高橋さん」など同じ苗字の方が多いと混乱してしまうことがありました。

はじめからPTA全体にLINE WORKSを導入したのですか？

佐藤さん:

まずはPTA会長、副会長たちで試験導入するところからはじめました。「LINEに似ている」という点は導入する上での絶対的なポイントで、誰でも使えるものじゃないとダメだなと思っていました。実際に試験導入してみてLINEとほぼ同じ画面・操作性だったので「これで大丈夫だな、操作説明が不要でPTAの皆さんにすぐ使っていただけそうだな」と感じました。

鈴木さん:

次に執行部、各部長、校長先生（学校代表）にも説明して導入していただき、試験導入の範囲を拡大しました。次に「PTA全体に導入しましょう！」と決まってからは早かったのを覚えています。

最初は「新しいツールを使う」ということで抵抗がある方もいるか心配でしたが、部長さんや役員たちが導入にあたり、丁寧に説明をしてくれたおかげで、反対の声がなかったのは大きかったです。特に丁寧に説明したのは「LINEと同じ使用感」、「個人の連絡先（LINE、電話番号）を教え合わなくていい」、「自動的に友だち追加されない」、「LINE WORKSからの通知はPTAのことだとわかる」などでした。

執行部が保護者たちに導入・ログインのお願いをはじめてから、約2週間で200名以上、約90％以上がLINE WORKSにログインしていただくことができました。登録・ログインでつまずいた方は、間違って自分のアカウントを2つ作ってしまった保護者1～２名だけで、すぐに修正対応ができました。

PTA全体へのLINE WORKS導入までの流れを教えてください。

渡邉さん:

LINE WORKSにログインしていただくには、管理者がメンバーを事前に登録して、そのアカウントとパスワードでログインしていただく方法があります。私たちのPTAは全体で220名を超えるため、事前登録する管理者負荷が高くなるということで、私たちは別の招待方法を選びました。

LINE WORKSにはQRコードをスマホの画面に表示し、相手に読み取っていただき、個人が名前などを入力、管理者は承認するだけでよいという登録方法があります。念のため、紙での説明を補助的におこないながら周知したのですが、想像以上のスピードで各保護者にログインしてもらえました。

メールやLINEでつながっていないメンバーには紙面を配布し、QRコードからメンバー登録をしてもらう。写真は新入学生へ向けた案内資料

LINE WORKSを導入して良かったと感じる点を教えてください。

鈴木さん:

私たちのPTAでは全メンバーのグループは作らず、部単位でトークグループを作成し、必要な人が必要な範囲で情報共有できるよう、情報整理しています。日々のトークでは「既読・未読機能」がついているので、情報が確実に伝わっているか把握しやすくなりました。主にイベントごとの連絡に使っており、たとえば「次のバレー大会で広報部の写真撮影担当者は、朝8時に体育館前に集合してください」というトークを送ると、指定した方からリアクションや返信がきます。未読のメンバーにはトークを送る際に「メンション機能」で、特定のメンバーに効率よく連絡を取れるところも便利です。

校長先生を含めた役員グループは「フォルダ機能」を使って、PTA総会の報告書、年間行事のスケジュール資料、救急救命講習の資料、運動会の準備資料など、PTAと学校が相互に共有しなければならない情報を共有しています。

学年部は活動の中に学校行事のお手伝いがあるので、たとえば子どもたちの田植えや稲刈りの行事ファイルを作成して、学校から来たお知らせをそのファイルに入れています。ほかにもプール当番や運動会の報告事項や反省点など、学校側にも必要な情報を「ノート機能」で共有しています。

お祭りや運動会の事前準備もトークで共有、ミニスタンプでメンバーが確認。

残しておきたいファイルはフォルダに保存し、いつでもデータの閲覧が可能に

藤岡さん:

生活指導部でも活用が進んでいます。学校登校時に子どもたちが横断歩道を安全に渡れるように旗を持って保護者が誘導する「旗当番」というものがあるのですが、その日の旗当番が終わると担当保護者から「本日の旗当番が終わりました」とトークが届きます。旗当番を欠席する保護者がでた場合、朝の忙しい時間ですがスピーディーに把握・対応ができています。

緊急時の対応も迅速になりました。たとえば、夏休みのプール当番中にお子さんが忘れ物をした場合プールに入れないので、保護者に直接LINE WORKSから連絡を取ることができます。以前は保護者へ直接連絡することができず、学校に「●年●組の●●さんが忘れ物をしてプールに入れないので保護者へ連絡をお願いします」と依頼をしていました。今では学校を経由せず直接LINE WORKSのアドレス帳から検索すれば、保護者に連絡が取れるので最短時間で解決できています。

福田校長:

LINE WORKS導入前のPTAとの「資料の共有」「連絡事項の共有」は、パソコンのメールを使っていました。外部とのメールが利用・閲覧できるパソコンが学校には1台しかないため、PTAとのやりとりの確認・返信の時間が限られていることが課題でした。

LINE WORKSを導入した今では、私は学校代表として役員グループに参加しているのですが、学校側もトークルームをみればPTAが「どんな活動をし、どんなスケジュールで、どんな動きをしているのか」が明確にわかるようになりました。

今までの学校・PTAの関係ではなかなか実感できなかったのですが、国本中央小学校PTAのメンバーのトークルームは、さまざまな情報共有・意見交換が飛び交うので、日々精力的にご協力いただけていることに気づかされました。本当に熱心なPTAのメンバーたちと活動できて感謝しています。

導入後、PTA活動に大きな変化や成果は感じられましたか？

渡邉さん:

PTAでは「保護者の名前、上のお子さんの名前＋クラス」「下のお子さんの名前＋クラス」が紐づけされていると管理が非常に楽になります。保護者とお子さんの情報は基本的にエクセルでも管理しているのですが、LINE WORKSのアドレス帳でもひと目でわかると運営上、非常に楽になります。たとえば一家庭に配る資料が1枚でいいものを、兄弟がいることによって必要のない2枚目を配布してしまうのですが、事前にわかっていればこれを避けることができます。

執行部でどこにお子さんの情報を登録しようかと話しあったのですが、最終的にプロフィールにあるニックネームに「お子さんの名前＋クラス」を入力してほしいとPTAの皆さんにお願いしました。お子さんが複数いる保護者にはお子さんの名前もすべて入力していただきました。これは名簿などを管理する私たちからすると、想像以上の成果です。

旗当番の出欠確認・完了報告は、欠かせない。

アドレス帳では何年何組のどの子どもの保護者なのか把握できる

また、印刷物が少なくなったのも大きな改善点です。
学校の職員室の前に棚が設置されているのですが、PTAからの印刷物に生徒名を記入してこの棚に投函すると先生→生徒→保護者へと届くという、アナログな方法でお便りを届けていました。LINE WORKSを導入してからはPTAからの連絡をパソコンで資料作成してPDFデータにし、トークに送信して終了、本当に楽になりました。
先生の負担も減りましたし、印刷物配布でよくある「用紙をなくした」「子どもからもらっていない」というトラブルがなくなりました。

他校のPTAや学校関係者にアドバイスをいただけますか？

渡邉さん:

PTAのように数百名単位のメンバーに短期間で受け入れていただき、登録してもらえるツールはLINE WORKSのほかにはないと思います。新しいツール導入に抵抗がある保護者も多いと思いますが、LINEと似ているLINE WORKSのように使い慣れた操作感のツールを選ぶことは、スムーズに移行できる最大の秘訣だと思います。

鈴木さん:

PTAにとって最も重要なのは活動の負担を減らし、本来の目的である「子どもたちのための活動や時間」に集中できることです。LINE WORKSは、我々PTAや学校を助けてくれる強力なツールであると感じています。もし検討されているPTAがあれば、まずは役員や執行部など小さい単位から試験導入して、ぜひ使用感を体感してほしいです。

【お話を伺った方】
佐藤靖さん（前PTA会長）

鈴木淳さん（PTA会長）

渡邉真由子さん（PTA副会長）

藤岡ゆかりさん（PTA副会長）

福田泰さん（国本中央小学校 校長）

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年12月当時のものです。

本事例のポイント

• 保護者のLINEと外部トーク連携機能で安全につながり緻密なコミュニケーションを実践
• 教師と教室長が個々の生徒の学習進度をタイムリーに共有
• 季節講習等のデジタル資料をトークで送信することで郵送費を削減
• 生徒のトークルームをスプレッドシートで管理することで、授業料の納付案内状況を可視化

KATEKYO新潟の事業概要をご紹介ください。

高野さん:

小・中・高校生を対象に受験指導や定期試験のフォローをするKATEKYO新潟は、新潟県内に19の教室を運営。プロの社会人教師が1対1の完全個別指導を行い、生徒の個性や学習進度、目標に合わせて質の高い丁寧なサポートをすることで、学習効果の最大化を図るのが特長です。もともと家庭教師の派遣からスタートし、今もその需要はありますが、現在は大部分の生徒が教室で学んでいます。教師数は全体で約190名。教室に通う生徒はピーク時（毎年12月）で約1,300名、家庭教師を利用する生徒はピーク時（毎年12月）で約200名です。

長津さん:

最近は地方と大都市圏の学力格差解消が課題となっているのに加え、少子化が進んだことで保護者が1人の子に割ける教育費が増えていることもあり、個人の学力や学習スタイルにマッチするマンツーマン形式のきめ細かい指導を求める傾向が強まっています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

高野さん:

とある学習塾に関するアンケート調査では、保護者が抱く不満で最も多いのは「塾とのコミュニケーション不足」ということですが、当塾もまさにその課題を抱えていました。各教室の運営を管理する教室長は基本的に1名で2教室を担当していて、保護者から生徒に関する相談や問い合わせの電話があってもなかなか出られません。時間や日を改めてかけ直すことが多く、タイムリーな意思疎通をすることが困難でした。

また、社内ではGoogle Workspaceをグループウェアとして利用していますが、教室長が多数の教師と情報を迅速に共有することも容易ではなく、個々の生徒の様子を詳しく把握できる体制にありませんでした。そうしたディスコミュニケーションが生徒や保護者の不満を招く要因となり、退塾につながる潜在的なリスクになり得ることを感じていました。

長津さん:

教師や教室長は保護者とSMSや個人LINEで連絡を取るケースもありましたが、その内容は会社が把握できないので、関係者が安心して使えるオフィシャルなコミュニケーションツールを導入する必要があると考えていました。

課題解消に向けてLINE WORKSを選定された理由と、本格的な運用開始までの流れを教えてください。

高野さん:

LINEと似た操作性で導入時のハードルが低く、生徒や保護者が広く使っているLINEとセキュアに連携できることと、1対1だけではなく状況に応じてグループでのコミュニケーションも取れるのが魅力でした。またセキュリティ面や管理機能など、会社として安全性を担保できる点も評価しました。さらに、APIで外部サービスやツールと連携させることで、さまざまな業務の効率化に役立てられるのではないかとの期待もありました。

長津さん:

まずいくつかの教室で試用しコミュニケーション活性化に効果があることを確認してから、全19教室にフリープランを導入。生徒や保護者のLINEとは外部トーク連携機能でつながり、フリープランで連携できる数が上限に達した教室ではその制限がない有償プランに順次切り替えています。現在までに半数以上の10教室が有償プランに移行しました。

保護者や生徒のLINEとはどのようにしてつながっていますか。

高野さん:

各教室の面談スペースにQRコードを用意し、保護者と生徒に教室長との友だち登録をしてもらうようお願いしています。保護者がLINEを使っていないため生徒のLINEとのみ連携するケースはありますが、入塾時には基本的に快く登録をしていただいており、保護者の側もLINEで気軽にご連絡をいただいています。

長津さん:

当塾への資料請求をされた方に送付するパンフレットにもQRコードを載せるようにしたところ、友だち登録をしたうえでLINEから問い合わせをする保護者が非常に多く、資料請求者の入塾率も高まっていると捉えています。

LINE WORKSによって関係者間のコミュニケーションはどう改善されましたか。

・問い合わせや相談への対応が迅速になり生徒や保護者の満足度がアップ

・教師と教室長の生徒に関する情報共有が円滑になり指導の質が向上

・BCP対策の一環として緊急時の安否確認を素早く行える体制を構築

長津さん:

以前は教室長や教師が生徒や保護者などからの着信履歴を見てかけ直しても応答されないことが多く、お互いになかなか連絡がつかないという状況がありましたが、連絡手段がLINE WORKSに置き換わったことで、タイムラグの少ない意思疎通が可能になりました。教室長と教師が組むグループには、各家庭の意向に応じて生徒や両親が適宜参加。お互いに伝えたいことを迅速・確実に伝え合っています。

「体調を崩したので今日の指導は欠席させます」といった保護者からの事務的な連絡だけではなく、「子どもの学習意欲を高めさせるに親はどうすればいいか」といった相談や、学習内容に関する生徒からの質問にもしっかり応えられるようになったことで、当塾に対する満足度が以前と比べて確実に高まっています。

保護者からの相談に教室長が対応。双方が都合のよいタイミングでやり取りが可能

高野さん:

一部の教室長や教師が自発的に使っていたSMSや個人LINEと違い、LINE WORKS上のやり取りは会社が監査できるので、教室長や教師が安心して使えるようになったことも大きな導入成果の一つです。

保護者との間だけではなく、教室長と教師のコミュニケーションも密になり、教室長からの指示の伝達や、教師からの「報連相」も素早くできるようになりました。

教師と教室長がこまめに報告や相談を行い、指導の質向上に役立てている

また、能登半島地震が起きたのを機にBCP対策の強化に乗り出し、本部から教室長や教師に安否確認するためのグループをつくり、災害発生を想定した訓練も行っています。

LINE WORKSはペーパーレス化や業務効率化にも貢献しているそうですね。

長津さん:

夏期・冬期・春季講習の案内は教室で生徒に手渡していましたが、LINE WORKS導入後はPDFで保護者のLINEに送信し、Googleフォームに申込書を送ってもらうことでペーパーレス化を実現しました。既読がつくことで送付した案内を見てもらえたということが分かりますし、パンフレットを郵送していた頃と比べて申込率も高まっています。

生徒ごとの毎月の授業料はGoogleスプレッドシートで計算し、保護者宛てに請求する文面を自動作成していますが、以前はそれをプリントアウトして郵送していました。LINE WORKS導入後はその内容を保護者のLINEに送信するようになりましたが、いちいちアドレス帳から宛先を検索するのが煩雑だったため、スプレッドシート上に貼り付けたURLをクリックすればトークの送信画面が立ち上がり、メッセージをスムーズに送れる仕組みを構築。これによって請求業務が大幅に効率化しています。

以前は郵送していた季節講習の申込受付票や授業料納付の案内をLINE WORKSで送信するようになったことで、私の担当する教室では年間の郵送料が98%も削減されました。2024年10月1日に定形郵便封書の料金が値上げになったことを考慮すると、コストカットの効果は絶大です。

トーク以外にどんな機能を活用されていますか。

【掲示板】教師への重要な連絡事項を速やかに周知

【カレンダー】各教員の指導スケジュールを教室単位で共有

【タスク】生徒の月次指導報告書の作成を効率化

高野さん:

教室長から各教室の教師への通知・通達は、月1回の対面ミーティングのときに紙の文書で伝えていましたが、今は教室ごとの掲示板を設けて随時投稿。会議の議事録や研修資料などもアップし、重要な情報をタイムリーに周知するようにしています。

各教師の指導予定や教室のイベント、休校日などはカレンダーに登録してスケジュールを共有しています。これまでは教室に用意した紙に記入していましたが、LINE WORKSに反映させれば突発的な予定変更もリアルタイムに把握することができます。

長津さん:

教師は個々の生徒の月次の指導報告書を作成しています。以前は紙の報告書を保護者に渡して内容を確認してもらってから教室長に提出しており、回収に手間取ることが少なくありませんでした。今はLINE WORKSのテンプレート機能を使って報告書を作成し、教室長が内容を確認してから保護者に転送するという流れに変えました。報告書を教師に戻す必要がないので保護者は都合のよいときにじっくり読むことができ、気づいたことがあればLINEで即座に教室長にコメントを送信できます。テンプレートは、教師によってバラつきのあった報告内容を統一することにも役立っています。

改めてLINE WORKSの導入効果をどう実感されていますか。

高野さん:

保護者や教師とトークでやり取りするようになったことで、教室長が電話連絡に要していた時間が、週あたり1～2時間削減されました。以前は保護者から「何時以降に電話をください」と留守番電話で伝えられると、その時間まで教室にいなければならないことがありましたが、今はそうしたことはまずありません。生徒や保護者からの電話から解放されたことで同様に教師の勤務時間も短縮しており、従業員満足度も高まっているはずです。

長津さん:

肌感覚ではありますが、LINE WORKSで保護者のLINEとつながり、以前より丁寧に相談に対応できるようなったことで、退塾者が減っています。生徒を通わせている保護者が、別の保護者に当塾のLINE WORKSアカウントを紹介してくださることも多く、塾長と保護者がつながることで信頼関係が生まれ、その結果として入塾する生徒も増えています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

高野さん:

生徒の入退室管理システムとLINE WORKSを連携させて出欠管理を自動化し、保護者への報告を迅速にする仕組みを構築しましたが、今後は成績管理システムとLINE WORKSも連携させ、教師や教室長が生徒の成績データをタイムリーに把握できる環境も整えることを計画しています。そのことを通じてよりよい指導を実現し、当塾の特長である個別対応をさらに強化するつもりです。

長津さん:

新規の生徒を迎える際は、まず教室長が本人や保護者との面談から学習状況を確認して担当教師に引き継ぎ、入塾後は教室長が教師から月次の指導報告書を受け取って学習の進み具合を共有することになります。しかし生徒数が多いため、教室長は個々の生徒に関する情報を一連の流れとして把握することが難しいのが実情です。そこでタスク機能をうまく活用し、入塾者の受け入れから指導終了までのプロセスをタスク化して管理することで、より万全なサポートをできるようにしたいと考えています。

【お話を伺った方】

新潟駅前校/イオン新潟東校 教室長

高野 正輝さん

新潟駅前校およびイオン新潟東校の教室長として生徒・保護者への対応と教師の管理にあたる。

長津 利幸さん

十日町駅前校および六日町駅前校の教室長。英語と数学をメインに中学生への学習指導も行う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年10月当時のものです。

本事例のポイント

• 社内連絡をメールからトークに置き換えて拠点間の連携がスムーズに
• Driveで業務データの管理・共有を簡便に
• カレンダーの活用でホワイトボードによるスケジュール管理から脱却

御社の事業概要をご紹介ください。

長谷川さん :

当社グループは、コーポレートビジョン「社会で活躍できる人づくりを実現できる最高の教育機関をめざす」のもと、学習塾、通信制高校、社会人教育、外国人向け教育など、幅広い教育サービスを提供しています。教育全体を軸とした事業のさらなる発展を目指し、2023年度からはカンパニー制を導入しました。「学習塾事業」、「高校・大学事業」、「グローバル事業」、「能力開発・キャリア支援事業」の4カンパニー体制を採用しています。

同時に、コーポレート部門も再編し、グループガバナンス、コンプライアンス、総務、人事、経営管理を司る統括支援本部を設立しました。また、グループ経営戦略、DX戦略、IT戦略の立案と推進を行う経営戦略本部を設け、グループ全体のガバナンス強化と実効力ある戦略の策定･遂行を図っています。

これまでどのような業務課題を抱えていましたか。

長谷川さん :

高校・大学事業において、通信制高校の運営を北海道から九州まで全国展開しており、事業の拡大にともない拠点が増加し、組織内での意思の統一が難しくなってきていました。

黒羽さん :

遠隔地にいる社員どうしがプロジェクトを進める機会が増えて、主な連絡手段が電話とメールだったため、情報の伝達と共有に多大な手間と時間がかかっていました。

平野さん :

メールのやりとりには、デスクに戻ってPCを開かなければならず、迅速なコミュニケーションが難しいと感じていました。

佐藤さん :

社員のスケジュール管理は基本的にホワイトボードで行っていましたが、各事業部やグループ会社で異なるツールを使用しており、業務の標準化ができていませんでした。さまざまなツールの使用は、全体的なガバナンスの確保を難しくしていました。

江阪さん :

会議の開催やメンバーの都合確認に関する非効率的な業務環境を改善する必要があり、全体で共通のコミュニケーションツールを導入し、連絡や情報共有の手段を統一する必要性を感じていました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれたのはなぜですか。

長谷川さん :

当社の社員は全体的にITリテラシーが高くないため、操作が複雑なツールを導入しても定着しない可能性がありました。そこで注目したのが、UIがLINEに近いLINE WORKSでした。ビジネスチャットでコミュニケーションを効率化できるだけではなく、各事業部で運用されていたファイルサーバーをLINE WORKSのDrive（クラウドストレージ）に統合できるという点にも注目し、1つのツールで全社の情報連携を実現できるグループウェアとして活用できることが期待されました。そして、他社のサービスと比較した結果、導入コストやランニングコストが最もリーズナブルだったことが選定の決め手でした。

佐藤さん :

Driveとともにメール機能も備えているアドバンストプランに魅力を感じました。当社では社内用と社外用のメールアドレスを社員に割り当てており、使い分けが非常に煩雑でした。この問題を解決するため、LINE WORKSのメールを社外との連絡に使用し、社内用のメールアドレスは廃止して、社員間の連絡をトークに移行させる計画を立てました。

長谷川さん :

将来的にはLINE WORKSをグループ全体の全社員で運用することを前提に、まず第1フェーズとして大阪本社と東京本部のコーポレート部門を中心に、本社機構で運用を開始しました。

独自の運用ルールなどは整備されましたか。

長谷川さん :

IT戦略部が策定したガイドラインに基づいて、LINE WORKSの利用に際してルールを明確にしました。ただし、自由な活用を推奨する観点から、細かな制約はあえて設けていません。利用端末はシャドーITの抑止と労務面への配慮から、会社が支給したデバイスでのみで利用することとしています。

LINE WORKSの活用シーンと導入成果をお聞かせください。

• ●メールと比べ社員間のコミュニケーションが活発に

  ●フォルダやDriveの活用で業務データにスムーズにアクセス

  ●会社からの通達などを掲示板で素早く周知

江阪さん :

リアルタイムにやりとりができるトークは、メールより手早くレスポンスを返せるようになり、連絡が一方通行に終わらず複数人で迅速な対話をラリーするようになりました。このことで、社内のコミュニケーションが活発になったと感じます。

黒羽さん :

組織図に基づいたトークグループが用意されたほか、プロジェクトごとにさまざまなトークグループを運用できるため、離れた拠点の社員との連絡が格段に取りやすくなりました。電話やいつ見てもらえるか分からないメールとは異なり、必要な情報を気軽に伝えることができ、ちょっとした確認や意見の収集なども容易に行えます。

電話やメールでは困難だったタイムリーなやりとりを実現した

また、グループのフォルダやDriveを活用することで、各自での必要な業務データへのアクセスと社員どうしの共有がスムーズになりました。

トークやグループ以外にどんな機能を活用されていますか。

黒羽さん :

第一フェーズの社員はLINE WORKSのカレンダーを活用しています。自分だけでなく同部署や予定の把握が必要な社員の予定が可視化されるだけではなく、設備予約機能で会議室などの予約管理ができるのも便利です。

江阪さん :

会議室の使用状況などはホワイトボードで共有していましたが、今後カレンダーの利用が広まることで、社員のスケジュールも設備の予約もLINE WORKS上で可視化され、より効率的に管理できるようになるでしょう。

平野さん :

人事部門からの通達など、組織全体への情報周知には掲示板が活用されています。紙で伝える文化はまだ残っていますが、段階的に掲示板への移行を進め、ペーパーレス化させることを期待しています。

佐藤さん :

IT戦略部やDX戦略部のように、システム開発ベンダーや協力会社とのコミュニケーションが頻繁な部門では、当社のLINE WORKSのアカウントを提供して外部パートナーとトークやフォルダで連絡や情報共有を行っています。

部門によっては、外部トーク連携機能で協力会社のLINE WORKSやLINEとつながり、メールで行っていたやりとりをグループトークに置き換えて連絡業務を効率化しています。組織内にとどまらず、組織外の関係者とも緻密なコミュニケーションをはかれるようになったことも成果の1つです。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させていきたいですか。

佐藤さん :

社員がLINE WORKSの活用によって業務がデジタル化されることを実感し、自ら新しい活用方法を生み出す段階にまで至れば、当社のビジョンである「社会で活躍できる人づくりを実現できる最高の教育機関をめざす」への実現にも近づくと考えています。

黒羽さん :

LINE WORKSが全社展開された際には、NASやオンプレミスのファイルサーバーに保存されているデータをDriveに集約し、全社員が業務データに簡単にアクセスできる環境を築くことを期待しています。また、社内の問い合わせ対応を省力化するため、よくある問い合わせに対して自動回答するFAQ Botの構築も検討していきたいです。

長谷川さん :

第1フェーズの本社機構での導入は、期待したとおりスムーズに進展しています。第2フェーズでは、グループ全体にLINE WORKSを展開していく予定です。第2フェーズで目指すのは、全社員が出社した際にLINE WORKSにログインすることが当たり前になる状態です。毎日、自分や他の社員のスケジュールを確認したり、プロジェクトのメンバーがアップロードした業務資料のフォルダを開いたりする。そして、離れた拠点の社員との打ち合わせや会議を行う際には、Web会議の手配や会議室の予約などの手間をかけず、ビデオ通話を活用する。このような活用が当たり前になるよう、IT・DX関連部門はLINE WORKSの普及と活用レベルの向上に尽力していきます。

【お話を伺った方】

長谷川 博之さん

経営戦略本部の副本部長とDX戦略の責任者を兼務。

佐藤 仁一さん

IT戦略部を部長として統括する。

黒羽 資典さん

高校大学事業本部でDXの推進を担う。

江阪 治也さん

経営戦略本部のDX戦略部で主事を務める。

平野 秀和さん

課長としてIT戦略チームを取りまとめる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年10月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話では1日かかった情報の周知が、LINE WORKSでは1時間で完了
• 校長先生どうしがグループトークでつながることで、緊急時の横の連携が強化
• 電話の連絡網、メール、FAXが廃止され、会議時間が30%短縮
• スマートフォンからの情報発信が可能となり、外出先でも迅速な指示・共有が可能に

いすみ市教育委員会と校長会の間では、日頃からどのようなやりとりがありますか？

太田さん :

主にいすみ市教育委員会から校長先生方へ情報発信をしていますが、校長先生方から意見収集を行うこともあります。急な天候不良による休校の指示や登校時間の調整、不審者情報、県から通達される重要な情報の共有など、緊急性の高い連絡もあります。生徒の健康診断に向けての注意事項や、通知表の新様式への意見収集など、学校運営に関する幅広い情報が日常的に交わされています。

横山さん :

近年ですと、生徒の関係者が新型コロナウイルスに感染した際に、生徒本人の出欠席の取り扱いについて校長先生から問い合わせをいただくこともありました。

LINE WORKS導入以前はどのような課題を抱えられていましたか？

太田さん :

以前までは主に電話、メール、FAXで連絡をしていました。緊急時には「緊急連絡網」にそって電話をかけていましたが、口頭での伝達では時間がかかる上、伝言ゲームのようにだんだんとニュアンスが変わってしまうことが課題の一つでした。

メールとFAXは、校長先生方が確認してもらえたかわからないため、「今、メールを流したので確認してください」とわざわざ電話でも念押しをするという二度手間も起きていました。全員の個人用のメールアドレスをメール配信サービスに登録し発信していましたが、いすみ市教育委員会からの一方的な発信のみで、校長先生どうしのやりとりには活かすことができていませんでした。

校長先生から学校の職員、生徒、保護者へと、校長会の先に伝えるべき相手が大勢いるので、教育委員会とのやりとりに時間をかけられないことがほとんどです。正確で迅速な情報共有ができる連絡ツールの導入が望まれていました。

LINE WORKSを導入された経緯と決め手についてお話しください。

太田さん :

いすみ市内の全12校ある小中学校のうち半数は、校内の職員間の連絡用としてLINE WORKSが導入されています。私は昨年度までこのうちのひとつの小学校の校長を務めていました。LINE WORKS導入のメリットがわかっていたので、校長会で抱えていた課題が解決できると確信し導入を計画しました。

まず大きなメリットとして挙げられるのは、グループトークにメッセージを送信するだけで、グループに属している全員へ一斉に情報を伝えることができる点です。情報のニュアンスが変わることもなく、全員が同時に正確な情報を受け取ることができます。

さらにLINE WORKSには既読機能があり、誰が見て、誰が見ていないのか個人単位でわかります。緊急性の高い連絡に対する返信が欲しいときには、未読者のみに絞って電話連絡ができるようになるので大幅な時短につなげることができるのです。

毎年、年度初めの校長会ではメーリングリスト作成のために個人のメールアドレスと、緊急連絡用に個人の電話番号を収集していたのですが、「LINE WORKSの利用に個人情報は不要です。」というメリットをお伝えしたところLINE WORKS未導入の学校の校長先生方からはとても革新的なツールに感じていただけました。

横山さん :

私も2年前までいすみ市内の小学校に勤務しており、その学校でもLINE WORKSを使用していたので校長会でも導入したいと太田課長に相談しました。LINEと操作性が似ているので、どんな方でもすぐに使いはじめることができて導入もスムーズだろうと思いました。

適切なメンバーでトークルームを自由に作ることもできるので、校長先生どうしの横の連携も強くできます。通話機能もあるので、個人の電話番号の交換も不要です。Wi-Fiの環境下であれば通信料をかけずに済むので、一人ひとりの負担も減らせるという期待もありました。

校長会への導入においてどのような工夫をされましたか。

太田さん :

導入方法やメリットを校長先生方へ説明する際は、LINE WORKSの公式ホームページに掲載されている操作マニュアルを参考にしました。スマートフォン版の「かんたんマニュアル はじめ方編」が一番わかりやすく、そのマニュアルからアプリのインストール方法など必要な部分のみスクリーンショットし、一人ひとりのIDとパスワードを記載したオリジナルの資料を校長会で配布しました。

マニュアルに沿って簡単にレクチャーしながら全員にログインしてもらうことができました。このマニュアルがあったからこそ、丁寧に案内することが可能となり導入に踏み切ることができました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと効果をお聞かせください。

太田さん :

まず全員が参加するグループトークを作成し、全体に関わる連絡はすべてそちらへ発信するようにしました。以前は、全員と連絡が行き届くまで時間がかかり、長くて１日かかることもありました。しかしLINE WORKSなら、発信してから１時間後には全員既読になり、周知までのスピードが格段に早くなりました。普段から使用されているスマートフォンに通知が表示されるので、自然と確認してくれるのだと思います。

以前、予定していた展示会の会場が悪天候により市民の避難所に指定され、展示会を延期することになったことがありました。状況をいち早く知った校長先生どうしで迅速な情報交換がなされていました。いつでもどこでも、校長先生方からも全体への発信ができるようになったことで、電話のときに起こりがちな特定の方に情報が溜まることが解消され、よりオープンな情報交換の場となっています。

県から教育委員会へ送られてくる情報の中で緊急性の高いものについては、正式な施行の前に送付された文書を撮影し校長会のグループトークに共有しておくこともあります。

全員が参加するグループ以外にも、地区ごとや小学校のみ、中学校のみのトークグループがあります。例えば小学校のグループですと、次年度に入学してくる児童が対象の就学児健康診断での注意事項などを共有しました。関係者のみに情報発信できるため、情報の振り返りがしやすくなりました。

横山さん :

先日、私と太田課長が出張していた日に、台風の影響でいすみ市の小中学校の休校が急遽決定しました。以前だったら市役所に戻ってから校長先生方に電話をかけて、お知らせ用の文書を急いで作成、と時間がかかっていましたが、LINE WORKSを導入していたため、出張先でも手元のスマホから校長先生方に周知することができました。いつ、どこにいても連絡が取り合える環境が整い、いざというときの安心感が生まれています。

LINE WORKSの導入効果としてどのようなものがありますか。

太田さん :

1回のメッセージ送信で12名の校長先生へ一斉にかつ確実に周知させることができるので、電話の連絡網やFAXとメール連絡は廃止されました。

校長会会議を年に6回ほど実施しているのですが、周知する内容を事前にトークルームに流しておくことで、会議の所要時間がおよそ30%短縮され、所定の時間内に終了させることができています。

異動における引き継ぎについて、どのような工夫をされていますか。

太田さん :

教育関係者は異動の機会が多くあります。私が異動になった際にも引継ぎがスムーズにできるように、校長会のLINE WORKS内では個人名ではなく「学校教育課長」という名前でユーザーアカウントをつくり、それとは別に管理者用のアカウントも作成しています。教育課長としての役務を引き継ぐ際には、アカウントを削除せず新任の方にアカウントのログイン情報を引き継ぐだけで過去のやりとりだけでなく、引き継いだあとのコミュニケーションの開始もスムーズです。

さらに教育課内でもLINE WORKSを運用することになったので、別のLINE WORKSも開設しておりますがLINE WORKSは複数のアカウントを持っていても、マルチログイン機能で簡単に切り替えて使うことができるのが便利ですね。ひとつの端末ですべての仕事を進めることができます。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

太田さん :

もし市内12校すべての小中学校にLINE WORKSを導入することができれば、外部トーク連携を活用することで「●●小学校の●●先生」というように先生方ともスムーズなコミュニケーションができるようになります。非対面でも情報共有できる場が増えれば会議の回数を減らすことができるので、業務効率が向上し職員の働き方改革が図れるのではないかと期待しています。

【お話を伺った方】

いすみ市教育委員会　学校教育課

課長　太田昇亨さん

学校教育課学校指導班を主軸におき、校長会を統括する。

いすみ市教育委員会　学校教育課　学校指導班

主幹　横山賢治さん

校長会への連絡役を担いながら、教員の人事に関する業務にも携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年9月当時のものです。

本事例のポイント

• 保護者全員にアカウントを付与し、掲示板でお知らせや日誌を更新
• 再通知機能やリアクション機能の活用により伝え漏れのリスクがゼロに
• 保護者へのお便りや園内の打合せ資料などのペーパーレス化を実現

日々の情報共有について貴園が抱えていた課題をお聞かせください。

小倉さん :

吉田保育園を運営するにあたり、以前から幼稚園で運用していた連絡ツールを導入する予定でしたが、有料アプリであることから費用がかさんでしまうこと、保護者から「民営化前までと同じように、紙の連絡帳やお便りでやりとりをしたい」というご意見が集まったことにより、一時見送りとなりました。

しかし、紙のお便りを園児のカバンに入れてお渡ししても、翌日もカバンの中に入ったままで中身を確認された形跡もなく、このままでは情報が行き渡らないのではと心配になることが度々ありました。

保護者の意見を尊重したいと思う反面、迅速かつ正確な報連相を図るには書面などのアナログなスタイルのみに頼るのではなく、ITツールの活用も不可欠であると感じていました。

森さん :

民営化前から吉田保育園では、昼食のおかずを園で用意し、主食の白米のみを各家庭でご持参いただいていました。主食が麺類やパンの日もありますし、その日は白米の持参が不要なので、保護者に事前に連絡する必要が度々ありました。

週に3回ほど、20名前後の保護者には、対面またはお電話でこの内容をお伝えしていましたが、当日に間違えて白米を持参されてしまうケースが多発していました。口頭による連絡は手間もかかり、伝え漏れや行き違いが起きてしまうリスクに常に悩まされていたので、素早く確実な情報共有が必要だと考えていました。

LINE WORKSを選定された決め手をお聞かせください。

小倉さん :

保護者が使い慣れているLINEの活用を視野に入れておりましたが、保育士のプライベートのLINEアカウントを使用せずに済むLINE WORKSならば、公私の棲み分けができるという点に魅力を感じました。使用感もLINEと似ているので、抵抗なく受け入れていただけるだろうという期待感もありましたし、無料のプランが選択できたのも導入の決め手になりました。

保護者全員へのアカウント付与に至った経緯と導入方法についてお話しください。

小倉さん :

当初、LINE WORKSアカウントは保育士のみに付与し、保護者とはLINEの外部トーク連携を使って連絡を取ってみてはどうかと検討していました。ただトークのみですと、保護者の皆さんからの返信やスタンプ、あるいは他の用件で情報が流れていってしまいます。そこで私たちは、必要な情報をカテゴリ別に出せて、情報を貯めておくことができる掲示板機能に注目しました。外部トーク連携では掲示板での情報共有ができないので、保護者にも園で使っているLINE WORKSアカウントを付与した方が良いという結論に至りました。

導入時、保護者自身のスマートフォンにアプリをインストールしログインできるように、LINE WORKSの公式ホームページに掲載されているマニュアルを引用してIDとパスワードを印刷した資料を作成しました。保護者一人ひとりにお渡しするのと同時に説明会も開催しました。導入の必要性を改めてご説明し、ご理解をいただきながら、2週間ほどで全員のログインが完了しました。

保護者のアカウントの表記名は、わかりやすさの観点から保護者ご自身の氏名ではなく、「園児名」にしています。ご家庭によっては、続柄も表記名に入れるケースもあります。園児名にすることで、保育園の連絡ツールということも実感していただけると思っています。

保護者への「紙のお便り」に代わる改善策としてLINE WORKSをどのように活用されているかお聞かせください。

森さん :

保護者への日々のお知らせは、掲示板をメインに活用し発信するようになりました。

グループトークでも一斉に発信することはできますが、グループトーク内でお問い合わせなどのやりとりが生じたら、その内容に関わりのない保護者にも通知が頻繁に届いてしまいます。掲示板でしたら、コメントに投稿されたお問い合わせの通知は投稿者である保育士のみに届きますので、過度な通知による保護者へのストレスを回避できます。１回の投稿で保護者全員にお知らせできるので、個別に転送する必要もありません。

掲示板から紙のお便り情報を一斉周知ができるようになったことで、伝え漏れのリスクがゼロになり、白米を間違えて持参してしまう方も激減しました。未読の保護者には個別に再通知を送る機能もあるので確実な情報共有ができるようになっています。

紙のお便りと違って、投稿と同時に保護者に通知が届くのでタイムリーな情報発信もできています。最近では掲示板の既読率が高く、投稿するとかなり早いタイミングで、すべての保護者が既読をつけてくれているという印象です。夕方にお迎えに来た保護者にその日の活動をお話しすると、「さっきLINE WORKSの写真で見ました」とお声がけいただくことがあり、意思疎通がしやすくなったと感じています。その日のことをその日のうちに伝えることができるようになり、お家でも園児と保護者が話題を共有できる材料になっているようで嬉しく思っています。「紙のお便り」から、理想としていた「デジタルお便り」へ置き換わってきたという手応えを感じています。

大切なお知らせは掲示板で一斉周知。未読メンバーへの再通知機能により伝え漏れゼロに

時間を指定して投稿できる掲示板の予約投稿機能にも助けられています。限られた勤務時間の中でも手が空き次第、手元のスマホから本文の作成も画像添付もすべて設定できます。お知らせする内容に合わせて投稿のタイミングは考えているのですが、投稿する時間に待機する必要がないことで時間の有効活用ができるようになりました。

掲示板ではお知らせのほかにも、園での日々の出来事や園児たちの様子を日誌として投稿しています。園内にも保育士の手書きで同じ内容を掲示していますが、今までは送迎に来る保護者しか見ることができない状態でした。当園では園児の祖父母がお迎えに来るケースも多く、送迎に来られないご両親にもLINE WORKSの掲示板を通して園の雰囲気を伝えられるようになりました。

また、掲示板ではテキストのカラー変更や絵文字の挿入、写真の添付ができるので、園児たちの気持ちや保育士の思い、保育の環境など、連絡帳だけでは伝えきれない部分も表現できます。園児と保育士のあたたかな関わりをより身近に感じてもらえるように工夫しています。

そのほかの日常的な報連相において、LINE WORKSをどのように活用されていますか。

小倉さん :

保護者からの園児の欠席の連絡は、園長か担任へ直接トークで連絡を入れていただいています。地域のお祭りに園児を引率して参加した日も、当日は園を留守にすることになりましたので、欠席連絡や問い合わせなどは園の固定電話ではなくLINE WORKSを使って保育士へトークするようお知らせしました。園児の出欠状況の把握は安全確認のための大切なフローです。時間や場所を問わずそれができるようになったことで、安全管理の質をより高く保つことができています。

森さん :

保育士全員に関わる連絡は、以前までは資料を作成し印刷して、すべての教室に配布して伝達していました。印刷や配布の手間がかかる上に、保育士からの反応がないときは全員に伝わったかどうか不透明でした。LINE WORKS導入後は、保育士のみのグループトークで伝達事項を共有するようになりました。グループトークではメッセージの内容を理解できた人はリアクションをつけるようにルールを設けています。これにより、過度な通知を避けながら保育士どうしの意思疎通が図れるようになりました。現在は、印刷と伝達にかかる時間のロスがなくなり、情報がきちんと浸透している安心感が生まれています。

園のSNS更新においては外注の担当者に依頼しているのですが、担当者にもLINE WORKSのアカウントを付与し、打ち合わせ用のグループトークを作成しました。本文に記載してほしい文章と一緒に、候補写真をアップロードし、アクセスできるURLリンクを共有しています。

リアクション機能による意思疎通や外注担当者へのアカウント付与により、やりとりが円滑に

小倉さん :

お盆期間は給食の発注数や保育士のシフトを調整するため、園児の出席状況を事前に把握する必要があります。以前までは回答書を印刷して保護者一人ひとりにお渡ししていましたが、今年はLINE WORKSのアンケート機能で集計しました。

LINE WORKSの活用により、保護者へのお便りや回答書、保育士用の資料の印刷が不要となり、ペーパーレス化にもつながっています。

LINE WORKSの導入を通してどのような効果を実感していますか。

小倉さん :

LINE WORKSの導入以降、「情報をしっかり伝達する」ということが実現できていると感じています。私たちが「伝達している情報」とは、園児の成長の記録そのものです。それを保護者にお渡しすること自体が子育て支援だと考えています。「今日も楽しかったのだろうな」と園児の成長を保護者が毎日実感できるような環境づくりを心がけて、「この園に預けてよかった、ここの保育士でよかった」と思っていただけるよう、今後もLINE WORKSを軸にして情報発信の体制を確立させていきたいです。すべては子どもたちのためでもあります。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

森さん :

リトミックや英語教室などの園のイベントは、すべてカレンダー機能に登録して全員に共有したいです。今は月間スケジュールを印刷して保護者にお渡ししていますが、カレンダー機能を活用すればペーパーレス化がより進むと思います。保護者向けのカレンダー、保育士向けのカレンダーなど仕分けて有効活用してみたいです。

小倉さん :

保護者には、アカウント情報やすべてのやりとりは園側で管理することができるとお伝えしており、LINE WORKSをオフィシャルなプラットフォームとして意識していただくよう働きかけています。トラブルが起きないよう見守りは必要ですが、ゆくゆくは保護者どうしが情報交換する場としても、LINE WORKSを気兼ねなく活用できればと考えています。みんなで子どもたちを守っていくための連携を築いていくためにも、保護者どうしも自然とつながりを持てるような環境を作っていきたいです。

【お話を伺った方】

園長　小倉庸寛さん

吉田保育園の園長。広報活動やイベント企画にも注力している。

主任　森円花さん

保育業務のほかSNS運営を担当。保護者と保育士と園児をつなぐ役割として、園のPRに努める。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年9月当時のものです。

本事例のポイント

• 情報共有の体制が整い、園児のけが報告など保護者へのフォローが全職員ができるように
• 紙の書類を掲示板に置き換え、業務時間の削減とクラスを越えた見守る保育を実現
• 新入職員やサポートスタッフも園全体の動きを把握しやすくなり、早期離職を防止

さくらしんまち保育園の特長を教えてください。

小嶋さん：

当園は「一人ひとりを大切にする保育、100対1の保育、楽しく美味しい給食」を保育理念に掲げ、2008年4月に創立された保育園です。そんな当園の特長は「食育」で、12時になったら一斉に「いただきます」をするのではなく、子どもたちが食べたいタイミングで食事を始められるセミバイキング形式をとっています。食事をはじめとする生活のさまざまな場面で子どもたち自身が選択する機会を大切にしています。その結果、多くの子どもたちが食事を楽しみ、偏食が解消される傾向が見受けられます。

LINE WORKS導入前は、どのような課題に直面していましたか。

吉田さん：

これまでは主に「紙」や「人づて」で情報共有を行っており、当時の保育者たちはとにかく多忙で、伝達事項はペンで手に書き残さなければならないほどでした。さらに、業務日誌を作成するために事務室まで移動し、手書きで記入しなければならない状況でした。その多忙さゆえ、保育士を含む職員間のリアルタイムな情報共有以前に、連絡事項が職員全員に行き届かないことも珍しくありませんでした。こうしたアナログな情報共有の体制が、忙しい保育士の負担を一層増幅させる状況になっていたのです。

また、事務職員は全職員への確認事項が多く、ことあるごとに各クラスを回って「○○はどうですか？」と聞かなければならず、業務負担を感じているようでした。

小嶋さん：

保育園では優先順位に関係なく次から次へとさまざまな情報が押し寄せてきます。正直、「どの情報が重要なのか」「どの情報に対応が必要なのか」を整理するのが難しく、混乱することもありました。また、記録する手段は紙の他にPCでWordに打ち込む場合もあり、バラバラな情報管理にも課題を抱えていました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選定された理由を教えてください。

小嶋さん：

私たちがLINE WORKSを選定した最大の理由は、日常的に利用しているLINEと操作性が似通っていることで、忙しい保育士でも容易に使い始めることができると考えたからです。操作が複雑なツールを導入すると、それを覚えるために職員全体に時間と心理的な負担を増やします。またLINE WORKSは、トークやカレンダー、掲示板、アンケートといった機能がすべて1つに備えられているので、職員間の業務に必要な情報共有・ツールの集約を行うのに最適だということも選定理由となりました。

LINE WORKSの具体的な活用方法および導入成果をお聞かせください。

【掲示板】全職員との情報共有がスムーズに行え、いつでも必要な情報にアクセスできる

【アンケート】購買に関するアンケートでは、意見回収の労力を大幅に軽減

【グループ】他クラスの活動予定をタイムリーに把握でき1日の活動計画が立てやすくなる

小嶋さん：

業務日誌やけが報告書など、紙で管理していたものはすべてLINE WORKSのテンプレート機能を使って登録し、そのテンプレートで掲示板に投稿するよう書類管理の仕方を変えました。手書きよりもスマホやタブレットで入力する方が時間を短縮でき、結果、業務時間が削減されました。また、事務室に戻らないと確認できなかったことも、持ち歩いているスマホでいつどこでもチェックできるようになり、情報共有もスムーズになりました。以前は職員の行動を可視化する方法がなかったのですが、テンプレートのおかげで入力の手間をかけることなく活動を見える化でき、誰かが自主的に行なってくれた仕事にも気付けるようになりました。また、テンプレートは後から修正できるので毎年変わる園のテーマを設問の中に含めて、業務日誌で振り返りできるようにもなっています。

そして、テンプレート機能は朝礼でも効果を感じています。例えば、朝礼用のテンプレートを用意し、おおよその連絡事項は朝礼前に掲示板へ投稿してもらいながら、重要な連絡事項のみ絞って伝えています。以前は報告された内容を朝礼の時間中に紙に書いて記録を残していたので、次の発言者は書き終わるまで待ったりすることもありました。現在はその待ち時間もなくなり、またポイントを絞って報告できるようになったので以前の約2/3にまで時間を短縮できました。そうして生み出された時間は、日頃多忙な職員の心のケアのための対話に充てています。

また、子どものけが報告は大小関わらず全職員が知っておくべき重要事項なので、業務日誌と同様に掲示板に投稿するようになりました。現在では投稿者以外の保育士・職員も、誰が・いつ・どのような怪我をしたのかなどを、タイムリーに把握することができています。報告する項目はあえて減らし、すぐ共有できるようにしています。

吉田さん：

以前は、子どもたちと日中過ごしたあとに、時間を確保して他の職員が残した紙の記録を確認していたので、「よし、みるぞ」という気力が必要でした。LINE WORKSが導入されてからは、それが手元で手軽に確認できるようになったことは大きな変化です。

保育の仕事において、子どものある結果に至るまでの過程を把握することはとても重要です。それは担当保育士のみでなく、他の職員も同様なのですが、LINE WORKSを導入して情報共有をするようになってからは「その経緯を知らない」という職員はいなくなりました。

その他、保育士が当日のクラスの活動予定をグループトークで全職員と共有しています。その結果、全員が他のクラスの予定も踏まえて1日の活動を組み立てられるようになりました。

一日を通して全職員が同じ情報を差異なくリアルタイムに共有

また、LINE WORKSを導入している姉妹園とのやり取りもグループトークで行っています。以前は電話でのやり取りが多く、行き違いも多かったのですが、グループトークであれば、互いに自分の好きなタイミングで返信が可能になりました。その結果、姉妹園との連絡がスムーズになり、同じ年齢の園児たちを集めて園庭で遊ぼうといった、積極的な交流や企画も行われるようになりました。

さらに、アンケート機能を利用し、例えば「園で飼育するウサギの色は何色がいいですか？」という質問を職員に投げかけることもあります。以前は1人ひとりに聞きに回っていたことも、アンケート機能を使うことで手間が省け、効率的に回答を集められるようになりました。

小嶋さん：

また、当園では「100対1の保育」という保育方針を掲げています。それは職員の1人ひとりが定員100名の子どもたちと向き合うという意味です。LINE WORKS導入により、情報の即時共有と全職員への情報伝達を実現した結果、この保育方針をさらに具体的な形で推進できるようになりました。

例えば、担任の保育士が掲示板に「太郎くんが苦手だった人参を食べられるようになりました」と投稿したとします。その投稿を見た他のクラスの保育士たちは、太郎くんの保護者に「太郎君、人参が食べられるようになったそうですね！」と声をかけることができます。ちょっとした情報共有からクラスの垣根を越えた全職員による保育、つまり「100対1の保育」がより具体化されたのです。

会議室では鉛筆を使わないなど、LINE WORKSの利用にあたり園で意識していることがあるとうかがいました。

小嶋さん：

当園では特に3つのポイントを大切にしています。1つ目は「鉛筆は情報の独り占め」という考えの徹底です。実は、当園の会議室には鉛筆が1本もありません。鉛筆で記述した情報は、コピーしない限り他の人と共有できません。これは意図しない情報の独り占めを招き、保育の質を下げる可能性につながるため、当園では鉛筆の使用を止めタブレットやパソコン、スマホでの入力にこだわるようにしています。

吉田さん：

2つ目は、「新人は闇の中」という考え方です。当然ですが、新入職員は経験や知識がないため、現場がどのように動いているのかを理解するのは困難であり、その困難さを「闇」と表現しています。その闇を明るく照らすものが情報であり、園や先輩からの情報発信により、新入社員も保育園全体の状況や保育に対する考え方を理解していくことが可能になります。その意味で、簡単に情報にアクセスできるLINE WORKSは新入社員にとって非常に重要なツールとなります。

小嶋さん：

3つ目は「全職員への発信を大切にする」という方針です。当園では、全員が仲良く働く環境をつくることを目指しています。そのため、誰もが「私はその情報を聞いていない…」という疎外感を抱いてほしくありません。だからこそ、用務員さんや非常勤の保育士も含めた、全職員への情報共有を意識してLINE WORKSを運用しています。

LINE WORKSの活用を検討している他園にメッセージをお願いします。

小嶋さん：

保育業界では勤務時間中のスマホやタブレット操作が、保護者には仕事を怠っているように見えるのではないかという懸念からスマホアレルギーの文化が根強く残っています。当園だけでなく保育業界全体もICT化を進める必要があると考え、私自身、他の保育園にもLINE WORKSを推奨していますが、なかなかLINE WORKSの導入に踏み切れないところが多いのが現状です。

しかし、当園が実際に保護者への意見を求めたところ、職員が業務中にスマホやタブレットを使用することにまったく問題視していないことが明らかになりました。むしろ保護者としては、スマホで撮影した子どもの様子の写真を送ってもらえたり、タブレットで記録された正確な情報をもとに我が子の様子を共有してもらえることに、好意的な反応がありました。

そのような実際とイメージのギャップを認識した上で、保育業界全体でのICT化とLINE WORKSの活用を推進し、保育業界がより働きやすく、各保育園が理想の保育サービスを提供しやすい状況がつくり出されることを期待しています。

【お話を伺った方】

園長

小嶋 泰輔さん

さくらしんまち保育園の園長。

副主任

吉田 あやさん

さくらしんまち保育園の副主任。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年5月当時のものです。

【本事例のポイント】

• 職員会議前に掲示板へ会議内容を投稿し、当日の所要時間を短縮
• 校外学習用のグループトークで、迅速なデータ共有と危機管理として運用
• ICT支援員との外部トーク連携で、トラブルの早期解決
  

貴校の特色をご紹介ください。

久我さん :

当校の学校教育目標は「夷隅の空に みんなの声をひびかせよう 心も体もたくましく ともに高め合う夷隅っ子の育成」です。「やさしい子、かしこい子、たくましい子」という児童像を目指して、教職員は愛情をもって一人ひとりの児童と日々向き合っています。また児童と地域社会との関わり合いを推進するべく、自然とのふれあいや農業体験などの校外学習を積極的に実施しています。 

教育現場での報連相において貴校が抱えていた課題と、LINE WORKSを導入された背景をお聞かせください。

久我さん :

週に2回、授業前の朝の時間帯に職員会議を開いています。以前は各教職員からの共有事項はすべて口頭で伝え、各自でメモを取っていたので、この状態では伝え漏れがいつか生じるのではと懸念していました。また、会議が10分～15分延長する時は児童たちには自習をしてもらうなど、児童を待たせてしまうこともありました。

会議のほかに、教職員に大至急連絡する場合はメール配信サービスを利用していますが、受信者から返信できないため一方的な情報共有となっていました。

もっと素早く、確実に意思疎通が図れる連絡ツールはないかと模索していたところ、他校の関係者からLINE WORKSを勧められ、当校のICT支援員のサポートを受けながら導入に至りました。 

LINE WORKSを選定された一番の決め手を教えてください。

原田さん :

当校には幅広い年代の教職員がおりますが、プライベートでは全員LINEを使っています。ほかの連絡ツールも検討しましたが、LINEと似ているLINE WORKSが一番使いやすそうだということで導入を決めました。各々、個人のスマホか、貸与されている職務用のノートパソコンへLINE WORKSアプリをインストールしています。私は児童の前ではスマホの使用を控えたいので、パソコン版アプリを利用しています。導入後は、操作方法を教える手間もなく全員スムーズに使いはじめ、どの端末で使うか選択できるのもメリットのひとつでした。

久我さん :

既読機能も魅力的で、仮に相手から返信がなかったとしても誰が既読したかわかるので、確実に情報が届いているという安心感があります。未読の教職員にはこちらからあらためて連絡することもでき、一方的な情報発信が解消されるだろうという期待もありました。

課題解決に向けてLINE WORKSをどのように活用されていますか。

久我さん :

朝の職員会議を執り行うにあたり、LINE WORKSの掲示板にあらかじめ会議の日にちを記載した投稿を作成し、各職員には事前に連絡事項をコメント欄へ投稿してもらうようにしました。会議ではイチからすべて確認せず、補足があるときだけ説明することにしたので、時間内に終われるようになり授業に遅れることもなくなりました。テキストとして記録が残るので振り返りもしやすく、伝え漏れのリスクも軽減しました。

情報は掲示板のコメント欄へ投稿し事前に共有

そのほか、LINE WORKSの具体的な活用シーンとその効果をお話しください。

久我さん :

校外学習などの移動を伴う業務でも効果を感じています。当校では年間でおよそ18回の校外学習を実施しており、その様子を学校のホームページに掲載しています。以前は引率する教職員がデジタルカメラで撮影し、学校に戻ってからそれらの写真データを受け取っていました。行き先によっては、受け取るまでに1日中待機する場合もあり、ホームページの更新は夕方ごろになることもありました。LINE WORKS導入後は校外学習用のグループトークを作成し、現地で共有できるようになったため、すぐにホームページを更新できるようになりました。保護者や校外学習でお世話になっている地域の方々へ情報をすぐお届けできるようになったことに加え、無駄な待機時間がほぼなくなったことでほかの業務に時間を使えるようになり、昨年度に比べて教職員の在校時間が短くなっていると感じております。LINE WORKSの導入は働き方改革の一翼を担っています。

迅速なデータ共有で、教職員の待機時間を減らし速やかな業務遂行が可能に

原田さん :

校外学習におけるLINE WORKSの活用はホームページの更新以外にも、現地対応でも効果を得ています。通常は、ほかのお客様にご迷惑をかけないよう現地に到着する前にバスの中で参加人数をチェックし、施設の入場料を準備します。しかし、ある校外学習では急遽大型バス2 台に分かれて移動することになり、以前なら到着しないと集計ができませんでしたが、LINE WORKSのおかげで児童たちの出欠席の状況をすぐ報告してもらえたので、スムーズに入場できました。

また、現地で紛失物やけが人が出た際に速やかに対応するため、職員間で連携できるような体制を整えられました。LINE WORKSは危機管理の役割も果たしてくれています。

久我さん :

日常的な報連相もトークルームでやりとりするようになりました。急病などによる欠勤の相談においては、欠勤する教職員から実施予定だった授業内容を報告してもらい、私から別の教職員へ業務を振り分けられるようになりました。

日常の細かな報連相もトークルームで常に共有

ICT教育の現場でも、LINE WORKSの外部トーク連携機能が役立っているそうですね。

原田さん :

ICT教育の一環として、児童一人につき一台のタブレットを配布しております。児童たちへのサポートや教職員への研修のために、月に一度、ICT支援員に来校していただいています。そこで、来校日以外の日でも連絡ができるように、ICT支援員のLINE WORKSアカウントと私たちのLINE WORKSアカウントを外部連携しました。授業を担当する教職員が一番不安に感じているのは端末のトラブルです。電源が入らなくなったり、画面がフリーズしてしまったりなどの症状を確認した際には、トークルーム上ですぐに相談ができるようになりました。解決方法が書かれた資料やURLをすぐに送ってもらえるので、現場の教職員だけでも解決できるようになりました。また、「九九を覚えるのに楽しいアプリはありませんか？」といった学習に役立つアプリなどの相談も気軽にできるようになりました。密な連絡ができるようになったことで、児童の学びにも良い変化をもたらしています。

久我さん :

以前はICT支援員との主なやりとりはメールや電話だったのですが、メールソフトがインストールされているパソコンは一台しかなく、パソコンを使用している間はほかの教職員から連絡ができなかったり、電話をしてもお互いに不在で行き違いもあったりしました。外部トーク連携をはじめてからは時間と場所、端末を問わず気兼ねなく連絡ができるようになりました。

ICT支援員との連携強化でトラブルを即座に解消

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

原田さん :

年間行事予定、月行事予定、週の行事予定など複数の種類があるのですが、カレンダー機能を活用できればパソコンとスマホからいつでも確認できるようになるので便利そうですね。

久我さん :

グループトークのノート機能にある議事録テンプレートを使ってみたいです。現在は主に予定や議事録は資料を印刷して共有していますが、こうして少しずつLINE WORKSに移行していくことで将来的にはペーパーレスにもつながるのではと期待しています。

【お話を伺った方】

教務主任　久我覚さん

学校行事などのスケジュール管理や連絡事項の取りまとめなどの運営を統括。

教諭　原田幸穂さん

2年生の担任。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年3月当時のものです。

本事例のポイント

-教員どうしの業務連絡をLINE WORKS上で共有し、朝会の廃止を実現

-避難訓練や一斉下校時にリアルタイムな情報共有が可能に

-回覧板で行っていた行事の日程調整や出欠確認にアンケート機能を活用

貴校の特色をお聞かせください。

清水さん :

当校は「生き生きした子ども」を教育目標に掲げ、創造活動に力を入れています。創造活動とは、一般的には総合的な学習の時間と言われるもので、体験を通して、課題解決力や自分の生き方を考える力の育成を目的とした探究学習の授業のことです。実際に当校で実施した創造活動には、例えば、スマート農業に関する当事者へのインタビューや、完全無人コンビニを見学して、お店の仕組みを学ぶ活動などが挙げられます。子どもたちには多様な体験を通して、これからの人生のさまざまなシーンで実際に活用できる知恵を身につけていって欲しいと考えています。

LINE WORKS導入までの経緯を教えてください。

青木さん：

教員向けの各種提出物の提出期限や会議の予定などの共有には、ホワイトボートが用いられていました。しかし、記入量が多く一覧性に欠けていたため、見過ごされがちでした。

また、当校含め、多くの小学校で教員どうしの業務連絡に毎朝朝会を実施していると思いますが、口頭での伝達のため内容が正確に伝わっておらず、提出物が期限までに提出されていなかったこともありました。

そういった課題を解決するために、前副校長が主導となって全教員にLINE WORKSの導入を推進しました。導入当初は、先生方から「連絡網もあるし、わざわざ新しいツールを使う必要がありますか？」という声があがりましたが、いざ使い始めてみると、ちょっとした連絡もやりとりしやすく、「LINE WORKSは便利で、入れてみて良かったです！」という反応が先生方からあり、今では皆が当たり前のようにLINE WORKSを使用しています。

LINE WORKSの利用が当たり前になったポイントは何だと思いますか。

清水さん :

LINE WORKSを学校のオフィシャルな連絡ツールとしてプライベートのツールと切り分けることができたからだと思います。LINE WORKS導入以前、当時LINEを使用していた教員もいましたが、「LINEを業務連絡ツールとして活用しよう」という声は上がりませんでした。それは恐らく、「プライベートで使用するLINEを仕事では使いたくない」という気持ちがどこかにあったからではないでしょうか。学校専用で使用するLINE WORKSの導入により、プライベートで使うLINEとの使い分けができたことが、自然と浸透していった理由だと思います。

LINE WORKSの学校ならではの活用事例を教えてください。

【グループ】業務連絡はグループトークで確実に共有

【トーク】避難訓練や一斉下校時にも離れた場所にいる教員どうしでスムーズな情報共有を実現

【アンケート】行事や研究の活動公開日の日程調整に活用

清水さん：

先生どうしの業務連絡をLINE WORKSのトークで共有することで、朝会を廃止できました。その結果、朝会に使っていた10～15分程度の時間を、子どもたちのために使えるようになりました。

また、以前のようにメモを取る必要もなくなりました。メモを取る場合、書くことに気を取られて情報を聞き逃してしまうことや、メモの取り方によっては業務連絡を正確に整理できない心配もありました。LINE WORKS導入後は業務連絡がテキストとしてスマホやPCに残り、いつでもさかのぼって確認することができます。さらに、誰が見ているか見ていないかも既読機能で確認できるので、重要な連絡事項も確実に伝達できるようになりました。

長野さん：

朝会の短い時間の中では要点を絞って話す必要がありましたが、現在は、長文でしっかり説明することができ、より正確な業務情報のやり取りができるようになりました。

ホワイトボードに書かれていた内容の多くがトークで通知されるようになり、ホワイトボードの記入量は大きく減少しました。そのため、ホワイトボードに連絡事項が書かれていると、以前よりも目立つようになり、注視する人が増えるようになりました。

岡田さん：

全職員が所属しているグループの他、学級担任や研究室、管理職といったグループも作成し、関係者間の連絡もスムーズです。また、画像も簡単に共有できるので、児童指導の場面でも活用しています。例えば、片付け方やトイレの使い方など、口頭だけではうまく指導できないこともあります。そうした事柄については、現場の状況の写真をLINE WORKSで共有し、その写真をモニターに投影して『これについてどう思う？』と児童に投げかけるようにしています。具体的な指導がしやすくなったことで、児童自身の改善にも結び付きやすいように感じています。

画像も活用し、より正確で分かりやすい業務連絡を実現

青木さん：

避難訓練時にもLINE WORKSを活用しています。これまでの避難訓練では、全児童が体育館に避難していました。ただ最近は、コロナ対策および実践性の観点から、避難場所を3ヵ所に分けています。このとき、避難場所間で避難状況の情報共有をしなければならないのですが、その連絡手段としてLINE WORKSは非常に機能しました。

電話の場合、1対1のやり取りしかできず、避難場所が3ヵ所となると、スムーズな情報共有ができませんが、LINE WORKSであれば、トークやグループ音声通話を用いて、3ヵ所にいる担当教員全員が一度のやり取りで状況の報告および確認ができます。災害発生時や緊急事態時においては電話がつながらない可能性もあり、一刻を争う場面でも複数人と同時に安定したやり取りができるLINE WORKSは有効だと感じました。

岡田さん：

新型コロナウイルス感染症の陽性者が出た場合に実施する一斉下校時のやり取りでもLINE WORKSを利用しています。一斉下校が決まると、親御さんには学校へお子さんを迎えに来てもらうのですが、コロナ感染対策の観点から、玄関でお子さんを親御さんへ引き渡していました。このとき、お子さんは教室にいるため、玄関にいる先生と教室にいる先生との情報伝達が必要になります。

そこで、親御さんが玄関にいらしたタイミングで、玄関にいる先生が「○○さんの親御さま、いらっしゃいました」と教室にいる先生へトークを送り、教室にいる先生は該当の子どもへ声を掛け玄関に降りてもらうようにしました。また、親御さんからお迎え時間の変更などの連絡も多いので、職員室にいる電話番の職員もグループのメンバーに追加して、トークでタイムリーに情報を共有し連携をとることができました。LINE WORKSがなければ、都度電話でやり取りしていたところでしたが、LINE WORKSの利用により、手間なく、かつスピーディな情報伝達が実現できました。

そのほか、行事や教員の研究活動公開日などの日程調整に、アンケート機能を活用しています。以前は回覧板で日程調整していましたが、今はすべてLINE WORKS上で調整しています。

教育現場の校務効率化を目的としたICT活用の現状、およびその現状におけるLINE WORKSの意義をどう捉えていますか。

清水さん：

ICT活用による校務効率化の余地があると思っています。例えば、議事録作成一つとっても、多くの学校では会議後に議事録を作成し、紙に印刷して配っているのが現状でしょう。しかし中学校の中には、生徒会の会議中に担当者がオンライン上で議事録を共同編集しているところもあります。それと同じことを職員会議の場で行うだけでも、手軽なICT活用で紙の削減や素早い意思決定に繋がります。

当校がICT活用の一環として取り入れたLINE WORKSは、コミュニケーションの効率化を図れたという意味で、導入した意義があったと考えます。LINE WORKSを導入した結果、朝会が廃止され、子どもに向き合う時間も増やすこともできました。常々、私は教員へ、「子どもへの理解が一番大切」と伝えてきましたが、LINE WORKS導入により、そのための時間を創出できたことは非常に良いことだと考えます。

青木さん：

常態化している教員の過重労働問題は、教員の働き方の構造的な部分に原因があると考えます。LINE WORKSによって一斉下校や避難訓練をスムーズに実施が可能になり、局地的な改善は数多く実現できました。身近な課題から解決していくことも大切だと思いますので、その意味でLINE WORKSの存在は非常に大きいと考えます。

今後、LINE WORKSを教育現場でどのように活用していきたいですか。

清水さん：

ICTリテラシー教育にも活用できたら素晴らしいと思います。ICTリテラシー教育をする上では、子どもたちにデジタル端末を実際に使ってもらい、テクノロジーを体験させることで、情報活用能力を養うことが大切だと考えているためです。

例えば、ディベートの授業で、スクリーンを設置し、LINE WORKSのやり取りを映しつつ、議論をしても面白いかもしれません。LINE WORKSをディベートに取り入れることで、受け取った情報に対して、適切な言葉を用いて対応する瞬発力が身につけられると考えます。

【お話を伺った方】

清水 雅之さん　校長

青木 弘明さん　副校長

長野 哲也さん　教頭

岡田 啓吾さん　主幹教諭

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年9月当時のものです。

本事例のポイント

-生徒（保護者）・教師・教務担当者のやり取りをトークルームに集約して共有

-教務担当者が本来の業務に向き合えるように、教材の共有や日程調整など業務負荷を軽減

-生徒と教師のコミュニケーションが活性化され、密度の高い学習サポートを実現

御社の事業内容をご紹介ください。

早坂さん :

当社は経験豊富な社会人プロ教師を家庭に派遣し、完全1対1の個別指導で中学受験から医学部受験まで幅広い受験をサポートしています。教師が個々の生徒の目標や学力に合わせて作成するオリジナルカリキュラムで的確な指導をするとともに、志望校合格に向けて教務担任が成績管理をするのが特徴で、家庭だけではなく全国各地に設置された教室で個別指導を受けることも可能です。

コロナ禍を受けて、2020年11月には「名門会Online」を開設しました。都内のオンラインセンターと家庭を結んで個別指導をするもので、当社が独自開発したビデオ通話システムを使って生徒の表情と手元を写しています。これにより、問題を解く速度や理解度を把握し、対面での授業にも引けを取らない指導を実現しています。

これまで指導にあたるのはプロの社会人教師がほとんどでしたが、2022年度からは学業が優秀であるとともにコミュニケーション能力も高い医大生を起用しての、オンライン家庭教師サービスの提供を本格的に始めました。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

早坂さん :

「名門会Online」を開設からほどなくして、生徒－教師間の教材の受け渡しが課題として挙げられました。教師から預かったオリジナル教材を教務担当者がPDFに変換して生徒にメールで送信することになりましたが、その作業にかなりの時間を取られてしまいます。印刷して郵送するケースもあり、これらの業務負荷を軽減する方法を模索することになりました。

また、授業日時を変更したいときは、対面なら授業後に少し時間をとって調整できますが、オンライン授業の時間はシステムで管理されているので終了時刻になると自動的にビデオ通話が切れてしまいます。その結果、教務担当者が仲介役として教師と生徒双方の希望日時をすり合わせる手間も発生していました。

このような背景から、生徒の学びを止めずに生徒・教師・教務担当者が非対面でも意思疎通できるツールの導入が必要になりました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれたのはなぜですか。

早坂さん :

教材を共有するだけならクラウドストレージサービスの利用で十分だったかもしれません。別のシステムも試しましたが、当社が必要としたのは、対面での会話のようなコミュニケーションとともに、PDFやWord、Excelなどのファイルのやり取りをスムーズに行えるツールでした。そうしたニーズを満たすのがLINE WORKSで、LINEの操作性が踏襲されているだけに、社会人教師をはじめ生徒や学生教師にも抵抗感なく受け入れてもらえることを期待しました。トークルームをつくれば、生徒と教師だけではなく保護者や教務担当者も同時に情報を共有できます。また、直接会話をする必要に迫られたときはLINE WORKSの無料通話機能を使えばよいので、生徒と教師が互いの個人番号を教え合う危険性を回避できるのも魅力でした。

LINE WORKSの具体的な活用シーンをお聞かせください。

・生徒－教師間の教材の共有や授業日程の調整がスムーズに

・生徒（保護者）・教師・教務担当者のトークルームによりきめ細かいサポートを実現

・教師と教務担当者間の業務連絡を円滑化

早坂さん :

オンライン指導では、生徒（保護者）と教師にもLINE WORKSのアカウントを配布し、生徒（保護者）・教師・教務担当者のコミュニケーション基盤として活用しています。生徒ごとにトークルームを用意し、教材の共有や授業日時の変更に関する相談を生徒と教師が直接行なえるので、教務担当者が間に入る必要がなくなりました。その結果、教務担当者は以前のように生徒の成績管理やサービスの品質向上といった本来やるべき業務に注力できるようになっています。また保護者からは生徒のアカウントでやりとりの内容を確認し指導状況などを把握できるということで好評をいただいています。

生徒（保護者）と教師と教務担当者のトークルームで教材の共有や授業日程の調整を効率化

もともと想定していた主な用途は教材の共有と授業の日程調整に関する連絡でしたが、実際に活用を始めると、教師と生徒が予想以上に活発に意思疎通をするようになりました。例えば教師が出した宿題でどうしても分からないところがあればそのことをトークで伝えることで、生徒がどこでつまずいているかが事前に明らかになるので、次回の指導の効率が高まります。ほかにも、生徒から学習に関する相談がくると多くの教師が親身に応えてくれています。そうした授業時間外のフォローはあくまでも教師が自発的に行っていることですが、当社ならではのきめ細かい指導をオンラインでも実現することにつながっています。

さらに、生徒が参加するトークルームとは別に、教師や教務担当者間の業務連絡をするためのトークルームがあります。例えば、ある生徒が複数の教科を受講している場合、各教科の担当教師どうしで、その時の生徒の状況に合わせて教科別に時間配分の調整をトークで行なうようになりました。これまで当社では、教師どうしのつながりはあまりなかったのですが、こうしたコミュニケーションができるようになったのもLINE WORKSの導入成果です。

また、当社では授業後に何時から何時までどの生徒を指導したか報告させ、その情報をもとに各教師の給与を計算します。家庭訪問のときは電話、教室指導のときは社内担当者に口頭による報告だったので、言い間違いや聞き間違いがよくありました。今ではこの報告もトークで行われるので記録がきちんと残り、トラブルの発生を防いでいます。

オンライン指導の現場でLINE WORKSを活用することについてどのように感じていますか。

学生教師 :

私は地方在住の医学部に通う大学生で、オンライン家庭教師として別の地域に住む高卒生に個別指導をしています。地方では家庭教師や塾講師をする機会が乏しいので、オンラインでアルバイトできることにありがたく感じますし、生徒の家庭や教室に移動する時間と手間をかけずに自宅で教えられるのも大きなメリットです。授業自体はビデオ通話システムで行いますが、生徒や名門会とのコミュニケーションを取るうえで、LINE WORKSは欠かせません。オンライン家庭教師を始める際に名門会からLINE WORKSアプリの利用を求められましたが、プライベートでLINEをよく使っていることから、抵抗感はありませんでした。また、セキュリティ性も高いということだったので、安心してスマホ版とPCアプリ版をダウンロードしてBYODで利用しています。

私が行う授業は宿題をベースに実施しており、トークで問題を送信し、生徒から返信された答案に添削したものを画面共有しながら進めていきます。

教師と生徒のやりとりが円滑になり、授業の質や指導効率が向上

授業以外の場面では、生徒の授業日時の調整のほか、ちょっとした相談に乗ったりするためのコミュニケーションツールとしても使っています。例えば生徒が奨学金を得るための面接や、模試の結果報告など、些細なことでも気軽にやりとりするようにしています。授業以外でも名門会の教師とつながれるのは、生徒にとって安心感につながるはずです。また、教務担当者を介さずに生徒とやり取りすることは教師にとってそこまで大きな負担とはならず、むしろ生徒との距離が縮まることでより指導しやすくなったように感じます。

早坂さん :

このようにLINE WORKSをコミュニケーション手段として手厚いサポートをしていることは、受験生や保護者に当社の魅力を感じてもらえると感じています。また、LINE WORKSの活用で生徒だけではなく教師にとってもメリットのある職場環境を整備することで、より全国から多くの優秀な医大生に名門会の教師になってもらえると期待しています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

早坂さん :

教材や宿題などのデータファイルを機能的に管理できるように、科目ごとのノートやフォルダを設けるなどグループ機能を活用していきたいと思います。アンケート、カレンダー、掲示板などまだ試していない便利な機能も多いので、積極的に活用することでさらなる業務効率化を図っていきたいですね。

【お話を伺った方】

早坂 仁さん

オンライン授業を行う「名門会オンラインセンター」の副校長で現場責任者。

学生教師

医学部に在籍する大学生。オンライン家庭教師として高卒生に受験指導をしている。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年12月当時のものです。