本事例のポイント

• 複数連絡手段をLINE WORKSに一本化し連絡業務の負担を軽減
• アルバイトのLINEとつながり店舗スタッフ全体への情報周知を徹底
• Bot を活用し、問い合わせ対応業務の負担を軽減

やまやコミュニケーションズの事業概要をご紹介ください。

宮川さん:

辛子明太子メーカーとして1974年に設立された当社は、地元九州の食文化の価値を高めるべく、もつ鍋や出汁、菓子をはじめとするさまざまな食品の製造販売を手がけるとともに外食事業も展開。「博多もつ鍋やまや」「博多天ぷらやまや」など約50店舗を運営しています。

コロナの収束を受けて2024年にはグループ全体で過去最高の売上額を達成しました。しかし、主力商品である辛子明太子の原料価格高騰や、外食事業においては人手不足が深刻なこともあり、生産性向上のためITを活用していかに業務を効率化できるかが経営上の重要なテーマとなっています。

最初は外食事業部にLINE WORKSを導入したと伺いました。以前はどのような課題に直面していたかお聞かせください。

宮川さん:

本部では電話やメール、他社のグループウェア、SMSなど複数の連絡ツールを併用していました。さらに、本部と店舗のコミュニケーション手段として他社のビジネスチャットも導入し、企画や労務、システムなど本部の各担当者が店舗へ速やかに通達事項を発信できる体制を整えていました。しかし、ライセンス料が高価だったので、アカウントは店長以上の役職者に限定していました。そのため、副店長や一般社員、アルバイトスタッフにはメールなど別の連絡ツールを複数併用して伝達していました。

泉さん:

本部では、これまで複数のツールを経由して新商品やキャンペーンなどの情報を店舗に伝達していたため、手間がかかるうえ、情報が抜け漏れるリスクがありました。一方、店舗スタッフも複数のツールを確認する必要があり、業務負担の増加や、情報伝達不足が顧客対応の質の低下につながる可能性がありました。そこで、本部と店舗間の情報共有をスムーズにし、店舗スタッフ全員が同じ情報を確実に確認できる新しいコミュニケーションツールの導入が急務となっていました｡

宮川さん:

さらに、一部の店舗では個人LINEでやり取りするケースも見られ、会社で管理できないツールを社員が使用することに対する情報セキュリティ上のリスクも懸案事項となっていました。

外食事業部の課題改善に向けて既存のビジネスチャットをLINE WORKSに切り替えられたのはなぜですか。

宮川さん:

LINE WORKSの利用料金が既存のビジネスチャットよりも低コストだったこともあり、より多くの社員にアカウントを付与できると考えました。しかし、1,000名以上いるアルバイトスタッフまでツールのアカウントを付与するとなると管理の負担やコストが大きくなります。LINE WORKSには、LINEと安全にやり取りできる外部トーク連携機能があります。この機能を活用すれば、本部と店舗の社員にはLINE WORKSのアカウントを付与し、アルバイトスタッフは自身のLINEをそのまま使用できるので、管理の負担やコストの課題を抑えつつ、店舗スタッフ全体への周知も容易になることが期待されました。

泉さん:

LINEと同様の使い勝手のLINE WORKSなら、ITツールが苦手な従業員でも簡単に利用できます。チャットだけではなく掲示板やアンケート、タスクをはじめとする豊富な機能を備えており、業務にあわせて最適な方法でコミュニケーションを取れるのも魅力でした。

LINE WORKSの運用に先立ってどんな準備をされましたか。

宮川さん:

情報セキュリティ対策としては、LINE WORKSの管理権限を持つメンバーをIT戦略推進室と外食部門の業務管理室の2名ずつに限定し､管理・セキュリティ設定の不用意な変更を防ぐようにしました｡アルバイトスタッフのLINEとつながる外部トーク連携についても、特定の担当者のみが行える決まりにしています｡

また、以前使っていたビジネスチャットは本部の全員が自由にチャットルームを作成できるようにしていたことから、グループが乱立してどの情報がどこにあるかすぐには分からないことがありました。その反省を踏まえ、LINE WORKSで新しいグループを作成する権限は管理者以上のみに付与することとしました。

ほかに、やり取りが煩雑になるのを避けるためにトークの｢了解しました｣のレスポンスはスタンプで行うことを推奨していますが、細かな運用ルールについては最初から厳密に定めず､実際に活用しながら課題を見つけて改善していくようにしています。

外食事業部でのLINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・掲示板機能と外部トーク連携で店舗スタッフへの情報伝達を効率化

・本部からアルバイトスタッフまで伝達漏れや確認不足を防止

泉さん:

本部から店舗社員への通達はLINE WORKSの掲示板機能を通じて発信し、店舗社員はその内容をアルバイトスタッフのLINEと外部トーク連携したトークルームで共有することで、本部からの情報を店舗スタッフ全体に周知しています。このように複数の連絡手段をLINE WORKSに一本化したことで、本部は情報伝達の効率化と確実性の向上を図り、さらには店舗から本部への問い合わせの削減にもつながりました。店舗社員にとっても、情報を確認する窓口が1つに集約されたことで、情報を探したり確認したりすることによるストレスが軽減したと感じています。

今後は、立ち仕事の多い店舗社員が本来の接客業務に集中できるように、本部社員も、アルバイトスタッフが所属する店舗連絡用のトークルームに加わり、店舗スタッフにとって重要な情報を直接共有する運用を検討しています。店舗社員の情報共有にかかる業務負担を軽減しつつ、伝達事項が全スタッフに確実に届けることができると期待しています。

また、アルバイトスタッフのLINEが社員のLINE WORKSと連携したことで両者がいつでもスムーズに連絡し合えるようになり、昼から夜のシフトへの引き継ぎや勤務シフトの伝達なども円滑になりました。

アルバイトスタッフのLINEを含めたトークルームで、新メニューの作り方動画やシフト表の情報周知が格段にスムーズに

ほかに外食事業部ではLINE WORKSのどんな機能をよく活用されていますか。

【アンケート】回答者の匿名設定で社員が意見を述べやすくなった

【タスク】業務の割り振りや期限管理が効率化

泉さん:

例えば、本部が店舗の卓上POPの大きさや数を見直して適正化したい場合など、店舗スタッフの意見をヒアリングするためにアンケート機能を活用しています。店舗のオペレーションをサポートする立場から見ると、新しいシステムの導入時などに現場の意見を吸い上げるのにも有用です。また回答者を匿名に設定することで、対面の会議では発言しづらいと感じていた社員から本音の意見も得やすくなったというメリットがあります。

アンケート機能でヒアリングを効率化

タスク機能も便利で、メンバーへの仕事の割り振りや、提出物の期限管理などに重宝しています。例えば、本部から各店長に「月末までに棚卸し作業を完了してください」とタスクを依頼し、期限を設定し、進捗状況の管理を効率化しています。依頼もしやすくなり、作業の抜け漏れ防止にもなっています。

外食事業からLINE WORKSの利用がはじまり、現在は全社員に導入されたそうですね。どのような活用効果がありましたか。

宮川さん:

電話とメール、他社のグループウェアの掲示板を主に使用していますが、会社全体の生産性向上のためには、電話やメールよりも気軽に聞けてスムーズにやりとりができるツールが必要だと考え、外食部門でLINE WORKSで培った経験や知見を活かして全社にも利用を拡大していきました。

一方で、さらに連絡手段を増やしてしまうと社員が混乱してしまうと考え、緊急の連絡は電話、緊急とまではいかない急ぎでレスポンスが欲しい場合はLINE WORKSのトーク、急ぎでなく一方的に情報発信を行う場合は既存のグループウェアの掲示板と、伝えたい情報の緊急度や活用度による使い分けのルールを明文化しました。最近はLINE WORKSでやり取りされる情報が大幅に増え、以前よりも情報共有がスピーディになり意思決定も早くなったと感じます。

また、LINE WORKSを使うようになってから、年齢・役職・部門などの垣根を越えてフラットなコミュニケーションが行われるようになったことも成果として挙げられます。本部ではパートなどの準社員が管理職に伝えたいことがあるとき、電話やメールでは直接伝えづらかったそうで、身近な社員を介して伝達していました。しかし普段使い慣れたLINEと似ているトークなら相手との心の距離感が近まり、心理的安全性が高いからか、直接メッセージが発信されるケースが増えているようです。LINE WORKSはこのように、風通しのよい組織づくりにも貢献してくれています。

さらに、以前から業務上の問い合わせに自動回答するチャットボットサービスを使っていますが、期待したほどには利用が進みませんでした。そこで、LINE WORKSのBot機能と連携させたところ、普段づかいのLINE WORKSトークルームから問い合わせができるのが便利だと利用者の数が増加しました。その結果、問い合わせ対応の業務負担が軽減したと感じています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

泉さん:

お客様からの意見や衛生管理データなどは、業務改善プラットフォームのkintoneで管理しています。kintoneからの通知を、誰もが普段づかいのLINE WORKSで受け取れるようにすれば、対応をいっそう迅速化にできるはずです。kintoneに限らず社内で利用する多くのツールと連携させ、「LINE WORKSを開けばたいていの情報にアクセスできる」という業務環境を構築できればさらなる業務効率アップにつながると考えています。

宮川さん:

LINE WORKSが提供しているAI製品にも興味があります。電話対応を自動化するLINE WORKS AiCallを使えば当社のコールセンターの業務負荷を減らせる可能性がありますし、LINE WORKS OCRはFAXで受け取る請求書や発注書などの内容をデータ化するのに有効だと思います。また、近くリリースされるという、LINE WORKSと音声AIを組み合わせたスマートフォン用トランシーバーアプリのLINE WORKSラジャーは、店舗スタッフのインカムとして利用できそうです。社員の業務負担の軽減と効率化、そしてお客様へのサービス品質向上に向け、引き続きIT活用を積極的に行なっていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

宮川 貴志さん

執行役員として全社のITを統括。工場と物流も管掌しSCM改革も推進する。

泉 宏和さん

業務管理室で店舗運営にかかわる企画・管理・教育などに携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 数多あるプロジェクトをグループトークで管理し生産性を向上
• 生産農家のLINEと社内関係者でグループをつくり受発注業務を可視化
• 紙で保管をしていた棚卸し情報、日報、商品管理を掲示板に保存・全社に共有

御社の事業内容と皆さんの業務についてご紹介ください。

脇坂さん：

当社は、農家を小学生のなりたい職業1位にするということを目標に2011年に設立しました。東京都中央区銀座に本社を置き、農業支援や地域創生、マルシェのプロデュース事業等、農業にまつわる事業プロデュースを全国で行っています。具体的な事業内容としては、閉校した東神楽町の小学校を活用した“東神楽大学”という複合施設の運営や、地域商社の運営になります。またマルシェでは、東京や札幌などを中心に６ヶ所以上、年間で220日間ほど開催しています。

私は、代表取締役として農業事業の新規プロデュースや、全国で進行する30件以上にわたる複数事業の統括マネージメントを行っています。

成田さん：

私は、当社が運営する東神楽大学という複合施設内で売店の管理や施設内にあるカフェの運営を担当しています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

脇坂さん：

複数の事業を全国で展開する中で、社内外のメンバーで横断的に複数のプロジェクトを遂行しています。ほとんどのメンバーがそれぞれ異なる場所で働いていますが、メールや電話以外で会社として決まった連絡ツールはありませんでした。メールや電話では日々の連絡や確認、まとまった指示が困難であり、自然と個人LINEを使うケースが増えてきました。しかし、個人LINEでもプロジェクトで管理する情報をアーカイブして、後から参照することが難しく、確認漏れが生じてしまうこともあり、連絡ツールに課題を感じていました。

成田さん：

購買部における地域商社の仕事では、生産農家さんとやりとりすることが多く、以前は電話やLINEなどでそれぞれの生産農家さんと個別にやりとりをしていました。電話は記録が残らないですし、チーム全体で情報を共有する際に伝達ミスが生じて、受発注漏れなどにつながることもありました。また日報などの書類も手書きで書いてそれを写真に撮って送ってもらってから集約するなど、２度手間・3度手間になってしまうこともありました。

課題解決のためにLINE WORKSを選定した理由と、導入までの経緯を教えてください。

脇坂さん：

遠隔地の人やリアルで会っていない人どうしが、同じツールで簡単に情報を伝えられたり、情報の保存や整理ができたりすることが、まず重要でした。また、年配の方やパートタイムスタッフでも操作しやすいユーザーインターフェイスで、スマホでもPCでも使えるものはないだろうかと探していました。

他社の企業向けサービスも検討したのですが、操作性が難しく、実際に使いこなせる人が限られてしまうことが懸念でした。

その点、LINE WORKSはまず“LINE”という知られたサービスの名前がついていることがとても好印象でした。生産農家さんやパートスタッフの方に導入の説明をする際にも、別のサービスだといちから改めて教えなくてはいけないところが、LINE WORKSだとLINEのようなものだから簡単に使えるだろうと類推されて、導入に理解を示してもらいやすいというのがありました。実際に60歳を過ぎたおばちゃんスタッフに見せても、スマホで使えるしLINEに似たものならいいね、という反応だったので、導入を決めました。

LINE WORKSの導入によって、社内・社外における業務連絡が効率的になったそうですね。

脇坂さん：

基本的には、プロジェクトごとにグループトークルームを作成して、その中で情報交換を行っています。グループメンバーの一部でさらに細かいディスカッションの必要性を感じた場合は、ディスカッション専用のグループトークを立ち上げて、オンライン上での会話を効率的に行っています。

必要に応じてグループを作る運用にすることで、ひとつのグループの中で話題が錯綜するようなことにもなりませんし、ディスカッションそのものには直接関係のないメンバーに通知が届き続けるというようなこともありません。

社内のメンバーはもちろん、社外の関係者や生産農家さん、シェアオフィスの利用者さんなどとも外部トーク連携をして、日々の連絡や受発注などさまざまなシーンで活用しています。生産農家さんたちとは個人LINEと連携して電話ではなくトークでやりとりしています。これにより、それぞれのチームで全体の進捗を把握したり、見落としがないよう全員でカバーし合うことができるようになりました。また、複数のプロジェクトを抱えていても、LINE WORKSさえ確認すれば良い、という状態にすることができたので、気持ち的にとても楽になりました。

日報や棚卸し情報など、LINE WORKSの掲示板で簡便に共有していると伺いました。

脇坂さん：

掲示板は、大きく分けて３つの用途に活用しています。

１つ目は日報の提出と共有です。以前は、手書きの日報をスマホで撮影してプライベートのLINEで社内共有していました。その頃は業務拡大前で人数が少なかったため、なんとか運用できていましたが、それでも情報を見返すためにLINEのトークを遡る手間がありました。現在は、各社員の日報、店舗ごとの日報の両方ともでLINE WORKSのテンプレート機能を使っています。テンプレートは、あらかじめ用意されているフォーマットをカスタマイズして使用できる上に、スマホで手軽に入力できるので、作成も共有もとても楽になりました。

２つ目は店舗の棚卸し情報の報告です。当社は、札幌市内や東神楽大学内等で複数の店舗を運営しており、定期的な棚卸し作業が必要となります。以前は棚卸し用のノートに手書きで記録して、各店で保管するのみだったのですが、今は現場のパートスタッフが手書きした在庫数のメモをスマホで写真に撮って、掲示板に掲載しています。スキャンして資料に起こすといったことをしなくても、画像を添付するだけで情報を保管し、社内で共有できるようになりました。

３つ目は商品情報の共有です。こちらも写真添付と文章で掲示板に投稿することでいつでも何度でも見返せますし、商品管理にも役立てています。

ツールによってはシステムが作り込まれ過ぎていてすべての情報をデータ入力しなければならないものもありますが、LINE WORKSはアナログの良さを残しつつ、社内共有が手軽にできるところが良いと思います。

成田さん：

掲示板を使って店舗の商品管理や日報を確認できるようになり、メンバー個人の活動や、プロジェクトの進捗状況など、俯瞰して会社の状況を把握できるようになりました。例えば、店舗のスタッフが商品管理などで分からないことがあったとき、今までは電話や個別にLINEなどで社長や店長に確認が取れるまで陳列できなかったりして、タイムロスが生じていました。LINE WORKS導入後は、店長が休みでも、グループトークで投げかけることで、わかる人が即座に返答できるようになったり、店舗どうしで在庫を融通し合ったり、集荷のスケジュールを立てることがより容易にできるようになりました。

導入前までは、従来の仕事の進め方には特に不便を感じていたということもなかったのですが、LINE WORKSを使うようになってから便利さを痛感しています。LINE WORKS導入後に事業が拡大したのですが、今までのやり方では無理だっただろうなと思っています。

ほかに便利だと感じられている機能はありますか。

脇坂さん：

LINE WORKSは必要と思って探していた機能が１つのアプリとして揃っているところが良いと思います。スマホアプリの画面下のアイコン（アドレス帳、トーク、掲示板、カレンダー）の並びがまさに求めていた機能の一覧になっていました。

特別なカスタマイズをする必要もなく、中小企業にとって必要十分な機能が備わっていると思います。

また、グループカレンダーもとても便利です。グループトークルームごとにそのメンバーで管理できるカレンダーがあるのでプロジェクトごとのスケジュール管理が楽になりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

脇坂さん：

全国で開催しているマルシェの出店者と弊社スタッフとのやりとりをLINE WORKSに変更したいと考えています。現在は会員管理システムとExcelを併用しています。会員への出店募集や出店登録は会員管理システムで行えますが、売上報告は出店者が紙に書いたものを写真で送信してもらい弊社スタッフがExcelに手入力しなければなりません。年間200名近くの出店者がいるため入力作業の負担が大きく、LINE WORKS のアンケート機能を活用できたらもっと効率化できると思っています。また、出店者どうしがLINE WORKSのグループトークでつながり、他のマルシェの情報交換やナレッジの共有を積極的に行って、新たなアイデアや企画を生み出すきっかけになればと考えています。

【お話を伺った方】

代表取締役　脇坂 真吏 さん

農業事業の新規プロデュースや全国で進行する30件以上にわたる複数事業の統括マネージメントを行う。

東神楽大学　購買部・カフェ部門　　成田 恵 さん

東神楽大学の中にある売店の管理や東神楽大学内のカフェの運営を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年7月当時のものです。

本事例のポイント

• グループ間、全社、部門間で多角的な情報共有を実現するグループウェアとして活用
• チャットBotやワークフローシステムと連携してさまざまな業務を省力化
• 社長のメッセージ浸透や従業員の社会貢献活動に対する意識啓発にも活用

御社の事業内容をご紹介ください。

経営役 北川さん :

1906（明治39）年に創業された当社は、食品やコーヒー飲料の輸出入を行う商社です。兵庫県神戸市に本社を置き、東京・名古屋・福岡・札幌に支店を持つほか、関西アライドコーヒーロースターズや東京アライドコーヒーロースターズ、ユーエスフーズなどのグループ会社を擁します。事業はコーヒーや紅茶の輸入・加工・販売を行う「コーヒー・飲料事業」、国内外で自社開発した業務用食材を販売する「食品事業」、日本食を中心とした商材の輸出を行う「海外事業」の 3領域からなります。どの事業も開発や営業などの部門を個別に設けず、企画・開発から仕入れ、工場への生産指導、販売までを一貫して行うのが特長です。

「ともに考え、ともに働き、ともに栄えよう」という経営理念のもと、「世界の食の幸せに貢献する」ことをミッションに掲げ、近年はESGへの取り組みに注力しています。また、従業員が働きやすい環境づくりにも努めており、一般財団法人日本次世代企業普及機構が主催する「ホワイト企業認定 ゴールド」を4年連続で取得しています。

LINE WORKS導入以前はどのような課題を抱えていましたか。

情報システムチーム チームリーダー 仲田さん :

当社の事業領域は幅広く扱う商品も多彩なため、買い付けなどに際し部門間や拠点間で頻繁に情報を共有する必要があります。しかし、連絡手段が電話とメールだったため、複数いる関係者への連絡をスピーディに行うことができませんでした。

情報システムチーム 田中さん :

以前から全社でグループウェアを運用していましたが、当社にとっては多機能、かつ操作が複雑だったこともあり、スケジューラやポータル機能くらいしか活用できていませんでした。そのため、従業員のコミュニケーション密度を高めるにはビジネスチャットツールを導入することが不可欠だと考えていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを導入された経緯をお聞かせください。

仲田さん :

多くの従業員がプライベートで使い慣れているLINEにUIが近いことに加え、チャット以外にも業務遂行に必要な機能が搭載されていることから、既存のグループウェアを移行させて全社での活用度を高めるのに最適なツールだと判断しました。

田中さん :

まずLINE WORKSのトークを利用することから開始しました。以前から運用していたグループウェアは利用契約期間満了まで約2年間あったため、併用しながら徐々にスケジューラ機能やポータル機能をLINE WORKSのカレンダーや掲示板に移行する計画を立てました。グループウェアは石光商事だけで利用していましたが、LINE WORKSはグループ会社でも利用可能なため、グループ全体でも徐々に活用の幅を広げています。

グループウェアからLINE WORKSに移行して、より便利になった点はありますか。

仲田さん :

グループウェアからの移行はスムーズに進み、ほとんどの従業員がどの機能もLINE WORKSで利用する方が使い勝手が良いと感じているようです。

特にカレンダーは、会社全体や各従業員のスケジュールを把握しやすくなっただけでなく、会議室やZoomアカウントの使用予約も設備予約機能で簡単に行えるようになったことでより効率的に業務が遂行できています。

田中さん :

ポータルの代わりに利用を開始した掲示板機能も活発に使われています。LINE WORKSの掲示板では既読数を把握できるので、全社への重要なお知らせを掲示板に投稿したときには、従業員の反応を確かめるのに活かしています。

全社展開において運用ルールなどは定められましたか。

田中さん :

業務時間である7時～19時での利用を推奨しています。また、社用携帯が支給されていない従業員にはBYODで利用してもらっていますが、私用携帯へのアプリのインストールはあくまでも任意としています。

仲田さん :

正式にルール化しているわけではありませんが、タイムリーな返信を求めるやりとりはLINE WORKS、緊急の連絡は電話、記録に残したいやりとりはメールという使い分けが自然と定着しています。

LINE WORKSの活用で、みなさんの業務において実感した効果は何でしょうか。

関西アライドコーヒーロースターズ 専務取締役 石崎さん :

電話やメールに替わってトークでタイムリーにやりとりできるようになった結果、情報共有のタイムラグがなくなり、意思統一のスピードが以前と比べて格段に速まりました。メールは返信がないと読んでもらえたか分からず、確認の電話をかけていましたが、トークは既読がつくので安心でき、なかなか既読にならない場合のみ連絡すれば済みます。情報伝達に要する時間が短縮した分、注力すべき業務に割ける時間が増えたことがもっとも大きな導入成果です。

部門やチームの枠組みを超えた迅速な連携が、ビジネスチャンス拡大にもつながったそうですね。

神戸加工食品チーム サブチームリーダー 山田さん :

私が所属する食品部門では、部門内で日々さまざまな商材の相場情報を共有する必要があります。以前はその手段がメールだったので、業務時間の多くを社外にいる営業社員にとってタイムリーな確認や、双方向のやりとりが困難でした。トークに置き換わってからは、いつどこにいても情報を確認したり発信したりできるようになりました。

他部門や他の商材カテゴリーの社員と速やかに連携できるのも、トークの利点です。当社は「栗」を輸入で仕入れており、私の所属するチームでは扱っていませんでした。あるとき、自分たちの得意先に需要があることを知り、栗を扱っている部門の仕入れ担当者や通関担当者らとのトークグループを立ち上げ、相場など得意先に提供するための情報を速やかに共有。その結果、スピード感をもって得意先に提供でき、販路の拡大につながりました。

新商品開発におけるパッケージデザインの承認業務にも活用されているそうですね。

関西アライドコーヒーロースターズ 品質保証室のみなさん :

新商品の開発時には、パッケージデザインなどの表記内容を営業部門・品質保証部門・製造部門の三者でチェックしますが、以前はデザインの版下を出力して紙で回覧していたため、総勢20名ほどの担当者全員が確認・押印するのに2週間ほどかかっていました。修正となれば再確認にさらに時間を要しますし、どこで確認が止まっているのか探すことも困難でした。早く得意先に提供したい担当営業にとって、心苦しいこともあったと思います。

LINE WORKSが導入されてから、アンケート機能を使い版下のデータを画像で添付して回覧を行ったところ、関係者全員に一斉送信、回答も驚くほどに素早く集まりました。未回答の社員への再通知機能の効果もあり、今は1週間程度で全員のチェックが完了するので、新商品の開発速度そのものがスピードアップしています。

チャットBotや連携機能の活用により、業務負担が軽減されているとうかがいました。

仲田さん :

総務人事や情報システムなどに関する社内問い合わせをチャットBotに入力すると自動的に回答する仕組みを構築したことで、対応に要する業務負担が軽減されました。特に、新卒の社員は社内手続きやちょっとした疑問があったとしても、忙しくしている先輩に質問することに抵抗を感じて遠慮してしまうそうです。ですが、チャットBotなら相手の都合を気にせず気軽に質問ができるので、若手社員の間では「まずはLINE WORKSに聞いてみよう」と積極的に活用しているそうです。

問い合わせを入力するとチャットボットが自動回答。ヘルプデスク業務の負荷軽減に大きく貢献しているだけでなく、新入社員が気兼ねなく質問できる先として活用されている

他にも、勤怠や予約システムなど、必要な社内システムやWEBサイトへのリンク先を集約させ、LINE WORKSからアクセスできるようにしています。ブラウザでブックマークをしたり、デスクトップにショートカットを作成したりする必要がないので、業務効率化に一役買っています。

また、LINE WORKSとワークフローシステムのコラボフロー*を連携させることで、トーク画面から直接申請内容にアクセスし、承認処理が行えるようになりました。手元のスマホでいつでも利用できるので、社外に出る機会の多い管理職は特に便利だと感じています。

SDGsの推進や従業員のウェルビーイング向上にもLINE WORKSが役立っているそうですね。

田中さん：

掲示板には社長が発信する専用のスレッドも立てられ、一週間の行動を振り返ったり、従業員へのメッセージを投稿したりしています。全国に支社を持つ当社では、普段から社長の様子を知ることができる機会はありませんが、社長自らが継続して発信することで、会社のトップの考えを全社員に漏れなく伝えられるだけでなく、従業員との距離感を縮める一助にもなっていると思います。

サステナビリティ推進チームのみなさん :

当社はSDGsに賛同しており、2030年までに温室効果ガス排出量を3割削減するため、サステナビリティ推進チームとしてさまざまな施策を展開しています。こうした活動では各部門と密に連携を図る必要があるため、LINE WORKSは連絡ツールとして欠かせない手段となっています。例えば、非常に複雑な温室効果ガス削減の計算方法を分かりやすく解説した動画や、SDGsにつながる社会貢献活動の取り組み内容などを掲示板で発信することで全社に向けて意識啓発しています。こうした取り組みは、社会貢献活動に関わることが少ない部署の従業員にも関心を持ってもらうきっかけになっています。

北川さん :

また、当社が「ホワイト企業認定 ゴールド」を取得している背景には、男性従業員の育休取得率100%という実績があります。休職中でも要望がある従業員には、LINE WORKSで重要な業務情報を共有することで、会社とのつながりを維持しています。これは、育休に限らず出産や介護などさまざまな理由で一時的に休職する従業員が復帰しやすい職場づくりに役立っており、エンゲージメントの維持・向上につながっています。

また、LINE WORKSによって管理職と一般従業員が持つ情報の質や量に大きな差異がなくなったことで、従業員の立場に関わらず見解を述べられる雰囲気も醸成されました。従業員の意見を聞きながら制度や職場環境の改善を行ったことで、「働きやすさ」と「やりがい」の両方が高まり、ウェルビーイングの向上に結びついています。以前に増して多くの若手従業員が活き活きと働いているように感じられるのも、そのおかげだと思います。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させていきたいですか。

北川さん :

LINE WORKSをさらに有効活用して、従業員がどこにいても仕事ができる環境を拡充させたいです。結婚・出産・育児・介護をはじめとするさまざまなライフイベントが発生する従業員に対しても出社の負担を減らすなど、いっそう働きやすい会社づくりをしていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

北川 克史さん

食品の輸出入管理業務に携わった後、経営戦略室室長に就任。経営戦略の策定などに携わる。

仲田 隆光さん

経営戦略室に所属するとともに、情報システムチームのチームリーダーを兼務。

田中 聡美さん

情報システムチームで社内のIT推進を担当。

山田 宏一さん

神戸加工食品チームのサブチームリーダーを務める。

石崎 昇さん

石光商事とグループ会社のコーヒー関連事業を管理する。

サステナビリティ推進チーム

石光商事グループの「サステナビリティ方針」に基づき、その実践を推進する。

関西アライドコーヒーロースターズ株式会社 品質保証室

コーヒー製品の開発や品質管理を行う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年12月当時のものです。

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本事例のポイント

• 好事例を全社で共有することで他の営業社員のナレッジ蓄積や提案活動に活用
• 内勤者も売上や商品陳列の様子を知ることで、仕事への貢献度を実感しやりがいが向上
• テンプレート機能を活用し、受発注書や商談報告書の作成や共有が簡便に
• 勤怠管理システム「HRMOS勤怠 by IEYASU」と連携し、労務管理にも活用

御社の事業内容をご紹介ください。

中島さん :

当社は菓子・食品の専門商社で、全国の仕入先から調達しての卸売りにとどまらず、お客さまのニーズに応えてオリジナル商品を企画・開発するOEMも行っています。食品専門店、スーパーマーケット、ホームセンター、量販店、ドラッグストアなどが主な得意先です。コロナ禍で健康維持・増進に効果がありそうな商品の引き合いが伸びたほか、足元では訪日インバウンド向けの和テイストのお土産商品の需要も増大しており、年商は約30億円に上ります。

導入前はどのような課題に直面していましたか。

阿部さん :

営業部員が卸売り商品や開発商品を受注すると、内勤の営業事務員にその内容を伝えて仕入先への発注手配を依頼するのですが、連絡手段が電話とメールだったために速やかな意思疎通を図るのが困難でした。電話による口頭の伝達では言い間違いや聞き間違いが発生しがちですし、受注品の発注漏れが起きたり、営業部員と事務員が衝突することもありました。

中岡さん :

東京営業部には営業社員しかいないので、発注手配は大阪本社の事務員が行います。拠点が離れているだけに、コミュニケーションの取りづらさを感じていました。また、事務員が営業部員のスケジュールを把握していないため、大事な商談中に電話をかけてしまうことがよくありました。

阿部さん :

社員はスケジューラーを使っていたりいなかったり、使っていたとしてもツールが統一されておらず、リモート会議の手段も複数あるなど、社内で使用するツールがバラバラなことが業務効率を妨げる要因となっていました。

LINE WORKSを選定した経緯を教えてください。

阿部さん :

LINE WORKSの存在を知った東京営業部の社員の提案を受けてフリープランを営業部だけでしばらく試用しました。一斉に情報共有ができて、意見を集めやすくなったことでコミュニケーションがスピーディになることを実感。またLINEと操作性が似ているLINE WORKSなら定着しやすいと評価されました。

さらに、高いセキュリティレベルを担保していることへの安心感や、グループウェア機能によって業務ツールが一元化され、余分なコストカットができることへの期待もあり、有償版を全社に展開することを決めました。

LINE WORKSの導入によってどんな効果を感じていますか。

阿部さん :

まずは、これまで社員で個々に導入していたスケジューラーやリモート会議ツールがLINE WORKSに一本化できました。目的に合わせてメンバーを招待してチャットができるグループトークや、全社員に周知ができる掲示板など、メールと電話以外に全社員とコミュニケーションできるツールとして浸透したことで、さまざまな業務が効率化しています。特に、離れた拠点間でやりとりが多い営業部では効果が出ています。

営業部員と事務員の連携が強化され、受発注業務がスピードアップしたそうですね。

阿部さん :

会社全体や部署ごとのグループ、さらに部門を横断して業務内容に応じたグループを作り、情報を迅速・確実に共有しています。電話やメールとは比較にならないほど緻密な業務連絡を行えるようになりました。

メッセージがテキストとして残り、誰が既読になったかも明確なので、「言った」「言わない」のトラブルが起きることもありません。LINEのようにスタンプ1つで感情を伝え合えるのも魅力です。

部門の枠を超えた緻密な情報共有が速やかな業務遂行につながる

眞田さん :

『営業部員+事務員』のグループでは、営業1人につき3人の事務員が入り、受発注のやりとりをしています。営業部員がお客さまから受注した内容は、LINE WORKSのテンプレート機能を活用して、発注手配依頼のフォーマットに必要事項を入力して『営業部員+事務員』のグループのノートに投稿。事務員がその情報に基づいて直ちに仕入れ先に商材を発注しています。これによって手配漏れが防止され、営業部員はどの案件をいつ発注したか、手元の携帯で随時確認することが可能になりました。

中岡さん :

以前は、営業部員からの発注は電話による口頭で行っていたため、形に残らないことからミスが生じることがありました。しかし、現在では営業部員がLINE WORKSのテンプレートを使って簡単に発注依頼ができるようになり、事務員も入力されたテンプレートの内容を元にして発注書を作成できるようになったので、ミスの削減に繋がっています。

発注手配依頼のテンプレートに入力されたデータをそのまま印刷して発注書に

営業活動ではどのような効果が生み出されましたか。

阿部さん :

お客さまの店舗で、よく売れている商品陳列風景やPOPを効果的に使っている売場の写真を営業部員が全社グループに投稿しています。そうした事例の共有は、他の社員にとって有用なナレッジとなるだけではなく、お客さまへの提案活動にも有効で、結果として売り上げアップにもつながっています。さらに、営業部員の各々がどの商品がどれだけ売れたかを報告し合うことで、営業部全体が活性化しました。

眞田さん :

営業活動に必要な商品情報はDriveにアップしています。お客さま先での商談中にDriveにアクセスすれば、商品の資料やPOPの見本をその場でさっとお見せすることができます。商品提案書も保存しており、商談時に確認したい細かな内容をその場で閲覧できます。また、貿易担当者が作成した輸入スケジュールのPDFなどもDriveに保存されているので、海外から仕入れる商材が納期に間に合うかどうかを確認するのにも便利です。

多彩な商品情報をDrive保存。出先でも瞬時にデータにアクセスできる

CRMツールをLINE WORKSに置き換え、運用コストの削減にもなったそうですね。

阿部さん :

当社では、CRM（顧客管理）ツールを導入していましたが、営業活動における商談報告書の共有程度にとどまり、ほとんどの社員がその高機能を使いこなすことができていませんでした。

そこで全社で活用が進み始めたLINE WORKSのテンプレート機能と掲示板機能を使えば、CRMツールの代わりになるのではと考えました。あらかじめ商談報告書のフォーマットでテンプレートを用意し、営業部員に活動内容を入力してもらいます。全社員が最新の営業動向を把握できるようにするため、入力した商談報告書は掲示板にアップするようにしました。

営業部員による商談の内容はテンプレート機能を使って報告書としてまとめられ、掲示板で全社員に共有

中岡さん :

掲示板は業務中の隙間時間などにこまめに見るようにしています。商談報告書に目をとおすと、どのお客さまからどんな発注がありそうか予測できるので、心構えをしておくことができます。また、これまで使っていたCRMツールを解約でき、年間約139万円のコスト削減を実現できました。LINE WORKSを使うことで必要のなくなったツールはほかにもいくつかあり、当初予想した以上の節減効果を得られたことにも満足しています。

お客さまや委託会社と外部トーク連携機能でつながっているのですね。

阿部さん :

営業部員によっては、お客さまのLINEやLINE WORKSと外部トーク連携機能でつながっています。また大阪本社の移転に際しては、総務部門の私が内装を設計する会社のLINE WORKSと連携し、デザインの資料となる写真や図面、請求書などのやり取りをスピーディに行いました。

勤怠管理システムと連携され、打刻や勤務状況の確認が簡便になったそうですね。

阿部さん :

内勤者がタイムレコーダーで行っていた勤怠管理をより厳密に行うため、勤怠管理システムのHRMOS勤怠 by IEYASUを導入しました。選定の決め手となったのは、LINE WORKSと連携してトーク画面で簡単に出退勤時刻を打刻できることです。PCから勤怠管理システムにアクセスする必要がなく、その月の労働時間、残業時間、有給休暇残数など勤務サマリーもトーク画面で確認できます。導入以後は有給休暇の消化が増えているように思います。

経営者としてLINE WORKSの導入効果をどう感じていますか。

中島さん :

LINEと同様にフランクな雰囲気で業務情報を手早く共有できるとともに、誰がどこで何をしているかが可視化されたことで、社員どうしの距離感がぐんと縮まりました。私から社員への労いの言葉も、トークならタイムリーに発信できます。

これまで内勤者は、お客さまの店舗や仕入先などの雰囲気を知る機会がありませんでした。しかしLINE WORKS導入後は、営業部員が商談で赴いた際に撮った画像とともに、「こんなに売れたよ」といった報告を全社のグループで共有するようになり、内勤者はお客さまや仕入先に対する理解や親しみが深まっています。これがモチベーションの向上につながり、仕事がより丁寧になるという効果が生まれていると感じています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

中島さん :

さらなる業務効率化やペーパーレス化に向け、販売管理ソフトなどとの連携もはかれればと考えています。今後は新規事業を手掛けるなどビジネスの拡大を推進するつもりですが、LINE WORKSはそこでも情報基盤として重要な役割を担ってくれると期待しています。

【お話を伺った方】

中島 克也さん

代表取締役。商品開発型の食品専門商社である株式会社ジェイ・ファームを2007年に設立。

阿部 瑞紀さん

営業事務と営業を経験し総務人事部 マネージャーに。営業事務のサポートも兼務。

眞田 静香さん

営業事務を経て営業部員となり、西日本エリアの顧客を担当する。

中岡 真弥さん

営業事務員として営業部員による営業活動を支援する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年8月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話・メール・FAXをトーク（チャット）に置き換え、全体の情報共有が迅速化
• 魅力ある店舗の売り場写真を共有し、店舗全体で販促効果の高い売り場づくりに貢献
• 本社から70店舗へのアンケート配布・集計にかかる時間が10分の1に削減

御社の事業概要をご紹介ください。

取締役 山本さん :

1952年に山形県東根市に開業した「山澤薬局」に始まり、1962年に県内初となる本格的なスーパーマーケット「ヤマザワ」を山形市にオープンさせました。以来、山形県と宮城県を中心に商圏を拡げながら、2012年には連結年商1,000億円を達成。山形県の小売業としてトップクラスの売上を誇る企業に成長しています。2023年春には秋田県にも店舗展開を進め、山形県・宮城県・秋田県でスーパーマーケット、計70店舗を展開して地域の皆さまの暮らしをご支援しています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

商品部 若山さん :

店舗数が増えるほど店舗水準の維持が難しくなることは多店舗展開の課題です。同時に全体の営業力を底上げするためには、本部、エリアごとの店舗を統括するブロック長、各店舗の店長、バイヤーが連携して、タイムリーかつ緻密に情報共有をする必要がありました。しかし、以前の主な連絡手段は電話、FAX、メールだったため、生鮮食料品を扱うスーパーマーケットの業務に不可欠なスピード感のあるコミュニケーションを取ることができずにいました。

青果商品部バイヤー 石山さん :

青果商品部のバイヤーは毎朝市場で買い付けた青果の写真を各店舗に送信し、それを見た店長が自分の店に仕入れるかどうかを判断します。以前はデジカメで撮った商品写真をPCのメールで送っており、添付ファイルのサイズ制限まで解像度を下げ、それをExcelに貼り付けるという手間がかかっていました。刻一刻と変化する商品の鮮度を管理する上では、各店長にはいち早く商品の情報を共有する必要がありました。

また、バイヤーは市場以外に生産地にまで出向きながら、社内や外部業者と常に連絡を取りながら業務をするので、スマホで手軽に情報伝達ができる手段があればと思っていました。

ブロック長 兼 店長 原田さん :

店長を務めながら複数の店舗を統括するブロック長でもある私は、バイヤーや別の店舗の店長と、商品や売り場状況、売上報告、在庫報告など日々さまざまな情報を共有しています。スーパーマーケットは時間ごとに売り上げが変わるので常に時間勝負の中、タイムリーな状況報告が大切です。店長は、自身の店の売り場を管理すると同時に、事務所PCのメールや固定の電話、FAXで報告や情報共有のために1日に何度となく事務所と売り場を往復し、時間のロスが生じていました。

情報物流部 新野さん :

店舗数が70店にもなると、通話料やFAX用紙代にもかなりのコストがかかります。また、個人LINEで業務情報を共有する社員も散見され、会社が管理できないツールで業務情報がやり取りされるシャドーITへの懸念もありました。そうした状況をどう改善するべきか検討していた時、社員に支給していたガラケーをスマホに切り換えることが決定。それを機に会社の正式なコミュニケーションツールとして、わざわざ堅苦しい文面を作成するメールより早く、同時に複数の相手と会話形式でやりとりができるツールを検討しました。

LINE WORKSを選ばれた理由を教えてください。

商品部 若山さん :

LINEに操作感が近く、多店舗でもスムーズな定着が期待されたことからほぼ一択で採択しました。また、スーパーマーケットは異動が多い業態なので、ユーザー登録や変更がCSVやExcelファイルを取り込んで一括で行えるのが便利だと思いました。

どのように全店舗へ展開されたかお聞かせください。

商品部 若山さん :

まず宮城の10店舗ほどのブロックをモデルケースとして、各店舗が商品陳列状況の写真をブロック長に送信するようにしたところ、情報共有が飛躍的に速くなることが明らかになりました。これを成功事例として徐々に導入店舗を増やし、最終的に全店舗でLINE WORKSが使われるようになりました。最初から全体に一斉導入するのではなく、スモールスタートで成功事例をつくり、社員の心理的な抵抗感を取り除いたことが、スムーズな浸透につながったのではないかと思っています。

LINE WORKSの活用によってバイヤーの業務はどう変化しましたか。

・買い付けた新鮮な商品写真を即座に共有し、店舗仕入れの判断や発送の段取りが迅速に

・劣化品の把握が迅速になり、他店舗への注意喚起や代替品の手配がスムーズに

・バイヤー間で市場に関する情報交換が活性化し、仕入れ時の価格交渉に有効

青果商品部バイヤー 石山さん :

買い付けた新鮮な商品をスマホで撮って、そのまま店長のトークに一斉送信することで、店長たちが店舗に仕入れるかの判断や意見をリアルタイムに確認することができます。各店舗に提案する毎日の業務が以前とは比較にならないほど迅速になり、発送の段取りなどがスムーズになりました。

また旬の青果は短期間で変化するため、店頭の一等地に陳列してお客さまの目を引くことが重要です。その陳列の様子を各店舗から写真を集めトークで共有したりすることも、バイヤーから全店舗に指示を出すこともすぐにできます。

バイヤーが特に販促に力を入れたい商品の陳列の様子を各店舗が共有

仕入れた青果の中には、鮮度が落ちたり傷んだりした劣化品が含まれることがあります。そうした商品の報告も、店舗からトークで写真を送ってもらうことで、状態をリアルに把握でき、送られた写真を仕入れ先に共有することで、スムーズに代替品の用意を依頼できます。また劣化があったことを他の店舗にすぐに注意喚起することで、お客さまへご迷惑をかけることを未然に防止できる効果が生まれたと思います。

対店舗だけではなく、青果商品部内での情報共有も進みました。バイヤーはこれまで各自が担当する市場の相場しか知りませんでしたが、各地の値段をトークで報告し合うことで、「向こうの市場ではもっと安いようだけど」などと仕入れ時の交渉手段にできます。

店長・ブロック長として実感しているLINE WORKSの導入効果をお聞かせください。

・魅力的な陳列の事例をブロック内の店舗で共有し、売上げ増加に寄与

・店長どうしの報連相が活性化し、離れていても一体感が生まれる

ブロック長 兼 店長 原田さん :

ブロック長として一番ありがたく感じているのは、ブロック内の全店舗の責任者と一斉に情報共有ができることです。各店舗からは毎日、商品陳列の様子を示す写真を送信してもらい、販促効果の高そうな陳列事例を共有してもらっています。このような取り組みは、結果的に売上げの増加に貢献していると思います。

各店舗の特長ある陳列の仕方をブロック内で共有しながらより魅力ある売り場づくりに活かしている

また、チャットのメリットは何といっても相手の業務を中断させることなく情報を伝えられることです。わざわざ電話やメールで伝えるほどでもないちょっとした報告も気軽にできるので、報連相が活発になりました。コミュニケーションが促進されたことで、店長間のチームワークもよくなったように感じますし、本来の売り場管理や接客業務にも更に力を入れられるようになりました。

本部では、店舗からの声はどのように拾っていますか？

商品部 若山さん :

アンケート機能をよく使います。同じ商品でも設定される売価は地域によって異なるので、それを把握するために毎週1回、全70店舗と周辺の競合店の主な商品の売価を調査。以前は紙のアンケートをFAXで送信・回収していましたが、アンケート機能であればすぐに配信・集計ができます。回答結果は、CSV出力ができるため、データを加工して二次活用するのも簡単です。

各店舗への調査やヒアリングはアンケート機能で実施。質問の配付と回収がスピーディに

他に新商品開発に際して社員の意見をヒアリングしたり、アンケートの作成や配布、集計に費やす業務時間は、以前に比べ10分の1くらいまで削減されているのではないかと思います。紙への記入からスマホでの入力になったことで、アンケートに回答する店舗側の労力も小さくなり、報告漏れもなくなりました。

協力会社との連絡でもLINE WORKSを使われているのですね。

青果商品部バイヤー　石山さん :

野菜・果物の箱詰め・袋詰めを依頼している協力会社の担当者ともLINE WORKSの外部トーク連携でつながり、外出先からでもスマホ上でパッケージングデザインの確認が手軽にできるようになりました。市場の仲買人ともつながり、頻繁に連絡を取り合っています。

LINE WORKSはBCP対策の手段としても機能しているそうですね。

商品部 若山さん :

2022年3月に宮城県と福島県で震度6強の揺れを観測した地震が起きたとき、社員が自発的に各店舗の被害の様子を撮った写真を共有。電話やメールよりずっと速く正確な状況把握ができることが確認されました。

ブロック長 兼 店長 原田さん :

被災状況は刻々と変化するので、会話形式で新しい情報をどんどん発信できるチャットは非常時の連絡ツールとしても最適だと思います。地震に限らず、豪雨が発生した際の店舗の状況把握などにも役立てています。

情報物流部 新野さん :

災害時は回線がパンクして電話がつながりにくくなったりしますが、店舗のWi-Fiにつながれば接続するLINE WORKSの音声通話は、緊急時の連絡手段としても有用です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

青果商品部バイヤー 石山さん :

遠方の産地の生産者さんと仕入担当者がつながれば、青果の生育状況などをタイムリーに把握してより的確な仕入れができるようになるのではないかとも思っています。

市場関係者や実際の農家さんとの情報交換は鮮度第一の部門として必須条件です。お客さまにより鮮度の良い商品を届けるために欠かせないシステムとして活用したいと考えています。

取締役 山本さん :

こうした現場の社員からの声にしっかり耳をかたむけて、よりよいコミュニケーション環境を整備できるように努めていくつもりです。

【お話を伺った方】

山本 哲也さん

人事教育部、情報物流部を統括するほか、取締役として経営に携わる。

若山 真一さん

事務局マネジャーとして生鮮商品部・グロサリー商品部の業務を管理。LINE WORKS導入時の推進者。

新野 健司さん

情報物流部 業務サポート主任として社内DXなど業務改善を推進。

石山 諒さん

青果商品部のバイヤーとして青果の仕入れ業務を担当する。

沼倉 英夫さん

山形南ブロック ブロック長と松見町店店長を兼務。

原田 芳樹さん

置賜ブロック ブロック長と南陽店店長を兼務。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年8月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話、FAX 、メールなど分散していた連絡手段をLINE WORKSに集約
• 情報共有基盤が整い、本社と全国の店舗の情報連携が強化
• メールのセキュリティ機能でウイルスへの感染リスクが低減
• 優れた売り場写真を他拠点にも共有、VMDの統一に活用

御社の事業内容をご紹介ください。

平田さん :

温かいお惣菜の提供によって「働くお母さんの代わりをしたい」という志で創業された当社は、1987年に名古屋三越栄店に「まつおか」1号店を出店しました。現在は「お惣菜のまつおか」、「天ぷら惣菜 てんとてん」、「M’ｓ Kitchen by matsuoka」、「スパイス惣菜 take CURRY」の4ブランドを有し、全国各地の百貨店や駅ビルなどに63店舗を展開。店舗以外には「お惣菜のまつおか公式オンラインショップ」も運営しています。

LINE WORKSを導入するまで、どのような課題を抱えていましたか。

平田さん :

多くの店が百貨店や駅ビルにテナントとして入っている関係上、自前のネットワーク回線を構築できないという制約があり、従来は電話とFAXが本社と店舗間の主な連絡手段でした。メールやオンプレミス型のグループウェアも導入していましたが、防火壁に囲まれた百貨店の厨房施設では電波環境が悪く、連絡事項の確認のためには厨房の外に出てからPCを立ち上げる必要がありました。多忙な店舗運営を行っている店長たちはメッセージを頻繁にチェックすることは難しく、本社と店舗間のコミュニケーションがスムーズに行えないことが大きな課題でした。

加藤さん :

各店舗が本社に提出する日報や各種申請書類の処理については、まずFAXを送信してから原本を郵送するという習慣が定着していました。しかし、業務の効率化を追求する上で、これらの書類をデータ化し、瞬時に共有できる仕組みも必要だと考えていました。

鈴木さん :

販売促進部門では各店舗の店長と頻繁に連絡を取り合いますが、その手段として電話、FAX、メール、SMSといった複数の方法が存在しており、それぞれの状況に応じて使い分ける必要がありました。しかし、どの連絡手段を使うべきかを都度考えるのは手間がかかるだけではなく、情報も分散しやすい状況でした。こうした点もあり、一元化されたコミュニケーションツールの導入を強く望んでいました。

数あるツールの中から、なぜLINE WORKSを選定されたのですか。

平田さん :

店長に貸与していた携帯電話をスマホに交換することになり、そのタイミングで連絡ツールもより使いやすくすることを決めました。既存のグループウェアのクラウド版へのアップグレードや、別のグループウェアへのリプレース、ビジネスチャットツールの導入などを検討する過程で知ったのがLINE WORKSです。トークのほかにも情報共有をスムーズにするさまざまな機能が搭載されており、連絡手段を一元化するには最適だと感じました。店長の年齢層は幅広く、中にはITツールが苦手な人もいますが、UIがLINEと共通するLINE WORKSなら、すぐに使いこなせるようになることも期待されました。

さらに、LINE WORKSのメールには、なりすましなどを検知して警告してくれる機能があります。セキュリティを向上させられる点にも魅力を感じ、メールを利用できるアドバンストプランを選択しました。

運用開始までにどんな準備をされましたか。

平田さん :

LINE WORKSのアカウントは、業務でメールを使うパート社員を含め、本社勤務の社員とエリア長以上の管理者と各店舗を対象に付与しました。

加藤さん :

導入に際しては特別な勉強会は行わず、基本的な機能と操作手順を載せたマニュアルを掲示板にアップ。また、組織図に基づく基本的なグループは管理本部で事前に準備しました。

LINE WORKSを導入して、本社と店舗間における業務連絡にどんな変化がありましたか。

・忙しい店長も手元のスマホで隙間時間にメールをチェックすることが可能に

・充実したセキュリティ機能でウイルスへの感染リスクが低減

平田さん :

従来は多忙な店長がPCを開く時間を確保するのが難しく、メールを通じた情報伝達に時間がかかっていました。しかし、LINE WORKSなら、スマホでも見やすく、休憩時や隙間の時間に手元でさっとメールをチェックすることができます。結果として、本社とのコミュニケーションが確実にスピードアップしました。また、送ったメールは、送信者に既読/未読が分かるため、「しっかり見よう」という意識が働き、店長が以前よりも頻繁にメールを確認するようになりました。

また、なりすましメール警告機能や、添付画像やリンク情報が含まれるメールの開封時にそれらを直接表示しないよう制限する機能のおかげで、危険性のある添付ファイルの開封を防げた事例がいくつかあります。このようにメールのセキュリティリスクが減少したこの実績は、導入成果の一つとして大きく寄与しています。

鈴木さん :

メールとトークの使い分けに関して特別なルールがあるわけではありませんが、私は店長や社員に返信を必要としない連絡事項を伝える場合にメールを送信するようにしています。日常的に多くのメールを送受信していますが、店長によっては、販促部門へのちょっとした問い合わせをメールではなくトークで送ってくる場合もあります。店長は本社の社員と対面する機会がほとんどなく、「こんな些細なことを問い合わせてよいのだろうか」と思うケースも多いようですが、私どもとしてはどんなに小さなことでも連絡してもらうのは大歓迎なので、コミュニケーションが気軽に感じられるよう、スタンプも積極的に活用するようにしています。

電話、FAX、メール、SMSとバラバラだったコミュニケーション手段がLINE WORKSに集約され、スマホに連絡がプッシュ通知されるようになったことで、店長だけではなく本社の社員との間でも情報の伝達・共有が格段に速まりました。特に顕著なのはメールへの返信速度で、LINE WORKSメールに切り替えて以降、以前と比べて半日〜1日ほど早くレスポンスが得られるようになった気がします。

販売促進部門でのLINE WORKS活用シーンと導入効果を教えてください。

【Drive】店舗の優れた盛り付け事例などを全店長に写真で共有

【アンケート】新商品への反応などを各店舗からスピーディにヒアリング

鈴木さん :

地域の店舗群を統括するエリア長は、各店舗の総菜の盛り付け写真を撮り、定期的に開かれる戦略会や店長会の場で、他店舗が参考にできる盛り付け事例を公開しています。以前は、写真を撮影した後、会社のPCに一度アップロードしてからファイルサーバーに格納する手間があり、さらに格納場所が決まっていませんでした。LINE WORKS導入後はスマホで撮影した写真をそのままスマホからDriveに保存できるようになり、営業統括課長と販促部門のメンバーで共有が非常にスムーズになりました。

結果、その盛り付け例をメンバーは随時閲覧することができ、担当エリア以外の状況を知ることができるようになりました。催事の販促用POPが効果的に掲示された事例の写真についても、同様の方法で共有するようにしています。こうした取り組みは、より効果的なVMD（ビジュアルマーチャンダイジング）の発案や指導・実践に結びついています。

販促部門は他店舗にとって参考になりそうな事例をピックアップし、写真や保存先のフォルダをトークで共有している。

店舗との連携において、ほかにLINE WORKSのどんな機能を活用していますか。

鈴木さん :

当社は惣菜や弁当の新商品を毎シーズン10品ほどリリースしています。その商品の売れ行きやお客様の反応といった情報を店長から集めるのにアンケート機能を使用しています。LINE WORKSのアンケートは、スマホで簡単に回答できるので、Excelで作成した質問をメールに添付して送るよりも回答率が向上しました。手作業での集計作業も不要になり、自動作成されたグラフを報告会議などでそのまま使えるのは大変便利です。

質問の配付も回答の回収も、メールより格段にスピーディ。基本的に選択肢を選ぶだけでよいので答えやすく、以前に比べて回答率が高まった。得られた回答を集計する手間がかからないのも大きなメリット

人事労務や総務部門ではどのようにLINE WORKSを活用していますか。

【Drive】社内の共有書類を保存して管理

【外部トーク連携】採用内定者との連絡に活用

加藤さん :

総務部門では、社内共有書類の管理にDriveを活用しています。各ファイルに編集権限や閲覧権限を設定することが可能なので、書類を安全に管理することができます。

一方、人事部門では新卒の採用内定者専用のLINE WORKSアカウントを作成し、内定者のLINEと外部トーク連携でつながるようになりました。メールでのやりとりに比べ、内定者とのコミュニケーションがテンポよく行えるようになったことを実感しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

鈴木さん :

まだ活用できていない機能にタスクがあります。期限を入力すると自動的にカレンダーに連動して表示され、メンバーに依頼した作業のスケジュール管理がしやすくなりそうなので、ぜひ使ってみたいです。

平田さん :

直近で導入予定のワークフローや、発注システム、勤怠システムなどとも連携させる計画です。将来的にはLINE WORKSをSSO（シングルサインオン）で活用し、当社の業務プラットフォームとして機能させたいと考えています。これらはユーザビリティの向上だけではなく、セキュリティの強化にも寄与すると考えています。

【お話を伺った方】

平田 和睦さん

IT業界に従事した経験を活かし、社内システムの整備を推進している。

加藤 凌麻さん

人事・労務・総務関連の業務を担当。情報システム部の補佐も行う。

鈴木 牧子さん

惣菜・弁当類の新商品開発や、店舗の販売促進に関連する業務を担う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年6月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話やFAXがトークに置き換わり、スピーディで確実な情報伝達が実現
• 掲示板に全部門の情報を集約して会社の動きを見える化
• 迅速に共有できるコミュニケーション基盤を構築しHACCPを取得

御社の事業内容をご紹介ください。

中川さん :

当社は山形県と宮城県に6つの牧場を所有し、米沢牛や山形牛、自社ブランドの蔵王牛などの全国的に有名なブランド牛を生産しています。枝肉の脱骨やスライスなどの加工は自社工場で行い、山形市内には2軒の生鮮食品スーパーも直営しています。当社は肉牛の繁殖・肥育・加工、販売までを一貫して行う数少ない企業の一つです。安心で安全な食肉を提供するため、6つの牧場は畜産現場の飼育衛生管理向上を目指して農場HACCP認証を取得しています。また、加工工場では食品安全マネジメントシステムに関する国際規格であるISO 22000認証を取得するなど、品質管理も厳格な取り組みをしています。

LINE WORKSを導入する前、本社ではどのような課題に直面していましたか。

中川さん :

以前は社内の主なコミュニケーション手段が電話と FAXで、メールアドレスもごく一部の社員しか持っていなかったため、情報の伝達・共有に手間と時間がかかるのが悩みの種でした。

当社の直営牧場で農場HACCP認証のプロジェクトが発足した際は、私は認証のために必要なデータを収集し資料をまとめる役割でした。もちろん社長にも確認する内容が頻繁にあったのですが、都度電話をかけることに心理的な抵抗も感じましたし、牧場にはFAXで要件を伝達するしか手段がなく、迅速に用件を伝えることができませんでした。

安藤さん :

部門長クラス以外の社員は部門横断の会議に参加する機会がほとんどなく、セクション間での情報共有が不足していました。その結果、「他部門のことはよく分からない」という状況が生じていました。

私は加工工場の生産販売課に所属し、カタログ販売会社を通じた商品販売の管理を担当していますが、販売される商品の流れについては関知していませんでした。そのため、お客様から商品に関するお問い合わせがあった際、どの販売チャネルで販売されたものかが分からず、各部署に電話をかけて担当者を特定するのに時間がかかってしまい、迅速な対応ができないことがクレームにつながることもありました。

得意先からの受注品の数量変更など、重要な情報を加工現場にすばやく伝えたくても、電話だと担当者につながらないことがあります。このような状況を改善し、迅速かつ確実に重要な連絡をするため、また社内でのコミュニケーションにおける「言った/言わない」といったトラブルを防ぐために、電話や対面以外のコミュニケーション手段が必要だと考えていました。

直営のスーパーではどんな課題がありましたか。

後藤さん :

私が副店長を務める生鮮食品スーパーmoh’z（モーズ）には、パートタイマーを含めて50名以上の従業員がいます。LINE WORKSが導入される前は、直接対面で伝達する以外の手段がなく、その場にいない従業員には他の従業員を通じて間接的に伝えるしかなく、情報の迅速な伝達と正確性に課題がありました。店舗のスムーズな運営には、業務に関する情報を全従業員に一律に共有することが必要だと感じました。

また、本社との連絡も電話やFAXしか手段がなく、特に承認を必要とする稟議にはかなりの時間がかかったり、それ以外でも急ぎの返答を求められたりと、スピーディなコミュニケーションを実現するツールの導入を望んでいました。

課題解消の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由と、運用開始までの経緯をお聞かせください。

中川さん :

農場HACCP認証のプロジェクトにおいて、電話やFAXでの連絡では牛舎で作業中の担当者には牧場の事務所に戻る夕方にならないと情報が届かないため、推進に時間がかかっていました。そこで、牧場の担当者が牛舎にいる状況でもリアルタイムに連絡を取り合えるビジネスチャットを導入することを考えました。その際、ITツールにあまり慣れていない牧場のスタッフでも普段から使い慣れているLINEの操作性に近いLINE WORKSを選びました。対面や電話、FAXをトークに置き換えることで、農場HACCP認証に関わるだけではなく、社内のあらゆる連絡業務を効率化することができると確信し、全社での運用を決定しました。

運用開始に先立ち、総務部主催の社内勉強会を数回開催し、DriveにLINE WORKSの基本的な操作の説明動画をアップしました。また、社員からの操作に関する質問とその回答は掲示板で共有し、利用を促進しました。

積極的な利用を促すためには、自由に活用してもらうことが重要だと考え、運用ルールは「トークの冒頭に『お疲れさまです』などの挨拶を書かない」、「業務時間外に返信を要求するメッセージを書かない」「緊急を要する用件は電話で直接伝える」という3つの項目に絞りました。

LINE WORKSによって、農場HACCP認証取得に向けた牧場とのコミュニケーションはどう改善されましたか。

中川さん :

牧場のスタッフは牛舎で作業をしていてもスマホで確認したらその場ですぐに返信してくれるので、FAXでやり取りしていたときと比べて意思疎通の速度が飛躍的にアップしました。また提供してもらう資料は、手書きのメモを撮影した写真をトークに送ってもらうようにして、年配のスタッフでも簡単に情報発信をできるようにしました。その結果、農場で当初の計画より早くHACCP認証を得ることができました。

生産販売課におけるLINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・電話・FAXをトークに置き換えタイムリーに情報を伝達

・トークに送信された画像で商品チェックを行い、加工現場へ赴く手間を削減

安藤さん :

関係するメンバーで構成されるトークルームやグループトークルームが多数つくられ、スピーディなコミュニケーションを図っています。商品に関する質問などを受けた場合、各部門長が所属するグループトークに問いかければすぐに誰が担当か分かるので、電話やFAXとは比較にならないほど素早いお客様対応ができるようになりました。

メッセージだけでなく、画像を手軽にやり取りできるため、業務効率化に大きく寄与しています。例えば、生産販売課が新商品をカタログ販売会社に初出荷する際には、指示通りの加工が行われているか、賞味期限ラベルや包装形態に誤りがないかなどを、工場からトークに送られてきた写真をチェックすることで確認できるようになり、課の担当者が加工現場に出向く必要がなくなりました。

スーパーでの活用シーンと導入効果についてお聞かせください。

【トーク】通達事項を店舗の全スタッフに漏らさず周知

【トーク】チラシデザインの確認や食品表示ラベルの作成が効率化

【掲示板】稟議書の承認が掲示板でスムーズになされる仕組みを構築

後藤さん :

「店舗全体」、「店長と店舗内の各部門のチーフ」、「催事にかかわるメンバー」など、さまざまなグループが作成され、以前は口頭や人伝いで伝達していた連絡事項が瞬時に共有されるようになりました。メンバーに指示を出した際には、既読者がわかるので、返信がなくても安心できます。

店舗の販促用のチラシは本社の総務部に制作を依頼していますが、LINE WORKSを使ってデザインデータを共有することで文言の確認が迅速に行えるようになりました。お客様向けのフリーペーパーは外部の協力会社に制作を依頼しており、担当者のLINEと外部トーク連携でつながることで、校正などのやり取りがスムーズに行われています。

当社が運営するスーパーで販売する惣菜には、栄養成分などが明記された食品表示ラベルを貼付しています。各店舗の担当者から惣菜の素材などに関する情報を私が受け取り、データベースに接続した専用のソフトでラベルデータを作成します。そのラベルデータをトークで送信し、各店舗で印刷するというフローを整えました。提供された惣菜に関する情報に疑問がある場合は、トークで即座に確認できたり、ラベルの印刷データを瞬時に送信できるようになったため、食品表示ラベルの作成に要する時間が約3割削減されました。

さらに、あらゆる稟議書が掲示板にアップされ、取締役が掲示板上のコメントを通じて承認する仕組みが整備されました。これにより、決裁までの時間が大幅に短縮されるだけでなく、稟議書を通じて全社員が社内のさまざまな動きを把握できるようになりました。

その他の部門での活用シーンを教えてください。

中川さん :

部署や個人によっては、カレンダーで日程を共有したり、ビデオ通話機能をリモート会議に利用したりしています。総務部では現在、新入社員に肉の捌き方を知ってもらうための動画を制作して、完成後は全社のグループのDriveにアップする予定です。

総務部としてほかにどのような導入効果を実感していますか。

【Bot】問い合わせフォームからのメッセージを自動転送

【Bot】製品価格や売上に関する更新情報を自動通知

【掲示板】社内情報を全社に共有することで一体感を醸成

中川さん :

自社ホームページの問い合わせフォームに入力されたメッセージは、メールで総務部に届きます。以前はそのメールの内容をFAXなどで担当者に送っていましたが、LINE WORKSのAPI連携を使い、そのメールの内容がトークに自動転送される仕組みを独自で構築しました。FAXより手間なく、速やかに各担当者に届くことで、素早い対応ができるようになりました。

当社の基幹システムはオンプレミスで運用しており、製品価格や売上情報などのデータは社内のPCからしか閲覧できません。これでは営業社員が出先から確認することができないので、基幹システムのデータをGoogleスプレッドシートにアップロードし、どこにいてもスマホでアクセスできる環境を整えました。情報が更新されるたびに、自動的にトークで通知されるようになり、営業社員は常に最新の営業データにアクセスできるようになりました。

また稟議書以外にも、総務部からのお知らせやお客様の声、各部門の会議の議事録など、全社で共有すべき情報を積極的に掲示板にアップしています。その結果、各部門が日々の業務内容を把握できるようになり、部門間の垣根がなくなって社内のコミュニケーションがスムーズになったと感じています。

一貫した生産体制を実現するためには、牧場、工場、店舗、卸売事業に携わる全社員が同じプラットフォームで業務を行うことが必要ですが、LINE WORKSはまさにその役割を果たしてくれています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

中川さん :

もっと多くの取引先と外部トーク連携でつながれば、連絡や打ち合わせの時間を短縮できるのではないかと思います。まだ活用できていない機能もあるので、各部門や個々の社員に利用を工夫してもらい、業務効率化につながる使い方があれば全社に展開できるようにしたいです。

【お話を伺った方】

中川 賢さん

全社のシステム導入と運用管理を担当。LINE WORKSの運用管理者でもある。

安藤 裕子さん

精肉や加工品の全国へのカタログ販売などを行う生産販売課の業務を管理。

後藤 直樹さん

生鮮食品市場moh’z の副店長。惣菜コーナーのチーフも兼務する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年5月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話やメールの連絡がLINE WORKSに置き換わり、コミュニケーションコストを大幅に削減
• 部門間のタイムリーな情報共有により、欠品ほぼゼロ、廃棄2割以上削減を実現
• 取引先と安全で迅速なやりとりが可能になり、対店舗売上約2割アップに貢献

御社の事業内容をご紹介ください。

河野さん：

当社は国内12カ所に生産拠点を持ち、豆苗やブロッコリー スーパースプラウトなど発芽野菜の施設野菜メーカーです。取り扱う発芽野菜は、栽培から1週間～10日ほどの短期間で出荷できるほか、植物工場内で生産されているため、野外で育てる野菜と比べて天候に左右されにくく、安定した価格で市場に供給できる点が特長です。加えて、全国規模で生産拠点・物流ルート・販売網を構築しているため、効率的かつ年間を通じて安定した供給体制を整えています。独自のマーケティング戦略と全国に張り巡らせた生産体制を活かして、高成分野菜の新しい市場の創出にも注力しています。

LINE WORKS導入前はどのような課題を抱えていましたか。

河野さん：

取引先のバイヤー様や市場の担当者様とのやり取りは、基本的に電話かメールを使用していました。弊社の営業担当者は外出も多いため、電話では行き違いが発生しやすく、メールではすぐに確認してもらいづらいなど、取引先とスピード感のあるやり取りができないことに、営業担当者として課題を感じていました。

西尾さん：

取引先とのコミュニケーションの遅延を解消するために、会社から貸与されたスマホに入れたLINEを使って取引先と連絡を取っていました。

河野さん：

しかし、LINEの業務利用は会社が公認しているものではありません。加えて、取引先の担当者様と当社従業員の間で、会社の管理が行き届かない属人的なやり取りが発生するリスクもあります。会社として、「LINEの業務利用に対する対策を打たなければならない」と考えていました。

内山さん：

私が所属する物流本部では調整役として、多いときには社内外の担当者から5分おきに1件の電話がかかってくるほど、頻繁にやりとりが発生していました。電話に対応している間は作業の手が止まってしまうため、業務効率は決して良くありません。また、電話による口語のコミュニケーションでは、どうしても受注量の聞き間違い・言い間違いも発生してしまいます。受注量を誤って把握し、少ない量を配送してしまった場合には、追加配送のコストも発生していました。

河野さん：

メールや電話をメインとした社内のコミュニケーションにおける最大の課題は、部門間での連携がスムーズに行えないために、「欠品」が度々発生していたことでした。

例えば、高速道路・幹線道路での通行止めや事故渋滞などの影響で、配送が遅れることが度々あります。こうした際に、欠品になるのか延着になるのか、1分1秒を争う状況において、電話での関連部門間の状況報告や共有は行き違いも多く、情報の取りまとめや取引先への報告に時間がかかっていました。結果として、「状況が分からないので欠品」と判断せざるを得ないことが度々ありました。そういった状況から、一斉に連絡がとれて、素早く情報集約ができる体制の構築が必要だと感じていました。

LINE WORKSを導入されるまでの経緯を教えてください。

河野さん：

LINEで取引先とやり取りをする状況が増えてきたことをきっかけに、会社としてオフィシャルなツール導入を検討し始めました。他のチャットツールも検討しましたが、取引先の担当者様が当たり前のように使っているLINEともつながれるLINE WORKSしかないと導入を決定しました。

最初は、営業と物流部門のメンバーでフリープランを使い始めました。フリープランではデータ容量に制限があるため、画像や動画のアップロードを控えるというルールを設けましたが、それではLINE WORKSの恩恵を最大限に享受することはできません。そこで、有償版の導入に向けて、経営陣にLINE WORKSのメリットを伝えました。LINE WORKSを活用したスムーズな情報共有によって欠品を回避できた事例を紹介しながら、「データ容量に余裕をもって写真や動画を送り合えることで、さらに欠品を減らせます」とアピールしました。結果として稟議は承認され、有償版の導入が実現しました。

LINE WORKSの活用によって社内・社外のコミュニケーションはどう変化しましたか。

【グループトーク】部門間の連絡がスムーズになり、欠品はほぼゼロに

内山さん：

社内のコミュニケーションは、目的に合わせてグループを作成し、タイムリーに情報を発信・共有しています。例えば、物流部門と生産部門が所属するグループでは、生産計画を共有しています。電話やメールでやり取りをしていた頃は、生産部門との連絡がなかなか取れず、連絡がついた頃には「すでに廃棄済みです」と生産部門から報告されることがありましたが、現在はグループトークで、物流部門からスムーズに生産部門へ生産計画を伝えられるようになったので、廃棄物が2割以上減少しています。

河野さん：

営業担当のグループでは、広域量販店の本部の方針など各支店の担当も知っておくべき細かい情報を共有しています。また、SNS運用部門のグループではYouTubeやTikTokの動画を企画、撮影、編集しており、動画のアイデアをノートで共有しながら意見を出し合い、内容のブラッシュアップを図っています。

河野さん：

社内のコミュニケーション体制が整備された結果、最大の課題であった欠品がほぼゼロになりました。現在は、大雪や大雨による配送遅延が発生した際でも、関連部門の所属するグループトークで、配送状況などの情報共有を迅速かつ一斉に行えるため、営業担当から取引先への状況報告もスピーディに対応できています。以前は、欠品と判断せざるをえなかった状況でも、LINE WORKS導入後、配送可能となることが増えました。取引先への配送品質の向上、さらには細かい欠品がなくなったことで、食品ロス削減にもつながっています。

道路状況や配送状況を部門間でタイムリーに共有し、取引先へもスピーディに報告

【外部トーク連携】バイヤーへ売り場状況をタイムリーに報告し拡販にも寄与

西尾さん：

社外のコミュニケーションは、外部トーク連携を活用して、取引先の担当者様のLINEとつながって連絡業務を効率化しています。例えば、売り場のレイアウトを決める役割も担っているバイヤー様に対して、私たち担当営業は「売り場の状況」を報告しています。以前は、パワーポイントで売り場状況の資料を作成し、メールで報告をしていたため、手間も時間もかかり、月1回程度しか報告できていませんでした。現在は、トークで、売り場の陳列状況を写真も使いながら、手間をかけずにリアルタイムに報告できています。テレビで当社の商品が取り上げられた際にも、「テレビの放映の影響でこれだけ売れています」とスピーディに共有できるので、バイヤー様に売れ行きが伸びていることをより実感してもらえ、リアルタイムでの販売促進にもつながっています。LINE WORKSとLINEで連絡がとれるようになったことで、電話やメールで連絡をしていた頃と比べて、商品の売り込みが容易になり、取引先によっては店舗向けの売上も約2割アップした事例もあります。

取引先の担当者のLINEとつながり、売り場・陳列状況など写真とトークで手軽な状況報告が可能に

他にはどのような機能を活用していますか。

【掲示板】商談の進め方など営業部門内のルールを掲示

【タスク】各クライアントの物流に関わる確認事項を管理

河野さん：

営業部門内のルール共有には、掲示板を活用しています。商談の進め方や各種取り決めなどの詳細を、掲示板で共有しています。特に新しい領域の事業については、各自が個別に動いてしまうと情報が把握しきれなくなる可能性があります。業務の交通整理をする意味でも、掲示板にルールを掲示し、営業担当者は営業前にすぐに見返せるようにしています。

西尾さん：

タスクも活用しています。具体的には、営業部門が新たな取引先様と取引する際に聞き取った、運賃や所定の場所までの配送時間などの情報をタスクにまとめ、それを物流部門に共有しています。電話やメールで共有していた頃と比較して、進捗も確認でき、業務の煩雑さが大幅に改善されました。

LINE WORKSの活用を今度どのように発展させていきたいですか。

河野さん：

受発注システムとのAPI連携を検討しています。現在は、市場の担当者様に弊社独自のWeb受注システムで発注してもらっていますが、LINEから発注できる方が市場の担当者様にとっても操作性が良いだろうと感じ、構築できないか、可能性を検討しています。

他にも、ドライバー様との連絡は、物流会社様を経由して電話で行われていますが、LINE WORKSで直接連絡を取れるようになれば、業務をよりスムーズに進められるのではないかと期待しています。物流の2024年問題がある中で、当社ではLINE WORKSを活用しながら業務の効率化を図り、物流会社様への負担を軽減することも重要だと考えています。

【お話を伺った方】

河野 尚之さん

営業部門および物流部門の責任者。

内山 喜夫さん

西日本・東日本の物流業務の管理を担当。

西尾 綾菜さん

主にバイヤーへの企画・提案のほか、物流部門と取引先とをつなぐ役割も担う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年4月当時のものです。

本事例のポイント

• 連絡業務をデジタル化して電話や紙の文化から脱却
• グループの活用で事務担当者による電話取り次ぎの負担を軽減
• 外部トーク連携機能で得意先のLINE WORKSともタイムリーに情報を共有

御社の事業内容をご紹介ください。

畠山さん :

当社は鳥取県米子市に本社があり、山陰地域と岡山県・兵庫県北部・京都府北部を主な販売エリアとして、業務用食材卸事業を展開しています。外食（レストラン・居酒屋などの飲食店やホテル・旅館）、中食（弁当・仕出し・惣菜）、給食（学校・病院）などの幅広いお客様に対して業務用食材を提供しています。

取り扱う商品は約3万種類で、畜肉・魚・野菜・冷凍調理食品・調味料・米・医療食・飲料・酒類・厨房用品などが含まれます。また、自社ブランド品の製造も行っており、地元である日本海の恵みを活かした水産加工品（カニのむき身など）や調理冷凍食品（カニクリームコロッケなど）を製造し、全国の量販店・問屋・回転寿司店などに販売しています。

以前はどのような課題に直面していましたか。

畠山さん :

お客様との連絡や社内コミュニケーションにおいて、主な手段が電話とFAXであったため、情報のスムーズな伝達と共有が課題となっていました。特に商品の販売や在庫移管に関連する伝票類は社内の部署間でさえFAXでやり取りしていたので、担当者が情報を受け取るまでにタイムラグが生じることがよくありました。情報共有というのは時間や手間がかかるもので、急いで解決しようとすると業務に負荷がかかり時間に追われ、ますます忙しくなります。このような状況が続いていると、小さなエラーが見過ごされる可能性があり、結果的に食品ロスや事故につながるリスクがあると考えました。

田島さん :

松江支店だけでも約550件の得意先があり、日々多数の伝票を処理しなければなりませんが、処理中に不明な点や確認事項が発生するとその都度業務が渋滞します。また外出中の営業担当と連絡を取り合う必要が生じます。

畠山さん :

以前から全社でグループウェアを使用していますが、PCベースのサービスであり、各々にメールアドレスも付与され貸与スマホで確認もできますが、社外での利用には適していません。

廣田さん :

支店の事務担当者は、営業担当者が外出中にお客様からの電話を受けることもよくあります。しかし、用件を取り次ぐために電話をかけても応答がないことがあり、商談中や運転中である可能性を考慮して何度も電話をかけることを控えていました。その結果、お客様への対応が遅れることも悩みの種でした。

畠山さん :

そうした状況に対応するため、一部の社員が個人のLINEを業務で使用するようになりました。社内での連絡だけでなく、営業担当者がお客様のLINEとも個人的に連絡を取るケースも想定され、会社が関知しないところで業務に関する情報がやり取りされるリスクを懸念するようになりました。

LINE WORKSが利用されるようになった経緯を教えてください。

畠山さん :

2017年に、社員の貸与携帯をスマホに切り替えました。その際、社給スマホの管理を担当する総務部のメンバーが、あるベンダーからの勧めでLINE WORKSを導入しました。新しいスマホにアプリをセットして貸与したのですが、当時はまだ会社全体として正式な運用方法を定めていませんでした。公式なアナウンスは行われていませんでしたが、松江支店の営業社員が自主的に活用しはじめ、その後、他の支店や本社などにも活用が広まっていきました。

田島さん :

LINE WORKSは会社がユーザーを管理できるため、タイムリーなやり取りができるのが魅力です。そのことに気づいた多くの営業社員が、個人のLINEに代わって利用するようになりました。

廣田さん :

当初、スマホが貸与されていない事務職員は、LINE WORKSは付与されていませんでした。しかし、外出している営業社員との連絡手段としてLINE WORKSを活用するため、事務職員にもアカウントが付与され、PC版のアプリをインストールしました。現在では、支店全体で営業と事務の両方が積極的に活用しています。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入成果をお聞かせください。

・朝礼に替わってグループトークで営業社員に伝達事項を周知

・紙文書の多くをトークに置き換えてペーパーレス化を促進

・外部トーク連携の活用で得意先とのコミュニケーションもスムーズに

田島さん :

支店全体、営業部門全体、および支店内の3つの営業チームなど、さまざまなグループを作成しました。以前は電話やFAX、メールなどで伝達されていた情報を、関係者全員が迅速に共有できる環境を整備しました。

以前は、支店の営業社員35名が毎日10分の朝礼でさまざまな伝達事項を共有していました。LINE WORKSが導入された現在は、全員が集まるのは月2〜3回程度で、情報共有は主にグループトークルームで行っています。朝礼時間の10分に営業社員数と日数を掛け合わせると、年間でかなりの時間が効率化されたことになります。

また、以前は紙で回覧文書や報告書などがやり取りされていましたが、その約50％がLINE WORKSを使っての受け渡しに切り替わりました。例えば、配送担当者が毎月会社に提出するトラックの走行距離などが該当します。紙からトークへの置き換えにより、提出側と受け取り側の手間が軽減され、ペーパーレス化も進んでいます。

さらに、営業社員からは、スタンプを使った手軽なコミュニケーションやルート配送を行う社員どうしが渋滞情報を迅速に共有できるなど好評です。

LINEでのやり取りを望まれるお客様とも、外部のLINE WORKSやLINEと連携して安全にやり取りできるようになりました。トークを通じて迅速な意思疎通ができるだけではなく、お客様から問い合わせのあった商品の写真を即座に送信できる利点もあります。また、営業社員が得意先から商品の不備などを指摘された場合、電話だけでは詳細が分かりづらいことがありましたが、現在は画像を送信してもらうことで不備の内容を正確に把握できます。さらに、電話は基本的に1対1のやり取りしかできませんが、グループトークなら複数の担当者が同時に情報を共有できるため、コミュニケーションのスピードが向上しています。

事務担当者として実感されているLINE WORKSの導入効果をお話しください。

・外出中の営業社員との連絡がスピードアップ

・グループを活用することで煩雑だった取り次ぎ業務を省力化

廣田さん :

お客様からの伝言やFAXで届いた注文書の写真などをトークで迅速かつ確実に共有できるため、外出中の営業社員への情報伝達が大幅に改善されました。時にはお客様から、不在の担当者への伝言を依頼された際に「営業担当の方に伝えてくれましたか？」と確認されることがあります。伝言内容を送信したトークが既読になっていれば、改めて担当者に確認する必要もなく、「伝えております」と自信を持ってお答えできるようになりました。

外出中の営業社員からは、商品在庫情報や価格などに関する問い合わせの電話が頻繁にあります。以前は販売管理システムで検索し、口頭で回答していましたが、現在は一度電話を切ってから情報を検索し、該当する画面のスクリーンショットをトークに送信するようにしています。これにより、誤った情報伝達や聞き違いを防ぐことができます。

当社にはお客様のオーダーに基づいて精肉を加工するミートセンターがあります。私は松江支店の営業担当者からの注文をミートセンターに伝える役割を担っています。また、ミートセンターからの仕上がり予定日を営業社員に伝える役割も果たしています。この仕事を効率化するために、「ミートセンター連絡網」というグループを作成しました。ミートセンターから仕上がり予定日を投稿してもらうことで、私を介さずに営業社員に直接情報が届くようになり、業務の効率化が図られました。

畠山さん :

松江支店の積極的な取り組みは、LINE WORKSが情報を伝達する手間を省き、それによって業務負担を大幅に軽減できることを示しています。当社は長期ビジョンで社員の幸福度向上を目指しており、業務効率化の進展がその実現に大いに寄与するだろうと考えています。

LINE WORKS活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

畠山さん :

現時点では、トークとグループのみの利用にとどまっていますが、業務生産性を向上させるための活用方法は他にも考えられます。例えば、営業社員が日々提出するお客様の訪問記録をテンプレートとアンケート機能で置き換えることで、作成の手間が省けるだけでなく、集計も容易になるでしょう。このような取り組みを通じて、業務のコミュニケーション体制を整え、DXを推進していきたいと考えています。

【お話を伺った方】

畠山 広幸さん

専務取締役として全社の業務を統括。複数のグループ会社の食品関連事業も管理する。

田島 一博さん

入社後一貫して営業職に従事し、2019年4月に松江支店の支店長に就任。

廣田 麗子さん

副参事（管理職）として松江支店の事務を管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年5月当時のものです。