本事例のポイント

• イベント当日の運営に関係する外部のメンバー全員との連絡手段に活用
• プロジェクトごとに適切な管理設定を行い、安全に情報共有
• 県庁内に限らず県全体の事業者のDX推進を後押しするツールとしての役割に期待

長崎県におけるデジタル化・DXの主な取り組みをご紹介ください。

井手さん：

長崎県 企画部 デジタル戦略課は、長崎県全体のデジタル化やDX推進を目的として2022年度に編成された組織です。官民問わず県庁内外の多様なデータを連携させることのできる『データ連携基盤』の構築や、ドローンをはじめとする次世代モビリティの社会実装などを目指してさまざまな取り組みを進めています。

また、総務部においては、長崎県全体にDXを浸透させるためにも庁内でのデジタル人材育成に力を入れています。Eラーニングなどを活用しながら、全庁でのDX推進の先頭に立てるような職員の育成を目指して人材育成方針を策定しました。

中尾さん：

長崎県では2021年度から2025年度まで「ながさきSociety5.0推進プラン」を実行しており、デジタル戦略課が担当組織としてSociety5.0の実現によって県民の生活を豊かで質の高いものにすることを目的に産業振興や地域活性化を目指しています。

現在、連携協定を締結してLINE WORKSを利用されていますが、御庁で導入を検討することになった背景を教えてください。

井手さん：

昨今、ほかの自治体同様に長崎県庁でも外部関係者と連携してプロジェクトやイベントを推進する機会が多くなりました。外部関係者との連絡手段は電話やメールが主でしたが、電話はお互いに行き違いが発生するなど折り返しが頻繁になり、タイムロスが生じることが少なくありませんでした。メールは「お世話になっております」「引き続きよろしくお願いいたします」などといった定型文が必要といった、お作法に縛られるなど文面作成に手間や時間がかかっていました。

庁内でのやりとりには既に他のビジネスチャットツールを利用していましたが、庁内に閉じたネットワークで使用するものであるため、外部関係者とよりスムーズにコミュニケーションを取るためのツールが別に必要だと考えていました。

中尾さん：

このような状況が続いていたころ、他課の職員からLINE WORKSについての情報提供がありました。LINE WORKSを利用すればチャット機能で庁外の関係者ともスピード感を持ってやりとりできることが分かり、さらにメンバー・組織の一括管理や利用履歴の確認といった管理・監視機能も備えていて安全に利用できると判断できたため、2022年5月、LINE WORKS社とデジタル戦略課が属する長崎県企画部とで連携協定を締結し、導入を決定しました。

LINE WORKS導入にあたり管理やルール設定はどのようにされていますか。

中尾さん：

職員はLINE WORKSをBYODで利用しているため、セキュリティ面には特に気を付けています。管理者機能やルールは、やりとりする情報の重要度やセキュリティレベルに応じてプロジェクトごとに設定しているのですが、例えば、外部のLINEユーザーとつながる場合は管理者の許可を得なければならないようにしています。こうすることで、プロジェクトに関係のないメンバーがLINE WORKSでのやりとりを目にするリスクを軽減できていると考えています。

イベント運営時のLINE WORKSの具体的な活用方法をお聞かせください。

井手さん：

2023年9月に開催された産業展示会「ながさきデジタルDEJI-MA産業メッセ2023」の運営にあたり、外部のイベント運営関係者との当日の連絡手段としてLINE WORKSを活用しました。

イベント当日は、職員を含む関係者全員が会場での来客者対応や設営、スタッフへの指示出しなどその場に応じた迅速な判断や対応が求められます。そのような状況では電話で頻繁に連絡を取り合うことは難しく、そのうえ電話だと1対1でしかやりとりができず情報共有に時間がかかってしまいます。さらに当日配布されるインカムの台数にも限りがあったため、関係者全員で迅速に情報連携することは困難だと考えました。

そこで電話やインカムの問題を解決するツールとして選んだ連絡手段が、LINE WORKSでした。

中尾さん：

イベント開催に向けてイベント運営会社のLINEとつながり、職員も含めた関係者だけのトークグループを作成しました。外部の方にイベントのためだけに新しくツールをインストールしていただく必要がなかったため、とてもスムーズにやりとりを開始できました。グループトークでは主に当日のイベント準備・運営に関するやりとりをしていたのですが、例えば準備中は「受付設営が完了しました」などといった準備の進捗や確認事項を多く連絡していました。

イベントが開催されてからは「お茶が足りないため至急用意をお願いします！」「ポスターは増刷した方が良いですか？」「ここに忘れ物がありました」といった、突発的に発生する確認事項などをグループで共有していました。

その場で撮影した写真をすぐに送信できるため、「今どこにいますか？」「パスはどこで回収しますか？」という質問に対してテキストと一緒に周囲の様子の写真を撮影して送信することで、スムーズかつ分かりやすくイベント運営を行うことができました。

井手さん：

LINE WORKSの活用により、イベント当日は関係者とスピーディで確実な情報共有ができました。例えば、忘れ物の持ち主を確認する作業1つとっても、LINE WORKSであれば一人ひとりに聞いて回らずとも、グループに忘れ物の写真を送信すれば即座に問題が解決します。

当初の予想通り、さまざまな持ち場にいる関係者全員が即座に情報を確認できる環境を整えられ、スムーズなイベント運営を実現できたと感じています。また、LINE WORKSは監視機能によってトークの内容をモニタリングできるため、県庁としても安心して利用できます。

イベント運営以外にも、県公式のコミュニティのプラットフォームや議会議員への連絡手段としてLINE WORKSを活用されているそうですね。

中尾さん：

長崎県公式の官民参加型のオンラインコミュニティ「長崎友輪家（ながさきゆーりんちー）」は、長崎県内外の関係人口の創出のための取り組みとして、長崎についての情報交換や交流会やイベントを通して長崎県の魅力を共有し合っています。LINE WORKSもコミュニケーションプラットフォームの一つとして活用しておりコミュニティを管理しながらセキュアに運営できています。

井手さん：

県議会議員と議会事務局職員との連絡手段としてLINE WORKSを活用しています。

LINE WORKS導入以前は職員が電話、メール、FAXにより議員に連絡をしていましたが、現在は議員全員と事務局を含めたグループトークを作成し、各種連絡や議会日程を共有するなど円滑な情報共有、迅速な情報伝達に努めています。

今後LINE WORKSの活用をどのように展開していきたいとお考えですか。

井手さん：

デジタル戦略課の役割の一つに県庁内外のDX推進がありますが、県内の事業者からは「DXに取り組みたいが、何から手を付けるべきか分からない」という声をよく耳にします。そのような事業者へ情報共有のスピード化もDXの一つであることを伝え、DXに取り組むきっかけ作りをしたいです。使いやすさと導入ハードルの低さが魅力のLINE WORKS であれば、DXへの取り組みの第一歩として事業者も導入に踏み出しやすいでしょう。

中尾さん：

長崎県ではDXイベントを過去2回開催しました。県民の皆さんからは「DXを考えるきっかけになった」という声をいただくなど大変好評だったので、引き続き、長崎県全体でのDX実現に向けて意識啓発にも努めたいと考えています。

【お話を伺った方】

企画部 デジタル戦略課

課長 井手 潤也さん

産官学連携で長崎県のDXを推進する役割を持つ企画部 デジタル戦略課を管理する。

企画部 デジタル戦略課

主任主事 中尾 ひかるさん

デジタル戦略課内の予算調整業務やLINE WORKSの管理・問い合わせ対応を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話では1日かかった情報の周知が、LINE WORKSでは1時間で完了
• 校長先生どうしがグループトークでつながることで、緊急時の横の連携が強化
• 電話の連絡網、メール、FAXが廃止され、会議時間が30%短縮
• スマートフォンからの情報発信が可能となり、外出先でも迅速な指示・共有が可能に

いすみ市教育委員会と校長会の間では、日頃からどのようなやりとりがありますか？

太田さん :

主にいすみ市教育委員会から校長先生方へ情報発信をしていますが、校長先生方から意見収集を行うこともあります。急な天候不良による休校の指示や登校時間の調整、不審者情報、県から通達される重要な情報の共有など、緊急性の高い連絡もあります。生徒の健康診断に向けての注意事項や、通知表の新様式への意見収集など、学校運営に関する幅広い情報が日常的に交わされています。

横山さん :

近年ですと、生徒の関係者が新型コロナウイルスに感染した際に、生徒本人の出欠席の取り扱いについて校長先生から問い合わせをいただくこともありました。

LINE WORKS導入以前はどのような課題を抱えられていましたか？

太田さん :

以前までは主に電話、メール、FAXで連絡をしていました。緊急時には「緊急連絡網」にそって電話をかけていましたが、口頭での伝達では時間がかかる上、伝言ゲームのようにだんだんとニュアンスが変わってしまうことが課題の一つでした。

メールとFAXは、校長先生方が確認してもらえたかわからないため、「今、メールを流したので確認してください」とわざわざ電話でも念押しをするという二度手間も起きていました。全員の個人用のメールアドレスをメール配信サービスに登録し発信していましたが、いすみ市教育委員会からの一方的な発信のみで、校長先生どうしのやりとりには活かすことができていませんでした。

校長先生から学校の職員、生徒、保護者へと、校長会の先に伝えるべき相手が大勢いるので、教育委員会とのやりとりに時間をかけられないことがほとんどです。正確で迅速な情報共有ができる連絡ツールの導入が望まれていました。

LINE WORKSを導入された経緯と決め手についてお話しください。

太田さん :

いすみ市内の全12校ある小中学校のうち半数は、校内の職員間の連絡用としてLINE WORKSが導入されています。私は昨年度までこのうちのひとつの小学校の校長を務めていました。LINE WORKS導入のメリットがわかっていたので、校長会で抱えていた課題が解決できると確信し導入を計画しました。

まず大きなメリットとして挙げられるのは、グループトークにメッセージを送信するだけで、グループに属している全員へ一斉に情報を伝えることができる点です。情報のニュアンスが変わることもなく、全員が同時に正確な情報を受け取ることができます。

さらにLINE WORKSには既読機能があり、誰が見て、誰が見ていないのか個人単位でわかります。緊急性の高い連絡に対する返信が欲しいときには、未読者のみに絞って電話連絡ができるようになるので大幅な時短につなげることができるのです。

毎年、年度初めの校長会ではメーリングリスト作成のために個人のメールアドレスと、緊急連絡用に個人の電話番号を収集していたのですが、「LINE WORKSの利用に個人情報は不要です。」というメリットをお伝えしたところLINE WORKS未導入の学校の校長先生方からはとても革新的なツールに感じていただけました。

横山さん :

私も2年前までいすみ市内の小学校に勤務しており、その学校でもLINE WORKSを使用していたので校長会でも導入したいと太田課長に相談しました。LINEと操作性が似ているので、どんな方でもすぐに使いはじめることができて導入もスムーズだろうと思いました。

適切なメンバーでトークルームを自由に作ることもできるので、校長先生どうしの横の連携も強くできます。通話機能もあるので、個人の電話番号の交換も不要です。Wi-Fiの環境下であれば通信料をかけずに済むので、一人ひとりの負担も減らせるという期待もありました。

校長会への導入においてどのような工夫をされましたか。

太田さん :

導入方法やメリットを校長先生方へ説明する際は、LINE WORKSの公式ホームページに掲載されている操作マニュアルを参考にしました。スマートフォン版の「かんたんマニュアル はじめ方編」が一番わかりやすく、そのマニュアルからアプリのインストール方法など必要な部分のみスクリーンショットし、一人ひとりのIDとパスワードを記載したオリジナルの資料を校長会で配布しました。

マニュアルに沿って簡単にレクチャーしながら全員にログインしてもらうことができました。このマニュアルがあったからこそ、丁寧に案内することが可能となり導入に踏み切ることができました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと効果をお聞かせください。

太田さん :

まず全員が参加するグループトークを作成し、全体に関わる連絡はすべてそちらへ発信するようにしました。以前は、全員と連絡が行き届くまで時間がかかり、長くて１日かかることもありました。しかしLINE WORKSなら、発信してから１時間後には全員既読になり、周知までのスピードが格段に早くなりました。普段から使用されているスマートフォンに通知が表示されるので、自然と確認してくれるのだと思います。

以前、予定していた展示会の会場が悪天候により市民の避難所に指定され、展示会を延期することになったことがありました。状況をいち早く知った校長先生どうしで迅速な情報交換がなされていました。いつでもどこでも、校長先生方からも全体への発信ができるようになったことで、電話のときに起こりがちな特定の方に情報が溜まることが解消され、よりオープンな情報交換の場となっています。

県から教育委員会へ送られてくる情報の中で緊急性の高いものについては、正式な施行の前に送付された文書を撮影し校長会のグループトークに共有しておくこともあります。

全員が参加するグループ以外にも、地区ごとや小学校のみ、中学校のみのトークグループがあります。例えば小学校のグループですと、次年度に入学してくる児童が対象の就学児健康診断での注意事項などを共有しました。関係者のみに情報発信できるため、情報の振り返りがしやすくなりました。

横山さん :

先日、私と太田課長が出張していた日に、台風の影響でいすみ市の小中学校の休校が急遽決定しました。以前だったら市役所に戻ってから校長先生方に電話をかけて、お知らせ用の文書を急いで作成、と時間がかかっていましたが、LINE WORKSを導入していたため、出張先でも手元のスマホから校長先生方に周知することができました。いつ、どこにいても連絡が取り合える環境が整い、いざというときの安心感が生まれています。

LINE WORKSの導入効果としてどのようなものがありますか。

太田さん :

1回のメッセージ送信で12名の校長先生へ一斉にかつ確実に周知させることができるので、電話の連絡網やFAXとメール連絡は廃止されました。

校長会会議を年に6回ほど実施しているのですが、周知する内容を事前にトークルームに流しておくことで、会議の所要時間がおよそ30%短縮され、所定の時間内に終了させることができています。

異動における引き継ぎについて、どのような工夫をされていますか。

太田さん :

教育関係者は異動の機会が多くあります。私が異動になった際にも引継ぎがスムーズにできるように、校長会のLINE WORKS内では個人名ではなく「学校教育課長」という名前でユーザーアカウントをつくり、それとは別に管理者用のアカウントも作成しています。教育課長としての役務を引き継ぐ際には、アカウントを削除せず新任の方にアカウントのログイン情報を引き継ぐだけで過去のやりとりだけでなく、引き継いだあとのコミュニケーションの開始もスムーズです。

さらに教育課内でもLINE WORKSを運用することになったので、別のLINE WORKSも開設しておりますがLINE WORKSは複数のアカウントを持っていても、マルチログイン機能で簡単に切り替えて使うことができるのが便利ですね。ひとつの端末ですべての仕事を進めることができます。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

太田さん :

もし市内12校すべての小中学校にLINE WORKSを導入することができれば、外部トーク連携を活用することで「●●小学校の●●先生」というように先生方ともスムーズなコミュニケーションができるようになります。非対面でも情報共有できる場が増えれば会議の回数を減らすことができるので、業務効率が向上し職員の働き方改革が図れるのではないかと期待しています。

【お話を伺った方】

いすみ市教育委員会　学校教育課

課長　太田昇亨さん

学校教育課学校指導班を主軸におき、校長会を統括する。

いすみ市教育委員会　学校教育課　学校指導班

主幹　横山賢治さん

校長会への連絡役を担いながら、教員の人事に関する業務にも携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年9月当時のものです。

本事例のポイント

• 町独自の情報取扱規程を設け、LINE WORKSで安全にやり取り
• スケジュールの可視化で職員の業務量把握および日程調整が簡便に
• 紙資料をデジタル化し、ペーパーレス化および業務時間短縮を実現

北海道安平町の特長を教えてください。

及川町長：

北海道南西部に位置する安平町は、北海道一の木炭生産や日本初のチーズ生産への取り組みなどの実績を誇る早来町（はやきたちょう）と、鉄道の要衝として発展してきた追分町（おいわけちょう）が2006年に合併して誕生した町です。人口は2023年6月末時点で約7,300人です。

現在、安平町では鈴木直道知事も掲げるエネルギー・デジタル・食の3分野に注力した取り組みを実施しています。デジタル分野においては、DX推進計画を策定し、例えば地域住民の移動ニーズに応じたMaaS（マース：Mobility as a Service）タウンの調査・研究などに取り組んでいます。また、2025年4月には次世代半導体の国産化を目指して設立されたRapidus（ラピダス）の工場がお隣の千歳市にて稼働開始される予定です。これは安平町にも大きな経済効果が期待されています。

LINE WORKS導入に至る経緯を教えてください。

及川町長：

2020年の秋から、安平町・厚真町・むかわ町の3町で、LINE WORKSの試験運用を開始しました。この試験運用の背景には、2018年9月に発生した北海道胆振東部地震に関する記録紙作成プロジェクトが始まったことがあります。このプロジェクトに取り組むため、被災地である3町の職員と受託事業者の4者が連絡を取る手段として、LINE WORKSが選ばれました。試験運用期間でLINE WORKSが外出先でも使いやすい便利なツールとして認識されたため、2021年10月に正式にLINE WORKSを導入することになりました。

LINE WORKS導入以前は、どのような課題を抱えていましたか。

塩月さん：

安平町では、総務省が推進する自治体のセキュリティ強靱性向上モデルに基づいて、IT環境と体制の整備を進めています。しかし、このセキュリティ強化の結果、職員の皆さんには業務に制約が生じてしまいました。例えば、システムに登録する職員のスケジュール管理に関して、外出先や自宅など役場外から予定を入力・確認することができず、役場内のネットワーク環境で行う必要がありました。その結果、職員は外出中に一旦手帳に予定を書き留め、後日役場に戻ってからシステムに入力する手間や、外出先で予定が確認できない不便さがありました。さらに、スケジュールの入力時間差により、ダブルブッキングの問題も発生していました。

こうした制約により、町長・職員は「役場に行かなければ業務が進まない」という空間の制約を受ける働き方を強いられていました。

及川町長：

現在の自治体運営は、社会の変化に対応するスピード感が求められているのは言うまでもありません。しかし、LINE WORKSを導入する前は、外勤時の役場との連絡手段が１：１の電話しかなく、情報共有にも制約がありました。このままではスピード感のある対応や円滑なコミュニケーションが難しいと感じていた安平町としては、連絡手段とIT環境を変える必要性を強く意識していました。

LINE WORKS利用時のルールについてご説明ください。

及川町長：

新たなツールを導入する際は、自治体としてセキュリティ面を配慮することが当然です。そのため、安平町では「安平町情報セキュリティ対策実施要綱」で規定される情報分類レベルA・B・Cのうち、最も機密性の低いレベルCの情報のみをLINE WORKSでやり取りするルールを定めました。レベルAは超機密情報、レベルBは機密情報、そしてレベルCはそれ以外の情報という区分です。例えば、公知となる企画書やスケジュール情報などがレベルCに該当します。こうして情報の種類を規定することで、セキュリティ面のハードルをクリアし、自治体でのLINE WORKS利用を実現しました。

塩月さん：

レベルCのさまざまな情報は、職員個々のツールで管理されるリスクがあります。例えば、スケジュールは個人のGoogleカレンダーで管理されたり、企画書は担当者どうしの個人LINEでやり取りされることも考えられます。そうであればいっそのこと、オフィシャルなコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを導入し、同ツールで情報のやり取り・管理を統一する方がより安全なのではないかと考えました。なお、職員はBYODでLINE WORKSを利用しています。

LINE WORKSの具体的な活用や導入効果について教えてください。外出時の情報共有やペーパーレス、業務時間の短縮につながったそうですね。

及川町長：

私は、職員の中で一番LINE WORKSを使用しているかもしれません（笑）。私の仕事柄、役場を留守にすることが多く、外出先からLINE WORKSを使って各種情報発信や収集をしています。

実は昨日、町内に熊が出没したので、グループトークを使ってすぐに職員に状況を共有しました。また、成人式など町のイベントで職員から会場準備の様子の写真が共有されると、「ここはこうした方が良いのではないでしょうか」と私から提案することもあります。

また、SNS発信のための情報や写真もLINE WORKSで職員から収集しています。SNS発信は時間との勝負です。LINE WORKSは視認性・操作性にも優れているため、外出先でもグループトーク上に寄せられた写真を選んで、すぐにSNSに投稿することができています。これは電話やメールではできない、気軽に連絡を取り合えるLINE WORKSならではだと思います。

木村さん：

町長・副町長への事前説明や各種打ち合わせに使用する資料は、LINE WORKSのグループトークを使い、PDFやPowerPointなどのファイル形式で送付しています。以前はこれらの資料を紙で配布していましたが、現在はグループトークで事前に資料を共有し、町長や副町長がご自身で資料を読み込んで準備いただけるため、説明時間を短縮できるようになりました。

お互いのスケジュールが可視化され、予定の確認や日程調整がスムーズになったそうですね。

郡さん：

町長だけでなく、職員もスケジュールはLINE WORKSのカレンダーで管理しています。外出先でもお互いのスケジュールが可視化されたことで、日程調整が格段に楽になり、さらに各職員の仕事量も把握できるようになりました。

及川町長：

私は20年以上にわたり、スケジュール管理のために手帳と役場のシステムを併用してきましたが、現在はLINE WORKSのカレンダー機能にすべてまとめることができ、非常に効率化しました。

部署を横断したプロジェクトチームや地域おこし協力隊の方ともLINE WORKSを活用しているそうですね。

及川町長：

千歳市に建設されるRapidusプロジェクトに関するやり取りのため、チーム「ラピダス」というグループを立ち上げ、迅速にプロジェクトに関する連絡やコミュニケーションを取ることができています。

郡さん：

私は移住定住支援担当として、密にやり取りがある地域おこし協力隊の皆さんにも安平町のLINE WORKSのアカウントを付与し、グループトークで企画書や業務連絡のやり取りをしています。

地域おこし協力隊ともグループトークで、スピード感を持ってやり取りができている

このようにLINE WORKSを活用することで、企画のまとまるスピード感が早くなったと感じています。それは、LINE WORKSでは「お世話になっております」「どうぞよろしくお願いいたします」といった定型文の記載なく主題の要件にはいれますし、過去の情報も検索しやすくなって効率的になりました。

LINE WORKSはイメージ的には電話とメールの中間くらいの立ち位置です。地域おこし協力隊とも気軽なコミュニケーションを実現できています。

LINE WORKS活用について、今後の展望を聞かせてください。

及川町長：

LINE WORKSによる迅速なコミュニケーションの有効性は日々感じているところです。今後は、LINE WORKSのトーク画面を大型モニターに映し出すなど、情報共有・発信のやり取りを見える化する予行演習を行うといった、BCP対策ツールとしても活用したいです。

安平町議会でも2024年３月よりペーパーレス化を推進する予定です。色々な場面でLINE WORKSを利用したら、情報共有がよりスムーズになると思います。これらの動きを含め、引き続き、安平町が掲げるDX推進にLINE WORKSを活用していく予定です。

【お話を伺った方】

安平町長

及川 秀一郎さん

安平町長2期目。

総務課 情報グループ 主査

塩月 達也さん

情報システム関連の業務に従事。

政策推進課 政策推進グループ 課長補佐 グループリーダー

木村 誠さん

総合計画の策定・進捗管理や企業誘致等を担当。

政策推進課 政策推進グループ 主事

郡 宏夢さん

移住定住支援担当を務める。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年7月当時のものです。

本事例のポイント

• 個人LINEの業務利用をなくして公私を区別
• 島民から受けたフェリーの予約依頼をトークで共有し、言い忘れや伝達ミスを防止
• フェリーの予約状況をわかりやすく可視化してオーバーブッキングを回避

沖縄県伊平屋村の概要をご紹介ください。

叶さん :

伊平屋村は、沖縄県の有人島として最も北に位置する伊平屋島を主島とする人口約1,200名の村です。伊平屋島の面積は約21㎢で、産業の中心は水産業と農業ですが、最近は豊かな自然や歴史文化等の資源を活用した観光促進や、移住者への支援にも力を入れています。

村営フェリーの運行では、LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

宮城さん :

伊平屋島と沖縄本島を結ぶ唯一の公的な交通手段が村営フェリーです。約350名の旅客と普通自動車40台ほどを積載できる船が就航し、伊平屋島の前泊港と沖縄本島の本部半島に位置する今帰仁村運天港を毎日2回往復しています。私が代表を務める有限会社伊平屋給油所は、島内のガソリンスタンドと携帯電話の販売代理店を経営するほか、フェリー乗船券の販売業務を伊平屋村から委託されています。多くの参加者が来島される毎年10月頃のマラソン大会の時期を除いて、旅客の乗船予約は不要なのですが、積載台数に限りがある自動車の運送には普段から事前の予約が必要です。予約情報はフェリーが発着する港にある切符売り場で集約するのですが、その管理の仕方がアナログであるためにさまざまな不都合がありました。

大見謝さん :

切符売り場には、8名の社員がシフトを組んで毎日2名ずつ勤務しています。自動車運送の予約は、原則として切符売り場に電話をいただくかお越しいただくかして受け付けることになっているのですが、人口が少ない島なので、お客さまが売り場以外で顔見知りの社員に予約を依頼するケースが少なくありません。その依頼を社員から伝えられた切符売り場の担当者は、紙の予約管理台帳を参照して空きがあれば正式に予約を登録しますが、そうでない場合はオーバーブッキングとなるので、お客さまに日程変更をお願いするという手戻りが発生します。また、口頭での伝達には日付や便名の言い間違いや聞き違いによる手配ミスが起きやすく、予約を頼まれた社員が切符売り場の担当者に伝え忘れてしまうこともありました。

宮城さん :

予約を申し込まれたことを切符売り場の担当者にLINEで伝える社員もいましたが、プライベートなやり取りに埋もれて見落とされる可能性があります。社員が公私の区別をしっかりつけられるようにすることも会社の責務なので、何らかの手段でこの状況を改善したいと考えるようになりました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選定された理由を教えてください。

叶さん :

地域コーディネーターとして伊平屋村の活性化をサポートしている私は、予約にまつわる課題を解消するには、複数の社員が情報をタイムリーに共有できるビジネスチャットが不可欠だと思いました。ツールをリサーチしたところ、多様な業種や業態で活用されているLINE WORKSの存在を知り、フェリーの予約業務を効率化するには最適だと判断して導入を提案いたしました。

宮城さん :

LINE WORKSは、日常のコミュニケーション手段として使っているLINEに操作性が近いと聞き、すぐに使いこなせるようになることが期待されたので、叶さんにアカウントの発行やその後の運用管理をお願いして導入することを決めました。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入効果をお聞かせください。

【トーク】予約申し込み情報を迅速・確実に切符売り場の担当者に伝達

【カレンダー】日付・便ごとの正確な予約状況を可視化

大見謝さん :

LINE WORKSの導入と同時に、予約業務に携わる全社員をメンバーとするグループトークルームをつくりました。切符売り場の外でお客さまから予約を申し込まれた社員は、その情報をその場でトークして共有。内容を確認した売り場の担当者が予約状況を確認し、空きがあれば正式に予約を受け付けるという流れが整いました。予約を依頼された社員が切符売り場の担当者に口頭ではなくトークで共有するようになったことで、伝え忘れがなくなり、日付などの言い間違いや聞き違いも防げるようになりました。

宮城さん :

予約申し込みの情報を個人LINEで切符売り場の担当者に発信することがなくなり、公私混同の状態を改めることもできました。

大見謝さん :

LINE WORKSの運用に慣れたころから、カレンダー機能を利用して担当者全員が予約状況を正確に把握できるようにする取り組みもはじめました。切符売り場で自動車運送の予約を正式に受けるたびに積載できる残り台数をカウントダウンして、予定表の予約日には便ごとに「あと○台」と登録。その結果、お客さまから予約を依頼された社員はその場で空き状況を確認でき、オーバーブッキングをすることがなくなりました。

空き状況の確認にカレンダーを活用。便ごとにあと何台積載できるかが明確に分かり、オーバーブッキングをするおそれがなくなった

叶さん :

積載数の残りを登録するといったカレンダーの活用は誰がアドバイスをしたわけでもなく、社員が自発的に考案して実践するようになったものです。LINE WORKSの浸透ぶりが伺えます。

今後、LINE WORKSの活用をどのように発展させたいと思われますか。

宮城さん :

現在のところフェリーに積載する自動車の予約業務に特化して利用していますが、将来的にはそれ以外の業務情報を社員間で伝達・共有するためのアプリとしても活用することを考えたいと思っています。

【お話を伺った方】

叶 雅美さん

2012年から2019年まで観光コーディネーターとして伊平屋村役場に勤務。2020年に地域コーディネーターとして独立し、伊平屋村やその他の地域の活性化を推進している。

宮城 普巳嗣さん

ガソリンスタンドの運営やフェリー乗船券の販売などを行う有限会社伊平屋給油所の代表取締役。

大見謝 美好さん

有限会社伊平屋給油所で経理やフェリーの予約業務などを担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年3月当時のものです。

本事例のポイント

-BCP対策を強化し、被災市町から支援市町への応援要請がスピードアップ

-県災害対策本部による市町間の電話連絡の取り次ぎ業務が不要に

-やり取りの記録が残ることで聞き間違いなどを防止

愛媛県がBCPの一環として採用しているカウンターパート方式とはどのようなものですか。

森さん :

愛媛県ではさまざまな行政課題に県と20市町が足並みをそろえて対応するため、以前より「県・市町連携推進本部」を「チーム愛媛」で組織・運営しています。重点連携項目の一つである「防災・減災対策」において、災害時の市町相互応援体制を強化するために採り入れたのがカウンターパート方式です。これは自然災害などで甚大な被害を受けた市町を支援する市町をあらかじめ割り当てておくもので、要請に応じて職員が派遣されるというものです。

宮本さん :

支援の主な内容は、避難所運営や家屋等の被害認定調査、罹災（りさい）証明書の発行などです。平成30年7月に西日本豪雨災害が発生したときは、特に被害の大きかった宇和島市、大洲市、西予市に対して、カウンターパートに指定された他の市町から応援が行われました。

その相互支援体制を機能させるうえで、何か課題があったのでしょうか。

森さん :

災害発生時の支援体制をさらに強化するため、平成31年2月にカウンターパートをA・B・Cの3グループに整理し、各グループ内で一次支援をする市と二次支援をする市町を設定。その結果、被災した市町への支援がより速やかに行われる体制が全県下で確立されました。しかし、いざ災害が起きたときにしっかり対応するには、平時からの連携強化が必要です。そこでカウンターパートの市町どうしがお互いの防災訓練に参加するといった取り組みが行われるようになりました。

宮本さん :

西日本豪雨の際はカウンターパートの市町どうしが直接やり取りするのではなく、支援を求める市町がまず県に要請し、県がカウンターパートの市町にその要請を伝えるというかたちで仲介をしていたため、連絡に多くの時間と手間がかかることがわかりました。また、電話で行われていた災害発生時における市町間の連絡体制を見直す必要性も課題にあがりました。災害時には電話回線が寸断する可能性もあり、電話以外でも非常時に県と各市町が迅速かつ確実に連絡し合えるコミュニケーション手段を持つことが必要だと気がついたのです。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定された理由と、運用開始までの経緯をお聞かせください。

森さん :

電話に替わる適切な連絡手段をリサーチしていたところ、デジタル技術の活用による効率的な行政事務の確立を通じて地域サービスの向上を図るという目的で、県がLINE株式会社およびワークスモバイルジャパン株式会社と包括連携協定を締結することを知りました。そこで私ども市町振興課は、災害時の市町・県の連絡ツールとしてLINE WORKSを利用することを提案。それを受けて令和3年2月、グループトークルームを基盤とする新たな連絡体制「チーム愛媛 市町職員災害対応ホットライン」が設けられました。

宮本さん :

アカウントの管理については、担当者が異動したときにパスワードをリセットすることで後任がアカウントをそのまま引き継げるよう、個人ではなく役職に対して発行。LINE WORKSを使用するデバイスについては、県職員は各自が使い慣れた私用スマホをBYODで活用しています。

LINE WORKSを使ったホットラインの運用体制と、災害発生時に想定される具体的な使い方をご紹介ください。

森さん :

A・B・Cからなる既存のカウンターパートグループをそのままLINE WORKSのグループとして、各グループの被災市町、一次支援市、二次支援市町がトークで素早く情報を共有できるようにしました。グループの主な構成メンバーは、首長の判断を踏まえて迅速な対応ができる各市町の副市町長と防災・人事担当者です。県災害対策本部の防災局や市町振興課の担当者などもそれぞれのグループに所属することで、非常時のやり取りの内容を複数人でリアルタイムに把握できるようにしています。

ほかに全メンバーが所属するグループもあり、こちらは県外で大きな自然災害が発生した際に情報を共有するために使っています。

宮本さん :

災害発生時には、被災した市町が被害の状況とともに応援職員の派遣要請をトークで発信すると、同じグループ内の一次支援市が直ちに職員の派遣を手配。被害が大きく一次支援市だけでは対応しきれない場合に備えて、二次支援市町も早い段階から準備を整えます。グループトークでの市町間のやり取りは、県災害対策本部も把握できる状態なので、必要に応じて臨機応変に協力することが可能です。

幸いにしてこのホットラインの構築後に大きな災害を経験しておらず、実際に支援要請が出されたことはないのですが、大型の台風が接近した際に県の防災局が全グループに注意を喚起するメッセージを発信したことがあり、防災・減災対策としてしっかり機能していることを確認しています。

災害時にホットラインとして使うのが主目的なので基本的にはトークのみの活用ですが、アプリのアップデートを促したり、人事異動などに際する担当者の変更を案内したりする情報については、掲示板で全体に周知するようにしています。

ホットラインを整備したことは防災体制の強化にとってどんな意義がありましたか。

森さん :

災害時の市町・県のやり取りがホットライン上に集約され、そのすべての情報を全関係者に直ちに共有できるので、西日本豪雨のときのように被災市町と支援市町の連絡を県が仲立ちする必要がありません。県が連絡業務に時間を費やすことがなくなる分、災害対策の質を高められるのではないかと考えています。既読機能があるのもありがたく、例えば未読の副市町長に情報を伝えてもらうよう、その市町の担当者に電話で依頼したりすることも容易です。24時間いつでも確実に情報を伝えられ、電話と違って発信した内容が記録に残ることも、より的確な災害対応の実行につながると確信しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

宮本さん :

何よりも重要なのは非常時にこの仕組みをしっかり機能させることです。今後は防災訓練の一環としてLINE WORKSのグループで支援要請のトレーニングなどを通じて、体制を万全なものにしておきたいですね。

森さん :

複数のメンバーが同時につながれる無料ビデオ通話機能があるので、被災した市町が一次支援市や二次支援市町の担当者に、被害の状況を映像で示しながら支援を要請するといった活用の仕方も検討したいと思っています。

【お話を伺った方】

森 佑布さん

行政・財政・税政・連携推進・選挙の5つの係で構成される市町振興課を課長として管理する。

宮本祐介さん

被災地への市町職員派遣の連絡調整などを担当。LINE WORKSの運用管理も担う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年2月当時のものです。

本事例のポイント

-職員約8,000名に導入し各部署でタイムリーな意思疎通が可能になり業務速度がアップ

-県庁職員のみならず外部業者との緻密な連絡が可能に

-自然災害等による非常時の職員間の緊急連絡手段として活用

鹿児島県 総合政策部 デジタル推進課の役割と皆さんの業務内容をご紹介ください。

松下さん :

デジタル推進課は、DX（デジタルトランスフォーメーション）に向けた鹿児島県のデジタル化を促進するべく、2021年度に新設された組織です。行政機関はLGWAN（統合行政ネットワーク）接続系、個人番号利用事務系、インターネット接続系の3系統を分離することでセキュリティを確保しており、私は主にそれら庁内ネットワークの整備を担当しています。

有馬さん :

私も主として庁内ネットワークの維持管理に携っており、設備の拡張計画立案や、障害が発生した際の対応などを行っています。

LINE WORKSの導入に至った背景をお聞かせください。

松下さん :

離島が多く、台風などによる自然災害が発生しやすい鹿児島県では、重要なインフラである庁内ネットワークを概ね6年ごとに見直して最適な状態に保っています。直近では2022年３月に更新しました。更新を設計していた2020年から流行した新型コロナウイルス感染症の状況を踏まえ、職員が円滑にテレワークを実施できる環境を充実させる必要に迫られました。

有馬さん :

働き方改革に伴うテレワーク促進に向け、庁内で運用しているグループウェアに個人の端末からアクセスできる仕組みは既に導入していたのですが、多数の職員が一斉にテレワークを行うには即時コミュニケーションを図れるツールが不可欠です。そこでビジネスチャットの導入を検討するようになりました。

松下さん :

多様なチャットツールがある中で注目したのが、プライベートのコミュニケーション手段として、多くの人が利用しているLINEの操作性が踏襲されているLINE WORKSでした。チャット機能に加えて音声・ビデオ通話機能が備わっていることや、API連携による組織メンバー情報の連携構築が容易であることなども決め手となり導入を決めました。

有馬さん :

自治体にとってはセキュリティ性の高さも重要な判断基準となりますが、国際規格認証によってセキュリティ性の高さが保証されていることに加えて、外部の協力会社の担当者のLINE WORKSやLINEと安全につながれる外部トーク連携を備えている点にも魅力を感じました。

運用開始に向けてどのような準備をされましたか。

松下さん :

まずデジタル推進課で試用して使い勝手を確認したうえで、全職員を対象にアカウントを発行し、2021年4月より組織全体での試験運用を始めました。2022年1月まではBYODによるモバイル版アプリのみを利用し、同年2月から業務用PCでのPC版アプリの運用も行い、本運用を開始しました。

管理機能はどのように活用していますか。

有馬さん :

BYODでの利用を認めているため、情報セキュリティ対策として、ファイルのダウンロードは業務用PCでのみ可能とする設定を行いました。また、パスコードロック機能を有効にしてモバイル版アプリは起動時にパスコード入力によるロックをかけることでセキュリティ性を高めています。

松下さん :

職員全体の利用状況も把握したいので、アクティブ率などの利用状況を数値データで随時チェックできるのも便利です。

また、2022年3月には庁内の人事管理システムとAPI連携させ、LINE WORKSアカウントの追加・修正・変更・削除などが人事情報に紐づいて自動的に行われる仕組みを構築。煩雑になりがちなアカウント管理を省力化することができました。

LINE WORKSは庁内コミュニケーションにどのような変化をもたらしましたか。

・タイムリーな意思疎通が可能になり業務速度が向上
・テレワーク時でも活発なコミュニケーションが実現
・リアクション機能で会話を妨げずに職員どうしの距離感を縮める

松下さん :

メール、掲示板、スケジューラなどは既存のグループウェアで従来どおり使う一方で、スピーディに双方向の意思疎通をしたい場合にLINE WORKSを活用するという使い分けが全庁で自然に定着しました。トークは用件を手短に伝えるのに最適なので、当課に限らず庁内のどの部門も比較的カジュアルな連絡によく利用しています。

特にテレワークの日にトークや通話を活発に使っており、「コロナ禍における在宅勤務時のコミュニケーションツールとして活用する」という大きな導入目的を果たせたことにも満足しています。

有馬さん :

LINE WORKSは業務に特化したツールでパソコンでの通話は個人の通信費もかからず連絡できます。打ち合わせたいときは複数のメンバーによる音声通話やビデオ通話も手軽にできるという点でも、テレワーク時の業務効率が高まりました。

個人的には送信相手に通知が届くことなく、スタンプよりも手軽に気持ちを伝えられるリアクション機能が気に入っていて、トークの流れを止めることなく感情を示せることが、職員どうしの距離感を縮めることに役立っているように思います。

庁内ネットワークを運用管理するデジタル推進課ならではの活用事例があればご紹介ください。

松下さん :

庁内ネットワークの日常的な点検は、外部の協力会社に委託しています。その会社もLINE WORKSを利用しているので、外部トーク連携で担当者とトークグループを作成し、障害発生時にはその報告が迅速かつセキュアに当課の担当職員たちに共有されます。

有馬さん :

障害に関する報告はこれまで電話やメールで受けていましたが、口頭による説明だけでは詳しい状況が分からず、メールではタイムリーなやり取りができないため、迅速に対応できないケースがありました。今は不具合を示す写真と共にトークで送ってもらえるので状況が把握しやすく、不明点の確認もメールよりずっとスピーディにできるようになっています。

緊急時の連絡手段としても役立っているそうですね。

・部署内の緊急時の対応方針をグループノートに投稿して共有

・鳥インフルエンザ発生時に素早く連絡を取り合い的確に対応

松下さん :

以前は自然災害が発生すると部署ごとに電話連絡をして、庁外にいる職員の登庁を促したりしていましたが、トークなら状況の共有や案内を一斉に発信でき、未読/既読も判別できることから、緊急時の連絡ツールとしても位置付けました。当課に所属する約30名の職員は、台風接近時などの対応方法をノートで共有していますが、同様に共有している部署は他にもあり、LINE WORKSを緊急時の連絡手段として活用する体制が整備されつつあります。

LINE WORKSのグループトークのノート機能のイメージ

2021年度に県内の養鶏場で鳥インフルエンザが発生した際、本庁、出先機関を問わず関係者のグループを作成して状況の共有や措置の方針等を随時伝達。緊急事態にスムーズに連絡を取り合え、「迅速に的確な措置が講じられたのはLINE WORKSを導入してくれたおかげ」と多くの職員から高い評価を得ました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

松下さん :

行政機関としてテレワークをはじめとする働き方改革の推進や業務継続性の向上に力を注ぐためにも，より一層の活用を行っていきます。

有馬さん :

これまではトークと通話の利用が主体でしたが、未活用の機能も使って業務効率化させ、より円滑な行政の運営に役立てることで県民に貢献したいと思います。

【お話を伺った方】

松下 一歩さん

庁内ネットワークの運用保守を担当。LINE WORKS導入に際しプロジェクトマネージャーの役割を果たした。

有馬 悠太さん

庁内ネットワークの運用保守を担当。松下さんとともにLINE WORKSの導入を主導。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年9月当時のものです。

＜本事例のポイント＞

• 移住相談の第一歩をより気軽に踏み出せる雰囲気の醸成
• 補助金など移住検討者に有益な情報を適切に届けることが可能に
• 電話との連携で、移住者の意思決定とその後の手続きを迅速化

「ながさき移住ウェエルカムプラザ」の位置づけを教えてください。

吉岡さん：

総務庁の2021年の人口移動報告では、長崎市は転出超過が全国で2番目に大きい状況が2年にわたり続いています。なかでも大学進学や就職を機にした若者人口の転出超過が目立つというのが現状です。こうした状況を受け、長崎市へのUターン、Iターン移住者を増やすために2019年に企画財政部内に移住支援室が創設されました。移住支援室の取り組みの一つが、JR長崎駅前のホテル1Fに開設した「ながさき移住ウェルカムプラザ」になります。具体的には、3名の専任相談員が長崎への移住を検討される方からの住まいや仕事、子育て等に関する多様な相談を受け付けています。

移住を検討されるのは、どういう方が多いのでしょう？

髙山さん：

相談も実際に移住される方も、子育て中の若い世代の方が多いですね。お子さんの小学校入学・卒業を機に移住を考える30代、40代の方が中心になります。そのため、私たちとしても特に仕事の紹介には力を入れており、就職支援の専任の相談員を配置して、独自の求人開拓を行ったり、就職支援の関係団体と連携したりして移住希望者の転職のサポートを行っています。

吉岡さん：

昨年の移住者数は過去最大の418人で、移住支援室の創設以来、移住者数は順調に増え続けています。ただしその内訳はUターン移住者が大部分を占め、Iターン移住者については毎年100人前後で推移しているというのが現状です。市報などで親世代にアプローチ可能なUターン移住者と違い、長崎に縁故がない方へのアプローチは今後の大きな課題です。都市部にお住まいの方から長崎市に目を向けてもらうことはなかなか難しいと感じています。

ながさき移住ウェルカムプラザがLINE WORKSを採用された経緯を教えてください。

吉岡さん：

従来の相談方法は対面相談、フリーダイヤルによる電話相談、メールによる相談の3通りでした。コロナ禍を受け、対面相談がリモート相談に置き換わったりもしています。こうした中、私が強く感じたのは、いずれの方法も相談者にとってはかなりハードルが高いのではないだろうかという懸念でした。特に県外の方が移住先候補の情報を広く収集しようとした場合、いきなり電話は掛けにくいはずですし、メールに苦手意識を持つ方も少なくありません。そこで広く普及しているLINEを相談窓口の一つとして活用できないだろうかと考え、いろいろと調べる中でLINE WORKSに行き着きました。

LINE WORKS導入前の課題について、具体的に教えてください。

髙山さん：

面識のない者どうしでの電話は、どうしてもお互いに構えてしまいます。話もなかなか噛み合わず、途中で相談者自身がなにを聞きたかったのか分からなくなってしまうということもありました。またメールの場合、いろいろなことを一度に聞こうとするためか、なにを質問したいのかよく分からないということも珍しくありませんでした。そういう意味では、LINE WORKSは気軽に会話が始められて、電話より落ち着いて伝えられる、メールより気軽なチャットを通して、相手の核心にたどり着きやすい理想的なツールだと感じています。

現在、どのようにLINE WORKSを運用していますか？

吉岡さん：

2021年8月に導入し、現在は移住支援室としてのLINE WORKSアカウントを作成しました。LINE WORKSの使用は基本的にPCブラウザで行い、スタッフ全員が定期的にアカウントをチェックし、友だち登録があればすぐにお礼とながさき移住ウェルカムプラザに関するご案内をトークで送るようにしています。また支給PC上では個人情報を取り扱わないという長崎市のルールに基づき、就職に関する相談など、個人情報の確認が必要になる相談については、電話や対面相談に移行して行うようにしています。友だち登録された方は約100人で、そのうち具体的な相談まで至ったのは30人強になります。

開設にあたり、友だち登録を促すアピール等は行いましたか？

吉岡さん：

開設時に「LINEはじめました」という案内を長崎市のホームページで行うとともに、FacebookとTwitterの公式SNSアカウントに投稿しました。

LINE WORKSとメールの使い分けで意識していることはありますか？

髙山さん：

個人情報の有無を問わず、LINE WORKSのやりとりは相談される方とのファーストステップだと考えています。常に次のステップである電話やリモートミーティングへの移行を意識するようにしています。LINE WORKSでまず相談者の気持ちをほぐし、相談しやすい雰囲気を醸成した上で、電話などでの本格的な相談に移るという考え方ですね。

吉岡さん：

これは「お役所あるある」だと思うのですが、実は我々も当初はLINE WORKSの問い合わせにがっちりとした長文で返信していたんです。しかし、会話をベースとしたLINEでメールのように長文が送られてきたら戸惑いますよね。そのことに気づいてからはなるべくメッセージは短くし、必要に応じて、電話やメールに移行するように軌道修正しました。

友だち登録されたアカウントの管理はどのようにしていますか。担当の相談員がついたりするのでしょうか？

髙山さん：

担当者が2時間おきなど定期的に確認し、できるだけ早めに返信するようにしています。引き継ぎも、過去のやり取りが時系列ですぐに会話を遡れるLINE WORKSは引き継ぎの必要がなく使いやすいですね。また、友だち登録されたアカウントは「移住相談会を行います」や「市職員採用試験がはじまりました」など、移住を検討される方にとって有益な情報発信にも活用しています。

LINE WORKSからお送りする情報発信には、ほかにどのようなものがありますか？

吉岡さん：

移住に先立つものはやはりお金ということもあり、各種移住支援金の紹介を積極的に行っています。例えば、東京23区居住者などを対象とした移住支援補助金のほか、中学生以下の子どもがいる世帯を対象に市が独自に行う「子育て世帯ウェルカム補助金」などの利用も可能といった情報を送っています。

LINE WORKSの利用で特に印象に残っていることはありますか？

髙山さん：

ながさき移住ウェルカムプラザでは、空き家バンクと連携した住まいの紹介も行っています。具体的には、相談者の要望をうかがった上で条件に見合った登録物件の紹介サイトのアドレスをLINE WORKSでお伝えしているのですが、必要に応じて電話でのやり取りを行うことでスムーズに契約に至ったケースはとても印象的でした。相談者にとってLINE WORKSは入りやすいだけでなく、効率的な情報収集のツールとしても役立っていると感じています。また海外在住の方が将来のUターンに備え、友だち登録するケースもあります。

最後に今後の展望を教えてください。

髙山さん：

かしこまらずカジュアルに相談できることがLINE WORKSの魅力だと思っています。移住に興味のある方とより気軽に相談できる雰囲気を醸成していきたいですね。

吉岡さん：

長崎市は、観光地としては知名度がありますが、移住先としても非常に魅力があります。例えば、多くの観光客が訪れる市街地から、ちょっと足を延ばせば海山の自然と触れ合えるというまちの適度なコンパクトさが挙げられると思います。交通機関が発達し、県外からの進出企業も多く、大都市からの移住でもスムーズにまちに溶け込める地域です。また長崎市は現在、駅前再開発や駅近のサッカースタジアム建設などのビッグプロジェクトが進んでおり、百年に一度とも言われる長崎のまちづくりに関わることができます。

LINE WORKSは相談しやすい窓口として、また、このような長崎市の魅力を移住検討者に発信するツールとして今後も活用していき、UターンだけではなくIターンの移住者を増やすことにより一層力をいれていきたいです。

【お話を伺った方】

吉岡 利章さん

長崎市 企画財政部 移住支援室 係長

県外からの移住をさまざまな面からサポート

髙山 雄彦さん

ながさき移住ウェルカムプラザ 移住相談員

主に住まいや暮らしに関する相談を担当

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年6月当時のものです。

本事例のポイント

• 行事の日程調整や会議の出欠など、職員のスケジュールを一元管理
• 外部に貸し出す会議室や公用車予約をLINE WORKSで予約管理

日々取り組まれている業務とLINE WORKS導入経緯を教えて下さい。

万代さん :

私は、総務課に所属しており、商工会議所内の情報管理をはじめ、パソコンなどの事務機器の管理、保険制度の販売、ビル全体の管理、給与関係などを幅広く担当しています。LINE WORKSを導入する以前は、職員間の情報共有が口頭または紙ベースで行われておりました。そのことにジレンマは感じてはおりましたが、職員の習慣を変えるというハードルの高さから、アナログなやり方から抜け出せないままでいました。

吉廣さん :

私は、産業振興課に所属し、補助金や資金繰り、決算、業務効率化といった会員事業者からの相談に対応しているほか、松江市のスタートアップ事業にも携わっており、新規事業の創出や支援なども行っています。自身の職務立場からしても、商工会議所内部の非効率さに課題を感じており、できるところからデジタルに置き換え、効率化を図っていく必要があると感じていました。

万代さん :

ペーパーレス化を目的に職員へタブレットが導入されたことに伴い、業務の効率化・スリム化を目的とした情報システムの導入が検討されました。そこで商工会議所向けに開発されたシステムを試験的に導入してみたのですが、松江商工会議所の規模にマッチせず、結局導入は見送られました。その後、地元のベンダーさんから勧められたのがLINE WORKSでした。一定の試用期間が過ぎると有料プランに移行するシステムが多い中、LINE WORKSには100名までずっと無料で使えるフリープランがあり、コスト面でも非常に魅力的でした。

ものは試しで2020年6月に導入したところ、非常に使い勝手が良く、現在は正職員・非常勤職員を合わせた35人弱の全職員のほか、会頭や副会頭、内部団体に対してもアカウントを作成し、全部で50のアカウントが使われています。

導入において職員への指導や情報管理のルールについて教えてください。

万代さん :

機密情報や個人情報の取り扱いについては徹底指導しており、LINE WORKSの導入に際してマニュアルを作成しました。使用方法や注意事項は都度見直し、随時マニュアルを更新しています。LINE WORKSの使用時間は、緊急時を除いて就業時間内に行うようにして、業務に区切りをつけるよう規則を設けています。また、容量を使いすぎないようデータファイルの送信は禁止してオンプレミスのファイルサーバを利用させることを徹底し、管理者として週に2回ほど全体のデータ使用量をチェックしています。

商工会議所として工夫を凝らしてLINE WORKSの活用をされているようですね。

万代さん :

主に職員のスケジュール管理と会議室の予約管理にLINE WORKSのカレンダー機能を活用しています。私たちの業務において特に共有が必要なのは、商工会議所の行事と４つの会議室の利用内容と空き状況です。そのため、「行事予定表」と「会議室名」でLINE WORKSのアカウントを付与しています。
行事を登録するときには、「行事予定」のアカウントから予定を登録するとともに、出席する職員も参加者に加えて登録します。そうすることで参加する各職員のカレンダーにも予定が自動で登録されるので、日程調整や出欠確認に用いることができます。
会議室のアカウントは、タブレットにて使用し、マルチログインできるようにしています。商工会議所は外部に会議室を貸出することが多く、予約を受け付ける職員が誰であってもタブレットを見れば空き状況の確認と貸出予約ができます。同様に、確定申告の相談ブースにもアカウントを作成して予約などを管理しています。

施設や事業に対して、アカウントを作成して管理している理由を教えてください。

万代さん :

LINE WORKS導入当初は会議室を共有設備に登録して試したのですが、外部から受け付ける会議室の予約は、あとから変更・キャンセルになる場合も少なからずあり、予約した職員とは別の職員がその対応することがあります。職員のアカウントで予定を登録すると、他の職員が修正することができず、結果的に非効率になります。

そのため、会議室は専用のLINE WORKSアカウントで運用し、複数の職員で使える仕組みを構築しました。また、こうすることで、職員個人のカレンダーが本人の予定に関係ない会議室の予定で埋まることもありません。

内部団体でもLINE WORKSのアカウントを作成しています。公用車やETCなどの予約を管理するのに便利なためです。

導入後の変化や手応えについて教えてください。

吉廣さん :

以前は日程調整をするにしても、一人ひとりに声をかけて回る必要がありましたが、今はLINE WORKSのカレンダーで参加者として登録するだけで、相手のスケジュールに通知されるので効率化を実感しています。会議室の予約では、これまではすべての会議室の予約を一冊の帳簿で管理していたために、誰が帳簿を持っているのか探すことから始まり、手書きによる可読性の低さや、仮予約の取り消し忘れなどの問題もありました。LINE WORKSで一元管理することでこれらの問題がすべて解消され、以前のアナログな方法には戻れないと感じています。

万代さん :

これまで会頭や副会頭のスケジュールは、職員が書き込む専用の手帳に書き込んでいたのですが、「〇〇時〜」という書き込みは何時に終わるのかわからず、あとの予定が入れられないこともありました。LINE WORKSを使うことで予定が何時から何時までかわかるようになり、管理がしやすくなりました。

他に、LINE WORKSの活用している機能があれば教えてください。

吉廣さん :

職員とのやり取りでは、個別にメンバーを組む必要がある時はトーク、それぞれの課に対する連絡は課単位の掲示板、という風にトークと掲示板を使い分けて情報を共有しています。

また、私はLINE WORKSを導入している事業者さんとの外部連携でトークを活用しています。内容は日常的な相談事や補助金から、「地元の経済紙に載っていましたね」といったちょっとした会話など、これまでは電話でやり取りしていたことがトークで気軽にできるようになりました。

今後どのようにLINE WORKSを活用していきたいですか？

万代さん :

ワークフローをLINE WORKSで行えたらと考えています。出張などで責任者が事務所に不在でも決裁を進められるよう、電子決裁なども用いて効率的に仕事を進めていきたいです。

吉廣さん :

会議の議事録やイベントの事業報告までLINE WORKSに集約できれば、より便利になるだろうと思います。ITツールを活用した効率化について、これからも探っていきたいと思います。

【お話を伺った方】

万代 繁優さん

情報管理や設備の管理、給与管理などに携わり、LINE WORKSの運用やマニュアルの作成なども担当する。

吉廣 之晴さん

産業振興課所属。事業者の相談業務、新規事業の創出・支援などに携わり、ITリテラシーやツールの勉強会なども企画・開催している。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年2月当時のものです。

【本事例のポイント】

• メールと電話ではできなかった速やかで確実な報連相を実現
• 事務局から議員一人ひとりに対してかけていたメールや電話の事務量を軽減
• LINE WORKSで連絡網を整理して災害時の情報伝達訓練を実施。被害状況を各所から的確に集約

事業内容と皆さんの役割を教えてください。

– 馬上議員 :

私は宇都宮市議会議員に当選後、ライフワークの一環として、10年以上前から課題となっている宇都宮市の中心市街地の活性化を推進しています。また、2020年に設置された宇都宮市議会ICT推進プロジェクトチームのチームリーダーに就任し、市議会のICT化に注力しています。

– 小平議員 :

私は宇都宮市議会ICT推進プロジェクトチームの副リーダーを務めています。私自身が30代半ばで議員に就任したことから、若者や子育て世代といった市政に声が届きにくいと言われる中間層の年代の方々へ寄り添い、その声をしっかりと行政に反映していくことを目指しています。

– 髙橋さん :

私は宇都宮市役所の職員として、議会事務局総務課に配属されてから4年目となりました。議長・副議長の秘書業務や、宇都宮市議会ICT推進プロジェクトチームの運営を担当しています。

宇都宮市議会でICT推進プロジェクトチームが発足された背景を教えてください。

– 小平議員 :

私たちが就任した当時、議会からの連絡はすべて自宅へのFAXか電話のみでした。また、議会で使用する資料はすべて紙に印刷され、事務局の職員が議員一人ひとりの机上に配付していました。過去の資料を再確認したいときには、膨大な量のファイリングから探さなければなりませんでした。事務局から議員への情報周知にかかる事務と、印刷される紙の量をどうにか削減できないだろうかと検討がはじまりました。

– 馬上議員 :

2014年から、議会関係の連絡はすべてメールで送信することとし、全議員へのタブレット貸与を提言しました。FAXに慣れている議員からは不安の声もあがりましたが、ペーパーレス化が環境問題の改善に貢献することや、指一本で操作できるタブレットのシンプルな操作性などを改めて説明し、段階的に納得をいただきながら活用をすすめました。これをきっかけにFAXが廃止されたことは、市議会のICT化への重要な一歩となりました。そして2020年、タブレット端末の新しい利活用方法や、より円滑な情報共有ができるグループウェアの導入を検討するため、宇都宮市議会ICT推進プロジェクトチームを設置しました。

議会のコミュニケーションにはどのような課題がありましたか。

– 髙橋さん :

タブレットの導入後は、議会からの連絡手段は「紙と電話」から「メールと電話」に変わりました。しかしメールを送信しても返事がない場合は、そのメールが議員の皆様にご覧いただけたかどうか、事務局側からはわからず、重要なメールについては、改めて既読確認を電話で行うということも多くありました。そのため、お互いの状況が把握できるような機能をもったグループウェアの導入が望まれていました。

– 小平議員 :

議員の中にはタブレットを持ち歩くことが負担となり、自宅や事務所に据え置きしがちになることで、メールを受信してもすぐに気付けないこともあると話す者もいます。タイムリーな情報共有や迅速な判断を求められる議員にとって、タブレットでやりとりするメールだけでは不十分なのではという懸念が残っていました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選択した理由をお聞かせください。

– 馬上議員 :

まず背景として、年代を問わず個人がスマートフォンを所持する時代になったことがありました。LINE WORKSはマルチデバイス（PC、スマートフォン、タブレットなど）対応で、タブレットと併用で個人のスマートフォンにもインストールして使えます。タブレットを携帯していなくても、個人のスマートフォンであれば即時に連絡の確認ができるので、その点が導入の大きな決定打となりました。

– 髙橋さん :

普段から使い慣れているLINEに見た目や操作性が似ているLINE WORKSは、グループウェアに馴染みのない議員の皆様や職員にとって心理的なハードルが低く、導入への安心感につながりました。

また、既読機能があるので、誰が確認したか、していないかが一目でわかります。これにより事務局からの電話やメールの連絡を必要最小限に抑えることができるだろうと思いました。

LINE WORKSはどのように活用され、効果を出していますか。

【トーク】情報が行き届いたかを把握。会派を越えたコミュニケーションを実現

【グループ】フォルダ機能とノート機能の活用で、的確な情報整理が可能に

【アンケート】個々への回答確認が不要になり、集計作業も不要に

– 馬上議員 :

現在、全議員と事務局の職員の分を合わせて54名分のアカウントを付与し運用しています。まずは、各会派内の共有事項、委員会からの連絡、議長・副議長と事務局間の報告など、多様な情報をきちんと仕分けるため、関係するメンバーが入ったトークグループを作成しました。これによって、メール作成の都度メールアドレスと件名を入れる必要もなく、簡単に関係者全員に一斉連絡ができます。既読状況の確認も個人単位でできるので、確実に相手に情報が届いているという安心感が生まれています。

– 小平議員 :

自分とは異なる会派に所属する議員への事務連絡やアポイントなども、トークで手軽に連絡ができるようになり、会派や役職を越えたコミュニケーションが図れていると実感しています。

– 髙橋さん :

ICT推進プロジェクトチームでは、会議の検討結果を議長へ報告していますが、その前にチームメンバーに対して報告書のファイルを、トークグループのフォルダに格納して共有したり、ノート機能で議事録を共有したりして、確認のお願いをしています。LINE WORKSはこうした共有機能が充実しているので、すべての報連相をLINE WORKSで完遂することができます。共有内容に合わせて機能を選べるので、情報整理のスタイルが最適化され、振り返りやすくなったことはありがたいですね。

既読機能で議員の状況を正確に把握。共有機能で明確に情報整理

近年は感染症対策の一環で、会議をオンラインで開催することがあります。LINE WORKSのフリープランではビデオ通話の人数に制限があるため、現在のところは外部のオンライン会議ツールを利用していますが、会議出席に必要となるミーティングIDを、対象者を招待したトークグループに送信するだけで全員に周知できるので、簡易に招集できています。

– 馬上議員 :

式典などの出欠確認や研修の日程調整は、アンケート機能を使って集計しています。今まで一人ひとりに電話をしたり、個々からのメールの返信を待っていたりしていたのですが、アンケート機能を使えば作成者に集計結果がダイレクトに届くので、全体の把握までにかかっていた工程が省略され、とてもスムーズになりました。

議員の出欠確認は、アンケート機能で素早く集計

災害などの緊急時の対策にも、LINE WORKSをご活用いただいているそうですね。

– 髙橋さん :

これからは災害発生時にも迅速な対応ができるようにと、LINE WORKSを活用した情報伝達訓練を実施しましたが、まずは事務局から議員の皆様に対して、議員本人が無事かどうか、アンケート機能を用いて安否確認をしました。

また、災害が発生した際に議員の皆様から寄せられる各地域の災害情報は、議会事務局で一元化を行った後に危機管理を管轄する部局に提供することとしていますが、以前は情報が電話やメールでばらばらに届いていたために、それらの整理・集約に時間がかかっていました。そのため、現在は情報のやりとりをLINE WORKSに一本化することとし、写真や動画などを添付して送信していただくようにしました。これにより多くの情報を効率的に事務局に集約することができるようになるため、それぞれの状況に合わせてより的確な対応が可能になると考えています。

– 馬上議員 :

現在はLINE WORKSのアプリを自分のスマートフォンにインストールしている議員も多くいるため、写真・動画の撮影、送信などの対応がよりスピーディになり、議員の安全面にも配慮できるのではないかと思います。

– 小平議員 :

災害は勤務時間中に起きるとは限らず、今の時期は新型コロナウイルスの感染者数の増減などでも、日々状況が大きく変わってしまいます。そんな環境でも、LINE WORKSがあれば、全員が同じ情報をリアルタイムで共有できます。今回の情報伝達訓練では迅速性や正確性をLINE WORKSで補えることが確認できたので、市議会内の連携がより強化されていくだろうと確信しました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

– 馬上議員 :

今後も議員のICTスキルの向上を目指し、LINE WORKSを通じて議会のICT化を成し遂げていきたいです。また、将来的に行政との連絡ツールもLINE WORKSに統一できれば、宇都宮市とのより強固な連携が図れるのではないかと期待しています。

– 小平議員 :

議員はそれぞれ、個別の事務所や自宅で業務を執り行っていますので、共同で仕事をするという場面がなかなかありません。今後はタスク機能を活用し、離れた場所、異なる時間帯でもお互いの業務の進捗を把握しやすくしたいですね。

– 髙橋さん :

今後も、議員の皆様に対しての連絡手段においてLINE WORKSをより効率的に使う方法を検討していくことで、さらなる業務効率化アップにつながるのではと考えています。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年11月当時のものです。