本事例のポイント

• LINE WORKSとCircleの連携機能でリード顧客にメールを一斉配信
• 配信したメールの開封データから優先度の高い顧客を判定
• 確度の高い顧客を絞ってアプローチすることで効果的な営業活動を実現

Circleとは

Circleは、LINE WORKS連携による「セールスオートメーション」と、営業CMSによる「LINEを使った活動の可視化」のふたつの機能が売りのセールスイネーブルメントツールです。LINEという圧倒的なエンゲージメントを実現する営業タッチポイントを活⽤し、営業成約率の向上に寄与します。LINEの友だちデータを取得し、このデータに基づき、友だち接点ごとの営業⾏動・顧客⾏動データを検知・収集・改善・セールスプロセスの⾃動化が可能です。

御社の事業概要をご紹介ください。

Nさん:

2014年にリサーチ会社とデザイン会社が合併して誕生した当社は、マーケティングリサーチ事業とデザイン事業を手掛けています。最近とくに注力しているのは、両事業のノウハウを融合させて開発した、AIによるパッケージデザインの「評価」と「生成」を行う「Crepo パッケージデザインAI」サービスです。

「デザイン評価」では、パッケージデザインの画像をアップロードするだけで、約1300万人分の調査データを学習したAIが、そのデザインの好意度やイメージワードなどをわずか10秒ほどで予測します。これにより、消費者に好まれるデザイン開発を支援します。

「デザイン生成」では、作りたいデザインのイメージやコンセプトを文字で入力するだけで、AIが瞬時にデザインを生成します。それをベースに評価・修正を繰り返して好感度の高いデザインをつくり込むことで、デザイン開発にかかるコストと時間を大幅に削減することが可能です。

これまでどのような業務課題を抱えていましたか。

Nさん:

Crepo パッケージデザインAIへの反響は非常に大きく、展示会やセミナー、広告配信などを通じてサービスを訴求すると、資料請求やお試しプランを利用するための無料会員登録をされるお客さまが多数いらっしゃいます。展示会を1回開催するだけで数百件の新規リード顧客が得られ、多岐にわたるチャネルを通じて作成された顧客リストは膨大になっていました。

こうした顧客に対し、資料をメールでお送りしていましたが、Crepo パッケージデザインAIサービスをスポットまたはサブスクリプションで利用してくれる可能性が高いお客さまに対して、個別にコンタクトを取り、積極的にアプローチしたいと考えていました。しかし、営業担当者だけで、成約確度の高いお客さまに漏れなくアプローチすることは困難でした。 そもそも、どのお客さまが有望そうかについては各担当者が主観で判断していたため、これまで効果的な追客ができていない状況でした。

課題解決に向けてLINE WORKSとCircleの連携機能を導入された理由をお聞かせください。

Nさん:

LINE WORKSとセールスイネーブルメントツールCircleの連携機能を使えば、送信したメールの開封状況を把握できると知り、そのデータに基づいて確度の高いお客さまを抽出できるのではないかと考え、導入に至りました。

連携機能の具体的な活用シーンをお聞かせください。

・配信したメールの開封の有無で有望なリード顧客を絞り込み

Nさん:

手始めに2025年6月に開催したセミナーの参加者のうち、資料請求をされた方々にURLを配信しました。さらに、このメールを開封した方に対して新たな情報を送信したところ、開封率が上昇しました。これらの結果から、資料を開封した顧客は当社のサービスに高い関心を持っている有望なリード顧客であると判断できるようになりました。

そのことで営業活動にどんな変化がもたらされましたか。

・トラッキングデータに基づいて顧客の優先度を判定

Nさん:

LINE WORKSとCircleの連携機能の大きな利点は、配信したメールの開封状況だけでなく、URLからアクセスした資料の総閲覧時間もトラッキングできることです。一定以上の時間をかけて資料を読んでくれたリード顧客は当社のサービスに強い関心をお持ちだと判断できます。営業担当者は自身の主観ではなく、客観的なデータに基づき、コンタクトを取るべき優先度の高いお客さまを明確に特定できるようになりました。資料を深く読み込んでいるお客さまに対しては、「サービスのどの点にとくに関心を抱かれたのか」など、電話をかけてすぐに核心的な話に踏み込むことが可能です。営業活動の質が確実に向上したことを実感しています。

有望な顧客を絞り込めたことは、一方で確度の低い顧客へのアプローチを減らすことにもつながり、結果として営業に要する時間も短縮されています。また、優先度の高いお客さまが一目瞭然となったことで、業務に慣れていない営業担当者も成果に結びつきやすくなると思います。

LINE WORKSとCircleの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

Nさん:

導入して日が浅いため、Circleが備える多くの便利な機能やサービスをまだ十分に活用できていませんが、今後さらに活用の幅を拡げていきたいと考えています。

将来的には、自社サービスに関する資料を配信するだけでなく、例えばAIサービスの利用頻度が低いお客さまに利用を促進するためのメッセージを自動配信するといったことにも活用範囲を広げたいと考えています。今後はCircleの機能をより深く理解し、その真価を最大限に引き出すことで、さらなる営業活動の効率化と新規顧客開拓に活かしていければと思っています。

【お話を伺った方】

N さん

営業部 アカウントエグゼクティブとして、インサイドセールスを担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年8月当時のものです。

本事例のポイント

• 社内のスムーズな情報共有を促進するグループウェアとして機能
• トーク画面からkintoneで内製したアプリにデータを入力できる仕組みを構築
• コミュニケーションの活性化にともない社員のモチベーションがアップ

御社の事業概要をご紹介ください。

佐藤さん:

2004年に設立された当社は、銀行や証券会社などの金融機関にSES（システムエンジニアリングサービス）を提供しています。社員は全員SEで、基本的に顧客のシステム部門に常駐し、各社システムやアプリケーションの運用・保守、ヘルプデスク業務などを担当しています。また、規模はそれほど大きくありませんが、事務用品・OA機器・ソフトウェア・ハードウェア等の物販事業も行っています。最近は顧客企業のDXやDX人材育成支援サービスを新規事業として手がけ、これから本格的に展開していきます。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題をお持ちでしたか。

管原さん:

社員はそれぞれ常駐先での業務が中心で、同じチーム以外の社員とコミュニケーションを取る機会がほとんどありませんでした。コロナ禍となってからは常駐業務をリモートで行う機会が増えたことで、コミュニケーションがますます希薄になりました。数少ない交流の場として定期的な懇親会がありましたが、それもコロナの影響で開催できなくなり、組織への帰属意識や連帯感がいっそう薄れてしまいました。結果的に、「毎日同じ業務を繰り返しているだけ」という閉塞感にも包まれるようになっていました。

佐藤さん:

私は以前、この会社に業務を委託する側のシステムインテグレーターに勤務していましたが、縁あって当社の前代表から事業を承継することになりました。既知の会社ではありましたが、2022年10月に代表に就任したときは、社内コミュニケーションの量と仕組みともに不足している状況に驚かされました。そうした状況は直ちに改善しなければならないと思いましたが、社内にはグループウェアはおろか社員用のメールアドレスすらなく、私と社員、あるいは社員どうしが円滑に意思疎通を図る手段がありませんでした。

管原さん:

以前は、社内への連絡は電話か個人LINEで行われており、毎月の給与明細も自宅に郵送されていました。現場も業務も異なるメンバーが多く、話をする機会も限られていたので、社内コミュニケーションを促すのはもちろん、デジタル化による業務の効率化も必要だと思っていました。

佐藤さん:

コミュニケーション基盤が存在しないことを深刻な課題だと感じる一方で、私はこの会社の誰もが一生懸命仕事をする、人柄の面でも素晴らしい人たちだということを前職で一緒に仕事をしていた頃からよく知っていただけに、働きやすいと感じてもらえる職場に改革したいという思いを強くしました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。

佐藤さん:

1つ目のポイントは、LINEと操作性がほぼ同じで、誰でも使い慣れているため、導入がしやすいこと。2つ目は、カレンダーや掲示板、アンケートなどの機能を備えていて、単なるチャットツールではなくグループウェアとして使えることです。そして3つ目が、無料プランからスタートできることでした。当面は、IT投資や人材教育に資金を優先して割り当てたかったので、まずは無料プランから始めて、活用が進んだら機能やサービス内容がより充実した有料プランに移行することを前提に導入を決めました。私たちにとって無料プランではじめられたことはとても有難かったです。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・電話連絡をトークに置き換え情報の伝達・共有をスピードアップ

・専用のトークグループで社内コミュニケーションを活性化

・外部トーク連携機能の活用で協力会社のLINEとの連絡も円滑に

・掲示板を通達の周知や意見交換の場として活用

佐藤さん:

会社全体や常駐先の各チームのトークグループをつくり、社内コミュニケーションをLINE WORKSで行うようにしました。これによって情報の伝達速度が格段に速くなり、各種申請書類の提出や会議資料や議事録などの共有もスムーズになっています。また、私が社長に就任した際に思い切ってこれまでのオフィスを解約し、バーチャルオフィスに移行したのですが、物理的なオフィスがない中でも、社員間でつながりを持てるのはLINE WORKSがあるからこそだと思います。

一部の業務は外部の協力会社に委託していますが、そうした連絡も外部トーク連携機能を使って担当者のLINEとできるようにして、あらゆるやり取りをデジタル化していきました。

それと同時に、社内研修（IT研修、農業体験等）やイベント時の写真を掲載したり、嬉しいできごとを共有するための専用のトークグループも設けて、社内コミュニケーションの促進に力を入れました。

管原さん:

資格を取得した人がいれば多くのメンバーから「おめでとう」のメッセージやスタンプが寄せられるなど、以前はなかった社員どうしのつながりが生まれ、社内の雰囲気も明るくなりました。

佐藤さん:

LINE WORKSの導入当初は、全社向けのお知らせをトークグループと掲示板のどちらで発信するかのルールが統一されていませんでしたが、次第に「流れてもよいフロー型の情報はトーク、アーカイブしたいストック型の情報は掲示板で発信」という考え方が社内に定着し、伝えたい情報によって使い分けるようになりました。

管原さん:

現在は健康診断や社内イベントの告知など、会社から発信する案内は掲示板で周知しています。LINE WORKSに続いて業務管理プラットフォームにkintoneを導入し、社員自身が業務日報アプリをはじめ業務を効率化させるためのさまざまなアプリを内製するようになりましたが、kintoneの活用方法や改善案などを議論するスレッドがつくられるなど、掲示板は社員どうしが自由に意見を出し合うための場ともなっています。

ほかにLINE WORKSのどんな機能をよく活用されていますか。

【カレンダー】社員のスケジュールを共有して可視化

【アンケート】日程調整と意見収集をスムーズに

【Drive】全社の共有データをセキュアに保存

佐藤さん:

会議、出張、休暇など個々の社員の予定をカレンダーに登録して共有しています。リマインド通知によって、会議の予定が入っていたことをうっかり忘れるといったことを防げる点も便利です。

管原さん:

社内イベントの出欠確認や日程調整、社内制度についての意見や要望の聴取にはアンケート機能を活用。メンバーからの回答が自動的に集計され、表やグラフとしてひと目で確認することができます。

アンケート機能を使えば質問用紙を配付する手間がかからず、回答の回収もスムーズ。社内行事等などの日程調整やヒアリングを効率化

佐藤さん:

社内規定や業務マニュアルなど全社員が必要に応じて閲覧するデータは当初、トークグループのフォルダに保存していましたが、容量にゆとりがありセキュアな環境でファイルを共有できるDriveを利用するべく有償プランに移行。全社の共有データをDriveで管理するようになりました。また、社内で活用が進んできたkintoneとLINE WORKSをスムーズに連携させてさらに業務生産性を向上させるために、よりスムーズなAPI連携ができることも有償プランに切り替える決め手のひとつでした。

LINE WORKSとkintoneをどのようにして連携させているのですか。

佐藤さん:

ノンプログラミングでLINE WORKSとkintoneを連携させるチャットボットを作成できるJobocoを活用し、トーク画面でBotと対話をしながら入力した内容がkintoneに登録される仕組みを構築しました。これにより、「常駐先勤務表記載外の作業時間申請」をLINE WORKSから簡単に行えるようになりました。

Jobocoで作成したチャットボットでLINE WORKSとkintoneを連携。常駐先での業務以外の作業時間をトーク画面から手軽に入力できるようにした

当社では社員に研鑽してもらうため、社外の勉強会などへの積極的な参加を推奨しており、それも業務の一環とみなして勤務時間の対象としています。kintoneを使ってすでに常駐先での各自の勤務時間を登録するためのアプリを内製していましたが、LINE WORKSでも社外勉強会などに参加した時間を手軽に入力できるようにしました。その内容を承認者である私や管原が確認すると、承認されたことがトークで通知されます。この取り組みはLINE WORKSとkintoneの可能性をさらに探っていくためのステップと位置づけています。社員がノーコードBotの活用を経験することが、お客さまのDXを支援する新規事業に役立つことにも期待しています。

改めてLINE WORKSの導入成果をどう実感されていますか。

佐藤さん:

給与明細など社員に郵送していた書類をデジタル化してLINE WORKSで送信するようになったことで、年間10万円ほどかかっていた郵送費が削減されました。また、紙の書類をコピーしたり郵送したりするための準備に毎月10～15時間ほど要していましたが、その作業時間も大幅に短縮できています。

定性的効果として挙げられるのは、社員間のコミュニケーションが活性化して一体感が醸成されたことで、孤立しがちな常駐SEのメンタルヘルスにも好影響を及ぼしたことです。また、チームの垣根を越えて意見が交換されるようになったことで、社員自身が生産性向上につながるアイデアを創出して素早く共有するようになりました。そうした社員の意識改革やITスキルの獲得を背景にして、お客さまのDX支援という新規事業を立ち上げられたことも大きな収穫です。こうしたことからLINE WORKSは当社にとって、「社員の笑顔と成長を促進するシンボリックな存在」だと私は思っています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

管原さん:

定型的な作業依頼をトークで依頼する際に誤記が発生しがちなので、kintoneで申請フォームを作成し、JobocoでLINE WORKSと連携させることで自動化を図れればと思っています。ちょっとしたことでも何か効率化できないかな？ と考えるのが好きなので、LINE WORKSを使いこなしながら楽しんでDX化を進めています。

佐藤さん:

LINE WORKSのBotを活用して、kintoneに保存されている社内業務マニュアルやFAQなどを社員が簡単に取得できるようにしたいですね｡社員がBotに質問するだけで必要な情報を速やかに得られるようになれば、業務効率がさらに上がるはずです。社内のDX推進は、常駐先での業務が多いメンバーたちが自由に創造性を発揮できる場として昇華しているので、LINE WORKSの活用は社員の成長機会としても機能しています。

【お話を伺った方】

佐藤 良介さん

システムインテグレーターにSEとして勤務したのち、2022年10月に新日本ニーズの代表取締役に就任。

管原 百世さん

SE業務に携わるとともに、社内のDX推進リーダー・IT運用責任者も務める。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 多拠点に分散する社員どうしのコミュニケーション基盤として活用
• コールセンターとライブ配信の現場スタッフをつなぎ、配信当日の問い合わせ対応を迅速化
• 自社で開発したAIチャットBotと連携させた新たなサービスを創出

御社の事業内容をご紹介ください。

白濱さん :

当社は2005年の設立以来、”always new idea.”をコンセプトにさまざまなITサービスを展開してきました。ライブ配信事業のパイオニア的存在でもある当社が特に得意とする領域の一つが、講演会や学会などのイベント運営とそのライブ配信事業です。事前準備から本番終了後のレポート提出までワンストップでサポートし、ライブ配信にも収録動画のオンデマンド配信にも対応。代表取締役の木村 隆夫は製薬会社に勤務した経験を持つことから、医療業界向けの配信サービスでトップクラスのシェアを誇ります。また、最近はメタバース事業も手掛け、オリジナルのプラットフォーム「KIMULAND」を構築して、各種イベントやビジネス活用などを通じた実証実験を行っています。

雪竹さん :

事業のもう一つの大きな軸が人工知能（AI）を活用したサービスで、自然言語処理に長けたIBM Watsonのエンジンを用いて自社開発したAIチャットボット「AI-Q（アイキュー）」によるソリューションを提供しています。高精度のAIチャットボットが、コールセンターやコーポレート部門における対応業務や、営業、フィールドセールス、製造現場などでのナレッジ検索を効率化するのに貢献しています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

白濱さん :

社員のコミュニケーションを大切にする当社は、「直接会話を大前提とし、報告・連絡・相談を徹底する」という行動規範を掲げていますが、事業の伸長にともなって拠点や社員数が増えてきました。電話やメールによる即時コミュニケーションは難しく、そのため、通話やチャットができる無償のコミュニケーションツールを全社で利用するようになったのですが、入退社時のアカウント管理や、トラブルが起きた際の迅速なログ追跡ができないなど、管理統制面に不安がありました。

また、ライブ配信サービスにおいては、現場のオペレーター、配信サーバーの監視員、お客さまサポートをするコールセンターの三者が密接に連携する必要があります。無償のコミュニケーションツールでは頻繁にサービス障害が発生しており、障害が発生した場合、障害状況が公開されていない状況下で、迅速な復旧対応を求められます。そうした課題を解決する新たなコミュニケーションツールの導入を考えるようになりました。

数あるツールの中から、なぜLINE WORKSを選定されたのですか。

白濱さん :

既存ツールの有償版や上位プランなどを含めていくつかのサービスを比較し、PCでもスマホでも操作性に優れることと、どのメンバーが読んだかまで分かる既読機能があることを評価してLINE WORKSを選定。ライブ配信事業に関係するスタッフも含め、全社員での利用を開始しました。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入成果をお聞かせください。

・ライブ配信時のトラブル対応速度がアップ

・協力会社のLINE WORKSやLINEとも連携

白濱さん :

従来のグループウェアは継続して文書管理やワークフローなどに活用し、社員間の日常的な業務連絡はLINE WORKSで行うという使い分けをしています。トークやグループトークによって誰もが瞬時に情報を伝え合えるようになるとともに、情報システム部がアカウント管理やログ監査をしっかりできるようになったことで、ガバナンスの強化も実現。業務データはファイルサーバーのパス情報をトークに貼りつけるようにするなど、安全性を確保しながらスムーズにやりとりできる環境が整いました。

雪竹さん :

カスタマーサービス部では、営業やシステム開発の担当者など、他部門の関係する社員も交えた案件ごとのグループを作成して進捗状況などを共有しています。チャットツールの利点は何といってもやりとりが文字で残ることで、あとからその案件の流れを振り返ったりするのにも便利です。

白濱さん :

ライブ配信に携わるスタッフ間の連絡にもLINE WORKSが用いられるようになり、リアルタイムに連絡し合えるようになりました。その結果、配信トラブル発生等の連絡をお客さまから受けたときのコールセンターによる対応もスピードアップ。トラブルへの対処に要する時間は、LINE WORKS導入前と比べて20％ほど短縮しているように感じます。

コールセンターのスタッフは同時に行われることもある複数のライブ配信イベントのお客さま対応をすることがあり、その場合は各配信の担当スタッフを結ぶトークルームの画面をモニターに常時並べて表示。そのことによっても迅速な対応をすることが可能になっています。

外部トーク連携機能によって、システム開発などをサポートしてくれる委託会社のLINE WORKSやLINEとも、スピーディに情報を共有できるようになりました。外部トーク連携の利用については、必要とする社員からの申請で許可するようにしています。

自社ソリューション「AI-Q」をLINE WORKSと連携させた新サービスの提供も開始されたそうですね。

雪竹さん :

当社の主力商材であり、自社内でも活用しているAIチャットBotのAI-Qを、社員がより手軽に使えるようLINE WORKSと連携させました。人事総務経理系の問い合わせ対応などを自動化しているほか、社内の連絡先をスムーズに検索するための機能を開発して追加。社員の苗字をLINE WORKSのトーク画面に入力するだけでその人の部署名や電話番号などが表示され、例えば山田という苗字の社員が複数いる場合は、「どの山田さんですか？」と問いかけてくれ、複数の選択肢から選べるようにしています。

白濱さん :

連絡先はグループウェアで共有しているスケジュールとも結びつき、検索した社員のステータスを知ることができます。例えばお客さまからの電話を取り次ぐ場合に、トークにその社員の名前を入力すれば『今はミーティング中なので電話に出られそうにない』といったことが瞬時に分かります。以前はお客さまに「あいにく会議中なのでのちほど折り返させます」といった返事をするまでに1〜2分かかっていましたが、この機能を開発してからはほんの数秒で対応できるようになりました。

雪竹さん :

このようにLINE WORKSと連携した機能が社内で大変好評であることから、私どもがお客さまにご提供するAI-Qのサービスにも、オプションとしてLINE WORKSとの連携機能を追加することになりました。

白濱さん :

AI-Qは社内ヘルプデスクの問い合わせ対応のほとんどにご利用いただけます。このオプションサービスをご利用いただくことで、電話やメールによる問い合わせの多くがLINE WORKSで行われるようになり、対応業務が大きく省力化することが期待されます。

ほかにLINE WORKSのどのような機能をよく活用していますか。

【掲示板】技術系のコミュニティができ、所属に関係なくナレッジを共有

【アンケート】社内ヒアリングの集計業務を省力化

【Bot】システムなどの障害発生メールをLINE WORKSから通知

白濱さん :

会社からの通達などは以前からグループウェアの掲示板で周知しており、LINE WORKSの掲示板は主にエンジニアが技術的な話題を投稿する場になっています。技術系の疑問やトラブルに直面した社員がその内容を投稿すると、部門や役職とは無関係に解決策を知っている社員がアドバイスを書き込むといった使い方がされ、社内のナレッジ共有が促進されています。

社員へのヒアリングなどにはアンケートも利用されています。例えば、職場環境改善チームが各拠点における職場環境の課題を拾い上げたり、技術的な仕様変更に際して全社のエンジニアから意見を聴取したりといった使い方をしています。以前はExcelを使って手作業で行っていた集計が自動化したことで、担当者の業務負荷が軽減しました。

社内で使っているさまざまなシステムやサービスに障害が発生したときの通知メールは、LINE WORKSのBotと連携させて担当者のトークに通知させるようにしました。障害発生を直ちに確認でき、早期の対応が可能になったことも導入成果です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

白濱さん :

今後もLINE WORKSの活用レベルを高めて社内のコミュニケーションをいっそう活性化するとともに、当社が提供するAI関連サービスとLINE WORKSの強力な連携をはかることで、お客さまに喜んでいただけるような新たなサービスの創出に力を入れていくつもりです。

【お話を伺った方】

白濱 直敬さん

情報システム部とSRE部を兼務し、社内および顧客向けITインフラの設計・運用・保守を管理する。

雪竹 香甫さん

AI-Qに学習させるデータ作成などの業務に携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年7月当時のものです。

本事例のポイント

• メールのウイルス感染対策として、LINE WORKSの外部トーク連携によるやり取りを解放
• 約1年に亘る内定者フォローに活用し、内定辞退防止や入社準備の効率化を実現
• セコム安否確認サービスやWevoxをLINE WORKSと連携させ、総務業務を効率化

LINE WORKS導入から約7年が経過しましたが、活用における変化について教えてください。

齋藤さん：

大きな変化として、取引先との外部トーク連携における申請許可制を廃止しました。今は申請しなくても取引先とLINE WORKSでつながれるようになりました。この変更は、セキュリティリスク対策を目的としています。メールに添付されたZIPファイルから感染するウイルス「Emotet（エモテット）」の問題が継続しており、不審なメールも確認されています。そのため、メールでのやり取りを減らす必要性を感じていましたが、外部の企業とのやり取りはメールが主流でした。

そこで、添付メール文化を変えつつ、LINE WORKSを使用している取引先との安全なやり取りを促進するため、自由にLINE WORKSでつながってもよいというルールに変更しました。

そのほか、LINE WORKS利用に関して全社的な変化はありましたか。

齋藤さん：

全社の電話帳としてもLINE WORKSのアドレス帳を使うようになりました。背景には、ほぼ全社員がLINE WORKSを利用していることがあります。LINE WORKSのアドレス帳は、組織階層化されたツリー構造になっており、キーワード検索はもちろん部署から順に辿ることもでき、該当者の連絡先を簡単にみつけることができる利点があります。

人事部におけるLINE WORKSの活用方法について教えてください。

大なぎさん：

私たちは採用における内定者フォローにLINE WORKSを活用しています。以前は、電話やメール、採用管理システムなどを使い分けて内定者との連絡を取っていましたが、手間がかかっていました。また、入社前の研修に関する作業は、内定者だけのグループ内でメールアドレスを交換し進めるようにお願いしていましたが、人事部自身がそのグループに参加していなかったため、作業の進捗状況を把握することができませんでした。

しかし、LINE WORKSを通じて内定者とつながることで、連絡がスムーズになりました。また、研修に関する内定者どうしのやり取りを人事部が必要に応じて見守ることもできるようになりました。具体的には、研修の日程連絡やデータ配布など主に連絡ツールとして活用しています。また、オンライン研修ではビデオ通話も利用しています。

鈴木さん：

LINE WORKSを活用した内定者フォローは、内定辞退を防ぐ効果があると考えています。昨今の新卒採用では、早い段階で内定を出すケースがあり、約1年前の3〜4月に内定を承諾いただくこともあります。つまり、企業側としては最長で約1年間、内定者が卒業するまでの間、関係性を維持することになります。LINE WORKSを利用してからは、内定者はメールや電話よりも気軽に採用担当者へ相談や質問ができることから、私たちは内定者の不安を広範にサポートすることができます。実際に、昨年の採用活動において内定辞退者は、前年と比較してわずか1名にとどまりました。

内定者とLINE WORKSでやり取りするにあたり、工夫している点は何でしょうか。

鈴木さん：

私たちは管理機能にあるモニタリング機能を使用しています。20個程度のネガティブなキーワード（「辞める」「体調が悪い」など）を設定し、トーク上でこれらのキーワードが検出された場合には、管理者にメールで通知される仕組みです。ただし、内定者にはあらかじめ会社側ではログを確認できることを伝えているため、現時点ではネガティブなやり取りは発生していません。

また、これまで紙書類で郵送していた入社手続きに関連する書類は、LINE WORKS上で内定者に共有しています。これにより、封入や送付作業が不要になるだけでなく、新入社員に手渡す書類も約1/5程度に減らすことができペーパーレス化を進めることができています。内定者としても、スマホでデータをすぐに確認できるので、紙の書類よりも便利であると喜ばれています。

内定者＋人事のグループはエリア別に分かれており、研修の日程連絡やデータ配布を行うほか、質問などを受け付けるなど、入社までのフォローとして活用

情報システム部におけるLINE WORKSの活用方法について教えてください。

齋藤さん：

私たちは「DialogPlay」というチャットBot作成プラットフォームを使用して、チャットBotを構築しました。このチャットBotは、経理処理に関する質問や管理部門・人事部への問い合わせに自動で回答することができます。チャットBotの導入により、情報システム部への電話問い合わせが減少しました。

印象的なLINE WORKSの導入効果は何でしょうか？

齋藤さん：

本社移転の際に、内線電話を完全にLINE WORKSに置き換えました。年間の電話代は1つの拠点で約4万5,000円でしたが、約300の直営店舗を対象にすると、年間で約1,350万円の節約になりました。

さらに、固定電話回線の数には制限がありますが、ほぼ全社員の携帯電話にはLINE WORKSがインストールされています。LINE WORKSに切り替えたことで、電話回線の混雑による通話不可のリスクがほとんどなくなり、つながらない場合でも、トークで「あとでかけ直します」と簡単に伝えることができるため、利便性も向上しました。

人事総務部門 社員活躍推進部でもBotを活用して、安否確認やエンゲージメント調査を行っているのですね。

長田さん：

BCP（事業継続計画）の一環として、LINE WORKSとセコム安否確認サービスを連携させました。災害時にはLINE WORKS上で「今、無事ですか？」「営業継続できますか？」などの安否確認通知をBotで対象エリアの社員に自動で送り、会社の被災状況を即座に確認できる仕組みを整えました。

長田さん：

エンゲージメント調査の際には、組織力向上プラットフォーム「Wevox（ウィボックス）」の回答をLINE WORKSと連携させて回答・集計しています。以前は、メールのリンクから入力画面に移動して回答を受け取っていましたが、LINE WORKSから直接回答できるようにした結果、より短い期間で社員のほぼ100%から回答を得ることができるようになりました。

LINE WORKSを使用すれば、スマホから手軽に回答できるためハードルが低くなったのでしょう。回答率の向上により、より詳細かつ正確な分析が可能になったと感じています。

今後、LINE WORKSをどのように展開していきたいですか。

大なぎさん：

全社的には、約７年間にわたる利用経験から、LINE WORKSの活用によるコミュニケーションの促進と業務効率化の効果が非常に高く、今後もさらに生産性を向上させることができると感じています。多くのコミュニケーションツールが存在する中で、特に当社のように従業員数が多く、多様な職種の人々が集まる企業では、ツールの使いやすさが重要です。その点でLINE WORKSは必要不可欠なツールになっています。

【お話を伺った方】

財経企画DX部門 情報システム部 情報インフラ課

齋藤 雄希さん

人事総務部門 社員活躍推進部 総務課 グループリーダー 総務機能 BCP防災 エンゲージメント

長田（おさだ）洋一さん

人事総務部門 人事部 東日本人事課 グループリーダー

大なぎ 武史さん

人事総務部門 人事部 東日本人事課

鈴木 涼太さん

LINE WORKSの導入当初のインタビュー記事はこちら

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年4月当時のものです。

本事例のポイント

-ヤマト運輸と連携したLINE WORKSアプリ「宅急便を送る」を活用

-手書きによる送り状の作成や社員が立て替えた送料を精算する煩雑さを解消

-定時集荷に縛られることなく、主業務に専念できる時間が拡大

-機材の返送時の送り状作成に活用し、顧客の負担や着払いの手間を解消

御社の事業内容をご紹介ください。

島田さん :

1961年に創業された当社は、飲食店や小売店舗などにBGMを提供する放送事業を手掛けてきました。現在は音楽配信事業に加えて、Wi-Fi、タブレット型POSレジ、クラウドカメラ、デジタルサイネージ、配膳ロボットなどIoTプラットフォームを構築するための幅広い商材をラインアップするとともに、保険やエネルギー関連事業なども展開。「お店の未来を創造する」をコンセプトに、“DX時代の店舗総合サービス”を提供しています。

LINE WORKSの導入前はどのような課題を抱えていましたか。

島田さん :

当社にはフィールドエンジニアと呼ばれる社員が全国約100拠点に900名ほどおり、お客さま先へ出向いて音響機器やIoT商材の設置・保守を行っており、拠点間で商材の在庫を融通し合ったり、お客さまとの間で物品をやり取りしたりするのに頻繁に宅配便を利用します。定時集荷にせよ個別に依頼する集荷にせよ、少人数または1人で業務に従事している地方の拠点では、自ら運送会社が来るまで待機し、集荷に立ち会わなければなりません。そのため、お客さま先で納品作業をしたりサービスの保守活動をしたりする本来の業務に支障をきたす状況が見られました。

フィールドエンジニア 森元さん :

長崎支店の佐世保Spotは、私だけで業務に従事している1人拠点です。宅配便は主に他支店との商材のやり取りに使いますが、運送会社に指定された集荷時刻にオフィスにいなければならないのは本当に不便でした。また、出先にいるときに他支店から在庫品を送ってほしいと急に依頼されても、応じられないことがありました。

フィールドエンジニア 後藤さん :

大分支店でも商材を支店間で移動するほか、音響機材などをお客さまに直接送付することがあります。集荷時刻を過ぎたあとや定時集荷のない土日に発送する必要が生じた場合は、コンビニを利用していましたが、都度送り状（伝票）を記入したり立て替えた送料を後日精算したりする作業は煩雑でした。

フィールドエンジニア 石田さん :

総勢50名以上が所属する西関東エンジニアセンターは静岡や山梨などのエリアも含み、私の勤務する横浜エンジニアステーションは全体の母店の役割を果たしています。母店では印鑑管理をしており、押印のために他拠点と書類をやり取りしたり、請求書を取りまとめて本社に送ったりするために宅配便を使いますが、毎日の定時集荷が14時と早い時間なのでそれ以降は送り状を作成してコンビニなどから送らなければならず、私も負担に感じていました。

「宅急便を送る」の導入に至った経緯を教えてください。

島田さん :

フィールドエンジニアが宅配便を発送する手間を軽減する手だてをリサーチしたところ、LINE WORKSが、ヤマト運輸と連携した「宅急便を送る」というサービスを提供していると知りました。手元のスマホで簡単に発送手続きが可能になり、定時集荷を利用できない環境での経費精算が不要になれば、発送にかかる業務を省力化できます。とくに１人または少人数で運営している支店に大きな効果が期待されたので、まずは地方の拠点を中心に導入したところ、それ以外のフィールドエンジニアからも使いたいという声が上がったので、利用を希望する社員にも活用してもらうことになりました。リモートワークでの利用事例もあり効果が出ています。

小笠原さん :

導入に際しては、操作マニュアルを作成して各ユーザーに使い方を周知しました。連携アプリの利用開始や宅急便の発送手続きはとても簡単なので、どのフィールドエンジニアもすぐに使いこなせるようになりました。

「宅急便を送る」の具体的な活用シーンと導入成果をお聞かせください。

・送り状の手書きや送料の立て替え・経費精算が不要になり社員の負担がなくなる

・自社宛ての送り状用バーコードを案内し、機器を返送する顧客の手間を軽減

・発送作業の簡略化でフィールドエンジニアの稼働時間が確保され、生産性向上に貢献

石田さん :

定時集荷以外で荷物を発送する場合は、紙の伝票に配送先などの情報を手書きで記入するのがとくに面倒ですが、LINE WORKSのチャットBotから送り状を簡単に作成できます。

必要な情報を入力すると発送用QRコードやバーコードが発行され、コンビニ、ヤマト運輸の営業所、PUDO（宅配便ロッカー）などに荷物を持ち込んでコードを提示するだけで、簡単に配送手配を完了させられるのはありがたいです。

発行されたバーコードやQRコードとともにコンビニなどに荷物を持ち込めばすぐに発送できる

横浜エンジニアステーションでは私と在庫管理担当者が「宅急便を送る」を使っていますが、2人とも毎日の集荷時刻に縛られることがなくなり、気持ちにゆとりをもって業務に専念できるようになりました。

森元さん :

このアプリによって手軽に発送できるようになった結果、以前は断らざるを得なかった他支店からの突発的な在庫融通の依頼にも応えやすくなりました。「宅急便を送る」から送った荷物の配送料はLINE WORKSの利用料金として会社に請求されるので、自分が送料を立て替えて後日精算する手間もかかりません。

後藤さん :

遠方のお客さまから機材を返送してもらう場合にも活用しています。お客さまを依頼主、当社をお届け先に設定した送り状のバーコードやQRコードを「宅急便を送る」で発行して、印刷した返送案内をお客さまに送付しています。そうすれば送り状の作成も必要なくコンビニなどで発送していただくだけですので、返送されるお客さまの負担を軽くすることができます。同時に、着払いがなくなったので、拠点で現金の支払いや経費精算の手間もなくなりました。

島田さん :

このように「宅急便を送る」で発送作業が簡略化されたことはフィールドエンジニアの業務生産性向上に貢献し、間接的に当社グループ全体で取り組んでいる働き方改革の推進にも寄与していると思います。また、荷物の送料を社員に一時的とはいえ立て替えさせる個人的な負担も解消することができました。

「宅急便を送る」の活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

島田さん :

現在は技術本部のみで活用していますが、将来的には発送物の多い別の部門に横展開することで、全社の業務効率化と生産性向上につながればよいと考えています。

【お話を伺った方】

島田 雄一郎さん

施工管理部の責任者として、フィールドエンジニア業務のオペレーションやKPIの策定、フィールドエンジニアのリソース調整などに携わる。「宅急便を送る」の導入も推進した。

小笠原 光咲さん

全国約900名のフィールドエンジニアの業績管理などを行う。「宅急便を送る」の運用管理者でもある。

後藤 太志さん

九州エンジニアセンターの大分支店で技術長を務める。

森元 宏明さん

九州エンジニアセンター 長崎支店 佐世保Spotの業務を1人で担う。

石田 公紀さん

横浜エンジニアステーションで施設業務や公官庁への申請業務などを担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年2月当時のものです。

※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。

本事例のポイント

• テレビ会議に活用し、リモートワークでも効率的に業務を推進
• トーク・グループで育休者・産休者や新入社員の連絡、資料共有がスムーズに
• 自社ソリューションと連携させることで、お客様向けの新たなサービスを提供

御社の事業についてご紹介ください。

山口さん：

当社は、ビジネスSI、メディカル事業、システムリソース事業の三本柱で事業を展開しています。キッセイ薬品工業株式会社の情報システム部門から分離独立した経緯を持ち、お客様の課題解決に向けたさまざまなITソリューションをご提供しています。

私は経営企画部でコンプライアンスの推進や、SDGsへの取り組みといったCSR活動を担当しています。また、ISO9001・27001などの事務局も兼任しているため、社内システムの整備を担当する中でLINE WORKSの導入に携わりました。

LINE WORKSを選ばれた理由と、運用までの経緯を教えてください。

山口さん：

当社では以前より働き方改革に取り組んでおり、多様な働き方に対応するための準備として、自社に合うコミュニケーションツールをいろいろと試していました。その中でも、チャット機能の使いやすさという点ではLINE WORKSが好評で、社員から操作方法について私へ相談が来ることはほとんどありませんでした。そこで、LINE WORKSを2017年4月から試験的な導入を検討し、まずは特定の部門で利用を始め、反応がよかったので順次他部門にも展開していきました。2020年4月には東京事業所など全拠点を含めた社内展開が完了しています。

LINE WORKS導入時には、一部セキュリティ面での機能制限を設けましたが、当社は情報サービスを提供する会社ということもあり、社員のITスキルやセキュリティリテラシーは非常に高いので、実際の利用に関してルールをつくることはせず、各人・各部署で自由に活用してもらっています。

LINE WORKSの具体的な活用とその成果を教えてください。

【API連携】自社の社内情報システムの新着情報の通知に活用し、申請関連の確認が速やかに

【アンケート】手間を掛けずに社内から意見を収集できる

【ビデオ通話】画面共有によってリモートワークでもシステムの動作確認が可能

【グループトーク】新入社員研修に関する連絡や資料共有が効率化

丸山さん：

私はおもに社内情報システムの運用や在宅勤務の環境構築などを担当していますが、社内情報システムを改善する上で、APIを使ったLINE WORKSの活用を進めています。例えば、外出など社外での活動時に、社内情報システムからの新着情報が迅速に確認することができないという課題があったので、スマートフォンにインストールして社外でも使えるLINE WORKS宛てに通知が来るようにAPIで連携しました。これによって、手元でワークフローの承認依頼などの新着情報に気がつくようになり、外出が多い営業から特に高評価を受けています。

また、当社ではお客様に導入いただいたシステムを稼働する際に、問題が起こらないように必ず確認役として複数人の社員でチェックしながら進めるルールがあります。これまでは動作確認のためだけに出社が必要でしたが、現在はLINE WORKSのビデオ通話の画面共有で遠隔地からでも確認できるようになり、業務効率があがりました。

兼子さん：

私は人事グループに所属し、社内教育のほか、法改正に合わせた社内規定や人事制度の改正を担当しています。LINE WORKSは、社内活動の出欠確認や福利厚生のサービス利用を希望する社員を募るなど、社内の意見を集める際にアンケート機能が非常に便利です。

また、復職準備段階の育休者や休職者とのコミュニケーションにも活用するようになりました。長く会社を離れていると、復職時に会社の変化に不安を感じるものです。LINE WORKSで育休者や休職者専用のグループトークを作成し、最近の社内状況を定期的に共有することで職場が今どのような状況なのかを把握してもらい、気持ちよく復職してもらう支援を行っています。

コロナ禍で新人研修をオンラインに切り替えた際は、LINE WORKSのグループ機能が大活躍しました。これまでは新人とのやり取りにメールを使っていましたが、グループトークを活用することで全員への一斉連絡も手軽ですし、資料の配布や研修後の提出物などは、フォルダ機能を利用しているため授受がスムーズです。

お客様向けに開発した自社ソリューションにLINE WORKSを連携されているそうですね。

小林さん：

ビジネスソリューション事業部に所属する私は、お客様のシステム開発やパッケージ製品、IoTサービスの開発と導入などを担当しています。当社のソリューションの中に、製造業向け設備の動作状況を可視化する クラウド型IoTサービス「AxisIoT」*があり、その機能の一つとして、機械の異常信号をBotを介してLINE WORKSで受け取り、通知する仕組みを付加しました。

工場の設備にセンサーを取り付け、そのデータをリアルタイムにクラウドで収集し、設備の稼働に異常があったり停止したりすると、設備名称と稼働停止時間などの詳細情報、現在の設備の状態が記されたメッセージがBotを介してLINE WORKSから通知される仕組みです。これによって、設備の異常通知を速やかにスマホで受け取れるので、常にPCを監視する必要がありませんし、工場内に人員を常駐させる必要もなくなります。

長野県には精密機器などの製造業様が多く、24時間、土日祝も設備を稼働させている企業様が多くいらっしゃいます。そのような企業向けに、センサーとクラウドとLINE WORKSを連携した仕組みを安価に構築いただけます。当社としてもAPIやBot開発は得意としていますので、今後もLINE WORKSと自社ソリューションを組み合わせて、幅広い提案につなげたいと考えております。

今後、どのようにLINE WORKSを活用したいですか？

兼子さん：

部署や世代を横断した社員どうしのコミュニケーションが今以上に活発になって欲しいので、LINE WORKSも一つのツールとしてコミュニケーションの場を仕掛けていきたいと思います。

山口さん：

当社は長野県SGDs推進企業として、「ペーパーレス（省資源）／社会課題に対する新しいサービス創出／多様な働き方（リモートワーク、在宅勤務の推進）」といった3つの達成目標があります。それらを実現するためにも、自社のノウハウやLINE WORKSをはじめとしたIT技術を活用することで、社会課題の解決と新たな価値を創造しお客様に提案してまいります。

*AxisIoT…低コスト・短時間で設備稼働状況の可視化・分析を実現できるIoTクラウドサービス。設備の稼働状況を可視化することにより、設備の停止時間の短縮や稼働率の向上、予知保全の改善に活用できる

https://www.kicnet.co.jp/solutions/business/axisiot/

【お話を伺った方】

山口仁志さん

経営企画部 CSR推進グループで、コンプライアンス推進やSDGs などのCSR活動を担当。ISO9001、27001などの事務局も担当する。LINE WORKSの導入を推進している。

丸山 暖加さん

経営企画室 事業推進部で社内システムの運用・在宅勤務の環境構築などを担当。

兼子 佑里恵さん

統括管理部 総務人事部 人事グループで社内教育や人事制度の改正の企画などを担当。

小林 良男さん

ビジネスソリューション事業部 第3システムソリューション部 第1SSグループで、長野県内の顧客のシステム開発、パッケージ製品の開発と導入などを担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年7月当時のものです。

本事例のポイント

• エンタープライズ企業にて８割以上のアクティブ率
• 使い方の問い合わせも少なく管理部門の業務負担軽減
• 全社員に向けた通達事項の周知徹底が可能に

御社の事業と、皆さんの主な業務内容をご紹介ください。

鈴木さん :

当社は携帯電話や通信サービスの販売取り次ぎをするモバイル事業や、決済サービスを提供するスマートライフ事業、法人向けに携帯電話やスマートフォン、タブレット等の最適な管理・運用を提案するソリューション事業などを展開しています。私の所属する情報システム部 インフラ開発チームは、社内の情報インフラを整備しています。

鳥羽さん :

鈴木と同じ部署で、社内のPCや携帯電話など通信機器の運用管理に携わっています。

長田さん :

同じくインフラ開発チームに所属し、情報インフラの整備に関する業務とともに、社員向けのeラーニングシステムの運用も担当しています。

石村さん :

営業第一本部 営業一部 営業第一チームのエリアリーダーとして、埼玉県に展開する携帯キャリアショップ7店舗を統括しています。

菊池さん :

私は営業第一本部 営業一部 営業推進チームで、当社が関東に展開する携帯キャリアショップ全体の実績管理等をする業務に携わっています。

以前はどのような業務課題に直面していましたか。

鈴木さん :

店舗業務に携わる派遣社員なども含む全社員のコミュニケーション環境を向上させるため、PCやスマホで使えるビジネスチャットツールを導入したのですが、約6,000アカウントを発行しながら実際に活用していたのは約６割で、アクティブ数が思ったほどには伸びませんでした。

長田さん :

以前より個人LINEを業務連絡に使っている社員が多く、ビジネスチャットツールが導入されていながらも、使い慣れたLINEを利用する社員が多かったことが、利用率が伸び悩んだ原因です。

菊池さん :

以前のビジネスチャットツールには電話帳機能や通話機能がなく、番号を知らない社員に電話をかけられないなどの不便さもありました。LINEが利用されていた理由のひとつとしてLINEには通話機能が備わっていたということも考えられます。

石村さん :

しかし、個人LINEは会社が管理するツールではありませんから、そういった状況にシャドーIT特有のセキュリティ上の不安を感じていました。

LINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。

鈴木さん :

多くの社員が使い慣れているLINEと操作性の似たLINE WORKSならアクティブ数が向上し、シャドーITが効果的に解消できるだろうと期待されました。ちょうど当社が導入していたセコムの安否確認サービスがLINE WORKSと連携したこともあり、既存のビジネスチャットツールから切り替えることを決定しました。全社員にアカウントを配布し、ビジネスチャットツールとの並行使用期間を設けて移行させました。

長田さん :

運用開始に先立ち、セキュリティ担保のためモバイルアプリではデータをダウンロードできないようにし、労務環境を保護する観点から業務時間外のトークの利用も禁止しました。セキュリティポリシーに則り、私たち管理者がトークのログを監視できることを説明しました。

アクティブ率を高めるために工夫されたことはありますか。

鳥羽さん :

QUOカードを発行する会社が当社の子会社であることから、福利厚生の一環として、スマホで使えるQUOカードPayを配布することにし、自社でRPAの仕組みを構築して全社員のトークにそのコードを自動送信。それが功を奏し、利用率を大幅に高めることができました。

鈴木さん :

以前のビジネスチャットツールでは、利用していない社員もいたため、本社からの全社的な通達が行き届かないことがありました。しかしLINE WORKSではアクティブ率が８割以上となり、現場で活動している社員みんなが活用しています。その結果、会社からの通達事項はもちろん、本社内、全国の支社や支店内、携帯キャリアショップ内の社員どうし、また本社と支社・キャリアショップ間などの業務連絡の大半がLINE WORKSで行われるようになり、以前に増して迅速な連絡と情報共有ができるようになりました。

鳥羽さん :

LINEの操作感が踏襲されているだけあって、使い方に関する問い合わせは以前のビジネスチャットツールを運用していた頃に比べ半数程度になり、管理する側の業務負担も軽減しました。

石村さん :

私は日中、複数のキャリアショップに赴く機会が多いのですが、LINE WORKS導入後は移動中でもトークで部下への指示出しや返信ができるようになり、業務がより速く進むようになったと感じています。メールだと、このようなスピード感でこなすのは困難です。ユーザーが自由にグループトークを作成できるので、店長のみ、店長と副店長、各店舗の全社員といったコミュニケーションの目的に応じてグループを作成することで、必要な情報を必要な社員が素早く共有できる体制が整い、業務効率化につながっています。

菊池さん :

各店舗が実施するキャンペーンの告知など特に重要なものについては、確実に読んでほしいためLINE WORKSで呼び掛けをするようになりました。以前は重要な伝達事項について各店舗の店長などに電話をかけて周知徹底を図っていましたが、トークで一斉送信すればその手間と時間が省けますし、誰が既読になったかも一目瞭然です。社員が毎日受け取るメールの量は膨大なので重要な情報が埋もれてしまいがちですが、LINE WORKS導入後は伝達の抜け漏れを効果的に防止できるようになりました。

トーク以外にどんな機能を利用されていますか。

長田さん :

社長からのメッセージや、会社からの通達事項などは、ホーム（掲示板）にアップして全社員への周知を図っています。

鳥羽さん :

私はキャリアショップからインターネット回線の不具合などについて相談を受けることがありますが、トラブルに際してビデオ通話で機器の画像を映してもらうことで、本社にいながら原因の究明や対処方法のアドバイスができるようになりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

鈴木さん :

クラウド上で稼働するワークフローなどとAPI連携させることで、社内の業務のさらなる効率化を追求したいと思っています。

長田さん :

会社が貸与するPCに関するヘルプデスクは別の部署が運用していますが、今後はチャットボットの活用で多くの質問に回答できるようにし、問い合わせ対応業務の負担軽減も図れればと考えています。

※2021/9/9より「ホーム」のサービス名が「掲示板」に変更されました。

他

モバイル事業やソリューション（法人向け通信サービス）事業、決済サービスなどを展開する株式会社ティーガイアは、自社開発した見積書作成管理システムとLINE WORKSをAPI連携させ、承認申請・承認通知を担当者に発信することで承認に要する速度を大幅にアップさせました。また、受付システムとの連携で来客通知を担当者に発信する仕組みを構築することで受付業務も簡略化するなど、さまざまな業務の効率化を実現。ソリューション事業本部の磯山さんと河合さんに、LINE WORKSの具体的な導入効果をお話しいただきました。

本事例のポイント

• 見積書送付までの時間が３営業日→数時間へ
• 受付システム、FAQチャットボットを連携し、間接業務を効率化
• 社員の居場所確認からチャットへの遷移がスマホからシームレスに

皆さんの主な業務内容をご紹介ください。

片山さん :

私のチームでは、ソリューション商材の技術支援だけでなく、モバイルに関わる全てをワンストップで提供できる企業として、最新ソリューションの独自開発、アライアンス活動を行っています。

磯山さん :

ソリューション事業本部 LCM推進部 技術開発チームの統括リーダーである私は、法人のお客様向けのASP型ウェブサービスや社内向けの業務支援ツールなど、ソリューション事業本部で運営するシステムの開発・運用支援を担当しています。

河合さん :

私の所属するソリューション事業開発部では、法人のお客様に携帯端末を販売するとともに、複数のキャリアの端末をお使いになるお客様の経理業務効率化に向け、通信回線請求情報を一括管理・請求するASPサービス等のソリューションを提供しています。

見積もり作成管理システムの承認フローをLINE WORKSとAPI連携させているそうですが、以前は見積業務にどんな課題を抱えておられましたか。

河合さん :

これまで当社の営業担当者は、Excelで作成した見積書を紙帳票として出力し、回覧方式で複数の上長の承認を受けてからお客様に送付していました。承認を得る作業は煩雑なうえ、お客様の手元に見積書が届くまでに2~3営業日ほど要していました。また、膨大なファイルから過去の見積書を参照する手間もあり、検索性を向上させることも大きな課題となっていました。

磯山さん :

そのような状況の解決に向け、見積作成のウェブアプリケーションを自社で開発し、承認フローもシステム化してペーパーレス化を進めました。しかし承認依頼や承認完了がメールで届くため、本来の課題だった承認プロセスの速度向上にはあまりつながりませんでした。あるとき、営業担当から見積もり承認依頼や完了のお知らせをLINE WORKSに自動で通知されるようにできないかとの相談を受け、LINE WORKSとの連携開発に着手。2～3カ月の開発期間を経て運用を開始しました。

見積もり作成管理システムと、API連携による通知システムの導入効果をお聞かせください。

河合さん :

見積書の承認依頼や完了のお知らせがLINE WORKSにプッシュ通知されるようになり、承認フローが劇的にスピードアップしました。現在は、見積書の作成に着手してから、わずか数時間でお客様に送付することが可能になりました。携帯端末の利用に係るソリューションの販売を担当している私も、毎月15通ほどの見積書を発行していますが、その業務負担が軽減したことを実感しています。

以前は出先にいる営業社員が見積書の承認を上長から得るためにわざわざ帰社することがありましたが、今ではその必要もなくなりました。約200名の営業社員がこの仕組みを利用していることを考えると、全体の業務効率効果は非常に大きいと思います。

見積書が電子化されてウェブ上にアップされるようになり、担当変更になった営業社員がお客様の過去の見積データにアクセスすることも容易になりました。紙帳票の保管の手間とコストがかからなくなったことも導入成果の一つです。

磯山さん :

営業社員は、社外にいながらLINE WORKSで見積もり承認が完了したことを知り、社内のスタッフに指示して送信してもらうといったことも行われており、見積書が少しでも迅速に送付されることは、お客様の側の業務効率化にもつながっているのではないかと思います。

見積もり業務以外でもAPI連携を積極的に進めようとされているそうですね。

河合さん :

最近、ソリューション事業部で受付チェックインの自動化もできるACALL社のWorkstyleOSを導入し、来訪者が受付にあるiPadから担当者を呼び出すと担当者のLINE WORKSに通知されるようにしました。以前は来社されたお客様に受付から目的の部署へ内線電話をかけていただいていましたが、担当者以外の社員が電話を受けることが多いのが難点でした。WorkstyleOSとLINE WORKSが連携することで、お客様がいらしたことが担当者に直接伝わるようになって、内線電話を受けたほかの社員の業務が中断することがなくなりました。通知を受けた担当者が、LINE WORKSに表示される返事を選択すると受付のモニターに返信メッセージが表示させられるので、お客様と私たち双方の受付手続きが簡略化しました。

片山さん：

また本社内のさまざまな場所に配置したビーコンによって、従業員がオフィス内のどこにいるかをリアルタイムに所在確認できるbeacapp Hereというソリューションを利用していますが、このアプリ内から所在確認した相手のLINE WORKSへ直接トークを送れるように連携しています。

私たちの本社は複数階に分かれておりフロアも広いため、人を探すのが大変でしたが、この仕組みによって相手の位置と状況を把握した上で連絡が取ることができるようになりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

片山さん：

社内でのさらなるLINE WORKSの活用として、多くの商材を扱う営業担当者が個々の製品に対して詳細な情報に素早くアクセスするため、バックオフィス特化型FAQチャットボットSyncpitとLINE WORKSを連携させています。これまで、製品担当者が直接対応していた製品に関するFAQを順次自動化し、営業担当者からの問い合わせに活用しています。また、製品名をトークするだけで担当者を返し、そのままトークできるようにもする予定です。製品の担当者探しや問い合わせの負荷が軽減され、営業担当者と製品担当者双方の業務を効率化。その結果として、営業担当者がお客様に製品を提案するまでの時間短縮が図られることに期待しています。

また、現在社内で活用しているbeacapp Hereは、IoTを実現するためのプラットフォームです。さまざまな業種のお客様向けのソリューション製品として、現在販売しておりますが、このLINE WORKSとの連携機能を2020年内に弊社から販売開始予定です。LINE WORKSを活用する中で「こんなことができたら便利」という発想から生み出されるソリューションを、当社のお客様の業務効率化や新たなワークスタイルの確立に役立てていただけるよう提供してまいります。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年3月当時のものです。