本事例のポイント

• 管理部門、編集部門、技術部門、営業部門などのあらゆる部門でコミュニケーションが加速
• 記者とデスクの原稿・ゲラのやりとりがスピードアップ
• 書類の未提出者へのリマインドやシステム障害発生をBotで自動通知

御社の事業内容をご紹介ください。

吉川さん :

愛知県名古屋市に本社を置く中日新聞社は、中部地方から関東や北陸にかけて７紙を発行しています。さらに、中日新聞や東京新聞、東京中日スポーツの電子版を提供しており（中日新聞は購読者向け中日プラス会員限定）、書籍の発行や大相撲名古屋場所などの各種事業、中日文化センターの運営を行うなど地域に根ざした幅広いサービスを手がけています。

なぜLINE WORKSを全社で運用することになったのですか。

吉川さん :

全社の情報共有ツールとしてグループウェアを運用していますが、編集局からは「社外でもやりとりしやすいコミュニケーションツールが必要」という要望が以前よりありました。一部の記者は情報提供者とLINEで連絡を取りたいと考えていましたが、会社の管理が及ばない個人LINEでやりとりされるのは望ましくありません。そこで注目したのが、外部トーク連携機能によって、協力会社のLINE WORKSや個人のLINEとセキュアにつながれるLINE WORKSでした。これにより、編集局だけではなく、あらゆる部門のコミュニケーションを促進する手段になると考え、会社が貸与する業務スマホの導入に併せて、2019年4月にLINE WORKSを全社員に導入することになりました。

編集局では、選挙、重大事件、高校野球などの報道に必要な情報共有に活用し、導入効果を感じているそうですね。

杉野さん :

私が所属する選挙調査室では、選挙時に各自治体の選管（選挙管理委員会）が発表する開票速報などの資料を取りまとめ、記事を作成するためのデータとして使用しています。以前は各選管を担当する記者が小型のFAX機を持ち歩き、本社に資料を送信していたり、記事の校閲時には本社から記者や校閲担当者にゲラをFAXして確認してもらっていたりしていました。しかし、LINE WORKS導入後はFAXの代わりにグループで資料を共有し、選管の発表資料も記事のゲラも写真としてやりとりすることで、関係者全員に瞬時に情報が行き渡り校閲作業も速やかに行えます。

選挙速報を新聞の発行に先立って中日新聞Webに掲載する際は、特に校閲に時間をかける余裕がありませんが、情報共有がスムーズに行えるため導入効果を実感しています。

選挙に限らず、中日新聞Web ではさまざまな事件の速報も掲載されます。大きな事件が発生すると、現地で取材する記者と本社のデスクが即座に専用のグループトークを立ち上げ、記者が最新情報をタイムライン風に共有します。撮影した動画も記事に添えられ、読者に迅速かつ詳細な情報提供が実現しています。

また、LINE WORKSは注目度が高い全国高校野球選手権愛知大会の取材にも活用されています。社会部では、複数の試合会場で取材を行う記者とデスクとのグループトークで掲載に必要な情報やチェックする原稿を共有します。LINE WORKSの導入により写真のゲラや校閲作業はFAXからトークに置き換わり、今は記者がどこにいてもチェックしてもらえるようになり、紙面づくりの効率化が進みました。

編集局では、「もはやLINE WORKSを使わずに業務をすることは考えられない」と、トークやグループで情報を共有することが定着しています。

杉野さん :

デスクが記者とビデオ通話をして取材現場の様子を映像で確認することもあるようです。また、外部トーク連携で取材相手などのLINE とつながって情報提供を受ける記者もいます。

管理部門ではトークのみならず、掲示板やBotを活用して徹底周知やリマインドに活用されているそうですね。

吉川さん :

経営企画室 経営システム部では、部内の連絡や他部門との連絡、各種プロジェクトの情報共有に活用しています。社内でやりとりされていたメールの多くがLINE WORKSに置き換わり、情報伝達の速度が大幅に向上しました。

新聞社は24時間365日、休みなく稼働しています。業務現場で5年間LINE WORKSを使ってきましたが、大きなシステム障害に直面したこともなく、迅速かつ正確に情報を伝えることを使命とする報道機関のコミュニケーション基盤として支えてもらえています。

服部さん :

管理局をはじめ複数の部門にまたがる定例会議では、以前は紙の資料を会議当日に配布していましたが、LINE WORKS導入後は事前に作成した資料をグループのノートで共有してアジェンダにするようになりました。話し合われた内容を会議中に書き込めばほぼそのまま議事録ともなり、事前の情報共有から事後のまとめまで、会議全体の効率化が図られています。

管理局の各部は、業務に必要な手続きの未対応者をExcelデータからリストアップして、催促の通知をBotからLINE WORKSに自動送信することでも業務を省力化しています。

吉川さん :

経営企画室 経営システム部でも同様に、業務スマホのOSのアップデートをしていない社員だけにBotで一斉通知をすることを検討しています。

服部さん :

全社員に向けた管理部門からの通知は以前から導入しているグループウェアで発信していますが、業務スマホのシステムアップデート作業依頼など、特に重要な周知事項に関してはグループウェアでの発信に加えてLINE WORKSの掲示板機能を使っています。各利用者に通知が届き、既読者まで確認できるのはグループウェアにはない機能で、周知の徹底に役立っています。

吉川さん :

グループウェアに発信する情報の中でも、毎月発行される社内報など社員に特に見てほしい情報は、新着通知に気づきやすいLINE WORKSの掲示板にも投稿するようにしています。

技術局ではBotでシステム整備のお知らせやシステム障害の検知に活用しているそうですね。

平野さん :

社内のシステムやネットワークを整備するときは、あらかじめ技術局情報インフラ部内に伝えておく必要があります。以前はその周知に手間がかかっていましたが、LINE WORKSなら作業の開始と終了を部門のグループトークに一斉送信することができ、既読も分かるので便利です。

加藤さん :

技術局には社内のシステム障害に備え、万一の場合は速やかに対応するという大きなミッションがあり、そのために社員が交代制で監視室に常駐して24時間体制で見守っています。しかし、毎朝5～7時にかけては担当者が仮眠室で仮眠をとるため、その間に重大なシステム障害が発生すると対応が遅れてしまうのではないかとの懸念がありました。その課題を解消するため、システム監視ツールが障害を感知すると、エラーの度合いによってLINE WORKSのBotがその通知を担当者のトークに自動送信する仕組みを構築しました。

平野さん :

その日の夕刊を定時に発行するには、業務開始までにシステム障害が解消されていなければなりません。仮眠中の担当者がBotからの通知を受けて監視エリアに急行することで、速やかな初動対応ができるようになりました。

加藤さん :

技術局システム部では、Botを勤怠の確認に活用をしています。当部では40名ほどの部員がシフト勤務をしており、毎日の勤務時間が異なるため、トークで日付を入力するとその日の勤務時間や会議の予定などをBotが自動回答する仕組みを構築して運用しています。

平野さん :

また、システムの保守などを依頼している外部の協力会社のLINE WORKSと外部トーク連携でつながって、スケジュール調整などをするのにも活用しています。協力会社がもともとLINE WORKSを導入していない場合は当社から要請してフリープランを導入してもらい、安全な環境でやりとりができるように配慮しています。

管理者機能の使い勝手はいかがですか。

吉川さん :

LINE WORKSの管理者機能は充実していると思います。LINE WORKSの活用度を把握するため、アクティブメンバー数やストレージ容量の推移などをこまめにチェックしています。人事異動があったときは、人事システムから提供されたCSVデータを取り込むことで対応します。これまでログの監査をしたことはありませんが、管理部門から要請があればいつでも応じられるように準備しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させていきたいですか。

杉野さん :

選挙の告示日には全立候補者の写真と経歴を紙面に掲載します。その準備を怠りなくするため、告示日が近づいたことをBotが自動的に通知してくれるような仕組みがあれば便利だと思います。

吉川さん :

LINE WORKSは社員間の迅速な意思疎通だけではなく、Bot機能のように情報の入り口・出口として利用することも可能です。引き続き活用レベルをさらに高めながら、よりよい紙面づくりと業務効率化を推進していきたいと考えています。

【お話を伺った方】

吉川 茂一さん

人事、経営、営業に関するシステムの導入、開発、運用支援と全社員が利用するグループウェアなどの運用管理を行う経営企画室経営システム部を統括。

服部 圭祐さん

管理局総務部で、社員に貸与している業務スマホの契約管理や問い合わせ対応などを担当。

平野 雅人さん

技術局情報インフラ部で、サーバー、ネットワーク、事務用PCなど情報関連の社内インフラ整備を行う。

加藤 隆佳さん

技術局システム部の課長として新聞制作にかかわるシステムの管理を行う。

杉野 友輔さん

編集局選挙調査室で選挙関連の情報の取りまとめや紙面の製作に携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年9月当時のものです。

採用に関する有益な情報を顧客のLINEに発信

企業の採用活動をサポートする営業スタッフは、求人が必要な企業の採用担当者と密に連絡を取るよう努めていますが、電話・メールの手段だと多忙な採用担当者になかなか気づかれないことも多く、求人に関する最新情報を速やかにキャッチしてもらえないことがあります。そこで業務を大きく妨げることなく手が空いたときにメッセージを見てもらえるLINEに着目。営業スタッフが採用担当者とセキュアな1:1コミュニケーションを行うためにLINE WORKSを導入しました。

さらに、より効果的に情報をお届けするために、採用業務に役立つ最新の業界ごとの人材動向や、求人広告のお得なキャンペーン情報などをまとめた「LINE通信」を営業推進のスタッフで毎月作成。この情報を営業スタッフに送り、企業の採用担当者へ送信する取り組みを開始されました。結果として、気軽に相談がはじまる場としてご活用いただいています。

採用に関する有益な情報が提供される「LINE通信」は採用担当の情報収集としても有効な手段になっています。実際に「LINE通信」を読んだ直後に担当スタッフへの採用に関するご相談が増えたこともあり、「LINE通信」を継続して配信することの重要性が高まりました。

システムの導入により、進化する顧客との関係づくり

これまでメールや対面で伝達していたコンテンツを「LINE通信」というデジタルコンテンツとして、営業スタッフから採用担当者へのLINEに直接お届けする方式に変えたことで採用担当者にとって有益な情報を素早く届けることにも成功。（下記、イメージ図）

営業スタッフは、「LINE 通信」の内容を確認して送信するだけで配信の作業が完了するため、人為的ミスで起こりがちな配信漏れなどもなく情報を届けられるようになりました。さらに、ベストな時間帯に送るために個別で配信したりすることも可能です。配信に関わる負担が大幅に効率化され、以前より適切なタイミングでの「LINE通信」の配信が実現しました。

大事な顧客との会話のきっかけづくりとなる情報発信を、より有効なものに

営業推進を担当するスタッフは常に人材市場を詳細に分析して、シーズナリティを意識した特集記事の企画が求められる中、よりニーズに沿った「LINE通信」を作成することを目指しています。

「LINE通信」を受け取った企業の採用担当者は、最新の採用動向をキャッチできるほか、「間もなくアルバイトスタッフが必要になるから求人を募集しなければ」などといったことを、担当営業の顔とともに想起できるメリットがあります。

恒常的な人手不足に悩む企業の採用課題の解消に向けて、営業スタッフと採用担当者とのよりよい関係性づくりのため、今後もさらなるテクノロジーの活用が求められます。

【お話を伺った方】

営業推進部 セールスデザイングループ

人材領域で営業企画業務に携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年10月当時のものです。

本事例のポイント

-プライベートのSNSを社内連絡への利用による情報漏えいリスク低減を目的に

-電話によるコミュニケーションが盛んなテレビ局で、電話番号を知らないスタッフとの通話にフル活用

-社内問い合わせやGoogleドライブの通知にBotを活用

御社の事業内容および皆さんの業務内容をご紹介ください。

胡子さん：

テレビ朝日は関東広域圏を放送対象地域としてテレビジョン放送事業を行う特定地上基幹放送事業者です。「すべての価値の源泉はコンテンツにある」という基本理念のもと、地上波、衛星放送やインターネット、ショッピング、メディアシティなどの多方面の領域に対して戦略的にコンテンツを配信する「360° 戦略」を展開しております。本日参加の水野、林が関わる動画配信サービス「ABEMA」もサイバーエージェントとの協業で展開しております。

私はインターネット・オブ・テレビジョンセンター（以下、IoTvセンター）のDX推進担当部長として、テレビ朝日グループ全体の働き方を改革するDXの推進を担当しています。

水野さん：

国内唯一の24時間編成ニュース専門チャンネルABEMA NEWSの担当部長として、チャンネル運営の責任者をしています。具体的な業務内容は、予算関連や各種契約周りの対応、チャンネル方針の策定などです。

林さん：

ABEMA NEWSのアシスタントプロデューサーとして、制作現場の環境整備やシフト管理、撮影スケジュール調整などをしています。なお、私の所属は株式会社AbemaTVで、協業先のテレビ朝日に出向しています。

LINE WORKS導入に至った経緯および導入前に抱えていた課題をお聞かせください。

胡子さん：

2019年1月に私の所属するIoTvセンターが実施した、業務改善に係るヒアリングがきっかけで、多くのスタッフが、個人のLINEを使って業務連絡をしていたことがわかりました。プライベートの友だちに機密情報を誤送信してしまうおそれがあるなど情報漏えいリスクがあると考え、セキュリティ面を強化する目的で、社用スマホの貸与と併せてLINE WORKSの導入を決定しました。

数あるチャットツールの中で、LINE WORKSを選定された理由は何でしょうか。

胡子さん：

「LINEとの置き換え」ができるためです。テレビの制作現場で働くスタッフはとにかく忙しく、新しいITツールの操作を覚える時間さえなかなか取ることができません。そのため、導入ツールは普段使用しているLINEからストレスなく置き換えられるLINE WORKS一択でした。

水野さん：

当社およびグループ各社では、番組や部署によってそれぞれが異なる情報共有ツールを使用しています。そんなスタッフたちに、組織を横断して使用してもらえるツールは何かと考えたときに、「LINE WORKSが一番良いだろう」という判断に至りました。

「LINEでできることはLINE WORKSでも、ほぼできる」ということは、スタッフへの説得材料になることもあり、重視したポイントでした。またあらゆるデバイスで利用できることや、個人スマホに入れてBYODで使用してもセキュリティが担保される点も評価しています。実際にこの3点をスタッフに伝えることで、安心してLINEからの乗り換えを実施してもらえました。

胡子さん：

「LINEでしていることを、そのままLINE WORKSでしよう」という考えのもとLINE WORKSを導入したため、使用に際して厳しいルールや制約は設けず、スタッフには自由に利用してもらっています。

LINE WORKSの利用方法および効果を教えてください。

・部署別・番組別・業務別に、動画や画像をリアルタイムに共有

・電話番号を知らないスタッフとも通話ができる

・掲示板やカレンダーを活用し効率的な情報周知を実施

水野さん：

「グループトーク」については、部署別・番組別・業務別に多様なグループを作成し、連絡を取り合っています。業務別のグループでは例えば、原稿を共有するためのグループや速報対応時に情報共有を行うグループなどを作成しました。

林さん：

グループトークでは例えば、Twitterに投稿する動画を共有して担当者に確認してもらったり、サムネイルの画像を共有したりと、さまざまな情報をやり取りしています。また、ABEMA NEWS側の制作現場では、沖縄のチームともグループトークで連絡を取り合いますが、まるで隣の席にいるような感覚でリアルタイムにコミュニケーションを図れています。

会話しているかのようにリアルタイムでやり取りができるLINE WORKSは、特に24時間365日稼働し、機密性の高い情報を迅速に取り扱う報道やスポーツ番組の部署では、非常に有効だと感じています。

加えて、LINE WORKSにはメンション機能もあるため、1日に数百通ものメッセージが届くなか、自分宛のメッセージを見つけやすい点もポイントです。ちなみに、私は個人的にスマートウォッチにもLINE WORKSの通知が来る設定にしており、すぐに通知を確認できるようにしています。

なお、テレビ朝日社員は有料版のLINE WORKSアカウントを保有していますが、ABEMA NEWSに携わる関連会社のスタッフには、別途フリープランのLINE WORKSを利用してアカウントを発行し、外部トーク連携でつながって情報のやり取りをしています。

水野さん：

LINE WORKSはアーカイブとしても重宝しています。例えば、休日にLINE WORKSを1日見ない日があったとしても、あとでトークを見返すことで、どのようなニュースがあって、そのニュースがどのように編集されて放送されたのか、タイムラインをさかのぼって確認することができます。LINEと比べて、LINE WORKSはファイルデータの保存期間が長く設定できるので、アーカイブとしても機能しています。

林さん：

通話機能も頻繁に使用しています。テレビ局は電話でのやり取りが頻繁に発生する業界です。加えて、現場を支えてくれるさまざまな関連会社・協力会社の外部スタッフとも連絡を取り合わなければなりません。その点、相手の電話番号がわからなくてもLINE WORKSのアカウントを保持している外部スタッフと通話ができるLINE WORKSは、番組制作現場との相性も良いと考えます。

胡子さん：

掲示板も使い始めています。掲示板には全体に対する各種お知らせを掲載していたのですが、発信者は「既読の有無や反応が分かる点が良い」という評価をしています。

またカレンダーには、人事労務関連書類の提出期日を掲載したり、会社独自の休日を登録したりしています。

問い合わせ対応やGoogleドライブへのアップロードの通知にBotを活用しているのですね。

胡子さん：

試験的ではありますが、「おたすけQAボット」を作成し、福利厚生に関する質問に自動応答する仕組みを整えています。

またABEMA NEWS側では、Google ドライブへ映像素材などのファイルがアップロードされると、テレビ朝日側のグループトークに通知される仕組みのBotも運用し、見落とし防止の効果につながっています。

今後のLINE WORKSの運営について、目標をお聞かせください。

胡子さん：

さらなるLINE WORKSの利活用を推進していきたいです。例えば、社内で問い合わせの多い人事労務に関する質問をBotで自動応答できるようにしたり、掲示板やカレンダーの利活用を進めたりするなどして、よりLINE WORKSの浸透を図りたいと考えています。

【お話を伺った方】

インターネット・オブ・テレビジョンセンター（IoTvセンター）DX推進担当部長 兼 技術局 設備センター 兼 株式会社テレビ朝日サービス現職出向

胡子 裕之さん

DX推進担当部長として、テレビ朝日グループ全体の働き方を改革するDX推進を担当。LINE WORKSの導入推進者・管理者

報道局 クロスメディアセンター AbemaNews担当部長

水野 篤さん

アベマニュースチャンネルの担当部長として、チャンネル運営の責任者を務める。LINE WORKSの活用推進者であり、利用者でもある

報道局 AbemaNews アシスタントプロデューサー

林 将平さん

アベマニュースチャンネル全体のアシスタントプロデューサー。AbemaNews社側の無料版LINE WORKSの管理者

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年12月当時のものです。

本事例のポイント

-「シャドーIT」対策および「セキュリティ」の強化

-文字でのやりとりや既読機能で原稿チェックや情報共有がスムーズに

-遠方にいる記者の安否確認や孤独感の解消に活用

-南極大陸にいる記者とも音声通話を用いてコミュニケーション

御社の事業内容および特色をお聞かせください。

阿部さん（経理部）：

創刊140年を超える当社は、岩手県内のニュースをはじめ、同県出身のスポーツ選手の活躍や高校野球速報などお届けしている新聞社です。とくにスポーツ領域に力を入れており、岩手県出身のプロ野球選手や大谷翔平（ロサンゼルス・エンゼルス）や菊池雄星（トロント・ブルージェイズ）、佐々木朗希（千葉ロッテ）など密着取材を行い、その活躍を発信しています。

地球環境を考えるきっかけづくりや、代表取材を通して東日本大震災の支援への恩返しになればと、南極地域観測隊の同行記者も２回（２００７～８年、２１～２３年）派遣しています。現在も６３次越冬隊に記者が１人同行しています。

そのほか新聞事業以外にも、各種スポーツ大会や音楽、展覧会などを開催し、地域に根ざした事業を展開中です。

LINE WORKS導入前は、どのような課題を抱えていましたか。

阿部さん（経理部）：

個人LINEの使用による「シャドーIT」に課題を抱えておりました。

LINE WORKS導入前、社内の主なコミュニケーションツールは電話やメール、FAXでした。ただ忙しく動き回る記者が取材現場でノートパソコンを開いたり、電話を取ることはなかなか大変です。

例えば、現場の記者が「ちゃんと取材場所に到着しましたか？」とデスクから電話やメールで連絡を受けたとしても、対応できないことがままあります。そのため、多くの記者が使い勝手の良さから個人LINEを使用していました。

しかし、万が一にも情報漏えいや情報紛失などの事故が起きてしまうと、140年以上にわたり積み重ねてきた当社への信用が大きく揺らいでしまいます。そのため、プライベートのSNSを使用している状況はシャドーITおよびセキュリティ対策の観点から好ましくありませんでした。

また、とくに若い世代の中には、仕事のやり取りをプライベートで使用するツールで行うことに抵抗感を示す者も一定数おりました。

村上さん（運動部）：

「コミュニケーションの効率性」も課題でした。例えば、運動部の記者は、1球たりとも目を離せないような、緊張感のある野球の試合を取材していることがよくあります。そのような現場にいるときに、「今試合はどうなっていますか？」「どれくらいの扱いになりそうですか」などと電話がかかってきても、まず出ることはできません。結果として、電話のかけ手と受け手、双方の負担が生じていました。

LINE WORKSの検討から運用に至るまでの流れを教えてください。

阿部さん（経理部）：

まずは私のいた総務部で、お試し感覚でフリープランに申し込み、利用を開始しました。

実際に利用してみると、まず「LINEと変わらない操作性」に魅力を感じました。加えて、「LINE WORKSならば会社で管理でき、セキュリティが充実している。また特別な教育・研修も必要ないため、定着するはず」と判断し、始めに報道部署にLINE WORKSを紹介しました。

予想通り、報道部署でもLINE WORKSの使い勝手の良さは高く評価されました。その後はLINE WORKSを利用している部署の活用状況を、他部署の部長に紹介する形で、LINE WORKSを展開。その結果、約250名いる社員のうち、約100名がLINE WORKSを利用しており、シャドーITの問題も解決に向けて動いています。また、2023年度秋頃には利用範囲を全社員に拡大する予定です。

なお、利用プランについては、フリープランの容量制限が近くなったタイミングで、スタンダードプランに変更しました。

運動部におけるLINE WORKSの具体的な活用法および導入効果をお聞かせください。

【グループ】トーク機能の特性を活かして記事の内容や試合の状況を適宜上、部長やデスクと情報共有

【外部トーク連携】現地コーディネーターの個人LINEとつながり、スムーズにコミュニケーション

千葉さん（運動部）：

運動部では主に「グループトーク」を使い、部長やデスクに取材場所への到着連絡や出稿する記事の内容など各種情報の共有をしています。

例えば、インターネットで速報されないような小さな試合の取材時には、その試合がどれほどの扱いになりそうなのかを伝えるために、試合の状況を適宜トークで送ったりしています。

電話ではこのような手軽なコミュニケーションはできませんでした。LINE WORKSの導入後は、電話に出る余裕のない、緊張感のある現場に対して情報共有がしやすくなりました。

そのほか、LINE WORKSでは相手が読んだら既読マークが付くため、「デスクも確認済みだからこのまま進めよう」もしくは「既読が付いてないから電話を入れておこうかな」などという判断にも役立っています。

清川さん（運動部）：

私たち記者が書いた記事を、紙面の形に整えた「Webゲラ」が、デスクよりグループトーク上で共有されます。自分が書いた原稿がどのような記事として次の日に紙面に載るのか、事前にしっかり確認できる点はありがたいと感じています。

村上さん（運動部）：

大谷翔平や菊池雄星を追って、大リーグを取材している現地記者や現地のコーディネーターとも「グループトーク」でやり取りしています。具体的には、「今晩の試合のニュースがどれくらいの扱いになるのか」「どれくらいの文字量になりそうか」を共有してもらっています。

例えば、大谷翔平が所属するチームの本拠地・ロサンゼルスと日本との時差は17時間あるため、現地との電話連絡は難しいケースがほとんどです。その点、LINE WORKSであれば、時差に左右されずに伝達したいことを残せておけるので、スムーズに原稿に関する情報を共有してもらうことが可能です。

また個人的には、LINE WORKSの「情報を残し、手軽に見返せる」という特性はメリットに感じています。例えば、「取材申請の相手」や「取材者が使う球場の出入口」など、あまり資料には明記されていない情報をLINE WORKSのトークに残しておけば、ほかの人も手軽に見返して、対応することができます。

また運動部長としては、記事の書き方や取材の方法に関する指導をするときも、受け手の記者に「いつか読み返して欲しい」という考えもあり、あえて電話ではなく、LINE WORKSで送るようにしています。

国際部および経理部におけるLINE WORKSの具体的な活用法および導入効果をお聞かせください。

【グループ】時差のある国にいる記者たちとスムーズなコミュニケーションを実現

【音声通話】国際部では南極にいる記者と、経理部では内線電話代わりに活用

鹿糠（かぬか）さん（国際部）：

国際部では各国に派遣された記者と、原稿や写真のやり取りや、各種問い合わせなどを「グループトーク」でしていますが、LINE WORKSを導入後には、これら国際間のコミュニケーションがスムーズになったと感じます。

例えば、各国にいる記者との打ち合わせは時差の関係からなかなか設定しづらいのですが、LINE WORKSであればトーク上で「あの件どうしようか？」というように、電話やメールにはないフランクな雰囲気で、対応を進めることができています。

また、南極の昭和基地にいる記者へ「音声通話」をかけてみたところ、音声が途切れることがなく、円滑なやり取りができたことには驚きました。

昭和基地の中ではWi-Fiが利用できるので、記者が基地の中にいるときには、円滑にやり取りできる

海外に派遣された記者は孤独感に苛まれることが多々あります。過度な孤独は記事のクオリティ低下にもつながりかねないため、グループトーク上では記者に「よく頑張った」「お疲れ様」などとこまめにフォローを入れるなど、孤独感の解消につなげています。

そのほか、トークに既読が付くかどうかで、「生存確認」にもLINE WORKSは活用中です。既読が付くと「忙しくて返信できないようだが、とりあえず無事で良かった」と安心できます。

阿部さん（経理部）：

経理部で使用しているのは私一人ですが、私はLINE WORKSの「音声通話」を内線電話代わりに使用しています。内線電話と異なり、いちいち番号を調べずとも通話ができるため、非常に効率的だと感じています。

LINE WORKS運用時のルールはありますか。

鹿糠（かぬか）さん（国際部）：

国際部では、できる限り1対1のトークは避け、上長を含む3人以上でグループを作るようにしています。記者どうしで意見がぶつかり合うこともありますが、調整役の第三者が会話に入っていることで安心感につながります。

今後、LINE WORKSをどのように活用していきたいですか。

阿部さん（経理部）：

現在はグループトークおよび音声通話が中心ですが、今後は社用車や会議室の予約手続きを効率化できる「設備予約」や、外部サービスとの連携を行う「アプリ連携・ツール連携」、ほかのサービスへのログインが簡素化される「SSO（シングルサインオン）」などの機能も使い、生産性を上げるためのプラットフォームとしてLINE WORKSを活用していきたいと考えています。

【お話を伺った方】

総務局 経理部次長

阿部 浩三さん

LINE WORKS導入推進者／管理者

編集局 国際部長

鹿糠（かぬか）敏和さん

編集局 運動部長

村上 弘明さん

編集局 運動部 記者

千葉 優雅さん

編集局 運動部 記者

清川 航矢さん

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 活用が進まなかったチャットツールからLINE WORKSに切り替えて全社員に浸透
• 顧客のLINEとLINE WORKSでつながることでシャドーITを抑制
• 災害発生時の社員への安否確認と緊急放送に備えた連絡がスムーズに

御社の事業内容をご紹介ください。

平山さん :

エフエム大分は大分県内をサービスエリアとするFMラジオ放送局です。大分の皆さんにとって心地よい空気のような存在でありたいとの願いを込め、「エア・レディオ」をキャッチフレーズに1990年10月に開局。その翌年にはエフエム東京をキーステーションとするJFN（全国FM放送協議会）に加盟しました。音楽をお届けするだけではなく、県内の情報を紹介する番組も充実させるとともに、地域の祭りや文化活動などの支援にも力を入れています。最近は電波による放送だけではなく、ラジオ放送をPCやスマホで聴けるアプリでの番組配信やSNSの活用など、クロスメディアで情報を発信する機会が増えつつあります。

LINE WORKSを導入される以前はどのような課題がありましたか。

平山さん :

社員間の主な連絡手段が電話とメールだったため、情報をスピーディに伝えられないことが以前からの課題でした。そのことを特に意識させられたのは、夜間に地震などの災害が発生したときでした。社員の安否を確認するのと同時に、災害に関する特別放送をする必要があれば自宅にいる社員に緊急出社を促しますが、急を要する場合でも社員一人ひとりに電話をかけたりメールを送ったりするしかなく、レスポンスをすぐに得られなかったことも悩みの種でした。

渡邊 佳織さん :

スポンサーとなるお客様先での営業中に、CM放送枠の空き状況をすぐに確認したいことがよくあります。しかし、商談中にお客様の前で会社の担当者に電話をかけることには抵抗があり、チャットツールで空き枠を確認してその場で即回答できれば便利だろうなと思うことがよくありました。

平山さん :

最近はお客様と個人LINEでやり取りする営業社員が散見され、シャドーITに対する懸念も生じていました。そこで数年前に全社にビジネスチャットツールを導入したのですが、操作性がよくないと感じる社員が多く、残念ながらあまり活用は進みませんでした。

課題の解消に向けてLINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。

平山さん :

ほぼ全社員がプライベートのコミュニケーションツールとしてLINEを使っています。そのLINEと操作性が似ているLINE WORKSの存在を知り、これなら全社にスムーズに定着するだろうと確信しました。LINEと連携してやり取りができる外部トーク連携機能があるのもLINE WORKSならではの特長で、取引先や社外の制作協力会社などと円滑にコミュニケーションを図るのにも有用だと思い、既存のチャットツールからの切り替えを決めました。

社員の皆さんはLINE WORKSの導入をどのように受け止められましたか。

平山さん :

期待したとおり、大半の社員が抵抗感なく受け入れてくれました。

渡邊 佳織さん :

私はICTツールがあまり得意ではなく、前に利用していたチャットツールはどこか使いにくさを感じたのですが、LINE WORKSはLINEとUIが共通していることもあって、すぐに使いこなせるようになりました。

渡邊 歌歩さん :

私も普段から使い慣れているLINEに操作性が近いLINE WORKSに親近感を抱きました。以前のチャットツールは通知に気づきにくかったのですが、LINE WORKSは見慣れた通知画面だからか、これなら重要な情報を見逃すことがなさそうだと思いました。

LINE WORKSの導入によって、社内コミュニケーションはどう改善されましたか。

・グループトークで業務に関する情報を素早く共有

・番組情報を発信するLINE公式アカウントのテスト送信にトークを活用

・紙で提出・回覧をしていた社員日報を電子化し負担を軽減

・電話番号が分からなくても社員の誰とでも通話やリモート会議が容易にできる

平山さん :

組織図に基づいたチームトークルームのほか、必要に応じて臨機応変にグループトークをつくることで、情報共有のスピードが格段に速くなったことを実感しています。その一例が「警報」というグループで、放送機器にトラブルが起きて機材がアラートを発したとき、技術スタッフや編成部長などの担当者がその情報をグループトークで共有。対応策をグループメンバー間で迅速に検討し合えるようになりました。

番組情報はLINE公式アカウントで視聴者やファン向けに発信していますが、各番組の担当者はその元原稿をトークで担当者に送信しています。LINE WORKSのトークは絵文字を含めてLINEとほぼ同じ表示になるのでLINE公式アカウントの投稿画面にLINE WORKSのトークで送った原稿をコピペするだけで済み作業効率がアップしました。

これまで社員が提出する日報は、紙に出力して複数の上司が回覧していましたが、全社員がメンバーとなっているグループトークのフォルダ機能を活用することで電子化に成功しました。各社員名のフォルダを用意し、日報用のWordファイルをアップロードすることで、関係する上司に一斉に共有できるのですぐに確認できます。

アドレス帳のおかげで社員どうしが誰とでも速やかにコンタクトが取れるようになり、社員間の連絡は無料の音声通話やトークが定着しています。また、大分市の本社と東京支社の複数の社員がリモート会議をする際も、無料のビデオ通話で手軽に顔を見ながら話せるようになっています。

営業部門ではLINE WORKSの導入効果をどう感じていますか。

・トークの活用で商談中の会社への問い合わせがスムーズに

・電話番号を知らない社員にもアドレス帳からコンタクトできる

・外部トーク連携機能の活用でシャドーITが解消

渡邉 佳織さん :

CM放送枠などをトークで問い合わせれば社内の担当者がすぐに正確な情報を返信してくれるので、お客様への対応がスピーディになりました。

渡邉 歌歩さん :

外出中の社員宛にかかってきた電話の用件を伝言するのにも、トークですばやく伝えることができます。伝言を伝えなければならない社員の携帯番号が分からない方もいますが、いちいち問い合わせることなく、アドレス帳から無料通話やトークで直接コンタクトができるのもLINE WORKSの利点です。

平山さん :

外部トーク連携機能で取引先の担当者のLINEとセキュアにやり取りできるようになったことで、シャドーITの懸念を解消することもできました。

災害発生時の社内の安否確認や緊急放送への対応は、以前と比べてどう変わりましたか。

平山さん :

BCP対策として、アンケート機能の安否確認テンプレートを活用しています。そのうえで、有事の際の出社要請や自宅での待機要請など、グループや個別のトークで伝える体制を構築しました。実際、2022年1月に大分県で最大震度5強の地震が発生した際は、これらの対策を想定どおりに行い、技術部門のスタッフにラジオ電波を中継する中継局に問題が起きていないか確認するための出社要請をスピーディに実施することができました。

渡邉 佳織さん :

地震が発生したのは午前1時台でしたが、夜勤の担当者が社内の被害状況を写真で全社員のグループに送信してくれて、社内の様子をいち早く知ることができました。

渡邉 歌歩さん :

以前は自分が出社するべきか、自宅で待機しているべきか迷う時間が長かったのですが、今は安否確認後にすぐに出社要請や待機要請が届くので、混乱することがなくなりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

平山さん :

月曜日の早朝以外は24時間放送しているため、社員は交替勤務をしています。そのシフトはまだ紙の勤務表やホワイトボードで共有していますが、今後はLINE WORKSのカレンダーで共有できるようにしたいと考えています。

また、プロジェクト企画などの情報はノートで共有したり、会社からの通達などの全体周知は掲示板に投稿するなど、LINE WORKSにはグループウェアとしての便利な機能が豊富にあるので、積極的に活用していくつもりです。

【お話を伺った方】

平山 玲さん

企画開発局長と総務部 部長を兼務。LINE WORKSの導入も主導した。

渡邊 歌歩さん

営業編成部 営業編成課 プロジェクトリーダー。営業担当としてスポンサーにラジオCMの提案を行うほか、イベントの企画等も手がける。

渡邊 佳織さん

営業編成部 営業編成課 プロジェクトリーダー。営業担当としてスポンサーにラジオCMの提案を行うほか、イベントの企画等も手がける。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年5月当時のものです。

本事例のポイント

• 情報・写真・動画を現場とデスクで共有し取材を効率化
• 前日の視聴率を全スタッフで把握し翌日の制作へ反映
• 社員間のコミュニケーションを円滑に雰囲気の良い組織づくり

御社の事業内容をご紹介ください。

板垣さん：

TSKさんいん中央テレビは1970年開局地上波の民放テレビ局です。本社は島根県松江市で、放送エリアは島根・鳥取の二県。現在（2022年1月）の従業員は116名です。テレビ局ではありますが、既存の枠にとらわれずに挑戦している会社だと思っています。代表的な例ですと、観光振興に本格的に参入するため、2021年に出雲大社近くのホテルを購入しました。社長のリーダーシップでどんどん新しいことをやっていく流れがあり、それが社員にも浸透しているようです。

LINE WORKSを導入された経緯について教えてください。

板垣さん：

これまで、社内の連絡や情報共有にはメールを利用していました。しかし、通常のメールシステムだと、大量に届くメールの中に必要な情報が埋もれてしまい、確実に伝わったかわからないのが悩みでした。社内で簡単に情報共有できるツールを探していたときに知ったのがLINE WORKSでした。LINEを使って連絡を取りあっていた社員もいましたが、セキュリティ面で不安がありました。一方、LINE WORKSは、会社で使用するメンバーや、やり取りまで管理できるビジネスに特化したコミュニケーションツールだったため、導入を決めました。

テスト的に、まずは経営層、部長以上で導入し、始めてすぐに便利さを実感しました。例えば、社長や経営層に何らかの承認を申請する際、以前はアポイントを取って直接会って相談していました。今ではLINE WORKSで承認してほしい内容を書類などと一緒にトークで共有し、返答をもらうまでがスムーズになりました。非常にスピーディなやり取りができるとわかったため、全社員で利用する方針になりました。

活用を促すために各部署に指導などはされましたか？

板垣さん：

現場に対して使い方の指導は行っていないのですが、自然発生的に社員が活用を広げています。若手社員は、社長や上司を相手にカジュアルなコミュニケーションをしにくいものですが、LINE WORKS上ではフラットに対話ができますし、素直な気持ちを表現しやすいようです。当社は社長をはじめ経営層が気軽なコミュニケーションを大切にしていて、それが全社員にも伝わったことで、やり取りが活発になりました。

各部署で導入されているとのことですが、報道部での活用シーンと手応えを教えてください。

福村さん：

報道部では、取材で現場を回っている社員が多くいます。それぞれの予定を全員で把握したり、現場で起きていることを迅速に伝えるなどの情報共有に活用しています。事件や事故などの第一報は本社に入り、そこからLINE WORKS で関係者全員に共有されます。ニュースで取り上げるべきか、重要性はどの程度か、リアルタイムに共有・判断しています。実際に、私が社外で一つの取材を終えた時に火災の情報が送られてきたことがありました。すぐに火災現場に向かって写真を撮影し、「もうこういう状態で鎮火しています」「そこまでのニュース性はなさそうです」と社内のデスクとやり取りをしたこともあります。他の記者の状況・予定も把握できるので、報道部全体で取材活動に取り組めるようになったと思います。

岡本さん：

災害報道の場合は、現場に入った取材班とデスク周りにいる社内のスタッフとの間に温度差があります。LINE WORKSはそれを素早く埋めるのに有効なツール。現場から“今”の状況を文字や写真で送ってもらえば、状況を双方で把握できます。短い動画クリップも送れますし、場合によってはそのまま動画を番組で使うことも可能です。今まで電話や無線に頼りきりだった情報伝達が、オンラインで即時に且つシンプルにできる。この点で非常に利便性が高いと感じています。

写真や動画も交えて災害現場の状況をリアルタイムで共有し、ニュースとして伝える情報を精査

取材のスピード感に変化はありましたか？

岡本さん：

先日殺人事件があったとき、場所以外の情報を持ち合わせていない状態で現場に駆けつけることになりました。すぐに取材班を向かわせ、同時進行で社内デスクが電話で取材。詳細な現場の情報、容疑者の情報、被害者の情報などをまとめてLINE WORKSで共有したことで、現場到着と同時にスムーズな取材ができました。今まで一人で行っていた仕事がLINE WORKSによって分業でき、取材のスピードアップにつながっています。
選挙報道でもLINE WORKSが役立っています。今までは複数ある開票所の開票状況を電話やFAXを使って共有し、速報に反映していましたが、先日の選挙では、開票状況を写真で撮ってLINE WORKSで共有する方法に切り替えたことで、開票速報がスピーディになりました。これまで入力も含めてひとつの開票所で10分かかっていた処理作業が、LINE WORKSで3分程度にまで短縮。集計作業全体で見ると数十分単位の違いがあります。当確(当選確実)の一報を8時に打つか、それとも8時5分なのか、そんなわずかな違いですら視聴率に影響が出ますので、非常に効果があったと考えています。

スピードアップで報道のクオリティは変わりましたか？

福村さん：

何か起こったとき、第一報をキャッチして即座に動ける体制が整っていることは、ニュース報道の質が上がるだけでなく、自然と扱える量も増えていきます。私が報道部に来た時は、既に LINE WORKS が導入されていました。当たり前の様に使っているので、以前はどうやって情報を共有していたのか、もう想像できないですね。

岡本さん：

LINE WORKS は1日に何十件とやり取りが入ってくるので、当初は、捌いていけるのか、逆に非効率にならないかと少し懐疑的でした。しかし、実際に使ってみると、今まで電話で１対１で行ってきた情報共有が、LINE WORKSなら複数のスタッフで複数の案件を同時進行できると分かりました。そうすると必然的に扱える案件数も増えるんですね。例えば、取材すべき出来事が同時多発的に発生した場合、現場に向かうスタッフにはとにかく映像だけ撮ってきてもらい、他のスタッフで取材や調査、制作などを進めることもできる。取材や制作の同時進行によって、視聴者に提供できる情報量が増えますし、本数自体も増えると感じます。

報道において、我々が大事にしなければいけないのは「みんなで同じ方向」を向いて、成果を分かち合うこと。視聴者に喜んでもらうために、ますます報道部をブラッシュアップして気持ちを高めていきたいと考えています。顔を合わせる対面のコミュニケーションは絶対に忘れてはいけないものですが、そればかりに依存せず、スピード感のある行動をとるためにLINE WORKSを活用し、血の通ったニュースを作っていきたいと思います。

取材以外での活用方法があれば教えてください。

岡本さん：

LINE WORKSは、視聴率の共有にも使っています。前日の視聴率の推移がグラフ化されたデータが、各現場での取材が始まる放送翌日の午前10時に発表されます。これまでは、全スタッフに前日の結果を伝えることは難しかったですが、LINE WORKSによって番組情報を書き加えて再スキャンしたデータをトークで送信すれば、誰もがどこにいても速やかにチェックできるようになりました。担当番組の振り返りやその日の取材の方向性の参考にすることができます。何と言っても結果が良かった時は「今日もやってやるぞ」と気持ちが一つになるので、モチベーションへの効果も大きいですね。

社を挙げてLINE WORKSで「さんくすポスト（愛称：さん♡ぽす）」という取り組みをされているそうですね。

板垣さん：

感謝の気持ちは、日頃思っていてもなかなか言えないものです。一斉に情報共有ができるLINE WORKSの特徴を活かし、感謝の気持ちを全社に伝える仕組みを作ってはどうか、というところから始まりました。全員参加のグループを作り、「これをしてくれてありがとう」「こういったことをしてくれて助かりました」と投稿することで感謝の気持ちを全社に共有できるという仕組みになっています。

今後どのようにLINE WORKSを活用する予定ですか？

板垣さん：

今後も社員で自発的にコミュニケーションが活発になる環境を維持していきたいと思っています。またTSKさんいん中央テレビを中心として、映像制作、IT系、広告代理店、不動産など多彩な事業を展開する関連会社８社で「TSKグループ」を作っています。グループで連携し、地域貢献などに取り組んでいます。今後はグループ8社でも導入し情報共有化・連携を強化したいと考えています。

【お話を伺った方】

総務局 総務部長
板垣 智久さん
給与や勤怠管理など、人事・労務関係の業務に携わる。

ニュース制作局 報道部長
岡本 敦さん
編集長としてニュース番組の統括を行っている。

ニュース制作局 報道部
福村 翔平さん
記者としてニュース制作に関わっている。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 社外で常駐する社員と会社をつなぐコミュニケーション基盤を確立
• メールからトークへの移行で業務連絡をスピードアップ
• 災害発生時に自動で安否確認が発信され安否の状況をすぐに把握できる

御社の事業内容をご紹介ください。

篠田さん :

当社はフジサンケイグループの一員として、テレビ番組制作におけるフェーズである撮影・編集・MA（Multi Audio）などに従事しています。多くの社員がテレビ局内に常駐し、バラエティー、ドラマ、報道、情報、スポーツ、ドキュメンタリー、音楽などさまざまなジャンルのコンテンツ制作に携わっています。

以前はどのような課題を抱えておられましたか。

篠田さん :

社員のほとんどが、テレビ局をはじめとする制作現場に赴いて業務をすることが多く、当社のオフィスに勤務するのは少数の経営管理部門のスタッフだけです。そのため、会社からのさまざまな案内や通達を効率的に周知することが困難な環境にありました。また、各部門内の一部のメンバーが利便性から個人LINEで業務情報をやり取りする実態も見られ、シャドーITにともなうセキュリティリスクも感じていました。

鈴木さん :

私は総務業務に携わっていますが、会社からの情報を発信する場合、以前は個々の社員にメールで送っていましたが、社員がメールをちゃんと読んでくれたかを把握することができずにいました。頻繁にメールをチェックしない社員も少なくないため、会社からの重要な情報を確実に伝えるツールの必要性を感じていました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由を教えてください。

千代森さん :

私と篠田は、以前所属していた編集関連の部署でグループウェアのサイボウズLive（無料版）を利用して、機器の操作方法やトラブルの対処法などを部署メンバーに共有できる専用の掲示板を構築していました。その後、経営管理部に異動してシステム担当になってから、全社のコミュニケーションツールとしてサイボウズLiveの利用を拡大しようと考えたタイミングで、無料版のサービス提供が終了することになったのです。それを受けて他のグループウェアサービスを検討したのですが、操作が複雑だったり会社の組織図をそのまま反映するのが難しいなどの課題があり、採用には至りませんでした。そこで注目したのが、LINE WORKSです。多くの社員がプライベートで使っているLINEにUIが似ているので誰でも容易に操作できることから、特別な導入教育を施すことなくすぐに定着するだろうとの期待もあり導入を決めました。

導入準備はどのように進められましたか。

千代森さん :

管理職会議などを通じてLINE WORKSの導入を全社に周知し、ログインアカウントはメールで各社員に通知しました。使い方などを特に案内しなかったにもかかわらず、運用開始直後に約6割の社員がトークを利用し始めるようになったことには驚きました。次に、各部署のホーム（掲示板）も立ち上げて運用を開始しました。

活用はできるだけ社員の自由に任せるべきという思いもありましたが、会社オフィシャルのコミュニケーションツールなので、トークルーム でノートや予定管理、ファイルストレージといった機能を使えるようになるグループの作成は、管理職の許可を必要とする承認制としました。ただし活発なコミュニケーションを促進する目的から、複数人トークルームについては自由に作成できるようにしています。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

篠田さん :

経営管理部には、会社が貸与した機材やPCアプリケーションの質問やトラブルに関する相談が多く寄せられます。電話やメールでは状況がうまく伝わらないことが多く、テレビ局まで出向いて対処することが多かったのですが、LINE WORKS導入後は、エラーメッセージなどのトラブルの状況をスクリーンショットや写真でトークに送ってもらっています。画面が見られるだけで対処方法が分かることもありますし、無駄な移動ややり取りが少なくなりました。また、OSの重要なアップデートを促す通知なども一斉に連絡できるようになり、通達業務が大きく効率化したと感じています。

千代森さん :

トークやホーム（掲示板）の活用によってメールの利用が減り、ウイルスメールなどを受け取る潜在的なリスクが低減につながっています。また、デザインデータなど特殊な形式のファイルもトークでセキュアにやり取りできる点も評価されています。

鈴木さん :

トークは電話やメールよりも気軽に送ることができるので、社員からは総務的な事柄に関する質問がよく寄せられるようになりました。急ぎの相談があるときなどは、アドレス帳から経営管理部の担当者に無料通話をかけられるのも、社員にとっては便利だと思います。

例えばシステムメンテナンスのお知らせなど、経営管理部からの全社に周知する必要があるような重要な通達はホームにアップするようになりました。ホームにアップした通達の既読数があまり伸びないときは誰が見ていないかがわかるので、改めて投稿したホームのリンクを全員が入っているトークルームに送付することで、情報の周知を徹底できるようになりました。

ほかにLINE WORKSのどんな機能を使われていますか。

鈴木さん :

管理職会議の議事録や、各部門の社員のシフト表などをフォルダに保管して共有するようになり、当社が本格的に取り組んでいるペーパーレス化に寄与しています。また、会議室や機材などの管理には、カレンダーの共有設備予約機能を活用するようになりました。

昨年入社した新入社員は、コロナ禍の影響で入社当初からテレワークを強いられました。新入社員にオンラインで行った研修に対する感想だったり、テレワークに必要な環境が自宅に整っているかを確認するために、アンケート機能を利用しました。会えない状況下でもアンケートやトークを使って新人をフォローすることができたこともポイントの一つです。

安否確認bot for LINE WORKSも活用されているそうですね。

千代森さん :

以前使っていた安否確認システムのバージョンアップ時に、再度設定しなければならない項目が多くて煩雑だったことから、会社組織図がそのまま反映される「安否確認bot for LINE WORKS」に切り替えました。LINE WORKSとAPI連携させることで、災害発生時に各社員に対して自動的に災害に関する情報や安否確認が配信されるようになり、管理側の運用負担が軽減しています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

篠田さん :

離れた場所にいる社員とのコミュニケーションツールとしてLINE WORKSはとても有効です。充実した機能を有効活用して、さらなる業務効率化につなげたいと考えています。

鈴木さん :

採用担当としては、次回の新卒募集や新入社員への対応などにも活かしていきたいです。

【お話を伺った方】

篠田 孝裕さん

全社のシステム 保守管理を担当。

千代森 真樹さん

全社のシステム 保守管理を担当。

鈴木 忍さん

人事・総務系の業務全般を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年1月当時のものです。

本事例のポイント

-相談者のLINEと弁護士のLINE WORKSをセキュアに連携

-相談用テンプレートテキストをLINEへ自動送信

-法律事務所の営業時間外の対応も可能に

御社の事業内容をご紹介ください。

大橋さん :

当社はインターネットメディアの企画・開発・運営を行うITベンチャー企業です。代表的なメディアが「弁護士ナビ」シリーズで、「離婚弁護士ナビ」「相続弁護士ナビ」「交通事故弁護士ナビ」など法律分野別のポータルサイトを開設。「都道府県別」などの条件に基づいて、近くの法律事務所を瞬時に検索できるようにしています。現在は全国約500の法律事務所が「弁護士ナビ」シリーズにご登録いただいており、法律問題に悩む人と、問題を解決に導いてくれる弁護士をつなぐ役割を果たしています。

以前はどのような課題を抱えておられましたか。

大橋さん :

弁護士ナビにアクセスした相談者から弁護士への主な問い合わせ手段は、電話かメールでした。LINEを使い慣れている世代の相談者にとっては、電話やメールによるコミュニケーションは非日常的なツールになりつつあり、比較的に敷居がやや高くなる傾向にあります。また、コロナ禍の影響でリモートワークが増えたことで、家族がいる自宅からの電話による問い合わせを躊躇する人が増加しています。そのような背景から、法律にまつわる相談をLINEで気軽に相談できるサービスを提供したいと考えるようになりました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由と、運用に至った経緯を教えてください。

大橋さん :

相談者と弁護士の連絡ツールとしてビジネスチャットや、相談者のLINEを正式な連絡ツールとしているサイトはこれまでにありませんでした。そこで当社は、多くの人にとって身近なコミュニケーションツールであるLINEで法律相談ができる仕組みを構築することで、相談者が弁護士にコンタクトするハードルを低くするとともに、競合サイトとの差別化を図りたいと考えました。その仕組みを構築するにあたって条件としたのは、「セキュアであること」と、「使い方が複雑ではないこと」です。それらの条件を満たすツールが、安全な環境でLINEとつながってやりとりができる「外部トーク機能」を備えたLINE WORKSでした。

「弁護士ナビ」シリーズの各サイトに登録している法律事務所へのオプションサービスとして、相談者のLINEとつながるためのLINE WORKSアカウントを用意しています。サイトに掲載されている法律事務所の「友だち追加する」ボタンをクリックすると、相談者のLINEに法律事務所のLINE WORKSが友だち登録され、LINEとLINE WORKSによるやりとりができる仕組みをつくりました。

サービス提供に際しては利用規約をしっかり整備しています。また、相談内容は守秘されなければならないため、当社側では見えないようにするなどのルールも厳格に定めて運用を開始しました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

大橋さん :

LINEで相談できる手軽さが功を奏して、オプションサービスを利用した法律事務所への問い合わせ率が着実に向上しました。しかしサービス開始当初は、手軽に相談できるあまり、内容が整理されていない雑多な質問が多く寄せられ、弁護士が対応に苦慮することがありました。そこで、相談者が「友だち追加」をすると、相談内容と面談希望日を弁護士に簡潔に伝えるためのテンプレートテキストが自動送信される仕組み「あいさつメッセージ*」を活用しました。その結果、大半の利用者がテンプレートをもとに相談内容をわかりやすくまとめて伝えるようになり、弁護士の側も非常に対応しやすくなりました。ある法律事務所へのヒアリングによると、相談者からの連絡手段が電話かメールのみだった頃は、案件処理を正式に引き受ける受任率が問い合わせ全体の25％でしたが、テンプレートテキストの導入以後は42％にまで高まっているそうです。

このサービスを利用している弁護士は、相談内容を把握して面談を設定するまでのプロセスを相談者とLINEで行い、受任後は連絡手段を電話やメールに切り替えることが多いようです。一方で、外出先でもトークでやりとりできる便利さから、受任後も相談者との主なコミュニケーション手段として利用しているケースもあるそうです。

会社勤めをしている人が相談をしやすいのは、仕事を終えてからの時間帯か土日ですが、一般に法律事務所の営業時間は一般企業の業務時間と重なっています。そのため、夜間や土日には電話がつながらず、相談メールへの返信もすぐにはできないことが多いのですが、LINEでの問い合わせであれば弁護士は即応しやすく、そのことも受任率の向上につながっているのではないかと思います。

また刑事事件などでは、弁護士が相談者と直ちに接見することが望ましいケースもあります。法律事務所に電話がつながらない深夜などでも、LINEからのメッセージを見た弁護士が対応してくれる場合があることも相談者にとってのメリットとなっているようです。

「弁護士ナビ」シリーズに登録している弁護士として、相談者のLINEとつながるオプションサービスをどう捉えていますか。

齋藤さん :

私は以前からWebサイトなどに個人LINEのアカウントを公開し、LINEによる相談に応じていました。相談者は気軽に相談できる反面、内容が未整理なためにこちらから電話をかけるなどして確認しなければならない事項が多かったのですが、「弁護士ナビ」からの相談者の皆さんはテンプレートをベースに相談内容を整理して伝えてもらえるので、お困りの状況がよく把握でき、改めてヒアリングをすることもなくスピーディに対応できることが多いです。

案件によっては相談者の方と対面することなく、LINEとのやりとりだけで受任から解決に至る場合もあります。お互いに手間を省くことができ、結果、スピーディな解決が実現しています。LINE WORKS上では相談者別にやりとりが表示されるので、案件の進行管理をしやすいのも利点です。トークに送ってもらった写真画像が、裁判で証拠として使える場合もあります。また、相談者にアプローチするためのコストとして、ネットなどに出す広告料と比較すると、このオプションサービスはかなり割安だと感じています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

大橋さん :

近年、法的サービスの拡充を目的に進められた司法制度改革によって弁護士の数が増加し、相談者を獲得するための競争が激しくなっています。そのようななか、LINE WORKSを活用して相談者からのLINEによる問い合わせや相談を受けられるようにすることは、法律事務所にとって大きなアドバンテージになると思います。当社としてはこのオプションサービスをさらに普及させ、より多くの相談者が弁護士にスムーズにアクセスできる環境を整えていくつもりです。

齋藤さん :

コロナ禍を背景に、相談者との連絡をオンラインで行いたいと考える法律事務所も増えつつあります。そうした状況を踏まえ、カレンダーと連携して面談予約ができるようになるなど、LINE WORKSの機能を使ったサービスが拡充することに期待しています。将来的には、「オンライン面談」「顧客管理」「受任後の案件管理」「予約スケジュール管理」「オンライン決済」などの法律事務所向け業務支援サービスをLINE WORKSの機能で実現できれば、私たちも積極的に活用したいと思っています。

【お話を伺った方】

大橋 佑紀さん

顧客満足度の向上を担うカスタマーサクセス部を統括する。

齋藤 健博さん

銀座さいとう法律事務所代表。弁護士。離婚問題から企業法務まで幅広い事案を扱う。

*あいさつメッセージ…LINEユーザーがLINE WORKSユーザーを友だちとして追加したタイミングで、管理者が設定したあいさつメッセージが自動でLINEユーザーのトークルームに送信される機能。詳しくは こちら https://works.do/xSNFex

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年2月当時のものです。

本事例のポイント

• ノート機能を活用して複数の案件管理を大幅に効率化
• 全社員リモートワークでも孤立させないコミュニケーション環境を整備
• 顧客のLINE WORKSと連携しデザインデータや校正指示等の迅速なやりとり

御社の事業と、皆さんの主な業務内容をご紹介ください。

蝦名さん :

当社はWebサイトの制作・運用、デジタル・紙媒体広告の企画・制作、販促につながるSNS活用の支援などを行う広告制作会社です。代表である私は、主にお客様との打ち合わせや企画を行い、リモートワークで勤務する3名の社員に制作を任せて全体をディレクションしています。

須藤さん :

地元プロバスケットボールチームの青森ワッツ、クレジットカード会社、ショッピングセンター、病院、建設会社など、30社ほどのWebサイトの更新を担当しています。

橋本さん :

私はWebサイト制作のコーディングをメインに担当しています。

齋藤さん :

以前はフリーランスの立場で当社の仕事を受けていましたが、現在は社員となって、主にWeb制作のグラフィックデザインを行っています。

山本さん :

私はB.LEAGUE所属のプロバスケットボールチーム青森ワッツの広報担当で、チームのWebサイトや広告などの制作をディーシーティーデザイン様に依頼しています。

LINE WORKS導入前にはどのような課題がありましたか。

蝦名さん :

私以外の社員はリモートワークをすることから、無料グループウェアのサイボウズLiveを利用し、お客様ごとのグループスペースを作成してデザインデータなどを共有していました。しかし保存できるデータ容量があまり大きくないため、本来なら残しておきたい完了案件のデータを削除せざるを得ないのが難点でした。そのサイボウズLiveが2019年4月にサービス終了することになり、新たなコミュニケーションツールを探していたのです。そこで注目したのが、LINEと同等の使い勝手で誰でも簡単に操作できるLINE WORKSです。案件毎のグループトークの中で、チャットとともに画像や文書ファイル、デザインデータの共有ができるので、社員がリモートで働く当社には最適なツールだと思い、導入を決めました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

蝦名さん :

社員間のデータ共有が、以前と比べてスムーズになったことを感じています。クライアントのロゴや宣材写真など常時使用する素材の管理には共有フォルダを利用しています。グループトークルームで利用できるノートにはクライアントやご担当者様ごとのカテゴリーを作り、流れてほしくない情報をアップしています。新しい情報がプッシュ通知されるので見逃しが少なく、「あれ見てくれた？」とわざわざ確認するような手間とストレスが減りました。

ノートのカテゴリを活用して連絡事項を整理して投稿

また、毎日の始業時に全社員がビデオ通話であいさつを交わすようになるなど、社員どうしのコミュニケーションが促進され、孤立しがちなリモートワークでもチームで仕事をしていると感じれたことも導入成果の一つです。

橋本さん :

一覧に埋もれさせたくない重要なトークルームを画面上部にピン留めできるといった細かな機能があるのもいいですね。ノートに保管されるお客様ごとの案件に関するデータは時系列に把握でき、検索機能で目的の情報に即座にアクセスできるのも便利です。

齋藤さん :

フリーランスだった頃のデータのやり取りはメール中心で、容量が大きい場合はファイル転送サービスを利用していました。入社してLINE WORKSを使うようになってからはそのような手間がなくなり、送信したデータを受け取ったというレスポンスもすぐに得られるようになりました。また、メールやグループウェアで送信した画像は劣化することがありますが、LINE WORKSではそのようなことがなく、サイズの大きいデータをわざわざ他のサービスを介さず、スムーズに送受信することができ、業務効率が格段に上がっています。

取引先とは外部トーク連携も活用されているそうですね。

蝦名さん :

当社がWebサイトや広告などの制作を手がけている青森ワッツ様との間でも、以前はサイボウズLiveでやり取りをしていました。制作物の素材データ等の受け渡しが非常に頻繁に行われることから、青森ワッツ様にもLINE WORKSのご利用を勧めさせていただきました。

山本さん :

ディーシーティーデザイン様とのデータ共有だけではなく、社内のコミュニケーションを図るにも便利だと判断し、当社もLINE WORKSを導入しました。ディーシーティーデザイン様とは外部トーク連携でつながり、デザインデータはグループトーク機能である共有フォルダでやり取りしています。

取引先との具体的な利用シーンと効果を教えてください。

蝦名さん :

試合ごとのポスターやパンフレット等、青森ワッツの制作物を掲載する媒体ごとにノートを作っています。ノートのコメントを通して青森ワッツさんから制作物のデザインへのフィードバックや修正依頼などをいただくようにしています。試合日程に合わせて制作するものも多く進捗管理が複雑なので、共有カレンダーも活用して入稿日やお互いのスケジュールを把握し合い、厳密な管理体制を整えました。

須藤さん :

青森ワッツさん以外の一部のお客様のLINEとも外部トーク連携をし、メールよりも早く通知に気づいて対応できるようにしています。お客様によっては土日や夜間に連絡をいただくこともありますが、「了解です」などの意思をスタンプで返せば事足りるケースが多いので、ストレスを感じることはありません。以前は連休明けなどにどれだけメールがたまっているだろうと憂鬱になることがありましたが、LINE WORKSは、SNSのような気軽な感覚で確認や返信ができるので、今は「了解です」と簡単に返信しておき、休み明けに落ち着いて対応すればいいという安心感を抱くことができます。

蝦名さん :

LINE WORKSで連絡をとっている取引先様とは、メールでのやり取りはほとんどなくなりました。メールは時系列にスレッドが重なっていくだけなので、案件ごとの整理やデータ管理が各々にお任せとなり「あれ見た？」「これやった？」ということが頻繁に起こっていました。LINE WORKSになってからは、複数の案件が同時進行していても管理しやすくなり、見逃しが大幅に減りました。メールで案件を進めていたころ比べると、作業効率は約２倍ほどになっていると思います。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

山本さん :

青森ワッツでは、ホームゲームの試合会場の準備などをボランティアスタッフの方たちに手伝っていただいています。今は試合ごとにボランティア参加の意思をメーリングリストで確認していますが、メールはお互いに不着が頻発することに悩まされています。また、試合当日に参加の意思を送信される方もおられたりして、当社の関係者が既に会場入りしているとそのメールを見ることができません。こうした課題を解決するため、ボランティアスタッフの方たちとの連絡にもLINE WORKSを活用したいと思っていまして、現在その具体的な方法を検討しているところです。

蝦名さん :

青森県は面積が広いため、居住地によっては通勤することが容易ではありません。そこで当社はリモートワークという就業形態を取っていますが、LINE WORKSによって情報の共有やコミュニケーションがスムーズになったことで、遠隔地からの勤務がいっそうしやすくなったと実感しています。不便さを感じないリモートワーク環境が整ったことで、今後は人材採用の幅もさらに広がりそうです。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年2月当時のものです。