本事例のポイント

• 外部トーク連携機能で求職者のLINEとつながり、タイムリーなコミュニケーションを実践
• 求職者が内定を得るまでのリードタイムを大幅に短縮
• CRMとの連携による転職サポートの質・量・速度の向上を推進

御社の事業概要についてお聞かせください。

糸岡さん:

株式会社ファンオブライフは2015年に設立された、特定の専門領域に特化した転職エージェントです。弁護士・法務・管理部門に特化した「アガルートキャリア」と、教育業界に特化した「Education Career」の2つのブランドを展開しています。人材紹介業界は比較的参入障壁が低いため、エージェント間の競争が激化しており、求職者にとって最適なサービスを選ぶことが難しい状況です。当社は従業員数50名強と小規模ながら、弁護士・法務・管理部門、そして教育業界において深い専門性とコネクションを持つ約30名のキャリアアドバイザー（CA）が、1対1で対応しています。求職者一人ひとりに寄り添い、転職後のキャリア形成まで見据えた丁寧な支援を行うことが当社の強みです。

LINE WORKSを導入する以前には、どのような課題がありましたか。

糸岡さん:

当社では、「領域特化」であるだけでなく、大手エージェントにはない機動力を活かした迅速なサービス提供を重視しています。しかし、以前は求職者との連絡手段が電話とメールに限られていました。各キャリアアドバイザー（CA）は、新規の求人情報を企業と求職者のマッチングを考慮し、いち早く提供することを心がけていましたが、電話やメールではメッセージを迅速かつ確実に伝えることが困難でした。

代表に就任する以前、私自身がCAとして求職者支援を行っていた際に、この課題を解決するためにLINEの利用を検討しました。しかし、CAの個人LINEアカウントで求職者直接繋がることは、情報セキュリティやビジネスモラルの観点から適切ではないと考えました。そこで、セキュアな環境下かつプライベートと分離され、求職者と即時に連絡を取れるビジネスチャットの導入を検討するに至りました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選ばれた理由と、御社独自の運用方法についてお聞かせください。

糸岡さん:

複数のサービスを比較検討した結果、私たちが最も注目したのは、圧倒的多数の人が日常的に利用しているLINEと、そのLINEと安全に連携できる外部トーク連携機能を備えたLINE WORKSでした。これならば、当社をご利用になる求職者の方々に、新たなツールを導入していただく手間がありません。また、他のツールと比較して運用コストが割安である点も魅力でした。

社内間の連絡には既存のグループウェアを使用しているため、LINE WORKSはキャリアアドバイザー（CA）による求職者との外部トーク連携に特化して利用することにしました。求職者の方への友だち登録のお願いについては、コロナ禍以降、基本的にオンラインで行っている初回面談の終了時などに、QRコードを読み取っていただく形で行っています。友だち登録をお願いする際は、「面談後の連絡は原則としてLINEで行っており、こちらがそのための業務用アカウントです」と説明し、CAが個人のLINEを交換しようとしていると受け取られないように配慮しています。

転職が決定し、いったんエージェントサービスの提供が終了した後も、友だち登録は解除せずにそのままにしています。これは、求職者の方が将来的なキャリアアップなどで、当社に再び気軽に相談していただくためです。

LINE WORKS導入後、求職者とのコミュニケーションはどのように改善されましたか。

・CAと求職者のタイムリーな意思疎通が可能に

・ビジネスライクではないライトなやり取りがコミュニケーションを活性化

糸岡さん:

LINE WORKS導入により、電話やメールの代わりにトーク機能を利用するようになったことで、求職者とのコミュニケーション速度が飛躍的に向上しました。以前は、CAが送信した重要なメッセージに対して求職者からの返信がなく、「お送りしたメールはご覧いただけましたでしょうか？」といった確認の電話をしても、応答がないという状況が頻発していました。しかし、LINE WORKS導入後はそのような事態が大幅に減少し、業務生産性が向上しています。また、CAが面談中などで電話に出られない場合でも、求職者からトークで用件を伝えてもらうことで、手が空いた際に迅速に対応できるようになりました。

メールでのやり取りは形式的になりがちですが、トークであれば求職者も「最近少し悩んでいることがありまして…」といった相談をしやすく、お互いに本音でコミュニケーションを取ることができます。

当社では、企業経営者や採用担当者へのインタビューなど、転職に役立つ情報を発信するYouTubeチャンネルを運営しており、参考になりそうな動画のURLを「もしよろしければ、お時間のある時にご覧ください」と気軽に送ることも可能です。

採用面接を受けた求職者から「今、面接が終わりました」と報告があった際には、「少しお話できますか？」と電話をかけ、手応えを尋ねることも容易になりました。このような気軽にやり取りができるコミュニケーションを通じて、各CAは求職者に対してよりきめ細かなサポートを提供できるようになったと感じています。

求職者とのコミュニケーションが密になったことで、提供サービスの質はどのように向上しましたか。

・内定までのリードタイムが大幅に短縮

・きめ細かな転職支援により求職者の満足度が向上

糸岡さん:

最大の効果は、求職者が内定を得るまでの期間が大幅に短縮されたことです。以前は、メールや電話では新着の求人情報を迅速に伝えることが難しかったのですが、LINE WORKS導入後は、メッセージを送信して既読が確認できたらすぐに電話で応募を促すことができるようになりました。また、採用面接の希望日を伺い、日程調整をスムーズに行うことも可能です。

その結果、新たに公開された求人情報を即座に求職者へ伝え、すぐに応募者を企業に推薦する「募集開始当日に提案から企業推薦まで」という流れも実現しました。このような取り組みを積み上げた結果、一般的に、企業が求人を出してから内定に至るまでの期間は1ヶ月から1ヶ月半程度ですが、早いと1週間程度で内定に至るケースも出てきています。この迅速な対応は、求職者とのタイムラグのないコミュニケーションがあってこそ実現できるものです。

当社を利用して転職された方々からは、「痒い所に手が届くような細かなサポートを受けられた」「自分に合わせた適切なコミュニケーションを頻繁に取ってくれた」といった声を多数いただいています。これは、LINE WORKSを活用することで、面接対策や関連情報が以前よりも密に共有されるようになり、サポートの質と量がともに向上したことの表れだと考えています。

「CRMコネクト for LINE WORKS」を活用し、LINE WORKSとSalesforceの連携も図られたとのことですが、その目的についてお聞かせください。

・データベースから抽出した対象者に新着求人情報などを一斉送信

・求職者とのやり取りを可視化し、ハイパフォーマーのスキルを共有

・転職後のフォローアップも標準化してLTV（顧客生涯価値）の向上を図る

糸岡さん:

当社では、CRMツールであるSalesforceを導入し、求人情報と求職者のマッチングを行うためのデータベースとして活用しています。このSalesforceとLINE WORKSを連携させることで、転職支援サービスのさらなる質の向上が期待できると考えています。

LINE WORKSによって求職者とのコミュニケーションは活性化しましたが、それだけでは解決できない業務上の課題がいくつかありました。その一つが、企業から新たな求人情報が出た際、キャリアアドバイザー（CA）が適切な求職者をリサーチして紹介するまでに時間がかかることです。この課題を解決するため、Salesforceのデータベースから条件に合う求職者を抽出し、LINE WORKSから求人情報を一斉送信できる仕組みを構築することが有効だと考えました。

もう一つは、CAと求職者が1対1でつながるLINE WORKS上のやり取りが管理者に見えず、コミュニケーションの内容がブラックボックス化していることです。これでは、求職者を内定に導く件数が少ないCAのスキルを把握し、改善指導を行うことができません。Salesforceと連携すればトークの内容を可視化できるため、マネジメント層がハイパフォーマーのノウハウを組織全体に共有するのに役立ちます。

Salesforceや「CRMコネクト for LINE WORKS」の導入から日が浅いため、現在は本格的な活用に向けた準備段階として、過去に登録した求職者の名寄せ作業などを進めています。しかし、採用面接日の決定などSalesforce上でトリガーとなる特定の情報が更新されると、その企業の面接対策や押さえておくべきニュースなどの情報を求職者にLINE WORKSで送信する仕組みの構築も計画しています。これにより、CAの手間を軽減するとともに、情報提供の抜け漏れを防ぎ、業務を標準化できます。また、転職活動に役立つ情報はCAから送信される形となるため、求職者に「パーソナライズされた情報を提供された」という満足感を与えることも期待できます。

転職が決定した方の入社日がSalesforceに入力されれば、「もうすぐ入社ですね。頑張ってください。お知り合いで転職を考えている方がいらっしゃいましたら、ぜひご紹介ください」といったメッセージも送信できるようになります。このようなフォローを仕組み化することで、将来的なキャリアアップの際に再び当社をご利用いただく可能性を高め、LTV（顧客生涯価値）を高めることにもつながると考えています。

また、当社に会員登録された方にSalesforceのMAツールを使ってメールマガジンを送信していますが、開封されていないケースもあります。そこで、メールだけではなくLINEでの送信も併用することで、より高い訴求効果が得られるのではないかと検討しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えでしょうか。

糸岡さん:

LINE WORKSは、求職者とのコミュニケーションを支える当社のインフラとして完全に定着しましたので、今後も引き続き活用の高度化を図っていくつもりです。この業界では今後、AIが求職者と企業のマッチングを行うことが一般的になるかもしれませんが、一方で「CAが介在することによって、より良い転職が実現する」という価値も決して失われることはないと確信しています。

当社の存在意義はまさにそこにあります。したがって、システムに任せられる部分は任せる一方で、キャリアアドバイザー（CA）には「人にしかできない親身なサポート」に注力してほしいと考えています。そのためには、いわゆる「人間力」を磨く必要があるかもしれませんが、デジタルの力を活用することも重要です。例えば、LINE WORKSに蓄積されたコミュニケーションデータをAIで分析し、ハイパフォーマーのCAによる求職者とのやり取りから得られたナレッジを抽出し、共有するといったことも検討していきたいと考えています。

【お話を伺った方】

糸岡 樹慧さん

大手教育企業グループを経てファンオブライフに入社し、人材紹介事業の立ち上げ・拡大を推進。2022年6月、代表取締役に就任。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年4月当時のものです。

【本事例のポイント】

• 求職者のLINEとつながることによりリモート支援が可能に
• 面談に要していた移動時間を大幅に削減
• 自動応答設定により、求職者との距離感と職員のプライベートを確保

御社の事業内容をご紹介ください。

鶴岡さん  :

障害者就業・生活支援センターとは、全国各地の社会福祉法人などが国の行政機関である都道府県労働局から委託を受け運営している、障がい者のための支援機関です。就職を希望されるご本人との面談、ハローワークへの諸手続きのサポート、採用試験への面接同行、就職後の困りごとの相談、就職先の企業へのアフターフォローなど、就職活動中から就職後にいたるまで、ご本人が安定した生活を送れるよう支援しています。また、障がい者雇用を検討されている企業様へのアドバイスや利用できる制度のご案内なども担っております。なお、千葉県内には16か所の障害者就業・生活支援センターがあり、私たちは夷隅圏域（いすみ市・勝浦市・大多喜町・御宿町）を担当しております。

これまでどんな業務上の課題を抱えておられましたか。

鶴岡さん  :

障がいをお持ちの求職者への就労支援は、これまで主に電話やメールで相談を受けてから、面談を重ねて進めていました。電話では正確な状況が把握できなかったり、こちらが意図していることが正しく伝わらなかったりと、意思疎通を図ることがむずかしいことが多々ありました。面談においても、自家用車をお持ちでない方や、公共交通機関が近くになく、ご来所のお願いができない方もいらっしゃいます。その際は私たちから訪問しますが、担当地区の範囲が非常に広く、お顔を見て話せば5分とかからない内容でも、場所によっては車で片道2時間かけて行かなければなりません。1日に複数のアポイントがあるので、スタッフは1日の仕事の時間配分にかなり悩まされていました。

溝上さん  :

求職者がお持ちの障がいの種類や程度によっては、メールが使いこなせない方もいらっしゃいます。例えば知的な障がいをお持ちの方は、言葉を短い単語でしか理解できないので、こちらが長文を送ってしまうと余計に混乱させてしまう恐れがありました。SMSでは入力文字数に制限があり画像も送信できないので、伝えられる情報量が限られてしまいます。IT関連が苦手でスマホの通話アプリを使いこなせない方もいらっしゃるので、結局、直接会わなければやりとりが進まないということが多かったのです。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選択した理由をお聞かせください。

鶴岡さん  :

私たちにとって大きな決め手となったのは、LINE WORKSは求職者のLINEと直接つながりチャットができるという点でした。全く異なる新しいツールをご案内するよりも、障がいをお持ちの方が使い慣れているツールをそのまま活用できれば、ご本人への負担がかからずに済むと思いました。また、LINE WORKSとLINEを連携するときは特別な機材や複雑な手続きをする必要がないので、IT関連が苦手な方との間でもすぐにつながり、コミュニケーションをとることができます。新型コロナウイルスの感染対策として、当センターもリモートによる支援の導入も図っていかなければならない状況だったので、LINE WORKSはとても心強い連絡ツールとなると考えました。

障がい者の就職支援におけるLINE WORKSの活用シーンと導入効果をお聞かせください。

【トーク】一目でわかる情報伝達により移動時間が削減

【QRコード】名刺に印刷し、即時に連携

【おやすみモード】求職者との過度な連絡を控え、職員のプライベートに配慮

鶴岡さん  :

求職者とは、担当職員との1:1のトーク機能でやりとりをしています。例えば、「履歴書の書き方がわからない」というご相談に対しては、記入例が掲載されている資料の画像データやPDFファイルを送信し、「これを見ながら書いてみてください」とお伝えしています。電話では説明しづらい資料でも、画像なら一目でわかるのでお互いに安心しますね。
こういったLINE WORKSで行うわずか5分のやりとりで、今まで通話や移動にかけていた時間が格段に減りました。移動だけでも、1件あたり少なくても往復1時間はかかっていました。例えば3人の方とLINE WORKSでつながって、やりとりができれば、3時間の移動コストを削減することができます。

溝上さん  :

職員1人につき、多いときは1日当たり4～6件のアポイントがあります。時間が削減できた分、ほかの求職者との時間も確保できるようになったことはたいへんありがたいですね。

画像と文字のやりとりで意思疎通

鶴岡さん  :

求職者のLINEとつながる際には、職員の名刺に印刷されたLINE WORKS IDのQRコードを読み込んでいただくことで簡単に友だち登録ができます。遠方にお住まいの方や、長期的なサポートを要するときなど、求職者のケースに応じてご提案しております。

鶴岡さん  :

私たちは求職者と接するうえで、「文字として記録を残すこと」を心がけています。障がいの特性によっては、口頭での言葉より、文字に起こした言葉の方が理解しやすいからです。LINE WORKSのトークで、テキストや写真を送り合うことでスムーズに共通認識を持てるようになりました。今ではLINE WORKSが面談の役割を果たしています。
ご本人に対しても「これは記録として残ります」と必ずお話しています。第三者が見ている法的な記録ですと伝えることで、ご本人としてもプライベートのことをどこまで書いてよいかという良い線引きにもなりました。距離感が保たれ、対等な関係が築けています。

溝上さん  :

各自で設定した時間は通知をOFFにできる「おやすみモード」にも大変助けられています。今までは会社支給の携帯電話で業務にあたっていましたが、勤務時間外にも求職者からの着信やSMSの受信メールが届き、それらが気がかりでなかなか休まらない日もありました。求職者への心地よい支援を目指すためにも、自分自身のプライベートも大切にしたいものです。職員のプライベートにも配慮してくれる機能があるということが、私はとても嬉しいポイントでした。

職員どうしではLINE WORKSをどのように活用されていますか。

【グループ】入電情報等、外出先でもリアルタイムに情報共有

【カレンダー】メンバー全員と共有し、アナログから完全移行

溝上さん  :

基本的に職員は外出していることが多いので、必ず１名は電話受付として事務所に待機しています。障がい者雇用を推進されている企業やほかの就労支援施設、医療機関とも連携したり、担当地区の福祉課から求職者を紹介されたりすることもあるので、そういった関係機関からの問い合わせがあります。担当職員が不在で電話がつながらないことも多いので、その際にはトークグループへ「〇時〇分に、〇〇様から電話がありました」とすぐに共有しています。以前は職場に戻ってから回覧板を確認していましたが、トークグループなら即時に全員と共有できるので、外出先でもタイミングを逃さず折り返し等の対応ができるようになりました。

鶴岡さん  :

カレンダー機能も毎日のように活用しています。外出先でもリアルタイムで入力したり、自分やメンバーの予定を確認したりすることができるので、求職者や関係機関からの問い合わせにもすぐに答えることができています。今までは事務所のホワイトボードでスケジュール管理をしていましたが、カレンダー機能を使いはじめて2か月ほどでホワイトボードへの書き込みがなくなり、自然に完全移行できました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

鶴岡さん  :

私たちは当センターを利用された求職者が、就職されたあとも長く働いていけるようなサポートとして、同じ地域で在職されている障がい者の方々との交流会や、就労セミナーなども企画しています。その際に、アンケート機能を使って、求職者にどんなニーズがあるのかなど参考にしたいですね。今まで汲み取れきれなかった求職者の本音を、新たに発掘できるのではないかという希望が見えてきました。

溝上さん  :

求職者のそれぞれの個性を活かすなど、ご本人に向き合っていくには、地域の皆様とのコミュニケーションもとても大切です。私はLINE WORKSで外部の方とつながり・情報共有し、「社会で働きたいという障がい者」と「雇いたいという企業」の架け橋となれるようなサポートを目指していきたいです。

【お話を伺った方】

主任就業支援員

鶴岡裕太さん

就業支援員

溝上忍さん

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年12月当時のものです。

【資料公開】介護・福祉事業者向けLINE WORKS導入事例集

【イベント】実例を紹介！BCPに備えた連絡体制はこうつくる

本事例のポイント

• 業務連絡や情報共有手段が、メールだけでなくトーク・ホーム・Driveに分散され、より効率的に
• 社外秘を含む社内報をLINE WORKSで配布することで、紙配布を廃止・セキュリティも担保
• 複数の社内システムをLINE WORKSから操作できるようにし、業務処理がよりカンタン・スマートに

御社の事業と、皆さんの主な業務内容をご紹介ください。

山口さん :

当社は「日本の未来を担う人材を創出する総合人材プロデュース企業」として、教育事業、職業紹介事業、セールスプロモーション事業、文化教育・健康事業を行っています。中でも柱となるのは教育事業で、リーダー人材を育てる「しがく」を東京・大阪・福岡で展開。大学生向けのリーダーシップ基礎教育「NEXUS」も開講し、就活支援サービス「就活キャンパス プレスタ」には毎年約5,000名の学生が参加しています。私はITソリューション課に所属し、社内のシステム整備やウェブ制作などを管理しています。

 

斎藤さん :

私は新卒学生の就活を支援する職業紹介事業部で、主にクライアント企業のサポートを行っています。

 

田中さん :

社長室 広報課に所属する私は、会員やクライアント向けに発行する月刊会報誌の制作や社内外の広報関係の業務に携わっています。

LINE WORKS導入以前は、どのような課題がありましたか。

LINE WORKS選定の理由と、導入までの流れを教えてください。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

斎藤さん :

LINE WORKSはマルチデバイスで使えるので、いつどこにいても、受信したメールにスピーディに対応することができます。即応が必要なクライアントからのメールを休日に受信した場合も、自宅からすぐに返信できるようになりました。

 

当社のサポートを受けている学生様とは、教育事業や職業紹介事業など複数の部門の担当者が関わっています。LINE WORKS導入後は「選考進捗」のグループトークルームを作り、学生様が受けた就職試験の結果などに関する情報を担当者間で速やかに共有できるようになりました。

 

 

採用支援課では約35人の課員全員が、学生様との面談スケジュールなどを管理するためにカレンダーも活用しています。

 

田中さん :

LINE WORKS導入後、「全社お知らせ」、「総務掲示板」などのカテゴリーごとに、社内の情報をホームに掲載するようになりました。以前は毎月紙で発行していた社内報もホームに移行し、ペーパーレス化を実現しています。社外秘情報が含まれる社内報を紙で配布すると情報漏えいにつながるリスクがありますが、その心配もなくなりました。

会報誌の製作過程では多くの社員と頻繁に連絡を取る必要がありますが、トークを利用することでメールよりも素早く情報共有ができるようになりました。学生様や会員様が写っている写真を会報誌に掲載する際、担当者からご本人に掲載許可を得るよう依頼する作業などもスムーズになり、社内連携がしやすくなったことを感じています。

 

以前はメールで送受信できない大容量のデータはファイル転送サービスでやり取りしていましたが、Driveを使うことで在宅勤務のデザイナーとのデザインデータの共有もしやすくなりました。データをフォルダーごと保管できるので、写真を多用するパンフレット等を製作するのにも便利です。

 

 

山口さん :

以前は社員が思い思いのメーラーを利用しており、エラーが発生するたびにITソリューション課に問い合わせが寄せられ、PC更新時のメール移行をサポートする作業も大変でした。メーラーがLINE WORKSに統一されたことで、煩雑な作業から解放されています。

部署ごとにアンケートも積極的に活用しており、日程調整やヒアリングがしやすくなったという声を聞いています。

 

もともとメール環境を整備することが導入の主目的でしたが、LINE WORKSに備わった豊富な機能を多様な業務に幅広く活用しています。

LINE WORKSとのAPI連携によるBot活用にも力を注がれているそうですね。

山口さん :

既存の社内システムと組み合わせて業務効率化を図るためのBotを積極的に開発しています。

 

 

その1つが、自社開発の勤怠管理システムと連携させての「勤怠Bot」です。勤怠管理システムにログインすることなく出退勤時刻を入力できる仕組みを構築することで、直帰した社員が後から退勤時刻をシステムに入力するのをうっかり忘れてしまうことを防止。総務部による出退勤時刻の確認業務が軽減されました。

会員様からWebでセミナーの参加予約やキャンセル、契約プラン変更などの申し入れがあると、以前はその情報が関係する担当者にメールで送信されていましたが、「会員情報Bot」を構築し、情報が配信されるようなりました。日々大量に受信するメールに埋もれることなく、担当者が確実に情報を共有するのに役立っています。

社員のITリテラシー向上を図るため、「セキュリティミニテストBot」も運用しています。毎月BotでITセキュリティに関するテストを配信し、全問に回答すると正答と解説が表示される仕組みです。回答率を集計できるので、未回答者に回答実施を促すことも可能です。

セキュリティミニテストBot受験画面：いつでもどこでも片手で受験が可能

セキュリティミニテストBot受験状況画面：管理者もスマホで集計確認が可能

また、当社では弁当店に社員の昼食を注文していますが、毎朝その希望を集計する「弁当予約Bot」も開発するなど、LINE WORKSとBotのAPI連携をさまざまなシーンで役立てています。

当日だけでなく一ヶ月先まで一括予約が可能

 

このようにLINE WORKSを活用してさまざまな間接業務を省力化し、節約できた時間を本来の仕事にあてる工夫をした結果、業務生産性が向上していることを実感しています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

山口さん :

顧客管理システムをはじめ、社内には自社開発したシステムが多数あるので、今後もLINE WORKSとのAPI連携を積極的に進めることで、業務のさらなる効率化・省力化を追求していきたいと思います。

 

 

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2019年12月当時のものです。

 

【資料公開】教育業界向けLINE WORKS導入事例集

本事例のポイント

• 情報共有をメールからトークに置き換え、膨大だった社内メールが激減
• グループトークで意見出しをすることで、社内会議の頻度が軽減
• 転職希望者のLINEとつながって日中の隙間時間でやりとりが可能になり、転職までのリードタイムを短縮
• 即時に転職希望者と面接の調整がついたことで採用に至ったケースも

御社の事業と皆さんの業務内容をご紹介ください。

豊住さん :

当社は転職サイト『type』をはじめとする求人メディアの運営と人材紹介事業を行い、求職者様と求人企業様のベストマッチングをご提供しています。幅広い業界・業種をマーケットとしていますが、特に「IT・Web」や「女性」領域の採用支援に力を入れているのが特長です。私自身は人材を採用する企業様をサポートするクライアントサービス局を統括しています。

 

後藤さん :

私が局長を務めるキャリアアドバイザー局にはIT関連、営業、販売など職種別にセクションが設けられ、キャリアアドバイザーが転職を希望する求職者様をサポートしています。

 

江崎さん :

私はキャリアアドバイザー局で、女性の販売職や事務職、営業職の転職支援をするチームの課長を務めています。

導入前の課題と、LINE WORKS選定に至った経緯をお聞かせください。

豊住さん :

近年の転職希望者は、自身の市場価値を査定するために現職を続けながら複数のエージェントに登録し、より条件のよい会社があれば転職を検討するというケースが増加しています。そうした状況で成果を出すには、個々の転職希望者に的確なカウンセリングを提供し、最適な求人企業をご紹介する必要があります。しかし、それを担うキャリアアドバイザーとクライアント企業をサポートする営業担当者は、日々の業務で大量のメールをやり取りしており、その処理に追われて転職希望者や企業側へのフォローが遅れがちになるという課題がありました。

江崎さん :

キャリアアドバイザーは日によって500通ものメールを受信していることもありました。文頭に形式的な挨拶がいちいち添えられるメールは業務効率を妨げる大きな要因となることから、要件のみを端的に伝え合えるビジネスチャットの導入を検討するようになりました。

 

後藤さん :

いくつかのチャットツールを検討していたところ、多くの社員が使い慣れているLINEに似たインターフェースを持つLINE WORKSがタイミングよくリリースされました。メールをトークに置き換えることで社内コミュニケーションが効率化することに加え、LINE WORKにはLINEと接続する外部トーク連携機能があります。それまでの転職希望者との主な連絡手段は電話とメールでしたが、キャリアアドバイザーがLINEでやり取りできるようになればコミュニケーション速度が大幅にアップするはずです。その結果として、より質の高いサービスを提供できるようになることに期待して導入を決めました。

転職希望者のLINEとつながるようになったことは、どのような効果を生み出していますか。

江崎さん :

キャリアアドバイザーは1人あたり20～30名ほどの転職希望者を担当しており、当社で初回の面談を行う際にLINE WORKSのIDをご案内し、任意でLINEの「友だち」登録をしていただいています。多くの方が現職で日中の電話連絡は困難なため、それまでは大半の用件をメールでお伝えしていました。転職希望者がメールをチェックするのは帰宅後になるので、当社で返信メールを確認するのは翌日になることが多かったのですが、LINEなら少し手の空いたときにご覧いただき、すぐに返信をしてもらえますし、書類もお送りすることができます。また、お互いにスタンプを活用することで、よりテンポよく意思疎通ができるというメリットもあります。

 

当社に登録してから転職が決定するまでの日数が延びれば延びるほど、転職に対する意欲は低下していきます。そのため転職希望者といかに迅速なコミュニケーションを取れるかが問われますが、LINEでテンポよくコミュニケーションができるようになったことで、転職までのリードタイムが確実に短縮されていることを感じます。

後藤さん :

採用面接に際しては、企業と登録者の都合のよい日を擦り合わせる必要があります。以前はその日程調整にかなりの手間を要していましたが、LINE WORKS導入後は登録者様の希望日をスムーズに確認できるようになりました。企業側から「明日、最終面接を受けてくれる方を採用したい」という急な要望を出された際も、即座に登録者と連絡が取れたために採用に至ったケースもあります。

豊住さん :

転職希望者の心情や企業側の求人状況は刻々と変化するので、LINEとの間でタイムリーに連絡が取れることは非常に重要です。

江崎さん :

当社では登録者が転職された後も、新しいお勤め先に関する不満や不安をお聞きするなどのアフターフォローを行なっていますが、LINE WORKS導入後はそのやり取りもしやすくなりました。

LINE WORKSの活用で社内コミュニケーションはどう変化しましたか。

江崎さん

グループトークで意見を出し合うことで、社内会議の頻度が減りました。当社には時差出勤制があるため、朝礼に参加できない社員がいますが、朝礼で話し合われた内容をLINE WORKSで速やかに伝えられることもできます。また急な求人が発生した場合などに、セクションを超えて情報を共有するのにも役立っています。

 

後藤さん :

重要な連絡はメール、急用やちょっとした情報の伝達にはLINE WORKSを使うというルールが自然と定着し、以前のように膨大な量のメールの処理に追われることがなくなりました。

 

豊住さん :

LINE WORKSはまずキャリアアドバイザー局で導入され、その利便性を知った他の部署にも波及しました。現在は新卒採用支援、情報メディア、人事などの部署でも運用されており、部署ごとにさまざまなトークルームが作られて、社内コミュニケーションの活性化に貢献しています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させていくお考えですか。

本事例のポイント

• 出先社員からの問い合わせを、電話からトーク（チャット）へ
• 社員の予定をLINE WORKSカレンダーで見える化
• 安否確認に、アンケート機能を活用

全国の調剤薬局などに薬剤師を紹介・派遣する株式会社アプロ・ドットコム。女性社長が率いる同社は、2拠点で社員26名。ITツールやテレビ会議も積極的に取り入れ、厳しいコスト意識で業務効率化を推進しています。一方で、社員同士の連絡方法のアナログな慣習が課題だったそうです。LINE WORKSのカレンダーとトークによって、どのように業務効率が向上したのか、管理部の松本 佳之さんにお話を伺いました。

御社の事業概要と、松本さんの業務内容をご紹介ください。

松本さん :

当社は薬剤師専門の人材紹介・派遣を行う企業です。クライアントは調剤薬局やドラッグストア、病院などで、フルタイムの勤務だけではなく、急な欠勤をカバーしてほしいといったニーズへのスポット対応もしています。オフィスは東京と大阪にあり、この2拠点で北海道から沖縄まで全国をカバーし、月に400人ほどの薬剤師を紹介・派遣しています。

管理部のマネージャーである私は、派遣社員との契約業務や給与計算などの労務管理に加え、社内のITインフラ整備やシステムの運営・管理も兼任しています。

以前の課題と、LINE WORKS導入に至った経緯をお聞かせください。

松本さん :

当社の営業社員は派遣社員とクライアントの両方をサポートしており、契約内容や登録状況などの確認で、出先からオフィスへ頻繁に電話問い合わせをしてきます。電話を受けた社員は質問に対応したり、別の担当者に取り次いだりするため、その都度、業務の中断を強いられていました。また、メールは、社員間でもつい文頭に仰々しい挨拶文を付けることから、時間のロスが生じてしまいます。

 

そうした状況を改善するため、急用以外の用件をチャットでやり取りすることに決めてSkypeを導入し、その後、社員が使い慣れているLINEに切り替えたりしていたのですが、そもそも業務でのLINE使用はセキュリティリスク管理上の問題を感じていましたし、当社には解決すべきもう1つ別の課題がありました。

それは、東京に15名、大阪に11名いる社員のスケジュール管理を、それぞれのオフィスのホワイトボードで行っていたことです。
そして、社員同士がお互いの行動を把握するため、事務担当者がボードに記された各人のスケジュールをメールに転記して毎朝全員に送信していたのです。このアナログな作業は非効率的ですし、日中に生じた予定変更は共有できていませんでした。

 

そこでスケジューラの導入を検討し、チャットとカレンダーの機能を併せ持つLINE WORKSに注目したのです。スケジューラだけならGoogleカレンダーなどのサービスもありますが、使う社員も、管理する我々もなるべく１つのツールにまとまった方が効率的ですし、LINEと比較してセキュリティ面が大幅に向上することにも魅力を感じ、全社員への導入を決めました。

トークの活用シーンとその効果についてお聞かせください。

松本さん :

会社支給のスマホとPCで利用を開始したところ、LINEと操作性が似ていることもあり、すぐに定着しました。トークは外出先の社員からの問い合わせ対応だけではなく、ブレインストーミングのようなやり取りにも使われるようになり、LINE WORKSの導入以後、社内コミュニケーションが活性化していることを感じます。

 

当社には20代～60代までおりますので、LINEを使ったことがないメンバーもおりましたが、すぐに使い方を覚えトークもカレンダーもスムーズに活用しています。
また、これまで社長に送信するメッセージはかしこまった雰囲気になりがちでしたが、お気に入りのスタンプを使って簡潔なやり取りをするようになったので、社員と社長の距離感も縮まったように感じます。

社外のLINEユーザーやLINE WORKSユーザーとやりとりできる「外部トーク連携」については、当社に登録する薬剤師のうち、LINEでの連絡を希望する方に対して活用しています。
また、遠方にお住まいの登録希望者との面談を、外部トーク連携のビデオ通話で行ったこともあります。外部トーク連携は薬剤師の紹介・派遣先企業様とのコミュニケーション促進にもつながると思うので、今後は積極的な活用を検討するつもりです。

カレンダーの活用で、業務効率化はどのように進みましたか。

特定のスケジューラを全社で使うようになったのはLINE WORKSのカレンダーが初めてでしたが、ホワイトボードに書いていた内容をそのまま入力するだけなので、スムーズに進みました。
各自がマイカレンダーにその日の外出や来客の時刻・場所・目的などを入力し、必要に応じて他の社員のスケジュールを照会しています。急な予定変更も反映されるので、会議の日程調整も楽になり、お互いの行動をしっかり把握し合えるようになりました。

個々の社員の行動予定を可視化して共有

 

LINE WORKS導入以前の、ホワイドボードの内容を転記して全社員にメールで送信する作業には、1日10分ほど要していました。東京と大阪の2拠点で合計20分、月に20日として計算すると、月間約400分にもなります。カレンダーの活用によって、その無駄な業務を撤廃することができました。

全社員のスケジュールが可視化されたことで、会議の開催に先立って都合を確認し合う必要もなくなり、カレンダーを見て全員が空いている時間帯に迅速に日程を入れられるようになりました。カレンダーはテレビ会議システムや、各オフィスの会議室の設備予約にも利用しています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させていくお考えですか。

松本さん :

会社から社員への通達や告知などは、今後は掲示板のように投稿できる「ホーム」を利用し、トークと使い分けることで、社員がいつでも閲覧できるようにしたいと考えています。

現在整備を急いでいるのが、アンケート機能を活用した災害時などの安否確認体制の確立です。2018年6月に発生した大阪北部地震の際は、電話でもメールでも連絡を取れなかった一部の社員と、LINEでのみコミュニケーションが取れました。大型台風なども多く、いざというときの連絡体制の構築は急務です。当初はフリープランで運用していましたが、トークやカレンダーの活用による業務効率化が期待できるだけではなく、BCP対策として有効だったため、十分に費用対効果が高いという判断から有料のライトプランに切り替えました。

LINE WORKSは、社員数がそれほど多くない企業でも業務効率化に十分貢献しそうですね。

私たちには、「自動化できる業務は極力ITを利用することで、人は、人にしかできない業務をしよう」という考えがあります。そのためにRPAやMA（Marketing Automation）ツールを導入していましたが、その一方で社員間のコミュニケーションツールの活用に関しては立ち遅れていました。LINE WORKSを利用して実感したのは、電話やメールに頼ったこれまでの業務連絡やスケジュール共有の仕方が、いかに非効率的だったかということです。

 

一般に規模の小さい企業は業務効率化に費用をかけることを躊躇しがちですが、費用に見合うリターンやリスク対策が期待できるなら、中小企業こそ積極的なIT化に踏み切るべきではないでしょうか。

 

 

※掲載している内容、所属やお役職は2019年7月当時のものです。

日本ユニシスグループのICTインフラサービスを手掛けるユニアデックス株式会社様では、LINE WORKSの導入支援サービスを提供するとともに、LINE WORKSを自社導入しコミュニケーション活性化に役立てています。導入にあたっては、Active Directory連携（以下、AD連携）によりユーザー管理を一元化し、運用面での効率化を図っています。ユニアデックスの井上さん、石田さんにLINE WORKSを自社に導入した背景や活用方法について、日本ユニシスの鈴木さん、南さんにAD連携サービスについてお聞きしました。

事業内容と皆さんの業務内容を教えてください。

ユニアデックス 井上さん：

ユニアデックスは、システムの設計から構築、運用、保守までをワンストップで提供する会社です。私は情報システム部門に所属しており、日本ユニシスグループが社内で共通に使うICTサービスをサポートしています。

 

ユニアデックス 石田さん：

DXビジネス創生本部で、新規事業を創出する部門に所属しています。営業部門、SE部門、企画部門から集まったメンバーで、常に新しいビジネスを模索しています。

 

日本ユニシス 鈴木さん：

LINE WORKSのAD連携サービスの立ち上げから携わり、現在でも開発、運用、デリバリを担当しています。お客様にLINE WORKSの導入を提案するときには、営業担当者に同行してサービスを紹介しています。

 

日本ユニシス 南さん：

私も、鈴木とともに、開発当初からAD連携サービスの開発を担当し、現在、運用、デリバリ、提案を担当しています。

LINE WORKS導入以前に課題となっていたのはどのような点ですか。

LINE WORKSを導入した経緯や決め手を教えてください。

AD連携サービスについて、詳しく教えてください。

日本ユニシス 鈴木さん：

ユニアデックスが、商材としてLINE WORKSの提供を開始した直後から、どのような付加価値をつけるかを考え、AD連携サービスの開発をスタートさせました。企業ではさまざまなシステムが稼働しておりID管理されていますが、その多くでADが利用されているためニーズがあると考えたのです。

日本ユニシス 南さん：

LINE WORKSのID管理をADに集約することで、管理者側のメンテナンスが楽になります。例えば、日本ユニシスグループは、組織変更や人事異動が多いので、AD連携サービスがあれば、IDを移動するだけですべての権限の移行や変更が簡単にできます。AD連携ができなければ、退職や休職時のIDの削除・停止を手作業で行う必要があり、タイムリーな対応ができなかったり、変更を忘れたりといったミスが発生する危険性も生じます。さらに、ユーザーにとっても、複数のIDを管理する必要がなくシングルサインオンでサービスを利用できるメリットがあります。

LINE WORKS導入後、どのような変化がありましたか？

ユニアデックス 井上さん：

想定外の効果としては、聴覚障がいを持つ社員と、オフィス − 作業現場という離れた場所にいても、スムーズなコミュニケーションが可能になったことです。これまでは、電話で話ができないので、1人で現場の保守作業を担当させることが困難でしたが、LINE WORKSなら、文字によるメッセージはもちろん、作業現場から写真を送ってもらうことで、管理者がリアルタイムに状況把握や指示ができるので、聴覚障がいを持つ社員にも1人で現場を任せられるようになりました。チームとしての生産性の向上という面だけではなく、個人の活躍の場が広がり良かったです。

今後の展望を教えてください。

※掲載している内容、所属や役職は取材を実施した2018年9月現在のものです。

派遣ADを一人で30人担当。
連絡手段がバラバラで、伝わっているかどうかがわからなかった。

ADへのきめ細やかなケアに定評のあるウエスト様では、営業コーディネーターが各ADを月に最低でも１回は訪問し、業務連絡や、現場で困っていることは無いか等の相談を行っています。各テレビ局での勤務が基本となるため、社員は会社のメールアドレスを持っておらず、ビジネスチャット導入前は、日程の調整や業務連絡を個人に合わせてメールやSMS、LINEなどで行っていたそう。一人の営業コーディネーターが約30人のADを担当しているため、人によって連絡手段が異なる上、PCからのメールが携帯で受信拒否され届かなかったり、返事が無いので読んだかどうか分からないなど、連絡に手間や時間が取られ、とても煩雑な状況でした。

他社のビジネスチャットを導入するも、社内になかなか浸透せず

営業コーディネーターとADの連絡を効率化するため、ウエスト様では１年前に他社のビジネスチャットの導入を実施。結果、コミュニケーションの効率化に一定の効果はあったものの、使い方が難しいツールであったため、なかなか社内に浸透せず、使い始められないADも多い状況となっていました。また、既読確認の機能がなく、連絡が行き届いているかどうか分からないという状況は改善しませんでした。そこで、若い世代の多いADにも馴染みのあるLINEのような使いやすさとインターフェースで、既読確認機能のあるLINE WORKSを検討され、導入が決定されました。

他社からの乗り換えで、使い勝手の良さを実感

他社のビジネスチャットからLINE WORKSに切り替えたことで、メンバーの登録やグループチャットがより簡単にできるようになり、これまで使い始められなかった社員や、今までLINEしか使っていなかった新入社員でも特別な教育や説明なしで導入が進んだというウエスト様。中でも、一度に多くの社員を相手にコミュニケーションを取る必要のある営業コーディネーターの嶋崎さんにとっては、「既読確認」の機能を便利に感じていらっしゃいます。送ってすぐに既読がつくと、今空いてそうだから電話してもいいな、なかなか既読がつかないと忙しそうだからもうちょっと待とう、など相手の状況に合わせたコミュニケーションができるようになったそうです。また、グループトークで既読メンバーの数だけでなく、誰が読んだのか分かるのもLINE以上に便利だと感じています。

社内の連絡だけをLINE WORKSで分けて見られるようになった

テレビ番組制作現場で働くAD社員の小野瀬さんにとっては、他の番組制作スタッフやディレクターなどとのやりとりも発生するため、LINEや携帯メールなどで常にいろいろな連絡が飛び交っている状況でした。社内との連絡手段がLINE WORKSに統一されたことで、社内からのメッセージだけを他と分けて見ることができるようになり、見落としが減ってタイムリーに反応できるようになったそうです。

ホームの掲示板に営業日報を共有

ウエスト様では、トークをコミュニケーションに利用するだけでなく、LINE WORKSの「ホーム」機能を利用して営業日報を共有されていらっしゃいます。営業コーディネーターの日々の活動記録をすぐにホームに投稿し、コメントのやりとりを行うことで、本部との営業活動の共有やフィードバックなどを行っています。ホームの投稿にも既読確認機能があるため、より活発なコミュニケーションができるようになりました。

LINE WORKS 導入により、距離感が縮まり、会っていないときでも状況が見えやすくなった

時としてストレスの多い過酷な状況になるというテレビ制作の現場では、いかにAD社員の悩みや人間関係を把握し、早期に改善できるかが重要になってきます。ウエスト様では、営業コーディネーターが月に１回は必ずAD社員に会いに行き、話を聞くことで状況を把握しています。たとえば、担当番組が変わる、担当曜日が変わるなどで、人間関係にまつわる悩みを抱えることもありますが、以前は会いに行って聞き出さないと分からなかったとのことです。LINE WORKSを導入して大きく変わった点は、ADとの距離が近くなり、会っていないときでもLINE WORKSを通じて本人や周りのADから、職場での人間関係や悩みなどが伝わりやすくなった点だと営業コーディネーターの嶋崎さんは感じていらっしゃいます。AD社員の小野瀬さんにとっては、LINEのスタンプなどを活用した、よりカジュアルなコミュニケーションが取れるようになったため、営業コーディネーターに連絡がとりやすくなり、会わないときでも気軽に相談ができるようになりました。LINE WORKSを業務連絡用のツールとしてだけでなく、気持ちを伝えられるコミュニケーションに活用することで、より細やかなケアを行うことができるようになったということです。

※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。