本事例のポイント

• 連絡手段を電話からトークに置き換えコミュニケーション速度を向上
• 日払いアルバイトの受付状況をノート機能でタイムリーに共有
• 会社からの通知・通達を掲示板で迅速に全体周知
• 『freee人事労務』との連携でトーク画面から出退勤打刻が可能に

御社の事業内容をご紹介ください。

野村さん :

当社は関東近郊の委託先倉庫内に16箇所の事業所を有しています。倉庫や配送センターなどにおける物流業務を受託し、貨物の管理・選別・仕分け・検品・積み込みなどを代行しています。例えば豊洲市場では荷扱いだけではなく、仲卸会社から鮮魚の加工といった専門的な作業も含めて請け負うなど、お客さまのニーズに応じて多様な物流サービスを総合的にご提供できるのが特長です。

山中さん :

常時60名ほどの月払いアルバイトスタッフ、50名ほどの日払いアルバイトスタッフを運用しています。業務受託先のその日の作業内容に応じて、臨機応変に人員を配置できるのも当社の強みです。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

野村さん :

当社の事業所には共用のPCを配置していますが、社用のメールアドレスは原則として本社の事務職員と事業所の現場長にしか付与していないので、外で働く社員と本社間の連絡は主に電話で行われていました。アルバイトスタッフの手配をする事務所には、「翌日の作業に何名のアルバイトを派遣してほしい」という要望が毎日各事業所から電話で伝えられます。それ以外にもさまざまな用件の連絡がひっきりなしにあるので、電話対応にかなりの時間を割かなければならないのが事務所の悩みでした。

多くの情報が紙で共有されるために業務全般が非効率的で、その最たるものがアルバイトの受付管理でした。当社は求人メディアを通じて日払いアルバイトをほぼ毎日募集しており、電話を受けた人が応募者の氏名を紙の名簿に記入することで、何人のアルバイトを受け付けたかを事務所のスタッフ全員が把握できるようにしていました。しかし、業務を受託する委託先倉庫の数が増えてきて、募集するアルバイトの人数も増えるにつれ、受付状況を紙の名簿で共有することに煩わしさを覚えるようになってきました。

山中さん :

社員の勤怠管理はタイムカードで行っていましたが、事業所で働く社員は基本的に本社に寄らずに直行・直帰します。そのため、経理も担当する総務部には勤怠報告書が毎日各事業所からメールで送信され、それを集計して給与計算をすることが非常に煩雑でした。また、残業や有給休暇の取得などには紙の申請書を提出して承認を受けることが必須で、書類を作成する社員にとっても、それを受理して処理する総務部にとっても手間がかかり、業務負荷となっていました。

名幸（なこう）さん :

勤務シフト表や本社からの連絡事項などは、いちいち紙に出力したものを掲示して共有しなければならないなど、情報共有がデジタル化されていないことに対しては事業所側でも以前から不便さを感じていました。

野村さん :

そうしたことから、紙文化から脱却して社内コミュニケーションを円滑にすることを検討するようになったのです。

課題解決の手段としてLINE WORKSを導入された理由を教えてください。

野村さん :

まずは無料版のビジネスチャットアプリをいくつか試してみたのですが、使い方が複雑で簡単に定着するとは思えませんでした。そこで注目したのが、LINEのUIを踏襲したLINE WORKSです。フリープランを試したところすぐに使いやすさを実感でき、これならチャットツールを使い慣れていない社員でもすぐに使いこなせるようになるだろうと期待されました。

山中さん :

既読機能があるのが便利で、さらにトークだけではなく掲示板機能で情報を周知できるのもLINE WORKSの魅力でした。

LINE WORKSによって社内のコミュニケーションはどう改善されましたか。

【グループ】電話のように相手の業務を中断させることなく情報を確実に伝達

【ノート】刻々と更新されるアルバイトの受付状況をタイムリーに確認

【掲示板】全社員やグループ単位で重要な通達を速やかに共有

野村さん :

組織図に沿ったグループと各事業所のグループのほか、必要に応じて各種グループを作成することで、基本的な連絡手段が電話からLINE WORKSのトークに自然と置き換わりました。その結果、社員間の意思疎通が飛躍的に速くなっただけでなく、電話対応が減ったことで事務所の業務負荷も大きく軽減しています。

山中さん :

日払いアルバイトの応募受付は、紙の管理からノート機能を活用した管理に切り換えました。これまで、応募の電話を受けた人が、応募者の当社でのアルバイト経験の有無・性別・氏名・年齢を紙の名簿に記入していました。しかしそれでは、ほかの電話で応募を受けた人は都度、紙の名簿を探さないと最新の受付状況を把握できませんでしたし、ほかの人が記入しているときは名簿を見ることもできませんでした。それらの情報をグループトークのノートのコメントに入力するようにしたことで、応募の電話を受付ける社員がいつでも最新の状況を確認できるようになりました。

毎日の募集条件と照らしながら、応募を受け付けたアルバイトスタッフの氏名や年齢などをノートのコメントに入力。50人ほどいる関係者が受付状況を遂次把握できるようにしている

名幸さん :

事業所でも勤務シフト表やその日の作業内容、本社からの連絡などをグループや掲示板で共有できるようになり、口頭や紙の掲示物と比べてぐんとスピーディに伝達されるようになったことを実感しています。

私が担当する川崎市の東扇島地区には2つの事業所があり、アルバイトスタッフの人員配置などに関してよく連絡を取り合いますが、その手段も電話からLINE WORKSに切り替わりました。電話は相手の業務を中断させがちですが、その心配がないトークならストレスを感じることなくメッセージを送れます。

各事業所は安全意識の向上に向け、本社からFAXで送られてきた事故やヒヤリ・ハットの事例報告書をファイリングして共有していましたが、その情報も今は掲示板にアップされるようになり、各社員が手元のスマホでいつでも簡単に閲覧することができます。事務所からの重要な通達も掲示板で確認できるようになり、あらゆる情報が速やかに周知されるようになりました。

神奈川県川崎市の現場で働くアルバイトスタッフの管理も円滑になったそうですね。

山中さん :

川崎市の2現場で働くアルバイトスタッフは、以前は東京都北区の本社に集合してもらってから会社の車で川崎まで送迎していました。稀に連絡ないまま欠勤されたりすることがあるので、出勤状況を本社で正確に把握するための措置でした。LINE WORKS導入後は、それぞれの現場の担当社員から当日に誰が集まったかをリアルタイムにトークで事務所に伝えられるようになったことで、アルバイトスタッフも直接、川崎駅に集合してもらえるようになりました。それにともない、本社から川崎市の現場へ車で送迎する必要もなくなり、当社にとってもアルバイトスタッフにとっても時間が効率化しました。

煩雑だった勤怠管理はどのように効率化されましたか。

・『freee人事労務』と連携してトーク画面で勤怠時刻を打刻

山中さん :

LINE WORKSの導入と併せて、勤怠管理システムの『freee人事労務』も導入しています。勤怠データと給与計算を紐づけることで、転記や二重登録などの手間をかけずに給与支払いまで完了する仕組みを構築しました。さらに紙の書類で行われていた残業や有給休暇の申請・承認や年末調整など多くの事務業務をデジタル化しました。

タイムカードで行っていた社員の出退勤打刻は、『freee人事労務』とLINE WORKSを連携させることで、LINE WORKSの「チャットで勤怠Bot」に出勤や退勤とトークを送るだけで打刻できるようにしました。勤怠の情報は『freee人事労務』で自動集計されるようになり、以前のように勤怠報告書を手作業で集計して給与計算をする煩わしさから解放されました。

野村さん :

打刻の漏れや重複などのエラーがあるとその社員に自動でトークに直接通知され、管理者を介することなく修正してもらえるようになったことでも、総務部に余計な手間がかからなくなりました。

名幸さん :

日常的に使い慣れているスマホのLINE WORKSから、勤怠打刻や会社へのさまざまな申請が手軽にできるようになったことは、事業所で働く社員にとっても業務の省力化に大きく貢献しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

野村さん :

私はオンライン授業が当たり前のコロナ禍で大学時代を送った世代なので、FAXなどの紙文化が残っていることを入社後に知って驚きました。紙には紙の良さもあると思いますが、電子帳簿保存法の施行など国もデジタル化に舵を切っており、そうした流れに対応できない事業者は取り残されてしまうのではないかという懸念があります。そうした中でLINE WORKSが導入されたことは、DXに向かう絶好の機会になるのではないかと思います。

山中さん :

導入してから日が浅く、まだ事務的な連絡にしか活用できていませんが、社員どうしがもっとフランクに意思疎通できるツールとして定着すれば、社内のコミュニケーションはもっと活性化するはずです。

【お話を伺った方】

野村 幸太郎さん

総務および経理業務に携わる。LINE WORKSの導入や『freee人事労務』との連携の担当者でもある。

山中 麻由さん

社会保険加入手続きなどの総務業務と、アルバイトの給与計算など経理業務を担当。

名幸 天佑さん

冷凍倉庫の入出庫作業や従業員の勤務シフト、安全対策などを管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年3月当時のものです。

本事例のポイント

• ハイウェイパイロット（運転士）への職種間の情報格差などが改善
• 対面と比べて発言のハードルが下がり、ハイウェイパイロットから自発的に意見が出るように
• 車両の不具合を整備士に画像や動画で共有。より短期間で適切な車両整備が可能に
• 健康への関心や意識を高める活動にも活用

御社の事業内容をご紹介ください。

糸井さん：

高速バス「WILLER EXPRESS」を運行している当社は、全国8カ所に営業所を展開、23路線417便を運行しています。安心・安全を最優先に捉え、乗務員の体調不調や居眠りによる事故を未然に防ぐために、積極的にIoT技術を活用しています。すべてのハイウェイパイロットは運行中に眠気検知機器を装着しており、運行管理者はハイウェイパイロットの疲労や眠気の予兆をリアルタイムに把握、必要に応じて遠隔から休憩の指示を出すこともあります。当然ながら、お客さまの快適さと便利さも私たちにとって非常に重要です。2006年から高速バス事業に参入して以来、お客様が座るシートについては自社開発にこだわり、快適な乗車体験を提供できるよう努めています。

LINE WORKS導入前はどのような課題を抱えていましたか。

糸井さん：

内勤者どうしはグループウェアを使用して情報を共有していますが、運行が主業務のハイウェイパイロットにはグループウェアのアカウントやパソコンを付与しておらず、主に紙や口頭で情報伝達を行っていました。しかしこの方法では、内勤者とハイウェイパイロットの間で情報伝達のタイミングに時差が生まれる、限られた情報しか伝達できないといった課題がありました。

一方で、管理者の手間やコストの観点から、グループウェアのアカウントを付与することは難しく、コンパクトかつ適切なツールを見つけることが求められていました。

森さん：

私が所長を務める長野営業所では、ハイウェイパイロットの勤務時間８時間のうち、営業所に滞在する時間は1時間程度しかありません。この短い時間に会社からの伝達事項をハイウェイパイロットへ伝えるために、紙の回覧板を使用していました。しかし回覧板は、流し読みされやすく見たいときに再び確認もできないため、情報が適切に伝わるかという観点では、十分ではなかったのが現実でした。

原田さん：

体調不良や居眠り等に起因する交通事故を防ぐためには、ハイウェイパイロットの健康管理が極めて重要です。私は保健師として、ハイウェイパイロットへ健康診断の案内や健康情報の発信を行っています。LINE WORKS導入前は、営業所の所長や健康担当者を介して紙ベースで情報提供を行っていましたが、ハイウェイパイロットに届いているのか、提供した情報が役に立っているのか知る手段がありませんでした。

数あるツールの中で、LINE WORKSを選定された理由は何でしょうか。

糸井さん：

使いやすさが最も重要なポイントです。新しいツールへの抵抗感を持つ人もいますが、この点に着目しLINEの使いやすさを踏襲したLINE WORKSを選定しました。

実際にLINE WORKSの利用は任意ですが、ガラケーを保有している一部のハイウェイパイロットを除いて、ほぼすべてのハイウェイパイロットがBYODでLINE WORKSを利用してもらえています。

LINE WORKSを運用するまでの経緯を教えてください。

森さん：

最初にLINE WORKSの活用プロジェクトを立ち上げました。まず運用モデルを構築するため、長野営業所内でトライアル運用を開始し、ハイウェイパイロットに対してグループトークを通じて規定変更やトラブル発生などの情報を発信。また、掲示板を利用してYouTubeに限定公開でアップした経路動画を共有するなど、さまざまな活用方法を試しました。

トライアルの結果、誰が既読なのかまで分かり、またハイウェイパイロットと内勤者の間で双方向のコミュニケーションが生まれるなど、LINE WORKSの活用メリットを十分に実感しました。この成果を受けて全国の営業所にLINE WORKSの導入を展開しました。

さらに、プロジェクトの一環としてLINE WORKSの運用マニュアルを作成し、導入の目的や具体的な使用例を会社全体に発信していきました。これにより、ハイウェイパイロットだけでなく内勤者にもLINE WORKSのメリットを理解してもらい、活用のモチベーション向上を促進しました。

LINE WORKSを活用したハイウェイパイロットとの情報共有について、具体的に教えてください。

糸井さん：

特に掲示板機能を積極的に活用しています。会社全体用と8つの営業所ごとの掲示板を設け、経路動画やWILLER GROUPの各種ニュースなどを投稿しています。

会社全体の各種ニュースに関しては、以前はハイウェイパイロットに十分に周知されていないことがありました。例えば、シフトの関係上、テレビ取材を対応したハイウェイパイロットに放送日が伝わったのが、放送の翌日だったという残念なこともありましたが、現在は即座に放送予定などを共有できるようになりました。タイムリーに情報を共有することで情報格差が解消され、ハイウェイパイロットと内勤者との間で円滑なコミュニケーションが実現されました。

経路に関しては、これまでもハイウェイパイロットには動画で展開をしていましたが、以前は営業所に滞在している時しか経路動画を確認することができませんでした。しかし、今ではスマホで見られるため、ハイウェイパイロットの都合に合わせて経路を再確認できるようになり、非常に便利だと感じているようです。

街中の降車場や迂回路などの経路を動画や地図で共有しスムーズな運行を実現している

原田さん：

これまでハイウェイパイロットに紙で閲覧してもらっていた健康に関する各種情報を、掲示板を通じて周知しています。具体的には、健康管理イベントの告知や身近な病気に関する知識などを共有しています。以前は紙ベースの情報提供しか手段がありませんでした。しかし今は、LINE WORKSという手段が加わり、既読の有無が分かるほか、発信する情報の性質に応じて発信手段を使い分けられるようになりました。

運行中に発生する渋滞状況の共有や車両トラブル発生時の連絡などにLINE WORKSを活用しているそうですね。

森さん：

運転中のハイウェイパイロットにはスマホの操作を禁じている一方で、バス停の乗り場や渋滞状況などの運行情報は無線機を通じてリアルタイムに運行管理者へ共有されています。この情報は運行管理者によって、LINE WORKSの掲示板やグループトークを通じてこれから運行するハイウェイパイロットにも伝えられています。これまで終業時にハイウェイパイロットから口頭で伝えられていた運行情報が、今ではLINE WORKS上で迅速に情報共有されています。

また、営業所別やプロジェクト別のグループを作成し、グループトークでも情報共有を図っています。例えば、運行中に車両の不具合が発生した場合は、不具合の様子が分かる写真や動画をハイウェイパイロットと整備士が入った車両故障グループにアップすることで、不具合の状況を視覚や音で確認できるようにしています。これまで口頭で伝えられていた内容を目と耳でも確認できようになったことで、整備士たちは迅速に修理が必要かどうかを判断し、より効率的な対処が可能になりました。

そのほか、最近ではハイウェイパイロットからの意見もLINE WORKS上で交換されるようになりました。対面では言いにくいことも、LINE WORKS上であれば声を上げるハードルが下がり、発信が苦手なハイウェイパイロットの意見も多く採り入れやすくなっています。

糸井さん：

当社は全国8か所に営業所を展開しており、ハイウェイパイロットは全国各地で昼夜問わず運転しています。そのため、緊急時に従業員の安否確認が迅速に行えるように、アンケート機能のテンプレートを活用しています。これまでにも、地震が発生した際に2回の安否確認を実施し、従業員の無事を迅速に確認することができました。

地震発生時の実際の安否確認の内容。選択式の回答にしたことで、従業員全体の安否状況がすぐに確認できた

LINE WORKS活用の今後の展望を教えてください。

糸井さん：

API連携を推進していきたいです。例えば、運行情報管理システムからシフトデータを抽出し、カレンダーにシフトを表示する方法を検討しています。これによって、現在の紙ベースのシフト表の印刷と配布の手間を減らすことができるでしょう。その他にも、アルコールチェッカーや地図アプリとの連携も視野に入れています。こうした連携が実現すると、管理者とハイウェイパイロット双方にとって手間を減らすことが可能になると考えています。

【お話を伺った方】

管理本部 人事労務企画チーム チーム長

糸井 貴行さん

採用や人事制度設計など人事業務に従事している。

管理本部 管理部 保健師

原田 リエさん

全従業員を対象に健康管理全般を担当している。

長野営業所 所長

森 健さん

長野営業所の責任者を務める。

本事例のポイント

• 電話やメールの連絡がLINE WORKSに置き換わり、コミュニケーションコストを大幅に削減
• 部門間のタイムリーな情報共有により、欠品ほぼゼロ、廃棄2割以上削減を実現
• 取引先と安全で迅速なやりとりが可能になり、対店舗売上約2割アップに貢献

御社の事業内容をご紹介ください。

河野さん：

当社は国内12カ所に生産拠点を持ち、豆苗やブロッコリー スーパースプラウトなど発芽野菜の施設野菜メーカーです。取り扱う発芽野菜は、栽培から1週間～10日ほどの短期間で出荷できるほか、植物工場内で生産されているため、野外で育てる野菜と比べて天候に左右されにくく、安定した価格で市場に供給できる点が特長です。加えて、全国規模で生産拠点・物流ルート・販売網を構築しているため、効率的かつ年間を通じて安定した供給体制を整えています。独自のマーケティング戦略と全国に張り巡らせた生産体制を活かして、高成分野菜の新しい市場の創出にも注力しています。

LINE WORKS導入前はどのような課題を抱えていましたか。

河野さん：

取引先のバイヤー様や市場の担当者様とのやり取りは、基本的に電話かメールを使用していました。弊社の営業担当者は外出も多いため、電話では行き違いが発生しやすく、メールではすぐに確認してもらいづらいなど、取引先とスピード感のあるやり取りができないことに、営業担当者として課題を感じていました。

西尾さん：

取引先とのコミュニケーションの遅延を解消するために、会社から貸与されたスマホに入れたLINEを使って取引先と連絡を取っていました。

河野さん：

しかし、LINEの業務利用は会社が公認しているものではありません。加えて、取引先の担当者様と当社従業員の間で、会社の管理が行き届かない属人的なやり取りが発生するリスクもあります。会社として、「LINEの業務利用に対する対策を打たなければならない」と考えていました。

内山さん：

私が所属する物流本部では調整役として、多いときには社内外の担当者から5分おきに1件の電話がかかってくるほど、頻繁にやりとりが発生していました。電話に対応している間は作業の手が止まってしまうため、業務効率は決して良くありません。また、電話による口語のコミュニケーションでは、どうしても受注量の聞き間違い・言い間違いも発生してしまいます。受注量を誤って把握し、少ない量を配送してしまった場合には、追加配送のコストも発生していました。

河野さん：

メールや電話をメインとした社内のコミュニケーションにおける最大の課題は、部門間での連携がスムーズに行えないために、「欠品」が度々発生していたことでした。

例えば、高速道路・幹線道路での通行止めや事故渋滞などの影響で、配送が遅れることが度々あります。こうした際に、欠品になるのか延着になるのか、1分1秒を争う状況において、電話での関連部門間の状況報告や共有は行き違いも多く、情報の取りまとめや取引先への報告に時間がかかっていました。結果として、「状況が分からないので欠品」と判断せざるを得ないことが度々ありました。そういった状況から、一斉に連絡がとれて、素早く情報集約ができる体制の構築が必要だと感じていました。

LINE WORKSを導入されるまでの経緯を教えてください。

河野さん：

LINEで取引先とやり取りをする状況が増えてきたことをきっかけに、会社としてオフィシャルなツール導入を検討し始めました。他のチャットツールも検討しましたが、取引先の担当者様が当たり前のように使っているLINEともつながれるLINE WORKSしかないと導入を決定しました。

最初は、営業と物流部門のメンバーでフリープランを使い始めました。フリープランではデータ容量に制限があるため、画像や動画のアップロードを控えるというルールを設けましたが、それではLINE WORKSの恩恵を最大限に享受することはできません。そこで、有償版の導入に向けて、経営陣にLINE WORKSのメリットを伝えました。LINE WORKSを活用したスムーズな情報共有によって欠品を回避できた事例を紹介しながら、「データ容量に余裕をもって写真や動画を送り合えることで、さらに欠品を減らせます」とアピールしました。結果として稟議は承認され、有償版の導入が実現しました。

LINE WORKSの活用によって社内・社外のコミュニケーションはどう変化しましたか。

【グループトーク】部門間の連絡がスムーズになり、欠品はほぼゼロに

内山さん：

社内のコミュニケーションは、目的に合わせてグループを作成し、タイムリーに情報を発信・共有しています。例えば、物流部門と生産部門が所属するグループでは、生産計画を共有しています。電話やメールでやり取りをしていた頃は、生産部門との連絡がなかなか取れず、連絡がついた頃には「すでに廃棄済みです」と生産部門から報告されることがありましたが、現在はグループトークで、物流部門からスムーズに生産部門へ生産計画を伝えられるようになったので、廃棄物が2割以上減少しています。

河野さん：

営業担当のグループでは、広域量販店の本部の方針など各支店の担当も知っておくべき細かい情報を共有しています。また、SNS運用部門のグループではYouTubeやTikTokの動画を企画、撮影、編集しており、動画のアイデアをノートで共有しながら意見を出し合い、内容のブラッシュアップを図っています。

河野さん：

社内のコミュニケーション体制が整備された結果、最大の課題であった欠品がほぼゼロになりました。現在は、大雪や大雨による配送遅延が発生した際でも、関連部門の所属するグループトークで、配送状況などの情報共有を迅速かつ一斉に行えるため、営業担当から取引先への状況報告もスピーディに対応できています。以前は、欠品と判断せざるをえなかった状況でも、LINE WORKS導入後、配送可能となることが増えました。取引先への配送品質の向上、さらには細かい欠品がなくなったことで、食品ロス削減にもつながっています。

道路状況や配送状況を部門間でタイムリーに共有し、取引先へもスピーディに報告

【外部トーク連携】バイヤーへ売り場状況をタイムリーに報告し拡販にも寄与

西尾さん：

社外のコミュニケーションは、外部トーク連携を活用して、取引先の担当者様のLINEとつながって連絡業務を効率化しています。例えば、売り場のレイアウトを決める役割も担っているバイヤー様に対して、私たち担当営業は「売り場の状況」を報告しています。以前は、パワーポイントで売り場状況の資料を作成し、メールで報告をしていたため、手間も時間もかかり、月1回程度しか報告できていませんでした。現在は、トークで、売り場の陳列状況を写真も使いながら、手間をかけずにリアルタイムに報告できています。テレビで当社の商品が取り上げられた際にも、「テレビの放映の影響でこれだけ売れています」とスピーディに共有できるので、バイヤー様に売れ行きが伸びていることをより実感してもらえ、リアルタイムでの販売促進にもつながっています。LINE WORKSとLINEで連絡がとれるようになったことで、電話やメールで連絡をしていた頃と比べて、商品の売り込みが容易になり、取引先によっては店舗向けの売上も約2割アップした事例もあります。

取引先の担当者のLINEとつながり、売り場・陳列状況など写真とトークで手軽な状況報告が可能に

他にはどのような機能を活用していますか。

【掲示板】商談の進め方など営業部門内のルールを掲示

【タスク】各クライアントの物流に関わる確認事項を管理

河野さん：

営業部門内のルール共有には、掲示板を活用しています。商談の進め方や各種取り決めなどの詳細を、掲示板で共有しています。特に新しい領域の事業については、各自が個別に動いてしまうと情報が把握しきれなくなる可能性があります。業務の交通整理をする意味でも、掲示板にルールを掲示し、営業担当者は営業前にすぐに見返せるようにしています。

西尾さん：

タスクも活用しています。具体的には、営業部門が新たな取引先様と取引する際に聞き取った、運賃や所定の場所までの配送時間などの情報をタスクにまとめ、それを物流部門に共有しています。電話やメールで共有していた頃と比較して、進捗も確認でき、業務の煩雑さが大幅に改善されました。

LINE WORKSの活用を今度どのように発展させていきたいですか。

河野さん：

受発注システムとのAPI連携を検討しています。現在は、市場の担当者様に弊社独自のWeb受注システムで発注してもらっていますが、LINEから発注できる方が市場の担当者様にとっても操作性が良いだろうと感じ、構築できないか、可能性を検討しています。

他にも、ドライバー様との連絡は、物流会社様を経由して電話で行われていますが、LINE WORKSで直接連絡を取れるようになれば、業務をよりスムーズに進められるのではないかと期待しています。物流の2024年問題がある中で、当社ではLINE WORKSを活用しながら業務の効率化を図り、物流会社様への負担を軽減することも重要だと考えています。

【お話を伺った方】

河野 尚之さん

営業部門および物流部門の責任者。

内山 喜夫さん

西日本・東日本の物流業務の管理を担当。

西尾 綾菜さん

主にバイヤーへの企画・提案のほか、物流部門と取引先とをつなぐ役割も担う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年4月当時のものです。

本事例のポイント

-幅広い年代が使いやすく奉行クラウドと連携できるLINE WORKSを選択

-写真やテキストで現場の状況を共有できるチャットツールを模索

-気象情報の共有や事故事例を全体に共有し安全意識を高める

-給与計算システムと連携して給与明細のリンクを自動通知

御社の事業内容をご紹介ください。

中岡さん :

当社は広島県を拠点に運送事業を行う宝和運輸株式会社と鋼材の加工・販売を手がける宝和鋼業株式会社、運送と港湾荷役業を行う福山海陸運輸株式会社、グループ内の資産管理などを担う信濃不動産株式会社の持株会社で、4社の経営管理と支援を行っています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

熊谷さん :

グループ全体の社員約190名のうち約120名が所属する宝和運輸には営業所が4ヶ所あります。各営業所と社外にいる乗務員の連絡手段は個人の携帯電話で、運転中は電話に出られないため急ぎの用件を伝えることが困難でした。また、業務中に事故やトラブルが発生した場合は営業所が速やかに対応しなければなりませんが、電話による会話では詳しい状況が把握できないことも少なくありませんでした。

宝和運輸の本社がある福山市には主要な得意先であるJFEグループの拠点があり、当社を含む多数の運送会社が出入りしています。JFEの構内ルールが変更されることがありますので、新しいルールを全乗務員に迅速・確実に周知するために電話以外のコミュニケーションツールを導入したいと考えていました。

ビジネスチャットの選定のポイントは何でしょうか。

來山さん :

乗務員にプライベートと仕事をきちんと分けてもらう必要もあったので、業務用のスマホを貸与し、営業所と乗務員が情報を円滑に共有できるビジネスチャットを運用することにしました。

中岡さん :

給与業務には給与計算システムの「給与奉行」を使っており、最近それをクラウド版に切り替えたので、ビジネスチャットを導入するならシステム連携を行い、毎月の給与明細が発行されたことを社員に自動的に通知したり、スマホから明細を照会できるようにしたいと思いました。以前は、本社で紙の給与明細書を印刷して、1通ずつ封入したものを各営業所の担当者が持ち帰って個々の乗務員に配付していたので、その作業がなくなるだけでもかなりの効率化になることが期待されました。

來山さん :

当社グループには何度も改修を重ねてきたレガシーシステムが多数稼動していることから、抜本的なDXを進めることを計画しています。宝和運輸へのコミュニケーションツール導入や業務のデジタル化を、グループ全体の改革の先駆けにしたいと考えました。

なぜLINE WORKSを選ばれたのですか。

來山さん :

宝和運輸の乗務員は20代～60代までと年齢層が幅広いので、世代を問わずに使いやすいツールであることが条件でした。その観点から、多くの社員がプライベートで利用しているLINEに基本操作が似たLINE WORKSに注目。また、奉行クラウドとも連携できることから導入を決めました。

中岡さん :

「業務用のLINE」と説明すれば、社員が抵抗感を抱かずに受け入れてくれるだろうと思われました。また、運用コストが手頃に感じられたことも選定の決め手となりました。

運用に先立ってどのような導入準備をされましたか。

來山さん :

LINE WORKSの導入後は、まず給与明細書が発行されたことを自動送信するために「給与明細電子化クラウド」とシステム連携させました。そして、社員を煩わせないようあらかじめLINE WORKSアプリをインストールしたスマホを支給。乗務員がスマホを紛失したり盗難されたりした場合の業務データ漏えいを防ぐため、管理者が遠隔操作で画面をロックしたりデータを初期化したりできるMDMも組み込むなどのセキュリティ対策を施しました。操作が簡単なのでLINE WORKSの導入教育は特にせず、簡易マニュアルを作成して配付しただけでスムーズに運用をスタートさせることができました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・まずは積極的にトークを送り、見るクセをつけることで運用が定着

・トラブル発生時は電話と併用し写真を共有し、より正確な状況把握

・熱中症や台風予報を全乗務員に周知して対策を喚起

來山さん :

導入後しばらくはLINE WORKSの活用を定着させる目的で、各営業所からトークで乗務員にメッセージをこまめに送り、既読にならない乗務員に電話して確認を促すことを繰り返しました。運用開始から半年ほど経つと乗務員が停車時にLINE WORKSをチェックする習慣がしっかり根づき、トークが長時間未読のままということはほとんどなくなりました。

熊谷さん :

その結果、乗務中の社員への連絡が確実に伝わるようになりました。配送中にトラブルが発生した場合は乗務員が営業所に電話連絡しますが、今は電話に加えてトラブルの様子を示す写真をトークで送信することもできるので、営業所の社員が詳しい状況を把握できます。

グループトークルームを活用することで、乗務員全体への情報周知も簡単にできるようになりました。年間をとおして荷積みなどの作業もする乗務員は、夏場は熱中症になるリスクがあるので、営業所は毎朝その日の予想最高気温をグループに発信し、台風が接近しているときなどは、気象情報にアクセスするURLリンクも送って注意を促しています。

熱中症の予防や安全運転を喚起するため、気温や気象に関する情報を全乗務員に発信

來山さん :

もともと社内には既存のグループウェアがあり、事務担当者どうしはメールで連絡を取り合っていましたが、LINE WORKS導入後は社内のやり取りの多くがトークに置き換わりました。メールのように定型的な挨拶文を入れることなくさっとメッセージを送れ、スタンプ1つで返信できるスピーディさがチャットのメリットです。

現在、会社のホームページをリニューアルしようとしているところですが、制作を依頼している協力会社の担当者のLINE と外部トーク連携でつながることで、より簡単にデータをやり取りできるようになりました。

LINE WORKSの掲示板やアンケートはどのように活用していますか。

熊谷さん :

これまでホワイトボードへの掲示や回覧していた会社からの通達・通知は、既読確認ができる掲示板機能で発信するようになりました。前述したJFEグループの拠点の構内ルール変更なども、掲示板を使えば全乗務員に一斉に知らせられます。運送会社への安全喚起のため、過去にあった重大な労災に関する資料が提供されたときも掲示板にアップ。既読にならない乗務員には営業所の管理者が閲覧を促し安全意識を高めています。

來山さん :

健康診断の胃カメラ検査の希望日を確認するのにアンケート機能を利用しました。各営業所の担当者が乗務員一人ひとりに個別に確かめる必要がなく業務負担の軽減につながったので、今後は社員の意向を確かめたり意見を収集したりするのに積極的に活用していきたいと思っています。

給与明細の電子化や共有はどんなかたちで実現しましたか。

熊谷さん :

LINE WORKSと奉行クラウドをAPI連携させ、毎月の給与計算が完了するとBotを通じて各社員のトークに通知され、スマホから給与明細書を照会できるようにしました。個々の社員に明細書を印刷して配布する手間の軽減や、ペーパーレス化の推進にも貢献してくれています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

來山さん :

運送業務を管理する基幹業務システムは、運行に関する分析データをメールで送信できる機能を備えています。いずれは基幹システムとLINE WORKSを連携させて乗務員にさまざまな運行データをトークで送信できるようにすることを検討中です。業務効率化を図ろうとしてツールの数を増やすとかえって混乱を招くので、情報共有の手段はできるだけLINE WORKSに集約していきたいと思っています。

中岡さん :

当社グループがこれから本腰を入れようとしているDXの推進に際して、LINE WORKSが大きな軸となってくれることに期待しています。

【お話を伺った方】

中岡 与幸さん

宝和ホールディングスの経営管理本部 部長と宝和運輸の取締役総務部長を兼務。

熊谷 隆善さん

宝和運輸の業務部長として購買、労務管理、監督官庁への対応などに携わる。

來山 雅一さん

宝和ホールディングスの経営管理本部でクループ会社のDX推進を主導。

*奉行APIコネクトサービス…奉行クラウドはLINE WORKSと自動連携でき、業務の自動化と生産性向上を促進します。「奉行Edge給与明細電子化クラウド」では、LINE WORKSのトークに給与明細書、保険料改定通知、源泉徴収票など配信を受信できます。

詳細はこちら https://www.obc.co.jp/bugyo-cloud/apiservice/lineworks

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年10月当時のものです。

地方都市の利便性を高めるべく、小型ジェット機で地域と地域をダイレクトに結ぶ株式会社フジドリームエアラインズ（通称：FDA）は、各地の空港に分散するスタッフ間の連絡を円滑にする目的でLINE WORKSを導入。客室乗務員、運航管理者、その他の部門のスタッフがフライトに関連する重要な情報を瞬時に共有できるようにして、運航の“安全性”と“定時性”を向上させました。また、客室乗務員どうしが業務改善に関する提案をし合ったり、観光地情報を共有したりすることで、お客様に提供するサービスの質も高めています。

本事例のポイント

• 各空港に分散するスタッフがスピーディに情報共有できる環境を構築
• 全従業員の連携を強化し安全運航への意識がより強固に
• 客室乗務員どうしの提案活動が活性化して接客サービスの質が向上
• 電話の取り次ぎが多いデスクワーカーの負担が軽減

FDAは「地域と地域を結ぶ交流の架け橋となる」を企業理念とする航空会社ですね。

清水さん :

リージョナル航空会社（航空交通需要の少ない小都市間の小型旅客機による航空運送）である当社は、2009年6月に開港した静岡空港で2009年7月から運航を開始しました。現在は、静岡空港、県営名古屋空港、神戸空港、福岡空港を主な拠点として、現在全国16都市に就航。定期便を1日最大23路線・90便運航*するほか、チャーター便事業も展開しています。

*2021年夏ダイヤでの実績

FDAにおけるコミュニケーションの重要性と、これまで抱えていた課題について教えて下さい。

清水さん :

航空会社は、運航部や客室乗員部など運航に関わる直接的な部門のみならず、間接部門も含めた社内のあらゆるセクションがかかわっています。また、多数の拠点に分散するスタッフが即座にタイムリーに情報を共有することが重要です。

しかし、従来の主な連絡手段は電話とメールでした。社内電話を受ける社員は多くの場合、担当者ではありませんので、取り次ぐために自身の業務を中断しなければなりませんし、離席している場合は伝言をメモしてデスクに置く手間がかかります。また、メールは定型的な挨拶文を添えるのが面倒ですし、スピーディなレスポンスも期待できません。社員どうしが即時コミュニケーションを図れるようにすることが、以前からの大きな業務課題となっていました。

若尾さん :

運航部門で運航管理業務に携わる私は、フライト前に航路の気象状況と照らして飛行計画を作成し、離陸後は刻々と変化する天候や運航状況を監視しながら飛行をサポートしています。LINE WORKSが導入される以前は、当社の路線のハブ機能を担う県営名古屋空港に勤務する私のもとに、多数の空港の航務スタッフから運航状況等に関する電話が集中していました。また、他の空港に伝えるべき重要な情報を入手したときは、私がその伝達役となるため、電話による連絡業務に追われがちになることがありました。

戎谷（えびすたに）さん :

当社の141名の客室乗務員は、業務改善のための意見交換や、お客様にご案内する就航地周辺の観光情報などを共有することになっています。共有手段がメールだったため、あまり活発なコミュニケーションが図れていませんでした。

清水さん :

業務の効率化のみならず、旅客運送事業において最も重要な“安全性”と“定時性”を高めるためにも、社員間の情報共有が迅速・確実に行われることが不可欠であることから、電話・メールに替わるコミュニケーションツールの導入を検討するようになりました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由と、運用開始までの経緯をお聞かせください。

清水さん :

複数のビジネスチャットツールを比較し、スマホでの操作性に優れるLINE WORKSに魅力を感じました。難しい操作や慣れるまでに時間がかかるツールは、導入しても使われませんし、迅速さを求めることもできないからです。

全社での運用に先立ち、LINE WORKSアプリのインストールやログインの仕方の簡単な説明資料を作成し、全社員にメールで周知しました。操作方法に関する資料は特に用意せず、不明点はLINE WORKSのサポートガイドで調べてもらうよう案内しただけですが、年齢の高い社員にも抵抗なく受け入れられ、社員から操作に関する問い合わせを受けたことはほとんどありません。このことは大半の社員がプライベートで利用しているLINEとUIが似ているLINE WORKSの使いやすさをよく物語っていると思います。

LINE WORKSによって間接部門のコミュニケーションはどのように変化しましたか。

清水さん :

デスクワークの多い間接部門における社内連絡の大半がトークで行われ、迅速・確実な伝達ができるようになりました。急ぎの用事で連絡したいときは、無料の音声通話を利用します。アドレス帳から個々の相手に直接かけられるので、かつて発生していた内線電話の取り次ぎによる業務中断が減り、さらに電話料金の縮減にもつながりました。

運航管理での活用や導入効果はいかがですか？

若尾さん :

トークによって他の空港やさまざまな部門とリアルタイムに情報をやり取りできるようになりました。業務効率化に特に大きく貢献しているのは、リアルタイムで発生したことを多くの関係者へ同時に伝えたいときに、担当者一人ひとりに電話をかけることなく、一斉に周知できるようになったことです。

例えば、当社の定期便が就航している鹿児島空港の近くには桜島があり、その噴火による噴煙は安全な飛行に支障をきたす恐れがあります。噴煙の高さや現地の風向きなどを鹿児島空港の航務スタッフから聞き、その内容を鹿児島へ向かう便の客室乗務員や他の関係者に伝える作業を電話で行っていました。LINE WORKSが導入されてからは、鹿児島空港のスタッフがトークグループに状況を送信するだけで、瞬時に関係者全員に共有されるようになりました。

また口頭のみの電話と異なり、画像や動画をトークと合わせて一斉に共有できることも確実な情報共有につながっています。気象情報に関するウェブサイトを見ながら特定エリアの天候予測を共有する際、確認してほしい部分のみをトリミング機能で切り取って共有するのもLINE WORKSは容易にできます。

連絡業務の負担が軽減したおかげで、自分の本来業務である「飛行の監視」により集中できるようになりました。

飛行中のパイロットは、激しく揺れた地点や航路上の注意すべき気象状況などを、専用のシステムを通じて運航管理者に報告してきます。LINE WORKS導入後は、そのPIREP（パイロットリポート）を整理して掲示板に投稿することで、その航路を飛行する別便の客室乗務員が乗務前に閲覧できる環境も構築しました。

客室乗務員の皆さんは掲示板の確認やノートの投稿を積極的に行っているようですね。

戎谷さん :

客室乗務員は運航前のブリーフィング時に必ずLINE WORKSの掲示板を閲覧します。事前に航路の情報を得ることでパイロットは気象条件の悪い場所に注意を払えますし、客室乗務員は揺れのない時間帯に機内サービスを提供したり、揺れが発生する前にお手洗いの利用をお客様にお勧めしたりすることができます。重要な情報をしっかり共有できることは、安全で快適な運航に直結しています。

また、客室乗務員どうしではグループ機能も活用しています。メールで行われていた意見や情報交換が、メールからLINE WORKSのトークやグループのノート機能に置き換わりました。各自が就航先で出会った食べ物や観光スポット、地域のイベントなどに関する情報を積極的に発信し合い、お客様へのご案内や機内アナウンスで活かしています。

結果として、より活発に意思疎通が行われるようになり、チームワークも強まりました。客室乗務員間の結束力が高まることも、安全な運航につながる要素の1つだと思います。

他の部門ではどのように活用されていますか。

清水さん：

整備機材を管理する部門では、各地域の空港に勤務する整備士どうしが、機材の取り扱いに関するノウハウなどを画像とともに簡単に伝え合えるようになりました。非定期のチャーター便を運航する場合は、その運航に携わる客室乗務員と整備士のリストや、宿泊先を記した手配表を共有するのにもトークを活用しています。

広報宣伝部では、各メディアに取り上げられた当社に関するニュース記事を掲示板にアップすることで、社員がモチベーションを高めるための手段としています。

また、CS推進室に置かれたSNS担当チームは、客室乗務員からトークで送信される機体や就航先の風景などの写真を取りまとめてSNSに投稿することで、航空ファンの方たちに喜んでいただいています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

清水さん :

航空会社には専門性の高い業務が多く、そのための多数の専用システムが整備されています。そのプラットフォームを統一し、連携機能を使ってLINE WORKSからデータを閲覧したりできるようにすれば、個々の社員が本来業務にさらに集中できる環境づくりや効率化を実現できるのではないかと思っています。

【お話を伺った方】

清水 雅人さん

総務業務全般を担当するほか、社内システムの運用管理や、社員間の親睦を深めるための活動にも携わる。

若尾 真由さん

地上運航従事者として飛行計画の作成や、飛行中の航空機の運航サポートを行っている。

戎谷 麻加さん

客室乗務員として、機内の保安業務や機内サービスの提供などを行う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年12月当時のものです。

本事例のポイント

• 社員間の活発な意思疎通を促し、働きやすい職場環境を醸成
• 個々のドライバーの運行状況を共有し合い、配送業務を効率化
• 速やかな業務連絡が取引先との信頼関係を強化
• 業績アップが社員の給与に還元され、採用にも貢献

御社の事業内容をご紹介ください。

向井さん :

アルバイトを含め約30名の従業員が在席し、22台のトラックを保有する当社は、近畿圏を軸に事業を展開する運送会社です。主な荷主は中央卸売市場や青果物の生産者、食品会社で、冷蔵・冷凍車で温度管理をしながらの食品運送がメインですが、それ以外にも多様なお客様からさまざまな品物の配送を請け負っています。

かつて卸売業に従事していた私は、配送ドライバーを、荷物を運搬するだけの存在として扱う運送会社が多いと感じていました。そのような業界を改革し、セールスドライバーとして成長してもらえるような運送会社を立ち上げようと決意し、2016年にトラック1台で運送会社を設立しました。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

向井さん :

「忍」の社名には、任務をしっかり遂行し、入手した情報を確実に持ち帰ることを旨とした忍者にならってほしいという願いを込めています。しかし、売上が拡大して社員が増えるにつれて、個々の社員を手厚くケアすることが難しくなりました。

1人でトラックに乗ることの多いドライバーは、他の社員と面と向かって意思疎通をする機会がなかなかありません。孤立していると自分だけが苦労をしているかのような錯覚に陥り、気持ちがマイナスになりがちです。そのような状況を改善するには、会社の一員として社員どうしが思いを伝え合えるようなコミュニケーションツールを活用することが不可欠だと考えました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選択した理由をお聞かせください。

向井さん :

まず活用したのは、どのドライバーも日常的に利用している個人LINEでした。各ドライバーの配送状況などを全社員で共有するとともに、社会人として必要な心構えなどを私が折に触れ全社員に発信。その取り組みは定着しつつあったのですが、個人LINEで業務に関する情報をやり取りすることは、コンプライアンスの観点から望ましくないと思い当たりました。そこで、個人LINEに替わるツールとして注目したのが、LINEに似た操作性を備えるLINE WORKSでした。人の出入りが激しい運送業界にあって、もし退職したとしても個人端末に業務情報が残らず、アカウントを会社で管理できる点にもメリットを感じて導入することを決めました。

LINE WORKSを社内のコミュニケーションツールとして定着させるために、どんな工夫をされましたか。

向井さん :

社内コミュニケーションの初歩として、自ら情報を発信することの重要性を教えました。配送完了時の報告といった会社に連絡すべき必須の情報に加え、業務現場で起きるありとあらゆる出来事や自分が感じたことを、悩まずそのまま発信するよう促しました。ドライバーからの情報発信は、配送業務の効率化に役立つだけではなく、社員どうしの仲間意識が培われて働きやすい空気が醸成されると思ったからです。

萩原さん :

テーマに沿った情報を発信できるよう、翌日の配車予定や出退勤の報告、配送状況の連絡といった業務関連の情報を共有するためのグループに加え、社長が社員教育につながるアドバイスをするグループ、自身の長所をアピールしたり、他者への感謝を述べたりするグループなど、多数のグループトークルームを作成しました。

向井さん :

配送業務で荷物の破損や誤配等が発生した場合、すぐに報告してくれれば荷主に謝罪するなどして問題が大きくならないうちに対処できるのですが、ドライバーによってはそのことを会社に伝えずに隠そうとする場合があります。失敗を責めたりはしないと約束したうえで、ミスを起こした際に速やかにその報告をするためのグループなども設けました。そうした取り組みを続けた結果、次第に多くの社員が情報を発信することの大切さを理解して、積極的にトークを活用してくれるようになりました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

 ・迅速な情報共有で業務の品質と生産性が上がって売上に貢献、給与にも還元

・各ドライバーの業務や予定がLINE WORKSに一元化され無駄なやりとりを排除

・お互いを思いやる社内コミュニケーションが良好な人間関係を構築

・就職内定者が業務内容や会社の雰囲気を把握する手段としても活用

向井さん :

LINE WORKS導入後は、ドライバーが到着見込み時刻を適宜知らせてくれるようになり、配送先や荷主にその情報を伝えられるようになりました。また、ドライバーたちが自ら道路の混雑状況をタイムリーに共有できるようになったことは、配送の迅速化に寄与しています。

荷物を配送した際にドライバーが受け取った受領書は、事務所から荷主にメールやFAXで送ります。以前はドライバーが帰社してから事務担当者がコピーするなどして送信していましたが、LINE WORKS導入後は、ドライバーが配送先で受領書を撮った写真をグループトークに送り、直ちに事務担当者が荷主にメールもしくはFAXで送るフローを確立しました。そのスピーディさは荷主から信頼を得る要因となっています。

日々の運行スケジュールは配車担当者が作成しますが、配車情報をLINE WORKSで共有するようになってからは、ドライバーどうしが自発的にトークで打ち合わせをし、乗務するトラックを途中でドライバーチェンジすることが可能になりました。より効率的な配送が実現することで利益率を高め、通常の1.2〜1.5倍の売上につながっています。

創業して7年経ちましたが、LINE WORKSによる社内コミュニケーションの改善で、サービス品質が飛躍的に向上し、「忍さん、給与高いね」と言われるまでに成長しました。

萩原さん :

重要な業務情報を必要とする人に確実かつ迅速に伝わり、誰に情報が伝わったかを既読機能で把握できるのも便利です。またカレンダー機能によって、来社や会議、車検、個々の社員の休日などを全社員が共有できているので、人に聞いて回るような無駄がなくなりました。今では「LINE WORKSの中に会社がある」といった感じで、なくてはならないコミュニケーションツールです。

また、運転中に体調を崩したドライバーがいると、手の空いている別のドライバーがサポートを申し出るなど、離れている仲間を気遣い、お互いをフォローし合うという発想が、以前と比べて明らかに見られるようになりました。

また、ドライバーどうしが顔を合わせることが少ないなか、例えば「配送先の近くでこんなランチを食べた」といったカジュアルな情報も共有するようになり、お互いの距離感が縮まって社内に一体感が醸成されてきたことを感じます。食べ物や景色といった写真は、会社のSNSに投稿して企業PRにも活用させてもらっています。

最近はSNSを通じて御社に興味を持つドライバーの方もおられるそうですね。

向井さん :

当社ではLINE WORKSの社内活用をSNSで紹介しています。そうした取り組みに共感して入社してくれる人には、内定段階でLINE WORKSのアカウントを配付しています。普段顔を合わさないドライバーが多い当社にとってはLINE WORKSの中が職場のようなものですので、あらかじめ会社の雰囲気がつかめると思っています。

最近入社した若手社員は、前職で大手運送会社の協力会社のドライバーとして勤務していたようですが、他の社員とのコミュニケーションがまったくなく、お互いが社員であることさえ知らないような職場環境にストレスを感じていたのが転職動機でした。当社のSNSを見てくれて、LINE WORKSで社員どうしが活発に意思疎通をしているところに魅力を感じてくれたようです。同じ配送でも、命じられた業務を1人で黙々とこなすだけだったのが、当社では常にトークを通じたコミュニケーションがあり、先輩や同僚からさまざまなアドバイスをもらうことができます。その中で、ただ荷物を運ぶだけではなく、お客様とのやり取りやチームワークによる効率改善を自分たちで考え高めることで、仕事に対する張り合いを感じてくれています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

向井さん :

規模の小さい運送会社では、コミュニケーションの重要性がまだ十分に認識されていないようですが、業界・業種・事業規模を問わず、今の時代にはスピーディな情報共有ができなければビジネスは成り立ちません。古い体質が残る運送業界に新風を吹き込み、働きやすい環境を整備するためにも、引き続きLINE WORKSでコミュニケーションを促進していくつもりです。

【お話を伺った方】

向井 大介さん

2016年に株式会社忍を創業した代表取締役。

萩原 雅美さん

経理、営業補佐、広報などを担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年8月当時のものです。

【資料公開】運輸・倉庫業界向けLINE WORKS導入事例集

【本事例のポイント】

• 従業員のIT化への不安を払拭し、他ITツール導入を促進
• 紙で行っていた報連相がデジタル化
• リアルタイムでの情報共有でサービスとPRの質が向上

御社の事業内容をご紹介ください。

– 古竹さん :

当社は千葉県夷隅郡大多喜町に本社を置き、千葉県の中央を走る第三セクター方式の鉄道会社です。いすみ鉄道は千葉県いすみ市の大原駅から、千葉県夷隅郡大多喜町の上総中野駅までを結ぶ路線であり、沿線に咲く菜の花や桜の名所としても知られています。住民の人口減少により乗客が減少する中、集客にも力を入れるため観光業も展開しております。車内で本格イタリアンコースが楽しめる「レストラン列車」や、台湾集集線との姉妹提携７周年記念として本場の台湾ランタンを車内に装飾した列車を定期運行させるイベントなど、さまざまな企画を開催しています。私は代表取締役として事業全体をマネージメントしています。

– 佐々木さん :

私は経営戦略室室長であり、社長直下の部署として運輸部と総務部を取りまとめております。

– 齋藤さん :

私はトータルディレクターと営業課長を兼務し、主にイベントの企画、商品開発などを担当しています。

– 玉尾さん :

私は地域への移住定住の促進と地元企業の活性化を目的にいすみ市が公募していた「地域おこし協力隊」のスタッフとして、いすみ鉄道のイベントの企画運営やSNSの管理などを担当しています。

これまでどんな業務上の課題を抱えておられましたか。

– 佐々木さん :

会議の議事録やイベントについての連絡事項など、業務に関する報連相はすべて紙に印刷し、従業員どうしで回覧していました。手渡しの回覧板なので途中で紛失したり、全員に行き渡らないうちに締切を迎えてしまったりすることが多発していました。デスクには常に大量の紙が積みあがっている状態で、確認したい資料があっても欲しいときにすぐに見つからず、探し出す時間が惜しくなるほどでした。

従業員それぞれがこうした課題を感じつつも、平均年齢が55歳と年齢層が高い職場なので、デジタル化への切り替えに不安を抱える従業員も多く、どのようなビジネスチャットを導入すべきかの見当がつかない状態でなかなかIT化へ踏み切れませんでした。

– 齋藤さん :

私が入社して間もない頃、急いで伝えたいことがあって作成した回覧板が、私の元に戻ってくるまでに1か月ほどかかったことがあり衝撃を受けました。イベントや商品を企画する立場として迅速な伝達は重要です。イベント開催の告知をしたくても、短期間のイベントであれば回覧板が届くころにはもう終わっているという可能性すらあります。この状況をどうすれば打開できるのか日々悩んでいました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選択した理由をお聞かせください。

– 佐々木さん :

アナログな社内の業務をIT化するにあたって、従業員にどのようにアプローチしていくか検討していた当社にとって、LINEと似ているLINE WORKSの操作性は大きな決め手となりました。8割以上の従業員がプライベートでLINEを使っていたので、LINE WORKSなら抵抗なく使えるだろうと思ったんです。情報共有をデジタル上で処理することで、効率的な資料の管理と印刷費の削減が同時にかなうという期待も大きかったです。

IT化に不安を抱える従業員には、LINE WORKSの導入にあたりどのようなサポートをされましたか。

– 佐々木さん :

私がファシリテーターとなり、20名ほどいる年配の従業員向けにLINE WORKSの社内講習を開きました。1人1人がしっかりと理解できるように3～5名の少人数にグループ分けをし、数回にわたって開講しました。受講者が「難しい」と感じないよう、社内のタブレットへのインストールとアカウントの作成は私たちが手配し、トーク機能のメッセージやスタンプの送信など簡単なものから実習形式で行いました。次第に皆「LINEと似ているね」と身近に感じはじめ、操作を楽しんでくれましたね。

講習では操作の実習に加えて、独自のプレゼン資料を用意しました。回覧板での報連相をLINE WORKSのトークに置き換えることによって、将来的には月間およそ45％の印刷費用が削減できることを伝えました。直感的でわかりやすい操作性であるLINE WORKSの導入によりこれだけ多くの経費が節約できることは、デジタル化への切り替えに不安を抱えていた従業員の抵抗感を払拭することができました。

講習で佐々木さんが使用したプレゼン資料（2020年10月当時）

LINE WORKSの活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・【グループ】情報管理・ペーパーレス化の実現と作業効率がアップ
・【グループ】ファンや利用者からの問い合わせに対する顧客対応力を底上げ
・【フォルダ】SNSに投稿する写真の選定に活用、投稿の質を高めフォロワー数を拡大

– 佐々木さん :

まずは情報管理がしやすくなるように、部署ごとのトークグループを作成しました。幹部グループでは会議の議事録などを共有し、営業企画のグループでは新商品などの企画やPR戦略会議の場として活用しています。全従業員が加入しているグループでは、メディアに紹介された情報や悪天候による運行への影響など、運営に関わる情報をリアルタイムに共有できるようになりました。LINE WORKSの導入後は、日々の報連相をすべてトーク機能で完結しています。これによりペーパーレス化が実現し、資料の管理や情報の振り返りがしやすくなりました。

– 古竹さん :

LINE WORKSの導入前までは、お互いが今どんな業務をしているかが見えず、自分が関わる業務以外のことに関心を寄せることが難しい状態でした。しかし今では従業員どうしが、お互いの業務内容を把握しやすくなり、年代問わず一人ひとりの業務に取り組む意識がより高くなっているのを感じています。

大切な情報共有はすべてグループで行い、ペーパーレス化を実現

– 齋藤さん :

全員が閲覧を完了するまで何日もかかっていた回覧板が、リアルタイムに共有できるようになりました。これにより、いすみ鉄道の名物である菜の花や桜の開花情報を、全従業員が常に把握できるようになったことは革命的でした。運転士が日々、花の様子をグループトークに報告することで、「今年の見ごろはいつですか？」というお客様からのお問い合わせに、窓口の従業員も正確に答えられるようになりました。毎年、写真愛好家や鉄道ファンの方が開花を待ちわびているので、運転士からのフレッシュな情報は大切です。誰が聞かれても同じ対応ができるようになり、観光地としてのサービス向上につながりました。

運転士からほかの従業員へ、いすみ鉄道名物の開花状況をリアルタイムで共有。スムーズな観光案内の対応が可能に

– 玉尾さん :

現在いすみ鉄道は自社のSNSにて最新情報の更新をしているのですが、どうすればより多くの方に魅力を伝えられるのか相談の場を設けるために、SNS管理チーム用のトークグループを作成しました。SNSへの投稿は写真が要です。PR用に撮影したイベントや花の写真データをフォルダへ格納すれば、各メンバーはいつでも手元で確認できるので、写真を選別するための意見交換が活発になりました。また、SNSは投稿し続けるためのモチベーション維持や継続力も大事です。投稿に対して激励したり、目標の共有が気軽にできることは、ワンチームとしてメンバーのモチベーションを上げたり維持したりすることにもつながっていると感じています。結果的にPRの質の向上につながり、 SNSのフォロワーがLINE WORKS導入前と比べておよそ60％増加し、現在は1万人を突破しました。いすみ鉄道を発信源として、地域振興に貢献できているような手ごたえを感じます。

SNS掲載用の写真候補はフォルダへ格納。トークグループで進捗を随時報告

– 古竹さん :

このフォルダ機能を積極的に使っていたら、あっという間にLINE WORKSの共有ストレージの容量の上限を迎えてしまったので、LINE WORKSのキャンペーンを活用し容量を拡張しました*。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

– 齋藤さん :

LINE WORKSは情報共有ツールとしての存在だけではなく、社内全体のIT化を促進する大きなきっかけにもなりました。今まで売店では、販売員が商品の料金を暗記し手動でレジに入力していました。しかしLINE WORKSを使っているうちに、60代の従業員がタブレットの操作に慣れることができたおかげで、今ではPOSレジの導入にも成功しています。今後も同じような効果が各部署でも広がっていくのではという期待があります。LINE WORKSはまさに脱アナログ化のきっかけになってくれました。

– 古竹さん :

いすみ鉄道の名物である国鉄型ディーゼル車「キハ52」が導入されてから、2021年の4月で10周年になりました。これから記念イベントの企画や、側線のレールで本物の車両の運転体験ができる「キハ倶楽部」というファンクラブの募集を並行して計画していきます。今後もますます情報量が多くなっていくので、LINE WORKSが必要不可欠な存在になるでしょう。従業員の作業効率とチームワークを高められるような環境を整え、今まで以上にサービスの質を洗練させていきたいです。

【お話を伺った方】

代表取締役社長

古竹孝一さん

経営戦略室　室長

佐々木素行さん

トータルディレクター兼営業課長

齋藤麻由美さん

いすみ市地域おこし協力隊

玉尾和也さん

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年4月当時のものです。

【資料公開】運輸・倉庫業界向けLINE WORKS導入事例集

本事例のポイント

• 有事の際、電話・メールより迅速かつ確実に業務情報を共有
• 部門の垣根を越えたコミュニケーションの実践
• アンケートによる安否確認体制を確立

御社の事業内容をご紹介ください。

白川さん :

当社はバスやタクシー事業をメインに行い、近年は不動産・広告・保険・システム・携帯電話ショップ経営など、事業の多角化を進めています。

以前はどんな課題を抱えておられましたか。

白川さん :

以前の社員間の連絡は電話やPCメールを主体に行われていたため、情報共有を迅速にできないことが課題でした。一部、個人のLINEで業務連絡をし合う社員がいましたが、コンプライアンスや、情報セキュリティ上の問題が懸念されました。また、会議出席のために営業所やショップの社員がわざわざ本社に出向くことも多く、業務を効率化するためのコミュニケーションツールを導入する必要性を感じていました。

戸次さん :

当社は一部の社員にしか社用携帯を支給しておらず、私有携帯のメールアドレスで連絡を取り合っている社員もいました。個人のLINEやメールアドレスを会社で使用することを好まない社員もいます。それもあって全社員と簡便にコンタクトできる連絡先を共有する手段がありませんでした。また、災害発生時の安否確認は電話で行われていましたが、有事の際は電話がつながりにくくなることが多く、社員の安否をいち早くかつ確実に確認する手段を確保することも急務となっていました。

林さん :

自然災害に巻き込まれたり、乗車中のお客様が体調を崩されたり、バスの運行にトラブルが生じた場合は、運転手から営業所、本社、安全統括責任者、経営層へと速やかにその情報を伝えることになっています。これまでは緊急連絡網に従って担当者から担当者へと伝言されていましたが、電話はすぐにつながらないことが多く、メールを送ってもいつ閲覧されるかわからないため、情報伝達に思いのほか時間がかかっていました。その業務環境を改善するため、私が管理する自動車部門としても、スピーディな情報共有ができるツールが導入されることを以前から待ち望んでいました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由と、導入までの経緯を教えてください。

戸次さん :

社員の多くがプライベートでLINEを利用していることから、操作性が似ているLINE WORKSに注目しました。PC向けとスマホ向けのアプリがあり、スマホでの利用なら社外に出た社員との連絡も容易にできます。事業部門によってはお客様の個人情報を扱いますが、もしも社員がアプリの入った携帯を紛失するなどした場合にも、管理者が強制ログアウトしたり、アカウント削除ができたりするので、情報セキュリティの面でも安心できそうという判断でした。それに加え、運用に要するコストパフォーマンスが優れている点にも魅力を感じ、導入を決定しました。

LINE WORKSのアカウントの主な配布対象は、本社社員・営業所長・本社からグループ会社に出向した社員です。運用に先立って、本社の社員に基本的な操作方法を説明する勉強会を開催しました。開催後には、利用促進も兼ねてLINE WORKSのアンケート機能を使って、社員から意見を収集しました。若い社員たちは、LINE WORKSがトーク以外にも多様な機能を備えていることに興味を抱き、さまざまなアイデアを積極的に活用してくれました。

機密情報の漏えい防止に対する注意喚起は日常的に行っていますが、利用に関して特別な規則は設けていません。業務に関する情報をスピーディに共有してもらうことが大きな導入目的だったので、グループトークの作成も自由にできるよう認めています。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

• ・重要情報や機密情報も安全にやりとりできる環境を構築

• ・非常時や有事の際、関係者全員がどこにいても速やかに連絡が可能

• ・社員の労働生産性が上がり、迅速な経営判断にも寄与

戸次さん :

トークを活用することで部門内の社員どうしのコミュニケーションが密になっただけではなく、部門の垣根を越えての情報共有も活発になりました。当社では部門が異なると事業内容も大きく異なりますが、社員全体に一体感が生まれたことを感じています。

社長・役員・部長が属するグループでの情報のやり取りも頻繁に行われるようになり、早急に検討すべき経営課題が生じたときは、迅速に対応できるようになりました。誤送信や情報漏えいリスクが低いので、経営上の機密情報を含むやり取りも安心して行うことができます。

管理部門では健康診断のお知らせなどをホームに掲載するようになり、紙の文書を回覧していた頃と比べ、社員に情報を周知する速度が格段にアップしました。

大型台風が襲来した際には、部門ごとにアンケート機能で社員の安否確認を実施しました。電話やメールと比べて、はるかにスピーディに全社員無事を確認することができました。アンケートは、各社員への健康診断希望日の確認などにも活用しています。

林さん :

運行中のバスがトラブルに遭遇した際、営業所から報告を受けた自動車部が、関係者に一斉に情報を発信できるようになりました。以前は通常の業務時間外や休日に情報を伝えるのに特に時間がかかりましたが、トークならそのようなこともありません。また、現場の写真や動画も添付できるので、言葉だけでは十分に伝えにくい情報もしっかり伝達できるようになりました。既読機能も個人単位でわかるので、便利です。

運行中のバスに事故が発生した場合は、
LINE WORKSでリアルタイムかつ正確に現場状況を共有

戸次さん :

大型台風の襲来時には、バスの運行やグループ会社が運営する施設の被害を把握した担当社員が、その状況を上長にトークで発信したケースもありました。報告を受けた各部門の部長たちが、状況や今後の対応について、社長含む会社の役職者が属するグループトークで速やかに共有するなど、関係者全員に対し電話より確実かつスムーズに情報を伝達することができました。

白川さん :

社内のあらゆる業務に関する情報の伝達・共有速度が増したことを実感しています。コロナ禍で対面コミュニケーションが希薄になっていますが、LINE WORKSは社員間の距離を埋めてくれるツールとしての役割も果たしてくれているようです。業務連絡がスムーズにできるようになったことで労働生産性が上がり、働き方改革の推進にも貢献しているように思います。また、重要な情報が素早くしっかりと伝達されるようになった結果、多くの社員の業務判断が速くなりましたし、私自身の経営判断も速まりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

戸次さん :

現在のところトーク、ホーム、安否確認のためのアンケートの利用が中心ですが、今後は一部の社員が自発的に使っているカレンダーなど、その他の機能も有効活用し、業務生産性のさらなる向上や文書のペーパーレス化を図っていくつもりです。

白川さん :

LINE WORKSを活用することで社内の各部門の連携が密になることが実証されたので、将来的にはグループ会社にも導入し、当社グループ全体の情報共有体制を強化できればと考えています。

お話を伺った方

常務取締役

白川 憲一さん

社内各部門の業務管理、管理部門の統括、グループ会社12社の管理などを行う。

管理部長 兼 不動産事業部長

戸次 清一郎さん

人事課、総務課、経理課、不動産部門などの業務やグループ会社の財務を管理。

自動車部長

林 征志さん

乗合バスの運行に関する業務全般の管理を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年11月当時のものです。

【資料公開】運輸・倉庫業界向けLINE WORKS導入事例集

本事例のポイント

• 社員が移動することなく全国規模の会議をビデオ通話で開催
• 重要な情報はメール、会話のように流せる内容はトークと使い分け、情報を整理
• 在宅勤務時の社員間コミュニケーションにも活用

御社の事業内容をご紹介ください。

苧原(おはら)さん :

当社は1961年創業の商社系総合物流企業です。連結ベースでは国内40カ所、海外500カ所以上の拠点を持ち、陸・海・空を組み合わせた複合一貫輸送、商品の特徴に合わせた物流センターの運営によって、お客様に最適なロジスティクスをグローバルに提供しています。

これまでどんな課題を抱えておられましたか。

苧原さん :

当社のフォワーディンググループと3PL（サードパーティーロジスティクス）グループにはそれぞれ3つの事業本部があり、事業本部ごとに東京の本社で毎月部課長会が開かれます。その際、国内各地の事業所にいる部課長が本社に赴かなければならず、その出張に要する時間と経費を削減することが以前から検討されていました。

小貫さん :

部課長が各地の事業所を離れている間は現場での指揮が執れなくなるので、その観点からも出張をせずに会議を開ける手段はないかと模索していました。

苧原さん :

そんな折に新型コロナウイルス感染症が拡大しました。社員どうしができるだけ対面せずに業務ができる環境を構築してほしいという社長からの指示を受け、3密を回避するための新しいコミュニケーションツールの導入を検討することになりました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選定した理由を教えてください。

苧原さん :

かつてBCP対策を整備した際、非常時に社員どうしが連絡を取り合うためのツールとしてLINE WORKSの導入を検討したことがありましたが、今回、改めていくつかのツールを比較しました。他のツールは、チャットやビデオ会議以外の機能が多すぎるところがあり使い方の教育が必要とされました。それよりも、大半の社員がプライベートで利用しているLINEの使い勝手に似たLINE WORKSなら、セキュアな環境下におけるチャットと、遠隔地にいる複数の社員をつないで会議を開催できるビデオ通話機能という、当社に必要な機能が揃っており特別な導入教育を施すことなくすぐに運用を開始できると判断しました。

導入までの経緯と、策定された運用ルールなどについてお聞かせください。

情報システム部担当者 :

全社で活用するコミュニケーションツールとして、役員・社員全員にアカウントを発行しました。また、使い方のガイドラインやマニュアルをイントラネットに掲載して運用を開始しました。一般的なシステムの導入と比較すると、スムーズに利活用が進んだと思います。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

【トーク】メールに偏っていた情報のやりとりが分散され、情報が整理された

【トーク】倉庫の空き状況等を写真で伝わり出向いて確認する手間が削減

【ビデオ通話】全国の各事業所から会議に出席でき、出張コストも削減

小貫さん :

以前の社員間のコミュニケーションはメール主体で、あたかもチャットのように多用されていました。そのため、重要な情報が膨大なメールの中に埋もれてしまうことがありましたが、LINE WORKS導入後は、正式な書面をやり取りする場合はメール、それ以外の軽い意思疎通にはトークと使い分けるようになり、情報を整理して保管できるようになりました。メールと違って既読機能があるため、例えば取締役会の日程変更の案内をトークで発信し、既読が付かない社員にだけ再度連絡して周知させるといったことも可能になり、業務効率化に役立っています。私はPC、私物のスマホ、会社支給iPadにLINE WORKSアプリを入れていますが、3つのデバイスで同期されるのも便利です。

近藤さん :

現場にとってのトークの大きなメリットは、画像を瞬時に共有できることです。商品が入庫される際のダメージ等の確認、検品作業時の不良品・商品違い等の発見、出庫時の状態確認等に加え、お客様より新規案件等のご商談を頂いた場合、センター内の庫腹状況等を瞬時に画像共有できるため、以前のようにわざわざ現場に出向いて確認する手間がかからなくなりました。

また、地震・台風等の天災が発生した場合でも、建屋の外観状況等を瞬時に画像共有できる事が大きなメリットの一つとなっております。

小貫さん :

会議に関しては、全国の事業所の社員が本社に集うことなく、ビデオ通話で行われるようになりました。

近藤さん :

私の部門の名古屋と大阪の事業所の部課長は会議のために上京することがなくなり、移動時間と出張コストが縮減されるとともに、移動を控えることによる感染予防対策ともなっています。

苧原さん :

本社では毎週月曜日の朝、社長や本部長以上の役員・幹部社員総勢20名ほどが参加しての定例会議が開かれています。こちらも3密回避のため以前のように1つの会議室に一堂が会することをやめ、複数の会議室に少人数が集まってのスマホやiPadを用いたビデオ会議に切り替えました。全員が抵抗感を抱くことなく、スムーズにビデオ会議に移行することができました。

髙橋さん :

私の部署では、毎日の朝会時に各地に分散しているメンバーを音声通話でつなぎ、その日の行動予定や担当する案件の進捗状況報告などを行うようになりました。

情報システム部担当者:

社員どうしが手軽につながれるので、1：1でもグループでも、ちょっとした打ち合わせに音声通話やビデオ通話を利用する機会が増え、実際に顔を合わせなくても、コミュニケーションを図れるようになったと思います。

テレワーク時のコミュニケーションツールとしても活用されていますか。

髙橋さん :

コロナ禍でテレワークをする社員が増えていますが、在宅勤務をする社員もビデオ通話で会議に参加することができます。

情報システム部担当者 :

導入してすぐの頃、ユーザーが私のスケジュールで在宅勤務を確認し、LINEWORKS（音声）で連絡が入りました。こちらも早めに対応したい内容だった為、非常に助かりました。LINEWORKSがなければ、翌日の対応もしくはメールを使って時間をかけての対応になっていたかと思います。あらためてLINE WORKSが業務用ツールとして活用されていることを実感できました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

苧原さん :

新型コロナ禍で3密を回避する必要に迫られたことがLINE WORKS導入の直接の契機となりましたが、コロナ収束後も継続的に活用して業務効率化を推進し、働き方改革の実現に寄与したいと考えています。現時点ではトーク、音声通話、ビデオ通話の活用にとどまっていますが、今後は安否確認にも利用できるアンケート機能など、多様な機能を積極的に活用していきたいと考えています。

お話を伺った方

取締役 執行役員 CIO

苧原 達さん

伊藤忠ロジスティクスグループ全体の情報化戦略を統括。

経営企画本部 経営企画部長

小貫 章さん

経営計画の企画立案、重要会議の運営など会社経営に関わる全般を統括。

センター事業本部 物流センター第一部長

近藤 安信さん

関東を中心にさまざまな商材を扱う５ヶ所の物流センターを統括。

ライフケア事業本部 医薬品物流部 医薬品第一課長

髙橋 作平さん

東阪の医薬品物流センターの運営とドラッグストアに配送する医薬品第一課を管理。

情報システム部 LINEWORKS担当者

社内の情報インフラ全般の導入と運用管理に携わる。LINE WORKS運用の実務を管理。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した当時のものです。

【資料公開】運輸・倉庫業界向けLINE WORKS導入事例集