本事例のポイント

• ガバナンスの徹底で大規模組織での円滑な運用を実現
• 正社員・アルバイトの垣根を越えてコミュニケーションが活性化
• ワークフローの速度が向上し、クラウドに保管した文書へのスムーズなアクセスも可能に

御社の事業概要をご紹介ください。

日比野さん:

早稲田アカデミーは、中学・高校・大学受験指導を行う進学塾であり、首都圏を中心にグループ全体で約200校を展開しています。とくに中学受験と高校受験に強みを持ち、中学入試におけるトップ校合格者数は業界2位、高校入試においては業界1位を誇ります。少子化により教育市場が縮小する中でも、当社は東証プライム上場企業として増収増益を継続しており、教育部門における国内時価総額でナンバー1となるなど、民間教育業界におけるリーディングカンパニーとしての地位を自負しています。

原田さん:

コロナ禍を機に、自宅からオンラインで授業を受けられる環境の整備を推進しました。アフターコロナで対面指導が再開された後も、柔軟にオンライン受講を選択できるようになっています。こうした取り組みが当社のDX（デジタルトランスフォーメーション）のきっかけとなり、現在は、ビッグデータを活用した成績分析など、ICTを活用したサービス拡充に注力しています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

原田さん:

社員間の業務連絡にはグループウェアを使用していましたが、当社には約1000名の正社員に加え、学生を中心とするアルバイト講師やスタッフが全校で約7000名近く働いています。従来のグループウェアの利用は正社員に限定されており、アルバイトと社員間の連絡は口頭やホワイトボード、メモなどで行われていたため、迅速かつ確実な情報共有が困難な状況でした。授業や会議で席を外し、デスクに戻ると机上が伝言メモで埋め尽くされている、といったことも少なくありませんでした。また、非常勤職員には重要な連絡事項が十分に伝達されないという課題がありました。

こうした状況下では、会社の管理外のツール（シャドーIT）を使用して個人間で業務連絡が行われる懸念がありました。そのため、新たにビジネスチャットを導入し、非常勤職員を含む全従業員が迅速にコミュニケーションを図れる環境の整備が必要だと考えるようになりました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。

日比野さん:

教育業界ではユーザーの個人情報流出といった不祥事が相次いだことを背景に、当社は校内からのインターネットアクセスやUSBメモリの使用を禁止するなど、厳格なセキュリティを徹底しています。当社が設けるセキュリティ基準をクリアできるビジネスチャットツールを探した結果、各種国際規格にも準拠した高いセキュリティ規準のLINE WORKSに注目しました。

原田さん:

それに加えて、LINEの操作感に近く、誰もが直感的に利用できるツールである点が選定の決め手となりました。複数のサービスを比較検討した結果、運用コストの合理性もLINE WORKSの魅力でした。

選定後は、まずデジタルソリューション部で試用運用を開始し、利用ガイドを策定しました。通常、新たなシステムやツールの導入時には詳細なマニュアルが必要となるものですが、基本機能の操作が容易なLINE WORKSの利用ガイドはわずか5～6ページにまとめられたため、全従業員への導入は極めて円滑に進みました。

ユーザー数が約8000名に上る大規模な運用をする上で、どのようにガバナンスを徹底されましたか。

日比野さん:

メールが使えるアドバンスドプランを導入しました。その上でメールは「重要な業務情報のやり取り」に使うこととし、トークは「確認の連絡」や「急な休みの連絡」などちょっとした伝達に使い分けることを徹底。また、管理職以外はスマホではLINE WORKSのメールを閲覧できないようにしています。これは、勤務時間外に受信したメールへの対応が発生するのを防ぐための対策です。

また、22時以降のLINE WORKSによる連絡は原則禁止としていますが、ユーザー側で通知を任意でオフに設定できるようにすることで、勤務時間外に業務連絡を受けたくない従業員にも配慮しています。

原田さん:

LINE WORKSの組織機能を活用して、アルバイトを含む全従業員が所属するグループと、正社員のみが所属するグループを校舎単位で作成しました。校舎全体のグループのアドレス帳は、その校舎の従業員のものしか閲覧できないよう制限を設けています。これにより、業務に必要な範囲のコミュニケーションに注力できるようにしています。

LINE WORKSを活用することでコミュニケーションはどう改善されましたか。

【トーク・グループ】口頭・電話・紙のメモを廃し、情報の伝達速度が向上

【カレンダー】全従業員が予定を入力し、スケジュールを可視化

【タスク】自身とメンバーのタスクの進捗を効率的に管理可能に

原田さん:

電話や口頭、紙のメモなどによる伝達が一新され、連絡が迅速かつ適切に行われるようになりました。特にアルバイトを含めて70～80名規模の従業員が在籍する大規模校舎では、その効果をより強く実感しています。

日比野さん:

早稲田アカデミーでは、中学受験や高校受験に向けた数日間の夏期合宿を校外の会場を借りて開催していますが、合宿中は講師の呼び出しなどを館内放送で行っていました。LINE WORKS導入後は、合宿に関わる従業員専用のトークルームを作成することで、業務連絡をスムーズに行えるようになりました。

カレンダーには、社長を含む全従業員がスケジュールを入力しています。お互いの行動予定を把握できるため、「今なら電話をかけても迷惑にならないだろう」というように、連絡を取りやすくなりました。タスク機能も便利で、自身の備忘録として活用できるだけでなく、メンバーに割り当てたタスクの進捗状況も、わざわざ報告を受けることなく確認可能です。以前はExcelで管理していた研修や社内イベント等の出欠確認も、アンケート機能を使うことで手軽に行えるようになりました。

サテライトオフィスとLINE WORKSを連携させ、ワークフローやドキュメント管理なども効率化されているそうですね。

・基幹システムのデータに基づいてサテライトオフィスで設定した利用権限を簡単に同期

・ワークフローをLINE WORKSと連携させ社内稟議や各種報告の承認速度がアップ

・クラウド上に保管された文書にLINE WORKSからスムーズにアクセス

原田さん:

社内稟議や各種報告には、サテライトオフィスのアドオン機能である「ワークフロー for LINE WORKS」を活用しています。LINE WORKSのチャットボットと連携した通知機能によって、承認速度の向上・承認漏れの防止につながっています。ソースコードを記述することで、承認ルートを柔軟に構築できる点も利点です。

社内規定や業務マニュアル、Pマーク関連文書など、長期にわたって閲覧される文書は、「ドキュメント管理 for LINE WORKS」を活用しています。以前のグループウェアにあった文書管理機能の代替として検討する中で、別のシステムを導入して操作画面やタブが増えるのを避け、LINE WORKS内にそのまま埋め込んで一元化できる点が選定の最大の決め手でした。また、LINE WORKSの掲示板機能だけでは、検索時に過去の古いマニュアルがヒットしてしまい、誤った案内をしてしまうリスクがありました。そこで、長期保存したい情報を「ドキュメント管理 for LINE WORKS」に集約して常に最新版を担保できるようにし、その保存先を掲示板で周知するという運用ルールにしました。これにより、社員が迷わず即座に、正確な情報へアクセスできる環境を整備できました。

日比野さん:

「ドキュメント管理 for LINE WORKS」導入後、マニュアルや規定類の分厚いファイルをめくる手間が不要となり、検索性が飛躍的に向上しました。大量の文書を保管していた各校舎の書類保管スペースも不要となり、このことは間接的な賃貸料の削減にもつながっています。

大規模なID管理はどのように行われていますか。

原田さん:

学生スタッフも含めると、年間で約1000名の従業員の入退職があります。そのアカウント管理は膨大な作業であるため、基幹システムの人事情報が毎日定時にエクスポートされ、RPA（Robotic Process Automation）でLINE WORKSに自動的に反映される仕組みを構築しました。この自動化による業務省力化の効果は極めて大きいです。

改めてLINE WORKSの導入効果をどう捉えていますか。

日比野さん:

組織内コミュニケーションの活性化、承認速度の向上、ペーパーレス化、書類保管スペースの削減など、定量・定性の両面で導入効果は多岐にわたりますが、私の立場として最も実感しているのは、教育業界に現在強く求められているコンプライアンスの強化を実現できたことです。これはひとえに、正社員もアルバイトも業務上の連絡は基本的にLINE WORKSで行うように徹底し、個人間のSNS利用といったシャドーITを完全に抑止できたことに他なりません。トークログは会社が取得できるため、情報漏えいやハラスメント等のリスクを効果的に抑制可能です。これは上場企業として当然実施すべき危機管理体制の一環であり、従業員が安心して働ける環境づくりにもつながると考えています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

原田さん:

今後は、さらに多様な外部ツールと連携させ、グループウェアとしての機能を一層強化したいと考えています。基幹システムとのデータ連携も強化し、「LINE WORKSがあればあらゆる仕事ができる」という状態にすることが理想です。

日比野さん:

私も、より柔軟なカスタマイズや機能追加により、さらなる業務効率の向上に期待しています。

【お話を伺った方】

日比野 晋季さん

教育事業本部 副本部長として早稲田アカデミーの各校を統括。ExiV御茶ノ水校の校長も兼務する。

原田 翔悟さん

社内システムの運用・保守やRPAによる業務自動化などを担当。LINE WORKSの運用管理も担う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年7月当時のものです。

本事例のポイント

• 【外部トーク連携】スタッフ個人LINEから安全な公式ツールへの移行完了
• 【トーク】店舗スタッフ間のシフト調整や情報共有を効率化
• 【アンケート】物流部門での勤務調整アンケートで欠員対応を迅速化
• 【グループ】VMD写真投稿や店舗間のコミュニケーションが活発に

貴社の事業内容と業界における立ち位置についてお聞かせください。

阿部さん:

当社は1975年に設立されたアパレル企業で、「SHIPS」、「SHIPS any」をはじめ、メンズ、ウィメンズ、キッズの8つのレーベルを展開し、全国に約70店舗の直営店を構えています。DX部では情報システムとデジタルマーケティングを統括しており、ECサイトの動線改善やレコメンドツールの導入、お客様とのコミュニケーション強化に取り組んでいます。

小宮さん:

事業推進部は今年3月から新たにカスタマーセンターとCRM部門を統合し、店舗営業中心の体制から、顧客体験全体を見据えた組織へと発展しました。この中で、店舗スタッフとお客様との接点を強化する取り組みとしてLINE WORKSを活用しています。

LINE WORKS導入以前、どのような課題をお感じでしたか。

小宮さん:

きっかけは、社内アンケートを実施したところ、スタッフがお客様との連絡手段として個人LINE、ショートメッセージ、個人メールアドレス、電話など、さまざまな方法を併用している状況が明らかになりました。このようにオフィシャルなツールがないことで、顧客対応の状況を会社として把握しきれず、サービス品質の担保にも難しさがあるという課題が浮き彫りになったのです。また、お客様との接点が会社の資産として蓄積されないことも課題として感じていました。

阿部さん:

物流部門では別の課題がありました。以前のコミュニケーションツールでは、メッセージのやり取りに加えて、アルバイトスタッフの出勤募集やシフト調整を効率的に行えませんでした。「この日に欠員が出たので、出勤できる方はいませんか」というアンケートを一括で配信し、回答を集計したいという現場の要望があったのです。

情報システム課 スタッフ:

また、本社勤務者にはメールアドレスがありましたが、店舗スタッフには支給されていませんでした。全社員が同じコミュニケーションツールを共有できないという根本的な課題も抱えていました。

LINE WORKSを選定された決め手は何でしたか。

阿部さん:

物流部門でのトライアル利用がきっかけです。アンケート機能による人員調整の効率化に加え、震災後の経験から、災害時のBCPの観点で緊急連絡網としての役割を果たせるツールが必要だと考えました。

小宮さん:

店舗側の観点では、お客様の個人LINEと、会社の公式ツールであるLINE WORKSをオフィシャルに繋げられる点が最大のポイントでした。LINEと同じ操作感で、お客様にとってもなじみやすいことも大きな魅力だったのです。

導入時の社内展開はどのように進められましたか。

小宮さん:

お客様との連携にあたっては、運用ルールを事前に明確化しました。ポイントは、お客様にお願いする情報を、お名前とSHIPSのメンバーズカード番号のみに絞り、それ以上の細かい情報はお伺いしないこと。お客様の電話番号や住所は不要で、最小限の情報でしっかり繋がれる仕組みを設計しました。

加えて、使用時間帯は出勤時間内に限定するルールを当初から徹底しました。出勤時間外はお客様とのやり取りをしないと決めることで、スタッフのプライベートな時間をしっかり守れる体制にしています。

情報システム課 スタッフ:

全社員がLINE WORKSアカウントを持つことで、本部から店舗スタッフ全員に情報を一斉に届けられるようになったのも大きな変化です。以前は店舗スタッフに個人のメールアドレスがなく、本部からの連絡が店長を経由して各スタッフに伝わるという手間がありましたが、これが解消されました。

外部トーク連携によって、現場ではどのような変化がありましたか。

小宮さん:

お客様にとって最も大きなメリットは時間の自由度です。お電話でのご連絡では時間的な制約がありましたが、LINE WORKSであればお客様ご自身の都合の良いタイミングでメッセージを確認でき、既読表示で読まれたかどうかも双方が把握できるため、コミュニケーションが格段にスムーズになりました。特にお仕事をされている40代、50代の男性のお客様には、たいへんご好評いただいています。

お客様がご自身の都合の良い時間に商品相談を送信し、スタッフが出勤時間内に対応。既読表示で双方が状況を把握でき、商品URLの共有もスムーズ

阿部さん:

管理側の視点では、やり取りのログがしっかり残っているため、何かあった際に経緯を確認できるようになりました。現場スタッフの接客状況を踏まえてアドバイスができますし、お客様への対応内容が可視化されているため、会社として適切にサポートできます。

導入して正解だったと感じる、具体的なエピソードをお聞かせください。

小宮さん: 最も多いのが口コミによるお客様の輪の広がりです。LINE WORKSで繋がったお客様が、ご友人やご家族に「SHIPSのスタッフとLINEでやり取りしていて、とても良い接客を受けている」とお話しくださり、新しいお客様との繋がりが生まれるケースが増えています。

また、休眠顧客の再来店も目立っています。例えば、ご夫婦でご利用いただいていたお客様で、奥様がLINE WORKSで繋がっていたことをきっかけに、ご主人も再び店舗にお越しいただけるようになり、ご家族全体がSHIPSの定期的なお客様として戻ってきてくださった事例があります。

最近では推し活コーディネートのご相談も増えています。SNSで推し活文化が広がる中、ライブやイベントへの参加機会が増えていることが背景にあります。店頭ではなかなか相談しづらいテーマでも、トークによるパーソナルなやり取りの場であればお客様も安心してご相談いただけるようになりました。推しの担当カラーに合わせた商品をご提案し、店舗在庫がなければ取り寄せ対応も行っています。

導入効果について、具体的な数値があれば教えてください。

小宮さん:

現在、全国で100名余りのスタッフがお客様と繋がっており、月平均で約40名の新規顧客との連携が生まれています。個人レベルでは半期で6名から10名程度の連携目標を掲げているスタッフもおり、外部トーク連携済みのお客様の売上で、個人では半期100万円から200万円、チーム全体では1,000万円規模の売上を作っているスタッフもいます。

お客様からも「SHIPSのスタッフとLINEでやり取りしている」ことをご友人にお話しいただくなど、ステータスとして捉えていただくケースもあり、ブランド価値の向上にも繋がっています。単なる販売員とお客様という関係性を超え、パーソナルコーディネーターとしての深い信頼関係が築けてきていると感じています。

社内での他の活用事例はありますか。

阿部さん:

物流部門では進捗管理やアンケート機能を使った人員調整が効果を発揮しています。

物流部門での活用例。シフト表の共有や在庫確認、出荷状況の連絡などを効率的に実施

また、各部門で細かくグループを作って利用しており、メンズ・ウィメンズ・キッズ別のVMD（ビジュアルマーチャンダイジング）写真投稿専用グループなど、業務に応じた情報共有の場として活用しています。

店舗では売上数値の共有や、本部から発信する商品情報の各スタッフへの配信にトークが活躍しています。店舗スタッフ同士のコミュニケーションでも、個人LINEを交換せずLINE WORKSのみで連絡を取り合う店舗が増えました。退職時に個人LINEの繋がりが残ってしまう問題も解消されています。

管理面での使いやすさはいかがでしょうか。

情報システム課 スタッフ: 1,200IDという大規模な環境でも、直感的に操作でき、やりたいことがすぐにできるのが大きな特徴です。パスワードリセットなどのお問い合わせがあっても、電話を受けながら即座に対応が完了するほどのスピード感です。

また、アカウントの追加やパスワード再設定の際、そのまま「メール送信」ができる機能が非常に便利だと感じております。管理者側で別途ユーザーへ連絡する手間が省ける点が、他社のサービスと比較しても優れていると感じます。

今後の活用展望をお聞かせください。

阿部さん:

店舗・倉庫を含めて全スタッフがLINE WORKSのアカウントを持てたことで、社内の情報プラットフォームの基盤ができました。社内には複数のコミュニケーションツールが分散している状況がありますので、全員が持っているLINE WORKSを軸に集約していきたいと考えています。本部からのタスク配信もLINE WORKSに寄せることで、店舗スタッフが本来の接客業務に集中できる環境を整えていく構想です。

小宮さん:

LINE WORKSは安心・安全な顧客対応のツールとして導入しましたが、現在はまだ100名余りのスタッフが活用している段階にとどまります。外部トーク連携が売上向上に繋がる実績が明確に出てきていますので、これを全店舗スタッフに浸透させ、より多くのお客様に質の高いサービスをお届けしていきたいと考えています。

【お話を伺った方々】

阿部 一成さん

DX推進と情報システムを統括し、店舗と本部のコミュニケーション基盤整備をリード。

小宮 英樹さん

顧客体験の向上を担当し、店舗スタッフとお客様の安全な繋がりづくりを推進。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2026年4月当時のものです。

本事例のポイント

• 【無料通話】内線通話のアプリ移行により電話回線を削減し、導入コストを約1/6に
• 【トーク】「母の日」の品質管理を画像共有で効率化し即時改善へ
• 【掲示板】好事例の共有や称賛文化を醸成し現場と本部の連携を強化

御社の事業内容と業界における立ち位置についてお聞かせください。

髙見澤さん:

当社は花き・装花業界のリーディングカンパニーとして、全国でのフラワーショップ運営やオンライン販売をはじめ、ウエディング装花、お葬式のプロデュースなど、花と緑に関わる事業を幅広く展開しています。近年では、商業施設やオフィスの空間装飾、公園などの指定管理事業といったBtoBやBtoG（対行政）領域にも注力しており、企業のパッケージデザインに「花柄」を提供するなど、花の持つ力を活かした多様なサービスを通じて、人々の暮らしに彩りを届けています。

DX推進部が立ち上がった経緯について教えていただけますか。

髙見澤さん:

私は花やみどりの秘めた可能性に魅了され入社し、長らく情報システム部門などの本社本部やグループ会社に在籍していました。若山も同様に、本社本部の物流部門やバックオフィス業務を経験してきた人間です。そんな私たちがDX推進部として着任したのは約4年前のことです。 花き業界は、まだまだアナログな商習慣が根強く、デジタル化への心理的なハードルが高い状況にあります。そうした中で、業界全体をリードして変革していくためには、単にツールを導入するだけでなく、現場の業務や商習慣を深く理解している人間が旗振り役となる必要がありました。現在は営業部門の人材にもDX推進部を兼務してもらうなど、現場とデジタルを融合させる体制づくりを進めています。

LINE WORKS導入以前、社内のコミュニケーションにはどのような課題があったのでしょうか。

髙見澤さん:

かつてはメールが主な連絡手段でしたが、相手が情報を読んだかどうかを確認する術がなく、スピード感に欠けることが大きな課題でした。また、本社や管理部門では電話対応や取り次ぎ業務が非常に多く、物理的な電話機の設置コストや維持管理の手間も負担となっていました。

若山さん:

現場レベルでの課題として、情報共有の「手段」と「セキュリティ」のバランスをどうとるか、という点がありました。 以前より、店舗スタッフや現場担当者の間では、画像をすぐに送れる利便性の高さから、プライベートのコミュニケーションツールで業務連絡を行うケースが見受けられました。しかし、会社が管理できない環境で業務情報を扱うことはセキュリティ上の懸念がありますし、休日でも連絡が届いてしまうなど、従業員のワークライフバランスの観点でも課題があります。そこで、現場の利便性を損なわず、会社として公式に管理できるチャットツールの導入が急務となっていたのです。

数あるツールの中で、LINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。

若山さん:

最大の決め手は、圧倒的な「使いやすさ」と「親和性」です。当社には、長年お花に携わってきたベテランの職人から、デジタルネイティブな若手社員まで、さまざまなバックグラウンドを持つ人材がいます。ITリテラシーにばらつきがある中で新たなツールを定着させるには、誰もが直感的に操作できることが必須条件でした。 多くの社員がプライベートで使い慣れているLINEと同じ操作感であれば、教育コストをかけずにスムーズに導入できると考えました。また、プライベートと仕事を明確に切り分けられる点も、導入の大きな後押しとなりました。

導入後の社内展開や運用ルールについて、工夫された点はありますか。

髙見澤さん:

2018年に導入を開始し、現在は短期アルバイトを除く全社員とグループ会社を含めた約2300IDで利用しています。 利用するデバイスについては、個人のスマホ（BYOD）での利用も許可しています。その代わり、トークには個人情報を載せないといった運用ルールを徹底することで、セキュリティと現場の使いやすさのバランスをとっています。 また、トークルームの作成権限は現場に開放しています。プロジェクトや店舗ごとに自由にグループを作れるようにする一方で、乱立を防ぐため、1年以上利用がないルームは管理側で年に一度削除するといったルールを設け、整理整頓を行っています。

導入によってどのような効果が得られましたか。特に定量的な成果についてお聞かせください。

髙見澤さん:

社内コミュニケーションの速度向上はもちろんですが、その他最大の成果の1つは、本社および管理部門における固定電話機の大幅な削減とコストダウンです。 以前より社内通話はLINE WORKSの無料通話で行うルールを徹底していました。その習慣が定着したことで、内線電話としての物理的な電話機が不要になり、2023年の電話機リプレイスのタイミングで電話回線数を従来の3分の1まで削減することができました。 必要な外線機能のみをIP電話からクラウドPBXへ移行したのですが、事前の回線数削減が効いており、結果として電話設備の導入コストを以前の約6分の1まで圧縮することに成功しました。 個人の内線番号もなくなり、電話の取り次ぎ業務自体がなくなったことで、業務効率も劇的に向上しています。

現場業務における具体的な活用シーンと効果について教えてください。

若山さん:

当社にとって最大のイベントである「母の日」の繁忙期における現場連携でも、LINE WORKSは大きな効果を発揮しています。 母の日は短期間に大量の制作・出荷を行う必要があるため、自社だけでは完結できません。そこで、数十社を超える協力会社様、当社の品質管理担当、物流部門担当、そして出荷現場担当が一堂に会するグループを作成しています。ここでは一定の運用ルールのもと、制作商品の画像を共有し、リアルタイムでの品質管理を行っています。

髙見澤さん:

母の日の一週間で50万件を超える物量を扱う中で、全品全量の画像を登録・確認することは現実的に困難です。そこで毎日、商品ごとの「標準的な品質のサンプル商品画像」をトークルームで共有し、安定的な品質管理を図る運用としています。 現場からアップロードされた画像に対し、本社の品質管理担当がカタログ掲載品との色目やデザイン等のイメージに違いがないかをチェックします。もし相違があれば、指摘や改善事項を速やかに現場へフィードバックできる体制が整いました。以前はメールや電話で確認していたものが、写真ですぐに状況を共有できるため、判断のスピードと品質の担保に大きく貢献しています。

「母の日」繁忙期の特設出荷現場におけるトーク画面。現場担当者、パートナー企業、本社の品質管理室がグループに参加し、商品画像を共有。品質チェックや出荷状況の報告をリアルタイムに行い、即座にフィードバックしている

また、品質管理に特化したトークルームとは別に、出荷現場ごとに専用のトークルームも作っています。そこでは当社の各担当や協力会社様も参加し、制作工程やサンプル画像、納品生花画像など、現場の各種画像を共有・保管するだけでなく、業務連絡や進捗状況も集約することで、参加メンバー全員へ抜け漏れなく情報が行き渡るようにしています。

社外の方との連携や、その他の機能についてはどのように活用されていますか。

髙見澤さん:

ウエディングやイベント装飾の現場では、お客様や施設担当者様との連絡に外部トーク連携を活用しています。個人のLINEアカウントを教える必要がなくなり、セキュリティとプライバシーの両面で安心感が生まれました。休日には「お仕事用のアカウントなので対応できません」という線引きができるようになり、従業員のワークライフバランスを守る防波堤としての役割も果たしています。

若山さん:

掲示板を使った「みんなのヒビヤチャンネル（通称：ヒビチャン）」では、各部署の好事例を共有し、リアクション数に応じた表彰制度を設けるなど、社内エンゲージメントを高める施策に活用しています。以前の一方通行な通達とは異なり、店舗や若手社員からのボトムアップな発信が増え、組織風土の変革につながっています。

髙見澤さん:

また、カレンダーにある「設備予約」を使うことで、会議室や備品の予約状況がスマホからでもひと目でわかるようになりました。日常的な業務連絡から設備の管理まで、LINE WORKSが社内ポータルとして機能しています。

今後の活用展望についてお聞かせください。

髙見澤さん:

今後は、蓄積されたコミュニケーションデータを活用し、タレントマネジメントや人材発掘、人事評価への応用も視野に入れています。また、AIを活用した問い合わせ対応の自動化や、業務品質の均一化にも取り組んでいきたいと考えています。 すでに一部の現場では「AiNote」などの活用も始まっており、議事録作成の効率化などで手応えを感じています。今後はメールやカレンダーとの連携も含め、LINE WORKSを起点とした業務の自動化をさらに進めていきたいですね。

花き業界はまだまだアナログな部分が多い業界ですが、LINE WORKSのような身近なツールを入り口として、現場スタッフのデジタルへの抵抗感をなくし、ITリテラシーの底上げを図ることが重要です。 「すべての明日に、はなやぎを。」というコーポレートメッセージの実現に向け、デジタルとアナログを融合させながら、業界全体のDXをリードする存在であり続けたいと思います。

【お話を伺った方々】

髙見澤 輝彦さん

現場経験を活かし、ITインフラ管理と全社的なDX変革を統括。

若山 淳也さん

バックオフィス経験を活かし、現場目線でのツール定着をリード。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2026年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 周知からわずか2週間でPTA全体200名以上がログインした方法
  – 校長先生もLINE WORKSに参加、PTAの動きが学校側にも随時共有
  – PTA活動の記録をノートに、資料をフォルダに格納して情報を見える化
  – プロフィール情報を工夫して保護者のお子さんの情報が紐づけ可能に
  – PTA→先生→生徒と配布していたPTAからのお便りのトラブルが削減

宇都宮市立国本中央小学校の特色をお聞かせください。

鈴木さん:

本校は宇都宮市北部に位置する、開校120年を超える歴史ある公立小学校です。全校生徒は約300名、花と緑に囲まれた環境、校内には県内でも珍しいスケートリンクがあり、田植えや稲刈りなどの自然を活かした課外授業も積極的におこなわれています。
当PTAでは役員が31名、全体で約230名。執行部、広報部、学年部（1～6年生それぞれ）、保健体育部、整備部などいくつかの部やグループに分かれてPTA活動を分担しています。

LINE WORKSを知ることになったきっかけを教えてください。

佐藤さん:

個人情報が含まれたPTAの内容をプライベートのLINEでやりとりしていたのはセキュリティ上、心配でした。
課題も多かったPTA活動の中で、安全でワンストップで活用できる情報共有ツールをさがしていたところ、インターネットでLINE WORKSというものがあるというのを知りました。
ほかの小学校で使っている事例をみて、「現在の複数の課題を同時に解決できるのはこれだ！」と思いました。そして、すぐにLINE WORKSの導入説明会を申し込みました。
動画を観るだけのセミナーでしたが、パワーポイントの資料もダウンロードできたので、その資料を私がPTA執行部へのLINE WORKS導入プレゼン用に修正して執行部に提案しました。
導入する理由であまりネガティブなことを言って従来までのやり方が良くないと思わせてしまってもいやだなと思い、はじめは「便利らしいよ」程度に役員たちにプレゼンしたのを覚えています（笑）

LINE WORKS導入前はどのような課題があったのでしょうか？

渡邉さん：

LINE WORKS導入以前は各部長さんたちがプライベートのLINEで保護者とつながり、活動の情報共有をしていました。また、「PTAの連絡でプライベートのLINEを使うことに抵抗がある保護者」、「プライベートのLINEでほかの保護者とつながることを控えたい方」にはメールを使用していました。発信する各部長さんたちはLINEとメールの2種類のツールを使っていたので当時は簡単なお知らせも二度手間になっていました。
ほかにもLINEは本名ではなくニックネームで登録している保護者が多く、顔と名前が一致しないこともありましたし、「山田さん」、「高橋さん」など同じ苗字の方が多いと混乱してしまうことがありました。

はじめからPTA全体にLINE WORKSを導入したのですか？

佐藤さん:

まずはPTA会長、副会長たちで試験導入するところからはじめました。「LINEに似ている」という点は導入する上での絶対的なポイントで、誰でも使えるものじゃないとダメだなと思っていました。実際に試験導入してみてLINEとほぼ同じ画面・操作性だったので「これで大丈夫だな、操作説明が不要でPTAの皆さんにすぐ使っていただけそうだな」と感じました。

鈴木さん:

次に執行部、各部長、校長先生（学校代表）にも説明して導入していただき、試験導入の範囲を拡大しました。次に「PTA全体に導入しましょう！」と決まってからは早かったのを覚えています。

最初は「新しいツールを使う」ということで抵抗がある方もいるか心配でしたが、部長さんや役員たちが導入にあたり、丁寧に説明をしてくれたおかげで、反対の声がなかったのは大きかったです。特に丁寧に説明したのは「LINEと同じ使用感」、「個人の連絡先（LINE、電話番号）を教え合わなくていい」、「自動的に友だち追加されない」、「LINE WORKSからの通知はPTAのことだとわかる」などでした。

執行部が保護者たちに導入・ログインのお願いをはじめてから、約2週間で200名以上、約90％以上がLINE WORKSにログインしていただくことができました。登録・ログインでつまずいた方は、間違って自分のアカウントを2つ作ってしまった保護者1～２名だけで、すぐに修正対応ができました。

PTA全体へのLINE WORKS導入までの流れを教えてください。

渡邉さん:

LINE WORKSにログインしていただくには、管理者がメンバーを事前に登録して、そのアカウントとパスワードでログインしていただく方法があります。私たちのPTAは全体で220名を超えるため、事前登録する管理者負荷が高くなるということで、私たちは別の招待方法を選びました。

LINE WORKSにはQRコードをスマホの画面に表示し、相手に読み取っていただき、個人が名前などを入力、管理者は承認するだけでよいという登録方法があります。念のため、紙での説明を補助的におこないながら周知したのですが、想像以上のスピードで各保護者にログインしてもらえました。

メールやLINEでつながっていないメンバーには紙面を配布し、QRコードからメンバー登録をしてもらう。写真は新入学生へ向けた案内資料

LINE WORKSを導入して良かったと感じる点を教えてください。

鈴木さん:

私たちのPTAでは全メンバーのグループは作らず、部単位でトークグループを作成し、必要な人が必要な範囲で情報共有できるよう、情報整理しています。日々のトークでは「既読・未読機能」がついているので、情報が確実に伝わっているか把握しやすくなりました。主にイベントごとの連絡に使っており、たとえば「次のバレー大会で広報部の写真撮影担当者は、朝8時に体育館前に集合してください」というトークを送ると、指定した方からリアクションや返信がきます。未読のメンバーにはトークを送る際に「メンション機能」で、特定のメンバーに効率よく連絡を取れるところも便利です。

校長先生を含めた役員グループは「フォルダ機能」を使って、PTA総会の報告書、年間行事のスケジュール資料、救急救命講習の資料、運動会の準備資料など、PTAと学校が相互に共有しなければならない情報を共有しています。

学年部は活動の中に学校行事のお手伝いがあるので、たとえば子どもたちの田植えや稲刈りの行事ファイルを作成して、学校から来たお知らせをそのファイルに入れています。ほかにもプール当番や運動会の報告事項や反省点など、学校側にも必要な情報を「ノート機能」で共有しています。

お祭りや運動会の事前準備もトークで共有、ミニスタンプでメンバーが確認。

残しておきたいファイルはフォルダに保存し、いつでもデータの閲覧が可能に

藤岡さん:

生活指導部でも活用が進んでいます。学校登校時に子どもたちが横断歩道を安全に渡れるように旗を持って保護者が誘導する「旗当番」というものがあるのですが、その日の旗当番が終わると担当保護者から「本日の旗当番が終わりました」とトークが届きます。旗当番を欠席する保護者がでた場合、朝の忙しい時間ですがスピーディーに把握・対応ができています。

緊急時の対応も迅速になりました。たとえば、夏休みのプール当番中にお子さんが忘れ物をした場合プールに入れないので、保護者に直接LINE WORKSから連絡を取ることができます。以前は保護者へ直接連絡することができず、学校に「●年●組の●●さんが忘れ物をしてプールに入れないので保護者へ連絡をお願いします」と依頼をしていました。今では学校を経由せず直接LINE WORKSのアドレス帳から検索すれば、保護者に連絡が取れるので最短時間で解決できています。

福田校長:

LINE WORKS導入前のPTAとの「資料の共有」「連絡事項の共有」は、パソコンのメールを使っていました。外部とのメールが利用・閲覧できるパソコンが学校には1台しかないため、PTAとのやりとりの確認・返信の時間が限られていることが課題でした。

LINE WORKSを導入した今では、私は学校代表として役員グループに参加しているのですが、学校側もトークルームをみればPTAが「どんな活動をし、どんなスケジュールで、どんな動きをしているのか」が明確にわかるようになりました。

今までの学校・PTAの関係ではなかなか実感できなかったのですが、国本中央小学校PTAのメンバーのトークルームは、さまざまな情報共有・意見交換が飛び交うので、日々精力的にご協力いただけていることに気づかされました。本当に熱心なPTAのメンバーたちと活動できて感謝しています。

導入後、PTA活動に大きな変化や成果は感じられましたか？

渡邉さん:

PTAでは「保護者の名前、上のお子さんの名前＋クラス」「下のお子さんの名前＋クラス」が紐づけされていると管理が非常に楽になります。保護者とお子さんの情報は基本的にエクセルでも管理しているのですが、LINE WORKSのアドレス帳でもひと目でわかると運営上、非常に楽になります。たとえば一家庭に配る資料が1枚でいいものを、兄弟がいることによって必要のない2枚目を配布してしまうのですが、事前にわかっていればこれを避けることができます。

執行部でどこにお子さんの情報を登録しようかと話しあったのですが、最終的にプロフィールにあるニックネームに「お子さんの名前＋クラス」を入力してほしいとPTAの皆さんにお願いしました。お子さんが複数いる保護者にはお子さんの名前もすべて入力していただきました。これは名簿などを管理する私たちからすると、想像以上の成果です。

旗当番の出欠確認・完了報告は、欠かせない。

アドレス帳では何年何組のどの子どもの保護者なのか把握できる

また、印刷物が少なくなったのも大きな改善点です。
学校の職員室の前に棚が設置されているのですが、PTAからの印刷物に生徒名を記入してこの棚に投函すると先生→生徒→保護者へと届くという、アナログな方法でお便りを届けていました。LINE WORKSを導入してからはPTAからの連絡をパソコンで資料作成してPDFデータにし、トークに送信して終了、本当に楽になりました。
先生の負担も減りましたし、印刷物配布でよくある「用紙をなくした」「子どもからもらっていない」というトラブルがなくなりました。

他校のPTAや学校関係者にアドバイスをいただけますか？

渡邉さん:

PTAのように数百名単位のメンバーに短期間で受け入れていただき、登録してもらえるツールはLINE WORKSのほかにはないと思います。新しいツール導入に抵抗がある保護者も多いと思いますが、LINEと似ているLINE WORKSのように使い慣れた操作感のツールを選ぶことは、スムーズに移行できる最大の秘訣だと思います。

鈴木さん:

PTAにとって最も重要なのは活動の負担を減らし、本来の目的である「子どもたちのための活動や時間」に集中できることです。LINE WORKSは、我々PTAや学校を助けてくれる強力なツールであると感じています。もし検討されているPTAがあれば、まずは役員や執行部など小さい単位から試験導入して、ぜひ使用感を体感してほしいです。

【お話を伺った方】
佐藤靖さん（前PTA会長）

鈴木淳さん（PTA会長）

渡邉真由子さん（PTA副会長）

藤岡ゆかりさん（PTA副会長）

福田泰さん（国本中央小学校 校長）

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年12月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話やメールをトークに置き換え情報の伝達速度を大幅に向上
• 銀行に必要なセキュリティを担保しながら社内コミュニケーションを活性化
• 災害やシステム障害時などの危機管理体制を強化
• 通話コストと会議回数の低減を実現

御社の事業概要をご紹介ください。

河津さん:

イオン銀行は、「お買い物ついでに銀行を利用したい」「土曜・日曜、祝日も営業する銀行があったら」というお客さまの声にお応えして誕生したイオングループの銀行です。毎日のお買い物に便利でおトクな電子マネーWAONやクレジットカード、各種預金・ローン・保険に加え、豊富なラインナップから投資信託等の資産形成商品をお選びいただける金融商品仲介等、幅広い金融サービスを提供しています。

最近では、イオン保険サービスが営む保険ショップ事業「イオンのほけん相談」との一体運営を開始しました。これにより、金融商品・サービスをワンストップで提供できる体制を整え、一層の利便性向上を図りました。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

河津さん:

当社には2,700名以上の従業員がいますが、基本的なコミュニケーション手段が電話とメールだったため、迅速な連絡が難しく、特に本社と店舗間の連携が円滑でない点が課題でした。メールアドレスは全従業員に付与していますが、店舗スタッフはお客さま対応に注力していることからメールを随時確認することは難しく、特定の従業員にすぐに連絡を取ることが困難でした。以前から使っているグループウェアでも、即時伝達は困難でした。

金融機関特有の情報セキュリティやガバナンス意識の高さから、手軽に使えるツールの活用に対して慎重になっていたという側面もありましたが、そのことが業務の生産性向上を妨げ、災害やシステム障害など緊急時の対応の遅れ、組織全体の一体感の欠如を招くおそれがあったことから、ビジネスチャットの利用を考えるようになりました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定された理由を教えてください。

河津さん:

いくつかのサービスを比較検討した結果、目を引いたのは圧倒的多数の人が利用しているLINEと同様の使い勝手を持つLINE WORKSでした。従業員のITリテラシーにはばらつきがありますが、直感的に操作できるよう設計されたLINE WORKSであれば、導入時に特別な研修等を実施しなくても早期に定着すると期待できました。

特にセキュリティ面については本社で厳重に審査し、当社が求める要件を十分に満たしていると判断しました。本格導入当初は約1,000アカウントほどからスタートしましたが、現在では3,000アカウント以上にまで拡大しており、他のツールと比較して導入コストが低く、大規模な運用にも適している点が大きな魅力でした。

導入決定後の展開はどのようにして行われましたか。また、運用に際して独自のルールを定められましたか。

河津さん:

本社の従業員は会社支給のPCとスマホ、各店舗では会社支給の共有PCと共有スマホで利用するほか、希望する個々のメンバーがBYOD（私物端末の業務利用）で利用できるよう、私用スマホにLINE WORKSアプリをインストールして運用を開始しました。※店舗内では、原則会社支給の端末で使用するルールとし、情報管理は徹底しています。

運用ルールについては、秘匿すべきデータが外部に漏れることのないよう、お客さまに関する情報のやり取りを禁止としたほか、画像以外のファイル添付などを制限しました。また、災害発生時など急を要する特別な連絡を除き、勤務時間外の連絡を原則不可とするルールも設け、安全かつ快適に利用できる環境を整えました。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入効果をお聞かせください。

・電話やメールをトークに置き換えコミュニケーション速度が向上

・全国の店舗・ATMの工事の進捗状況をリアルタイムに把握

・非常時の迅速な情報共有で危機管理体制を強化

河津さん:

各部署や店舗ごとにグループを作り、メンバーが日々の業務情報を共有しています。メールは自発的に見に行かなければ情報にアクセスできませんが、LINE WORKSならプッシュ通知によりすぐに内容をチェックできます。各部署や各店舗によっては、従業員の勤怠に関するグループをつくり、体調不良で突発的に欠勤する場合の報告などにも活用されています。このように、電話やメールで行われていた連絡の大半がトークに置き換わり、あらゆるコミュニケーションが格段にスピードアップしました。

私が所属する総務部では、各営業拠点やセンターのレイアウト変更などに伴う工事の進捗も共有しています。営業拠点やセンターは全国にあるので常にどこかで工事が行われており、各地域の担当者が撮影した写真を共有することで、進捗状況をリアルタイムに把握できるようになりました。

防災対策においてもグループを設け、震度5以上の地震が発生した際に、各地のメンバーが管轄するエリア内の店舗等の被害の有無や状況を投稿・共有する体制を構築しました。また、システム障害などが起きた場合も同様に、対策チームのグループにて迅速に状況を共有できるようにしました。このように、LINE WORKSによって情報を迅速に共有できるようになったことは、危機管理体制を強化することにもつながっています。

トーク/グループ以外によく活用される機能はありますか。

【音声通話】通話したい相手にアドレス帳からダイレクトにアクセス

【ビデオ通話】オンラインミーティングを開催

【アンケート】従業員の意見をスムーズにヒアリング

河津さん:

社内の誰かと電話で話す必要があるときは、部門や店舗の代表番号にかけて呼び出してもらう必要がありましたが、LINE WORKSの音声通話機能を使えば、個々の相手に直接電話をかけられます。全従業員の連絡先がアドレス帳に登録されているので、名前さえ分かればスムーズに連絡が取れるようになりました。また、ビデオ通話機能でテレワークをする従業員も交えてのミーティングを行うこともあります。

また、店舗やATMのレイアウト変更後の使用感に関する感想などをヒアリングするのに、アンケート機能を利用しています。文書での質問や電話での問い合わせの手間を省き、多数の従業員の声を簡単に収集できます。

LINE WORKSは御社の業務に定量・定性の両面でどんな効果をもたらしましたか。

・日頃から密な情報共有ができるようになり会議の数が減少

・ビデオ通話機能を用いてテレワークを活性化

・従業員どうしの距離感を縮めることにも貢献

河津さん:

相手からのレスポンスを素早く得られるLINE WORKSを導入してから、社内コミュニケーションにおけるメールの量が大幅に減りました。メールがトークに置き換わったことで意思疎通の速度が速くなったことは、業務の生産性向上に直結しています。以前は関係するメンバーが進捗状況を報告し合うための会議もよく開かれていましたが、日頃から業務に関する情報をこまめに共有できるようになったことで、そうした会議の数もかなり減りました。また、月間18万件以上のトークや2万4千件を超える音声通話が社内連絡に活用されています。これにより、従来SMSや携帯通話で行っていた社内連絡の大部分がアプリ内で完結するようになり、通信費や対応時間の最適化に貢献しています。

定性的効果としては、全社のコミュニケーション基盤が確立されたことで、従業員や部門間の連携が強化されたことです。スマホならビデオ通話でチーム単位のオンラインミーティングができるので、テレワークもしやすくなりました。

導入当初のトークはテキストのみのやり取りが中心でしたが、最近はスタンプやリアクション機能も頻繁に使われるようになりました。これはLINE WORKSによって従業員どうしの距離が近くなったことの表れと言えます。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

河津さん:

これまでトークと通話機能を主体に利用してきましたが、掲示板などその他の基本機能も活用していきたいと考えています。例えば、従業員からの問い合わせ対応の自動化です。現在も、よくある問い合わせ内容についてはグループウェアにFAQを公開していますが、総務部の業務が多岐にわたっていることもあり、日々多くの問い合わせ対応が発生しています。AIチャットボットを活用しLINE WORKSで質問への一次回答だけでも可能になれば、問い合わせ対応に要している時間は大きく省力化できると考えています。

また勤怠管理など他のシステムとのAPI連携も、積極的に図っていきたいです。コミュニケーション基盤としてのLINE WORKSの有用さを強く実感したため、将来的にはグループ会社への展開も推進したいと考えています。

【お話を伺った方】

河津 修さん

本社や各拠点の設備、PC・スマホ等のデバイス、入退室カード、契約書原本、会議室予約システムなどを管理する総務部 総務Gの業務を取りまとめる。LINE WORKSの運用管理も担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年4月当時のものです。

本事例のポイント

• 掲示板機能を活用して製造現場の社員に会社トップからのメッセージなどを周知
• 経営方針や会社の動きに対する社員の関心が向上
• 紙や口頭で行われていた業務連絡の速度がアップ

御社の事業概要をご紹介ください。

石島さん:

当社は、ビル・住宅、上下水道、ガス、空調などの身近な生活フィールドから、石油、化学、医薬品、食品などのあらゆる産業分野の配管に接続されるバルブの製造・販売を主力事業としています。国内のみならず、北米・欧州・アジア各国にも生産拠点や販売網を整備しています。近年は、データセンターや半導体製造装置、ファインケミカル領域や新エネルギーとして期待される水素領域などの設備で使われるバルブやユニットの製造にも注力しています。また、コンピューター・液晶分野や医薬分野などで利用される純水・超純水をつくるための高品質なフィルターや浄水装置なども製造するなど、高成長分野におけるビジネス拡大も積極的に推進しています。

国内外のグループ約40社を挙げてDXの推進に取り組んでおられますが、以前はどのような課題を抱えていましたか。

石島さん:

組織全体でしっかりデータ活用ができるように、10数年前からビジネスプロセスの標準化と基幹システムを整備してきました。しかし、基幹システムの整備に注力するあまり、基幹システム以外のペーパーレスやデジタル化、情報共有のためのIT化が遅れている実情がありました。そこで2019年より「働き方大改革」を断行し、あらゆる業務でICTツールの活用を進めました。2022年にスタートした、長期経営ビジョン『Beyond New Heights 2030「流れ」を変える』では、「働き方大改革」を土台に、ビジネス変革を目指すDX戦略を展開するに至っています。

今井さん:

「働き方大改革」以前の業務現場では、情報を伝える主な手段が電話、メール、対面、紙の資料だったため、コミュニケーションのスピード感の欠如が課題でした。業務に関する情報だけではなく、経営層の意思が個々の社員に届きにくいことも問題でした。経営方針は状況に応じて刻々と変化するため、タイムリーな伝達が必須です。ICTツールの活用推進の狙いの一つとして、トップの想いや考えを全社員が瞬時に共有できる環境の構築もありました。

佐藤さん:

そのためにグループウェアを導入し、経営層からのメッセージや会社発信の重要な情報を掲示板にアップするようにしました。しかし、製造現場で働く社員の多くは、日常業務でPCを使用しないため、紙の資料の配付や掲示、あるいは上長から口頭伝達しか情報共有の手段がなく、「いかにスムーズに情報を共有するか」という課題が依然として残っていました。

そこで、個人所有のスマホからBYODでグループウェアにアクセスできるようにしましたが、セキュリティ確保のための複雑な設定がユーザー側の負担となり、思うように利用が進みませんでした。

課題解決の手段として、LINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。

井出さん:

さまざまなツールを比較検討した結果、シンプルなUIと操作性を備えるLINE WORKSが最適だと考えました。特に掲示板が見やすく、会社発信の情報を伝えるメインの手段として活用できそうなことに加え、トークやグループトークで「1対1」でも「1対N」でもスムーズに情報伝達できる点、音声通話機能がある点、トークなどのログが取得できセキュリティ面でも安心できる点に魅力を感じました。まずは業務でPCを使わない製造現場などの社員400名ほどをメインユーザーとし、必要に応じて全社規模に展開していくことを見据えて導入を上申しました。

石島さん:

LINE WORKSの名前は聞いたことがありましたが、詳しいことは知りませんでした。そこで調べてみると、大手の製造業でも採用している企業が多いことが分かりました。当社にもフィットするのではないかと考え、小規模のグループで試用してみました。その結果、機能性とセキュリティの両面で申し分ないとの評価が得られ、正式に採用することを決めました。

導入に際して、運用ルールは定められましたか。また、製造部門のユーザーへの展開はどのように進められましたか。

佐藤さん:

会社からの情報伝達の迅速化に加え、社員どうしの活発なコミュニケーションの促進も目指し、「虚偽情報を発信しない」「業務時間のみ使用する」など必要最低限のルールを定めて運用を開始しました。

山梨県と長野県にある3か所の製造拠点では、私と今井が説明会を開きました。各部署の管理者に対し、LINE WORKSを導入する目的と基本的な操作方法をレクチャーしました。また、各工場の食堂にヘルプデスクを設け、個人の端末へのLINE WORKSアプリのインストールなどをサポートしました。

LINE WORKSの掲示板機能の活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・会社発信の重要な情報をアップして速やかに周知

・会社の動きに対する製造部門の社員の興味・関心が向上

井出さん:

製造現場で働く社員に、会社からの通知を素早く周知するために活用しているのが掲示板です。口頭や紙文書で伝達していた情報を集約し、トップからのメッセージ、社内ニュース､各種通知・通達、職場単位のコミュニティ情報などのスレッドに分類して、社員がいつでも閲覧できるようにしています。

社内のニュースは「KITZ NEWS」で周知。キッツの社員で2024年のパリ五輪・女子レスリングで銅メダルを獲得した須﨑 優衣選手に関する情報なども掲載

今井さん:

掲示板を通じて多くの社員が会社の動きに興味を持ってくれるようになり、「自分の会社がこんな面白い取り組みをしていることを初めて知った」といった声が上がっています。

石島さん:

LINE WORKSの運用開始は2024年9月とまだ日が浅いにもかかわらず、掲示板に掲載された情報は製造部門の約400名のユーザーのうち、平均で100名ほどが既読になっています。もちろん目標は全員が既読になることですが、職場でスマホを見る機会が休憩時間しかない製造現場の社員の4人に1人が、自ら会社の情報にアクセスしてくれるようになったことは、取り組みの第一歩として高く評価できるものだと思います。

今井さん:

掲示板の記事には「いいね！」ボタンを押したりコメントを書いたりできるので、社員どうしがつながるための場としても機能し始めています。会社からの通知を掲示板に発信する側としては、作成画面がシンプルで使いやすく、画像を簡単にアップロードできるところも気に入っています。

ほかにLINE WORKSのどんな機能をよく活用されていますか。

【トーク/グループ】業務連絡の速度が大幅に向上

【音声通話】マシントラブルなど緊急時の連絡手段に

【アドレス帳】連絡を取りたい相手をスムーズに検索

今井さん:

製造部門の社員どうしがトークで業務連絡をするケースも多く、情報伝達の迅速化に役立っています。

井出さん:

製造ラインのマシントラブル発生時などに、音声通話機能で製造技術部門の担当者と迅速に連絡できるようにしてほしいという現場の社員からの要望を受け、製造技術部門の担当者にもLINE WORKSを導入しました。

社内の誰かに電話をかけたいとき、以前は会社のポータルサイトを開いて番号を調べる必要があり面倒でしたが、LINE WORKSのアドレス帳から直接かけられるので、私も音声通話機能をよく使っています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

佐藤さん:

製造部門以外ではPCベースでグループウェアによる情報共有をしていますが、トークや音声通話といった、より手軽なコミュニケーションツールとして、将来的にLINE WORKSを全社に広げることができればと考えています。

井出さん:

ゆくゆくは、LINE WORKSのグループ会社への展開も検討できればと考えています。

今井さん:

製造部門内のコミュニケーションをさらに促すため、社員が思ったことを気軽に投稿できるコンテンツなどを企画したいです。

石島さん:

1月1日付で全社の組織を大きく変更し、より各市場のお客様に寄り添い市場のニーズに応えていくビジネスユニット制の体制となりました。同時に第二期となる中期経営計画 (2025-2027年度)が社内外に公表され、各市場お客様を基点に、営業、設計開発、生産などが一体でその課題やニーズを共有し、その解決に注力していくことが必要となっています。その変更に関するトップからのメッセージもですが、今後もお客様課題解決のために継続的な情報共有を製造部門全員に確実に伝えていきたいと考えています。

当社はカメラや二次元コードなどを用いた業務効率化も進めており、AI活用も積極的に推進しています。製造部門やお客様に対応するフィールドサービス部門などでは、それらのデータをLINE WORKSで円滑に共有できる環境も構築したいと考えています。

【お話を伺った方】

石島 貴司さん

IT部門の責任者としてDX推進を統括し､デジタル化による業務効率化・効果向上を推進

井出 征峰さん

製造､品質保証､生産管理などのシステム管理の責任者

佐藤 学さん

製造､品質保証､生産管理などのシステム管理を担当

今井 成美さん

生産本部で人材育成､エンゲージメント向上､DX啓蒙活動などを担当

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

社会福祉法人 恩賜財団 済生会支部 神奈川県済生会 横浜市東部病院はDX推進の一環で、院内のコミュニケーション基盤としてLINE WORKSを導入しました。電話やメールに代わる連絡手段としてトーク機能を活用することにより、職員間のスピーディな意思疎通が可能になりました。さらにBot機能による診断書作成リマインドの自動化で、医師ごと・科ごとでバラツキのあった督促方法が標準化されました。また、ビデオ通話機能を利用して、医療職員が院外にいてもカンファレンスに参加できる環境を整えるなど、DXを通じた働き方改革を力強く推進しています。

本事例のポイント

• 電話・メールをトークに置き換え院内の連絡がスムーズに
• 診断書作成のリマインド送信をBotで自動化して業務負担を軽減
• ビデオ通話機能でテレカンファレンスができる環境を整備

病院の特長をご紹介ください。

金城さん:

横浜市の中核病院として2007年に開院した当院は、急性期医療や高度専門医療を提供しています。また、近隣の医療機関や介護・福祉施設との連携による地域完結型医療の構築にも努めています。2014年には救急医療体制の整備を進める横浜市の要請に応え、院内に「横浜市重症外傷センター」を開設し、24時間365日、交通事故などによる重症外傷患者を受け入れ、救命処置や治療を行っています。さらに、全職員が基本的な医療・看護技術や心肺蘇生法などを学べるよう、スキルトレーニングセンターを設けているのも特長の一つです。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

金城さん:

院内の主なコミュニケーション手段はPHSと内線電話でしたが、電話は相手の思考や作業を中断させてしまいます。また、外来診察や手術、会議などで多忙な医療職員はそもそも電話に出られないことが少なくありません。医師と看護師は電子カルテを通じてやり取りすることが多いため、お互いの名前と顔が一致しないなど、情報機器の発達によってかえってコミュニケーションが希薄になる側面もありました。

鶴見さん:

事務職員は電子メール、医療職員は電子カルテに搭載されているメール機能を使って連絡することもあります。ただし電子メールは相手が読んだかどうか分からず、電子カルテのメール機能では既読/未読は分かるものの、PCからアクセスしなければ確認することができません。ほかにグループウェアも運用されていますが、医療職員全員が業務用のPCを持っているわけではないため、利用するのはほぼ事務職員に限られていました。また、電子カルテと一般の事務用途のネットワークが分離していることも、コミュニケーションの円滑な流れを阻害していました。

私が所属する医師支援室の職員にとって、特に課題となっていたのが、医師に作成を依頼した診断書の督促業務でした。患者さんから診断書の発行を依頼されるとMA（メディカルアシスタント）が電子カルテの情報をもとに下書きするのですが、医師は忙しさに紛れてその確認・承認を後回しにしがちです。事務担当者は外来診察を終えるタイミングでお願いに行ったり、電子カルテのメール機能でメッセージを送ったりするのですが、それでもなお、すぐに作成してもらえないことがありました。

ほかに院内の救急科に特有の課題もあったそうですね。

風巻さん:

救急科の入院患者さんの容体は刻々と変わるため、毎朝のカンファレンスで医療職員が最新の状況を共有しなければなりません。そのため以前は勤務時間外でもカンファレンスに参加することがありましたが、医療従事者の時間外労働の上限が設けられてからはそれが難しくなりました。

大政さん:

しかし、十分な医療を提供するには関係する全スタッフがリアルタイムに情報を共有することが重要です。そのため、院外から参加可能なテレカンファレンスができる環境を整備する必要を感じていました。

金城さん:

当院はDXの推進に力を入れており、2023年度より「DX5カ年計画」を推進しています。その重要な施策の一環として、職員全員がスムーズに連絡を取り合えるコミュニケーション環境を構築し、今挙げられたような現場の課題を解消することを目指しました。

課題解決に向けて、LINE WORKSを導入された理由をお聞かせください。

金城さん:

救急科では以前から、カンファレンスに参加できない職員が情報を共有するためのチャットツールとしてLINE WORKSを活用していました。既存のグループウェアのチャット機能や他のソリューションも検討しましたが、インターフェイスがLINEと似ていて親しみやすいこと、救急科で利用実績があったことから、全職員にアカウントを付与することに決めました。

LINE WORKSの利用を促進するため、導入に際して特別な制約や規則は設けず、BYODでの使用も認めました。勤務時間外に連絡を受けたくない人は通知をオフにするようアナウンスし、どのように活用するかは個々の職員の判断に任せることにしました。

LINE WORKSの利用シーンと導入効果をお聞かせください。

・トークがメインの連絡手段となりメールの量が半減

・会議参加者へのリマインドをグループに一斉通知

金城さん:

確実にメッセージが届き、スピーディに返答が得られることから、通常の業務連絡にはトークが多用されるようになり、メールの量がほぼ半減しました。

会議が多い医師は予定を忘れがちなので、以前は事務担当者が、会議の直前に全員に電話をかけて出席を促していました。LINE WORKS導入後は、会議体ごとのグループに一斉に通知し、既読がつかない人だけに電話でリマインドすればよいので便利です。

私用スマホにLINE WORKSアプリを入れている職員には、休みの日でも重要な情報を送っておくことができます。休日に見るかどうかはあくまでも本人の裁量に委ねていますが、既読率はかなり高いです。

鶴見さん:

電話がトークに置き換わったことで、医師との連絡が格段にスムーズになりました。メールと違い、挨拶文を省いて「○○の確認をお願いします」などと手短に用件だけを伝えられることも、業務効率化に貢献しています。

LINE WORKSのBotを活用して、診断書の作成を促す通知を自動的に発信する仕組みをつくられたそうですね。

・管理システムのデータを参照して医師への督促通知を自動送信

・事務職員の業務負荷が軽減し患者に診断書を渡すまでの時間も短縮

風巻さん:

救急科がLINE WORKSを先行して使っていたとき、院内にいる医師だけでは対応しきれない重症の患者さんを迎える際、非番の医師に応援を要請するため、患者さんの状況をグループに発信して共有していました。しかし、そのような事態ではトークに情報を入力している暇もなかったため、データベースソフトのFileMakerとLINE WORKSを連携させ、ボタンを押すだけでデータベースに入力された患者さんの情報をトークグループに発信できるようにしました。

その経験を活かし、医師が一定の日数作成に着手していない案件データを診断書作成管理システムから抽出し、LINE WORKSと連携させたFileMakerにインポートすることで、LINE WORKSのBotが医師のトークにリマインドのメッセージを送信する仕組みをつくりました。

鶴見さん:

この取り組みを開始してまだ間もないですが、直近の2週間で約40人の医師におよそ80件の通知が送信されました。以前のように医師に作成を催促する手間が省け、患者さんに診断書をお渡しするまでの時間も短縮が見込まれます｡

テレカンファレンスの環境整備はいかがですか。

・医療職員がどこからでもビデオ通話機能でカンファレンスに参加

風巻さん:

救急科のカンファレンスをLINE WORKSのビデオ通話機能でオンライン化したことで、非番の医師や職員にも時間や場所を気にせず情報共有できるようになりました。

大政さん:

院外からでもカンファレンスに参加して意見を述べられるので、集中治療室の運営責任者として、以前よりしっかりと職責を果たせるようになりました。

その他、LINE WORKSの活用状況について教えてください。

【アンケート】会議参加者などの意見をスムーズに収集・集計

【外部トーク連携】入職内定者や外部のパートナーとの連絡を円滑化

【カレンダー】自身や院内のメンバーのスケジュールを可視化

金城さん:

多数のメンバーが参加する会議での意見収集にアンケート機能を使っています。アンケート結果は瞬時に集計、グラフ表示されるので、会議の進行がスムーズになりました。

回答の内容が自動的に集計されるので、大人数へのアンケートも簡単に行える

入職が内定した新卒者との連絡には、外部のLINE WORKSやLINEとセキュアにつながれる外部トーク連携機能を使っています。新卒者にとって、電話やメールよりもLINEの方が身近なツールなので、円滑なコミュニケーションを取れるようになりました。外部トーク連携機能は、システム開発ベンダーとの連絡にも活用しています。

鶴見さん:

個人的には、カレンダーでスケジュール管理をするようになりました。手元のスマホで操作できるので、PCで使っていたグループウェアのスケジューラよりも便利です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

鶴見さん:

院内の職員や医師にリマインドをする機会は非常に多いため、Botによるリマインド通知の対象業務を、診断書の督促以外にも拡大できればと考えています。

金城さん:

現在は既存のグループウェアや電子カルテのメール機能、LINE WORKSなど、複数のツールを併用していますが、現場の混乱を招く可能性があるため、今後はコミュニケーションチャネルを可能な限りLINE WORKSに集約して一元化を図りたいと考えています。そのうえで勤怠管理システムなどとの連携も進めれば、さらに業務効率を向上させられるはずです。

大政さん:

多数の部署と関わる私は、多くのカンファレンスの内容を把握したいと考えています。できれば院内のカンファレンスをすべてビデオ通話機能でオンライン化し、いつでも参加できるようにしたいです。さらに参加者の発言が自動的にテキスト化されて議事録になれば、業務生産性がさらに高まると思います。

風巻さん:

救急科では患者さんの治療方針を他の科の医師に相談することがありますが、電話では状況を正確に伝えられず、しばしばコミュニケーションエラーが起きていました。院外にいる脳神経外科医や整形外科医などが、LINE WORKSからデータベースにアクセスして画像を閲覧できる環境を整備したいと考えています。

【お話を伺った方】

金城 悠貴さん

2023年度に開設されたDX推進室の副室長と総務室 室長を兼務。

鶴見 怜央さん

医師支援室で医師の事務補助をする職員をマネジメントする。

風巻 拓さん

救急外科医。救急科医長。医局長。スキルトレーニングセンターの責任者も務める。

大政 皓聖さん

救急集中治療医。救命救急センターの集中治療室の運営をマネジメントする。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年12月当時のものです。

本事例のポイント

• 営業担当者がお客さまのLINEとつながりスムーズにコミュニケーション
• 営業所内でのアポイント予定が可視化され、モチベーションアップに貢献
• 複数分散していたコミュニケーションツールを一本化して運用・管理の負担を軽減

御社の事業についてご紹介ください。

小出さん :

1923年に設立された当社は、創業時から株主のいない相互会社形態を堅持している日本で唯一の保険会社です。発足当時からご契約者本位の商品やサービスの提供に徹し、現在も「お客さま満足度No.1の生保会社となる」を長期経営ビジョンに掲げています。お客さまとのコミュニケーションはFace to Faceを重視していますが、同時にデジタルを活用したお客さまの利便性向上も追求。ご相談には対面で真摯かつ丁寧にお応えしつつ、お客さまの要望に応じてデジタルツールも有効活用するなど、ハイブリッド型の営業を目指しています。

これまでどのような課題を抱えていましたか。

吉本さん :

当社は全国に62の支社を設けており、各支社の配下には469の営業所があって、そこに所属するお客さまアドバイザー（以下、アドバイザー）と呼ばれる営業担当者がお客さまへの生命保険の募集とアフターサービスを行っています。アドバイザーへ向けた本部からの伝達にはメールやインフォメーションアプリが、営業所内での業務連絡には電話や各種SMSなどが主に利用されていましたが、いずれも迅速かつ確実な伝達や意思疎通ができていませんでした。

新田さん :

これまでお客さまとは電話やSMSを通して連絡していましたが、タイムリーにコミュニケーションを取れないという悩みがありました。電話はタイミングが合わないと要件が伝えられませんし、SMSはメッセージを確認してもらえたかが分かりません。次の提案に進みづらく円滑に営業活動ができていたとは言えませんでした。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選定された経緯をお聞かせください。また、運用に向けてどのような準備をされましたか。

吉本さん :

コロナ禍で在宅勤務が増えたことを受けて、まずは営業所内でのコミュニケーション手段としてビジネスチャットツールの導入を検討しました。せっかく導入するのであれば、営業所内だけではなく、同じくコロナ禍にいるお客さまともスムーズに連絡を取れる手段としても活用したいと考えました。そのような観点から、ほとんどのお客さまが利用されているLINEとセキュアにつながってやりとりができるLINE WORKSを導入しました。

山科さん :

まずはアドバイザーと営業所長にアカウントを付与し、その後支社と本社の一部に利用を拡大しました。現在は全国約1万1,000名の社員にアカウントを付与しており、営業所長など各拠点における管理責任者は会社が貸与しているスマホで、アドバイザーはBYOD^※1のスマホで利用しています。

LINE WORKSの使い方は、営業所長向けのオンライン説明会を開催してアドバイザーにも情報共有するよう促したり、操作マニュアルを作成したりしてレクチャーしました。

※1：BYODとは、従業員が個人で所有する端末を業務で利用すること。

斉藤さん :

導入時にプレミアムサポートプランに加入してサポートを受け、設定項目のパラメータシートなどを作成してもらえたので初期設定に苦労することはありませんでした。運用に関しては、個人情報や機密情報の漏えいを防ぐために写真を含む添付ファイルを社外に送信できないようにするなどの対策を講じました。

LINE WORKSの活用によって、お客さまとのコミュニケーションはどのように促進されましたか？

・お客さまのLINEとつながってよりスムーズかつ親密なコミュニケーションを実現

・トークからデータリンクを送付できる仕組みを構築して資料印刷・郵送の手間と費用を削減

・郵送時間の削減により、タイムリーな資料提供を実現

新田さん :

コロナ禍で在宅勤務をスタートした時期に運用を開始したので、まずは営業所内での連絡ツールとして利用し、スムーズにメッセージを伝え合える利便性を実感しました。

その後はお客さまのLINEとの連絡手段としても活用するようになりました。お客さまの中には電話がかかってくるタイミングを気にされていた方もいたようで、「会社公式のLINEができました」とご案内すると、とても多くのお客さまが外部トーク連携でつながることを快諾してもらえました。初対面のお客さまにはセキュリティ上、安全にやりとりできることをご説明したうえで、名刺に印刷されていたり、ネームホルダーの裏面に貼り付けているQR コードを読み取っていただいたりすることで、友だち登録してもらっています。

お客さまのLINEとつながってからは電話のタイミングが合わずに苦労することがなくなって、トークでの商談のリマインドの連絡が確実になり、営業所が開催するイベントなどのご案内も手軽にできるようになりました。

対面や電話では直接言いづらいこともトークならお話ししてもらえることが多く、お客さまの本音をつかみやすくなりましたし、やわらかく気持ちを伝えられるスタンプも使いながら、お客さまとの距離を一層近づけられたように感じています。

瀬戸さん :

LINE WORKSでとくに便利なのは既読が分かることです。営業所に勤務していたときは、お客さまの既読がつく時間帯で電話に出てもらいやすいタイミングを図り、メッセージが何日も未読のままなら意図的に見ないようにされている可能性が高いと判断するなど、既読・未読を営業活動に有用な判断材料にもしていました。

さらに、商談に応じてくださったお客さまには、お礼にコンビニなどで利用できるeギフトをお送りすることがありました。移動時間などを活用して手軽にコミュニケーションが取れるのも、LINE WORKSのメリットです。

お客さまへの資料送付もLINE WORKSをとおして行っているそうですね。

新田さん :

お客さまの保険内容を詳しく記す保険設計書やパンフレットなどの資料は、コロナ禍で手渡しが困難になってから郵送していましたが、やりとりをスムーズにするために資料の電子的送付システムが構築されました。システムをとおして生成されたリンクはトークから送信できる仕組みになっているので、アドバイザー側の作業は効率的になりますし、お客さま側はスマホから手軽に保険設計書を確認できるようになりました。

瀬戸さん :

資料の電子的送付システムとLINE WORKSを利用するようになってから、印刷・郵送にかかる費用はおそらく2割ほど削減できており、コストのみならずペーパーレスにもつながりました。ほかにも、データリンクはメールやSMSからも送信することがありますが、フコク生命のアドバイザーから送付されたというのが分かりにくく、スパムだと勘違いされ開封されない懸念もありました。しかしLINE WORKSをとおしてお客さまのLINEへデータリンクを送信する方が、ほかのメールやSMSに比べて開封率も高いように感じます。

小出さん :

セキュリティに配慮してアドバイザーから画像を送れないように設定していますが、お客さまから画像を受信することは可能です。お客さまが加入している保険の情報を画像で簡単に共有してもらえるので、よりスムーズにお客さまのニーズにあった提案がしやすくなりました。加入されている保険の内容を電話で説明してもらったり、資料を印刷して郵送してもらったりするお客さま側の手間を省くことにもつながっています。

メンバーの営業管理にもLINE WORKSをご活用されていたとおうかがいしました。

瀬戸さん :

営業所ではアドバイザーを束ねるグループリーダーを務めており、メンバーの管理にLINE WORKSを活用していました。とくに重宝したのがグループカレンダーです。メンバー全員の毎日の行動予定を可視化できるので、スケジュール管理はもちろん、「あの人がこんなにアポイントを取っているのだから自分ももっと頑張ろう」と、モチベーションアップの効果もありました。

以前は紙のみで管理していたのですが、LINE WORKSを活用するようになってからはメンバーの案件の進捗が気になったときにお客さまの名前を検索すれば状況がすぐに分かるようになるなど、かなり管理がしやすくなりました。

グループカレンダーでメンバーの予定を共有することで、活動状況がひと目で分かる

ほかにLINE WORKSのどのような機能をよく利用されていますか。

【メール】従来のメールサービスから移行して運用コストを削減

【掲示板】支社や営業所向けの重要な通知を素早く周知

斉藤さん :

以前利用していたメールサービスには通知機能がなかったため、メールを確認する頻度はそこまで高くなく、しっかり社内に情報伝達ができているか不明なのが課題でした。そこで既存のメールサービスの更改時期を迎えたのを機に、LINE WORKSでメール機能も利用できるアドバンストプランにグレードアップしました。メールでのやりとりを希望されるお客さまも一定数いるので、アドバイザーにドメインを付与してLINE WORKSメールを使ってもらっています。

小出さん :

社長からのメッセージや事務関連のお知らせなど、重要な伝達事項については掲示板で発信しています。以前は通知用のインフォメーションアプリを導入していましたが、あまり活用が進んでいませんでした。LINE WORKSの掲示板を使うにようになってからは、既読率がインフォメーションアプリの約5倍にアップ。スピーディに情報共有でき、既読機能やプッシュ通知があるので周知徹底につながっています。

斉藤さん :

これまで電話、メール、スケジューラ、掲示板……とそれぞれ個別に複数のツールを導入していましたが、全ての機能を備えたLINE WORKSを導入することで、コミュニケーションを一元化することができました。利用する社員にとって使い勝手が良いだけではなく、管理者の負担やITツールの運用コストも大幅にカットされています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

山科さん :

管理者機能でアドバイザーの活動を分析すれば、成績の良いアドバイザーのノウハウを共有して、全体のパフォーマンスレベルを向上できる可能性があります。今後はコミュニケーションの効率化だけではなく、営業パフォーマンスの底上げにもLINE WORKSを活用していきたいです。

吉本さん :

LINE WORKSは、各営業所においてそれぞれのやり方で工夫して活用されるようになってきています。本部ではアドバイザーの活用事例をキャッチアップして全社展開することで、営業活動をさらに活性化できればと考えています。

【お話を伺った方】

吉本 剛さん

総務部長。以前はLINE WORKSなどのデジタルツール導入を主導していた。

小出 陽平さん

LINE　WORKSなどデジタルツールの導入推進に携わり、営業現場での運用責任者を務めている。

斉藤 実香さん

事務企画部に所属し、新規システム導入の検討時にシステム面での導入の企画・支援を担当。

山科 志博さん

営業現場におけるデジタルツールの導入や活用推進に向けた施策検討を担当。

瀬戸 悠未さん

営業所勤務を経て業務部に異動し、FP（ファイナンシャルプランナー）トレーナーとして研修などを担当。

新田 まりあさん

中津営業所で個人営業を担当。2024年5月より育成マネージャーを兼務している。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年5月当時のものです。

本事例のポイント

• 医療チームの情報共有が円滑になり急患の対応がスピーディに
• 急性期病院・回復期病院・在宅サービスが部門の枠を超えて情報連携
• 連絡業務の効率化による時間外労働の短縮が働き方改革の推進に寄与

白十字病院の概要をご紹介ください。

渕野さん:

地域医療支援病院の認可を受けている当院は、福岡市西部～糸島エリアにおける「高度専門医療」「救急医療」「在宅療養後方支援」「健康なまちづくり」の役割を担っています。以前はケアミックス型の病院でしたが、開設40年目の2021年4月に、急性期に特化した白十字病院と、回復期に特化した白十字リハビリテーション病院に分院。同じ母体の社会医療法人財団白十字会が運営する居宅介護支援事業所や住宅型有料老人ホーム、訪問看護ステーションをはじめとする在宅サービス事業と密接に連携しながら、地域の皆さまに幅広い医療・福祉サービスをご提供しています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

渕野さん:

白十字病院が分院した際に元の場所とは別の敷地に新築移転したため、以前は対面でできていたリハビリ関係のスタッフとの連絡が、すべて電話かメールで行わなければならなくなりました。また、分院した時期はコロナ禍で、同じ院内のスタッフどうしでも対面を控えていたことから、ICTツールによってコミュニケーションを促進することが必要不可欠だと考えました。

田中さん:

職員間の連絡は、電話と電子カルテのグループメール、WEBメールの3つ連絡手段がありましたが、電話は相手の都合に左右されるためタイムリーな情報共有が難しく、電子カルテのメールはＰＣがあるところでしか確認できないなど、どの連絡手段も院内のスムーズな情報共有に課題がありました。また、忙しい医師へ電話をかける際、看護師や事務職員は「今連絡をしても大丈夫だろうか？」と診療の妨げにならないタイミングかどうか常に気を遣っていました。

阪元さん:

医師は診察以外にも会議の予定も多く、電話でのやりとりでは看護師や職員からの連絡や報告をタイムリーに受けとることが難しく、重要な用件への対応が遅れてしまうこともありました。

中島さん:

白十字リハビリテーション病院の看護部 次長である私は、白十字病院からの患者さんの転院の受け入れ調整も担当しています。移転前は対面で行っていましたが、病院間の連絡は基本的に電話で、私も白十字病院の担当者もお互いに多忙なために出られないことが多く、スムーズにコミュニケーションを取れないのが悩みの種でした。また、患者さんのリハビリの支援においても多職種と協力し合うことは必要不可欠ですが、患者さんに関する伝達事項をメンバー一人ひとりに同じ内容の電話をかけなければならず、時間と手間がかかっていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを運用されるようになった経緯をお聞かせください。

福田さん:

臨床現場における病院DX改革として、2022年に白十字病院で医師、看護師、システム開発室、事務部門をメンバーとするDXセンターを立ち上げました。白十字病院にはスマホがすでに採用されていたため、職員間の効率的なコミュニケーションツールとして、操作性がLINE と共通し職員が使いやすいLINE WORKS を導入しました。 臨床現場での有効性を検証するため、まず白十字病院脳卒中センターをモデル病棟として試用を開始しました。

急性期脳卒中は、医師や看護師、救急センター、放射線部、手術室、ICUなどさまざまな専門職が緊密に連携して迅速に対応しなければなりません。以前は搬送されてくる 急患の情報が医師から各専門職へと電話で伝えられるため時間がかかり非効率的でしたが、LINE WORKS導入後は担当医師が救急隊から得た患者さんの情報を医療チームのグループトークに発信して、一斉に周知できるようになりました。来院後の情報も逐次 LINE WORKS で共有され、医療チームの誰もが、対象の患者さんに関する最新の情報を常に把握できている状態になり、意志を統一して迅速に治療を開始できるようになりました。

田中さん:

LINE WORKSの導入効果が証明されたことを受けて本格的に運用することが決まり、白十字病院内の多数の部署に利用を拡大。その後、白十字リハビリテーション病院や在宅サービス部門でも活用することになり、急性期・回復期・在宅サービスの各担当者が速やかに情報を共有しながら医療・福祉サービスを包括的に提供できる体制が整いました。

LINE WORKSの活用に際して特別な運用ルールや機能制限を設けられましたか。

田中さん:

患者さんの情報を保護する必要がありますので、病院が配付したスマホやタブレットでしかLINE WORKSにアクセスできないようにしています。接続できるIPアドレスの制限を設定し、BYODは認めていません。また、管理側が端末を一元管理できるようMDM（モバイルデバイス管理）を導入しました。院内でのみ使える環境なので、外部トーク連携を除いて機能制限はせずに自由な利用を促進しています。

白十字リハビリテーション病院におけるLINE WORKSの活用シーンをご紹介ください。

・急性期病院からの転院調整を電話からLINE WORKSに置き換えて効率化

・在宅サービス部門との情報共有がスムーズに

中島さん:

白十字病院から白十字リハビリテーション病院への受け入れが決定した患者さんの転院調整が電話からLINE WORKSに置き換わり、転院調整が格段にスムーズになりました。用意した定型文に患者さんの転院希望日時などを入れて送信し、テンポよくコミュニケーションをとるためにコメントにリアクション機能だけをつけてもらうようなルールにしています。

定型文によるコミュニケーションで転院調整が格段に効率化した

多職種で構成される病棟内のグループも多数あり、例えば「ご家族の都合で患者さんの今日の転院時間が少し遅くなる」といった連絡を白十字病院から受けると、その情報を共有すべきグループのスタッフ全員に一斉に伝達。忙しいときでもちょっとした隙間にメッセージを確認して素早く対応できるのはチャットならではのメリットです。また、やりとりがテキストとして残るので、「言った/言わない」のトラブルも起きなくなりました。

そのほかにも、セラピストが患者の移乗動作など動画撮影を行い、病棟のグループトークにのせて情報共有を行っています。LINE WORKSのグループに掲載することで、いつでも・どこでも移乗動作の確認ができるようになりました。

吉田さん:

地域包括ケア病棟のリハ責任者として病棟にいる患者さん全員のリハビリスケジュールを毎日立てる必要があります。リハビリスタッフや看護師でその日行われるカンファレンスや会議をカレンダー機能で共有できているおかげで、効率よくリハビリスケジュールの作成が行えています。

入院中の患者さんの動きや介助方法についても画像や動画を用いて病棟スタッフと共有することで患者さんへの対応を統一することができています。

口頭やテキストでは伝えにくい動作などは動画で共有することで、患者さんごとの対応品質の向上につながっている

在宅サービス部門ではLINE WORKSをどのように活用していますか。

・訪問看護やリハビリスタッフ、ケアマネージャーなどが事務所外での連絡ツールとして活用。

田中さん:

訪問看護ステーションでは、グループトークで事務所外にいることの多いスタッフへもスムーズに情報共有することができるようになりました。患者さんのご家族から緊急の連絡があった際も、トークで一斉に伝達し、患者さんの自宅付近にいるスタッフや手の空いているスタッフが素早く対応しています。訪問リハビリのスタッフも、訪問中に患者さんの容態に異変があった際も、バイタルデータを看護師に送って適切な処置の指示をもらうことができています。

ケアプランセンターでは、ケアマネージャー全員でグループを作成し情報を共有しています。ソーシャルワーカーからの新たな患者さんの利用依頼もLINE WORKSで伝えられ、担当できるかどうかを速やかに返答できるようになっています。

事業所外にいるスタッフどうしの患者さんに関する相談や伝達もスムーズに

病院長や情報システム部門として、LINE WORKSの導入成果をどうご覧になっていますか。

渕野さん:

以前のように情報の共有に時間と手間をかけることなく、伝えたいことを伝えたい相手に、瞬時に、そして漏れなく伝えられるようになりました。メールは相手がいつ見たか分かりませんが、トークには既読機能があります。返信がなくても既読がつけば安心できることで、職員の気持ちにもゆとりが芽生えているように感じます。

阪元さん:

コミュニケーションが効率化したことで、業務生産性が向上していることを感じます。導入前と比べると時間外の仕事が確実に減っており、働き方改革にも貢献してくれています。

田中さん:

システム開発室が利用者にアンケート調査をしたところ

• ・医師とのコミュニケーションがしやすくなった: 94％

• ・電話と比べてコミュニケーションが増えた: 85%

• ・今後もビジネスチャットツールを使いたい: 97%

という結果となり、大半のユーザーがLINE WORKSに大きな利用価値を感じていることがうかがえます。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

阪元さん:

2つの病院と在宅サービス部門の連携をさらに強め、各職場のスタッフが患者さんやご家族から吸い上げた情報や要望をしっかり共有して対応することで、医療や福祉サービスの質をいっそう高めていきたいです。

渕野さん:

将来的に地域の医療機関とも広くつながって情報を共有できるようになれば患者さんの受け入れなどがよりスムーズになり、地域包括ケアの推進にも寄与してくれるのではないかと思います。

田中さん:

職種によっては患者さんのご家族と連携することも重要なので、外部のLINE WORKSやLINEとつながれる外部トーク連携機能の活用を検討しています。

病棟のスタッフが身軽に動けるようにするには、携行するデバイスをできるだけ減らすことが重要です。さまざまなシステムとLINE WORKSを連携させ、スマホ1台あれば業務が完結するような仕組みづくりも進めるつもりです。

また、システム開発室にはPCやICT機器に関する問い合わせが多数寄せられるので、Botによる自動回答の仕組みなども構築できればと考えています。

【お話を伺った方】

渕野 泰秀さん

白十字病院 病院長。日本外科学会認定登録医・指導医。日本消化器外科学会認定登録医・指導医消化器がん外科治療認定医。

阪元 政三郎さん

白十字リハビリテーション病院 病院長。日本脳神経外科学会専門医。日本脳卒中学会専門医日本リハビリテーション医学会臨床研修指導医。

福田 健治さん

白十字病院脳神経外科部長。白十字病院DXセンター長。日本脳神経外科学会専門医・日本脳神経血管内治療学会指導医・日本脳卒中学会専門医。

中島 公子さん

白十字リハビリテーション病院 看護部次長。回復期病棟の課長も兼務。

吉田 拓哉さん

白十字リハビリテーション病院 地域包括ケア病棟で理学療法士としてリハビリテーション業務に携わる。

田中 咲妃さん

医療情報本部 システム開発室で法人内のシステムやICTツールの導入支援・運用を管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年8月当時のものです。