本事例のポイント

• 【Drive】現場で最新図面を即座に確認し、事務所への戻り時間を削減
• 【AiNote】文字起こしやAI要約により、数時間に及ぶ定例会議の議事録作成を効率化
• 【アンケート】安否確認の回答率を高め、管理側の集計業務を自動化
• 【トーク】外部取引先と連携し、年末の急ぎ案件もわずか4日間で完結

吉成建設様の事業内容と、現在注力されている「100億宣言」について教えてください。

大前さん:

弊社は徳島と大阪に拠点を構え、公共工事や民間工事を幅広く手がけている建設会社です。「夢ある未来へ」というスローガンを掲げ、創業60周年を目前に、地元徳島で施工実績・組織力ともにNo.1を目指しています。

現在、全社一丸となって取り組んでいるのが、中小企業庁による「100億宣言」への参加です。これは、中小企業が飛躍的な成長を遂げるために、経営者自らが「売上高100億円」という野心的な目標を宣言し、その実現に向けた具体的なアクションを公表する制度です。社長がこの宣言に名乗りを上げたのは、社員のやる気を引き出し、成長のための明確な指標を示したいと考えたからです。今後、より大規模な工事案件に挑戦していくためには、100億円規模の売上とそれを支える組織力が不可欠だと確信しています。

LINE WORKS導入以前には、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

三笠さん:

以前は現場との連絡手段がほぼ「電話」に限られていたため、「折り返し電話の無限ループ」が日常的に発生していました。総務から電話しても現場は作業中で出られず、現場から折り返しがあっても今度は総務が別の対応中。この不毛なやり取りだけで、毎日かなりの時間をロスしていたのです。

鴻池さん:

現場としても、メールで連絡をもらってもiPadや携帯電話では精査に時間がかかるため、現場事務所に夕方戻ってからのパソコン作業になることが多い状態でした。緊急の連絡以外は後回しにならざるを得ず、情報のタイムラグが常態化していたのです。

大前さん:

本社と大阪支店の間も同様です。公式な情報共有がメール中心だったため、互いの動きが見えにくく、相互理解が不足していました。現場とも拠点間ともリアルタイムに、社内全体が一つにつながっていないというもどかしさが課題でした。

LINE WORKSを選定された理由と、導入時のステップについて教えてください。

大前さん:

複数のツールを検討しましたが、LINE WORKSはコスト面で優位な点に加え、普段利用するLINEと操作感が近く、若手からベテランまで馴染みやすい点が決め手でした。まずはフリープランを活用してテスト運用からスタートしました。建築部や大阪支店、総務部のメンバーで試してみたところ、相手の状況を気にせずトークを送っておける「タイムリーなやり取り」がどれほど業務を楽にするかを、身をもって実感しました。

有料版への移行にあたっては、かなり強い決意で臨まれたそうですね。

大前さん:

実は、一度社長への有料版導入プレゼンに失敗しているんです。当時の社長からは「個人のLINEでつながっているのに、有料にする必要性は何か？」と指摘を受けました。また、現場からも同様の声があり、個人LINEとの違いを具体化できていなかったことが原因でした。そこで総務部として、安全性の確保や全社的な情報共有の意義を再整理し、最後は総務部全員で社長を取り囲むようにして「導入によって必ず業務改善します。導入を見送るならフリープランもやめましょう」とアピールし、ようやく承認を得ることができました。

三笠さん:

導入後は、まず掲示板を使って社内の情報発信に注力しました。本社や大阪支店で何が起きているか、現場でどんな立派な建物が完成したかなどを写真付きで発信し続けました。お互いの仕事が見えるようになったことで、事務所と現場、拠点間にあった心理的な「壁」を溶かしていきました。

鴻池さん:

現場としては、会社の通達がメールで一斉送信されてきても、作業中はなかなか読むことができませんでした。でも、LINE WORKSの掲示板なら、通知からタップするだけでサッと見に行けます。会社全体の動きがタイムリーに入ってくるようになり、メールよりも圧倒的に情報が取りに行きやすくなりました。

具体的な活用の広がりと、その効果について教えてください。

大前さん:

社長自身もDXに対してより一層前向きになり、今ではトークで直接現場や事務方へスピーディな指示が飛んできます。経営層とのやり取りがタイムリーになったことで、組織全体のスピード感が劇的に変わりました。実際「100億宣言」についても、LINEWORKSで社長から常務への指示で始まり、専用トークルームが作成されました。

鴻池さん:

現場技士として手放せないのがDriveによる図面管理です。これまでは、容量の大きい図面データをメールでやり取りしたり、事務所に戻って確認したりする必要がありました。現在は、図面データをDriveに集約することで、スマホ一つで現場から即座に最新の図面を確認できるようになり、データ共有や確認にかかる時間が大幅に削減されました。

現場での図面確認画面。Drive上の最新図面をスマホで即座に確認でき、現場業務が効率化された

三笠さん:

アンケートによる安否確認訓練も大きな成果です。以前の複雑なシステムでは総務が代理登録する手間がありましたが、今は数タップで回答が完了します。全従業員50名の回答状況が一目でわかり、管理側の集計業務も自動化を実現しました。

外部連携でも驚くべき効果がありました。名刺を依頼している印刷会社様にフリープランの導入を勧めたところ、外部トークでの連携が始まりました。昨年末、急ぎの名刺発注が必要になった際も、トークで校正をスピーディに進めた結果、年末の繁忙期にもかかわらず、わずか4日間で納品まで完了したのです。

また、車両や重機の管理もカレンダーの設備予約に集約しました。誰がいつまで使っているかが可視化され、現場での「行方不明」を解消しました。

新たに導入されたAiNoteの活用状況はいかがでしょうか。

大前さん:

大阪支店の現場から「会議記録を正確に残したい」という要望があり、2025年7月からAiNoteを導入しました。建設現場では設計者や施主様との長時間に及ぶ定例会議が多く、「言った言わない」のトラブルを防ぐエビデンスが非常に重要です。

鴻池さん:

定例会議の後に録音を聞き直して議事録を作成するのは非常に時間がかかる作業ですが、AiNoteの自動文字起こしやAI要約を活用することで、議事録作成の時間が大幅に短縮されると期待しています。AIがトピックごとに整理してくれるため、会議の内容を関係者へ共有するのも容易になりました。

AiNoteによる会議の自動文字起こし。AI要約でトピックごとに整理してくれるため、議事録作成の質を高めつつ、大幅な時短を実現している

今後の展望についてお聞かせください。

大前さん:

次の目標は、協力会社で構成される安全協力会「かねよし会」の全メンバーとLINE WORKSでつながることです。業界全体の生産性を上げるためには、自社だけでなく地域全体を巻き込んだ「協働」が不可欠です。すでに一部の役員様とは連携を始めており、活用を広げていきたいと思っています。

三笠さん:

私たち総務部の原動力は、優秀な若手社員が誇りを持ってバトンを受け継げるような会社にすることです。100億宣言という大きな目標に向かって、これからもデジタルを武器に、徳島の建設業界をリードする新しい働き方を追求し続けます。

【お話を伺った方々】

大前 志鶴さん

総務部 次長。LINE WORKS導入の旗振り役。現場を支えるDXを情熱的に推進。

三笠 友希さん

総務部 課長。経営層との架け橋として「100億宣言」の推進を担う。

鴻池 以央さん

建築部 技士。入社3年目。現場の安全管理を担当。Drive活用など若手視点でのデジタル活用を実践。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2026年1月当時のものです。

＜本事例のポイント＞

•  CXトークによるステータス管理（対応完了/未対応）の徹底により、案件の取りこぼしがゼロに
  – 従来利用していた複数の外部ツールをLINE WORKSとCXトークに集約し、案件の情報入力や確認などの対応工程を削減
  – 依頼メールをCXトークで一元管理し、安定した業務遂行を支援する基盤を確立
  – LINE WORKSのグループとノート機能を活用し、小チームでの情報連携や、電気錠、スマートキーに関する専門的な技術情報の共有を推進

• 御社の事業概要をご紹介ください。

伊藤さん:

当社は家や車、金庫などの鍵のトラブル対応を24時間365日行っています。当社への依頼は、一般のお客様が約35%で、残りの約65%は法人顧客からのご依頼です。具体的には、不動産管理会社さんや損害保険会社さん、ロードサービス事業者さんからの依頼が主となります。特にロードサービスからのご依頼だと、出先で鍵をなくしたといったトラブル対応に駆けつけることが多いです。

現在、インターネット検索で鍵業者を呼ぶ一般顧客の約90%は、安価な広告表示で集客し、現場で高額を請求する業者に連絡してしまう状況が多発しているのが現状です。背景には、インターネット広告費が高騰し、お客様一人あたりの集客コストが非常に高額になっていることが挙げられます。当社は、この競争の中で、売上の65%が提携した企業案件という安定した収益を基盤に事業を安定させています。これが当社の最大の強みであり、愛知、岐阜、静岡、東京、神奈川、埼玉といった広範囲をカバーする拠点体制と、最短10分〜でお伺いする迅速な対応力も強みです。

これまでどのような課題を抱えていましたか？

伊藤さん:

以前は、電話で依頼を受けてから、外部のノート共有ツールに案件の詳細を記録し、そのリンクを旧社内チャットツールに貼り付けて、作業員に電話で指示を出していました。案件詳細の記録とリンク貼付、作業員への指示という二重の入力・連携作業が発生していたのです。また、法人顧客からの詳細依頼は共通メールアドレスに届いていたのですが、対応漏れや重複を防ぐために、対応が終わったメールはすべて削除するという運用でした。その結果、後から依頼元に問い合わせられても履歴がないため、Excel形式の作業日報ファイルからデータを逐一探す手間が発生していました。さらに、旧社内チャットツールは通知が多く、メンションされないと通知が来ない設定ができなかったため、スタッフが通知を全てオフにし、重要な連絡さえ見落としてしまうという問題も深刻でした。

LINE WORKSとCXトークを選定された理由や決め手は何でしょうか？

伊藤さん:

きっかけは、セキュリティに関する展示会で、たまたまLINE WORKSを知ったことです。最も大きかった決め手は、通知機能です。LINE WORKSであれば、私のように全てのトークルームに参加している人間でも、メンションされた情報だけを確認し、その他の情報は必要な時にだけ見ることができます。これにより、通知の見落としを防げる点が魅力でした。また、オプションのCXトークは、メールやLINE公式アカウント経由の問い合わせを、CXトーク画面内に集約し、チームで対応できます。この仕組みにより、従来の共通メールアドレス宛の依頼もCXトークで受信でき、受信した依頼ごとに「対応完了」や「未対応」といったステータスを付与して管理できることが魅力でした。

業務フローはどのように効率化されましたか？

伊藤さん:

現在は、依頼元から電話で出動の可否を確認した後、メールで詳細がCXトークに届きます。それを事務スタッフが確認し、作業員に電話で依頼を伝えます。作業員はCXトークで詳細を確認し、現場に向かい、対応完了後にステータスを「対応完了」に切り替える流れとなっています。

案件は月ごとにグループのノートにまとめています。作業員は現場での対応完了後、Excel形式の作業日報にその内容や金額を記録しており、事務方は、このExcelのデータとLINE WORKSのノートの内容を照らし合わせることで、抜けや金額の間違いがないかを確認しています。

案件管理にはどのような具体的な効果が得られましたか？

伊藤さん:

従来の対応完了後にメールを削除する運用がなくなり、依頼が来たにも関わらず誰も対応していない未対応の状態が一目で把握できるようになり、案件の取りこぼしはゼロになりました。過去のメール履歴や、こちらが送ったメールのやり取りがすべてCXトーク内に安全に残るため、後から問合せがあっても、以前のように作業日報ファイルからデータを探す手間がなくなり、スムーズな確認が容易に行えます。これにより、スピード感が重要な問い合わせ対応にも効率化が図れています。

以前使用していたノート共有ツールと旧社内チャットツールは廃止し、LINE WORKSのノート機能に集約したことで、案件の情報入力の手間が一つ減りました。また、細かい点ですが、作業員が現場の顧客の電話番号にタップ一つで連絡できるようになったため、現場での対応スピード向上にも繋がっています。

案件管理以外でLINE WORKSはどのように活用されていますか？

伊藤さん:

有料のオンライン会議サービスを解約し、社内ビデオ会議をLINE WORKSのビデオ通話機能に移行したことで、愛知、岐阜、静岡、東京、神奈川、埼玉といった全拠点の複数名で会議を円滑に実施できるようになりました。

また、複数の小チームでグループトークを使っています。そこではリーダーグループでの会議内容の共有や、進捗の確認、そして特に技術的な情報として、電気錠やスマートキーに関するナレッジ共有も行っています。新しい鍵の情報や技術的な内容を動画で流して共有することもあります。

今後のCXトークの活用について、どのような展望をお持ちでしょうか？

伊藤さん:

将来的には、個人のお客様からの問い合わせ対応を強化したいと考えています。現在、当社のLINE公式アカウントに来る問い合わせは、社員がリアルタイムで確認できていないため、あとから気づいてお客様を無視してしまう状況が発生しています。本来、お客様とのトラブルを避けるために、鍵穴や現場の写真を送ってもらい、位置情報も確認した上で、正確な金額を提示してから出動するのが理想です。CXトークであれば、LINE公式アカウントからの問い合わせをリアルタイムで全員が把握し、迅速な対応と正確な見積もりが可能になる。この理想的な運用体制を確立していきたいと考えています。

【お話を伺った方々】

伊藤 バリヤさん　同社の社長として業務全般とITツール導入を取り仕切る。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 社内のスムーズな情報共有を促進するグループウェアとして機能
• トーク画面からkintoneで内製したアプリにデータを入力できる仕組みを構築
• コミュニケーションの活性化にともない社員のモチベーションがアップ

御社の事業概要をご紹介ください。

佐藤さん:

2004年に設立された当社は、銀行や証券会社などの金融機関にSES（システムエンジニアリングサービス）を提供しています。社員は全員SEで、基本的に顧客のシステム部門に常駐し、各社システムやアプリケーションの運用・保守、ヘルプデスク業務などを担当しています。また、規模はそれほど大きくありませんが、事務用品・OA機器・ソフトウェア・ハードウェア等の物販事業も行っています。最近は顧客企業のDXやDX人材育成支援サービスを新規事業として手がけ、これから本格的に展開していきます。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題をお持ちでしたか。

管原さん:

社員はそれぞれ常駐先での業務が中心で、同じチーム以外の社員とコミュニケーションを取る機会がほとんどありませんでした。コロナ禍となってからは常駐業務をリモートで行う機会が増えたことで、コミュニケーションがますます希薄になりました。数少ない交流の場として定期的な懇親会がありましたが、それもコロナの影響で開催できなくなり、組織への帰属意識や連帯感がいっそう薄れてしまいました。結果的に、「毎日同じ業務を繰り返しているだけ」という閉塞感にも包まれるようになっていました。

佐藤さん:

私は以前、この会社に業務を委託する側のシステムインテグレーターに勤務していましたが、縁あって当社の前代表から事業を承継することになりました。既知の会社ではありましたが、2022年10月に代表に就任したときは、社内コミュニケーションの量と仕組みともに不足している状況に驚かされました。そうした状況は直ちに改善しなければならないと思いましたが、社内にはグループウェアはおろか社員用のメールアドレスすらなく、私と社員、あるいは社員どうしが円滑に意思疎通を図る手段がありませんでした。

管原さん:

以前は、社内への連絡は電話か個人LINEで行われており、毎月の給与明細も自宅に郵送されていました。現場も業務も異なるメンバーが多く、話をする機会も限られていたので、社内コミュニケーションを促すのはもちろん、デジタル化による業務の効率化も必要だと思っていました。

佐藤さん:

コミュニケーション基盤が存在しないことを深刻な課題だと感じる一方で、私はこの会社の誰もが一生懸命仕事をする、人柄の面でも素晴らしい人たちだということを前職で一緒に仕事をしていた頃からよく知っていただけに、働きやすいと感じてもらえる職場に改革したいという思いを強くしました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。

佐藤さん:

1つ目のポイントは、LINEと操作性がほぼ同じで、誰でも使い慣れているため、導入がしやすいこと。2つ目は、カレンダーや掲示板、アンケートなどの機能を備えていて、単なるチャットツールではなくグループウェアとして使えることです。そして3つ目が、無料プランからスタートできることでした。当面は、IT投資や人材教育に資金を優先して割り当てたかったので、まずは無料プランから始めて、活用が進んだら機能やサービス内容がより充実した有料プランに移行することを前提に導入を決めました。私たちにとって無料プランではじめられたことはとても有難かったです。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・電話連絡をトークに置き換え情報の伝達・共有をスピードアップ

・専用のトークグループで社内コミュニケーションを活性化

・外部トーク連携機能の活用で協力会社のLINEとの連絡も円滑に

・掲示板を通達の周知や意見交換の場として活用

佐藤さん:

会社全体や常駐先の各チームのトークグループをつくり、社内コミュニケーションをLINE WORKSで行うようにしました。これによって情報の伝達速度が格段に速くなり、各種申請書類の提出や会議資料や議事録などの共有もスムーズになっています。また、私が社長に就任した際に思い切ってこれまでのオフィスを解約し、バーチャルオフィスに移行したのですが、物理的なオフィスがない中でも、社員間でつながりを持てるのはLINE WORKSがあるからこそだと思います。

一部の業務は外部の協力会社に委託していますが、そうした連絡も外部トーク連携機能を使って担当者のLINEとできるようにして、あらゆるやり取りをデジタル化していきました。

それと同時に、社内研修（IT研修、農業体験等）やイベント時の写真を掲載したり、嬉しいできごとを共有するための専用のトークグループも設けて、社内コミュニケーションの促進に力を入れました。

管原さん:

資格を取得した人がいれば多くのメンバーから「おめでとう」のメッセージやスタンプが寄せられるなど、以前はなかった社員どうしのつながりが生まれ、社内の雰囲気も明るくなりました。

佐藤さん:

LINE WORKSの導入当初は、全社向けのお知らせをトークグループと掲示板のどちらで発信するかのルールが統一されていませんでしたが、次第に「流れてもよいフロー型の情報はトーク、アーカイブしたいストック型の情報は掲示板で発信」という考え方が社内に定着し、伝えたい情報によって使い分けるようになりました。

管原さん:

現在は健康診断や社内イベントの告知など、会社から発信する案内は掲示板で周知しています。LINE WORKSに続いて業務管理プラットフォームにkintoneを導入し、社員自身が業務日報アプリをはじめ業務を効率化させるためのさまざまなアプリを内製するようになりましたが、kintoneの活用方法や改善案などを議論するスレッドがつくられるなど、掲示板は社員どうしが自由に意見を出し合うための場ともなっています。

ほかにLINE WORKSのどんな機能をよく活用されていますか。

【カレンダー】社員のスケジュールを共有して可視化

【アンケート】日程調整と意見収集をスムーズに

【Drive】全社の共有データをセキュアに保存

佐藤さん:

会議、出張、休暇など個々の社員の予定をカレンダーに登録して共有しています。リマインド通知によって、会議の予定が入っていたことをうっかり忘れるといったことを防げる点も便利です。

管原さん:

社内イベントの出欠確認や日程調整、社内制度についての意見や要望の聴取にはアンケート機能を活用。メンバーからの回答が自動的に集計され、表やグラフとしてひと目で確認することができます。

アンケート機能を使えば質問用紙を配付する手間がかからず、回答の回収もスムーズ。社内行事等などの日程調整やヒアリングを効率化

佐藤さん:

社内規定や業務マニュアルなど全社員が必要に応じて閲覧するデータは当初、トークグループのフォルダに保存していましたが、容量にゆとりがありセキュアな環境でファイルを共有できるDriveを利用するべく有償プランに移行。全社の共有データをDriveで管理するようになりました。また、社内で活用が進んできたkintoneとLINE WORKSをスムーズに連携させてさらに業務生産性を向上させるために、よりスムーズなAPI連携ができることも有償プランに切り替える決め手のひとつでした。

LINE WORKSとkintoneをどのようにして連携させているのですか。

佐藤さん:

ノンプログラミングでLINE WORKSとkintoneを連携させるチャットボットを作成できるJobocoを活用し、トーク画面でBotと対話をしながら入力した内容がkintoneに登録される仕組みを構築しました。これにより、「常駐先勤務表記載外の作業時間申請」をLINE WORKSから簡単に行えるようになりました。

Jobocoで作成したチャットボットでLINE WORKSとkintoneを連携。常駐先での業務以外の作業時間をトーク画面から手軽に入力できるようにした

当社では社員に研鑽してもらうため、社外の勉強会などへの積極的な参加を推奨しており、それも業務の一環とみなして勤務時間の対象としています。kintoneを使ってすでに常駐先での各自の勤務時間を登録するためのアプリを内製していましたが、LINE WORKSでも社外勉強会などに参加した時間を手軽に入力できるようにしました。その内容を承認者である私や管原が確認すると、承認されたことがトークで通知されます。この取り組みはLINE WORKSとkintoneの可能性をさらに探っていくためのステップと位置づけています。社員がノーコードBotの活用を経験することが、お客さまのDXを支援する新規事業に役立つことにも期待しています。

改めてLINE WORKSの導入成果をどう実感されていますか。

佐藤さん:

給与明細など社員に郵送していた書類をデジタル化してLINE WORKSで送信するようになったことで、年間10万円ほどかかっていた郵送費が削減されました。また、紙の書類をコピーしたり郵送したりするための準備に毎月10～15時間ほど要していましたが、その作業時間も大幅に短縮できています。

定性的効果として挙げられるのは、社員間のコミュニケーションが活性化して一体感が醸成されたことで、孤立しがちな常駐SEのメンタルヘルスにも好影響を及ぼしたことです。また、チームの垣根を越えて意見が交換されるようになったことで、社員自身が生産性向上につながるアイデアを創出して素早く共有するようになりました。そうした社員の意識改革やITスキルの獲得を背景にして、お客さまのDX支援という新規事業を立ち上げられたことも大きな収穫です。こうしたことからLINE WORKSは当社にとって、「社員の笑顔と成長を促進するシンボリックな存在」だと私は思っています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

管原さん:

定型的な作業依頼をトークで依頼する際に誤記が発生しがちなので、kintoneで申請フォームを作成し、JobocoでLINE WORKSと連携させることで自動化を図れればと思っています。ちょっとしたことでも何か効率化できないかな？ と考えるのが好きなので、LINE WORKSを使いこなしながら楽しんでDX化を進めています。

佐藤さん:

LINE WORKSのBotを活用して、kintoneに保存されている社内業務マニュアルやFAQなどを社員が簡単に取得できるようにしたいですね｡社員がBotに質問するだけで必要な情報を速やかに得られるようになれば、業務効率がさらに上がるはずです。社内のDX推進は、常駐先での業務が多いメンバーたちが自由に創造性を発揮できる場として昇華しているので、LINE WORKSの活用は社員の成長機会としても機能しています。

【お話を伺った方】

佐藤 良介さん

システムインテグレーターにSEとして勤務したのち、2022年10月に新日本ニーズの代表取締役に就任。

管原 百世さん

SE業務に携わるとともに、社内のDX推進リーダー・IT運用責任者も務める。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年11月当時のものです。

本事例のポイント

• お客様のLINEとつながり円滑なコミュニケーションを実現
• 新規お客様の管理と共有が効率化し、フォローアップがより容易に
• Botを活用して申請フローの結果が自動通知される仕組みを構築

荒井会計事務所の事業概要をご紹介ください。

豊田さん:

1988年創業の荒井会計事務所は、社会保険労務士法人や行政書士事務所を併設するほか、司法書士と提携しての開業支援や経理・給与計算、社会保険などのアウトソーシング、人事などに関するコンサルティングも幅広く行っています。

会計事務所をはじめとする「士業」業界は紙ベースのアナログな業務が多いといわれますが、私たちは積極的にIT活用を進めてきました。社内業務におけるデジタル化にとどまらず、お客さま側の作業を効率させるクラウド会計の導入支援にも注力。代表的な会計サービスである「freee会計」「MFクラウド会計」「弥生会計」等のベンダー公認資格を持つスタッフを含む専門チームが、適切な会計システムの選択から導入、運用まで一貫してサポートする体制を敷いています。

反野さん:

私が在籍するグループ会社のPWTコンサルティングでは、Webアプリケーション開発やRPAの活用などによるバックオフィス業務の省力化をご支援しています。お客さまが煩雑な作業から解放されて事業に集中してもらえる環境づくりをトータルでサポートできるのが、荒井会計事務所グループの強みです。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

豊田さん:

お客様との連絡をスムーズにするため、以前から他のビジネスチャットを利用していました。新規の顧問契約時にそのアプリをインストールしていただくようお願いしていたのですが、耳慣れないツールを導入することに抵抗を感じるお客様が一定数おられました。また、導入いただけたとしても送ったメッセージを見てもらえずに、結局は電話で連絡を取らざるを得ないケースも多々あり、連絡の二度手間になっていました。

課題の解消に向けて既存のビジネスチャットからLINE WORKSに切り替えられた理由をお聞かせください。

豊田さん:

日常的なコミュニケーションツールとして広く普及しているLINEと外部トーク連携機能でつながれるLINE WORKSがリリースされたとき、「これならお客さまも抵抗感なく受け入れてくれるはず」と確信し、それまで使っていたビジネスチャットからLINE WORKSに切り替えることを決めました。

反野さん:

さらにLINE WORKSにはBot機能があり、さまざまなシステムと連携してトークルーム上で利用できることも大きな魅力でした。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・お客様のLINEと外部トーク連携でつながり連絡業務を効率化

・新規顧客に関する情報をノートに集約してチームで共有・管理

・新卒内定者のLINEともつながり気軽なコミュニケーションを促進

豊田さん:

新規契約のお客様に、私どものLINE WORKSとお客様のLINEでつながってもらうことをお勧めすると、大半の方がすんなり受け入れてくれました。お客様はご自身の普段使いのLINEを使用するだけで良いので、新しくアプリをインストールしていただく必要がありません。とくに個人事業主のお客様の場合は、普段使用するLINEで連絡を取れることを歓迎する傾向があります。

以前のビジネスチャットを使っていただいていたお客様にも、私たちのLINE WORKSとLINEでつながって連絡いただくよう切り替えをお願いし、現在はほとんどの方と外部トーク連携でやりとりするようになりました。電話やメールで再度連絡する必要がなくなり、トークでやり取りが完結することが増えて、お客さまへの連絡業務が効率化したことを実感しています。

加藤さん:

クライアントサクセス コーディネーターである私は、新規のお客様に対応し、新規契約に関する見積書の作成などを行っています。成約前のお客様の情報を社内に共有するため、新規契約に携わるメンバーが所属するグループに、お客様ごとのノートを作成し、お客様の事業概要や対応履歴、見積書などを保存しています。これにより、個々のお客さまの情報を時系列に把握できるようになりました。例えば、過去の対応履歴や見積もり内容がすぐに確認できるため、フォローアップが容易になりました。

また、ノートでは、私が作成した見積書に誤りがないかを上長が確認して承認するフローも作りました。この仕組みが見積もりミス防止につながり、顧客からの信頼獲得にも寄与していると思います。

お客様ごとの事業概要や見積書などのデータをノートで管理。新規契約に関わるメンバーが必要な時にいつでも確認できる

私は採用業務も担当しており、新卒の就職内定者のLINEとつながり、密に連絡のやり取りをしています。最近の学生はメールでのやり取りを堅苦しく感じるようですが、日頃から使っているLINEなら内定先の会社と連絡する際の心理的ハードルが下がるはずです。このようにコミュニケーションの壁を少しでも低くし、心の距離感を縮めてもらうことで、内定辞退者を減らすことにつながればと思っています。

豊田さん:

個人のLINEを教えたくないという内定者も中にはいますが、そういう場合は会社のLINE WORKSのアカウントを渡して使ってもらい、連絡のやりとりをしています。

いつ読まれるかわからないメールと違って既読機能があるので、会社から重要なメッセージを送信したとき、既読がつかない人にだけ電話をするといったことができるのもLINE WORKSの利点です。

LINE WORKSのBot機能はどのように活用していますか。

・申請の承認が完了したことを申請者に自動通知

・システムエラー発生時すぐにトークルームに自動発信

反野さん:

社内のさまざまな申請手続は各社員からGoogleフォームで豊田が管理するタスク管理ツールに送信されます。以前は処理が完了したら、承認者の豊田から個別に申請者に伝えていたので、申請が多い時は対応に手間と時間がかかっていたそうです。そこで、GAS（Google Apps Script）で構築した承認フローをLINE WORKSのBotと連携しました。これにより、申請に対する承認/却下の判断が下されたことを申請者にBotで自動的に通知されるようになりました。

また、社内システムにトラブルが起きたときに、エラー発生情報を専用のトークルームに自動通知させる仕組みも構築しました。以前は、担当者がシステムをチェックするまでエラーの発生を把握できませんでしたが、この仕組みがあることですぐに把握し、迅速に対処することができます。影響が大きくなる前に対処できるようになり、システムの保守を担当する社員が、エラーの有無を都度チェックしたり、見つけたエラーに対応したりする時間は、1人1日30分程度短縮されたように感じます。

豊田さん:

承認フローをLINE WORKSのBotと連携させて、承認したことをわざわざ申請者に伝えなくて済むようになったことで、私の業務時間で1日に15分程度は省力化しています。申請者にとっても、承認されたかどうかを確認する必要がなくなったことは業務時間の短縮にもつながっているはずです。社員1人あたり1日に数分の短縮だとしても、会社全体としての毎日の積み重ねとして考えれば非常に大きな生産性向上につながるので、こうした効率化は積極的に追求するべきだと考えています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

豊田さん:

私たちは、お客さまに送付してもらうべき書類が届かないので催促をするといった間接業務に、毎月多くの時間を割いています。もちろんそれも重要な仕事ですが、その業務は会計事務所が提供する本来的な価値ではありません。例えば、期日になっても未着の書類があれば、お客様にLINE WORKSのBotが自動的に送付を促す通知をするといった仕組みをつくるなど、より発展的な活用方法を生み出し、より生産的な業務に注力できる環境を整えていきたいと思っています。

また、これまで士業にまつわるさまざまなアナログ業務をデジタル化してきましたが、そのノウハウをLINE WORKSを通じて個々のお客さま、ひいては業界全体に展開していければと考えています。

【お話を伺った方】

豊田 啓彰さん

荒井会計事務所グループなどで士業事務所の生産性向上に携わる。freee会計スペシャリスト、MFクラウド プロフェッショナル等の資格を有する。

加藤 達也さん

クライアントサクセス コーディネーターとして新規契約の関連業務を担当。新卒採用担当も兼務。

反野 凌輔さん

PWTコンサルティングでRPAやAPIなどを通じ、士業や中小企業の生産性向上のためのサポートに取り組む。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年9月当時のものです。

本事例のポイント

• 発注手続きを電話からトークに移行したことで誤発注数を半減し、1現場あたり数十万円単位のコスト削減を実現
• 現場の報告や相談をトークに集約。現場への移動がなくなり指示・確認が30分→5分に短縮し、残業時間を削減
• 掲示板やアンケート機能も活用し、普段顔を合わせない社員や職人とのコミュニケーションプラットフォームとして活用

御社の事業内容をご紹介ください。

小堤さん：

当社は大手電気工事会社のパートナー会社として、東京スカイツリーや六本木ヒルズといった都市部の大規模開発プロジェクトを中心に電気設備工事の一端を担っており、電力会社から供給された電力を建物内で使用できるようにする室内電気設備工事や通信に使用する設備を工事する弱電設備工などを手掛けています。従業員のうち現場で指揮をとる施工管理者と職人が7割を占めています。

LINE WORKS導入前の課題と、導入に至った経緯を教えてください。

矢代さん：

以前はチャットツールを利用しておらず、事務所や現場にいる職人どうしは主に電話で連絡を取っていました。ただ、現場で作業をしている職人がすぐに電話に出られることはあまりなく、大抵は折り返しの手間がかかっていて、情報共有が滞る場面が日常的に見受けられていました。

また、現場の状況を職人から電話で報告されることが多かったのですが、音声だけではどうしても伝わりにくい部分があり、かねてより電話に代わる連絡ツールを導入して職人との情報共有を円滑にしたいとも考えていました。

小堤さん：

2020年の初旬にLINE WORKSの導入を検討し始めたのですが、そのすぐ後にコロナ禍となり、当社が請け負う工事では遅延や中止や見直しが数多く発生していました。

また、当社の従業員は現場に常駐することが多いため、日頃から従業員どうしで定期的にコミュニケーションをとる機会を設けていたのですが、コロナ禍で対面でのコミュニケーションもストップせざるを得ない状況だったので、チャットツールには情報共有のプラットフォーム、そして業績回復の礎となることへの期待を寄せていました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選んだ理由をお聞かせください。

小堤さん：

5～6社のチャットツールを検討しましたが、LINE WORKSが最も始めやすいツールだと判断しました。ベテランの職人の中には新しいツールへの抵抗感を抱く人も少なくありません。親近感を持っている人が多いLINEと似た操作性のLINE WORKSであれば、職人を含む従業員への普及がスムーズなのではないかと考えました。また、イニシャルコストがかからないという導入ハードルの低さも選定理由の一つです。

矢代さん：

建設業に特化したツールではない点もポイントでした。業界特化型のツールの場合、「施工管理」や「入退場管理」といったように業界特有の習慣に合わせて開発・提供されています。だからこそ便利ではあるのですが、他の業務に応用して使うのは難しくなります。一方、LINE WORKSは業界や企業規模を問わず使えるような汎用性に優れた設計のため、工夫次第で自社にあった使い方ができると判断しました。

全社での本格運用開始までにどのような準備をされましたか。

矢代さん：

2020年3月頃から、まずは事務所内の社員でLINE WORKSフリープランの利用を開始しました。フリープランでも十分にLINE WORKS活用のメリットを実感できたため、2020年4月からアドバンストプランを契約してLINE WORKSのアカウントを職人含む全従業員に付与し、全社に展開しました。

小堤さん：

当時はLINE WORKSを当社のプラットフォームとして機能させるためには、まずハード面を整える必要がありました。そこでLINE WORKSの運用開始にあたって社用スマホを全社員へ貸与し、LINE WORKSを活用しやすい環境を整えることにこだわりました。

新しいツールへの抵抗感がある職人さんにもLINE WORKSを使ってもらうために、どのような工夫をされましたか？

矢代さん：

せっかくアカウントを用意しても使ってもらえなければ意味がないため、LINE WORKS浸透への第1ステップとして、些細な内容であってもトークで連絡を取るようにしました。メッセージに既読が付くようになれば、第2ステップとして「急ぎの用事があるため電話ください」とトークで連絡して、職人にLINE WORKSを確認・使用する習慣をつけてもらいました。

まずはLINE WORKSに触れてもらい、その後にメインの連絡手段として実際に機能を利用してもらうことで、徐々にLINE WORKSを浸透させていった結果、現場で利用する職人が増加していきました。周りの職人がLINE WORKSを利用し始めると、自分も利用した方が便利になると感じてもらえたようです。今では職人を含めた当社全体のLINE WORKSの利用率は約90%にも上ります。

LINE WORKSの具体的な活用方法および導入効果を教えてください。

・グループトークで材料発注を行うことで発注の不備がなくなり、誤発注の防止と利益確保を実現

・職人どうしで画像を活用してやりとりすることで、遠隔でもスムーズな指示が可能に

・従業員評価にアンケート機能のテンプレートを活用

小堤さん：

まず、業務連絡を電話からLINE WORKSのトークに置き換えました。例えば材料発注をする際には、商社の担当者には自社でLINE WORKSアカウントを取得してもらっています。アカウントの取得後、外部連携機能を使って現場にいる職人と材料を取り扱う商社の担当者も含めた「材料発注用グループ」を作成し、そこで発注連絡をしています。これまでは職人が商社へ電話して発注をしていたのですが、職人からの発注は「あの商品が○個欲しい」といった抽象的な内容の連絡が多く、聞き間違いによるサイズ違いや色違い、言った・言わない問題などが原因で誤発注が相次いでいました。それに加えて発注の重複も頻繁に起こっていました。

LINE WORKSを導入した現在は、職人が段ボールなどに記載した発注メモの写真を撮影して、その画像をグループに投稿して発注しています。これによって商社側は発注内容を目視で確認でき、発注の重複がないかを含めた確認や発注内容の補足が確実にできるようになりました。

その結果、誤発注が半減し1現場あたりのコストがおおよそ数十万単位で削減されました。さらに材料の廃棄コストや保管コストも大幅に減り、当社全体で考えると大幅なコスト削減、利益創出ができたように感じます。

矢代さん：

誤発注が少なくなったことで商社側にもLINE WORKS活用のメリットを感じてもらえているのではないでしょうか。

工事現場や社内での情報共有にもLINE WORKSを活用されているそうですね。

矢代さん：

職人や管理者が参加する「現場管理グループ」を工事ごとに作成し、施工の状況報告や相談などをしています。LINE WORKS導入前は、若手の職人は主に電話や対面でベテランの職人に相談をしており、指示を受けた後、場合によっては作業場所を移動して報告することもありました。電話でアドバイスをもらう場合も伝えられる情報に限度があったのも事実です。

現在は確認事項があったらグループに現場の写真を投稿して質問しているため、離れた場所にいても現場の様子を正確に把握できるようになりました。重要なケースを除いて、質問に対する指示もわざわざ現場に移動せずに、LINE WORKS上で確認できるようになりました。例えばある現場ではこれまで30分かかっていた指示・確認が5分になるなど効率化が実現した結果、他の業務により多くの時間を充てられるようになりました。工事全体のクオリティの向上にも貢献できていると思います。残業時間の削減にもつながっているでしょう。

小堤さん：

また、掲示板には私が週に1度のペースで従業員に向けたメッセージを発信しているほか、現場への周知事項もリアルタイムで投稿するなど、全社への情報発信手段として活用しています。

さらに当社では従業員の評価にあたり、自己申告シートを記入してもらっています。これまでは紙に記入をしてもらっていましたが、LINE WORKS導入後はアンケートのテンプレートを活用して作成したフォーマットでも記入できるようにしました。今では職人を含む多くの従業員がLINE WORKSでシートを記入してくれています。

LINEと操作性が似ているLINE WORKSは使い始めるハードルが低いため、アナログな文化が残る建設業界でも浸透しやすいのが特長です。「段ボールの発注メモをトークに投稿する」という発注方法をはじめ、アナログとデジタルをうまく組み合わせられる点がLINE WORKSのメリットであり、アナログな文化が残る業界でも受け入れられやすいのではないでしょうか。

今後LINE WORKSの活用をどのように発展させたいとお考えですか。

矢代さん：

現在、カレンダー機能を社用車の予約や個人の予定管理などに利用していますが、従業員間でのスケジュール共有をさらに強化したいと考えています。当社ではさまざまな規模の工事が同時に進行しているので、いつだれがどの現場で働いているのかをカレンダーで簡単に確認できるようにすれば、人員調整はよりスムーズになるでしょう。

共用の社用車の予約にカレンダーを活用。今後は従業員個人のスケジュール管理にも役立てたい

また、現場に定点カメラを設置し、LINE WORKSのビデオ通話機能を通して本社からも現場の様子を確認できるようにしたり、逆に現場から動画を送ってもらって音や明るさ、振動などを写真よりもより正確に把握して遠隔指示などにも役立てたりできればと考えています。

小堤さん：

協力会社の職人さんにもLINE WORKSの活用を広めていって、「第一建工にお願いするとLINE WORKSでやりとりができるから楽だ」と思っていただくことで職人の確保にもつなげられれば、と考えています。

さらに、LINE WORKSならフランクにやり取りができるので、世代を超えたコミュニケーションのきっかけとしての役割も期待しています。

【お話を伺った方】

小堤 篤史さん

代表取締役社長。

矢代 紘一さん

工事に関わる事務関係全般やツールの管理など現場のサポート業務を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年2月当時のものです。

本事例のポイント

• LITONE for チャットボットを採用し、検査報告書作成を自動化する仕組みを構築
• 検査報告書作成にかかる時間を8時間から2時間に短縮、顧客満足度向上にも寄与
• PCが苦手な社員や新入社員にも教えやすく、空いた時間を他の作業に充当して有効活用
• 予定管理や回覧板など、ひとつのアプリにまとまり、より便利に

御社の事業内容をご紹介ください。

長谷川さん：

1970年に創業した長谷川鉃工では、主にビルや学校の体育館などの骨組み部分を製作しています。ロボット溶接による複雑な加工を得意としており、高い技術と信頼を得ています。

2020年に創業から50周年を迎えて、お客さまからは「頼んでよかったと思っていただける仕事」を、社員からは「当社で働けてよかった」と思える会社にすることを理念に掲げています。2023年4月には、鉄の魅力を伝える体験型施設「アイアンプラネット ベースオブ津軽」をオープンして、工作体験や鉄に関する展示などを通じて地域社会への貢献にも力を入れています。鉄という硬いものを扱ってはいますが、頭まで固くならず、遊び心のある会社であり続けたいと考えています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題に直面していましたか。

長谷川さん：

2019年4月より順次施行された働き方改革への対応により、当社では時間外労働の短縮や有給休暇の取得などに取り組んできました。しかし、その結果、工場の稼働時間が減少し、売上が大きく減少してしまうという課題に直面しました。この課題を克服するために、4年ほど前からシフト制を導入して工場の稼働率を上げたり、ロボット設備を導入して生産性を向上させたりと、さまざまな対策を講じてきました。しかし、それでもまだ時間外労働が発生するケースがあるため、さらなる業務効率化が求められていました。

田辺さん：

特に時間外労働が多く発生していたのが、製造工程が適切に進んでいることを証明するために顧客へ提出する検査報告書の作成業務でした。具体的には、工事用デジタルカメラで撮影した製造工程の写真をパソコンに取り込み、何十枚の中から選定した写真を事務所で編集し、現場毎の専用Excelフォーマットに入力・出力して顧客へ提出するといった作業です。分担がしづらく、一人の社員に業務負荷が偏っていました。手直しが発生したり、検査報告書作成のためだけに事務所に戻らなければならない場合があったりと、非効率な状況が続いていました。

LINE WORKS とLITONE for チャットボットを選定した理由は何でしょうか。

田辺さん：

検査報告書の作成業務にかかる時間を効率化したく情報を探していたところ、チャットボットとkintoneを活用することで、工場にいながら報告書作成ができる仕組みがあることを知りました。

当社の社員には若手からベテランまでおりますが、ITスキルに長けているわけではありません。そのため、インターフェイスとなるチャットボットは、普段見慣れているLINEの画面と似ているLINE WORKSで行えば、ストレスなく使ってもらえると思い、LINE WORKSと連携しているGlobalB社の「LITONE for チャットボット」*および「LITONE for kintone」*の導入を決めました。

長谷川さん：

社員からLINE WORKSを使いたいと相談を受けたとき、私でも日常で使っているLINEの使い勝手や仕組みはそのままに、より高度なビジネス管理ができるツールで業務効率化に貢献できるイメージがすぐに湧き、導入を承認しました。

従前の課題だった検査報告書作成業務に、LINE WORKSをどのように活用していますか。

田辺さん：

まず、工場でLINE WORKSのアプリが入ったiPadで製造工程の写真を撮影し、そのままLINE WORKSのチャットボットの質問に回答しながら撮影した写真を選択して送信します。その回答情報がkintoneに連携され、kintoneに登録された情報が自動的に検査報告書として出力されます。

工場にいながら検査報告書作成業務のほとんどが完結され、あとは、事務所のパソコンでExcelファイルに出力し、画像の位置などを微修正するだけでお客様にメールでお送りできる状態になります。

Botを活用した検査報告書作成の様子。チャットボットでの回答作業は、慣れれば1分もかからず完了できる

金持さん：

まずは、私が最初にLINE WORKSとkintoneを使った検査報告書作成業務のやり方を覚えました。当初は不安もありましたが、使い方は簡単で、すぐに手順を覚えられました。

実際の操作は、LINE WORKSのチャットボットにタップで回答するだけですし、kintoneは出力ボタンをクリックするくらいなので、本当に驚くほど簡単に書類が完成します。報告書のデータベースとなっているkintoneですが、難しい操作をせずに扱える仕組みになっているのは、素晴らしいと思います。

報告書に添付される写真もクリアですし、仕様通りに作られているので、従来と比べて報告書の品質も全く落ちていません。

LINE WORKS活用によって、検査報告書作成業務にどのような変化がありましたか？

・1案件あたり8時間かかっていた検査報告書の作成時間が2時間に短縮
・検査報告書を即日納品することで、お客さまの業務スピードUPに寄与
・業務が引き継ぎしやすくなり、属人化から脱却

金持さん：

これまで、写真撮影時間を除き、写真データをExcelに取り込み、資料作成から印刷までに1案件あたり約30枚ある報告書の作成完了まで8時間かかってた作業が2時間に短縮され、業務時間内に完了できるようになりました。

わざわざ報告書作成のためだけに事務所に戻る必要もなく、移動時間も削減できています。

以前、遠方のお客さまが当社の工場に立会い検査に来られたときがありました。立会い時には写真を撮り終えていたので、当日、お客さまが帰りの新幹線に乗車するまでの1時間くらいの間で報告書を送付でき、「すごく早いね！」と大変喜ばれました。

工藤さん：

以前は、工事用デジタルカメラや写真選定の専用アプリなどを使えるのが主に私だったため、検査報告書作成業務を担当していました。報告書作成業務が集中すると時間外労働で対応する必要がありましたが、LINE WORKSとkintoneが連携されるようになってから、教えることが簡単にできるようになったので、今では誰でも報告書が作成できるようになりました。

誰にでも使えて、誰にでも教えることができるというのは、業務効率化にとって重要だと考えています。業務を引き継ぎしやすいチャットボットの活用はとても魅力に感じています。

田辺さん：

まず、検査報告書の作業時間が短縮され提出スピードも格段に上がり、お客さまにとっても、数日後に先方社内で提出していた報告書を帰社直後に上げられるようになったことで、お客さま満足度が向上したと思います。社員も短縮した時間で他の業務に取り組むこともできますし、作業が属人化しないため、有給休暇も取りやすくなりました。働き方改革にも貢献しています。

LINE WORKSの標準機能はどのように活用していますか。

【掲示板】紙の回覧板を置き換え、情報共有のタイムロスをなくしペーパーレス化
【カレンダー】休暇確認や業務量調整に活用
【トーク】自動翻訳でベトナム人の技能実習生・インターン生とのコミュニケーションを円滑化

田辺さん：

トークを使用してスピーディな報連相を徹底しているほか、カレンダーや掲示板も活用しています。

カレンダーで社員の休みを確認することで、業務量を調整し、スムーズな業務運営を実現しています。

カレンダーには社内の予定を入力。いつ・誰が・どこで・何をするのかを可視化している

また、紙の回覧版をLINE WORKSの掲示板に置き換えることで情報共有のタイムロスをなくし、ペーパーレス化にも寄与しています。

当社にはベトナム人の技能実習生・インターン生が計4名勤務しています。彼らとのコミュニケーションを円滑にするために翻訳機能を活用しています。日本語で送ったトークが即座にベトナム語に翻訳されるので、相互理解が促進し、スムーズな業務遂行を実現しています。

工藤さん：

これまで、チャットはこのアプリ、カレンダーはこのアプリ、回覧は紙、などそれぞれ別のツールを使い分けていたのですが、LINE WORKSで1つのアプリにまとまったので、以前より便利になっていると実感しています。

工場の生産性や社員の作業効率を向上するためにDXを推進してきたのですね。

長谷川さん：

私の中で、DX化とは環境整備、整理整頓です。難しいことをやるのではなくて、工場の仕組みを整えようとか情報の整理整頓をしようとか、そういったところからDXは進んでいくと思っています。

LINE WORKSは全社員が共有された情報に手軽にアクセスでき、チャット形式のトークや情報共有が可能なカレンダー、掲示板などの機能を搭載しており、情報の整理整頓に役立つと考えています。情報へのアクセス性に優れたLINE WORKSは、業務が属人化しやすい鉄鋼業界に適していると思います。

LINE WORKS活用に関する今後の展望をお聞かせください。

長谷川さん：

現状、LINE WORKSとLITONE連携による検査報告書作成業務の仕組みは、非常に上手くいっています。この仕組みを同業他社さんにも広げ、業界全体の活性化につなげていきたいと考えています。

【お話を伺った方】
代表取締役社長
長谷川 睦さん
会社を代表して業務の執行や契約締結などを行う。

専務取締役 統括管理
田辺 一久さん
LINE WORKS・kintone連携の導入推進および管理を担当。

営業部
工藤 亜希さん
営業管理および検査報告書の確認を担当。

金持 紗良さん
検査報告書の作成業務に従事。

*LITONE for チャットボット：LINE WORKSのチャットボットの質問に答えるだけで回答情報をkintoneに登録できるサービス

詳細はこちら
*LITONE for kintone：kintoneに登録した情報を希望書式のExcelファイルで出力するサービス

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。

本事例のポイント

• freeeと連携し、出退勤の打刻がLINE WORKSのチャットで完結
• 出退勤時間の前後にBotが打刻を促す通知を自動送信し、打刻漏れを防止
• 使い慣れたチャット画面だから操作に不慣れな職員も打刻操作がスムーズ

NPO法人の概要と活動内容をご紹介ください。

三ツ橋さん :

当法人は、障がい児者とそのご家族をサポートする就労継続支援B型事業所です。「カフェおからさん」では、おからを使用したランチやスイーツを提供し、「アトリエおからさん」では革製品や刺し子製品を制作・販売しています。

1日平均で約15名の当法人で働くスタッフは、店を訪れるお客様と交流しながら社会活動を実践しています。もともと障がい児者のお母さんたちによって立ち上げられた法人であることから、アットホームな雰囲気に包まれています。カフェ、アトリエとも作業重視ではなく、「素の自分を出しながら楽しく過ごせる場所」として機能しています。

就労継続支援B型事業の人員配置基準は職員1名に対してスタッフ7.5名とされていますが、当法人では全21名のスタッフを11名の職員で支援しており、人員配置比率が高いのも特長です。

事務作業のIT化にも力を入れているそうですね。

三ツ橋さん :

当法人のように小規模な事業所では、バックオフィス業務の非生産性が職員による支援の質を低下させることにつながりかねません。市や労働基準監督署による監査への迅速な対応のためにも、人手で行っている作業のデジタル化が不可欠です。

まずは煩雑な会計業務の改善を目指し、クラウド会計ソフト『freee会計』を導入したところ、業務の省力化とデータ管理効率化を実感しました。次に、従来の紙ベースの記録では誤記が多く、集計にも手間とコストがかかっていた勤怠管理の効率化を目指し、『freee人事労務』 と『freee勤怠管理Plus』を導入しました。

『freee人事労務』の勤怠管理機能には、各職員のスマホの位置情報からオフィスへの出入りを検知して自動的に打刻する機能があります。しかし、当法人の職員は休日にも遊びでカフェに訪れることがよくあるため、そのときに間違って打刻されてしまうという難点がありました。

この問題を解決するために、オフィスの入口に設置したタブレット端末に入力するようにしたのですが、朝の出勤時はどの職員もするべき作業が多いため、打刻を忘れがちになるという新たな課題が生じていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを導入された理由をお聞かせください。

三ツ橋さん :

『freee勤怠管理Plus』 とLINE WORKS連携により、職員の出退勤打刻をBotで自動的に促し、スマホの画面から打刻が可能だということを知りました。当社はLINE WORKSを導入していなかったので、どれくらいの利便性が高まるのか不安でしたが、フリープランでトライアルすることでコストを抑えながら効果検証を行うことができるため、導入を決めました。

『freee勤怠管理Plus』活用の具体的な様子と効果を教えてください。

• ・LINE WORKSからの自動通知が打刻忘れを防止

• ・職員はボタンをタップするだけで打刻が完了

• ・出退勤データを連携させ、給与計算から振込まで自動化

三ツ橋さん :

LINE WORKSのアプリディレクトリ*で「チャットで勤怠」を選択し、Botを招待すると出退勤の打刻を促す通知を受け取ることができるようになります。

Googleスプレッドシートで管理しているシフト表を『freee人事労務』が自動で取得し、出退勤予定時刻の15分前になるとLINE WORKSのBotから打刻を促す通知をトークに送信させるというのが基本的な仕組みです。

通知を見た職員はボタンをタップするだけで打刻が完了し、打刻し忘れた場合は出退勤時刻の15分後に再度通知が送信されるので、打刻漏れを効果的に防止することができます。

出退勤時間の前後にBotから通知が届くことで打刻忘れを抑止。手書きのように記入ミスが発生することもない

未知のツールを入れて操作を覚えてもらうとなるとハードルがありますが、日頃から使い慣れているLINEと操作性が同じLINE WORKSに抵抗感を抱く職員はいませんでした。おかげで、勤怠の打刻漏れが減り、手作業による集計作業や記入ミスもなくなりました。

さらに、労務を担当する職員の作業負荷もかなり軽減できました。これまで、勤怠を締めたあとに打刻漏れが発覚した場合、一人ひとりの職員と連絡を取り、確認をして修正をするという流れだったため、労務担当の負荷が非常に大きかったのです。職員の打刻漏れがなくなったことで、そういった確認作業がなくなりました。

現在は、LINE WORKSで打刻された出退勤データに基づいて『freee人事労務』が給与を計算し、給与振込依頼ファイルを作成してネット銀行に取り込ませ、給与を振り込ませるところまで自動化できました。これにより、出退勤の集計から給与振込までの事務処理が大幅に短縮できています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

三ツ橋さん :

職員間の業務連絡については、私用のアカウントとは別に取得してもらったLINEアカウントで行っています。LINEはもともとプライベートなチャットツールなので、今後の業務連絡はLINE WORKSに集約して公私を明確に分けられるようにしたいと考えています。

【お話を伺った方】

三ツ橋 健さん

社会福祉協議会、児童養護施設、多文化共生事業などに携わった後、就労継続支援B型事業所の運営するNPO法人フラットハートを設立。

*アプリディレクトリについての詳細はこちら

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した当時のものです。

本事例のポイント

• 複合商業施設内の連絡ツールとして出店している全テナントに導入
• 電話、メール、対面の連絡をトークに置き換え意思疎通の速度がアップ
• いつでも連絡がとれる環境はテナントで働くスタッフの安心感に直結

ソラリアプラザの概要をご紹介ください。

小林さん :

西鉄が運営するソラリアプラザは西鉄福岡（天神）駅に直結した複合商業施設で、ファッション、雑貨、レストラン、映画館、スポーツジムなど約120のテナントが入っています。西鉄福岡（天神）駅周辺の再開発事業「天神ソラリア計画」の一環として1989年に誕生し、2024年に開業35周年を迎えます。

向江さん :

2015年に「九州ナンバーワンのファッションビル」を目指して大規模な改装を行い、館内の回遊性を高めるとともに警固公園に面した南側の外壁をガラス張りにリニューアルしました。人気のファッションブランドが充実していることから、女性の来館者が多いのが特徴です。

小林さん :

周辺の商業施設のほとんどは、平日10時から20時半頃まで営業しています。ソラリアプラザも以前は同様でしたが、2021年度に平日の営業時間を11時から20時に短縮する試みを行ったところ、集客や売り上げにほとんど影響を与えないことが分かりました。営業時間が１時間短縮するだけで従業員は早番や遅番のシフトを組む必要がなく、働き方改革や人手不足への対応ができるようになるということで多くのテナントから支持された結果、2022年度から正式にこの営業時間を採用するようになりました。この取り組みはテナントのニーズを反映しているとして、一般社団法人日本ショッピングセンター協会から表彰されています。

以前はどのような業務課題がありましたか。

小林さん :

ソラリアプラザ運営室では、施設管理に関する情報をテナントに伝えるために、従来は紙文書の配付や電話、メールを使用していました。しかし、迅速な情報共有が難しく、テナントが質問や確認事項があっても、電話やメール、あるいは運営室まで来ていただいて対面でしかコミュニケーションを取ることができませんでした。

通常営業では問題ありませんが、近年は異常気象や感染症の流行など、当日の営業時間に影響するような情報をテナントに伝える必要が増えています。例えば、豪雨時に運営室が閉館時間を繰り上げたり休館したりする場合、各テナントに電話で伝えるには非常に時間がかかります。また、メールで一斉送信してもすべてのテナントに読まれたかどうかまでは分かりません。このような課題に対応するため、私どもの前任者がビジネスチャットの導入を検討することになりました。

課題解決の手段としてなぜLINE WORKSを選ばれたのですか。

小林さん :

いくつかのビジネスチャットツールを比較した結果、多くの人が日常的に使っているLINEと操作性が共通するLINE WORKSなら、どのテナントにもスムーズに導入してもらえ、私たち運営室側も使いやすいことが選定の決め手になりました。

向江さん :

運営室とテナントの連絡用として約120のテナントの店長にLINE WORKSのユーザーアカウントを配布しました。緊急時の営業時間変更などの連絡が確実に伝わるよう、基本的には店長のスマホにBYODでLINE WORKSアプリをインストールしていただいています。

LINE WORKSの活用シーンと導入成果をお聞かせください。

• ●臨時休館の緊急連絡から定例会の通達まで運営室から全テナントに素早く確実に周知

  ●テナントから運営室への問い合わせが従来より簡便に

  ●テナントスタッフの不安も払拭でき、安心して働ける施設に

小林さん :

運営室では、ソラリアプラザの運営管理にあたる全13名のスタッフ全員がテナントとのやり取りを把握できるようにしています。必要に応じてテナントと個別に連絡を取り合うことはもちろんですが、運営室からの通達は全テナントが参加しているグループに一斉送信しています。店長どうしがミーティングを行う店長会もフロア単位で開催されることから、全テナントのグループのほかにフロアごとのグループも設けてコミュニケーションをとっています。

運営室から全体への情報発信は、消防署による消防点検などの日程や前日のリマインドなど施設設備に関することが主な内容です。これらの情報は従来どおり紙の文書でも配付されますが、LINE WORKSでも同じ通知を発信することで、情報共有がより徹底されます。

一方で、店長会の開催案内などの定期的なお知らせに関する紙文書は廃止され、LINE WORKSを使って発信するようになりました。このような通知は定型的なので、メッセージの作成から通知まで数分しかかかりません。以前は紙文書をプリントして全テナントに配付する必要があったので、LINE WORKSによる連絡業務の時間短縮効果は絶大です。

テナントからの問い合わせも、電話やメール、運営室への訪問からほとんどがトークに置き換わりました。例えば、店長が前日の売上状況を知りたい場合、休暇中にどこからでも手軽にLINE WORKSを使って問い合わせることができます。また、フロア全体における売上の前年比などもトークを通じて行われるため、誤報や電話での聞き間違いのリスクがなくなりました。

ユーザー名はテナント名にすることで確実なコミュニケーションができる。

テナントとの連絡の多くがLINE WORKSに置き換えられ、スピーディかつ緻密なやりとりが実現

緊急時の連絡もスムーズにできるようになりましたか。

向江さん :

台風などの緊急時に、運営室が臨時休館や営業時間短縮を決定する際、以前はその通知を店長の携帯メールに送っていました。運営室側の担当者は出社して会社のPCから送る必要があり、未返信のテナントがあると1件ずつ店長の携帯電話宛に確認していました。しかし今ではLINE WORKSを使うことで運営室側の担当者が自宅にいても、スマホから簡単に一斉送信できます。さらに、既読が分かるので、未読テナントの店長にだけ別途連絡でき、効率的な対応が可能です。

私は2022年に着任して以来、自然災害の影響で4回ほど臨時休館や営業時間短縮の連絡をLINE WORKSで行いました。天候が悪化した場合に緊急連絡が必要となることを事前に伝えるようになってから、ほとんどのテナントが送信後すぐにメッセージを読んでくれ、大切な情報を確実に伝える手段としてLINE WORKSの導入効果を実感しました。メールよりも早く情報が伝わるようになったことで、テナント側の安全確保にも寄与しています。

あるとき、運営室のスタッフが全員退勤したあとに、テナントから「売上金を銀行ATMに入れようとしたが、カードのエラーで入金ができない」とトークで報告がありました。私は既に帰宅していましたが、そのメッセージに気づき、翌日以降の対応で問題ないことを伝えました。LINE WORKSがなければ、このような状況に即応するのは難しく、テナント側に不安な思いをさせることになったはずです。運営室といつでもつながり安心して働ける施設として、LINE WORKSは大変役立っています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させていきたいですか。

向江さん :

カレンダーに消防設備の点検日や店長会などの日程を登録して、全テナントと共有できるようにしたいと思っています。LINE WORKSのカレンダーには設備予約機能があるので、テナントが使える共有の会議室の予約管理に使うことも検討したいです。

小林さん :

館内の迷子情報の共有や、運営室が把握した防犯に関する情報周知に活用するなど、LINE WORKSを有効活用する余地はまだまだあると考えています。

【お話を伺った方】

小林 誠さん

ソラリアプラザの運用管理や集客に向けた販促イベントの企画などに携わる。

向江 亮祐さん

ソラリアプラザの設備管理や防災管理業務などを担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年9月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話では1日かかった情報の周知が、LINE WORKSでは1時間で完了
• 校長先生どうしがグループトークでつながることで、緊急時の横の連携が強化
• 電話の連絡網、メール、FAXが廃止され、会議時間が30%短縮
• スマートフォンからの情報発信が可能となり、外出先でも迅速な指示・共有が可能に

いすみ市教育委員会と校長会の間では、日頃からどのようなやりとりがありますか？

太田さん :

主にいすみ市教育委員会から校長先生方へ情報発信をしていますが、校長先生方から意見収集を行うこともあります。急な天候不良による休校の指示や登校時間の調整、不審者情報、県から通達される重要な情報の共有など、緊急性の高い連絡もあります。生徒の健康診断に向けての注意事項や、通知表の新様式への意見収集など、学校運営に関する幅広い情報が日常的に交わされています。

横山さん :

近年ですと、生徒の関係者が新型コロナウイルスに感染した際に、生徒本人の出欠席の取り扱いについて校長先生から問い合わせをいただくこともありました。

LINE WORKS導入以前はどのような課題を抱えられていましたか？

太田さん :

以前までは主に電話、メール、FAXで連絡をしていました。緊急時には「緊急連絡網」にそって電話をかけていましたが、口頭での伝達では時間がかかる上、伝言ゲームのようにだんだんとニュアンスが変わってしまうことが課題の一つでした。

メールとFAXは、校長先生方が確認してもらえたかわからないため、「今、メールを流したので確認してください」とわざわざ電話でも念押しをするという二度手間も起きていました。全員の個人用のメールアドレスをメール配信サービスに登録し発信していましたが、いすみ市教育委員会からの一方的な発信のみで、校長先生どうしのやりとりには活かすことができていませんでした。

校長先生から学校の職員、生徒、保護者へと、校長会の先に伝えるべき相手が大勢いるので、教育委員会とのやりとりに時間をかけられないことがほとんどです。正確で迅速な情報共有ができる連絡ツールの導入が望まれていました。

LINE WORKSを導入された経緯と決め手についてお話しください。

太田さん :

いすみ市内の全12校ある小中学校のうち半数は、校内の職員間の連絡用としてLINE WORKSが導入されています。私は昨年度までこのうちのひとつの小学校の校長を務めていました。LINE WORKS導入のメリットがわかっていたので、校長会で抱えていた課題が解決できると確信し導入を計画しました。

まず大きなメリットとして挙げられるのは、グループトークにメッセージを送信するだけで、グループに属している全員へ一斉に情報を伝えることができる点です。情報のニュアンスが変わることもなく、全員が同時に正確な情報を受け取ることができます。

さらにLINE WORKSには既読機能があり、誰が見て、誰が見ていないのか個人単位でわかります。緊急性の高い連絡に対する返信が欲しいときには、未読者のみに絞って電話連絡ができるようになるので大幅な時短につなげることができるのです。

毎年、年度初めの校長会ではメーリングリスト作成のために個人のメールアドレスと、緊急連絡用に個人の電話番号を収集していたのですが、「LINE WORKSの利用に個人情報は不要です。」というメリットをお伝えしたところLINE WORKS未導入の学校の校長先生方からはとても革新的なツールに感じていただけました。

横山さん :

私も2年前までいすみ市内の小学校に勤務しており、その学校でもLINE WORKSを使用していたので校長会でも導入したいと太田課長に相談しました。LINEと操作性が似ているので、どんな方でもすぐに使いはじめることができて導入もスムーズだろうと思いました。

適切なメンバーでトークルームを自由に作ることもできるので、校長先生どうしの横の連携も強くできます。通話機能もあるので、個人の電話番号の交換も不要です。Wi-Fiの環境下であれば通信料をかけずに済むので、一人ひとりの負担も減らせるという期待もありました。

校長会への導入においてどのような工夫をされましたか。

太田さん :

導入方法やメリットを校長先生方へ説明する際は、LINE WORKSの公式ホームページに掲載されている操作マニュアルを参考にしました。スマートフォン版の「かんたんマニュアル はじめ方編」が一番わかりやすく、そのマニュアルからアプリのインストール方法など必要な部分のみスクリーンショットし、一人ひとりのIDとパスワードを記載したオリジナルの資料を校長会で配布しました。

マニュアルに沿って簡単にレクチャーしながら全員にログインしてもらうことができました。このマニュアルがあったからこそ、丁寧に案内することが可能となり導入に踏み切ることができました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと効果をお聞かせください。

太田さん :

まず全員が参加するグループトークを作成し、全体に関わる連絡はすべてそちらへ発信するようにしました。以前は、全員と連絡が行き届くまで時間がかかり、長くて１日かかることもありました。しかしLINE WORKSなら、発信してから１時間後には全員既読になり、周知までのスピードが格段に早くなりました。普段から使用されているスマートフォンに通知が表示されるので、自然と確認してくれるのだと思います。

以前、予定していた展示会の会場が悪天候により市民の避難所に指定され、展示会を延期することになったことがありました。状況をいち早く知った校長先生どうしで迅速な情報交換がなされていました。いつでもどこでも、校長先生方からも全体への発信ができるようになったことで、電話のときに起こりがちな特定の方に情報が溜まることが解消され、よりオープンな情報交換の場となっています。

県から教育委員会へ送られてくる情報の中で緊急性の高いものについては、正式な施行の前に送付された文書を撮影し校長会のグループトークに共有しておくこともあります。

全員が参加するグループ以外にも、地区ごとや小学校のみ、中学校のみのトークグループがあります。例えば小学校のグループですと、次年度に入学してくる児童が対象の就学児健康診断での注意事項などを共有しました。関係者のみに情報発信できるため、情報の振り返りがしやすくなりました。

横山さん :

先日、私と太田課長が出張していた日に、台風の影響でいすみ市の小中学校の休校が急遽決定しました。以前だったら市役所に戻ってから校長先生方に電話をかけて、お知らせ用の文書を急いで作成、と時間がかかっていましたが、LINE WORKSを導入していたため、出張先でも手元のスマホから校長先生方に周知することができました。いつ、どこにいても連絡が取り合える環境が整い、いざというときの安心感が生まれています。

LINE WORKSの導入効果としてどのようなものがありますか。

太田さん :

1回のメッセージ送信で12名の校長先生へ一斉にかつ確実に周知させることができるので、電話の連絡網やFAXとメール連絡は廃止されました。

校長会会議を年に6回ほど実施しているのですが、周知する内容を事前にトークルームに流しておくことで、会議の所要時間がおよそ30%短縮され、所定の時間内に終了させることができています。

異動における引き継ぎについて、どのような工夫をされていますか。

太田さん :

教育関係者は異動の機会が多くあります。私が異動になった際にも引継ぎがスムーズにできるように、校長会のLINE WORKS内では個人名ではなく「学校教育課長」という名前でユーザーアカウントをつくり、それとは別に管理者用のアカウントも作成しています。教育課長としての役務を引き継ぐ際には、アカウントを削除せず新任の方にアカウントのログイン情報を引き継ぐだけで過去のやりとりだけでなく、引き継いだあとのコミュニケーションの開始もスムーズです。

さらに教育課内でもLINE WORKSを運用することになったので、別のLINE WORKSも開設しておりますがLINE WORKSは複数のアカウントを持っていても、マルチログイン機能で簡単に切り替えて使うことができるのが便利ですね。ひとつの端末ですべての仕事を進めることができます。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

太田さん :

もし市内12校すべての小中学校にLINE WORKSを導入することができれば、外部トーク連携を活用することで「●●小学校の●●先生」というように先生方ともスムーズなコミュニケーションができるようになります。非対面でも情報共有できる場が増えれば会議の回数を減らすことができるので、業務効率が向上し職員の働き方改革が図れるのではないかと期待しています。

【お話を伺った方】

いすみ市教育委員会　学校教育課

課長　太田昇亨さん

学校教育課学校指導班を主軸におき、校長会を統括する。

いすみ市教育委員会　学校教育課　学校指導班

主幹　横山賢治さん

校長会への連絡役を担いながら、教員の人事に関する業務にも携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年9月当時のものです。