本事例のポイント

• 電話やメールをトークに置き換え情報の伝達速度を大幅に向上
• 銀行に必要なセキュリティを担保しながら社内コミュニケーションを活性化
• 災害やシステム障害時などの危機管理体制を強化
• 通話コストと会議回数の低減を実現

御社の事業概要をご紹介ください。

河津さん:

イオン銀行は、「お買い物ついでに銀行を利用したい」「土曜・日曜、祝日も営業する銀行があったら」というお客さまの声にお応えして誕生したイオングループの銀行です。毎日のお買い物に便利でおトクな電子マネーWAONやクレジットカード、各種預金・ローン・保険に加え、豊富なラインナップから投資信託等の資産形成商品をお選びいただける金融商品仲介等、幅広い金融サービスを提供しています。

最近では、イオン保険サービスが営む保険ショップ事業「イオンのほけん相談」との一体運営を開始しました。これにより、金融商品・サービスをワンストップで提供できる体制を整え、一層の利便性向上を図りました。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

河津さん:

当社には2,700名以上の従業員がいますが、基本的なコミュニケーション手段が電話とメールだったため、迅速な連絡が難しく、特に本社と店舗間の連携が円滑でない点が課題でした。メールアドレスは全従業員に付与していますが、店舗スタッフはお客さま対応に注力していることからメールを随時確認することは難しく、特定の従業員にすぐに連絡を取ることが困難でした。以前から使っているグループウェアでも、即時伝達は困難でした。

金融機関特有の情報セキュリティやガバナンス意識の高さから、手軽に使えるツールの活用に対して慎重になっていたという側面もありましたが、そのことが業務の生産性向上を妨げ、災害やシステム障害など緊急時の対応の遅れ、組織全体の一体感の欠如を招くおそれがあったことから、ビジネスチャットの利用を考えるようになりました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定された理由を教えてください。

河津さん:

いくつかのサービスを比較検討した結果、目を引いたのは圧倒的多数の人が利用しているLINEと同様の使い勝手を持つLINE WORKSでした。従業員のITリテラシーにはばらつきがありますが、直感的に操作できるよう設計されたLINE WORKSであれば、導入時に特別な研修等を実施しなくても早期に定着すると期待できました。

特にセキュリティ面については本社で厳重に審査し、当社が求める要件を十分に満たしていると判断しました。本格導入当初は約1,000アカウントほどからスタートしましたが、現在では3,000アカウント以上にまで拡大しており、他のツールと比較して導入コストが低く、大規模な運用にも適している点が大きな魅力でした。

導入決定後の展開はどのようにして行われましたか。また、運用に際して独自のルールを定められましたか。

河津さん:

本社の従業員は会社支給のPCとスマホ、各店舗では会社支給の共有PCと共有スマホで利用するほか、希望する個々のメンバーがBYOD（私物端末の業務利用）で利用できるよう、私用スマホにLINE WORKSアプリをインストールして運用を開始しました。※店舗内では、原則会社支給の端末で使用するルールとし、情報管理は徹底しています。

運用ルールについては、秘匿すべきデータが外部に漏れることのないよう、お客さまに関する情報のやり取りを禁止としたほか、画像以外のファイル添付などを制限しました。また、災害発生時など急を要する特別な連絡を除き、勤務時間外の連絡を原則不可とするルールも設け、安全かつ快適に利用できる環境を整えました。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入効果をお聞かせください。

・電話やメールをトークに置き換えコミュニケーション速度が向上

・全国の店舗・ATMの工事の進捗状況をリアルタイムに把握

・非常時の迅速な情報共有で危機管理体制を強化

河津さん:

各部署や店舗ごとにグループを作り、メンバーが日々の業務情報を共有しています。メールは自発的に見に行かなければ情報にアクセスできませんが、LINE WORKSならプッシュ通知によりすぐに内容をチェックできます。各部署や各店舗によっては、従業員の勤怠に関するグループをつくり、体調不良で突発的に欠勤する場合の報告などにも活用されています。このように、電話やメールで行われていた連絡の大半がトークに置き換わり、あらゆるコミュニケーションが格段にスピードアップしました。

私が所属する総務部では、各営業拠点やセンターのレイアウト変更などに伴う工事の進捗も共有しています。営業拠点やセンターは全国にあるので常にどこかで工事が行われており、各地域の担当者が撮影した写真を共有することで、進捗状況をリアルタイムに把握できるようになりました。

防災対策においてもグループを設け、震度5以上の地震が発生した際に、各地のメンバーが管轄するエリア内の店舗等の被害の有無や状況を投稿・共有する体制を構築しました。また、システム障害などが起きた場合も同様に、対策チームのグループにて迅速に状況を共有できるようにしました。このように、LINE WORKSによって情報を迅速に共有できるようになったことは、危機管理体制を強化することにもつながっています。

トーク/グループ以外によく活用される機能はありますか。

【音声通話】通話したい相手にアドレス帳からダイレクトにアクセス

【ビデオ通話】オンラインミーティングを開催

【アンケート】従業員の意見をスムーズにヒアリング

河津さん:

社内の誰かと電話で話す必要があるときは、部門や店舗の代表番号にかけて呼び出してもらう必要がありましたが、LINE WORKSの音声通話機能を使えば、個々の相手に直接電話をかけられます。全従業員の連絡先がアドレス帳に登録されているので、名前さえ分かればスムーズに連絡が取れるようになりました。また、ビデオ通話機能でテレワークをする従業員も交えてのミーティングを行うこともあります。

また、店舗やATMのレイアウト変更後の使用感に関する感想などをヒアリングするのに、アンケート機能を利用しています。文書での質問や電話での問い合わせの手間を省き、多数の従業員の声を簡単に収集できます。

LINE WORKSは御社の業務に定量・定性の両面でどんな効果をもたらしましたか。

・日頃から密な情報共有ができるようになり会議の数が減少

・ビデオ通話機能を用いてテレワークを活性化

・従業員どうしの距離感を縮めることにも貢献

河津さん:

相手からのレスポンスを素早く得られるLINE WORKSを導入してから、社内コミュニケーションにおけるメールの量が大幅に減りました。メールがトークに置き換わったことで意思疎通の速度が速くなったことは、業務の生産性向上に直結しています。以前は関係するメンバーが進捗状況を報告し合うための会議もよく開かれていましたが、日頃から業務に関する情報をこまめに共有できるようになったことで、そうした会議の数もかなり減りました。また、月間18万件以上のトークや2万4千件を超える音声通話が社内連絡に活用されています。これにより、従来SMSや携帯通話で行っていた社内連絡の大部分がアプリ内で完結するようになり、通信費や対応時間の最適化に貢献しています。

定性的効果としては、全社のコミュニケーション基盤が確立されたことで、従業員や部門間の連携が強化されたことです。スマホならビデオ通話でチーム単位のオンラインミーティングができるので、テレワークもしやすくなりました。

導入当初のトークはテキストのみのやり取りが中心でしたが、最近はスタンプやリアクション機能も頻繁に使われるようになりました。これはLINE WORKSによって従業員どうしの距離が近くなったことの表れと言えます。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

河津さん:

これまでトークと通話機能を主体に利用してきましたが、掲示板などその他の基本機能も活用していきたいと考えています。例えば、従業員からの問い合わせ対応の自動化です。現在も、よくある問い合わせ内容についてはグループウェアにFAQを公開していますが、総務部の業務が多岐にわたっていることもあり、日々多くの問い合わせ対応が発生しています。AIチャットボットを活用しLINE WORKSで質問への一次回答だけでも可能になれば、問い合わせ対応に要している時間は大きく省力化できると考えています。

また勤怠管理など他のシステムとのAPI連携も、積極的に図っていきたいです。コミュニケーション基盤としてのLINE WORKSの有用さを強く実感したため、将来的にはグループ会社への展開も推進したいと考えています。

【お話を伺った方】

河津 修さん

本社や各拠点の設備、PC・スマホ等のデバイス、入退室カード、契約書原本、会議室予約システムなどを管理する総務部 総務Gの業務を取りまとめる。LINE WORKSの運用管理も担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年4月当時のものです。

本事例のポイント

• 外部トーク連携機能で関連施設との連絡もスムーズに
• Botの活用でオンライン面会の受付業務なども円滑化
• フリープラン活用のスモールスタートから院内のコミュニケーションを活性化

北海道済生会小樽病院の概要をご紹介ください。

阿畠さん:

1924年に小樽診療所として開設し、1952年に病院診療を開始した当院は、2024年に創立100周年を迎えました。現在は急性期一般病棟、地域包括ケア病棟、回復期リハビリテーション病棟、重症心身障がい児（者）病棟からなる地域密着多機能病院として、全15の診療科が急性期から回復期まで切れ目のない医療を提供しています。

少子高齢化が深刻な小樽市では行政や企業、医療福祉機関が一体となって、市民が安心して暮らし続けられる「ウエルネスタウン」の構築を進めるようになりました。その一環として当院を運営する北海道済生会は、2021年に大型商業施設「ウイングベイ小樽」に健康福祉ゾーン「済生会ビレッジ」を開設。健康ステーションや介護・リハビリ施設などを整備し、市民の健康維持や福祉・介護の拠点として機能しています。

以前は院内にコミュニケーションに関してどのような課題を抱えていましたか。

阿畠さん:

病院には会議体や委員会の数が多く、私がメンバーになっているものだけでも20ほどはあります。医療支援室が主催する会議や委員会の日程調整、場所の手配は私が行いますが、その連絡手段が電話とメールだったため、情報の伝達と共有に手間と時間がかかっていました。

木村さん:

職員間の通常の業務連絡は電話をメインに行われますが、だれもが業務用の携帯電話を持っているわけではなく、部署に内線をかけて取り次いでもらうのはとても煩雑でした。また、相手の仕事を強制的に中断させてしまうことから、電話に代わるコミュニケーション手段が必要なのではないかと思っていました。

本間さん:

情報システム課にはPCや業務システムに関するトラブルの相談が電話で寄せられ、その対応にかなりの時間を割いていました。院内にはグループウェアや電子カルテのメール機能もありますが、いずれもプッシュ通知ではないので自らアクセスしなければ情報やメッセージを得られませんし、既読機能がないのも不便でした。

課題解決に向けてLINE WORKSを導入された理由をお聞かせください。

阿畠さん:

「経営改善グループ」内にコミュニケーションを円滑にするための「業務効率化推進プロジェクト」を立ち上げてビジネスチャットの導入を検討し、どんなツールがよいか情報システム課に相談しました。

本間さん:

それを受けていくつかのチャットツールをリサーチし、無料で使えるフリープランがあって導入しやすいことと、ICTツールに不慣れな職員でも使いやすいインターフェイスを備えていることからLINE WORKSに注目。他のツールの多くがスレッド形式であるのに対し、LINE WORKSは時系列でメッセージを辿れます。職員間の連絡をスムーズにするのが導入目的だったので、スレッド形式ではないLINE WORKSの方が使い勝手がよさそうだと感じたのも選定の決め手になりました。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入効果をお聞かせください。

・連絡の多くが電話からトークに移行して業務効率が向上

・外部トーク連携機能で関連施設とのコミュニケーションも活性化

・オンライン面会の申し込みがあったことをBotが担当者のグループに自動通知

阿畠さん:

まずは経営改善グループで全体とチームごとのトークグループをつくって試用したしたところ、電話やメールよりもずっとスムーズに情報を共有できることを実感できました。

木村さん:

利用が事務部門全体に広がってからはだれもがチャットでやり取りする方がずっと効率的だと気づき、普段の業務連絡はもちろん、会議資料の共有などにも活用しています。

さまざまなグループを作成して業務連絡に活用。会議体のグループでは事前にアンケートや資料配布を実施しスムーズな情報共有を実現している

本間さん:

感覚的には毎日10本はかかっていた電話が半減。PCやシステムの不具合などに関する相談をトークで受けることで、手の空いたときに対応できるようになりました。

LINE WORKSを導入したのはコロナ禍だった2021年で、ちょうどワクチン接種の予約受付システムを情報システム課で内製しているところでした。感染予防のために職員が対面のミーティングを控えていた状況下、グループトークで関係するメンバーが密に意思疎通をできたことで、システム構築をスムーズに進められました。

そうしたことからLINE WORKSの効用を実感し、当院の関連施設である「重症心身障がい児(者)施設みどりの里」、「小樽老人保健施設はまなす」にも勧めてフリープランを導入してもらいました。私が全体の管理者となって、当院と連絡し合う機会が多い職員にアカウントを配布し、外部トーク連携機能を使ってやり取りできるようにしています。その結果、打ち合わせなどのためにお互いの施設をわざわざ行き来することが減りました。同様に「ウイングベイ小樽」の「済生会ビレッジ」の職員との連絡も効率化しています。

2024年7月には当院の創立100周年を記念したイベントや式典を行いましたが、その準備にあたっても関連施設の職員がグループをつくって連絡をし合いました。このようにLINE WORKSは院内や関連施設との快適なコミュニケーションにとってなくてはならないものとなっています。

Bot機能も積極的に活用されているそうですね。

木村さん:

コロナ禍でご家族などが入院患者さんとの対面の面会ができなくなったことから、Zoomミーティングを使ったオンライン面会ができる環境を整えました。希望される方がWebフォームで申し込まれるとその情報が面会のスケジューリングをする病棟の担当者にメールで送信されるようにしたのですが、担当者は院内にいるときしかメールチェックをすることかできません。そのために申し込みを見落としたり、手配が遅れたりするという課題が発生していました。

本間さん:

そこで院外のWebサーバーにオンライン面会の申し込みがあると、その情報を担当者のトークグループにBotが自動的に通知する仕組みを構築し、「小樽病院のBot」という意味で「たるぼっと」と命名しました。「たるぼっと」によって担当者はすぐに申し込みに気づき、素早く面会日時を確定させられます。非番のときにLINE WORKSを見るかどうかは各人の判断に任せていますが、手元のスマホに通知が入るので休日でも申し込みがあったことが分かります。

木村さん:

面会日時が確定したことを対応した人がグループに発信することで、オンライン面会の運営に携わる全員に情報が共有される流れも整えました。面会は希望日の5日前から受け付けていますが、以前より速やかにスケジューリングできるようになったことは、申し込まれる方の利便性を高めることにもつながっています。

本間さん:

オンライン面会には、ご家族がご自宅から行うケースと、病棟にお越しいただいて備え付けのタブレットPCを使って行うケースがあります。ご自宅の場合はURLをメールで送信しますが、ご来院される場合は通知をタップするだけでZoomミーティングが開始できるよう、各病棟のオンライン面会用タブレットにインストールしたLINE WORKSにBotがURLを自動送信する機能を付加し、こちらは「たぶぼっと」と名づけました。同様の仕組みで、院内会議をZoomミーティングで開く際のURLも、参加者のLINE WORKSにBotが自動通知されます。

院内の会議などにZoomミーティングを使うときは監督職に承認を得るルールになっているのですが、依頼メールを送ってもすぐに対応してもらえず、ミーティングを設定する担当者が再度メールを送ったり電話をかけたりして催促していました。その労力を減らすため、会議設定時にも監督職にBotが自動的に承認依頼を通知するようにしています。

フリープランでもこのようにBotをうまく使って自動通知機能を拡充すれば、さまざまな業務の効率化に役立ちます。1つ作ってしまえば汎用性高く応用できるので、ぜひ多くの医療機関でも試していただきたいですね。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

阿畠さん:

現在は事務部門だけでLINE WORKSを使っていますが、今後は医師や看護師をはじめとする医療職にも広げて院内の情報共有をさらにしやすくできればと思っています。

木村さん:

そのためには患者さんの情報を扱う上でのガイドラインをしっかり整備し、秘匿すべき情報が万が一にも漏えいしない万全のセキュリティ対策を施すことが不可欠です。特に、厚生労働省による「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」をはじめ、医療機関がデータ活用をするときに望まれる「3省２ガイドライン」に沿ったガイドラインなどを制定する必要があります。

本間さん:

既存のグループウェアや電子カルテシステムなどと何らかのかたちで連携させることも視野に入れていますが、コミュニケーション機能を可能な限りLINE WORKSに集約させられれば、いっそう業務効率化が進むと思います。今回の事務職での利用実績によりLINE WORKSの有用性が感じられたので、全職員での利用が進むように有償版を導入したいと考えています。

コミュニケーションの効率化を進めようとしている医療機関へのメッセージをお願いします。

本間さん:

フリープランはユーザー数に30アカウントまでしか利用できない等制限がありますが、中規模の病院やクリニックでは十分に活用できるはずです。アドバイスしたいのは、ユーザーどうしがトークでファイルのやり取りをすると、すぐにストレージ容量がいっぱいになるということです。データのやり取りはできるだけ避け、ファイルを保存している外部ストレージのリンクを送る、もしくは、容量が足りなくなったらグループやトークを削除することで問題を回避できます。まずは一部署などでスモールスタートしてみて、有用性を確認してから全社導入を検討することをおすすめします。

【お話を伺った方】

本間 真一さん

SEとして院内のICTの整備にあたり、LINE WORKSの運用管理者も務める。

阿畠 亮さん

医療部門をサポートする医療支援室を室長として管理する。

木村 卓司さん

経理課で経理業務を担当するほか、経営企画室の業務も兼務する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 掲示板機能を活用して製造現場の社員に会社トップからのメッセージなどを周知
• 経営方針や会社の動きに対する社員の関心が向上
• 紙や口頭で行われていた業務連絡の速度がアップ

御社の事業概要をご紹介ください。

石島さん:

当社は、ビル・住宅、上下水道、ガス、空調などの身近な生活フィールドから、石油、化学、医薬品、食品などのあらゆる産業分野の配管に接続されるバルブの製造・販売を主力事業としています。国内のみならず、北米・欧州・アジア各国にも生産拠点や販売網を整備しています。近年は、データセンターや半導体製造装置、ファインケミカル領域や新エネルギーとして期待される水素領域などの設備で使われるバルブやユニットの製造にも注力しています。また、コンピューター・液晶分野や医薬分野などで利用される純水・超純水をつくるための高品質なフィルターや浄水装置なども製造するなど、高成長分野におけるビジネス拡大も積極的に推進しています。

国内外のグループ約40社を挙げてDXの推進に取り組んでおられますが、以前はどのような課題を抱えていましたか。

石島さん:

組織全体でしっかりデータ活用ができるように、10数年前からビジネスプロセスの標準化と基幹システムを整備してきました。しかし、基幹システムの整備に注力するあまり、基幹システム以外のペーパーレスやデジタル化、情報共有のためのIT化が遅れている実情がありました。そこで2019年より「働き方大改革」を断行し、あらゆる業務でICTツールの活用を進めました。2022年にスタートした、長期経営ビジョン『Beyond New Heights 2030「流れ」を変える』では、「働き方大改革」を土台に、ビジネス変革を目指すDX戦略を展開するに至っています。

今井さん:

「働き方大改革」以前の業務現場では、情報を伝える主な手段が電話、メール、対面、紙の資料だったため、コミュニケーションのスピード感の欠如が課題でした。業務に関する情報だけではなく、経営層の意思が個々の社員に届きにくいことも問題でした。経営方針は状況に応じて刻々と変化するため、タイムリーな伝達が必須です。ICTツールの活用推進の狙いの一つとして、トップの想いや考えを全社員が瞬時に共有できる環境の構築もありました。

佐藤さん:

そのためにグループウェアを導入し、経営層からのメッセージや会社発信の重要な情報を掲示板にアップするようにしました。しかし、製造現場で働く社員の多くは、日常業務でPCを使用しないため、紙の資料の配付や掲示、あるいは上長から口頭伝達しか情報共有の手段がなく、「いかにスムーズに情報を共有するか」という課題が依然として残っていました。

そこで、個人所有のスマホからBYODでグループウェアにアクセスできるようにしましたが、セキュリティ確保のための複雑な設定がユーザー側の負担となり、思うように利用が進みませんでした。

課題解決の手段として、LINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。

井出さん:

さまざまなツールを比較検討した結果、シンプルなUIと操作性を備えるLINE WORKSが最適だと考えました。特に掲示板が見やすく、会社発信の情報を伝えるメインの手段として活用できそうなことに加え、トークやグループトークで「1対1」でも「1対N」でもスムーズに情報伝達できる点、音声通話機能がある点、トークなどのログが取得できセキュリティ面でも安心できる点に魅力を感じました。まずは業務でPCを使わない製造現場などの社員400名ほどをメインユーザーとし、必要に応じて全社規模に展開していくことを見据えて導入を上申しました。

石島さん:

LINE WORKSの名前は聞いたことがありましたが、詳しいことは知りませんでした。そこで調べてみると、大手の製造業でも採用している企業が多いことが分かりました。当社にもフィットするのではないかと考え、小規模のグループで試用してみました。その結果、機能性とセキュリティの両面で申し分ないとの評価が得られ、正式に採用することを決めました。

導入に際して、運用ルールは定められましたか。また、製造部門のユーザーへの展開はどのように進められましたか。

佐藤さん:

会社からの情報伝達の迅速化に加え、社員どうしの活発なコミュニケーションの促進も目指し、「虚偽情報を発信しない」「業務時間のみ使用する」など必要最低限のルールを定めて運用を開始しました。

山梨県と長野県にある3か所の製造拠点では、私と今井が説明会を開きました。各部署の管理者に対し、LINE WORKSを導入する目的と基本的な操作方法をレクチャーしました。また、各工場の食堂にヘルプデスクを設け、個人の端末へのLINE WORKSアプリのインストールなどをサポートしました。

LINE WORKSの掲示板機能の活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・会社発信の重要な情報をアップして速やかに周知

・会社の動きに対する製造部門の社員の興味・関心が向上

井出さん:

製造現場で働く社員に、会社からの通知を素早く周知するために活用しているのが掲示板です。口頭や紙文書で伝達していた情報を集約し、トップからのメッセージ、社内ニュース､各種通知・通達、職場単位のコミュニティ情報などのスレッドに分類して、社員がいつでも閲覧できるようにしています。

社内のニュースは「KITZ NEWS」で周知。キッツの社員で2024年のパリ五輪・女子レスリングで銅メダルを獲得した須﨑 優衣選手に関する情報なども掲載

今井さん:

掲示板を通じて多くの社員が会社の動きに興味を持ってくれるようになり、「自分の会社がこんな面白い取り組みをしていることを初めて知った」といった声が上がっています。

石島さん:

LINE WORKSの運用開始は2024年9月とまだ日が浅いにもかかわらず、掲示板に掲載された情報は製造部門の約400名のユーザーのうち、平均で100名ほどが既読になっています。もちろん目標は全員が既読になることですが、職場でスマホを見る機会が休憩時間しかない製造現場の社員の4人に1人が、自ら会社の情報にアクセスしてくれるようになったことは、取り組みの第一歩として高く評価できるものだと思います。

今井さん:

掲示板の記事には「いいね！」ボタンを押したりコメントを書いたりできるので、社員どうしがつながるための場としても機能し始めています。会社からの通知を掲示板に発信する側としては、作成画面がシンプルで使いやすく、画像を簡単にアップロードできるところも気に入っています。

ほかにLINE WORKSのどんな機能をよく活用されていますか。

【トーク/グループ】業務連絡の速度が大幅に向上

【音声通話】マシントラブルなど緊急時の連絡手段に

【アドレス帳】連絡を取りたい相手をスムーズに検索

今井さん:

製造部門の社員どうしがトークで業務連絡をするケースも多く、情報伝達の迅速化に役立っています。

井出さん:

製造ラインのマシントラブル発生時などに、音声通話機能で製造技術部門の担当者と迅速に連絡できるようにしてほしいという現場の社員からの要望を受け、製造技術部門の担当者にもLINE WORKSを導入しました。

社内の誰かに電話をかけたいとき、以前は会社のポータルサイトを開いて番号を調べる必要があり面倒でしたが、LINE WORKSのアドレス帳から直接かけられるので、私も音声通話機能をよく使っています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

佐藤さん:

製造部門以外ではPCベースでグループウェアによる情報共有をしていますが、トークや音声通話といった、より手軽なコミュニケーションツールとして、将来的にLINE WORKSを全社に広げることができればと考えています。

井出さん:

ゆくゆくは、LINE WORKSのグループ会社への展開も検討できればと考えています。

今井さん:

製造部門内のコミュニケーションをさらに促すため、社員が思ったことを気軽に投稿できるコンテンツなどを企画したいです。

石島さん:

1月1日付で全社の組織を大きく変更し、より各市場のお客様に寄り添い市場のニーズに応えていくビジネスユニット制の体制となりました。同時に第二期となる中期経営計画 (2025-2027年度)が社内外に公表され、各市場お客様を基点に、営業、設計開発、生産などが一体でその課題やニーズを共有し、その解決に注力していくことが必要となっています。その変更に関するトップからのメッセージもですが、今後もお客様課題解決のために継続的な情報共有を製造部門全員に確実に伝えていきたいと考えています。

当社はカメラや二次元コードなどを用いた業務効率化も進めており、AI活用も積極的に推進しています。製造部門やお客様に対応するフィールドサービス部門などでは、それらのデータをLINE WORKSで円滑に共有できる環境も構築したいと考えています。

【お話を伺った方】

石島 貴司さん

IT部門の責任者としてDX推進を統括し､デジタル化による業務効率化・効果向上を推進

井出 征峰さん

製造､品質保証､生産管理などのシステム管理の責任者

佐藤 学さん

製造､品質保証､生産管理などのシステム管理を担当

今井 成美さん

生産本部で人材育成､エンゲージメント向上､DX啓蒙活動などを担当

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

大断面集成材の製造・建設工事の設計施工を行う株式会社中東は、煩雑なアルコールチェックを簡便にする目的で、LINE WORKS上で行える「アルろく for LINE WORKS」を導入。アルコールチェックの記録と管理を円滑にし、年間約20万円のコスト削減を実現しました。さらに、LINE WORKSを会社にとって初となるグループウェアとして活用することで、全社員が迅速な情報共有を行える体制を構築。総務部による入金チェックが月20時間短縮されるなど、業務効率化に大きく貢献しています。

本事例のポイント

• 道交法に定められたアルコールチェックと運転日誌の記録・管理が「アルろく for LINE WORKS」で効率化
• アルコールチェックの運用コストを年20万円削減
• フリープランから始めたグループウェア導入が全社員に浸透し、迅速な情報共有を実現
• 電話、メール、メモがトークに置き換わり、入金チェックなどの作業を月20時間短縮

貴社の事業概要についてお聞かせください。

谷内さん:

石川県能美市に本社を構える当社は、大断面集成材やCLT（直交集成板）の設計・製造に加え、一般建築の設計・施工も手掛ける総合プロデュース企業です。高度な技術を要する大断面集成材の製造から建築まで一貫して行える点が強みです。近年は、環境意識の高まりや国の後押しにより木造建築の需要が増加しており、当社の集成材は2020年東京オリンピックのメインスタジアムである新国立競技場にも使用され、有明体操競技場では施工の一部も担当しました。また、大阪万博の会場に設置されるパビリオンや、2026年にアラブ首長国連邦（UAE）で開館予定のグッゲンハイム・アブダビ美術館の骨組みに使用される集成材も受注するなど、当社の技術力は国内外で高く評価されています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

走出さん:

当社は、本社敷地内に4棟の工場と市内に別の工場があり、拠点が分散しています。施工現場の管理者は全国各地へ長期出張することも少なくなく、社員間の連絡は対面、電話、貼り紙、回覧板などで行われており、迅速な情報ができないことが以前からの課題でした。

谷内さん:

また当社は、社員が施工現場へ車で移動する機会が多いため、2023年12月の道路交通法改正でアルコールチェッカーを使った酒気帯び状態の確認が義務化されて以降、アルコール検知器に付属する専用アプリでアルコールチェックの運用を試みました。しかし、その検知器とアプリ間のBluetooth接続が不安定で記録がスムーズに送られないなど、使い勝手に課題があり、全社展開できずにいました。好調な業績が続いている当社は、ここ10年ほどで社員数が倍増しており、業務で車を運転する社員も増加しています。そのため、日々のアルコールチェックをより手軽に行えるようにし、記録を管理する安全運転管理者の業務負担も軽減することが喫緊の課題となっていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定した理由と、運用開始までの経緯を教えてください。

谷内さん:

ビジネスチャットをはじめとするLINE WORKSの各機能を全社員で活用することで、社員間の連絡や情報共有が円滑になると考えました。当社はこれまでグループウェアを導入したことがなく、社内に定着するかどうか不安でしたが、LINE WORKSにはフリープランが用意されています。「フリープランなので、活用が進まなければ利用を中止すればよい」と考え、導入への心理的なハードルを下げ、まずは総務部のメンバーで試用しました。その後、役員、部長、工場長にも試用してもらったところ、コミュニケーションが円滑になることを実感できましたことから、有償プランに切り替えました。

利用を促進するため、使える機能を制限することはせず、業務に関わるグループであれば社員が自発的に作成することを認め、飲み会のお知らせなどの連絡も許可しています。個人携帯のBYODを許可したこともあり、現在は全社員に活用が定着しています。

「アルろく for LINE WORKS」を選定した理由を教えてください。

谷内さん:

複数のアルコールチェックサービスを調査した結果、アルコールチェックとLINE WORKSを連携させた「アルろく for LINE WORKS」に注目しました。操作性が良さそうな点に加え、国家公安委員会が定める基準を満たしていれば、導入済のアルコール検知器をそのまま使用できること、検査結果と運転日誌を専用の管理画面で管理できること、そして低コストで運用できることに魅力を感じ「アルろく for LINE WORKS」を導入しました。

「アルろく for LINE WORKS」の具体的な利用シーンと導入効果についてお聞かせください。

・検査結果と顔写真を撮影するだけの簡便な操作性

・アルコール検知器の種類を問わず利用可能

・運転日誌としての活用も可能

谷内さん:

ドライバーは、別のアプリを立ち上げる必要がなく、普段使っているLINE WORKSから「アルろく for LINE WORKS」を立ち上げ、検査結果が表示されたアルコール検知器と一緒に自分の顔を撮影するだけで簡単にアルコールチェックの記録を残せます。撮影された画像はAIによる顔認証が行われるため、他人によるなりすましを防止できます。

また、OCR機能によって検知器に表示された数値が自動的にデータ化されるため、ドライバーが検知量を入力する必要はありません。以前から使っていた検知器をそのまま活用できたのも良かったです。

以前のアプリでは、アルコールチェックの結果を管理者が手動で集計していましたが、「アルろく for LINE WORKS」では管理画面上にリアルタイムに自動集計されるため、管理業務が大幅に効率化されました。当社には出張や直行直帰のある社員が20名ほどおり、以前はアルコールチェック結果の回収漏れが発生していましたが、「アルろく for LINE WORKS」を導入してからは回収する手間がなくなりました。

さらに、「アルろく for LINE WORKS」には、出発地や目的地、走行距離メーターの数値に加え、任意で追加した項目も記録でき、運転日誌としても活用できるのが便利です。走行距離は、出発時と帰着時に入力した数値から自動で計算されるため、紙で記入していたときよりも簡単に運転日誌を作成できます。

出発地や目的地、走行距離の記録など運転日誌としても活用できる

グループウェアとしてのLINE WORKSの利用シーンと導入効果についてはいかがですか。

・会社からの重要なお知らせを全社のトークグループで周知

・部門や案件別のグループで業務情報を速やかに共有

・トークルームの予定表示機能で出張等のスケジュールを可視化

谷内さん:

当初は従来の貼り紙や回覧も併用していましたが、LINE WORKSのトーク機能で会社や部門からの重要なお知らせを発信するうちに、短期間で紙による情報発信を大幅に削減できました。

LINE WORKSに発信された通知・通達を見る習慣が根づき、紙で情報を共有する文化からの脱却が図られた

部門別や案件別のトークグループも次々と作成され、設計チームと施工チームが図面データや修正指示などをリアルタイムに共有するなど、業務に関するあらゆる情報をLINE WORKSでやり取りするのが当たり前になり、以前のように担当者間の連絡に手間取ることはなくなりました。

施工現場に関する情報はPDFや写真で関係する担当者が瞬時に共有

走出さん:

どの部門の社員がいつどこにいてもスムーズに連絡がつくので、電話やメールでの連絡はほとんどなくなりました。口頭での伝達は記録に残りませんが、トークならテキストで記録が残り、いつでも誰に何を伝えたか検索できます。そのおかげで、「言った/言わない」のトラブルも回避できるようになりました。

谷内さん:

トークがすっかり定着したことを受け、グループの予定機能で出張予定などを可視化するようになりました。自分のスケジュールを共有することが定着すれば、いずれは会社全体でカレンダー機能を使う予定です。

トーク以外にどんな機能をよく活用していますか。

【掲示板】テーマごとのスレッドに情報を集約

【ビデオ通話】離れた拠点や出張先の社員が参加する会議に利用

【アンケート】日程調整や社内の意見収集を効率化

走出さん:

とくによく使われているのは掲示板で、会社からの各種お知らせや業務マニュアル、労働災害発生情報に加え、社員が自由に書き込める自由掲示板も設けています。自由掲示板には「建設会社あるある」のような投稿もあり、社内の雰囲気を和らげることに貢献しています。

谷内さん:

出張先の社員も参加する会議をビデオ通話機能で行うことがあります。また、アンケート機能は会社行事の出欠確認などに活用しており、重要なアンケートや掲示板については、全社員向けのトークルームにURLを送信して確実に確認してもらえるようにしています。

改めてLINE WORKSの導入効果をどう実感していますか。

谷内さん:

アルコールチェックの運用については、以前利用していたサービスから「アルろく for LINE WORKS」に切り替えたことで、アルコールチェックや運転日誌の記録・管理の負担を大幅に削減し、年間約20万円の運用コストを削減できました。

また、LINE WORKSをグループウェアとして活用することで、社内に分散していた情報が集約され、必要なときにすぐにアクセスできるようになりました。これにより、約90名の社員全体の業務効率化が大幅に向上しています。

走出さん:

社内の担当者への対面、電話、メールによる確認作業に要していた時間が、月に約20時間短縮されました。その時間をほかの業務に充てられるようになったことが大きな成果です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

走出さん:

社内規定や各種申請などに関する問い合わせにLINE WORKSのBotが対応する仕組みを構築し、総務部の業務を効率化したいと考えています。

谷内さん:

「アルろく for LINE WORKS」のように、LINE WORKSをインターフェイスとして活用することで効率化できる業務は多いはずです。今後は、勤怠管理など、ほかの社内システムとの連携も積極的に進めていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

谷内 一宣さん

総務部次長として人事および労務全般を管理する。

走出 あゆみさん

総務部で入出金や文書管理、請求書作成等を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

社会福祉法人 恩賜財団 済生会支部 神奈川県済生会 横浜市東部病院はDX推進の一環で、院内のコミュニケーション基盤としてLINE WORKSを導入しました。電話やメールに代わる連絡手段としてトーク機能を活用することにより、職員間のスピーディな意思疎通が可能になりました。さらにBot機能による診断書作成リマインドの自動化で、医師ごと・科ごとでバラツキのあった督促方法が標準化されました。また、ビデオ通話機能を利用して、医療職員が院外にいてもカンファレンスに参加できる環境を整えるなど、DXを通じた働き方改革を力強く推進しています。

本事例のポイント

• 電話・メールをトークに置き換え院内の連絡がスムーズに
• 診断書作成のリマインド送信をBotで自動化して業務負担を軽減
• ビデオ通話機能でテレカンファレンスができる環境を整備

病院の特長をご紹介ください。

金城さん:

横浜市の中核病院として2007年に開院した当院は、急性期医療や高度専門医療を提供しています。また、近隣の医療機関や介護・福祉施設との連携による地域完結型医療の構築にも努めています。2014年には救急医療体制の整備を進める横浜市の要請に応え、院内に「横浜市重症外傷センター」を開設し、24時間365日、交通事故などによる重症外傷患者を受け入れ、救命処置や治療を行っています。さらに、全職員が基本的な医療・看護技術や心肺蘇生法などを学べるよう、スキルトレーニングセンターを設けているのも特長の一つです。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

金城さん:

院内の主なコミュニケーション手段はPHSと内線電話でしたが、電話は相手の思考や作業を中断させてしまいます。また、外来診察や手術、会議などで多忙な医療職員はそもそも電話に出られないことが少なくありません。医師と看護師は電子カルテを通じてやり取りすることが多いため、お互いの名前と顔が一致しないなど、情報機器の発達によってかえってコミュニケーションが希薄になる側面もありました。

鶴見さん:

事務職員は電子メール、医療職員は電子カルテに搭載されているメール機能を使って連絡することもあります。ただし電子メールは相手が読んだかどうか分からず、電子カルテのメール機能では既読/未読は分かるものの、PCからアクセスしなければ確認することができません。ほかにグループウェアも運用されていますが、医療職員全員が業務用のPCを持っているわけではないため、利用するのはほぼ事務職員に限られていました。また、電子カルテと一般の事務用途のネットワークが分離していることも、コミュニケーションの円滑な流れを阻害していました。

私が所属する医師支援室の職員にとって、特に課題となっていたのが、医師に作成を依頼した診断書の督促業務でした。患者さんから診断書の発行を依頼されるとMA（メディカルアシスタント）が電子カルテの情報をもとに下書きするのですが、医師は忙しさに紛れてその確認・承認を後回しにしがちです。事務担当者は外来診察を終えるタイミングでお願いに行ったり、電子カルテのメール機能でメッセージを送ったりするのですが、それでもなお、すぐに作成してもらえないことがありました。

ほかに院内の救急科に特有の課題もあったそうですね。

風巻さん:

救急科の入院患者さんの容体は刻々と変わるため、毎朝のカンファレンスで医療職員が最新の状況を共有しなければなりません。そのため以前は勤務時間外でもカンファレンスに参加することがありましたが、医療従事者の時間外労働の上限が設けられてからはそれが難しくなりました。

大政さん:

しかし、十分な医療を提供するには関係する全スタッフがリアルタイムに情報を共有することが重要です。そのため、院外から参加可能なテレカンファレンスができる環境を整備する必要を感じていました。

金城さん:

当院はDXの推進に力を入れており、2023年度より「DX5カ年計画」を推進しています。その重要な施策の一環として、職員全員がスムーズに連絡を取り合えるコミュニケーション環境を構築し、今挙げられたような現場の課題を解消することを目指しました。

課題解決に向けて、LINE WORKSを導入された理由をお聞かせください。

金城さん:

救急科では以前から、カンファレンスに参加できない職員が情報を共有するためのチャットツールとしてLINE WORKSを活用していました。既存のグループウェアのチャット機能や他のソリューションも検討しましたが、インターフェイスがLINEと似ていて親しみやすいこと、救急科で利用実績があったことから、全職員にアカウントを付与することに決めました。

LINE WORKSの利用を促進するため、導入に際して特別な制約や規則は設けず、BYODでの使用も認めました。勤務時間外に連絡を受けたくない人は通知をオフにするようアナウンスし、どのように活用するかは個々の職員の判断に任せることにしました。

LINE WORKSの利用シーンと導入効果をお聞かせください。

・トークがメインの連絡手段となりメールの量が半減

・会議参加者へのリマインドをグループに一斉通知

金城さん:

確実にメッセージが届き、スピーディに返答が得られることから、通常の業務連絡にはトークが多用されるようになり、メールの量がほぼ半減しました。

会議が多い医師は予定を忘れがちなので、以前は事務担当者が、会議の直前に全員に電話をかけて出席を促していました。LINE WORKS導入後は、会議体ごとのグループに一斉に通知し、既読がつかない人だけに電話でリマインドすればよいので便利です。

私用スマホにLINE WORKSアプリを入れている職員には、休みの日でも重要な情報を送っておくことができます。休日に見るかどうかはあくまでも本人の裁量に委ねていますが、既読率はかなり高いです。

鶴見さん:

電話がトークに置き換わったことで、医師との連絡が格段にスムーズになりました。メールと違い、挨拶文を省いて「○○の確認をお願いします」などと手短に用件だけを伝えられることも、業務効率化に貢献しています。

LINE WORKSのBotを活用して、診断書の作成を促す通知を自動的に発信する仕組みをつくられたそうですね。

・管理システムのデータを参照して医師への督促通知を自動送信

・事務職員の業務負荷が軽減し患者に診断書を渡すまでの時間も短縮

風巻さん:

救急科がLINE WORKSを先行して使っていたとき、院内にいる医師だけでは対応しきれない重症の患者さんを迎える際、非番の医師に応援を要請するため、患者さんの状況をグループに発信して共有していました。しかし、そのような事態ではトークに情報を入力している暇もなかったため、データベースソフトのFileMakerとLINE WORKSを連携させ、ボタンを押すだけでデータベースに入力された患者さんの情報をトークグループに発信できるようにしました。

その経験を活かし、医師が一定の日数作成に着手していない案件データを診断書作成管理システムから抽出し、LINE WORKSと連携させたFileMakerにインポートすることで、LINE WORKSのBotが医師のトークにリマインドのメッセージを送信する仕組みをつくりました。

鶴見さん:

この取り組みを開始してまだ間もないですが、直近の2週間で約40人の医師におよそ80件の通知が送信されました。以前のように医師に作成を催促する手間が省け、患者さんに診断書をお渡しするまでの時間も短縮が見込まれます｡

テレカンファレンスの環境整備はいかがですか。

・医療職員がどこからでもビデオ通話機能でカンファレンスに参加

風巻さん:

救急科のカンファレンスをLINE WORKSのビデオ通話機能でオンライン化したことで、非番の医師や職員にも時間や場所を気にせず情報共有できるようになりました。

大政さん:

院外からでもカンファレンスに参加して意見を述べられるので、集中治療室の運営責任者として、以前よりしっかりと職責を果たせるようになりました。

その他、LINE WORKSの活用状況について教えてください。

【アンケート】会議参加者などの意見をスムーズに収集・集計

【外部トーク連携】入職内定者や外部のパートナーとの連絡を円滑化

【カレンダー】自身や院内のメンバーのスケジュールを可視化

金城さん:

多数のメンバーが参加する会議での意見収集にアンケート機能を使っています。アンケート結果は瞬時に集計、グラフ表示されるので、会議の進行がスムーズになりました。

回答の内容が自動的に集計されるので、大人数へのアンケートも簡単に行える

入職が内定した新卒者との連絡には、外部のLINE WORKSやLINEとセキュアにつながれる外部トーク連携機能を使っています。新卒者にとって、電話やメールよりもLINEの方が身近なツールなので、円滑なコミュニケーションを取れるようになりました。外部トーク連携機能は、システム開発ベンダーとの連絡にも活用しています。

鶴見さん:

個人的には、カレンダーでスケジュール管理をするようになりました。手元のスマホで操作できるので、PCで使っていたグループウェアのスケジューラよりも便利です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

鶴見さん:

院内の職員や医師にリマインドをする機会は非常に多いため、Botによるリマインド通知の対象業務を、診断書の督促以外にも拡大できればと考えています。

金城さん:

現在は既存のグループウェアや電子カルテのメール機能、LINE WORKSなど、複数のツールを併用していますが、現場の混乱を招く可能性があるため、今後はコミュニケーションチャネルを可能な限りLINE WORKSに集約して一元化を図りたいと考えています。そのうえで勤怠管理システムなどとの連携も進めれば、さらに業務効率を向上させられるはずです。

大政さん:

多数の部署と関わる私は、多くのカンファレンスの内容を把握したいと考えています。できれば院内のカンファレンスをすべてビデオ通話機能でオンライン化し、いつでも参加できるようにしたいです。さらに参加者の発言が自動的にテキスト化されて議事録になれば、業務生産性がさらに高まると思います。

風巻さん:

救急科では患者さんの治療方針を他の科の医師に相談することがありますが、電話では状況を正確に伝えられず、しばしばコミュニケーションエラーが起きていました。院外にいる脳神経外科医や整形外科医などが、LINE WORKSからデータベースにアクセスして画像を閲覧できる環境を整備したいと考えています。

【お話を伺った方】

金城 悠貴さん

2023年度に開設されたDX推進室の副室長と総務室 室長を兼務。

鶴見 怜央さん

医師支援室で医師の事務補助をする職員をマネジメントする。

風巻 拓さん

救急外科医。救急科医長。医局長。スキルトレーニングセンターの責任者も務める。

大政 皓聖さん

救急集中治療医。救命救急センターの集中治療室の運営をマネジメントする。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年12月当時のものです。

本事例のポイント

• 関係者にスピーディかつ正確に情報共有ができ、連絡業務の負担が軽減
• kintoneに入力した入退院の情報がBotで院内関係者に一斉共有する仕組みを構築
• コミュニケーション基盤を整備したことで「病院医師宿直免除」を取得し、医師の働き方改革

正幸会病院の概要をご紹介ください。

東 大里院長:

1983年に開院した当院は内科、消化器科､呼吸器内科､循環器内科､放射線科を擁し、地域医療連携室を設置して周辺の医療機関と密に連携しながら地域医療に貢献しています。2017年には、胃がんや大腸がんなどの早期発見に効果的な検査を行う内視鏡センターを院内にオープンしました。

医療の質と業務効率を高めるため、DXの推進にも力を入れています。きっかけは、10年ほど前に2名体制だった外来事務の職員が突然に同時退職したことです。当時の文書管理は紙ベースで行われており、他の職員が外来事務に必要な情報がどこにあるか把握するのに大変苦労をし、業務が属人化していることのリスクを痛感させられました。

その出来事を機にデジタル化を当院の成長戦略の柱に据え、電子カルテを導入するとともに、人事・労務・勤怠管理などあらゆるシステムをクラウド化。それにともなって紙文書も電子化されましたが、職員間のコミュニケーションについては依然として改善する余地が残っていました。

院内のコミュニケーションについてはどんな課題がありましたか。

東 大里院長:

以前の主な連絡手段は対面か電話で、急ぎではない用件でも相手の時間を奪ってしまうことが課題でした。また、電話は相手が出られなかった場合、重要な用件だとしても伝えることができません。情報の緊急度や重要性に応じて、的確な意思疎通ができるコミュニケーション環境を整える必要がありました。

東 忠里副院長:

医師は、絶えず看護師をはじめとする職員から患者さんに関する問い合わせを受けるため、常に電話対応に追われている状態でした。緊急時は電話で構いませんが、そうではない用件に関しては別の伝達手段があればと思っていました。

安田さん:

私が所属する事務部には、患者さんやそのご家族から多数の電話がかかってきます。しかし担当部署につなごうとしても通話中でつながらないことが多く、伝言メモを当該部署へ渡しに行くことに日々多くの時間を費やしていました。

東 大里院長:

こうした問題を解消するには、テキストで関係者に一斉共有できるコミュニケーションツールの活用が不可欠だと思い、ビジネスチャットを導入することを決めました。

数あるチャットツールの中から、なぜLINE WORKSを選定されたのでしょうか。また、院内での活用促進に向けてどのような取り組みをされましたか。

東 大里院長:

LINE WORKSは、多くの方が利用するLINEとほぼ同じ使い勝手なので、ICTツールが苦手な職員でも簡単に使いこなせることが期待されました。

導入当初、職員には、緊急度の高くない用件はトークで伝えるよう案内しただけで、その後は各部署がそれぞれの業務に合わせて自発的にさまざまな機能を工夫して使うようになりました。これは、使いやすい操作性であること以外にも、フォルダやカレンダーなど豊富な機能を備えているからだと思います。

利用するデバイスは、病院支給のスマホやPC、タブレットに加えて私物スマホ（BYOD）があります。ログイン時に2段階認証をかけるとともに、BYODのスマホではパスワードロックをかけるなど、情報セキュリティに十分な配慮をしています。また、運用ルールとしては、勤務時間外には通知をオフにしてよいこととしました。

LINE WORKSの導入によって職員間のコミュニケーションはどう変化しましたか。

東 大里院長:

対面や電話の多くがトークに置き換わり、相手の業務を中断させることなく、情報を確実に伝達できるようになりました。新型コロナの流行期には、私が患者さんの受け入れを判断すると同時に関係者がいるグループトークで指示を出すことで、スムーズに入院の準備を整えることができました。24時間交代制で働く職員もいるなか、関係者へ一斉に連絡を周知させることは、LINE WORKSを導入していなければ不可能だったはずです。

東 忠里副院長:

緊急の連絡は電話、そうでない場合はLINE WORKSでという使い分けがなされたことで、常に電話に追われる状況から解放されました。職員側も、忙しい医師に電話をかけることに抵抗を感じていたと思いますが、トークなら気兼ねなく問い合わせができるはずです。

安田さん:

患者さんやそのご家族からの電話の内容は、個々の担当者へトークですぐに伝えられるようになりました。伝言メモを渡しに行くムダな時間が削減でき、本来の業務にあてられる時間が増えています。

職員が患者さんのご家族などに外線電話をかけてつながらなかったときは、あとで折り返しの電話がかかってきます。その電話を院内の誰が受けてもスムーズに対応できるよう、電話の相手の名前と伝えたかった用件を、発信した職員が電話対応用のグループのタスクに登録するルールを決めて運用しています。折り返しの電話がかかってきた時は、タスクのリストを見れば、電話の内容がある程度分かるので円滑に対応できます。電話を発信した担当者にわざわざ代わることなく、タスクに登録された用件を伝えるだけで済むことも少なくありません。このことが連絡業務の効率化だけでなく、お問い合わせへの迅速な対応につながっていると思います。

電話対応用のグループのタスクで用件管理。対応が終わったタスクは完了にすることで、残りのタスクが明確に

他にLINE WORKSのどのような機能をよく使っていますか。

【フォルダ/ノート】部門ごとに業務データを共有・管理

【カレンダー】部門ごとや病院全体で把握すべき予定を一元管理

安田さん:

フォルダには業務に関する資料、ノートにはマニュアルというように、部門ごとのグループに情報を整理して共有することで、必要な時にすぐに参照できるようになりました。情報が属人化することなく、業務生産性が向上したと感じています。

グループカレンダーでは、患者さんのワクチン接種の予定日や外来の医師の出勤日などを共有しています。

業務改善プラットフォームkintoneで作成したアプリとLINE WORKSの連携も図っているそうですね。

東 大里院長:

患者さんの入退院に関する情報を管理するアプリをkintoneで構築し、緊急入院や緊急退院が発生した場合は、医師、看護師、薬剤部、事務部、外来看護師、放射線科、臨床検査技師など、その情報を共有すべきメンバーが所属するLINE WORKSのグループにBotで自動通知される仕組みをつくりました｡

安田さん:

入退院情報を管理する地域連携室では、以前はkintoneにデータを入力してから、その情報を各部署に電話で伝えていました。担当者が不在だとすぐに伝えられず、関係者が多い場合は一部の部署に電話をかけ忘れてしまうというトラブルが懸念されました。

いまではkintoneに入力した入退院の情報が、LINE WORKSのBotを通して関係者に一斉共有されるので、部署ごとに伝える必要がなくなり全員に情報が行き渡るようになりました。夜間や休日にも通知が届きますが、自分に直接関係がないケースでも出勤前に緊急入退院情報に触れておくことで業務にスムーズに臨める場合もあるので、この機能はとても有意義です。部署間の情報連携も強化され、患者さんへの対応の迅速化にもつながっていると感じています。

ライブコミュニケーションプラットフォームのBuddycomもLINE WORKSと連携させていると伺いました。

東 大里院長:

院内の離れた場所にいる職員どうしが会話をするためのツールとして、Buddycomを利用しています。使用しているのは病院1階の外来の看護師と3階の内視鏡センターで、「患者さんが今から内視鏡センターに向かわれます」とか「検査を終えた患者さんが帰られます」といった情報を常時接続のインカムによる会話で行っています。

Buddycomには音声をテキストに変換する機能もあるのでLINE WORKSと連携させ、文字化したコミュニケーション内容をトークに記録するという試みもしています。音声のやり取りがテキストとして保存されれば、その内容を見た他の職員にとってはナレッジとして役立てられる可能性がありますし、「言った/言わない」といったトラブルの発生も防げます。

テキスト化された会話の内容がトークに自動保存。「言った/言わない」のトラブル防止に

そうしたDXの取り組みは、「医師の働き方改革」の面ではどのような成果に結びついていますか。

東 忠里副院長:

病院には医師を宿直させる義務がありますが、医師の働き方改革の一環として、入院患者の病状が急変した場合に速やかに対応できる体制が確保されている場合は、都道府県知事の許可によって宿直が免除されるようになりました。

システムのクラウド化やLINE WORKSをはじめとするコミュニケーションツールの導入を進めた当院は、院内の職員と院外の医師がリアルタイムに連絡し、患者さんの状態を写真やビデオ通話などで共有できる体制を整えたことから、大阪府で初となる「病院医師宿直免除」の認可を取得しました。

東 大里院長:

これまで宿直を余儀なくされていた医師が、必要に応じてすぐに病院に駆けつけられる場所で待機していればよくなったことは業務負担の軽減につながり、まさに医師の働き方改革実現に寄与していると思います。

LINE WORKS活用に関する今後の展望をお聞かせください。

東 大里院長:

デジタル化を成長戦略としてから、これまで診療情報管理、AI画像診断、総務・経理、コミュニケーションの各領域のDXに積極的に投資し、業務を効率化する多数のツールを導入してきました。なかでも、当院のデジタル化における3本柱が「電子カルテ」「業務改善アプリ」「コミュニケーションツール」で、コミュニケーションのデジタル化に欠かせない手段であるLINE WORKSをさらに有効活用することは、医療の質の向上と業務効率化、医師や職員の働き方改革をさらに推し進めることにつながるはずです。

【お話を伺った方】

東 大里さん

医師。2010年、正幸会病院院長に就任。日本内科学会 認定内科医、日本消化器病学会 消化器病専門医、日本消化器内視鏡学会 消化器内視鏡専門医、日本消化管学会 胃腸科専門医、日本ヘリコバクター学会認定医、全日本病院学会DX検討委員。

2021年　全国中小企業クラウド実践大賞奨励賞受賞
2024年　病院広報アワードSNS部門優秀賞受賞

東 忠里さん

医師。外来・内視鏡センターを担当。日本内科学会 認定内科医、日本消化器病学会 消化器病専門医、日本消化器内視鏡学会 消化器内視鏡専門医。

安田 真由美さん

入院事務部で入院手続きやレセプト（診療報酬明細書）の作成など、医療事務を幅広く担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年10月当時のものです。

本事例のポイント

• 自社内だけでなくグループ企業と一体導入で情報連携が円滑になり作業効率が向上
• シャドーITを禁止し、顧客や協力会社ともセキュアな連絡体制を構築
• クラウドのワークフローシステムと連携し、申請から承認までのスピードが改善
• Botを活用し、問い合わせ対応業務の負担を軽減

御社の事業概要をご紹介ください。

河田さん:

当社は、業務用冷蔵庫や冷凍冷蔵ショーケースなどを軸とした製品を製造するメーカーです。これまでのマーケットはスーパーマーケットなどの流通小売業様や外食産業様など国内の企業が中心でしたが、近年では東南アジアを中心に海外にも展開を進めています。近年はグローバルビジョンも定め、海外でのマーケット拡大にも積極的に取り組んでおります。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

河田さん:

営業社員がお客様や設備工事業者、搬入業者とのやりとりに、個人のLINEを利用していることを把握していましたが、「お客様からの要望」であることもあり、一律に禁止できず、シャドーITに対する懸念も生じていました。一方で、システム開発部門では、外部のシステム会社との共同開発に関するやりとりに別のチャットツールを以前から利用しており、業務効率向上や意思決定のスピードアップにチャットツールが非常に有効であることも認識していました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。また、運用ルールなどは定められましたか。

河田さん:

導入のきっかけはコロナ禍による、在宅勤務の拡大でした。当社でも最大で1/3の社員が在宅勤務で業務を行う事になり、離れていても円滑にコミュニケーションをとる必要に迫られ、チャットツールの導入が決まりました。LINE WORKSを選定した理由は、LINEとつながれるため、社員のシャドーITの対策ができること、また操作性がLINEと似ているため、全社の導入展開が簡易であることが決め手となりました。グループ間のコミュニケーションの活性化のため、当社だけでなく、子会社も含めたガリレイグループ全社で導入することになりました。

LINE WORKSの導入事例サイトで情報セキュリティに厳格な銀行でも利用されていることを知り、セキュリティの観点から自社のセキュリティポリシーと照らしあわせてみても問題がないことを確認。さらには、LINE WORKSのサービス上に保存されるすべてのデータが国際認証を取得した高いレベルで保護されることや、国内にデータセンターが置かれていることも安心材料となりました。

辛島さん:

当社では工場の生産現場を除く社員にLINE WORKSのアカウントを付与しています。PCでの利用に加え、外出の多い営業やフィールドエンジニアなど過半数の社員は会社支給のスマホやタブレットも利用しています。

LINE WORKSを展開する際には、「LINE WORKS社内ルール9か条」を策定し、周知徹底しました。特にチャットツールはいつでもどこでもつながる反面、いつも業務に追われることを心配する声も社内であったので「原則 業務時間外は連絡禁止」を当初から明確に打ち出しました。その他の項目として、ファイルの誤送信防止のため、「社内でのファイル送信はLINE WORKS、社外への送信はメールを使う」やシャドーITを禁止するため「私的LINEの利用禁止」、また当社ではBCPや緊急時の連絡ツールとしてLINE WORKS活用するため、BYODも許可しているので「端末へのファイルのダウンロード禁止」といった規則の順守を促し、利用を開始しました。

営業部と人事部でのLINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・部門やグループ企業間のやりとりもトークでスムーズに

・業務効率がアップし、本来の業務に時間を充てられるように

・外部トーク連携機能で社外の相手とセキュアにやりとりが可能

森田さん:

社外にいるときに自分の担当するお客様から事務所に入電があると、以前は事務員から電話でその旨が伝えられていましたが、車での移動中や商談中は応答できません。LINE WORKS導入後は電話に替わってトークでメッセージが送られるようになったので、手の空いたときに確認してスムーズに対応できるようになりました。また、グループ企業を横断して取り組むプロジェクトもあり､連絡先を交換せずとも、アドレス帳から必要なメンバーを探して、すぐにやりとりできるのも便利です。

お客様先への冷蔵冷凍機器の搬入や設置は専門の協力会社に依頼することが多いのですが、これまでは設置場所や既存設備の説明のために営業が立ち会う必要が多くありました。今は、スマホで撮影した設置場所の写真や搬入経路の動画をトークで共有することで、営業が現地調査に立ち会う機会が減り、その時間を新しい営業活動にチャレンジできるようになりました。設置時にトラブルが起きた際も、写真や動画で送ってもらって状況が把握できスムーズに対応できています。

「外部トーク連携機能」を活用し、個人のLINEでやりとりをしていたお客様とは、会社が管理しているLINE WORKSのアカウントと改めてつながってもらい、現在はセキュアな環境で連絡が行えています。お客様は従来のLINEをそのまま使って当社とやり取りできるので、現場の指示や日程調整などをスムーズに行っています。

吉田さん:

採用面接の際、採用部署の担当者に面接官を務めてもらいますが、面接に必要な資料は「履歴書」など機密性が非常に高く、取り扱いに注意が必要です。以前はメールで送信していましたが、LINE WORKSでやりとりすることで社外の人への誤送信リスクが低減しました。また、トークに添付したファイルは一定期間後に削除されるので、情報管理の面でも安心です。

新人研修は、グループ企業と合同で行うことも多いので、採用や社員教育に携わる各社の担当者でグループをつくり、研修スケジュールなど伝達事項を一斉に共有できるようになりました。また、以前は新卒採用の内定者への連絡はメールや電話で行っていましたが、今は内定者のLINEとつながっています。内定者も、メールや電話よりチャットのほうが会社と連絡をとりやすいようでやりとりもスムーズです。

ワークフローシステムもLINE WORKSに連携させているそうですね。

河田さん:

当社では、以前よりワークフローシステムのコラボフローを利用していました。稟議や各種申請など100を超えるワークフローが使われています。コラボフローとLINE WORKSを連携させることで、場所や時間に縛られずに、申請や承認手続きができるようになりました。出張や移動などの多い決裁者がいつでもスマホから簡単に確認ができるため、決裁プロセスが大幅にスピードアップしました。当社では社長決裁の案件も、早ければ申請の翌日に完了するケースもあります。

ワークフローシステムをLINE WORKSに連携させ、PCを開かずともスマホから申請・承認が行えるようになり、決裁スピードが向上

森田さん:

新規のお客様から注文をいただいた場合、まず社内で新規取引の申請をしなければなりませんが、コラボフローとLINE WORKSが連携してからはその承認も迅速に得られるようになり、新規のお客様からの短納期の発注に応じやすくなりました。

社内システムに関する問い合わせにLINE WORKSのBotで回答する仕組みも構築されたと聞いています。

河田さん:

情報システム部門には、PCやネットワーク、業務システムなどに関する社員からの問い合わせが多数寄せられます。従来は、電話やメールでの対応が中心でしたが、コロナ禍で課員の在宅勤務率が上がった際に、特定の担当者へ電話が集中しても他の場所にいる課員が気づいてフォローができず、「情シス部門の回答が遅い、電話がつながらない」などの不満が社内から上がるようになりました。

そこで、GAS（Google Apps Script）を活用して、問い合わせの受付から対応までLINE WORKSできるBotを構築しました。LINE WORKSのBotから問い合わせ内容を送信すると、情報戦略部の全メンバーへ通知が飛び、手の空いているメンバーが対応します。問い合わせが1人に集中することなくメンバー間で効率よく対応できるので、回答スピードの向上と業務負荷を軽減につながっています。また、問合せの内容の見える化や回答が目に見えるナレッジとして蓄積されるので、過去の問い合わせ内容から回答することもでき、スムーズに解決できることが増えました。

問い合わせをLINE WORKSのBotで受け付けられるように構築。社員は気軽に質問できるようになり、問い合わせ対応を行う担当者の負担軽減にもつながっている

森田さん:

PCの設定で分からないことがあったのでBotを通じて質問したときには、すぐに的確な回答を得られました。スマホからチャットで質問・回答できるのは社外にいることの多い営業にとってとても助かっています。

他にLINE WORKSのどんな機能をよく活用していますか。

【アンケート】社員へのヒアリングや日程調整に活用

【掲示板】産休・育休中の社員向けの会社情報を発信

吉田さん:

社員研修に参加した社員から感想や意見を収集する際に、アンケート機能をよく利用しています。また、ミーティングの日程調整などにも重宝しています。

辛島さん:

社内通知や通達はグループウェアの掲示板で発信していますが、これらは業務端末からしかアクセスできず、産育休中などで休職中の社員は会社の情報に触れることが困難でした。そこで、BYODで利用を許可した社員のLINE WORKS上に、休職中の社員向けに会社の情報をまとめた掲示板を設けました。LINE WORKSを通じて、会社とのつながりを保ち、会社の動向を確認できるようにしています。復職後もスムーズに業務に復帰できるよう、働き方改革の一環として取り組んでいます。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

河田さん:

LINE WORKSは連携できるサービスがとても豊富なうえにUIが優れているので、LINE WORKSを起点とした仕組みを増やすことで、さらに現場の業務生産性を高めていきたいです。

辛島さん:

社内システムに関する問い合わせを､今後は生成AIを活用することで、ある程度の回答を自動作成できる仕組みづくりも進めたいです。将来的には、社内システムだけではなく人事・労務・総務関連の問い合わせ対応にも応用範囲を広げられればと思っています。

【お話を伺った方】

河田 淳一さん

全社の情報戦略の企画立案・システム開発・運用保守を行う情報戦略部を統括する。

辛島 彩加さん

ネットワークセキュリティ担当。SaaSの評価・選定に携わる。LINE WORKSの導入も担当。

森田 麻里奈さん

大阪の営業部に所属し、主に外食産業のお客様への直販営業を行っている。

吉田 早希さん

人事部 で新卒採用や社員教育の業務を担当している。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年7月当時のものです。

本事例のポイント

• 連絡手段を電話からトークに置き換えコミュニケーション速度を向上
• 日払いアルバイトの受付状況をノート機能でタイムリーに共有
• 会社からの通知・通達を掲示板で迅速に全体周知
• 『freee人事労務』との連携でトーク画面から出退勤打刻が可能に

御社の事業内容をご紹介ください。

野村さん :

当社は関東近郊の委託先倉庫内に16箇所の事業所を有しています。倉庫や配送センターなどにおける物流業務を受託し、貨物の管理・選別・仕分け・検品・積み込みなどを代行しています。例えば豊洲市場では荷扱いだけではなく、仲卸会社から鮮魚の加工といった専門的な作業も含めて請け負うなど、お客さまのニーズに応じて多様な物流サービスを総合的にご提供できるのが特長です。

山中さん :

常時60名ほどの月払いアルバイトスタッフ、50名ほどの日払いアルバイトスタッフを運用しています。業務受託先のその日の作業内容に応じて、臨機応変に人員を配置できるのも当社の強みです。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

野村さん :

当社の事業所には共用のPCを配置していますが、社用のメールアドレスは原則として本社の事務職員と事業所の現場長にしか付与していないので、外で働く社員と本社間の連絡は主に電話で行われていました。アルバイトスタッフの手配をする事務所には、「翌日の作業に何名のアルバイトを派遣してほしい」という要望が毎日各事業所から電話で伝えられます。それ以外にもさまざまな用件の連絡がひっきりなしにあるので、電話対応にかなりの時間を割かなければならないのが事務所の悩みでした。

多くの情報が紙で共有されるために業務全般が非効率的で、その最たるものがアルバイトの受付管理でした。当社は求人メディアを通じて日払いアルバイトをほぼ毎日募集しており、電話を受けた人が応募者の氏名を紙の名簿に記入することで、何人のアルバイトを受け付けたかを事務所のスタッフ全員が把握できるようにしていました。しかし、業務を受託する委託先倉庫の数が増えてきて、募集するアルバイトの人数も増えるにつれ、受付状況を紙の名簿で共有することに煩わしさを覚えるようになってきました。

山中さん :

社員の勤怠管理はタイムカードで行っていましたが、事業所で働く社員は基本的に本社に寄らずに直行・直帰します。そのため、経理も担当する総務部には勤怠報告書が毎日各事業所からメールで送信され、それを集計して給与計算をすることが非常に煩雑でした。また、残業や有給休暇の取得などには紙の申請書を提出して承認を受けることが必須で、書類を作成する社員にとっても、それを受理して処理する総務部にとっても手間がかかり、業務負荷となっていました。

名幸（なこう）さん :

勤務シフト表や本社からの連絡事項などは、いちいち紙に出力したものを掲示して共有しなければならないなど、情報共有がデジタル化されていないことに対しては事業所側でも以前から不便さを感じていました。

野村さん :

そうしたことから、紙文化から脱却して社内コミュニケーションを円滑にすることを検討するようになったのです。

課題解決の手段としてLINE WORKSを導入された理由を教えてください。

野村さん :

まずは無料版のビジネスチャットアプリをいくつか試してみたのですが、使い方が複雑で簡単に定着するとは思えませんでした。そこで注目したのが、LINEのUIを踏襲したLINE WORKSです。フリープランを試したところすぐに使いやすさを実感でき、これならチャットツールを使い慣れていない社員でもすぐに使いこなせるようになるだろうと期待されました。

山中さん :

既読機能があるのが便利で、さらにトークだけではなく掲示板機能で情報を周知できるのもLINE WORKSの魅力でした。

LINE WORKSによって社内のコミュニケーションはどう改善されましたか。

【グループ】電話のように相手の業務を中断させることなく情報を確実に伝達

【ノート】刻々と更新されるアルバイトの受付状況をタイムリーに確認

【掲示板】全社員やグループ単位で重要な通達を速やかに共有

野村さん :

組織図に沿ったグループと各事業所のグループのほか、必要に応じて各種グループを作成することで、基本的な連絡手段が電話からLINE WORKSのトークに自然と置き換わりました。その結果、社員間の意思疎通が飛躍的に速くなっただけでなく、電話対応が減ったことで事務所の業務負荷も大きく軽減しています。

山中さん :

日払いアルバイトの応募受付は、紙の管理からノート機能を活用した管理に切り換えました。これまで、応募の電話を受けた人が、応募者の当社でのアルバイト経験の有無・性別・氏名・年齢を紙の名簿に記入していました。しかしそれでは、ほかの電話で応募を受けた人は都度、紙の名簿を探さないと最新の受付状況を把握できませんでしたし、ほかの人が記入しているときは名簿を見ることもできませんでした。それらの情報をグループトークのノートのコメントに入力するようにしたことで、応募の電話を受付ける社員がいつでも最新の状況を確認できるようになりました。

毎日の募集条件と照らしながら、応募を受け付けたアルバイトスタッフの氏名や年齢などをノートのコメントに入力。50人ほどいる関係者が受付状況を遂次把握できるようにしている

名幸さん :

事業所でも勤務シフト表やその日の作業内容、本社からの連絡などをグループや掲示板で共有できるようになり、口頭や紙の掲示物と比べてぐんとスピーディに伝達されるようになったことを実感しています。

私が担当する川崎市の東扇島地区には2つの事業所があり、アルバイトスタッフの人員配置などに関してよく連絡を取り合いますが、その手段も電話からLINE WORKSに切り替わりました。電話は相手の業務を中断させがちですが、その心配がないトークならストレスを感じることなくメッセージを送れます。

各事業所は安全意識の向上に向け、本社からFAXで送られてきた事故やヒヤリ・ハットの事例報告書をファイリングして共有していましたが、その情報も今は掲示板にアップされるようになり、各社員が手元のスマホでいつでも簡単に閲覧することができます。事務所からの重要な通達も掲示板で確認できるようになり、あらゆる情報が速やかに周知されるようになりました。

神奈川県川崎市の現場で働くアルバイトスタッフの管理も円滑になったそうですね。

山中さん :

川崎市の2現場で働くアルバイトスタッフは、以前は東京都北区の本社に集合してもらってから会社の車で川崎まで送迎していました。稀に連絡ないまま欠勤されたりすることがあるので、出勤状況を本社で正確に把握するための措置でした。LINE WORKS導入後は、それぞれの現場の担当社員から当日に誰が集まったかをリアルタイムにトークで事務所に伝えられるようになったことで、アルバイトスタッフも直接、川崎駅に集合してもらえるようになりました。それにともない、本社から川崎市の現場へ車で送迎する必要もなくなり、当社にとってもアルバイトスタッフにとっても時間が効率化しました。

煩雑だった勤怠管理はどのように効率化されましたか。

・『freee人事労務』と連携してトーク画面で勤怠時刻を打刻

山中さん :

LINE WORKSの導入と併せて、勤怠管理システムの『freee人事労務』も導入しています。勤怠データと給与計算を紐づけることで、転記や二重登録などの手間をかけずに給与支払いまで完了する仕組みを構築しました。さらに紙の書類で行われていた残業や有給休暇の申請・承認や年末調整など多くの事務業務をデジタル化しました。

タイムカードで行っていた社員の出退勤打刻は、『freee人事労務』とLINE WORKSを連携させることで、LINE WORKSの「チャットで勤怠Bot」に出勤や退勤とトークを送るだけで打刻できるようにしました。勤怠の情報は『freee人事労務』で自動集計されるようになり、以前のように勤怠報告書を手作業で集計して給与計算をする煩わしさから解放されました。

野村さん :

打刻の漏れや重複などのエラーがあるとその社員に自動でトークに直接通知され、管理者を介することなく修正してもらえるようになったことでも、総務部に余計な手間がかからなくなりました。

名幸さん :

日常的に使い慣れているスマホのLINE WORKSから、勤怠打刻や会社へのさまざまな申請が手軽にできるようになったことは、事業所で働く社員にとっても業務の省力化に大きく貢献しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

野村さん :

私はオンライン授業が当たり前のコロナ禍で大学時代を送った世代なので、FAXなどの紙文化が残っていることを入社後に知って驚きました。紙には紙の良さもあると思いますが、電子帳簿保存法の施行など国もデジタル化に舵を切っており、そうした流れに対応できない事業者は取り残されてしまうのではないかという懸念があります。そうした中でLINE WORKSが導入されたことは、DXに向かう絶好の機会になるのではないかと思います。

山中さん :

導入してから日が浅く、まだ事務的な連絡にしか活用できていませんが、社員どうしがもっとフランクに意思疎通できるツールとして定着すれば、社内のコミュニケーションはもっと活性化するはずです。

【お話を伺った方】

野村 幸太郎さん

総務および経理業務に携わる。LINE WORKSの導入や『freee人事労務』との連携の担当者でもある。

山中 麻由さん

社会保険加入手続きなどの総務業務と、アルバイトの給与計算など経理業務を担当。

名幸 天佑さん

冷凍倉庫の入出庫作業や従業員の勤務シフト、安全対策などを管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年3月当時のものです。

本事例のポイント

• イベント当日の運営に関係する外部のメンバー全員との連絡手段に活用
• プロジェクトごとに適切な管理設定を行い、安全に情報共有
• 県庁内に限らず県全体の事業者のDX推進を後押しするツールとしての役割に期待

長崎県におけるデジタル化・DXの主な取り組みをご紹介ください。

井手さん：

長崎県 企画部 デジタル戦略課は、長崎県全体のデジタル化やDX推進を目的として2022年度に編成された組織です。官民問わず県庁内外の多様なデータを連携させることのできる『データ連携基盤』の構築や、ドローンをはじめとする次世代モビリティの社会実装などを目指してさまざまな取り組みを進めています。

また、総務部においては、長崎県全体にDXを浸透させるためにも庁内でのデジタル人材育成に力を入れています。Eラーニングなどを活用しながら、全庁でのDX推進の先頭に立てるような職員の育成を目指して人材育成方針を策定しました。

中尾さん：

長崎県では2021年度から2025年度まで「ながさきSociety5.0推進プラン」を実行しており、デジタル戦略課が担当組織としてSociety5.0の実現によって県民の生活を豊かで質の高いものにすることを目的に産業振興や地域活性化を目指しています。

現在、連携協定を締結してLINE WORKSを利用されていますが、御庁で導入を検討することになった背景を教えてください。

井手さん：

昨今、ほかの自治体同様に長崎県庁でも外部関係者と連携してプロジェクトやイベントを推進する機会が多くなりました。外部関係者との連絡手段は電話やメールが主でしたが、電話はお互いに行き違いが発生するなど折り返しが頻繁になり、タイムロスが生じることが少なくありませんでした。メールは「お世話になっております」「引き続きよろしくお願いいたします」などといった定型文が必要といった、お作法に縛られるなど文面作成に手間や時間がかかっていました。

庁内でのやりとりには既に他のビジネスチャットツールを利用していましたが、庁内に閉じたネットワークで使用するものであるため、外部関係者とよりスムーズにコミュニケーションを取るためのツールが別に必要だと考えていました。

中尾さん：

このような状況が続いていたころ、他課の職員からLINE WORKSについての情報提供がありました。LINE WORKSを利用すればチャット機能で庁外の関係者ともスピード感を持ってやりとりできることが分かり、さらにメンバー・組織の一括管理や利用履歴の確認といった管理・監視機能も備えていて安全に利用できると判断できたため、2022年5月、LINE WORKS社とデジタル戦略課が属する長崎県企画部とで連携協定を締結し、導入を決定しました。

LINE WORKS導入にあたり管理やルール設定はどのようにされていますか。

中尾さん：

職員はLINE WORKSをBYODで利用しているため、セキュリティ面には特に気を付けています。管理者機能やルールは、やりとりする情報の重要度やセキュリティレベルに応じてプロジェクトごとに設定しているのですが、例えば、外部のLINEユーザーとつながる場合は管理者の許可を得なければならないようにしています。こうすることで、プロジェクトに関係のないメンバーがLINE WORKSでのやりとりを目にするリスクを軽減できていると考えています。

イベント運営時のLINE WORKSの具体的な活用方法をお聞かせください。

井手さん：

2023年9月に開催された産業展示会「ながさきデジタルDEJI-MA産業メッセ2023」の運営にあたり、外部のイベント運営関係者との当日の連絡手段としてLINE WORKSを活用しました。

イベント当日は、職員を含む関係者全員が会場での来客者対応や設営、スタッフへの指示出しなどその場に応じた迅速な判断や対応が求められます。そのような状況では電話で頻繁に連絡を取り合うことは難しく、そのうえ電話だと1対1でしかやりとりができず情報共有に時間がかかってしまいます。さらに当日配布されるインカムの台数にも限りがあったため、関係者全員で迅速に情報連携することは困難だと考えました。

そこで電話やインカムの問題を解決するツールとして選んだ連絡手段が、LINE WORKSでした。

中尾さん：

イベント開催に向けてイベント運営会社のLINEとつながり、職員も含めた関係者だけのトークグループを作成しました。外部の方にイベントのためだけに新しくツールをインストールしていただく必要がなかったため、とてもスムーズにやりとりを開始できました。グループトークでは主に当日のイベント準備・運営に関するやりとりをしていたのですが、例えば準備中は「受付設営が完了しました」などといった準備の進捗や確認事項を多く連絡していました。

イベントが開催されてからは「お茶が足りないため至急用意をお願いします！」「ポスターは増刷した方が良いですか？」「ここに忘れ物がありました」といった、突発的に発生する確認事項などをグループで共有していました。

その場で撮影した写真をすぐに送信できるため、「今どこにいますか？」「パスはどこで回収しますか？」という質問に対してテキストと一緒に周囲の様子の写真を撮影して送信することで、スムーズかつ分かりやすくイベント運営を行うことができました。

井手さん：

LINE WORKSの活用により、イベント当日は関係者とスピーディで確実な情報共有ができました。例えば、忘れ物の持ち主を確認する作業1つとっても、LINE WORKSであれば一人ひとりに聞いて回らずとも、グループに忘れ物の写真を送信すれば即座に問題が解決します。

当初の予想通り、さまざまな持ち場にいる関係者全員が即座に情報を確認できる環境を整えられ、スムーズなイベント運営を実現できたと感じています。また、LINE WORKSは監視機能によってトークの内容をモニタリングできるため、県庁としても安心して利用できます。

イベント運営以外にも、県公式のコミュニティのプラットフォームや議会議員への連絡手段としてLINE WORKSを活用されているそうですね。

中尾さん：

長崎県公式の官民参加型のオンラインコミュニティ「長崎友輪家（ながさきゆーりんちー）」は、長崎県内外の関係人口の創出のための取り組みとして、長崎についての情報交換や交流会やイベントを通して長崎県の魅力を共有し合っています。LINE WORKSもコミュニケーションプラットフォームの一つとして活用しておりコミュニティを管理しながらセキュアに運営できています。

井手さん：

県議会議員と議会事務局職員との連絡手段としてLINE WORKSを活用しています。

LINE WORKS導入以前は職員が電話、メール、FAXにより議員に連絡をしていましたが、現在は議員全員と事務局を含めたグループトークを作成し、各種連絡や議会日程を共有するなど円滑な情報共有、迅速な情報伝達に努めています。

今後LINE WORKSの活用をどのように展開していきたいとお考えですか。

井手さん：

デジタル戦略課の役割の一つに県庁内外のDX推進がありますが、県内の事業者からは「DXに取り組みたいが、何から手を付けるべきか分からない」という声をよく耳にします。そのような事業者へ情報共有のスピード化もDXの一つであることを伝え、DXに取り組むきっかけ作りをしたいです。使いやすさと導入ハードルの低さが魅力のLINE WORKS であれば、DXへの取り組みの第一歩として事業者も導入に踏み出しやすいでしょう。

中尾さん：

長崎県ではDXイベントを過去2回開催しました。県民の皆さんからは「DXを考えるきっかけになった」という声をいただくなど大変好評だったので、引き続き、長崎県全体でのDX実現に向けて意識啓発にも努めたいと考えています。

【お話を伺った方】

企画部 デジタル戦略課

課長 井手 潤也さん

産官学連携で長崎県のDXを推進する役割を持つ企画部 デジタル戦略課を管理する。

企画部 デジタル戦略課

主任主事 中尾 ひかるさん

デジタル戦略課内の予算調整業務やLINE WORKSの管理・問い合わせ対応を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。