本事例のポイント

• 周知からわずか2週間でPTA全体200名以上がログインした方法
  – 校長先生もLINE WORKSに参加、PTAの動きが学校側にも随時共有
  – PTA活動の記録をノートに、資料をフォルダに格納して情報を見える化
  – プロフィール情報を工夫して保護者のお子さんの情報が紐づけ可能に
  – PTA→先生→生徒と配布していたPTAからのお便りのトラブルが削減

宇都宮市立国本中央小学校の特色をお聞かせください。

鈴木さん:

本校は宇都宮市北部に位置する、開校120年を超える歴史ある公立小学校です。全校生徒は約300名、花と緑に囲まれた環境、校内には県内でも珍しいスケートリンクがあり、田植えや稲刈りなどの自然を活かした課外授業も積極的におこなわれています。
当PTAでは役員が31名、全体で約230名。執行部、広報部、学年部（1～6年生それぞれ）、保健体育部、整備部などいくつかの部やグループに分かれてPTA活動を分担しています。

LINE WORKSを知ることになったきっかけを教えてください。

佐藤さん:

個人情報が含まれたPTAの内容をプライベートのLINEでやりとりしていたのはセキュリティ上、心配でした。
課題も多かったPTA活動の中で、安全でワンストップで活用できる情報共有ツールをさがしていたところ、インターネットでLINE WORKSというものがあるというのを知りました。
ほかの小学校で使っている事例をみて、「現在の複数の課題を同時に解決できるのはこれだ！」と思いました。そして、すぐにLINE WORKSの導入説明会を申し込みました。
動画を観るだけのセミナーでしたが、パワーポイントの資料もダウンロードできたので、その資料を私がPTA執行部へのLINE WORKS導入プレゼン用に修正して執行部に提案しました。
導入する理由であまりネガティブなことを言って従来までのやり方が良くないと思わせてしまってもいやだなと思い、はじめは「便利らしいよ」程度に役員たちにプレゼンしたのを覚えています（笑）

LINE WORKS導入前はどのような課題があったのでしょうか？

渡邉さん：

LINE WORKS導入以前は各部長さんたちがプライベートのLINEで保護者とつながり、活動の情報共有をしていました。また、「PTAの連絡でプライベートのLINEを使うことに抵抗がある保護者」、「プライベートのLINEでほかの保護者とつながることを控えたい方」にはメールを使用していました。発信する各部長さんたちはLINEとメールの2種類のツールを使っていたので当時は簡単なお知らせも二度手間になっていました。
ほかにもLINEは本名ではなくニックネームで登録している保護者が多く、顔と名前が一致しないこともありましたし、「山田さん」、「高橋さん」など同じ苗字の方が多いと混乱してしまうことがありました。

はじめからPTA全体にLINE WORKSを導入したのですか？

佐藤さん:

まずはPTA会長、副会長たちで試験導入するところからはじめました。「LINEに似ている」という点は導入する上での絶対的なポイントで、誰でも使えるものじゃないとダメだなと思っていました。実際に試験導入してみてLINEとほぼ同じ画面・操作性だったので「これで大丈夫だな、操作説明が不要でPTAの皆さんにすぐ使っていただけそうだな」と感じました。

鈴木さん:

次に執行部、各部長、校長先生（学校代表）にも説明して導入していただき、試験導入の範囲を拡大しました。次に「PTA全体に導入しましょう！」と決まってからは早かったのを覚えています。

最初は「新しいツールを使う」ということで抵抗がある方もいるか心配でしたが、部長さんや役員たちが導入にあたり、丁寧に説明をしてくれたおかげで、反対の声がなかったのは大きかったです。特に丁寧に説明したのは「LINEと同じ使用感」、「個人の連絡先（LINE、電話番号）を教え合わなくていい」、「自動的に友だち追加されない」、「LINE WORKSからの通知はPTAのことだとわかる」などでした。

執行部が保護者たちに導入・ログインのお願いをはじめてから、約2週間で200名以上、約90％以上がLINE WORKSにログインしていただくことができました。登録・ログインでつまずいた方は、間違って自分のアカウントを2つ作ってしまった保護者1～２名だけで、すぐに修正対応ができました。

PTA全体へのLINE WORKS導入までの流れを教えてください。

渡邉さん:

LINE WORKSにログインしていただくには、管理者がメンバーを事前に登録して、そのアカウントとパスワードでログインしていただく方法があります。私たちのPTAは全体で220名を超えるため、事前登録する管理者負荷が高くなるということで、私たちは別の招待方法を選びました。

LINE WORKSにはQRコードをスマホの画面に表示し、相手に読み取っていただき、個人が名前などを入力、管理者は承認するだけでよいという登録方法があります。念のため、紙での説明を補助的におこないながら周知したのですが、想像以上のスピードで各保護者にログインしてもらえました。

メールやLINEでつながっていないメンバーには紙面を配布し、QRコードからメンバー登録をしてもらう。写真は新入学生へ向けた案内資料

LINE WORKSを導入して良かったと感じる点を教えてください。

鈴木さん:

私たちのPTAでは全メンバーのグループは作らず、部単位でトークグループを作成し、必要な人が必要な範囲で情報共有できるよう、情報整理しています。日々のトークでは「既読・未読機能」がついているので、情報が確実に伝わっているか把握しやすくなりました。主にイベントごとの連絡に使っており、たとえば「次のバレー大会で広報部の写真撮影担当者は、朝8時に体育館前に集合してください」というトークを送ると、指定した方からリアクションや返信がきます。未読のメンバーにはトークを送る際に「メンション機能」で、特定のメンバーに効率よく連絡を取れるところも便利です。

校長先生を含めた役員グループは「フォルダ機能」を使って、PTA総会の報告書、年間行事のスケジュール資料、救急救命講習の資料、運動会の準備資料など、PTAと学校が相互に共有しなければならない情報を共有しています。

学年部は活動の中に学校行事のお手伝いがあるので、たとえば子どもたちの田植えや稲刈りの行事ファイルを作成して、学校から来たお知らせをそのファイルに入れています。ほかにもプール当番や運動会の報告事項や反省点など、学校側にも必要な情報を「ノート機能」で共有しています。

お祭りや運動会の事前準備もトークで共有、ミニスタンプでメンバーが確認。

残しておきたいファイルはフォルダに保存し、いつでもデータの閲覧が可能に

藤岡さん:

生活指導部でも活用が進んでいます。学校登校時に子どもたちが横断歩道を安全に渡れるように旗を持って保護者が誘導する「旗当番」というものがあるのですが、その日の旗当番が終わると担当保護者から「本日の旗当番が終わりました」とトークが届きます。旗当番を欠席する保護者がでた場合、朝の忙しい時間ですがスピーディーに把握・対応ができています。

緊急時の対応も迅速になりました。たとえば、夏休みのプール当番中にお子さんが忘れ物をした場合プールに入れないので、保護者に直接LINE WORKSから連絡を取ることができます。以前は保護者へ直接連絡することができず、学校に「●年●組の●●さんが忘れ物をしてプールに入れないので保護者へ連絡をお願いします」と依頼をしていました。今では学校を経由せず直接LINE WORKSのアドレス帳から検索すれば、保護者に連絡が取れるので最短時間で解決できています。

福田校長:

LINE WORKS導入前のPTAとの「資料の共有」「連絡事項の共有」は、パソコンのメールを使っていました。外部とのメールが利用・閲覧できるパソコンが学校には1台しかないため、PTAとのやりとりの確認・返信の時間が限られていることが課題でした。

LINE WORKSを導入した今では、私は学校代表として役員グループに参加しているのですが、学校側もトークルームをみればPTAが「どんな活動をし、どんなスケジュールで、どんな動きをしているのか」が明確にわかるようになりました。

今までの学校・PTAの関係ではなかなか実感できなかったのですが、国本中央小学校PTAのメンバーのトークルームは、さまざまな情報共有・意見交換が飛び交うので、日々精力的にご協力いただけていることに気づかされました。本当に熱心なPTAのメンバーたちと活動できて感謝しています。

導入後、PTA活動に大きな変化や成果は感じられましたか？

渡邉さん:

PTAでは「保護者の名前、上のお子さんの名前＋クラス」「下のお子さんの名前＋クラス」が紐づけされていると管理が非常に楽になります。保護者とお子さんの情報は基本的にエクセルでも管理しているのですが、LINE WORKSのアドレス帳でもひと目でわかると運営上、非常に楽になります。たとえば一家庭に配る資料が1枚でいいものを、兄弟がいることによって必要のない2枚目を配布してしまうのですが、事前にわかっていればこれを避けることができます。

執行部でどこにお子さんの情報を登録しようかと話しあったのですが、最終的にプロフィールにあるニックネームに「お子さんの名前＋クラス」を入力してほしいとPTAの皆さんにお願いしました。お子さんが複数いる保護者にはお子さんの名前もすべて入力していただきました。これは名簿などを管理する私たちからすると、想像以上の成果です。

旗当番の出欠確認・完了報告は、欠かせない。

アドレス帳では何年何組のどの子どもの保護者なのか把握できる

また、印刷物が少なくなったのも大きな改善点です。
学校の職員室の前に棚が設置されているのですが、PTAからの印刷物に生徒名を記入してこの棚に投函すると先生→生徒→保護者へと届くという、アナログな方法でお便りを届けていました。LINE WORKSを導入してからはPTAからの連絡をパソコンで資料作成してPDFデータにし、トークに送信して終了、本当に楽になりました。
先生の負担も減りましたし、印刷物配布でよくある「用紙をなくした」「子どもからもらっていない」というトラブルがなくなりました。

他校のPTAや学校関係者にアドバイスをいただけますか？

渡邉さん:

PTAのように数百名単位のメンバーに短期間で受け入れていただき、登録してもらえるツールはLINE WORKSのほかにはないと思います。新しいツール導入に抵抗がある保護者も多いと思いますが、LINEと似ているLINE WORKSのように使い慣れた操作感のツールを選ぶことは、スムーズに移行できる最大の秘訣だと思います。

鈴木さん:

PTAにとって最も重要なのは活動の負担を減らし、本来の目的である「子どもたちのための活動や時間」に集中できることです。LINE WORKSは、我々PTAや学校を助けてくれる強力なツールであると感じています。もし検討されているPTAがあれば、まずは役員や執行部など小さい単位から試験導入して、ぜひ使用感を体感してほしいです。

【お話を伺った方】
佐藤靖さん（前PTA会長）

鈴木淳さん（PTA会長）

渡邉真由子さん（PTA副会長）

藤岡ゆかりさん（PTA副会長）

福田泰さん（国本中央小学校 校長）

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年12月当時のものです。

本事例のポイント

• 「非営利団体向け特別プラン」を活用し費用をかけずにコミュニケーション基盤を整備
• メーリングリストをトークに置き換えることで情報伝達が飛躍的に向上
• 住人どうしの意思疎通を促しまちの活性化に貢献

まずはFujisawa SSTの概要についてご紹介ください。

西島さん:

神奈川県藤沢市のFujisawa SSTは、先進的な取り組みを進めるパートナー企業と藤沢市の官民一体の共同プロジェクトにより2014年に誕生した街です。エネルギー、セキュリティ、モビリティ、ウェルネス、コミュニティなど多角的な視点から快適な生活を実現し、地域課題解決を追求するため、住む人や街に関わるみんなが“まち親”となってアイデアを自由に出し成長に導くことをコンセプトとしており、2025年5月現在566世帯が居住しています。その自治組織がFujisawa SSTコミッティ（以下、コミッティ）です。

熊﨑さん:

私どもFujisawa SSTマネジメントは、タウンマネジメントと共創インキュベーションの中核機能を担い、街を生成・構築期から成長期へ移行させるため、住人と企業の協力関係の拡大や、共創・広域展開の基点となる役目を果たしつつ、コミッティの活動を多角的にご支援しています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

西島さん:

私が2021年にコミッティの会長に就任した当時は、コロナ禍の影響で住人どうしの関係性が希薄になっていました。そんな状況をどうにか改善したいと思ったのですが、コミッティの役員間の連絡や住人への情報発信はメーリングリストで行われており、円滑なコミュニケーションを取ることは困難でした。

田中さん:

メーリングリストでは迅速に情報を共有できないだけではなく、文面が堅苦しくなって微妙なニュアンスも伝わりません。誰に発信されたメールなのかもよく分からないため、しっかり目を通さないままコミッティの会議に出て、何が議論されているのかピンとこないこともありました。

熊﨑さん:

私と長島は2021年に着任したのですが、当社の前任者の話では、役員会とFujisawa SSTマネジメントのやり取りにもメーリングリストが使われ、情報伝達が一方通行になりがちでスムーズな意思疎通がしづらいという話でした。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。

田中さん:

Fujisawa SSTマネジメントの前任者の方から、コミッティのコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを利用することを提案されました。たまたま私の勤務先でもLINE WORKSが導入された直後で、使い勝手の良さを知っていたことから「それいいね」という話になりました。

西島さん:

多くの住人が使い慣れているLINEに似たインターフェースだと聞き、容易に定着することが期待できました。プッシュ通知や既読機能もあるため、情報伝達の確実性が高いのも魅力です。また、災害時など緊急時の連絡手段としても活用できそうでした。

まずコミッティの役員を中心とするメンバーで試験的に運用して操作性が申し分ないことを確認したタイミングで、LINE WORKSには「非営利団体向け特別プラン」が用意されており、1000ユーザーまで無償で使えることを知りました。これなら全566世帯に1アカウントずつ付与でき、費用をかけることなくコミュニケーション基盤を整備できると思い、本格的に運用することを決めました。

住人の皆さんにLINE WORKSを展開されるうえで、工夫されたことはありますか。

田中さん:

コミッティから押しつけるかたちにすると反発を招く恐れがあると考え、当初「災害時の緊急連絡用」という名目で、「LINE WORKSなら個人の連絡先を教え合うことなく、アドレス帳から検索して連絡を取れる」と説明して1世帯に1アカウントの登録を勧めました。「よかったら使ってみてください」という姿勢でお願いしたのが功を奏し、ほぼ半数の世帯がすぐに友だち登録をしてくれました。その後も徐々に広がり、4年後の現在では登録率が全世帯の約8割に達しています。

LINE WORKSを活用することでコミュニケーションはどう改善されましたか。

・住人・役員・マネジメント会社間の情報共有がスピードアップ

・絵文字やスタンプの活用で距離感の近いコミュニケーションを実現

・会議の議事録や各種資料をフォルダで共有し、いつでも閲覧できる状態に

西島さん:

「全世帯」のグループに発信することで、コミッティからのお知らせを簡単に周知できるようになりました。トークやグループを適宜使い分けて役員どうし、役員と住人、役員とFujisawa SSTマネジメントがリアルタイムでやり取りでき、連絡や確認にかかる時間が大幅に短縮。既読/未読が分かり、情報が伝わっているかどうか把握できる安心感が得られるのも、メーリングリストにはないメリットです。

メーリングリストを使っていた頃の「バラバラな返信」や「見落とし」といった課題を解消し、共通認識の形成を促進している

田中さん:

コミッティ内の部会単位でグループトークルームを組成し、アドレス帳の整理も効率的に行える組織機能を使うことで、役員間の連絡、住人どうしの連絡、防災連絡、イベント告知などあらゆる活動におけるコミュニケーションが円滑にできています。

役員会、部会、班などからなる自治体の組織図をLINE WORKS上でも再現することで、連絡したい相手をアドレス帳で速やかに検索が可能

熊﨑さん:

メーリングリスト時代はFujisawa SSTマネジメントと役員の方の連絡は事務的な雰囲気だったと聞いていますが、LINE WORKSではチャットならではの気楽さで雑談風のやり取りもなされますし、絵文字やスタンプも使えるので、お互いに距離感の近いコミュニケーションを図れています。

長島さん:

住人の方が思いついたことを「こんなことをやってみたいね」と気軽に発信し、それが実現して新たなイベントの開催に発展したりすることもあります。コミッティには多くの部会がありますが、中でもとくに活発に動いているのがお祭りやスポーツイベントなどを開催する「文化クラブ」で、現在ビーチバレー大会の開催を企画中ですが、大会で使うのに適したボールの検証動画を共有するといった使い方もされています。

他にLINE WORKSのどんな機能をよく活用されていますか。

西島さん:

定例会議の議事録や各種資料の共有・整理にフォルダを活用。議事録は過去3年分を保存し、必要に応じていつでも閲覧できるようにしています。

フォルダとノートで議事録や資料を年度ごとに整理して保管。必要なデータを素早く参照できる環境が整えられた

田中さん:

アンケートや掲示板機能も一部で使われていますが、本格的に活用するのはこれからの課題です。

改めてLINE WORKSの導入効果をどう捉えていますか。

・会議の生産性やイベント準備などの業務効率がアップ

・気軽なやり取りから多彩な活動アイデアが生まれ、まち全体の活性化に貢献

・任期満了後の役員留任率が向上

西島さん:

住人のコミュニケーション基盤となっただけではなく、議事録や資料の一元管理が可能となり、会議の生産性やイベント準備などの業務効率も高まりました。また、住人どうしの気軽なやり取りから多様な活動のアイデアが生まれており、街全体の活性化に貢献してくれていると思います。

田中さん:

コミッティの役員は2年1期の輪番制で、これまでは1期で退任するケースが大半でしたが、2025年は19人名中14名が自発的に留任しました。LINE WORKSによって住人間のコミュニケーションが促進された結果、役員の仕事にやりがいを感じるようになった人が増えたことの表れだと思います。

熊﨑さん:

LINE WORKS導入前の2021年に年間370件あったコミッティの運営に関する弊社への問い合わせ件数は年を追うごとに減り、2024年はわずか50件しかありませんでした。これはLINE WORKSのフォルダに議事録や資料が保管され、いつでもすぐに参照できる環境が整備されたことによるものです。私どもへの問い合わせが減っていることからも、コミッティの運営業務が効率化していることがうかがえます。

コミュニケーションの活性化を模索している他の自治体へのアドバイスをお願いします。

田中さん:

まずは少人数のコアメンバーで試し、下地をつくったうえで展開するとスムーズに運用できると思います。私たちがそうしたように、防災などの導入目的を前面に打ち出して、「よかったら使ってみてください」という“緩いスタンス”で住人の方に登録を促すことも、より多くの人に使ってもらう上で効果的です。

西島さん:

情報伝達のスピードアップ、住人どうしのコミュニケーション促進、資料の共有化など、費用が一切かからない無料プランでこれほど多くの導入効果が得られるものかと驚いています。ビジネスチャットの導入を検討する自治会には、ぜひLINE WORKSの「非営利団体向け特別プラン」をお使いになることをお勧めしたいですね。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

西島さん:

コミッティでは以前からポータルサイトを運用しており、全住人に共有してほしい情報をLINE WORKSと並行して発信しています。また、役員会のスケジュール管理には別のスケジューラを利用している状況なので、いずれはこれらをLINE WORKSに集約したいです。そのためにも、少しでも多くの世帯に友だち登録をしてもらうことが必要です。

田中さん:

発信した情報がどれだけ周知されるかも重要なので、登録率を高めるだけではなく、コミッティから発信したメッセージの既読率を100%に近づける努力をすることも大切だと思います。

将来的には、Fujisawa SSTに関する住人からの問い合わせにLINE WORKSのチャットボットが自動的に回答するような仕組みも作れればと考えています。

【お話を伺った方】

西島 靖之さん

コロナ禍で停滞した住人どうしのコミュニケーションを活性化させたいのと思いを抱き、2021年にFujisawa SSTコミッティ 会長に就任。

田中 祐介さん

西島さんと同じ思いを抱き、2021年にFujisawa SSTコミッティ 副会長に就任。

熊﨑 貴之さん

Fujisawa SSTコミッティの活動をマネジメント会社の立場でサポートする。

長島 美香さん

熊﨑さんとともにFujisawa SSTコミッティの支援業務に携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年5月当時のものです。

本事例のポイント

• イベント当日の運営に関係する外部のメンバー全員との連絡手段に活用
• プロジェクトごとに適切な管理設定を行い、安全に情報共有
• 県庁内に限らず県全体の事業者のDX推進を後押しするツールとしての役割に期待

長崎県におけるデジタル化・DXの主な取り組みをご紹介ください。

井手さん：

長崎県 企画部 デジタル戦略課は、長崎県全体のデジタル化やDX推進を目的として2022年度に編成された組織です。官民問わず県庁内外の多様なデータを連携させることのできる『データ連携基盤』の構築や、ドローンをはじめとする次世代モビリティの社会実装などを目指してさまざまな取り組みを進めています。

また、総務部においては、長崎県全体にDXを浸透させるためにも庁内でのデジタル人材育成に力を入れています。Eラーニングなどを活用しながら、全庁でのDX推進の先頭に立てるような職員の育成を目指して人材育成方針を策定しました。

中尾さん：

長崎県では2021年度から2025年度まで「ながさきSociety5.0推進プラン」を実行しており、デジタル戦略課が担当組織としてSociety5.0の実現によって県民の生活を豊かで質の高いものにすることを目的に産業振興や地域活性化を目指しています。

現在、連携協定を締結してLINE WORKSを利用されていますが、御庁で導入を検討することになった背景を教えてください。

井手さん：

昨今、ほかの自治体同様に長崎県庁でも外部関係者と連携してプロジェクトやイベントを推進する機会が多くなりました。外部関係者との連絡手段は電話やメールが主でしたが、電話はお互いに行き違いが発生するなど折り返しが頻繁になり、タイムロスが生じることが少なくありませんでした。メールは「お世話になっております」「引き続きよろしくお願いいたします」などといった定型文が必要といった、お作法に縛られるなど文面作成に手間や時間がかかっていました。

庁内でのやりとりには既に他のビジネスチャットツールを利用していましたが、庁内に閉じたネットワークで使用するものであるため、外部関係者とよりスムーズにコミュニケーションを取るためのツールが別に必要だと考えていました。

中尾さん：

このような状況が続いていたころ、他課の職員からLINE WORKSについての情報提供がありました。LINE WORKSを利用すればチャット機能で庁外の関係者ともスピード感を持ってやりとりできることが分かり、さらにメンバー・組織の一括管理や利用履歴の確認といった管理・監視機能も備えていて安全に利用できると判断できたため、2022年5月、LINE WORKS社とデジタル戦略課が属する長崎県企画部とで連携協定を締結し、導入を決定しました。

LINE WORKS導入にあたり管理やルール設定はどのようにされていますか。

中尾さん：

職員はLINE WORKSをBYODで利用しているため、セキュリティ面には特に気を付けています。管理者機能やルールは、やりとりする情報の重要度やセキュリティレベルに応じてプロジェクトごとに設定しているのですが、例えば、外部のLINEユーザーとつながる場合は管理者の許可を得なければならないようにしています。こうすることで、プロジェクトに関係のないメンバーがLINE WORKSでのやりとりを目にするリスクを軽減できていると考えています。

イベント運営時のLINE WORKSの具体的な活用方法をお聞かせください。

井手さん：

2023年9月に開催された産業展示会「ながさきデジタルDEJI-MA産業メッセ2023」の運営にあたり、外部のイベント運営関係者との当日の連絡手段としてLINE WORKSを活用しました。

イベント当日は、職員を含む関係者全員が会場での来客者対応や設営、スタッフへの指示出しなどその場に応じた迅速な判断や対応が求められます。そのような状況では電話で頻繁に連絡を取り合うことは難しく、そのうえ電話だと1対1でしかやりとりができず情報共有に時間がかかってしまいます。さらに当日配布されるインカムの台数にも限りがあったため、関係者全員で迅速に情報連携することは困難だと考えました。

そこで電話やインカムの問題を解決するツールとして選んだ連絡手段が、LINE WORKSでした。

中尾さん：

イベント開催に向けてイベント運営会社のLINEとつながり、職員も含めた関係者だけのトークグループを作成しました。外部の方にイベントのためだけに新しくツールをインストールしていただく必要がなかったため、とてもスムーズにやりとりを開始できました。グループトークでは主に当日のイベント準備・運営に関するやりとりをしていたのですが、例えば準備中は「受付設営が完了しました」などといった準備の進捗や確認事項を多く連絡していました。

イベントが開催されてからは「お茶が足りないため至急用意をお願いします！」「ポスターは増刷した方が良いですか？」「ここに忘れ物がありました」といった、突発的に発生する確認事項などをグループで共有していました。

その場で撮影した写真をすぐに送信できるため、「今どこにいますか？」「パスはどこで回収しますか？」という質問に対してテキストと一緒に周囲の様子の写真を撮影して送信することで、スムーズかつ分かりやすくイベント運営を行うことができました。

井手さん：

LINE WORKSの活用により、イベント当日は関係者とスピーディで確実な情報共有ができました。例えば、忘れ物の持ち主を確認する作業1つとっても、LINE WORKSであれば一人ひとりに聞いて回らずとも、グループに忘れ物の写真を送信すれば即座に問題が解決します。

当初の予想通り、さまざまな持ち場にいる関係者全員が即座に情報を確認できる環境を整えられ、スムーズなイベント運営を実現できたと感じています。また、LINE WORKSは監視機能によってトークの内容をモニタリングできるため、県庁としても安心して利用できます。

イベント運営以外にも、県公式のコミュニティのプラットフォームや議会議員への連絡手段としてLINE WORKSを活用されているそうですね。

中尾さん：

長崎県公式の官民参加型のオンラインコミュニティ「長崎友輪家（ながさきゆーりんちー）」は、長崎県内外の関係人口の創出のための取り組みとして、長崎についての情報交換や交流会やイベントを通して長崎県の魅力を共有し合っています。LINE WORKSもコミュニケーションプラットフォームの一つとして活用しておりコミュニティを管理しながらセキュアに運営できています。

井手さん：

県議会議員と議会事務局職員との連絡手段としてLINE WORKSを活用しています。

LINE WORKS導入以前は職員が電話、メール、FAXにより議員に連絡をしていましたが、現在は議員全員と事務局を含めたグループトークを作成し、各種連絡や議会日程を共有するなど円滑な情報共有、迅速な情報伝達に努めています。

今後LINE WORKSの活用をどのように展開していきたいとお考えですか。

井手さん：

デジタル戦略課の役割の一つに県庁内外のDX推進がありますが、県内の事業者からは「DXに取り組みたいが、何から手を付けるべきか分からない」という声をよく耳にします。そのような事業者へ情報共有のスピード化もDXの一つであることを伝え、DXに取り組むきっかけ作りをしたいです。使いやすさと導入ハードルの低さが魅力のLINE WORKS であれば、DXへの取り組みの第一歩として事業者も導入に踏み出しやすいでしょう。

中尾さん：

長崎県ではDXイベントを過去2回開催しました。県民の皆さんからは「DXを考えるきっかけになった」という声をいただくなど大変好評だったので、引き続き、長崎県全体でのDX実現に向けて意識啓発にも努めたいと考えています。

【お話を伺った方】

企画部 デジタル戦略課

課長 井手 潤也さん

産官学連携で長崎県のDXを推進する役割を持つ企画部 デジタル戦略課を管理する。

企画部 デジタル戦略課

主任主事 中尾 ひかるさん

デジタル戦略課内の予算調整業務やLINE WORKSの管理・問い合わせ対応を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 複合商業施設内の連絡ツールとして出店している全テナントに導入
• 電話、メール、対面の連絡をトークに置き換え意思疎通の速度がアップ
• いつでも連絡がとれる環境はテナントで働くスタッフの安心感に直結

ソラリアプラザの概要をご紹介ください。

小林さん :

西鉄が運営するソラリアプラザは西鉄福岡（天神）駅に直結した複合商業施設で、ファッション、雑貨、レストラン、映画館、スポーツジムなど約120のテナントが入っています。西鉄福岡（天神）駅周辺の再開発事業「天神ソラリア計画」の一環として1989年に誕生し、2024年に開業35周年を迎えます。

向江さん :

2015年に「九州ナンバーワンのファッションビル」を目指して大規模な改装を行い、館内の回遊性を高めるとともに警固公園に面した南側の外壁をガラス張りにリニューアルしました。人気のファッションブランドが充実していることから、女性の来館者が多いのが特徴です。

小林さん :

周辺の商業施設のほとんどは、平日10時から20時半頃まで営業しています。ソラリアプラザも以前は同様でしたが、2021年度に平日の営業時間を11時から20時に短縮する試みを行ったところ、集客や売り上げにほとんど影響を与えないことが分かりました。営業時間が１時間短縮するだけで従業員は早番や遅番のシフトを組む必要がなく、働き方改革や人手不足への対応ができるようになるということで多くのテナントから支持された結果、2022年度から正式にこの営業時間を採用するようになりました。この取り組みはテナントのニーズを反映しているとして、一般社団法人日本ショッピングセンター協会から表彰されています。

以前はどのような業務課題がありましたか。

小林さん :

ソラリアプラザ運営室では、施設管理に関する情報をテナントに伝えるために、従来は紙文書の配付や電話、メールを使用していました。しかし、迅速な情報共有が難しく、テナントが質問や確認事項があっても、電話やメール、あるいは運営室まで来ていただいて対面でしかコミュニケーションを取ることができませんでした。

通常営業では問題ありませんが、近年は異常気象や感染症の流行など、当日の営業時間に影響するような情報をテナントに伝える必要が増えています。例えば、豪雨時に運営室が閉館時間を繰り上げたり休館したりする場合、各テナントに電話で伝えるには非常に時間がかかります。また、メールで一斉送信してもすべてのテナントに読まれたかどうかまでは分かりません。このような課題に対応するため、私どもの前任者がビジネスチャットの導入を検討することになりました。

課題解決の手段としてなぜLINE WORKSを選ばれたのですか。

小林さん :

いくつかのビジネスチャットツールを比較した結果、多くの人が日常的に使っているLINEと操作性が共通するLINE WORKSなら、どのテナントにもスムーズに導入してもらえ、私たち運営室側も使いやすいことが選定の決め手になりました。

向江さん :

運営室とテナントの連絡用として約120のテナントの店長にLINE WORKSのユーザーアカウントを配布しました。緊急時の営業時間変更などの連絡が確実に伝わるよう、基本的には店長のスマホにBYODでLINE WORKSアプリをインストールしていただいています。

LINE WORKSの活用シーンと導入成果をお聞かせください。

• ●臨時休館の緊急連絡から定例会の通達まで運営室から全テナントに素早く確実に周知

  ●テナントから運営室への問い合わせが従来より簡便に

  ●テナントスタッフの不安も払拭でき、安心して働ける施設に

小林さん :

運営室では、ソラリアプラザの運営管理にあたる全13名のスタッフ全員がテナントとのやり取りを把握できるようにしています。必要に応じてテナントと個別に連絡を取り合うことはもちろんですが、運営室からの通達は全テナントが参加しているグループに一斉送信しています。店長どうしがミーティングを行う店長会もフロア単位で開催されることから、全テナントのグループのほかにフロアごとのグループも設けてコミュニケーションをとっています。

運営室から全体への情報発信は、消防署による消防点検などの日程や前日のリマインドなど施設設備に関することが主な内容です。これらの情報は従来どおり紙の文書でも配付されますが、LINE WORKSでも同じ通知を発信することで、情報共有がより徹底されます。

一方で、店長会の開催案内などの定期的なお知らせに関する紙文書は廃止され、LINE WORKSを使って発信するようになりました。このような通知は定型的なので、メッセージの作成から通知まで数分しかかかりません。以前は紙文書をプリントして全テナントに配付する必要があったので、LINE WORKSによる連絡業務の時間短縮効果は絶大です。

テナントからの問い合わせも、電話やメール、運営室への訪問からほとんどがトークに置き換わりました。例えば、店長が前日の売上状況を知りたい場合、休暇中にどこからでも手軽にLINE WORKSを使って問い合わせることができます。また、フロア全体における売上の前年比などもトークを通じて行われるため、誤報や電話での聞き間違いのリスクがなくなりました。

ユーザー名はテナント名にすることで確実なコミュニケーションができる。

テナントとの連絡の多くがLINE WORKSに置き換えられ、スピーディかつ緻密なやりとりが実現

緊急時の連絡もスムーズにできるようになりましたか。

向江さん :

台風などの緊急時に、運営室が臨時休館や営業時間短縮を決定する際、以前はその通知を店長の携帯メールに送っていました。運営室側の担当者は出社して会社のPCから送る必要があり、未返信のテナントがあると1件ずつ店長の携帯電話宛に確認していました。しかし今ではLINE WORKSを使うことで運営室側の担当者が自宅にいても、スマホから簡単に一斉送信できます。さらに、既読が分かるので、未読テナントの店長にだけ別途連絡でき、効率的な対応が可能です。

私は2022年に着任して以来、自然災害の影響で4回ほど臨時休館や営業時間短縮の連絡をLINE WORKSで行いました。天候が悪化した場合に緊急連絡が必要となることを事前に伝えるようになってから、ほとんどのテナントが送信後すぐにメッセージを読んでくれ、大切な情報を確実に伝える手段としてLINE WORKSの導入効果を実感しました。メールよりも早く情報が伝わるようになったことで、テナント側の安全確保にも寄与しています。

あるとき、運営室のスタッフが全員退勤したあとに、テナントから「売上金を銀行ATMに入れようとしたが、カードのエラーで入金ができない」とトークで報告がありました。私は既に帰宅していましたが、そのメッセージに気づき、翌日以降の対応で問題ないことを伝えました。LINE WORKSがなければ、このような状況に即応するのは難しく、テナント側に不安な思いをさせることになったはずです。運営室といつでもつながり安心して働ける施設として、LINE WORKSは大変役立っています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させていきたいですか。

向江さん :

カレンダーに消防設備の点検日や店長会などの日程を登録して、全テナントと共有できるようにしたいと思っています。LINE WORKSのカレンダーには設備予約機能があるので、テナントが使える共有の会議室の予約管理に使うことも検討したいです。

小林さん :

館内の迷子情報の共有や、運営室が把握した防犯に関する情報周知に活用するなど、LINE WORKSを有効活用する余地はまだまだあると考えています。

【お話を伺った方】

小林 誠さん

ソラリアプラザの運用管理や集客に向けた販促イベントの企画などに携わる。

向江 亮祐さん

ソラリアプラザの設備管理や防災管理業務などを担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年9月当時のものです。

本事例のポイント

• ハイウェイパイロット（運転士）への職種間の情報格差などが改善
• 対面と比べて発言のハードルが下がり、ハイウェイパイロットから自発的に意見が出るように
• 車両の不具合を整備士に画像や動画で共有。より短期間で適切な車両整備が可能に
• 健康への関心や意識を高める活動にも活用

御社の事業内容をご紹介ください。

糸井さん：

高速バス「WILLER EXPRESS」を運行している当社は、全国8カ所に営業所を展開、23路線417便を運行しています。安心・安全を最優先に捉え、乗務員の体調不調や居眠りによる事故を未然に防ぐために、積極的にIoT技術を活用しています。すべてのハイウェイパイロットは運行中に眠気検知機器を装着しており、運行管理者はハイウェイパイロットの疲労や眠気の予兆をリアルタイムに把握、必要に応じて遠隔から休憩の指示を出すこともあります。当然ながら、お客さまの快適さと便利さも私たちにとって非常に重要です。2006年から高速バス事業に参入して以来、お客様が座るシートについては自社開発にこだわり、快適な乗車体験を提供できるよう努めています。

LINE WORKS導入前はどのような課題を抱えていましたか。

糸井さん：

内勤者どうしはグループウェアを使用して情報を共有していますが、運行が主業務のハイウェイパイロットにはグループウェアのアカウントやパソコンを付与しておらず、主に紙や口頭で情報伝達を行っていました。しかしこの方法では、内勤者とハイウェイパイロットの間で情報伝達のタイミングに時差が生まれる、限られた情報しか伝達できないといった課題がありました。

一方で、管理者の手間やコストの観点から、グループウェアのアカウントを付与することは難しく、コンパクトかつ適切なツールを見つけることが求められていました。

森さん：

私が所長を務める長野営業所では、ハイウェイパイロットの勤務時間８時間のうち、営業所に滞在する時間は1時間程度しかありません。この短い時間に会社からの伝達事項をハイウェイパイロットへ伝えるために、紙の回覧板を使用していました。しかし回覧板は、流し読みされやすく見たいときに再び確認もできないため、情報が適切に伝わるかという観点では、十分ではなかったのが現実でした。

原田さん：

体調不良や居眠り等に起因する交通事故を防ぐためには、ハイウェイパイロットの健康管理が極めて重要です。私は保健師として、ハイウェイパイロットへ健康診断の案内や健康情報の発信を行っています。LINE WORKS導入前は、営業所の所長や健康担当者を介して紙ベースで情報提供を行っていましたが、ハイウェイパイロットに届いているのか、提供した情報が役に立っているのか知る手段がありませんでした。

数あるツールの中で、LINE WORKSを選定された理由は何でしょうか。

糸井さん：

使いやすさが最も重要なポイントです。新しいツールへの抵抗感を持つ人もいますが、この点に着目しLINEの使いやすさを踏襲したLINE WORKSを選定しました。

実際にLINE WORKSの利用は任意ですが、ガラケーを保有している一部のハイウェイパイロットを除いて、ほぼすべてのハイウェイパイロットがBYODでLINE WORKSを利用してもらえています。

LINE WORKSを運用するまでの経緯を教えてください。

森さん：

最初にLINE WORKSの活用プロジェクトを立ち上げました。まず運用モデルを構築するため、長野営業所内でトライアル運用を開始し、ハイウェイパイロットに対してグループトークを通じて規定変更やトラブル発生などの情報を発信。また、掲示板を利用してYouTubeに限定公開でアップした経路動画を共有するなど、さまざまな活用方法を試しました。

トライアルの結果、誰が既読なのかまで分かり、またハイウェイパイロットと内勤者の間で双方向のコミュニケーションが生まれるなど、LINE WORKSの活用メリットを十分に実感しました。この成果を受けて全国の営業所にLINE WORKSの導入を展開しました。

さらに、プロジェクトの一環としてLINE WORKSの運用マニュアルを作成し、導入の目的や具体的な使用例を会社全体に発信していきました。これにより、ハイウェイパイロットだけでなく内勤者にもLINE WORKSのメリットを理解してもらい、活用のモチベーション向上を促進しました。

LINE WORKSを活用したハイウェイパイロットとの情報共有について、具体的に教えてください。

糸井さん：

特に掲示板機能を積極的に活用しています。会社全体用と8つの営業所ごとの掲示板を設け、経路動画やWILLER GROUPの各種ニュースなどを投稿しています。

会社全体の各種ニュースに関しては、以前はハイウェイパイロットに十分に周知されていないことがありました。例えば、シフトの関係上、テレビ取材を対応したハイウェイパイロットに放送日が伝わったのが、放送の翌日だったという残念なこともありましたが、現在は即座に放送予定などを共有できるようになりました。タイムリーに情報を共有することで情報格差が解消され、ハイウェイパイロットと内勤者との間で円滑なコミュニケーションが実現されました。

経路に関しては、これまでもハイウェイパイロットには動画で展開をしていましたが、以前は営業所に滞在している時しか経路動画を確認することができませんでした。しかし、今ではスマホで見られるため、ハイウェイパイロットの都合に合わせて経路を再確認できるようになり、非常に便利だと感じているようです。

街中の降車場や迂回路などの経路を動画や地図で共有しスムーズな運行を実現している

原田さん：

これまでハイウェイパイロットに紙で閲覧してもらっていた健康に関する各種情報を、掲示板を通じて周知しています。具体的には、健康管理イベントの告知や身近な病気に関する知識などを共有しています。以前は紙ベースの情報提供しか手段がありませんでした。しかし今は、LINE WORKSという手段が加わり、既読の有無が分かるほか、発信する情報の性質に応じて発信手段を使い分けられるようになりました。

運行中に発生する渋滞状況の共有や車両トラブル発生時の連絡などにLINE WORKSを活用しているそうですね。

森さん：

運転中のハイウェイパイロットにはスマホの操作を禁じている一方で、バス停の乗り場や渋滞状況などの運行情報は無線機を通じてリアルタイムに運行管理者へ共有されています。この情報は運行管理者によって、LINE WORKSの掲示板やグループトークを通じてこれから運行するハイウェイパイロットにも伝えられています。これまで終業時にハイウェイパイロットから口頭で伝えられていた運行情報が、今ではLINE WORKS上で迅速に情報共有されています。

また、営業所別やプロジェクト別のグループを作成し、グループトークでも情報共有を図っています。例えば、運行中に車両の不具合が発生した場合は、不具合の様子が分かる写真や動画をハイウェイパイロットと整備士が入った車両故障グループにアップすることで、不具合の状況を視覚や音で確認できるようにしています。これまで口頭で伝えられていた内容を目と耳でも確認できようになったことで、整備士たちは迅速に修理が必要かどうかを判断し、より効率的な対処が可能になりました。

そのほか、最近ではハイウェイパイロットからの意見もLINE WORKS上で交換されるようになりました。対面では言いにくいことも、LINE WORKS上であれば声を上げるハードルが下がり、発信が苦手なハイウェイパイロットの意見も多く採り入れやすくなっています。

糸井さん：

当社は全国8か所に営業所を展開しており、ハイウェイパイロットは全国各地で昼夜問わず運転しています。そのため、緊急時に従業員の安否確認が迅速に行えるように、アンケート機能のテンプレートを活用しています。これまでにも、地震が発生した際に2回の安否確認を実施し、従業員の無事を迅速に確認することができました。

地震発生時の実際の安否確認の内容。選択式の回答にしたことで、従業員全体の安否状況がすぐに確認できた

LINE WORKS活用の今後の展望を教えてください。

糸井さん：

API連携を推進していきたいです。例えば、運行情報管理システムからシフトデータを抽出し、カレンダーにシフトを表示する方法を検討しています。これによって、現在の紙ベースのシフト表の印刷と配布の手間を減らすことができるでしょう。その他にも、アルコールチェッカーや地図アプリとの連携も視野に入れています。こうした連携が実現すると、管理者とハイウェイパイロット双方にとって手間を減らすことが可能になると考えています。

【お話を伺った方】

管理本部 人事労務企画チーム チーム長

糸井 貴行さん

採用や人事制度設計など人事業務に従事している。

管理本部 管理部 保健師

原田 リエさん

全従業員を対象に健康管理全般を担当している。

長野営業所 所長

森 健さん

長野営業所の責任者を務める。

総戸数が300戸を超える横浜市磯子区のとあるマンションでは、管理組合の理事会活動を円滑にするため、1,000名まで無料で利用できるLINE WORKSの「非営利団体向け特別プラン」を活用しています。これまでは電話やメール、紙で行われていた連絡手段をLINE WORKSに置き換えることで、理事会の役員全員が運営や活動に関する情報を瞬時に共有できる環境を整えました。その結果、多くの役員が理事会活動への参加意識を向上し、コミュニティを活性化する効果も得られています。

本事例のポイント

• 理事会内の連絡手段をLINE WORKSに置き換え、タイムリーに情報共有
• 不具合等、管理人からの報告などを迅速化
• 活動報告や議事録をノートや掲示板で公開し、理事会の活動を見える化
• コミュニケーションが活発化し、理事会メンバーの参加意識が向上

マンションと管理組合の概要をご紹介ください。

理事長 下端さん：

横浜市磯子区にある当マンションは、1970年代に竣工した総戸数300戸を超える大規模な分譲マンションです。マンション管理組合は区分所有者で構成されており、その理事会は任期2年とし輪番制を採用しています。ただ、2年で総入れ替えするわけではなく、16名の役員の約半数が毎年交代するようになっており、2年目の役員は1年目の役員をサポートする役割も担っています。また、マンション管理組合とは別に、居住者によって運営される自治会もあり、私たちは連携しながら活動しています。

マンション管理組合を運営するうえで、以前はどのような課題がありましたか。

理事長 下端さん：

理事会内での情報伝達は、これまで主にメールと紙文書の配付を中心に行われていましたが、連絡事項をいつ見てもらえたか分かりませんでした。緊急で理事会役員の同意が必要な場合には電話をかけますが、これもタイムリーに応答が得られないことが多く、一つひとつの対応に時間がかかっていました。

会計 廣瀬さん :

スマホを持っていない高齢の理事会役員も何名かおり、ご自宅の固定電話にかけても、防犯上の理由から留守電に直通させるご家庭もありました。このため、相手が留守番電話を聞いてから折り返しの連絡を待つ必要があり、意思疎通に時間がかかっていました。

理事長 下端さん：

基本的に、組合に関する情報は理事長を通じてやり取りされるため、私や会計など特定の役員に情報が集約され、タイムリーに状況を把握していない他の役員に業務を振り分けることも難しく、負担が偏ってしまうことも問題でした。私のように普段は会社勤めをしている人にとっては連絡業務が負担に感じられることがありました。

また、多くの決めごとが積極的に参加する理事会の役員を中心に方向づけられるため、そうでない人が意見を述べにくいという雰囲気も存在しました。これらの課題は、組織内で情報を共有する仕組みが欠如していることに起因していると考えられました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由を教えてください。

理事長 下端さん：

LINE WORKSは、通常のフリープランでは最大100名までの利用が可能ですが、「非営利団体向け特別プラン」では1,000名までの利用が可能であり、ストレージ容量も5GBから50GBに拡張されています。あるPTA団体がこの特別プランを利用して効率よく運営しているという記事をネットニュースで知り、私たちの組織でも活用できるのではないかと考えました。

個人LINEを使う手もありますが、その場合は理事会としてではなく個人間のやり取りとなり、運用ルールを徹底させるのが難しいという不都合が生じてしまいます。一方、LINE WORKSなら管理組合がアカウントを管理できるので、マンション管理組合のことは「LINE WORKS上で」とアプリ内で活動を完結させることが可能であり、公式ツールとして組合員も安心して活用できるように思われました。

会計 廣瀬さん：

理事会のメンバーは管理組合を運営する大変さをよく理解しているので、導入に対する反対の声は上がりませんでした。また、私も含める60代以上の世代でも、LINEの普及が進んでいるため、操作性が似ているLINE WORKSならば誰でも簡単に使いこなせると考えました。

導入決定から運用開始までの経緯をお聞かせください。

理事長 下端さん：

アカウントは理事会の全メンバーや管理室に常駐する管理人と管理会社の担当者に発行したほか、自治会役員や任意で利用を希望する外部区分所有者にも付与しています。また、スマホを持っていない数名の理事会役員にはタブレット端末を用意し、LINE WORKSアプリをインストールしてログインできる状態で貸与しました。メンバーの表示名は原則「部屋番号＋苗字」とし、どこのだれであるかが一目で分かるようにしています。

初期設定ではLINE WORKSの通知の受信時間が7時~22時となっていたため、これを運用ルールとして採用しました。特別な禁止事項などは設けていませんが、今後はより多くの区分所有者、居住者にアカウントを提供する予定であり、必要に応じて詳細なルールを整備していく予定です。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入成果をお聞かせください。

・大規模修繕委員会など役割毎にグループを作成し、運営や活動の共有が迅速化

・設備の故障などは写真を添付して分かりやすく説明

・管理人やマンション管理会社との連絡もスピードアップ

理事長 下端さん：

理事会の全メンバーが所属するグループに加えて、会計、大規模修繕委員会、子供会役員、自治会など、組織や役割に応じたさまざまなグループを運用することで、情報の伝達速度が飛躍的に高まったことを実感しています。

アジェンダを事前に送信することで、会議も効率的に進行できるようになりました。また、言葉だけでは説明が難しい設備の不具合や故障の状況も、写真を添付することで一目瞭然になります。以前は写真をプリントして確認してもらっていましたが、現在はそのような手間をかける必要もなくなりました。

会計 廣瀬さん：

私ともう1人の担当者の2名で会計業務に携わっております。メールや電話で確認していた頃と比較して、LINE WORKS導入後は理事長の下端さんを含む3名での情報共有が格段にスピードアップしました。返答がすぐに来ない場合でも、既読が付くことで「情報が伝わった」と安心できるのは、LINE WORKSの大きなメリットです。

各グループの投稿を見ていれば「近く出金がありそう」といった予想が立ちます。そのため、要請があった場合にも素早く対応できるように準備しておけるようになりました。投稿から支出の内容も事前に把握することで、精算手続きも円滑に進むようになりました。

マンション管理会社の方とはどんなやり取りをされていますか。

理事長 下端さん：

管理室には、管理人が使用するパソコン、スマホがあり、設備の不具合などに気づいたときに連絡をしてもらっています。以前はメールを使用し、緊急性の高い場合には電話でやり取りしていましたが、LINE WORKSに置き換わったことで報告の受け渡しをより迅速に行えるようになりました。管理会社の担当者とも、理事長の私と管理人の3名で情報を共有したり、理事会への提案事項を事前に送信してもらうなどすることで、会議の合間のコミュニケーションを円滑にしています。

ほかにLINE WORKSのどんな機能をよく使われますか。

【ノート】植栽活動報告などを共有して、いつでも閲覧可能に

【掲示板】予約投稿を活用して理事会の議事録案を掲載

【カレンダー】組織の予定を共有して参加意識を高める

理事長 下端さん：

最近では、マンションの植栽活動に参加できなかった方にも活動の様子を知っていただくために、理事会全体のグループトークのノートに植栽担当の役員が活動報告を共有してくれるようになり、いつでも確認できるようになりました。コメントやリアクションを通して他のメンバーから労いの言葉をもらうことも増え、理事会全体の活動がより活発になることに期待しています。

理事会の議事録は掲示板に掲載して、全員に周知するとともに、修正すべき点があれば担当者からコメントで指摘してもらうようにしています。議事録の掲載が遅れてしまっても、翌朝の時刻を指定して予約投稿できる機能が非常に便利です。

理事会の議事録は掲示板で共有。修正すべき点があればコメントとして書き込んでもらうことができる

理事会全体、大規模修繕、植栽の各グループの会合や活動の日程は、それぞれのカレンダーに登録することで予定を共有しています。このように、LINE WORKSを通じてだれもがタイムラグなく情報を共有できるようになった結果、全体的に理事会への参加意識が高まっていることを感じます。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

理事長 下端さん：

将来的には区分所有者・賃貸居住者を問わず、全世帯にLINE WORKSのアカウントを付与することを構想しています。管理室で配布している各種書類の書式をダウンロードしたり、集会室など共用設備の利用をカレンダーで予約したりすることも可能になります。そのような展望を踏まえ、これまで付与したアカウントは、理事会役員の任期を終えられた方にもそのままお持ちいただいています。

LINE WORKSの非営利団体向け特別プランは1,000名まで利用できるので、仮に300世帯に2アカウントずつ発行することも可能です。LINE WORKSは、当マンションのコミュニティ活性化にこれからも大きく貢献してくれそうです。

【お話を伺った方】

理事長 下端 豊作さん（仮名）
理事長としてマンション管理組合の運営を統括。

会計 廣瀬 はるかさん（仮名）

マンション管理組合の会計業務を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年8月当時のものです。

本事例のポイント

• 町内会の回覧板をLINE WORKSに置き換え、情報の一斉共有が可能に
• 掲示板機能で資料を共有することで、紙資料の印刷や配布の負担が軽減
• 日中仕事で忙しい現役世代が参加しやすく、担い手が増えることを期待

南ひばりが丘町内会の概要をお聞かせください。

布施さん：

南ひばりが丘町内会は札幌市厚別区の住宅街に位置しており、全141世帯の町内会です。世帯の年齢層は、50代以上が約8割を占め、50代未満は2割程度に留まります。近年の役員の年齢構成も50～80代が7～8割を占めています。

町内会運営に関して、以前はどのような課題がありましたか。 

布施さん：

町内会の加入率は100%なのですが、なかなか役員を確保できず、毎年次の役員を探すのに苦労していました。特に若い世代のなり手が見つからず、その要因の一つには、役員のやることの多さがありました。若い世代が働きながらでも参加しやすいようにするためにも、町内会の運営を見直し、役員の作業負担を減らす必要がありました。

滋野さん：

私自身、町内会運営に従事する中で、回覧板の配布が特に苦痛でした。回覧板を皆さんに回すためには、平日に区民センターへ資料を取りに行き、総務部が資料を仕分けて束ね、各家庭に配布する必要があります。正直これらの作業は本当に手間で、こうした負担が町内会役員を敬遠する要因だと思っていました。

上田さん：

従来からの回覧板は住民側にも課題がありました。例えば、回覧板が一番最初に回ってくる家と最後の家では、閲覧に時間差が生じてしまいます。共働きの家庭や旅行で不在にしている家庭では回覧板が数日間止まってしまうこともありました。このような時間差が原因で、イベントの申込締切日までに全世帯に回覧板が行き渡らない事態もしばしば発生していました。また、雪が降った時に隣家まで歩いて回覧板を渡すのは大変だという声もありました。

課題解決の手段として、LINE WORKSを選定された理由を教えてください。

布施さん：

第一に挙げられるのが、使いやすさです。住民間でIT知識にばらつきがある町内会だからこそ、一般的に広く利用されているLINEと操作性が似ており、年配の方も含めて誰もが使いやすいUIである点が、非常に魅力的でした。

また、プライバシーが守られるという点も重要なポイントでした。たとえ近所の方であっても、個人情報を共有することに抵抗感を抱く住民もいます。LINE WORKSを利用すれば、プライベートで使用しているLINEの連絡先や電話番号等を交換する必要がありません。

さらに、町内会費から費用を捻出しなければならない状況から、町内会のような団体であれば、無料で利用できる非営利団体向け特別プランがあるのもLINE WORKSを選定した大きな理由でした。

LINE WORKS運用開始までの経緯を教えてください。

布施さん：

はじめに、運用開始前に2ヵ月間のトライアル期間を設けました。希望者のみ、回覧板をLINE WORKSに置き換えてのトライアル利用を行い、そのフィードバックをもとに本格導入を決定しました。結果的には非常に良好で、半数以上がLINE WORKSに登録をしてくれました。

その後も登録者は徐々に増えており、現在では最高齢83歳の方を含む70%の世帯がLINE WORKSを利用しています。中には、LINE WORKSの導入を機にガラケーからスマホに機種変更をした方もいました。残りの30%は引き続き紙の回覧板を希望しておりますが、LINE WORKSによる電子回覧板は強制せずに、紙も併用して配布しています。

ITに不慣れな方には、LINE WORKS導入にあたりどのようなサポートをされましたか。

布施さん：

操作に不安が残る方やLINE WORKSの電子回覧板を検討している方を対象とした、勉強会を実施しました。勉強会では、トークの閲覧方法やLINE WORKSの通話機能等、基本的な使い方について説明しました。勉強会後には「私もLINE WORKSやってみます」と言ってくださる方もいて、実施した甲斐がありました。

LINE WORKSの活用方法および導入効果をお聞かせください。

【掲示板】回覧板の情報共有スピードの向上および役員の作業負担軽減を実現

【アンケート】総会の出欠確認を関係者全員にスピーディに共有

【グループ】役員に資料を一斉共有し、総会の進行を効率化

滋野さん：

最も活用しているのは、掲示板機能を活用した電子回覧板です。区民センターに取りに行った紙の資料をスキャンアプリでPDF化し、掲示板に掲載しています。これにより、紙を扱う量が大幅に減少し、ペーパーレス化を進めることができました。さらに、紙の回覧板を束ねて配布する作業が減ったため、体感ですが作業量は従来の半分ほどになったと感じています。

上田さん：

紙の回覧板から電子回覧板に切り替えたことで、大事な情報をタイムリーに情報共有することができました。例えば、冬季には除雪センターから排雪作業に関するお知らせが前日もしくは前々日に私たちの元に届きます。そのお知らせを回覧板で住民に共有するわけですが、いちいち紙の回覧板を作っていては時間がかかってしまい、当日までに住民全員に情報を届けることはできませんでした。しかし、掲示板であれば、連絡事項を投稿するだけで、一斉に情報共有ができ、住民側もすぐに情報を受け取ることができます。また、好きなタイミングで閲覧できたり、過去の投稿を繰り返し見直せたりと、さまざまなメリットを感じていただけているようです。

布施さん：

総会資料をLINE WORKSのトークで事前に共有し、議事をスムーズに進めるための工夫をしています。そのほか、アンケート機能を使って総会の出欠確認をしたり、役員間のグループで連絡を取り合ったりすることで、1人ひとりだけではなく、一斉に情報共有や意見回収ができ、町内会運営が大幅に効率化されました。

今後のLINE WORKS利用の展望を教えてください。

布施さん：

LINE WORKSの活用の幅を広げていきたいと考えています。例えば、将来的には町内会費の集金を電子マネーで実施したいと考えていますが、その際に、掲示板やグループトークなどで集金日の告知を行うことにより、集金作業を円滑に完了できると考えています。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年11月当時のものです。

本事例のポイント

-カレンダーで予定を管理し、手の空いている医師へピンポイントでヘルプ要請が可能に

-医師と連携室の連携が強化され、患者のスピーディな受け入れ体制を構築

-医師どうしや診療科を超えた情報共有にテンプレートを活用し、相談業務を効率化

-緊急性の高いレポートを担当医師が即時確認できる仕組みを整備

北見赤十字病院の概要をご紹介ください。

上林さん：

1935年に開設された当院は、北海道指定の地方センター病院、地域医療支援病院として3次救命救急センターを有し、網走市や紋別市などを含むオホーツク3次医療圏で中核的な役割を担っています。総職員数は北見市の人口の約1%にあたる1,192名、そのうち医師数は126名です。また近年の沿革としては、2005年1月に地域がん診療連携拠点病院指定を受け、2014年12月には新病院をオープンし、2018年4月、北海道の委託を受けて道立北見病院を指定管理し、二病院一体運営を開始しています。

2022年10月には院内体制を変更して新たに「患者支援センター」を開設するなど、地域に根ざして歩みを進めてきました。職員一同が、オホーツク医療圏の最後の砦として、地域医療・介護・福祉と連携しながら、医療を提供しています。

LINE WORKSを導入された経緯を教えてください。

上林さん：

当院のある北見市を含むオホーツク医療圏は超高齢社会が進んでいます。例えば、高齢化が最も進んでいる留辺蘂（るべしべ）自治区では、約2.2人に1人が高齢者です。現在進行形で医療・介護度の高い患者さんが増えている状況です。

もともと医師数は全国や北海道平均に比べて少ない地域でしたが、医師以外の職種も働き手が少なくなっていきます。こうした現状に対応するためには、「医師や他職種、地域医療・介護・福祉との連携強化と、医師のタスクシェア・タスクシフトをすすめ、効率的で適切な医療を提供できる体制を整えること」がポイントで、そういった体制の実現のために重要なのが「情報共有」になります。

当院は、北海道大学大学院医学研究院消化器内科学教室の関連病院です。大学院で「肝臓」、「内視鏡」、「化学療法」、「胆膵」、「炎症性腸疾患」の専門分野を修めた医師が分野別に指導医師として派遣され、若手医師とともに現在は計10名で診療に携わっています。

当科の役割を24時間365日、絶え間なく果たすためには、指導医師と若手医師の協働は当然として、指導医師間でも各々の専門分野を互いに指導しあって、全員が「総合消化器内科」医師としてタスクシェアする必要があります。そのためには「情報共有」が何より大切です。

例えば緊急時にどこで誰が困っているのか、誰の助けが必要なのか、誰が手助けできるのか、最も皆で助け合わなければならない時に、そもそも緊急事態になっていること自体の「情報共有」が難しい、という課題がありました。また、各指導医師との相談業務が時間外となりがちなことも課題でした。

現場の情報共有の促進と、医師のスケジュール管理の徹底と業務環境の改善を図るため、LINE WORKSの導入を進めたのです。

院内でのLINE WORKS展開までの流れを教えてください。

上林さん：

幹部クラスのスタッフにスマホが支給されたタイミングでLINE WORKSを試験的に使い始めました。主に新型コロナ感染症関連の業務連絡で使用してみたところ、徐々に私を含め多くのスタッフがその使いやすさと活用の幅に魅力を感じ、私が所属する消化器内科・腫瘍内科の医師10名でも運用を開始しました。

その後、当科で一定の効果が出たこともあり、外科や麻酔科などほかの診療科にも運用範囲が広がっていきました。

LINE WORKSは医師の働き方改革にどう活用されていますか？

【カレンダー】医師の予定が見える化され、効率的なヘルプ要請を実現

【グループ】電話からグループに置きかえ、患者受け入れ連絡をスムーズに

【テンプレート】事前に共有事項が整理され、効率的な「報・連・相」を実現

上林さん：

消化器内科・腫瘍内科の医師はLINE WORKSのカレンダーに予定を登録して、「予定の見える化」を進めています。この予定の見える化により、電話効率の向上ひいては業務時間の短縮に寄与しました。

若手医師が指導医師にヘルプを呼ぶ場合、以前は誰の手が空いているか分からず、何となく手が空いていそうな先生に電話をかけていました。ただそれでは、何人にも電話をかけなければならず、無駄な業務が発生していました。

現在は、若手医師が指導医師の予定をカレンダーで確認してから、ピンポイントでヘルプの電話をかけられます。多忙な指導医師へ架電をするという「電話のかけづらさ」もなくなり、心理的なストレスも減ったように思います。

また、電話を受ける側の指導医師にとっても、医療行為中やインフォームドコンセント（IC）の時など、緊急の呼び出し以外の電話が受けにくい状況下での着信の数が軽減しました。

情報の共有スピード向上という観点では、一斉送信ができるグループトークも役に立っています。例えば、緊急で患者さんを受け入れる場合、以前は救急担当医師が関係者一人ひとりに電話をかけて、受け入れ患者さんの詳細を伝えていました。現在は、医師を含め関係者が所属するグループに患者さんのIDと受け入れ病棟の情報を一斉送信すれば、即座に情報共有が完了します。複数の関係者に情報が伝達されるので、「いま手伝えるよ」「すみません、その時間は対応できません」といったやり取りも生まれ、タスクシェアも進みました。

さらに、以前は困難だった診療科をまたいだカンファレンスの開始時間の調整もスムーズに行うことができています。

グループトークを用いてスピーディな情報共有とタスクシェアを実現。診療科をまたいだ調整業務もスムーズに

松田さん：

テンプレートを活用することにより、医師どうしの相談に係る業務も改善されました。若手医師が専門分野の指導医師に相談したい際に、指導医師に事前に共有するべき項目をまとめたテンプレートもつくりました。

相談を受ける指導医師は、テンプレートで事前に把握した相談内容をもとに対応できるので、相談も短時間で済むようになりました。「いまちょっと良いですか？」とその場で情報を拾い合いながら対応するのとでは、相談を受ける側の負担がまったく異なります。さらに、テンプレートには回答期限も記載するようにしているので、急がずカルテ記載で回答できる場合、相談を受ける医師は自分の都合の良い時間で対応が可能となっています。

内視鏡分野の指導医師へ、「早期がんを疑う病変に対して、追加検査の必要性の判断や、専門的検査のスケジュール調整」などの相談について、指導医師が事前に欲しい情報をテンプレートにしています。

このように相談相手から事前に欲しい情報をまとめたテンプレートを活用することで、相談に係る業務時間の短縮と負担軽減になり、またタスクシェアや医師としてのナレッジ共有の効率化なども実現しています。

テンプレートを活用し、医師どうしのコミュニケーションが効率化

（左図）若手医師から内視鏡分野の指導医師への相談（右図）外科医師からの腫瘍内科医師への症例相談

そのほか、カンファレンス資料や着任時のマニュアルなど各種資料をフォルダに格納して、情報の集約およびペーパレス化をすすめています。さらに、会議日程や若手医師の曜日担当の変更などに関する調整や医師の意見収集にアンケート機能を活用しています。

医師への業務改善に関する調査をアンケートで実施

地域連携課と医師とのコミュニケーションはどのように変化しましたか？

西岡さん：

地域連携課では、1日に60件程度、外部医療機関からの紹介受診を対応しております。以前は紹介があった際、対応を急ぐか判断に迷う場合は、外来病棟で忙しく働く看護師に電話をして、さらにその看護師が医師と相談した上で、受診日や入院日の対応を決めていました。そのため、すぐ近くのクリニックで待っている患者さんに、一度帰宅していただくこともあるなど、受け入れ判断までに時間を要していました。

現在は、消化器内科・腫瘍内科医師の指導医師6名と地域連携課のグループで共有して、対応の指示を仰いでいます。スピーディに医師からの指示を受けられるため、紹介先の医療機関や患者さんへの迅速なレスポンスを実現できるようになりました。また緊急性に応じて「緊急」「準緊急」などの文言をトークの頭に付け、医師に優先度を共有し、適切なタイミングでの対応ができるように工夫もしています。

医療用画像管理システムとの連携についてお聞かせください。

中島さん：

医療用画像管理システム「PACS」とツール連携を行い、「至急・注意レポート通知機能」も実装しています。この機能は、CTやMRI検査時に作成したレポートの中でも、とくに至急または注意して確認して欲しいレポートがある場合に、担当医のLINE WORKS上に「レポートの確認をお願いします」という通知が送信されます。

これまでは医師が電子カルテを開くまで、レポートがきているか把握できなかったため、緊急性の高い至急・注意レポートの確認までにタイムラグが発生していましたが、至急・注意レポート通知機能の実装により、担当医はより早く至急・注意レポートの存在に気づけるようになり、対処を早められています。

LINE WORKSを今後どのように活用していきたいですか？

上林さん：

地域医療・介護事業者とのコミュニケーションにも活用していきたいです。手軽に連絡ができ、かつ自身のタイミングで閲覧できるLINE WORKSは非常に相性が良いと感じています。

患者さんの個人情報には触れないよう十分配慮した上で、「この前の患者さんは大丈夫でしたか？」など、電話や書類ではやり取りしづらい情報をLINE WORKSで実現し、地域医療・介護との連携をより深めていきたいと考えます。

また、PACSレポートの緊急通知については、担当医だけでなく診療科のグループにも通知させ、緊急性の高いレポートおよび患者さんへの、診療科全体の意識も高めたいと考えています。

【お話を伺った方】

副院長 患者支援センター長 消化器内科・腫瘍内科部長

上林 実さん

患者支援センター 地域連携課 課長

西岡 かざみさん

医療技術部 診療放射線科 放射線技術課長 兼 情報システム管理室長補佐

中島 勲さん

消化器内科 副部長

松田 可奈さん

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年10月当時のものです。

本事例のポイント

• 役員どうしや教職員との情報共有体制を整え、PTA活動を見える化
• 対面を減らしてLINE WORKS上で委員会活動やプロジェクトの進行が可能に
• PTA活動に関する資料や記録をLINE WORKSに集約し、引き継ぎが円滑に
• PTAのボランティア制や地域の中P連との連携強化も視野に

八王子市立松が谷中学校の特色をご紹介ください。

市川さん :

本校は東京都八王子市の多摩ニュータウンの一角に位置します。大学のキャンパスや緑豊かな公園がある周辺環境は学園都市的で、全377名の生徒は落ち着いた雰囲気の中で学業や行事、部活などに励んでいます。保護者の学校に対する関心も高く、学校側もPTAの活動に積極的に協力しています。

PTA活動にはこれまでどんな課題がありましたか。

鈴木さん :

当PTAでは約50名の保護者が役員を務め、会長と副会長は公平を期すためにくじ引きで選出されます。私が会長に就任することになってまず感じた課題は、PTA活動に関する資料が各部会や班ごとに保管され、誰が所持しているかわからないことでした。ようやく探し当てた資料には断片的な情報が記されているだけで具体的な活動内容までは把握できず、新任の役員が前任者から詳しいヒアリングをする必要がありました。当PTAの役員任期は1〜2年なので、毎年かなりの役員が改選されます。新しい役員がそれぞれの役割に円滑に取り組んでもらうには、まず引き継ぎをスムーズにするべきで、そのためには資料やナレッジをきちんと整えたうえで集約し、組織全体で共有しなければならないと考えました。

羽鳥さん :

たしかに役員就任時の引き継ぎにはかなりの労力を費やしました。「やっぱりPTA活動って大変なんだな」と思いましたね。私もそうですが、多くの保護者は仕事をしながらPTA活動に携わっています。就任してまず引き継ぎの段階で大変さを感じてしまうと、その後のモチベーションにも影響を及ぼしそうな気がします。

市川さん :

お二人がおっしゃるように、保護者の皆さんは実際に役員になるまで具体的な活動内容を知らず、自身の役割を前任者から聞いて理解するだけでも相当な負担になります。事前にある程度のことがわかればそうした負荷は軽減されるはずで、資料を整えることはとても重要だと私も思います。

鈴木さん :

もう1つの大きな課題は、組織内のコミュニケーションにありました。部会や班ごとに個人LINEのグループが立ち上げられて情報が伝達されていましたが、グループ間の横のつながりがないので、各グループでやり取りされた内容が組織全体で共有されていなかったのです。また、LINEは連絡先を交換した相手としかつながれないので、所属外のグループのメンバーに伝えたいことがあっても簡単に連絡できないといった不便さもありました。コロナの影響で大人数でのミーティングが開きにくい状況がいまだに続いていることもあり、会合を開かなくても全役員がタイムリーに情報を共有できる環境を整えたいと考えました。

課題解決の手段としてLINE WORKSの導入に至った経緯をお聞かせください。

鈴木さん :

PTAにはIT系が苦手な人も少なからずいるので、「使いやすさ」を最優先に最適なツールをリサーチしたところ、LINE WORKSが「非営利団体向け特別プラン」のキャンペーンを行っていることを知りました。最大1,000名までユーザー登録でき、データの保管に必要なストレージを50GBまで使え、しかも無料で利用できるというのはPTAのような団体にとって非常に魅力的です。多くの保護者が使い慣れた個人LINEとUIが共通するLINE WORKSなら容易に定着することも期待されたので、導入を決めました。

市川さん :

教職員も多忙なので、PTAとの連絡を効率化できるLINE WORKSの導入には学校としても賛成でした。ただしそうしたツールを校務用のPCにインストールするには許可が必要なので、校長が八王子市の教育委員会に利用許可を申請し、校務用のPCで使えるようになりました。現在は、校長、副校長、主幹教諭3名の計5名の教職員が利用しています。教職員は私有端末の連絡先を原則として公開できないことから、それまで保護者のLINEとつながっていませんでしたが、LINE WORKSでやり取りできるようになるのは画期的だと思いました。

保護者へのアカウントの付与とアプリインストールはどのようなかたちで行われましたか。

鈴木さん :

2022年度の役員となる保護者が最初に集まったミーティングでLINE WORKSの概要を説明し、大半の方にその場でQRコードによるアプリのインストールと登録をしてもらいました。そのミーティングに欠席されたりLINE WORKSへの登録を保留されたりした方には、副校長先生や各部会・班のリーダーから後日改めてその有用性を説明してもらったことが功を奏し、結果的に役員全員に登録してもらうことができました。

羽鳥さん :

新しいツールを使うことに抵抗を感じる役員もいなかったわけではありません。しかし操作はLINEに似て簡単なので、運用が始まるとすぐに全体に定着。私も含めて誰もが使い勝手のよさと利便性を実感しました。

LINE WORKSによって保護者間の連絡や情報共有のあり方はどう変化しましたか。

【グループ】役職や部会・班、プロジェクト単位で情報を速やかに共有

【アンケート】組織全体や対象者からスピーディに意見や意向を収集

【フォルダ・ノート】組織全体で共有すべき資料や記録を整理して保存

鈴木さん :

組織図に基づく役職のほか、組織を横断して各種の行事やプロジェクト単位でもグループを作成し、メンバー間での情報伝達が速やかに行われるようになりました。LINEを使っていた前年度までは会長が加わっていないグループもありましたが、LINE WORKS導入後は会長と会長付副会長をすべてのグループのメンバーにすることで、活動内容をリアルタイムに把握できるようにしています。

市川さん :

校長以外の教職員は、各部会の部長・副部長と各活動班の班長などで構成される運営委員会のグループメンバーとなっています。前年度までの運営委員会は基本的に対面で開かれていましたが、LINE WORKSによってその必要がなくなり、トークで意見交換や情報共有ができるようになりました。PTAの広報部は学校の活動を伝える広報誌を定期的に作成し、学校向け連絡網サービスで全保護者にPDFで配信されていますが、その原稿チェックのやり取りもLINE WORKSでできるようになったことで時間の節約につながっています。

羽鳥さん :

今年の夏に、部活動での熱中症の発生を防ぐため、PTAの予算で安価なスポットクーラーを購入する案が挙がった際にLINE WORKSのアンケート機能を活用し全役員に意向を確認しました。アンケート結果から購入することが決まると、「スポットクーラー購入プロジェクト」のグループを設けて製品情報の交換などを行い、スムーズに購入することが出来ました。前年度までなら、まずは関係者のLINEや連絡先を聞いて回る必要がありましたが、LINE WORKSなら既にPTAのメンバーがつながっている状態のため、顔を合わせることなくスピーディにプロジェクトを進行できました。

対面せずにLINE WORKS上で情報や意見を交換しプロジェクトを進行

鈴木さん :

アンケート機能は全役員に是非や意見を問う以外に、会議や打ち合わせの日程決めなどにも活用しています。

多忙な役員への意見収集や日程調整も簡単にできる

PTAの運営にかかわる資料やナレッジはどのように共有していますか。

鈴木さん :

各部会や班による活動報告は全体グループのノートで共有しています。「どのグループが何をしているのかよくわからない」という以前の課題は改善されました。部会や班の活動だけではなく、警察署から提供される学校周辺エリアで確認された不審者情報などもノートに保存して役員がいつでも閲覧できるようにしています。

会長になって私が実感したのは、PTAは効率的な運営さえすればとてもやりがいのある活動だということです。そこで多くの保護者の「PTA活動は大変そう」という先入観を払拭し、「楽しそう」というイメージに変えて自発的に参加してくれる人を増やすためのプロジェクトチーム「新しいPTAを考える会」を立ち上げました。そのメンバーからのさまざまな意見を議題ごとのノートに書き込んでいます。

羽鳥さん :

部会や班で保管していた紙の書類や資料は、PDFにしてフォルダやノートに保存。以前は「あの書類は誰が持っていたっけ？」と部会や班のメンバーに尋ねて回ることがありましたが、今は必要なデータに瞬時にアクセスすることができます。

鈴木さん :

3学年しかない中学校のPTA活動のネックは役員が頻繁に入れ替わることですが、活動記録や資料をきちんと保存しておけば、新任者への引き継ぎが容易にできるようになります。チャットでタイムリーなやり取りができることに加え、データを整理して保存できることも、LINE WORKSの利点だと思います。

LINE WORKSは、他校のPTAでも活用可能だと思われますか。

鈴木さん :

「非営利団体向け特別プラン」は1,000名までユーザー登録できるので、保護者の数がその範囲内であればどのPTAでも活動を効率化できると思います。所属している八王子市の中学校のPTA で組織される八王子市立中学校PTA連合会（八王子市中P連）の中の中学校2校が、私たちの取り組みを知り、LINE WORKSの導入を決めて、現在運用に向けた準備を進めています。2校とも私たちと同様に役員の引き継ぎの大変さに悩んでおり、それを解消できることに大きな期待を寄せています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

鈴木さん :

いずれは役員だけではなく約300名の全保護者にユーザーになってもらい、PTA活動に関する情報を全体で共有することを計画しています。そのための運用ルールやガイドラインを練っているところです。

市川さん :

これまでは学校行事などで手を借りたいとき、全保護者にその呼びかけをすることが難しいため、PTAの役員を通じてお願いできる方に半ば強引に協力していただいていることがありました。全保護者がLINE WORKSでつながれば、ボランティアスタッフを募って自主的に手を挙げてもらうことが可能になるので、学校行事がより円滑に運営できると考えています。

羽鳥さん :

現在のところ掲示板には会則と組織図、LINE WORKSの基本的な運用ルールを掲載しているだけです。全保護者がユーザーになったとしたら、学年、クラス、部活といったさまざまなグループに向けた効率よい情報周知にも活用できるはずです。また、広報誌も学校向け連絡網サービスではなくLINE WORKSの掲示板にアップすれば、発信がよりスムーズになると思います。

会則やLINE WORKSの運用ルールなどを掲示板で周知。

今後は広報誌の発信などに利用することも検討

鈴木さん :

さらに将来的には、松が谷中学校に進学される近隣の小学校の保護者にも利用を広げ、両PTAが足並みを合わせて活動できるようにすることも視野に入れています。また、八王子市中P連もLINE WORKSを運用しているので、外部トーク連携機能でつながることで、密な情報共有を図りたいと考えています。

【お話を伺った方】

鈴木 研吾さん（左）

IT系の仕事に就いており、その知見をPTA でのLINE WORKS活用に活かしている。

羽鳥 瑠美子さん（中）

主に八王子市中P連関係の活動を担当しながら会長の業務をサポート。

市川 義文さん（右）

2020年に副校長に着任し、PTA活動の支援にも注力。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年10月当時のものです。

【関連情報】

・PTAに関するお役立ち情報ページ

・【LINE WORKS 非営利団体向け特別プラン】

通常フリープラン（容量5GB・使用最大人数100名）から拡張した、非営利団体向け 特別プラン（容量50GB・使用最大人数1000名）をご用意しました。

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