本事例のポイント

• 電話、FAX 、メールなど分散していた連絡手段をLINE WORKSに集約
• 情報共有基盤が整い、本社と全国の店舗の情報連携が強化
• メールのセキュリティ機能でウイルスへの感染リスクが低減
• 優れた売り場写真を他拠点にも共有、VMDの統一に活用

御社の事業内容をご紹介ください。

平田さん :

温かいお惣菜の提供によって「働くお母さんの代わりをしたい」という志で創業された当社は、1987年に名古屋三越栄店に「まつおか」1号店を出店しました。現在は「お惣菜のまつおか」、「天ぷら惣菜 てんとてん」、「M’ｓ Kitchen by matsuoka」、「スパイス惣菜 take CURRY」の4ブランドを有し、全国各地の百貨店や駅ビルなどに63店舗を展開。店舗以外には「お惣菜のまつおか公式オンラインショップ」も運営しています。

LINE WORKSを導入するまで、どのような課題を抱えていましたか。

平田さん :

多くの店が百貨店や駅ビルにテナントとして入っている関係上、自前のネットワーク回線を構築できないという制約があり、従来は電話とFAXが本社と店舗間の主な連絡手段でした。メールやオンプレミス型のグループウェアも導入していましたが、防火壁に囲まれた百貨店の厨房施設では電波環境が悪く、連絡事項の確認のためには厨房の外に出てからPCを立ち上げる必要がありました。多忙な店舗運営を行っている店長たちはメッセージを頻繁にチェックすることは難しく、本社と店舗間のコミュニケーションがスムーズに行えないことが大きな課題でした。

加藤さん :

各店舗が本社に提出する日報や各種申請書類の処理については、まずFAXを送信してから原本を郵送するという習慣が定着していました。しかし、業務の効率化を追求する上で、これらの書類をデータ化し、瞬時に共有できる仕組みも必要だと考えていました。

鈴木さん :

販売促進部門では各店舗の店長と頻繁に連絡を取り合いますが、その手段として電話、FAX、メール、SMSといった複数の方法が存在しており、それぞれの状況に応じて使い分ける必要がありました。しかし、どの連絡手段を使うべきかを都度考えるのは手間がかかるだけではなく、情報も分散しやすい状況でした。こうした点もあり、一元化されたコミュニケーションツールの導入を強く望んでいました。

数あるツールの中から、なぜLINE WORKSを選定されたのですか。

平田さん :

店長に貸与していた携帯電話をスマホに交換することになり、そのタイミングで連絡ツールもより使いやすくすることを決めました。既存のグループウェアのクラウド版へのアップグレードや、別のグループウェアへのリプレース、ビジネスチャットツールの導入などを検討する過程で知ったのがLINE WORKSです。トークのほかにも情報共有をスムーズにするさまざまな機能が搭載されており、連絡手段を一元化するには最適だと感じました。店長の年齢層は幅広く、中にはITツールが苦手な人もいますが、UIがLINEと共通するLINE WORKSなら、すぐに使いこなせるようになることも期待されました。

さらに、LINE WORKSのメールには、なりすましなどを検知して警告してくれる機能があります。セキュリティを向上させられる点にも魅力を感じ、メールを利用できるアドバンストプランを選択しました。

運用開始までにどんな準備をされましたか。

平田さん :

LINE WORKSのアカウントは、業務でメールを使うパート社員を含め、本社勤務の社員とエリア長以上の管理者と各店舗を対象に付与しました。

加藤さん :

導入に際しては特別な勉強会は行わず、基本的な機能と操作手順を載せたマニュアルを掲示板にアップ。また、組織図に基づく基本的なグループは管理本部で事前に準備しました。

LINE WORKSを導入して、本社と店舗間における業務連絡にどんな変化がありましたか。

・忙しい店長も手元のスマホで隙間時間にメールをチェックすることが可能に

・充実したセキュリティ機能でウイルスへの感染リスクが低減

平田さん :

従来は多忙な店長がPCを開く時間を確保するのが難しく、メールを通じた情報伝達に時間がかかっていました。しかし、LINE WORKSなら、スマホでも見やすく、休憩時や隙間の時間に手元でさっとメールをチェックすることができます。結果として、本社とのコミュニケーションが確実にスピードアップしました。また、送ったメールは、送信者に既読/未読が分かるため、「しっかり見よう」という意識が働き、店長が以前よりも頻繁にメールを確認するようになりました。

また、なりすましメール警告機能や、添付画像やリンク情報が含まれるメールの開封時にそれらを直接表示しないよう制限する機能のおかげで、危険性のある添付ファイルの開封を防げた事例がいくつかあります。このようにメールのセキュリティリスクが減少したこの実績は、導入成果の一つとして大きく寄与しています。

鈴木さん :

メールとトークの使い分けに関して特別なルールがあるわけではありませんが、私は店長や社員に返信を必要としない連絡事項を伝える場合にメールを送信するようにしています。日常的に多くのメールを送受信していますが、店長によっては、販促部門へのちょっとした問い合わせをメールではなくトークで送ってくる場合もあります。店長は本社の社員と対面する機会がほとんどなく、「こんな些細なことを問い合わせてよいのだろうか」と思うケースも多いようですが、私どもとしてはどんなに小さなことでも連絡してもらうのは大歓迎なので、コミュニケーションが気軽に感じられるよう、スタンプも積極的に活用するようにしています。

電話、FAX、メール、SMSとバラバラだったコミュニケーション手段がLINE WORKSに集約され、スマホに連絡がプッシュ通知されるようになったことで、店長だけではなく本社の社員との間でも情報の伝達・共有が格段に速まりました。特に顕著なのはメールへの返信速度で、LINE WORKSメールに切り替えて以降、以前と比べて半日〜1日ほど早くレスポンスが得られるようになった気がします。

販売促進部門でのLINE WORKS活用シーンと導入効果を教えてください。

【Drive】店舗の優れた盛り付け事例などを全店長に写真で共有

【アンケート】新商品への反応などを各店舗からスピーディにヒアリング

鈴木さん :

地域の店舗群を統括するエリア長は、各店舗の総菜の盛り付け写真を撮り、定期的に開かれる戦略会や店長会の場で、他店舗が参考にできる盛り付け事例を公開しています。以前は、写真を撮影した後、会社のPCに一度アップロードしてからファイルサーバーに格納する手間があり、さらに格納場所が決まっていませんでした。LINE WORKS導入後はスマホで撮影した写真をそのままスマホからDriveに保存できるようになり、営業統括課長と販促部門のメンバーで共有が非常にスムーズになりました。

結果、その盛り付け例をメンバーは随時閲覧することができ、担当エリア以外の状況を知ることができるようになりました。催事の販促用POPが効果的に掲示された事例の写真についても、同様の方法で共有するようにしています。こうした取り組みは、より効果的なVMD（ビジュアルマーチャンダイジング）の発案や指導・実践に結びついています。

販促部門は他店舗にとって参考になりそうな事例をピックアップし、写真や保存先のフォルダをトークで共有している。

店舗との連携において、ほかにLINE WORKSのどんな機能を活用していますか。

鈴木さん :

当社は惣菜や弁当の新商品を毎シーズン10品ほどリリースしています。その商品の売れ行きやお客様の反応といった情報を店長から集めるのにアンケート機能を使用しています。LINE WORKSのアンケートは、スマホで簡単に回答できるので、Excelで作成した質問をメールに添付して送るよりも回答率が向上しました。手作業での集計作業も不要になり、自動作成されたグラフを報告会議などでそのまま使えるのは大変便利です。

質問の配付も回答の回収も、メールより格段にスピーディ。基本的に選択肢を選ぶだけでよいので答えやすく、以前に比べて回答率が高まった。得られた回答を集計する手間がかからないのも大きなメリット

人事労務や総務部門ではどのようにLINE WORKSを活用していますか。

【Drive】社内の共有書類を保存して管理

【外部トーク連携】採用内定者との連絡に活用

加藤さん :

総務部門では、社内共有書類の管理にDriveを活用しています。各ファイルに編集権限や閲覧権限を設定することが可能なので、書類を安全に管理することができます。

一方、人事部門では新卒の採用内定者専用のLINE WORKSアカウントを作成し、内定者のLINEと外部トーク連携でつながるようになりました。メールでのやりとりに比べ、内定者とのコミュニケーションがテンポよく行えるようになったことを実感しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

鈴木さん :

まだ活用できていない機能にタスクがあります。期限を入力すると自動的にカレンダーに連動して表示され、メンバーに依頼した作業のスケジュール管理がしやすくなりそうなので、ぜひ使ってみたいです。

平田さん :

直近で導入予定のワークフローや、発注システム、勤怠システムなどとも連携させる計画です。将来的にはLINE WORKSをSSO（シングルサインオン）で活用し、当社の業務プラットフォームとして機能させたいと考えています。これらはユーザビリティの向上だけではなく、セキュリティの強化にも寄与すると考えています。

【お話を伺った方】

平田 和睦さん

IT業界に従事した経験を活かし、社内システムの整備を推進している。

加藤 凌麻さん

人事・労務・総務関連の業務を担当。情報システム部の補佐も行う。

鈴木 牧子さん

惣菜・弁当類の新商品開発や、店舗の販売促進に関連する業務を担う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年6月当時のものです。

本事例のポイント

• メールのウイルス感染対策として、LINE WORKSの外部トーク連携によるやり取りを解放
• 約1年に亘る内定者フォローに活用し、内定辞退防止や入社準備の効率化を実現
• セコム安否確認サービスやWevoxをLINE WORKSと連携させ、総務業務を効率化

LINE WORKS導入から約7年が経過しましたが、活用における変化について教えてください。

齋藤さん：

大きな変化として、取引先との外部トーク連携における申請許可制を廃止しました。今は申請しなくても取引先とLINE WORKSでつながれるようになりました。この変更は、セキュリティリスク対策を目的としています。メールに添付されたZIPファイルから感染するウイルス「Emotet（エモテット）」の問題が継続しており、不審なメールも確認されています。そのため、メールでのやり取りを減らす必要性を感じていましたが、外部の企業とのやり取りはメールが主流でした。

そこで、添付メール文化を変えつつ、LINE WORKSを使用している取引先との安全なやり取りを促進するため、自由にLINE WORKSでつながってもよいというルールに変更しました。

そのほか、LINE WORKS利用に関して全社的な変化はありましたか。

齋藤さん：

全社の電話帳としてもLINE WORKSのアドレス帳を使うようになりました。背景には、ほぼ全社員がLINE WORKSを利用していることがあります。LINE WORKSのアドレス帳は、組織階層化されたツリー構造になっており、キーワード検索はもちろん部署から順に辿ることもでき、該当者の連絡先を簡単にみつけることができる利点があります。

人事部におけるLINE WORKSの活用方法について教えてください。

大なぎさん：

私たちは採用における内定者フォローにLINE WORKSを活用しています。以前は、電話やメール、採用管理システムなどを使い分けて内定者との連絡を取っていましたが、手間がかかっていました。また、入社前の研修に関する作業は、内定者だけのグループ内でメールアドレスを交換し進めるようにお願いしていましたが、人事部自身がそのグループに参加していなかったため、作業の進捗状況を把握することができませんでした。

しかし、LINE WORKSを通じて内定者とつながることで、連絡がスムーズになりました。また、研修に関する内定者どうしのやり取りを人事部が必要に応じて見守ることもできるようになりました。具体的には、研修の日程連絡やデータ配布など主に連絡ツールとして活用しています。また、オンライン研修ではビデオ通話も利用しています。

鈴木さん：

LINE WORKSを活用した内定者フォローは、内定辞退を防ぐ効果があると考えています。昨今の新卒採用では、早い段階で内定を出すケースがあり、約1年前の3〜4月に内定を承諾いただくこともあります。つまり、企業側としては最長で約1年間、内定者が卒業するまでの間、関係性を維持することになります。LINE WORKSを利用してからは、内定者はメールや電話よりも気軽に採用担当者へ相談や質問ができることから、私たちは内定者の不安を広範にサポートすることができます。実際に、昨年の採用活動において内定辞退者は、前年と比較してわずか1名にとどまりました。

内定者とLINE WORKSでやり取りするにあたり、工夫している点は何でしょうか。

鈴木さん：

私たちは管理機能にあるモニタリング機能を使用しています。20個程度のネガティブなキーワード（「辞める」「体調が悪い」など）を設定し、トーク上でこれらのキーワードが検出された場合には、管理者にメールで通知される仕組みです。ただし、内定者にはあらかじめ会社側ではログを確認できることを伝えているため、現時点ではネガティブなやり取りは発生していません。

また、これまで紙書類で郵送していた入社手続きに関連する書類は、LINE WORKS上で内定者に共有しています。これにより、封入や送付作業が不要になるだけでなく、新入社員に手渡す書類も約1/5程度に減らすことができペーパーレス化を進めることができています。内定者としても、スマホでデータをすぐに確認できるので、紙の書類よりも便利であると喜ばれています。

内定者＋人事のグループはエリア別に分かれており、研修の日程連絡やデータ配布を行うほか、質問などを受け付けるなど、入社までのフォローとして活用

情報システム部におけるLINE WORKSの活用方法について教えてください。

齋藤さん：

私たちは「DialogPlay」というチャットBot作成プラットフォームを使用して、チャットBotを構築しました。このチャットBotは、経理処理に関する質問や管理部門・人事部への問い合わせに自動で回答することができます。チャットBotの導入により、情報システム部への電話問い合わせが減少しました。

印象的なLINE WORKSの導入効果は何でしょうか？

齋藤さん：

本社移転の際に、内線電話を完全にLINE WORKSに置き換えました。年間の電話代は1つの拠点で約4万5,000円でしたが、約300の直営店舗を対象にすると、年間で約1,350万円の節約になりました。

さらに、固定電話回線の数には制限がありますが、ほぼ全社員の携帯電話にはLINE WORKSがインストールされています。LINE WORKSに切り替えたことで、電話回線の混雑による通話不可のリスクがほとんどなくなり、つながらない場合でも、トークで「あとでかけ直します」と簡単に伝えることができるため、利便性も向上しました。

人事総務部門 社員活躍推進部でもBotを活用して、安否確認やエンゲージメント調査を行っているのですね。

長田さん：

BCP（事業継続計画）の一環として、LINE WORKSとセコム安否確認サービスを連携させました。災害時にはLINE WORKS上で「今、無事ですか？」「営業継続できますか？」などの安否確認通知をBotで対象エリアの社員に自動で送り、会社の被災状況を即座に確認できる仕組みを整えました。

長田さん：

エンゲージメント調査の際には、組織力向上プラットフォーム「Wevox（ウィボックス）」の回答をLINE WORKSと連携させて回答・集計しています。以前は、メールのリンクから入力画面に移動して回答を受け取っていましたが、LINE WORKSから直接回答できるようにした結果、より短い期間で社員のほぼ100%から回答を得ることができるようになりました。

LINE WORKSを使用すれば、スマホから手軽に回答できるためハードルが低くなったのでしょう。回答率の向上により、より詳細かつ正確な分析が可能になったと感じています。

今後、LINE WORKSをどのように展開していきたいですか。

大なぎさん：

全社的には、約７年間にわたる利用経験から、LINE WORKSの活用によるコミュニケーションの促進と業務効率化の効果が非常に高く、今後もさらに生産性を向上させることができると感じています。多くのコミュニケーションツールが存在する中で、特に当社のように従業員数が多く、多様な職種の人々が集まる企業では、ツールの使いやすさが重要です。その点でLINE WORKSは必要不可欠なツールになっています。

【お話を伺った方】

財経企画DX部門 情報システム部 情報インフラ課

齋藤 雄希さん

人事総務部門 社員活躍推進部 総務課 グループリーダー 総務機能 BCP防災 エンゲージメント

長田（おさだ）洋一さん

人事総務部門 人事部 東日本人事課 グループリーダー

大なぎ 武史さん

人事総務部門 人事部 東日本人事課

鈴木 涼太さん

LINE WORKSの導入当初のインタビュー記事はこちら

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年4月当時のものです。

導入前の課題

• 重要情報は経営トップに伝わるまでにタイムラグや抜け漏れが発生
• 主な連絡手段は電話、作業中断や聞き間違いが度々発生
• よりリアルタイム性があり、かつ抜け漏れなく情報を共有できる手段が必要

導入後の効果

• 管理職と経営層から社長まで、重要な報告が漏れなくリアルタイムに伝達
• 作業員と職員との情報共有のスピードも飛躍的に向上
• 内定者どうしの絆を深めることにも効果を発揮

1969年に創立され、お台場、芝浦、横浜などでパルプ、紙製品、食品、非鉄金属、プラント、機械やコンテナなど、幅広い品目の船卸しから入庫、通関、保管・加工、出庫までを担っている東京国際埠頭株式会社。社会インフラとして重要な役割を担う同社において、重要情報の迅速な全体周知は欠かせません。スピーディな重要情報の通達と、社員間のコミュニケーションツールに『LINE WORKS』を導入し、生産性向上を実現しました。

具体的な実現方法を、同社　経営企画部 情報システム課 課長 宍戸氏・総務部 総務課 課長 大平氏に伺いました。

経営層の「聞いていない！」と、作業員・職員間のやり取りの手間を解消したい…

港湾運送事業や通関業、船舶代理店業といった事業を行っている東京国際埠頭。港湾運送事業は船と陸を繋ぐ結節点であり、社会インフラとしての公益的な役割が強い事業会社です。

「当社の業務は、税関や港湾局をはじめ、様々な官公庁と連携しながら行っています。そのため、常に迅速で正確な状況把握と情報共有を心がけています」（宍戸氏）

そんな同社では、かつて事故や作業中の不具合といったトラブルを含む重要事項は、まず担当者がグループウェア上で上長に報告。そして、特に重要なものに関しては書面で上長から経営層に報告していました。しかし、経営層に情報が伝わるまでに時間を要してしまったり、抜け漏れが発生したりしていたそうです。

「うまく重要な情報が伝達されておらず、社長を含む経営層から「俺は聞いていない！」と言われてしまうこともありまして…。よりリアルタイム性があり、かつ抜け漏れなく情報を共有できるコミュニケーション手段が必要だと感じていました」（大平氏）

加えて、岸壁などの現場で作業する作業員と、事務所で作業する職員との間での情報共有にも課題がありました。

「万が一、荷の損傷などのトラブルが発生した際には、作業員が事務所に電話し、職員が事務所から現場まで駆けつけて状況を確認していました。ただ、職員がすぐに電話に出られないこともありましたし、口頭では聞き間違いが起きることもあります。また、事務所から現場までは、急いでも10分ほどかかってしまう距離です。その間、作業員は作業を中断しなくてはならない場合もあるので、時間との勝負である現場業務での大きな課題になっていました」（宍戸氏）

多くの社員が日常利用しているLINEと同じように利用できることが導入の決め手

課題の解決策として、同社ではLINE WORKSの導入を検討。コミュニケーションツールとして圧倒的なシェアを誇るLINEのビジネス版であるLINE WORKSなら、社員にとっても心理的ハードルが低く、積極的に利用してもらえると期待して導入しました。

「以前から、携帯電話やスマートフォンなどの業務利用でお世話になっていたコネクシオがLINE WORKSの代理店をしていることを知り、さっそく担当の方に提案をお願いしました。期待通り、情報共有に関する課題を解決できると感じたので、すぐに本格的な社内検討をはじめて、導入を決めました」（宍戸氏）

そして、同社では2018年8月からLINE WORKSのトライアルを開始し、同年９月中旬に導入した。すでに、多くの社員がLINEを利用していたため、導入後に、操作方法や運用に関する質問や問い合わせはほとんど発生しなかったそうです。

「『LINEとはいえ、ビジネス版だと操作方法が違うのでは？』『機能が多いので、使いこなせないかもしれない』といった形で不安を感じていた社員も、実際に使ってみるなかで、LINEと操作方法やUIがほとんど変わらないとわかり、日常業務で積極的に活用してくれています」（宍戸氏）

現場から経営トップまで、スピーディかつ抜け漏れなく情報共有できる仕組みを実現

同社では、LINE WORKS上に管理職と経営層を含むグループを作成し、重要な報告が社長まで漏れなくリアルタイムに伝わるようにしました。

「LINE WORKSの導入後は、トラブルを含む重要な報告を、社長を含むすべての経営層が同時に、しかもリアルタイムに確認できるようになりました」（宍戸氏）

また、作業員と職員との情報共有のスピードも飛躍的に向上しました。LINE WORKSの導入によって、万が一、荷に何らかのトラブルが生じた時には、LINE WORKSから作業員がテキストメッセージと写真で職員に報告をしています。

たとえば、荷に損傷が確認された場合には、スマートフォンのカメラ機能で当該箇所を撮影して職員に送信している。そして、職員は送られてきた写真を確認して対応を判断し、事務所から作業員に対して必要な指示ができるようになりました。

「画像なら荷の状態が一目瞭然です。しかも、LINE WORKSなら、チャット画面で写真をすぐに確認できるので、メールのようにダウンロードしたり、ファイルを開いたりといった手間がかかりません。LINE WORKSを導入したことで、作業員と職員の情報共有のスピードが格段に速くなりました」（宍戸氏）

さらに、岸壁作業員に対する作業手配書も、LINE WORKS上で共有。

「これまで、作業員は、毎日、作業手配書を事務所や詰所の掲示板まで見に行かなければなりませんでした。それを、LINE WORKSで一斉配信することにし、スマートフォン上で確認できるようにしました。その結果、掲示板まで確認に行く必要がなくなったので、みんな喜んでいます」（大平氏）

内定者にもアカウントを発行。あらゆるシーンのコミュニケーションでLINE WORKSが欠かせない存在に

そのほか、列車遅延などによる出社遅れや直行直帰などの勤怠報告、電話メモの伝達、設備利用状況の確認など、非常に幅広い用途でLINE WORKSを活用しているといいます。

「業務に直接かかわらないことも含めて、スタンプも使いながらLINE WORKSを使っています。口頭では言いづらいことや、ちょっとした相談や報告など、いつでも気軽にやり取りできるようになったので、本当に社内のコミュニケーションが活性化しました」（大平氏）

さらに、翌年度に入社する内定者にもLINE WORKSのアカウントを発行。内定者のほか、大平氏らも加わったグループを作成し、内定者との連絡に使用しています。

「以前、その時の内定者から『メールや電話だと、ちょっとしたことを聞きづらい』との声をもらいました。そのため、もっと気軽に内定者とコミュニケーションを図る手段としてLINE WORKSを使うことにしました。その結果、『来社時の服装はどうするか？』といった些細なことも気軽に聞いてもらえるようになりました。また、こちらもかしこまらずに返答できるので、コミュニケーションがスムーズになりました。また、LINE WORKSは既読通知があるので、各内定者がメッセージを確認しているのかを把握できるので安心感があります」（大平氏）

さらに内定者だけのグループをつくり、内定者どうしで自由にやり取りしてもらっています。

「内定者が我々と打ち解け、内定者同士の絆を深めるうえで非常に効果があります。入社後、そのままスムーズにLINE WORKSを使えるのもメリットです」（大平氏）

同社では内定者に限らず、LINE WORKSの利用にはできる限り制限を設けないようにしています。

「当初、ルールを設けることも考えましたが、販売代理店の担当者から、『あまりルールを厳格に決めると、社員が使わなくなる』とアドバイスいただき、自由に使ってもらうことにしました。」（宍戸氏）

最後に、宍戸氏は今後の展望としてBCP対策でのLINE WORKS活用を挙げています。

「社内コミュニケーションで欠かせない存在となったLINE WORKSを、BCP対策でも活用しようと考えています。具体的には、災害発生時に安否確認をワンタッチで一斉送信するシステムを開発中で、2019年早々にはテスト運用を始める予定です。BCP対策以外にも、もっと幅広い用途でLINE WORKSを活用していきたいと思っています」 （宍戸氏）

※ 掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。

【資料公開】運輸・倉庫業界向けLINE WORKS導入事例集

社会問題の解決に取り組む「未来」創造企業をテーマに、各地にサッカー教室などを運営する株式会社globeコーポレーションは、経営理念が浸透するよう全社員に直接社長メッセージが伝えられ、社員間でスムーズな連絡を取り合うためにLINE WORKSを導入。業務報告がトークで迅速に行われるようになるとともに、支部を越えた社員間のコミュニケーションが促進され、様々な成果を得ています。外部トーク連携で新卒内定者のLINEと繋がることで、入社前の連絡もスムーズに行われるようになりました。

– 本事例のポイント –

• 社員が増えても社長から直接メッセージを届けられる環境を構築
• 支部内でのつながり・支部を越えたつながりができ、自発的なコミュニケーションが活発化
• 新卒内定者のLINEグループで細やかな意思疎通を実現

御社の事業と、皆さんの主な業務内容をご紹介ください。

安藤さん :

「地域」や「人」にかかわる社会問題の解決をミッションとする当社は、子どもたちの社会性を養うためのサッカー教室、高齢者の健康増進とコミュニティ提供のための健康教室、育児中のお母様のためのレストラン運営をはじめとする多角的な事業を展開しています。最も規模の大きな事業は3歳から小学6年生までのお子様を対象とするサッカークラブの運営で、北関東、甲信越、北陸に約200の教室を開設しています。私は群馬県前橋市にある本社で、広報、人事労務、営業企画などの業務を担当しています。

齊藤さん :

私は2020年4月に入社し、サッカー教室を運営する部門に配属されました。

名取さん :

同じく2020年4月入社で、サッカー教室関連の業務に携わります。

これまでどのような業務課題を抱えておられましたか。

安藤さん :

当社では役職者と本部社員のみがグループウェアを使っていますが、それ以外の社員にはオフィシャルのコミュニケーションツールを用意していませんでした。そのため、社員間の業務連絡の多くがプライベートで使用しているLINEで行われるようになり、秘匿すべき業務情報を社外の人に誤送信してしまうなどのセキュリティリスクが懸念されるようになりました。また、プライベートのLINEを業務に使いたくないと考える社員もおり、全社員がスムーズに意思疎通を図れる環境が整っていないことも課題となっていました。

近年は事業の拡大とともに各地に展開する事業所の数が増加していることから、経営理念を浸透させるための社員教育にも力を入れています。

その一環としてLINE@で情報を発信するようになりましたが、興味のない社員には読み飛ばされてしまっていて。「会社から」という漠然とした発信ではなく、「本部の誰々さんから」「どこどこ支部のリーダーから」「社長から」といった直接発信するメッセージの方が社員の心に響くのではと考えました。

LINE WORKSに注目された理由と、導入に至った経緯を教えてください。

安藤さん :

大半の社員が使い慣れているLINEに似た操作性を備えており、特別な導入教育を必要としないところに魅力を感じました。運用コストは比較的安価だと思いますが、LINEのように無料ではないことをアナウンスし、費用をかけてでも社内コミュニケーションを活性化したいという会社の思いを社員に理解してもらえるようにしました。導入決定後は、LINEで作成されていた各グループは削除してもらい、LINE WORKSに移行せざるを得ない状況を醸成。全社集会で導入目的や利用方法を説明し、約100名の全社員にアカウントを発行。原則として外部トーク連携を禁止したほかは特に制約を設けていませんが、トークのログを管理者が監査できることを伝え、ネガティブな発言を抑制するようにしています。基本的には各社員の私有スマホでの利用ですが、業務効率向上のためPCにも入れるようアドバイスしています。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

安藤さん :

これまでメールで行っていた業務報告がトークに置き換わりました。サッカー教室を展開する各地の支部のリーダーが、各教室で活動する社員からの業務報告をスムーズに受けられるようになり、メールで扱う情報と、トークで扱う情報が整理されました。さらにサッカー教室に通うお子様がお休みになるといった連絡が支部にあれば即座に教室の担当者に伝えられるなど、情報を速やかに共有する仕組みが構築されました。以前は、教室の担当者はスクールが終わると支部に戻って上長に業務報告をしていましたが、LINE WORKS導入後は直帰して自宅からトークで業務報告を送れるようになり、働き方改革の推進にも役立っています。

以前は支部間のつながりが薄く、それぞれに独立した会社みたいな雰囲気がありましたが、LINE WORKSを利用するようになってからは各支部のリーダーどうしが自発的に連携するようになりました。例えば、業務マニュアルをより使いやすくするためのプロジェクトチームが発足するといった事前に想定していなかった成果も得られています。

LINE WORKSの利点は、誰もがLINEのような感覚でさまざまな情報をフランクに発信できる点にあります。例えば「これからこんな営業活動を展開します」といった意思表示を全社に向けてする社員が現れ、それに対してエールが送られるなど、お互いを高め合うインナーコミュニケーションが活発になりました。当社には「有言実行の毎日を送る」「他人に求めることは自分にも求める」「相手を知り期待以上を狙う」など全60項目の経営哲学がありますが、個々の項目のイメージをスタンプ風の画像として作成。その画像をトークに添えることで、日々の社員どうしのやり取りの中で経営哲学が浸透するような工夫もしています。

トーク以外にどんな機能を利用されていますか。

安藤さん :

売上速報や総務部からのお知らせなど、全社員に向けて発信する情報はホーム（掲示板）にアップして周知を図るようになりました。社内イベントへの参加の意思確認や、毎月紙媒体で発行している社内報に対する感想の収集など、アンケートも活用しています。

また、2020年度の新卒者採用活動から、外部トーク連携で内定者のLINEと繋がれるようにしました。人事担当者と内定者全員が所属するグループをつくり、さまざまな連絡事項を伝えています。

内定者のLINEとグループトークで繋がり入社までのフォローを行う

入社前にLINEで会社とコミュニケーションできる環境が用意されていたことを、どうお感じになりましたか。

齊藤さん :

メールではビジネスライクな文書を作成するのに手間取りますが、LINEなら形式張らずに気楽な雰囲気でやり取りができます。そのおかげで、会社との間でスムーズな意思疎通をすることができたと思っています。

名取さん :

内定中に、出社時の服装をどうするかといった相談を内定者どうしでしたことがあります。私たちの世代にはLINEが広く浸透しているので、会社や他の内定者との連絡に使えるのは非常に便利に感じました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

安藤さん :

現在、サッカー教室の活動後は、教室の担当者が全保護者様に電話をかけて、無事にスクールが終了したことや、その日のお子様の様子などをお伝えしています。多数の保護者様に電話をすることは大きな業務負担ですし、電話に応答されないケースも少なくありません。これまで保護者様との外部トーク連携は禁じてきましたが、連絡業務を効率化するため、今後は保護者様のLINEとつながり、スクールのその日の活動報告をLINE WORKSから提供できるようにするなど、お客様へのサービス品質向上にも活用していきたいと考えています。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年2月当時のものです。