本事例のポイント

• 【無料通話】内線通話のアプリ移行により電話回線を削減し、導入コストを約1/6に
• 【トーク】「母の日」の品質管理を画像共有で効率化し即時改善へ
• 【掲示板】好事例の共有や称賛文化を醸成し現場と本部の連携を強化

御社の事業内容と業界における立ち位置についてお聞かせください。

髙見澤さん:

当社は花き・装花業界のリーディングカンパニーとして、全国でのフラワーショップ運営やオンライン販売をはじめ、ウエディング装花、お葬式のプロデュースなど、花と緑に関わる事業を幅広く展開しています。近年では、商業施設やオフィスの空間装飾、公園などの指定管理事業といったBtoBやBtoG（対行政）領域にも注力しており、企業のパッケージデザインに「花柄」を提供するなど、花の持つ力を活かした多様なサービスを通じて、人々の暮らしに彩りを届けています。

DX推進部が立ち上がった経緯について教えていただけますか。

髙見澤さん:

私は花やみどりの秘めた可能性に魅了され入社し、長らく情報システム部門などの本社本部やグループ会社に在籍していました。若山も同様に、本社本部の物流部門やバックオフィス業務を経験してきた人間です。そんな私たちがDX推進部として着任したのは約4年前のことです。 花き業界は、まだまだアナログな商習慣が根強く、デジタル化への心理的なハードルが高い状況にあります。そうした中で、業界全体をリードして変革していくためには、単にツールを導入するだけでなく、現場の業務や商習慣を深く理解している人間が旗振り役となる必要がありました。現在は営業部門の人材にもDX推進部を兼務してもらうなど、現場とデジタルを融合させる体制づくりを進めています。

LINE WORKS導入以前、社内のコミュニケーションにはどのような課題があったのでしょうか。

髙見澤さん:

かつてはメールが主な連絡手段でしたが、相手が情報を読んだかどうかを確認する術がなく、スピード感に欠けることが大きな課題でした。また、本社や管理部門では電話対応や取り次ぎ業務が非常に多く、物理的な電話機の設置コストや維持管理の手間も負担となっていました。

若山さん:

現場レベルでの課題として、情報共有の「手段」と「セキュリティ」のバランスをどうとるか、という点がありました。 以前より、店舗スタッフや現場担当者の間では、画像をすぐに送れる利便性の高さから、プライベートのコミュニケーションツールで業務連絡を行うケースが見受けられました。しかし、会社が管理できない環境で業務情報を扱うことはセキュリティ上の懸念がありますし、休日でも連絡が届いてしまうなど、従業員のワークライフバランスの観点でも課題があります。そこで、現場の利便性を損なわず、会社として公式に管理できるチャットツールの導入が急務となっていたのです。

数あるツールの中で、LINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。

若山さん:

最大の決め手は、圧倒的な「使いやすさ」と「親和性」です。当社には、長年お花に携わってきたベテランの職人から、デジタルネイティブな若手社員まで、さまざまなバックグラウンドを持つ人材がいます。ITリテラシーにばらつきがある中で新たなツールを定着させるには、誰もが直感的に操作できることが必須条件でした。 多くの社員がプライベートで使い慣れているLINEと同じ操作感であれば、教育コストをかけずにスムーズに導入できると考えました。また、プライベートと仕事を明確に切り分けられる点も、導入の大きな後押しとなりました。

導入後の社内展開や運用ルールについて、工夫された点はありますか。

髙見澤さん:

2018年に導入を開始し、現在は短期アルバイトを除く全社員とグループ会社を含めた約2300IDで利用しています。 利用するデバイスについては、個人のスマホ（BYOD）での利用も許可しています。その代わり、トークには個人情報を載せないといった運用ルールを徹底することで、セキュリティと現場の使いやすさのバランスをとっています。 また、トークルームの作成権限は現場に開放しています。プロジェクトや店舗ごとに自由にグループを作れるようにする一方で、乱立を防ぐため、1年以上利用がないルームは管理側で年に一度削除するといったルールを設け、整理整頓を行っています。

導入によってどのような効果が得られましたか。特に定量的な成果についてお聞かせください。

髙見澤さん:

社内コミュニケーションの速度向上はもちろんですが、その他最大の成果の1つは、本社および管理部門における固定電話機の大幅な削減とコストダウンです。 以前より社内通話はLINE WORKSの無料通話で行うルールを徹底していました。その習慣が定着したことで、内線電話としての物理的な電話機が不要になり、2023年の電話機リプレイスのタイミングで電話回線数を従来の3分の1まで削減することができました。 必要な外線機能のみをIP電話からクラウドPBXへ移行したのですが、事前の回線数削減が効いており、結果として電話設備の導入コストを以前の約6分の1まで圧縮することに成功しました。 個人の内線番号もなくなり、電話の取り次ぎ業務自体がなくなったことで、業務効率も劇的に向上しています。

現場業務における具体的な活用シーンと効果について教えてください。

若山さん:

当社にとって最大のイベントである「母の日」の繁忙期における現場連携でも、LINE WORKSは大きな効果を発揮しています。 母の日は短期間に大量の制作・出荷を行う必要があるため、自社だけでは完結できません。そこで、数十社を超える協力会社様、当社の品質管理担当、物流部門担当、そして出荷現場担当が一堂に会するグループを作成しています。ここでは一定の運用ルールのもと、制作商品の画像を共有し、リアルタイムでの品質管理を行っています。

髙見澤さん:

母の日の一週間で50万件を超える物量を扱う中で、全品全量の画像を登録・確認することは現実的に困難です。そこで毎日、商品ごとの「標準的な品質のサンプル商品画像」をトークルームで共有し、安定的な品質管理を図る運用としています。 現場からアップロードされた画像に対し、本社の品質管理担当がカタログ掲載品との色目やデザイン等のイメージに違いがないかをチェックします。もし相違があれば、指摘や改善事項を速やかに現場へフィードバックできる体制が整いました。以前はメールや電話で確認していたものが、写真ですぐに状況を共有できるため、判断のスピードと品質の担保に大きく貢献しています。

「母の日」繁忙期の特設出荷現場におけるトーク画面。現場担当者、パートナー企業、本社の品質管理室がグループに参加し、商品画像を共有。品質チェックや出荷状況の報告をリアルタイムに行い、即座にフィードバックしている

また、品質管理に特化したトークルームとは別に、出荷現場ごとに専用のトークルームも作っています。そこでは当社の各担当や協力会社様も参加し、制作工程やサンプル画像、納品生花画像など、現場の各種画像を共有・保管するだけでなく、業務連絡や進捗状況も集約することで、参加メンバー全員へ抜け漏れなく情報が行き渡るようにしています。

社外の方との連携や、その他の機能についてはどのように活用されていますか。

髙見澤さん:

ウエディングやイベント装飾の現場では、お客様や施設担当者様との連絡に外部トーク連携を活用しています。個人のLINEアカウントを教える必要がなくなり、セキュリティとプライバシーの両面で安心感が生まれました。休日には「お仕事用のアカウントなので対応できません」という線引きができるようになり、従業員のワークライフバランスを守る防波堤としての役割も果たしています。

若山さん:

掲示板を使った「みんなのヒビヤチャンネル（通称：ヒビチャン）」では、各部署の好事例を共有し、リアクション数に応じた表彰制度を設けるなど、社内エンゲージメントを高める施策に活用しています。以前の一方通行な通達とは異なり、店舗や若手社員からのボトムアップな発信が増え、組織風土の変革につながっています。

髙見澤さん:

また、カレンダーにある「設備予約」を使うことで、会議室や備品の予約状況がスマホからでもひと目でわかるようになりました。日常的な業務連絡から設備の管理まで、LINE WORKSが社内ポータルとして機能しています。

今後の活用展望についてお聞かせください。

髙見澤さん:

今後は、蓄積されたコミュニケーションデータを活用し、タレントマネジメントや人材発掘、人事評価への応用も視野に入れています。また、AIを活用した問い合わせ対応の自動化や、業務品質の均一化にも取り組んでいきたいと考えています。 すでに一部の現場では「AiNote」などの活用も始まっており、議事録作成の効率化などで手応えを感じています。今後はメールやカレンダーとの連携も含め、LINE WORKSを起点とした業務の自動化をさらに進めていきたいですね。

花き業界はまだまだアナログな部分が多い業界ですが、LINE WORKSのような身近なツールを入り口として、現場スタッフのデジタルへの抵抗感をなくし、ITリテラシーの底上げを図ることが重要です。 「すべての明日に、はなやぎを。」というコーポレートメッセージの実現に向け、デジタルとアナログを融合させながら、業界全体のDXをリードする存在であり続けたいと思います。

【お話を伺った方々】

髙見澤 輝彦さん

現場経験を活かし、ITインフラ管理と全社的なDX変革を統括。

若山 淳也さん

バックオフィス経験を活かし、現場目線でのツール定着をリード。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2026年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 周知からわずか2週間でPTA全体200名以上がログインした方法
  – 校長先生もLINE WORKSに参加、PTAの動きが学校側にも随時共有
  – PTA活動の記録をノートに、資料をフォルダに格納して情報を見える化
  – プロフィール情報を工夫して保護者のお子さんの情報が紐づけ可能に
  – PTA→先生→生徒と配布していたPTAからのお便りのトラブルが削減

宇都宮市立国本中央小学校の特色をお聞かせください。

鈴木さん:

本校は宇都宮市北部に位置する、開校120年を超える歴史ある公立小学校です。全校生徒は約300名、花と緑に囲まれた環境、校内には県内でも珍しいスケートリンクがあり、田植えや稲刈りなどの自然を活かした課外授業も積極的におこなわれています。
当PTAでは役員が31名、全体で約230名。執行部、広報部、学年部（1～6年生それぞれ）、保健体育部、整備部などいくつかの部やグループに分かれてPTA活動を分担しています。

LINE WORKSを知ることになったきっかけを教えてください。

佐藤さん:

個人情報が含まれたPTAの内容をプライベートのLINEでやりとりしていたのはセキュリティ上、心配でした。
課題も多かったPTA活動の中で、安全でワンストップで活用できる情報共有ツールをさがしていたところ、インターネットでLINE WORKSというものがあるというのを知りました。
ほかの小学校で使っている事例をみて、「現在の複数の課題を同時に解決できるのはこれだ！」と思いました。そして、すぐにLINE WORKSの導入説明会を申し込みました。
動画を観るだけのセミナーでしたが、パワーポイントの資料もダウンロードできたので、その資料を私がPTA執行部へのLINE WORKS導入プレゼン用に修正して執行部に提案しました。
導入する理由であまりネガティブなことを言って従来までのやり方が良くないと思わせてしまってもいやだなと思い、はじめは「便利らしいよ」程度に役員たちにプレゼンしたのを覚えています（笑）

LINE WORKS導入前はどのような課題があったのでしょうか？

渡邉さん：

LINE WORKS導入以前は各部長さんたちがプライベートのLINEで保護者とつながり、活動の情報共有をしていました。また、「PTAの連絡でプライベートのLINEを使うことに抵抗がある保護者」、「プライベートのLINEでほかの保護者とつながることを控えたい方」にはメールを使用していました。発信する各部長さんたちはLINEとメールの2種類のツールを使っていたので当時は簡単なお知らせも二度手間になっていました。
ほかにもLINEは本名ではなくニックネームで登録している保護者が多く、顔と名前が一致しないこともありましたし、「山田さん」、「高橋さん」など同じ苗字の方が多いと混乱してしまうことがありました。

はじめからPTA全体にLINE WORKSを導入したのですか？

佐藤さん:

まずはPTA会長、副会長たちで試験導入するところからはじめました。「LINEに似ている」という点は導入する上での絶対的なポイントで、誰でも使えるものじゃないとダメだなと思っていました。実際に試験導入してみてLINEとほぼ同じ画面・操作性だったので「これで大丈夫だな、操作説明が不要でPTAの皆さんにすぐ使っていただけそうだな」と感じました。

鈴木さん:

次に執行部、各部長、校長先生（学校代表）にも説明して導入していただき、試験導入の範囲を拡大しました。次に「PTA全体に導入しましょう！」と決まってからは早かったのを覚えています。

最初は「新しいツールを使う」ということで抵抗がある方もいるか心配でしたが、部長さんや役員たちが導入にあたり、丁寧に説明をしてくれたおかげで、反対の声がなかったのは大きかったです。特に丁寧に説明したのは「LINEと同じ使用感」、「個人の連絡先（LINE、電話番号）を教え合わなくていい」、「自動的に友だち追加されない」、「LINE WORKSからの通知はPTAのことだとわかる」などでした。

執行部が保護者たちに導入・ログインのお願いをはじめてから、約2週間で200名以上、約90％以上がLINE WORKSにログインしていただくことができました。登録・ログインでつまずいた方は、間違って自分のアカウントを2つ作ってしまった保護者1～２名だけで、すぐに修正対応ができました。

PTA全体へのLINE WORKS導入までの流れを教えてください。

渡邉さん:

LINE WORKSにログインしていただくには、管理者がメンバーを事前に登録して、そのアカウントとパスワードでログインしていただく方法があります。私たちのPTAは全体で220名を超えるため、事前登録する管理者負荷が高くなるということで、私たちは別の招待方法を選びました。

LINE WORKSにはQRコードをスマホの画面に表示し、相手に読み取っていただき、個人が名前などを入力、管理者は承認するだけでよいという登録方法があります。念のため、紙での説明を補助的におこないながら周知したのですが、想像以上のスピードで各保護者にログインしてもらえました。

メールやLINEでつながっていないメンバーには紙面を配布し、QRコードからメンバー登録をしてもらう。写真は新入学生へ向けた案内資料

LINE WORKSを導入して良かったと感じる点を教えてください。

鈴木さん:

私たちのPTAでは全メンバーのグループは作らず、部単位でトークグループを作成し、必要な人が必要な範囲で情報共有できるよう、情報整理しています。日々のトークでは「既読・未読機能」がついているので、情報が確実に伝わっているか把握しやすくなりました。主にイベントごとの連絡に使っており、たとえば「次のバレー大会で広報部の写真撮影担当者は、朝8時に体育館前に集合してください」というトークを送ると、指定した方からリアクションや返信がきます。未読のメンバーにはトークを送る際に「メンション機能」で、特定のメンバーに効率よく連絡を取れるところも便利です。

校長先生を含めた役員グループは「フォルダ機能」を使って、PTA総会の報告書、年間行事のスケジュール資料、救急救命講習の資料、運動会の準備資料など、PTAと学校が相互に共有しなければならない情報を共有しています。

学年部は活動の中に学校行事のお手伝いがあるので、たとえば子どもたちの田植えや稲刈りの行事ファイルを作成して、学校から来たお知らせをそのファイルに入れています。ほかにもプール当番や運動会の報告事項や反省点など、学校側にも必要な情報を「ノート機能」で共有しています。

お祭りや運動会の事前準備もトークで共有、ミニスタンプでメンバーが確認。

残しておきたいファイルはフォルダに保存し、いつでもデータの閲覧が可能に

藤岡さん:

生活指導部でも活用が進んでいます。学校登校時に子どもたちが横断歩道を安全に渡れるように旗を持って保護者が誘導する「旗当番」というものがあるのですが、その日の旗当番が終わると担当保護者から「本日の旗当番が終わりました」とトークが届きます。旗当番を欠席する保護者がでた場合、朝の忙しい時間ですがスピーディーに把握・対応ができています。

緊急時の対応も迅速になりました。たとえば、夏休みのプール当番中にお子さんが忘れ物をした場合プールに入れないので、保護者に直接LINE WORKSから連絡を取ることができます。以前は保護者へ直接連絡することができず、学校に「●年●組の●●さんが忘れ物をしてプールに入れないので保護者へ連絡をお願いします」と依頼をしていました。今では学校を経由せず直接LINE WORKSのアドレス帳から検索すれば、保護者に連絡が取れるので最短時間で解決できています。

福田校長:

LINE WORKS導入前のPTAとの「資料の共有」「連絡事項の共有」は、パソコンのメールを使っていました。外部とのメールが利用・閲覧できるパソコンが学校には1台しかないため、PTAとのやりとりの確認・返信の時間が限られていることが課題でした。

LINE WORKSを導入した今では、私は学校代表として役員グループに参加しているのですが、学校側もトークルームをみればPTAが「どんな活動をし、どんなスケジュールで、どんな動きをしているのか」が明確にわかるようになりました。

今までの学校・PTAの関係ではなかなか実感できなかったのですが、国本中央小学校PTAのメンバーのトークルームは、さまざまな情報共有・意見交換が飛び交うので、日々精力的にご協力いただけていることに気づかされました。本当に熱心なPTAのメンバーたちと活動できて感謝しています。

導入後、PTA活動に大きな変化や成果は感じられましたか？

渡邉さん:

PTAでは「保護者の名前、上のお子さんの名前＋クラス」「下のお子さんの名前＋クラス」が紐づけされていると管理が非常に楽になります。保護者とお子さんの情報は基本的にエクセルでも管理しているのですが、LINE WORKSのアドレス帳でもひと目でわかると運営上、非常に楽になります。たとえば一家庭に配る資料が1枚でいいものを、兄弟がいることによって必要のない2枚目を配布してしまうのですが、事前にわかっていればこれを避けることができます。

執行部でどこにお子さんの情報を登録しようかと話しあったのですが、最終的にプロフィールにあるニックネームに「お子さんの名前＋クラス」を入力してほしいとPTAの皆さんにお願いしました。お子さんが複数いる保護者にはお子さんの名前もすべて入力していただきました。これは名簿などを管理する私たちからすると、想像以上の成果です。

旗当番の出欠確認・完了報告は、欠かせない。

アドレス帳では何年何組のどの子どもの保護者なのか把握できる

また、印刷物が少なくなったのも大きな改善点です。
学校の職員室の前に棚が設置されているのですが、PTAからの印刷物に生徒名を記入してこの棚に投函すると先生→生徒→保護者へと届くという、アナログな方法でお便りを届けていました。LINE WORKSを導入してからはPTAからの連絡をパソコンで資料作成してPDFデータにし、トークに送信して終了、本当に楽になりました。
先生の負担も減りましたし、印刷物配布でよくある「用紙をなくした」「子どもからもらっていない」というトラブルがなくなりました。

他校のPTAや学校関係者にアドバイスをいただけますか？

渡邉さん:

PTAのように数百名単位のメンバーに短期間で受け入れていただき、登録してもらえるツールはLINE WORKSのほかにはないと思います。新しいツール導入に抵抗がある保護者も多いと思いますが、LINEと似ているLINE WORKSのように使い慣れた操作感のツールを選ぶことは、スムーズに移行できる最大の秘訣だと思います。

鈴木さん:

PTAにとって最も重要なのは活動の負担を減らし、本来の目的である「子どもたちのための活動や時間」に集中できることです。LINE WORKSは、我々PTAや学校を助けてくれる強力なツールであると感じています。もし検討されているPTAがあれば、まずは役員や執行部など小さい単位から試験導入して、ぜひ使用感を体感してほしいです。

【お話を伺った方】
佐藤靖さん（前PTA会長）

鈴木淳さん（PTA会長）

渡邉真由子さん（PTA副会長）

藤岡ゆかりさん（PTA副会長）

福田泰さん（国本中央小学校 校長）

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年12月当時のものです。

本事例のポイント

• 複数連絡手段をLINE WORKSに一本化し連絡業務の負担を軽減
• アルバイトのLINEとつながり店舗スタッフ全体への情報周知を徹底
• Bot を活用し、問い合わせ対応業務の負担を軽減

やまやコミュニケーションズの事業概要をご紹介ください。

宮川さん:

辛子明太子メーカーとして1974年に設立された当社は、地元九州の食文化の価値を高めるべく、もつ鍋や出汁、菓子をはじめとするさまざまな食品の製造販売を手がけるとともに外食事業も展開。「博多もつ鍋やまや」「博多天ぷらやまや」など約50店舗を運営しています。

コロナの収束を受けて2024年にはグループ全体で過去最高の売上額を達成しました。しかし、主力商品である辛子明太子の原料価格高騰や、外食事業においては人手不足が深刻なこともあり、生産性向上のためITを活用していかに業務を効率化できるかが経営上の重要なテーマとなっています。

最初は外食事業部にLINE WORKSを導入したと伺いました。以前はどのような課題に直面していたかお聞かせください。

宮川さん:

本部では電話やメール、他社のグループウェア、SMSなど複数の連絡ツールを併用していました。さらに、本部と店舗のコミュニケーション手段として他社のビジネスチャットも導入し、企画や労務、システムなど本部の各担当者が店舗へ速やかに通達事項を発信できる体制を整えていました。しかし、ライセンス料が高価だったので、アカウントは店長以上の役職者に限定していました。そのため、副店長や一般社員、アルバイトスタッフにはメールなど別の連絡ツールを複数併用して伝達していました。

泉さん:

本部では、これまで複数のツールを経由して新商品やキャンペーンなどの情報を店舗に伝達していたため、手間がかかるうえ、情報が抜け漏れるリスクがありました。一方、店舗スタッフも複数のツールを確認する必要があり、業務負担の増加や、情報伝達不足が顧客対応の質の低下につながる可能性がありました。そこで、本部と店舗間の情報共有をスムーズにし、店舗スタッフ全員が同じ情報を確実に確認できる新しいコミュニケーションツールの導入が急務となっていました｡

宮川さん:

さらに、一部の店舗では個人LINEでやり取りするケースも見られ、会社で管理できないツールを社員が使用することに対する情報セキュリティ上のリスクも懸案事項となっていました。

外食事業部の課題改善に向けて既存のビジネスチャットをLINE WORKSに切り替えられたのはなぜですか。

宮川さん:

LINE WORKSの利用料金が既存のビジネスチャットよりも低コストだったこともあり、より多くの社員にアカウントを付与できると考えました。しかし、1,000名以上いるアルバイトスタッフまでツールのアカウントを付与するとなると管理の負担やコストが大きくなります。LINE WORKSには、LINEと安全にやり取りできる外部トーク連携機能があります。この機能を活用すれば、本部と店舗の社員にはLINE WORKSのアカウントを付与し、アルバイトスタッフは自身のLINEをそのまま使用できるので、管理の負担やコストの課題を抑えつつ、店舗スタッフ全体への周知も容易になることが期待されました。

泉さん:

LINEと同様の使い勝手のLINE WORKSなら、ITツールが苦手な従業員でも簡単に利用できます。チャットだけではなく掲示板やアンケート、タスクをはじめとする豊富な機能を備えており、業務にあわせて最適な方法でコミュニケーションを取れるのも魅力でした。

LINE WORKSの運用に先立ってどんな準備をされましたか。

宮川さん:

情報セキュリティ対策としては、LINE WORKSの管理権限を持つメンバーをIT戦略推進室と外食部門の業務管理室の2名ずつに限定し､管理・セキュリティ設定の不用意な変更を防ぐようにしました｡アルバイトスタッフのLINEとつながる外部トーク連携についても、特定の担当者のみが行える決まりにしています｡

また、以前使っていたビジネスチャットは本部の全員が自由にチャットルームを作成できるようにしていたことから、グループが乱立してどの情報がどこにあるかすぐには分からないことがありました。その反省を踏まえ、LINE WORKSで新しいグループを作成する権限は管理者以上のみに付与することとしました。

ほかに、やり取りが煩雑になるのを避けるためにトークの｢了解しました｣のレスポンスはスタンプで行うことを推奨していますが、細かな運用ルールについては最初から厳密に定めず､実際に活用しながら課題を見つけて改善していくようにしています。

外食事業部でのLINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・掲示板機能と外部トーク連携で店舗スタッフへの情報伝達を効率化

・本部からアルバイトスタッフまで伝達漏れや確認不足を防止

泉さん:

本部から店舗社員への通達はLINE WORKSの掲示板機能を通じて発信し、店舗社員はその内容をアルバイトスタッフのLINEと外部トーク連携したトークルームで共有することで、本部からの情報を店舗スタッフ全体に周知しています。このように複数の連絡手段をLINE WORKSに一本化したことで、本部は情報伝達の効率化と確実性の向上を図り、さらには店舗から本部への問い合わせの削減にもつながりました。店舗社員にとっても、情報を確認する窓口が1つに集約されたことで、情報を探したり確認したりすることによるストレスが軽減したと感じています。

今後は、立ち仕事の多い店舗社員が本来の接客業務に集中できるように、本部社員も、アルバイトスタッフが所属する店舗連絡用のトークルームに加わり、店舗スタッフにとって重要な情報を直接共有する運用を検討しています。店舗社員の情報共有にかかる業務負担を軽減しつつ、伝達事項が全スタッフに確実に届けることができると期待しています。

また、アルバイトスタッフのLINEが社員のLINE WORKSと連携したことで両者がいつでもスムーズに連絡し合えるようになり、昼から夜のシフトへの引き継ぎや勤務シフトの伝達なども円滑になりました。

アルバイトスタッフのLINEを含めたトークルームで、新メニューの作り方動画やシフト表の情報周知が格段にスムーズに

ほかに外食事業部ではLINE WORKSのどんな機能をよく活用されていますか。

【アンケート】回答者の匿名設定で社員が意見を述べやすくなった

【タスク】業務の割り振りや期限管理が効率化

泉さん:

例えば、本部が店舗の卓上POPの大きさや数を見直して適正化したい場合など、店舗スタッフの意見をヒアリングするためにアンケート機能を活用しています。店舗のオペレーションをサポートする立場から見ると、新しいシステムの導入時などに現場の意見を吸い上げるのにも有用です。また回答者を匿名に設定することで、対面の会議では発言しづらいと感じていた社員から本音の意見も得やすくなったというメリットがあります。

アンケート機能でヒアリングを効率化

タスク機能も便利で、メンバーへの仕事の割り振りや、提出物の期限管理などに重宝しています。例えば、本部から各店長に「月末までに棚卸し作業を完了してください」とタスクを依頼し、期限を設定し、進捗状況の管理を効率化しています。依頼もしやすくなり、作業の抜け漏れ防止にもなっています。

外食事業からLINE WORKSの利用がはじまり、現在は全社員に導入されたそうですね。どのような活用効果がありましたか。

宮川さん:

電話とメール、他社のグループウェアの掲示板を主に使用していますが、会社全体の生産性向上のためには、電話やメールよりも気軽に聞けてスムーズにやりとりができるツールが必要だと考え、外食部門でLINE WORKSで培った経験や知見を活かして全社にも利用を拡大していきました。

一方で、さらに連絡手段を増やしてしまうと社員が混乱してしまうと考え、緊急の連絡は電話、緊急とまではいかない急ぎでレスポンスが欲しい場合はLINE WORKSのトーク、急ぎでなく一方的に情報発信を行う場合は既存のグループウェアの掲示板と、伝えたい情報の緊急度や活用度による使い分けのルールを明文化しました。最近はLINE WORKSでやり取りされる情報が大幅に増え、以前よりも情報共有がスピーディになり意思決定も早くなったと感じます。

また、LINE WORKSを使うようになってから、年齢・役職・部門などの垣根を越えてフラットなコミュニケーションが行われるようになったことも成果として挙げられます。本部ではパートなどの準社員が管理職に伝えたいことがあるとき、電話やメールでは直接伝えづらかったそうで、身近な社員を介して伝達していました。しかし普段使い慣れたLINEと似ているトークなら相手との心の距離感が近まり、心理的安全性が高いからか、直接メッセージが発信されるケースが増えているようです。LINE WORKSはこのように、風通しのよい組織づくりにも貢献してくれています。

さらに、以前から業務上の問い合わせに自動回答するチャットボットサービスを使っていますが、期待したほどには利用が進みませんでした。そこで、LINE WORKSのBot機能と連携させたところ、普段づかいのLINE WORKSトークルームから問い合わせができるのが便利だと利用者の数が増加しました。その結果、問い合わせ対応の業務負担が軽減したと感じています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

泉さん:

お客様からの意見や衛生管理データなどは、業務改善プラットフォームのkintoneで管理しています。kintoneからの通知を、誰もが普段づかいのLINE WORKSで受け取れるようにすれば、対応をいっそう迅速化にできるはずです。kintoneに限らず社内で利用する多くのツールと連携させ、「LINE WORKSを開けばたいていの情報にアクセスできる」という業務環境を構築できればさらなる業務効率アップにつながると考えています。

宮川さん:

LINE WORKSが提供しているAI製品にも興味があります。電話対応を自動化するLINE WORKS AiCallを使えば当社のコールセンターの業務負荷を減らせる可能性がありますし、LINE WORKS OCRはFAXで受け取る請求書や発注書などの内容をデータ化するのに有効だと思います。また、近くリリースされるという、LINE WORKSと音声AIを組み合わせたスマートフォン用トランシーバーアプリのLINE WORKSラジャーは、店舗スタッフのインカムとして利用できそうです。社員の業務負担の軽減と効率化、そしてお客様へのサービス品質向上に向け、引き続きIT活用を積極的に行なっていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

宮川 貴志さん

執行役員として全社のITを統括。工場と物流も管掌しSCM改革も推進する。

泉 宏和さん

業務管理室で店舗運営にかかわる企画・管理・教育などに携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 自社内だけでなくグループ企業と一体導入で情報連携が円滑になり作業効率が向上
• シャドーITを禁止し、顧客や協力会社ともセキュアな連絡体制を構築
• クラウドのワークフローシステムと連携し、申請から承認までのスピードが改善
• Botを活用し、問い合わせ対応業務の負担を軽減

御社の事業概要をご紹介ください。

河田さん:

当社は、業務用冷蔵庫や冷凍冷蔵ショーケースなどを軸とした製品を製造するメーカーです。これまでのマーケットはスーパーマーケットなどの流通小売業様や外食産業様など国内の企業が中心でしたが、近年では東南アジアを中心に海外にも展開を進めています。近年はグローバルビジョンも定め、海外でのマーケット拡大にも積極的に取り組んでおります。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

河田さん:

営業社員がお客様や設備工事業者、搬入業者とのやりとりに、個人のLINEを利用していることを把握していましたが、「お客様からの要望」であることもあり、一律に禁止できず、シャドーITに対する懸念も生じていました。一方で、システム開発部門では、外部のシステム会社との共同開発に関するやりとりに別のチャットツールを以前から利用しており、業務効率向上や意思決定のスピードアップにチャットツールが非常に有効であることも認識していました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。また、運用ルールなどは定められましたか。

河田さん:

導入のきっかけはコロナ禍による、在宅勤務の拡大でした。当社でも最大で1/3の社員が在宅勤務で業務を行う事になり、離れていても円滑にコミュニケーションをとる必要に迫られ、チャットツールの導入が決まりました。LINE WORKSを選定した理由は、LINEとつながれるため、社員のシャドーITの対策ができること、また操作性がLINEと似ているため、全社の導入展開が簡易であることが決め手となりました。グループ間のコミュニケーションの活性化のため、当社だけでなく、子会社も含めたガリレイグループ全社で導入することになりました。

LINE WORKSの導入事例サイトで情報セキュリティに厳格な銀行でも利用されていることを知り、セキュリティの観点から自社のセキュリティポリシーと照らしあわせてみても問題がないことを確認。さらには、LINE WORKSのサービス上に保存されるすべてのデータが国際認証を取得した高いレベルで保護されることや、国内にデータセンターが置かれていることも安心材料となりました。

辛島さん:

当社では工場の生産現場を除く社員にLINE WORKSのアカウントを付与しています。PCでの利用に加え、外出の多い営業やフィールドエンジニアなど過半数の社員は会社支給のスマホやタブレットも利用しています。

LINE WORKSを展開する際には、「LINE WORKS社内ルール9か条」を策定し、周知徹底しました。特にチャットツールはいつでもどこでもつながる反面、いつも業務に追われることを心配する声も社内であったので「原則 業務時間外は連絡禁止」を当初から明確に打ち出しました。その他の項目として、ファイルの誤送信防止のため、「社内でのファイル送信はLINE WORKS、社外への送信はメールを使う」やシャドーITを禁止するため「私的LINEの利用禁止」、また当社ではBCPや緊急時の連絡ツールとしてLINE WORKS活用するため、BYODも許可しているので「端末へのファイルのダウンロード禁止」といった規則の順守を促し、利用を開始しました。

営業部と人事部でのLINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・部門やグループ企業間のやりとりもトークでスムーズに

・業務効率がアップし、本来の業務に時間を充てられるように

・外部トーク連携機能で社外の相手とセキュアにやりとりが可能

森田さん:

社外にいるときに自分の担当するお客様から事務所に入電があると、以前は事務員から電話でその旨が伝えられていましたが、車での移動中や商談中は応答できません。LINE WORKS導入後は電話に替わってトークでメッセージが送られるようになったので、手の空いたときに確認してスムーズに対応できるようになりました。また、グループ企業を横断して取り組むプロジェクトもあり､連絡先を交換せずとも、アドレス帳から必要なメンバーを探して、すぐにやりとりできるのも便利です。

お客様先への冷蔵冷凍機器の搬入や設置は専門の協力会社に依頼することが多いのですが、これまでは設置場所や既存設備の説明のために営業が立ち会う必要が多くありました。今は、スマホで撮影した設置場所の写真や搬入経路の動画をトークで共有することで、営業が現地調査に立ち会う機会が減り、その時間を新しい営業活動にチャレンジできるようになりました。設置時にトラブルが起きた際も、写真や動画で送ってもらって状況が把握できスムーズに対応できています。

「外部トーク連携機能」を活用し、個人のLINEでやりとりをしていたお客様とは、会社が管理しているLINE WORKSのアカウントと改めてつながってもらい、現在はセキュアな環境で連絡が行えています。お客様は従来のLINEをそのまま使って当社とやり取りできるので、現場の指示や日程調整などをスムーズに行っています。

吉田さん:

採用面接の際、採用部署の担当者に面接官を務めてもらいますが、面接に必要な資料は「履歴書」など機密性が非常に高く、取り扱いに注意が必要です。以前はメールで送信していましたが、LINE WORKSでやりとりすることで社外の人への誤送信リスクが低減しました。また、トークに添付したファイルは一定期間後に削除されるので、情報管理の面でも安心です。

新人研修は、グループ企業と合同で行うことも多いので、採用や社員教育に携わる各社の担当者でグループをつくり、研修スケジュールなど伝達事項を一斉に共有できるようになりました。また、以前は新卒採用の内定者への連絡はメールや電話で行っていましたが、今は内定者のLINEとつながっています。内定者も、メールや電話よりチャットのほうが会社と連絡をとりやすいようでやりとりもスムーズです。

ワークフローシステムもLINE WORKSに連携させているそうですね。

河田さん:

当社では、以前よりワークフローシステムのコラボフローを利用していました。稟議や各種申請など100を超えるワークフローが使われています。コラボフローとLINE WORKSを連携させることで、場所や時間に縛られずに、申請や承認手続きができるようになりました。出張や移動などの多い決裁者がいつでもスマホから簡単に確認ができるため、決裁プロセスが大幅にスピードアップしました。当社では社長決裁の案件も、早ければ申請の翌日に完了するケースもあります。

ワークフローシステムをLINE WORKSに連携させ、PCを開かずともスマホから申請・承認が行えるようになり、決裁スピードが向上

森田さん:

新規のお客様から注文をいただいた場合、まず社内で新規取引の申請をしなければなりませんが、コラボフローとLINE WORKSが連携してからはその承認も迅速に得られるようになり、新規のお客様からの短納期の発注に応じやすくなりました。

社内システムに関する問い合わせにLINE WORKSのBotで回答する仕組みも構築されたと聞いています。

河田さん:

情報システム部門には、PCやネットワーク、業務システムなどに関する社員からの問い合わせが多数寄せられます。従来は、電話やメールでの対応が中心でしたが、コロナ禍で課員の在宅勤務率が上がった際に、特定の担当者へ電話が集中しても他の場所にいる課員が気づいてフォローができず、「情シス部門の回答が遅い、電話がつながらない」などの不満が社内から上がるようになりました。

そこで、GAS（Google Apps Script）を活用して、問い合わせの受付から対応までLINE WORKSできるBotを構築しました。LINE WORKSのBotから問い合わせ内容を送信すると、情報戦略部の全メンバーへ通知が飛び、手の空いているメンバーが対応します。問い合わせが1人に集中することなくメンバー間で効率よく対応できるので、回答スピードの向上と業務負荷を軽減につながっています。また、問合せの内容の見える化や回答が目に見えるナレッジとして蓄積されるので、過去の問い合わせ内容から回答することもでき、スムーズに解決できることが増えました。

問い合わせをLINE WORKSのBotで受け付けられるように構築。社員は気軽に質問できるようになり、問い合わせ対応を行う担当者の負担軽減にもつながっている

森田さん:

PCの設定で分からないことがあったのでBotを通じて質問したときには、すぐに的確な回答を得られました。スマホからチャットで質問・回答できるのは社外にいることの多い営業にとってとても助かっています。

他にLINE WORKSのどんな機能をよく活用していますか。

【アンケート】社員へのヒアリングや日程調整に活用

【掲示板】産休・育休中の社員向けの会社情報を発信

吉田さん:

社員研修に参加した社員から感想や意見を収集する際に、アンケート機能をよく利用しています。また、ミーティングの日程調整などにも重宝しています。

辛島さん:

社内通知や通達はグループウェアの掲示板で発信していますが、これらは業務端末からしかアクセスできず、産育休中などで休職中の社員は会社の情報に触れることが困難でした。そこで、BYODで利用を許可した社員のLINE WORKS上に、休職中の社員向けに会社の情報をまとめた掲示板を設けました。LINE WORKSを通じて、会社とのつながりを保ち、会社の動向を確認できるようにしています。復職後もスムーズに業務に復帰できるよう、働き方改革の一環として取り組んでいます。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

河田さん:

LINE WORKSは連携できるサービスがとても豊富なうえにUIが優れているので、LINE WORKSを起点とした仕組みを増やすことで、さらに現場の業務生産性を高めていきたいです。

辛島さん:

社内システムに関する問い合わせを､今後は生成AIを活用することで、ある程度の回答を自動作成できる仕組みづくりも進めたいです。将来的には、社内システムだけではなく人事・労務・総務関連の問い合わせ対応にも応用範囲を広げられればと思っています。

【お話を伺った方】

河田 淳一さん

全社の情報戦略の企画立案・システム開発・運用保守を行う情報戦略部を統括する。

辛島 彩加さん

ネットワークセキュリティ担当。SaaSの評価・選定に携わる。LINE WORKSの導入も担当。

森田 麻里奈さん

大阪の営業部に所属し、主に外食産業のお客様への直販営業を行っている。

吉田 早希さん

人事部 で新卒採用や社員教育の業務を担当している。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年7月当時のものです。

本事例のポイント

• freeeと連携し、出退勤の打刻がLINE WORKSのチャットで完結
• 出退勤時間の前後にBotが打刻を促す通知を自動送信し、打刻漏れを防止
• 使い慣れたチャット画面だから操作に不慣れな職員も打刻操作がスムーズ

NPO法人の概要と活動内容をご紹介ください。

三ツ橋さん :

当法人は、障がい児者とそのご家族をサポートする就労継続支援B型事業所です。「カフェおからさん」では、おからを使用したランチやスイーツを提供し、「アトリエおからさん」では革製品や刺し子製品を制作・販売しています。

1日平均で約15名の当法人で働くスタッフは、店を訪れるお客様と交流しながら社会活動を実践しています。もともと障がい児者のお母さんたちによって立ち上げられた法人であることから、アットホームな雰囲気に包まれています。カフェ、アトリエとも作業重視ではなく、「素の自分を出しながら楽しく過ごせる場所」として機能しています。

就労継続支援B型事業の人員配置基準は職員1名に対してスタッフ7.5名とされていますが、当法人では全21名のスタッフを11名の職員で支援しており、人員配置比率が高いのも特長です。

事務作業のIT化にも力を入れているそうですね。

三ツ橋さん :

当法人のように小規模な事業所では、バックオフィス業務の非生産性が職員による支援の質を低下させることにつながりかねません。市や労働基準監督署による監査への迅速な対応のためにも、人手で行っている作業のデジタル化が不可欠です。

まずは煩雑な会計業務の改善を目指し、クラウド会計ソフト『freee会計』を導入したところ、業務の省力化とデータ管理効率化を実感しました。次に、従来の紙ベースの記録では誤記が多く、集計にも手間とコストがかかっていた勤怠管理の効率化を目指し、『freee人事労務』 と『freee勤怠管理Plus』を導入しました。

『freee人事労務』の勤怠管理機能には、各職員のスマホの位置情報からオフィスへの出入りを検知して自動的に打刻する機能があります。しかし、当法人の職員は休日にも遊びでカフェに訪れることがよくあるため、そのときに間違って打刻されてしまうという難点がありました。

この問題を解決するために、オフィスの入口に設置したタブレット端末に入力するようにしたのですが、朝の出勤時はどの職員もするべき作業が多いため、打刻を忘れがちになるという新たな課題が生じていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを導入された理由をお聞かせください。

三ツ橋さん :

『freee勤怠管理Plus』 とLINE WORKS連携により、職員の出退勤打刻をBotで自動的に促し、スマホの画面から打刻が可能だということを知りました。当社はLINE WORKSを導入していなかったので、どれくらいの利便性が高まるのか不安でしたが、フリープランでトライアルすることでコストを抑えながら効果検証を行うことができるため、導入を決めました。

『freee勤怠管理Plus』活用の具体的な様子と効果を教えてください。

• ・LINE WORKSからの自動通知が打刻忘れを防止

• ・職員はボタンをタップするだけで打刻が完了

• ・出退勤データを連携させ、給与計算から振込まで自動化

三ツ橋さん :

LINE WORKSのアプリディレクトリ*で「チャットで勤怠」を選択し、Botを招待すると出退勤の打刻を促す通知を受け取ることができるようになります。

Googleスプレッドシートで管理しているシフト表を『freee人事労務』が自動で取得し、出退勤予定時刻の15分前になるとLINE WORKSのBotから打刻を促す通知をトークに送信させるというのが基本的な仕組みです。

通知を見た職員はボタンをタップするだけで打刻が完了し、打刻し忘れた場合は出退勤時刻の15分後に再度通知が送信されるので、打刻漏れを効果的に防止することができます。

出退勤時間の前後にBotから通知が届くことで打刻忘れを抑止。手書きのように記入ミスが発生することもない

未知のツールを入れて操作を覚えてもらうとなるとハードルがありますが、日頃から使い慣れているLINEと操作性が同じLINE WORKSに抵抗感を抱く職員はいませんでした。おかげで、勤怠の打刻漏れが減り、手作業による集計作業や記入ミスもなくなりました。

さらに、労務を担当する職員の作業負荷もかなり軽減できました。これまで、勤怠を締めたあとに打刻漏れが発覚した場合、一人ひとりの職員と連絡を取り、確認をして修正をするという流れだったため、労務担当の負荷が非常に大きかったのです。職員の打刻漏れがなくなったことで、そういった確認作業がなくなりました。

現在は、LINE WORKSで打刻された出退勤データに基づいて『freee人事労務』が給与を計算し、給与振込依頼ファイルを作成してネット銀行に取り込ませ、給与を振り込ませるところまで自動化できました。これにより、出退勤の集計から給与振込までの事務処理が大幅に短縮できています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

三ツ橋さん :

職員間の業務連絡については、私用のアカウントとは別に取得してもらったLINEアカウントで行っています。LINEはもともとプライベートなチャットツールなので、今後の業務連絡はLINE WORKSに集約して公私を明確に分けられるようにしたいと考えています。

【お話を伺った方】

三ツ橋 健さん

社会福祉協議会、児童養護施設、多文化共生事業などに携わった後、就労継続支援B型事業所の運営するNPO法人フラットハートを設立。

*アプリディレクトリについての詳細はこちら

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した当時のものです。

本事例のポイント

• イベント当日の運営に関係する外部のメンバー全員との連絡手段に活用
• プロジェクトごとに適切な管理設定を行い、安全に情報共有
• 県庁内に限らず県全体の事業者のDX推進を後押しするツールとしての役割に期待

長崎県におけるデジタル化・DXの主な取り組みをご紹介ください。

井手さん：

長崎県 企画部 デジタル戦略課は、長崎県全体のデジタル化やDX推進を目的として2022年度に編成された組織です。官民問わず県庁内外の多様なデータを連携させることのできる『データ連携基盤』の構築や、ドローンをはじめとする次世代モビリティの社会実装などを目指してさまざまな取り組みを進めています。

また、総務部においては、長崎県全体にDXを浸透させるためにも庁内でのデジタル人材育成に力を入れています。Eラーニングなどを活用しながら、全庁でのDX推進の先頭に立てるような職員の育成を目指して人材育成方針を策定しました。

中尾さん：

長崎県では2021年度から2025年度まで「ながさきSociety5.0推進プラン」を実行しており、デジタル戦略課が担当組織としてSociety5.0の実現によって県民の生活を豊かで質の高いものにすることを目的に産業振興や地域活性化を目指しています。

現在、連携協定を締結してLINE WORKSを利用されていますが、御庁で導入を検討することになった背景を教えてください。

井手さん：

昨今、ほかの自治体同様に長崎県庁でも外部関係者と連携してプロジェクトやイベントを推進する機会が多くなりました。外部関係者との連絡手段は電話やメールが主でしたが、電話はお互いに行き違いが発生するなど折り返しが頻繁になり、タイムロスが生じることが少なくありませんでした。メールは「お世話になっております」「引き続きよろしくお願いいたします」などといった定型文が必要といった、お作法に縛られるなど文面作成に手間や時間がかかっていました。

庁内でのやりとりには既に他のビジネスチャットツールを利用していましたが、庁内に閉じたネットワークで使用するものであるため、外部関係者とよりスムーズにコミュニケーションを取るためのツールが別に必要だと考えていました。

中尾さん：

このような状況が続いていたころ、他課の職員からLINE WORKSについての情報提供がありました。LINE WORKSを利用すればチャット機能で庁外の関係者ともスピード感を持ってやりとりできることが分かり、さらにメンバー・組織の一括管理や利用履歴の確認といった管理・監視機能も備えていて安全に利用できると判断できたため、2022年5月、LINE WORKS社とデジタル戦略課が属する長崎県企画部とで連携協定を締結し、導入を決定しました。

LINE WORKS導入にあたり管理やルール設定はどのようにされていますか。

中尾さん：

職員はLINE WORKSをBYODで利用しているため、セキュリティ面には特に気を付けています。管理者機能やルールは、やりとりする情報の重要度やセキュリティレベルに応じてプロジェクトごとに設定しているのですが、例えば、外部のLINEユーザーとつながる場合は管理者の許可を得なければならないようにしています。こうすることで、プロジェクトに関係のないメンバーがLINE WORKSでのやりとりを目にするリスクを軽減できていると考えています。

イベント運営時のLINE WORKSの具体的な活用方法をお聞かせください。

井手さん：

2023年9月に開催された産業展示会「ながさきデジタルDEJI-MA産業メッセ2023」の運営にあたり、外部のイベント運営関係者との当日の連絡手段としてLINE WORKSを活用しました。

イベント当日は、職員を含む関係者全員が会場での来客者対応や設営、スタッフへの指示出しなどその場に応じた迅速な判断や対応が求められます。そのような状況では電話で頻繁に連絡を取り合うことは難しく、そのうえ電話だと1対1でしかやりとりができず情報共有に時間がかかってしまいます。さらに当日配布されるインカムの台数にも限りがあったため、関係者全員で迅速に情報連携することは困難だと考えました。

そこで電話やインカムの問題を解決するツールとして選んだ連絡手段が、LINE WORKSでした。

中尾さん：

イベント開催に向けてイベント運営会社のLINEとつながり、職員も含めた関係者だけのトークグループを作成しました。外部の方にイベントのためだけに新しくツールをインストールしていただく必要がなかったため、とてもスムーズにやりとりを開始できました。グループトークでは主に当日のイベント準備・運営に関するやりとりをしていたのですが、例えば準備中は「受付設営が完了しました」などといった準備の進捗や確認事項を多く連絡していました。

イベントが開催されてからは「お茶が足りないため至急用意をお願いします！」「ポスターは増刷した方が良いですか？」「ここに忘れ物がありました」といった、突発的に発生する確認事項などをグループで共有していました。

その場で撮影した写真をすぐに送信できるため、「今どこにいますか？」「パスはどこで回収しますか？」という質問に対してテキストと一緒に周囲の様子の写真を撮影して送信することで、スムーズかつ分かりやすくイベント運営を行うことができました。

井手さん：

LINE WORKSの活用により、イベント当日は関係者とスピーディで確実な情報共有ができました。例えば、忘れ物の持ち主を確認する作業1つとっても、LINE WORKSであれば一人ひとりに聞いて回らずとも、グループに忘れ物の写真を送信すれば即座に問題が解決します。

当初の予想通り、さまざまな持ち場にいる関係者全員が即座に情報を確認できる環境を整えられ、スムーズなイベント運営を実現できたと感じています。また、LINE WORKSは監視機能によってトークの内容をモニタリングできるため、県庁としても安心して利用できます。

イベント運営以外にも、県公式のコミュニティのプラットフォームや議会議員への連絡手段としてLINE WORKSを活用されているそうですね。

中尾さん：

長崎県公式の官民参加型のオンラインコミュニティ「長崎友輪家（ながさきゆーりんちー）」は、長崎県内外の関係人口の創出のための取り組みとして、長崎についての情報交換や交流会やイベントを通して長崎県の魅力を共有し合っています。LINE WORKSもコミュニケーションプラットフォームの一つとして活用しておりコミュニティを管理しながらセキュアに運営できています。

井手さん：

県議会議員と議会事務局職員との連絡手段としてLINE WORKSを活用しています。

LINE WORKS導入以前は職員が電話、メール、FAXにより議員に連絡をしていましたが、現在は議員全員と事務局を含めたグループトークを作成し、各種連絡や議会日程を共有するなど円滑な情報共有、迅速な情報伝達に努めています。

今後LINE WORKSの活用をどのように展開していきたいとお考えですか。

井手さん：

デジタル戦略課の役割の一つに県庁内外のDX推進がありますが、県内の事業者からは「DXに取り組みたいが、何から手を付けるべきか分からない」という声をよく耳にします。そのような事業者へ情報共有のスピード化もDXの一つであることを伝え、DXに取り組むきっかけ作りをしたいです。使いやすさと導入ハードルの低さが魅力のLINE WORKS であれば、DXへの取り組みの第一歩として事業者も導入に踏み出しやすいでしょう。

中尾さん：

長崎県ではDXイベントを過去2回開催しました。県民の皆さんからは「DXを考えるきっかけになった」という声をいただくなど大変好評だったので、引き続き、長崎県全体でのDX実現に向けて意識啓発にも努めたいと考えています。

【お話を伺った方】

企画部 デジタル戦略課

課長 井手 潤也さん

産官学連携で長崎県のDXを推進する役割を持つ企画部 デジタル戦略課を管理する。

企画部 デジタル戦略課

主任主事 中尾 ひかるさん

デジタル戦略課内の予算調整業務やLINE WORKSの管理・問い合わせ対応を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 事務局からの連絡事項を全クリニックのスタッフに速やかに伝達
• スタッフから事務局への問い合わせや悩み相談にも活用
• 問い合わせの対応も迅速になり患者さまの満足度向上にも寄与

ルシアクリニックの概要をご紹介ください。

石上さん :

ルシアクリニックは2018年に大阪の心斎橋で開業し、現在は大阪や東京をはじめとする全国主要都市を中心に全16院を展開しています。当クリニックは医療脱毛、スキンケア、美容整形など幅広いサービスを提供しており、医師や看護師による高品質な治療・施術によって、効果を実感しやすい点が特長です。ハイスペックな機械や設備を備えながら、比較的手ごろな価格でサービスを提供しており、多くの患者さまから高い評価をいただいています。ルシアクリニック事務局では、総務、企画マーケティング、店舗管理の3つの部門を設けており、各クリニックを支援しています。

LINE WORKSの導入前はどのような業務課題を抱えていましたか。

石上さん :

以前は事務局からクリニックのスタッフ全体への連絡事項があると、各クリニックの共用PC宛にメールで送信していました。現場のスタッフには個別のPCが用意されていなかったため、受付カウンセラーが事務局から送られてきたメール本文を印刷し、各クリニックのスタッフ全員に紙で配付していました。運営するクリニックの数が少なかったころは、各クリニックの責任者が集まって頻繁にミーティングを開くこともできたので情報共有にあまり課題もなかったのですが、関西圏以外にも展開するようになると、伝達事項に対する反応を得るのが難しい状況になりました。そのことがきっかけとなって社内連絡やスタッフどうしのコミュニケーションを促進する情報共有ツールの導入を検討するようになりました。

上木さん :

クリニックの数が増えると、施術方針などに違いが生じやすくなります。それを防ぐために、毎月のマネージャーミーティングで施策を話し合い、各クリニックに伝えて、全体のサービス品質を均一化するよう努めています。ただ、会議で決定した施策の伝達もメールだったため、現場のスタッフへの共有は受付カウンセラーを通じて行われており、周知を徹底するのが容易ではありませんでした。

また、一部のスタッフは連絡手段に個人のLINEも使っていましたが、スタッフ全員が事務局と友だち登録しているわけではなかったので、誰もが簡単に連絡を取り合える状況ではありませんでした。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由と、運用までの経緯をお聞かせください。

石上さん :

大半のスタッフが使い慣れているLINEと操作性が似ており、導入の際に教育を行う必要がなかったほか、個人のLINEで連絡していたことでオン・オフの切り替えが難しくなったり情報が埋もれてしまったりすることがあったため、仕事用のアプリとして切り分けることでオン・オフの切り替えがしやすくなるLINE WORKSに魅力を感じました。フリープランを試用したところ期待どおりの使やすさだったので、すぐに全社で本格的に導入することを決定しました。

各自のスマホにアプリをインストールしてBYODでも利用できるLINE WORKSは、組織全体での情報伝達を円滑にすることに特化したコミュニケーションツールと位置づけられました。

運用を開始する際には、全スタッフ、各クリニック、職種別といったグループを構成し、必要に応じてスタッフが自由にグループを作成できるようにもしました。導入するとすぐに多くの連絡がLINE WORKSで行われるようになりましたが、すべての情報伝達を強制的にLINE WORKSに置き換えてスタッフの混乱を招かないように、以前から使っていたメーリングリストや個人LINEのグループなどはしばらく残しつつ、徐々にLINE WORKSに移行しています。

活発な利用を促進するために特別な規則は設けていませんが、事業拡大に伴い面識のないスタッフが増えたことから、マイプロフィールには自分の顔写真を設定することをルールとしています。また、業務時間外に業務連絡を受けたくない人には、夜間や休日に通知を自動でオフにする設定を勧めています。

各クリニックへの伝達はどのように変わりましたか？導入効果をお聞かせください。

●事務局がスタッフ一人ひとりと直接連絡が取れ合うように
●メールでは難しかった双方向のコミュニケーションを実現
●電話番号を知らないスタッフにもアドレス帳から素早くコンタクト

石上さん :

私は人事・総務関連の業務を統括しており、会社の制度や組織運営に関する情報を全社員に伝える役割も担っています。メールを使用していた頃は、ほぼ一方的に送信しているだけでしたが、LINE WORKSによって情報の伝達スピードが格段に向上しただけでなく、内容に疑問があれば直接私にトークで質問してもらえるようになり、今では個々の社員としっかりコミュニケーションが取れるようになりました。

情報伝達の即時性が高まり、個別のスタッフからの質問にも対応できるようになった

慶弔関係の書類を受け取る際には、書類を提出する社員・事務担当者・私のグループを作成し、事前に書類をPDFで共有して内容をダブルチェックできるようにしています。個人の携帯番号を知らない社員に急いで連絡を取りたい場合も、アドレス帳から即座にトークや音声通話でコンタクトできるのもとても便利です。

白井さん :

当社には無遅刻・無欠勤の皆勤者や設定した売上目標を達成した社員に付与する特別休暇など、さまざまな制度があります。労務管理を担当している私は、それらの申請や消化方法についてよく質問を受けます。スタッフの勤怠状況については、以前はメールで各クリニックの責任者に問い合わせていましたが、スタッフ本人と直接行えるようになり、確認が格段にスムーズになりました。

クリニックの設備機器が故障したときには、不具合を示す箇所の写真を送付してもらうなど、画像を手軽に共有することができるので、視覚的にも伝えやすさが広がりました。

社員からのさまざまな問い合わせにもスピード感をもって対応できている

また、事務局の業務担当者の役割や業務分掌が、各クリニックのスタッフからは分かりにくいという声を受け、担当業務を一覧にして掲示板に掲載し、いつでも確認できるようにしています。

上木さん：

アドレス帳から社内の誰にでも簡単にトークや音声通話ができるのが便利です。クリニックの責任者が休みの日であっても、メンバーに伝えたい急ぎの用事があるときなど役立っています。また、送信したトークに対して誰が既読かまで分かる機能はLINE WORKSならではの利点です。メールのようにただ送りっぱなしではなく、ちゃんと情報を届けられているという安心感を得ることができています。

患者さまへの対応についてもLINE WORKSを活用されているようですね。

上木さん :

人が機械を操作して行う医療脱毛には、ときどき患者さまからご不安の声をいただくことがあります。そうした場合の応対の仕方などをクリニックの責任者や看護師から相談されたときに、以前よりも素早く適切な案内を伝えられるようになったことで、間接的に患者さまの満足度向上につながっているのではないかと思います。

上木さん :

「患者さんにはこういう説明をすると理解しやすい」といったナレッジは、テキストよりも口頭によるニュアンスで伝えたほうが理解されやすい場合が多いので、音声通話機能を使って各クリニックのスタッフと直接話すことがあります。特に遠方のクリニックのスタッフとは対面できる機会が少ないため、熱意を持って伝えるためにあえて通話を使うこともよくあります。また、各クリニックのスタッフからは職場での人間関係の悩みなどを通話で相談されることもあります。お悩み相談はテキストよりも通話の方が伝えやすいと感じるスタッフが多いようです。

他に、LINE WORKSの導入によって感じた変化や導入効果はありますか。

上木さん :

LINE WORKSは「業務に特化したツール」という意識が働くので、プライベートでLINEを頻繁にチェックする習慣がない私でも、業務時間中は頻繁に通知を確認しています。

白井さん :

LINE WORKSは業務効率を向上させるだけでなく、拠点が遠くてなかなか顔を合わせることができない社員とトークで年末年始の挨拶を交わしたりすることで、良好な人間関係を築くのにも役立っています。

石上さん :

職場での悩みを身近な上長などにすぐに相談できることは、働きやすい職場環境を整えるうえで非常に重要です。事業拡大の中で事務局の担当者が各クリニックのスタッフと直接顔を合わせる機会が増やせなくても、LINE WORKSは組織内のコミュニケーションを円滑にするために不可欠な手段となっています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させていきたいですか。

石上さん :

近く導入予定のワークフローや勤怠管理など、さまざまなシステムとLINE WORKSを連携させて、より業務効率を向上させることを視野に入れています。また、将来的にはLINE WORKSのBotを活用して、スタッフがトークに送信した質問に自動回答される仕組みを構築することも検討したいです。

【お話を伺った方】

石上 泰寛さん

総務部の責任者として人事・総務業務を管理。LINE WORKSの導入に携わる。

白井 紗也佳さん

総務部で労務管理を中心に担当。LINE WORKSの運用管理を担当する。

上木 真衣さん

看護師マネージャーとして渋谷、神戸、広島、福岡の4店舗を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年10月当時のものです。

本事例のポイント

• ハイウェイパイロット（運転士）への職種間の情報格差などが改善
• 対面と比べて発言のハードルが下がり、ハイウェイパイロットから自発的に意見が出るように
• 車両の不具合を整備士に画像や動画で共有。より短期間で適切な車両整備が可能に
• 健康への関心や意識を高める活動にも活用

御社の事業内容をご紹介ください。

糸井さん：

高速バス「WILLER EXPRESS」を運行している当社は、全国8カ所に営業所を展開、23路線417便を運行しています。安心・安全を最優先に捉え、乗務員の体調不調や居眠りによる事故を未然に防ぐために、積極的にIoT技術を活用しています。すべてのハイウェイパイロットは運行中に眠気検知機器を装着しており、運行管理者はハイウェイパイロットの疲労や眠気の予兆をリアルタイムに把握、必要に応じて遠隔から休憩の指示を出すこともあります。当然ながら、お客さまの快適さと便利さも私たちにとって非常に重要です。2006年から高速バス事業に参入して以来、お客様が座るシートについては自社開発にこだわり、快適な乗車体験を提供できるよう努めています。

LINE WORKS導入前はどのような課題を抱えていましたか。

糸井さん：

内勤者どうしはグループウェアを使用して情報を共有していますが、運行が主業務のハイウェイパイロットにはグループウェアのアカウントやパソコンを付与しておらず、主に紙や口頭で情報伝達を行っていました。しかしこの方法では、内勤者とハイウェイパイロットの間で情報伝達のタイミングに時差が生まれる、限られた情報しか伝達できないといった課題がありました。

一方で、管理者の手間やコストの観点から、グループウェアのアカウントを付与することは難しく、コンパクトかつ適切なツールを見つけることが求められていました。

森さん：

私が所長を務める長野営業所では、ハイウェイパイロットの勤務時間８時間のうち、営業所に滞在する時間は1時間程度しかありません。この短い時間に会社からの伝達事項をハイウェイパイロットへ伝えるために、紙の回覧板を使用していました。しかし回覧板は、流し読みされやすく見たいときに再び確認もできないため、情報が適切に伝わるかという観点では、十分ではなかったのが現実でした。

原田さん：

体調不良や居眠り等に起因する交通事故を防ぐためには、ハイウェイパイロットの健康管理が極めて重要です。私は保健師として、ハイウェイパイロットへ健康診断の案内や健康情報の発信を行っています。LINE WORKS導入前は、営業所の所長や健康担当者を介して紙ベースで情報提供を行っていましたが、ハイウェイパイロットに届いているのか、提供した情報が役に立っているのか知る手段がありませんでした。

数あるツールの中で、LINE WORKSを選定された理由は何でしょうか。

糸井さん：

使いやすさが最も重要なポイントです。新しいツールへの抵抗感を持つ人もいますが、この点に着目しLINEの使いやすさを踏襲したLINE WORKSを選定しました。

実際にLINE WORKSの利用は任意ですが、ガラケーを保有している一部のハイウェイパイロットを除いて、ほぼすべてのハイウェイパイロットがBYODでLINE WORKSを利用してもらえています。

LINE WORKSを運用するまでの経緯を教えてください。

森さん：

最初にLINE WORKSの活用プロジェクトを立ち上げました。まず運用モデルを構築するため、長野営業所内でトライアル運用を開始し、ハイウェイパイロットに対してグループトークを通じて規定変更やトラブル発生などの情報を発信。また、掲示板を利用してYouTubeに限定公開でアップした経路動画を共有するなど、さまざまな活用方法を試しました。

トライアルの結果、誰が既読なのかまで分かり、またハイウェイパイロットと内勤者の間で双方向のコミュニケーションが生まれるなど、LINE WORKSの活用メリットを十分に実感しました。この成果を受けて全国の営業所にLINE WORKSの導入を展開しました。

さらに、プロジェクトの一環としてLINE WORKSの運用マニュアルを作成し、導入の目的や具体的な使用例を会社全体に発信していきました。これにより、ハイウェイパイロットだけでなく内勤者にもLINE WORKSのメリットを理解してもらい、活用のモチベーション向上を促進しました。

LINE WORKSを活用したハイウェイパイロットとの情報共有について、具体的に教えてください。

糸井さん：

特に掲示板機能を積極的に活用しています。会社全体用と8つの営業所ごとの掲示板を設け、経路動画やWILLER GROUPの各種ニュースなどを投稿しています。

会社全体の各種ニュースに関しては、以前はハイウェイパイロットに十分に周知されていないことがありました。例えば、シフトの関係上、テレビ取材を対応したハイウェイパイロットに放送日が伝わったのが、放送の翌日だったという残念なこともありましたが、現在は即座に放送予定などを共有できるようになりました。タイムリーに情報を共有することで情報格差が解消され、ハイウェイパイロットと内勤者との間で円滑なコミュニケーションが実現されました。

経路に関しては、これまでもハイウェイパイロットには動画で展開をしていましたが、以前は営業所に滞在している時しか経路動画を確認することができませんでした。しかし、今ではスマホで見られるため、ハイウェイパイロットの都合に合わせて経路を再確認できるようになり、非常に便利だと感じているようです。

街中の降車場や迂回路などの経路を動画や地図で共有しスムーズな運行を実現している

原田さん：

これまでハイウェイパイロットに紙で閲覧してもらっていた健康に関する各種情報を、掲示板を通じて周知しています。具体的には、健康管理イベントの告知や身近な病気に関する知識などを共有しています。以前は紙ベースの情報提供しか手段がありませんでした。しかし今は、LINE WORKSという手段が加わり、既読の有無が分かるほか、発信する情報の性質に応じて発信手段を使い分けられるようになりました。

運行中に発生する渋滞状況の共有や車両トラブル発生時の連絡などにLINE WORKSを活用しているそうですね。

森さん：

運転中のハイウェイパイロットにはスマホの操作を禁じている一方で、バス停の乗り場や渋滞状況などの運行情報は無線機を通じてリアルタイムに運行管理者へ共有されています。この情報は運行管理者によって、LINE WORKSの掲示板やグループトークを通じてこれから運行するハイウェイパイロットにも伝えられています。これまで終業時にハイウェイパイロットから口頭で伝えられていた運行情報が、今ではLINE WORKS上で迅速に情報共有されています。

また、営業所別やプロジェクト別のグループを作成し、グループトークでも情報共有を図っています。例えば、運行中に車両の不具合が発生した場合は、不具合の様子が分かる写真や動画をハイウェイパイロットと整備士が入った車両故障グループにアップすることで、不具合の状況を視覚や音で確認できるようにしています。これまで口頭で伝えられていた内容を目と耳でも確認できようになったことで、整備士たちは迅速に修理が必要かどうかを判断し、より効率的な対処が可能になりました。

そのほか、最近ではハイウェイパイロットからの意見もLINE WORKS上で交換されるようになりました。対面では言いにくいことも、LINE WORKS上であれば声を上げるハードルが下がり、発信が苦手なハイウェイパイロットの意見も多く採り入れやすくなっています。

糸井さん：

当社は全国8か所に営業所を展開しており、ハイウェイパイロットは全国各地で昼夜問わず運転しています。そのため、緊急時に従業員の安否確認が迅速に行えるように、アンケート機能のテンプレートを活用しています。これまでにも、地震が発生した際に2回の安否確認を実施し、従業員の無事を迅速に確認することができました。

地震発生時の実際の安否確認の内容。選択式の回答にしたことで、従業員全体の安否状況がすぐに確認できた

LINE WORKS活用の今後の展望を教えてください。

糸井さん：

API連携を推進していきたいです。例えば、運行情報管理システムからシフトデータを抽出し、カレンダーにシフトを表示する方法を検討しています。これによって、現在の紙ベースのシフト表の印刷と配布の手間を減らすことができるでしょう。その他にも、アルコールチェッカーや地図アプリとの連携も視野に入れています。こうした連携が実現すると、管理者とハイウェイパイロット双方にとって手間を減らすことが可能になると考えています。

【お話を伺った方】

管理本部 人事労務企画チーム チーム長

糸井 貴行さん

採用や人事制度設計など人事業務に従事している。

管理本部 管理部 保健師

原田 リエさん

全従業員を対象に健康管理全般を担当している。

長野営業所 所長

森 健さん

長野営業所の責任者を務める。

本事例のポイント

• 数多あるプロジェクトをグループトークで管理し生産性を向上
• 生産農家のLINEと社内関係者でグループをつくり受発注業務を可視化
• 紙で保管をしていた棚卸し情報、日報、商品管理を掲示板に保存・全社に共有

御社の事業内容と皆さんの業務についてご紹介ください。

脇坂さん：

当社は、農家を小学生のなりたい職業1位にするということを目標に2011年に設立しました。東京都中央区銀座に本社を置き、農業支援や地域創生、マルシェのプロデュース事業等、農業にまつわる事業プロデュースを全国で行っています。具体的な事業内容としては、閉校した東神楽町の小学校を活用した“東神楽大学”という複合施設の運営や、地域商社の運営になります。またマルシェでは、東京や札幌などを中心に６ヶ所以上、年間で220日間ほど開催しています。

私は、代表取締役として農業事業の新規プロデュースや、全国で進行する30件以上にわたる複数事業の統括マネージメントを行っています。

成田さん：

私は、当社が運営する東神楽大学という複合施設内で売店の管理や施設内にあるカフェの運営を担当しています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

脇坂さん：

複数の事業を全国で展開する中で、社内外のメンバーで横断的に複数のプロジェクトを遂行しています。ほとんどのメンバーがそれぞれ異なる場所で働いていますが、メールや電話以外で会社として決まった連絡ツールはありませんでした。メールや電話では日々の連絡や確認、まとまった指示が困難であり、自然と個人LINEを使うケースが増えてきました。しかし、個人LINEでもプロジェクトで管理する情報をアーカイブして、後から参照することが難しく、確認漏れが生じてしまうこともあり、連絡ツールに課題を感じていました。

成田さん：

購買部における地域商社の仕事では、生産農家さんとやりとりすることが多く、以前は電話やLINEなどでそれぞれの生産農家さんと個別にやりとりをしていました。電話は記録が残らないですし、チーム全体で情報を共有する際に伝達ミスが生じて、受発注漏れなどにつながることもありました。また日報などの書類も手書きで書いてそれを写真に撮って送ってもらってから集約するなど、２度手間・3度手間になってしまうこともありました。

課題解決のためにLINE WORKSを選定した理由と、導入までの経緯を教えてください。

脇坂さん：

遠隔地の人やリアルで会っていない人どうしが、同じツールで簡単に情報を伝えられたり、情報の保存や整理ができたりすることが、まず重要でした。また、年配の方やパートタイムスタッフでも操作しやすいユーザーインターフェイスで、スマホでもPCでも使えるものはないだろうかと探していました。

他社の企業向けサービスも検討したのですが、操作性が難しく、実際に使いこなせる人が限られてしまうことが懸念でした。

その点、LINE WORKSはまず“LINE”という知られたサービスの名前がついていることがとても好印象でした。生産農家さんやパートスタッフの方に導入の説明をする際にも、別のサービスだといちから改めて教えなくてはいけないところが、LINE WORKSだとLINEのようなものだから簡単に使えるだろうと類推されて、導入に理解を示してもらいやすいというのがありました。実際に60歳を過ぎたおばちゃんスタッフに見せても、スマホで使えるしLINEに似たものならいいね、という反応だったので、導入を決めました。

LINE WORKSの導入によって、社内・社外における業務連絡が効率的になったそうですね。

脇坂さん：

基本的には、プロジェクトごとにグループトークルームを作成して、その中で情報交換を行っています。グループメンバーの一部でさらに細かいディスカッションの必要性を感じた場合は、ディスカッション専用のグループトークを立ち上げて、オンライン上での会話を効率的に行っています。

必要に応じてグループを作る運用にすることで、ひとつのグループの中で話題が錯綜するようなことにもなりませんし、ディスカッションそのものには直接関係のないメンバーに通知が届き続けるというようなこともありません。

社内のメンバーはもちろん、社外の関係者や生産農家さん、シェアオフィスの利用者さんなどとも外部トーク連携をして、日々の連絡や受発注などさまざまなシーンで活用しています。生産農家さんたちとは個人LINEと連携して電話ではなくトークでやりとりしています。これにより、それぞれのチームで全体の進捗を把握したり、見落としがないよう全員でカバーし合うことができるようになりました。また、複数のプロジェクトを抱えていても、LINE WORKSさえ確認すれば良い、という状態にすることができたので、気持ち的にとても楽になりました。

日報や棚卸し情報など、LINE WORKSの掲示板で簡便に共有していると伺いました。

脇坂さん：

掲示板は、大きく分けて３つの用途に活用しています。

１つ目は日報の提出と共有です。以前は、手書きの日報をスマホで撮影してプライベートのLINEで社内共有していました。その頃は業務拡大前で人数が少なかったため、なんとか運用できていましたが、それでも情報を見返すためにLINEのトークを遡る手間がありました。現在は、各社員の日報、店舗ごとの日報の両方ともでLINE WORKSのテンプレート機能を使っています。テンプレートは、あらかじめ用意されているフォーマットをカスタマイズして使用できる上に、スマホで手軽に入力できるので、作成も共有もとても楽になりました。

２つ目は店舗の棚卸し情報の報告です。当社は、札幌市内や東神楽大学内等で複数の店舗を運営しており、定期的な棚卸し作業が必要となります。以前は棚卸し用のノートに手書きで記録して、各店で保管するのみだったのですが、今は現場のパートスタッフが手書きした在庫数のメモをスマホで写真に撮って、掲示板に掲載しています。スキャンして資料に起こすといったことをしなくても、画像を添付するだけで情報を保管し、社内で共有できるようになりました。

３つ目は商品情報の共有です。こちらも写真添付と文章で掲示板に投稿することでいつでも何度でも見返せますし、商品管理にも役立てています。

ツールによってはシステムが作り込まれ過ぎていてすべての情報をデータ入力しなければならないものもありますが、LINE WORKSはアナログの良さを残しつつ、社内共有が手軽にできるところが良いと思います。

成田さん：

掲示板を使って店舗の商品管理や日報を確認できるようになり、メンバー個人の活動や、プロジェクトの進捗状況など、俯瞰して会社の状況を把握できるようになりました。例えば、店舗のスタッフが商品管理などで分からないことがあったとき、今までは電話や個別にLINEなどで社長や店長に確認が取れるまで陳列できなかったりして、タイムロスが生じていました。LINE WORKS導入後は、店長が休みでも、グループトークで投げかけることで、わかる人が即座に返答できるようになったり、店舗どうしで在庫を融通し合ったり、集荷のスケジュールを立てることがより容易にできるようになりました。

導入前までは、従来の仕事の進め方には特に不便を感じていたということもなかったのですが、LINE WORKSを使うようになってから便利さを痛感しています。LINE WORKS導入後に事業が拡大したのですが、今までのやり方では無理だっただろうなと思っています。

ほかに便利だと感じられている機能はありますか。

脇坂さん：

LINE WORKSは必要と思って探していた機能が１つのアプリとして揃っているところが良いと思います。スマホアプリの画面下のアイコン（アドレス帳、トーク、掲示板、カレンダー）の並びがまさに求めていた機能の一覧になっていました。

特別なカスタマイズをする必要もなく、中小企業にとって必要十分な機能が備わっていると思います。

また、グループカレンダーもとても便利です。グループトークルームごとにそのメンバーで管理できるカレンダーがあるのでプロジェクトごとのスケジュール管理が楽になりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

脇坂さん：

全国で開催しているマルシェの出店者と弊社スタッフとのやりとりをLINE WORKSに変更したいと考えています。現在は会員管理システムとExcelを併用しています。会員への出店募集や出店登録は会員管理システムで行えますが、売上報告は出店者が紙に書いたものを写真で送信してもらい弊社スタッフがExcelに手入力しなければなりません。年間200名近くの出店者がいるため入力作業の負担が大きく、LINE WORKS のアンケート機能を活用できたらもっと効率化できると思っています。また、出店者どうしがLINE WORKSのグループトークでつながり、他のマルシェの情報交換やナレッジの共有を積極的に行って、新たなアイデアや企画を生み出すきっかけになればと考えています。

【お話を伺った方】

代表取締役　脇坂 真吏 さん

農業事業の新規プロデュースや全国で進行する30件以上にわたる複数事業の統括マネージメントを行う。

東神楽大学　購買部・カフェ部門　　成田 恵 さん

東神楽大学の中にある売店の管理や東神楽大学内のカフェの運営を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年7月当時のものです。