本事例のポイント

• LITONE for チャットボットを採用し、検査報告書作成を自動化する仕組みを構築
• 検査報告書作成にかかる時間を8時間から2時間に短縮、顧客満足度向上にも寄与
• PCが苦手な社員や新入社員にも教えやすく、空いた時間を他の作業に充当して有効活用
• 予定管理や回覧板など、ひとつのアプリにまとまり、より便利に

御社の事業内容をご紹介ください。

長谷川さん：

1970年に創業した長谷川鉃工では、主にビルや学校の体育館などの骨組み部分を製作しています。ロボット溶接による複雑な加工を得意としており、高い技術と信頼を得ています。

2020年に創業から50周年を迎えて、お客さまからは「頼んでよかったと思っていただける仕事」を、社員からは「当社で働けてよかった」と思える会社にすることを理念に掲げています。2023年4月には、鉄の魅力を伝える体験型施設「アイアンプラネット ベースオブ津軽」をオープンして、工作体験や鉄に関する展示などを通じて地域社会への貢献にも力を入れています。鉄という硬いものを扱ってはいますが、頭まで固くならず、遊び心のある会社であり続けたいと考えています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題に直面していましたか。

長谷川さん：

2019年4月より順次施行された働き方改革への対応により、当社では時間外労働の短縮や有給休暇の取得などに取り組んできました。しかし、その結果、工場の稼働時間が減少し、売上が大きく減少してしまうという課題に直面しました。この課題を克服するために、4年ほど前からシフト制を導入して工場の稼働率を上げたり、ロボット設備を導入して生産性を向上させたりと、さまざまな対策を講じてきました。しかし、それでもまだ時間外労働が発生するケースがあるため、さらなる業務効率化が求められていました。

田辺さん：

特に時間外労働が多く発生していたのが、製造工程が適切に進んでいることを証明するために顧客へ提出する検査報告書の作成業務でした。具体的には、工事用デジタルカメラで撮影した製造工程の写真をパソコンに取り込み、何十枚の中から選定した写真を事務所で編集し、現場毎の専用Excelフォーマットに入力・出力して顧客へ提出するといった作業です。分担がしづらく、一人の社員に業務負荷が偏っていました。手直しが発生したり、検査報告書作成のためだけに事務所に戻らなければならない場合があったりと、非効率な状況が続いていました。

LINE WORKS とLITONE for チャットボットを選定した理由は何でしょうか。

田辺さん：

検査報告書の作成業務にかかる時間を効率化したく情報を探していたところ、チャットボットとkintoneを活用することで、工場にいながら報告書作成ができる仕組みがあることを知りました。

当社の社員には若手からベテランまでおりますが、ITスキルに長けているわけではありません。そのため、インターフェイスとなるチャットボットは、普段見慣れているLINEの画面と似ているLINE WORKSで行えば、ストレスなく使ってもらえると思い、LINE WORKSと連携しているGlobalB社の「LITONE for チャットボット」*および「LITONE for kintone」*の導入を決めました。

長谷川さん：

社員からLINE WORKSを使いたいと相談を受けたとき、私でも日常で使っているLINEの使い勝手や仕組みはそのままに、より高度なビジネス管理ができるツールで業務効率化に貢献できるイメージがすぐに湧き、導入を承認しました。

従前の課題だった検査報告書作成業務に、LINE WORKSをどのように活用していますか。

田辺さん：

まず、工場でLINE WORKSのアプリが入ったiPadで製造工程の写真を撮影し、そのままLINE WORKSのチャットボットの質問に回答しながら撮影した写真を選択して送信します。その回答情報がkintoneに連携され、kintoneに登録された情報が自動的に検査報告書として出力されます。

工場にいながら検査報告書作成業務のほとんどが完結され、あとは、事務所のパソコンでExcelファイルに出力し、画像の位置などを微修正するだけでお客様にメールでお送りできる状態になります。

Botを活用した検査報告書作成の様子。チャットボットでの回答作業は、慣れれば1分もかからず完了できる

金持さん：

まずは、私が最初にLINE WORKSとkintoneを使った検査報告書作成業務のやり方を覚えました。当初は不安もありましたが、使い方は簡単で、すぐに手順を覚えられました。

実際の操作は、LINE WORKSのチャットボットにタップで回答するだけですし、kintoneは出力ボタンをクリックするくらいなので、本当に驚くほど簡単に書類が完成します。報告書のデータベースとなっているkintoneですが、難しい操作をせずに扱える仕組みになっているのは、素晴らしいと思います。

報告書に添付される写真もクリアですし、仕様通りに作られているので、従来と比べて報告書の品質も全く落ちていません。

LINE WORKS活用によって、検査報告書作成業務にどのような変化がありましたか？

・1案件あたり8時間かかっていた検査報告書の作成時間が2時間に短縮
・検査報告書を即日納品することで、お客さまの業務スピードUPに寄与
・業務が引き継ぎしやすくなり、属人化から脱却

金持さん：

これまで、写真撮影時間を除き、写真データをExcelに取り込み、資料作成から印刷までに1案件あたり約30枚ある報告書の作成完了まで8時間かかってた作業が2時間に短縮され、業務時間内に完了できるようになりました。

わざわざ報告書作成のためだけに事務所に戻る必要もなく、移動時間も削減できています。

以前、遠方のお客さまが当社の工場に立会い検査に来られたときがありました。立会い時には写真を撮り終えていたので、当日、お客さまが帰りの新幹線に乗車するまでの1時間くらいの間で報告書を送付でき、「すごく早いね！」と大変喜ばれました。

工藤さん：

以前は、工事用デジタルカメラや写真選定の専用アプリなどを使えるのが主に私だったため、検査報告書作成業務を担当していました。報告書作成業務が集中すると時間外労働で対応する必要がありましたが、LINE WORKSとkintoneが連携されるようになってから、教えることが簡単にできるようになったので、今では誰でも報告書が作成できるようになりました。

誰にでも使えて、誰にでも教えることができるというのは、業務効率化にとって重要だと考えています。業務を引き継ぎしやすいチャットボットの活用はとても魅力に感じています。

田辺さん：

まず、検査報告書の作業時間が短縮され提出スピードも格段に上がり、お客さまにとっても、数日後に先方社内で提出していた報告書を帰社直後に上げられるようになったことで、お客さま満足度が向上したと思います。社員も短縮した時間で他の業務に取り組むこともできますし、作業が属人化しないため、有給休暇も取りやすくなりました。働き方改革にも貢献しています。

LINE WORKSの標準機能はどのように活用していますか。

【掲示板】紙の回覧板を置き換え、情報共有のタイムロスをなくしペーパーレス化
【カレンダー】休暇確認や業務量調整に活用
【トーク】自動翻訳でベトナム人の技能実習生・インターン生とのコミュニケーションを円滑化

田辺さん：

トークを使用してスピーディな報連相を徹底しているほか、カレンダーや掲示板も活用しています。

カレンダーで社員の休みを確認することで、業務量を調整し、スムーズな業務運営を実現しています。

カレンダーには社内の予定を入力。いつ・誰が・どこで・何をするのかを可視化している

また、紙の回覧版をLINE WORKSの掲示板に置き換えることで情報共有のタイムロスをなくし、ペーパーレス化にも寄与しています。

当社にはベトナム人の技能実習生・インターン生が計4名勤務しています。彼らとのコミュニケーションを円滑にするために翻訳機能を活用しています。日本語で送ったトークが即座にベトナム語に翻訳されるので、相互理解が促進し、スムーズな業務遂行を実現しています。

工藤さん：

これまで、チャットはこのアプリ、カレンダーはこのアプリ、回覧は紙、などそれぞれ別のツールを使い分けていたのですが、LINE WORKSで1つのアプリにまとまったので、以前より便利になっていると実感しています。

工場の生産性や社員の作業効率を向上するためにDXを推進してきたのですね。

長谷川さん：

私の中で、DX化とは環境整備、整理整頓です。難しいことをやるのではなくて、工場の仕組みを整えようとか情報の整理整頓をしようとか、そういったところからDXは進んでいくと思っています。

LINE WORKSは全社員が共有された情報に手軽にアクセスでき、チャット形式のトークや情報共有が可能なカレンダー、掲示板などの機能を搭載しており、情報の整理整頓に役立つと考えています。情報へのアクセス性に優れたLINE WORKSは、業務が属人化しやすい鉄鋼業界に適していると思います。

LINE WORKS活用に関する今後の展望をお聞かせください。

長谷川さん：

現状、LINE WORKSとLITONE連携による検査報告書作成業務の仕組みは、非常に上手くいっています。この仕組みを同業他社さんにも広げ、業界全体の活性化につなげていきたいと考えています。

【お話を伺った方】
代表取締役社長
長谷川 睦さん
会社を代表して業務の執行や契約締結などを行う。

専務取締役 統括管理
田辺 一久さん
LINE WORKS・kintone連携の導入推進および管理を担当。

営業部
工藤 亜希さん
営業管理および検査報告書の確認を担当。

金持 紗良さん
検査報告書の作成業務に従事。

*LITONE for チャットボット：LINE WORKSのチャットボットの質問に答えるだけで回答情報をkintoneに登録できるサービス

詳細はこちら
*LITONE for kintone：kintoneに登録した情報を希望書式のExcelファイルで出力するサービス

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。

本事例のポイント

• なりすましメールへの対策や、外国人労働者の業務連絡に活用
• 土木インフラ事業部では安全パトロールの記録を部門全体に即座に共有
• アルコールチェッカーによる検知を管理者に自動通知し、早期対応と迅速な共有が可能
• ワークフローシステムと連携させ、２日かかっていた承認が最短１時間に短縮
• 新入社員に貸与するPCやスマホのキッティング時間が20分/人削減

御社の事業内容をご紹介ください。

塩田さん :

当社は東京とその近郊で上下水道、ガス、電線共同溝などの土木インフラ工事を主力事業とする建設会社です。ライフラインの整備は人々の健康的な日常生活環境を支えるとともに、強靭かつ持続可能な社会の構築に不可欠です。しかし、建設業界は深刻な人手不足という問題に直面しており、当社も例外ではありません。その解決のための取り組みとして、当社は東京都認定の職業訓練課程を社内で実施しており、土木工事や上下水道配管などを担う人材を育成しています。さらに、外国人労働者や技能実習生を受け入れる体制も整えています。

LINE WORKSの導入に至った経緯と導入前に抱えていた課題をお聞かせください。

小笠原さん :

当社では、なりすましメールの増加に伴い、添付ファイルを開くとマルウェアに感染するリスクが高まり、より安全にメールをやりとりできる環境を整備する必要が出てきました。また、部門ごとに異なるビジネスチャットやメーラー、スケジュール管理ツールを使用していたため、全社で統一したツールを導入することでユーザーの利便性を高めたいと考えていました。

なぜLINE WORKSを選ばれたのですか。

小笠原さん :

土木インフラ事業の現場には10代から60代まで幅広い年齢層が働いており、多くの社員がプライベートでLINEを利用していました。その操作性に類似したLINE WORKSを導入することで、新たなツールの習熟に割く工数を大幅に増やすことなく容易に浸透することが期待されたからです。

トークを中心に多数の機能が備わったLINE WORKSのメール機能には、表示されるメールアドレスと経由したメールサーバーが異なる場合に警告する「なりすましメール警告機能」があります。これにより迷惑メールやスパムメールへの対策も可能で、セキュリティリスクを効果的に低減できそうでした。また、新たにドメインを取得せずに、既存のメールアドレスを引き続き使用できる点も魅力的でした。

運用開始前にはどのような準備をされましたか。

小笠原さん :

トークなどの基本的な機能の使い方については、社内マニュアルを作成して全社員に配付しました。運用開始後に寄せられる個別の質問については、基本的にLINE WORKSの公式利用ガイドのURLを伝えることで対応。公式ガイドを参照しても分からない場合は、「LINE WORKSそうだん窓口」に電話で活用方法を相談しました。

LINE WORKSの導入により全社でどのような変化がありましたか。

【メール】なりすましメールなどによるセキュリティリスクを低減

【カレンダー・設備予約】社内の共有設備を登録し、予約状況を可視化

【掲示板】全社に向けた通達を効率的に周知

【アドレス帳】連絡先を知らない社員にも簡単にコンタクト

【トーク】外国人労働者に自動通訳機能を使って業務連絡

小笠原さん :

なりすましの可能性が高いメールが送られてきた場合に警告が表示される機能があるので、安心してメールを受信できるようになり、セキュリティの向上には大変満足しています。

社員への定着もスムーズに進み、事務職や施工現場など、全社でLINE WORKSを使うようになり、どの部署の社員でも確実かつ迅速なコミュニケーションが図れるようになりました。

業務予定はLINE WORKSのカレンダーで管理・共有しています。カレンダーには、共有設備の予約状況を可視化できる設備予約機能があり、会議室やプロジェクターからダンプやローラーといった重機など、社内に存在するさまざまな共有設備を登録して、社員がいつでも簡単に予約をできるようにしています。

塩田さん :

全社員に周知したい通達などは掲示板で発信しており、連絡先を知らない社員にも簡単に連絡できるアドレス帳も多くの社員が活用しています。社外の取引先の連絡先もアドレス帳に登録しています。また、リモート会議ではビデオ通話機能が使われることもあります。

小笠原さん :

豊富な機能が一つのツールに集約され、グループウェアとして全社で活用できることがLINE WORKSのメリットです。一人ひとりは以前と比べて連絡業務にかかる時間が確実に短縮されているはずです。

また、情報システム部としても新入社員に貸与するPCやスマホのキッティングに要する時間が短縮されるという思わぬメリットがありました。
LINE WORKS導入前はメール、ワークフロー、カレンダーなど５～６つのシステムそれぞれに対し、アカウントの作成、クライアントへのインストールや設定などを行っていたため、キッティングに時間がかかっていました。しかし、これらのすべてのシステムをLINE WORKSに置き換えたことで、一人あたりのキッティング作業時間が最大で20分削減され業務効率効率の向上を実感しています。

自動通訳機能を使うことで外国人技能実習生とのコミュニケーションもスムーズになったそうですね。

塩田さん :

当社では外国人労働者や技能実習生が多く働いているので、さまざまな言語が使用されています。LINE WORKSには12言語に対応した自動通訳機能があるため、現場に関する注意事項なども周知しやすくなりました。

人事総務部では、外部のLINE WORKSとLINEとの安全な外部トーク連携機能を利用して、外国人労働者の受け入れ機関の担当者のLINEと連携し、パスポートやビザの期限管理に関するやり取りなどに活用しています。

土木インフラ事業部ではどのような導入効果がありますか。

小笠原さん :

施工案件ごとのチームでトークグループを作成し、活発なやり取りが行われ、社員間の意思疎通が以前よりも活性化しているのではないでしょうか。

淡路さん :

安全品質管理の責任者である私は、施工現場におけるパトロールの記録をまとめたPowerPointを作成し、月例の安全会議で関係者に共有していました。LINE WORKS導入後は、日々のパトロールの結果をPDFファイルにして土木インフラ事業部全体のグループのノートに投稿できるようになりました。これにより、安全管理に関する情報、重要な注意事項や通達を迅速かつ効果的に周知することができるようになりました。管理者クラスのメンバーは、遅くとも半日以内には既読が付き、情報が確認されたことに安心感を持てています。

業務用アルコールチェッカー「アルキラーPlus」とLINE WORKSの連携も実現しましたね。

・アルコールが検知されると管理者に自動通知、次の対応が速やかに

・担当管理者が講じた対応も管理者グループで即時共有ができる

小笠原さん :

道路交通法が改正され、一定台数以上の営業車・社用車を使用する事業所には、ドライバーの酒気帯びの有無を確認するアルコール検知器の使用が義務付けられることになりました。当社も営業車を50台以上所有しているため、対象となる事業所があります。安全運転管理を徹底しながら法改正に適応するため、パイ・アール社のスマホ連動型アルコール検知システムであるアルキラーPlus*を導入し、LINE WORKSと連携させました。

塩田さん :

始業時にドライバーの呼気をチェックし、アルコールが検知された場合、その情報が管理者のグループトークに自動で送信される仕組みです。通知を受けた管理者は該当社員の状況を確認するといった対応ができます。検知器が反応する原因がアルコールではなく、直前の飲食物の影響などである場合、口をすすいで再度検査を行い、アルコールが検知されなければ、管理者がその旨をグループに投稿し、社員を通常の業務に戻します。

淡路さん :

私は現場のパトロール時にアルキラーPlusを携行し、必要があればいつでも検査を行えるようにしています。社員が万一にも始業前に飲酒をしないよう気を引き締めさせることができます。呼気からアルコールが検知された場合、パトロール中でも通知を受け取ることができるため、迅速に対応し必要な措置を講じることができます。アルキラーPlusとLINE WORKSの連携により、現場の安全管理が以前よりも一層徹底されるようになりました。

ワークフローシステムもLINE WORKSと連携させているのですね。

小笠原さん：

これまで、一部の稟議書はワークフローシステムを利用し、それ以外はExcelのフォーマットに入力した紙を出力して稟議書を回付していました。LINE WORKSの導入を検討したタイミングでこれまで使用していたワークフローシステムの更新があり、LINE WORKSと連携しているシステムに置き換えることにしました。

そこで、コスト的にも負担の大きくないサテライトオフィス社の「サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS*」を導入することにしました。LINE WORKSの掲示板と連携することができるので、申請者はLINE WORKSから直接に稟議を申請することができます。

以前のワークフローシステムは、「PC利用」と「イントラネット内でのみ」という制限がありましたが、サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS*では、インターネットに繋がっていればスマホのブラウザから申請書を表示させることができるので、利便性の向上に繋げられると感じています。

あらかじめ選択した稟議書に応じて決裁者を設定できるため、申請者は指定の項目を入力して申請ボタンを押すことで、次の決裁者に自動で通知が届きます。決裁者はこの通知により速やかに気づくことができますしスマホでも確認できるので、どこにいても承認ができます。

最も感じている効果は、申請から承認までのリードタイムが格段に速くなったことです。

紙の稟議書の場合、承認されるまで、少なくとも１〜２日はかかっていましたが、LINE WORKSとシステム連携してからは最短１時間で決議されるようになりました。

また、紙の稟議書ですと、稟議基準表（決裁者を定めた社内規則）を見て誰が決裁者か確認する必要がありましたが、それが不要になったことも非常に効率的です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

塩田さん :

LINE WORKSの機能の一つであるアンケート機能を安否確認に利用していきたいと考えております。他システムへの追加投資をせずに、従業員を守るための安否確認をするための体制を実現したいです。他のシステムではいざという時に利用方法がわからないということが発生することがあるかもしれませんが、LINE WORKSであればそういった懸念が少ないと思います。

【お話を伺った方】

塩田 邦彦さん

常務取締役コーポレート本部長として人事総務や財務経理、情報システムまで多岐にわたる業務を管理する。

小笠原 崇仁さん

社内の情報システムを管理。LINE WORKSの運用責任者でもある。

淡路 則人さん

安全品質管理責任者として施工現場の安全パトロールに従事。

※掲載している内容は2023年5月当時のものです。

*アルキラーPlus…利用継続率99.5%の実績を持つ（2022年時点）パイ・アール社の提供するスマホ連動型アルコール検知システム。なりすましによる虚偽報告ができない点や、カスタマイズが可能な利便性が支持され、2023年1月には新シリーズ「アルキラーNEX」を提供開始し、LINE WORKSとの連携を実装している。詳細はこちら

*サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS…サテライトオフィス社が提供するLINE WORKSと連携したワークフローシステム。詳細はこちら

本事例のポイント

-「シャドーIT」対策および「セキュリティ」の強化

-文字でのやりとりや既読機能で原稿チェックや情報共有がスムーズに

-遠方にいる記者の安否確認や孤独感の解消に活用

-南極大陸にいる記者とも音声通話を用いてコミュニケーション

御社の事業内容および特色をお聞かせください。

阿部さん（経理部）：

創刊140年を超える当社は、岩手県内のニュースをはじめ、同県出身のスポーツ選手の活躍や高校野球速報などお届けしている新聞社です。とくにスポーツ領域に力を入れており、岩手県出身のプロ野球選手や大谷翔平（ロサンゼルス・エンゼルス）や菊池雄星（トロント・ブルージェイズ）、佐々木朗希（千葉ロッテ）など密着取材を行い、その活躍を発信しています。

地球環境を考えるきっかけづくりや、代表取材を通して東日本大震災の支援への恩返しになればと、南極地域観測隊の同行記者も２回（２００７～８年、２１～２３年）派遣しています。現在も６３次越冬隊に記者が１人同行しています。

そのほか新聞事業以外にも、各種スポーツ大会や音楽、展覧会などを開催し、地域に根ざした事業を展開中です。

LINE WORKS導入前は、どのような課題を抱えていましたか。

阿部さん（経理部）：

個人LINEの使用による「シャドーIT」に課題を抱えておりました。

LINE WORKS導入前、社内の主なコミュニケーションツールは電話やメール、FAXでした。ただ忙しく動き回る記者が取材現場でノートパソコンを開いたり、電話を取ることはなかなか大変です。

例えば、現場の記者が「ちゃんと取材場所に到着しましたか？」とデスクから電話やメールで連絡を受けたとしても、対応できないことがままあります。そのため、多くの記者が使い勝手の良さから個人LINEを使用していました。

しかし、万が一にも情報漏えいや情報紛失などの事故が起きてしまうと、140年以上にわたり積み重ねてきた当社への信用が大きく揺らいでしまいます。そのため、プライベートのSNSを使用している状況はシャドーITおよびセキュリティ対策の観点から好ましくありませんでした。

また、とくに若い世代の中には、仕事のやり取りをプライベートで使用するツールで行うことに抵抗感を示す者も一定数おりました。

村上さん（運動部）：

「コミュニケーションの効率性」も課題でした。例えば、運動部の記者は、1球たりとも目を離せないような、緊張感のある野球の試合を取材していることがよくあります。そのような現場にいるときに、「今試合はどうなっていますか？」「どれくらいの扱いになりそうですか」などと電話がかかってきても、まず出ることはできません。結果として、電話のかけ手と受け手、双方の負担が生じていました。

LINE WORKSの検討から運用に至るまでの流れを教えてください。

阿部さん（経理部）：

まずは私のいた総務部で、お試し感覚でフリープランに申し込み、利用を開始しました。

実際に利用してみると、まず「LINEと変わらない操作性」に魅力を感じました。加えて、「LINE WORKSならば会社で管理でき、セキュリティが充実している。また特別な教育・研修も必要ないため、定着するはず」と判断し、始めに報道部署にLINE WORKSを紹介しました。

予想通り、報道部署でもLINE WORKSの使い勝手の良さは高く評価されました。その後はLINE WORKSを利用している部署の活用状況を、他部署の部長に紹介する形で、LINE WORKSを展開。その結果、約250名いる社員のうち、約100名がLINE WORKSを利用しており、シャドーITの問題も解決に向けて動いています。また、2023年度秋頃には利用範囲を全社員に拡大する予定です。

なお、利用プランについては、フリープランの容量制限が近くなったタイミングで、スタンダードプランに変更しました。

運動部におけるLINE WORKSの具体的な活用法および導入効果をお聞かせください。

【グループ】トーク機能の特性を活かして記事の内容や試合の状況を適宜上、部長やデスクと情報共有

【外部トーク連携】現地コーディネーターの個人LINEとつながり、スムーズにコミュニケーション

千葉さん（運動部）：

運動部では主に「グループトーク」を使い、部長やデスクに取材場所への到着連絡や出稿する記事の内容など各種情報の共有をしています。

例えば、インターネットで速報されないような小さな試合の取材時には、その試合がどれほどの扱いになりそうなのかを伝えるために、試合の状況を適宜トークで送ったりしています。

電話ではこのような手軽なコミュニケーションはできませんでした。LINE WORKSの導入後は、電話に出る余裕のない、緊張感のある現場に対して情報共有がしやすくなりました。

そのほか、LINE WORKSでは相手が読んだら既読マークが付くため、「デスクも確認済みだからこのまま進めよう」もしくは「既読が付いてないから電話を入れておこうかな」などという判断にも役立っています。

清川さん（運動部）：

私たち記者が書いた記事を、紙面の形に整えた「Webゲラ」が、デスクよりグループトーク上で共有されます。自分が書いた原稿がどのような記事として次の日に紙面に載るのか、事前にしっかり確認できる点はありがたいと感じています。

村上さん（運動部）：

大谷翔平や菊池雄星を追って、大リーグを取材している現地記者や現地のコーディネーターとも「グループトーク」でやり取りしています。具体的には、「今晩の試合のニュースがどれくらいの扱いになるのか」「どれくらいの文字量になりそうか」を共有してもらっています。

例えば、大谷翔平が所属するチームの本拠地・ロサンゼルスと日本との時差は17時間あるため、現地との電話連絡は難しいケースがほとんどです。その点、LINE WORKSであれば、時差に左右されずに伝達したいことを残せておけるので、スムーズに原稿に関する情報を共有してもらうことが可能です。

また個人的には、LINE WORKSの「情報を残し、手軽に見返せる」という特性はメリットに感じています。例えば、「取材申請の相手」や「取材者が使う球場の出入口」など、あまり資料には明記されていない情報をLINE WORKSのトークに残しておけば、ほかの人も手軽に見返して、対応することができます。

また運動部長としては、記事の書き方や取材の方法に関する指導をするときも、受け手の記者に「いつか読み返して欲しい」という考えもあり、あえて電話ではなく、LINE WORKSで送るようにしています。

国際部および経理部におけるLINE WORKSの具体的な活用法および導入効果をお聞かせください。

【グループ】時差のある国にいる記者たちとスムーズなコミュニケーションを実現

【音声通話】国際部では南極にいる記者と、経理部では内線電話代わりに活用

鹿糠（かぬか）さん（国際部）：

国際部では各国に派遣された記者と、原稿や写真のやり取りや、各種問い合わせなどを「グループトーク」でしていますが、LINE WORKSを導入後には、これら国際間のコミュニケーションがスムーズになったと感じます。

例えば、各国にいる記者との打ち合わせは時差の関係からなかなか設定しづらいのですが、LINE WORKSであればトーク上で「あの件どうしようか？」というように、電話やメールにはないフランクな雰囲気で、対応を進めることができています。

また、南極の昭和基地にいる記者へ「音声通話」をかけてみたところ、音声が途切れることがなく、円滑なやり取りができたことには驚きました。

昭和基地の中ではWi-Fiが利用できるので、記者が基地の中にいるときには、円滑にやり取りできる

海外に派遣された記者は孤独感に苛まれることが多々あります。過度な孤独は記事のクオリティ低下にもつながりかねないため、グループトーク上では記者に「よく頑張った」「お疲れ様」などとこまめにフォローを入れるなど、孤独感の解消につなげています。

そのほか、トークに既読が付くかどうかで、「生存確認」にもLINE WORKSは活用中です。既読が付くと「忙しくて返信できないようだが、とりあえず無事で良かった」と安心できます。

阿部さん（経理部）：

経理部で使用しているのは私一人ですが、私はLINE WORKSの「音声通話」を内線電話代わりに使用しています。内線電話と異なり、いちいち番号を調べずとも通話ができるため、非常に効率的だと感じています。

LINE WORKS運用時のルールはありますか。

鹿糠（かぬか）さん（国際部）：

国際部では、できる限り1対1のトークは避け、上長を含む3人以上でグループを作るようにしています。記者どうしで意見がぶつかり合うこともありますが、調整役の第三者が会話に入っていることで安心感につながります。

今後、LINE WORKSをどのように活用していきたいですか。

阿部さん（経理部）：

現在はグループトークおよび音声通話が中心ですが、今後は社用車や会議室の予約手続きを効率化できる「設備予約」や、外部サービスとの連携を行う「アプリ連携・ツール連携」、ほかのサービスへのログインが簡素化される「SSO（シングルサインオン）」などの機能も使い、生産性を上げるためのプラットフォームとしてLINE WORKSを活用していきたいと考えています。

【お話を伺った方】

総務局 経理部次長

阿部 浩三さん

LINE WORKS導入推進者／管理者

編集局 国際部長

鹿糠（かぬか）敏和さん

編集局 運動部長

村上 弘明さん

編集局 運動部 記者

千葉 優雅さん

編集局 運動部 記者

清川 航矢さん

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年11月当時のものです。

木造住宅事業や、JA指定工事店としてエクステリア・リフォーム事業などを運営している平林建設株式会社。従業員とはLINEや電話、印刷した資料等で情報共有をしていましたが、すべての報連相をLINE WORKSへ移行させました。ペーパーレス化と情報共有のスピードアップが進み、離れた施工現場にいる従業員とのチームワークがさらに強化されました。クラウド勤怠管理システム「KING OF TIME」との連携やカレンダー機能を活用し、LINE WORKSで労務管理を一元化しています。

本事例のポイント

• ノートのテンプレートを活用し、作業効率の向上とペーパーレスを実現
• 資料はクラウドで共有し、離れた現場のスタッフとの意思疎通が改善
• 自動翻訳を活用しネパール出身の社員と意思疎通をスムーズに
• 勤怠管理にはKING OF TIME連携を活用。労務管理を一元化

御社の事業内容をご紹介ください。

平林さん :

弊社は木造住宅事業、リフォーム事業、工場の新築工事やメンテナンスを担っている建設会社です。かつて私が東京でゼネコンの現場監督を担っていた経験を活かし、代表取締役として事業継承しました。そのほか、先代より引き継ぎ、JA指定工事店として農業用倉庫、プレハブ直売所など千葉県内の農家を支援する事業を展開しています。

古山さん :

私は住宅事業部とエクステリア事業部の設計全般を担当しています。

一部の住宅金融支援機構の融資の条件にもなっている、省エネ適合性判定などの届出を提出するため、書類の作成もしています。

石川さん :

私は総務部の主任です。経理業務を兼任し、LINE WORKSの管理も担当しています。

これまでどんな業務上の課題を抱えていましたか。

平林さん :

今までは従業員へ貸与するスマホにLINEアカウントを設定し、トークルームで連絡を取りあっていました。しかしLINEの既読機能では誰が確認したのかまではわからないですし、連絡がどこまで行き渡っているのか不透明な状態でした。

日報は従業員が所定の用紙に記入し提出することになっていましたが、作成に時間がかかったり、紛失してしまうこともあったりすることが続き、いつか従業員との行き違いでトラブルが起きてしまうのではないかと不安がありました。

古山さん :

私が設計業務を担っている住宅事業部とエクステリア事業部には、現場で作業する現場監督、各所でお客様対応をする営業、設計士である私の3人が関わっています。私が内勤のときは、LINEや電話で出先の現場監督や営業らと、やりとりをしていました。建築の打ち合わせは現場の写真や図面がベースとなるのですが、LINEだとトークに送信したデータは一定期間が過ぎると閲覧できなくなってしまったり、電話だと伝わりにくいこともあったりと、意思疎通を図るのが難しいこともありました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選択した理由をお聞かせください。

平林さん :

LINE WORKSには、誰が既読か未読かまでわかる既読機能や、日報などをデジタル上で共有できるノート機能などがあり、円滑な情報共有ができるだろうという期待がありました。またLINEと似ていてわかりやすい操作性もLINE WORKSの魅力のひとつですね。ビジネスチャットの導入にあたり私が重視していたことは、従業員が使いこなせるのかという点です。ほかのビジネスチャットも検討していたのですが、今まで使っていたLINEと似ているLINE WORKSが一番使いやすそうだと感じました。

石川さん :

LINE WORKSにはチャット以外にも様々な機能が備わっており、弊社の業務にどう活用していくかのヒントを得るために、LINE WORKSのコミュニティ*や勉強会に参加しました。他社の具体的な活用例を豊富に知ることができ、大変参考になりました。

現場で働く従業員との間でLINE WORKSはどのように活用され、効果を出していますか。

・【ノート】テンプレートをオリジナルの項目に編集し、独自の情報共有を実施

・【フォルダ】施工現場ごとにフォルダを分け、写真と図面データを素早く共有

・【トーク】外国人の従業員との意思疎通に活躍

石川さん :

ノート機能は頻繁に活用しています。日報などはすべてノートに投稿し、ペーパーレス化されました。特にノート機能のテンプレートはオリジナルの項目に編集することもできるので重宝しています。

営業が受注した際には、受注報告用のテンプレートへ入力し、投稿してもらっています。紙のようにバラバラにならず、専用のトークルームをチェックするだけで把握ができます。トークグループ内にてお互いが「おめでとう」と称えあうようになり、営業のモチベーションにもつながっています。

古山さん :

建築に着手するためには、申請機関に提出する申請書の準備のために敷地調査が必要です。今まで調査を担当営業に任せるときには、確認項目を記載した紙のメモを渡していたのですが、LINE WORKSを導入してからは紙メモを廃止し、ノートのテンプレートで具体的なチェックリストを作成することにしました。紙メモと違い、事務所に置き忘れることもなく紛失もありませんし、その場ですぐに入力することで確認漏れを防ぐことができます。チェック漏れがなくなったことで、修正や再確認などの二度手間がなくなり、作業効率があがりました。

業務内容に沿った独自の項目を作成し、テンプレートを活用

また、これまでLINEで共有してきた建築の打合せ用の画像や資料は、LINE WORKSのフォルダ機能で共有しています。現場監督、担当営業それぞれとトークグループを作成し、お客様別でフォルダ分けをし、その中で写真と図面を共有していますので、どのお客様の写真か説明する必要がありません。ブラウザ版からなら、PCで作成したPDFの資料などをドラッグアンドドロップしてアップロードできるのも便利ですね。現場の従業員はスマホからデータをすぐに確認できるようになりました。

データの素早い共有が、離れた現場の従業員とのチームワークを強化

また、建設前の施工現場は住所が存在しないことがあります。事務所でスキャンしてPDF化した地図データをフォルダへ共有することで、現場監督が事務所に戻らず、工事業者へ案内図として渡せるようになりました。社内と現場でお互いが離れていても、相談やサポートができるようになったことはたいへんありがたいですね。

石川さん :

新入社員の中にネパール人の女性がいるのですが、彼女にも全体の流れが伝わるように、トーク画面には常に翻訳機能を設定しています。彼女は６年間日本に住んでいて、少し日本語が理解できるので、翻訳機能を使う前までは、わかりやすい単語に言い換えるなど口頭でお互い対応していました。それでもわからない日本語は自分でスマホなどを使い、翻訳サイトで一つひとつ自国の言葉に変換していたそうです。今ではトーク画面内で自動的に翻訳されるので、意思疎通がスムーズになり、お互いに便利さを実感しています。言語の隔たりなくお互いの意思を伝達できることは、弊社社員としての一体感も醸成できるのではと感じています。

お客様との連絡にはLINE WORKSをどのように活用していますか。

石川さん :

お客様にむけて防災セミナーを実施した際、お客様受付専用のLINE WORKSアカウントのQRコードを弊社のホームページに掲載しました。お客様はご自身のLINEから友だち登録をすれば、チャットからセミナーに申し込みができます。ホームページの入力フォームから申し込み手続きをしていただくよりも、LINEからの方が手軽です。

また、友だち登録していただいたお客様には、月に一度郵送しているニュースレターをトークで配信できるようになりました。外部トーク連携でつながるお客様が増えるほど、ニュースレターが速やかにお客様に直接届き、コストも抑えられます。それを見越して、アドレス帳に登録する外部連携の人数制限をなくすため、フリープランからライトプランへ変更しました。

セミナー告知で申込みをLINE WORKSで受け付け（左）、友だち登録してくれたLINEにニュースレターを配信。外部トーク連携により、新しいかたちのサービス提供が可能に

労務管理にもLINE WORKSを活用されているそうですね。

・【連携ツール】KING OF TIMEを連携させ打刻漏れを防ぐ

・【アンケート】毎日の体調報告の収集にアンケート機能を活用

・【カレンダー】壁掛けカレンダーとカレンダーアプリから移行し、一括管理に成功

石川さん :

以前から勤怠管理には、クラウド勤怠管理システムのKING OF TIMEを利用しています。弊社では位置情報の取得を必須にし、現場に直行する従業員はスマホから打刻しています。しかし電波が不安定なエリアでは位置情報が取得できず、KING OF TIMEの打刻ができないこともあります。LINE WORKSと連携させることで、位置情報が取得できなくてもLINE WORKSのトークから打刻ができるようになり、打刻漏れが減少しました。

トークでシンプルなメッセージを送るだけで、KING OF TIMEにログインすることなく打刻データが自動登録されるのでとても便利ですね。

ほかにも新型コロナウイルスの感染予防対策として、体温などの体調報告をするためにアンケート機能を活用しています。また、今までスケジュール管理には壁掛けカレンダーとカレンダーアプリを併用していましたが、LINE WORKSのカレンダー機能にすべて入力し、一括管理できるようになりました。

日々の労務管理をLINE WORKSで一元化

こうした日々の報連相をすべてLINE WORKSから発信するようになり、労務管理をLINE WORKSで一元化することで、事務処理が一段とスムーズになりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

石川さん :

私は総務部と経理部を兼任していますので、日々のタスク管理が大切だと感じています。新しくなったタスク機能も使ってみたいですね。また、社内には会議室が複数あるので、ブッキングを防ぐために今後は設備予約機能も使っていきたいです。

平林さん :

会社から離れた施工現場でのトラブルを減らすためには、情報共有という見える化が大切だと思っています。また、連絡の行き違いや報告漏れなど、社内のケアレスミスをなくしていくためにも、従業員にはもっとLINE WORKSを使いこなしてもらいたいです。ゆくゆくはLINE WORKSで業務のすべてをワンストップで統括し、離れた現場の従業員とのチームワークもさらに強くしていきたいです。

【お話を伺った方】

代表取締役

平林重徳さん

住宅事業部　設計係長

古山麻樹さん

総務主任

石川愛さん

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年4月当時のものです。

*…ワークスモバイルジャパンではLINE WORKSに関する勉強会(LWUG)やオンラインスペースのコミュニティを実施しています

LINE WORKSコミュニティについては こちら

LWUG(えるわぐ)については こちら

【資料公開】建設・工事業界向けLINE WORKS導入事例集

本事例のポイント

• 派遣スタッフの予定を見える化し、ブッキング問題を解消
• 特約店にipadを配布。営業社員が手持ちした資料をデジタル化して配信
• 翻訳機能を使い、外国人社員と活発なコミュニケーション

御社の事業と、皆さんの主な業務内容をご紹介ください。

森さん :

当社はフィリップ モリス インターナショナル（PMI）の日本法人で、加熱式たばこIQOSをはじめとするPMI製品の、国内におけるマーケティングと販促活動を行っています。私はデジタルソリューションを企画・開発する部署でLINE WORKSの導入に関わり、現在はインフォメーションサービス関連部署に所属しています。

田中さん :

LINE WORKS導入時はたばこ販売店をサポートするフィールドセールス部門の営業を担当しており、現在は営業企画関連の部署に所属しています。

 

伊東さん :

私は全国約1,500名の営業担当者が活動するナショナルフィールドセールス部門で、本社と営業現場の橋渡しをして円滑な業務をサポートするとともに、街頭の喫煙所などでPMI製品の販促活動を行う派遣スタッフの管理をしています。

LINE WORKS導入以前は、どのような課題がありましたか。

森さん :

当社ではPMIが承認するアプリ以外の業務利用は禁止されていますが、以前は従業員によるシャドーITの実態が見られ、そこから機密情報が漏えいするリスクがありました。

 

田中さん :

営業社員にはスマホ、PC、iPadが支給されていますが、手軽に連絡を取れることから、つい私用スマホの個人SNSを使った情報共有をしてしまいがちでした。

伊東さん :

フィールドセールスの現場では、営業社員と派遣スタッフが数人単位のチームを組み各地で販促活動を展開しています。チーム内での「報・連・相」は主にメールで行われていましたが、SNSのようには迅速にやり取りをできないことが課題となっていました。

 

また、営業社員は自分のスケジュール管理をOutlookで行う一方で、販促活動をする派遣スタッフの予定はエクセルで管理していました。派遣スタッフの予定を把握するために自身のカレンダーに派遣スタッフの予定を登録していましたが、自分と派遣スタッフの予定が混在して非常に見づらい状態となっていました。グループカレンダー機能を有効にしていないためスケジュールをチームメンバー全体で共有することもできず、派遣スタッフのダブルブッキングが生じることもありました。

 

森さん :

コンプライアンス部より個人アカウントのSNSの業務利用を全面禁止するよう通知されたことを受け、情報保護の観点から、また連絡業務をスムーズにする目的から、本社が管理できる新たなコミュニケーションツールの導入を検討するようになりました。

LINE WORKSを選定された理由と、導入までの流れを教えてください。

森さん :

コミュニケーション範囲を限定できる、管理者への通知ワード設定ができる、コンプライアンス案件が発生した場合にすべてのログを確認できる、管理者側で組織情報と利用アカウントを制御できるなど、セキュリュティ性の高さに注目しました。LINEが多くのユーザーに普及しているのは使い勝手の良さからだと思いますが、LINE WORKSはそれに似たユーザーインターフェイスを持ち、グループトークや掲示板機能がある点にも魅力を感じました。

 

導入にあたっては会社支給のスマホかiPadでのみ利用することとし、私用スマホへのアプリのインストールは禁止しました。それ以外に特別な運用ルールは設けず、あえて従業員どうしの私的なやり取りにLINE WORKSを使うことを認めています。これは業務中の個人アカウントのSNS利用を効果的に防止するためで、「問題が起きない限り、管理者がログを閲覧することは絶対にない」とアナウンスしました。

田中さん :

導入手順等に関しては、本社からフィールドセールス部門に定期的に発信されるメールや、各チームの月例会議で説明を受け、FAQが記載されたマニュアルも配布されたので、操作などで迷うことはありませんでした。「管理者がログをチェックすることはない」との安心感から、導入後は業務連絡だけではなく、社員どうしの個人的なコミュニケーションにも積極的に使うようになりました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

森さん :

個人アカウントのSNSが利用されがちだった社員間の連絡がLINE WORKSで行われるようになり、シャドーITのリスクが軽減しました。

本社からフィールドセールス部門への連絡手段も、メールからLINE WORKSのトークやホーム（掲示板）に置き換わり、業務方針などが個々の従業員に迅速かつ確実に伝わるようになりました。

 

当社には外国籍の社員も多いのですが、トークの翻訳機能が優れているので、英語が苦手な社員でも外国人社員と活発にコミュニケーションを図れるようになりました。

アンケート機能も使いやすく、社外にいることの多いフィールドセールス部門のスタッフから意見を収集しやすいのもLINE WORKSの利点です。

 

伊東さん :

派遣スタッフのスケジュールを共有カレンダーに登録するようにした結果、営業社員がモバイルデバイスで随時、派遣スタッフ全員のスケジュールを確認できるようになり、ダブルブッキングが回避されるようになりました。販促活動終了後の業務報告や研修会の案内などもトークで行われるようになり、メールよりもスムーズに連絡ができる環境が構築されています。

一部の販売店とも試験的にLINE WORKSで情報を共有されているそうですね。

田中さん :

販売店に新製品や販促などに関する情報をお伝えする際は、営業社員が1軒1軒を訪問しています。1人あたり50~100店舗ほど担当しているため、全てお伝えするまでに時間がかかり、営業社員の負担にもなっていました。そこで、弊社からiPadを貸与している一部の特約販売店に、LINE WORKSアプリをインストールしていただき、これまで営業社員が訪問して伝達していた本社からの情報を、ホームに掲載して周知する試みを行いました。

 

その結果、600の特約販売店をカバーする450人の営業社員の訪問回数が大幅に減り、608時間/月ものワークロードを削減できました。販売店にタイムリーに情報提供ができるようになるとともに、営業社員の業務負担軽減にもつなげることができました。

 

森さん :

営業担当者が販売店に出向いて行っていた各種のヒアリングも、LINE WORKSのアンケートを使えば大きく効率化するので、当社とLINE WORKSでつながる販売店の数は、今後まだまだ拡大する可能性があります。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

田中さん :

現状では販売店に対してホームで情報提供をしているだけですが、今後は販売店からLINE WORKSで当社にお問い合わせなどをしていただける仕組みを作り、よりスピーディなサポートができる環境を構築したいですね。

 

伊東さん :

販促活動は各チームがさまざまに工夫を凝らしているので、ホームを活用することでお互いの取り組み事例を共有できるようになればと思っています。

 

森さん :

当社と販売店の契約業務省力化に向け、LINE WORKSとのAPI連携による電子サインシステムの導入を計画しています。また、将来的にはチャットボットを活用した社内向けのヘルプデスク開設も検討するつもりです。LINE WORKSの活用をさらに拡大して、業務生産性を向上させ、働き方改革のさらなる推進につなげていくつもりです。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2019年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 秘匿情報のやり取りに私用SNSを使うことへの不安感を払拭
• 社員間の連絡・相談・確認に要する労力や時間が短縮
• 営業-工場-事務所間のスムーズな連携で取引先への対応スピード向上

御社の事業と、皆さんの主な業務内容をご紹介ください。

角間さん :

当社は研削加工による金型の製作を主事業とし、治工具や製缶機械およびその部品の製作も行っています。清涼飲料水や蚊取り線香の缶を作るための金型を、大手製缶メーカーに納入するほか、一点もののオーダーメードにも応じています。缶はふた、胴、底の各部に圧力を加えて接合するため、その金型は精密に製造されなければなりません。清涼飲料水などの缶の仕様は年々薄くなる傾向で、メーカーからは厚みをミクロン単位で指定されますが、当社はそれに応える高度な技術を有しています。

森下さん :

業務部 業務2課のアシスタントである私は、納期管理のほか事務系業務を全般的にサポートしています。

 

原田さん :

私は製造部の工場長として、工程や品質など製造工程全体を管理しています。

御社が直面していた課題と、LINE WORKS導入に至った経緯をお聞かせください。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

角間さん :

LINE WORKSでは、社員全体、事務部門、幹部などのトークグループを作成し、個人対個人、個人対多数の業務連絡に利用しています。LINE WORKSのカレンダーに各自がスケジュールを入れるようになったため、わざわざ事務所のホワイトボードを確認しなくても、お互いの行動予定を把握できるようになりました。

 

原田さん :

LINE WORKS導入後は、受注した金型が完成すると、製造担当者がその写真を直ちに営業担当者に送信するようにしています。外出先で写真を受け取った営業担当者は、得意先で完成品の写真を示して問題がないかどうかを、すぐに確かめてくれるようになりました。

 

また、修理依頼を受けると営業担当者が得意先に赴いて金型の状態を確認し、帰社後にその様子を口頭や写真で私に報告していましたが、LINE WORKSを導入してからは、得意先から不具合の詳細が写真とともにトークで送ってもらえるようになりました。修理の可否や修理に要する期間などを判断して、営業担当者に即答できるので、得意先への対応力が高まったと感じています。

 

金型の写真は得意先にとって重要な機密情報ですが、アカウントが会社によって管理されているLINE WORKSなら、部外者への誤送信が生じる心配がないので、安心して情報をやり取りすることができています。

 

森下さん :

当社は1階が工場、2階がオフィスというフロア構成です。2階にいる事務担当者が工場の担当者に連絡事項を伝えるために電話をかけると作業を中断させることになりますが、トークでメッセージを送れば手すきのときに見てもらえます。

原田さん :

逆に工場から必要な部材の手配などを依頼する際、トークなら事務担当者の仕事を中断させることなく、数量などを確実に伝えることができます。

森下さん :

営業・事務・工場の各担当者間の意思疎通がスムーズになり、用件に対してスタンプで手短に返信できるのも便利だと思います。

角間さん :

社員間のコミュニケーションに要する労力や時間が短縮されるとともに、セキュリティ面が強化されたことに満足しています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させていきたいですか。

角間さん :

セキュアな環境でチャットができることを目的とした導入だったので、現時点ではトークしか活用できていませんが、LINE WORKSには多彩な機能が搭載されているので、これからは積極的に活用していくつもりです。

 

その一つがカレンダーです。部門単位や全社単位などで各社員の行動予定を共有できるようになれば、より便利だと思います。スマホの操作に不慣れな年配の社員もいますし、現状ではまだトークとホワイトボードを併用していますが、全員がLINE WORKSを利用できるようになれば、ホワイトボードに予定を記入したり、それをわざわざ見に行ったりする煩わしさから解放されるでしょう。

 

当社には外国人の社員も働いています。LINE WORKSで日本語でトークができるほど習熟していない従業員もいます。トークには翻訳機能がありますし、これを活用してチャットによる意思疎通ができるようしたいとも思っています。

 

会社からの通達や通知をホームで周知したり、グループでファイルやフォルダを共有したりすることで、社員が業務情報に簡単にアクセスできる環境も整えたいですね。

 

最近、生産管理システムを導入して製造工程の進捗状況を可視化できるようにしました。チャットボットを活用して、その日の進捗や在庫状況を自動的にLINE WORKSに通知するといった仕組みも構築できればと思います。多機能なLINE WORKSを、コミュニケーションだけではなく製造管理の効率化にもつなげることが、今後の目標です。

 

 

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2019年12月当時のものです。

事業内容と皆さんの役割を教えてください。

廣井さん:

当社は新潟県十日町市にホテルやゴルフ場、自然体験教室などを擁する総合リゾート「あてま高原リゾートベルナティオ」を運営しており、私は総務・人事、システム運用、施設管理などを行う管理部の支配人を務めています。

 

金澤さん:

私は管理部 総務・人事グループ マネージャーとして、給与や勤怠、PCの導入・保守などシステム関係の管理業務を担当。LINE WORKSの運用管理にも携わっています。

 

斎木さん:

私はゲストリレーション部の支配人として、ホテルやレストランなどリゾート内施設での接客業務全般を管理しています。

LINE WORKS導入以前に課題となっていたのはどのような点ですか。

廣井さん:

当リゾートは「楽天トラベルアワード2017」で、利用者の評価が特に高い宿泊施設として「ゴールドアワード」を受けたことで、より多くの注目を集めるようになりました。増加するお客様に十分な対応をするには、従業員間の緻密な連絡・情報共有体制の強化が欠かせません。そんな中、スタッフが私用の携帯電話などで業務情報をやり取りすることで秘匿すべき情報が漏えいしてしまう「シャドーIT」のリスクが不安視されるようになり、この問題をクリアすることが喫緊の課題となっていました。

金澤さん:

社内へのさまざまな情報周知にはグループウェアを利用していますが、自席のPCでしかアクセスできず、スタッフ全員がいつでも確認できる環境ではないという難点があります。リゾートの運営には接客現場にいるスタッフにもスピーディな情報共有を図る必要があることから、グループウェアとは別のコミュニケーションツール導入を検討するようになりました。

 

斎木さん:

ゲストリレーション部では、その日のお客様の人数に合わせて、約50名のスタッフの勤務シフト調整を行っています。そのための連絡は電話かメールで行っていましたが、休日中のスタッフには連絡がつきにくく、また会社支給の携帯を持っていないスタッフの中には、プライベートの電話番号を教えることに負担を感じている人もいるという課題がありました。

LINE WORKSを選定した理由と、運用開始までの流れを教えてください。

LINE WORKSの具体的な利用シーンとその効果をお聞かせください。

金澤さん:

個人間で業務に関するやり取りをするときはLINE WORKS、全社単位の情報伝達はグループウェアでという使い分けが自然に進みつつあります。
接客現場では、緊急連絡を受ける立場の従業員を除いてスマホを携行しない決まりとなっており、適宜バックヤードでLINE WORKSをチェックするようにしました。その結果、接客担当スタッフが共有すべき情報がこれまでより迅速に伝わるようになりました。

 

廣井さん:

自らアクセスしなければならないグループウェアと違い、LINE WORKSではリゾート内のどこにいてもプッシュ通知がなされます。情報のやり取りに要する時間が大きく短縮し、さまざまな業務速度がアップしたことを感じています。

斎木さん:

当リゾートでは東京や新潟などとホテルを結ぶ送迎バスを毎日5便運行しており、急な予約により乗車されるお客様が特に多いときは、到着時が混雑しますのでスタッフを増やして対応する必要があります。LINE WORKS導入後は、バスの到着時刻に合わせて夜勤担当者に出社を早めてお出迎えをサポートして欲しいといった依頼をスムーズにできるようになりました。レストランに宴会予約が突発的に入るなど、直近になってシフトの見直しを迫られる場合でも、電話より確実にスタッフに連絡ができます。

 

施設内に傷などを発見した場合の修繕や、客室の備品レイアウト刷新などの承認については、上長に写真を送信して判断を仰いでいます。以前は撮影した写真をプリントして渡すかグループウェアで送信するかしており、上長が出張中だとレスポンスを得るのに2～3日要することもありました。LINE WORKSを利用するようになってからは、上長がどこにいても随時対応してもらえるので、タイムリーに指示を得られるようになりました。

また、ゲストリレーションの全スタッフが入った「緊急連絡網」のグループをつくり、お客様の病気や怪我などへの対応時には、緊急連絡を一斉にトークして情報を速やかに共有できるようになりました。救急車の要請時には、手の空いているスタッフが速やかに気づき、協力して対応する体制が構築され、LINE WORKSによる情報共有の速度アップはお客様の「安心」にも貢献していると思います。

LINE WORKSを導入したことで、職場環境や働き方に変化が生じましたか。

廣井さん:

LINE WORKSなら連絡先を知らない相手にも電話をかけられるので、トークの活用ともあいまってコミュニケーションが促進され、従業員間の結束力が強まったように感じられます。

 

斎木さん:

以前は部下からのさまざまな報告や相談が基本的に電話でなされていましたが、LINE WORKS導入後は緊急時のみ電話で、それ以外の大半の用件はトークで伝えられるようになりました。休日に受ける業務の電話が激減したことは、プライベートタイムの質の向上につながっています。

LINE WORKSを今後どのように活用していきたいですか。

斎木さん:

今後は外部トーク連携を活用する計画もあるようなので、そうなれば料飲部門の仕入先との連絡にも応用できると思います。現在は電話連絡が主体ですが、そのやり取りがログで残れば、発注や納品管理がより確実になるはずです。

 

廣井さん:

アンケート機能を利用することで、有事の際に従業員の安否確認ができる体制を整えたいと考えています。
また、毎週管理職が集まってその週の出来事に関する報告会を行っていますが、音声・ビデオ通話機能で東京地域の営業を管轄する東京事業所の従業員にも参加してもらい、お互いの顔を見ながら情報共有ができるようにしたいです。
大きな課題だった「シャドーIT」のリスクは軽減したと思いますが、まだ運用開始から日が浅いので、より安全にLINE WORKSを利用するためのさらなるルールづくりと定着、また多様な機能の活用を図っていくつもりです。

 

 

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2019年1月当時のものです。

蒲池さんの担当業務について教えてください。

LINE株式会社は、従来のコミュニケーションアプリの枠を超えて「LINE Pay」などのFintech事業や、AIアシスタントの「Clova」を始めとするAI事業などに次々とチャレンジしています。そんな中で我々エンタープライズITセンター、いわゆる情報システム部門の役割も大きくなっています。私はエンタープライズITセンター内のITサポート室の室長をやっており、主な業務はヘルプデスクです。ソリューションを導入する際に主管となって動くのも我々の部署です。国内だけでなく、韓国、台湾、インドネシア、タイなどを含めた全拠点の基幹システムのサポートを行っています。

LINE社で使われているコミュニケーションツールを教えてください。

LINE WORKSとSlackはどのように使い分けていますか？

Slackは、「エンジニアのコミュニケーションツール＝Slack」という世の中の風潮もあって導入しました。東京や福岡、京都だけでなく、韓国、台湾、インドネシアなどの各地の開発拠点のエンジニアが利用しています。Slackにはパブリックなチャネルがあり、質問を投稿するとそこに属する誰かから回答をもらえます。オープンソースでの開発に慣れ親しんでいるエンジニアにとってSlackはとても使いやすいツールです。

 

一方バックオフィスの社員は、LINE WORKSをメインで使っています。社員検索が必要な場合は、入社時に撮った顔写真と実名をアドレス帳に登録できるLINE WORKSの方が使いやすく、LINEと同じようにスタンプが使える点に愛着を覚える社員も多いようです。

 

ただ職種によってツールを決めているわけでなく、誰とどういう仕事をするかが肝心で、エンジニアと一緒に仕事をする企画の担当者はSlackも利用しています。オープンスペースで大人数で気軽に打ち合わせしているような感じのSlackに対して、LINE WORKSは会議室で1対1で打ち合わせを行うような使い方をしています。LINE WORKSは業務委託や派遣を含めて、全職員にアカウントを付与し、業務に応じて使い分けてもらっています。

LINEとLINE WORKSの使い分けはどうですか？

LINE WORKSの魅力と具体的な利用シーンを教えてください。

グローバルなチームで働いているため、昼夜の区別なく情報が行き交います。なので、多国籍な仲間が同じ環境で情報共有できる点、モバイルでもPCでも利用できる点、セキュリティがしっかりしている点を高く評価しています。いつでもどこにいても、自分のタスクや予定の確認から社員同士のコミュニケーション、ドキュメントの共有まで、スピード感を持って業務を進めることができます。あと、多言語の翻訳機能も重宝していますね。

 

また我々は同期入社者のコミュニティ形成のために、同期グループをLINE WORKSで作って活用しています。人事もグループに参加し、入社早々に困ったことがあれば何でもグループに質問できます。数ヶ月経ったら人事が退室し、その後は独自に運用されていきます。弊社は月に2回入社日があるので、こういった仕掛けが同期のコミュニティ形成に欠かせないのです。

LINE WORKSの今後の活用法について教えてください。

LINE WORKSには外部公開APIがたくさんあるので、もっと活用していきたいです。例えば、本社以外のオフィスには受付に人がいないため、そこに自動受付システムを導入しようと検討しています。来客対応RPAサービス ACALL（アコール）が最近LINE WORKS連携※を発表したので、LINE WORKSと連携して訪問先部署へ直接つながるようにしたいと考えています。LINE WORKSに対する改善要望は弊社が一番細かいと聞いています。LINE WORKSの開発初期から私たちがユーザーとなってドッグフィーディング※し、一緒に製品を改良してきたという自負があります。

 

若い世代がどんどん入ってきて、社内コミュニケーションツールのあり方が変わってきつつあると感じています。メールからチャット、SNSへと変わり、PCやキーボードを使わない人も増えることでしょう。今後もコミュニケーションアプリの事業者として、時代に合った新しいツールのあり方、使い方を自ら実践していきたいと思います。

簡単に会社紹介をお願いします。

2014年に起業して、インターネット関連の事業とエンターテインメント事業を2つの軸にして事業を展開しています。インターネット事業は自社で開発しているインターネットサービスがあり、大手と共同プロジェクトを展開したりしています。エンターテインメント事業については、ビーチスポーツ、マーケティング事業を展開しています。具体的には、海の家「夏小屋」などの施設を運営して、飲食や音楽イベントなどを主催する事業を展開しています。また、韓国の検索ポータルであるNAVERの広告代理店業務も担当しています。

LINE WORKSはいつから使っていますか？また導入に至った理由は？

2014年4月からLINE WORKSを利用しています。NAVERの広告代理店業務を担当していたので、NAVERの関係会社であるLINE WORKSサービスについて知りました。

LINE WORKSを活用することで、業務にどんな効果があると思いますか？

LINE WORKSを利用する前は、社内ではGoogle Appsを利用していました。LINE WORKSを使って感じたのは、スタートアップに非常に便利なサービスだということです。従業員たちとモバイルアプリなどで、いつでもコミュニケーションを取って共有できる点が魅力的です。

LINE WORKSをどのように利用していますか？具体的なサービス経験についてお聞かせください。

茨木 :

当社はグローバルに取引をしているので、メール翻訳機能は非常に便利だと思いました。それにメールのサジェスト機能もとても便利です。カレンダーは以前に使った経験があるので、社員同士でカレンダーを共有するなどの機能はスムーズに利用することができました。

郭 :

私は、添付機能をよく利用します。スマホのメールアプリにファイルを添付するときに、LINE WORKSのDriveにあるドキュメントをすぐに添付できるので、とても便利です。

茨木 :

LINE WORKSは、1つのアプリで業務が完結できる点がいいですね。メッセンジャー機能は頻繁に利用すると思いますし、外回りのときは特に有効でしょう。これまではLINEを利用していましたが、LINE WORKSはメッセンジャーだけでなく、カレンダーやメールなどが統合されていて、コミュニケーションの手順を一つ省けるので便利だと思います。

今後、LINE WORKSに期待することは？

今後は社員同士だけでなく、プライベートの友だちとも並行して利用できるLINE WORKSになればと期待しています。また、メールでは複数のアカウントを持っているので簡単に切り替える機能があればいいと思います。
LINE WORKSは大企業だけではなく、当社のようなベンチャー企業にも魅力的なサービスです。特に、LINE WORKSの便利なモバイルサービスのおかげで、社員同士の業務対応が柔軟で迅速になりました。これからもLINE WORKSならではの特化された機能で業務効率が向上することを期待しています。