本事例のポイント

• 【トーク・グループ】入院プロセスを可視化し円滑な受入をモニタリング
• 【掲示板・全体トーク】全職員330人、誰ひとり取り残さない情報共有
• 【アンケート】研修の集計・未提出者管理の手間を実質ゼロに
• 【CXトーク】問い合わせ窓口の属人化と対応漏れを解消

「病院らしくない病院」というビジョンに込めた思いをお聞かせください。

荒木さん:

私たちが向き合う患者さんのほとんどは、在宅と病院を行き来しながら生活の延長線上で医療を受けています。多くのひとが加齢とともに膝や腰の痛み、高血圧や糖尿病といった完全には治らない複数の病気を患います。こうした患者さんに求められるのは、治療効果の最大化のために設計された「病院らしい病院」ではなく、生活の質をどう高めるかを中心に据えた医療です。

人口構造の変化に伴って、急性期機能は集約化が進みます。地域に根ざした私たちのような病院は、病気と共に生きる方々の生活を支える存在へとシフトしていかなければなりません。「日本でいちばん病院らしくない病院」というビジョンには、治療効果の最大化を目的としたこれまでの病院の当たり前を、医療ニーズの変化にあわせて、ひとつひとつ問いなおし、刷新していくという決意を込めました。

北村さん:

病院には、「病院だから」で許されてしまう場面が数多くあります。ベッドが寝室であり居間でもある空間で患者さんが多くの時間を過ごす非日常が、私たちにとっては当たり前の風景になってしまう。ひとつひとつ問いなおすことをやめると、そこから「病院らしさ」が生まれてしまうと感じています。

LINE WORKS選定の決め手を教えてください。

荒木さん:

決め手は、LINEと同じ操作感で職員のアレルギーが少ないことでした。看護師をはじめ職員のITリテラシーには幅があるため、この親しみやすさが、全職員を巻き込むうえで決定的に重要でした。独自思想が強いツールは使う人を選ぶため、現場への浸透が遅くなります。またLINE WORKSは、国内サーバーをはじめとする3省2ガイドラインの要件を満たしていたことも大きな理由でした。

私たちの組織図は、患者さんを中心に多職種がつながる形をしています。この組織のあり方を実現するためのインフラとして、全職員1人1台のスマホと1人1アカウントは絶対に外せない条件でした。医療従事者はもちろん、厨房の調理師や受付の委託スタッフまで、誰ひとり取り残さずにスマホを持ってもらう。そこまでやり切って初めて、LINE WORKSのポテンシャルが引き出せると感じていました。

現場ではどのように運用されているのでしょうか。

荒木さん:

LINE WORKS導入で最もインパクトのあったのが、入院プロセスの可視化です。入院依頼のグループには全管理職と全医師が入っており、地域連携先や外来から入院相談があると、患者さんのID、氏名、入院目的がグループ内で共有され、病棟マネージャーが応答します。入院プロセスの可視化によって、円滑に入院受入ができているかをモニタリングできるようになったのに加え、病棟間の相互理解にもつながっています。

入院依頼グループでは、地域連携先や外来からの入院相談を全管理職と全医師がリアルタイムに共有。病棟マネージャーが応答し、受入の可否や担当病棟がその場で決まっていく

もうひとつの象徴的な活用例が、病棟と担当医師の組み合わせでつくる「プロジェクト型グループ」です。病棟ごとに医師グループをつくり、その医師が受け持つ患者さんのケアにかかわる看護師、リハビリ職、薬剤師、栄養士などが情報を共有します。患者さんを媒介に多職種がつながる組織図の世界観そのものです。

病棟と担当医師ごとに編成される多職種グループ。患者さんごとのやり取りがここに集約され、プロジェクト型のチームコミュニケーションが生まれている

情報共有の使い分けや、掲示板・アンケートの活用について教えてください。

荒木さん:

全職員への情報発信は、2つのトークグループと掲示板で使い分けています。1つ目の「全体通達等」は、勤怠の締めやシステム保守点検などフォーマルな業務連絡を流すところ。2つ目の「全体トピックス」では、院内イベントや地域のお店の商品紹介、ボランティアさんによる活動告知など、院内の雰囲気づくりに寄与する情報を流します。掲示板は、理事長通達や規定の改定、マニュアルなどフォーマルな情報を「ストック」する場として活用しています。

「全体トピックス」には院内イベントや職員向けの啓発情報など、フロー型の話題が集まる。全職員が気軽に読める雰囲気づくりの場

院内設備のトラブル対応を依頼するグループも特徴的です。職員が緊急性・発生箇所・内容をフォーマットに沿って書き込むと、施設担当が速やかに対応し、完了報告を返します。ふだん日の当たりにくい職種の活躍が可視化され、感謝の言葉が自然に生まれ、職種を超えた相互理解にもつながっています。

北村さん:

アンケートは、研修の受講確認で非常に重宝しています。以前は紙の課題を配布・回収しており、部署マネージャーが取りまとめる負担が大きかったのです。今は委員会のメンバーが設問をつくり、職員が動画や資料を見て回答するだけで、そのまま受講記録として残ります。マネージャーに集中していた集計作業の手間がほぼゼロになりました。未提出者もリスト画面で一目で分かるのでフォローも入れやすく、教育のループまでつくれています。

TeamSTEPPS研修などの受講確認に使っているアンケート。設問画面と集計結果画面が自動で連動し、未提出者も一目で把握できる

導入後、現場やマネジメントにどのような変化が生まれましたか。

北村さん:

導入後、私がいちばん実感しているのは、「現場が見える」ようになったことです。物理的には離れていても、病棟や在宅での現場スタッフのやり取りや患者さんの状況が見えてきます。むしろ現場に足を運ぶよりも情報がタイムリーに入ってくるほどです。スタッフの力量や看護の傾向が見え、マネージャーとの課題共有や研修設計にもつながります。もう1つ大きいのは心理的安全性です。例えば以前は医師と1対1だと立場の違いで議論が進みにくい場面がありましたが、今は関係者全員が入ったグループの中で議論するやり方にしています。可視化されることで安心してコミュニケーションが取れるようになり、多職種が専門性を活かし対等に議論できる場が生まれました。

新生病院では「セル看護提供方式®」という、看護業務の無駄を省きケアの受け手の価値を最大化することを目的に、スタッフがステーションにいるのではなく、患者さんのそばで業務を行う方式を取り入れています。看護師の立ち位置が分散しているからこそ、タイムリーにコミュニケーションが図れるツールが必要です。DXというと患者さんから離れるイメージを持たれがちですが、実は患者さんのそばにい続けるために必要なものなのです。

荒木さん:

経営層と職員一人ひとりがLINE WORKS上で直接つながることで、方針や情報が中間階層で濁らず伝わるようになり、情報共有のスピードが格段に上がりました。LINE WORKSはこうした組織運営の効率化にも直結しています。

全職員にスマホを支給する原資はどのように確保したのでしょうか。

荒木さん:

管理職ポストの削減と病床稼働の改善で原資を確保しました。しかし、導入段階で緻密な計算があったわけではありません。一般論として、病院が全職員にスマホを持たせるのはコスト面でハードルが高く、「費用対効果が見えない」という話をよく耳にします。ただ、導入以前から費用対効果を厳格に求めすぎると、DXの歩みは一向に進みません。コスト削減の積み上げよりも大切なのは、経営者の世界観です。私には、実現したい患者体験や従業員体験があり、スマホとLINE WORKSによる新しい働き方が生産性向上と増収をもたらしてくれるという確信がありました。

だからこそ私たちは、やらないことの理由づくりに時間をかけずに、組織変革とDXの推進に突き進むことができたのだと思います。実際、DXを含む一連の取り組みにより病床稼働が伸び、年間約3,000万円の投資回収はもちろん、新たな投資のための原資も生んでいます。DXは、それ自体が成果を生む魔法のツールではなく、業務プロセスや意思決定のあり方、人材配置、組織文化といった組織改革を伴ってはじめて、本来の効果を発揮するのだと思います。

2025年6月に導入されたCXトークの活用状況についてもお聞かせください。

荒木さん:

CXトークは導入以来、待望の機能でした。当院では、人事・財務・IT・職員安全の4つの窓口を運用しています。ITの窓口では1日10件程度のトラブル問い合わせがあるのですが、以前は個別のトークで対応していたため、対応者が不在だと対応が止まったり、別の誰かと重複して返してしまったりといった属人化が起きていました。CXトークに切り替えたことで、複数人体制で対応状況を共有しながら対応漏れなく返せるようになりました。出産などプライベートにかかわる届け出も、人事担当者以外に見られずに完結できます。問い合わせの性質に応じて、相互理解のためにあえて可視化するトークと、非公開のCXトークを使い分けている点がポイントです。

CXトークの対応者画面。複数チャネルの対応状況が一覧で把握でき、担当者のステータス管理で対応漏れを防いでいる

最後に、今後の展望をお聞かせください。

荒木さん:

LINE WORKSのプライベートSNSという特性を活かして、地域での活用を広げていきたいです。ご家族やケアマネジャーなどの地域の連携先にフリープランのLINE WORKSアカウントを作成してもらい、外部トーク連携で在宅の患者さんのケアを地域の多職種で支える運用を検討しているところです。「地域のすべての人が当院の患者」という視点に立つと、院内の多職種連携と地域の多職種連携は地続きであり、LINE WORKSはその両方を支える共通インフラになります。

LINE WORKSの価値を引き出せたのは、「どういう組織でありたいか」「患者さんにどう向き合いたいか」という問いを経営として持ち続けてきたからだと感じています。同じ課題に向き合う病院の皆さんにとって1つの参考事例になれば嬉しいですし、これからもLINE WORKSを最大限に活用しながら、働くひとにとっても患者さんにとっても、よりよい環境を実現できたらと考えています。

【お話を伺った方々】

荒木 庸輔さん

常務理事 法人事務局長として、組織運営全般とDX戦略の立案・実行を統括。

北村 千恵さん

法人看護局長として法人全体の看護ケアを統括しつつ、訪問看護ステーションつぼみの所長として在宅医療の現場にも立つ。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2026年4月当時のものです。

大断面集成材の製造・建設工事の設計施工を行う株式会社中東は、煩雑なアルコールチェックを簡便にする目的で、LINE WORKS上で行える「アルろく for LINE WORKS」を導入。アルコールチェックの記録と管理を円滑にし、年間約20万円のコスト削減を実現しました。さらに、LINE WORKSを会社にとって初となるグループウェアとして活用することで、全社員が迅速な情報共有を行える体制を構築。総務部による入金チェックが月20時間短縮されるなど、業務効率化に大きく貢献しています。

本事例のポイント

• 道交法に定められたアルコールチェックと運転日誌の記録・管理が「アルろく for LINE WORKS」で効率化
• アルコールチェックの運用コストを年20万円削減
• フリープランから始めたグループウェア導入が全社員に浸透し、迅速な情報共有を実現
• 電話、メール、メモがトークに置き換わり、入金チェックなどの作業を月20時間短縮

貴社の事業概要についてお聞かせください。

谷内さん:

石川県能美市に本社を構える当社は、大断面集成材やCLT（直交集成板）の設計・製造に加え、一般建築の設計・施工も手掛ける総合プロデュース企業です。高度な技術を要する大断面集成材の製造から建築まで一貫して行える点が強みです。近年は、環境意識の高まりや国の後押しにより木造建築の需要が増加しており、当社の集成材は2020年東京オリンピックのメインスタジアムである新国立競技場にも使用され、有明体操競技場では施工の一部も担当しました。また、大阪万博の会場に設置されるパビリオンや、2026年にアラブ首長国連邦（UAE）で開館予定のグッゲンハイム・アブダビ美術館の骨組みに使用される集成材も受注するなど、当社の技術力は国内外で高く評価されています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

走出さん:

当社は、本社敷地内に4棟の工場と市内に別の工場があり、拠点が分散しています。施工現場の管理者は全国各地へ長期出張することも少なくなく、社員間の連絡は対面、電話、貼り紙、回覧板などで行われており、迅速な情報ができないことが以前からの課題でした。

谷内さん:

また当社は、社員が施工現場へ車で移動する機会が多いため、2023年12月の道路交通法改正でアルコールチェッカーを使った酒気帯び状態の確認が義務化されて以降、アルコール検知器に付属する専用アプリでアルコールチェックの運用を試みました。しかし、その検知器とアプリ間のBluetooth接続が不安定で記録がスムーズに送られないなど、使い勝手に課題があり、全社展開できずにいました。好調な業績が続いている当社は、ここ10年ほどで社員数が倍増しており、業務で車を運転する社員も増加しています。そのため、日々のアルコールチェックをより手軽に行えるようにし、記録を管理する安全運転管理者の業務負担も軽減することが喫緊の課題となっていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定した理由と、運用開始までの経緯を教えてください。

谷内さん:

ビジネスチャットをはじめとするLINE WORKSの各機能を全社員で活用することで、社員間の連絡や情報共有が円滑になると考えました。当社はこれまでグループウェアを導入したことがなく、社内に定着するかどうか不安でしたが、LINE WORKSにはフリープランが用意されています。「フリープランなので、活用が進まなければ利用を中止すればよい」と考え、導入への心理的なハードルを下げ、まずは総務部のメンバーで試用しました。その後、役員、部長、工場長にも試用してもらったところ、コミュニケーションが円滑になることを実感できましたことから、有償プランに切り替えました。

利用を促進するため、使える機能を制限することはせず、業務に関わるグループであれば社員が自発的に作成することを認め、飲み会のお知らせなどの連絡も許可しています。個人携帯のBYODを許可したこともあり、現在は全社員に活用が定着しています。

「アルろく for LINE WORKS」を選定した理由を教えてください。

谷内さん:

複数のアルコールチェックサービスを調査した結果、アルコールチェックとLINE WORKSを連携させた「アルろく for LINE WORKS」に注目しました。操作性が良さそうな点に加え、国家公安委員会が定める基準を満たしていれば、導入済のアルコール検知器をそのまま使用できること、検査結果と運転日誌を専用の管理画面で管理できること、そして低コストで運用できることに魅力を感じ「アルろく for LINE WORKS」を導入しました。

「アルろく for LINE WORKS」の具体的な利用シーンと導入効果についてお聞かせください。

・検査結果と顔写真を撮影するだけの簡便な操作性

・アルコール検知器の種類を問わず利用可能

・運転日誌としての活用も可能

谷内さん:

ドライバーは、別のアプリを立ち上げる必要がなく、普段使っているLINE WORKSから「アルろく for LINE WORKS」を立ち上げ、検査結果が表示されたアルコール検知器と一緒に自分の顔を撮影するだけで簡単にアルコールチェックの記録を残せます。撮影された画像はAIによる顔認証が行われるため、他人によるなりすましを防止できます。

また、OCR機能によって検知器に表示された数値が自動的にデータ化されるため、ドライバーが検知量を入力する必要はありません。以前から使っていた検知器をそのまま活用できたのも良かったです。

以前のアプリでは、アルコールチェックの結果を管理者が手動で集計していましたが、「アルろく for LINE WORKS」では管理画面上にリアルタイムに自動集計されるため、管理業務が大幅に効率化されました。当社には出張や直行直帰のある社員が20名ほどおり、以前はアルコールチェック結果の回収漏れが発生していましたが、「アルろく for LINE WORKS」を導入してからは回収する手間がなくなりました。

さらに、「アルろく for LINE WORKS」には、出発地や目的地、走行距離メーターの数値に加え、任意で追加した項目も記録でき、運転日誌としても活用できるのが便利です。走行距離は、出発時と帰着時に入力した数値から自動で計算されるため、紙で記入していたときよりも簡単に運転日誌を作成できます。

出発地や目的地、走行距離の記録など運転日誌としても活用できる

グループウェアとしてのLINE WORKSの利用シーンと導入効果についてはいかがですか。

・会社からの重要なお知らせを全社のトークグループで周知

・部門や案件別のグループで業務情報を速やかに共有

・トークルームの予定表示機能で出張等のスケジュールを可視化

谷内さん:

当初は従来の貼り紙や回覧も併用していましたが、LINE WORKSのトーク機能で会社や部門からの重要なお知らせを発信するうちに、短期間で紙による情報発信を大幅に削減できました。

LINE WORKSに発信された通知・通達を見る習慣が根づき、紙で情報を共有する文化からの脱却が図られた

部門別や案件別のトークグループも次々と作成され、設計チームと施工チームが図面データや修正指示などをリアルタイムに共有するなど、業務に関するあらゆる情報をLINE WORKSでやり取りするのが当たり前になり、以前のように担当者間の連絡に手間取ることはなくなりました。

施工現場に関する情報はPDFや写真で関係する担当者が瞬時に共有

走出さん:

どの部門の社員がいつどこにいてもスムーズに連絡がつくので、電話やメールでの連絡はほとんどなくなりました。口頭での伝達は記録に残りませんが、トークならテキストで記録が残り、いつでも誰に何を伝えたか検索できます。そのおかげで、「言った/言わない」のトラブルも回避できるようになりました。

谷内さん:

トークがすっかり定着したことを受け、グループの予定機能で出張予定などを可視化するようになりました。自分のスケジュールを共有することが定着すれば、いずれは会社全体でカレンダー機能を使う予定です。

トーク以外にどんな機能をよく活用していますか。

【掲示板】テーマごとのスレッドに情報を集約

【ビデオ通話】離れた拠点や出張先の社員が参加する会議に利用

【アンケート】日程調整や社内の意見収集を効率化

走出さん:

とくによく使われているのは掲示板で、会社からの各種お知らせや業務マニュアル、労働災害発生情報に加え、社員が自由に書き込める自由掲示板も設けています。自由掲示板には「建設会社あるある」のような投稿もあり、社内の雰囲気を和らげることに貢献しています。

谷内さん:

出張先の社員も参加する会議をビデオ通話機能で行うことがあります。また、アンケート機能は会社行事の出欠確認などに活用しており、重要なアンケートや掲示板については、全社員向けのトークルームにURLを送信して確実に確認してもらえるようにしています。

改めてLINE WORKSの導入効果をどう実感していますか。

谷内さん:

アルコールチェックの運用については、以前利用していたサービスから「アルろく for LINE WORKS」に切り替えたことで、アルコールチェックや運転日誌の記録・管理の負担を大幅に削減し、年間約20万円の運用コストを削減できました。

また、LINE WORKSをグループウェアとして活用することで、社内に分散していた情報が集約され、必要なときにすぐにアクセスできるようになりました。これにより、約90名の社員全体の業務効率化が大幅に向上しています。

走出さん:

社内の担当者への対面、電話、メールによる確認作業に要していた時間が、月に約20時間短縮されました。その時間をほかの業務に充てられるようになったことが大きな成果です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

走出さん:

社内規定や各種申請などに関する問い合わせにLINE WORKSのBotが対応する仕組みを構築し、総務部の業務を効率化したいと考えています。

谷内さん:

「アルろく for LINE WORKS」のように、LINE WORKSをインターフェイスとして活用することで効率化できる業務は多いはずです。今後は、勤怠管理など、ほかの社内システムとの連携も積極的に進めていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

谷内 一宣さん

総務部次長として人事および労務全般を管理する。

走出 あゆみさん

総務部で入出金や文書管理、請求書作成等を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

本事例のポイント

• DXの第一歩としてITが苦手な社員も抵抗感なく使えるLINE WORKSを選定
• 情報共有や意思決定のスピードが向上し、お客様への対応力アップにも貢献
• カレンダー機能やワークフローシステムとの連携を活用し、業務の効率化を実現

御社の事業概要をご紹介ください。

藤原さん :

当社は味噌や醤油、日本酒、焼酎、みりんなどの醸造食品を製造する機械・プラントメーカーです。約1,500社と取引しており国内シェア80％以上を誇るほか、世界27か国への製品の輸出も行っています。2050 年を見据えて掲げた「開発ビジョン 2050」では、「醸造を原点に、世界で『微生物インダストリー』を共創する企業」となることを目標にしています。

ビジョンを達成するには現状維持というわけにはいかず、デジタル化による業務改革が必須でした。そこでDX 推進委員会を立ち上げてデジタル化計画を策定し、3年間で21ものITシステム・ツールを導入し、デジタル人材の内製化などに取り組んできました。このような取り組みが評価され、中堅・中小企業のモデルケースとなるDXの優良事例を選定する経済産業省の「DX セレクション 2023」でグランプリを受賞しました。

LINE WORKS導入以前はどのような課題を抱えていましたか。

藤原さん :

DXを推進するには、その必要性をビジョンと結びつけて社員全員に理解してもらう必要がありました。経営層からのメッセージは朝礼や総会などで周知していましたが、機械の据付やプラントの建設などで出張している社員も多く、すべての社員にタイムリーに情報を伝えることが困難でした。また、フルオーダーメイドである当社の製品づくりには技術やノウハウを要しますが、ナレッジを共有する環境が整っておらず、情報共有基盤の整備が必要だと考えていました。

頼さん :

DX推進委員会の発足当初、まずは社内の業務を洗い出すために、各部署へヒアリングを行ったところさまざまな非効率な業務が浮き彫りになりました。例えば、会議室を利用したい際は、予約を取りまとめる担当者との連絡は内線で行い、予約状況はExcelで管理していました。そして、全体へ周知させるために予約状況をまとめたExcelを紙に印刷して本社のホワイトボードに掲示していたのです。予約状況が変更される度に、その紙を貼り替える手間が発生していました。社員の予定管理もホワイトボードで行っていたため、確認するにはわざわざホワイトボードを見に行かなければならず、出張先にいる社員などタイムリーに予定を確認できない状況でした。まずはこういったアナログな業務をデジタル化して改善することから始めようと考えました。

佐藤さん :

私は年間200日ほど出張先に滞在していますが、本社など別の拠点にいる社員と連絡を取りたいときの連絡手段は電話やメールのみでした。電話は行き違いも発生しやすいですし、メールはいつ読んでもらえるのか分からないなど、思うように連絡が取れないことが多くありました。長期の出張を終えて久しぶりに会社に行くと、就業規則や案件の状況など会社のさまざまな情報が変化していて、浦島太郎状態になっていることもありました。

藤原さん :

組織力を高めるために、全社員が定期的に同じ情報を持っている状態を作ることはとても重要であり、このような状況に変えていくために、ビジネスチャットの導入を検討しました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選ばれたのはなぜですか。また、運用ルールは定められましたか。

藤原さん :

アナログな働き方に慣れ親しんだベテラン社員が多く、当時はITリテラシーが決して高いとは言えませんでした。過去に別のITツールを導入したこともありましたが、使いこなせず定着しなかった経験もありました。社内のDXに向けて、誰ひとり取り残さず推進していきたい思いがあったため、ベテラン社員でも抵抗感なく、みんなが使えるツールを探していました。そこで多くの社員がプライベートで使い慣れているLINEにUIが似ている、LINE WORKSに注目しました。当社はお客さまに関する機密情報を扱うことも多く、セキュリティ面で安心できるクラウドサービスである点にも魅力を感じました。

頼さん :

LINE WORKSの利用は、当初は会社支給のスマホかPCに制限し、全社員にアカウントを付与して運用を始めました。導入直後に説明会を開催しましたが、それ以外に特別な導入教育を行うことなく、すぐにほとんどの社員が使いこなせるようになりました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・情報共有や意思決定のスピードが向上し、お客様への対応力UPに貢献

・案件の進捗状況もタイムリーに把握でき、ノウハウ共有の場として役立つ

藤原さん :

全社員、役員、部長、部門、案件ごとなどの目的別にグループを作り、電話やメール主体に行われていた連絡がLINE WORKSに置き換わったことで、情報共有が飛躍的にスムーズになりました。対面や電話、メールでは気を遣うような上司や他部署の担当者への質問も、トークなら気軽に連絡を取ることが可能です。LINE WORKS導入後は、以前よりコミュニケーションのハードルが低くなり、さまざまな案件に関する意思決定のスピードも向上し、お客様への対応力向上にもつながっていると感じています。

佐藤さん :

トークを見ていれば、どのメンバーがどのような課題を抱えているかがよく分かります。例えば、案件ごとに製造部や設計部、営業部などの関係者を含めたグループを作成しているのですが、施工現場での不明点などについて写真とともに連絡があると、離れた場所にいても速やかに的確なアドバイスができます。先輩が蓄積しているノウハウを共有する手段となっています。自分にメンションされていないメッセージであっても、やりとりをみればプロジェクトの状況を隅々まで把握できるのもグループ活用のメリットです。

さらに図面などは社内のデータベースにて管理していますが、変更・修正があった場合にはLINE WORKSトークでその旨を連絡してもらうため、誤って修正前の情報を参照することがなくなりました。現場が必要な部品を急いで調達してほしいときは、型番や図面の写真を本社にいる設計や調達の担当者に送ることで、迅速に対応してもらえます。以前は電話がつながらなかったり、送信したメールが確認されているかどうかわからず不安になったりすることもあったのですが、LINE WORKSで連絡を取るとレスポンスも速いですし、返信がなかったとしても既読かどうかで、相手の状況がわかりやすくなりました。

掲示板も積極的に活用されているそうですね。

頼さん :

掲示板は、経営層が発信するビジョンから、案件受注報告や各種議事録、RPAで自動化する業務フローのシナリオまで、全社に向けた情報を一斉に周知するのに役立っています。掲示板の閲覧を全社員に習慣化してもらうため、原則として昼休み前後の12時30分と終業前の16時30分の2回、と時間を決めて投稿しており、特に重要な情報は必読設定にしているので確実に見てもらえるようになりました。

佐藤さん :

掲示板を通じて会社の動きが手に取るように分かり、長期出張中でも社内の様子をタイムラグなく把握できています。本社にいないために情報が分からず、不安になるということがなくなりました。LINE WORKSが導入されてから、出張先にいても会社との距離感が近くなったと感じています。

外部トーク連携やカレンダーの機能も、業務効率化に役立っているそうですね。

佐藤さん：

製造部では、据付や建設の際に作業を依頼する外部の協力会社とスムーズに連携するために、外部のLINE WORKSやLINEとつながってやりとりしています。機密情報漏えい防止の観点から、外部とつながる場合は会社に申請して許可を得ています。

頼さん :

カレンダーは社員の予定を把握したり、設備予約機能で会議室や社用車、実験機器などを予約・管理したりするのに活用しています。以前のようにホワイトボードのスケジュール表を見に行く必要がなくなりました。手元のPCやスマホで、設備の予約情報を確認したり、予約できたりするので便利です。

藤原さん :

社員へのヒアリングや社内イベントへの出欠確認などに、アンケート機能を活用しています。紙のアンケート用紙を配付・回収したり、集計したりする手間がかからなくなりました。LINE WORKSによって、社員の意見も吸い上げやすくなり、双方向でコミュニケーションが取りやすくなりました。

頼さん :

ワークフローシステムの「サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS」を連携させ、申請・承認業務をLINE WORKS上で運用できるようにしました。以前は、別のツールを使っていましたが、承認者が外出先にいると承認作業のためにPCをVPNに接続する必要があったのです。このひと手間と、スマホからは承認ができないせいで、承認担当の出張や外出が多いと承認が完了するまでにひと月ほどかかるケースがありました。現在は、スマホから簡単に承認作業ができるため、早ければ判断まで1～2日で済むようになりました。社員からの評判も非常に良いです。

LINE WORKSから申請・承認作業が行えるようになり、承認手続のスピードが改善した

DX推進を含む御社のビジョン実現に向けた動きにも、LINE WORKSが役立っているそうですね。

藤原さん :

LINE WORKSはもはや当社にとってなくてはならない存在です。その一方で、対面でのコミュニケーションの重要性も実感するようになりました。重要な報告は対面で行うようにして日頃から関係構築をしているからこそ、ITツールを用いた意思疎通も円滑にできているのだと思います。対面やLINE WORKSでのコミュニケーションによってDX推進を含めたビジョンが浸透し、社員一人ひとりの理解を得られていると感じています。

頼さん :

LINE WORKSの導入をきっかけに、全社的にITツールへの抵抗が少なくなりました。今では多数のシステム・ツールを活用して業務効率化を実現させていますし、LINE WORKSを通して多くの社員がDX実現に向けて有用な意見を発信してくれています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

藤原さん :

以前は受注した案件をこなすだけで精一杯という状況でしたが、DX推進によってさまざまな業務が効率化し、ビジョン実現に向けた取り組みが前進しました。企業の成長にはデータの活用が極めて重要となります。LINE WORKSの導入をはじめとするDX実現に向けた取り組みでデータを蓄積する基盤が整ったので、それを有効活用してデータドリブンな経営を実現することがこれからの目標です。

【お話を伺った方】

藤原 加奈さん

取締役副社長を経て、2021年9月代表取締役副社長に就任。

頼 純英さん

経営企画室 課長とDX推進委員会 委員長を兼務する。

佐藤 文宏さん

製造部 プラントグループの課長として現場を管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年4月当時のものです。

本事例のポイント

• 社内連絡をメールからトークに置き換えて拠点間の連携がスムーズに
• Driveで業務データの管理・共有を簡便に
• カレンダーの活用でホワイトボードによるスケジュール管理から脱却

御社の事業概要をご紹介ください。

長谷川さん :

当社グループは、コーポレートビジョン「社会で活躍できる人づくりを実現できる最高の教育機関をめざす」のもと、学習塾、通信制高校、社会人教育、外国人向け教育など、幅広い教育サービスを提供しています。教育全体を軸とした事業のさらなる発展を目指し、2023年度からはカンパニー制を導入しました。「学習塾事業」、「高校・大学事業」、「グローバル事業」、「能力開発・キャリア支援事業」の4カンパニー体制を採用しています。

同時に、コーポレート部門も再編し、グループガバナンス、コンプライアンス、総務、人事、経営管理を司る統括支援本部を設立しました。また、グループ経営戦略、DX戦略、IT戦略の立案と推進を行う経営戦略本部を設け、グループ全体のガバナンス強化と実効力ある戦略の策定･遂行を図っています。

これまでどのような業務課題を抱えていましたか。

長谷川さん :

高校・大学事業において、通信制高校の運営を北海道から九州まで全国展開しており、事業の拡大にともない拠点が増加し、組織内での意思の統一が難しくなってきていました。

黒羽さん :

遠隔地にいる社員どうしがプロジェクトを進める機会が増えて、主な連絡手段が電話とメールだったため、情報の伝達と共有に多大な手間と時間がかかっていました。

平野さん :

メールのやりとりには、デスクに戻ってPCを開かなければならず、迅速なコミュニケーションが難しいと感じていました。

佐藤さん :

社員のスケジュール管理は基本的にホワイトボードで行っていましたが、各事業部やグループ会社で異なるツールを使用しており、業務の標準化ができていませんでした。さまざまなツールの使用は、全体的なガバナンスの確保を難しくしていました。

江阪さん :

会議の開催やメンバーの都合確認に関する非効率的な業務環境を改善する必要があり、全体で共通のコミュニケーションツールを導入し、連絡や情報共有の手段を統一する必要性を感じていました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれたのはなぜですか。

長谷川さん :

当社の社員は全体的にITリテラシーが高くないため、操作が複雑なツールを導入しても定着しない可能性がありました。そこで注目したのが、UIがLINEに近いLINE WORKSでした。ビジネスチャットでコミュニケーションを効率化できるだけではなく、各事業部で運用されていたファイルサーバーをLINE WORKSのDrive（クラウドストレージ）に統合できるという点にも注目し、1つのツールで全社の情報連携を実現できるグループウェアとして活用できることが期待されました。そして、他社のサービスと比較した結果、導入コストやランニングコストが最もリーズナブルだったことが選定の決め手でした。

佐藤さん :

Driveとともにメール機能も備えているアドバンストプランに魅力を感じました。当社では社内用と社外用のメールアドレスを社員に割り当てており、使い分けが非常に煩雑でした。この問題を解決するため、LINE WORKSのメールを社外との連絡に使用し、社内用のメールアドレスは廃止して、社員間の連絡をトークに移行させる計画を立てました。

長谷川さん :

将来的にはLINE WORKSをグループ全体の全社員で運用することを前提に、まず第1フェーズとして大阪本社と東京本部のコーポレート部門を中心に、本社機構で運用を開始しました。

独自の運用ルールなどは整備されましたか。

長谷川さん :

IT戦略部が策定したガイドラインに基づいて、LINE WORKSの利用に際してルールを明確にしました。ただし、自由な活用を推奨する観点から、細かな制約はあえて設けていません。利用端末はシャドーITの抑止と労務面への配慮から、会社が支給したデバイスでのみで利用することとしています。

LINE WORKSの活用シーンと導入成果をお聞かせください。

• ●メールと比べ社員間のコミュニケーションが活発に

  ●フォルダやDriveの活用で業務データにスムーズにアクセス

  ●会社からの通達などを掲示板で素早く周知

江阪さん :

リアルタイムにやりとりができるトークは、メールより手早くレスポンスを返せるようになり、連絡が一方通行に終わらず複数人で迅速な対話をラリーするようになりました。このことで、社内のコミュニケーションが活発になったと感じます。

黒羽さん :

組織図に基づいたトークグループが用意されたほか、プロジェクトごとにさまざまなトークグループを運用できるため、離れた拠点の社員との連絡が格段に取りやすくなりました。電話やいつ見てもらえるか分からないメールとは異なり、必要な情報を気軽に伝えることができ、ちょっとした確認や意見の収集なども容易に行えます。

電話やメールでは困難だったタイムリーなやりとりを実現した

また、グループのフォルダやDriveを活用することで、各自での必要な業務データへのアクセスと社員どうしの共有がスムーズになりました。

トークやグループ以外にどんな機能を活用されていますか。

黒羽さん :

第一フェーズの社員はLINE WORKSのカレンダーを活用しています。自分だけでなく同部署や予定の把握が必要な社員の予定が可視化されるだけではなく、設備予約機能で会議室などの予約管理ができるのも便利です。

江阪さん :

会議室の使用状況などはホワイトボードで共有していましたが、今後カレンダーの利用が広まることで、社員のスケジュールも設備の予約もLINE WORKS上で可視化され、より効率的に管理できるようになるでしょう。

平野さん :

人事部門からの通達など、組織全体への情報周知には掲示板が活用されています。紙で伝える文化はまだ残っていますが、段階的に掲示板への移行を進め、ペーパーレス化させることを期待しています。

佐藤さん :

IT戦略部やDX戦略部のように、システム開発ベンダーや協力会社とのコミュニケーションが頻繁な部門では、当社のLINE WORKSのアカウントを提供して外部パートナーとトークやフォルダで連絡や情報共有を行っています。

部門によっては、外部トーク連携機能で協力会社のLINE WORKSやLINEとつながり、メールで行っていたやりとりをグループトークに置き換えて連絡業務を効率化しています。組織内にとどまらず、組織外の関係者とも緻密なコミュニケーションをはかれるようになったことも成果の1つです。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させていきたいですか。

佐藤さん :

社員がLINE WORKSの活用によって業務がデジタル化されることを実感し、自ら新しい活用方法を生み出す段階にまで至れば、当社のビジョンである「社会で活躍できる人づくりを実現できる最高の教育機関をめざす」への実現にも近づくと考えています。

黒羽さん :

LINE WORKSが全社展開された際には、NASやオンプレミスのファイルサーバーに保存されているデータをDriveに集約し、全社員が業務データに簡単にアクセスできる環境を築くことを期待しています。また、社内の問い合わせ対応を省力化するため、よくある問い合わせに対して自動回答するFAQ Botの構築も検討していきたいです。

長谷川さん :

第1フェーズの本社機構での導入は、期待したとおりスムーズに進展しています。第2フェーズでは、グループ全体にLINE WORKSを展開していく予定です。第2フェーズで目指すのは、全社員が出社した際にLINE WORKSにログインすることが当たり前になる状態です。毎日、自分や他の社員のスケジュールを確認したり、プロジェクトのメンバーがアップロードした業務資料のフォルダを開いたりする。そして、離れた拠点の社員との打ち合わせや会議を行う際には、Web会議の手配や会議室の予約などの手間をかけず、ビデオ通話を活用する。このような活用が当たり前になるよう、IT・DX関連部門はLINE WORKSの普及と活用レベルの向上に尽力していきます。

【お話を伺った方】

長谷川 博之さん

経営戦略本部の副本部長とDX戦略の責任者を兼務。

佐藤 仁一さん

IT戦略部を部長として統括する。

黒羽 資典さん

高校大学事業本部でDXの推進を担う。

江阪 治也さん

経営戦略本部のDX戦略部で主事を務める。

平野 秀和さん

課長としてIT戦略チームを取りまとめる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年10月当時のものです。

本事例のポイント

• 情報共有の体制が整い、園児のけが報告など保護者へのフォローが全職員ができるように
• 紙の書類を掲示板に置き換え、業務時間の削減とクラスを越えた見守る保育を実現
• 新入職員やサポートスタッフも園全体の動きを把握しやすくなり、早期離職を防止

さくらしんまち保育園の特長を教えてください。

小嶋さん：

当園は「一人ひとりを大切にする保育、100対1の保育、楽しく美味しい給食」を保育理念に掲げ、2008年4月に創立された保育園です。そんな当園の特長は「食育」で、12時になったら一斉に「いただきます」をするのではなく、子どもたちが食べたいタイミングで食事を始められるセミバイキング形式をとっています。食事をはじめとする生活のさまざまな場面で子どもたち自身が選択する機会を大切にしています。その結果、多くの子どもたちが食事を楽しみ、偏食が解消される傾向が見受けられます。

LINE WORKS導入前は、どのような課題に直面していましたか。

吉田さん：

これまでは主に「紙」や「人づて」で情報共有を行っており、当時の保育者たちはとにかく多忙で、伝達事項はペンで手に書き残さなければならないほどでした。さらに、業務日誌を作成するために事務室まで移動し、手書きで記入しなければならない状況でした。その多忙さゆえ、保育士を含む職員間のリアルタイムな情報共有以前に、連絡事項が職員全員に行き届かないことも珍しくありませんでした。こうしたアナログな情報共有の体制が、忙しい保育士の負担を一層増幅させる状況になっていたのです。

また、事務職員は全職員への確認事項が多く、ことあるごとに各クラスを回って「○○はどうですか？」と聞かなければならず、業務負担を感じているようでした。

小嶋さん：

保育園では優先順位に関係なく次から次へとさまざまな情報が押し寄せてきます。正直、「どの情報が重要なのか」「どの情報に対応が必要なのか」を整理するのが難しく、混乱することもありました。また、記録する手段は紙の他にPCでWordに打ち込む場合もあり、バラバラな情報管理にも課題を抱えていました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選定された理由を教えてください。

小嶋さん：

私たちがLINE WORKSを選定した最大の理由は、日常的に利用しているLINEと操作性が似通っていることで、忙しい保育士でも容易に使い始めることができると考えたからです。操作が複雑なツールを導入すると、それを覚えるために職員全体に時間と心理的な負担を増やします。またLINE WORKSは、トークやカレンダー、掲示板、アンケートといった機能がすべて1つに備えられているので、職員間の業務に必要な情報共有・ツールの集約を行うのに最適だということも選定理由となりました。

LINE WORKSの具体的な活用方法および導入成果をお聞かせください。

【掲示板】全職員との情報共有がスムーズに行え、いつでも必要な情報にアクセスできる

【アンケート】購買に関するアンケートでは、意見回収の労力を大幅に軽減

【グループ】他クラスの活動予定をタイムリーに把握でき1日の活動計画が立てやすくなる

小嶋さん：

業務日誌やけが報告書など、紙で管理していたものはすべてLINE WORKSのテンプレート機能を使って登録し、そのテンプレートで掲示板に投稿するよう書類管理の仕方を変えました。手書きよりもスマホやタブレットで入力する方が時間を短縮でき、結果、業務時間が削減されました。また、事務室に戻らないと確認できなかったことも、持ち歩いているスマホでいつどこでもチェックできるようになり、情報共有もスムーズになりました。以前は職員の行動を可視化する方法がなかったのですが、テンプレートのおかげで入力の手間をかけることなく活動を見える化でき、誰かが自主的に行なってくれた仕事にも気付けるようになりました。また、テンプレートは後から修正できるので毎年変わる園のテーマを設問の中に含めて、業務日誌で振り返りできるようにもなっています。

そして、テンプレート機能は朝礼でも効果を感じています。例えば、朝礼用のテンプレートを用意し、おおよその連絡事項は朝礼前に掲示板へ投稿してもらいながら、重要な連絡事項のみ絞って伝えています。以前は報告された内容を朝礼の時間中に紙に書いて記録を残していたので、次の発言者は書き終わるまで待ったりすることもありました。現在はその待ち時間もなくなり、またポイントを絞って報告できるようになったので以前の約2/3にまで時間を短縮できました。そうして生み出された時間は、日頃多忙な職員の心のケアのための対話に充てています。

また、子どものけが報告は大小関わらず全職員が知っておくべき重要事項なので、業務日誌と同様に掲示板に投稿するようになりました。現在では投稿者以外の保育士・職員も、誰が・いつ・どのような怪我をしたのかなどを、タイムリーに把握することができています。報告する項目はあえて減らし、すぐ共有できるようにしています。

吉田さん：

以前は、子どもたちと日中過ごしたあとに、時間を確保して他の職員が残した紙の記録を確認していたので、「よし、みるぞ」という気力が必要でした。LINE WORKSが導入されてからは、それが手元で手軽に確認できるようになったことは大きな変化です。

保育の仕事において、子どものある結果に至るまでの過程を把握することはとても重要です。それは担当保育士のみでなく、他の職員も同様なのですが、LINE WORKSを導入して情報共有をするようになってからは「その経緯を知らない」という職員はいなくなりました。

その他、保育士が当日のクラスの活動予定をグループトークで全職員と共有しています。その結果、全員が他のクラスの予定も踏まえて1日の活動を組み立てられるようになりました。

一日を通して全職員が同じ情報を差異なくリアルタイムに共有

また、LINE WORKSを導入している姉妹園とのやり取りもグループトークで行っています。以前は電話でのやり取りが多く、行き違いも多かったのですが、グループトークであれば、互いに自分の好きなタイミングで返信が可能になりました。その結果、姉妹園との連絡がスムーズになり、同じ年齢の園児たちを集めて園庭で遊ぼうといった、積極的な交流や企画も行われるようになりました。

さらに、アンケート機能を利用し、例えば「園で飼育するウサギの色は何色がいいですか？」という質問を職員に投げかけることもあります。以前は1人ひとりに聞きに回っていたことも、アンケート機能を使うことで手間が省け、効率的に回答を集められるようになりました。

小嶋さん：

また、当園では「100対1の保育」という保育方針を掲げています。それは職員の1人ひとりが定員100名の子どもたちと向き合うという意味です。LINE WORKS導入により、情報の即時共有と全職員への情報伝達を実現した結果、この保育方針をさらに具体的な形で推進できるようになりました。

例えば、担任の保育士が掲示板に「太郎くんが苦手だった人参を食べられるようになりました」と投稿したとします。その投稿を見た他のクラスの保育士たちは、太郎くんの保護者に「太郎君、人参が食べられるようになったそうですね！」と声をかけることができます。ちょっとした情報共有からクラスの垣根を越えた全職員による保育、つまり「100対1の保育」がより具体化されたのです。

会議室では鉛筆を使わないなど、LINE WORKSの利用にあたり園で意識していることがあるとうかがいました。

小嶋さん：

当園では特に3つのポイントを大切にしています。1つ目は「鉛筆は情報の独り占め」という考えの徹底です。実は、当園の会議室には鉛筆が1本もありません。鉛筆で記述した情報は、コピーしない限り他の人と共有できません。これは意図しない情報の独り占めを招き、保育の質を下げる可能性につながるため、当園では鉛筆の使用を止めタブレットやパソコン、スマホでの入力にこだわるようにしています。

吉田さん：

2つ目は、「新人は闇の中」という考え方です。当然ですが、新入職員は経験や知識がないため、現場がどのように動いているのかを理解するのは困難であり、その困難さを「闇」と表現しています。その闇を明るく照らすものが情報であり、園や先輩からの情報発信により、新入社員も保育園全体の状況や保育に対する考え方を理解していくことが可能になります。その意味で、簡単に情報にアクセスできるLINE WORKSは新入社員にとって非常に重要なツールとなります。

小嶋さん：

3つ目は「全職員への発信を大切にする」という方針です。当園では、全員が仲良く働く環境をつくることを目指しています。そのため、誰もが「私はその情報を聞いていない…」という疎外感を抱いてほしくありません。だからこそ、用務員さんや非常勤の保育士も含めた、全職員への情報共有を意識してLINE WORKSを運用しています。

LINE WORKSの活用を検討している他園にメッセージをお願いします。

小嶋さん：

保育業界では勤務時間中のスマホやタブレット操作が、保護者には仕事を怠っているように見えるのではないかという懸念からスマホアレルギーの文化が根強く残っています。当園だけでなく保育業界全体もICT化を進める必要があると考え、私自身、他の保育園にもLINE WORKSを推奨していますが、なかなかLINE WORKSの導入に踏み切れないところが多いのが現状です。

しかし、当園が実際に保護者への意見を求めたところ、職員が業務中にスマホやタブレットを使用することにまったく問題視していないことが明らかになりました。むしろ保護者としては、スマホで撮影した子どもの様子の写真を送ってもらえたり、タブレットで記録された正確な情報をもとに我が子の様子を共有してもらえることに、好意的な反応がありました。

そのような実際とイメージのギャップを認識した上で、保育業界全体でのICT化とLINE WORKSの活用を推進し、保育業界がより働きやすく、各保育園が理想の保育サービスを提供しやすい状況がつくり出されることを期待しています。

【お話を伺った方】

園長

小嶋 泰輔さん

さくらしんまち保育園の園長。

副主任

吉田 あやさん

さくらしんまち保育園の副主任。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年5月当時のものです。

本事例のポイント

-幅広い年代が使いやすく奉行クラウドと連携できるLINE WORKSを選択

-写真やテキストで現場の状況を共有できるチャットツールを模索

-気象情報の共有や事故事例を全体に共有し安全意識を高める

-給与計算システムと連携して給与明細のリンクを自動通知

御社の事業内容をご紹介ください。

中岡さん :

当社は広島県を拠点に運送事業を行う宝和運輸株式会社と鋼材の加工・販売を手がける宝和鋼業株式会社、運送と港湾荷役業を行う福山海陸運輸株式会社、グループ内の資産管理などを担う信濃不動産株式会社の持株会社で、4社の経営管理と支援を行っています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

熊谷さん :

グループ全体の社員約190名のうち約120名が所属する宝和運輸には営業所が4ヶ所あります。各営業所と社外にいる乗務員の連絡手段は個人の携帯電話で、運転中は電話に出られないため急ぎの用件を伝えることが困難でした。また、業務中に事故やトラブルが発生した場合は営業所が速やかに対応しなければなりませんが、電話による会話では詳しい状況が把握できないことも少なくありませんでした。

宝和運輸の本社がある福山市には主要な得意先であるJFEグループの拠点があり、当社を含む多数の運送会社が出入りしています。JFEの構内ルールが変更されることがありますので、新しいルールを全乗務員に迅速・確実に周知するために電話以外のコミュニケーションツールを導入したいと考えていました。

ビジネスチャットの選定のポイントは何でしょうか。

來山さん :

乗務員にプライベートと仕事をきちんと分けてもらう必要もあったので、業務用のスマホを貸与し、営業所と乗務員が情報を円滑に共有できるビジネスチャットを運用することにしました。

中岡さん :

給与業務には給与計算システムの「給与奉行」を使っており、最近それをクラウド版に切り替えたので、ビジネスチャットを導入するならシステム連携を行い、毎月の給与明細が発行されたことを社員に自動的に通知したり、スマホから明細を照会できるようにしたいと思いました。以前は、本社で紙の給与明細書を印刷して、1通ずつ封入したものを各営業所の担当者が持ち帰って個々の乗務員に配付していたので、その作業がなくなるだけでもかなりの効率化になることが期待されました。

來山さん :

当社グループには何度も改修を重ねてきたレガシーシステムが多数稼動していることから、抜本的なDXを進めることを計画しています。宝和運輸へのコミュニケーションツール導入や業務のデジタル化を、グループ全体の改革の先駆けにしたいと考えました。

なぜLINE WORKSを選ばれたのですか。

來山さん :

宝和運輸の乗務員は20代～60代までと年齢層が幅広いので、世代を問わずに使いやすいツールであることが条件でした。その観点から、多くの社員がプライベートで利用しているLINEに基本操作が似たLINE WORKSに注目。また、奉行クラウドとも連携できることから導入を決めました。

中岡さん :

「業務用のLINE」と説明すれば、社員が抵抗感を抱かずに受け入れてくれるだろうと思われました。また、運用コストが手頃に感じられたことも選定の決め手となりました。

運用に先立ってどのような導入準備をされましたか。

來山さん :

LINE WORKSの導入後は、まず給与明細書が発行されたことを自動送信するために「給与明細電子化クラウド」とシステム連携させました。そして、社員を煩わせないようあらかじめLINE WORKSアプリをインストールしたスマホを支給。乗務員がスマホを紛失したり盗難されたりした場合の業務データ漏えいを防ぐため、管理者が遠隔操作で画面をロックしたりデータを初期化したりできるMDMも組み込むなどのセキュリティ対策を施しました。操作が簡単なのでLINE WORKSの導入教育は特にせず、簡易マニュアルを作成して配付しただけでスムーズに運用をスタートさせることができました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・まずは積極的にトークを送り、見るクセをつけることで運用が定着

・トラブル発生時は電話と併用し写真を共有し、より正確な状況把握

・熱中症や台風予報を全乗務員に周知して対策を喚起

來山さん :

導入後しばらくはLINE WORKSの活用を定着させる目的で、各営業所からトークで乗務員にメッセージをこまめに送り、既読にならない乗務員に電話して確認を促すことを繰り返しました。運用開始から半年ほど経つと乗務員が停車時にLINE WORKSをチェックする習慣がしっかり根づき、トークが長時間未読のままということはほとんどなくなりました。

熊谷さん :

その結果、乗務中の社員への連絡が確実に伝わるようになりました。配送中にトラブルが発生した場合は乗務員が営業所に電話連絡しますが、今は電話に加えてトラブルの様子を示す写真をトークで送信することもできるので、営業所の社員が詳しい状況を把握できます。

グループトークルームを活用することで、乗務員全体への情報周知も簡単にできるようになりました。年間をとおして荷積みなどの作業もする乗務員は、夏場は熱中症になるリスクがあるので、営業所は毎朝その日の予想最高気温をグループに発信し、台風が接近しているときなどは、気象情報にアクセスするURLリンクも送って注意を促しています。

熱中症の予防や安全運転を喚起するため、気温や気象に関する情報を全乗務員に発信

來山さん :

もともと社内には既存のグループウェアがあり、事務担当者どうしはメールで連絡を取り合っていましたが、LINE WORKS導入後は社内のやり取りの多くがトークに置き換わりました。メールのように定型的な挨拶文を入れることなくさっとメッセージを送れ、スタンプ1つで返信できるスピーディさがチャットのメリットです。

現在、会社のホームページをリニューアルしようとしているところですが、制作を依頼している協力会社の担当者のLINE と外部トーク連携でつながることで、より簡単にデータをやり取りできるようになりました。

LINE WORKSの掲示板やアンケートはどのように活用していますか。

熊谷さん :

これまでホワイトボードへの掲示や回覧していた会社からの通達・通知は、既読確認ができる掲示板機能で発信するようになりました。前述したJFEグループの拠点の構内ルール変更なども、掲示板を使えば全乗務員に一斉に知らせられます。運送会社への安全喚起のため、過去にあった重大な労災に関する資料が提供されたときも掲示板にアップ。既読にならない乗務員には営業所の管理者が閲覧を促し安全意識を高めています。

來山さん :

健康診断の胃カメラ検査の希望日を確認するのにアンケート機能を利用しました。各営業所の担当者が乗務員一人ひとりに個別に確かめる必要がなく業務負担の軽減につながったので、今後は社員の意向を確かめたり意見を収集したりするのに積極的に活用していきたいと思っています。

給与明細の電子化や共有はどんなかたちで実現しましたか。

熊谷さん :

LINE WORKSと奉行クラウドをAPI連携させ、毎月の給与計算が完了するとBotを通じて各社員のトークに通知され、スマホから給与明細書を照会できるようにしました。個々の社員に明細書を印刷して配布する手間の軽減や、ペーパーレス化の推進にも貢献してくれています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

來山さん :

運送業務を管理する基幹業務システムは、運行に関する分析データをメールで送信できる機能を備えています。いずれは基幹システムとLINE WORKSを連携させて乗務員にさまざまな運行データをトークで送信できるようにすることを検討中です。業務効率化を図ろうとしてツールの数を増やすとかえって混乱を招くので、情報共有の手段はできるだけLINE WORKSに集約していきたいと思っています。

中岡さん :

当社グループがこれから本腰を入れようとしているDXの推進に際して、LINE WORKSが大きな軸となってくれることに期待しています。

【お話を伺った方】

中岡 与幸さん

宝和ホールディングスの経営管理本部 部長と宝和運輸の取締役総務部長を兼務。

熊谷 隆善さん

宝和運輸の業務部長として購買、労務管理、監督官庁への対応などに携わる。

來山 雅一さん

宝和ホールディングスの経営管理本部でクループ会社のDX推進を主導。

*奉行APIコネクトサービス…奉行クラウドはLINE WORKSと自動連携でき、業務の自動化と生産性向上を促進します。「奉行Edge給与明細電子化クラウド」では、LINE WORKSのトークに給与明細書、保険料改定通知、源泉徴収票など配信を受信できます。

詳細はこちら https://www.obc.co.jp/bugyo-cloud/apiservice/lineworks

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年10月当時のものです。

本事例のポイント

-年配の従業員にも使いやすく直売所の運営に欠かせないツールとして定着

-ネット通販やふるさと納税返礼品の商品発送までの進捗を一元管理

-アンケートやテンプレート、タスクなど多彩な機能を業務効率化に活用

-約300人の生産者管理や社外関係者との連絡もLINE WORKSで実施

-Amazonビジネスとの連携で購買や精算の負担が軽減

御社の事業内容をご紹介ください。

菅（かん）さん :

当社は愛媛県の久万高原町で2014年にオープンした道の駅「天空の郷さんさん」にある農産物などの直売所、レストラン、パン工房、ファストフード店を経営しています。平均標高800mの久万高原町は、西日本最高峰の石鎚山に代表される自然資源に恵まれ、寒暖差の大きい気象条件が高原野菜をはじめとする特産品を育んでいます。

遠部（おんべ）さん :

地域の農家は高齢化が顕著です。直売所は生産量が少なく一般の流通ルートに乗りにくい、そんな農家の生産物を販売する場としても機能しており、米、野菜、果物など豊富な商品を取り揃えています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

菅さん :

従業員に周知・確認すべき事項は日々たくさんあります。例えば、政府が実施する観光需要喚起策の「全国旅行支援」の開始日を通達したり、健康診断の日程を調整するなどです。しかし40名あまりの従業員を結ぶコミュニケーションツールがなく、これまで連絡事項の多くは口頭、紙の書類や事務所のホワイトボードで伝達していて負担がありました。また、把握した記録が残らないために「言った/言わない」のトラブルが発生しがちなのも悩ましい課題でした。

遠部さん :

突発的に発生する勤務変更の調整も不便でした。直売所の営業時間は9時～17時ですが、農家からの生産物の受け入れ業務などは早朝から始まるので、15名ほどのスタッフが3交代制で勤務しています。そのシフトの突発的な変更などを連絡する手段が電話しかありませんでした。

菅さん :

自ずと個人LINEが業務連絡に使われるようになりましたが、一部の従業員が自発的に友だち追加をし合って利用しているだけなので、全社的な連絡ツールとしては機能しませんでした。また、ニックネームで登録されている人が誰なのかわかりにくいといった不都合もあり、会社として正式なコミュニケーションツールを導入する必要性を感じるようになりました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由と、運用までの経緯をお聞かせください。

菅さん :

どんなツールを運用するべきか従業員どうしで意見交換をし、年配のスタッフもいることから「とにかく使いやすいツールがいい」という結論に達しました。そこで目を向けたのが、多くの従業員がプライベートで使い慣れているLINEの操作性を踏襲したLINE WORKSです。約半数を占めるパートスタッフも含め全従業員にアカウントを付与し、BYODで運用をスタート。「業務用LINE」と説明したところ抵抗感なく受け入れてもらえ、導入時の教育も特に必要がなかったことを、導入・運用の管理者としてありがたく感じています。

直売所の運営業務にLINE WORKSのさまざまな機能を活用しているようですね。その具体的な利用シーンと効果をお聞かせください。

【グループ】目的別に情報が整理。タイムリーな情報交換で直売所の業務の質が向上

【アンケート・テンプレート】効率的な情報収集かつペーパーレス化を実現

【タスク】自分やメンバーの仕事が円滑に進むよう進捗を管理

菅さん :

組織全体や部署、プロジェクトや案件ごとのグループトークルームがつくられたことで、以前とは比較にならない速さで情報が伝達されるようになりました。紙の文書は配付後に個々の従業員が読んでくれたかどうかを知る手立てがありませんが、今は既読がつかない従業員に閲覧を促せるので、情報を確実に周知することができます。あらかじめメンバーどうしでアイデアを出し合って共有しておく習慣が定着したことで、ミーティングに要する時間も短縮されました。

紙の文書やホワイトボードで伝えられていた情報がLINE WORKSで共有されるようになり、従業員どうしのコミュニケーションが大きく活性化した

遠部さん :

メモや口頭で行われていた伝達がトークに置き換わり、シフト交替時の申し送りがスムーズになるとともに「言った/言わない」のトラブル発生も防げるようになりました。店頭で販売する農産物の調理レシピを複数の担当者がやり取りしながらブラッシュアップしたり、業務に役立ちそうなニュースを見た従業員が他の従業員に発信したりするなど手軽な情報共有が始まり、直売所の業務の質が全体的に高まったように思います。

また、社長をはじめとする経営層もグループトークのメンバーとして参加してもらい、従業員の日々のやり取りを見てもらうようにしたことで、現場からのさまざまな上申が承認されやすくなったことも感じています。

菅さん :

アンケート機能を従業員全体への意見収集や行事の日程調整などに活用しています。対面や紙文書でのヒアリングと比べてずっとスムーズに回答を得ることができます。

手間をかけることなくアンケート機能で社内の意見を収集

休業申請書など従業員がよく使う書式はLINE WORKSのテンプレートを作成して共有できるようにしました。これまでは申請書をリクエストされるたびに総務営業部で保管している紙の様式を探して渡していましたが、その必要がなくなって業務効率化とペーパーレス化に役立っています。

遠部さん :

カレンダー機能も使っています。大勢のお客様が道の駅に来られる休日は、従業員用の駐車スペースが普段とは違う場所に変更されます。前日のうちに総務営業部が翌日に使える駐車スペースをカレンダーに登録して共有してくれるので、当日になって従業員が迷うことがなくなりました。

私が特に便利だと感じているのはタスク機能です。自分自身の業務も、他の従業員に依頼する業務も、円滑な進捗管理ができるようになりました。

菅さん：

これは全社ではなく私個人が行っていることですが、自身の予定管理に以前から使っていたGoogleカレンダーを連携させて、LINE WORKSのカレンダーで閲覧できるようにするといった活用もしています。

ふるさと納税の返礼品対応にもLINE WORKSを活用しているようですね。

【ノート・カレンダー】ふるさと納税の返礼品などの受注から発送までの進捗状況を管理

遠部さん :

当直売所はネットでの販売や、久万高原町のふるさと納税の返礼品の発送も行っています。シフト勤務ということもあり、受注した商品の手配、受け入れ、発送を担当する従業員は異なるケースが多く、進捗状況の共有がややこしく手違いが起こりがちでした。LINE WORKS導入後は「ネット販売発送管理」のグループトークルームを設け、発送までのプロセスを1案件ずつグループトークルームのノートで管理。処理をした担当者がその都度ノートに記録を投稿しておくことで、誰もがタイムリーに状況を把握できるようになりました。発送を終えたら「予約」から「完了」にステータスを変更することで、確実な発送・販売管理ができています。店頭での販売用に受発注管理システムで仕入れた商品についても、同様にノートで発注状況を共有しています。

ふるさと納税返礼品などの発送までの進捗を1案件ずつノートで管理。担当者が投稿するコメントによっていつどんな処理がなされたかが一目瞭然

遠部さん :

受注したふるさと納税返礼品の発送予定日を登録して直売所の全従業員が共有するのにはカレンダーを共有しています。

生産者情報や社外関係者との連絡を効率化するための工夫を教えてください。

【アドレス帳】農産品生産者の連絡先を品目ごとにタグ付けして登録

【外部トーク連携】地域おこし協力隊とノートを共有

菅さん :

直売所は300名ほどの生産者とお取り引きしており、全員の電話番号をPOSシステムのデータベースからLINE WORKSのアドレス帳に取り込み、従業員全員で共有しています。生産している農産物の種類や年間出荷月など、データに基づいたタグを作成し、アドレス帳に登録する生産者情報にタグ付けしました。例えば急遽ニンジンを仕入れる必要に迫られたとき、「ニンジン」のタグを選択するだけで同じタグ付された生産者がソートされ、直ちに電話で発注することが可能になりました。

生産者に栽培品目のタグ付けをしてアドレス帳に登録。目当ての生産者をアドレス帳で素早く検索できる。右図はイメージ

直売所で販売する商品の企画・開発などを行う地域おこし協力隊にLINE WORKSを導入してもらい、外部トーク連携機能でつながりました。LINEとの外部トーク連携ではノートを共用できませんが、LINE WORKSどうしならそれが可能です。地域おこし協力隊との連絡手段がメールからノートに替わったことで、情報の伝達と共有がよりスピーディになりました。

購買の効率化を目的にAmazonビジネスとLINE WORKSの連携も行われているそうですね。

菅さん :

Amazonビジネスとのアプリ連携サービスを利用し、直売所、パン工房、ファストフード店の各担当者がトークから備品や消耗品を注文しています。地元の資材販売店では扱っていない販促用ののぼりなどを購入するほか、低価格の商品を見つけて注文する場合もあります。以前は各担当者個人に購買してもらい立替金を後日に精算していましたが、今ではその手間がかかりません。管理者へ決済の承認を依頼できる機能もあり、購買業務が省力化しました。

LINE WORKSは御社の業務にどのような変化をもたらしましたか。

菅さん :

導入の目的は従業員間の連絡ツールとすることでしたが、多彩な機能を駆使することで、さまざまな業務をLINE WORKSに集約することができています。

遠部さん :

これまでは個々の従業員がそれぞれに仕事を抱え込んでいる感じで、その人が休むと業務がストップしてしまいましたが、LINE WORKSを通じてあらゆる業務情報が共有されるようになった今は、誰かが休んでも業務が停滞することがありません。また、LINE WORKSはスマホで使えてさまざまな情報にアクセスできるので、PCの前に座らざるをえない時間が減り、機動的に動きながら仕事ができるようになりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

菅さん :

基本的に、従業員はLINE WORKSをバックヤードで使うようにしています。しかしそれでは業務効率を阻害するので、LINE WORKSとの連携機能があるBONX WORKを導入し、送信されたトークの内容を音声としてインカムで聞くことができる環境を整備することを検討しています。

また、ふるさと納税返礼品の発注があったことはメールで通知されるため、担当者がこまめにPCでメールチェックをしています。その煩雑さを解消するため、メール転送サービスのMail2LinkとLINE WORKSを連携させ、受信したメールをトークルームに自動で転送する仕組みなども構築できればと考えています。

【お話を伺った方】

菅 洋一郎さん

総務営業部 部長として経理、法務、広報など幅広い業務をマネジメントしている。

遠部 早苗さん

農産物等を販売する直売所「物産館さんさん」の業務管理に携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年10月当時のものです。

本事例のポイント

-教員どうしの業務連絡をLINE WORKS上で共有し、朝会の廃止を実現

-避難訓練や一斉下校時にリアルタイムな情報共有が可能に

-回覧板で行っていた行事の日程調整や出欠確認にアンケート機能を活用

貴校の特色をお聞かせください。

清水さん :

当校は「生き生きした子ども」を教育目標に掲げ、創造活動に力を入れています。創造活動とは、一般的には総合的な学習の時間と言われるもので、体験を通して、課題解決力や自分の生き方を考える力の育成を目的とした探究学習の授業のことです。実際に当校で実施した創造活動には、例えば、スマート農業に関する当事者へのインタビューや、完全無人コンビニを見学して、お店の仕組みを学ぶ活動などが挙げられます。子どもたちには多様な体験を通して、これからの人生のさまざまなシーンで実際に活用できる知恵を身につけていって欲しいと考えています。

LINE WORKS導入までの経緯を教えてください。

青木さん：

教員向けの各種提出物の提出期限や会議の予定などの共有には、ホワイトボートが用いられていました。しかし、記入量が多く一覧性に欠けていたため、見過ごされがちでした。

また、当校含め、多くの小学校で教員どうしの業務連絡に毎朝朝会を実施していると思いますが、口頭での伝達のため内容が正確に伝わっておらず、提出物が期限までに提出されていなかったこともありました。

そういった課題を解決するために、前副校長が主導となって全教員にLINE WORKSの導入を推進しました。導入当初は、先生方から「連絡網もあるし、わざわざ新しいツールを使う必要がありますか？」という声があがりましたが、いざ使い始めてみると、ちょっとした連絡もやりとりしやすく、「LINE WORKSは便利で、入れてみて良かったです！」という反応が先生方からあり、今では皆が当たり前のようにLINE WORKSを使用しています。

LINE WORKSの利用が当たり前になったポイントは何だと思いますか。

清水さん :

LINE WORKSを学校のオフィシャルな連絡ツールとしてプライベートのツールと切り分けることができたからだと思います。LINE WORKS導入以前、当時LINEを使用していた教員もいましたが、「LINEを業務連絡ツールとして活用しよう」という声は上がりませんでした。それは恐らく、「プライベートで使用するLINEを仕事では使いたくない」という気持ちがどこかにあったからではないでしょうか。学校専用で使用するLINE WORKSの導入により、プライベートで使うLINEとの使い分けができたことが、自然と浸透していった理由だと思います。

LINE WORKSの学校ならではの活用事例を教えてください。

【グループ】業務連絡はグループトークで確実に共有

【トーク】避難訓練や一斉下校時にも離れた場所にいる教員どうしでスムーズな情報共有を実現

【アンケート】行事や研究の活動公開日の日程調整に活用

清水さん：

先生どうしの業務連絡をLINE WORKSのトークで共有することで、朝会を廃止できました。その結果、朝会に使っていた10～15分程度の時間を、子どもたちのために使えるようになりました。

また、以前のようにメモを取る必要もなくなりました。メモを取る場合、書くことに気を取られて情報を聞き逃してしまうことや、メモの取り方によっては業務連絡を正確に整理できない心配もありました。LINE WORKS導入後は業務連絡がテキストとしてスマホやPCに残り、いつでもさかのぼって確認することができます。さらに、誰が見ているか見ていないかも既読機能で確認できるので、重要な連絡事項も確実に伝達できるようになりました。

長野さん：

朝会の短い時間の中では要点を絞って話す必要がありましたが、現在は、長文でしっかり説明することができ、より正確な業務情報のやり取りができるようになりました。

ホワイトボードに書かれていた内容の多くがトークで通知されるようになり、ホワイトボードの記入量は大きく減少しました。そのため、ホワイトボードに連絡事項が書かれていると、以前よりも目立つようになり、注視する人が増えるようになりました。

岡田さん：

全職員が所属しているグループの他、学級担任や研究室、管理職といったグループも作成し、関係者間の連絡もスムーズです。また、画像も簡単に共有できるので、児童指導の場面でも活用しています。例えば、片付け方やトイレの使い方など、口頭だけではうまく指導できないこともあります。そうした事柄については、現場の状況の写真をLINE WORKSで共有し、その写真をモニターに投影して『これについてどう思う？』と児童に投げかけるようにしています。具体的な指導がしやすくなったことで、児童自身の改善にも結び付きやすいように感じています。

画像も活用し、より正確で分かりやすい業務連絡を実現

青木さん：

避難訓練時にもLINE WORKSを活用しています。これまでの避難訓練では、全児童が体育館に避難していました。ただ最近は、コロナ対策および実践性の観点から、避難場所を3ヵ所に分けています。このとき、避難場所間で避難状況の情報共有をしなければならないのですが、その連絡手段としてLINE WORKSは非常に機能しました。

電話の場合、1対1のやり取りしかできず、避難場所が3ヵ所となると、スムーズな情報共有ができませんが、LINE WORKSであれば、トークやグループ音声通話を用いて、3ヵ所にいる担当教員全員が一度のやり取りで状況の報告および確認ができます。災害発生時や緊急事態時においては電話がつながらない可能性もあり、一刻を争う場面でも複数人と同時に安定したやり取りができるLINE WORKSは有効だと感じました。

岡田さん：

新型コロナウイルス感染症の陽性者が出た場合に実施する一斉下校時のやり取りでもLINE WORKSを利用しています。一斉下校が決まると、親御さんには学校へお子さんを迎えに来てもらうのですが、コロナ感染対策の観点から、玄関でお子さんを親御さんへ引き渡していました。このとき、お子さんは教室にいるため、玄関にいる先生と教室にいる先生との情報伝達が必要になります。

そこで、親御さんが玄関にいらしたタイミングで、玄関にいる先生が「○○さんの親御さま、いらっしゃいました」と教室にいる先生へトークを送り、教室にいる先生は該当の子どもへ声を掛け玄関に降りてもらうようにしました。また、親御さんからお迎え時間の変更などの連絡も多いので、職員室にいる電話番の職員もグループのメンバーに追加して、トークでタイムリーに情報を共有し連携をとることができました。LINE WORKSがなければ、都度電話でやり取りしていたところでしたが、LINE WORKSの利用により、手間なく、かつスピーディな情報伝達が実現できました。

そのほか、行事や教員の研究活動公開日などの日程調整に、アンケート機能を活用しています。以前は回覧板で日程調整していましたが、今はすべてLINE WORKS上で調整しています。

教育現場の校務効率化を目的としたICT活用の現状、およびその現状におけるLINE WORKSの意義をどう捉えていますか。

清水さん：

ICT活用による校務効率化の余地があると思っています。例えば、議事録作成一つとっても、多くの学校では会議後に議事録を作成し、紙に印刷して配っているのが現状でしょう。しかし中学校の中には、生徒会の会議中に担当者がオンライン上で議事録を共同編集しているところもあります。それと同じことを職員会議の場で行うだけでも、手軽なICT活用で紙の削減や素早い意思決定に繋がります。

当校がICT活用の一環として取り入れたLINE WORKSは、コミュニケーションの効率化を図れたという意味で、導入した意義があったと考えます。LINE WORKSを導入した結果、朝会が廃止され、子どもに向き合う時間も増やすこともできました。常々、私は教員へ、「子どもへの理解が一番大切」と伝えてきましたが、LINE WORKS導入により、そのための時間を創出できたことは非常に良いことだと考えます。

青木さん：

常態化している教員の過重労働問題は、教員の働き方の構造的な部分に原因があると考えます。LINE WORKSによって一斉下校や避難訓練をスムーズに実施が可能になり、局地的な改善は数多く実現できました。身近な課題から解決していくことも大切だと思いますので、その意味でLINE WORKSの存在は非常に大きいと考えます。

今後、LINE WORKSを教育現場でどのように活用していきたいですか。

清水さん：

ICTリテラシー教育にも活用できたら素晴らしいと思います。ICTリテラシー教育をする上では、子どもたちにデジタル端末を実際に使ってもらい、テクノロジーを体験させることで、情報活用能力を養うことが大切だと考えているためです。

例えば、ディベートの授業で、スクリーンを設置し、LINE WORKSのやり取りを映しつつ、議論をしても面白いかもしれません。LINE WORKSをディベートに取り入れることで、受け取った情報に対して、適切な言葉を用いて対応する瞬発力が身につけられると考えます。

【お話を伺った方】

清水 雅之さん　校長

青木 弘明さん　副校長

長野 哲也さん　教頭

岡田 啓吾さん　主幹教諭

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年9月当時のものです。

*本事例はLINE WORKSのカレンダー機能にある「共有設備」を主に活用しています。共有設備についてはこちらを参考ください。

本事例のポイント

• 車両と看護師を「共用設備」としてカレンダーに登録して運用を管理
• 空き状況を電話で確認する必要がなくなり予約業務がスピードアップ
• 属人的な管理によるダブルブッキングを防止
• 職員の勤務時間外でも24時間いつでも予約を入れることが可能に

岡山県では、新型コロナウイルス感染症に感染した患者さんをどのような手段で療養施設へ移送していますか。

和田さん :

岡山県は感染者を自宅から療養施設に移送するため、民間企業に委託して運転席と後部客席をパーティションで仕切った専用車両7台を手配しています。車両の運用を管理する県本部の職員は、県内11の保健所から新規陽性者の発生に伴う移送要請の電話を受けると、県本部のホワイトボードに記載された車両予約表と照らしながら利用日時を調整します。

車両の仮予約後、調整した日時で問題ないか保健所に確認をとり、確定となったら移送先等の情報が記載された「移送依頼書」を保健所からFAXで受信し、県本部から委託会社にFAXで転送することで予約手配が完了するという流れになっていました。

しかし、このフローは、県本部職員への負荷が大きく、新規感染者が多数発生した2021年の第５波に際しては、保健所からの予約電話が相次ぎ対応に苦慮しました。車両の予約状況をホワイトボードで管理していたため、見間違いや書き間違いなどによるダブルブッキングも起こりがちでした。車両は岡山市を基地としており、岡山市から遠い地域の患者さんを移送した車両が戻る途中で、次の移送対応が可能か予測しなければならないのも煩雑な状況でした。

また、患者さんの容体急変などに対応するため、移送には保健所の職員が同行することになっています。しかし第5波の感染拡大時にはその人員を割くことが困難となり、保健所職員に代わって同行する看護師3名を県が手配。その看護師の運用もホワイトボードで管理していたため、車両と同様にダブルブッキングをするおそれがありました。

こうした煩雑な状況を改善するために、属人化した業務の仕組みを根本的に見直し、電話とホワイトボードに替わって予約作業を合理化するツールの導入を検討するようになりました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれたのはなぜですか。

和田さん :

保健所は基本的に都道府県が設置するものですが、政令指定都市の岡山市と、人口40万超の中核市である倉敷市は、県ではなく市が保健所を設置しています。そのため、県が使っているグループウェア上でネット予約できるシステムを構築したとしても、岡山市と倉敷市の保健所はそれを利用することができません。

そうした状況の中で、インターネット上で使えるツールとしてLINE WORKSを利用することを思いつきました。私が2021年度まで所属していた防災関連部門では、非常時にLINE WORKSのアンケート機能で職員の安否確認を行うトライアルをしたことがあります。LINE WORKSのカレンダーにある設備予約機能を活用すれば車両の予約管理もスムーズにできると考え、導入を提案。11の保健所に1アカウントずつ、県本部に3アカウントを発行して運用することになりました。

運用に先立って準備されたことはありますか。

和田さん :

第５波が落ち着いた2021年11月に保健所職員が県の会議に参集した際、公用のスマホやタブレット端末を持参してもらい、LINE WORKSの操作法をレクチャーする30分の研修を実施しました。予約業務に携わる他の保健所職員も閲覧できるよう、操作マニュアルも配付して運用をスタートさせました。それ以降は、県本部に予約の電話がかかってきてもLINE WORKSで手配するよう促し、新しい予約の仕組みに慣れてもらうようにしました。その甲斐あって、2022年1月に感染の第6波が到来したときには、関係者全員が問題なく活用できるようになっていました。

カレンダーの設備予約機能を使った予約の具体的な手順と、その効果を教えてください。

和田さん :

まず、予め7台の車両と3名の看護師を管理画面から「共有設備」として登録しました。患者さんを移送したい各保健所の職員は空き状況を保健所のタブレットやPCからLINE WORKSのカレンダーで確認し、職員自身で予定を作成して利用時間や使用車両、看護師を登録し「移送依頼書」を県本部にFAXで送信します。その「移送依頼書」と予定が合っているか確認し、委託会社に転送します。委託会社までLINE WORKSで情報を共有することを考えていましたが、委託会社から紙で出力してほしいという要望があったため、FAXで送るフローを残しています。県本部から委託会社にFAX転送することで手配が完了するという流れは従来と同じですが、保健所と県本部の職員が電話でやり取りする必要は一切なくなりました。

煩雑だった予約業務がスマホやタブレット端末上でスピーディにできるようになったのはもちろん、予約管理がホワイトボードからカレンダーに移行して電子化され、ダブルブッキングを防げるようになったのも、LINE WORKSの大きな導入効果です。

予定は、全保健所と県の職員のアカウントが入っているグループカレンダーに登録してもっています。そうすることで、新規で予約が登録されたときや修正、キャンセルされる度にタイムリーにグループメンバーに通知が届き、さらにトークグループでその内容がぱっとわかるので、状況の把握がしやすくなりました。

保健所の職員の皆さんは、LINE WORKSをどう受け止めておられますか。

和田さん :

導入した当初は新しいICTツールに対して消極的な反応を示す保健所職員もいましたが、予約画面はシンプルで操作も簡単なことから、すぐに全員に定着しました。感染者が多数出ている時期に県本部の電話が通話中でつながらないといったこともなくなり、誰もが業務改善効果を実感しているはずです。

予約管理をしていたホワイトボードは県本部の職員しか目にすることができなかったため、希望日時の予約を取れなかった保健所が、「人口の多い保健所が優先的に車両を押さえているのではないか」と問い合わせを受けたこともありました。しかしLINE WORKSのカレンダーにはどこの保健所が使用するのか等、予約状況の全体が可視化されるので、誤解を抱かれることもなくなりました。

県本部の職員が電話で予約を受け付けていたときは勤務時間内にしか対応できませんでしたが、今は時間を問わずに予約状況の確認や仮予約ができます。そうした面でも便利になったことを、多くの保健所が感じていると思います。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

和田さん :

前述のとおり「移送依頼書」は、現状では保健所や委託会社との間でFAXによるやり取りを残しています。何らかの方法でセキュリティ上の課題をクリアして、予約から手配完了までがLINE WORKS上で完結するようになれば、業務のさらなる効率化とスピードアップが実現すると思います。また、LINE WORKSにはさまざまな機能が備わっているので、今後はカレンダー以外の機能も活用して保健所とのスムーズな情報共有に役立てていきたいです。

【お話を伺った方】

和田 章さん

新型コロナウイルス感染症の患者さんを自宅から療養施設へ移送する車両をLINE WORKSで予約する仕組みを構築し、その運用管理に携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年3月当時のものです。