本事例のポイント

• 【Drive】現場で最新図面を即座に確認し、事務所への戻り時間を削減
• 【AiNote】文字起こしやAI要約により、数時間に及ぶ定例会議の議事録作成を効率化
• 【アンケート】安否確認の回答率を高め、管理側の集計業務を自動化
• 【トーク】外部取引先と連携し、年末の急ぎ案件もわずか4日間で完結

吉成建設様の事業内容と、現在注力されている「100億宣言」について教えてください。

大前さん:

弊社は徳島と大阪に拠点を構え、公共工事や民間工事を幅広く手がけている建設会社です。「夢ある未来へ」というスローガンを掲げ、創業60周年を目前に、地元徳島で施工実績・組織力ともにNo.1を目指しています。

現在、全社一丸となって取り組んでいるのが、中小企業庁による「100億宣言」への参加です。これは、中小企業が飛躍的な成長を遂げるために、経営者自らが「売上高100億円」という野心的な目標を宣言し、その実現に向けた具体的なアクションを公表する制度です。社長がこの宣言に名乗りを上げたのは、社員のやる気を引き出し、成長のための明確な指標を示したいと考えたからです。今後、より大規模な工事案件に挑戦していくためには、100億円規模の売上とそれを支える組織力が不可欠だと確信しています。

LINE WORKS導入以前には、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

三笠さん:

以前は現場との連絡手段がほぼ「電話」に限られていたため、「折り返し電話の無限ループ」が日常的に発生していました。総務から電話しても現場は作業中で出られず、現場から折り返しがあっても今度は総務が別の対応中。この不毛なやり取りだけで、毎日かなりの時間をロスしていたのです。

鴻池さん:

現場としても、メールで連絡をもらってもiPadや携帯電話では精査に時間がかかるため、現場事務所に夕方戻ってからのパソコン作業になることが多い状態でした。緊急の連絡以外は後回しにならざるを得ず、情報のタイムラグが常態化していたのです。

大前さん:

本社と大阪支店の間も同様です。公式な情報共有がメール中心だったため、互いの動きが見えにくく、相互理解が不足していました。現場とも拠点間ともリアルタイムに、社内全体が一つにつながっていないというもどかしさが課題でした。

LINE WORKSを選定された理由と、導入時のステップについて教えてください。

大前さん:

複数のツールを検討しましたが、LINE WORKSはコスト面で優位な点に加え、普段利用するLINEと操作感が近く、若手からベテランまで馴染みやすい点が決め手でした。まずはフリープランを活用してテスト運用からスタートしました。建築部や大阪支店、総務部のメンバーで試してみたところ、相手の状況を気にせずトークを送っておける「タイムリーなやり取り」がどれほど業務を楽にするかを、身をもって実感しました。

有料版への移行にあたっては、かなり強い決意で臨まれたそうですね。

大前さん:

実は、一度社長への有料版導入プレゼンに失敗しているんです。当時の社長からは「個人のLINEでつながっているのに、有料にする必要性は何か？」と指摘を受けました。また、現場からも同様の声があり、個人LINEとの違いを具体化できていなかったことが原因でした。そこで総務部として、安全性の確保や全社的な情報共有の意義を再整理し、最後は総務部全員で社長を取り囲むようにして「導入によって必ず業務改善します。導入を見送るならフリープランもやめましょう」とアピールし、ようやく承認を得ることができました。

三笠さん:

導入後は、まず掲示板を使って社内の情報発信に注力しました。本社や大阪支店で何が起きているか、現場でどんな立派な建物が完成したかなどを写真付きで発信し続けました。お互いの仕事が見えるようになったことで、事務所と現場、拠点間にあった心理的な「壁」を溶かしていきました。

鴻池さん:

現場としては、会社の通達がメールで一斉送信されてきても、作業中はなかなか読むことができませんでした。でも、LINE WORKSの掲示板なら、通知からタップするだけでサッと見に行けます。会社全体の動きがタイムリーに入ってくるようになり、メールよりも圧倒的に情報が取りに行きやすくなりました。

具体的な活用の広がりと、その効果について教えてください。

大前さん:

社長自身もDXに対してより一層前向きになり、今ではトークで直接現場や事務方へスピーディな指示が飛んできます。経営層とのやり取りがタイムリーになったことで、組織全体のスピード感が劇的に変わりました。実際「100億宣言」についても、LINEWORKSで社長から常務への指示で始まり、専用トークルームが作成されました。

鴻池さん:

現場技士として手放せないのがDriveによる図面管理です。これまでは、容量の大きい図面データをメールでやり取りしたり、事務所に戻って確認したりする必要がありました。現在は、図面データをDriveに集約することで、スマホ一つで現場から即座に最新の図面を確認できるようになり、データ共有や確認にかかる時間が大幅に削減されました。

現場での図面確認画面。Drive上の最新図面をスマホで即座に確認でき、現場業務が効率化された

三笠さん:

アンケートによる安否確認訓練も大きな成果です。以前の複雑なシステムでは総務が代理登録する手間がありましたが、今は数タップで回答が完了します。全従業員50名の回答状況が一目でわかり、管理側の集計業務も自動化を実現しました。

外部連携でも驚くべき効果がありました。名刺を依頼している印刷会社様にフリープランの導入を勧めたところ、外部トークでの連携が始まりました。昨年末、急ぎの名刺発注が必要になった際も、トークで校正をスピーディに進めた結果、年末の繁忙期にもかかわらず、わずか4日間で納品まで完了したのです。

また、車両や重機の管理もカレンダーの設備予約に集約しました。誰がいつまで使っているかが可視化され、現場での「行方不明」を解消しました。

新たに導入されたAiNoteの活用状況はいかがでしょうか。

大前さん:

大阪支店の現場から「会議記録を正確に残したい」という要望があり、2025年7月からAiNoteを導入しました。建設現場では設計者や施主様との長時間に及ぶ定例会議が多く、「言った言わない」のトラブルを防ぐエビデンスが非常に重要です。

鴻池さん:

定例会議の後に録音を聞き直して議事録を作成するのは非常に時間がかかる作業ですが、AiNoteの自動文字起こしやAI要約を活用することで、議事録作成の時間が大幅に短縮されると期待しています。AIがトピックごとに整理してくれるため、会議の内容を関係者へ共有するのも容易になりました。

AiNoteによる会議の自動文字起こし。AI要約でトピックごとに整理してくれるため、議事録作成の質を高めつつ、大幅な時短を実現している

今後の展望についてお聞かせください。

大前さん:

次の目標は、協力会社で構成される安全協力会「かねよし会」の全メンバーとLINE WORKSでつながることです。業界全体の生産性を上げるためには、自社だけでなく地域全体を巻き込んだ「協働」が不可欠です。すでに一部の役員様とは連携を始めており、活用を広げていきたいと思っています。

三笠さん:

私たち総務部の原動力は、優秀な若手社員が誇りを持ってバトンを受け継げるような会社にすることです。100億宣言という大きな目標に向かって、これからもデジタルを武器に、徳島の建設業界をリードする新しい働き方を追求し続けます。

【お話を伺った方々】

大前 志鶴さん

総務部 次長。LINE WORKS導入の旗振り役。現場を支えるDXを情熱的に推進。

三笠 友希さん

総務部 課長。経営層との架け橋として「100億宣言」の推進を担う。

鴻池 以央さん

建築部 技士。入社3年目。現場の安全管理を担当。Drive活用など若手視点でのデジタル活用を実践。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2026年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話やメールをトークに置き換え情報の伝達速度を大幅に向上
• 銀行に必要なセキュリティを担保しながら社内コミュニケーションを活性化
• 災害やシステム障害時などの危機管理体制を強化
• 通話コストと会議回数の低減を実現

御社の事業概要をご紹介ください。

河津さん:

イオン銀行は、「お買い物ついでに銀行を利用したい」「土曜・日曜、祝日も営業する銀行があったら」というお客さまの声にお応えして誕生したイオングループの銀行です。毎日のお買い物に便利でおトクな電子マネーWAONやクレジットカード、各種預金・ローン・保険に加え、豊富なラインナップから投資信託等の資産形成商品をお選びいただける金融商品仲介等、幅広い金融サービスを提供しています。

最近では、イオン保険サービスが営む保険ショップ事業「イオンのほけん相談」との一体運営を開始しました。これにより、金融商品・サービスをワンストップで提供できる体制を整え、一層の利便性向上を図りました。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

河津さん:

当社には2,700名以上の従業員がいますが、基本的なコミュニケーション手段が電話とメールだったため、迅速な連絡が難しく、特に本社と店舗間の連携が円滑でない点が課題でした。メールアドレスは全従業員に付与していますが、店舗スタッフはお客さま対応に注力していることからメールを随時確認することは難しく、特定の従業員にすぐに連絡を取ることが困難でした。以前から使っているグループウェアでも、即時伝達は困難でした。

金融機関特有の情報セキュリティやガバナンス意識の高さから、手軽に使えるツールの活用に対して慎重になっていたという側面もありましたが、そのことが業務の生産性向上を妨げ、災害やシステム障害など緊急時の対応の遅れ、組織全体の一体感の欠如を招くおそれがあったことから、ビジネスチャットの利用を考えるようになりました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定された理由を教えてください。

河津さん:

いくつかのサービスを比較検討した結果、目を引いたのは圧倒的多数の人が利用しているLINEと同様の使い勝手を持つLINE WORKSでした。従業員のITリテラシーにはばらつきがありますが、直感的に操作できるよう設計されたLINE WORKSであれば、導入時に特別な研修等を実施しなくても早期に定着すると期待できました。

特にセキュリティ面については本社で厳重に審査し、当社が求める要件を十分に満たしていると判断しました。本格導入当初は約1,000アカウントほどからスタートしましたが、現在では3,000アカウント以上にまで拡大しており、他のツールと比較して導入コストが低く、大規模な運用にも適している点が大きな魅力でした。

導入決定後の展開はどのようにして行われましたか。また、運用に際して独自のルールを定められましたか。

河津さん:

本社の従業員は会社支給のPCとスマホ、各店舗では会社支給の共有PCと共有スマホで利用するほか、希望する個々のメンバーがBYOD（私物端末の業務利用）で利用できるよう、私用スマホにLINE WORKSアプリをインストールして運用を開始しました。※店舗内では、原則会社支給の端末で使用するルールとし、情報管理は徹底しています。

運用ルールについては、秘匿すべきデータが外部に漏れることのないよう、お客さまに関する情報のやり取りを禁止としたほか、画像以外のファイル添付などを制限しました。また、災害発生時など急を要する特別な連絡を除き、勤務時間外の連絡を原則不可とするルールも設け、安全かつ快適に利用できる環境を整えました。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入効果をお聞かせください。

・電話やメールをトークに置き換えコミュニケーション速度が向上

・全国の店舗・ATMの工事の進捗状況をリアルタイムに把握

・非常時の迅速な情報共有で危機管理体制を強化

河津さん:

各部署や店舗ごとにグループを作り、メンバーが日々の業務情報を共有しています。メールは自発的に見に行かなければ情報にアクセスできませんが、LINE WORKSならプッシュ通知によりすぐに内容をチェックできます。各部署や各店舗によっては、従業員の勤怠に関するグループをつくり、体調不良で突発的に欠勤する場合の報告などにも活用されています。このように、電話やメールで行われていた連絡の大半がトークに置き換わり、あらゆるコミュニケーションが格段にスピードアップしました。

私が所属する総務部では、各営業拠点やセンターのレイアウト変更などに伴う工事の進捗も共有しています。営業拠点やセンターは全国にあるので常にどこかで工事が行われており、各地域の担当者が撮影した写真を共有することで、進捗状況をリアルタイムに把握できるようになりました。

防災対策においてもグループを設け、震度5以上の地震が発生した際に、各地のメンバーが管轄するエリア内の店舗等の被害の有無や状況を投稿・共有する体制を構築しました。また、システム障害などが起きた場合も同様に、対策チームのグループにて迅速に状況を共有できるようにしました。このように、LINE WORKSによって情報を迅速に共有できるようになったことは、危機管理体制を強化することにもつながっています。

トーク/グループ以外によく活用される機能はありますか。

【音声通話】通話したい相手にアドレス帳からダイレクトにアクセス

【ビデオ通話】オンラインミーティングを開催

【アンケート】従業員の意見をスムーズにヒアリング

河津さん:

社内の誰かと電話で話す必要があるときは、部門や店舗の代表番号にかけて呼び出してもらう必要がありましたが、LINE WORKSの音声通話機能を使えば、個々の相手に直接電話をかけられます。全従業員の連絡先がアドレス帳に登録されているので、名前さえ分かればスムーズに連絡が取れるようになりました。また、ビデオ通話機能でテレワークをする従業員も交えてのミーティングを行うこともあります。

また、店舗やATMのレイアウト変更後の使用感に関する感想などをヒアリングするのに、アンケート機能を利用しています。文書での質問や電話での問い合わせの手間を省き、多数の従業員の声を簡単に収集できます。

LINE WORKSは御社の業務に定量・定性の両面でどんな効果をもたらしましたか。

・日頃から密な情報共有ができるようになり会議の数が減少

・ビデオ通話機能を用いてテレワークを活性化

・従業員どうしの距離感を縮めることにも貢献

河津さん:

相手からのレスポンスを素早く得られるLINE WORKSを導入してから、社内コミュニケーションにおけるメールの量が大幅に減りました。メールがトークに置き換わったことで意思疎通の速度が速くなったことは、業務の生産性向上に直結しています。以前は関係するメンバーが進捗状況を報告し合うための会議もよく開かれていましたが、日頃から業務に関する情報をこまめに共有できるようになったことで、そうした会議の数もかなり減りました。また、月間18万件以上のトークや2万4千件を超える音声通話が社内連絡に活用されています。これにより、従来SMSや携帯通話で行っていた社内連絡の大部分がアプリ内で完結するようになり、通信費や対応時間の最適化に貢献しています。

定性的効果としては、全社のコミュニケーション基盤が確立されたことで、従業員や部門間の連携が強化されたことです。スマホならビデオ通話でチーム単位のオンラインミーティングができるので、テレワークもしやすくなりました。

導入当初のトークはテキストのみのやり取りが中心でしたが、最近はスタンプやリアクション機能も頻繁に使われるようになりました。これはLINE WORKSによって従業員どうしの距離が近くなったことの表れと言えます。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

河津さん:

これまでトークと通話機能を主体に利用してきましたが、掲示板などその他の基本機能も活用していきたいと考えています。例えば、従業員からの問い合わせ対応の自動化です。現在も、よくある問い合わせ内容についてはグループウェアにFAQを公開していますが、総務部の業務が多岐にわたっていることもあり、日々多くの問い合わせ対応が発生しています。AIチャットボットを活用しLINE WORKSで質問への一次回答だけでも可能になれば、問い合わせ対応に要している時間は大きく省力化できると考えています。

また勤怠管理など他のシステムとのAPI連携も、積極的に図っていきたいです。コミュニケーション基盤としてのLINE WORKSの有用さを強く実感したため、将来的にはグループ会社への展開も推進したいと考えています。

【お話を伺った方】

河津 修さん

本社や各拠点の設備、PC・スマホ等のデバイス、入退室カード、契約書原本、会議室予約システムなどを管理する総務部 総務Gの業務を取りまとめる。LINE WORKSの運用管理も担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年4月当時のものです。

本事例のポイント

• 社内のスムーズな情報共有を促進するグループウェアとして機能
• トーク画面からkintoneで内製したアプリにデータを入力できる仕組みを構築
• コミュニケーションの活性化にともない社員のモチベーションがアップ

御社の事業概要をご紹介ください。

佐藤さん:

2004年に設立された当社は、銀行や証券会社などの金融機関にSES（システムエンジニアリングサービス）を提供しています。社員は全員SEで、基本的に顧客のシステム部門に常駐し、各社システムやアプリケーションの運用・保守、ヘルプデスク業務などを担当しています。また、規模はそれほど大きくありませんが、事務用品・OA機器・ソフトウェア・ハードウェア等の物販事業も行っています。最近は顧客企業のDXやDX人材育成支援サービスを新規事業として手がけ、これから本格的に展開していきます。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題をお持ちでしたか。

管原さん:

社員はそれぞれ常駐先での業務が中心で、同じチーム以外の社員とコミュニケーションを取る機会がほとんどありませんでした。コロナ禍となってからは常駐業務をリモートで行う機会が増えたことで、コミュニケーションがますます希薄になりました。数少ない交流の場として定期的な懇親会がありましたが、それもコロナの影響で開催できなくなり、組織への帰属意識や連帯感がいっそう薄れてしまいました。結果的に、「毎日同じ業務を繰り返しているだけ」という閉塞感にも包まれるようになっていました。

佐藤さん:

私は以前、この会社に業務を委託する側のシステムインテグレーターに勤務していましたが、縁あって当社の前代表から事業を承継することになりました。既知の会社ではありましたが、2022年10月に代表に就任したときは、社内コミュニケーションの量と仕組みともに不足している状況に驚かされました。そうした状況は直ちに改善しなければならないと思いましたが、社内にはグループウェアはおろか社員用のメールアドレスすらなく、私と社員、あるいは社員どうしが円滑に意思疎通を図る手段がありませんでした。

管原さん:

以前は、社内への連絡は電話か個人LINEで行われており、毎月の給与明細も自宅に郵送されていました。現場も業務も異なるメンバーが多く、話をする機会も限られていたので、社内コミュニケーションを促すのはもちろん、デジタル化による業務の効率化も必要だと思っていました。

佐藤さん:

コミュニケーション基盤が存在しないことを深刻な課題だと感じる一方で、私はこの会社の誰もが一生懸命仕事をする、人柄の面でも素晴らしい人たちだということを前職で一緒に仕事をしていた頃からよく知っていただけに、働きやすいと感じてもらえる職場に改革したいという思いを強くしました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。

佐藤さん:

1つ目のポイントは、LINEと操作性がほぼ同じで、誰でも使い慣れているため、導入がしやすいこと。2つ目は、カレンダーや掲示板、アンケートなどの機能を備えていて、単なるチャットツールではなくグループウェアとして使えることです。そして3つ目が、無料プランからスタートできることでした。当面は、IT投資や人材教育に資金を優先して割り当てたかったので、まずは無料プランから始めて、活用が進んだら機能やサービス内容がより充実した有料プランに移行することを前提に導入を決めました。私たちにとって無料プランではじめられたことはとても有難かったです。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・電話連絡をトークに置き換え情報の伝達・共有をスピードアップ

・専用のトークグループで社内コミュニケーションを活性化

・外部トーク連携機能の活用で協力会社のLINEとの連絡も円滑に

・掲示板を通達の周知や意見交換の場として活用

佐藤さん:

会社全体や常駐先の各チームのトークグループをつくり、社内コミュニケーションをLINE WORKSで行うようにしました。これによって情報の伝達速度が格段に速くなり、各種申請書類の提出や会議資料や議事録などの共有もスムーズになっています。また、私が社長に就任した際に思い切ってこれまでのオフィスを解約し、バーチャルオフィスに移行したのですが、物理的なオフィスがない中でも、社員間でつながりを持てるのはLINE WORKSがあるからこそだと思います。

一部の業務は外部の協力会社に委託していますが、そうした連絡も外部トーク連携機能を使って担当者のLINEとできるようにして、あらゆるやり取りをデジタル化していきました。

それと同時に、社内研修（IT研修、農業体験等）やイベント時の写真を掲載したり、嬉しいできごとを共有するための専用のトークグループも設けて、社内コミュニケーションの促進に力を入れました。

管原さん:

資格を取得した人がいれば多くのメンバーから「おめでとう」のメッセージやスタンプが寄せられるなど、以前はなかった社員どうしのつながりが生まれ、社内の雰囲気も明るくなりました。

佐藤さん:

LINE WORKSの導入当初は、全社向けのお知らせをトークグループと掲示板のどちらで発信するかのルールが統一されていませんでしたが、次第に「流れてもよいフロー型の情報はトーク、アーカイブしたいストック型の情報は掲示板で発信」という考え方が社内に定着し、伝えたい情報によって使い分けるようになりました。

管原さん:

現在は健康診断や社内イベントの告知など、会社から発信する案内は掲示板で周知しています。LINE WORKSに続いて業務管理プラットフォームにkintoneを導入し、社員自身が業務日報アプリをはじめ業務を効率化させるためのさまざまなアプリを内製するようになりましたが、kintoneの活用方法や改善案などを議論するスレッドがつくられるなど、掲示板は社員どうしが自由に意見を出し合うための場ともなっています。

ほかにLINE WORKSのどんな機能をよく活用されていますか。

【カレンダー】社員のスケジュールを共有して可視化

【アンケート】日程調整と意見収集をスムーズに

【Drive】全社の共有データをセキュアに保存

佐藤さん:

会議、出張、休暇など個々の社員の予定をカレンダーに登録して共有しています。リマインド通知によって、会議の予定が入っていたことをうっかり忘れるといったことを防げる点も便利です。

管原さん:

社内イベントの出欠確認や日程調整、社内制度についての意見や要望の聴取にはアンケート機能を活用。メンバーからの回答が自動的に集計され、表やグラフとしてひと目で確認することができます。

アンケート機能を使えば質問用紙を配付する手間がかからず、回答の回収もスムーズ。社内行事等などの日程調整やヒアリングを効率化

佐藤さん:

社内規定や業務マニュアルなど全社員が必要に応じて閲覧するデータは当初、トークグループのフォルダに保存していましたが、容量にゆとりがありセキュアな環境でファイルを共有できるDriveを利用するべく有償プランに移行。全社の共有データをDriveで管理するようになりました。また、社内で活用が進んできたkintoneとLINE WORKSをスムーズに連携させてさらに業務生産性を向上させるために、よりスムーズなAPI連携ができることも有償プランに切り替える決め手のひとつでした。

LINE WORKSとkintoneをどのようにして連携させているのですか。

佐藤さん:

ノンプログラミングでLINE WORKSとkintoneを連携させるチャットボットを作成できるJobocoを活用し、トーク画面でBotと対話をしながら入力した内容がkintoneに登録される仕組みを構築しました。これにより、「常駐先勤務表記載外の作業時間申請」をLINE WORKSから簡単に行えるようになりました。

Jobocoで作成したチャットボットでLINE WORKSとkintoneを連携。常駐先での業務以外の作業時間をトーク画面から手軽に入力できるようにした

当社では社員に研鑽してもらうため、社外の勉強会などへの積極的な参加を推奨しており、それも業務の一環とみなして勤務時間の対象としています。kintoneを使ってすでに常駐先での各自の勤務時間を登録するためのアプリを内製していましたが、LINE WORKSでも社外勉強会などに参加した時間を手軽に入力できるようにしました。その内容を承認者である私や管原が確認すると、承認されたことがトークで通知されます。この取り組みはLINE WORKSとkintoneの可能性をさらに探っていくためのステップと位置づけています。社員がノーコードBotの活用を経験することが、お客さまのDXを支援する新規事業に役立つことにも期待しています。

改めてLINE WORKSの導入成果をどう実感されていますか。

佐藤さん:

給与明細など社員に郵送していた書類をデジタル化してLINE WORKSで送信するようになったことで、年間10万円ほどかかっていた郵送費が削減されました。また、紙の書類をコピーしたり郵送したりするための準備に毎月10～15時間ほど要していましたが、その作業時間も大幅に短縮できています。

定性的効果として挙げられるのは、社員間のコミュニケーションが活性化して一体感が醸成されたことで、孤立しがちな常駐SEのメンタルヘルスにも好影響を及ぼしたことです。また、チームの垣根を越えて意見が交換されるようになったことで、社員自身が生産性向上につながるアイデアを創出して素早く共有するようになりました。そうした社員の意識改革やITスキルの獲得を背景にして、お客さまのDX支援という新規事業を立ち上げられたことも大きな収穫です。こうしたことからLINE WORKSは当社にとって、「社員の笑顔と成長を促進するシンボリックな存在」だと私は思っています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

管原さん:

定型的な作業依頼をトークで依頼する際に誤記が発生しがちなので、kintoneで申請フォームを作成し、JobocoでLINE WORKSと連携させることで自動化を図れればと思っています。ちょっとしたことでも何か効率化できないかな？ と考えるのが好きなので、LINE WORKSを使いこなしながら楽しんでDX化を進めています。

佐藤さん:

LINE WORKSのBotを活用して、kintoneに保存されている社内業務マニュアルやFAQなどを社員が簡単に取得できるようにしたいですね｡社員がBotに質問するだけで必要な情報を速やかに得られるようになれば、業務効率がさらに上がるはずです。社内のDX推進は、常駐先での業務が多いメンバーたちが自由に創造性を発揮できる場として昇華しているので、LINE WORKSの活用は社員の成長機会としても機能しています。

【お話を伺った方】

佐藤 良介さん

システムインテグレーターにSEとして勤務したのち、2022年10月に新日本ニーズの代表取締役に就任。

管原 百世さん

SE業務に携わるとともに、社内のDX推進リーダー・IT運用責任者も務める。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 保護者のLINEと外部トーク連携機能で安全につながり緻密なコミュニケーションを実践
• 教師と教室長が個々の生徒の学習進度をタイムリーに共有
• 季節講習等のデジタル資料をトークで送信することで郵送費を削減
• 生徒のトークルームをスプレッドシートで管理することで、授業料の納付案内状況を可視化

KATEKYO新潟の事業概要をご紹介ください。

高野さん:

小・中・高校生を対象に受験指導や定期試験のフォローをするKATEKYO新潟は、新潟県内に19の教室を運営。プロの社会人教師が1対1の完全個別指導を行い、生徒の個性や学習進度、目標に合わせて質の高い丁寧なサポートをすることで、学習効果の最大化を図るのが特長です。もともと家庭教師の派遣からスタートし、今もその需要はありますが、現在は大部分の生徒が教室で学んでいます。教師数は全体で約190名。教室に通う生徒はピーク時（毎年12月）で約1,300名、家庭教師を利用する生徒はピーク時（毎年12月）で約200名です。

長津さん:

最近は地方と大都市圏の学力格差解消が課題となっているのに加え、少子化が進んだことで保護者が1人の子に割ける教育費が増えていることもあり、個人の学力や学習スタイルにマッチするマンツーマン形式のきめ細かい指導を求める傾向が強まっています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

高野さん:

とある学習塾に関するアンケート調査では、保護者が抱く不満で最も多いのは「塾とのコミュニケーション不足」ということですが、当塾もまさにその課題を抱えていました。各教室の運営を管理する教室長は基本的に1名で2教室を担当していて、保護者から生徒に関する相談や問い合わせの電話があってもなかなか出られません。時間や日を改めてかけ直すことが多く、タイムリーな意思疎通をすることが困難でした。

また、社内ではGoogle Workspaceをグループウェアとして利用していますが、教室長が多数の教師と情報を迅速に共有することも容易ではなく、個々の生徒の様子を詳しく把握できる体制にありませんでした。そうしたディスコミュニケーションが生徒や保護者の不満を招く要因となり、退塾につながる潜在的なリスクになり得ることを感じていました。

長津さん:

教師や教室長は保護者とSMSや個人LINEで連絡を取るケースもありましたが、その内容は会社が把握できないので、関係者が安心して使えるオフィシャルなコミュニケーションツールを導入する必要があると考えていました。

課題解消に向けてLINE WORKSを選定された理由と、本格的な運用開始までの流れを教えてください。

高野さん:

LINEと似た操作性で導入時のハードルが低く、生徒や保護者が広く使っているLINEとセキュアに連携できることと、1対1だけではなく状況に応じてグループでのコミュニケーションも取れるのが魅力でした。またセキュリティ面や管理機能など、会社として安全性を担保できる点も評価しました。さらに、APIで外部サービスやツールと連携させることで、さまざまな業務の効率化に役立てられるのではないかとの期待もありました。

長津さん:

まずいくつかの教室で試用しコミュニケーション活性化に効果があることを確認してから、全19教室にフリープランを導入。生徒や保護者のLINEとは外部トーク連携機能でつながり、フリープランで連携できる数が上限に達した教室ではその制限がない有償プランに順次切り替えています。現在までに半数以上の10教室が有償プランに移行しました。

保護者や生徒のLINEとはどのようにしてつながっていますか。

高野さん:

各教室の面談スペースにQRコードを用意し、保護者と生徒に教室長との友だち登録をしてもらうようお願いしています。保護者がLINEを使っていないため生徒のLINEとのみ連携するケースはありますが、入塾時には基本的に快く登録をしていただいており、保護者の側もLINEで気軽にご連絡をいただいています。

長津さん:

当塾への資料請求をされた方に送付するパンフレットにもQRコードを載せるようにしたところ、友だち登録をしたうえでLINEから問い合わせをする保護者が非常に多く、資料請求者の入塾率も高まっていると捉えています。

LINE WORKSによって関係者間のコミュニケーションはどう改善されましたか。

・問い合わせや相談への対応が迅速になり生徒や保護者の満足度がアップ

・教師と教室長の生徒に関する情報共有が円滑になり指導の質が向上

・BCP対策の一環として緊急時の安否確認を素早く行える体制を構築

長津さん:

以前は教室長や教師が生徒や保護者などからの着信履歴を見てかけ直しても応答されないことが多く、お互いになかなか連絡がつかないという状況がありましたが、連絡手段がLINE WORKSに置き換わったことで、タイムラグの少ない意思疎通が可能になりました。教室長と教師が組むグループには、各家庭の意向に応じて生徒や両親が適宜参加。お互いに伝えたいことを迅速・確実に伝え合っています。

「体調を崩したので今日の指導は欠席させます」といった保護者からの事務的な連絡だけではなく、「子どもの学習意欲を高めさせるに親はどうすればいいか」といった相談や、学習内容に関する生徒からの質問にもしっかり応えられるようになったことで、当塾に対する満足度が以前と比べて確実に高まっています。

保護者からの相談に教室長が対応。双方が都合のよいタイミングでやり取りが可能

高野さん:

一部の教室長や教師が自発的に使っていたSMSや個人LINEと違い、LINE WORKS上のやり取りは会社が監査できるので、教室長や教師が安心して使えるようになったことも大きな導入成果の一つです。

保護者との間だけではなく、教室長と教師のコミュニケーションも密になり、教室長からの指示の伝達や、教師からの「報連相」も素早くできるようになりました。

教師と教室長がこまめに報告や相談を行い、指導の質向上に役立てている

また、能登半島地震が起きたのを機にBCP対策の強化に乗り出し、本部から教室長や教師に安否確認するためのグループをつくり、災害発生を想定した訓練も行っています。

LINE WORKSはペーパーレス化や業務効率化にも貢献しているそうですね。

長津さん:

夏期・冬期・春季講習の案内は教室で生徒に手渡していましたが、LINE WORKS導入後はPDFで保護者のLINEに送信し、Googleフォームに申込書を送ってもらうことでペーパーレス化を実現しました。既読がつくことで送付した案内を見てもらえたということが分かりますし、パンフレットを郵送していた頃と比べて申込率も高まっています。

生徒ごとの毎月の授業料はGoogleスプレッドシートで計算し、保護者宛てに請求する文面を自動作成していますが、以前はそれをプリントアウトして郵送していました。LINE WORKS導入後はその内容を保護者のLINEに送信するようになりましたが、いちいちアドレス帳から宛先を検索するのが煩雑だったため、スプレッドシート上に貼り付けたURLをクリックすればトークの送信画面が立ち上がり、メッセージをスムーズに送れる仕組みを構築。これによって請求業務が大幅に効率化しています。

以前は郵送していた季節講習の申込受付票や授業料納付の案内をLINE WORKSで送信するようになったことで、私の担当する教室では年間の郵送料が98%も削減されました。2024年10月1日に定形郵便封書の料金が値上げになったことを考慮すると、コストカットの効果は絶大です。

トーク以外にどんな機能を活用されていますか。

【掲示板】教師への重要な連絡事項を速やかに周知

【カレンダー】各教員の指導スケジュールを教室単位で共有

【タスク】生徒の月次指導報告書の作成を効率化

高野さん:

教室長から各教室の教師への通知・通達は、月1回の対面ミーティングのときに紙の文書で伝えていましたが、今は教室ごとの掲示板を設けて随時投稿。会議の議事録や研修資料などもアップし、重要な情報をタイムリーに周知するようにしています。

各教師の指導予定や教室のイベント、休校日などはカレンダーに登録してスケジュールを共有しています。これまでは教室に用意した紙に記入していましたが、LINE WORKSに反映させれば突発的な予定変更もリアルタイムに把握することができます。

長津さん:

教師は個々の生徒の月次の指導報告書を作成しています。以前は紙の報告書を保護者に渡して内容を確認してもらってから教室長に提出しており、回収に手間取ることが少なくありませんでした。今はLINE WORKSのテンプレート機能を使って報告書を作成し、教室長が内容を確認してから保護者に転送するという流れに変えました。報告書を教師に戻す必要がないので保護者は都合のよいときにじっくり読むことができ、気づいたことがあればLINEで即座に教室長にコメントを送信できます。テンプレートは、教師によってバラつきのあった報告内容を統一することにも役立っています。

改めてLINE WORKSの導入効果をどう実感されていますか。

高野さん:

保護者や教師とトークでやり取りするようになったことで、教室長が電話連絡に要していた時間が、週あたり1～2時間削減されました。以前は保護者から「何時以降に電話をください」と留守番電話で伝えられると、その時間まで教室にいなければならないことがありましたが、今はそうしたことはまずありません。生徒や保護者からの電話から解放されたことで同様に教師の勤務時間も短縮しており、従業員満足度も高まっているはずです。

長津さん:

肌感覚ではありますが、LINE WORKSで保護者のLINEとつながり、以前より丁寧に相談に対応できるようなったことで、退塾者が減っています。生徒を通わせている保護者が、別の保護者に当塾のLINE WORKSアカウントを紹介してくださることも多く、塾長と保護者がつながることで信頼関係が生まれ、その結果として入塾する生徒も増えています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

高野さん:

生徒の入退室管理システムとLINE WORKSを連携させて出欠管理を自動化し、保護者への報告を迅速にする仕組みを構築しましたが、今後は成績管理システムとLINE WORKSも連携させ、教師や教室長が生徒の成績データをタイムリーに把握できる環境も整えることを計画しています。そのことを通じてよりよい指導を実現し、当塾の特長である個別対応をさらに強化するつもりです。

長津さん:

新規の生徒を迎える際は、まず教室長が本人や保護者との面談から学習状況を確認して担当教師に引き継ぎ、入塾後は教室長が教師から月次の指導報告書を受け取って学習の進み具合を共有することになります。しかし生徒数が多いため、教室長は個々の生徒に関する情報を一連の流れとして把握することが難しいのが実情です。そこでタスク機能をうまく活用し、入塾者の受け入れから指導終了までのプロセスをタスク化して管理することで、より万全なサポートをできるようにしたいと考えています。

【お話を伺った方】

新潟駅前校/イオン新潟東校 教室長

高野 正輝さん

新潟駅前校およびイオン新潟東校の教室長として生徒・保護者への対応と教師の管理にあたる。

長津 利幸さん

十日町駅前校および六日町駅前校の教室長。英語と数学をメインに中学生への学習指導も行う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年10月当時のものです。

本事例のポイント

• LINE WORKSでスムーズな安否確認体制を確立
•  kintoneと連携し、在庫管理やアルコールチェック記録などの業務を効率化
•  紙で作成・管理していた社員食堂の利用券をデジタル化し、総務の負担が大幅減

御社の事業内容をご紹介ください。

羽刕（うしゅう）さん :

釧路市と雄別炭鉱を結んでいた鉄道会社の機関車製造・修理部門が独立するかたちで1956年に設立された当社は、1960年代から鋼製橋梁の設計・製造を主業とするようになりました。設計・原寸CADシステムやNC一次加工ライン、仮組立形状シミュレーションシステムなどITを活用した高度な生産技術を有し、これまで200橋ほどの製造を手がけてきました。近年は、高い技術力を活かして製缶、大型クレーン製造、水門製造、製紙業向け産業機械製造などに参入。また、道内のロケット開発のベンチャー企業に出資してロケット部品を供給するなど、宇宙開発分野への進出も果たしています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

羽刕さん :

市場の縮小や人口減少など、当社の事業を取り巻く外部環境は厳しさを増す一方です。当社は「強い会社が生き残れるのではなく、変われる会社が生き残れる」との認識に立ち、製造のみならず工程管理や財務会計領域などにも積極的にシステム導入を進めて生産性の向上を図ってきました。しかしバックオフィス業務に関しては、紙や人手に頼る部分がまだ残っており、これを改善することが大きな課題でした。

小澤さん :

以前のアナログな仕事の代表例として、総務部が社員食堂の利用者に配布する食券の作成業務が挙げられます。紙の食券は、配布したら都度作成しており、原紙をコピーして断裁した20枚の食券を1セットにして綴じるという手間が生じていました。この手作業にかなりの時間と労力を費やしており、多い時では丸1日かかることもありました。

竹内さん :

購買業務に携わる私は、現場担当の社員のシーズンごとの作業服を調達する際、紙の申込書を各人に配付してサイズを記入してもらい、それを回収して取りまとめるのに手間がかかっており、こうした業務をどうにかデジタル化できないものかと思っていました。

羽刕さん :

また、当社は十数年前から他のグループウェアを利用していますが、UIがPCベースでスマホでは使いづらく、アカウントやメールアドレスは現場で作業をする社員に付与していませんでした。そのため、バックオフィスが行う会社の重要な案内や業務連絡などが全社で迅速に共有できないことも大きな課題でした。

どのような経緯でLINE WORKSとkintoneを導入されたのですか。

羽刕さん :

バックオフィスの負担軽減のためにアナログ業務のデジタル化と情報伝達環境の改善を進めようした矢先に、コロナ禍が発生。テレワーク勤務が必須となり、業務連絡用として2020年6月に全社員にスマホを支給するのと同時にLINE WORKSを導入しました。

また、時期を同じくしてアナログ業務をデジタル化する仕組みを構築するために、ノンプログラミングでさまざまな業務アプリを作れるkintoneと、プログラミング技術がなくてもLINE WORKSと連携できるJobocoを導入しました。社員間の連絡ツールとして使い勝手が良いLINE WORKSと連携できれば、社内のさまざまなデータ登録の省力化や業務プロセスを可視化するのに利用できるだろうとの考えもありました。

まずはLINE WORKSの導入を進めたそうですが、どのような活用や成果がありましたか？

【トーク】安否確認の訓練に活用することでLINE WORKSの浸透を促進

【アンケート】社員へのヒアリング業務を省力化

【掲示板】会社からの重要な通達を速やかに周知

羽刕さん :

当社が立地する釧路は地震が多く、東日本大震災でも津波被害が出ています。緊急時の対応方針をすぐに伝えるために、全社員が入った「緊急連絡網」グループを作りました。LINE WORKSはスマホでも使いやすく、また誰がメッセージを読んだか個人単位で把握できる既読機能があり、非常時の社員の安否確認をスムーズに行うのに有用だと考えました。

導入から1年ほどは毎月1回、トークで安否確認の訓練を続け、しばらくすると全社員がこまめにLINE WORKSをチェックするようになりました。

小澤さん :

見返す必要がある会社からの通達事項はLINE WORKSの掲示板にもアップしています。メールアドレスを持たない社員にも直接情報が届くので、重要な伝達事項をより素早く周知できるだけでなく、未読者の確認もできるため、ちゃんと読まれているか不安になることなくなりました。社員も、スマホからいつでもどこでも閲覧できます。

竹内さん :

LINE WORKSのアンケート機能は、さまざまなヒアリング業務に活用して時短につなげています。紙で運用していた現場担当の作業服の調達では、サイズ確認をアンケート機能で行うことで、確認の手間を削減。回答データは自動的に集計できるので、とりまとめる作業が不要になりスムーズに発注できるようになりました。女性社員にとっては、服のサイズを紙に記入するよりアンケート機能で回答する方が抵抗感も小さいようです。

アンケート機能の活用で多数の社員へのヒアリングが格段にスピードアップ

羽刕さん :

業務連絡や情報共有がスピーディに行われるようになり社内のコミュニケーション基盤が整ったことを受け、次のステップとして手間のかかっていたアナログ業務を効率化すべく、kintoneとJobocoの活用を進めました。

LINE WORKSとkintoneをJobocoで連携した結果、どのような成果を得ましたか。

・事務用品の在庫が一定数減るとトークに自動通知される仕組みを構築

・アルコールチェックの測定結果の記録を効率化し安全管理担当者の負担を軽減

・Botから社員食堂の利用予約が可能になり、紙の食券作成業務が不要に

竹内さん :

まず着手したのが、事務用品の在庫管理と発注業務の改善です。各部署にあった事務用品のストックを一元化し、その在庫状況をkintoneで作成したデータベースで管理するようにしました。

事務用品を持ち出す人は、Jobocoで構築したLINE WORKSのBotで「消耗品持ち出し登録」を実行します。必要な備品と数を登録すると、kintoneのデータベースに反映されます。消耗品ごとに設定した数までストックが減ると、自動的に購買担当者に補充注文を促すトークが発信されます。従来のやり方では、不足分があるかどうか都度在庫を確認して発注する必要がありましたが、この通知により発注タイミングが自動で把握できるようになったため、在庫管理が大幅に効率化されました。

羽刕さん :

ドライバーの飲酒検査義務化が白ナンバー車を使う事業者にも拡大されることを受け、アルコールチェッカーによる測定結果をLINE WORKSのBotから入力すると、そのデータがkintoneのアルコールチェック記録アプリに保存される仕組みもつくりました。kintoneからいつでも入力の有無を確認でき、登録されたデータの検索も可能なので、記録保管における安全管理担当者の負担が軽減されています。

社員がLINE WORKSのBotから登録したアルコール検知の記録をkintoneで集計する仕組みを実現

小澤さん :

次に社員食堂の食券作成業務の改善に挑みました。紙の食券を作成・配布することをやめ、LINE WORKSのBotからその日の食堂の利用を予約すると、kintoneで作成した管理アプリにその情報が記録されるフローを構築。まる1日かかっていた食券作成の業務がなくなり、さらにペーパーレス化にもつながりました。また代金は給与から差し引きますが、個々の社員の利用回数がkintoneにしっかり記録されるので、紙の食券を数える必要もなくなり、精算作業も以前と比べてかなり楽になりました。

LINE WORKSのBotで食券の作成と予約をデジタル化し業務負担の軽減に。予約情報をkintoneで管理し代金の精算業務が省力化

新保さん :

食券作成業務が大きく効率化したことを実感しています。今まで食堂の利用者は当日の朝に食堂へ出向いて予約をする必要がありましたが、LINE WORKSのBotから食堂の利用登録を行えるようになり、出先にいる社員もスマホから簡単に予約できるようになりました。その結果、食堂の利用者が以前より増えました。

年配の社員も使いやすいよう、LINE WORKSのBotの質問項目をできるだけシンプルにしたことも利用促進につながっていると思います。

羽刕さん :

中小企業はスピード感をもって目前の課題解消をすることが大切です。社員に自発的にそれを実践してもらいたいとの考えから、2023年の春にDX推進チームを発足させました。ほかの社員の声も拾いながらkintoneとLINE WORKSを活用して、目の前にある業務課題に対して1つ1つ改善を進めてもらっていますが、まだまだ多くの業務課題を解消できるはずだと期待を寄せています。

竹内さん :

さらに次のステップとしては、事務用品の在庫管理の仕組みを応用して、製作部門担当者が調達する鋼材の在庫管理や発注業務にも活かし、現場の業務も効率化できればと考えています。

LINE WORKS活用に関する今後の展望をお聞かせください。

羽刕さん :

名刺管理サービスの情報をLINE WORKSのアドレス帳で管理するなど、導入済の他のツールや既存のグループウェアの機能を見直し、分散しているシステムをLINE WORKSに集約・一本化することを考えています。このことでコスト削減とツールの管理効率化が期待できます。

また勤怠管理クラウドの出退勤時刻の打刻をLINE WORKSから可能にするなど、さまざまなシステムとの連携も検討しています。

LINE WORKSが、社内コミュニケーションの円滑化だけではなく、業務データを可視化するための情報プラットフォームとして当社の成長戦略において重要な役割を担ってきていると感じています。

【お話を伺った方】

羽刕 洋さん

1985年に入社。経営企画室長を経て20年8月に代表取締役社長に就任。

小澤 健志さん

総務・庶務業務を担当。社内DX推進チームのサブリーダーも務める。

竹内 将人さん

製作グループで資材や備品などの購買を担当する。

新保 美玖さん

品質保証室で部材や橋梁製品の品質検査に携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年3月当時のものです。

Joboco・・・LINE WORKSと業務アプリ構築サービス「kintone」を連携するチャットボットをブラウザから簡単に作成できるサービス。
詳細はこちら

本事例のポイント

• ハイウェイパイロット（運転士）への職種間の情報格差などが改善
• 対面と比べて発言のハードルが下がり、ハイウェイパイロットから自発的に意見が出るように
• 車両の不具合を整備士に画像や動画で共有。より短期間で適切な車両整備が可能に
• 健康への関心や意識を高める活動にも活用

御社の事業内容をご紹介ください。

糸井さん：

高速バス「WILLER EXPRESS」を運行している当社は、全国8カ所に営業所を展開、23路線417便を運行しています。安心・安全を最優先に捉え、乗務員の体調不調や居眠りによる事故を未然に防ぐために、積極的にIoT技術を活用しています。すべてのハイウェイパイロットは運行中に眠気検知機器を装着しており、運行管理者はハイウェイパイロットの疲労や眠気の予兆をリアルタイムに把握、必要に応じて遠隔から休憩の指示を出すこともあります。当然ながら、お客さまの快適さと便利さも私たちにとって非常に重要です。2006年から高速バス事業に参入して以来、お客様が座るシートについては自社開発にこだわり、快適な乗車体験を提供できるよう努めています。

LINE WORKS導入前はどのような課題を抱えていましたか。

糸井さん：

内勤者どうしはグループウェアを使用して情報を共有していますが、運行が主業務のハイウェイパイロットにはグループウェアのアカウントやパソコンを付与しておらず、主に紙や口頭で情報伝達を行っていました。しかしこの方法では、内勤者とハイウェイパイロットの間で情報伝達のタイミングに時差が生まれる、限られた情報しか伝達できないといった課題がありました。

一方で、管理者の手間やコストの観点から、グループウェアのアカウントを付与することは難しく、コンパクトかつ適切なツールを見つけることが求められていました。

森さん：

私が所長を務める長野営業所では、ハイウェイパイロットの勤務時間８時間のうち、営業所に滞在する時間は1時間程度しかありません。この短い時間に会社からの伝達事項をハイウェイパイロットへ伝えるために、紙の回覧板を使用していました。しかし回覧板は、流し読みされやすく見たいときに再び確認もできないため、情報が適切に伝わるかという観点では、十分ではなかったのが現実でした。

原田さん：

体調不良や居眠り等に起因する交通事故を防ぐためには、ハイウェイパイロットの健康管理が極めて重要です。私は保健師として、ハイウェイパイロットへ健康診断の案内や健康情報の発信を行っています。LINE WORKS導入前は、営業所の所長や健康担当者を介して紙ベースで情報提供を行っていましたが、ハイウェイパイロットに届いているのか、提供した情報が役に立っているのか知る手段がありませんでした。

数あるツールの中で、LINE WORKSを選定された理由は何でしょうか。

糸井さん：

使いやすさが最も重要なポイントです。新しいツールへの抵抗感を持つ人もいますが、この点に着目しLINEの使いやすさを踏襲したLINE WORKSを選定しました。

実際にLINE WORKSの利用は任意ですが、ガラケーを保有している一部のハイウェイパイロットを除いて、ほぼすべてのハイウェイパイロットがBYODでLINE WORKSを利用してもらえています。

LINE WORKSを運用するまでの経緯を教えてください。

森さん：

最初にLINE WORKSの活用プロジェクトを立ち上げました。まず運用モデルを構築するため、長野営業所内でトライアル運用を開始し、ハイウェイパイロットに対してグループトークを通じて規定変更やトラブル発生などの情報を発信。また、掲示板を利用してYouTubeに限定公開でアップした経路動画を共有するなど、さまざまな活用方法を試しました。

トライアルの結果、誰が既読なのかまで分かり、またハイウェイパイロットと内勤者の間で双方向のコミュニケーションが生まれるなど、LINE WORKSの活用メリットを十分に実感しました。この成果を受けて全国の営業所にLINE WORKSの導入を展開しました。

さらに、プロジェクトの一環としてLINE WORKSの運用マニュアルを作成し、導入の目的や具体的な使用例を会社全体に発信していきました。これにより、ハイウェイパイロットだけでなく内勤者にもLINE WORKSのメリットを理解してもらい、活用のモチベーション向上を促進しました。

LINE WORKSを活用したハイウェイパイロットとの情報共有について、具体的に教えてください。

糸井さん：

特に掲示板機能を積極的に活用しています。会社全体用と8つの営業所ごとの掲示板を設け、経路動画やWILLER GROUPの各種ニュースなどを投稿しています。

会社全体の各種ニュースに関しては、以前はハイウェイパイロットに十分に周知されていないことがありました。例えば、シフトの関係上、テレビ取材を対応したハイウェイパイロットに放送日が伝わったのが、放送の翌日だったという残念なこともありましたが、現在は即座に放送予定などを共有できるようになりました。タイムリーに情報を共有することで情報格差が解消され、ハイウェイパイロットと内勤者との間で円滑なコミュニケーションが実現されました。

経路に関しては、これまでもハイウェイパイロットには動画で展開をしていましたが、以前は営業所に滞在している時しか経路動画を確認することができませんでした。しかし、今ではスマホで見られるため、ハイウェイパイロットの都合に合わせて経路を再確認できるようになり、非常に便利だと感じているようです。

街中の降車場や迂回路などの経路を動画や地図で共有しスムーズな運行を実現している

原田さん：

これまでハイウェイパイロットに紙で閲覧してもらっていた健康に関する各種情報を、掲示板を通じて周知しています。具体的には、健康管理イベントの告知や身近な病気に関する知識などを共有しています。以前は紙ベースの情報提供しか手段がありませんでした。しかし今は、LINE WORKSという手段が加わり、既読の有無が分かるほか、発信する情報の性質に応じて発信手段を使い分けられるようになりました。

運行中に発生する渋滞状況の共有や車両トラブル発生時の連絡などにLINE WORKSを活用しているそうですね。

森さん：

運転中のハイウェイパイロットにはスマホの操作を禁じている一方で、バス停の乗り場や渋滞状況などの運行情報は無線機を通じてリアルタイムに運行管理者へ共有されています。この情報は運行管理者によって、LINE WORKSの掲示板やグループトークを通じてこれから運行するハイウェイパイロットにも伝えられています。これまで終業時にハイウェイパイロットから口頭で伝えられていた運行情報が、今ではLINE WORKS上で迅速に情報共有されています。

また、営業所別やプロジェクト別のグループを作成し、グループトークでも情報共有を図っています。例えば、運行中に車両の不具合が発生した場合は、不具合の様子が分かる写真や動画をハイウェイパイロットと整備士が入った車両故障グループにアップすることで、不具合の状況を視覚や音で確認できるようにしています。これまで口頭で伝えられていた内容を目と耳でも確認できようになったことで、整備士たちは迅速に修理が必要かどうかを判断し、より効率的な対処が可能になりました。

そのほか、最近ではハイウェイパイロットからの意見もLINE WORKS上で交換されるようになりました。対面では言いにくいことも、LINE WORKS上であれば声を上げるハードルが下がり、発信が苦手なハイウェイパイロットの意見も多く採り入れやすくなっています。

糸井さん：

当社は全国8か所に営業所を展開しており、ハイウェイパイロットは全国各地で昼夜問わず運転しています。そのため、緊急時に従業員の安否確認が迅速に行えるように、アンケート機能のテンプレートを活用しています。これまでにも、地震が発生した際に2回の安否確認を実施し、従業員の無事を迅速に確認することができました。

地震発生時の実際の安否確認の内容。選択式の回答にしたことで、従業員全体の安否状況がすぐに確認できた

LINE WORKS活用の今後の展望を教えてください。

糸井さん：

API連携を推進していきたいです。例えば、運行情報管理システムからシフトデータを抽出し、カレンダーにシフトを表示する方法を検討しています。これによって、現在の紙ベースのシフト表の印刷と配布の手間を減らすことができるでしょう。その他にも、アルコールチェッカーや地図アプリとの連携も視野に入れています。こうした連携が実現すると、管理者とハイウェイパイロット双方にとって手間を減らすことが可能になると考えています。

【お話を伺った方】

管理本部 人事労務企画チーム チーム長

糸井 貴行さん

採用や人事制度設計など人事業務に従事している。

管理本部 管理部 保健師

原田 リエさん

全従業員を対象に健康管理全般を担当している。

長野営業所 所長

森 健さん

長野営業所の責任者を務める。

本事例のポイント

• 電話や紙などによる伝達手段をLINE WORKSに置き替えて情報伝達フローが改善
• 外部トーク連携で短期アルバイトとつながり、繁忙期の人員確保に貢献
• 商品需要にかかわる催事などの情報が周知され、適正在庫の維持が可能に

御社の事業内容をご紹介ください。

村上さん：

広島銘菓「もみじ饅頭」や「生もみじ」、「新・平家物語」、その他季節の商品などを製造・販売している和菓子メーカーです。1951年10月に創業し、1953年12月より広島県の県花・県木であるもみじをかたどった「もみじ饅頭」の製造を開始しました。おかげさまで「もみじ饅頭」は、今や広島を代表する銘菓として親しまれています。

2009年3月からは、現在の当社の主力商品「生もみじ」の販売を開始しました。お客様の声をヒントに約10年かけて開発した商品で、2021年4月には広島の特産品で特に優れたものとして「ザ・広島ブランド」認定されました。もちもちとした食感が大変好評です。2つの製造工場および餡を専門に作る製餡工場で商品を製造し、実店舗やオンラインショップで販売しています。

LINE WORKS導入前に抱えていた課題を教えてください。

井上さん：

社内の主な連絡手段が電話やメール、ファクスだったため、情報連携の遅延が課題となっていました。店舗や工場は、代表メールアドレスしかなく、メールを送付しても担当者にすぐに確認してもらえなかったり、内線電話では行き違いも発生しやすく、折り返す電話の手間と時間がかかっていました。

西亀さん：

既存のグループウェアは一部の人しか使うことができず、工場のスタッフは事務所に行かなければ各従業員の1日の動きが分かりませんでした。また催事などの商品需要が高まるイベント情報を事後報告で知るなど、社内の情報共有の体制整備が必要だと感じていました。

村上さん：

そのほか、社内への通達は、郵送か事務所内の掲示板で行っていました。しかし、その通達内容を誰が確認したのか分からず、情報がしっかり伝わっているのか不安に感じることもありました。

数あるツールの中で、LINE WORKSを選定した理由は何でしょうか。

井上さん：

使いやすさが一番の決め手でした。工場など比較的年齢層の高いスタッフが多い当社としては、誰もが使用しているLINEと操作性の似たLINE WORKSであれば、使いこなせると判断しました。LINE WORKS以外にも複数のコミュニケーションツールを検討し、いくつか試験導入もしてみましたが、既読機能の有無やアプリ１つでさまざまな機能が使える点から、LINE WORKSの導入を決めました。

LINE WORKS導入時に工夫したポイントは何ですか。

村上さん：

全社導入直後に、アンケート機能を活用して、全従業員向けにLINE WORKSの理解度調査を行いました。総務部から案内したグループトークや掲示板の操作に関する理解度を尋ね、「わからないため教えてください」と回答があった従業員には個別フォローを行いました。LINE WORKSの理解度は個人差が大きく、一人ひとりに確認をしていては時間がかかってしまいます。アンケート機能を使うことで、フォローが必要な従業員をスムーズに絞り込むことができました。

LINE WORKSの具体的な使用方法および導入効果をお聞かせください。

【トーク】電話やメールでのやりとりをトークに置き換え、情報をスピーディに伝達

【掲示板】催事等のイベント情報を共有し、商品需要を見込んだ在庫量の調整が可能に

【カレンダー】設備予約機能で営業車や会議室の管理を徹底

井上さん：

これまで電話やメール、ファクスで行っていた連絡をLINE WORKSに置きかえ、店舗ー本社ー工場間の情報伝達がスムーズになりました。電話の行き違いがなくなったり、聞き間違いなどの認識の齟齬を防ぐことができています。

販促ツールの管理を担当する私の場合、以前は店舗からファクスで販促ツールの手配依頼が届いていました。１つの商品には何種類もの販促ツールがあり「○○商品のPOP・チラシを送ってください」というテキスト情報だけでは、どのPOP・チラシをリクエストされているのか判断できず、店舗に確認する手間が発生していました。

現在は依頼する際に、欲しい販促ツールの写真をトークに添付してもらうようになりました。その結果、どの販促ツールなのかを瞬時に判断でき、確認の手間がなくなりました。

また、デザインデータなどの容量の大きいデータは、無料のファイル転送サービスを利用して関係者に共有していましたが、現在は、グループのフォルダで共有するようにし、ファイル転送サービスを利用する必要がなくなりました。

デザインに関するやりとりやデータはグループトークで一括管理

西亀さん：

工場スタッフはシフト制なので全員が同時に集まることが難しいです。そうしたスタッフへの連絡事項も、シフトを気にせずグループトークで一斉配信できるのが便利です。発信した内容を誰が読んだかまで確認できるのは非常にありがたいです。

村上さん：

掲示板では、HACCP（危害要因分析重要管理点）に関する資料やお客様の声、社員の入退社に関する連絡など、これまで紙ベースで共有していた情報をLINE WORKSの掲示板に置き換えることで、全従業員に情報が効率よく伝わり、同時にペーパーレス化も進められました。

井上さん：

催事等のイベント情報が掲示板に掲載されるようになったことで、工場では需要に合わせて在庫量を調整できています。

井上さん：

カレンダーの設備予約機能も重宝しています。これまでは、一部の管理職が会議室や営業車の予約管理をしており、一般社員は都度、事務所などに施設の予約を確認する手間がかかっていました。LINE WORKSを活用するようになってから、どこにいても会議室や営業車の空き状況の確認や予約ができ、管理を徹底できています。

繁忙期対策に外部トーク連携機能を活用されているそうですね。

村上さん：

年3回の繁忙期には70名程度の短期アルバイトを雇用する必要があります。そこで、一度雇用したアルバイトのLINEアカウントと外部トーク連携でつながっておいて、繁忙期の少し前にトークでアルバイトの募集をかけています。その呼びかけの結果、必要人数の1/3程度の人員を確保できるようになり、アルバイトのリピート率向上にもつながっています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

村上さん：

製造計画作成のプロセスを効率化したいです。現在、製造計画は、各店舗からファクスで送られてくる発注書を本社で集計した後、さらに工場側で商品カテゴリ別に集計をしているため作成に時間がかかっています。そこで、店舗からファクスで送られてくる発注書をLINE WORKSのアンケート機能で置き換える方法を検討しています。アンケートの回答結果はCSV形式で書き出せるため、簡単に集計できます。今までのやり方では1時間ほどかかっている集計作業が、たったの5分程に短縮できる見込みです。店舗、本社、工場それぞれの業務負担の軽減、さらにはペーパーレス化も進められますし、一石二鳥な業務改善が実現できると考えています。私たちのような一気通貫で製造・販売を手がけるメーカーにとっては、部門間の円滑なコミュニケーションは非常に重要です。便利な機能をフル活用しより効率化できるよう、今後もLINE WORKSの社内普及を進めていきたいです。

＜お話を伺った方＞

総務部 総務課 人事・総務係 係長

村上 史季さん

人事業務やLINE WORKSの管理等を担当。

総務部 総務課 企画係 主任

井上 宮仁さん

商品企画や広報、店舗ディスプレイなどの業務に従事。

本社工場製造部 製造1課 課長

西亀 功二さん

商品の製造・開発、在庫管理などを担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年10月当時のものです。

本事例のポイント

• 外商員と店舗のタイムリーな情報共有が可能に
• 店舗内のコミュニケーションを迅速化
• お得意さまのLINEとのセキュアな連携を実現

御社の事業内容をご紹介ください。

伊荻さん :

当社山形屋は鹿児島市で百貨店を営んでいます。山形屋の歴史は古く、宝暦元（1751）年に始祖「源衛門」が紅花仲買いと呉服太物行商を始め、その後薩摩の地に移り呉服太物を商うことから始まりました。大正６年に株式会社山形屋呉服店に改組され、定款にデパートメントストアを明記し百貨店となり、以来「ふるさとのデパート」として親しまれています。別の法人になりますが、当社のグループ会社では鹿児島県と宮崎県に2店舗ずつ百貨店があります。

鹿児島市の天文館地区、電車通りに面する当店1号館のルネサンス調の外壁は、平成10年に大正初期のデザインに復元したものです。昭和初期の頃の大食堂の雰囲気を受け継ぐレストランでは1958年から提供されている「焼きそば」が人気で、年間約22万食が食されています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題に直面していましたか。

川﨑さん :

法人や個人のお得意さまを訪問して営業活動を行う100名あまりの外商員には携帯電話を貸与していますが、お得意さまの個人情報を保護する観点からインターネットへの接続を制限していました。社内ではグループウェアを運用していますが、社外からの接続ができない環境にしていたため、出先にいる外商員が店舗と連絡を取る手段は電話かSMSに限られました。これではお得意さまからお問い合わせのあった商品に関する情報を販売部や仕入部などに確認するのに手間取り、商談スピードに影響が出てしまいます。

外商員は常に分厚い商品カタログを携行しますが、商品カタログに掲載される前の新商品に関する情報は別途、紙に出力して持ち歩く必要があるといった負担もありました。また、外商部の出張所が県内の各地に点在しており、そこに駐在する外商員との情報連携もスムーズではありませんでした。

伊荻さん :

そうした状況を改善するため、貸与していた携帯をスマホに切り換え、社内ルールを変更してインターネットに接続できるようにしたうえで、外商員がどこにいても手軽にやり取りできるチャットツールの利用を検討することになりました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。また、運用に際してどんなルールを整えましたか。

伊荻さん :

外商員はお得意さまとも電話やSMSで連絡を取っていましたが、お得意さまの中にはLINEでやり取りすることを望まれる方がおられます。しかし百貨店では多数のお得意さまの大切な個人情報を扱うため、外商員が個人のLINEでつながり、万一にも誤送信などによる情報の漏えいが起きてはなりません。そこで、LINEとは異なるアプリケーションでありながらLINEと安全につながる外部連携機能を持つLINE WORKSに注目。まずは社内で運用するために外商部と、店舗の売り場を管理する販売部で導入することを決めました。

川﨑さん :

外商員にはICTツールに明るくない年配の社員もいますが、それでもプライベートではLINEを使い慣れているケースが多く、特別な導入教育を施さずに定着させられそうな点にも魅力を感じました。

伊荻さん :

運用ルールとして特に定めたのは、外商員がお得意さまのLINEと連携する場合は上長に承認を得るようにしたことくらいです。活発な利用を促すためにグループの作成などは自由にできるようにし、不適切な書き込みを抑止するために管理者がトークのログを監査する機能があることを伝えて運用を開始しました。

LINE WORKS導入後、外商部でのコミュニケーションにどのような変化がありましたか。

・外商員と店舗の連携が強化し、お得意さまのご要望にいち早く対応できる体制を構築

・お得意さまのLINEから発注のご連絡をいただけるように

・遠方の出張所への連絡や商品の品切れ連絡など、情報共有のタイムラグが皆無に

【グループ】部門の枠を超えたコミュニケーションを促進

【ビデオ通話】店頭の商品の様子をリアルに伝達

川﨑さん :

まず大きな効果を実感したのは、遠方地域のお得意さまを担当する出張所の外商員が、店舗との間で円滑に情報をやり取りできるようになったことです。これまでは、外商員がお得意さまから商品に関する詳しい情報提供を求められると、事務所に戻ってデスクのPCで店舗からカタログを取り寄せたりしていましたが、今は、外出先にいながら店舗の担当者に問い合わせるとすぐにカタログのページや店頭にある商品の写真をトークで送ってもらえます。

お得意さまがご希望された場合にのみ外商員との外部トークを行うようにしています。現状でLINE WORKSでつながっているお得意さまは全体の1〜2割ですが、以前よりずっとスピーディに情報をご提供できたり、トークからご発注をいただくなど販売機会の拡大につながっています。

商品の様子をよりリアルにお伝えしたい場合は、売り場の担当者と販売員をLINE WORKSのビデオ通話でつなぎ、店頭で写してもらった商品の画像をライブでお得意さまにお見せするといった使い方もしています。

伊荻さん :

店舗から最も遠い奄美大島の出張所では、移動を伴った店舗とのやり取りに特に多くの時間を要していましたが、LINE WORKSを導入してからは、移動距離に関係なくすべての外商員がタイムラグなく情報を入手できるようになりました。

また、お中元やお歳暮の時期には、ギフト商品が品切れになることがあります。以前は外商員が承った品物が、実は品切れだったと発覚する事態がときどきありましたが、LINE WORKS導入後は商品が品切れになるのと同時に全外商員に一斉に通知できるので、お得意さまにご迷惑をおかけすることを未然に防げます。

川﨑さん :

店舗で開催される催事ごとのグループも作成され、外商員や各部署のマネージャーなど、部門の垣根を越えたコミュニケーションが簡単にできるようになったのも大きな導入成果です。

外商部では、掲示板機能を活用して店舗で開かれる朝礼の内容を共有しています。出張所の外商員や休日の外商員も、朝礼で伝えられた内容を共有できるようになりました。

また、アンケート機能を活用してお中元・お歳暮の時期にお得意さまに差し上げる粗品の候補の画像を外商員に送信し、人気投票をしてもらうといった使い方をしています。以前は、部内に現物を並べ、良いと思った品物にシールを貼ってもらいシールの数をカウントして決めていたため、出張所の外商員の意見を吸い上げられませんでした。今はLINE WORKSで全員の意見を反映させられます。

お得意さまにご案内する百貨店内のテナントのお知らせを効率的に共有しているそうですね。

伊荻さん :

百貨店内のテナントが、外商部のお得意さまに向けてアピールしたい特別な催事やセール、最新の商品情報などは外商部専用の掲示板に載せるようになりました。

川﨑さん :

これまではテナントからのそうした情報を私が取りまとめ、グループウェアのメールで外商部の各担当課長に送信。その情報が口頭や紙の掲示物で伝えられていたので、周知に時間がかかりました。今はLINE WORKSの掲示板にアップし、必読表示を設定することで全外商員に閲覧を促しています。そのおかげで、テナントによるお得意さま向けの特別なセールスなどのご案内が以前より活性化しています。

LINE WORKSを導入している一部のテナントとは外部トーク連携をしており、私自身が情報を入手する速度もアップしています。

台風接近や豪雨警報など社員の帰宅に支障が出そうなときは、各部門の管理職グループを通じて退勤を促すなど、非常時の通達にも役立っています。

全社員に発信したい総務関連の通達などはグループウェアの掲示板で発信しますが、伝えたい対象が管理職レベルまでの情報発信にはLINE WORKSの掲示板で発信するという使い分けをしています。

社員に意見をヒアリングするにはアンケート機能が便利です。例えば企画部では、父の日にどんなギフトをもらったらうれしいかを質問し、その回答を売り場の商品展開の参考にしたりしています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

川﨑さん :

売り場の担当者には外商員のスケジュールが分からないため、休日にトークを送ったり電話をかけたりしてしまうことがあります。それを避けるためにカレンダーでスケジュールを共有できるようにしたいと考えています。

伊荻さん :

社員の勤務日程は自社開発した勤怠システムで管理しています。そのデータをエクスポートして、LINE WORKSのカレンダーに取り込むことを検討したいと思います。

【お話を伺った方】

伊荻 寿一さん

コンプライアンス推進部、庶務環境課、防災警備室、営繕課からなる総務部門を統括。

川﨑 洋さん

法人・個人の得意先を訪問する外商部員の営業活動を管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年8月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話・メール・FAXをトーク（チャット）に置き換え、全体の情報共有が迅速化
• 魅力ある店舗の売り場写真を共有し、店舗全体で販促効果の高い売り場づくりに貢献
• 本社から70店舗へのアンケート配布・集計にかかる時間が10分の1に削減

御社の事業概要をご紹介ください。

取締役 山本さん :

1952年に山形県東根市に開業した「山澤薬局」に始まり、1962年に県内初となる本格的なスーパーマーケット「ヤマザワ」を山形市にオープンさせました。以来、山形県と宮城県を中心に商圏を拡げながら、2012年には連結年商1,000億円を達成。山形県の小売業としてトップクラスの売上を誇る企業に成長しています。2023年春には秋田県にも店舗展開を進め、山形県・宮城県・秋田県でスーパーマーケット、計70店舗を展開して地域の皆さまの暮らしをご支援しています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

商品部 若山さん :

店舗数が増えるほど店舗水準の維持が難しくなることは多店舗展開の課題です。同時に全体の営業力を底上げするためには、本部、エリアごとの店舗を統括するブロック長、各店舗の店長、バイヤーが連携して、タイムリーかつ緻密に情報共有をする必要がありました。しかし、以前の主な連絡手段は電話、FAX、メールだったため、生鮮食料品を扱うスーパーマーケットの業務に不可欠なスピード感のあるコミュニケーションを取ることができずにいました。

青果商品部バイヤー 石山さん :

青果商品部のバイヤーは毎朝市場で買い付けた青果の写真を各店舗に送信し、それを見た店長が自分の店に仕入れるかどうかを判断します。以前はデジカメで撮った商品写真をPCのメールで送っており、添付ファイルのサイズ制限まで解像度を下げ、それをExcelに貼り付けるという手間がかかっていました。刻一刻と変化する商品の鮮度を管理する上では、各店長にはいち早く商品の情報を共有する必要がありました。

また、バイヤーは市場以外に生産地にまで出向きながら、社内や外部業者と常に連絡を取りながら業務をするので、スマホで手軽に情報伝達ができる手段があればと思っていました。

ブロック長 兼 店長 原田さん :

店長を務めながら複数の店舗を統括するブロック長でもある私は、バイヤーや別の店舗の店長と、商品や売り場状況、売上報告、在庫報告など日々さまざまな情報を共有しています。スーパーマーケットは時間ごとに売り上げが変わるので常に時間勝負の中、タイムリーな状況報告が大切です。店長は、自身の店の売り場を管理すると同時に、事務所PCのメールや固定の電話、FAXで報告や情報共有のために1日に何度となく事務所と売り場を往復し、時間のロスが生じていました。

情報物流部 新野さん :

店舗数が70店にもなると、通話料やFAX用紙代にもかなりのコストがかかります。また、個人LINEで業務情報を共有する社員も散見され、会社が管理できないツールで業務情報がやり取りされるシャドーITへの懸念もありました。そうした状況をどう改善するべきか検討していた時、社員に支給していたガラケーをスマホに切り換えることが決定。それを機に会社の正式なコミュニケーションツールとして、わざわざ堅苦しい文面を作成するメールより早く、同時に複数の相手と会話形式でやりとりができるツールを検討しました。

LINE WORKSを選ばれた理由を教えてください。

商品部 若山さん :

LINEに操作感が近く、多店舗でもスムーズな定着が期待されたことからほぼ一択で採択しました。また、スーパーマーケットは異動が多い業態なので、ユーザー登録や変更がCSVやExcelファイルを取り込んで一括で行えるのが便利だと思いました。

どのように全店舗へ展開されたかお聞かせください。

商品部 若山さん :

まず宮城の10店舗ほどのブロックをモデルケースとして、各店舗が商品陳列状況の写真をブロック長に送信するようにしたところ、情報共有が飛躍的に速くなることが明らかになりました。これを成功事例として徐々に導入店舗を増やし、最終的に全店舗でLINE WORKSが使われるようになりました。最初から全体に一斉導入するのではなく、スモールスタートで成功事例をつくり、社員の心理的な抵抗感を取り除いたことが、スムーズな浸透につながったのではないかと思っています。

LINE WORKSの活用によってバイヤーの業務はどう変化しましたか。

・買い付けた新鮮な商品写真を即座に共有し、店舗仕入れの判断や発送の段取りが迅速に

・劣化品の把握が迅速になり、他店舗への注意喚起や代替品の手配がスムーズに

・バイヤー間で市場に関する情報交換が活性化し、仕入れ時の価格交渉に有効

青果商品部バイヤー 石山さん :

買い付けた新鮮な商品をスマホで撮って、そのまま店長のトークに一斉送信することで、店長たちが店舗に仕入れるかの判断や意見をリアルタイムに確認することができます。各店舗に提案する毎日の業務が以前とは比較にならないほど迅速になり、発送の段取りなどがスムーズになりました。

また旬の青果は短期間で変化するため、店頭の一等地に陳列してお客さまの目を引くことが重要です。その陳列の様子を各店舗から写真を集めトークで共有したりすることも、バイヤーから全店舗に指示を出すこともすぐにできます。

バイヤーが特に販促に力を入れたい商品の陳列の様子を各店舗が共有

仕入れた青果の中には、鮮度が落ちたり傷んだりした劣化品が含まれることがあります。そうした商品の報告も、店舗からトークで写真を送ってもらうことで、状態をリアルに把握でき、送られた写真を仕入れ先に共有することで、スムーズに代替品の用意を依頼できます。また劣化があったことを他の店舗にすぐに注意喚起することで、お客さまへご迷惑をかけることを未然に防止できる効果が生まれたと思います。

対店舗だけではなく、青果商品部内での情報共有も進みました。バイヤーはこれまで各自が担当する市場の相場しか知りませんでしたが、各地の値段をトークで報告し合うことで、「向こうの市場ではもっと安いようだけど」などと仕入れ時の交渉手段にできます。

店長・ブロック長として実感しているLINE WORKSの導入効果をお聞かせください。

・魅力的な陳列の事例をブロック内の店舗で共有し、売上げ増加に寄与

・店長どうしの報連相が活性化し、離れていても一体感が生まれる

ブロック長 兼 店長 原田さん :

ブロック長として一番ありがたく感じているのは、ブロック内の全店舗の責任者と一斉に情報共有ができることです。各店舗からは毎日、商品陳列の様子を示す写真を送信してもらい、販促効果の高そうな陳列事例を共有してもらっています。このような取り組みは、結果的に売上げの増加に貢献していると思います。

各店舗の特長ある陳列の仕方をブロック内で共有しながらより魅力ある売り場づくりに活かしている

また、チャットのメリットは何といっても相手の業務を中断させることなく情報を伝えられることです。わざわざ電話やメールで伝えるほどでもないちょっとした報告も気軽にできるので、報連相が活発になりました。コミュニケーションが促進されたことで、店長間のチームワークもよくなったように感じますし、本来の売り場管理や接客業務にも更に力を入れられるようになりました。

本部では、店舗からの声はどのように拾っていますか？

商品部 若山さん :

アンケート機能をよく使います。同じ商品でも設定される売価は地域によって異なるので、それを把握するために毎週1回、全70店舗と周辺の競合店の主な商品の売価を調査。以前は紙のアンケートをFAXで送信・回収していましたが、アンケート機能であればすぐに配信・集計ができます。回答結果は、CSV出力ができるため、データを加工して二次活用するのも簡単です。

各店舗への調査やヒアリングはアンケート機能で実施。質問の配付と回収がスピーディに

他に新商品開発に際して社員の意見をヒアリングしたり、アンケートの作成や配布、集計に費やす業務時間は、以前に比べ10分の1くらいまで削減されているのではないかと思います。紙への記入からスマホでの入力になったことで、アンケートに回答する店舗側の労力も小さくなり、報告漏れもなくなりました。

協力会社との連絡でもLINE WORKSを使われているのですね。

青果商品部バイヤー　石山さん :

野菜・果物の箱詰め・袋詰めを依頼している協力会社の担当者ともLINE WORKSの外部トーク連携でつながり、外出先からでもスマホ上でパッケージングデザインの確認が手軽にできるようになりました。市場の仲買人ともつながり、頻繁に連絡を取り合っています。

LINE WORKSはBCP対策の手段としても機能しているそうですね。

商品部 若山さん :

2022年3月に宮城県と福島県で震度6強の揺れを観測した地震が起きたとき、社員が自発的に各店舗の被害の様子を撮った写真を共有。電話やメールよりずっと速く正確な状況把握ができることが確認されました。

ブロック長 兼 店長 原田さん :

被災状況は刻々と変化するので、会話形式で新しい情報をどんどん発信できるチャットは非常時の連絡ツールとしても最適だと思います。地震に限らず、豪雨が発生した際の店舗の状況把握などにも役立てています。

情報物流部 新野さん :

災害時は回線がパンクして電話がつながりにくくなったりしますが、店舗のWi-Fiにつながれば接続するLINE WORKSの音声通話は、緊急時の連絡手段としても有用です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

青果商品部バイヤー 石山さん :

遠方の産地の生産者さんと仕入担当者がつながれば、青果の生育状況などをタイムリーに把握してより的確な仕入れができるようになるのではないかとも思っています。

市場関係者や実際の農家さんとの情報交換は鮮度第一の部門として必須条件です。お客さまにより鮮度の良い商品を届けるために欠かせないシステムとして活用したいと考えています。

取締役 山本さん :

こうした現場の社員からの声にしっかり耳をかたむけて、よりよいコミュニケーション環境を整備できるように努めていくつもりです。

【お話を伺った方】

山本 哲也さん

人事教育部、情報物流部を統括するほか、取締役として経営に携わる。

若山 真一さん

事務局マネジャーとして生鮮商品部・グロサリー商品部の業務を管理。LINE WORKS導入時の推進者。

新野 健司さん

情報物流部 業務サポート主任として社内DXなど業務改善を推進。

石山 諒さん

青果商品部のバイヤーとして青果の仕入れ業務を担当する。

沼倉 英夫さん

山形南ブロック ブロック長と松見町店店長を兼務。

原田 芳樹さん

置賜ブロック ブロック長と南陽店店長を兼務。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年8月当時のものです。