本事例のポイント

• 連絡手段を電話からトークに置き換えコミュニケーション速度を向上
• 日払いアルバイトの受付状況をノート機能でタイムリーに共有
• 会社からの通知・通達を掲示板で迅速に全体周知
• 『freee人事労務』との連携でトーク画面から出退勤打刻が可能に

御社の事業内容をご紹介ください。

野村さん :

当社は関東近郊の委託先倉庫内に16箇所の事業所を有しています。倉庫や配送センターなどにおける物流業務を受託し、貨物の管理・選別・仕分け・検品・積み込みなどを代行しています。例えば豊洲市場では荷扱いだけではなく、仲卸会社から鮮魚の加工といった専門的な作業も含めて請け負うなど、お客さまのニーズに応じて多様な物流サービスを総合的にご提供できるのが特長です。

山中さん :

常時60名ほどの月払いアルバイトスタッフ、50名ほどの日払いアルバイトスタッフを運用しています。業務受託先のその日の作業内容に応じて、臨機応変に人員を配置できるのも当社の強みです。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

野村さん :

当社の事業所には共用のPCを配置していますが、社用のメールアドレスは原則として本社の事務職員と事業所の現場長にしか付与していないので、外で働く社員と本社間の連絡は主に電話で行われていました。アルバイトスタッフの手配をする事務所には、「翌日の作業に何名のアルバイトを派遣してほしい」という要望が毎日各事業所から電話で伝えられます。それ以外にもさまざまな用件の連絡がひっきりなしにあるので、電話対応にかなりの時間を割かなければならないのが事務所の悩みでした。

多くの情報が紙で共有されるために業務全般が非効率的で、その最たるものがアルバイトの受付管理でした。当社は求人メディアを通じて日払いアルバイトをほぼ毎日募集しており、電話を受けた人が応募者の氏名を紙の名簿に記入することで、何人のアルバイトを受け付けたかを事務所のスタッフ全員が把握できるようにしていました。しかし、業務を受託する委託先倉庫の数が増えてきて、募集するアルバイトの人数も増えるにつれ、受付状況を紙の名簿で共有することに煩わしさを覚えるようになってきました。

山中さん :

社員の勤怠管理はタイムカードで行っていましたが、事業所で働く社員は基本的に本社に寄らずに直行・直帰します。そのため、経理も担当する総務部には勤怠報告書が毎日各事業所からメールで送信され、それを集計して給与計算をすることが非常に煩雑でした。また、残業や有給休暇の取得などには紙の申請書を提出して承認を受けることが必須で、書類を作成する社員にとっても、それを受理して処理する総務部にとっても手間がかかり、業務負荷となっていました。

名幸（なこう）さん :

勤務シフト表や本社からの連絡事項などは、いちいち紙に出力したものを掲示して共有しなければならないなど、情報共有がデジタル化されていないことに対しては事業所側でも以前から不便さを感じていました。

野村さん :

そうしたことから、紙文化から脱却して社内コミュニケーションを円滑にすることを検討するようになったのです。

課題解決の手段としてLINE WORKSを導入された理由を教えてください。

野村さん :

まずは無料版のビジネスチャットアプリをいくつか試してみたのですが、使い方が複雑で簡単に定着するとは思えませんでした。そこで注目したのが、LINEのUIを踏襲したLINE WORKSです。フリープランを試したところすぐに使いやすさを実感でき、これならチャットツールを使い慣れていない社員でもすぐに使いこなせるようになるだろうと期待されました。

山中さん :

既読機能があるのが便利で、さらにトークだけではなく掲示板機能で情報を周知できるのもLINE WORKSの魅力でした。

LINE WORKSによって社内のコミュニケーションはどう改善されましたか。

【グループ】電話のように相手の業務を中断させることなく情報を確実に伝達

【ノート】刻々と更新されるアルバイトの受付状況をタイムリーに確認

【掲示板】全社員やグループ単位で重要な通達を速やかに共有

野村さん :

組織図に沿ったグループと各事業所のグループのほか、必要に応じて各種グループを作成することで、基本的な連絡手段が電話からLINE WORKSのトークに自然と置き換わりました。その結果、社員間の意思疎通が飛躍的に速くなっただけでなく、電話対応が減ったことで事務所の業務負荷も大きく軽減しています。

山中さん :

日払いアルバイトの応募受付は、紙の管理からノート機能を活用した管理に切り換えました。これまで、応募の電話を受けた人が、応募者の当社でのアルバイト経験の有無・性別・氏名・年齢を紙の名簿に記入していました。しかしそれでは、ほかの電話で応募を受けた人は都度、紙の名簿を探さないと最新の受付状況を把握できませんでしたし、ほかの人が記入しているときは名簿を見ることもできませんでした。それらの情報をグループトークのノートのコメントに入力するようにしたことで、応募の電話を受付ける社員がいつでも最新の状況を確認できるようになりました。

毎日の募集条件と照らしながら、応募を受け付けたアルバイトスタッフの氏名や年齢などをノートのコメントに入力。50人ほどいる関係者が受付状況を遂次把握できるようにしている

名幸さん :

事業所でも勤務シフト表やその日の作業内容、本社からの連絡などをグループや掲示板で共有できるようになり、口頭や紙の掲示物と比べてぐんとスピーディに伝達されるようになったことを実感しています。

私が担当する川崎市の東扇島地区には2つの事業所があり、アルバイトスタッフの人員配置などに関してよく連絡を取り合いますが、その手段も電話からLINE WORKSに切り替わりました。電話は相手の業務を中断させがちですが、その心配がないトークならストレスを感じることなくメッセージを送れます。

各事業所は安全意識の向上に向け、本社からFAXで送られてきた事故やヒヤリ・ハットの事例報告書をファイリングして共有していましたが、その情報も今は掲示板にアップされるようになり、各社員が手元のスマホでいつでも簡単に閲覧することができます。事務所からの重要な通達も掲示板で確認できるようになり、あらゆる情報が速やかに周知されるようになりました。

神奈川県川崎市の現場で働くアルバイトスタッフの管理も円滑になったそうですね。

山中さん :

川崎市の2現場で働くアルバイトスタッフは、以前は東京都北区の本社に集合してもらってから会社の車で川崎まで送迎していました。稀に連絡ないまま欠勤されたりすることがあるので、出勤状況を本社で正確に把握するための措置でした。LINE WORKS導入後は、それぞれの現場の担当社員から当日に誰が集まったかをリアルタイムにトークで事務所に伝えられるようになったことで、アルバイトスタッフも直接、川崎駅に集合してもらえるようになりました。それにともない、本社から川崎市の現場へ車で送迎する必要もなくなり、当社にとってもアルバイトスタッフにとっても時間が効率化しました。

煩雑だった勤怠管理はどのように効率化されましたか。

・『freee人事労務』と連携してトーク画面で勤怠時刻を打刻

山中さん :

LINE WORKSの導入と併せて、勤怠管理システムの『freee人事労務』も導入しています。勤怠データと給与計算を紐づけることで、転記や二重登録などの手間をかけずに給与支払いまで完了する仕組みを構築しました。さらに紙の書類で行われていた残業や有給休暇の申請・承認や年末調整など多くの事務業務をデジタル化しました。

タイムカードで行っていた社員の出退勤打刻は、『freee人事労務』とLINE WORKSを連携させることで、LINE WORKSの「チャットで勤怠Bot」に出勤や退勤とトークを送るだけで打刻できるようにしました。勤怠の情報は『freee人事労務』で自動集計されるようになり、以前のように勤怠報告書を手作業で集計して給与計算をする煩わしさから解放されました。

野村さん :

打刻の漏れや重複などのエラーがあるとその社員に自動でトークに直接通知され、管理者を介することなく修正してもらえるようになったことでも、総務部に余計な手間がかからなくなりました。

名幸さん :

日常的に使い慣れているスマホのLINE WORKSから、勤怠打刻や会社へのさまざまな申請が手軽にできるようになったことは、事業所で働く社員にとっても業務の省力化に大きく貢献しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

野村さん :

私はオンライン授業が当たり前のコロナ禍で大学時代を送った世代なので、FAXなどの紙文化が残っていることを入社後に知って驚きました。紙には紙の良さもあると思いますが、電子帳簿保存法の施行など国もデジタル化に舵を切っており、そうした流れに対応できない事業者は取り残されてしまうのではないかという懸念があります。そうした中でLINE WORKSが導入されたことは、DXに向かう絶好の機会になるのではないかと思います。

山中さん :

導入してから日が浅く、まだ事務的な連絡にしか活用できていませんが、社員どうしがもっとフランクに意思疎通できるツールとして定着すれば、社内のコミュニケーションはもっと活性化するはずです。

【お話を伺った方】

野村 幸太郎さん

総務および経理業務に携わる。LINE WORKSの導入や『freee人事労務』との連携の担当者でもある。

山中 麻由さん

社会保険加入手続きなどの総務業務と、アルバイトの給与計算など経理業務を担当。

名幸 天佑さん

冷凍倉庫の入出庫作業や従業員の勤務シフト、安全対策などを管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年3月当時のものです。

本事例のポイント

• freeeと連携し、出退勤の打刻がLINE WORKSのチャットで完結
• 出退勤時間の前後にBotが打刻を促す通知を自動送信し、打刻漏れを防止
• 使い慣れたチャット画面だから操作に不慣れな職員も打刻操作がスムーズ

NPO法人の概要と活動内容をご紹介ください。

三ツ橋さん :

当法人は、障がい児者とそのご家族をサポートする就労継続支援B型事業所です。「カフェおからさん」では、おからを使用したランチやスイーツを提供し、「アトリエおからさん」では革製品や刺し子製品を制作・販売しています。

1日平均で約15名の当法人で働くスタッフは、店を訪れるお客様と交流しながら社会活動を実践しています。もともと障がい児者のお母さんたちによって立ち上げられた法人であることから、アットホームな雰囲気に包まれています。カフェ、アトリエとも作業重視ではなく、「素の自分を出しながら楽しく過ごせる場所」として機能しています。

就労継続支援B型事業の人員配置基準は職員1名に対してスタッフ7.5名とされていますが、当法人では全21名のスタッフを11名の職員で支援しており、人員配置比率が高いのも特長です。

事務作業のIT化にも力を入れているそうですね。

三ツ橋さん :

当法人のように小規模な事業所では、バックオフィス業務の非生産性が職員による支援の質を低下させることにつながりかねません。市や労働基準監督署による監査への迅速な対応のためにも、人手で行っている作業のデジタル化が不可欠です。

まずは煩雑な会計業務の改善を目指し、クラウド会計ソフト『freee会計』を導入したところ、業務の省力化とデータ管理効率化を実感しました。次に、従来の紙ベースの記録では誤記が多く、集計にも手間とコストがかかっていた勤怠管理の効率化を目指し、『freee人事労務』 と『freee勤怠管理Plus』を導入しました。

『freee人事労務』の勤怠管理機能には、各職員のスマホの位置情報からオフィスへの出入りを検知して自動的に打刻する機能があります。しかし、当法人の職員は休日にも遊びでカフェに訪れることがよくあるため、そのときに間違って打刻されてしまうという難点がありました。

この問題を解決するために、オフィスの入口に設置したタブレット端末に入力するようにしたのですが、朝の出勤時はどの職員もするべき作業が多いため、打刻を忘れがちになるという新たな課題が生じていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを導入された理由をお聞かせください。

三ツ橋さん :

『freee勤怠管理Plus』 とLINE WORKS連携により、職員の出退勤打刻をBotで自動的に促し、スマホの画面から打刻が可能だということを知りました。当社はLINE WORKSを導入していなかったので、どれくらいの利便性が高まるのか不安でしたが、フリープランでトライアルすることでコストを抑えながら効果検証を行うことができるため、導入を決めました。

『freee勤怠管理Plus』活用の具体的な様子と効果を教えてください。

• ・LINE WORKSからの自動通知が打刻忘れを防止

• ・職員はボタンをタップするだけで打刻が完了

• ・出退勤データを連携させ、給与計算から振込まで自動化

三ツ橋さん :

LINE WORKSのアプリディレクトリ*で「チャットで勤怠」を選択し、Botを招待すると出退勤の打刻を促す通知を受け取ることができるようになります。

Googleスプレッドシートで管理しているシフト表を『freee人事労務』が自動で取得し、出退勤予定時刻の15分前になるとLINE WORKSのBotから打刻を促す通知をトークに送信させるというのが基本的な仕組みです。

通知を見た職員はボタンをタップするだけで打刻が完了し、打刻し忘れた場合は出退勤時刻の15分後に再度通知が送信されるので、打刻漏れを効果的に防止することができます。

出退勤時間の前後にBotから通知が届くことで打刻忘れを抑止。手書きのように記入ミスが発生することもない

未知のツールを入れて操作を覚えてもらうとなるとハードルがありますが、日頃から使い慣れているLINEと操作性が同じLINE WORKSに抵抗感を抱く職員はいませんでした。おかげで、勤怠の打刻漏れが減り、手作業による集計作業や記入ミスもなくなりました。

さらに、労務を担当する職員の作業負荷もかなり軽減できました。これまで、勤怠を締めたあとに打刻漏れが発覚した場合、一人ひとりの職員と連絡を取り、確認をして修正をするという流れだったため、労務担当の負荷が非常に大きかったのです。職員の打刻漏れがなくなったことで、そういった確認作業がなくなりました。

現在は、LINE WORKSで打刻された出退勤データに基づいて『freee人事労務』が給与を計算し、給与振込依頼ファイルを作成してネット銀行に取り込ませ、給与を振り込ませるところまで自動化できました。これにより、出退勤の集計から給与振込までの事務処理が大幅に短縮できています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

三ツ橋さん :

職員間の業務連絡については、私用のアカウントとは別に取得してもらったLINEアカウントで行っています。LINEはもともとプライベートなチャットツールなので、今後の業務連絡はLINE WORKSに集約して公私を明確に分けられるようにしたいと考えています。

【お話を伺った方】

三ツ橋 健さん

社会福祉協議会、児童養護施設、多文化共生事業などに携わった後、就労継続支援B型事業所の運営するNPO法人フラットハートを設立。

*アプリディレクトリについての詳細はこちら

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した当時のものです。

本事例のポイント

• 電話や紙などによる伝達手段をLINE WORKSに置き替えて情報伝達フローが改善
• 外部トーク連携で短期アルバイトとつながり、繁忙期の人員確保に貢献
• 商品需要にかかわる催事などの情報が周知され、適正在庫の維持が可能に

御社の事業内容をご紹介ください。

村上さん：

広島銘菓「もみじ饅頭」や「生もみじ」、「新・平家物語」、その他季節の商品などを製造・販売している和菓子メーカーです。1951年10月に創業し、1953年12月より広島県の県花・県木であるもみじをかたどった「もみじ饅頭」の製造を開始しました。おかげさまで「もみじ饅頭」は、今や広島を代表する銘菓として親しまれています。

2009年3月からは、現在の当社の主力商品「生もみじ」の販売を開始しました。お客様の声をヒントに約10年かけて開発した商品で、2021年4月には広島の特産品で特に優れたものとして「ザ・広島ブランド」認定されました。もちもちとした食感が大変好評です。2つの製造工場および餡を専門に作る製餡工場で商品を製造し、実店舗やオンラインショップで販売しています。

LINE WORKS導入前に抱えていた課題を教えてください。

井上さん：

社内の主な連絡手段が電話やメール、ファクスだったため、情報連携の遅延が課題となっていました。店舗や工場は、代表メールアドレスしかなく、メールを送付しても担当者にすぐに確認してもらえなかったり、内線電話では行き違いも発生しやすく、折り返す電話の手間と時間がかかっていました。

西亀さん：

既存のグループウェアは一部の人しか使うことができず、工場のスタッフは事務所に行かなければ各従業員の1日の動きが分かりませんでした。また催事などの商品需要が高まるイベント情報を事後報告で知るなど、社内の情報共有の体制整備が必要だと感じていました。

村上さん：

そのほか、社内への通達は、郵送か事務所内の掲示板で行っていました。しかし、その通達内容を誰が確認したのか分からず、情報がしっかり伝わっているのか不安に感じることもありました。

数あるツールの中で、LINE WORKSを選定した理由は何でしょうか。

井上さん：

使いやすさが一番の決め手でした。工場など比較的年齢層の高いスタッフが多い当社としては、誰もが使用しているLINEと操作性の似たLINE WORKSであれば、使いこなせると判断しました。LINE WORKS以外にも複数のコミュニケーションツールを検討し、いくつか試験導入もしてみましたが、既読機能の有無やアプリ１つでさまざまな機能が使える点から、LINE WORKSの導入を決めました。

LINE WORKS導入時に工夫したポイントは何ですか。

村上さん：

全社導入直後に、アンケート機能を活用して、全従業員向けにLINE WORKSの理解度調査を行いました。総務部から案内したグループトークや掲示板の操作に関する理解度を尋ね、「わからないため教えてください」と回答があった従業員には個別フォローを行いました。LINE WORKSの理解度は個人差が大きく、一人ひとりに確認をしていては時間がかかってしまいます。アンケート機能を使うことで、フォローが必要な従業員をスムーズに絞り込むことができました。

LINE WORKSの具体的な使用方法および導入効果をお聞かせください。

【トーク】電話やメールでのやりとりをトークに置き換え、情報をスピーディに伝達

【掲示板】催事等のイベント情報を共有し、商品需要を見込んだ在庫量の調整が可能に

【カレンダー】設備予約機能で営業車や会議室の管理を徹底

井上さん：

これまで電話やメール、ファクスで行っていた連絡をLINE WORKSに置きかえ、店舗ー本社ー工場間の情報伝達がスムーズになりました。電話の行き違いがなくなったり、聞き間違いなどの認識の齟齬を防ぐことができています。

販促ツールの管理を担当する私の場合、以前は店舗からファクスで販促ツールの手配依頼が届いていました。１つの商品には何種類もの販促ツールがあり「○○商品のPOP・チラシを送ってください」というテキスト情報だけでは、どのPOP・チラシをリクエストされているのか判断できず、店舗に確認する手間が発生していました。

現在は依頼する際に、欲しい販促ツールの写真をトークに添付してもらうようになりました。その結果、どの販促ツールなのかを瞬時に判断でき、確認の手間がなくなりました。

また、デザインデータなどの容量の大きいデータは、無料のファイル転送サービスを利用して関係者に共有していましたが、現在は、グループのフォルダで共有するようにし、ファイル転送サービスを利用する必要がなくなりました。

デザインに関するやりとりやデータはグループトークで一括管理

西亀さん：

工場スタッフはシフト制なので全員が同時に集まることが難しいです。そうしたスタッフへの連絡事項も、シフトを気にせずグループトークで一斉配信できるのが便利です。発信した内容を誰が読んだかまで確認できるのは非常にありがたいです。

村上さん：

掲示板では、HACCP（危害要因分析重要管理点）に関する資料やお客様の声、社員の入退社に関する連絡など、これまで紙ベースで共有していた情報をLINE WORKSの掲示板に置き換えることで、全従業員に情報が効率よく伝わり、同時にペーパーレス化も進められました。

井上さん：

催事等のイベント情報が掲示板に掲載されるようになったことで、工場では需要に合わせて在庫量を調整できています。

井上さん：

カレンダーの設備予約機能も重宝しています。これまでは、一部の管理職が会議室や営業車の予約管理をしており、一般社員は都度、事務所などに施設の予約を確認する手間がかかっていました。LINE WORKSを活用するようになってから、どこにいても会議室や営業車の空き状況の確認や予約ができ、管理を徹底できています。

繁忙期対策に外部トーク連携機能を活用されているそうですね。

村上さん：

年3回の繁忙期には70名程度の短期アルバイトを雇用する必要があります。そこで、一度雇用したアルバイトのLINEアカウントと外部トーク連携でつながっておいて、繁忙期の少し前にトークでアルバイトの募集をかけています。その呼びかけの結果、必要人数の1/3程度の人員を確保できるようになり、アルバイトのリピート率向上にもつながっています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

村上さん：

製造計画作成のプロセスを効率化したいです。現在、製造計画は、各店舗からファクスで送られてくる発注書を本社で集計した後、さらに工場側で商品カテゴリ別に集計をしているため作成に時間がかかっています。そこで、店舗からファクスで送られてくる発注書をLINE WORKSのアンケート機能で置き換える方法を検討しています。アンケートの回答結果はCSV形式で書き出せるため、簡単に集計できます。今までのやり方では1時間ほどかかっている集計作業が、たったの5分程に短縮できる見込みです。店舗、本社、工場それぞれの業務負担の軽減、さらにはペーパーレス化も進められますし、一石二鳥な業務改善が実現できると考えています。私たちのような一気通貫で製造・販売を手がけるメーカーにとっては、部門間の円滑なコミュニケーションは非常に重要です。便利な機能をフル活用しより効率化できるよう、今後もLINE WORKSの社内普及を進めていきたいです。

＜お話を伺った方＞

総務部 総務課 人事・総務係 係長

村上 史季さん

人事業務やLINE WORKSの管理等を担当。

総務部 総務課 企画係 主任

井上 宮仁さん

商品企画や広報、店舗ディスプレイなどの業務に従事。

本社工場製造部 製造1課 課長

西亀 功二さん

商品の製造・開発、在庫管理などを担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年10月当時のものです。

本事例のポイント

• 全職員の密接な連携を実現するコミュニケーションツールとして機能
• 事務職員と現場の検査員との連絡がスムーズになり顧客への迅速な対応が可能に
• 内定した学生のLINEとつながって、気軽に連絡が取り合える環境を整備
• アルコールチェックシステムとの連携で管理体制を強化

御協会の事業内容をご紹介ください。

土屋さん :

関東電気保安協会は、事故や火災を防ぐために企業と家庭に電気設備の点検・保安サービスを提供する全国に10ある電気保安協会の一つで、関東の1都6県と山梨県および静岡県富士川以東のエリアを担当しています。電気主任技術者の国家資格を持つ職員が設備の安全点検や改修・更新を行うほか、電気を安全に使用していただくための広報活動にも力を入れています。

LINE WORKSの導入に至った経緯と導入前に抱えていた課題をお聞かせください。

茂木さん :

2,500名ほどいる全職員のうち約2,400名が技術職で、日々お客さまのもとに赴いて点検作業などを行っています。検査員には携帯電話を支給していましたが、現場では主に検査にあたっているため電話に出られないことが多く、また、導入されていたグループウェアは一部の職員でしか運用していなかったため、事務所とのスムーズな連絡ができないのが以前からの悩みでした。

村上さん :

約180名の検査員がいる東京南事業本部には、当協会と保安契約をしているお客さまからの点検や請求などに関する問い合わせの電話が、1日平均200件ほどかかってきます。事務職員では対応しきれない内容も多く、担当の検査員や現場の管理者に確認しなければならない事柄に関してはその内容をメールで送信したり、紙の伝言メモをデスクに置いたりしていました。そして用件が担当に伝わるのが帰所後になるため、お客さまに迅速な対応をすることが困難でした。

臼井さん :

連絡を取り次いだ事務職員が、検査員にきちんと情報が届いているか、お客さまに対応してもらえているかを把握できないことも、業務管理の面での課題となっていました。

土屋さん :

新卒者の採用業務においても内定者との主な連絡手段がメールだったため、意志の疎通にタイムラグが発生しがちでした。また、学生からの連絡が他の大量のメールに埋もれて見落としてしまうこともありました。

野中さん :

ビジネスライクな文章を書き慣れていない学生にとっては、確認したいことがあってもメールで質問するのはハードルが高いです。もっと気軽にコミュニケーションを取れるツールがあれば私たちとの距離が縮まり、堅苦しくない関係を築けるのではないかと思われました。

茂木さん :

また、新型コロナ感染症が拡大し、在宅勤務や直行直帰をはじめた際には、職員間の連絡手段が電話やメールしかなく、報告などが円滑にできないという新たな課題にも直面しました。

土屋さん :

人事部では、在宅勤務時でも連絡が取りやすいように、一部のメンバーで個人LINEのグループをつくって連絡していましたが、秘匿すべき業務情報を友人に誤送信してしまうリスクが懸念されました。

課題解消の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。また、運用開始までにどんな準備をされましたか。

茂木さん :

検査員が現場で手の空いたときに簡単に確認できるよう、テキストベースのやりとりができるチャットツールを探し、既読機能のあるLINE WORKSに注目しました。一部の職員だけにアカウントを付与していたグループウェアを全職員に拡大することも考えましたが、費用の面で断念。LINE WORKSはコストパフォーマンスの点でも魅力でした。検査員にはITツールに対して苦手意識のあるシニア層が多いのですが、それでもプライベートでは、LINEを使っている人も多く、基本的な操作性が共通するLINE WORKSならすぐに定着することが期待されました。

そして、個人LINEの業務利用にともなう組織全体のリスクを報告したことが経営層に響き、2021年4月に社給携帯をスマホに切り換えるのと同時にLINE WORKSを導入。展開時には、運用マニュアルやパスワードの設定方法についての解説動画を作成し、基本的なLINE WORKSの操作方法を周知しました。また、各拠点のITに明るい職員に、設定で苦労している職員をサポートしてもらうよう要請しました。そのほかにも、当協会独自の利用ガイドも策定し、「すぐに対応すべき用件の伝達にはメールではなくLINE WORKSを使う」、「お疲れさまですなどの挨拶文はできるだけ省略する」などを説明しました。

LINE WORKSが職員の方に浸透したきっかけはありますか。

茂木さん :

運用開始直後はLINE WORKSをあまり使っていない人も見受けられたので、掲示板を活用した利用方法の周知を継続して行いました。組織全体に対する掲示板の投稿通知は一斉に届くので、同じ場にいる職員どうしで利用方法を教えあう状況になることや、より略式的な利用の促進につなげる狙いがありました。また掲示版では、それまでメールで送信していた各種業務システムのリリース情報、障害情報を掲示板にアップすることにしました。ITインフラに発生した事象は検査員と事務職員双方にとって重要なので、LINE WORKSをこまめにチェックする習慣の一助となったのではないかと思います。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入効果をお聞かせください。

茂木さん :

総務本部が組織図に基づいたグループはあらかじめ用意しましたが、それ以外は各拠点や部門ごとなどプロジェクト単位のグループを自由に作成できるようにしています。その結果、スピーディに情報をやり取りしたいときの連絡ツールとしてあらゆる部門で活用されるようになり、コロナ禍の在宅勤務や直行直帰時の職員と事務所を結ぶコミュニケーション手段としても役立ちました。

事業本部でのLINE WORKSの活用方法について教えてください。

【タスク】検査員への連絡事項をタスクとして共有し進捗状況を管理

【トーク/グループ】課やチームへの伝達事項を一斉周知

村上さん :

検査員に取り次ぐべきお客さまからの問い合わせなどは、タスク機能で課ごとに共有・管理するようになりました。電話を受けた事務職員は、担当者と紐づくお客さま番号と用件を記して依頼しています。依頼から完了までの流れが一目瞭然です。

臼井さん :

メールや紙の伝言メモではできなかったタイムリーな情報共有ができ、「言った／言わない」のようなトラブルも回避でき、お客さまへの対応も以前よりずっと早くなっています。

検査員への依頼をタスクで行い、依頼内容や進行状況を管理

村上さん :

用件の取り次ぎだけではなく、検査員への業務連絡も電話やメールで行っていたときよりも楽になりました。

臼井さん：

大人数の検査員が大規模な点検作業を行う際、以前は「今から停電を開始します」といった情報を管理者がそれぞれの持ち場に電話で伝えていましたが、今はトークで関係者に一斉に周知できています。

人事部の採用業務ではLINE WORKSをどのように活用していますか。

【外部トーク連携】内定者のLINEと人事部のLINE WORKSで気軽に連絡が取り合える環境を整備

土屋さん :

内定者とのコミュニケーションを円滑にするため、採用業務専用のLINE WORKSアカウントを作成しました。私と野中がそのアカウントをシェアして、内定者のLINEと外部トーク連携でつながっています。2024年春卒業予定の内定者と顔合わせのために集まったとき、LINEでのやり取りを希望する人を募ったところ、約60名の内定者の多くが私たちのアカウントの友だち追加をしてくれました。

野中さん :

個人情報保護の観点から、内定者のグループを作成するのではなく、私どもと内定者の1対1のトークルームでやり取りをしています。提出された書類に誤記があった場合に、その箇所の写真を添付して本人に確認を取るといった作業が、これまでの連絡手段だったメールと比べて格段にスピードアップしました。LINEならフランクな雰囲気でやり取りできるので、学生の側も私たちに聞きたいことを気軽に問い合わせてくれます。既読がつくのも便利で、重要な通知を送ったあと未読のままの学生だけに電話をかけるといった対応が可能になりました。こうしたきめ細かなフォローによって、内定承諾率が高まることを期待しています。

他にはどんな場面でLINE WORKSを活用されていますか。

【グループトーク】災害時の連絡手段としてBCP対策に活用

茂木さん :

災害発生時等の対応にあたる管理職メンバーのグループを作成し、毎年防災の日にこのグループを使って被害状況の報告訓練が行われるなど、BCP対策にも活用しています。

アルコール検知システムとLINE WORKSの連携もはかられたそうですね。

茂木さん :

一定台数以上の営業車を使う事業所での酒気帯びチェック義務化に向けた法改正がなされる以前から、当協会では作業現場へ車で移動する検査員に対して、簡易型検知器による検査を実施しています。しかし検査結果の記録は紙で行われるため、各拠点の全ドライバーのデータを集めて管理するのに大きな手間がかかっていました。アルコール反応が出た場合はそのことを通知するメールが管理者に自動的に送信されるのですが、受信者を1名しか設定できないという不都合もありました。

職員に貸与する携帯をスマホに更新したのを機に、アルコールチェックに関連する課題も解消するべく、パイ・アール社のスマホ連動型アルコール検知システムのアルキラーPlusを導入。LINE WORKSと連携させ、呼気から基準値以上の濃度のアルコールが検知されると、その情報が管理者のグループトークに一斉送信される仕組みを構築しました。通知を見たメンバーには既読がつき、管理者相互でメッセージを確認したかどうかが分かるので、チェック体制の強化につながっています。

アルキラーPlusとの連携の詳細はこちら

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

茂木さん :

私は現在、電気設備の点検などに用いる次世代保安業務システムの開発チームに所属していますが、そのシステムとLINE WORKSを連携させることで、個人あるいはグループ単位の点検スケジュールを計画・共有しやすくする仕組みをつくって欲しいという提案が事業本部から出されています。協会でスクラッチ開発したシステムはほかにもさまざまなものがあり、多くのシステムとの連携を図りたいと思っています。

野中さん :

内定者だけではなく、今後は就職説明会やインターンの参加者のLINEとも連携して、より多くの学生と活発なコミュニケーションができるようにしたいです。

村上さん :

当協会ではまだまだ紙文書が多く使われています。業務資料の電子化を進めてLINE WORKSで共有することで、ペーパーレス化を推進したいです。

【お話を伺った方】

茂木 梨絵さん

企画本部で次世代保安業務システムの開発を担当。以前は総務本部に所属し、LINE WORKSの導入推進と運用管理に携わった。

土屋 雅士さん

総務本部 人事部 主任業務員として、新卒採用関連業務のほか入社直後の若手職員のフォローアップなども担当している。

野中 菜央さん

事業本部勤務を経て、2023年7月に総務本部 人事部に異動。新卒採用業務を担当する。

村上 実貴子さん

東京南事業本部 業務部 課長として、現場での点検作業などをする検査員のサポートや事業本部の管理部門の業務を行う。

臼井 勇祐さん

2023年7月に東京南事業本部から東京北事業本部に異動。労務関連の業務をメインに行っている。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年7月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話、FAX 、メールなど分散していた連絡手段をLINE WORKSに集約
• 情報共有基盤が整い、本社と全国の店舗の情報連携が強化
• メールのセキュリティ機能でウイルスへの感染リスクが低減
• 優れた売り場写真を他拠点にも共有、VMDの統一に活用

御社の事業内容をご紹介ください。

平田さん :

温かいお惣菜の提供によって「働くお母さんの代わりをしたい」という志で創業された当社は、1987年に名古屋三越栄店に「まつおか」1号店を出店しました。現在は「お惣菜のまつおか」、「天ぷら惣菜 てんとてん」、「M’ｓ Kitchen by matsuoka」、「スパイス惣菜 take CURRY」の4ブランドを有し、全国各地の百貨店や駅ビルなどに63店舗を展開。店舗以外には「お惣菜のまつおか公式オンラインショップ」も運営しています。

LINE WORKSを導入するまで、どのような課題を抱えていましたか。

平田さん :

多くの店が百貨店や駅ビルにテナントとして入っている関係上、自前のネットワーク回線を構築できないという制約があり、従来は電話とFAXが本社と店舗間の主な連絡手段でした。メールやオンプレミス型のグループウェアも導入していましたが、防火壁に囲まれた百貨店の厨房施設では電波環境が悪く、連絡事項の確認のためには厨房の外に出てからPCを立ち上げる必要がありました。多忙な店舗運営を行っている店長たちはメッセージを頻繁にチェックすることは難しく、本社と店舗間のコミュニケーションがスムーズに行えないことが大きな課題でした。

加藤さん :

各店舗が本社に提出する日報や各種申請書類の処理については、まずFAXを送信してから原本を郵送するという習慣が定着していました。しかし、業務の効率化を追求する上で、これらの書類をデータ化し、瞬時に共有できる仕組みも必要だと考えていました。

鈴木さん :

販売促進部門では各店舗の店長と頻繁に連絡を取り合いますが、その手段として電話、FAX、メール、SMSといった複数の方法が存在しており、それぞれの状況に応じて使い分ける必要がありました。しかし、どの連絡手段を使うべきかを都度考えるのは手間がかかるだけではなく、情報も分散しやすい状況でした。こうした点もあり、一元化されたコミュニケーションツールの導入を強く望んでいました。

数あるツールの中から、なぜLINE WORKSを選定されたのですか。

平田さん :

店長に貸与していた携帯電話をスマホに交換することになり、そのタイミングで連絡ツールもより使いやすくすることを決めました。既存のグループウェアのクラウド版へのアップグレードや、別のグループウェアへのリプレース、ビジネスチャットツールの導入などを検討する過程で知ったのがLINE WORKSです。トークのほかにも情報共有をスムーズにするさまざまな機能が搭載されており、連絡手段を一元化するには最適だと感じました。店長の年齢層は幅広く、中にはITツールが苦手な人もいますが、UIがLINEと共通するLINE WORKSなら、すぐに使いこなせるようになることも期待されました。

さらに、LINE WORKSのメールには、なりすましなどを検知して警告してくれる機能があります。セキュリティを向上させられる点にも魅力を感じ、メールを利用できるアドバンストプランを選択しました。

運用開始までにどんな準備をされましたか。

平田さん :

LINE WORKSのアカウントは、業務でメールを使うパート社員を含め、本社勤務の社員とエリア長以上の管理者と各店舗を対象に付与しました。

加藤さん :

導入に際しては特別な勉強会は行わず、基本的な機能と操作手順を載せたマニュアルを掲示板にアップ。また、組織図に基づく基本的なグループは管理本部で事前に準備しました。

LINE WORKSを導入して、本社と店舗間における業務連絡にどんな変化がありましたか。

・忙しい店長も手元のスマホで隙間時間にメールをチェックすることが可能に

・充実したセキュリティ機能でウイルスへの感染リスクが低減

平田さん :

従来は多忙な店長がPCを開く時間を確保するのが難しく、メールを通じた情報伝達に時間がかかっていました。しかし、LINE WORKSなら、スマホでも見やすく、休憩時や隙間の時間に手元でさっとメールをチェックすることができます。結果として、本社とのコミュニケーションが確実にスピードアップしました。また、送ったメールは、送信者に既読/未読が分かるため、「しっかり見よう」という意識が働き、店長が以前よりも頻繁にメールを確認するようになりました。

また、なりすましメール警告機能や、添付画像やリンク情報が含まれるメールの開封時にそれらを直接表示しないよう制限する機能のおかげで、危険性のある添付ファイルの開封を防げた事例がいくつかあります。このようにメールのセキュリティリスクが減少したこの実績は、導入成果の一つとして大きく寄与しています。

鈴木さん :

メールとトークの使い分けに関して特別なルールがあるわけではありませんが、私は店長や社員に返信を必要としない連絡事項を伝える場合にメールを送信するようにしています。日常的に多くのメールを送受信していますが、店長によっては、販促部門へのちょっとした問い合わせをメールではなくトークで送ってくる場合もあります。店長は本社の社員と対面する機会がほとんどなく、「こんな些細なことを問い合わせてよいのだろうか」と思うケースも多いようですが、私どもとしてはどんなに小さなことでも連絡してもらうのは大歓迎なので、コミュニケーションが気軽に感じられるよう、スタンプも積極的に活用するようにしています。

電話、FAX、メール、SMSとバラバラだったコミュニケーション手段がLINE WORKSに集約され、スマホに連絡がプッシュ通知されるようになったことで、店長だけではなく本社の社員との間でも情報の伝達・共有が格段に速まりました。特に顕著なのはメールへの返信速度で、LINE WORKSメールに切り替えて以降、以前と比べて半日〜1日ほど早くレスポンスが得られるようになった気がします。

販売促進部門でのLINE WORKS活用シーンと導入効果を教えてください。

【Drive】店舗の優れた盛り付け事例などを全店長に写真で共有

【アンケート】新商品への反応などを各店舗からスピーディにヒアリング

鈴木さん :

地域の店舗群を統括するエリア長は、各店舗の総菜の盛り付け写真を撮り、定期的に開かれる戦略会や店長会の場で、他店舗が参考にできる盛り付け事例を公開しています。以前は、写真を撮影した後、会社のPCに一度アップロードしてからファイルサーバーに格納する手間があり、さらに格納場所が決まっていませんでした。LINE WORKS導入後はスマホで撮影した写真をそのままスマホからDriveに保存できるようになり、営業統括課長と販促部門のメンバーで共有が非常にスムーズになりました。

結果、その盛り付け例をメンバーは随時閲覧することができ、担当エリア以外の状況を知ることができるようになりました。催事の販促用POPが効果的に掲示された事例の写真についても、同様の方法で共有するようにしています。こうした取り組みは、より効果的なVMD（ビジュアルマーチャンダイジング）の発案や指導・実践に結びついています。

販促部門は他店舗にとって参考になりそうな事例をピックアップし、写真や保存先のフォルダをトークで共有している。

店舗との連携において、ほかにLINE WORKSのどんな機能を活用していますか。

鈴木さん :

当社は惣菜や弁当の新商品を毎シーズン10品ほどリリースしています。その商品の売れ行きやお客様の反応といった情報を店長から集めるのにアンケート機能を使用しています。LINE WORKSのアンケートは、スマホで簡単に回答できるので、Excelで作成した質問をメールに添付して送るよりも回答率が向上しました。手作業での集計作業も不要になり、自動作成されたグラフを報告会議などでそのまま使えるのは大変便利です。

質問の配付も回答の回収も、メールより格段にスピーディ。基本的に選択肢を選ぶだけでよいので答えやすく、以前に比べて回答率が高まった。得られた回答を集計する手間がかからないのも大きなメリット

人事労務や総務部門ではどのようにLINE WORKSを活用していますか。

【Drive】社内の共有書類を保存して管理

【外部トーク連携】採用内定者との連絡に活用

加藤さん :

総務部門では、社内共有書類の管理にDriveを活用しています。各ファイルに編集権限や閲覧権限を設定することが可能なので、書類を安全に管理することができます。

一方、人事部門では新卒の採用内定者専用のLINE WORKSアカウントを作成し、内定者のLINEと外部トーク連携でつながるようになりました。メールでのやりとりに比べ、内定者とのコミュニケーションがテンポよく行えるようになったことを実感しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

鈴木さん :

まだ活用できていない機能にタスクがあります。期限を入力すると自動的にカレンダーに連動して表示され、メンバーに依頼した作業のスケジュール管理がしやすくなりそうなので、ぜひ使ってみたいです。

平田さん :

直近で導入予定のワークフローや、発注システム、勤怠システムなどとも連携させる計画です。将来的にはLINE WORKSをSSO（シングルサインオン）で活用し、当社の業務プラットフォームとして機能させたいと考えています。これらはユーザビリティの向上だけではなく、セキュリティの強化にも寄与すると考えています。

【お話を伺った方】

平田 和睦さん

IT業界に従事した経験を活かし、社内システムの整備を推進している。

加藤 凌麻さん

人事・労務・総務関連の業務を担当。情報システム部の補佐も行う。

鈴木 牧子さん

惣菜・弁当類の新商品開発や、店舗の販売促進に関連する業務を担う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年6月当時のものです。

本事例のポイント

• メールのウイルス感染対策として、LINE WORKSの外部トーク連携によるやり取りを解放
• 約1年に亘る内定者フォローに活用し、内定辞退防止や入社準備の効率化を実現
• セコム安否確認サービスやWevoxをLINE WORKSと連携させ、総務業務を効率化

LINE WORKS導入から約7年が経過しましたが、活用における変化について教えてください。

齋藤さん：

大きな変化として、取引先との外部トーク連携における申請許可制を廃止しました。今は申請しなくても取引先とLINE WORKSでつながれるようになりました。この変更は、セキュリティリスク対策を目的としています。メールに添付されたZIPファイルから感染するウイルス「Emotet（エモテット）」の問題が継続しており、不審なメールも確認されています。そのため、メールでのやり取りを減らす必要性を感じていましたが、外部の企業とのやり取りはメールが主流でした。

そこで、添付メール文化を変えつつ、LINE WORKSを使用している取引先との安全なやり取りを促進するため、自由にLINE WORKSでつながってもよいというルールに変更しました。

そのほか、LINE WORKS利用に関して全社的な変化はありましたか。

齋藤さん：

全社の電話帳としてもLINE WORKSのアドレス帳を使うようになりました。背景には、ほぼ全社員がLINE WORKSを利用していることがあります。LINE WORKSのアドレス帳は、組織階層化されたツリー構造になっており、キーワード検索はもちろん部署から順に辿ることもでき、該当者の連絡先を簡単にみつけることができる利点があります。

人事部におけるLINE WORKSの活用方法について教えてください。

大なぎさん：

私たちは採用における内定者フォローにLINE WORKSを活用しています。以前は、電話やメール、採用管理システムなどを使い分けて内定者との連絡を取っていましたが、手間がかかっていました。また、入社前の研修に関する作業は、内定者だけのグループ内でメールアドレスを交換し進めるようにお願いしていましたが、人事部自身がそのグループに参加していなかったため、作業の進捗状況を把握することができませんでした。

しかし、LINE WORKSを通じて内定者とつながることで、連絡がスムーズになりました。また、研修に関する内定者どうしのやり取りを人事部が必要に応じて見守ることもできるようになりました。具体的には、研修の日程連絡やデータ配布など主に連絡ツールとして活用しています。また、オンライン研修ではビデオ通話も利用しています。

鈴木さん：

LINE WORKSを活用した内定者フォローは、内定辞退を防ぐ効果があると考えています。昨今の新卒採用では、早い段階で内定を出すケースがあり、約1年前の3〜4月に内定を承諾いただくこともあります。つまり、企業側としては最長で約1年間、内定者が卒業するまでの間、関係性を維持することになります。LINE WORKSを利用してからは、内定者はメールや電話よりも気軽に採用担当者へ相談や質問ができることから、私たちは内定者の不安を広範にサポートすることができます。実際に、昨年の採用活動において内定辞退者は、前年と比較してわずか1名にとどまりました。

内定者とLINE WORKSでやり取りするにあたり、工夫している点は何でしょうか。

鈴木さん：

私たちは管理機能にあるモニタリング機能を使用しています。20個程度のネガティブなキーワード（「辞める」「体調が悪い」など）を設定し、トーク上でこれらのキーワードが検出された場合には、管理者にメールで通知される仕組みです。ただし、内定者にはあらかじめ会社側ではログを確認できることを伝えているため、現時点ではネガティブなやり取りは発生していません。

また、これまで紙書類で郵送していた入社手続きに関連する書類は、LINE WORKS上で内定者に共有しています。これにより、封入や送付作業が不要になるだけでなく、新入社員に手渡す書類も約1/5程度に減らすことができペーパーレス化を進めることができています。内定者としても、スマホでデータをすぐに確認できるので、紙の書類よりも便利であると喜ばれています。

内定者＋人事のグループはエリア別に分かれており、研修の日程連絡やデータ配布を行うほか、質問などを受け付けるなど、入社までのフォローとして活用

情報システム部におけるLINE WORKSの活用方法について教えてください。

齋藤さん：

私たちは「DialogPlay」というチャットBot作成プラットフォームを使用して、チャットBotを構築しました。このチャットBotは、経理処理に関する質問や管理部門・人事部への問い合わせに自動で回答することができます。チャットBotの導入により、情報システム部への電話問い合わせが減少しました。

印象的なLINE WORKSの導入効果は何でしょうか？

齋藤さん：

本社移転の際に、内線電話を完全にLINE WORKSに置き換えました。年間の電話代は1つの拠点で約4万5,000円でしたが、約300の直営店舗を対象にすると、年間で約1,350万円の節約になりました。

さらに、固定電話回線の数には制限がありますが、ほぼ全社員の携帯電話にはLINE WORKSがインストールされています。LINE WORKSに切り替えたことで、電話回線の混雑による通話不可のリスクがほとんどなくなり、つながらない場合でも、トークで「あとでかけ直します」と簡単に伝えることができるため、利便性も向上しました。

人事総務部門 社員活躍推進部でもBotを活用して、安否確認やエンゲージメント調査を行っているのですね。

長田さん：

BCP（事業継続計画）の一環として、LINE WORKSとセコム安否確認サービスを連携させました。災害時にはLINE WORKS上で「今、無事ですか？」「営業継続できますか？」などの安否確認通知をBotで対象エリアの社員に自動で送り、会社の被災状況を即座に確認できる仕組みを整えました。

長田さん：

エンゲージメント調査の際には、組織力向上プラットフォーム「Wevox（ウィボックス）」の回答をLINE WORKSと連携させて回答・集計しています。以前は、メールのリンクから入力画面に移動して回答を受け取っていましたが、LINE WORKSから直接回答できるようにした結果、より短い期間で社員のほぼ100%から回答を得ることができるようになりました。

LINE WORKSを使用すれば、スマホから手軽に回答できるためハードルが低くなったのでしょう。回答率の向上により、より詳細かつ正確な分析が可能になったと感じています。

今後、LINE WORKSをどのように展開していきたいですか。

大なぎさん：

全社的には、約７年間にわたる利用経験から、LINE WORKSの活用によるコミュニケーションの促進と業務効率化の効果が非常に高く、今後もさらに生産性を向上させることができると感じています。多くのコミュニケーションツールが存在する中で、特に当社のように従業員数が多く、多様な職種の人々が集まる企業では、ツールの使いやすさが重要です。その点でLINE WORKSは必要不可欠なツールになっています。

【お話を伺った方】

財経企画DX部門 情報システム部 情報インフラ課

齋藤 雄希さん

人事総務部門 社員活躍推進部 総務課 グループリーダー 総務機能 BCP防災 エンゲージメント

長田（おさだ）洋一さん

人事総務部門 人事部 東日本人事課 グループリーダー

大なぎ 武史さん

人事総務部門 人事部 東日本人事課

鈴木 涼太さん

LINE WORKSの導入当初のインタビュー記事はこちら

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年4月当時のものです。

【本事例のポイント】

– 入社スタッフのLINEと安全・セキュアに連絡を取り合える環境を構築

– 採用から入社までの期間を１週間→2〜3日に短縮

– 飲食店の店長が顧客のLINEとつながり顧客接点を強化

– ホテルの夜間トラブル発生時もグループトークで報告・対処が速やかに

御社の事業内容とご自身のお役職についてご紹介ください。

小林さん :

株式会社ベストランドは茨城県つくば市にて複数の事業を展開しております。創業当時は駐車場やテナント管理などの不動産業がメインでしたが、2005年のつくばエクスプレス開通に伴い、宿泊業や観光業にも注力すべくホテルベストランドを設立しました。飲食事業としてホテル内にイタリアンレストランや、和田アキ子さんがプロデュースする和食店の「わだ家」などを併設しております。

またホテルの郊外にも、ベストランドグループ系列店のカラオケ店を運営。2022年10月には国産牛焼肉食べ放題のお店「肉匠坂井 つくば研究学園店」をオープンしました。

私は人事課の課長として、主にスタッフの人事管理と労務管理を担当しています。

LINE WORKSの導入前まで、どのような課題を抱えていましたか。

小林さん :

人事課としての業務の中に採用活動があります。入社スタッフとの主な連絡手段は電話でしたが、入社書類の説明や入社日の調整のために電話をかける際、タイミングが合わず出てもらえないことが多々ありました。提出書類に不備があれば返却と再提出を繰り返し、回収までに2週間かかったケースもあります。採用から入社までの期間をもっと短縮できるようにならないかと悩ましく思っていました。

また、入社書類の受け取りや給与など雇用関係の問い合わせは、現場の店長が対応しています。しかし店長も一人ひとりの雇用条件の詳細は把握していません。人事課に確認しないとわからない、日々の業務が忙しいこともあり、回答に時間がかかってしまうことがありました。店長が業務を抱え込んでしまうことと、回答をすぐにもらえないことでストレスを感じてしまう入社スタッフ、両者の負担が心配でした。

課題解決の手段として、LINE WORKSを選定された理由を教えてください。

小林さん :

LINE WORKSには、LINEとつながることができる外部トーク連携機能があります。面接時に採用する相手のLINEとその場でつながり、その後の書類の説明や問い合わせ対応などを人事課が直接やりとりできれば、大幅な時間短縮が狙えるのではないかと思いました。

採用におけるLINE WORKSの具体的な活用とその効果をお聞かせください。

小林さん :

面接時に優秀な人材と思えたら、その場で即採用するようにしています。その際に、人事担当である私のLINE WORKSアカウントのQRコードを印刷した雇用契約書をお渡しし、相手のLINEに友だち登録してもらいます。

電話をかけていたころとは異なり、トーク上ならお互いの都合で連絡が可能なので、時間を選ばず必要なやりとりを行うことができるようになりました。

給与の振込先を登録するのに必要な銀行口座や免許証などの本人確認書類は、画像をトークへ送っていただくようにしています。これにより一部の労務作業を前倒しで手掛けることができるようになりました。さらに提出前の不備を防ぐことができ、書類の再提出が少なくなっています。LINEを使い慣れている若い世代のスタッフは特にリアクションが早いです。2週間かかっていた入社手続き完了までの労務作業が最短で数時間で済むようになり、採用から入社までの期間も1週間前後から最短2～3日と大幅に短縮されました。

入社スタッフからの雇用関係の問い合わせなども、人事課へ直接届くようになったことで店長の業務負担が削減され、質問者への対応速度も格段にアップしています。

スタッフのLINEと人事課のLINE WORKSとのやりとり

新店舗「肉匠坂井」の開店前にオープニングスタッフとして新規に60名を雇用した際には、研修日程など共通の情報発信に転送機能を用いて一斉送信しました。LINE WORKSの転送機能はメールのBCCのように、トーク内容を複数のトークルームに一斉に送れるので、面識のない者どうしであるスタッフたちへの配慮ができます。

これらの機能のおかげで、大人数の採用でも人事課2名でスムーズに対応できました。今まで対面か電話で対応していた人事課にとっては、LINE WORKSは革新的な業務ツールとなりました。基本的に入社手続き後は、正社員には社内のLINE WORKSアカウントを付与し、アルバイトスタッフとは外部トーク連携のままつながっています。アルバイトの雇用が増えたこともあり、外部トーク連携の登録人数の上限を増やすために、フリープランから有料プランへアップグレードしました。

飲食業では店長もLINE WORKSを活用されているそうですね。

小林さん :

人事課と同じく、お客様や取引先とつながる手段として自身のLINE WORKSのアカウントのQRコードを名刺に印刷して活用するスタッフが増えています。焼肉店の店長は、ご来店されたお客様へのご挨拶と同時に名刺を渡し、その場でお客様のLINEと外部トーク連携しています。

お店のご予約受付や、ご来店いただいたことへの感謝のメッセージなどをお送りするコミュニケ―ションのツールとして活用することで、お客様に当社の存在をより身近に感じていただける機会が生まれています。

お客様のLINEと店長のLINE WORKSでつながり、幅広いコミュニケーションが可能に

宿泊業での活用はいかがですか？

小林さん :

ホテルは24時間365日営業していますので、発生したトラブルに迅速に対応することが常に求められます。

先日、夜勤中に客室と客室の間を通る排水パイプの水漏れトラブルが発生しました。今まではフロントのスタッフから関係者一人ひとりに電話で連絡をしていましたが、電話対応をはじめると人員がそちらに割かれてしまいます。フロントの夜勤が一人の日は、肝心の現場への対応が遅れてしまうこともありました。

LINE WORKSを導入した現在は、まず夜勤のスタッフが現場へ向かい、その様子を動画撮影して関係者を集めたグループトークに送信するだけで、全員へ同時に情報共有することができるようになりました。途中から招待されたスタッフも今までのトーク履歴を遡って閲覧できますので、誰をアテンドするかの相談や、どのように解決するかなどの打ち合わせの経緯を何度も説明しなくても済むようになり、スタッフどうしの連携がスムーズになり迅速に対応できました。

トラブル発生から解決まで、リアルタイムに情報を共有

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

小林さん :

勤怠管理において、トークルームへメッセージを送ることで打刻ができる、LINE WORKSのKING OF TIME連携はとても興味深いです。現在、労務関係の情報を処理する際に複数の外部システムを利用しているので、もっと一元化を進めて効率化したいと思います。

【お話を伺った方】

小林いづみさん

人事課課長として、人事・労務管理を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 聴覚障がいを持つ従業員とのスムーズな業務連絡に活用
• 電話やメールで起こりがちなコミュニケーションコストを大幅削減
• ワークフローのデジタル化や事務処理時間削減、ペーパーレス化を実現

御社の企業概要をご紹介ください。

前田さん：

当社は1918年の創業以来、100年以上にわたり卒業アルバム制作事業を中心に展開している印刷企業です。とくに大学の卒業アルバム制作に強みを持ち、北は北海道、南は沖縄県まで、年間で約2,100校・約26万冊の卒業アルバムを制作しております。今後は少子化による生徒数・学生数の減少は避けられない状況です。厳しい市場環境の中、どのようにしてシェアの維持・拡大を図っていくのかが、当社のみならず業界全体の課題となっています。

LINE WORKSを導入された経緯を教えてください。

吉田さん：

LINE WORKS導入のきっかけは、マスクをつける習慣が始まったことで聴覚障がいを持つ従業員とのコミュニケーションの課題に直面したことでした。その社員は、読唇術つまり口の動きで人の話をほとんど理解できる優秀な人材のため、これまでは大きな問題なくコミュニケーションを取れていました。しかし、新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、皆がマスクをするようになり、スムーズなコミュニケーションが難しくなりました。筆談をするにしても生産性が落ちてしまうため、新たなコミュニケーションツールとしてLINE WORKSが候補に挙がり、2020年7月頃より一部部署から導入を開始しました。

前田さん：

LINE WORKSの導入は、生産管理のデジタル化を推し進めている当社の取り組みの一つでもありました。卒業アルバム業界は、繁忙期と閑散期の差が非常に激しい業界です。具体的には8〜9月は就業時間が短く休みも多いですが、卒業シーズンに近い1〜2月に向けて非常に忙しくなります。労働の不均一性をいかになくし、合理的な生産体制を整えるかが当社にとっての大きな課題です。この課題解決の手段として、LINE WORKSの導入をはじめとしたデジタル化の推進を進めています。

最初にLINE WORKSを使用した所感を教えてください。

前田さん :

実際にLINE WORKSを使用し始めると、「さすが餅は餅屋だ」という印象を受けました。実はLINE WORKS導入前に、自社開発したグループウェアでチャットをしていたのですが、LINE WORKSの方が格段に使いやすく機能も揃っています。とくに、アプリのアイコン右上に赤丸で表示されるバッジの機能は素晴らしい発想だと思います。あの赤丸が通知を確認する動機付けになり、さらに操作性の高さやLINEへの馴染みもあり、想定以上に社内での浸透が早かったのが印象的でした。

LINE WORKSはどのように活用されていますか。

【トーク】担当者間や約15の部署間におけるスムーズなコミュニケーションの実現
【掲示板】会議議事録や社内報を掲載し、社内向け情報のペーパーレス化を実行
【タスク】面接日や選考状況を記録し、求職者管理に活用

吉田さん：

主に使用している機能はグループトークやノート、掲示板、カレンダー、タスクです。トークは部署内や部署間、担当者間でのコミュニケーションのために活用しています。例えば、営業部門から製本部門へ、印刷部数の変更やデータの修正などの指示連絡をトーク上で行っています。グループのノートは、部署ごとに業務上の注意点を掲載したり、各写真館の特記事項の情報共有のために使用しています。掲示板については、社内全体のお知らせや会議議事録、社内報などを掲載し、社内向け情報共有の用途で活用しています。

そのほか、カレンダーは社員どうしの予定共有のために、タスクは人材募集時に活用しています。タスクには面接日や選考状況などを記録・共有し、求職者管理に役立てています。

LINE WORKSの導入により、どのような業務改善を実現されましたか。

前田さん：

コミュニケーションが圧倒的に円滑になりました。LINE WORKS導入前に使っていたチャットツールやメールでは、連絡を確認したのか送り手からは判断できません。そのため、いちいち「○○さんは確認しましたか？」と電話で確認する手間がかかっていました。一方、LINE WORKS導入後は、誰が既読したかのかが一目で確認できるため、電話による確認作業を省くことができているほか、連絡漏れによるミスも劇的に減らせています。また、情報をトークで一斉にリアルタイム共有できるようになったため、単純に情報の共有速度も上がりました。

吉田さん：

情報の共有速度向上は、業務の滞留防止にも寄与しています。例えば、営業部はLINE WORKSを用いて、お客さま先に居ながらデータの修正依頼を送ることができるようになったため、営業社員が帰社するよりも前に、制作担当が修正対応に取りかかれるようになりました。とくに繁忙期は、リアルタイムに修正指示をやり取りできるので助かっています。

LINE WORKSと奉行クラウドを連携させているとのことですが、どのように活用されているのでしょうか。

吉田さん：

まず、奉行クラウドからの通知やアラートを、該当者のLINE WORKSのトークに通知させています。具体的には未打刻の通知、有給付与および有給残日数のお知らせ、4段階の残業時間の超過アラート、残業申請や休暇申請など各種申請の通知・アラートが該当者のトークへ送られます。

このうち、残業時間の超過アラートは、該当者のトークへ送られると同時に、管理職へはメールで通知される仕様です。また各種申請の通知については、部下（申請者）から申請が届いたタイミングで上長（承認者）に通知が届き、上長の承認後に部下に承認の通知が届くようになっています。

奉行クラウドとのアプリ連携により、どのような業務改善を実現されましたか。

赤松さん：

ワークフローの改善ひいては業務時間の削減を実現できました。ワークフローの改善で大きな効果を上げているのが、未打刻者対応に係る業務の削減です。未打刻者がいた場合、以前は上長へ電話で「○○さん、昨日打刻をしていないですが、有給ですか？打刻忘れですか？」と確認作業をしていました。しかし、これでは電話をする私はもちろん、上長も電話対応のため、業務の手が止まってしまいます。

現在は、奉行クラウドとの連携により、未打刻通知が該当者へ送られるようになりました。その結果、未打刻に係る申請を該当者本人が行うようになり、電話連絡の手間と時間がなくなりました。また、奉行クラウドとの連携で、残業申請や休暇申請など各種申請のペーパーレス化も進められています。以前はすべて紙ベースでの申請だったため、申請者→部課長→経営管理部長と、各階で判子リレーを物理的に行う必要がありました。現在はそれらの作業をすべて奉行クラウド内で完結しています。

この各種申請のペーパーレス化は申請者や承認者の負担はもちろん、総務課の負担も大幅に低減させています。具体的には、残業届のExcel入力やチェック作業、休暇の事由の入力、申請書のシュレッダー作業などの手間がなくなったため、勤怠管理に係る事務処理時間を年間474時間、シュレッダー作業に係る手作業を年間2,880回削減し、年間8,640枚のペーパーレス化できました。

効率化されたことで創出した時間で何をされる予定ですか。

赤松さん :

これまで総務課として手薄になっていたほかの仕事に取り組みたいと考えています。具体的には、緊急事態時における事業継続のための対策、いわゆるBCP対策（事業継続計画）の策定を進めていく予定です。加えて、費用対効果の高い求人媒体の選定や採用手法の見直しなどを行い、より効果的な採用活動の実現も目指していきたいと考えています。

前田さん：

経営サイドとしては、総務課と共に社員教育にもより注力していきたいと考えています。例えば、勉強会やセミナーなども展開し、従業員のスキルを伸ばすサポートができたら良いなと思います。このような新たな取り組みを考えられるのも、奉行クラウドとの連携により総務課のキャパシティに余裕が生まれたからこそです。

今後、当社が業界で生き残るためには、競合優位性の確保および従業員満足度の向上を目的に、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進していく必要があります。LINE WORKSについては、DX推進の観点から、引き続き社内のコミュニケーションツールや外部システムとの連携を進めていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

前田 哲治さん

創業し100年を超える歴史を誇るダイビの代表取締役社長。時代に対応できる組織づくりを目指し、全社で取り組む。

吉田 幸司さん

経営管理部　総務課 主査として総務課の業務全般を統括。

赤松 紗帆さん

経営管理部　総務課 主任として総務全般の業務を対応。

本事例のポイント

• FiNE-LINK PLUSの加盟で外部事業所との連携を強化し、顧客への対応力を向上
• 自社の居宅介護支援事業所と福祉用具事業所がLINE WORKSでつながることで、社内電話をほぼ削減
• 書類の電子化が進み、紙の使用量が以前と比べて半分以下に

電話・FAXによる業務連絡は
顧客満足度の低下、長時間労働につながる恐れがあった

兵庫県加古郡稲美町に本社、明石市と神戸市に拠点を構え、居宅介護支援や相談支援を行っている株式会社DREAM-SMART（事業名：ドリームケア）では、サービス受給者の要望に応えるため、日々多くの関係者の連絡業務が頻繁に行われています。これまで事業所に所属するケアマネジャーと福祉用具相談員、事業所間との業務連絡は主に電話やFAXが中心で行われており、スピーディな情報共有ができていませんでした。

また、外部の事業所が受けるお客様からの介護ベッドや車椅子等のサービス依頼は、地域の営業担当者が出先にいる場合などなかなか連絡が取れないことも多く、結果的にお客様をお待たせしてしまう。あるいは、電話がつながっても口頭による連絡での言い間違いや聞き間違い等が起こってしまうといった課題がありました。

職員間の電話連絡や、不在中にかかってきた電話の折り返しの対応にも、かなりの時間を割いており、労働時間の長時間化にもつながっていたことが問題視されていました。

地域ネットワーク FiNE-LINK PLUS
将来性に魅力を感じ即採用

「上記のような課題を解決するために、外部事業所間と内部社員間の連携を円滑にする連携ツールの導入が必要不可欠でした。そんなとき、ちょうどLINE WORKSを基盤としたFiNE-LINK PLUS*の地域ネットワークに関するお話をいただき、将来性と魅力を感じて加盟に至りました。外部の事業所とは地域と連携するためにFiNE-LINK PLUSネットワークを使い、社内では職員間コミュニケーションの円滑化を目的にLINE WORKSを導入・運用しています。」（代表取締役 高田さん）

LINE WORKSは、正社員からパート職員まで全従業員で利用され、外出が多い営業職やケアマネジャーは、同社で支給しているスマホやiPadなどの端末を利用し、事務員は、PC版を利用しています。

懸念していた社内への浸透も
問題なく想像以上に活用

「最初の心配は社内への浸透でした。LINE WORKSが日頃から使い慣れているLINEアプリと似た操作感で利用できるので、想像以上のスピードで社内に浸透しました。」（代表取締役 高田さん）

実際に、FiNE-LINK PLUSやLINE WORKSの利用をスタートするにあたって、電話やFAXからどのように移行させるのかを社内で話し合しました。当初、ITツールの取り扱いに不安があった社員からは反対の声があがりましたが、実際に使ってみると思った以上に簡単で便利なため、すぐに反対意見はなくなりました。

「使い方のレクチャーは、私の事業所ではそんなに必要ではなく、LINEと同じ要領ですぐに使えるようになっていたと思います。」（代表取締役 高田さん）

FiNE-LINK PLUSネットワークで外部事業所内の連携体制を構築し
顧客への対応力を強化

「弊社では、外部とのやり取りは、FiNE-LINK PLUSのネットワークを利用し、さまざまな事業所のケアマネジャーや相談員さんとLINE WORKSのグループトークを構築しやり取りしています。電話の利用が減少し、同時に折り返し等の電話も減ったことで、業務効率がかなり向上しました。」（介護支援相談員 枡井さん）

ケアマネジャーは、利用者様や家族・外部事業所との調整役となるために、調整連絡が多く、担当者会議の日程調整だけでも複数の事業所に連絡をしなければなりません。これまでそういった連絡は電話で行われていたため苦労が多かったのですが、FiNE-LINK PLUSのネットワークに加盟している事業所間なら、利用者様ごとの案件別にグループトークを立ち上げてやり取りができるようになり、さらに重要な情報をリアルタイムかつ迅速に共有できるようになりました。結果としてお客様への対応も速やかに行えるようになりました。

FiNE-LINK PLUSネットワークのマッチングサービスや
BCP対策を活用、緊急受け入れの調整や有事の際の情報共有が速やかに

同社では、FiNE-LINK PLUS のサービスの１つである地域医療連携・介護の連携によるサービスマッチングの業務効率化を目的としたマッチングサービスを活用しています。これは、FiNE-LINK PLUSネットワークに属している病院の地域連携室や地域包括支援センター、居宅介護事業所などの担当者が在宅サービスや施設サービス事業所を探す際に、希望する地域や該当サービスを受付チャットBotにトークするだけで、FiNE-LINK PLUS事務局から希望要件を各事業所に一斉伝達し、効率的なサービスマッチングが受けられるというものです。（サービスの詳細はサイト下部に記載）

「居宅支援事業としてのケアマネジャーとして利用しています。緊急受け入れで短期入所事業所を調整しないといけない中、受付BOTを利用しました。おかげさまで、２つの事業所から受け入れ可能と連絡を頂き受け入れ調整ができました。」（介護支援相談員 枡井さん）

また、同社では災害や疫病等の緊急時に事業所間を結ぶネットワークとしても活用しています。

「通常の事業所どうしのやりとりを通じて同じ町内の事業所のグループを作っております。通常は地域会議の日程調整などに使っていますが、ある事業所の職員がコロナを発症した時などの情報共有に利用しました。」（介護支援相談員 枡井さん）

社内コミュニケーションにもLINE WORKS
電話対応のストレスから解放

同社では、事業所内でもLINE WORKSを導入し、職員間コミュニケーションの円滑化に活用しています。

「福祉用具事業では、お客様から福祉用具レンタル希望の相談を受けると、担当営業や商品発注者にそれぞれ連絡するなど複数の職員が関与します。LINE WORKSを導入してからは、１対１でのトークや、役割別に組んだグループトークで共有することで、電話対応ストレスから解放されました。商品の受注から発注まで大変スピーディに行えています。」（福祉用具事業部 三澤さん）

「LINE WORKSによって社内のチームワークを強化することにもつながっています。例えば、新入社員はわからないことがあっても、以前だったら忙しそうな先輩職員には聞きづらい場合もありましたが、先輩社員へ気軽にトークで質問できるようになりました。」（福祉用具事業部 三澤さん）

複数先にかける電話連絡の負担が３分の１軽減
「緊急」トークルームで優先度の高い案件を共有し即対応

担当者会議の日程調整をする電話は、利用者様・ご家族様・その他関係事業所等のその関係者たちに行います。ただ、どうしても日程調整の電話は入れ違いになることが多く、すべての関係者の調整が整うまでには、電話が3〜５回ほど往復していました。こうしたやりとりが、FiNE-LINK PLUSのLINE WORKS内で簡単にできるようになり、日程調整が効率化し、電話連絡の負担がなくなりました。

「感覚では、電話1本3分×5本で15分かかっていたことが、自分や相手の時間の都合に合わせてやりとりが進められるので、延べ5分もあればすべての調整ができると思います。」（介護支援相談員 枡井さん）

同社は1対1のトークだけではなく、1対多のグループトークも積極的に活用しています。例えば、介護用品の即納ニーズに応えるために「至急BOX」と題されたグループトークを運用しています。介護用品を貸与の相談が事務所に入った際、担当者が即対応できないときでも、対応できる社員が代理で受け、電話対応することが可能になりました。発注などの連絡を受けた社員がすぐにトークで日程調整を行い、即納に向かって動きだすことができます。

社内周知事項や研修案内等も
LINE WORKSなら全社員にカンタンに連絡

同社では、介護保険関連においても全社員が入っているグループトークで情報周知や、社員教育にも活用しています。
「法改正に関する注意事項などが喚起されるほか、研修用の動画等のURLをトークで周知して受講を促すなど、社員のスキル向上のために仕組みを構築しています。」（代表取締役 高田さん）

グループトークの活用で
クレーム発生時も迅速な対応が可能に

利用者からのクレームには、正確で速やかな対処が必要となります。同社では、これまで伝言ゲームになっていたクレーム報告および対応指示が、グループトークで関係者全員に一斉連絡ができるようになったことで、早期対処につながっています。

「クレームが発生した時には、社長から関係者全員が入っている『クレームBOX』と題したグループに担当者が即時共有し、上長から速やかに指示を受けて対応するようにしています。以前は、上長から担当者に指示した対処内容を、さらにその他の関係社員に伝達することがありましたが、いまはグループトークで情報共有を行うだけで、全員で統一した認識・対応ができるようになりました。」（福祉用具事業 樋口さん）

書類をほぼ電子化しLINE WORKSで情報共有
経費削減と業務効率の両方が実現

また、これまで紙で出力していたさまざまな書類も電子化することに成功しました。
「利用票や提供票・発注書などほとんどの書類をPDFなどにデジタル化して、LINE WORKSのトークで共有するようになりました。その結果、毎月数百枚にも上っていた紙の使用量が半分以下になりました。電子化された書類は必要な時に瞬時に検索・出力できますので、経費削減だけではなく、業務効率化につながっています」（居宅介護支援事業所 枡井さん）

FiNE-LINKPLUSとLINE WORKSの導入で
初動の体制が５分で整う

案件が発生した際の伝達手段がLINE WORKSに統一されたことで、初動対応が非常にスピーディになりました。

「これまでは、ケアマネジャーからの電話を営業が受け、その後、電話で事務所に案件の内容を伝え、事務員さんが発注の調整していました。初動に至るまでにトータル20分ほどかかっていたと思います。LINE WORKSの導入後には、ケアマネジャーからFiNE-LINK PLUSを通じて案件などのやりとりが速やかにできるうえ、ケアマネジャーのトーク内容を社内のLINE WORKSで事務スタッフに転送したら、そのまま発注ができます。今は初動までの時間が5分程度になったのではないかと思います。」（代表取締役 高田さん）

【お話を伺った方】
高田 真斗さん

2014年に株式会社DREAM-SMART、居宅介護支援事業 ドリームケアを設立し、2019年に福祉用具事業 ドリームケアを設立し、現在代表取締役を務める。

枡井 武司さん

長年に渡り、介護支援専門員として居宅介護支援ドリームケアに従事。主任介護支援専門員として、数多くのケースをこなしつつ、社員の指導も行っている。

三澤 好文さん

長年培ってきた、福祉用具の営業としての知識を生かしつつ、現代の仕事スタイルに合わせてICT導入を行い業務効率の向上や新しいサービス展開を行っている。

樋口 翔三さん

福祉用具専門相談員としての知識と経験を活かしつつ、最前線で営業活動を実施。

* FiNE-LINK PLUS…「LINE WORKS」をコミュニケーション手段として利用し、地域の医療機関や福祉施設、介護事業者などさまざまな福祉サービスをチャット形式で連携できる、福祉がひとつにつながる地域連携ネットワークサービス。

詳細はこちら：https://www.fine-link.club/

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年3月当時のものです。