本事例のポイント

• 【無料通話】内線通話のアプリ移行により電話回線を削減し、導入コストを約1/6に
• 【トーク】「母の日」の品質管理を画像共有で効率化し即時改善へ
• 【掲示板】好事例の共有や称賛文化を醸成し現場と本部の連携を強化

御社の事業内容と業界における立ち位置についてお聞かせください。

髙見澤さん:

当社は花き・装花業界のリーディングカンパニーとして、全国でのフラワーショップ運営やオンライン販売をはじめ、ウエディング装花、お葬式のプロデュースなど、花と緑に関わる事業を幅広く展開しています。近年では、商業施設やオフィスの空間装飾、公園などの指定管理事業といったBtoBやBtoG（対行政）領域にも注力しており、企業のパッケージデザインに「花柄」を提供するなど、花の持つ力を活かした多様なサービスを通じて、人々の暮らしに彩りを届けています。

DX推進部が立ち上がった経緯について教えていただけますか。

髙見澤さん:

私は花やみどりの秘めた可能性に魅了され入社し、長らく情報システム部門などの本社本部やグループ会社に在籍していました。若山も同様に、本社本部の物流部門やバックオフィス業務を経験してきた人間です。そんな私たちがDX推進部として着任したのは約4年前のことです。 花き業界は、まだまだアナログな商習慣が根強く、デジタル化への心理的なハードルが高い状況にあります。そうした中で、業界全体をリードして変革していくためには、単にツールを導入するだけでなく、現場の業務や商習慣を深く理解している人間が旗振り役となる必要がありました。現在は営業部門の人材にもDX推進部を兼務してもらうなど、現場とデジタルを融合させる体制づくりを進めています。

LINE WORKS導入以前、社内のコミュニケーションにはどのような課題があったのでしょうか。

髙見澤さん:

かつてはメールが主な連絡手段でしたが、相手が情報を読んだかどうかを確認する術がなく、スピード感に欠けることが大きな課題でした。また、本社や管理部門では電話対応や取り次ぎ業務が非常に多く、物理的な電話機の設置コストや維持管理の手間も負担となっていました。

若山さん:

現場レベルでの課題として、情報共有の「手段」と「セキュリティ」のバランスをどうとるか、という点がありました。 以前より、店舗スタッフや現場担当者の間では、画像をすぐに送れる利便性の高さから、プライベートのコミュニケーションツールで業務連絡を行うケースが見受けられました。しかし、会社が管理できない環境で業務情報を扱うことはセキュリティ上の懸念がありますし、休日でも連絡が届いてしまうなど、従業員のワークライフバランスの観点でも課題があります。そこで、現場の利便性を損なわず、会社として公式に管理できるチャットツールの導入が急務となっていたのです。

数あるツールの中で、LINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。

若山さん:

最大の決め手は、圧倒的な「使いやすさ」と「親和性」です。当社には、長年お花に携わってきたベテランの職人から、デジタルネイティブな若手社員まで、さまざまなバックグラウンドを持つ人材がいます。ITリテラシーにばらつきがある中で新たなツールを定着させるには、誰もが直感的に操作できることが必須条件でした。 多くの社員がプライベートで使い慣れているLINEと同じ操作感であれば、教育コストをかけずにスムーズに導入できると考えました。また、プライベートと仕事を明確に切り分けられる点も、導入の大きな後押しとなりました。

導入後の社内展開や運用ルールについて、工夫された点はありますか。

髙見澤さん:

2018年に導入を開始し、現在は短期アルバイトを除く全社員とグループ会社を含めた約2300IDで利用しています。 利用するデバイスについては、個人のスマホ（BYOD）での利用も許可しています。その代わり、トークには個人情報を載せないといった運用ルールを徹底することで、セキュリティと現場の使いやすさのバランスをとっています。 また、トークルームの作成権限は現場に開放しています。プロジェクトや店舗ごとに自由にグループを作れるようにする一方で、乱立を防ぐため、1年以上利用がないルームは管理側で年に一度削除するといったルールを設け、整理整頓を行っています。

導入によってどのような効果が得られましたか。特に定量的な成果についてお聞かせください。

髙見澤さん:

社内コミュニケーションの速度向上はもちろんですが、その他最大の成果の1つは、本社および管理部門における固定電話機の大幅な削減とコストダウンです。 以前より社内通話はLINE WORKSの無料通話で行うルールを徹底していました。その習慣が定着したことで、内線電話としての物理的な電話機が不要になり、2023年の電話機リプレイスのタイミングで電話回線数を従来の3分の1まで削減することができました。 必要な外線機能のみをIP電話からクラウドPBXへ移行したのですが、事前の回線数削減が効いており、結果として電話設備の導入コストを以前の約6分の1まで圧縮することに成功しました。 個人の内線番号もなくなり、電話の取り次ぎ業務自体がなくなったことで、業務効率も劇的に向上しています。

現場業務における具体的な活用シーンと効果について教えてください。

若山さん:

当社にとって最大のイベントである「母の日」の繁忙期における現場連携でも、LINE WORKSは大きな効果を発揮しています。 母の日は短期間に大量の制作・出荷を行う必要があるため、自社だけでは完結できません。そこで、数十社を超える協力会社様、当社の品質管理担当、物流部門担当、そして出荷現場担当が一堂に会するグループを作成しています。ここでは一定の運用ルールのもと、制作商品の画像を共有し、リアルタイムでの品質管理を行っています。

髙見澤さん:

母の日の一週間で50万件を超える物量を扱う中で、全品全量の画像を登録・確認することは現実的に困難です。そこで毎日、商品ごとの「標準的な品質のサンプル商品画像」をトークルームで共有し、安定的な品質管理を図る運用としています。 現場からアップロードされた画像に対し、本社の品質管理担当がカタログ掲載品との色目やデザイン等のイメージに違いがないかをチェックします。もし相違があれば、指摘や改善事項を速やかに現場へフィードバックできる体制が整いました。以前はメールや電話で確認していたものが、写真ですぐに状況を共有できるため、判断のスピードと品質の担保に大きく貢献しています。

「母の日」繁忙期の特設出荷現場におけるトーク画面。現場担当者、パートナー企業、本社の品質管理室がグループに参加し、商品画像を共有。品質チェックや出荷状況の報告をリアルタイムに行い、即座にフィードバックしている

また、品質管理に特化したトークルームとは別に、出荷現場ごとに専用のトークルームも作っています。そこでは当社の各担当や協力会社様も参加し、制作工程やサンプル画像、納品生花画像など、現場の各種画像を共有・保管するだけでなく、業務連絡や進捗状況も集約することで、参加メンバー全員へ抜け漏れなく情報が行き渡るようにしています。

社外の方との連携や、その他の機能についてはどのように活用されていますか。

髙見澤さん:

ウエディングやイベント装飾の現場では、お客様や施設担当者様との連絡に外部トーク連携を活用しています。個人のLINEアカウントを教える必要がなくなり、セキュリティとプライバシーの両面で安心感が生まれました。休日には「お仕事用のアカウントなので対応できません」という線引きができるようになり、従業員のワークライフバランスを守る防波堤としての役割も果たしています。

若山さん:

掲示板を使った「みんなのヒビヤチャンネル（通称：ヒビチャン）」では、各部署の好事例を共有し、リアクション数に応じた表彰制度を設けるなど、社内エンゲージメントを高める施策に活用しています。以前の一方通行な通達とは異なり、店舗や若手社員からのボトムアップな発信が増え、組織風土の変革につながっています。

髙見澤さん:

また、カレンダーにある「設備予約」を使うことで、会議室や備品の予約状況がスマホからでもひと目でわかるようになりました。日常的な業務連絡から設備の管理まで、LINE WORKSが社内ポータルとして機能しています。

今後の活用展望についてお聞かせください。

髙見澤さん:

今後は、蓄積されたコミュニケーションデータを活用し、タレントマネジメントや人材発掘、人事評価への応用も視野に入れています。また、AIを活用した問い合わせ対応の自動化や、業務品質の均一化にも取り組んでいきたいと考えています。 すでに一部の現場では「AiNote」などの活用も始まっており、議事録作成の効率化などで手応えを感じています。今後はメールやカレンダーとの連携も含め、LINE WORKSを起点とした業務の自動化をさらに進めていきたいですね。

花き業界はまだまだアナログな部分が多い業界ですが、LINE WORKSのような身近なツールを入り口として、現場スタッフのデジタルへの抵抗感をなくし、ITリテラシーの底上げを図ることが重要です。 「すべての明日に、はなやぎを。」というコーポレートメッセージの実現に向け、デジタルとアナログを融合させながら、業界全体のDXをリードする存在であり続けたいと思います。

【お話を伺った方々】

髙見澤 輝彦さん

現場経験を活かし、ITインフラ管理と全社的なDX変革を統括。

若山 淳也さん

バックオフィス経験を活かし、現場目線でのツール定着をリード。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2026年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 【Drive】現場で最新図面を即座に確認し、事務所への戻り時間を削減
• 【AiNote】文字起こしやAI要約により、数時間に及ぶ定例会議の議事録作成を効率化
• 【アンケート】安否確認の回答率を高め、管理側の集計業務を自動化
• 【トーク】外部取引先と連携し、年末の急ぎ案件もわずか4日間で完結

吉成建設様の事業内容と、現在注力されている「100億宣言」について教えてください。

大前さん:

弊社は徳島と大阪に拠点を構え、公共工事や民間工事を幅広く手がけている建設会社です。「夢ある未来へ」というスローガンを掲げ、創業60周年を目前に、地元徳島で施工実績・組織力ともにNo.1を目指しています。

現在、全社一丸となって取り組んでいるのが、中小企業庁による「100億宣言」への参加です。これは、中小企業が飛躍的な成長を遂げるために、経営者自らが「売上高100億円」という野心的な目標を宣言し、その実現に向けた具体的なアクションを公表する制度です。社長がこの宣言に名乗りを上げたのは、社員のやる気を引き出し、成長のための明確な指標を示したいと考えたからです。今後、より大規模な工事案件に挑戦していくためには、100億円規模の売上とそれを支える組織力が不可欠だと確信しています。

LINE WORKS導入以前には、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

三笠さん:

以前は現場との連絡手段がほぼ「電話」に限られていたため、「折り返し電話の無限ループ」が日常的に発生していました。総務から電話しても現場は作業中で出られず、現場から折り返しがあっても今度は総務が別の対応中。この不毛なやり取りだけで、毎日かなりの時間をロスしていたのです。

鴻池さん:

現場としても、メールで連絡をもらってもiPadや携帯電話では精査に時間がかかるため、現場事務所に夕方戻ってからのパソコン作業になることが多い状態でした。緊急の連絡以外は後回しにならざるを得ず、情報のタイムラグが常態化していたのです。

大前さん:

本社と大阪支店の間も同様です。公式な情報共有がメール中心だったため、互いの動きが見えにくく、相互理解が不足していました。現場とも拠点間ともリアルタイムに、社内全体が一つにつながっていないというもどかしさが課題でした。

LINE WORKSを選定された理由と、導入時のステップについて教えてください。

大前さん:

複数のツールを検討しましたが、LINE WORKSはコスト面で優位な点に加え、普段利用するLINEと操作感が近く、若手からベテランまで馴染みやすい点が決め手でした。まずはフリープランを活用してテスト運用からスタートしました。建築部や大阪支店、総務部のメンバーで試してみたところ、相手の状況を気にせずトークを送っておける「タイムリーなやり取り」がどれほど業務を楽にするかを、身をもって実感しました。

有料版への移行にあたっては、かなり強い決意で臨まれたそうですね。

大前さん:

実は、一度社長への有料版導入プレゼンに失敗しているんです。当時の社長からは「個人のLINEでつながっているのに、有料にする必要性は何か？」と指摘を受けました。また、現場からも同様の声があり、個人LINEとの違いを具体化できていなかったことが原因でした。そこで総務部として、安全性の確保や全社的な情報共有の意義を再整理し、最後は総務部全員で社長を取り囲むようにして「導入によって必ず業務改善します。導入を見送るならフリープランもやめましょう」とアピールし、ようやく承認を得ることができました。

三笠さん:

導入後は、まず掲示板を使って社内の情報発信に注力しました。本社や大阪支店で何が起きているか、現場でどんな立派な建物が完成したかなどを写真付きで発信し続けました。お互いの仕事が見えるようになったことで、事務所と現場、拠点間にあった心理的な「壁」を溶かしていきました。

鴻池さん:

現場としては、会社の通達がメールで一斉送信されてきても、作業中はなかなか読むことができませんでした。でも、LINE WORKSの掲示板なら、通知からタップするだけでサッと見に行けます。会社全体の動きがタイムリーに入ってくるようになり、メールよりも圧倒的に情報が取りに行きやすくなりました。

具体的な活用の広がりと、その効果について教えてください。

大前さん:

社長自身もDXに対してより一層前向きになり、今ではトークで直接現場や事務方へスピーディな指示が飛んできます。経営層とのやり取りがタイムリーになったことで、組織全体のスピード感が劇的に変わりました。実際「100億宣言」についても、LINEWORKSで社長から常務への指示で始まり、専用トークルームが作成されました。

鴻池さん:

現場技士として手放せないのがDriveによる図面管理です。これまでは、容量の大きい図面データをメールでやり取りしたり、事務所に戻って確認したりする必要がありました。現在は、図面データをDriveに集約することで、スマホ一つで現場から即座に最新の図面を確認できるようになり、データ共有や確認にかかる時間が大幅に削減されました。

現場での図面確認画面。Drive上の最新図面をスマホで即座に確認でき、現場業務が効率化された

三笠さん:

アンケートによる安否確認訓練も大きな成果です。以前の複雑なシステムでは総務が代理登録する手間がありましたが、今は数タップで回答が完了します。全従業員50名の回答状況が一目でわかり、管理側の集計業務も自動化を実現しました。

外部連携でも驚くべき効果がありました。名刺を依頼している印刷会社様にフリープランの導入を勧めたところ、外部トークでの連携が始まりました。昨年末、急ぎの名刺発注が必要になった際も、トークで校正をスピーディに進めた結果、年末の繁忙期にもかかわらず、わずか4日間で納品まで完了したのです。

また、車両や重機の管理もカレンダーの設備予約に集約しました。誰がいつまで使っているかが可視化され、現場での「行方不明」を解消しました。

新たに導入されたAiNoteの活用状況はいかがでしょうか。

大前さん:

大阪支店の現場から「会議記録を正確に残したい」という要望があり、2025年7月からAiNoteを導入しました。建設現場では設計者や施主様との長時間に及ぶ定例会議が多く、「言った言わない」のトラブルを防ぐエビデンスが非常に重要です。

鴻池さん:

定例会議の後に録音を聞き直して議事録を作成するのは非常に時間がかかる作業ですが、AiNoteの自動文字起こしやAI要約を活用することで、議事録作成の時間が大幅に短縮されると期待しています。AIがトピックごとに整理してくれるため、会議の内容を関係者へ共有するのも容易になりました。

AiNoteによる会議の自動文字起こし。AI要約でトピックごとに整理してくれるため、議事録作成の質を高めつつ、大幅な時短を実現している

今後の展望についてお聞かせください。

大前さん:

次の目標は、協力会社で構成される安全協力会「かねよし会」の全メンバーとLINE WORKSでつながることです。業界全体の生産性を上げるためには、自社だけでなく地域全体を巻き込んだ「協働」が不可欠です。すでに一部の役員様とは連携を始めており、活用を広げていきたいと思っています。

三笠さん:

私たち総務部の原動力は、優秀な若手社員が誇りを持ってバトンを受け継げるような会社にすることです。100億宣言という大きな目標に向かって、これからもデジタルを武器に、徳島の建設業界をリードする新しい働き方を追求し続けます。

【お話を伺った方々】

大前 志鶴さん

総務部 次長。LINE WORKS導入の旗振り役。現場を支えるDXを情熱的に推進。

三笠 友希さん

総務部 課長。経営層との架け橋として「100億宣言」の推進を担う。

鴻池 以央さん

建築部 技士。入社3年目。現場の安全管理を担当。Drive活用など若手視点でのデジタル活用を実践。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2026年1月当時のものです。

本事例のポイント

•  LINEと変わらない操作性により導入1〜2週間で現場に定着
  – 正確なテキストと写真共有により「言った言わない」を払拭
  – 欠品連絡や人員配置の対応リードタイムを短縮
  – 社内ネットワーク外でもノート機能を使って最新の商品情報を瞬時に確認可能

御社の事業概要をご紹介ください。

岡部 弘幸さん:

私どもの事業は、日用品や日常消費財である家庭用品の卸売です。そして、最大の強みは、全国家庭用品卸商業協同組合の共同仕入れ機構を活用している点にあります。この組合は50年以上の歴史を持ち、300社以上のメーカー口座を有しているため、通常の問屋では難しい、幅広いメーカー様からの仕入れを可能にしています。

事業としては、大手ホームセンター、ドラッグストア、スーパーマーケットなどへの商品供給、および独自での大手ECサイトへの出店も展開しています。また、私どもは福島県郡山市を拠点としており、東北自動車道と磐越自動車道が交差する交通の結節点という地の利を活かし、北海道から九州まで全国へと商品を供給しています。

これまでどのような課題を抱えていましたか？

岡部 賢人さん:

以前は、連絡手段が電話とメールが中心で、気軽に情報共有できる方法が社内にはありませんでした。特に、私が前職でIT企業に務めていたこともあり、社内にチャットツールがないことが不便だと感じていました。

渡邉さん:

倉庫の現場では、メーカーとの電話のやり取りや出荷作業中に電話に出られないことが多く、まとまった時間が取れないとレスポンスが返ってこない状況でした。情報伝達が1対1の口頭になりがちで、「言った・言わない」といった伝達ミスも発生しやすかったです。

岡部 弘幸さん:

営業は青森から東京まで広範囲に出張が多く、正確な情報をリアルタイムで発信・共有できる手段が必要でした。

多くのツールがある中で、LINE WORKSを選定された理由は何ですか？

岡部 賢人さん:

以前、別の高機能なチャットツールも検討しましたが、全社員のITリテラシーを考慮すると、使いこなせる人が限定されると考えました。次に、連携を重視した別のチャットツールを最初に試しましたが、想定以上に社内で浸透しませんでした。一部のITリテラシーの高い社員、全体の2〜3割程度以外はほとんど利用せず、操作性のわかりづらさやUIのとっつきにくさが最大の原因だったと感じています。

渡邉さん:

私は、そのチャットツールを使っていませんでした。立ち止まって画面を見るという動作に慣れず、電話の方が動きながら対応できて楽だと感じていたからです。

岡部 賢人さん:

導入から3〜4カ月で難しいと判断し、次にLINE WORKSを試しました。すると、これまでチャットをまったく使わなかった社員が、自然にトークを見て返信し、情報を共有する行動を始めたことに驚きました。普段から利用しているLINEとほぼ同じ感覚で使える操作性、気軽さ、わかりやすさ。この慣れの強さこそが、LINE WORKSがスムーズに社内に浸透した最大の理由です。説明しなくても使えるという点が、説明が必要な他のツールとの大きな差でした。

スムーズな利用開始のために工夫された点はありますか？

岡部 賢人さん:

特にマニュアルの作成や勉強会は行いませんでした。まずは営業部門の携帯端末をガラケーからスマホへ切り替え、パソコンを開かなくても LINE WORKS を活用できる環境を整えました。その上で、部署や取引先ごとにグループトークを事前に作成し、「1つの情報発信がチーム全体で共有できる」状態を先に用意したことで、便利さを体感してもらい、自然と浸透が進むように工夫しました。

導入後、具体的にどのような効果がありましたか？

渡邉さん:

導入後は、現場における情報伝達のスピードが劇的に向上しました。以前は1対1のコミュニケーションが中心で、情報共有に時間差が生じることが課題でした。しかし、グループトークで5名・10名へ一斉に共有できるようになったことで、状況に応じたスケジューリングや作業調整が即座に行える体制が整いました。その結果、対応までのリードタイムが大幅に短縮され、現場の動きが格段にスムーズになったと感じています。

また、センター（倉庫）どうしの連携も大きく進化しました。在庫の融通だけでなく、人員の調整もリアルタイムで行えるようになり、朝のミーティングで物量を確認した後に人手が不足する場合、他のセンター長がグループトークを見て「うちから1名出せます」と即座に手を挙げられるようになりました。これにより、人の出し手・受け手の判断が非常にスムーズになり、全体最適を意識した運営が可能になりました。

岡部 賢人さん:

商品部と営業部間の連携もスムーズになりました。例えば、夕方に倉庫側から欠品情報を営業宛てに連絡したり、明日出荷する商品の確保依頼を行ったりする際にトークを活用しています。

渡邉さん:

また、朝一と午後3時半にセンター長が集まるミーティングを毎日2回行っています。その間にトラブルや進捗の困り事があれば、その都度グループに投稿し周知するようにしています。これにより、ミーティング前に全員が状況を把握できているため、話がスムーズに進み、トラブルの早期解決につながります。

現場における具体的なアナログ作業の改善事例についてお聞かせください。

渡邉さん:

これまでは、電話で13桁のJANコードを読み上げながら棚番や在庫の確認を行っており、聞き間違いが起きないように注意を払う必要がありました。しかし現在は、テキストや写真で情報を共有できるようになったことで、確認の手間が減り、より正確にやり取りできるようになりました。その結果、現場の作業がスムーズに進むようになりました。

岡部 賢人さん:

営業や現場の社員が倉庫内の整備不良やレイアウト変更の際、写真を撮ってグループに共有しています。言葉で説明するよりもはるかに正確に状況を伝えられ、判断や改善のスピードが早まりました。

取引や基幹システムの制約回避にどのように貢献していますか？

岡部 賢人さん:

最新の商品情報は、LINE WORKS のノートにまとめて掲載しています。以前はメールで共有していたため、資料が埋もれてどれが最新なのか分かりづらい状況でしたが、ノートに固定することで、必要な時に迷わず最新データへアクセスできるようになりました。また、社内ネットワークに接続しないと確認できないという課題も解消され、場所にとらわれず情報を確認できる体制が整いました。さらに、大手ECサイトで使用する商品写真などのクリエイティブ素材もフォルダで管理し、関係者間でスムーズに共有できるようになりました。

まだ活用途上とのことですが、御社独自の活用例はありますか？

岡部 賢人さん:

LINE WORKSを使い始めた当初から行っているのですが、総務課長が手帳に手書きで作成していた出張や来客予定を写真に撮って全体チャットに毎日流し、情報共有をしています。この方法は、正確な情報を迅速に全社員へ届けるための「デジアナの境地」と呼べる使い方だと感じています。最初は休んだ人のアナウンスのみでしたが、現在ではメーカー来訪者の日時などを詳細に記載し、各部署で共有できるように改良されています。

コミュニケーションの変化は、従業員の方の働き方や意識にどのような影響を与えましたか？

渡邉さん:

何より、情報の風通しが格段に良くなったと実感しています。以前は困りごとが1対1の会話の中だけで止まってしまうこともありましたが、今ではオープンなグループトークで共有されることで 、全員が状況を把握できるようになりました。結果として、現場どうしが助け合いやすくなり、組織として大きな前進になっています。

岡部 賢人さん:

特に、営業は外出が多くメールでは既読確認ができないため、事務所側は不安になることがありましたが、LINE WORKSならスタンプ一つで返答や確認が取れるため、連絡のストレスが減りました。

今後、LINE WORKSをどのように活用していきたいとお考えですか？

岡部 賢人さん:

現在は手書きで管理している外出・出張・休暇などの予定を、今後はカレンダー機能を活用して全体の動きを可視化していきたいと考えています。そうすることで、社内連携がよりスムーズになり、情報共有の精度向上にもつながると期待しています。

将来的には、基幹システムとの連携も視野に入れています。例えば、受注状況が自動で通知されるようになれば、都度システムを確認する必要がなくなり、リアルタイムに状況を把握できるため、業務効率のさらなる向上が見込まれます。今後も社内の情報基盤として活用の幅を広げ、業務効率化と生産性向上を継続的に進めてまいりたいと考えています。その実現を力強く後押ししてくれる存在として、大いに期待しています。

【お話を伺った方々】
岡部 弘幸さん

代表取締役社長。創業95年の同社を率いる3代目社長。全国家庭用品卸商業協同組合の理事長も務める。

岡部 賢人さん

社長室長。前職でのIT企業経験を活かし、社内のIT化推進を担当。

渡邉 孝行さん

商品部 課長。7カ所の倉庫拠点の運営管理と人員配置、および発注業務を担う現場の責任者。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年11月当時のものです。

＜本事例のポイント＞

•  CXトークによるステータス管理（対応完了/未対応）の徹底により、案件の取りこぼしがゼロに
  – 従来利用していた複数の外部ツールをLINE WORKSとCXトークに集約し、案件の情報入力や確認などの対応工程を削減
  – 依頼メールをCXトークで一元管理し、安定した業務遂行を支援する基盤を確立
  – LINE WORKSのグループとノート機能を活用し、小チームでの情報連携や、電気錠、スマートキーに関する専門的な技術情報の共有を推進

• 御社の事業概要をご紹介ください。

伊藤さん:

当社は家や車、金庫などの鍵のトラブル対応を24時間365日行っています。当社への依頼は、一般のお客様が約35%で、残りの約65%は法人顧客からのご依頼です。具体的には、不動産管理会社さんや損害保険会社さん、ロードサービス事業者さんからの依頼が主となります。特にロードサービスからのご依頼だと、出先で鍵をなくしたといったトラブル対応に駆けつけることが多いです。

現在、インターネット検索で鍵業者を呼ぶ一般顧客の約90%は、安価な広告表示で集客し、現場で高額を請求する業者に連絡してしまう状況が多発しているのが現状です。背景には、インターネット広告費が高騰し、お客様一人あたりの集客コストが非常に高額になっていることが挙げられます。当社は、この競争の中で、売上の65%が提携した企業案件という安定した収益を基盤に事業を安定させています。これが当社の最大の強みであり、愛知、岐阜、静岡、東京、神奈川、埼玉といった広範囲をカバーする拠点体制と、最短10分〜でお伺いする迅速な対応力も強みです。

これまでどのような課題を抱えていましたか？

伊藤さん:

以前は、電話で依頼を受けてから、外部のノート共有ツールに案件の詳細を記録し、そのリンクを旧社内チャットツールに貼り付けて、作業員に電話で指示を出していました。案件詳細の記録とリンク貼付、作業員への指示という二重の入力・連携作業が発生していたのです。また、法人顧客からの詳細依頼は共通メールアドレスに届いていたのですが、対応漏れや重複を防ぐために、対応が終わったメールはすべて削除するという運用でした。その結果、後から依頼元に問い合わせられても履歴がないため、Excel形式の作業日報ファイルからデータを逐一探す手間が発生していました。さらに、旧社内チャットツールは通知が多く、メンションされないと通知が来ない設定ができなかったため、スタッフが通知を全てオフにし、重要な連絡さえ見落としてしまうという問題も深刻でした。

LINE WORKSとCXトークを選定された理由や決め手は何でしょうか？

伊藤さん:

きっかけは、セキュリティに関する展示会で、たまたまLINE WORKSを知ったことです。最も大きかった決め手は、通知機能です。LINE WORKSであれば、私のように全てのトークルームに参加している人間でも、メンションされた情報だけを確認し、その他の情報は必要な時にだけ見ることができます。これにより、通知の見落としを防げる点が魅力でした。また、オプションのCXトークは、メールやLINE公式アカウント経由の問い合わせを、CXトーク画面内に集約し、チームで対応できます。この仕組みにより、従来の共通メールアドレス宛の依頼もCXトークで受信でき、受信した依頼ごとに「対応完了」や「未対応」といったステータスを付与して管理できることが魅力でした。

業務フローはどのように効率化されましたか？

伊藤さん:

現在は、依頼元から電話で出動の可否を確認した後、メールで詳細がCXトークに届きます。それを事務スタッフが確認し、作業員に電話で依頼を伝えます。作業員はCXトークで詳細を確認し、現場に向かい、対応完了後にステータスを「対応完了」に切り替える流れとなっています。

案件は月ごとにグループのノートにまとめています。作業員は現場での対応完了後、Excel形式の作業日報にその内容や金額を記録しており、事務方は、このExcelのデータとLINE WORKSのノートの内容を照らし合わせることで、抜けや金額の間違いがないかを確認しています。

案件管理にはどのような具体的な効果が得られましたか？

伊藤さん:

従来の対応完了後にメールを削除する運用がなくなり、依頼が来たにも関わらず誰も対応していない未対応の状態が一目で把握できるようになり、案件の取りこぼしはゼロになりました。過去のメール履歴や、こちらが送ったメールのやり取りがすべてCXトーク内に安全に残るため、後から問合せがあっても、以前のように作業日報ファイルからデータを探す手間がなくなり、スムーズな確認が容易に行えます。これにより、スピード感が重要な問い合わせ対応にも効率化が図れています。

以前使用していたノート共有ツールと旧社内チャットツールは廃止し、LINE WORKSのノート機能に集約したことで、案件の情報入力の手間が一つ減りました。また、細かい点ですが、作業員が現場の顧客の電話番号にタップ一つで連絡できるようになったため、現場での対応スピード向上にも繋がっています。

案件管理以外でLINE WORKSはどのように活用されていますか？

伊藤さん:

有料のオンライン会議サービスを解約し、社内ビデオ会議をLINE WORKSのビデオ通話機能に移行したことで、愛知、岐阜、静岡、東京、神奈川、埼玉といった全拠点の複数名で会議を円滑に実施できるようになりました。

また、複数の小チームでグループトークを使っています。そこではリーダーグループでの会議内容の共有や、進捗の確認、そして特に技術的な情報として、電気錠やスマートキーに関するナレッジ共有も行っています。新しい鍵の情報や技術的な内容を動画で流して共有することもあります。

今後のCXトークの活用について、どのような展望をお持ちでしょうか？

伊藤さん:

将来的には、個人のお客様からの問い合わせ対応を強化したいと考えています。現在、当社のLINE公式アカウントに来る問い合わせは、社員がリアルタイムで確認できていないため、あとから気づいてお客様を無視してしまう状況が発生しています。本来、お客様とのトラブルを避けるために、鍵穴や現場の写真を送ってもらい、位置情報も確認した上で、正確な金額を提示してから出動するのが理想です。CXトークであれば、LINE公式アカウントからの問い合わせをリアルタイムで全員が把握し、迅速な対応と正確な見積もりが可能になる。この理想的な運用体制を確立していきたいと考えています。

【お話を伺った方々】

伊藤 バリヤさん　同社の社長として業務全般とITツール導入を取り仕切る。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 医療チームの情報共有が円滑になり急患の対応がスピーディに
• 急性期病院・回復期病院・在宅サービスが部門の枠を超えて情報連携
• 連絡業務の効率化による時間外労働の短縮が働き方改革の推進に寄与

白十字病院の概要をご紹介ください。

渕野さん:

地域医療支援病院の認可を受けている当院は、福岡市西部～糸島エリアにおける「高度専門医療」「救急医療」「在宅療養後方支援」「健康なまちづくり」の役割を担っています。以前はケアミックス型の病院でしたが、開設40年目の2021年4月に、急性期に特化した白十字病院と、回復期に特化した白十字リハビリテーション病院に分院。同じ母体の社会医療法人財団白十字会が運営する居宅介護支援事業所や住宅型有料老人ホーム、訪問看護ステーションをはじめとする在宅サービス事業と密接に連携しながら、地域の皆さまに幅広い医療・福祉サービスをご提供しています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

渕野さん:

白十字病院が分院した際に元の場所とは別の敷地に新築移転したため、以前は対面でできていたリハビリ関係のスタッフとの連絡が、すべて電話かメールで行わなければならなくなりました。また、分院した時期はコロナ禍で、同じ院内のスタッフどうしでも対面を控えていたことから、ICTツールによってコミュニケーションを促進することが必要不可欠だと考えました。

田中さん:

職員間の連絡は、電話と電子カルテのグループメール、WEBメールの3つ連絡手段がありましたが、電話は相手の都合に左右されるためタイムリーな情報共有が難しく、電子カルテのメールはＰＣがあるところでしか確認できないなど、どの連絡手段も院内のスムーズな情報共有に課題がありました。また、忙しい医師へ電話をかける際、看護師や事務職員は「今連絡をしても大丈夫だろうか？」と診療の妨げにならないタイミングかどうか常に気を遣っていました。

阪元さん:

医師は診察以外にも会議の予定も多く、電話でのやりとりでは看護師や職員からの連絡や報告をタイムリーに受けとることが難しく、重要な用件への対応が遅れてしまうこともありました。

中島さん:

白十字リハビリテーション病院の看護部 次長である私は、白十字病院からの患者さんの転院の受け入れ調整も担当しています。移転前は対面で行っていましたが、病院間の連絡は基本的に電話で、私も白十字病院の担当者もお互いに多忙なために出られないことが多く、スムーズにコミュニケーションを取れないのが悩みの種でした。また、患者さんのリハビリの支援においても多職種と協力し合うことは必要不可欠ですが、患者さんに関する伝達事項をメンバー一人ひとりに同じ内容の電話をかけなければならず、時間と手間がかかっていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを運用されるようになった経緯をお聞かせください。

福田さん:

臨床現場における病院DX改革として、2022年に白十字病院で医師、看護師、システム開発室、事務部門をメンバーとするDXセンターを立ち上げました。白十字病院にはスマホがすでに採用されていたため、職員間の効率的なコミュニケーションツールとして、操作性がLINE と共通し職員が使いやすいLINE WORKS を導入しました。 臨床現場での有効性を検証するため、まず白十字病院脳卒中センターをモデル病棟として試用を開始しました。

急性期脳卒中は、医師や看護師、救急センター、放射線部、手術室、ICUなどさまざまな専門職が緊密に連携して迅速に対応しなければなりません。以前は搬送されてくる 急患の情報が医師から各専門職へと電話で伝えられるため時間がかかり非効率的でしたが、LINE WORKS導入後は担当医師が救急隊から得た患者さんの情報を医療チームのグループトークに発信して、一斉に周知できるようになりました。来院後の情報も逐次 LINE WORKS で共有され、医療チームの誰もが、対象の患者さんに関する最新の情報を常に把握できている状態になり、意志を統一して迅速に治療を開始できるようになりました。

田中さん:

LINE WORKSの導入効果が証明されたことを受けて本格的に運用することが決まり、白十字病院内の多数の部署に利用を拡大。その後、白十字リハビリテーション病院や在宅サービス部門でも活用することになり、急性期・回復期・在宅サービスの各担当者が速やかに情報を共有しながら医療・福祉サービスを包括的に提供できる体制が整いました。

LINE WORKSの活用に際して特別な運用ルールや機能制限を設けられましたか。

田中さん:

患者さんの情報を保護する必要がありますので、病院が配付したスマホやタブレットでしかLINE WORKSにアクセスできないようにしています。接続できるIPアドレスの制限を設定し、BYODは認めていません。また、管理側が端末を一元管理できるようMDM（モバイルデバイス管理）を導入しました。院内でのみ使える環境なので、外部トーク連携を除いて機能制限はせずに自由な利用を促進しています。

白十字リハビリテーション病院におけるLINE WORKSの活用シーンをご紹介ください。

・急性期病院からの転院調整を電話からLINE WORKSに置き換えて効率化

・在宅サービス部門との情報共有がスムーズに

中島さん:

白十字病院から白十字リハビリテーション病院への受け入れが決定した患者さんの転院調整が電話からLINE WORKSに置き換わり、転院調整が格段にスムーズになりました。用意した定型文に患者さんの転院希望日時などを入れて送信し、テンポよくコミュニケーションをとるためにコメントにリアクション機能だけをつけてもらうようなルールにしています。

定型文によるコミュニケーションで転院調整が格段に効率化した

多職種で構成される病棟内のグループも多数あり、例えば「ご家族の都合で患者さんの今日の転院時間が少し遅くなる」といった連絡を白十字病院から受けると、その情報を共有すべきグループのスタッフ全員に一斉に伝達。忙しいときでもちょっとした隙間にメッセージを確認して素早く対応できるのはチャットならではのメリットです。また、やりとりがテキストとして残るので、「言った/言わない」のトラブルも起きなくなりました。

そのほかにも、セラピストが患者の移乗動作など動画撮影を行い、病棟のグループトークにのせて情報共有を行っています。LINE WORKSのグループに掲載することで、いつでも・どこでも移乗動作の確認ができるようになりました。

吉田さん:

地域包括ケア病棟のリハ責任者として病棟にいる患者さん全員のリハビリスケジュールを毎日立てる必要があります。リハビリスタッフや看護師でその日行われるカンファレンスや会議をカレンダー機能で共有できているおかげで、効率よくリハビリスケジュールの作成が行えています。

入院中の患者さんの動きや介助方法についても画像や動画を用いて病棟スタッフと共有することで患者さんへの対応を統一することができています。

口頭やテキストでは伝えにくい動作などは動画で共有することで、患者さんごとの対応品質の向上につながっている

在宅サービス部門ではLINE WORKSをどのように活用していますか。

・訪問看護やリハビリスタッフ、ケアマネージャーなどが事務所外での連絡ツールとして活用。

田中さん:

訪問看護ステーションでは、グループトークで事務所外にいることの多いスタッフへもスムーズに情報共有することができるようになりました。患者さんのご家族から緊急の連絡があった際も、トークで一斉に伝達し、患者さんの自宅付近にいるスタッフや手の空いているスタッフが素早く対応しています。訪問リハビリのスタッフも、訪問中に患者さんの容態に異変があった際も、バイタルデータを看護師に送って適切な処置の指示をもらうことができています。

ケアプランセンターでは、ケアマネージャー全員でグループを作成し情報を共有しています。ソーシャルワーカーからの新たな患者さんの利用依頼もLINE WORKSで伝えられ、担当できるかどうかを速やかに返答できるようになっています。

事業所外にいるスタッフどうしの患者さんに関する相談や伝達もスムーズに

病院長や情報システム部門として、LINE WORKSの導入成果をどうご覧になっていますか。

渕野さん:

以前のように情報の共有に時間と手間をかけることなく、伝えたいことを伝えたい相手に、瞬時に、そして漏れなく伝えられるようになりました。メールは相手がいつ見たか分かりませんが、トークには既読機能があります。返信がなくても既読がつけば安心できることで、職員の気持ちにもゆとりが芽生えているように感じます。

阪元さん:

コミュニケーションが効率化したことで、業務生産性が向上していることを感じます。導入前と比べると時間外の仕事が確実に減っており、働き方改革にも貢献してくれています。

田中さん:

システム開発室が利用者にアンケート調査をしたところ

• ・医師とのコミュニケーションがしやすくなった: 94％

• ・電話と比べてコミュニケーションが増えた: 85%

• ・今後もビジネスチャットツールを使いたい: 97%

という結果となり、大半のユーザーがLINE WORKSに大きな利用価値を感じていることがうかがえます。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

阪元さん:

2つの病院と在宅サービス部門の連携をさらに強め、各職場のスタッフが患者さんやご家族から吸い上げた情報や要望をしっかり共有して対応することで、医療や福祉サービスの質をいっそう高めていきたいです。

渕野さん:

将来的に地域の医療機関とも広くつながって情報を共有できるようになれば患者さんの受け入れなどがよりスムーズになり、地域包括ケアの推進にも寄与してくれるのではないかと思います。

田中さん:

職種によっては患者さんのご家族と連携することも重要なので、外部のLINE WORKSやLINEとつながれる外部トーク連携機能の活用を検討しています。

病棟のスタッフが身軽に動けるようにするには、携行するデバイスをできるだけ減らすことが重要です。さまざまなシステムとLINE WORKSを連携させ、スマホ1台あれば業務が完結するような仕組みづくりも進めるつもりです。

また、システム開発室にはPCやICT機器に関する問い合わせが多数寄せられるので、Botによる自動回答の仕組みなども構築できればと考えています。

【お話を伺った方】

渕野 泰秀さん

白十字病院 病院長。日本外科学会認定登録医・指導医。日本消化器外科学会認定登録医・指導医消化器がん外科治療認定医。

阪元 政三郎さん

白十字リハビリテーション病院 病院長。日本脳神経外科学会専門医。日本脳卒中学会専門医日本リハビリテーション医学会臨床研修指導医。

福田 健治さん

白十字病院脳神経外科部長。白十字病院DXセンター長。日本脳神経外科学会専門医・日本脳神経血管内治療学会指導医・日本脳卒中学会専門医。

中島 公子さん

白十字リハビリテーション病院 看護部次長。回復期病棟の課長も兼務。

吉田 拓哉さん

白十字リハビリテーション病院 地域包括ケア病棟で理学療法士としてリハビリテーション業務に携わる。

田中 咲妃さん

医療情報本部 システム開発室で法人内のシステムやICTツールの導入支援・運用を管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年8月当時のものです。

本事例のポイント

• 多くの職員が使い慣れているLINEの使い勝手とセキュリティが導入の決め手
• 医師への連絡はトークも活用し、電話対応による診察の中断が減少
• 掲示板にFAQを掲示し、問い合わせ業務の負担が3分の１に軽減

福岡赤十字病院の概要をご紹介ください。

本山さん :

1947年に開設された福岡診療所を出発点とする当院は、「信頼と調和に基づく最良の医療〜地域を尊重、世界を視野に〜」を理念に、福岡市南部エリアで医療サービスを幅広く提供しています。36の診療科と500床以上の入院ベッドを擁し、がん診療の中核病院としての役割も果たしている病院です。

院内のIT環境整備にも力を入れており、2024年1月に電子カルテシステムを刷新したほか、セキュリティに十分な配慮をしたうえで医師がスマホでカルテ情報にアクセスできる環境を整えるなど、医療DXに積極的に取り組んでいます。

これまでどのような課題に直面していましたか。

安達さん :

当院には1,000名以上の職員がおり、交代制で24時間勤務をしている部門もあります。そのため情報をリアルタイムに伝えることが容易ではなく、特に部門をまたいでの連絡や情報周知が困難でした。

前角さん :

個人PCを支給されている職員は限られているため、医師や師長以外の看護師は病棟に設置された共用のPCを利用しています。連絡事項は、電子カルテシステムと連携するグループウェアで共有していたのですが、PCを常に確認できるわけではないためタイムリーな情報共有が課題でした。また、グループウェア以外にも紙文書や電話、メールなど連絡手段が複数あったため、重要なメッセージの見落としを防ぐ対策も必要でした。

本山さん :

医師としてもっとも困っていたのが診察中の電話対応でした。主な連絡手段は電話だったので、緊急度の高くない用件でも、電話対応のために診療を中断することがありました。患者さんを待たせてしまうことや、診察中の会話が途切れるとまた最初から話をしなければならなくなることもあり、患者さんも医師も時間を奪われてしまっていました。

また、医師が「明日の手術の予定はなくなりました」や「今から急患の対応をするのでしばらく連絡が取れなくなります」など緊急連絡を多数の関係者に周知するために、個人携帯でLINEを利用している診療科もありました。ただ、そこではセキュリティ上、患者名などの個人情報は絶対にやりとりできませんし、逆に個人情報を伏せることによって患者さんを取り違えてしまうリスクもあったので、院内の情報共有手段の改善が必要だと考えていました。

高橋さん :

私が所属する手術室では、各診療科の担当者からの連絡を取りまとめて週単位で手術スケジュールを組んでいます。以前は、関係者に調整したスケジュール表の写真をメールに添付して送付し、スケジュールに問題ないかどうかを確認してもらっていましたが、なかなか返信がなく、直前まで手術日程を確定できないことが多々ありました。

グループウェアで発信していた連絡事項も誰に情報が届いているのか分からないため、電話をかけて確認することが多く、手間がかかるうえに、相手の業務を中断させてしまうのも悩みの種でした。

安達さん :

このような課題を抱えていた中で、職員に支給していた携帯電話をスマホに入れ替えることになりました。グループウェアにもチャット機能はありましたが、PC利用が前提のもので閲覧可能なPCが限られており、業務中に確認することが難しかったため、スマホで利用できるチャットツールを新たに導入しようと考えました。

数あるチャットツールの中から、なぜLINE WORKSを選定されたのでしょうか。

安達さん :

いくつかのツールを比較してLINE WORKSを選んだのは、多くの職員が使い慣れているLINEに操作性が近く、導入教育をしなくてもスムーズに定着することが期待できたからです。新しいツールを導入しても上手く活用してもらえずに結局定着しない、ということは避けたかったですし、加えてチャットツールはさまざまな職種や年齢層の職員が利用するだけに、誰でも簡単に使えるものである必要があります。LINE WORKSはその条件を満たすチャットツールだったので、当院のコミュニケーション基盤として導入を決めました。

本山さん :

以前からLINE WORKSを導入している他の病院事例を耳にしており、使い勝手が良いというイメージを持っていました。また、患者さんの医療情報などを扱う病院ではセキュリティを担保することが非常に重要ですが、LINE WORKS上でやりとりした情報が国内のデータセンターで管理されていること、データが端末ではなくクラウド上に保存されることから情報漏えいリスクが低いのも決め手でした。

最終的に、スマホを支給した医師、師長、日替わりの看護師リーダー、その他パート・アルバイトを除く職員用に500近くのアカウントを発行して、運用を開始しました。

LINE WORKSの利用にあたってどのような整備・運用ルールを制定されましたか。

前角さん :

医療従事者どうしで機密情報を扱うため、支給しているスマホは院内のネットワークにしか接続できないようにしています。また、指紋認証でのログインの推奨やデバイス紛失時の速やかな報告を義務づけています。LINE WORKSの管理者機能で、テキストをコピーできない設定にしています。

当院で必要なセキュリティ対策を講じ、LINE WORKSでは患者名を出してやりとりできるようにしましたが、同姓同名の方などを取り違えるリスクを低減させるために、患者さんの情報をやりとりする場合は必ずIDを明記して連絡することをルールとしています。また、患者さんの容態を連絡するために血液検査結果やレントゲン写真は共有できても、機微な個人情報を含むカルテの記載内容を撮影して共有することは禁止するなど、細心の注意を払って運用しています。

本山さん :

LINE WORKS導入にあたって説明会を3回に分けて行いましたが、その際に、テキストコピーなどセキュリティの観点から管理者側で制限している機能とその理由を説明することで、職員に納得してもらうことができました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンをご紹介ください。

・緊急度によって電話とトークで使い分けができるようになり、診察中の電話対応が減少

・診療科を横断した関係者との会議や手術などの日程調整もスピーディに

本山さん :

急ぎでない連絡はトークでやりとりするようにしています。医師として最大のメリットだと感じているのは、電話対応によって診療を中断することが少なくなったことです。患者さんとしっかり向き合って診察をすることができるようになりました。

また、病院としてLINE WORKSで患者さんの情報にある程度触れてやりとりできるようにしているので、より分かりやすい状況説明が可能ですし、手術日程や自身の予定の変更など早めに確認してほしい情報の伝達がスピーディになりました。グループウェアやLINEで連絡していたときに比べて情報を安全かつリアルタイムにやりとりできるようになったと感じています。

電話連絡がトークに置き換わり、情報伝達がスムーズに

高橋さん :

手術のスケジュールは、専用のグループをつくって関係者全員に共有しています。スケジュール表の写真をトークルームで送れば速やかに確認してもらえるので、手術日直前まで確定しなかったスケジュールが、今では手術日の前の週には確定するようになりました。

関係者からのレスポンスが速くなり、スムーズにスケジュール調整できるようになった

医師や看護師、臨床工学士、薬剤師など、職種をこえたやりとりも電話やメールに代わってグループトークで行うようになりました。以前は電話をして相手の業務を中断させてしまうことに抵抗がありましたが、LINE WORKS導入後は、返信がなくても誰が既読か分かるので、以前のように何度もメールを送ったり電話をかけたりして連絡が行き届いているか確認する手間がなくなりました。

前角さん :

総務課など事務系の部門でも、委員会ごとのグループを作成し情報共有をしています。トークで流されてほしくない情報は、グループのノートに保存しておくことができるのも便利です。

導入前に期待したとおり、LINE WORKSは誰にとっても使いやすいようで、操作方法に関して問い合わせを受けたことはこれまで一度もありません。複数あった連絡手段がLINE WORKSに集約されたことで、重要な情報の見落としを減らすことができました。

他にはどのようなLINE WORKSの機能を活用されていますか。

【掲示板】FAQをアップして問い合わせ対応業務の負担を軽減

【アンケート】多数の職員の意見収集が大幅に効率化

本山さん :

2024年1月に電子カルテシステムをリプレースした際、医師や看護師から使い方などに関する多くの問い合わせが情報システム課に寄せられてきました。同じような内容の問い合わせが多かったことから、LINE WORKSで「電子カルテ情報」という掲示板を作成してFAQを掲載して周知することで、一般的な疑問は掲示板を確認して解決してもらえるようになり、対応業務の負担が軽減しました。

これまでの経験から、掲示板にFAQを掲載していなければ2~3倍の数の問い合わせがあったと思います。

FAQを掲示板に掲載することで、情報システム課の問い合わせ対応の負担が軽減された

本山さん :

他にも、アンケート機能を利用して他の病院支援の出張に協力してくれる医師の募集や、職員の意見収集を実施しました。多数の職員に対面や電話で一人ひとりに意見を確認するよりもスムーズで便利なので、今後さらに積極的に活用していきたいと考えています。

一人ひとりに意見を確認する手間がかからず、回答結果も自動集計される

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

前角さん :

例えばPCが不具合を起こしたときなど、機材のトラブルがあった際にトークで質問を送信するとBotが自動回答をするような仕組みを構築することで、問い合わせ対応業務をさらに省力化できればと考えています。また、現在は院内のみでLINE WORKSを利用していますが、災害対策専用のPCにもLINE WORKSをインストールして、非常時にも活用することを検討しています。

本山さん :

管理者機能のさらなる活用など、LINE WORKSを有効活用することで業務効率化を進めて、医師や看護師を含む職員の働き方改革、DXの実現につなげていきたいです。

【お話を伺った方】

本山 健太郎さん

副院長と移植外科部長を兼務。IT推進委員会の委員長も務める。

安達 浩平さん

総務課総務係長と事業推進課 事業推進係長を兼務。LINE WORKS導入も支援。

前角 崚さん

ネットワークエンジニアとして院内のネットワーク整備や通信端末の管理などに携わる。

高橋 美弥子さん

手術室長として手術部門に所属する全31名の看護師を統括する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年当時のものです。

本事例のポイント

• LINE WORKSでスムーズな安否確認体制を確立
•  kintoneと連携し、在庫管理やアルコールチェック記録などの業務を効率化
•  紙で作成・管理していた社員食堂の利用券をデジタル化し、総務の負担が大幅減

御社の事業内容をご紹介ください。

羽刕（うしゅう）さん :

釧路市と雄別炭鉱を結んでいた鉄道会社の機関車製造・修理部門が独立するかたちで1956年に設立された当社は、1960年代から鋼製橋梁の設計・製造を主業とするようになりました。設計・原寸CADシステムやNC一次加工ライン、仮組立形状シミュレーションシステムなどITを活用した高度な生産技術を有し、これまで200橋ほどの製造を手がけてきました。近年は、高い技術力を活かして製缶、大型クレーン製造、水門製造、製紙業向け産業機械製造などに参入。また、道内のロケット開発のベンチャー企業に出資してロケット部品を供給するなど、宇宙開発分野への進出も果たしています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

羽刕さん :

市場の縮小や人口減少など、当社の事業を取り巻く外部環境は厳しさを増す一方です。当社は「強い会社が生き残れるのではなく、変われる会社が生き残れる」との認識に立ち、製造のみならず工程管理や財務会計領域などにも積極的にシステム導入を進めて生産性の向上を図ってきました。しかしバックオフィス業務に関しては、紙や人手に頼る部分がまだ残っており、これを改善することが大きな課題でした。

小澤さん :

以前のアナログな仕事の代表例として、総務部が社員食堂の利用者に配布する食券の作成業務が挙げられます。紙の食券は、配布したら都度作成しており、原紙をコピーして断裁した20枚の食券を1セットにして綴じるという手間が生じていました。この手作業にかなりの時間と労力を費やしており、多い時では丸1日かかることもありました。

竹内さん :

購買業務に携わる私は、現場担当の社員のシーズンごとの作業服を調達する際、紙の申込書を各人に配付してサイズを記入してもらい、それを回収して取りまとめるのに手間がかかっており、こうした業務をどうにかデジタル化できないものかと思っていました。

羽刕さん :

また、当社は十数年前から他のグループウェアを利用していますが、UIがPCベースでスマホでは使いづらく、アカウントやメールアドレスは現場で作業をする社員に付与していませんでした。そのため、バックオフィスが行う会社の重要な案内や業務連絡などが全社で迅速に共有できないことも大きな課題でした。

どのような経緯でLINE WORKSとkintoneを導入されたのですか。

羽刕さん :

バックオフィスの負担軽減のためにアナログ業務のデジタル化と情報伝達環境の改善を進めようした矢先に、コロナ禍が発生。テレワーク勤務が必須となり、業務連絡用として2020年6月に全社員にスマホを支給するのと同時にLINE WORKSを導入しました。

また、時期を同じくしてアナログ業務をデジタル化する仕組みを構築するために、ノンプログラミングでさまざまな業務アプリを作れるkintoneと、プログラミング技術がなくてもLINE WORKSと連携できるJobocoを導入しました。社員間の連絡ツールとして使い勝手が良いLINE WORKSと連携できれば、社内のさまざまなデータ登録の省力化や業務プロセスを可視化するのに利用できるだろうとの考えもありました。

まずはLINE WORKSの導入を進めたそうですが、どのような活用や成果がありましたか？

【トーク】安否確認の訓練に活用することでLINE WORKSの浸透を促進

【アンケート】社員へのヒアリング業務を省力化

【掲示板】会社からの重要な通達を速やかに周知

羽刕さん :

当社が立地する釧路は地震が多く、東日本大震災でも津波被害が出ています。緊急時の対応方針をすぐに伝えるために、全社員が入った「緊急連絡網」グループを作りました。LINE WORKSはスマホでも使いやすく、また誰がメッセージを読んだか個人単位で把握できる既読機能があり、非常時の社員の安否確認をスムーズに行うのに有用だと考えました。

導入から1年ほどは毎月1回、トークで安否確認の訓練を続け、しばらくすると全社員がこまめにLINE WORKSをチェックするようになりました。

小澤さん :

見返す必要がある会社からの通達事項はLINE WORKSの掲示板にもアップしています。メールアドレスを持たない社員にも直接情報が届くので、重要な伝達事項をより素早く周知できるだけでなく、未読者の確認もできるため、ちゃんと読まれているか不安になることなくなりました。社員も、スマホからいつでもどこでも閲覧できます。

竹内さん :

LINE WORKSのアンケート機能は、さまざまなヒアリング業務に活用して時短につなげています。紙で運用していた現場担当の作業服の調達では、サイズ確認をアンケート機能で行うことで、確認の手間を削減。回答データは自動的に集計できるので、とりまとめる作業が不要になりスムーズに発注できるようになりました。女性社員にとっては、服のサイズを紙に記入するよりアンケート機能で回答する方が抵抗感も小さいようです。

アンケート機能の活用で多数の社員へのヒアリングが格段にスピードアップ

羽刕さん :

業務連絡や情報共有がスピーディに行われるようになり社内のコミュニケーション基盤が整ったことを受け、次のステップとして手間のかかっていたアナログ業務を効率化すべく、kintoneとJobocoの活用を進めました。

LINE WORKSとkintoneをJobocoで連携した結果、どのような成果を得ましたか。

・事務用品の在庫が一定数減るとトークに自動通知される仕組みを構築

・アルコールチェックの測定結果の記録を効率化し安全管理担当者の負担を軽減

・Botから社員食堂の利用予約が可能になり、紙の食券作成業務が不要に

竹内さん :

まず着手したのが、事務用品の在庫管理と発注業務の改善です。各部署にあった事務用品のストックを一元化し、その在庫状況をkintoneで作成したデータベースで管理するようにしました。

事務用品を持ち出す人は、Jobocoで構築したLINE WORKSのBotで「消耗品持ち出し登録」を実行します。必要な備品と数を登録すると、kintoneのデータベースに反映されます。消耗品ごとに設定した数までストックが減ると、自動的に購買担当者に補充注文を促すトークが発信されます。従来のやり方では、不足分があるかどうか都度在庫を確認して発注する必要がありましたが、この通知により発注タイミングが自動で把握できるようになったため、在庫管理が大幅に効率化されました。

羽刕さん :

ドライバーの飲酒検査義務化が白ナンバー車を使う事業者にも拡大されることを受け、アルコールチェッカーによる測定結果をLINE WORKSのBotから入力すると、そのデータがkintoneのアルコールチェック記録アプリに保存される仕組みもつくりました。kintoneからいつでも入力の有無を確認でき、登録されたデータの検索も可能なので、記録保管における安全管理担当者の負担が軽減されています。

社員がLINE WORKSのBotから登録したアルコール検知の記録をkintoneで集計する仕組みを実現

小澤さん :

次に社員食堂の食券作成業務の改善に挑みました。紙の食券を作成・配布することをやめ、LINE WORKSのBotからその日の食堂の利用を予約すると、kintoneで作成した管理アプリにその情報が記録されるフローを構築。まる1日かかっていた食券作成の業務がなくなり、さらにペーパーレス化にもつながりました。また代金は給与から差し引きますが、個々の社員の利用回数がkintoneにしっかり記録されるので、紙の食券を数える必要もなくなり、精算作業も以前と比べてかなり楽になりました。

LINE WORKSのBotで食券の作成と予約をデジタル化し業務負担の軽減に。予約情報をkintoneで管理し代金の精算業務が省力化

新保さん :

食券作成業務が大きく効率化したことを実感しています。今まで食堂の利用者は当日の朝に食堂へ出向いて予約をする必要がありましたが、LINE WORKSのBotから食堂の利用登録を行えるようになり、出先にいる社員もスマホから簡単に予約できるようになりました。その結果、食堂の利用者が以前より増えました。

年配の社員も使いやすいよう、LINE WORKSのBotの質問項目をできるだけシンプルにしたことも利用促進につながっていると思います。

羽刕さん :

中小企業はスピード感をもって目前の課題解消をすることが大切です。社員に自発的にそれを実践してもらいたいとの考えから、2023年の春にDX推進チームを発足させました。ほかの社員の声も拾いながらkintoneとLINE WORKSを活用して、目の前にある業務課題に対して1つ1つ改善を進めてもらっていますが、まだまだ多くの業務課題を解消できるはずだと期待を寄せています。

竹内さん :

さらに次のステップとしては、事務用品の在庫管理の仕組みを応用して、製作部門担当者が調達する鋼材の在庫管理や発注業務にも活かし、現場の業務も効率化できればと考えています。

LINE WORKS活用に関する今後の展望をお聞かせください。

羽刕さん :

名刺管理サービスの情報をLINE WORKSのアドレス帳で管理するなど、導入済の他のツールや既存のグループウェアの機能を見直し、分散しているシステムをLINE WORKSに集約・一本化することを考えています。このことでコスト削減とツールの管理効率化が期待できます。

また勤怠管理クラウドの出退勤時刻の打刻をLINE WORKSから可能にするなど、さまざまなシステムとの連携も検討しています。

LINE WORKSが、社内コミュニケーションの円滑化だけではなく、業務データを可視化するための情報プラットフォームとして当社の成長戦略において重要な役割を担ってきていると感じています。

【お話を伺った方】

羽刕 洋さん

1985年に入社。経営企画室長を経て20年8月に代表取締役社長に就任。

小澤 健志さん

総務・庶務業務を担当。社内DX推進チームのサブリーダーも務める。

竹内 将人さん

製作グループで資材や備品などの購買を担当する。

新保 美玖さん

品質保証室で部材や橋梁製品の品質検査に携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年3月当時のものです。

Joboco・・・LINE WORKSと業務アプリ構築サービス「kintone」を連携するチャットボットをブラウザから簡単に作成できるサービス。
詳細はこちら

本事例のポイント

• 発注手続きを電話からトークに移行したことで誤発注数を半減し、1現場あたり数十万円単位のコスト削減を実現
• 現場の報告や相談をトークに集約。現場への移動がなくなり指示・確認が30分→5分に短縮し、残業時間を削減
• 掲示板やアンケート機能も活用し、普段顔を合わせない社員や職人とのコミュニケーションプラットフォームとして活用

御社の事業内容をご紹介ください。

小堤さん：

当社は大手電気工事会社のパートナー会社として、東京スカイツリーや六本木ヒルズといった都市部の大規模開発プロジェクトを中心に電気設備工事の一端を担っており、電力会社から供給された電力を建物内で使用できるようにする室内電気設備工事や通信に使用する設備を工事する弱電設備工などを手掛けています。従業員のうち現場で指揮をとる施工管理者と職人が7割を占めています。

LINE WORKS導入前の課題と、導入に至った経緯を教えてください。

矢代さん：

以前はチャットツールを利用しておらず、事務所や現場にいる職人どうしは主に電話で連絡を取っていました。ただ、現場で作業をしている職人がすぐに電話に出られることはあまりなく、大抵は折り返しの手間がかかっていて、情報共有が滞る場面が日常的に見受けられていました。

また、現場の状況を職人から電話で報告されることが多かったのですが、音声だけではどうしても伝わりにくい部分があり、かねてより電話に代わる連絡ツールを導入して職人との情報共有を円滑にしたいとも考えていました。

小堤さん：

2020年の初旬にLINE WORKSの導入を検討し始めたのですが、そのすぐ後にコロナ禍となり、当社が請け負う工事では遅延や中止や見直しが数多く発生していました。

また、当社の従業員は現場に常駐することが多いため、日頃から従業員どうしで定期的にコミュニケーションをとる機会を設けていたのですが、コロナ禍で対面でのコミュニケーションもストップせざるを得ない状況だったので、チャットツールには情報共有のプラットフォーム、そして業績回復の礎となることへの期待を寄せていました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選んだ理由をお聞かせください。

小堤さん：

5～6社のチャットツールを検討しましたが、LINE WORKSが最も始めやすいツールだと判断しました。ベテランの職人の中には新しいツールへの抵抗感を抱く人も少なくありません。親近感を持っている人が多いLINEと似た操作性のLINE WORKSであれば、職人を含む従業員への普及がスムーズなのではないかと考えました。また、イニシャルコストがかからないという導入ハードルの低さも選定理由の一つです。

矢代さん：

建設業に特化したツールではない点もポイントでした。業界特化型のツールの場合、「施工管理」や「入退場管理」といったように業界特有の習慣に合わせて開発・提供されています。だからこそ便利ではあるのですが、他の業務に応用して使うのは難しくなります。一方、LINE WORKSは業界や企業規模を問わず使えるような汎用性に優れた設計のため、工夫次第で自社にあった使い方ができると判断しました。

全社での本格運用開始までにどのような準備をされましたか。

矢代さん：

2020年3月頃から、まずは事務所内の社員でLINE WORKSフリープランの利用を開始しました。フリープランでも十分にLINE WORKS活用のメリットを実感できたため、2020年4月からアドバンストプランを契約してLINE WORKSのアカウントを職人含む全従業員に付与し、全社に展開しました。

小堤さん：

当時はLINE WORKSを当社のプラットフォームとして機能させるためには、まずハード面を整える必要がありました。そこでLINE WORKSの運用開始にあたって社用スマホを全社員へ貸与し、LINE WORKSを活用しやすい環境を整えることにこだわりました。

新しいツールへの抵抗感がある職人さんにもLINE WORKSを使ってもらうために、どのような工夫をされましたか？

矢代さん：

せっかくアカウントを用意しても使ってもらえなければ意味がないため、LINE WORKS浸透への第1ステップとして、些細な内容であってもトークで連絡を取るようにしました。メッセージに既読が付くようになれば、第2ステップとして「急ぎの用事があるため電話ください」とトークで連絡して、職人にLINE WORKSを確認・使用する習慣をつけてもらいました。

まずはLINE WORKSに触れてもらい、その後にメインの連絡手段として実際に機能を利用してもらうことで、徐々にLINE WORKSを浸透させていった結果、現場で利用する職人が増加していきました。周りの職人がLINE WORKSを利用し始めると、自分も利用した方が便利になると感じてもらえたようです。今では職人を含めた当社全体のLINE WORKSの利用率は約90%にも上ります。

LINE WORKSの具体的な活用方法および導入効果を教えてください。

・グループトークで材料発注を行うことで発注の不備がなくなり、誤発注の防止と利益確保を実現

・職人どうしで画像を活用してやりとりすることで、遠隔でもスムーズな指示が可能に

・従業員評価にアンケート機能のテンプレートを活用

小堤さん：

まず、業務連絡を電話からLINE WORKSのトークに置き換えました。例えば材料発注をする際には、商社の担当者には自社でLINE WORKSアカウントを取得してもらっています。アカウントの取得後、外部連携機能を使って現場にいる職人と材料を取り扱う商社の担当者も含めた「材料発注用グループ」を作成し、そこで発注連絡をしています。これまでは職人が商社へ電話して発注をしていたのですが、職人からの発注は「あの商品が○個欲しい」といった抽象的な内容の連絡が多く、聞き間違いによるサイズ違いや色違い、言った・言わない問題などが原因で誤発注が相次いでいました。それに加えて発注の重複も頻繁に起こっていました。

LINE WORKSを導入した現在は、職人が段ボールなどに記載した発注メモの写真を撮影して、その画像をグループに投稿して発注しています。これによって商社側は発注内容を目視で確認でき、発注の重複がないかを含めた確認や発注内容の補足が確実にできるようになりました。

その結果、誤発注が半減し1現場あたりのコストがおおよそ数十万単位で削減されました。さらに材料の廃棄コストや保管コストも大幅に減り、当社全体で考えると大幅なコスト削減、利益創出ができたように感じます。

矢代さん：

誤発注が少なくなったことで商社側にもLINE WORKS活用のメリットを感じてもらえているのではないでしょうか。

工事現場や社内での情報共有にもLINE WORKSを活用されているそうですね。

矢代さん：

職人や管理者が参加する「現場管理グループ」を工事ごとに作成し、施工の状況報告や相談などをしています。LINE WORKS導入前は、若手の職人は主に電話や対面でベテランの職人に相談をしており、指示を受けた後、場合によっては作業場所を移動して報告することもありました。電話でアドバイスをもらう場合も伝えられる情報に限度があったのも事実です。

現在は確認事項があったらグループに現場の写真を投稿して質問しているため、離れた場所にいても現場の様子を正確に把握できるようになりました。重要なケースを除いて、質問に対する指示もわざわざ現場に移動せずに、LINE WORKS上で確認できるようになりました。例えばある現場ではこれまで30分かかっていた指示・確認が5分になるなど効率化が実現した結果、他の業務により多くの時間を充てられるようになりました。工事全体のクオリティの向上にも貢献できていると思います。残業時間の削減にもつながっているでしょう。

小堤さん：

また、掲示板には私が週に1度のペースで従業員に向けたメッセージを発信しているほか、現場への周知事項もリアルタイムで投稿するなど、全社への情報発信手段として活用しています。

さらに当社では従業員の評価にあたり、自己申告シートを記入してもらっています。これまでは紙に記入をしてもらっていましたが、LINE WORKS導入後はアンケートのテンプレートを活用して作成したフォーマットでも記入できるようにしました。今では職人を含む多くの従業員がLINE WORKSでシートを記入してくれています。

LINEと操作性が似ているLINE WORKSは使い始めるハードルが低いため、アナログな文化が残る建設業界でも浸透しやすいのが特長です。「段ボールの発注メモをトークに投稿する」という発注方法をはじめ、アナログとデジタルをうまく組み合わせられる点がLINE WORKSのメリットであり、アナログな文化が残る業界でも受け入れられやすいのではないでしょうか。

今後LINE WORKSの活用をどのように発展させたいとお考えですか。

矢代さん：

現在、カレンダー機能を社用車の予約や個人の予定管理などに利用していますが、従業員間でのスケジュール共有をさらに強化したいと考えています。当社ではさまざまな規模の工事が同時に進行しているので、いつだれがどの現場で働いているのかをカレンダーで簡単に確認できるようにすれば、人員調整はよりスムーズになるでしょう。

共用の社用車の予約にカレンダーを活用。今後は従業員個人のスケジュール管理にも役立てたい

また、現場に定点カメラを設置し、LINE WORKSのビデオ通話機能を通して本社からも現場の様子を確認できるようにしたり、逆に現場から動画を送ってもらって音や明るさ、振動などを写真よりもより正確に把握して遠隔指示などにも役立てたりできればと考えています。

小堤さん：

協力会社の職人さんにもLINE WORKSの活用を広めていって、「第一建工にお願いするとLINE WORKSでやりとりができるから楽だ」と思っていただくことで職人の確保にもつなげられれば、と考えています。

さらに、LINE WORKSならフランクにやり取りができるので、世代を超えたコミュニケーションのきっかけとしての役割も期待しています。

【お話を伺った方】

小堤 篤史さん

代表取締役社長。

矢代 紘一さん

工事に関わる事務関係全般やツールの管理など現場のサポート業務を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年2月当時のものです。

本事例のポイント

• LITONE for チャットボットを採用し、検査報告書作成を自動化する仕組みを構築
• 検査報告書作成にかかる時間を8時間から2時間に短縮、顧客満足度向上にも寄与
• PCが苦手な社員や新入社員にも教えやすく、空いた時間を他の作業に充当して有効活用
• 予定管理や回覧板など、ひとつのアプリにまとまり、より便利に

御社の事業内容をご紹介ください。

長谷川さん：

1970年に創業した長谷川鉃工では、主にビルや学校の体育館などの骨組み部分を製作しています。ロボット溶接による複雑な加工を得意としており、高い技術と信頼を得ています。

2020年に創業から50周年を迎えて、お客さまからは「頼んでよかったと思っていただける仕事」を、社員からは「当社で働けてよかった」と思える会社にすることを理念に掲げています。2023年4月には、鉄の魅力を伝える体験型施設「アイアンプラネット ベースオブ津軽」をオープンして、工作体験や鉄に関する展示などを通じて地域社会への貢献にも力を入れています。鉄という硬いものを扱ってはいますが、頭まで固くならず、遊び心のある会社であり続けたいと考えています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題に直面していましたか。

長谷川さん：

2019年4月より順次施行された働き方改革への対応により、当社では時間外労働の短縮や有給休暇の取得などに取り組んできました。しかし、その結果、工場の稼働時間が減少し、売上が大きく減少してしまうという課題に直面しました。この課題を克服するために、4年ほど前からシフト制を導入して工場の稼働率を上げたり、ロボット設備を導入して生産性を向上させたりと、さまざまな対策を講じてきました。しかし、それでもまだ時間外労働が発生するケースがあるため、さらなる業務効率化が求められていました。

田辺さん：

特に時間外労働が多く発生していたのが、製造工程が適切に進んでいることを証明するために顧客へ提出する検査報告書の作成業務でした。具体的には、工事用デジタルカメラで撮影した製造工程の写真をパソコンに取り込み、何十枚の中から選定した写真を事務所で編集し、現場毎の専用Excelフォーマットに入力・出力して顧客へ提出するといった作業です。分担がしづらく、一人の社員に業務負荷が偏っていました。手直しが発生したり、検査報告書作成のためだけに事務所に戻らなければならない場合があったりと、非効率な状況が続いていました。

LINE WORKS とLITONE for チャットボットを選定した理由は何でしょうか。

田辺さん：

検査報告書の作成業務にかかる時間を効率化したく情報を探していたところ、チャットボットとkintoneを活用することで、工場にいながら報告書作成ができる仕組みがあることを知りました。

当社の社員には若手からベテランまでおりますが、ITスキルに長けているわけではありません。そのため、インターフェイスとなるチャットボットは、普段見慣れているLINEの画面と似ているLINE WORKSで行えば、ストレスなく使ってもらえると思い、LINE WORKSと連携しているGlobalB社の「LITONE for チャットボット」*および「LITONE for kintone」*の導入を決めました。

長谷川さん：

社員からLINE WORKSを使いたいと相談を受けたとき、私でも日常で使っているLINEの使い勝手や仕組みはそのままに、より高度なビジネス管理ができるツールで業務効率化に貢献できるイメージがすぐに湧き、導入を承認しました。

従前の課題だった検査報告書作成業務に、LINE WORKSをどのように活用していますか。

田辺さん：

まず、工場でLINE WORKSのアプリが入ったiPadで製造工程の写真を撮影し、そのままLINE WORKSのチャットボットの質問に回答しながら撮影した写真を選択して送信します。その回答情報がkintoneに連携され、kintoneに登録された情報が自動的に検査報告書として出力されます。

工場にいながら検査報告書作成業務のほとんどが完結され、あとは、事務所のパソコンでExcelファイルに出力し、画像の位置などを微修正するだけでお客様にメールでお送りできる状態になります。

Botを活用した検査報告書作成の様子。チャットボットでの回答作業は、慣れれば1分もかからず完了できる

金持さん：

まずは、私が最初にLINE WORKSとkintoneを使った検査報告書作成業務のやり方を覚えました。当初は不安もありましたが、使い方は簡単で、すぐに手順を覚えられました。

実際の操作は、LINE WORKSのチャットボットにタップで回答するだけですし、kintoneは出力ボタンをクリックするくらいなので、本当に驚くほど簡単に書類が完成します。報告書のデータベースとなっているkintoneですが、難しい操作をせずに扱える仕組みになっているのは、素晴らしいと思います。

報告書に添付される写真もクリアですし、仕様通りに作られているので、従来と比べて報告書の品質も全く落ちていません。

LINE WORKS活用によって、検査報告書作成業務にどのような変化がありましたか？

・1案件あたり8時間かかっていた検査報告書の作成時間が2時間に短縮
・検査報告書を即日納品することで、お客さまの業務スピードUPに寄与
・業務が引き継ぎしやすくなり、属人化から脱却

金持さん：

これまで、写真撮影時間を除き、写真データをExcelに取り込み、資料作成から印刷までに1案件あたり約30枚ある報告書の作成完了まで8時間かかってた作業が2時間に短縮され、業務時間内に完了できるようになりました。

わざわざ報告書作成のためだけに事務所に戻る必要もなく、移動時間も削減できています。

以前、遠方のお客さまが当社の工場に立会い検査に来られたときがありました。立会い時には写真を撮り終えていたので、当日、お客さまが帰りの新幹線に乗車するまでの1時間くらいの間で報告書を送付でき、「すごく早いね！」と大変喜ばれました。

工藤さん：

以前は、工事用デジタルカメラや写真選定の専用アプリなどを使えるのが主に私だったため、検査報告書作成業務を担当していました。報告書作成業務が集中すると時間外労働で対応する必要がありましたが、LINE WORKSとkintoneが連携されるようになってから、教えることが簡単にできるようになったので、今では誰でも報告書が作成できるようになりました。

誰にでも使えて、誰にでも教えることができるというのは、業務効率化にとって重要だと考えています。業務を引き継ぎしやすいチャットボットの活用はとても魅力に感じています。

田辺さん：

まず、検査報告書の作業時間が短縮され提出スピードも格段に上がり、お客さまにとっても、数日後に先方社内で提出していた報告書を帰社直後に上げられるようになったことで、お客さま満足度が向上したと思います。社員も短縮した時間で他の業務に取り組むこともできますし、作業が属人化しないため、有給休暇も取りやすくなりました。働き方改革にも貢献しています。

LINE WORKSの標準機能はどのように活用していますか。

【掲示板】紙の回覧板を置き換え、情報共有のタイムロスをなくしペーパーレス化
【カレンダー】休暇確認や業務量調整に活用
【トーク】自動翻訳でベトナム人の技能実習生・インターン生とのコミュニケーションを円滑化

田辺さん：

トークを使用してスピーディな報連相を徹底しているほか、カレンダーや掲示板も活用しています。

カレンダーで社員の休みを確認することで、業務量を調整し、スムーズな業務運営を実現しています。

カレンダーには社内の予定を入力。いつ・誰が・どこで・何をするのかを可視化している

また、紙の回覧版をLINE WORKSの掲示板に置き換えることで情報共有のタイムロスをなくし、ペーパーレス化にも寄与しています。

当社にはベトナム人の技能実習生・インターン生が計4名勤務しています。彼らとのコミュニケーションを円滑にするために翻訳機能を活用しています。日本語で送ったトークが即座にベトナム語に翻訳されるので、相互理解が促進し、スムーズな業務遂行を実現しています。

工藤さん：

これまで、チャットはこのアプリ、カレンダーはこのアプリ、回覧は紙、などそれぞれ別のツールを使い分けていたのですが、LINE WORKSで1つのアプリにまとまったので、以前より便利になっていると実感しています。

工場の生産性や社員の作業効率を向上するためにDXを推進してきたのですね。

長谷川さん：

私の中で、DX化とは環境整備、整理整頓です。難しいことをやるのではなくて、工場の仕組みを整えようとか情報の整理整頓をしようとか、そういったところからDXは進んでいくと思っています。

LINE WORKSは全社員が共有された情報に手軽にアクセスでき、チャット形式のトークや情報共有が可能なカレンダー、掲示板などの機能を搭載しており、情報の整理整頓に役立つと考えています。情報へのアクセス性に優れたLINE WORKSは、業務が属人化しやすい鉄鋼業界に適していると思います。

LINE WORKS活用に関する今後の展望をお聞かせください。

長谷川さん：

現状、LINE WORKSとLITONE連携による検査報告書作成業務の仕組みは、非常に上手くいっています。この仕組みを同業他社さんにも広げ、業界全体の活性化につなげていきたいと考えています。

【お話を伺った方】
代表取締役社長
長谷川 睦さん
会社を代表して業務の執行や契約締結などを行う。

専務取締役 統括管理
田辺 一久さん
LINE WORKS・kintone連携の導入推進および管理を担当。

営業部
工藤 亜希さん
営業管理および検査報告書の確認を担当。

金持 紗良さん
検査報告書の作成業務に従事。

*LITONE for チャットボット：LINE WORKSのチャットボットの質問に答えるだけで回答情報をkintoneに登録できるサービス

詳細はこちら
*LITONE for kintone：kintoneに登録した情報を希望書式のExcelファイルで出力するサービス

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。