本事例のポイント

• 周知からわずか2週間でPTA全体200名以上がログインした方法
  – 校長先生もLINE WORKSに参加、PTAの動きが学校側にも随時共有
  – PTA活動の記録をノートに、資料をフォルダに格納して情報を見える化
  – プロフィール情報を工夫して保護者のお子さんの情報が紐づけ可能に
  – PTA→先生→生徒と配布していたPTAからのお便りのトラブルが削減

宇都宮市立国本中央小学校の特色をお聞かせください。

鈴木さん:

本校は宇都宮市北部に位置する、開校120年を超える歴史ある公立小学校です。全校生徒は約300名、花と緑に囲まれた環境、校内には県内でも珍しいスケートリンクがあり、田植えや稲刈りなどの自然を活かした課外授業も積極的におこなわれています。
当PTAでは役員が31名、全体で約230名。執行部、広報部、学年部（1～6年生それぞれ）、保健体育部、整備部などいくつかの部やグループに分かれてPTA活動を分担しています。

LINE WORKSを知ることになったきっかけを教えてください。

佐藤さん:

個人情報が含まれたPTAの内容をプライベートのLINEでやりとりしていたのはセキュリティ上、心配でした。
課題も多かったPTA活動の中で、安全でワンストップで活用できる情報共有ツールをさがしていたところ、インターネットでLINE WORKSというものがあるというのを知りました。
ほかの小学校で使っている事例をみて、「現在の複数の課題を同時に解決できるのはこれだ！」と思いました。そして、すぐにLINE WORKSの導入説明会を申し込みました。
動画を観るだけのセミナーでしたが、パワーポイントの資料もダウンロードできたので、その資料を私がPTA執行部へのLINE WORKS導入プレゼン用に修正して執行部に提案しました。
導入する理由であまりネガティブなことを言って従来までのやり方が良くないと思わせてしまってもいやだなと思い、はじめは「便利らしいよ」程度に役員たちにプレゼンしたのを覚えています（笑）

LINE WORKS導入前はどのような課題があったのでしょうか？

渡邉さん：

LINE WORKS導入以前は各部長さんたちがプライベートのLINEで保護者とつながり、活動の情報共有をしていました。また、「PTAの連絡でプライベートのLINEを使うことに抵抗がある保護者」、「プライベートのLINEでほかの保護者とつながることを控えたい方」にはメールを使用していました。発信する各部長さんたちはLINEとメールの2種類のツールを使っていたので当時は簡単なお知らせも二度手間になっていました。
ほかにもLINEは本名ではなくニックネームで登録している保護者が多く、顔と名前が一致しないこともありましたし、「山田さん」、「高橋さん」など同じ苗字の方が多いと混乱してしまうことがありました。

はじめからPTA全体にLINE WORKSを導入したのですか？

佐藤さん:

まずはPTA会長、副会長たちで試験導入するところからはじめました。「LINEに似ている」という点は導入する上での絶対的なポイントで、誰でも使えるものじゃないとダメだなと思っていました。実際に試験導入してみてLINEとほぼ同じ画面・操作性だったので「これで大丈夫だな、操作説明が不要でPTAの皆さんにすぐ使っていただけそうだな」と感じました。

鈴木さん:

次に執行部、各部長、校長先生（学校代表）にも説明して導入していただき、試験導入の範囲を拡大しました。次に「PTA全体に導入しましょう！」と決まってからは早かったのを覚えています。

最初は「新しいツールを使う」ということで抵抗がある方もいるか心配でしたが、部長さんや役員たちが導入にあたり、丁寧に説明をしてくれたおかげで、反対の声がなかったのは大きかったです。特に丁寧に説明したのは「LINEと同じ使用感」、「個人の連絡先（LINE、電話番号）を教え合わなくていい」、「自動的に友だち追加されない」、「LINE WORKSからの通知はPTAのことだとわかる」などでした。

執行部が保護者たちに導入・ログインのお願いをはじめてから、約2週間で200名以上、約90％以上がLINE WORKSにログインしていただくことができました。登録・ログインでつまずいた方は、間違って自分のアカウントを2つ作ってしまった保護者1～２名だけで、すぐに修正対応ができました。

PTA全体へのLINE WORKS導入までの流れを教えてください。

渡邉さん:

LINE WORKSにログインしていただくには、管理者がメンバーを事前に登録して、そのアカウントとパスワードでログインしていただく方法があります。私たちのPTAは全体で220名を超えるため、事前登録する管理者負荷が高くなるということで、私たちは別の招待方法を選びました。

LINE WORKSにはQRコードをスマホの画面に表示し、相手に読み取っていただき、個人が名前などを入力、管理者は承認するだけでよいという登録方法があります。念のため、紙での説明を補助的におこないながら周知したのですが、想像以上のスピードで各保護者にログインしてもらえました。

メールやLINEでつながっていないメンバーには紙面を配布し、QRコードからメンバー登録をしてもらう。写真は新入学生へ向けた案内資料

LINE WORKSを導入して良かったと感じる点を教えてください。

鈴木さん:

私たちのPTAでは全メンバーのグループは作らず、部単位でトークグループを作成し、必要な人が必要な範囲で情報共有できるよう、情報整理しています。日々のトークでは「既読・未読機能」がついているので、情報が確実に伝わっているか把握しやすくなりました。主にイベントごとの連絡に使っており、たとえば「次のバレー大会で広報部の写真撮影担当者は、朝8時に体育館前に集合してください」というトークを送ると、指定した方からリアクションや返信がきます。未読のメンバーにはトークを送る際に「メンション機能」で、特定のメンバーに効率よく連絡を取れるところも便利です。

校長先生を含めた役員グループは「フォルダ機能」を使って、PTA総会の報告書、年間行事のスケジュール資料、救急救命講習の資料、運動会の準備資料など、PTAと学校が相互に共有しなければならない情報を共有しています。

学年部は活動の中に学校行事のお手伝いがあるので、たとえば子どもたちの田植えや稲刈りの行事ファイルを作成して、学校から来たお知らせをそのファイルに入れています。ほかにもプール当番や運動会の報告事項や反省点など、学校側にも必要な情報を「ノート機能」で共有しています。

お祭りや運動会の事前準備もトークで共有、ミニスタンプでメンバーが確認。

残しておきたいファイルはフォルダに保存し、いつでもデータの閲覧が可能に

藤岡さん:

生活指導部でも活用が進んでいます。学校登校時に子どもたちが横断歩道を安全に渡れるように旗を持って保護者が誘導する「旗当番」というものがあるのですが、その日の旗当番が終わると担当保護者から「本日の旗当番が終わりました」とトークが届きます。旗当番を欠席する保護者がでた場合、朝の忙しい時間ですがスピーディーに把握・対応ができています。

緊急時の対応も迅速になりました。たとえば、夏休みのプール当番中にお子さんが忘れ物をした場合プールに入れないので、保護者に直接LINE WORKSから連絡を取ることができます。以前は保護者へ直接連絡することができず、学校に「●年●組の●●さんが忘れ物をしてプールに入れないので保護者へ連絡をお願いします」と依頼をしていました。今では学校を経由せず直接LINE WORKSのアドレス帳から検索すれば、保護者に連絡が取れるので最短時間で解決できています。

福田校長:

LINE WORKS導入前のPTAとの「資料の共有」「連絡事項の共有」は、パソコンのメールを使っていました。外部とのメールが利用・閲覧できるパソコンが学校には1台しかないため、PTAとのやりとりの確認・返信の時間が限られていることが課題でした。

LINE WORKSを導入した今では、私は学校代表として役員グループに参加しているのですが、学校側もトークルームをみればPTAが「どんな活動をし、どんなスケジュールで、どんな動きをしているのか」が明確にわかるようになりました。

今までの学校・PTAの関係ではなかなか実感できなかったのですが、国本中央小学校PTAのメンバーのトークルームは、さまざまな情報共有・意見交換が飛び交うので、日々精力的にご協力いただけていることに気づかされました。本当に熱心なPTAのメンバーたちと活動できて感謝しています。

導入後、PTA活動に大きな変化や成果は感じられましたか？

渡邉さん:

PTAでは「保護者の名前、上のお子さんの名前＋クラス」「下のお子さんの名前＋クラス」が紐づけされていると管理が非常に楽になります。保護者とお子さんの情報は基本的にエクセルでも管理しているのですが、LINE WORKSのアドレス帳でもひと目でわかると運営上、非常に楽になります。たとえば一家庭に配る資料が1枚でいいものを、兄弟がいることによって必要のない2枚目を配布してしまうのですが、事前にわかっていればこれを避けることができます。

執行部でどこにお子さんの情報を登録しようかと話しあったのですが、最終的にプロフィールにあるニックネームに「お子さんの名前＋クラス」を入力してほしいとPTAの皆さんにお願いしました。お子さんが複数いる保護者にはお子さんの名前もすべて入力していただきました。これは名簿などを管理する私たちからすると、想像以上の成果です。

旗当番の出欠確認・完了報告は、欠かせない。

アドレス帳では何年何組のどの子どもの保護者なのか把握できる

また、印刷物が少なくなったのも大きな改善点です。
学校の職員室の前に棚が設置されているのですが、PTAからの印刷物に生徒名を記入してこの棚に投函すると先生→生徒→保護者へと届くという、アナログな方法でお便りを届けていました。LINE WORKSを導入してからはPTAからの連絡をパソコンで資料作成してPDFデータにし、トークに送信して終了、本当に楽になりました。
先生の負担も減りましたし、印刷物配布でよくある「用紙をなくした」「子どもからもらっていない」というトラブルがなくなりました。

他校のPTAや学校関係者にアドバイスをいただけますか？

渡邉さん:

PTAのように数百名単位のメンバーに短期間で受け入れていただき、登録してもらえるツールはLINE WORKSのほかにはないと思います。新しいツール導入に抵抗がある保護者も多いと思いますが、LINEと似ているLINE WORKSのように使い慣れた操作感のツールを選ぶことは、スムーズに移行できる最大の秘訣だと思います。

鈴木さん:

PTAにとって最も重要なのは活動の負担を減らし、本来の目的である「子どもたちのための活動や時間」に集中できることです。LINE WORKSは、我々PTAや学校を助けてくれる強力なツールであると感じています。もし検討されているPTAがあれば、まずは役員や執行部など小さい単位から試験導入して、ぜひ使用感を体感してほしいです。

【お話を伺った方】
佐藤靖さん（前PTA会長）

鈴木淳さん（PTA会長）

渡邉真由子さん（PTA副会長）

藤岡ゆかりさん（PTA副会長）

福田泰さん（国本中央小学校 校長）

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年12月当時のものです。

本事例のポイント

• 電話やメールをトークに集約し、現場担当者も必要な情報をタイムリーに連携・共有できる環境を構築
• 掲示板やDriveなどの多彩な機能を効果的に活用することで、全社的な情報共有と業務生産性が向上
• 新人からベテラン、上長まで、だれもが隔たりなく気軽にコミュニケーションできる企業文化の醸成に貢献

御社の事業概要をご紹介ください。

武居さん:

当社は千葉県内の東京ガス供給エリアにおいて、安全点検、ガス機器の販売・修理、リフォームなど、暮らしを支えるサービスを総合的に提供しています。都市ガスを供給するお客さまは約50万件に上りますが、2017年に都市ガスの小売が自由化されてからは、競合会社との競争が激化しました。ガス機器の販売事業者を消費者が自由に選択できるようになったこともあり、以前にも増してお客さま本位のサービスを迅速にお届けできるよう努めています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

武居さん:

以前は社内のコミュニケーションツールとして、別のグループウェアを使用していました。しかしこのツールはPCでしか利用できず、保安業務などで現場に出る社員は、外出先では必要な情報にアクセスできないという課題を抱えていました。

宗像さん:

当社が行う検針や保安業務は東京ガスからの委託業務です。東京ガスからは事故やトラブル事例、ルール変更に伴う作業マニュアルの変更など、ライフバル各社が留意すべき通知が頻繁に発信されます。これらの情報はグループウェアの掲示板で周知されていましたが、スマホからのアクセスができないため、現場の社員は最新情報を得ることができませんでした。また、作業中にルール変更などを確認したい場合、社内の事務担当者に電話で問い合わせるしかなく、業務効率を大きく妨げていました。

五十嵐さん:

一人で現場に出た際、分からないことに直面すると、別の現場にいる先輩社員に電話で相談していました。特に新人のうちは、見慣れない機器の状態を言葉で伝えるのが難しく、状況説明に苦労しました。現場の写真を送ることもありましたが、携帯メールに添付するのに手間がかかり、もどかしさを感じていました。

武居さん:

以前使っていたグループウェアのチャット機能は、メールのような『伝言』形式で、『お疲れ様です』といった定型的な挨拶をいちいち入力する習慣があり、テンポの良い意思疎通が困難でした。テキストでの情報共有が主体で、チャットや掲示板に写真や動画を挿入できない点も不便でした。また、アンケート機能の使いづらさや、ストレージがあってもデータ保存場所を示すだけで直接リンクからアクセスできないなど、多くの不満があったため、新たなコミュニケーションツールの導入を検討するようになりました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定された理由と、運用開始までの経緯をお聞かせください。

武居さん:

大半の社員がプライベートで使い慣れているLINEと操作性が共通するLINE WORKSに注目しました。既存グループウェアの継続かLINE WORKSへの切り替えかの二択で検討した結果、より使い勝手の良いLINE WORKSの利用を決定しました。

導入においては、操作マニュアルは作成せず、既存グループウェアの機能がLINE WORKSのどの機能に対応するか、あるいはLINE WORKSにのみ搭載されている機能は何かを説明するにとどめました。もともと全社でグループウェアを運用していたこと、そしてLINE WORKSの直感的な操作性のおかげで、移行は非常にスムーズに進みました。

宗像さん:

現場での作業機会が多い保安グループは比較的年齢層が若いためか、操作に戸惑うことはほとんどなく、すぐに使いこなせるようになりました。

LINE WORKSを活用することで社内のコミュニケーションはどう改善されましたか。

・情報の伝達・共有速度が大幅に向上

・外部トーク連携機能で協力会社との情報共有も円滑に

・テンプレートの活用で定型的なメッセージの発信を効率化

武居さん:

会社の組織図に合わせてグループを作成し、全社・部署・班といった単位で迅速な情報伝達・共有が可能になりました。以前のメールのようなやり取りとは異なり、LINE WORKSのトークは挨拶文を省いて用件だけを手短に送れるため、コミュニケーション速度が格段に向上したことをすぐに実感しました。また、電話でのやり取りで発生しがちな聞き間違いや「言った、言わない」といったトラブルも、トーク履歴が残ることで防げるようになりました。

さらに、外部トーク連携機能を活用することで、ガス機器設置を委託する協力会社の担当者や人事採用業務を委託している協力会社ともセキュアに繋がり、東京ガスからの通知内容などを当社の社員と同様にタイムリーに共有できています。

五十嵐さん:

トークであればテキストだけでなく写真も手軽に送れるので、口頭では説明しにくい現場の状況を先輩社員に迅速に伝え、的確な指示を受けられるようになりました。LINE WORKS導入後は、業務経験の浅い新人でも疑問をすぐに解決できるようになり、安心して現場業務に取り組めています。

新人に限らず、現場で何か困り事に直面したメンバーが『応援お願いします』とグループに投稿すれば、手が空いているメンバーがすぐに応答し、駆けつけてサポートできるようになりました。以前は、応援要請を受けた上長が複数回電話をかけて対応可能なメンバーを探す必要がありましたが、LINE WORKS導入後はこの手間が不要になりました。

宗像さん:

当社は県内に5つの事業所があり、特定の業務については、事業所間で連携が必要な場面があります。以前は、お客さまの情報や依頼内容を記入した依頼票をFAXで送信していましたが、現在はトークのテンプレート機能を使って依頼内容を定型化。必要事項を入力するだけで、他の事業所へ迅速に作業依頼を送ることができるようになりました。これにより、FAXの削減とペーパーレス化にも貢献しています。

保安業務などで現場に出たスタッフは、お客さまから「ガス機器の買い替えを考えている」といったお話をいただくことがあります。導入前は、一日の作業を終え帰社してから事務担当者にお客さまからいただいた情報を報告していましたが、時間が経つと伝え漏れることもあります。そこで、そうした情報を伝達するためのテンプレートも用意し、スタッフが現場で入力して送信すると、事務担当者がその情報を販売管理システムに入力する流れも整備。これにより、機器をお買い上げいただけそうなお客さまの情報を漏らすことなくデータ化して販売活動に活かせるようになりました。

ほかにLINE WORKSのどんな機能を活用していますか。

【掲示板】現場担当者も重要な通達にいつでもアクセス可能に

【アンケート】社員からの意見収集や出欠確認を効率化

【Drive】各種業務ファイルやデータの共有・管理を一元化

【タスク】依頼業務の進捗管理を円滑にし、OJTにも活用

武居さん:

掲示板は全社用と各部署用を用意し、会社からの重要な通知や通達を掲載しています。最近では、販売営業を行う社員が使用する販売管理システムが東京ガスによって刷新された際、リリース直後に頻発していた不具合情報や新しい情報を速やかに周知するため、そのシステム専用の掲示板を立ち上げ、活用しているとのことです。

五十嵐さん:

東京ガスが発信する共有事項も掲示板に掲載されるため、保安業務などの現場から必要な情報にすぐにアクセスできます。これにより、確認したい事項のために逐一会社に問い合わせる必要がなくなり、事務担当者の負担も軽減されました。

武居さん:

社員の意見収集やイベントへの出欠確認の効率化も進みました。以前は、各部門の管理者にヒアリングを依頼し、集めた回答をExcelシートに入力してメールで送ってもらっていましたが、LINE WORKSのアンケート機能を使えば、効率的に回答を得られ、結果の集計も簡単です。

アンケート機能を使えば社内イベントの出欠確認なども手間をかけることなく行うことができる

LINE WORKS上でファイルやフォルダを共有できるDriveも積極的に活用しています。全社グループと各部署のグループにそれぞれ業務データを集約し、Driveに保存されたファイルやフォルダをリンクで手軽にメンバーに共有できる点も便利です。以前のグループウェアでは、ストレージがあってもデータ保存場所を示すだけで、直接リンクからアクセスできなかったため、大きな改善点です。

以前のグループウェアにはなかった機能で大変重宝しているのがタスク機能です。私は主に新入社員へのOJTに活用しており、タスク機能で注意点を説明して指示出しをし、適切なタイミングでリマインドを行うことで、これまでのようにつきっきりの指導をしなくても済むようになりました。

宗像さん:

私は部署内の班のメンバーに仕事を依頼するときにタスク機能を使っています。以前は、作業を依頼したメンバーに直接確認しなければ完了したかどうか分かりませんでしたが、現在は期限までに「完了」にならないメンバーだけをケアすればよくなり、進捗管理が非常に楽になりました。

LINE WORKSがもたらした定量的・定性的効果をどう評価されますか。

武居さん:

運用開始後10か月ほどの時点でトークログを検証したところ、導入当初と比較してトーク量が約1.5倍に増加していました。これは「ありがとうございます」の一言やスタンプ1個だけでも意思疎通が成立することで、コミュニケーションが活性化した表れだと思います。

現場にいる社員が掲示板やDriveから業務情報を得られるようになったことや、業務上の疑問に関する問い合わせなどをトークでできるようになったことで、現場と事務担当者の電話による連絡がおよそ8割減少しました。相手の作業を中断させる電話が減ったことは、業務生産性の向上に寄与しています。

社内コミュニケーションの活性化による定性的効果としてとくに大きいと思うのは、以前なら1対1の電話で行われることが多かった連絡が、部署やチーム単位のトークに置き換わったことで、現場で起きている困り事を上長も含め組織全体で認識できるようになったことです。結果として、必要なサポートをより素早く行えるようになり業務品質を向上させることができました。

LINE WORKSの導入によって企業文化はどう変化しましたか。

武居さん:

新人、先輩、上長の別なく気軽にトークでコミュニケーションを図れるようになったことで、以前と比べて風通しのよい職場になりました。上長に対して気軽にスタンプを送れる雰囲気も生まれたことで、社員間の距離が縮まったことも感じています。またタスク機能による円滑なOJTや、トークによる写真共有で業務上の疑問をすぐに解決できるようになったことは、新入社員がスムーズに業務に慣れ、成長しやすい環境づくりに貢献しています。

当社は地震災害などが発生すると社員に緊急招集をかけるので、社給携帯を帰宅時にも携行してもらっています。通知をオフにしなければ休日でもLINE WORKSに業務連絡が入るので、当初はそれを嫌がる若手社員が多いのではないかと予測しましたが、そうした声は聞かれません。むしろ業務に不可欠な情報を得るためのLINE WORKSのようなコミュニケーションツールが常時使える状態にある方が、デジタルネイティブ世代にとっては安心できるのではないかとも考えます。LINE WORKSを導入したことは、若い社員が働きやすい雰囲気を整備することにも貢献していると思います。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

武居さん:

社内のさまざまなシステムと連携させることで、LINE WORKSをハブとしたDXを推進したいです。勤怠管理や経費精算などのSaaSとの連携を図ることも考えています。

議事録の要約を効率化するために、LINE WORKS AiNoteを導入することも検討しています。また、将来的には採用が内定した学生のLINEとも外部トーク連携機能でつながり、入社するまでの間の会社とのコミュニケーションを促進することも視野に入れています。

【お話を伺った方】

武居 淳司さん

社内へのIT導入などを推進する事業企画グループをマネージャーとして統括。

宗像 歩さん

保安業務の管理や人材育成、ガス機器の販売営業などに携わる。

五十嵐 伊織さん

ガスの開閉栓や保安点検業務などを担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年7月当時のものです。

本事例のポイント

• 社内連絡をLINE WORKSで行うことをルール化してコミュニケーション速度を向上
• 契約書類の社内確認作業を迅速化し成約までの時間を大幅に短縮
• 新規代理店の営業開始までのリードタイムを縮めることで売上を底上げ
• 外部トーク連携でつながり弁護士など社外の関係者とも速やかに情報を共有

御社の事業概要をご紹介ください。

田代さん:

「親身なサービス×ITで、関わる人すべてを幸せにする」を企業理念とし、家賃保証サービス「いえらぶ安心保証」や生活トラブルサポート「駆け付けサービス」をはじめとする住生活関連総合アウトソーシング事業を展開しています。近年、少子高齢化や人間関係の希薄化などにより連帯保証人が減少し、入居者全体の約95%が家賃保証会社を利用するようになりました。当社のサービスを活用することで、不動産事業者や物件オーナーは家賃滞納リスクを避けられるだけでなく、毎月の入金管理といった煩雑な賃貸管理業務を省力化できるというメリットもあります。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

田代さん:

創業当初は社員7名と少なかったため、コミュニケーションツールにコストをかける余裕がなく、個人用のSNSのメッセンジャーで業務連絡や書類の決裁を行っていました。しかし、社員が増えるにつれ重要なメッセージが他の情報の中に埋もれてしまい、案件の期日管理に支障が生じるようになりました。

朝日さん:

営業担当者が不動産会社様と新規契約を結ぶ際、相手の希望条件について社内承認を得たり、契約内容のチェックを受けたりするのに時間がかかっていました。審査・契約管理部として、社内のコミュニケーション速度を向上させる必要性を感じていました。

田代さん:

そのため、創業から2年後、社員数が20名ほどに増えたタイミングでビジネスチャットの導入を決定しました。

課題解決のため、LINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。

田代さん:

いくつかのツールを比較検討した結果、UIがLINEと共通していてもっとも使いやすいと感じたLINE WORKSを選びました。当社は家賃保証などに関する機密性の高い情報を多く扱うため、すべての通信が安全に暗号化されるなど、セキュリティ面が優れている点も大きな魅力でした。約1カ月間フリープランを試用し、使い勝手のよさを確認した後、有償プランに移行して全社員での本格運用を開始しました。

LINE WORKS導入後、社内コミュニケーションはどのように改善されましたか。

・メッセージに担当者が迅速に反応する「即レス」文化が醸成

・重要な情報が迅速かつ確実に共有され、意思決定のスピードが向上

・書類がLINE WORKS上で共有されるようになり、ペーパーレス化が進展

田代さん:

審査や契約業務を円滑に進めるには、部門間の密な情報連携が不可欠です。そこで、社内連絡はLINE WORKSで行うことを徹底し、発信されたメッセージには「即レス」する文化を根付かせました。依頼事項などはメンション機能で担当者に通知し、対応状況も可視化しています。LINE WORKSを中心にしたコミュニケーションの活性化により、迅速な意思決定が可能になったと実感しています。

社員には、「斜め読みでも良いので、他部署の情報にも目を通してほしい」と伝え、社内の状況を全社員が把握できるようにしました。クレーム対応は遅れるほどリスクが増大しますが、LINE WORKS導入後は、どの部署でどのような問題が発生しているかが一目で分かるようになり、部門を問わず対処できる社員が迅速に手を挙げて対応する文化が定着しました。

熊谷さん:

メッセージを確実に伝えたい相手には、メンション機能が非常に役立ちます。自分がメンションされた未読のトークがある場合、トークルームが常に強調表示されるため、見落とす心配がありません。また、「＠ALL」でメンションすれば、重要な情報を全社員に確実に周知できます。

グループのフォルダ機能は、ファイル管理の効率化に貢献しています。例えば、ワークフローで申請を行う際に、Excel・写真・PDFなど複数のファイルをまとめてアップロードすれば、個々のデータを1つずつ共有する手間がなくなり、承認もスムーズに進みます。

家賃保証の申込実績をはじめ、月ごとのさまざまな業務データがフォルダで公開されており、だれもが必要に応じて見たいデータに簡単にアクセスできる環境が整っています。

田代社長の指示により、社内連絡のほとんどがトークで行われるようになり、担当者が内容を確認する書類も紙ではなくPDFで送信されるようになりました。誤りの指摘や修正依頼もトーク上でやり取りされるため、ペーパーレス化が大きく進んでいます。

審査・契約管理業務はどのように効率化しましたか。

・契約書類のチェックが迅速になり、より多くの案件処理が可能に

・新規顧客との成約までの時間を業界平均より大幅に短縮

朝日さん:

社外にいる担当者も、場所や時間に関わらず社内のスタッフと円滑に連絡を取れるため、審査や契約内容の確認に手間取ることはなくなりました。書類の不備に対する指摘も迅速に行えるようになり、契約完了までの時間が短縮。結果として、より多くの案件を処理できるようになっています。

不動産会社様との新規契約では、以前は担当者が合意内容を稟議書として社内に回覧していたため、契約締結までに数日を要していました。しかし、LINE WORKSの導入により、このプロセスが大幅に迅速になりました。契約された不動産会社様に提供する各種書類をまとめたスターターキットは、約1時間で作成可能となり、早ければ翌日には成約に至ることもあります。体感として、成約までの時間は業界平均と比較して大幅に短縮しており、「いえらぶ安心保証」のサービス自体の魅力に加え、このスピード感が当社の躍進を支える大きな要因の一つだと考えています。

熊谷さん:

スターターキットに含まれる各種書類の内容をチェックするためのグループも設け、誤りに気づいた人がすぐに指摘できる体制を整えています。どのような誤りがあり、どのような修正がされたかをメンバー全員が共有することで、契約関係書類作成に関する知識と経験を深めることにつながっています。

新規代理店の獲得手続きも、LINE WORKSによって迅速化されたそうですね。

・営業開始までのリードタイムを短縮し、大阪府だけで年間約500万円の売上貢献を実現

熊谷さん:

当社の代理店となった不動産会社様には、家賃保証に関する「審査申込」「進捗状況確認」「物件・顧客・帳票管理」などをWeb上で行うためのクラウド管理システム「KanrIt!」をご利用いただきます。通常、代理店様には当社との契約書を郵送していただき、その内容が本社のシステムに登録された時点で「KanrIt!」が利用可能になります。しかし、契約成立から契約書が届くまでに平均2週間ほどかかります。そこで、契約書の原本郵送に先立ち、PDFをLINE WORKSで送信していただくことで、直ちに内容を登録し「KanrIt!」をご利用いただけるようにしました。契約後すぐに営業を開始できるようになり、リードタイムを大幅に短縮できました。その結果、不動産会社様にはこれまで以上にスピーディーに代理店として稼働していただけるようになりました。

効果測定のため、大阪府の代理店100社を抽出し、12月から2月の繁忙期におけるランダムな2週間の平均売上額を算出したところ、1社あたり約2万8000円でした。ここ１年間に新規契約した⼤阪府の代理店は約170社あるため、全体では年間約500万円の売上貢献があったことになります。営業開始までの約2週間のタイムラグを解消しただけで、これほどの大きな効果が出たことに驚いています。

契約書の原本が郵送される前に、LINE WORKSで送信された内容を本社のシステムに登録。営業開始までのタイムラグがなくなったことで大きな売上貢献が生まれた

外部トーク連携機能を活用することで、社外の関係者との情報共有も円滑になったそうですね。

・弁護士とのリアルタイムなコミュニケーションを実現

・代理店やベンダーともトークグループで情報共有

田代さん:

家賃滞納が発生した場合、法的な対応が必要になることがあります。以前は、提訴に必要な書類を弁護士に郵送して確認してもらい、問題がなければ賃貸借契約解除通知を内容証明郵便で滞納者に送付していました。しかし、この対応にかかる日数に比例して損害額が大きくなるという課題がありました。LINE WORKS導入後は、外部トーク連携でつながった弁護士に書類のPDFを送り、不備がなければ即日内容証明郵便を発送してもらえるようになりました。これまでは滞納者への内容証明郵便発送までに10日ほどかかることもありましたが、この期間が短縮されたことで、当社の損害も軽減できています。

訴訟に発展した場合の状況も、法務担当者と私がLINE WORKSで共有するようになりました。以前は会議で報告を受けるだけでしたが、現在はリアルタイムに状況を把握し、その場で迅速に指示を出すことができます。

外部トーク連携は代理店やシステム開発ベンダーとの間でも活用しており、案件やプロジェクトごとに社内外の担当者がトークグループを作成しています。定例会議の内容共有や新規メンバーのオンボーディングなど、さまざまなコミュニケーションをLINE WORKSによって効率化しています。

LINE WORKSのその他の活用機能についてお聞かせください。

【アンケート】社員の意見を素早く収集

【スタンプ】【リアクション】社内のコミュニケーションを活性化

熊谷さん:

社員の意見をヒアリングする際には、アンケート機能を活用しています。回答状況が可視化されるため、未回答者へのフォローアップがしやすく、集計結果がグラフ表示される点も便利です。

会社全体の一体感を醸成するには、リーダーシップだけでなくフォロワーシップも大切だと考えています。私はトークグループへの投稿に積極的にスタンプやリアクションを返すように心掛けており、これらの機能も社内コミュニケーションの活性化に役立っていると実感しています。

経営者として、LINE WORKSの導入成果をどのように評価されていますか。

田代さん:

おかげさまで、創業7年目も順調に売上を伸ばすことができています。その背景には、迅速な情報共有体制の構築と、それによる業務効率化があります。LINE WORKSは、当社にとって単なるコミュニケーションツールではなく、事業成長を加速させるための不可欠なインフラとして機能しています。

今後、LINE WORKSをどのように発展させたいですか。

田代さん:

家賃保証の管理システム「KanrIt!」とLINE WORKSをAPIで連携させ、当社へのさまざまなお問い合わせ対応をLINE WORKS上で完結できるようにすることで、お客さまとのコミュニケーションをより円滑にしたいと考えています。

社内ではペーパーレス化が進んでいますが、不動産会社様から当社へ送られる契約申込書の約4割は依然としてFAXで届きます。保証中のお客さまからの変更届などもFAXで多く寄せられ、その処理に大きな手間がかかっているため、文字情報を自動的にデータ化するLINE WORKS OCRの活用にも関心があります。

また、業績優秀な社員の営業トークや、滞納者への電話対応のトークスクリプトを作成し、他の社員の教育に役立てたり、社内QAツールを作成するなど、今後はさらなる業務効率化に向けてAIを積極的に活用する意向です。そのようなAI活用のインターフェースとしても、LINE WORKSは有効だと期待しています。

【お話を伺った方】

田代 望さん

金融機関勤務などを経て、2018年にいえらぶパートナーズを設立。

熊谷 李奈さん

マーケティングやWebデザインなどの関連業務を担当。

朝日 勇太さん

入居者の審査や契約などを行う審査・契約管理部の業務を管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年4月当時のものです。

非鉄金属製品の加工販売を行う株式会社松下商店は、LINE WORKSのチャットボットを活用し、社員が手元のスマホで手軽に日報作成などを行える環境を構築しました。さらに、LINE WORKS上で動くWebアプリ「WOFF」で、社外からでも営業データを確認できる仕組みを実現し、営業社員がアシスタントに電話で問い合わせる必要がなくなり、双方の業務効率が向上しました。また、WOFFによって納品完了データがタイムリーに基幹システムに取り込まれるようになり、顧客からの問い合わせにも、より円滑に対応できる体制が整備されました。

本事例のポイント

• 電話をトークに置き換え受注品の寸法の伝達ミスを抑制し受注ミスがほぼ0％に
• トークやWOFFアプリの活用で月400時間のコミュニケーションコスト削減
• 営業アシスタントの業務負荷が軽減して離職率が低下
• チャットボットで日報作成や経費精算などを簡略化

御社の事業概要をご紹介ください。

栗野さん:

1951年創業の当社は、ステンレス､アルミ､伸銅品などの非鉄金属製品の加工販売を手掛けてきます。九州、四国､山口県の一部を商圏とし、主な得意先は建築や製造設備関連企業です。熊本県に進出した半導体メーカーTSMCの関連企業にも素材を供給しています。定尺品を卸すだけではなく、アルミやステンレスなどの素材をお客様のニーズに合わせて切断加工し、ミルシート（材料証明書）を発行するなど品質保証にも力を入れています｡

2018年に就任した現在の社長はDXの推進に積極的で、工場にバーコードリーダーやタブレット端末を導入するなど、業務効率化とペーパーレス化に取り組んでいます。近年は、非鉄金属の仕入れ値やガソリン価格などの上昇が著しいものの、得意先への販売価格に転嫁することは容易ではありません。そのため、社内の業務生産性を向上させることが急務となっています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

栗野さん:

社内の主な連絡手段が電話とメールだったために迅速なコミュニケーションが取りにくいうえ、受注情報を社員間で伝達する際に、サイズを言い間違えたり聞き間違えたりするミスが頻発していました。一部の社員に個人LINEでやり取りするケースが見られましたが、会社の管理外にあるツールを業務に使うことは、情報セキュリティの観点から認められません。

末次さん:

そこで、グループウェアを導入し社員にアカウントを付与しましたが、メールと同様にユーザーが自ら情報を取りに行く必要がある点が課題でした。たとえば、発信した文書を相手が確認したかどうかが分からず、急ぎの案件では確認の電話をかける必要があり手間がかかっていました。そこで、プッシュ型のコミュニケーションツールの導入を検討するようになりました。

谷川さん:

私たち営業部員が社外に出ている間に、お客さまからの発注や見積もり依頼が会社に届きます。その多くはFAXで、営業アシスタントが内容を営業社員に取り次いだり、販売管理システムに登録したりしますが、この業界には特有の言い回しが多く、記載内容が理解できず、処理に手間取るケースがよくありました。そのため、アシスタントに心理的負担がかかっており、分からないことを社外にいる営業担当者に気軽に相談できる仕組みが求められていました。

また、営業社員が出先で顧客から問い合わせを受けた際などに営業データを確認したい場合でも、社内のPCでなければ販売管理システムにアクセスできず、都度アシスタントに電話をかけて確認してもらう必要がありました。そのため、いつでもどこでも必要なときに営業データを見られる環境の整備が望まれていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを導入された理由をお聞かせください。

栗野さん:

いくつかのツールを比較検討した結果、社員の間ではLINEに似た操作性で誰でも扱いやすいLINE WORKSに注目が集まりました。そこで、まずは無料版での試用を開始しました。チャットによるコミュニケーションの促進に加え、管理部でBotを活用して簡単な営業データへアクセスできる仕組みを試作し、レビューを実施しました。その結果、チャットボットを活用した入力業務の効率化について、高い評価を得ることができました。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入効果をお聞かせください。

・テキストベースのやり取りで伝達ミスがほぼ0％に

・営業担当者とアシスタントのコミュニケーションが円滑化

栗野さん:

電話やメールの代わりに、部署､プロジェクト､テーマごとにグループを作成し、緻密な業務連絡を行うようにしたことで、情報伝達速度が大幅にアップしました。

末次さん:

金属の板材などをお客さまが求めるサイズにカットする当社は「cm/寸/尺」など素材によって呼び方が違います。その寸法が社内の担当者から担当者へ口頭で伝達されると数値の言い間違いや聞き間違いが生じがちでした。しかし、LINE WORKSを導入して寸法をテキストで伝達するようになってからは、そうしたミスが発生することはほとんどありません。また、大分や鹿児島など拠点間の情報共有もスムーズになり、ペーパーレス化もさらに進んでいます。

谷川さん:

営業部全体に伝えたいことはグループトークで一斉送信し、既読を確認できるので、わざわざ電話をかける必要がなくなりました。

また、お客さまからの発注内容でアシスタントが分からないことがあれば、FAXのPDFをトークで送ってもらうことで、営業担当者が処理方法を速やかに指示できるようになりました。これにより、受注対応がスムーズになり、アシスタントの心理的負荷も軽減されました。

注文をトークで手配することで聞き間違いなどを防止。図面などを添付し、加工箇所なども的確に指示できるようになった

チャットボットはどのような業務に活用されていますか。

・日報作成や経費精算等の手間を軽減

末次さん:

営業日報、運転日報の作成、アルコールチェックの報告、経費精算に必要なデータをLINE WORKSのBotから入力すると、基幹システムに自動で反映される仕組みをつくりました。

谷川さん:

例えば営業日報の場合、どの会社の誰をいつ何の用件で訪問したかなどの情報を手元のスマホで簡単に入力できます。入力された情報はデータベース化されるので、各自の営業活動を振り返るのに役立ちます。経費精算も領収書の写真を取り込むだけで済むので、手間と時間が大幅に削減されました。

チャット形式で迷うことなく必要事項を入力でき、その内容は基幹システムに反映される

「WOFF」によって営業活動はどう効率的になりましたか。

・営業担当者がアシスタントに問い合わせることなく営業データを閲覧可能に

・QRコードで読み取った納品情報をタイムリーに基幹システムに反映

末次さん:

社内のPCから基幹システムのデータにアクセスできる仕組みを、「WOFF」の機能を活用することで、社外からもアクセスできるように改良しました。基本設計は管理部で行い、外部ベンダーの協力を得て完成させました。

谷川さん:

WOFFアブリを使用することで、商品名で検索すれば本社、支店、倉庫ごとの在庫を、顧客名で検索すれば受注商品の納期や出荷までのステータスを瞬時に把握できます。アシスタントに問い合わせることなく、必要なときに自ら在庫、納期、納品までの進捗状況、売上などのデータを確認できるようになったため、営業活動全般が円滑になったことを実感しています。

栗野さん:

受注から納品に至る各プロセスの進捗をリアルタイムに更新し、いつでも確認できるようにしておくことは、営業活動に関するエビデンスを確保し、お客さまへの対応を万全にするためにも重要です。

セキュリティ面でも「WOFF」を活用されているそうですね。

栗野さん:

基幹システムを含め、多くのシステムを導入している場合、それぞれのシステム固有のIDとパスワードを個別に管理する必要があり、ユーザーの負担が増大します。また、パスワード忘れによる問い合わせが頻発することで、情報システム部門の業務効率も低下するという課題が生じます。

そこで、WOFF機能を用いてLINE WORKSのみでログイン可能なシングルサインオン（SSO）仕様に変更しました。これにより、ユーザーは複数のシステムに個別にログインする必要がなくなり、パスワード管理の負担が大幅に軽減され、開発コストの削減にもつながりました。さらに、セキュリティ面でも安心感があります。万が一スマートフォンを紛失した場合でも、LINE WORKSの利用を停止するだけで、他のシステムへの不正アクセスを防ぐことができ、従来のようにシステムごとに停止手続きを行う必要がなくなり、手間が大幅に削減されました。

WOFFアプリで商品在庫などのデータを簡単に閲覧。出先からアシスタントに電話をかけて確認する必要がなくなった

LINE WORKSの導入効果を定量・定性の両面で示すことはできますか。

栗野さん:

LINE WORKS導入により、営業アシスタントが営業社員からの営業データの問い合わせに対応が少なくなり、受注FAXの内容を理解するために時間を費やすこともなくなりました。また、WOFFアプリの活用で社外から営業データにアクセスできるようになったこともあり、アシスタントと営業社員は、それぞれ1人1日あたり約30分の業務時間を短縮できています。アシスタントと営業社員はそれぞれ全社で約20名ずついるため、合計40名が月20日ある営業日に30分ずつ削減したとすると、毎月トータルで40名×20日×30分＝400時間もの業務、仮に時給で換算すると月80万円相当の効率化が実現したことになります。

また、アシスタントは営業社員からの電話での問い合わせに速やかに対応しなければならないことや、受注FAXの内容を把握するために多くのことを覚えなければならないことに、ストレスを感じていました。LINE WORKS導入後はそれらの負荷から解放されたためか、アシスタントの負担も減ったことで働きやすい職場づくりにも貢献しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

末次さん:

営業社員が自ら在庫や受注残データなどを確認するだけではなく、WOFFとカレンダー機能を連携させるなどして、基幹システムからその日の納品予定を営業担当者にプッシュ通知する仕組みを構築したいと考えています。また、外部トーク連携機能で外部のLINE WORKSやLINEとセキュアにつながることで、お客さまや仕入れ先とのコミュニケーションも円滑にしたいです。

栗野さん:

スケジュール管理やアンケートには既存のグループウェアの機能を使っていますが、将来的にはそれらもLINE WORKSのカレンダーやアンケート機能に移行させる予定です。コミュニケーションツールの一元化により、業務環境がさらに向上すると考えています。

【お話を伺った方】

栗野 文明さん

総務部門と経理部門の機能を併せ持つ管理部をマネジメント。元SEとしてのITスキルを活かして社内のデジタル化を推進する。

末次 康夫さん

SEとして松下商店の基幹システム構築に携わったのち同社へ入社。LINE WORKSの導入を主導し、現在は運用を管理している。

谷川 貞伸さん

営業社員としてルート営業や新規得意先の開拓などを行う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 掲示板機能を活用して製造現場の社員に会社トップからのメッセージなどを周知
• 経営方針や会社の動きに対する社員の関心が向上
• 紙や口頭で行われていた業務連絡の速度がアップ

御社の事業概要をご紹介ください。

石島さん:

当社は、ビル・住宅、上下水道、ガス、空調などの身近な生活フィールドから、石油、化学、医薬品、食品などのあらゆる産業分野の配管に接続されるバルブの製造・販売を主力事業としています。国内のみならず、北米・欧州・アジア各国にも生産拠点や販売網を整備しています。近年は、データセンターや半導体製造装置、ファインケミカル領域や新エネルギーとして期待される水素領域などの設備で使われるバルブやユニットの製造にも注力しています。また、コンピューター・液晶分野や医薬分野などで利用される純水・超純水をつくるための高品質なフィルターや浄水装置なども製造するなど、高成長分野におけるビジネス拡大も積極的に推進しています。

国内外のグループ約40社を挙げてDXの推進に取り組んでおられますが、以前はどのような課題を抱えていましたか。

石島さん:

組織全体でしっかりデータ活用ができるように、10数年前からビジネスプロセスの標準化と基幹システムを整備してきました。しかし、基幹システムの整備に注力するあまり、基幹システム以外のペーパーレスやデジタル化、情報共有のためのIT化が遅れている実情がありました。そこで2019年より「働き方大改革」を断行し、あらゆる業務でICTツールの活用を進めました。2022年にスタートした、長期経営ビジョン『Beyond New Heights 2030「流れ」を変える』では、「働き方大改革」を土台に、ビジネス変革を目指すDX戦略を展開するに至っています。

今井さん:

「働き方大改革」以前の業務現場では、情報を伝える主な手段が電話、メール、対面、紙の資料だったため、コミュニケーションのスピード感の欠如が課題でした。業務に関する情報だけではなく、経営層の意思が個々の社員に届きにくいことも問題でした。経営方針は状況に応じて刻々と変化するため、タイムリーな伝達が必須です。ICTツールの活用推進の狙いの一つとして、トップの想いや考えを全社員が瞬時に共有できる環境の構築もありました。

佐藤さん:

そのためにグループウェアを導入し、経営層からのメッセージや会社発信の重要な情報を掲示板にアップするようにしました。しかし、製造現場で働く社員の多くは、日常業務でPCを使用しないため、紙の資料の配付や掲示、あるいは上長から口頭伝達しか情報共有の手段がなく、「いかにスムーズに情報を共有するか」という課題が依然として残っていました。

そこで、個人所有のスマホからBYODでグループウェアにアクセスできるようにしましたが、セキュリティ確保のための複雑な設定がユーザー側の負担となり、思うように利用が進みませんでした。

課題解決の手段として、LINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。

井出さん:

さまざまなツールを比較検討した結果、シンプルなUIと操作性を備えるLINE WORKSが最適だと考えました。特に掲示板が見やすく、会社発信の情報を伝えるメインの手段として活用できそうなことに加え、トークやグループトークで「1対1」でも「1対N」でもスムーズに情報伝達できる点、音声通話機能がある点、トークなどのログが取得できセキュリティ面でも安心できる点に魅力を感じました。まずは業務でPCを使わない製造現場などの社員400名ほどをメインユーザーとし、必要に応じて全社規模に展開していくことを見据えて導入を上申しました。

石島さん:

LINE WORKSの名前は聞いたことがありましたが、詳しいことは知りませんでした。そこで調べてみると、大手の製造業でも採用している企業が多いことが分かりました。当社にもフィットするのではないかと考え、小規模のグループで試用してみました。その結果、機能性とセキュリティの両面で申し分ないとの評価が得られ、正式に採用することを決めました。

導入に際して、運用ルールは定められましたか。また、製造部門のユーザーへの展開はどのように進められましたか。

佐藤さん:

会社からの情報伝達の迅速化に加え、社員どうしの活発なコミュニケーションの促進も目指し、「虚偽情報を発信しない」「業務時間のみ使用する」など必要最低限のルールを定めて運用を開始しました。

山梨県と長野県にある3か所の製造拠点では、私と今井が説明会を開きました。各部署の管理者に対し、LINE WORKSを導入する目的と基本的な操作方法をレクチャーしました。また、各工場の食堂にヘルプデスクを設け、個人の端末へのLINE WORKSアプリのインストールなどをサポートしました。

LINE WORKSの掲示板機能の活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・会社発信の重要な情報をアップして速やかに周知

・会社の動きに対する製造部門の社員の興味・関心が向上

井出さん:

製造現場で働く社員に、会社からの通知を素早く周知するために活用しているのが掲示板です。口頭や紙文書で伝達していた情報を集約し、トップからのメッセージ、社内ニュース､各種通知・通達、職場単位のコミュニティ情報などのスレッドに分類して、社員がいつでも閲覧できるようにしています。

社内のニュースは「KITZ NEWS」で周知。キッツの社員で2024年のパリ五輪・女子レスリングで銅メダルを獲得した須﨑 優衣選手に関する情報なども掲載

今井さん:

掲示板を通じて多くの社員が会社の動きに興味を持ってくれるようになり、「自分の会社がこんな面白い取り組みをしていることを初めて知った」といった声が上がっています。

石島さん:

LINE WORKSの運用開始は2024年9月とまだ日が浅いにもかかわらず、掲示板に掲載された情報は製造部門の約400名のユーザーのうち、平均で100名ほどが既読になっています。もちろん目標は全員が既読になることですが、職場でスマホを見る機会が休憩時間しかない製造現場の社員の4人に1人が、自ら会社の情報にアクセスしてくれるようになったことは、取り組みの第一歩として高く評価できるものだと思います。

今井さん:

掲示板の記事には「いいね！」ボタンを押したりコメントを書いたりできるので、社員どうしがつながるための場としても機能し始めています。会社からの通知を掲示板に発信する側としては、作成画面がシンプルで使いやすく、画像を簡単にアップロードできるところも気に入っています。

ほかにLINE WORKSのどんな機能をよく活用されていますか。

【トーク/グループ】業務連絡の速度が大幅に向上

【音声通話】マシントラブルなど緊急時の連絡手段に

【アドレス帳】連絡を取りたい相手をスムーズに検索

今井さん:

製造部門の社員どうしがトークで業務連絡をするケースも多く、情報伝達の迅速化に役立っています。

井出さん:

製造ラインのマシントラブル発生時などに、音声通話機能で製造技術部門の担当者と迅速に連絡できるようにしてほしいという現場の社員からの要望を受け、製造技術部門の担当者にもLINE WORKSを導入しました。

社内の誰かに電話をかけたいとき、以前は会社のポータルサイトを開いて番号を調べる必要があり面倒でしたが、LINE WORKSのアドレス帳から直接かけられるので、私も音声通話機能をよく使っています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

佐藤さん:

製造部門以外ではPCベースでグループウェアによる情報共有をしていますが、トークや音声通話といった、より手軽なコミュニケーションツールとして、将来的にLINE WORKSを全社に広げることができればと考えています。

井出さん:

ゆくゆくは、LINE WORKSのグループ会社への展開も検討できればと考えています。

今井さん:

製造部門内のコミュニケーションをさらに促すため、社員が思ったことを気軽に投稿できるコンテンツなどを企画したいです。

石島さん:

1月1日付で全社の組織を大きく変更し、より各市場のお客様に寄り添い市場のニーズに応えていくビジネスユニット制の体制となりました。同時に第二期となる中期経営計画 (2025-2027年度)が社内外に公表され、各市場お客様を基点に、営業、設計開発、生産などが一体でその課題やニーズを共有し、その解決に注力していくことが必要となっています。その変更に関するトップからのメッセージもですが、今後もお客様課題解決のために継続的な情報共有を製造部門全員に確実に伝えていきたいと考えています。

当社はカメラや二次元コードなどを用いた業務効率化も進めており、AI活用も積極的に推進しています。製造部門やお客様に対応するフィールドサービス部門などでは、それらのデータをLINE WORKSで円滑に共有できる環境も構築したいと考えています。

【お話を伺った方】

石島 貴司さん

IT部門の責任者としてDX推進を統括し､デジタル化による業務効率化・効果向上を推進

井出 征峰さん

製造､品質保証､生産管理などのシステム管理の責任者

佐藤 学さん

製造､品質保証､生産管理などのシステム管理を担当

今井 成美さん

生産本部で人材育成､エンゲージメント向上､DX啓蒙活動などを担当

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 社内のスムーズな情報共有を促進するグループウェアとして機能
• トーク画面からkintoneで内製したアプリにデータを入力できる仕組みを構築
• コミュニケーションの活性化にともない社員のモチベーションがアップ

御社の事業概要をご紹介ください。

佐藤さん:

2004年に設立された当社は、銀行や証券会社などの金融機関にSES（システムエンジニアリングサービス）を提供しています。社員は全員SEで、基本的に顧客のシステム部門に常駐し、各社システムやアプリケーションの運用・保守、ヘルプデスク業務などを担当しています。また、規模はそれほど大きくありませんが、事務用品・OA機器・ソフトウェア・ハードウェア等の物販事業も行っています。最近は顧客企業のDXやDX人材育成支援サービスを新規事業として手がけ、これから本格的に展開していきます。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題をお持ちでしたか。

管原さん:

社員はそれぞれ常駐先での業務が中心で、同じチーム以外の社員とコミュニケーションを取る機会がほとんどありませんでした。コロナ禍となってからは常駐業務をリモートで行う機会が増えたことで、コミュニケーションがますます希薄になりました。数少ない交流の場として定期的な懇親会がありましたが、それもコロナの影響で開催できなくなり、組織への帰属意識や連帯感がいっそう薄れてしまいました。結果的に、「毎日同じ業務を繰り返しているだけ」という閉塞感にも包まれるようになっていました。

佐藤さん:

私は以前、この会社に業務を委託する側のシステムインテグレーターに勤務していましたが、縁あって当社の前代表から事業を承継することになりました。既知の会社ではありましたが、2022年10月に代表に就任したときは、社内コミュニケーションの量と仕組みともに不足している状況に驚かされました。そうした状況は直ちに改善しなければならないと思いましたが、社内にはグループウェアはおろか社員用のメールアドレスすらなく、私と社員、あるいは社員どうしが円滑に意思疎通を図る手段がありませんでした。

管原さん:

以前は、社内への連絡は電話か個人LINEで行われており、毎月の給与明細も自宅に郵送されていました。現場も業務も異なるメンバーが多く、話をする機会も限られていたので、社内コミュニケーションを促すのはもちろん、デジタル化による業務の効率化も必要だと思っていました。

佐藤さん:

コミュニケーション基盤が存在しないことを深刻な課題だと感じる一方で、私はこの会社の誰もが一生懸命仕事をする、人柄の面でも素晴らしい人たちだということを前職で一緒に仕事をしていた頃からよく知っていただけに、働きやすいと感じてもらえる職場に改革したいという思いを強くしました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。

佐藤さん:

1つ目のポイントは、LINEと操作性がほぼ同じで、誰でも使い慣れているため、導入がしやすいこと。2つ目は、カレンダーや掲示板、アンケートなどの機能を備えていて、単なるチャットツールではなくグループウェアとして使えることです。そして3つ目が、無料プランからスタートできることでした。当面は、IT投資や人材教育に資金を優先して割り当てたかったので、まずは無料プランから始めて、活用が進んだら機能やサービス内容がより充実した有料プランに移行することを前提に導入を決めました。私たちにとって無料プランではじめられたことはとても有難かったです。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・電話連絡をトークに置き換え情報の伝達・共有をスピードアップ

・専用のトークグループで社内コミュニケーションを活性化

・外部トーク連携機能の活用で協力会社のLINEとの連絡も円滑に

・掲示板を通達の周知や意見交換の場として活用

佐藤さん:

会社全体や常駐先の各チームのトークグループをつくり、社内コミュニケーションをLINE WORKSで行うようにしました。これによって情報の伝達速度が格段に速くなり、各種申請書類の提出や会議資料や議事録などの共有もスムーズになっています。また、私が社長に就任した際に思い切ってこれまでのオフィスを解約し、バーチャルオフィスに移行したのですが、物理的なオフィスがない中でも、社員間でつながりを持てるのはLINE WORKSがあるからこそだと思います。

一部の業務は外部の協力会社に委託していますが、そうした連絡も外部トーク連携機能を使って担当者のLINEとできるようにして、あらゆるやり取りをデジタル化していきました。

それと同時に、社内研修（IT研修、農業体験等）やイベント時の写真を掲載したり、嬉しいできごとを共有するための専用のトークグループも設けて、社内コミュニケーションの促進に力を入れました。

管原さん:

資格を取得した人がいれば多くのメンバーから「おめでとう」のメッセージやスタンプが寄せられるなど、以前はなかった社員どうしのつながりが生まれ、社内の雰囲気も明るくなりました。

佐藤さん:

LINE WORKSの導入当初は、全社向けのお知らせをトークグループと掲示板のどちらで発信するかのルールが統一されていませんでしたが、次第に「流れてもよいフロー型の情報はトーク、アーカイブしたいストック型の情報は掲示板で発信」という考え方が社内に定着し、伝えたい情報によって使い分けるようになりました。

管原さん:

現在は健康診断や社内イベントの告知など、会社から発信する案内は掲示板で周知しています。LINE WORKSに続いて業務管理プラットフォームにkintoneを導入し、社員自身が業務日報アプリをはじめ業務を効率化させるためのさまざまなアプリを内製するようになりましたが、kintoneの活用方法や改善案などを議論するスレッドがつくられるなど、掲示板は社員どうしが自由に意見を出し合うための場ともなっています。

ほかにLINE WORKSのどんな機能をよく活用されていますか。

【カレンダー】社員のスケジュールを共有して可視化

【アンケート】日程調整と意見収集をスムーズに

【Drive】全社の共有データをセキュアに保存

佐藤さん:

会議、出張、休暇など個々の社員の予定をカレンダーに登録して共有しています。リマインド通知によって、会議の予定が入っていたことをうっかり忘れるといったことを防げる点も便利です。

管原さん:

社内イベントの出欠確認や日程調整、社内制度についての意見や要望の聴取にはアンケート機能を活用。メンバーからの回答が自動的に集計され、表やグラフとしてひと目で確認することができます。

アンケート機能を使えば質問用紙を配付する手間がかからず、回答の回収もスムーズ。社内行事等などの日程調整やヒアリングを効率化

佐藤さん:

社内規定や業務マニュアルなど全社員が必要に応じて閲覧するデータは当初、トークグループのフォルダに保存していましたが、容量にゆとりがありセキュアな環境でファイルを共有できるDriveを利用するべく有償プランに移行。全社の共有データをDriveで管理するようになりました。また、社内で活用が進んできたkintoneとLINE WORKSをスムーズに連携させてさらに業務生産性を向上させるために、よりスムーズなAPI連携ができることも有償プランに切り替える決め手のひとつでした。

LINE WORKSとkintoneをどのようにして連携させているのですか。

佐藤さん:

ノンプログラミングでLINE WORKSとkintoneを連携させるチャットボットを作成できるJobocoを活用し、トーク画面でBotと対話をしながら入力した内容がkintoneに登録される仕組みを構築しました。これにより、「常駐先勤務表記載外の作業時間申請」をLINE WORKSから簡単に行えるようになりました。

Jobocoで作成したチャットボットでLINE WORKSとkintoneを連携。常駐先での業務以外の作業時間をトーク画面から手軽に入力できるようにした

当社では社員に研鑽してもらうため、社外の勉強会などへの積極的な参加を推奨しており、それも業務の一環とみなして勤務時間の対象としています。kintoneを使ってすでに常駐先での各自の勤務時間を登録するためのアプリを内製していましたが、LINE WORKSでも社外勉強会などに参加した時間を手軽に入力できるようにしました。その内容を承認者である私や管原が確認すると、承認されたことがトークで通知されます。この取り組みはLINE WORKSとkintoneの可能性をさらに探っていくためのステップと位置づけています。社員がノーコードBotの活用を経験することが、お客さまのDXを支援する新規事業に役立つことにも期待しています。

改めてLINE WORKSの導入成果をどう実感されていますか。

佐藤さん:

給与明細など社員に郵送していた書類をデジタル化してLINE WORKSで送信するようになったことで、年間10万円ほどかかっていた郵送費が削減されました。また、紙の書類をコピーしたり郵送したりするための準備に毎月10～15時間ほど要していましたが、その作業時間も大幅に短縮できています。

定性的効果として挙げられるのは、社員間のコミュニケーションが活性化して一体感が醸成されたことで、孤立しがちな常駐SEのメンタルヘルスにも好影響を及ぼしたことです。また、チームの垣根を越えて意見が交換されるようになったことで、社員自身が生産性向上につながるアイデアを創出して素早く共有するようになりました。そうした社員の意識改革やITスキルの獲得を背景にして、お客さまのDX支援という新規事業を立ち上げられたことも大きな収穫です。こうしたことからLINE WORKSは当社にとって、「社員の笑顔と成長を促進するシンボリックな存在」だと私は思っています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

管原さん:

定型的な作業依頼をトークで依頼する際に誤記が発生しがちなので、kintoneで申請フォームを作成し、JobocoでLINE WORKSと連携させることで自動化を図れればと思っています。ちょっとしたことでも何か効率化できないかな？ と考えるのが好きなので、LINE WORKSを使いこなしながら楽しんでDX化を進めています。

佐藤さん:

LINE WORKSのBotを活用して、kintoneに保存されている社内業務マニュアルやFAQなどを社員が簡単に取得できるようにしたいですね｡社員がBotに質問するだけで必要な情報を速やかに得られるようになれば、業務効率がさらに上がるはずです。社内のDX推進は、常駐先での業務が多いメンバーたちが自由に創造性を発揮できる場として昇華しているので、LINE WORKSの活用は社員の成長機会としても機能しています。

【お話を伺った方】

佐藤 良介さん

システムインテグレーターにSEとして勤務したのち、2022年10月に新日本ニーズの代表取締役に就任。

管原 百世さん

SE業務に携わるとともに、社内のDX推進リーダー・IT運用責任者も務める。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年11月当時のものです。

大断面集成材の製造・建設工事の設計施工を行う株式会社中東は、煩雑なアルコールチェックを簡便にする目的で、LINE WORKS上で行える「アルろく for LINE WORKS」を導入。アルコールチェックの記録と管理を円滑にし、年間約20万円のコスト削減を実現しました。さらに、LINE WORKSを会社にとって初となるグループウェアとして活用することで、全社員が迅速な情報共有を行える体制を構築。総務部による入金チェックが月20時間短縮されるなど、業務効率化に大きく貢献しています。

本事例のポイント

• 道交法に定められたアルコールチェックと運転日誌の記録・管理が「アルろく for LINE WORKS」で効率化
• アルコールチェックの運用コストを年20万円削減
• フリープランから始めたグループウェア導入が全社員に浸透し、迅速な情報共有を実現
• 電話、メール、メモがトークに置き換わり、入金チェックなどの作業を月20時間短縮

貴社の事業概要についてお聞かせください。

谷内さん:

石川県能美市に本社を構える当社は、大断面集成材やCLT（直交集成板）の設計・製造に加え、一般建築の設計・施工も手掛ける総合プロデュース企業です。高度な技術を要する大断面集成材の製造から建築まで一貫して行える点が強みです。近年は、環境意識の高まりや国の後押しにより木造建築の需要が増加しており、当社の集成材は2020年東京オリンピックのメインスタジアムである新国立競技場にも使用され、有明体操競技場では施工の一部も担当しました。また、大阪万博の会場に設置されるパビリオンや、2026年にアラブ首長国連邦（UAE）で開館予定のグッゲンハイム・アブダビ美術館の骨組みに使用される集成材も受注するなど、当社の技術力は国内外で高く評価されています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

走出さん:

当社は、本社敷地内に4棟の工場と市内に別の工場があり、拠点が分散しています。施工現場の管理者は全国各地へ長期出張することも少なくなく、社員間の連絡は対面、電話、貼り紙、回覧板などで行われており、迅速な情報ができないことが以前からの課題でした。

谷内さん:

また当社は、社員が施工現場へ車で移動する機会が多いため、2023年12月の道路交通法改正でアルコールチェッカーを使った酒気帯び状態の確認が義務化されて以降、アルコール検知器に付属する専用アプリでアルコールチェックの運用を試みました。しかし、その検知器とアプリ間のBluetooth接続が不安定で記録がスムーズに送られないなど、使い勝手に課題があり、全社展開できずにいました。好調な業績が続いている当社は、ここ10年ほどで社員数が倍増しており、業務で車を運転する社員も増加しています。そのため、日々のアルコールチェックをより手軽に行えるようにし、記録を管理する安全運転管理者の業務負担も軽減することが喫緊の課題となっていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定した理由と、運用開始までの経緯を教えてください。

谷内さん:

ビジネスチャットをはじめとするLINE WORKSの各機能を全社員で活用することで、社員間の連絡や情報共有が円滑になると考えました。当社はこれまでグループウェアを導入したことがなく、社内に定着するかどうか不安でしたが、LINE WORKSにはフリープランが用意されています。「フリープランなので、活用が進まなければ利用を中止すればよい」と考え、導入への心理的なハードルを下げ、まずは総務部のメンバーで試用しました。その後、役員、部長、工場長にも試用してもらったところ、コミュニケーションが円滑になることを実感できましたことから、有償プランに切り替えました。

利用を促進するため、使える機能を制限することはせず、業務に関わるグループであれば社員が自発的に作成することを認め、飲み会のお知らせなどの連絡も許可しています。個人携帯のBYODを許可したこともあり、現在は全社員に活用が定着しています。

「アルろく for LINE WORKS」を選定した理由を教えてください。

谷内さん:

複数のアルコールチェックサービスを調査した結果、アルコールチェックとLINE WORKSを連携させた「アルろく for LINE WORKS」に注目しました。操作性が良さそうな点に加え、国家公安委員会が定める基準を満たしていれば、導入済のアルコール検知器をそのまま使用できること、検査結果と運転日誌を専用の管理画面で管理できること、そして低コストで運用できることに魅力を感じ「アルろく for LINE WORKS」を導入しました。

「アルろく for LINE WORKS」の具体的な利用シーンと導入効果についてお聞かせください。

・検査結果と顔写真を撮影するだけの簡便な操作性

・アルコール検知器の種類を問わず利用可能

・運転日誌としての活用も可能

谷内さん:

ドライバーは、別のアプリを立ち上げる必要がなく、普段使っているLINE WORKSから「アルろく for LINE WORKS」を立ち上げ、検査結果が表示されたアルコール検知器と一緒に自分の顔を撮影するだけで簡単にアルコールチェックの記録を残せます。撮影された画像はAIによる顔認証が行われるため、他人によるなりすましを防止できます。

また、OCR機能によって検知器に表示された数値が自動的にデータ化されるため、ドライバーが検知量を入力する必要はありません。以前から使っていた検知器をそのまま活用できたのも良かったです。

以前のアプリでは、アルコールチェックの結果を管理者が手動で集計していましたが、「アルろく for LINE WORKS」では管理画面上にリアルタイムに自動集計されるため、管理業務が大幅に効率化されました。当社には出張や直行直帰のある社員が20名ほどおり、以前はアルコールチェック結果の回収漏れが発生していましたが、「アルろく for LINE WORKS」を導入してからは回収する手間がなくなりました。

さらに、「アルろく for LINE WORKS」には、出発地や目的地、走行距離メーターの数値に加え、任意で追加した項目も記録でき、運転日誌としても活用できるのが便利です。走行距離は、出発時と帰着時に入力した数値から自動で計算されるため、紙で記入していたときよりも簡単に運転日誌を作成できます。

出発地や目的地、走行距離の記録など運転日誌としても活用できる

グループウェアとしてのLINE WORKSの利用シーンと導入効果についてはいかがですか。

・会社からの重要なお知らせを全社のトークグループで周知

・部門や案件別のグループで業務情報を速やかに共有

・トークルームの予定表示機能で出張等のスケジュールを可視化

谷内さん:

当初は従来の貼り紙や回覧も併用していましたが、LINE WORKSのトーク機能で会社や部門からの重要なお知らせを発信するうちに、短期間で紙による情報発信を大幅に削減できました。

LINE WORKSに発信された通知・通達を見る習慣が根づき、紙で情報を共有する文化からの脱却が図られた

部門別や案件別のトークグループも次々と作成され、設計チームと施工チームが図面データや修正指示などをリアルタイムに共有するなど、業務に関するあらゆる情報をLINE WORKSでやり取りするのが当たり前になり、以前のように担当者間の連絡に手間取ることはなくなりました。

施工現場に関する情報はPDFや写真で関係する担当者が瞬時に共有

走出さん:

どの部門の社員がいつどこにいてもスムーズに連絡がつくので、電話やメールでの連絡はほとんどなくなりました。口頭での伝達は記録に残りませんが、トークならテキストで記録が残り、いつでも誰に何を伝えたか検索できます。そのおかげで、「言った/言わない」のトラブルも回避できるようになりました。

谷内さん:

トークがすっかり定着したことを受け、グループの予定機能で出張予定などを可視化するようになりました。自分のスケジュールを共有することが定着すれば、いずれは会社全体でカレンダー機能を使う予定です。

トーク以外にどんな機能をよく活用していますか。

【掲示板】テーマごとのスレッドに情報を集約

【ビデオ通話】離れた拠点や出張先の社員が参加する会議に利用

【アンケート】日程調整や社内の意見収集を効率化

走出さん:

とくによく使われているのは掲示板で、会社からの各種お知らせや業務マニュアル、労働災害発生情報に加え、社員が自由に書き込める自由掲示板も設けています。自由掲示板には「建設会社あるある」のような投稿もあり、社内の雰囲気を和らげることに貢献しています。

谷内さん:

出張先の社員も参加する会議をビデオ通話機能で行うことがあります。また、アンケート機能は会社行事の出欠確認などに活用しており、重要なアンケートや掲示板については、全社員向けのトークルームにURLを送信して確実に確認してもらえるようにしています。

改めてLINE WORKSの導入効果をどう実感していますか。

谷内さん:

アルコールチェックの運用については、以前利用していたサービスから「アルろく for LINE WORKS」に切り替えたことで、アルコールチェックや運転日誌の記録・管理の負担を大幅に削減し、年間約20万円の運用コストを削減できました。

また、LINE WORKSをグループウェアとして活用することで、社内に分散していた情報が集約され、必要なときにすぐにアクセスできるようになりました。これにより、約90名の社員全体の業務効率化が大幅に向上しています。

走出さん:

社内の担当者への対面、電話、メールによる確認作業に要していた時間が、月に約20時間短縮されました。その時間をほかの業務に充てられるようになったことが大きな成果です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

走出さん:

社内規定や各種申請などに関する問い合わせにLINE WORKSのBotが対応する仕組みを構築し、総務部の業務を効率化したいと考えています。

谷内さん:

「アルろく for LINE WORKS」のように、LINE WORKSをインターフェイスとして活用することで効率化できる業務は多いはずです。今後は、勤怠管理など、ほかの社内システムとの連携も積極的に進めていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

谷内 一宣さん

総務部次長として人事および労務全般を管理する。

走出 あゆみさん

総務部で入出金や文書管理、請求書作成等を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 保護者のLINEと外部トーク連携機能で安全につながり緻密なコミュニケーションを実践
• 教師と教室長が個々の生徒の学習進度をタイムリーに共有
• 季節講習等のデジタル資料をトークで送信することで郵送費を削減
• 生徒のトークルームをスプレッドシートで管理することで、授業料の納付案内状況を可視化

KATEKYO新潟の事業概要をご紹介ください。

高野さん:

小・中・高校生を対象に受験指導や定期試験のフォローをするKATEKYO新潟は、新潟県内に19の教室を運営。プロの社会人教師が1対1の完全個別指導を行い、生徒の個性や学習進度、目標に合わせて質の高い丁寧なサポートをすることで、学習効果の最大化を図るのが特長です。もともと家庭教師の派遣からスタートし、今もその需要はありますが、現在は大部分の生徒が教室で学んでいます。教師数は全体で約190名。教室に通う生徒はピーク時（毎年12月）で約1,300名、家庭教師を利用する生徒はピーク時（毎年12月）で約200名です。

長津さん:

最近は地方と大都市圏の学力格差解消が課題となっているのに加え、少子化が進んだことで保護者が1人の子に割ける教育費が増えていることもあり、個人の学力や学習スタイルにマッチするマンツーマン形式のきめ細かい指導を求める傾向が強まっています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

高野さん:

とある学習塾に関するアンケート調査では、保護者が抱く不満で最も多いのは「塾とのコミュニケーション不足」ということですが、当塾もまさにその課題を抱えていました。各教室の運営を管理する教室長は基本的に1名で2教室を担当していて、保護者から生徒に関する相談や問い合わせの電話があってもなかなか出られません。時間や日を改めてかけ直すことが多く、タイムリーな意思疎通をすることが困難でした。

また、社内ではGoogle Workspaceをグループウェアとして利用していますが、教室長が多数の教師と情報を迅速に共有することも容易ではなく、個々の生徒の様子を詳しく把握できる体制にありませんでした。そうしたディスコミュニケーションが生徒や保護者の不満を招く要因となり、退塾につながる潜在的なリスクになり得ることを感じていました。

長津さん:

教師や教室長は保護者とSMSや個人LINEで連絡を取るケースもありましたが、その内容は会社が把握できないので、関係者が安心して使えるオフィシャルなコミュニケーションツールを導入する必要があると考えていました。

課題解消に向けてLINE WORKSを選定された理由と、本格的な運用開始までの流れを教えてください。

高野さん:

LINEと似た操作性で導入時のハードルが低く、生徒や保護者が広く使っているLINEとセキュアに連携できることと、1対1だけではなく状況に応じてグループでのコミュニケーションも取れるのが魅力でした。またセキュリティ面や管理機能など、会社として安全性を担保できる点も評価しました。さらに、APIで外部サービスやツールと連携させることで、さまざまな業務の効率化に役立てられるのではないかとの期待もありました。

長津さん:

まずいくつかの教室で試用しコミュニケーション活性化に効果があることを確認してから、全19教室にフリープランを導入。生徒や保護者のLINEとは外部トーク連携機能でつながり、フリープランで連携できる数が上限に達した教室ではその制限がない有償プランに順次切り替えています。現在までに半数以上の10教室が有償プランに移行しました。

保護者や生徒のLINEとはどのようにしてつながっていますか。

高野さん:

各教室の面談スペースにQRコードを用意し、保護者と生徒に教室長との友だち登録をしてもらうようお願いしています。保護者がLINEを使っていないため生徒のLINEとのみ連携するケースはありますが、入塾時には基本的に快く登録をしていただいており、保護者の側もLINEで気軽にご連絡をいただいています。

長津さん:

当塾への資料請求をされた方に送付するパンフレットにもQRコードを載せるようにしたところ、友だち登録をしたうえでLINEから問い合わせをする保護者が非常に多く、資料請求者の入塾率も高まっていると捉えています。

LINE WORKSによって関係者間のコミュニケーションはどう改善されましたか。

・問い合わせや相談への対応が迅速になり生徒や保護者の満足度がアップ

・教師と教室長の生徒に関する情報共有が円滑になり指導の質が向上

・BCP対策の一環として緊急時の安否確認を素早く行える体制を構築

長津さん:

以前は教室長や教師が生徒や保護者などからの着信履歴を見てかけ直しても応答されないことが多く、お互いになかなか連絡がつかないという状況がありましたが、連絡手段がLINE WORKSに置き換わったことで、タイムラグの少ない意思疎通が可能になりました。教室長と教師が組むグループには、各家庭の意向に応じて生徒や両親が適宜参加。お互いに伝えたいことを迅速・確実に伝え合っています。

「体調を崩したので今日の指導は欠席させます」といった保護者からの事務的な連絡だけではなく、「子どもの学習意欲を高めさせるに親はどうすればいいか」といった相談や、学習内容に関する生徒からの質問にもしっかり応えられるようになったことで、当塾に対する満足度が以前と比べて確実に高まっています。

保護者からの相談に教室長が対応。双方が都合のよいタイミングでやり取りが可能

高野さん:

一部の教室長や教師が自発的に使っていたSMSや個人LINEと違い、LINE WORKS上のやり取りは会社が監査できるので、教室長や教師が安心して使えるようになったことも大きな導入成果の一つです。

保護者との間だけではなく、教室長と教師のコミュニケーションも密になり、教室長からの指示の伝達や、教師からの「報連相」も素早くできるようになりました。

教師と教室長がこまめに報告や相談を行い、指導の質向上に役立てている

また、能登半島地震が起きたのを機にBCP対策の強化に乗り出し、本部から教室長や教師に安否確認するためのグループをつくり、災害発生を想定した訓練も行っています。

LINE WORKSはペーパーレス化や業務効率化にも貢献しているそうですね。

長津さん:

夏期・冬期・春季講習の案内は教室で生徒に手渡していましたが、LINE WORKS導入後はPDFで保護者のLINEに送信し、Googleフォームに申込書を送ってもらうことでペーパーレス化を実現しました。既読がつくことで送付した案内を見てもらえたということが分かりますし、パンフレットを郵送していた頃と比べて申込率も高まっています。

生徒ごとの毎月の授業料はGoogleスプレッドシートで計算し、保護者宛てに請求する文面を自動作成していますが、以前はそれをプリントアウトして郵送していました。LINE WORKS導入後はその内容を保護者のLINEに送信するようになりましたが、いちいちアドレス帳から宛先を検索するのが煩雑だったため、スプレッドシート上に貼り付けたURLをクリックすればトークの送信画面が立ち上がり、メッセージをスムーズに送れる仕組みを構築。これによって請求業務が大幅に効率化しています。

以前は郵送していた季節講習の申込受付票や授業料納付の案内をLINE WORKSで送信するようになったことで、私の担当する教室では年間の郵送料が98%も削減されました。2024年10月1日に定形郵便封書の料金が値上げになったことを考慮すると、コストカットの効果は絶大です。

トーク以外にどんな機能を活用されていますか。

【掲示板】教師への重要な連絡事項を速やかに周知

【カレンダー】各教員の指導スケジュールを教室単位で共有

【タスク】生徒の月次指導報告書の作成を効率化

高野さん:

教室長から各教室の教師への通知・通達は、月1回の対面ミーティングのときに紙の文書で伝えていましたが、今は教室ごとの掲示板を設けて随時投稿。会議の議事録や研修資料などもアップし、重要な情報をタイムリーに周知するようにしています。

各教師の指導予定や教室のイベント、休校日などはカレンダーに登録してスケジュールを共有しています。これまでは教室に用意した紙に記入していましたが、LINE WORKSに反映させれば突発的な予定変更もリアルタイムに把握することができます。

長津さん:

教師は個々の生徒の月次の指導報告書を作成しています。以前は紙の報告書を保護者に渡して内容を確認してもらってから教室長に提出しており、回収に手間取ることが少なくありませんでした。今はLINE WORKSのテンプレート機能を使って報告書を作成し、教室長が内容を確認してから保護者に転送するという流れに変えました。報告書を教師に戻す必要がないので保護者は都合のよいときにじっくり読むことができ、気づいたことがあればLINEで即座に教室長にコメントを送信できます。テンプレートは、教師によってバラつきのあった報告内容を統一することにも役立っています。

改めてLINE WORKSの導入効果をどう実感されていますか。

高野さん:

保護者や教師とトークでやり取りするようになったことで、教室長が電話連絡に要していた時間が、週あたり1～2時間削減されました。以前は保護者から「何時以降に電話をください」と留守番電話で伝えられると、その時間まで教室にいなければならないことがありましたが、今はそうしたことはまずありません。生徒や保護者からの電話から解放されたことで同様に教師の勤務時間も短縮しており、従業員満足度も高まっているはずです。

長津さん:

肌感覚ではありますが、LINE WORKSで保護者のLINEとつながり、以前より丁寧に相談に対応できるようなったことで、退塾者が減っています。生徒を通わせている保護者が、別の保護者に当塾のLINE WORKSアカウントを紹介してくださることも多く、塾長と保護者がつながることで信頼関係が生まれ、その結果として入塾する生徒も増えています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

高野さん:

生徒の入退室管理システムとLINE WORKSを連携させて出欠管理を自動化し、保護者への報告を迅速にする仕組みを構築しましたが、今後は成績管理システムとLINE WORKSも連携させ、教師や教室長が生徒の成績データをタイムリーに把握できる環境も整えることを計画しています。そのことを通じてよりよい指導を実現し、当塾の特長である個別対応をさらに強化するつもりです。

長津さん:

新規の生徒を迎える際は、まず教室長が本人や保護者との面談から学習状況を確認して担当教師に引き継ぎ、入塾後は教室長が教師から月次の指導報告書を受け取って学習の進み具合を共有することになります。しかし生徒数が多いため、教室長は個々の生徒に関する情報を一連の流れとして把握することが難しいのが実情です。そこでタスク機能をうまく活用し、入塾者の受け入れから指導終了までのプロセスをタスク化して管理することで、より万全なサポートをできるようにしたいと考えています。

【お話を伺った方】

新潟駅前校/イオン新潟東校 教室長

高野 正輝さん

新潟駅前校およびイオン新潟東校の教室長として生徒・保護者への対応と教師の管理にあたる。

長津 利幸さん

十日町駅前校および六日町駅前校の教室長。英語と数学をメインに中学生への学習指導も行う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年10月当時のものです。

本事例のポイント

• 連絡手段を電話からトークに置き換えコミュニケーション速度を向上
• 日払いアルバイトの受付状況をノート機能でタイムリーに共有
• 会社からの通知・通達を掲示板で迅速に全体周知
• 『freee人事労務』との連携でトーク画面から出退勤打刻が可能に

御社の事業内容をご紹介ください。

野村さん :

当社は関東近郊の委託先倉庫内に16箇所の事業所を有しています。倉庫や配送センターなどにおける物流業務を受託し、貨物の管理・選別・仕分け・検品・積み込みなどを代行しています。例えば豊洲市場では荷扱いだけではなく、仲卸会社から鮮魚の加工といった専門的な作業も含めて請け負うなど、お客さまのニーズに応じて多様な物流サービスを総合的にご提供できるのが特長です。

山中さん :

常時60名ほどの月払いアルバイトスタッフ、50名ほどの日払いアルバイトスタッフを運用しています。業務受託先のその日の作業内容に応じて、臨機応変に人員を配置できるのも当社の強みです。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

野村さん :

当社の事業所には共用のPCを配置していますが、社用のメールアドレスは原則として本社の事務職員と事業所の現場長にしか付与していないので、外で働く社員と本社間の連絡は主に電話で行われていました。アルバイトスタッフの手配をする事務所には、「翌日の作業に何名のアルバイトを派遣してほしい」という要望が毎日各事業所から電話で伝えられます。それ以外にもさまざまな用件の連絡がひっきりなしにあるので、電話対応にかなりの時間を割かなければならないのが事務所の悩みでした。

多くの情報が紙で共有されるために業務全般が非効率的で、その最たるものがアルバイトの受付管理でした。当社は求人メディアを通じて日払いアルバイトをほぼ毎日募集しており、電話を受けた人が応募者の氏名を紙の名簿に記入することで、何人のアルバイトを受け付けたかを事務所のスタッフ全員が把握できるようにしていました。しかし、業務を受託する委託先倉庫の数が増えてきて、募集するアルバイトの人数も増えるにつれ、受付状況を紙の名簿で共有することに煩わしさを覚えるようになってきました。

山中さん :

社員の勤怠管理はタイムカードで行っていましたが、事業所で働く社員は基本的に本社に寄らずに直行・直帰します。そのため、経理も担当する総務部には勤怠報告書が毎日各事業所からメールで送信され、それを集計して給与計算をすることが非常に煩雑でした。また、残業や有給休暇の取得などには紙の申請書を提出して承認を受けることが必須で、書類を作成する社員にとっても、それを受理して処理する総務部にとっても手間がかかり、業務負荷となっていました。

名幸（なこう）さん :

勤務シフト表や本社からの連絡事項などは、いちいち紙に出力したものを掲示して共有しなければならないなど、情報共有がデジタル化されていないことに対しては事業所側でも以前から不便さを感じていました。

野村さん :

そうしたことから、紙文化から脱却して社内コミュニケーションを円滑にすることを検討するようになったのです。

課題解決の手段としてLINE WORKSを導入された理由を教えてください。

野村さん :

まずは無料版のビジネスチャットアプリをいくつか試してみたのですが、使い方が複雑で簡単に定着するとは思えませんでした。そこで注目したのが、LINEのUIを踏襲したLINE WORKSです。フリープランを試したところすぐに使いやすさを実感でき、これならチャットツールを使い慣れていない社員でもすぐに使いこなせるようになるだろうと期待されました。

山中さん :

既読機能があるのが便利で、さらにトークだけではなく掲示板機能で情報を周知できるのもLINE WORKSの魅力でした。

LINE WORKSによって社内のコミュニケーションはどう改善されましたか。

【グループ】電話のように相手の業務を中断させることなく情報を確実に伝達

【ノート】刻々と更新されるアルバイトの受付状況をタイムリーに確認

【掲示板】全社員やグループ単位で重要な通達を速やかに共有

野村さん :

組織図に沿ったグループと各事業所のグループのほか、必要に応じて各種グループを作成することで、基本的な連絡手段が電話からLINE WORKSのトークに自然と置き換わりました。その結果、社員間の意思疎通が飛躍的に速くなっただけでなく、電話対応が減ったことで事務所の業務負荷も大きく軽減しています。

山中さん :

日払いアルバイトの応募受付は、紙の管理からノート機能を活用した管理に切り換えました。これまで、応募の電話を受けた人が、応募者の当社でのアルバイト経験の有無・性別・氏名・年齢を紙の名簿に記入していました。しかしそれでは、ほかの電話で応募を受けた人は都度、紙の名簿を探さないと最新の受付状況を把握できませんでしたし、ほかの人が記入しているときは名簿を見ることもできませんでした。それらの情報をグループトークのノートのコメントに入力するようにしたことで、応募の電話を受付ける社員がいつでも最新の状況を確認できるようになりました。

毎日の募集条件と照らしながら、応募を受け付けたアルバイトスタッフの氏名や年齢などをノートのコメントに入力。50人ほどいる関係者が受付状況を遂次把握できるようにしている

名幸さん :

事業所でも勤務シフト表やその日の作業内容、本社からの連絡などをグループや掲示板で共有できるようになり、口頭や紙の掲示物と比べてぐんとスピーディに伝達されるようになったことを実感しています。

私が担当する川崎市の東扇島地区には2つの事業所があり、アルバイトスタッフの人員配置などに関してよく連絡を取り合いますが、その手段も電話からLINE WORKSに切り替わりました。電話は相手の業務を中断させがちですが、その心配がないトークならストレスを感じることなくメッセージを送れます。

各事業所は安全意識の向上に向け、本社からFAXで送られてきた事故やヒヤリ・ハットの事例報告書をファイリングして共有していましたが、その情報も今は掲示板にアップされるようになり、各社員が手元のスマホでいつでも簡単に閲覧することができます。事務所からの重要な通達も掲示板で確認できるようになり、あらゆる情報が速やかに周知されるようになりました。

神奈川県川崎市の現場で働くアルバイトスタッフの管理も円滑になったそうですね。

山中さん :

川崎市の2現場で働くアルバイトスタッフは、以前は東京都北区の本社に集合してもらってから会社の車で川崎まで送迎していました。稀に連絡ないまま欠勤されたりすることがあるので、出勤状況を本社で正確に把握するための措置でした。LINE WORKS導入後は、それぞれの現場の担当社員から当日に誰が集まったかをリアルタイムにトークで事務所に伝えられるようになったことで、アルバイトスタッフも直接、川崎駅に集合してもらえるようになりました。それにともない、本社から川崎市の現場へ車で送迎する必要もなくなり、当社にとってもアルバイトスタッフにとっても時間が効率化しました。

煩雑だった勤怠管理はどのように効率化されましたか。

・『freee人事労務』と連携してトーク画面で勤怠時刻を打刻

山中さん :

LINE WORKSの導入と併せて、勤怠管理システムの『freee人事労務』も導入しています。勤怠データと給与計算を紐づけることで、転記や二重登録などの手間をかけずに給与支払いまで完了する仕組みを構築しました。さらに紙の書類で行われていた残業や有給休暇の申請・承認や年末調整など多くの事務業務をデジタル化しました。

タイムカードで行っていた社員の出退勤打刻は、『freee人事労務』とLINE WORKSを連携させることで、LINE WORKSの「チャットで勤怠Bot」に出勤や退勤とトークを送るだけで打刻できるようにしました。勤怠の情報は『freee人事労務』で自動集計されるようになり、以前のように勤怠報告書を手作業で集計して給与計算をする煩わしさから解放されました。

野村さん :

打刻の漏れや重複などのエラーがあるとその社員に自動でトークに直接通知され、管理者を介することなく修正してもらえるようになったことでも、総務部に余計な手間がかからなくなりました。

名幸さん :

日常的に使い慣れているスマホのLINE WORKSから、勤怠打刻や会社へのさまざまな申請が手軽にできるようになったことは、事業所で働く社員にとっても業務の省力化に大きく貢献しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

野村さん :

私はオンライン授業が当たり前のコロナ禍で大学時代を送った世代なので、FAXなどの紙文化が残っていることを入社後に知って驚きました。紙には紙の良さもあると思いますが、電子帳簿保存法の施行など国もデジタル化に舵を切っており、そうした流れに対応できない事業者は取り残されてしまうのではないかという懸念があります。そうした中でLINE WORKSが導入されたことは、DXに向かう絶好の機会になるのではないかと思います。

山中さん :

導入してから日が浅く、まだ事務的な連絡にしか活用できていませんが、社員どうしがもっとフランクに意思疎通できるツールとして定着すれば、社内のコミュニケーションはもっと活性化するはずです。

【お話を伺った方】

野村 幸太郎さん

総務および経理業務に携わる。LINE WORKSの導入や『freee人事労務』との連携の担当者でもある。

山中 麻由さん

社会保険加入手続きなどの総務業務と、アルバイトの給与計算など経理業務を担当。

名幸 天佑さん

冷凍倉庫の入出庫作業や従業員の勤務シフト、安全対策などを管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年3月当時のものです。