本事例のポイント

• 社内連絡をLINE WORKSで行うことをルール化してコミュニケーション速度を向上
• 契約書類の社内確認作業を迅速化し成約までの時間を大幅に短縮
• 新規代理店の営業開始までのリードタイムを縮めることで売上を底上げ
• 外部トーク連携でつながり弁護士など社外の関係者とも速やかに情報を共有

御社の事業概要をご紹介ください。

田代さん:

「親身なサービス×ITで、関わる人すべてを幸せにする」を企業理念とし、家賃保証サービス「いえらぶ安心保証」や生活トラブルサポート「駆け付けサービス」をはじめとする住生活関連総合アウトソーシング事業を展開しています。近年、少子高齢化や人間関係の希薄化などにより連帯保証人が減少し、入居者全体の約95%が家賃保証会社を利用するようになりました。当社のサービスを活用することで、不動産事業者や物件オーナーは家賃滞納リスクを避けられるだけでなく、毎月の入金管理といった煩雑な賃貸管理業務を省力化できるというメリットもあります。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

田代さん:

創業当初は社員7名と少なかったため、コミュニケーションツールにコストをかける余裕がなく、個人用のSNSのメッセンジャーで業務連絡や書類の決裁を行っていました。しかし、社員が増えるにつれ重要なメッセージが他の情報の中に埋もれてしまい、案件の期日管理に支障が生じるようになりました。

朝日さん:

営業担当者が不動産会社様と新規契約を結ぶ際、相手の希望条件について社内承認を得たり、契約内容のチェックを受けたりするのに時間がかかっていました。審査・契約管理部として、社内のコミュニケーション速度を向上させる必要性を感じていました。

田代さん:

そのため、創業から2年後、社員数が20名ほどに増えたタイミングでビジネスチャットの導入を決定しました。

課題解決のため、LINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。

田代さん:

いくつかのツールを比較検討した結果、UIがLINEと共通していてもっとも使いやすいと感じたLINE WORKSを選びました。当社は家賃保証などに関する機密性の高い情報を多く扱うため、すべての通信が安全に暗号化されるなど、セキュリティ面が優れている点も大きな魅力でした。約1カ月間フリープランを試用し、使い勝手のよさを確認した後、有償プランに移行して全社員での本格運用を開始しました。

LINE WORKS導入後、社内コミュニケーションはどのように改善されましたか。

・メッセージに担当者が迅速に反応する「即レス」文化が醸成

・重要な情報が迅速かつ確実に共有され、意思決定のスピードが向上

・書類がLINE WORKS上で共有されるようになり、ペーパーレス化が進展

田代さん:

審査や契約業務を円滑に進めるには、部門間の密な情報連携が不可欠です。そこで、社内連絡はLINE WORKSで行うことを徹底し、発信されたメッセージには「即レス」する文化を根付かせました。依頼事項などはメンション機能で担当者に通知し、対応状況も可視化しています。LINE WORKSを中心にしたコミュニケーションの活性化により、迅速な意思決定が可能になったと実感しています。

社員には、「斜め読みでも良いので、他部署の情報にも目を通してほしい」と伝え、社内の状況を全社員が把握できるようにしました。クレーム対応は遅れるほどリスクが増大しますが、LINE WORKS導入後は、どの部署でどのような問題が発生しているかが一目で分かるようになり、部門を問わず対処できる社員が迅速に手を挙げて対応する文化が定着しました。

熊谷さん:

メッセージを確実に伝えたい相手には、メンション機能が非常に役立ちます。自分がメンションされた未読のトークがある場合、トークルームが常に強調表示されるため、見落とす心配がありません。また、「＠ALL」でメンションすれば、重要な情報を全社員に確実に周知できます。

グループのフォルダ機能は、ファイル管理の効率化に貢献しています。例えば、ワークフローで申請を行う際に、Excel・写真・PDFなど複数のファイルをまとめてアップロードすれば、個々のデータを1つずつ共有する手間がなくなり、承認もスムーズに進みます。

家賃保証の申込実績をはじめ、月ごとのさまざまな業務データがフォルダで公開されており、だれもが必要に応じて見たいデータに簡単にアクセスできる環境が整っています。

田代社長の指示により、社内連絡のほとんどがトークで行われるようになり、担当者が内容を確認する書類も紙ではなくPDFで送信されるようになりました。誤りの指摘や修正依頼もトーク上でやり取りされるため、ペーパーレス化が大きく進んでいます。

審査・契約管理業務はどのように効率化しましたか。

・契約書類のチェックが迅速になり、より多くの案件処理が可能に

・新規顧客との成約までの時間を業界平均より大幅に短縮

朝日さん:

社外にいる担当者も、場所や時間に関わらず社内のスタッフと円滑に連絡を取れるため、審査や契約内容の確認に手間取ることはなくなりました。書類の不備に対する指摘も迅速に行えるようになり、契約完了までの時間が短縮。結果として、より多くの案件を処理できるようになっています。

不動産会社様との新規契約では、以前は担当者が合意内容を稟議書として社内に回覧していたため、契約締結までに数日を要していました。しかし、LINE WORKSの導入により、このプロセスが大幅に迅速になりました。契約された不動産会社様に提供する各種書類をまとめたスターターキットは、約1時間で作成可能となり、早ければ翌日には成約に至ることもあります。体感として、成約までの時間は業界平均と比較して大幅に短縮しており、「いえらぶ安心保証」のサービス自体の魅力に加え、このスピード感が当社の躍進を支える大きな要因の一つだと考えています。

熊谷さん:

スターターキットに含まれる各種書類の内容をチェックするためのグループも設け、誤りに気づいた人がすぐに指摘できる体制を整えています。どのような誤りがあり、どのような修正がされたかをメンバー全員が共有することで、契約関係書類作成に関する知識と経験を深めることにつながっています。

新規代理店の獲得手続きも、LINE WORKSによって迅速化されたそうですね。

・営業開始までのリードタイムを短縮し、大阪府だけで年間約500万円の売上貢献を実現

熊谷さん:

当社の代理店となった不動産会社様には、家賃保証に関する「審査申込」「進捗状況確認」「物件・顧客・帳票管理」などをWeb上で行うためのクラウド管理システム「KanrIt!」をご利用いただきます。通常、代理店様には当社との契約書を郵送していただき、その内容が本社のシステムに登録された時点で「KanrIt!」が利用可能になります。しかし、契約成立から契約書が届くまでに平均2週間ほどかかります。そこで、契約書の原本郵送に先立ち、PDFをLINE WORKSで送信していただくことで、直ちに内容を登録し「KanrIt!」をご利用いただけるようにしました。契約後すぐに営業を開始できるようになり、リードタイムを大幅に短縮できました。その結果、不動産会社様にはこれまで以上にスピーディーに代理店として稼働していただけるようになりました。

効果測定のため、大阪府の代理店100社を抽出し、12月から2月の繁忙期におけるランダムな2週間の平均売上額を算出したところ、1社あたり約2万8000円でした。ここ１年間に新規契約した⼤阪府の代理店は約170社あるため、全体では年間約500万円の売上貢献があったことになります。営業開始までの約2週間のタイムラグを解消しただけで、これほどの大きな効果が出たことに驚いています。

契約書の原本が郵送される前に、LINE WORKSで送信された内容を本社のシステムに登録。営業開始までのタイムラグがなくなったことで大きな売上貢献が生まれた

外部トーク連携機能を活用することで、社外の関係者との情報共有も円滑になったそうですね。

・弁護士とのリアルタイムなコミュニケーションを実現

・代理店やベンダーともトークグループで情報共有

田代さん:

家賃滞納が発生した場合、法的な対応が必要になることがあります。以前は、提訴に必要な書類を弁護士に郵送して確認してもらい、問題がなければ賃貸借契約解除通知を内容証明郵便で滞納者に送付していました。しかし、この対応にかかる日数に比例して損害額が大きくなるという課題がありました。LINE WORKS導入後は、外部トーク連携でつながった弁護士に書類のPDFを送り、不備がなければ即日内容証明郵便を発送してもらえるようになりました。これまでは滞納者への内容証明郵便発送までに10日ほどかかることもありましたが、この期間が短縮されたことで、当社の損害も軽減できています。

訴訟に発展した場合の状況も、法務担当者と私がLINE WORKSで共有するようになりました。以前は会議で報告を受けるだけでしたが、現在はリアルタイムに状況を把握し、その場で迅速に指示を出すことができます。

外部トーク連携は代理店やシステム開発ベンダーとの間でも活用しており、案件やプロジェクトごとに社内外の担当者がトークグループを作成しています。定例会議の内容共有や新規メンバーのオンボーディングなど、さまざまなコミュニケーションをLINE WORKSによって効率化しています。

LINE WORKSのその他の活用機能についてお聞かせください。

【アンケート】社員の意見を素早く収集

【スタンプ】【リアクション】社内のコミュニケーションを活性化

熊谷さん:

社員の意見をヒアリングする際には、アンケート機能を活用しています。回答状況が可視化されるため、未回答者へのフォローアップがしやすく、集計結果がグラフ表示される点も便利です。

会社全体の一体感を醸成するには、リーダーシップだけでなくフォロワーシップも大切だと考えています。私はトークグループへの投稿に積極的にスタンプやリアクションを返すように心掛けており、これらの機能も社内コミュニケーションの活性化に役立っていると実感しています。

経営者として、LINE WORKSの導入成果をどのように評価されていますか。

田代さん:

おかげさまで、創業7年目も順調に売上を伸ばすことができています。その背景には、迅速な情報共有体制の構築と、それによる業務効率化があります。LINE WORKSは、当社にとって単なるコミュニケーションツールではなく、事業成長を加速させるための不可欠なインフラとして機能しています。

今後、LINE WORKSをどのように発展させたいですか。

田代さん:

家賃保証の管理システム「KanrIt!」とLINE WORKSをAPIで連携させ、当社へのさまざまなお問い合わせ対応をLINE WORKS上で完結できるようにすることで、お客さまとのコミュニケーションをより円滑にしたいと考えています。

社内ではペーパーレス化が進んでいますが、不動産会社様から当社へ送られる契約申込書の約4割は依然としてFAXで届きます。保証中のお客さまからの変更届などもFAXで多く寄せられ、その処理に大きな手間がかかっているため、文字情報を自動的にデータ化するLINE WORKS OCRの活用にも関心があります。

また、業績優秀な社員の営業トークや、滞納者への電話対応のトークスクリプトを作成し、他の社員の教育に役立てたり、社内QAツールを作成するなど、今後はさらなる業務効率化に向けてAIを積極的に活用する意向です。そのようなAI活用のインターフェースとしても、LINE WORKSは有効だと期待しています。

【お話を伺った方】

田代 望さん

金融機関勤務などを経て、2018年にいえらぶパートナーズを設立。

熊谷 李奈さん

マーケティングやWebデザインなどの関連業務を担当。

朝日 勇太さん

入居者の審査や契約などを行う審査・契約管理部の業務を管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年4月当時のものです。

非鉄金属製品の加工販売を行う株式会社松下商店は、LINE WORKSのチャットボットを活用し、社員が手元のスマホで手軽に日報作成などを行える環境を構築しました。さらに、LINE WORKS上で動くWebアプリ「WOFF」で、社外からでも営業データを確認できる仕組みを実現し、営業社員がアシスタントに電話で問い合わせる必要がなくなり、双方の業務効率が向上しました。また、WOFFによって納品完了データがタイムリーに基幹システムに取り込まれるようになり、顧客からの問い合わせにも、より円滑に対応できる体制が整備されました。

本事例のポイント

• 電話をトークに置き換え受注品の寸法の伝達ミスを抑制し受注ミスがほぼ0％に
• トークやWOFFアプリの活用で月400時間のコミュニケーションコスト削減
• 営業アシスタントの業務負荷が軽減して離職率が低下
• チャットボットで日報作成や経費精算などを簡略化

御社の事業概要をご紹介ください。

栗野さん:

1951年創業の当社は、ステンレス､アルミ､伸銅品などの非鉄金属製品の加工販売を手掛けてきます。九州、四国､山口県の一部を商圏とし、主な得意先は建築や製造設備関連企業です。熊本県に進出した半導体メーカーTSMCの関連企業にも素材を供給しています。定尺品を卸すだけではなく、アルミやステンレスなどの素材をお客様のニーズに合わせて切断加工し、ミルシート（材料証明書）を発行するなど品質保証にも力を入れています｡

2018年に就任した現在の社長はDXの推進に積極的で、工場にバーコードリーダーやタブレット端末を導入するなど、業務効率化とペーパーレス化に取り組んでいます。近年は、非鉄金属の仕入れ値やガソリン価格などの上昇が著しいものの、得意先への販売価格に転嫁することは容易ではありません。そのため、社内の業務生産性を向上させることが急務となっています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

栗野さん:

社内の主な連絡手段が電話とメールだったために迅速なコミュニケーションが取りにくいうえ、受注情報を社員間で伝達する際に、サイズを言い間違えたり聞き間違えたりするミスが頻発していました。一部の社員に個人LINEでやり取りするケースが見られましたが、会社の管理外にあるツールを業務に使うことは、情報セキュリティの観点から認められません。

末次さん:

そこで、グループウェアを導入し社員にアカウントを付与しましたが、メールと同様にユーザーが自ら情報を取りに行く必要がある点が課題でした。たとえば、発信した文書を相手が確認したかどうかが分からず、急ぎの案件では確認の電話をかける必要があり手間がかかっていました。そこで、プッシュ型のコミュニケーションツールの導入を検討するようになりました。

谷川さん:

私たち営業部員が社外に出ている間に、お客さまからの発注や見積もり依頼が会社に届きます。その多くはFAXで、営業アシスタントが内容を営業社員に取り次いだり、販売管理システムに登録したりしますが、この業界には特有の言い回しが多く、記載内容が理解できず、処理に手間取るケースがよくありました。そのため、アシスタントに心理的負担がかかっており、分からないことを社外にいる営業担当者に気軽に相談できる仕組みが求められていました。

また、営業社員が出先で顧客から問い合わせを受けた際などに営業データを確認したい場合でも、社内のPCでなければ販売管理システムにアクセスできず、都度アシスタントに電話をかけて確認してもらう必要がありました。そのため、いつでもどこでも必要なときに営業データを見られる環境の整備が望まれていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを導入された理由をお聞かせください。

栗野さん:

いくつかのツールを比較検討した結果、社員の間ではLINEに似た操作性で誰でも扱いやすいLINE WORKSに注目が集まりました。そこで、まずは無料版での試用を開始しました。チャットによるコミュニケーションの促進に加え、管理部でBotを活用して簡単な営業データへアクセスできる仕組みを試作し、レビューを実施しました。その結果、チャットボットを活用した入力業務の効率化について、高い評価を得ることができました。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入効果をお聞かせください。

・テキストベースのやり取りで伝達ミスがほぼ0％に

・営業担当者とアシスタントのコミュニケーションが円滑化

栗野さん:

電話やメールの代わりに、部署､プロジェクト､テーマごとにグループを作成し、緻密な業務連絡を行うようにしたことで、情報伝達速度が大幅にアップしました。

末次さん:

金属の板材などをお客さまが求めるサイズにカットする当社は「cm/寸/尺」など素材によって呼び方が違います。その寸法が社内の担当者から担当者へ口頭で伝達されると数値の言い間違いや聞き間違いが生じがちでした。しかし、LINE WORKSを導入して寸法をテキストで伝達するようになってからは、そうしたミスが発生することはほとんどありません。また、大分や鹿児島など拠点間の情報共有もスムーズになり、ペーパーレス化もさらに進んでいます。

谷川さん:

営業部全体に伝えたいことはグループトークで一斉送信し、既読を確認できるので、わざわざ電話をかける必要がなくなりました。

また、お客さまからの発注内容でアシスタントが分からないことがあれば、FAXのPDFをトークで送ってもらうことで、営業担当者が処理方法を速やかに指示できるようになりました。これにより、受注対応がスムーズになり、アシスタントの心理的負荷も軽減されました。

注文をトークで手配することで聞き間違いなどを防止。図面などを添付し、加工箇所なども的確に指示できるようになった

チャットボットはどのような業務に活用されていますか。

・日報作成や経費精算等の手間を軽減

末次さん:

営業日報、運転日報の作成、アルコールチェックの報告、経費精算に必要なデータをLINE WORKSのBotから入力すると、基幹システムに自動で反映される仕組みをつくりました。

谷川さん:

例えば営業日報の場合、どの会社の誰をいつ何の用件で訪問したかなどの情報を手元のスマホで簡単に入力できます。入力された情報はデータベース化されるので、各自の営業活動を振り返るのに役立ちます。経費精算も領収書の写真を取り込むだけで済むので、手間と時間が大幅に削減されました。

チャット形式で迷うことなく必要事項を入力でき、その内容は基幹システムに反映される

「WOFF」によって営業活動はどう効率的になりましたか。

・営業担当者がアシスタントに問い合わせることなく営業データを閲覧可能に

・QRコードで読み取った納品情報をタイムリーに基幹システムに反映

末次さん:

社内のPCから基幹システムのデータにアクセスできる仕組みを、「WOFF」の機能を活用することで、社外からもアクセスできるように改良しました。基本設計は管理部で行い、外部ベンダーの協力を得て完成させました。

谷川さん:

WOFFアブリを使用することで、商品名で検索すれば本社、支店、倉庫ごとの在庫を、顧客名で検索すれば受注商品の納期や出荷までのステータスを瞬時に把握できます。アシスタントに問い合わせることなく、必要なときに自ら在庫、納期、納品までの進捗状況、売上などのデータを確認できるようになったため、営業活動全般が円滑になったことを実感しています。

栗野さん:

受注から納品に至る各プロセスの進捗をリアルタイムに更新し、いつでも確認できるようにしておくことは、営業活動に関するエビデンスを確保し、お客さまへの対応を万全にするためにも重要です。

セキュリティ面でも「WOFF」を活用されているそうですね。

栗野さん:

基幹システムを含め、多くのシステムを導入している場合、それぞれのシステム固有のIDとパスワードを個別に管理する必要があり、ユーザーの負担が増大します。また、パスワード忘れによる問い合わせが頻発することで、情報システム部門の業務効率も低下するという課題が生じます。

そこで、WOFF機能を用いてLINE WORKSのみでログイン可能なシングルサインオン（SSO）仕様に変更しました。これにより、ユーザーは複数のシステムに個別にログインする必要がなくなり、パスワード管理の負担が大幅に軽減され、開発コストの削減にもつながりました。さらに、セキュリティ面でも安心感があります。万が一スマートフォンを紛失した場合でも、LINE WORKSの利用を停止するだけで、他のシステムへの不正アクセスを防ぐことができ、従来のようにシステムごとに停止手続きを行う必要がなくなり、手間が大幅に削減されました。

WOFFアプリで商品在庫などのデータを簡単に閲覧。出先からアシスタントに電話をかけて確認する必要がなくなった

LINE WORKSの導入効果を定量・定性の両面で示すことはできますか。

栗野さん:

LINE WORKS導入により、営業アシスタントが営業社員からの営業データの問い合わせに対応が少なくなり、受注FAXの内容を理解するために時間を費やすこともなくなりました。また、WOFFアプリの活用で社外から営業データにアクセスできるようになったこともあり、アシスタントと営業社員は、それぞれ1人1日あたり約30分の業務時間を短縮できています。アシスタントと営業社員はそれぞれ全社で約20名ずついるため、合計40名が月20日ある営業日に30分ずつ削減したとすると、毎月トータルで40名×20日×30分＝400時間もの業務、仮に時給で換算すると月80万円相当の効率化が実現したことになります。

また、アシスタントは営業社員からの電話での問い合わせに速やかに対応しなければならないことや、受注FAXの内容を把握するために多くのことを覚えなければならないことに、ストレスを感じていました。LINE WORKS導入後はそれらの負荷から解放されたためか、アシスタントの負担も減ったことで働きやすい職場づくりにも貢献しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

末次さん:

営業社員が自ら在庫や受注残データなどを確認するだけではなく、WOFFとカレンダー機能を連携させるなどして、基幹システムからその日の納品予定を営業担当者にプッシュ通知する仕組みを構築したいと考えています。また、外部トーク連携機能で外部のLINE WORKSやLINEとセキュアにつながることで、お客さまや仕入れ先とのコミュニケーションも円滑にしたいです。

栗野さん:

スケジュール管理やアンケートには既存のグループウェアの機能を使っていますが、将来的にはそれらもLINE WORKSのカレンダーやアンケート機能に移行させる予定です。コミュニケーションツールの一元化により、業務環境がさらに向上すると考えています。

【お話を伺った方】

栗野 文明さん

総務部門と経理部門の機能を併せ持つ管理部をマネジメント。元SEとしてのITスキルを活かして社内のデジタル化を推進する。

末次 康夫さん

SEとして松下商店の基幹システム構築に携わったのち同社へ入社。LINE WORKSの導入を主導し、現在は運用を管理している。

谷川 貞伸さん

営業社員としてルート営業や新規得意先の開拓などを行う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

大断面集成材の製造・建設工事の設計施工を行う株式会社中東は、煩雑なアルコールチェックを簡便にする目的で、LINE WORKS上で行える「アルろく for LINE WORKS」を導入。アルコールチェックの記録と管理を円滑にし、年間約20万円のコスト削減を実現しました。さらに、LINE WORKSを会社にとって初となるグループウェアとして活用することで、全社員が迅速な情報共有を行える体制を構築。総務部による入金チェックが月20時間短縮されるなど、業務効率化に大きく貢献しています。

本事例のポイント

• 道交法に定められたアルコールチェックと運転日誌の記録・管理が「アルろく for LINE WORKS」で効率化
• アルコールチェックの運用コストを年20万円削減
• フリープランから始めたグループウェア導入が全社員に浸透し、迅速な情報共有を実現
• 電話、メール、メモがトークに置き換わり、入金チェックなどの作業を月20時間短縮

貴社の事業概要についてお聞かせください。

谷内さん:

石川県能美市に本社を構える当社は、大断面集成材やCLT（直交集成板）の設計・製造に加え、一般建築の設計・施工も手掛ける総合プロデュース企業です。高度な技術を要する大断面集成材の製造から建築まで一貫して行える点が強みです。近年は、環境意識の高まりや国の後押しにより木造建築の需要が増加しており、当社の集成材は2020年東京オリンピックのメインスタジアムである新国立競技場にも使用され、有明体操競技場では施工の一部も担当しました。また、大阪万博の会場に設置されるパビリオンや、2026年にアラブ首長国連邦（UAE）で開館予定のグッゲンハイム・アブダビ美術館の骨組みに使用される集成材も受注するなど、当社の技術力は国内外で高く評価されています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

走出さん:

当社は、本社敷地内に4棟の工場と市内に別の工場があり、拠点が分散しています。施工現場の管理者は全国各地へ長期出張することも少なくなく、社員間の連絡は対面、電話、貼り紙、回覧板などで行われており、迅速な情報ができないことが以前からの課題でした。

谷内さん:

また当社は、社員が施工現場へ車で移動する機会が多いため、2023年12月の道路交通法改正でアルコールチェッカーを使った酒気帯び状態の確認が義務化されて以降、アルコール検知器に付属する専用アプリでアルコールチェックの運用を試みました。しかし、その検知器とアプリ間のBluetooth接続が不安定で記録がスムーズに送られないなど、使い勝手に課題があり、全社展開できずにいました。好調な業績が続いている当社は、ここ10年ほどで社員数が倍増しており、業務で車を運転する社員も増加しています。そのため、日々のアルコールチェックをより手軽に行えるようにし、記録を管理する安全運転管理者の業務負担も軽減することが喫緊の課題となっていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定した理由と、運用開始までの経緯を教えてください。

谷内さん:

ビジネスチャットをはじめとするLINE WORKSの各機能を全社員で活用することで、社員間の連絡や情報共有が円滑になると考えました。当社はこれまでグループウェアを導入したことがなく、社内に定着するかどうか不安でしたが、LINE WORKSにはフリープランが用意されています。「フリープランなので、活用が進まなければ利用を中止すればよい」と考え、導入への心理的なハードルを下げ、まずは総務部のメンバーで試用しました。その後、役員、部長、工場長にも試用してもらったところ、コミュニケーションが円滑になることを実感できましたことから、有償プランに切り替えました。

利用を促進するため、使える機能を制限することはせず、業務に関わるグループであれば社員が自発的に作成することを認め、飲み会のお知らせなどの連絡も許可しています。個人携帯のBYODを許可したこともあり、現在は全社員に活用が定着しています。

「アルろく for LINE WORKS」を選定した理由を教えてください。

谷内さん:

複数のアルコールチェックサービスを調査した結果、アルコールチェックとLINE WORKSを連携させた「アルろく for LINE WORKS」に注目しました。操作性が良さそうな点に加え、国家公安委員会が定める基準を満たしていれば、導入済のアルコール検知器をそのまま使用できること、検査結果と運転日誌を専用の管理画面で管理できること、そして低コストで運用できることに魅力を感じ「アルろく for LINE WORKS」を導入しました。

「アルろく for LINE WORKS」の具体的な利用シーンと導入効果についてお聞かせください。

・検査結果と顔写真を撮影するだけの簡便な操作性

・アルコール検知器の種類を問わず利用可能

・運転日誌としての活用も可能

谷内さん:

ドライバーは、別のアプリを立ち上げる必要がなく、普段使っているLINE WORKSから「アルろく for LINE WORKS」を立ち上げ、検査結果が表示されたアルコール検知器と一緒に自分の顔を撮影するだけで簡単にアルコールチェックの記録を残せます。撮影された画像はAIによる顔認証が行われるため、他人によるなりすましを防止できます。

また、OCR機能によって検知器に表示された数値が自動的にデータ化されるため、ドライバーが検知量を入力する必要はありません。以前から使っていた検知器をそのまま活用できたのも良かったです。

以前のアプリでは、アルコールチェックの結果を管理者が手動で集計していましたが、「アルろく for LINE WORKS」では管理画面上にリアルタイムに自動集計されるため、管理業務が大幅に効率化されました。当社には出張や直行直帰のある社員が20名ほどおり、以前はアルコールチェック結果の回収漏れが発生していましたが、「アルろく for LINE WORKS」を導入してからは回収する手間がなくなりました。

さらに、「アルろく for LINE WORKS」には、出発地や目的地、走行距離メーターの数値に加え、任意で追加した項目も記録でき、運転日誌としても活用できるのが便利です。走行距離は、出発時と帰着時に入力した数値から自動で計算されるため、紙で記入していたときよりも簡単に運転日誌を作成できます。

出発地や目的地、走行距離の記録など運転日誌としても活用できる

グループウェアとしてのLINE WORKSの利用シーンと導入効果についてはいかがですか。

・会社からの重要なお知らせを全社のトークグループで周知

・部門や案件別のグループで業務情報を速やかに共有

・トークルームの予定表示機能で出張等のスケジュールを可視化

谷内さん:

当初は従来の貼り紙や回覧も併用していましたが、LINE WORKSのトーク機能で会社や部門からの重要なお知らせを発信するうちに、短期間で紙による情報発信を大幅に削減できました。

LINE WORKSに発信された通知・通達を見る習慣が根づき、紙で情報を共有する文化からの脱却が図られた

部門別や案件別のトークグループも次々と作成され、設計チームと施工チームが図面データや修正指示などをリアルタイムに共有するなど、業務に関するあらゆる情報をLINE WORKSでやり取りするのが当たり前になり、以前のように担当者間の連絡に手間取ることはなくなりました。

施工現場に関する情報はPDFや写真で関係する担当者が瞬時に共有

走出さん:

どの部門の社員がいつどこにいてもスムーズに連絡がつくので、電話やメールでの連絡はほとんどなくなりました。口頭での伝達は記録に残りませんが、トークならテキストで記録が残り、いつでも誰に何を伝えたか検索できます。そのおかげで、「言った/言わない」のトラブルも回避できるようになりました。

谷内さん:

トークがすっかり定着したことを受け、グループの予定機能で出張予定などを可視化するようになりました。自分のスケジュールを共有することが定着すれば、いずれは会社全体でカレンダー機能を使う予定です。

トーク以外にどんな機能をよく活用していますか。

【掲示板】テーマごとのスレッドに情報を集約

【ビデオ通話】離れた拠点や出張先の社員が参加する会議に利用

【アンケート】日程調整や社内の意見収集を効率化

走出さん:

とくによく使われているのは掲示板で、会社からの各種お知らせや業務マニュアル、労働災害発生情報に加え、社員が自由に書き込める自由掲示板も設けています。自由掲示板には「建設会社あるある」のような投稿もあり、社内の雰囲気を和らげることに貢献しています。

谷内さん:

出張先の社員も参加する会議をビデオ通話機能で行うことがあります。また、アンケート機能は会社行事の出欠確認などに活用しており、重要なアンケートや掲示板については、全社員向けのトークルームにURLを送信して確実に確認してもらえるようにしています。

改めてLINE WORKSの導入効果をどう実感していますか。

谷内さん:

アルコールチェックの運用については、以前利用していたサービスから「アルろく for LINE WORKS」に切り替えたことで、アルコールチェックや運転日誌の記録・管理の負担を大幅に削減し、年間約20万円の運用コストを削減できました。

また、LINE WORKSをグループウェアとして活用することで、社内に分散していた情報が集約され、必要なときにすぐにアクセスできるようになりました。これにより、約90名の社員全体の業務効率化が大幅に向上しています。

走出さん:

社内の担当者への対面、電話、メールによる確認作業に要していた時間が、月に約20時間短縮されました。その時間をほかの業務に充てられるようになったことが大きな成果です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

走出さん:

社内規定や各種申請などに関する問い合わせにLINE WORKSのBotが対応する仕組みを構築し、総務部の業務を効率化したいと考えています。

谷内さん:

「アルろく for LINE WORKS」のように、LINE WORKSをインターフェイスとして活用することで効率化できる業務は多いはずです。今後は、勤怠管理など、ほかの社内システムとの連携も積極的に進めていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

谷内 一宣さん

総務部次長として人事および労務全般を管理する。

走出 あゆみさん

総務部で入出金や文書管理、請求書作成等を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

本事例のポイント

• お客様のLINEとつながり円滑なコミュニケーションを実現
• 新規お客様の管理と共有が効率化し、フォローアップがより容易に
• Botを活用して申請フローの結果が自動通知される仕組みを構築

荒井会計事務所の事業概要をご紹介ください。

豊田さん:

1988年創業の荒井会計事務所は、社会保険労務士法人や行政書士事務所を併設するほか、司法書士と提携しての開業支援や経理・給与計算、社会保険などのアウトソーシング、人事などに関するコンサルティングも幅広く行っています。

会計事務所をはじめとする「士業」業界は紙ベースのアナログな業務が多いといわれますが、私たちは積極的にIT活用を進めてきました。社内業務におけるデジタル化にとどまらず、お客さま側の作業を効率させるクラウド会計の導入支援にも注力。代表的な会計サービスである「freee会計」「MFクラウド会計」「弥生会計」等のベンダー公認資格を持つスタッフを含む専門チームが、適切な会計システムの選択から導入、運用まで一貫してサポートする体制を敷いています。

反野さん:

私が在籍するグループ会社のPWTコンサルティングでは、Webアプリケーション開発やRPAの活用などによるバックオフィス業務の省力化をご支援しています。お客さまが煩雑な作業から解放されて事業に集中してもらえる環境づくりをトータルでサポートできるのが、荒井会計事務所グループの強みです。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

豊田さん:

お客様との連絡をスムーズにするため、以前から他のビジネスチャットを利用していました。新規の顧問契約時にそのアプリをインストールしていただくようお願いしていたのですが、耳慣れないツールを導入することに抵抗を感じるお客様が一定数おられました。また、導入いただけたとしても送ったメッセージを見てもらえずに、結局は電話で連絡を取らざるを得ないケースも多々あり、連絡の二度手間になっていました。

課題の解消に向けて既存のビジネスチャットからLINE WORKSに切り替えられた理由をお聞かせください。

豊田さん:

日常的なコミュニケーションツールとして広く普及しているLINEと外部トーク連携機能でつながれるLINE WORKSがリリースされたとき、「これならお客さまも抵抗感なく受け入れてくれるはず」と確信し、それまで使っていたビジネスチャットからLINE WORKSに切り替えることを決めました。

反野さん:

さらにLINE WORKSにはBot機能があり、さまざまなシステムと連携してトークルーム上で利用できることも大きな魅力でした。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・お客様のLINEと外部トーク連携でつながり連絡業務を効率化

・新規顧客に関する情報をノートに集約してチームで共有・管理

・新卒内定者のLINEともつながり気軽なコミュニケーションを促進

豊田さん:

新規契約のお客様に、私どものLINE WORKSとお客様のLINEでつながってもらうことをお勧めすると、大半の方がすんなり受け入れてくれました。お客様はご自身の普段使いのLINEを使用するだけで良いので、新しくアプリをインストールしていただく必要がありません。とくに個人事業主のお客様の場合は、普段使用するLINEで連絡を取れることを歓迎する傾向があります。

以前のビジネスチャットを使っていただいていたお客様にも、私たちのLINE WORKSとLINEでつながって連絡いただくよう切り替えをお願いし、現在はほとんどの方と外部トーク連携でやりとりするようになりました。電話やメールで再度連絡する必要がなくなり、トークでやり取りが完結することが増えて、お客さまへの連絡業務が効率化したことを実感しています。

加藤さん:

クライアントサクセス コーディネーターである私は、新規のお客様に対応し、新規契約に関する見積書の作成などを行っています。成約前のお客様の情報を社内に共有するため、新規契約に携わるメンバーが所属するグループに、お客様ごとのノートを作成し、お客様の事業概要や対応履歴、見積書などを保存しています。これにより、個々のお客さまの情報を時系列に把握できるようになりました。例えば、過去の対応履歴や見積もり内容がすぐに確認できるため、フォローアップが容易になりました。

また、ノートでは、私が作成した見積書に誤りがないかを上長が確認して承認するフローも作りました。この仕組みが見積もりミス防止につながり、顧客からの信頼獲得にも寄与していると思います。

お客様ごとの事業概要や見積書などのデータをノートで管理。新規契約に関わるメンバーが必要な時にいつでも確認できる

私は採用業務も担当しており、新卒の就職内定者のLINEとつながり、密に連絡のやり取りをしています。最近の学生はメールでのやり取りを堅苦しく感じるようですが、日頃から使っているLINEなら内定先の会社と連絡する際の心理的ハードルが下がるはずです。このようにコミュニケーションの壁を少しでも低くし、心の距離感を縮めてもらうことで、内定辞退者を減らすことにつながればと思っています。

豊田さん:

個人のLINEを教えたくないという内定者も中にはいますが、そういう場合は会社のLINE WORKSのアカウントを渡して使ってもらい、連絡のやりとりをしています。

いつ読まれるかわからないメールと違って既読機能があるので、会社から重要なメッセージを送信したとき、既読がつかない人にだけ電話をするといったことができるのもLINE WORKSの利点です。

LINE WORKSのBot機能はどのように活用していますか。

・申請の承認が完了したことを申請者に自動通知

・システムエラー発生時すぐにトークルームに自動発信

反野さん:

社内のさまざまな申請手続は各社員からGoogleフォームで豊田が管理するタスク管理ツールに送信されます。以前は処理が完了したら、承認者の豊田から個別に申請者に伝えていたので、申請が多い時は対応に手間と時間がかかっていたそうです。そこで、GAS（Google Apps Script）で構築した承認フローをLINE WORKSのBotと連携しました。これにより、申請に対する承認/却下の判断が下されたことを申請者にBotで自動的に通知されるようになりました。

また、社内システムにトラブルが起きたときに、エラー発生情報を専用のトークルームに自動通知させる仕組みも構築しました。以前は、担当者がシステムをチェックするまでエラーの発生を把握できませんでしたが、この仕組みがあることですぐに把握し、迅速に対処することができます。影響が大きくなる前に対処できるようになり、システムの保守を担当する社員が、エラーの有無を都度チェックしたり、見つけたエラーに対応したりする時間は、1人1日30分程度短縮されたように感じます。

豊田さん:

承認フローをLINE WORKSのBotと連携させて、承認したことをわざわざ申請者に伝えなくて済むようになったことで、私の業務時間で1日に15分程度は省力化しています。申請者にとっても、承認されたかどうかを確認する必要がなくなったことは業務時間の短縮にもつながっているはずです。社員1人あたり1日に数分の短縮だとしても、会社全体としての毎日の積み重ねとして考えれば非常に大きな生産性向上につながるので、こうした効率化は積極的に追求するべきだと考えています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

豊田さん:

私たちは、お客さまに送付してもらうべき書類が届かないので催促をするといった間接業務に、毎月多くの時間を割いています。もちろんそれも重要な仕事ですが、その業務は会計事務所が提供する本来的な価値ではありません。例えば、期日になっても未着の書類があれば、お客様にLINE WORKSのBotが自動的に送付を促す通知をするといった仕組みをつくるなど、より発展的な活用方法を生み出し、より生産的な業務に注力できる環境を整えていきたいと思っています。

また、これまで士業にまつわるさまざまなアナログ業務をデジタル化してきましたが、そのノウハウをLINE WORKSを通じて個々のお客さま、ひいては業界全体に展開していければと考えています。

【お話を伺った方】

豊田 啓彰さん

荒井会計事務所グループなどで士業事務所の生産性向上に携わる。freee会計スペシャリスト、MFクラウド プロフェッショナル等の資格を有する。

加藤 達也さん

クライアントサクセス コーディネーターとして新規契約の関連業務を担当。新卒採用担当も兼務。

反野 凌輔さん

PWTコンサルティングでRPAやAPIなどを通じ、士業や中小企業の生産性向上のためのサポートに取り組む。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年9月当時のものです。

本事例のポイント

• 自社内だけでなくグループ企業と一体導入で情報連携が円滑になり作業効率が向上
• シャドーITを禁止し、顧客や協力会社ともセキュアな連絡体制を構築
• クラウドのワークフローシステムと連携し、申請から承認までのスピードが改善
• Botを活用し、問い合わせ対応業務の負担を軽減

御社の事業概要をご紹介ください。

河田さん:

当社は、業務用冷蔵庫や冷凍冷蔵ショーケースなどを軸とした製品を製造するメーカーです。これまでのマーケットはスーパーマーケットなどの流通小売業様や外食産業様など国内の企業が中心でしたが、近年では東南アジアを中心に海外にも展開を進めています。近年はグローバルビジョンも定め、海外でのマーケット拡大にも積極的に取り組んでおります。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

河田さん:

営業社員がお客様や設備工事業者、搬入業者とのやりとりに、個人のLINEを利用していることを把握していましたが、「お客様からの要望」であることもあり、一律に禁止できず、シャドーITに対する懸念も生じていました。一方で、システム開発部門では、外部のシステム会社との共同開発に関するやりとりに別のチャットツールを以前から利用しており、業務効率向上や意思決定のスピードアップにチャットツールが非常に有効であることも認識していました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。また、運用ルールなどは定められましたか。

河田さん:

導入のきっかけはコロナ禍による、在宅勤務の拡大でした。当社でも最大で1/3の社員が在宅勤務で業務を行う事になり、離れていても円滑にコミュニケーションをとる必要に迫られ、チャットツールの導入が決まりました。LINE WORKSを選定した理由は、LINEとつながれるため、社員のシャドーITの対策ができること、また操作性がLINEと似ているため、全社の導入展開が簡易であることが決め手となりました。グループ間のコミュニケーションの活性化のため、当社だけでなく、子会社も含めたガリレイグループ全社で導入することになりました。

LINE WORKSの導入事例サイトで情報セキュリティに厳格な銀行でも利用されていることを知り、セキュリティの観点から自社のセキュリティポリシーと照らしあわせてみても問題がないことを確認。さらには、LINE WORKSのサービス上に保存されるすべてのデータが国際認証を取得した高いレベルで保護されることや、国内にデータセンターが置かれていることも安心材料となりました。

辛島さん:

当社では工場の生産現場を除く社員にLINE WORKSのアカウントを付与しています。PCでの利用に加え、外出の多い営業やフィールドエンジニアなど過半数の社員は会社支給のスマホやタブレットも利用しています。

LINE WORKSを展開する際には、「LINE WORKS社内ルール9か条」を策定し、周知徹底しました。特にチャットツールはいつでもどこでもつながる反面、いつも業務に追われることを心配する声も社内であったので「原則 業務時間外は連絡禁止」を当初から明確に打ち出しました。その他の項目として、ファイルの誤送信防止のため、「社内でのファイル送信はLINE WORKS、社外への送信はメールを使う」やシャドーITを禁止するため「私的LINEの利用禁止」、また当社ではBCPや緊急時の連絡ツールとしてLINE WORKS活用するため、BYODも許可しているので「端末へのファイルのダウンロード禁止」といった規則の順守を促し、利用を開始しました。

営業部と人事部でのLINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・部門やグループ企業間のやりとりもトークでスムーズに

・業務効率がアップし、本来の業務に時間を充てられるように

・外部トーク連携機能で社外の相手とセキュアにやりとりが可能

森田さん:

社外にいるときに自分の担当するお客様から事務所に入電があると、以前は事務員から電話でその旨が伝えられていましたが、車での移動中や商談中は応答できません。LINE WORKS導入後は電話に替わってトークでメッセージが送られるようになったので、手の空いたときに確認してスムーズに対応できるようになりました。また、グループ企業を横断して取り組むプロジェクトもあり､連絡先を交換せずとも、アドレス帳から必要なメンバーを探して、すぐにやりとりできるのも便利です。

お客様先への冷蔵冷凍機器の搬入や設置は専門の協力会社に依頼することが多いのですが、これまでは設置場所や既存設備の説明のために営業が立ち会う必要が多くありました。今は、スマホで撮影した設置場所の写真や搬入経路の動画をトークで共有することで、営業が現地調査に立ち会う機会が減り、その時間を新しい営業活動にチャレンジできるようになりました。設置時にトラブルが起きた際も、写真や動画で送ってもらって状況が把握できスムーズに対応できています。

「外部トーク連携機能」を活用し、個人のLINEでやりとりをしていたお客様とは、会社が管理しているLINE WORKSのアカウントと改めてつながってもらい、現在はセキュアな環境で連絡が行えています。お客様は従来のLINEをそのまま使って当社とやり取りできるので、現場の指示や日程調整などをスムーズに行っています。

吉田さん:

採用面接の際、採用部署の担当者に面接官を務めてもらいますが、面接に必要な資料は「履歴書」など機密性が非常に高く、取り扱いに注意が必要です。以前はメールで送信していましたが、LINE WORKSでやりとりすることで社外の人への誤送信リスクが低減しました。また、トークに添付したファイルは一定期間後に削除されるので、情報管理の面でも安心です。

新人研修は、グループ企業と合同で行うことも多いので、採用や社員教育に携わる各社の担当者でグループをつくり、研修スケジュールなど伝達事項を一斉に共有できるようになりました。また、以前は新卒採用の内定者への連絡はメールや電話で行っていましたが、今は内定者のLINEとつながっています。内定者も、メールや電話よりチャットのほうが会社と連絡をとりやすいようでやりとりもスムーズです。

ワークフローシステムもLINE WORKSに連携させているそうですね。

河田さん:

当社では、以前よりワークフローシステムのコラボフローを利用していました。稟議や各種申請など100を超えるワークフローが使われています。コラボフローとLINE WORKSを連携させることで、場所や時間に縛られずに、申請や承認手続きができるようになりました。出張や移動などの多い決裁者がいつでもスマホから簡単に確認ができるため、決裁プロセスが大幅にスピードアップしました。当社では社長決裁の案件も、早ければ申請の翌日に完了するケースもあります。

ワークフローシステムをLINE WORKSに連携させ、PCを開かずともスマホから申請・承認が行えるようになり、決裁スピードが向上

森田さん:

新規のお客様から注文をいただいた場合、まず社内で新規取引の申請をしなければなりませんが、コラボフローとLINE WORKSが連携してからはその承認も迅速に得られるようになり、新規のお客様からの短納期の発注に応じやすくなりました。

社内システムに関する問い合わせにLINE WORKSのBotで回答する仕組みも構築されたと聞いています。

河田さん:

情報システム部門には、PCやネットワーク、業務システムなどに関する社員からの問い合わせが多数寄せられます。従来は、電話やメールでの対応が中心でしたが、コロナ禍で課員の在宅勤務率が上がった際に、特定の担当者へ電話が集中しても他の場所にいる課員が気づいてフォローができず、「情シス部門の回答が遅い、電話がつながらない」などの不満が社内から上がるようになりました。

そこで、GAS（Google Apps Script）を活用して、問い合わせの受付から対応までLINE WORKSできるBotを構築しました。LINE WORKSのBotから問い合わせ内容を送信すると、情報戦略部の全メンバーへ通知が飛び、手の空いているメンバーが対応します。問い合わせが1人に集中することなくメンバー間で効率よく対応できるので、回答スピードの向上と業務負荷を軽減につながっています。また、問合せの内容の見える化や回答が目に見えるナレッジとして蓄積されるので、過去の問い合わせ内容から回答することもでき、スムーズに解決できることが増えました。

問い合わせをLINE WORKSのBotで受け付けられるように構築。社員は気軽に質問できるようになり、問い合わせ対応を行う担当者の負担軽減にもつながっている

森田さん:

PCの設定で分からないことがあったのでBotを通じて質問したときには、すぐに的確な回答を得られました。スマホからチャットで質問・回答できるのは社外にいることの多い営業にとってとても助かっています。

他にLINE WORKSのどんな機能をよく活用していますか。

【アンケート】社員へのヒアリングや日程調整に活用

【掲示板】産休・育休中の社員向けの会社情報を発信

吉田さん:

社員研修に参加した社員から感想や意見を収集する際に、アンケート機能をよく利用しています。また、ミーティングの日程調整などにも重宝しています。

辛島さん:

社内通知や通達はグループウェアの掲示板で発信していますが、これらは業務端末からしかアクセスできず、産育休中などで休職中の社員は会社の情報に触れることが困難でした。そこで、BYODで利用を許可した社員のLINE WORKS上に、休職中の社員向けに会社の情報をまとめた掲示板を設けました。LINE WORKSを通じて、会社とのつながりを保ち、会社の動向を確認できるようにしています。復職後もスムーズに業務に復帰できるよう、働き方改革の一環として取り組んでいます。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

河田さん:

LINE WORKSは連携できるサービスがとても豊富なうえにUIが優れているので、LINE WORKSを起点とした仕組みを増やすことで、さらに現場の業務生産性を高めていきたいです。

辛島さん:

社内システムに関する問い合わせを､今後は生成AIを活用することで、ある程度の回答を自動作成できる仕組みづくりも進めたいです。将来的には、社内システムだけではなく人事・労務・総務関連の問い合わせ対応にも応用範囲を広げられればと思っています。

【お話を伺った方】

河田 淳一さん

全社の情報戦略の企画立案・システム開発・運用保守を行う情報戦略部を統括する。

辛島 彩加さん

ネットワークセキュリティ担当。SaaSの評価・選定に携わる。LINE WORKSの導入も担当。

森田 麻里奈さん

大阪の営業部に所属し、主に外食産業のお客様への直販営業を行っている。

吉田 早希さん

人事部 で新卒採用や社員教育の業務を担当している。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年7月当時のものです。

本事例のポイント

• DXの第一歩としてITが苦手な社員も抵抗感なく使えるLINE WORKSを選定
• 情報共有や意思決定のスピードが向上し、お客様への対応力アップにも貢献
• カレンダー機能やワークフローシステムとの連携を活用し、業務の効率化を実現

御社の事業概要をご紹介ください。

藤原さん :

当社は味噌や醤油、日本酒、焼酎、みりんなどの醸造食品を製造する機械・プラントメーカーです。約1,500社と取引しており国内シェア80％以上を誇るほか、世界27か国への製品の輸出も行っています。2050 年を見据えて掲げた「開発ビジョン 2050」では、「醸造を原点に、世界で『微生物インダストリー』を共創する企業」となることを目標にしています。

ビジョンを達成するには現状維持というわけにはいかず、デジタル化による業務改革が必須でした。そこでDX 推進委員会を立ち上げてデジタル化計画を策定し、3年間で21ものITシステム・ツールを導入し、デジタル人材の内製化などに取り組んできました。このような取り組みが評価され、中堅・中小企業のモデルケースとなるDXの優良事例を選定する経済産業省の「DX セレクション 2023」でグランプリを受賞しました。

LINE WORKS導入以前はどのような課題を抱えていましたか。

藤原さん :

DXを推進するには、その必要性をビジョンと結びつけて社員全員に理解してもらう必要がありました。経営層からのメッセージは朝礼や総会などで周知していましたが、機械の据付やプラントの建設などで出張している社員も多く、すべての社員にタイムリーに情報を伝えることが困難でした。また、フルオーダーメイドである当社の製品づくりには技術やノウハウを要しますが、ナレッジを共有する環境が整っておらず、情報共有基盤の整備が必要だと考えていました。

頼さん :

DX推進委員会の発足当初、まずは社内の業務を洗い出すために、各部署へヒアリングを行ったところさまざまな非効率な業務が浮き彫りになりました。例えば、会議室を利用したい際は、予約を取りまとめる担当者との連絡は内線で行い、予約状況はExcelで管理していました。そして、全体へ周知させるために予約状況をまとめたExcelを紙に印刷して本社のホワイトボードに掲示していたのです。予約状況が変更される度に、その紙を貼り替える手間が発生していました。社員の予定管理もホワイトボードで行っていたため、確認するにはわざわざホワイトボードを見に行かなければならず、出張先にいる社員などタイムリーに予定を確認できない状況でした。まずはこういったアナログな業務をデジタル化して改善することから始めようと考えました。

佐藤さん :

私は年間200日ほど出張先に滞在していますが、本社など別の拠点にいる社員と連絡を取りたいときの連絡手段は電話やメールのみでした。電話は行き違いも発生しやすいですし、メールはいつ読んでもらえるのか分からないなど、思うように連絡が取れないことが多くありました。長期の出張を終えて久しぶりに会社に行くと、就業規則や案件の状況など会社のさまざまな情報が変化していて、浦島太郎状態になっていることもありました。

藤原さん :

組織力を高めるために、全社員が定期的に同じ情報を持っている状態を作ることはとても重要であり、このような状況に変えていくために、ビジネスチャットの導入を検討しました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選ばれたのはなぜですか。また、運用ルールは定められましたか。

藤原さん :

アナログな働き方に慣れ親しんだベテラン社員が多く、当時はITリテラシーが決して高いとは言えませんでした。過去に別のITツールを導入したこともありましたが、使いこなせず定着しなかった経験もありました。社内のDXに向けて、誰ひとり取り残さず推進していきたい思いがあったため、ベテラン社員でも抵抗感なく、みんなが使えるツールを探していました。そこで多くの社員がプライベートで使い慣れているLINEにUIが似ている、LINE WORKSに注目しました。当社はお客さまに関する機密情報を扱うことも多く、セキュリティ面で安心できるクラウドサービスである点にも魅力を感じました。

頼さん :

LINE WORKSの利用は、当初は会社支給のスマホかPCに制限し、全社員にアカウントを付与して運用を始めました。導入直後に説明会を開催しましたが、それ以外に特別な導入教育を行うことなく、すぐにほとんどの社員が使いこなせるようになりました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・情報共有や意思決定のスピードが向上し、お客様への対応力UPに貢献

・案件の進捗状況もタイムリーに把握でき、ノウハウ共有の場として役立つ

藤原さん :

全社員、役員、部長、部門、案件ごとなどの目的別にグループを作り、電話やメール主体に行われていた連絡がLINE WORKSに置き換わったことで、情報共有が飛躍的にスムーズになりました。対面や電話、メールでは気を遣うような上司や他部署の担当者への質問も、トークなら気軽に連絡を取ることが可能です。LINE WORKS導入後は、以前よりコミュニケーションのハードルが低くなり、さまざまな案件に関する意思決定のスピードも向上し、お客様への対応力向上にもつながっていると感じています。

佐藤さん :

トークを見ていれば、どのメンバーがどのような課題を抱えているかがよく分かります。例えば、案件ごとに製造部や設計部、営業部などの関係者を含めたグループを作成しているのですが、施工現場での不明点などについて写真とともに連絡があると、離れた場所にいても速やかに的確なアドバイスができます。先輩が蓄積しているノウハウを共有する手段となっています。自分にメンションされていないメッセージであっても、やりとりをみればプロジェクトの状況を隅々まで把握できるのもグループ活用のメリットです。

さらに図面などは社内のデータベースにて管理していますが、変更・修正があった場合にはLINE WORKSトークでその旨を連絡してもらうため、誤って修正前の情報を参照することがなくなりました。現場が必要な部品を急いで調達してほしいときは、型番や図面の写真を本社にいる設計や調達の担当者に送ることで、迅速に対応してもらえます。以前は電話がつながらなかったり、送信したメールが確認されているかどうかわからず不安になったりすることもあったのですが、LINE WORKSで連絡を取るとレスポンスも速いですし、返信がなかったとしても既読かどうかで、相手の状況がわかりやすくなりました。

掲示板も積極的に活用されているそうですね。

頼さん :

掲示板は、経営層が発信するビジョンから、案件受注報告や各種議事録、RPAで自動化する業務フローのシナリオまで、全社に向けた情報を一斉に周知するのに役立っています。掲示板の閲覧を全社員に習慣化してもらうため、原則として昼休み前後の12時30分と終業前の16時30分の2回、と時間を決めて投稿しており、特に重要な情報は必読設定にしているので確実に見てもらえるようになりました。

佐藤さん :

掲示板を通じて会社の動きが手に取るように分かり、長期出張中でも社内の様子をタイムラグなく把握できています。本社にいないために情報が分からず、不安になるということがなくなりました。LINE WORKSが導入されてから、出張先にいても会社との距離感が近くなったと感じています。

外部トーク連携やカレンダーの機能も、業務効率化に役立っているそうですね。

佐藤さん：

製造部では、据付や建設の際に作業を依頼する外部の協力会社とスムーズに連携するために、外部のLINE WORKSやLINEとつながってやりとりしています。機密情報漏えい防止の観点から、外部とつながる場合は会社に申請して許可を得ています。

頼さん :

カレンダーは社員の予定を把握したり、設備予約機能で会議室や社用車、実験機器などを予約・管理したりするのに活用しています。以前のようにホワイトボードのスケジュール表を見に行く必要がなくなりました。手元のPCやスマホで、設備の予約情報を確認したり、予約できたりするので便利です。

藤原さん :

社員へのヒアリングや社内イベントへの出欠確認などに、アンケート機能を活用しています。紙のアンケート用紙を配付・回収したり、集計したりする手間がかからなくなりました。LINE WORKSによって、社員の意見も吸い上げやすくなり、双方向でコミュニケーションが取りやすくなりました。

頼さん :

ワークフローシステムの「サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS」を連携させ、申請・承認業務をLINE WORKS上で運用できるようにしました。以前は、別のツールを使っていましたが、承認者が外出先にいると承認作業のためにPCをVPNに接続する必要があったのです。このひと手間と、スマホからは承認ができないせいで、承認担当の出張や外出が多いと承認が完了するまでにひと月ほどかかるケースがありました。現在は、スマホから簡単に承認作業ができるため、早ければ判断まで1～2日で済むようになりました。社員からの評判も非常に良いです。

LINE WORKSから申請・承認作業が行えるようになり、承認手続のスピードが改善した

DX推進を含む御社のビジョン実現に向けた動きにも、LINE WORKSが役立っているそうですね。

藤原さん :

LINE WORKSはもはや当社にとってなくてはならない存在です。その一方で、対面でのコミュニケーションの重要性も実感するようになりました。重要な報告は対面で行うようにして日頃から関係構築をしているからこそ、ITツールを用いた意思疎通も円滑にできているのだと思います。対面やLINE WORKSでのコミュニケーションによってDX推進を含めたビジョンが浸透し、社員一人ひとりの理解を得られていると感じています。

頼さん :

LINE WORKSの導入をきっかけに、全社的にITツールへの抵抗が少なくなりました。今では多数のシステム・ツールを活用して業務効率化を実現させていますし、LINE WORKSを通して多くの社員がDX実現に向けて有用な意見を発信してくれています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

藤原さん :

以前は受注した案件をこなすだけで精一杯という状況でしたが、DX推進によってさまざまな業務が効率化し、ビジョン実現に向けた取り組みが前進しました。企業の成長にはデータの活用が極めて重要となります。LINE WORKSの導入をはじめとするDX実現に向けた取り組みでデータを蓄積する基盤が整ったので、それを有効活用してデータドリブンな経営を実現することがこれからの目標です。

【お話を伺った方】

藤原 加奈さん

取締役副社長を経て、2021年9月代表取締役副社長に就任。

頼 純英さん

経営企画室 課長とDX推進委員会 委員長を兼務する。

佐藤 文宏さん

製造部 プラントグループの課長として現場を管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年4月当時のものです。

本事例のポイント

• 発注手続きを電話からトークに移行したことで誤発注数を半減し、1現場あたり数十万円単位のコスト削減を実現
• 現場の報告や相談をトークに集約。現場への移動がなくなり指示・確認が30分→5分に短縮し、残業時間を削減
• 掲示板やアンケート機能も活用し、普段顔を合わせない社員や職人とのコミュニケーションプラットフォームとして活用

御社の事業内容をご紹介ください。

小堤さん：

当社は大手電気工事会社のパートナー会社として、東京スカイツリーや六本木ヒルズといった都市部の大規模開発プロジェクトを中心に電気設備工事の一端を担っており、電力会社から供給された電力を建物内で使用できるようにする室内電気設備工事や通信に使用する設備を工事する弱電設備工などを手掛けています。従業員のうち現場で指揮をとる施工管理者と職人が7割を占めています。

LINE WORKS導入前の課題と、導入に至った経緯を教えてください。

矢代さん：

以前はチャットツールを利用しておらず、事務所や現場にいる職人どうしは主に電話で連絡を取っていました。ただ、現場で作業をしている職人がすぐに電話に出られることはあまりなく、大抵は折り返しの手間がかかっていて、情報共有が滞る場面が日常的に見受けられていました。

また、現場の状況を職人から電話で報告されることが多かったのですが、音声だけではどうしても伝わりにくい部分があり、かねてより電話に代わる連絡ツールを導入して職人との情報共有を円滑にしたいとも考えていました。

小堤さん：

2020年の初旬にLINE WORKSの導入を検討し始めたのですが、そのすぐ後にコロナ禍となり、当社が請け負う工事では遅延や中止や見直しが数多く発生していました。

また、当社の従業員は現場に常駐することが多いため、日頃から従業員どうしで定期的にコミュニケーションをとる機会を設けていたのですが、コロナ禍で対面でのコミュニケーションもストップせざるを得ない状況だったので、チャットツールには情報共有のプラットフォーム、そして業績回復の礎となることへの期待を寄せていました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選んだ理由をお聞かせください。

小堤さん：

5～6社のチャットツールを検討しましたが、LINE WORKSが最も始めやすいツールだと判断しました。ベテランの職人の中には新しいツールへの抵抗感を抱く人も少なくありません。親近感を持っている人が多いLINEと似た操作性のLINE WORKSであれば、職人を含む従業員への普及がスムーズなのではないかと考えました。また、イニシャルコストがかからないという導入ハードルの低さも選定理由の一つです。

矢代さん：

建設業に特化したツールではない点もポイントでした。業界特化型のツールの場合、「施工管理」や「入退場管理」といったように業界特有の習慣に合わせて開発・提供されています。だからこそ便利ではあるのですが、他の業務に応用して使うのは難しくなります。一方、LINE WORKSは業界や企業規模を問わず使えるような汎用性に優れた設計のため、工夫次第で自社にあった使い方ができると判断しました。

全社での本格運用開始までにどのような準備をされましたか。

矢代さん：

2020年3月頃から、まずは事務所内の社員でLINE WORKSフリープランの利用を開始しました。フリープランでも十分にLINE WORKS活用のメリットを実感できたため、2020年4月からアドバンストプランを契約してLINE WORKSのアカウントを職人含む全従業員に付与し、全社に展開しました。

小堤さん：

当時はLINE WORKSを当社のプラットフォームとして機能させるためには、まずハード面を整える必要がありました。そこでLINE WORKSの運用開始にあたって社用スマホを全社員へ貸与し、LINE WORKSを活用しやすい環境を整えることにこだわりました。

新しいツールへの抵抗感がある職人さんにもLINE WORKSを使ってもらうために、どのような工夫をされましたか？

矢代さん：

せっかくアカウントを用意しても使ってもらえなければ意味がないため、LINE WORKS浸透への第1ステップとして、些細な内容であってもトークで連絡を取るようにしました。メッセージに既読が付くようになれば、第2ステップとして「急ぎの用事があるため電話ください」とトークで連絡して、職人にLINE WORKSを確認・使用する習慣をつけてもらいました。

まずはLINE WORKSに触れてもらい、その後にメインの連絡手段として実際に機能を利用してもらうことで、徐々にLINE WORKSを浸透させていった結果、現場で利用する職人が増加していきました。周りの職人がLINE WORKSを利用し始めると、自分も利用した方が便利になると感じてもらえたようです。今では職人を含めた当社全体のLINE WORKSの利用率は約90%にも上ります。

LINE WORKSの具体的な活用方法および導入効果を教えてください。

・グループトークで材料発注を行うことで発注の不備がなくなり、誤発注の防止と利益確保を実現

・職人どうしで画像を活用してやりとりすることで、遠隔でもスムーズな指示が可能に

・従業員評価にアンケート機能のテンプレートを活用

小堤さん：

まず、業務連絡を電話からLINE WORKSのトークに置き換えました。例えば材料発注をする際には、商社の担当者には自社でLINE WORKSアカウントを取得してもらっています。アカウントの取得後、外部連携機能を使って現場にいる職人と材料を取り扱う商社の担当者も含めた「材料発注用グループ」を作成し、そこで発注連絡をしています。これまでは職人が商社へ電話して発注をしていたのですが、職人からの発注は「あの商品が○個欲しい」といった抽象的な内容の連絡が多く、聞き間違いによるサイズ違いや色違い、言った・言わない問題などが原因で誤発注が相次いでいました。それに加えて発注の重複も頻繁に起こっていました。

LINE WORKSを導入した現在は、職人が段ボールなどに記載した発注メモの写真を撮影して、その画像をグループに投稿して発注しています。これによって商社側は発注内容を目視で確認でき、発注の重複がないかを含めた確認や発注内容の補足が確実にできるようになりました。

その結果、誤発注が半減し1現場あたりのコストがおおよそ数十万単位で削減されました。さらに材料の廃棄コストや保管コストも大幅に減り、当社全体で考えると大幅なコスト削減、利益創出ができたように感じます。

矢代さん：

誤発注が少なくなったことで商社側にもLINE WORKS活用のメリットを感じてもらえているのではないでしょうか。

工事現場や社内での情報共有にもLINE WORKSを活用されているそうですね。

矢代さん：

職人や管理者が参加する「現場管理グループ」を工事ごとに作成し、施工の状況報告や相談などをしています。LINE WORKS導入前は、若手の職人は主に電話や対面でベテランの職人に相談をしており、指示を受けた後、場合によっては作業場所を移動して報告することもありました。電話でアドバイスをもらう場合も伝えられる情報に限度があったのも事実です。

現在は確認事項があったらグループに現場の写真を投稿して質問しているため、離れた場所にいても現場の様子を正確に把握できるようになりました。重要なケースを除いて、質問に対する指示もわざわざ現場に移動せずに、LINE WORKS上で確認できるようになりました。例えばある現場ではこれまで30分かかっていた指示・確認が5分になるなど効率化が実現した結果、他の業務により多くの時間を充てられるようになりました。工事全体のクオリティの向上にも貢献できていると思います。残業時間の削減にもつながっているでしょう。

小堤さん：

また、掲示板には私が週に1度のペースで従業員に向けたメッセージを発信しているほか、現場への周知事項もリアルタイムで投稿するなど、全社への情報発信手段として活用しています。

さらに当社では従業員の評価にあたり、自己申告シートを記入してもらっています。これまでは紙に記入をしてもらっていましたが、LINE WORKS導入後はアンケートのテンプレートを活用して作成したフォーマットでも記入できるようにしました。今では職人を含む多くの従業員がLINE WORKSでシートを記入してくれています。

LINEと操作性が似ているLINE WORKSは使い始めるハードルが低いため、アナログな文化が残る建設業界でも浸透しやすいのが特長です。「段ボールの発注メモをトークに投稿する」という発注方法をはじめ、アナログとデジタルをうまく組み合わせられる点がLINE WORKSのメリットであり、アナログな文化が残る業界でも受け入れられやすいのではないでしょうか。

今後LINE WORKSの活用をどのように発展させたいとお考えですか。

矢代さん：

現在、カレンダー機能を社用車の予約や個人の予定管理などに利用していますが、従業員間でのスケジュール共有をさらに強化したいと考えています。当社ではさまざまな規模の工事が同時に進行しているので、いつだれがどの現場で働いているのかをカレンダーで簡単に確認できるようにすれば、人員調整はよりスムーズになるでしょう。

共用の社用車の予約にカレンダーを活用。今後は従業員個人のスケジュール管理にも役立てたい

また、現場に定点カメラを設置し、LINE WORKSのビデオ通話機能を通して本社からも現場の様子を確認できるようにしたり、逆に現場から動画を送ってもらって音や明るさ、振動などを写真よりもより正確に把握して遠隔指示などにも役立てたりできればと考えています。

小堤さん：

協力会社の職人さんにもLINE WORKSの活用を広めていって、「第一建工にお願いするとLINE WORKSでやりとりができるから楽だ」と思っていただくことで職人の確保にもつなげられれば、と考えています。

さらに、LINE WORKSならフランクにやり取りができるので、世代を超えたコミュニケーションのきっかけとしての役割も期待しています。

【お話を伺った方】

小堤 篤史さん

代表取締役社長。

矢代 紘一さん

工事に関わる事務関係全般やツールの管理など現場のサポート業務を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年2月当時のものです。

本事例のポイント

• 現場にいない担当者ともタイムリーに連携し、売上・利益に直結する積算がよりスピーディに
• アルコールチェック結果と運転日報の提出・保存にアンケート機能を活用し、道路交通法改正に対応
• 協力会社と共に働きやすい環境を構築するため、LINE WORKSをコミュニケーション基盤とした「パートナーシップ制度」を立ち上げDXを加速化

御社の事業内容をご紹介ください。

直井さん :

防水工事の専門会社として1993年に設立された当社は、お客さまから「雨が漏れてこない建物をつくれないか？」とお問い合わせを受けたのを機に建築工事を手がけるようになりました。現在では「人と建物に寄り添う」をスローガンに、総合建設会社として、民間・公共を問わず幅広く建築工事を行っています。部門の垣根を超え、メンバーが得意分野を活かしながら案件に取り組むのが当社の仕事の進め方の特徴です。

これまでどのような業務課題を抱えていましたか。

直井さん :

2024年4月から、建設業界では労働基準法の改正による時間外労働の上限規制が適用されます。これまでの労働環境のままでは対応しきれない可能性もあり、業界全体で乗り越えなければならない重要な課題です。当社ではその2024年問題の解決に向けて『DX推進プロジェクト管理部』を設置し、以前から業務改革に取り組んでいました。その中でまず行うべきだと考えたのがコミュニケーションの効率化でした。以前は部門間の連絡は主に電話やメールで行われており、情報をスムーズに共有することが困難でした。結局は長電話になってしまった後に、急遽現場へ向かうという無駄もありました。

また、DX推進にあたって社内の各部門が抱える課題を把握する必要があり、工事現場の担当者から役員まで、従業員の声を広く吸い上げるためにもチャットツール導入の必要性を感じていました。

佐藤さん :

私が所属する積算部では、設計図や仕様書に基づいて工事現場ごとに人件費や材料費など工事全体の費用を洗い出し、予算を算定して工事を担当する部門に提出する、積算業務を行っています。根拠を持って積算しないと、想定よりも利益が少なかったり赤字になってしまったりする危険性もあります。同じ材料であっても工法によって必要な量は変わるので、抜け漏れの無いようにしっかりと現場担当者と確認することが大切です。LINE WORKSを導入する前は積算部が作成した予算の根拠や意図を説明したり、相談したりするタイミングがなかなか無く、情報共有に時間がかかっていました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選ばれた理由と、運用までの経緯をお聞かせください。

直井さん :

建設業界にはITに不慣れな人が多く、LINEと操作性が近いLINE WORKSであればスムーズに定着することが期待できました。トークの他にアンケート機能も各部門の課題を吸い上げるのに便利そうだと感じましたし、初期費用は0円で、運用コストがリーズナブルなのも選定のポイントでした。

導入後はすぐに全社で活発に利用されるようになり、利用を進めていくなかで徐々に運用ルールを検討して、策定したルールは掲示板で周知しました。

LINE WORKSの導入によって社内の情報共有体制はどう変化しましたか。

・複数部門のメンバーが参加するグループで工事の進捗状況や確認事項をタイムリーに共有

・積算部と建築部の意思疎通が活性化して積算がより正確に

・協力会社のLINE WORKSと連携して見積もりをスムーズに依頼・提出

直井さん :

電話やメールでは伝わりにくいこともトークで分かりやすく報告できるようになり、情報伝達のスピードが格段に上がりました。工事現場ごとにグループを作成し各部門の工事関係者に参加してもらっています。現場の写真をグループにアップすればその場で進捗状況を確認できるので、複数の工事を管理するマネージャーの現場を行き来する負担が減りました。また、現場スタッフからの問い合わせや相談にも迅速に回答できるようになったため、問題をスピーディに解決できるようになりました。

工事現場ごとのグループ以外には、全社員が自由に投稿できる「意見交換グループ」を設けており、例えば建築部の従業員が投稿した建築や工事に関する話題を積算部の担当者が確認することで新たな知識を得るなど、知見を広げるための場としても機能しています。

佐藤さん :

早く確認してほしいメッセージがなかなか既読されないときはその人に直接声をかけたり、1対1のトークを送って確認を促したりできるので、伝えたい情報を迅速かつ確実に届けられるようになったと感じています。

LINEのような感覚で文字だけでは表現できない感情のニュアンスをスタンプで伝えられるのもLINE WORKSのメリットです。以前は堅苦しくなってしまった上司への報告も今ではスタンプで返事をもらえるほど和やかな雰囲気で、ちょっとしたことも連絡しやすくなりました。

さらに、積算部と建築部の意思疎通がしっかりとできるようになって、より正確に工事費を把握・管理できるようになりました。LINE WORKSでのコミュニケーションは売上や利益の確保にもつながっていると思います。工事のグループには積算部も参加するため、工事前、着工後もグループ内のやりとりを確認でき、建築部の従業員どうしが積算に関する疑問をめぐってやりとりしていれば、横から「それは図面のこの特記事項に基づいて算定したものです」といった説明もできるようになりました。

協力会社のLINE WORKSとも連携しているそうですね。

直井さん :

当社では、デジタル化を通じて協力会社と共に働きやすい環境の構築を目指す「PJパートナーシップ制度」という独自の取り組みをしています。両社にとって経営の最適化を実現するために、取引の多い協力会社にはLINE WORKSの操作説明会や相談サポートを行っています。協力会社には「LINEのビジネス版」だと説明すればすぐに活用するメリットを理解してもらえます。ひとり親方をはじめ協力会社の規模はさまざまですが、フリープランで手軽に始めてもらえ、当社の従業員のLINE WORKSアカウントと簡単につながってやりとりできるのは便利だと感じています。

佐藤さん :

協力会社にもトークルームに参加してもらい、主に見積もりにかかわる連絡をしています。メールで連絡をするよりもスピーディに見積もりを送付してもらえることが多くなったほか、過去のやりとりをさかのぼるのも簡単になりました。見積もりを依頼してから届くまでに3~5日はかかっていたのが、LINE WORKSに変えてからは１日で済むようになりました。また、協力会社から見積もりについて質問があった際には図面のスクリーンショットに印を付けて送付しています。分かりやすく、かつ手軽に回答できるようになったので、社外とのやりとりも効率化できるのはLINE WORKSならではの強みです。

トーク以外にLINE WORKSのどんな機能をよく使われていますか。

佐藤さん :

私は個人の業務予定をLINE WORKSのカレンダーに登録しており、業務ごとに好みのカラーにカスタマイズして、毎日の予定を管理しています。業務用のカレンダーアプリはシンプルなデザインだったりするのですが、LINE WORKSは自分好みにできるところがお気に入りです。今後はタスク機能とも連携させながら、さらにうまく活用していきたいです。

直井さん :

DX推進部では、現場スタッフ向けに実施した研修の理解度や満足度を確認するために、アンケート機能を活用しています。匿名回答に設定すると受講者からより率直なコメントを得られ、研修が有意義だったかどうかを正確に把握できます。貴重な意見は関係者に公開するなど情報共有にも役立てており、限られた時間でより教育効果の高い研修にしていくためにも、アンケート機能は非常に有効だと考えています。

紙のアンケートで実施していたころは、参加者は記入することに、主催者は集計することに手間と時間を要していました。アンケート機能ならスマホで簡単に回答できるので手書きだったころとは比べられないほど長文の意見を伝えてくれるようになりました。また、回答結果は自動で集計されるので今後の開催に向けてどう改善するか検討する時間を作れるようになり、有意義な研修を増やせるようになりました。

研修の理解度・満足度をアンケート機能でヒアリング。質問用紙を配付・回収する必要がなく、自動的に集計・結果が表示されるので、時間をかけずに受講者の意見を回収できるようになった

アンケート機能は運転日報の作成・提出とアルコールチェック結果の報告にも活用されているそうですね。

直井さん :

当社では社用車の運転日報が毎月100件ほど提出されています。以前は紙の日報を総務部がデータ入力していましたが、その作業は煩雑ですし、未提出の社員に提出を促すのにも手間がかかっていました。LINE WORKSの担当者から「日報もデジタル化すればその課題を解消できる」とアドバイスを受けて、アンケートで回答用のフォーマットを作成したところ、紙の日報より集計が楽になり、総務部の負担が大幅に軽減されました。

また、2022年4月と2023年12月に白ナンバー事業者に対しても、社用車を運転する際にアルコールチェッカーで酒気帯びの有無を確認し、その結果の記録を1年間保管することが義務付けられました。弊社では、運転日報のフォーマットにアルコール数値の入力欄、確認者、確認日時など必要な項目を追加することで、法改正にも柔軟に対応することができました。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

直井さん :

「2024年問題」のような建設業界に共通する問題や社内の業務課題はまだまだありますが、それらに向き合いながらLINE WORKSをさらに有効活用して、DXを着実に実現しつつ問題解決に向けた取り組みを進めるつもりです。

【お話を伺った方】

直井 優太さん

DXを推進するプロジェクト管理部で、社内の各部署が抱えるさまざまな課題解決に取り組んでいる。

佐藤 あゆみさん

案件の実行予算作成や利益設定を行う積算部で、入札案件等の積算や協力会社への見積もり依頼を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。

本事例のポイント

• グループトークで院内のスピーディな情報連携が実現
• 患者さんのご家族のLINEとつながってコミュニケーションが円滑に
• ビデオ通話で医師が患者さんの状態を遠隔で把握できる環境を整備
• プロジェクトやマニュアルをノートでスムーズに情報共有

熊本リハビリテーション病院の概要をご紹介ください。

城ヶ野さん :

当院はリハビリテーション専門病院として高度なリハビリテーションを提供し、患者さんの早期の退院・社会復帰を支援しています。医師・看護師・セラピスト・医療ソーシャルワーカーが協力し、急性期と回復期の患者さんには院内で、介護が必要な患者さんには介護老人保健施設や通所リハビリでも支援を行っています。

リハビリテーション科のほかに内科や脳神経内科、血管外科、泌尿器科などの診療科や、栄養サポート、再生医療などの専門外来も設けており、外部の医療機関と連携しながら地域に密着した医療サービスを拡充しています。さらに「くまりは健康フェスタ」など地域を巻き込んだイベントや地域リハ活動、介護予防活動などのほか、近年は患者さんの情報のデジタル化や分析などによる医療DXにも注力しています。

これまでどのような課題に直面していましたか。

城ヶ野さん :

これまで、院内での情報伝達は、主に電話やメール、PHSを利用していました。例えば医師から休診することになったという電話が事務部に入ると、連絡を受けた職員が他の職員に口頭で伝え、離席している職員にはデスクに紙のメモを置くなどして伝えていました。事務部には総務課や財務課、人事課といった多数の部署があり、それぞれの職員がDXや人材育成など部署横断的なプロジェクト活動を数多く行っています。ただ、プロジェクトの会議に先立って情報交換をする機会がなかなか設けられず、会議のスムーズな進行が課題でした。

佐藤さん :

新型コロナウイルスが流行し始めた2020年、診療時間外に新型コロナウイルス関連の対応が必要になった際、院長や副院長、当直の看護師との情報共有は電話で行うしか方法がなく、タイムリーな情報共有ができませんでした。院長からの指示や報告を院内の関係者に一斉に伝達でき、迅速に確認できる手段が必要と感じていました。

大谷さん :

地域連携部には、地域の医療機関と、患者さんやそのご家族からの連絡や相談で、1日に100件近くの外線電話がかかってきます。別の業務で手を離せなかったり、離席中で電話に出られなかったりすることもあります。後から折り返しても連絡がつながらないことも多く、電話対応がかなりの業務負担になっていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを導入された理由と、運用開始までの経緯をお聞かせください。

坂本さん :

LINE WORKSは多くの職員がプライベートで使い慣れているLINEと基本操作が似ていて、導入教育をせずともスムーズに定着することが期待できたので、まずはフリープランで利用することを決めました。他のチャットサービスを利用していたこともありましたが、利用人数や作成できるグループ数に制限があったため、一部の職員の利用にとどまっていました。LINE WORKSはフリープランでも充分なグループ数が作成できるのに加えて、ビデオ通話機能が使える点や連携ツールが多い点も魅力でした。

城ヶ野さん :

最初に、院長・副院長、看護部とリハビリテーション部の各部長、検査部、薬剤師、麻酔科の医師とで新型コロナウイルス対応の情報連携用として運用を始め、その次に訪問看護や訪問リハビリテーションなどを提供する在宅支援部と事務部で利用を開始しました。導入から1年ほど経ったころ、院内の情報共有をさらに円滑にするために、医師全員と各部門の部門長や部署長に加えて、病棟ごとの共用アカウントを付与しています。さらに、患者さんやそのご家族のLINEと外部トーク連携でつながってやりとりしようと、地域連携部でも利用を開始しました。そのタイミングで、患者さんやご家族により安心していただくために有料プランにアップグレードしています。

病棟や地域連携部では、院外に持ち出せない病院支給のPCやタブレットでの利用に限ると運用ルールを定め、時間外に連絡をとりあう可能性がある医師や事務部に限ってBYODでの利用を許可しています。

LINE WORKSの活用シーンをご紹介ください。

・グループトークで医師や関係者とのタイムリーな情報伝達が可能に

・患者さんのご家族のLINEとつながり連絡業務の負担が軽減

佐藤さん :

看護部では各病棟に配布されている端末で、新型コロナウイルス関連の情報連携や診療時間外での連絡にLINE WORKSを利用しています。電話連絡がLINE WORKSのグループトークに置き換わったことで、院長や副院長、関係する各部門長どうしでタイムリーに情報共有ができるようになりました。院長や副院長への報告や指示内容を職員一人ひとりに伝達するといった電話連絡の煩雑さが解消したことで、連絡に要する時間や労力が大幅に削減されました。LINE WORKSを導入した時期は新型コロナウイルスの流行初期でした。感染者が爆発的に増加してからの状況下で、連絡手段が電話のままだったら……とても対応しきれなかったと思います。

新型コロナウイルス関連の情報連携用のグループトークでは、職員が新型コロナウイルスに感染した際などに情報を共有。連絡がタイムリーになり、判断も迅速にできている

坂本さん :

電話やメールで多忙な医師に用件を伝えるのは気が引けることがありましたが、都合のよいときに確認してもらえるトークなら心理的に安心して連絡ができます。事務長や秘書、医師どうしのトークも増え、LINE WORKSが院内に広く浸透してきたことを感じます。

大谷さん :

地域連携部では、外部トーク連携機能を活用して患者さんのご家族のLINEとつながって連絡を取りあっています。地域連携部のLINE WORKSとLINEで連絡が取りあえることを案内する文書をご家族にお渡しして、ご希望者にQRコードで友だち登録をしてもらっています。お互いが都合の良いタイミングでメッセージを確認・送信することができて、以前よりもかなりコミュニケーションが取りやすくなりました。地域連携部にかかってくる外線電話の数も大幅に減少しました。

入院患者さんの面会日の予約などをトークでやりとりすればテキストで残るため、電話や口頭で起こりやすい伝え間違いや聞き違いを防ぐことができます。また、要介護認定の申請に必要な書類のご案内やリハビリの様子、退院後のリハビリ環境を把握するために必要なご自宅の写真も、データで共有できるようになりました。LINE WORKSでつながる前は、ご自宅の写真はご家族に病院まで持ってきてもらって確認していたので、ご家族の負担も軽減したのではないかと感じています。

入院中の患者さんの様子やリハビリ風景の動画、関係書類などトークで共有できるようになった

ビデオ通話機能も積極的に活用されているそうですね。

・医師と病棟をビデオ通話でつなぎ、時間外の遠隔対応が可能に

坂本さん :

以前は、勤務時間外の医師に対して患者さんに関する質問があると、電話で傷口の様子や心電図の説明をしていましたが、実際に確認しないと対応の判断ができない場合は、勤務時間外でも医師に病院に来てもらうことがありました。現在は、病棟に設置している端末にLINE WORKSを設定し、自宅にいる医師とビデオ通話機能で状況を確認できるようになっています。映像を見ながら看護師に必要な指示を出せるようになり、医師が時間外に病院まで行かなくても済むケースが増えています。医師の業務負担軽減とも言えるこのような活用は、医療機器を管理するエンジニアにも適用できると考えています。

ほかにどのようなLINE WORKSの機能をよく利用されていますか。

・プロジェクトの進捗状況やマニュアルの共有にノートを活用

・職員の予定や行事をカレンダーや掲示板で見える化

・アンケートで日程調整や意見収集を効率よく実施

城ヶ野さん :

事務部では、各プロジェクトチームの議事録や取り組み内容の進捗状況の管理に、ノート機能を活用しています。部門横断的なプロジェクトの会議に先立って、議題や関連資料を共有できるので、議論もスムーズになり会議の時間短縮と質の向上を実現しています。また、やりとりの内容もLINE WORKS上に残るので、後から振り返るのにも便利です。

坂本さん :

ほかにもインフルエンザの予防接種の電話受付手順をノートにまとめています。患者さんの年齢や地域によって案内する内容が少しずつ異なるため確認事項が多いのですが、ノートで確認しながらスムーズに電話対応ができています。

発熱外来や外線への対応についての情報を掲載し、折り返しや他の職員へ確認が減少し、電話対応がスムーズになった

坂本さん :

総務課では職員がカレンダーに予定を登録して、お互いのスケジュールを共有しています。今後は、会議室や共用備品の貸出もカレンダーで管理したいと考えています。イベントなど院内全体向けの連絡事項は掲示板で共有しているほか、意見収集や会議日程の調整にはアンケートを利用しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

城ヶ野さん :

今後さらに多くの職員にアカウント付与を行い、アンケートを病院全体で活用するなど、定期的な意見聴取に役立てたいです。また、外部の医療機関のLINE WORKSやLINEとつながることができれば、地域内連携がより強化できると思います。

【お話を伺った方】

城ヶ野 晃久さん

総務、財務、人事、医事などを行う事務部を事務長として統括する。

佐藤 並子さん

看護師、看護補助者、介護士などが所属する看護部を部長として管理する。

大谷 久江さん

地域連携部 部長として近隣の医療機関との連携や、患者さん・患者さんのご家族からの相談業務などを担う。

総務課 主任

坂本 和歌子さん

総務課 主任として主に企画広報や新しいツールの導入・運用などに携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年12月当時のものです。