本事例のポイント

• 発注手続きを電話からトークに移行したことで誤発注数を半減し、1現場あたり数十万円単位のコスト削減を実現
• 現場の報告や相談をトークに集約。現場への移動がなくなり指示・確認が30分→5分に短縮し、残業時間を削減
• 掲示板やアンケート機能も活用し、普段顔を合わせない社員や職人とのコミュニケーションプラットフォームとして活用

御社の事業内容をご紹介ください。

小堤さん：

当社は大手電気工事会社のパートナー会社として、東京スカイツリーや六本木ヒルズといった都市部の大規模開発プロジェクトを中心に電気設備工事の一端を担っており、電力会社から供給された電力を建物内で使用できるようにする室内電気設備工事や通信に使用する設備を工事する弱電設備工などを手掛けています。従業員のうち現場で指揮をとる施工管理者と職人が7割を占めています。

LINE WORKS導入前の課題と、導入に至った経緯を教えてください。

矢代さん：

以前はチャットツールを利用しておらず、事務所や現場にいる職人どうしは主に電話で連絡を取っていました。ただ、現場で作業をしている職人がすぐに電話に出られることはあまりなく、大抵は折り返しの手間がかかっていて、情報共有が滞る場面が日常的に見受けられていました。

また、現場の状況を職人から電話で報告されることが多かったのですが、音声だけではどうしても伝わりにくい部分があり、かねてより電話に代わる連絡ツールを導入して職人との情報共有を円滑にしたいとも考えていました。

小堤さん：

2020年の初旬にLINE WORKSの導入を検討し始めたのですが、そのすぐ後にコロナ禍となり、当社が請け負う工事では遅延や中止や見直しが数多く発生していました。

また、当社の従業員は現場に常駐することが多いため、日頃から従業員どうしで定期的にコミュニケーションをとる機会を設けていたのですが、コロナ禍で対面でのコミュニケーションもストップせざるを得ない状況だったので、チャットツールには情報共有のプラットフォーム、そして業績回復の礎となることへの期待を寄せていました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選んだ理由をお聞かせください。

小堤さん：

5～6社のチャットツールを検討しましたが、LINE WORKSが最も始めやすいツールだと判断しました。ベテランの職人の中には新しいツールへの抵抗感を抱く人も少なくありません。親近感を持っている人が多いLINEと似た操作性のLINE WORKSであれば、職人を含む従業員への普及がスムーズなのではないかと考えました。また、イニシャルコストがかからないという導入ハードルの低さも選定理由の一つです。

矢代さん：

建設業に特化したツールではない点もポイントでした。業界特化型のツールの場合、「施工管理」や「入退場管理」といったように業界特有の習慣に合わせて開発・提供されています。だからこそ便利ではあるのですが、他の業務に応用して使うのは難しくなります。一方、LINE WORKSは業界や企業規模を問わず使えるような汎用性に優れた設計のため、工夫次第で自社にあった使い方ができると判断しました。

全社での本格運用開始までにどのような準備をされましたか。

矢代さん：

2020年3月頃から、まずは事務所内の社員でLINE WORKSフリープランの利用を開始しました。フリープランでも十分にLINE WORKS活用のメリットを実感できたため、2020年4月からアドバンストプランを契約してLINE WORKSのアカウントを職人含む全従業員に付与し、全社に展開しました。

小堤さん：

当時はLINE WORKSを当社のプラットフォームとして機能させるためには、まずハード面を整える必要がありました。そこでLINE WORKSの運用開始にあたって社用スマホを全社員へ貸与し、LINE WORKSを活用しやすい環境を整えることにこだわりました。

新しいツールへの抵抗感がある職人さんにもLINE WORKSを使ってもらうために、どのような工夫をされましたか？

矢代さん：

せっかくアカウントを用意しても使ってもらえなければ意味がないため、LINE WORKS浸透への第1ステップとして、些細な内容であってもトークで連絡を取るようにしました。メッセージに既読が付くようになれば、第2ステップとして「急ぎの用事があるため電話ください」とトークで連絡して、職人にLINE WORKSを確認・使用する習慣をつけてもらいました。

まずはLINE WORKSに触れてもらい、その後にメインの連絡手段として実際に機能を利用してもらうことで、徐々にLINE WORKSを浸透させていった結果、現場で利用する職人が増加していきました。周りの職人がLINE WORKSを利用し始めると、自分も利用した方が便利になると感じてもらえたようです。今では職人を含めた当社全体のLINE WORKSの利用率は約90%にも上ります。

LINE WORKSの具体的な活用方法および導入効果を教えてください。

・グループトークで材料発注を行うことで発注の不備がなくなり、誤発注の防止と利益確保を実現

・職人どうしで画像を活用してやりとりすることで、遠隔でもスムーズな指示が可能に

・従業員評価にアンケート機能のテンプレートを活用

小堤さん：

まず、業務連絡を電話からLINE WORKSのトークに置き換えました。例えば材料発注をする際には、商社の担当者には自社でLINE WORKSアカウントを取得してもらっています。アカウントの取得後、外部連携機能を使って現場にいる職人と材料を取り扱う商社の担当者も含めた「材料発注用グループ」を作成し、そこで発注連絡をしています。これまでは職人が商社へ電話して発注をしていたのですが、職人からの発注は「あの商品が○個欲しい」といった抽象的な内容の連絡が多く、聞き間違いによるサイズ違いや色違い、言った・言わない問題などが原因で誤発注が相次いでいました。それに加えて発注の重複も頻繁に起こっていました。

LINE WORKSを導入した現在は、職人が段ボールなどに記載した発注メモの写真を撮影して、その画像をグループに投稿して発注しています。これによって商社側は発注内容を目視で確認でき、発注の重複がないかを含めた確認や発注内容の補足が確実にできるようになりました。

その結果、誤発注が半減し1現場あたりのコストがおおよそ数十万単位で削減されました。さらに材料の廃棄コストや保管コストも大幅に減り、当社全体で考えると大幅なコスト削減、利益創出ができたように感じます。

矢代さん：

誤発注が少なくなったことで商社側にもLINE WORKS活用のメリットを感じてもらえているのではないでしょうか。

工事現場や社内での情報共有にもLINE WORKSを活用されているそうですね。

矢代さん：

職人や管理者が参加する「現場管理グループ」を工事ごとに作成し、施工の状況報告や相談などをしています。LINE WORKS導入前は、若手の職人は主に電話や対面でベテランの職人に相談をしており、指示を受けた後、場合によっては作業場所を移動して報告することもありました。電話でアドバイスをもらう場合も伝えられる情報に限度があったのも事実です。

現在は確認事項があったらグループに現場の写真を投稿して質問しているため、離れた場所にいても現場の様子を正確に把握できるようになりました。重要なケースを除いて、質問に対する指示もわざわざ現場に移動せずに、LINE WORKS上で確認できるようになりました。例えばある現場ではこれまで30分かかっていた指示・確認が5分になるなど効率化が実現した結果、他の業務により多くの時間を充てられるようになりました。工事全体のクオリティの向上にも貢献できていると思います。残業時間の削減にもつながっているでしょう。

小堤さん：

また、掲示板には私が週に1度のペースで従業員に向けたメッセージを発信しているほか、現場への周知事項もリアルタイムで投稿するなど、全社への情報発信手段として活用しています。

さらに当社では従業員の評価にあたり、自己申告シートを記入してもらっています。これまでは紙に記入をしてもらっていましたが、LINE WORKS導入後はアンケートのテンプレートを活用して作成したフォーマットでも記入できるようにしました。今では職人を含む多くの従業員がLINE WORKSでシートを記入してくれています。

LINEと操作性が似ているLINE WORKSは使い始めるハードルが低いため、アナログな文化が残る建設業界でも浸透しやすいのが特長です。「段ボールの発注メモをトークに投稿する」という発注方法をはじめ、アナログとデジタルをうまく組み合わせられる点がLINE WORKSのメリットであり、アナログな文化が残る業界でも受け入れられやすいのではないでしょうか。

今後LINE WORKSの活用をどのように発展させたいとお考えですか。

矢代さん：

現在、カレンダー機能を社用車の予約や個人の予定管理などに利用していますが、従業員間でのスケジュール共有をさらに強化したいと考えています。当社ではさまざまな規模の工事が同時に進行しているので、いつだれがどの現場で働いているのかをカレンダーで簡単に確認できるようにすれば、人員調整はよりスムーズになるでしょう。

共用の社用車の予約にカレンダーを活用。今後は従業員個人のスケジュール管理にも役立てたい

また、現場に定点カメラを設置し、LINE WORKSのビデオ通話機能を通して本社からも現場の様子を確認できるようにしたり、逆に現場から動画を送ってもらって音や明るさ、振動などを写真よりもより正確に把握して遠隔指示などにも役立てたりできればと考えています。

小堤さん：

協力会社の職人さんにもLINE WORKSの活用を広めていって、「第一建工にお願いするとLINE WORKSでやりとりができるから楽だ」と思っていただくことで職人の確保にもつなげられれば、と考えています。

さらに、LINE WORKSならフランクにやり取りができるので、世代を超えたコミュニケーションのきっかけとしての役割も期待しています。

【お話を伺った方】

小堤 篤史さん

代表取締役社長。

矢代 紘一さん

工事に関わる事務関係全般やツールの管理など現場のサポート業務を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年2月当時のものです。

本事例のポイント

• 町独自の情報取扱規程を設け、LINE WORKSで安全にやり取り
• スケジュールの可視化で職員の業務量把握および日程調整が簡便に
• 紙資料をデジタル化し、ペーパーレス化および業務時間短縮を実現

北海道安平町の特長を教えてください。

及川町長：

北海道南西部に位置する安平町は、北海道一の木炭生産や日本初のチーズ生産への取り組みなどの実績を誇る早来町（はやきたちょう）と、鉄道の要衝として発展してきた追分町（おいわけちょう）が2006年に合併して誕生した町です。人口は2023年6月末時点で約7,300人です。

現在、安平町では鈴木直道知事も掲げるエネルギー・デジタル・食の3分野に注力した取り組みを実施しています。デジタル分野においては、DX推進計画を策定し、例えば地域住民の移動ニーズに応じたMaaS（マース：Mobility as a Service）タウンの調査・研究などに取り組んでいます。また、2025年4月には次世代半導体の国産化を目指して設立されたRapidus（ラピダス）の工場がお隣の千歳市にて稼働開始される予定です。これは安平町にも大きな経済効果が期待されています。

LINE WORKS導入に至る経緯を教えてください。

及川町長：

2020年の秋から、安平町・厚真町・むかわ町の3町で、LINE WORKSの試験運用を開始しました。この試験運用の背景には、2018年9月に発生した北海道胆振東部地震に関する記録紙作成プロジェクトが始まったことがあります。このプロジェクトに取り組むため、被災地である3町の職員と受託事業者の4者が連絡を取る手段として、LINE WORKSが選ばれました。試験運用期間でLINE WORKSが外出先でも使いやすい便利なツールとして認識されたため、2021年10月に正式にLINE WORKSを導入することになりました。

LINE WORKS導入以前は、どのような課題を抱えていましたか。

塩月さん：

安平町では、総務省が推進する自治体のセキュリティ強靱性向上モデルに基づいて、IT環境と体制の整備を進めています。しかし、このセキュリティ強化の結果、職員の皆さんには業務に制約が生じてしまいました。例えば、システムに登録する職員のスケジュール管理に関して、外出先や自宅など役場外から予定を入力・確認することができず、役場内のネットワーク環境で行う必要がありました。その結果、職員は外出中に一旦手帳に予定を書き留め、後日役場に戻ってからシステムに入力する手間や、外出先で予定が確認できない不便さがありました。さらに、スケジュールの入力時間差により、ダブルブッキングの問題も発生していました。

こうした制約により、町長・職員は「役場に行かなければ業務が進まない」という空間の制約を受ける働き方を強いられていました。

及川町長：

現在の自治体運営は、社会の変化に対応するスピード感が求められているのは言うまでもありません。しかし、LINE WORKSを導入する前は、外勤時の役場との連絡手段が１：１の電話しかなく、情報共有にも制約がありました。このままではスピード感のある対応や円滑なコミュニケーションが難しいと感じていた安平町としては、連絡手段とIT環境を変える必要性を強く意識していました。

LINE WORKS利用時のルールについてご説明ください。

及川町長：

新たなツールを導入する際は、自治体としてセキュリティ面を配慮することが当然です。そのため、安平町では「安平町情報セキュリティ対策実施要綱」で規定される情報分類レベルA・B・Cのうち、最も機密性の低いレベルCの情報のみをLINE WORKSでやり取りするルールを定めました。レベルAは超機密情報、レベルBは機密情報、そしてレベルCはそれ以外の情報という区分です。例えば、公知となる企画書やスケジュール情報などがレベルCに該当します。こうして情報の種類を規定することで、セキュリティ面のハードルをクリアし、自治体でのLINE WORKS利用を実現しました。

塩月さん：

レベルCのさまざまな情報は、職員個々のツールで管理されるリスクがあります。例えば、スケジュールは個人のGoogleカレンダーで管理されたり、企画書は担当者どうしの個人LINEでやり取りされることも考えられます。そうであればいっそのこと、オフィシャルなコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを導入し、同ツールで情報のやり取り・管理を統一する方がより安全なのではないかと考えました。なお、職員はBYODでLINE WORKSを利用しています。

LINE WORKSの具体的な活用や導入効果について教えてください。外出時の情報共有やペーパーレス、業務時間の短縮につながったそうですね。

及川町長：

私は、職員の中で一番LINE WORKSを使用しているかもしれません（笑）。私の仕事柄、役場を留守にすることが多く、外出先からLINE WORKSを使って各種情報発信や収集をしています。

実は昨日、町内に熊が出没したので、グループトークを使ってすぐに職員に状況を共有しました。また、成人式など町のイベントで職員から会場準備の様子の写真が共有されると、「ここはこうした方が良いのではないでしょうか」と私から提案することもあります。

また、SNS発信のための情報や写真もLINE WORKSで職員から収集しています。SNS発信は時間との勝負です。LINE WORKSは視認性・操作性にも優れているため、外出先でもグループトーク上に寄せられた写真を選んで、すぐにSNSに投稿することができています。これは電話やメールではできない、気軽に連絡を取り合えるLINE WORKSならではだと思います。

木村さん：

町長・副町長への事前説明や各種打ち合わせに使用する資料は、LINE WORKSのグループトークを使い、PDFやPowerPointなどのファイル形式で送付しています。以前はこれらの資料を紙で配布していましたが、現在はグループトークで事前に資料を共有し、町長や副町長がご自身で資料を読み込んで準備いただけるため、説明時間を短縮できるようになりました。

お互いのスケジュールが可視化され、予定の確認や日程調整がスムーズになったそうですね。

郡さん：

町長だけでなく、職員もスケジュールはLINE WORKSのカレンダーで管理しています。外出先でもお互いのスケジュールが可視化されたことで、日程調整が格段に楽になり、さらに各職員の仕事量も把握できるようになりました。

及川町長：

私は20年以上にわたり、スケジュール管理のために手帳と役場のシステムを併用してきましたが、現在はLINE WORKSのカレンダー機能にすべてまとめることができ、非常に効率化しました。

部署を横断したプロジェクトチームや地域おこし協力隊の方ともLINE WORKSを活用しているそうですね。

及川町長：

千歳市に建設されるRapidusプロジェクトに関するやり取りのため、チーム「ラピダス」というグループを立ち上げ、迅速にプロジェクトに関する連絡やコミュニケーションを取ることができています。

郡さん：

私は移住定住支援担当として、密にやり取りがある地域おこし協力隊の皆さんにも安平町のLINE WORKSのアカウントを付与し、グループトークで企画書や業務連絡のやり取りをしています。

地域おこし協力隊ともグループトークで、スピード感を持ってやり取りができている

このようにLINE WORKSを活用することで、企画のまとまるスピード感が早くなったと感じています。それは、LINE WORKSでは「お世話になっております」「どうぞよろしくお願いいたします」といった定型文の記載なく主題の要件にはいれますし、過去の情報も検索しやすくなって効率的になりました。

LINE WORKSはイメージ的には電話とメールの中間くらいの立ち位置です。地域おこし協力隊とも気軽なコミュニケーションを実現できています。

LINE WORKS活用について、今後の展望を聞かせてください。

及川町長：

LINE WORKSによる迅速なコミュニケーションの有効性は日々感じているところです。今後は、LINE WORKSのトーク画面を大型モニターに映し出すなど、情報共有・発信のやり取りを見える化する予行演習を行うといった、BCP対策ツールとしても活用したいです。

安平町議会でも2024年３月よりペーパーレス化を推進する予定です。色々な場面でLINE WORKSを利用したら、情報共有がよりスムーズになると思います。これらの動きを含め、引き続き、安平町が掲げるDX推進にLINE WORKSを活用していく予定です。

【お話を伺った方】

安平町長

及川 秀一郎さん

安平町長2期目。

総務課 情報グループ 主査

塩月 達也さん

情報システム関連の業務に従事。

政策推進課 政策推進グループ 課長補佐 グループリーダー

木村 誠さん

総合計画の策定・進捗管理や企業誘致等を担当。

政策推進課 政策推進グループ 主事

郡 宏夢さん

移住定住支援担当を務める。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年7月当時のものです。

本事例のポイント

• 町内会の回覧板をLINE WORKSに置き換え、情報の一斉共有が可能に
• 掲示板機能で資料を共有することで、紙資料の印刷や配布の負担が軽減
• 日中仕事で忙しい現役世代が参加しやすく、担い手が増えることを期待

南ひばりが丘町内会の概要をお聞かせください。

布施さん：

南ひばりが丘町内会は札幌市厚別区の住宅街に位置しており、全141世帯の町内会です。世帯の年齢層は、50代以上が約8割を占め、50代未満は2割程度に留まります。近年の役員の年齢構成も50～80代が7～8割を占めています。

町内会運営に関して、以前はどのような課題がありましたか。 

布施さん：

町内会の加入率は100%なのですが、なかなか役員を確保できず、毎年次の役員を探すのに苦労していました。特に若い世代のなり手が見つからず、その要因の一つには、役員のやることの多さがありました。若い世代が働きながらでも参加しやすいようにするためにも、町内会の運営を見直し、役員の作業負担を減らす必要がありました。

滋野さん：

私自身、町内会運営に従事する中で、回覧板の配布が特に苦痛でした。回覧板を皆さんに回すためには、平日に区民センターへ資料を取りに行き、総務部が資料を仕分けて束ね、各家庭に配布する必要があります。正直これらの作業は本当に手間で、こうした負担が町内会役員を敬遠する要因だと思っていました。

上田さん：

従来からの回覧板は住民側にも課題がありました。例えば、回覧板が一番最初に回ってくる家と最後の家では、閲覧に時間差が生じてしまいます。共働きの家庭や旅行で不在にしている家庭では回覧板が数日間止まってしまうこともありました。このような時間差が原因で、イベントの申込締切日までに全世帯に回覧板が行き渡らない事態もしばしば発生していました。また、雪が降った時に隣家まで歩いて回覧板を渡すのは大変だという声もありました。

課題解決の手段として、LINE WORKSを選定された理由を教えてください。

布施さん：

第一に挙げられるのが、使いやすさです。住民間でIT知識にばらつきがある町内会だからこそ、一般的に広く利用されているLINEと操作性が似ており、年配の方も含めて誰もが使いやすいUIである点が、非常に魅力的でした。

また、プライバシーが守られるという点も重要なポイントでした。たとえ近所の方であっても、個人情報を共有することに抵抗感を抱く住民もいます。LINE WORKSを利用すれば、プライベートで使用しているLINEの連絡先や電話番号等を交換する必要がありません。

さらに、町内会費から費用を捻出しなければならない状況から、町内会のような団体であれば、無料で利用できる非営利団体向け特別プランがあるのもLINE WORKSを選定した大きな理由でした。

LINE WORKS運用開始までの経緯を教えてください。

布施さん：

はじめに、運用開始前に2ヵ月間のトライアル期間を設けました。希望者のみ、回覧板をLINE WORKSに置き換えてのトライアル利用を行い、そのフィードバックをもとに本格導入を決定しました。結果的には非常に良好で、半数以上がLINE WORKSに登録をしてくれました。

その後も登録者は徐々に増えており、現在では最高齢83歳の方を含む70%の世帯がLINE WORKSを利用しています。中には、LINE WORKSの導入を機にガラケーからスマホに機種変更をした方もいました。残りの30%は引き続き紙の回覧板を希望しておりますが、LINE WORKSによる電子回覧板は強制せずに、紙も併用して配布しています。

ITに不慣れな方には、LINE WORKS導入にあたりどのようなサポートをされましたか。

布施さん：

操作に不安が残る方やLINE WORKSの電子回覧板を検討している方を対象とした、勉強会を実施しました。勉強会では、トークの閲覧方法やLINE WORKSの通話機能等、基本的な使い方について説明しました。勉強会後には「私もLINE WORKSやってみます」と言ってくださる方もいて、実施した甲斐がありました。

LINE WORKSの活用方法および導入効果をお聞かせください。

【掲示板】回覧板の情報共有スピードの向上および役員の作業負担軽減を実現

【アンケート】総会の出欠確認を関係者全員にスピーディに共有

【グループ】役員に資料を一斉共有し、総会の進行を効率化

滋野さん：

最も活用しているのは、掲示板機能を活用した電子回覧板です。区民センターに取りに行った紙の資料をスキャンアプリでPDF化し、掲示板に掲載しています。これにより、紙を扱う量が大幅に減少し、ペーパーレス化を進めることができました。さらに、紙の回覧板を束ねて配布する作業が減ったため、体感ですが作業量は従来の半分ほどになったと感じています。

上田さん：

紙の回覧板から電子回覧板に切り替えたことで、大事な情報をタイムリーに情報共有することができました。例えば、冬季には除雪センターから排雪作業に関するお知らせが前日もしくは前々日に私たちの元に届きます。そのお知らせを回覧板で住民に共有するわけですが、いちいち紙の回覧板を作っていては時間がかかってしまい、当日までに住民全員に情報を届けることはできませんでした。しかし、掲示板であれば、連絡事項を投稿するだけで、一斉に情報共有ができ、住民側もすぐに情報を受け取ることができます。また、好きなタイミングで閲覧できたり、過去の投稿を繰り返し見直せたりと、さまざまなメリットを感じていただけているようです。

布施さん：

総会資料をLINE WORKSのトークで事前に共有し、議事をスムーズに進めるための工夫をしています。そのほか、アンケート機能を使って総会の出欠確認をしたり、役員間のグループで連絡を取り合ったりすることで、1人ひとりだけではなく、一斉に情報共有や意見回収ができ、町内会運営が大幅に効率化されました。

今後のLINE WORKS利用の展望を教えてください。

布施さん：

LINE WORKSの活用の幅を広げていきたいと考えています。例えば、将来的には町内会費の集金を電子マネーで実施したいと考えていますが、その際に、掲示板やグループトークなどで集金日の告知を行うことにより、集金作業を円滑に完了できると考えています。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年11月当時のものです。

＜本事例のポイント＞

• 店の設備やシステムに起きたトラブルを本部に速やかに報告できる体制を構築
• 既存のグループウェアと使い分け、店舗運営のための情報共有に特化したツールとして活用
• コミュニケーションの証跡を残してガバナンスを強化

御社の事業内容をご紹介ください。

橋本さん :

当社は大阪府堺市に本社を置く回転寿司チェーンストアで、全国に519店舗の「くら寿司」を展開。訪日インバウンド向けのグローバル旗艦店も東京と大阪に出店しています。寿司をはじめとするすべての食材に化学調味料・合成着色料・人工甘味料・人工保存料を使用しておらず、コロナ禍となってからは、お客様にスマホで座席の予約と寿司のご注文をいただくことで店のスタッフと一切接触せずに済む環境も整備するなど、安心してご利用いただける店づくりに取り組んでいます。

以前はどのような課題を抱えておられましたか。

橋本さん :

LINE WORKSを導入する以前、スマホが支給されているのは経営幹部のみで、それ以外の社員にはガラケーが配付されていました。店舗のアルバイトスタッフに貸与することもあるガラケーは、メールを利用できない設定だったため、本部、各店舗の店長や責任者、地域内の数店舗を管理するスーパーバイザー、数名のスーパーバイザーを取りまとめるエリアマネージャーは、店舗に設置されているPCや電話、SMSによるやり取りしかできず、例えば店の設備に支障が生じた際などの状況報告が迅速にできないのが難点でした。

小坂さん :

私は2022年2月に広報部に異動するまで営業本部に所属し、ブロック長として九州全域の店舗を統括していました。日々、スーパーバイザーやエリアマネージャーと頻繁に連絡を取り合う必要がありましたが、電話は応答してもらえるとは限らず、SMSはテキストメッセージしか送れないことに負担を感じていました。

また、橋本が述べたように、店舗の設備にトラブルが起きると、本部に電話かSMSで状況を報告するのですが、言葉だけではうまく説明できないことがあります。そのような場合は不具合を示す写真をガラケーで撮ってSDカードに保存して、そのSDカードをPCに取り込んでからメールに添付して送信するという手間がかかっていました。

橋本さん :

多様な管理業務に追われている店長や責任者は、不具合の報告に貴重な時間を奪われたくありません。そのようなことから、画像の共有も含めて「もっと円滑にコミュニケーションを図れるツールが欲しい」という要望が多くの現場スタッフから出されていました。それを受けて、ガラケーの契約更新のタイミングでスマホに切り替えるとともに、ビジネスチャットツールを導入することを決めました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由と、運用までの経緯をお聞かせください。

橋本さん :

複数のツールを比較した結果、操作性がLINEと似たLINE WORKSなら導入教育を行うことなくすぐに定着することが期待されました。管理者がトークの内容をモニタリングすることでガバナンスを効かせられることも選定の決め手の1つとなり、各店舗の店長と責任者、各地域のスーパーバイザーとエリアマネージャー、店舗運営にかかわる本部の社員を対象に計1,500余りのアカウントを発行。

利用は業務時間内に限り、休日を取っているスタッフにはトークを送らないというルールも設けています。店舗の責任者は学生から年配者まで年齢層が幅広いにもかかわらず、期待したとおりに誰もがすぐに使いこなせるようになり、操作法に関する質問を受けたことは一度もありません。管理者にかかる負担が少ないことも、LINE WORKSならではのメリットだと思います。

LINE WORKSの具体的な活用シーンをお聞かせください。

【グループ】目的別のグループを整理して業務情報を瞬時に共有

【ビデオ通話】本部の担当者が店舗の設備やシステムの不具合を目で確認しながら的確に対応

【外部トーク連携】協力会社の担当者のLINEとつながりスムーズに情報をやり取り

橋本さん :

メール、スケジュール管理、アンケート機能などは以前から利用しているグループウェアが担っているので、LINE WORKSは「店舗運営に関するコミュニケーションを円滑にすることに特化したツール」と位置づけ、主にトークと無料音声・ビデオ通話で、双方向のタイムリーなやり取りをすることに活用しています。

営業部には、店舗の設備やシステムに不具合が発生した際の相談を受け付ける担当者がいます。LINE WORKS導入後は、店長や責任者からの報告がその担当者を介してテクノロジー開発部にトークで伝えられる仕組みを構築。「タッチパネル」「セルフレジ」など、設備別のグループを設けて、不具合情報がテクノロジー開発部内の各担当者に速やかに共有されるようにしています。システム障害によってお客様からの注文を受けられなくなるなど、店舗の営業に重大な支障を及ぼすトラブルについては、「緊急連絡」のグループが報告を受けて即応できる体制を整えました。

テクノロジー開発部では担当者ごとのグループをつくってタイムリーに情報を共有。

店舗の設備やシステムのトラブルなどにも迅速に対応できるようにしている

問題がより複雑な場合は、テクノロジー開発部の担当者がビデオ通話で不具合箇所を映してもらいながら確認することで、より迅速かつ的確に対応ができるようになっています。

メールと違って用件だけを簡潔に伝えられるので、トラブル対応だけではなく部門内の社員間のちょっとした確認などにもトークが多用されています。絵文字やスタンプを使うことでお互いに気持ちが和む効果もあるように思います。特定のトークを引用して返信できるリプライ機能も便利で、グループトークで複数の話題が同時展開されたようなときは特に重宝します。

ほかにLINE WORKSのどんな機能を活用されていますか。

橋本さん :

社外のLINE WORKSやLINEとつながれる外部トーク連携機能を使い、システム関連の協力会社の担当者のLINEとトークでやり取りしています。メールに比べ、お互いにレスポンスが格段に速くなりました。

LINE WORKSが業務にもたらした効果をお聞かせください。

橋本さん :

社員間の業務データの受け渡しがトークで手軽にできるようになりました。あくまでも体感ですが、メールを1通作成して送るには何分もかかりますが、トークの送信は数10秒で済みます。それを積み重ねると、ひと月に何時間もの間接業務が削減されていることになります。

小坂さん :

各店舗の店長や責任者は、設備などの不具合の状況を示す画像を本部にダイレクトに送れるようになったことで、報告業務の負担が軽減。店の管理業務に専念できるようになりました。

スーパーバイザー、エリアマネージャー、ブロック長どうしのやり取りも、電話とSMSからトークに置き換わりました。これまで店舗に急ぎの伝達事項があるときは、以前は店舗1軒ずつに電話をかけなければなりませんでしたが、LINE WORKS導入後は、エリア単位の店舗グループにトークを１回送るだけで伝達完了となります。また、電話ではどうしても用件以外のちょっとした会話もすることになりますが、それがトークに置き換わったことで、連絡に要する時間が大幅に短縮されました。

当社は働き方改革にも大きな力を入れており、LINE WORKSを導入したことはその推進にも確実に寄与してくれています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

橋本さん :

今後はBotやAPI連携も活用し、作業完了の報告を自動通知させるといった使い方も模索したいと思っています。

【お話を伺った方】

橋本 大介さん

社内および店舗のITインフラを担うテクノロジー開発部を統括。LINE WORKSの運用管理にも携わる。

小坂 博之さん

九州全域の店舗を統括するブロック長を経て、2022年2月より広報部でマネージャーを務める。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年8月当時のものです。

本事例のポイント

• 個人LINEの業務利用をなくして公私を区別でき安心して連絡ができる
• LINE WORKSでお客様のLINEとつながることで税理士業務が円滑に
• 新規お客様へのアプローチにLINE公式アカウントと併用して効率的に対応
• ノートやアンケート、ビデオ通話機能の活用で法人内の業務連絡が効率化

御法人の事業内容をご紹介ください。

松本さん :

私どもは東京（亀戸、新宿、渋谷）、神奈川、大阪に税理士事務所5拠点を構えており、亀戸オフィスには社会保険労務士法人も併設。法人・個人の税務や会社設立に関する相談、経営コンサルティングなどに幅広く対応しています。国税局や税務署OBの税理士が7名在籍し、税務署による任意の税務調査を受ける法人や個人事業主に対策をアドバイスする「税務調査対応」を年間150件ほど実施し、一般の税理士事務所には難易度の高いサービスを提供できるのも当法人の特長です。

LINE WORKSを導入する以前はどんな課題がありましたか。

松本さん :

法人・個人を問わず多くのお客様がLINEでの連絡を望まれること、また当法人がLINE公式アカウントを開設していることから、大半の職員がLINEでお客様とつながっていました。

しかし、プライベートのツールを仕事に使うことに抵抗感や不安を抱く職員もいます。そうした職員は主にメールでお客様とやり取りをしていましたが、タイムリーに確認ができないことから対応が遅れることがあり、そうしたことを防ぐためビジネスチャットツールの導入を検討しました。

西山さん :

職員がLINEでお客様とやり取りしていたときは、重要なファイルをダウンロードするのをつい忘れたまま保存期限を過ぎてしまうことがよくありました。再度送信を依頼するのは申し訳なく、長期間保存できるツールがあればと思っていました。

五藤さん :

ユーザーがトーク履歴を削除できるLINEでのやり取りでは、お客様との間で「言った/言わない」というトラブルが生じることがあります。それを防止するため、会社としてログを管理、保存する体制を整える必要性も感じていました。

課題解決策としてLINE WORKSを選ばれた理由と、運用開始までの経緯をお聞かせください。

松本さん :

会社が管理できるツールでお客様のLINEとつながることが目的だったため、他のツールと比較するまでもなく、LINE WORKS一択で導入を決めました。

五藤さん :

職員全体で情報を共有できるよう、パートやインターンの職員も含めた120名あまりの全職員にアカウントを付与しました。各拠点の職員分のIDを担当者にメールで送信し、各自に初期設定をしてもらって運用を開始しました。全職員がLINE利用者なので、LINE WORKSの操作法をレクチャーする必要はなく、管理者への問い合わせもほとんどありませんでした。シニア世代が多い国税OBの税理士も含め、混乱することなくLINE WORKSに移行することができました。

LINE WORKSをお客様とのコミュニケーションにどう活用されていますか。

・お客様のLINEとつながり連絡や書類送付がスピーディに

・トークログを管理してお客様とのトラブル防止や証跡に活用

・求職者のコミュニケーションにも活用し採用活動を効率化

松本さん :

税務に関する業務やコンサルティングなどに際しては、複数の担当職員がチームを組み、お客様や案件ごとのグループトークルームを作成して対応しています。LINE WORKS導入後は、外部のLINE WORKSやLINEとつながれる外部トーク連携機能を使って、お客様である企業経営者や経理担当者などのLINEと安全にやり取りできるようになりました。当社のLINE WORKSとつながっていただいているお客様は、全体の9割にのぼります。

税務においてはお客様の業務日報や領収書の写真など扱うことが多く、PDFやExcelシート、画像等のファイルの送付について、お客様はこれまでと変わらずLINEで送っていただけます。一方で、LINE WORKSに送られたファイルの保存期間は、管理側で長期間設定にカスタマイズできるので、ダウンロードする前に期限が切れてお客様に再送いただくこともほとんどなくなりました。

五藤さん :

管理者権限で取得・保存できるトークログは、「言った/言わない」といったトラブルへの有効な備えになります。国税局や税務署からは、税務調査時にトークのやり取りの内容やお客様から提供された売上に関するデータの提出を求められることがありますが、LINE WORKS内のデータを抽出することで速やかに対応できるようになりました。

西山さん :

外部トーク連携は採用活動でも活用しています。求職者のLINEとつながることでお互いにスムーズに連絡し合えるようにしています。

社内ではどのように活用されていますか。

・会社全体や各拠点の職員への通知・通達を周知

・アドレス帳によって組織に属するどの職員にも容易にコンタクト可能

・新規見込み客の情報共有や担当者決めをグループトークで効率的に実施

・LINE公式アカウントを併用し、お客様は問い合わせから担当者との連絡をLINEだけで完結

西山さん :

会社全体や各拠点の職員への通達や通知を、適切なトークグループで周知するようになりました。「言った/言わない」の相違は社内でも起こり得るので、職員のどうしの伝達もできるだけLINE WORKSのトークで行うようにしています。

松本さん :

LINEは個別で友だち追加をしなければなりませんが、LINE WORKSのアドレス帳には組織に属する職員の連絡先が登録されているので、どの拠点にいる職員にも必要なときに素早くコンタクトできます。入職して間もない新人職員がちょっとしたメッセージを私に送信してくることもあり、職員との距離がより近くなったことを感じています。

マイプロフィールのアイコンを各自の顔写真にすることで、対面する機会が少ない他の拠点の職員でもお互いの顔が分かるため、組織に一体感を持たせるのに役立っています。

五藤さん :

LINE公式アカウントや当法人のWebサイトを通じて新規のお客様から問い合わせがあったときは、担当者がその内容を専用のグループのノートに貼り付け、それにいち早く気づいた職員がお客様にアプローチするという仕組みも構築しました。相談が進んだお客様には、担当者のLINE WORKS IDを伝えてつながるようにしています。

ほかに活用されている機能はありますか。

【アンケート】出欠確認などを手軽に実施

【ビデオ通話】別拠点のネットワーク機器の配置状況を遠隔でチェック

西山さん :

社内イベントへの参加の可否や、毎日の弁当の注文確認などにアンケートを利用しています。配付も回収も迅速にできるので便利です。

五藤さん :

最近、業務拡大に伴って大阪オフィスを移転させたとき、ネットワークがうまくつながらなかったので、ビデオ通話で現地をつないで、様子を確認しながら機器の配置を遠隔で指示したことがあります。チャットを基盤に、多様なコミュニケーション機能を備えているのもLINE WORKSの魅力だと思います。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

松本さん :

さらなる業務効率に向けて、今後はAPI連携によるさまざまな外部サービスの活用も進めていきたいです。税理士業界ではFAXによる情報のやり取りがいまだに当たり前であるなど、まだまだ古い連絡手段が残っているので、私どもが率先して変革していきたいという思いもあります。

【お話を伺った方】

松本 崇宏さん

2004年に税理士試験に合格し、松本税務会計事務所を開設。業容を拡大し、2016年に税理士法人松本・社会保険労務士法人松本を設立。

西山 亮さん

新宿オフィス責任者として、人事労務や売上管理など業務全般をマネジメントする。

五藤 こずえさん

採用から人事・総務、広報まで、バックオフィス業務全般を担当。LINE WORKSの導入推進・運用管理者でもある。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年7月当時のものです。

本事例のポイント

• LINE WORKSは、社内の課題解決に取り組んだ現場の社員が自発的に選定
• 60km以上離れた営業所間で誰とでも瞬時に情報が共有される環境を構築
• 顧客のLINEとつながり電話より確実で迅速なコミュニケーションを実践
• スマートグラスを着用した遠隔地の整備士にスムーズな修理作業を支援

御社の事業内容をご紹介ください。

金尾社長 :

UDトラックスの販売会社である当社は、帯広に本社を構えUDトラックス・ブランドを中心とする車両の販売および車両整備を主力事業としています。扱う車両は小型・中型・大型のトラックのほか、ダンプカーやミルクローリーなど、公道を走る“働く車”全般にわたります。本社以外にも3支店を、帯広、北見、釧路に、営業所を中標津、紋別、網走に展開し、道東エリアを広くカバーし、「お客様にとっての最高の稼働を目指して」をモットーに、販売のみならずお客様がお使いになる車両を常に万全の状態に整備することにも注力しています。

社員の働き方においてはそれぞれが自発的に考えて動くことを重視しており、社内で活発に行われている改善活動は、業務課題に直面した社員が会社からの指示を待つのではなく自ら解決のために行動を起こします。課題解決の手段に必要なツールの導入も社員が選定しており、LINE WORKSもまた、コミュニケーションをよりスムーズにしたいという北見支店の社員の要望に応えて運用することになったものです。

LINE WORKSの導入前、業務現場にはどのような課題があったのでしょうか。

販売課 池田さん :

社用車で移動する時間が長い販売課の営業担当者は、お客様や社内の事務担当者からの電話にタイムリーに出られず、折返しすることが多くありました。一部の社員はプライベートのLINEで他の社員やお客様と連絡を取っていましたが、同一のアプリ上に公私のコミュニケーションが混在するという不都合がありました。

整備業務課 平間さん :

北見支店が管轄する紋別営業所と網走営業所に勤務する整備士の平均年齢は20代後半と若くて経験が浅く、不慣れな作業を依頼されたときには応援を要請されることがありました。両営業所とも北見支店からそれぞれ90km・60kmとかなりの距離があり、特に冬場は降雪があるため容易に応援の整備士を派遣することができません。北見支店にフォローの要請があったときは、修理の手順を記した要領書をFAXで送信してから電話で補足説明をするのですが、FAXと電話だけでは細かなニュアンスがなかなか伝わらずに苦慮していました。

整備課 髙橋さん :

LINEを業務に使っている紋別営業所と網走営業所の整備士から修理に関するアドバイスを請われた場合は、故障の状態を示す写真を北見支店に送ってもらうことができました。しかし業務でLINEを使うことに抵抗を感じている整備士からは、電話で説明を受けなければなりませんでした。言葉だけでは状況をよく把握できないので、画像をやり取りできるオフィシャルのコミュニケーションツールを導入したいと以前から思っていました。

販売課 業務 前田さん :

外出中の営業担当者宛ての電話をお客様から受けたときや、業務上確認したいことがあるときは電話かメールで連絡をしていましたが、接客中や移動中などですぐにレスポンスが得られないことが多かったので、販売課としてもタイムリーに連絡を取り合えるツールを活用する必要性を感じていました。

課題解決の手段として、なぜLINE WORKSを選ばれたのですか。

前田さん :

操作に慣れるのが難しい業務ツールを導入すると使える人とそうでない人に分かれがちですが、機能も操作性もLINEに近いLINE WORKSなら、全員が使いこなせる期待がありました。また、LINEは個別に友だち追加をする必要があるためやりとりの少ない、あるいは離れた拠点の社員とはつながりにくく、上長にはそもそもLINEでつながることをお願いしにくいという側面がありました。LINE WORKSなら自ら友だち追加をする必要がなく、会社から付与されたアカウント内のアドレス帳から社内の誰にでも直接連絡できるようになることも導入の決め手となりました。

販売課におけるLINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

 【トーク】LINEから移行して公私を分け、外勤内勤、営業所・支店間で業務情報を速やかに共有

【外部トーク連携】営業社員が顧客のLINEとつながり、緻密なコミュニケーションを実践

【掲示板】ミーティングや紙の掲示に替わって通達を確実に周知

池田さん :

業務連絡はLINEからLINE WORKSに置き換わり、公私がしっかり区別されたうえで、販売課全体の情報連携が進みました。各営業社員の新車や中古車の受注状況もリアルタイムに共有されるようになり、それがよい刺激となって売上に対するモチベーションアップにつながっています。

LINEでのコミュニケーションを希望されるお客様とは、LINE WORKSの外部トーク連携でつながり、これまでと変わらず効率的に連絡を取り合えています。トラック類は特殊部品や装置を車両に取り付ける架装をすることが多く、事前に確認できなかった頃は納車時に「オーダーした架装と違う」と指摘されることがありました。架装パーツの画像などを事前にお客様に送って確認できるようになってからは、そのような手違いはまず起こらなくなっています。トークのやり取りの内容は電話と違って時系列で残るので、お客様との間で「言った/言わない」といったトラブルが発生することも未然に防げます。

前田さん :

社外にいる社員に用件を迅速・確実に伝えられるようになり、その結果として営業担当者によるお客様への対応も以前よりずっと早くなりました。メールと違って既読が付くので、トークに返信がなくてもメッセージを見てもらえたことが確認できます。伝言を取り次いだ側も安心することができます。

トークは電話をかけたりメールを送ったりするほどではないちょっとした感謝を伝えるのにも便利です。スタンプ1つで気持ちを表現することが、離れた相手にもまるですぐ隣で仕事しているかのような雰囲気を演出して、社員どうしの距離感を縮めることに貢献してくれています。

全社員への通達は本社が運用するグループウェアの掲示板に掲載されますが、北見支店では支店の社員宛ての通達をLINE WORKSの掲示板に載せるようになりました。対面や紙の掲示物とは違い、各社員が自分のタイミングで情報にアクセスできるので、周知を徹底することができます。

整備部門ではLINE WORKSをどのように活用されていますか。

【トーク】営業社員から共有される写真情報から、より早い修理対応が可能に

【掲示板】整備士の残業状況を掲載することで残業を抑止

平間さん :

お客様が営業所担当者に送られた故障箇所の画像を整備士に共有することで、より迅速な修理対応ができるようになりました。

整備部門は他の部門に比べて残業が多くなる傾向があるので、各整備士の残業状況を掲示板に投稿して可視化しました。その結果、業務に追われている社員を他の社員が支援するようになり、整備部門全体の残業時間を縮減することができました。

スマートグラスとLINE WORKSを活用することで、修理の遠隔サポートがスムーズにできるようになったそうですね。

平間さん :

若手整備士を遠隔でサポートするために、修理作業時に装着しても負担にならない軽量のスマートグラス *を紋別と網走の営業所に導入しました。スマホやPCと接続することでスマートグラスにはデバイスの画面がそのまま表示されるため、ハンズフリーでビデオ通話の画面共有や図面の確認ができるようになります。

具体的には、まず車両の故障状況を写した写真や映像をLINE WORKSのトークやビデオ通話で北見支店の整備士に共有します。それを受けた北見支店の整備士が整備手順や図面などをLINE WORKSで送信します。現地の整備士がそれをスマホで受け取ってスマートグラスに映して、ハンズフリーで閲覧しながら修理を行う仕組みです。周囲の状況はシースルーで視認できるので、安全性にも問題はありません。先日、紋別営業所の整備士が扱ったことのないボルボ・ブランドのトラックの修理依頼を受けたときも、この方法で迅速に修理を完了させることができました。

髙橋さん :

まだ経験の浅い営業所の若手整備士たちは、1人で路上修理に赴く際に大きな不安を抱えていました。今はこの仕組みのおかげもあって、北見支店から万全のサポートを受けられるという安心感をもって修理に臨めます。そのような業務環境で素早く確実な修理を行うことは、お客様の車両の「最高の稼働」にも直結します。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

前田さん :

最近、帯広支店にもLINE WORKSが導入されたので、運用が進んだら北見支店との間で活用事例を共有し、お互いにさらなる業務効率化を図っていきたいと思っています。

金尾さん :

道東という広大な業務エリアを持つ私どもにとって、距離の制約を飛び越えてスピーディに情報を共有させてくれるLINE WORKSは、なくてはならないツールとなりました。使い方次第で活用の幅が大きく広がることがスマートグラスを利用した修理対応で証明されたので、これからも各業務現場で画期的なアイデアが出されることに期待しています。

【お話を伺った方】

金尾 泰明さん

代表取締役社長としてUDトラックス道東株式会社を率いる。

池田 雄一さん

北見支店の販売課 係長として営業業務に携わる。

前田 絵美さん

北見支店の販売課で事務を担当。LINE WORKSの運用管理者も兼任。

平間 徹さん

整備業務課 課長として北見支店と営業所の売上や労務を管理する。

髙橋 裕也さん

北見支店の整備課 係長として整備業務を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年7月当時のものです。

【本事例のポイント】
– 事業・業務ごとに作成したグループを積極的に活用
– 社内メールのやりとりから解放され、業務遂行がスムーズに
– ファイルや記録はすべてLINE WORKSで共有し、100％ペーパーレスを実現
– 外部の企業・団体のLINE WORKSやLINEとつながり連携を強化

御社の事業内容をご紹介ください。

– 藍野さん :

当社は京葉銀行とNTT東日本千葉事業部、千葉県いすみ市との連携をもとに、2020年6月に発足した地域商社です。主な事業には、地元の漁業協同組合のコンサルティングや、漁業協同組合が直営している飲食店事業の経営改革を担う漁業支援事業、そして、ICTを活用した地域活性化事業があります。
発足して1年、今では「無印良品」を経営する株式会社良品計画、地元の郵便局、地域おこし協力隊など複数の企業・団体が当社に参画しており、全体の情報共有をしながら地域社会の発展を目標に運営をしています。

– 山口さん :

私はいすみ市役所水産商工観光課に所属しています。SOTOBO ISUMIには外部から複数の企業・団体が参画していますので、市民が抱えている地域の困りごとに対して、どの企業・団体なら解決に導けるかなどをSOTOBO ISUMIへ投げかけるナビゲーター的な役割を担っています。

– 小路さん :

地域が抱える課題を ICT を活用して解決していく地域活性化事業として、2020年4月にいすみ市と提携し、いすみ市内の小中学校12校へのICT支援がはじまりました。私と最首はICT支援員として、月に一度学校へ訪問し、授業中に使用するタブレットの操作方法の指導や機器のトラブル対応などのサポートをしています。

業務上、どんな課題を抱えていましたか。

– 藍野さん :

当社を発足させるにあたり、メンバーとは個人のメールアドレスと電話を中心に連絡を取り合っていました。しかし、相手がメールを確認したかどうか、送信者はすぐにはわからないため、メールを送信した後に「確認してください」と電話をかけていました。また、複数の案件が重なるとメールの受信フォルダでは遡りにくく、情報整理が難しくなっていきます。メンバーもそれぞれが所属している企業・団体の業務があるので、常時、SOTOBO ISUIMの事務所にいるわけではありません。多岐に渡るプロジェクトを企画・運営していく中で、日々の情報伝達や意思疎通をどのように図るべきかが、発足前からの課題でした。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選択した理由をお聞かせください。

– 藍野さん :

LINE WORKSのグループトークと既読機能が導入の決め手の一つでした。事業や業務ごとにグルーピングすることで、煩雑としがちな情報をきちんと整理し、把握・管理することができます。複数の事業を複数のメンバーが同時進行する当社の運営スタイルを支えてくれるだろうという期待がありました。また、LINE WORKSには相手が確認したかどうかがすぐにわかる既読機能があります。わざわざ相手に電話で確認しなくても、情報が伝わっているかがわかりやすくなると思いました。プライベートで使い慣れているLINEと使用感が似ているので、年配のメンバーでも使いこなせる点も魅力的でしたね。LINE WORKSを導入したのは当社を発足した直後だったので、低コストで運用できる点は経営面でも心強かったです。

LINE WORKSはどのように活用され、効果を出していますか。

【テンプレート】会議のアジェンダや議事録をわかりやすく簡単にまとめられる

【フォルダ】ファイルの共有場所が一元化、探す手間が省け確認がスムーズに

【カレンダー】メンバーの予定を可視化でき、空き時間を確認する負担が軽減

– 藍野さん :

まずは事業や業務ごとにトークグループを作成し、ファイルの共有や打ち合わせなどを各グループで進行しています。また、会議のアジェンダや議事録などは、ノート機能のテンプレートを利用してまとめています。

私も代表としてそれぞれのグループに参加しており、データの確認依頼や報告などを受けていますが、グループ分けをしたことで、それぞれの進捗状況などが非常にわかりやすくなりました。メールでやりとりしていた時期よりも事業や案件の把握にかかる時間が大幅に軽減されたので、自分自身の業務にも集中できています。

また、LINE WORKSで共有されるこれらのファイルや記録は、スマホやPCの画面からその場ですぐに内容の確認ができるので、印刷費や紙代などがかかっていません。当社はLINE WORKSを導入した発足当初から、社内の業務においては100%ペーパーレス状態を維持しています。

事業、業務ごとにグループ作成し、フォルダやテンプレートを活用。記録やファイルの把握が簡易に

– 山口さん :

事業によって参画するメンバーの人数は10名～20名以上と大きく変動しますので、スケジュール管理が複雑になることもあります。カレンダー機能を使いはじめてからは、誰が、いつ、どこにいて、何をしているかなどが可視化され、アポイントの調整や人員を派遣したいときに、逐一本人に連絡をしなくてもすぐに調整できるようになり、結果的に業務がスムーズに進行できていると感じています。

– 最首さん :

ICT支援事業の一環で近隣の高校のオンライン文化祭をサポートしたときにも、トークグループをかなり活用しました。密集状態を避けるため、体育館の中で開催された文化祭をライブ配信し、生徒たちが教室から観覧できるようにしました。当日は体育館と教室それぞれに当社のメンバーが待機し、常に映像と音声のチェック。開催中は声が出せず電話ができなかったので、トークルームのチャットのみのやりとりでしたが、「音は聞こえていますか？」「映像はカクカクしていませんか？」など、リアルタイムに連携が取れ、配信トラブルを未然に防げました。

– 小路さん :

小中学校へのICT支援の活動後には、教育委員会へ提出する報告書を作成します。作成した報告書は、ICT支援事業のトークグループのフォルダへ格納・共有し、メンバーからチェックを受けてから提出するようにしています。
メールへのファイル添付だと受信ボックスの中で他の情報に埋もれてしまいますが、LINE WORKSのフォルダ機能なら、きちんと整理して共有することができます。どこにどんなファイルが保存されているか一目瞭然なので、自分も探しやすいし、相手にも伝えやすくなりました。

– 藍野さん :

社内メンバーが集合できるのは週に一度の定例会のみですが、LINE WORKSは直接会えない間にも、こうした業務の進行やメンバーどうしのチームワークを継続することができる、コミュニケーションツールとしての役割も果たしています。

外部の企業・団体との連携において、LINE WORKSの外部トーク連携の活用はどのような効果がありましたか。

– 小路さん :

小中学校へのICT支援の現場で、タブレット本体の不具合やネットワークの管理上のトラブルなどが起きたときのために、専門企業の担当者のLINEアカウントとつながっています。授業中に電話をすることができないので、不具合の相談などはすべてトークルームでやりとりをしています。説明が難しい不具合の様子をスマホで撮影してそのままトークで送れますし、すぐに回答をいただけるので、その場でスムーズに対応することができています。

– 山口さん :

以前、ウィズ・コロナの時代を見据え、感染症対策を講じた食のツアーを実施した際、いすみ市内の酪農・野菜農家さんやレストラン、運営協力をいただいたほかの企業など、合わせて20社～30社の企業・団体との打ち合わせが必要でした。すでにLINE WORKSを導入していた企業とはLINE WORKSどうしで、LINEアカウントをお持ちの方とはLINEとの外部トーク連携ですぐにつながることができたので、大変便利でしたね。お互いの契約書、出納帳の管理など、すべてトークやグループフォルダでファイルを共有していました。それぞれからどんな発言があったかもトークなら残りますし、検索機能で簡単に情報を探すこともできました。

– 藍野さん :

日々、こうした外部トーク連携のメリットを感じています。導入当初はフリープランを使っていましたが、LINE WORKSを活用する幅をさらに広げていけるだろうと見込み、外部トーク連携でつながる人数や共有ストレージの上限を上げることができるライトプランにアップグレードしました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

– 小路さん :

教育現場の支援に関わる中で、外部トーク連携でつながった企業に助けていただくことがたくさんありました。これからもどんどん連携企業を増やしながら、支援事業をより強化していきたいです。

– 藍野さん :

LINE WORKSは現場のDXに大きく貢献してくれるという実感が持てました。ゆくゆくは漁業協同組合へのコンサルティングの一環としてLINE WORKSの導入を推進し、お互いの連携を強めていきたいです。

【お話を伺った方】

藍野彰一さん

代表取締役として事業の運営、プロジェクトの統括を担う。

山口高幸さん

いすみ市役所水産商工観光課職員としてSOTOBO ISUMIと連携し、地域の課題解決に取り組む。

小路直子さん

地域ICT化推進本部の支援員として、地域の小中学校へのICT支援を行う。

最首（さいしゅ）亜美さん

地域ICT化推進本部の支援員として、地域の小中学校へのICT支援を行う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年11月当時のものです。

本事例のポイント

• モバイル環境でも使えるグループウェアとして利用
• SNSの扱いに慣れた若手社員が活用促進をリード
• 現場どうしをつないで遠隔からOJTを実施
• 技術部門や間接部門で情報の伝達速度が向上

御社の事業内容をご紹介ください。

高橋さん :

当社は従来のコンクリートより強度・耐久性に優れるプレストレスト・コンクリート（PC）を用いた橋梁の設計・施工や、橋桁、梁（はり）、床版、マクラギなどPC製品の製造・販売を主力事業とし、東北に5営業所、宮城県内にPC工場を擁します。東日本大震災以降は被災した橋梁の修繕や更新を多く行ってきましたが、復興関連事業が落ち着いてきた最近は、国の国土強靱化基本計画に沿った橋梁の補修・補強案件が増加しつつあります。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

高橋さん :

当社は営業本部、技術本部、管理本部の3事業本部からなり、15年ほど前より全社でグループウェアを運用してきましたが、モバイルでの使い勝手がよくないのが難点でした。事務所に戻ってパソコンを開かなければ情報の確認やコミュニケーションができないため、特に施工現場に出る時間の長い技術部門の社員の多くから、「出先でも簡単に使えるコミュニケーションツールが欲しい」という切実な要望が寄せられていました。以前から全社員に貸与しているスマホをより有効活用することも課題となっており、スマホベースのコミュニケーションツールを導入してグループウェアから切り替えることを考えるようになりました。

齋藤さん :

業務データは本社のファイルサーバーや各現場事務所の外付けHDDで保管していますが、オンプレミスのサーバーはストレージの容量に限りがありますし、大地震などの災害発生時にダウンするリスクがあります。BCPの観点からクラウドストレージにデータをバックアップすることも検討するようになり、グループウェアに替わるコミュニケーションツールをリサーチする過程で、クラウドストレージのDriveを備えたLINE WORKSに着目しました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由と、運用開始までの経緯を教えてください。

高橋さん :

いくつかのツールを比較した結果、LINE WORKSなら既存のグループウェアで使っていたメッセンジャーや掲示板など、機能面で最も容易に移行させられると考えました。また、別途クラウドストレージを使った場合の利用料を考えると、Driveを活用できるLINE WORKSのベーシックプランは、運用コストの面でも有利だと感じられました。管理本部やいくつかの施工現場で無料版を試用したところ、操作性の良さが確認され、ユーザーの中心層となる若手社員にも好感触だったことから、全社への導入を決めました。

齋藤さん :

その後全社員への説明会を実施し、簡易なマニュアルも配付。組織図に基づく基本的なグループを用意して運用を開始しました。当面、社員がLINE WORKSの操作に慣れるまでは外部のLINE WORKSやLINEとやり取りができる外部トーク連携機能の利用を禁止したほかは特に規則を設けず、自由に活用できるようにしています。全社員に素早く定着させる目的から、LINE WORKSの導入を機に既存のグループウェアは解約しました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

【グループトーク】従来に比べて情報の伝達速度が大幅にアップ

【カレンダー】会社予定をメンバー全員で共有でき、ホワイトボードの予定管理から脱却

【掲示板】全社向けに投稿されたお知らせをスマホから速やかに確認

高橋さん :

グループウェアを利用していたときと比べて情報の伝達速度が向上し、業務のスピードアップに貢献してくれていることを感じます。現場でトラブルが発生した際は、現場から受けた情報を管理職のグループで報告をいち早く共有し、より素早い対応判断がなされるようになったことも確認されました。

管理本部には、社員から事務手続きなどのさまざまな問い合わせが寄せられますが、その手段が電話からトークに置き換わったことで業務を中断させられることがなく、手が空いたときに対応できるようになりました。

齋藤さん :

多くの部署で、ホワイトボードに替わってカレンダーで予定が共有されるようになりました。検査の日程や月次の締め日など、部門のカレンダーに登録しておけば、重要な業務予定を所属社員全員で把握できるので便利です。

行事の日程変更を担当者がトークで共有。さらに予定の変更がカレンダーで反映されたことが関係者全員のLINE WORKSで通知され、予定の詳細を閲覧することもできる

掲示板は、以前のグループウェアでも使っていましたが、LINE WORKS導入後は、現場にいてもスマホから確認ができるので、重要な通達事項がよりスピーディに周知されるようになりました。

施工現場ではLINE WORKSをどのように活用されていますか。

【グループトーク】いつでも連絡が取り合え、工程管理や品質管理がより万全に

【ビデオ通話】離れた場所に居ても現場の状況をリアルに伝達

星野さん :

現場で業務に携わる社員のグループをつくって連絡を取り合っています。グループウェアは社内のパソコンからしかアクセスできなかったのに対し、LINE WORKSのトークはスマホでのタイムリーなやり取りを可能にしてくれます。

管理者である私は発注者様との打ち合わせなどで現場を離れることも多く、メンバーから電話がかかってきても応答できないことも多いのですが、トークならちょっとした隙間時間にメッセージをサッと読んでパッと返信することができます。以前は送信したメッセージがいつ読まれたかわかりませんでしたが、既読が付くことで安心できるのも特長です。いつどこにいても現場からの状況報告を受けられ、指示出しができるLINE WORKSは、万全な工程管理や品質管理をするために欠かせないツールとなっています。

鈴木さん :

2021年に新卒で入社した私の世代にとってはLINEが主なコミュニケーション手段なので、同じような感覚でさくさくやり取りできるツールを業務で使えることをありがたく感じています。メールと違い、要点だけを端的な文章ですぐに伝えられるトークは、時間を有効活用することにもつながります。新卒社員は2ヵ月間の研修後に各現場へ配属されましたが、同期社員のグループがあるので離れていても簡単に連絡が取れ、親睦を深め合うのにも役立っています。

1人のときに業務でわからないことがあると、ビデオ通話で現場の様子を上司や先輩に見てもらいながら相談することもあります。管理本部に提出する書類をトークに添付して送信したり、フォルダに保存された図面や写真を現場で閲覧したりといったこともでき、それらの作業を1つのアプリで行えるのがLINE WORKSの良さだと思います。

高橋さん :

若い社員ほどLINE WORKSの多様な機能を自然に使いこなせているようです。長年使ったグループウェアに替わり、LINE WORKSがスムーズに定着した背景には、各部署で若手が年配社員に使い方を手ほどきしてくれたことがあります。ここ10年ほど新卒採用を安定的に行ったこともあって、当社の社員は30歳代以下が半数近くを占めるようになりました。「若い社員が使いやすい」という側面からも、LINE WORKSは最適なツールだったと思っています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

高橋さん :

Driveを活用できることがLINE WORKSを選定した決め手の一つでしたが、現在はどの業務データをどこに保存するかのルールを整備している最中です。各現場では施工過程の多数の写真を撮影して現場事務所の外付けHDDに保存していますが、その写真を各事務所でしか見られないという課題もあり、その解決も含めて全社的なデータ管理のあり方を整理していくつもりです。

齋藤さん :

これまで外部トーク連携は認めてきませんでしたが、今後はルールを明確にした上で協力会社の方などとの連絡に使えるようにすることも検討し、さらなる業務効率化を図りたいと思っています。

【お話を伺った方】

管理本部 管理部長代理

高橋 暁さん

経理をはじめとする間接業務全般を担う管理部の業務を管理。

管理本部 管理部

齋藤 貴裕さん

経理業務のほか社内の情報インフラ整備にも携わる。

技術本部 技術部 工事課

星野 仁志さん

現場の代理人として橋梁工事の工程と品質を統括管理する。

技術本部 技術部 工事課

鈴木 ほの香さん

橋梁工事の現場で出来形管理や安全管理を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年11月当時のものです。

本事例のポイント

• プロコンのオンライン開催に最適なツールとして採用
•  進行状況を見える化しライブ感を味わえる
• プログラミングの楽しさも伝わり参加者の満足感を得られた

2020年11月に初の開催となった「U-16プログラミングコンテスト（以下、プロコン）阿南大会」。第一回がコロナ禍での開催となった同大会では、大会運営において、セキュアな環境下で出題者と参加者がコミュニケーションを取ることができるLINE WORKSを導入。

オンラインでの大会開催が可能になっただけでなく、回答提出の速さや成績順位を競っている様子がオーディエンス全員にリアルタイムに見える化されたことで、大会の臨場感を演出することにも成功しました。同大会の実行委員長である阿南工業高等専門学校の吉田教授にLINE WORKSの活用についてお話を伺いました。

「U-15／U-16プログラミングコンテスト」とは

2011年に北海道旭川市の有志がU-16プログラミングコンテストを立ち上げたことから始動し、“パソコンが好きな子どもたちをほめ称える場をつくろう”というコンセプトのもと、全国各地で開催されています。現在は、旭川大会実行委員会の協力を得て、ITジュニア育成交流協会がU-15／U-16プログラミングコンテストの仕組みを47都道府県の志をもつ方々にご紹介し、地域でのコンテスト開催や子どもたちの顕彰を支援しています。

阿南大会開催にLINE WORKSを利用するきかっけは？

私自身がエンジニア出身ということもありますが、学生たちにプログラム業界への興味を持ってほしいという想いから、2020年に小学校高学年を対象にしたU-16プロコン阿南大会を初めて開催しました。小学生を対象にしたのは、プログラミングが小学校の義務教育化になったこともあり、小さい頃にプログラミングに触れて好きになってほしかったからです。

第一回の開催タイミングがコロナ禍でしたので、対面できない状況の中、オンラインでどう開催しようか悩みました。さらに、大会を開催するからには、臨場感を出してオーディエンスにも楽しんでもらいたいという考えがありました。

コロナ禍でなくても、従来からプロコンというのは、ロボットコンテストのように物理的な動きもありませんし、スポーツのように観覧できるような試合をするというものではありません。パソコンで出題された問題に対して各自がプログラムを作成して、サーバーへ提出。最後の結果発表ではじめて誰が１位かわかるという地味なものでした。参加者も自分が速いのか遅いのか、今勝っているのか負けているのかもわかりませんし、オーディエンスとしても、一生懸命パソコンに向かっている子どもたちの様子はわかりますが、試合の醍醐味である途中経過や競い合っている様子はわかりません。阿南大会では、そういった地味さを払拭して、ショーのように参加者もオーディエンスも楽しんでもらいたい。そこからプログラミングの面白さを知ってほしいと思っていました。

そこで、時系列で流れるトーク機能があるLINE WORKSに注目しました。出題者と参加者、採点者をグループにして、その中で出題、提出、採点を行い、そのトークルームをZoomで放映すればオーディエンスもオンラインで視聴できるのでスムーズな大会運営ができるのではと考えました。

LINE WORKSを選択した決め手は？

教育業界は、個人情報の扱いについては非常にセンシティブです。保護者も含めて関係機関に承認を取る作業というのが大変です。その点、LINE WORKSは、グループウエアの機能性と、セキュリティ面での安全性の両方をもっていました。管理された大会専用の環境を作っていますよと言えることは、保護者の安心感も醸成できます。

セキュリティ面も安全なうえ、LINE WORKSであれば日常生活で子どもたちが使い慣れているLINEと操作性が似ているので、説明しなくてもすぐに使い慣れてくれると思いました。運営も少人数で行いますので、人的にも費用的にもコスト負担がすくない、LINE WORKSを運営ツールとして採択しました。

U-16プロコン阿南大会では、実際にLINE WORKSをどのように運用したのですか？

第一回だった昨年は、大会は私を含めて教員2名、ティーチングアシスタント（TA）３名の計5名で運営しました。今年は、私と、ティーチングアシスタント（TA）２名のみで運営しました。大会には、コロナ禍でしたが第一回6名、第二回は8名の小学生が参加してくれました。

あらかじめ参加者のLINE WORKSアカウントを用意し、大会運営側と参加者のみの専用のグループトークに参加させておきます。

大会で参加者が使用する各ノートパソコンにコンテストで使うソフトとLINE WORKSアプリをインストールし、参加者のアカウントでLINE WORKSにログインしておき、会場になる学校の教室にセッティングしました。

大会当日は、グループトークで問題を出題し、できた人からプログラムのスクリーンショットを同じトークルームに提出して、採点もその場で行います。誰が先に提出したのか、どんなプログラムを提出したのかなどすべて可視化することにしました。

教室には大きいモニタを用意して、当日付き添いで来られる保護者のみなさんにもトークルーム画面が見えるようにし、来場できない関係者やオーディエンスにはZoomでモニタの画面を共有して大会の様子をライブで視聴できるようにしました。

LINE WORKSで大会を進行するうえで工夫された点はありますか？

グループトークで大会を進行していくと決めた時に、問題になったのは先に提出した回答が見えることでカンニングされるのでは、ということでした。大会開催者の方針によりますが、阿南大会は「プログラミングに興味を持ってもらうこと」がゴールでしたので、オープンにすることで味わえる「速く出せた」「上手くできた」という達成感を感じてもらいたいと思いました。その代わり、加算する点数で工夫をしました。1番早い子は2番目以降の子より多めのポイントを加算し、繰り返し（ループ）ができている子はボーナスポイントを加算するなど、スピードとクオリティで競えるようにしました。

また、トークで出題すると、回答が提出されてきたときに流れて画面から消えてしまうので、LINE WORKSの画面を映すモニタを分割して出題内容を常時表示させることしました。

スコアの入力にはGoogleのスプレッドシートを使い、グラフ化した成績表もモニタに常時表示させました。出題ごとの加算に応じてリアルタイムにグラフが動くので、全員に競い合っている感じが伝わります。

LINE WORKSを活用した結果はいかがでしたか？

円滑な大会進行が実現して、とても良かったと思います。想定どおり、子どもたちが操作に迷うようなことはありませんでした。

子どもたちには、「パソコンにログインしたらトークになにか書いてね」と伝えただけでした。使い方の説明に時間を取る必要もありませんでしたし、使い方に関する質問や戸惑う様子もありませんでした。運営側も、指定したメンバーどうしだけのクローズな環境で安心してトークできたので管理も簡便でした。

採点をするTAからは「大きさが違いますよ」や「惜しい」などの応援もトークで送られたので、参加している子どもたちの士気も上がっていました。ひとつのUIの中で大会運営の把握もできましたし、競技の進行状況がライブで保護者やオーディションスに視聴いただけたので、臨場感も伝わったと思います。

TAからの採点やコメントを送り参加者を応援する。

大会の最後に、アンケート機能で参加した子どもたちから感想を集めました。回答が集まると同時に集計画面がパッと可視化されるので、その場ですぐに共有できたのは良かったです。

大会終了後は、トークをさかのぼって問題の出し方が良かったか、運営に問題がなかったかなど次回の改善に活かすこともできます。

参加した子どもたちからは「楽しかった」というコメントや、面白いスタンプをたくさんトークで送ってくれました。参加者側も気持ちが伝えやすいのは、LINE WORKSならではですね。

１時間ほどの大会でしたが、参加した子どもの中には僅差で負けて悔しくて泣いてしまうほどの子もいるくらいの熱戦となりました。

第一回の大会でプログラミングに興味を持ち、優勝を狙って2年連続で参加してくれた子もいました。大会開催の目的も達成できることを実感しました。

今後やってみたいことはありますか？

LINE WORKSとモニタさえあれば、人件費もシステム費も低コストでプロコンが運営できることがわかりました。このハイブリッド型の阿南方式はこれからも活用していきながら、オーディエンスが見たときにどうしたら楽しんでもらえるか、さらに工夫を重ねていきたいと思います。

次回は、もっと参加者も多くして、阿南工業高等専門学校で毎年開催される蒼阿祭と同じ日に開催して、蒼阿祭の来場者にもモニタ越しで大会を見てもらいたいです。プロコンなどを通して、プログラミングに興味を持つ子どもたちをこれからも増やしていきたいと考えています。

第一回U-16プログラミングコンテスト阿南大会開催レポートはこちら

【お話を伺った方】

吉田 晋さん

阿南工業高等専門学校 創造技術工学科 情報コース 教授で、U-16プログラミングコンテスト阿南大会、第一回、第二回の実行委員長。自動車関連の部品メーカーにてエンジニア、システム系企業にてグループウエア、システム開発などに従事したのち、母校でもある阿南工業高等専門学校にて教授をつとめる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年12月当時のものです。

【資料公開】教育業界向けLINE WORKS導入事例集