非鉄金属製品の加工販売を行う株式会社松下商店は、LINE WORKSのチャットボットを活用し、社員が手元のスマホで手軽に日報作成などを行える環境を構築しました。さらに、LINE WORKS上で動くWebアプリ「WOFF」で、社外からでも営業データを確認できる仕組みを実現し、営業社員がアシスタントに電話で問い合わせる必要がなくなり、双方の業務効率が向上しました。また、WOFFによって納品完了データがタイムリーに基幹システムに取り込まれるようになり、顧客からの問い合わせにも、より円滑に対応できる体制が整備されました。

本事例のポイント

• 電話をトークに置き換え受注品の寸法の伝達ミスを抑制し受注ミスがほぼ0％に
• トークやWOFFアプリの活用で月400時間のコミュニケーションコスト削減
• 営業アシスタントの業務負荷が軽減して離職率が低下
• チャットボットで日報作成や経費精算などを簡略化

御社の事業概要をご紹介ください。

栗野さん:

1951年創業の当社は、ステンレス､アルミ､伸銅品などの非鉄金属製品の加工販売を手掛けてきます。九州、四国､山口県の一部を商圏とし、主な得意先は建築や製造設備関連企業です。熊本県に進出した半導体メーカーTSMCの関連企業にも素材を供給しています。定尺品を卸すだけではなく、アルミやステンレスなどの素材をお客様のニーズに合わせて切断加工し、ミルシート（材料証明書）を発行するなど品質保証にも力を入れています｡

2018年に就任した現在の社長はDXの推進に積極的で、工場にバーコードリーダーやタブレット端末を導入するなど、業務効率化とペーパーレス化に取り組んでいます。近年は、非鉄金属の仕入れ値やガソリン価格などの上昇が著しいものの、得意先への販売価格に転嫁することは容易ではありません。そのため、社内の業務生産性を向上させることが急務となっています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

栗野さん:

社内の主な連絡手段が電話とメールだったために迅速なコミュニケーションが取りにくいうえ、受注情報を社員間で伝達する際に、サイズを言い間違えたり聞き間違えたりするミスが頻発していました。一部の社員に個人LINEでやり取りするケースが見られましたが、会社の管理外にあるツールを業務に使うことは、情報セキュリティの観点から認められません。

末次さん:

そこで、グループウェアを導入し社員にアカウントを付与しましたが、メールと同様にユーザーが自ら情報を取りに行く必要がある点が課題でした。たとえば、発信した文書を相手が確認したかどうかが分からず、急ぎの案件では確認の電話をかける必要があり手間がかかっていました。そこで、プッシュ型のコミュニケーションツールの導入を検討するようになりました。

谷川さん:

私たち営業部員が社外に出ている間に、お客さまからの発注や見積もり依頼が会社に届きます。その多くはFAXで、営業アシスタントが内容を営業社員に取り次いだり、販売管理システムに登録したりしますが、この業界には特有の言い回しが多く、記載内容が理解できず、処理に手間取るケースがよくありました。そのため、アシスタントに心理的負担がかかっており、分からないことを社外にいる営業担当者に気軽に相談できる仕組みが求められていました。

また、営業社員が出先で顧客から問い合わせを受けた際などに営業データを確認したい場合でも、社内のPCでなければ販売管理システムにアクセスできず、都度アシスタントに電話をかけて確認してもらう必要がありました。そのため、いつでもどこでも必要なときに営業データを見られる環境の整備が望まれていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを導入された理由をお聞かせください。

栗野さん:

いくつかのツールを比較検討した結果、社員の間ではLINEに似た操作性で誰でも扱いやすいLINE WORKSに注目が集まりました。そこで、まずは無料版での試用を開始しました。チャットによるコミュニケーションの促進に加え、管理部でBotを活用して簡単な営業データへアクセスできる仕組みを試作し、レビューを実施しました。その結果、チャットボットを活用した入力業務の効率化について、高い評価を得ることができました。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入効果をお聞かせください。

・テキストベースのやり取りで伝達ミスがほぼ0％に

・営業担当者とアシスタントのコミュニケーションが円滑化

栗野さん:

電話やメールの代わりに、部署､プロジェクト､テーマごとにグループを作成し、緻密な業務連絡を行うようにしたことで、情報伝達速度が大幅にアップしました。

末次さん:

金属の板材などをお客さまが求めるサイズにカットする当社は「cm/寸/尺」など素材によって呼び方が違います。その寸法が社内の担当者から担当者へ口頭で伝達されると数値の言い間違いや聞き間違いが生じがちでした。しかし、LINE WORKSを導入して寸法をテキストで伝達するようになってからは、そうしたミスが発生することはほとんどありません。また、大分や鹿児島など拠点間の情報共有もスムーズになり、ペーパーレス化もさらに進んでいます。

谷川さん:

営業部全体に伝えたいことはグループトークで一斉送信し、既読を確認できるので、わざわざ電話をかける必要がなくなりました。

また、お客さまからの発注内容でアシスタントが分からないことがあれば、FAXのPDFをトークで送ってもらうことで、営業担当者が処理方法を速やかに指示できるようになりました。これにより、受注対応がスムーズになり、アシスタントの心理的負荷も軽減されました。

注文をトークで手配することで聞き間違いなどを防止。図面などを添付し、加工箇所なども的確に指示できるようになった

チャットボットはどのような業務に活用されていますか。

・日報作成や経費精算等の手間を軽減

末次さん:

営業日報、運転日報の作成、アルコールチェックの報告、経費精算に必要なデータをLINE WORKSのBotから入力すると、基幹システムに自動で反映される仕組みをつくりました。

谷川さん:

例えば営業日報の場合、どの会社の誰をいつ何の用件で訪問したかなどの情報を手元のスマホで簡単に入力できます。入力された情報はデータベース化されるので、各自の営業活動を振り返るのに役立ちます。経費精算も領収書の写真を取り込むだけで済むので、手間と時間が大幅に削減されました。

チャット形式で迷うことなく必要事項を入力でき、その内容は基幹システムに反映される

「WOFF」によって営業活動はどう効率的になりましたか。

・営業担当者がアシスタントに問い合わせることなく営業データを閲覧可能に

・QRコードで読み取った納品情報をタイムリーに基幹システムに反映

末次さん:

社内のPCから基幹システムのデータにアクセスできる仕組みを、「WOFF」の機能を活用することで、社外からもアクセスできるように改良しました。基本設計は管理部で行い、外部ベンダーの協力を得て完成させました。

谷川さん:

WOFFアブリを使用することで、商品名で検索すれば本社、支店、倉庫ごとの在庫を、顧客名で検索すれば受注商品の納期や出荷までのステータスを瞬時に把握できます。アシスタントに問い合わせることなく、必要なときに自ら在庫、納期、納品までの進捗状況、売上などのデータを確認できるようになったため、営業活動全般が円滑になったことを実感しています。

栗野さん:

受注から納品に至る各プロセスの進捗をリアルタイムに更新し、いつでも確認できるようにしておくことは、営業活動に関するエビデンスを確保し、お客さまへの対応を万全にするためにも重要です。

セキュリティ面でも「WOFF」を活用されているそうですね。

栗野さん:

基幹システムを含め、多くのシステムを導入している場合、それぞれのシステム固有のIDとパスワードを個別に管理する必要があり、ユーザーの負担が増大します。また、パスワード忘れによる問い合わせが頻発することで、情報システム部門の業務効率も低下するという課題が生じます。

そこで、WOFF機能を用いてLINE WORKSのみでログイン可能なシングルサインオン（SSO）仕様に変更しました。これにより、ユーザーは複数のシステムに個別にログインする必要がなくなり、パスワード管理の負担が大幅に軽減され、開発コストの削減にもつながりました。さらに、セキュリティ面でも安心感があります。万が一スマートフォンを紛失した場合でも、LINE WORKSの利用を停止するだけで、他のシステムへの不正アクセスを防ぐことができ、従来のようにシステムごとに停止手続きを行う必要がなくなり、手間が大幅に削減されました。

WOFFアプリで商品在庫などのデータを簡単に閲覧。出先からアシスタントに電話をかけて確認する必要がなくなった

LINE WORKSの導入効果を定量・定性の両面で示すことはできますか。

栗野さん:

LINE WORKS導入により、営業アシスタントが営業社員からの営業データの問い合わせに対応が少なくなり、受注FAXの内容を理解するために時間を費やすこともなくなりました。また、WOFFアプリの活用で社外から営業データにアクセスできるようになったこともあり、アシスタントと営業社員は、それぞれ1人1日あたり約30分の業務時間を短縮できています。アシスタントと営業社員はそれぞれ全社で約20名ずついるため、合計40名が月20日ある営業日に30分ずつ削減したとすると、毎月トータルで40名×20日×30分＝400時間もの業務、仮に時給で換算すると月80万円相当の効率化が実現したことになります。

また、アシスタントは営業社員からの電話での問い合わせに速やかに対応しなければならないことや、受注FAXの内容を把握するために多くのことを覚えなければならないことに、ストレスを感じていました。LINE WORKS導入後はそれらの負荷から解放されたためか、アシスタントの負担も減ったことで働きやすい職場づくりにも貢献しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

末次さん:

営業社員が自ら在庫や受注残データなどを確認するだけではなく、WOFFとカレンダー機能を連携させるなどして、基幹システムからその日の納品予定を営業担当者にプッシュ通知する仕組みを構築したいと考えています。また、外部トーク連携機能で外部のLINE WORKSやLINEとセキュアにつながることで、お客さまや仕入れ先とのコミュニケーションも円滑にしたいです。

栗野さん:

スケジュール管理やアンケートには既存のグループウェアの機能を使っていますが、将来的にはそれらもLINE WORKSのカレンダーやアンケート機能に移行させる予定です。コミュニケーションツールの一元化により、業務環境がさらに向上すると考えています。

【お話を伺った方】

栗野 文明さん

総務部門と経理部門の機能を併せ持つ管理部をマネジメント。元SEとしてのITスキルを活かして社内のデジタル化を推進する。

末次 康夫さん

SEとして松下商店の基幹システム構築に携わったのち同社へ入社。LINE WORKSの導入を主導し、現在は運用を管理している。

谷川 貞伸さん

営業社員としてルート営業や新規得意先の開拓などを行う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 現場にいない担当者ともタイムリーに連携し、売上・利益に直結する積算がよりスピーディに
• アルコールチェック結果と運転日報の提出・保存にアンケート機能を活用し、道路交通法改正に対応
• 協力会社と共に働きやすい環境を構築するため、LINE WORKSをコミュニケーション基盤とした「パートナーシップ制度」を立ち上げDXを加速化

御社の事業内容をご紹介ください。

直井さん :

防水工事の専門会社として1993年に設立された当社は、お客さまから「雨が漏れてこない建物をつくれないか？」とお問い合わせを受けたのを機に建築工事を手がけるようになりました。現在では「人と建物に寄り添う」をスローガンに、総合建設会社として、民間・公共を問わず幅広く建築工事を行っています。部門の垣根を超え、メンバーが得意分野を活かしながら案件に取り組むのが当社の仕事の進め方の特徴です。

これまでどのような業務課題を抱えていましたか。

直井さん :

2024年4月から、建設業界では労働基準法の改正による時間外労働の上限規制が適用されます。これまでの労働環境のままでは対応しきれない可能性もあり、業界全体で乗り越えなければならない重要な課題です。当社ではその2024年問題の解決に向けて『DX推進プロジェクト管理部』を設置し、以前から業務改革に取り組んでいました。その中でまず行うべきだと考えたのがコミュニケーションの効率化でした。以前は部門間の連絡は主に電話やメールで行われており、情報をスムーズに共有することが困難でした。結局は長電話になってしまった後に、急遽現場へ向かうという無駄もありました。

また、DX推進にあたって社内の各部門が抱える課題を把握する必要があり、工事現場の担当者から役員まで、従業員の声を広く吸い上げるためにもチャットツール導入の必要性を感じていました。

佐藤さん :

私が所属する積算部では、設計図や仕様書に基づいて工事現場ごとに人件費や材料費など工事全体の費用を洗い出し、予算を算定して工事を担当する部門に提出する、積算業務を行っています。根拠を持って積算しないと、想定よりも利益が少なかったり赤字になってしまったりする危険性もあります。同じ材料であっても工法によって必要な量は変わるので、抜け漏れの無いようにしっかりと現場担当者と確認することが大切です。LINE WORKSを導入する前は積算部が作成した予算の根拠や意図を説明したり、相談したりするタイミングがなかなか無く、情報共有に時間がかかっていました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選ばれた理由と、運用までの経緯をお聞かせください。

直井さん :

建設業界にはITに不慣れな人が多く、LINEと操作性が近いLINE WORKSであればスムーズに定着することが期待できました。トークの他にアンケート機能も各部門の課題を吸い上げるのに便利そうだと感じましたし、初期費用は0円で、運用コストがリーズナブルなのも選定のポイントでした。

導入後はすぐに全社で活発に利用されるようになり、利用を進めていくなかで徐々に運用ルールを検討して、策定したルールは掲示板で周知しました。

LINE WORKSの導入によって社内の情報共有体制はどう変化しましたか。

・複数部門のメンバーが参加するグループで工事の進捗状況や確認事項をタイムリーに共有

・積算部と建築部の意思疎通が活性化して積算がより正確に

・協力会社のLINE WORKSと連携して見積もりをスムーズに依頼・提出

直井さん :

電話やメールでは伝わりにくいこともトークで分かりやすく報告できるようになり、情報伝達のスピードが格段に上がりました。工事現場ごとにグループを作成し各部門の工事関係者に参加してもらっています。現場の写真をグループにアップすればその場で進捗状況を確認できるので、複数の工事を管理するマネージャーの現場を行き来する負担が減りました。また、現場スタッフからの問い合わせや相談にも迅速に回答できるようになったため、問題をスピーディに解決できるようになりました。

工事現場ごとのグループ以外には、全社員が自由に投稿できる「意見交換グループ」を設けており、例えば建築部の従業員が投稿した建築や工事に関する話題を積算部の担当者が確認することで新たな知識を得るなど、知見を広げるための場としても機能しています。

佐藤さん :

早く確認してほしいメッセージがなかなか既読されないときはその人に直接声をかけたり、1対1のトークを送って確認を促したりできるので、伝えたい情報を迅速かつ確実に届けられるようになったと感じています。

LINEのような感覚で文字だけでは表現できない感情のニュアンスをスタンプで伝えられるのもLINE WORKSのメリットです。以前は堅苦しくなってしまった上司への報告も今ではスタンプで返事をもらえるほど和やかな雰囲気で、ちょっとしたことも連絡しやすくなりました。

さらに、積算部と建築部の意思疎通がしっかりとできるようになって、より正確に工事費を把握・管理できるようになりました。LINE WORKSでのコミュニケーションは売上や利益の確保にもつながっていると思います。工事のグループには積算部も参加するため、工事前、着工後もグループ内のやりとりを確認でき、建築部の従業員どうしが積算に関する疑問をめぐってやりとりしていれば、横から「それは図面のこの特記事項に基づいて算定したものです」といった説明もできるようになりました。

協力会社のLINE WORKSとも連携しているそうですね。

直井さん :

当社では、デジタル化を通じて協力会社と共に働きやすい環境の構築を目指す「PJパートナーシップ制度」という独自の取り組みをしています。両社にとって経営の最適化を実現するために、取引の多い協力会社にはLINE WORKSの操作説明会や相談サポートを行っています。協力会社には「LINEのビジネス版」だと説明すればすぐに活用するメリットを理解してもらえます。ひとり親方をはじめ協力会社の規模はさまざまですが、フリープランで手軽に始めてもらえ、当社の従業員のLINE WORKSアカウントと簡単につながってやりとりできるのは便利だと感じています。

佐藤さん :

協力会社にもトークルームに参加してもらい、主に見積もりにかかわる連絡をしています。メールで連絡をするよりもスピーディに見積もりを送付してもらえることが多くなったほか、過去のやりとりをさかのぼるのも簡単になりました。見積もりを依頼してから届くまでに3~5日はかかっていたのが、LINE WORKSに変えてからは１日で済むようになりました。また、協力会社から見積もりについて質問があった際には図面のスクリーンショットに印を付けて送付しています。分かりやすく、かつ手軽に回答できるようになったので、社外とのやりとりも効率化できるのはLINE WORKSならではの強みです。

トーク以外にLINE WORKSのどんな機能をよく使われていますか。

佐藤さん :

私は個人の業務予定をLINE WORKSのカレンダーに登録しており、業務ごとに好みのカラーにカスタマイズして、毎日の予定を管理しています。業務用のカレンダーアプリはシンプルなデザインだったりするのですが、LINE WORKSは自分好みにできるところがお気に入りです。今後はタスク機能とも連携させながら、さらにうまく活用していきたいです。

直井さん :

DX推進部では、現場スタッフ向けに実施した研修の理解度や満足度を確認するために、アンケート機能を活用しています。匿名回答に設定すると受講者からより率直なコメントを得られ、研修が有意義だったかどうかを正確に把握できます。貴重な意見は関係者に公開するなど情報共有にも役立てており、限られた時間でより教育効果の高い研修にしていくためにも、アンケート機能は非常に有効だと考えています。

紙のアンケートで実施していたころは、参加者は記入することに、主催者は集計することに手間と時間を要していました。アンケート機能ならスマホで簡単に回答できるので手書きだったころとは比べられないほど長文の意見を伝えてくれるようになりました。また、回答結果は自動で集計されるので今後の開催に向けてどう改善するか検討する時間を作れるようになり、有意義な研修を増やせるようになりました。

研修の理解度・満足度をアンケート機能でヒアリング。質問用紙を配付・回収する必要がなく、自動的に集計・結果が表示されるので、時間をかけずに受講者の意見を回収できるようになった

アンケート機能は運転日報の作成・提出とアルコールチェック結果の報告にも活用されているそうですね。

直井さん :

当社では社用車の運転日報が毎月100件ほど提出されています。以前は紙の日報を総務部がデータ入力していましたが、その作業は煩雑ですし、未提出の社員に提出を促すのにも手間がかかっていました。LINE WORKSの担当者から「日報もデジタル化すればその課題を解消できる」とアドバイスを受けて、アンケートで回答用のフォーマットを作成したところ、紙の日報より集計が楽になり、総務部の負担が大幅に軽減されました。

また、2022年4月と2023年12月に白ナンバー事業者に対しても、社用車を運転する際にアルコールチェッカーで酒気帯びの有無を確認し、その結果の記録を1年間保管することが義務付けられました。弊社では、運転日報のフォーマットにアルコール数値の入力欄、確認者、確認日時など必要な項目を追加することで、法改正にも柔軟に対応することができました。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

直井さん :

「2024年問題」のような建設業界に共通する問題や社内の業務課題はまだまだありますが、それらに向き合いながらLINE WORKSをさらに有効活用して、DXを着実に実現しつつ問題解決に向けた取り組みを進めるつもりです。

【お話を伺った方】

直井 優太さん

DXを推進するプロジェクト管理部で、社内の各部署が抱えるさまざまな課題解決に取り組んでいる。

佐藤 あゆみさん

案件の実行予算作成や利益設定を行う積算部で、入札案件等の積算や協力会社への見積もり依頼を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 保護者全員にアカウントを付与し、掲示板でお知らせや日誌を更新
• 再通知機能やリアクション機能の活用により伝え漏れのリスクがゼロに
• 保護者へのお便りや園内の打合せ資料などのペーパーレス化を実現

日々の情報共有について貴園が抱えていた課題をお聞かせください。

小倉さん :

吉田保育園を運営するにあたり、以前から幼稚園で運用していた連絡ツールを導入する予定でしたが、有料アプリであることから費用がかさんでしまうこと、保護者から「民営化前までと同じように、紙の連絡帳やお便りでやりとりをしたい」というご意見が集まったことにより、一時見送りとなりました。

しかし、紙のお便りを園児のカバンに入れてお渡ししても、翌日もカバンの中に入ったままで中身を確認された形跡もなく、このままでは情報が行き渡らないのではと心配になることが度々ありました。

保護者の意見を尊重したいと思う反面、迅速かつ正確な報連相を図るには書面などのアナログなスタイルのみに頼るのではなく、ITツールの活用も不可欠であると感じていました。

森さん :

民営化前から吉田保育園では、昼食のおかずを園で用意し、主食の白米のみを各家庭でご持参いただいていました。主食が麺類やパンの日もありますし、その日は白米の持参が不要なので、保護者に事前に連絡する必要が度々ありました。

週に3回ほど、20名前後の保護者には、対面またはお電話でこの内容をお伝えしていましたが、当日に間違えて白米を持参されてしまうケースが多発していました。口頭による連絡は手間もかかり、伝え漏れや行き違いが起きてしまうリスクに常に悩まされていたので、素早く確実な情報共有が必要だと考えていました。

LINE WORKSを選定された決め手をお聞かせください。

小倉さん :

保護者が使い慣れているLINEの活用を視野に入れておりましたが、保育士のプライベートのLINEアカウントを使用せずに済むLINE WORKSならば、公私の棲み分けができるという点に魅力を感じました。使用感もLINEと似ているので、抵抗なく受け入れていただけるだろうという期待感もありましたし、無料のプランが選択できたのも導入の決め手になりました。

保護者全員へのアカウント付与に至った経緯と導入方法についてお話しください。

小倉さん :

当初、LINE WORKSアカウントは保育士のみに付与し、保護者とはLINEの外部トーク連携を使って連絡を取ってみてはどうかと検討していました。ただトークのみですと、保護者の皆さんからの返信やスタンプ、あるいは他の用件で情報が流れていってしまいます。そこで私たちは、必要な情報をカテゴリ別に出せて、情報を貯めておくことができる掲示板機能に注目しました。外部トーク連携では掲示板での情報共有ができないので、保護者にも園で使っているLINE WORKSアカウントを付与した方が良いという結論に至りました。

導入時、保護者自身のスマートフォンにアプリをインストールしログインできるように、LINE WORKSの公式ホームページに掲載されているマニュアルを引用してIDとパスワードを印刷した資料を作成しました。保護者一人ひとりにお渡しするのと同時に説明会も開催しました。導入の必要性を改めてご説明し、ご理解をいただきながら、2週間ほどで全員のログインが完了しました。

保護者のアカウントの表記名は、わかりやすさの観点から保護者ご自身の氏名ではなく、「園児名」にしています。ご家庭によっては、続柄も表記名に入れるケースもあります。園児名にすることで、保育園の連絡ツールということも実感していただけると思っています。

保護者への「紙のお便り」に代わる改善策としてLINE WORKSをどのように活用されているかお聞かせください。

森さん :

保護者への日々のお知らせは、掲示板をメインに活用し発信するようになりました。

グループトークでも一斉に発信することはできますが、グループトーク内でお問い合わせなどのやりとりが生じたら、その内容に関わりのない保護者にも通知が頻繁に届いてしまいます。掲示板でしたら、コメントに投稿されたお問い合わせの通知は投稿者である保育士のみに届きますので、過度な通知による保護者へのストレスを回避できます。１回の投稿で保護者全員にお知らせできるので、個別に転送する必要もありません。

掲示板から紙のお便り情報を一斉周知ができるようになったことで、伝え漏れのリスクがゼロになり、白米を間違えて持参してしまう方も激減しました。未読の保護者には個別に再通知を送る機能もあるので確実な情報共有ができるようになっています。

紙のお便りと違って、投稿と同時に保護者に通知が届くのでタイムリーな情報発信もできています。最近では掲示板の既読率が高く、投稿するとかなり早いタイミングで、すべての保護者が既読をつけてくれているという印象です。夕方にお迎えに来た保護者にその日の活動をお話しすると、「さっきLINE WORKSの写真で見ました」とお声がけいただくことがあり、意思疎通がしやすくなったと感じています。その日のことをその日のうちに伝えることができるようになり、お家でも園児と保護者が話題を共有できる材料になっているようで嬉しく思っています。「紙のお便り」から、理想としていた「デジタルお便り」へ置き換わってきたという手応えを感じています。

大切なお知らせは掲示板で一斉周知。未読メンバーへの再通知機能により伝え漏れゼロに

時間を指定して投稿できる掲示板の予約投稿機能にも助けられています。限られた勤務時間の中でも手が空き次第、手元のスマホから本文の作成も画像添付もすべて設定できます。お知らせする内容に合わせて投稿のタイミングは考えているのですが、投稿する時間に待機する必要がないことで時間の有効活用ができるようになりました。

掲示板ではお知らせのほかにも、園での日々の出来事や園児たちの様子を日誌として投稿しています。園内にも保育士の手書きで同じ内容を掲示していますが、今までは送迎に来る保護者しか見ることができない状態でした。当園では園児の祖父母がお迎えに来るケースも多く、送迎に来られないご両親にもLINE WORKSの掲示板を通して園の雰囲気を伝えられるようになりました。

また、掲示板ではテキストのカラー変更や絵文字の挿入、写真の添付ができるので、園児たちの気持ちや保育士の思い、保育の環境など、連絡帳だけでは伝えきれない部分も表現できます。園児と保育士のあたたかな関わりをより身近に感じてもらえるように工夫しています。

そのほかの日常的な報連相において、LINE WORKSをどのように活用されていますか。

小倉さん :

保護者からの園児の欠席の連絡は、園長か担任へ直接トークで連絡を入れていただいています。地域のお祭りに園児を引率して参加した日も、当日は園を留守にすることになりましたので、欠席連絡や問い合わせなどは園の固定電話ではなくLINE WORKSを使って保育士へトークするようお知らせしました。園児の出欠状況の把握は安全確認のための大切なフローです。時間や場所を問わずそれができるようになったことで、安全管理の質をより高く保つことができています。

森さん :

保育士全員に関わる連絡は、以前までは資料を作成し印刷して、すべての教室に配布して伝達していました。印刷や配布の手間がかかる上に、保育士からの反応がないときは全員に伝わったかどうか不透明でした。LINE WORKS導入後は、保育士のみのグループトークで伝達事項を共有するようになりました。グループトークではメッセージの内容を理解できた人はリアクションをつけるようにルールを設けています。これにより、過度な通知を避けながら保育士どうしの意思疎通が図れるようになりました。現在は、印刷と伝達にかかる時間のロスがなくなり、情報がきちんと浸透している安心感が生まれています。

園のSNS更新においては外注の担当者に依頼しているのですが、担当者にもLINE WORKSのアカウントを付与し、打ち合わせ用のグループトークを作成しました。本文に記載してほしい文章と一緒に、候補写真をアップロードし、アクセスできるURLリンクを共有しています。

リアクション機能による意思疎通や外注担当者へのアカウント付与により、やりとりが円滑に

小倉さん :

お盆期間は給食の発注数や保育士のシフトを調整するため、園児の出席状況を事前に把握する必要があります。以前までは回答書を印刷して保護者一人ひとりにお渡ししていましたが、今年はLINE WORKSのアンケート機能で集計しました。

LINE WORKSの活用により、保護者へのお便りや回答書、保育士用の資料の印刷が不要となり、ペーパーレス化にもつながっています。

LINE WORKSの導入を通してどのような効果を実感していますか。

小倉さん :

LINE WORKSの導入以降、「情報をしっかり伝達する」ということが実現できていると感じています。私たちが「伝達している情報」とは、園児の成長の記録そのものです。それを保護者にお渡しすること自体が子育て支援だと考えています。「今日も楽しかったのだろうな」と園児の成長を保護者が毎日実感できるような環境づくりを心がけて、「この園に預けてよかった、ここの保育士でよかった」と思っていただけるよう、今後もLINE WORKSを軸にして情報発信の体制を確立させていきたいです。すべては子どもたちのためでもあります。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

森さん :

リトミックや英語教室などの園のイベントは、すべてカレンダー機能に登録して全員に共有したいです。今は月間スケジュールを印刷して保護者にお渡ししていますが、カレンダー機能を活用すればペーパーレス化がより進むと思います。保護者向けのカレンダー、保育士向けのカレンダーなど仕分けて有効活用してみたいです。

小倉さん :

保護者には、アカウント情報やすべてのやりとりは園側で管理することができるとお伝えしており、LINE WORKSをオフィシャルなプラットフォームとして意識していただくよう働きかけています。トラブルが起きないよう見守りは必要ですが、ゆくゆくは保護者どうしが情報交換する場としても、LINE WORKSを気兼ねなく活用できればと考えています。みんなで子どもたちを守っていくための連携を築いていくためにも、保護者どうしも自然とつながりを持てるような環境を作っていきたいです。

【お話を伺った方】

園長　小倉庸寛さん

吉田保育園の園長。広報活動やイベント企画にも注力している。

主任　森円花さん

保育業務のほかSNS運営を担当。保護者と保育士と園児をつなぐ役割として、園のPRに努める。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年9月当時のものです。

本事例のポイント

• 情報共有の体制が整い、園児のけが報告など保護者へのフォローが全職員ができるように
• 紙の書類を掲示板に置き換え、業務時間の削減とクラスを越えた見守る保育を実現
• 新入職員やサポートスタッフも園全体の動きを把握しやすくなり、早期離職を防止

さくらしんまち保育園の特長を教えてください。

小嶋さん：

当園は「一人ひとりを大切にする保育、100対1の保育、楽しく美味しい給食」を保育理念に掲げ、2008年4月に創立された保育園です。そんな当園の特長は「食育」で、12時になったら一斉に「いただきます」をするのではなく、子どもたちが食べたいタイミングで食事を始められるセミバイキング形式をとっています。食事をはじめとする生活のさまざまな場面で子どもたち自身が選択する機会を大切にしています。その結果、多くの子どもたちが食事を楽しみ、偏食が解消される傾向が見受けられます。

LINE WORKS導入前は、どのような課題に直面していましたか。

吉田さん：

これまでは主に「紙」や「人づて」で情報共有を行っており、当時の保育者たちはとにかく多忙で、伝達事項はペンで手に書き残さなければならないほどでした。さらに、業務日誌を作成するために事務室まで移動し、手書きで記入しなければならない状況でした。その多忙さゆえ、保育士を含む職員間のリアルタイムな情報共有以前に、連絡事項が職員全員に行き届かないことも珍しくありませんでした。こうしたアナログな情報共有の体制が、忙しい保育士の負担を一層増幅させる状況になっていたのです。

また、事務職員は全職員への確認事項が多く、ことあるごとに各クラスを回って「○○はどうですか？」と聞かなければならず、業務負担を感じているようでした。

小嶋さん：

保育園では優先順位に関係なく次から次へとさまざまな情報が押し寄せてきます。正直、「どの情報が重要なのか」「どの情報に対応が必要なのか」を整理するのが難しく、混乱することもありました。また、記録する手段は紙の他にPCでWordに打ち込む場合もあり、バラバラな情報管理にも課題を抱えていました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選定された理由を教えてください。

小嶋さん：

私たちがLINE WORKSを選定した最大の理由は、日常的に利用しているLINEと操作性が似通っていることで、忙しい保育士でも容易に使い始めることができると考えたからです。操作が複雑なツールを導入すると、それを覚えるために職員全体に時間と心理的な負担を増やします。またLINE WORKSは、トークやカレンダー、掲示板、アンケートといった機能がすべて1つに備えられているので、職員間の業務に必要な情報共有・ツールの集約を行うのに最適だということも選定理由となりました。

LINE WORKSの具体的な活用方法および導入成果をお聞かせください。

【掲示板】全職員との情報共有がスムーズに行え、いつでも必要な情報にアクセスできる

【アンケート】購買に関するアンケートでは、意見回収の労力を大幅に軽減

【グループ】他クラスの活動予定をタイムリーに把握でき1日の活動計画が立てやすくなる

小嶋さん：

業務日誌やけが報告書など、紙で管理していたものはすべてLINE WORKSのテンプレート機能を使って登録し、そのテンプレートで掲示板に投稿するよう書類管理の仕方を変えました。手書きよりもスマホやタブレットで入力する方が時間を短縮でき、結果、業務時間が削減されました。また、事務室に戻らないと確認できなかったことも、持ち歩いているスマホでいつどこでもチェックできるようになり、情報共有もスムーズになりました。以前は職員の行動を可視化する方法がなかったのですが、テンプレートのおかげで入力の手間をかけることなく活動を見える化でき、誰かが自主的に行なってくれた仕事にも気付けるようになりました。また、テンプレートは後から修正できるので毎年変わる園のテーマを設問の中に含めて、業務日誌で振り返りできるようにもなっています。

そして、テンプレート機能は朝礼でも効果を感じています。例えば、朝礼用のテンプレートを用意し、おおよその連絡事項は朝礼前に掲示板へ投稿してもらいながら、重要な連絡事項のみ絞って伝えています。以前は報告された内容を朝礼の時間中に紙に書いて記録を残していたので、次の発言者は書き終わるまで待ったりすることもありました。現在はその待ち時間もなくなり、またポイントを絞って報告できるようになったので以前の約2/3にまで時間を短縮できました。そうして生み出された時間は、日頃多忙な職員の心のケアのための対話に充てています。

また、子どものけが報告は大小関わらず全職員が知っておくべき重要事項なので、業務日誌と同様に掲示板に投稿するようになりました。現在では投稿者以外の保育士・職員も、誰が・いつ・どのような怪我をしたのかなどを、タイムリーに把握することができています。報告する項目はあえて減らし、すぐ共有できるようにしています。

吉田さん：

以前は、子どもたちと日中過ごしたあとに、時間を確保して他の職員が残した紙の記録を確認していたので、「よし、みるぞ」という気力が必要でした。LINE WORKSが導入されてからは、それが手元で手軽に確認できるようになったことは大きな変化です。

保育の仕事において、子どものある結果に至るまでの過程を把握することはとても重要です。それは担当保育士のみでなく、他の職員も同様なのですが、LINE WORKSを導入して情報共有をするようになってからは「その経緯を知らない」という職員はいなくなりました。

その他、保育士が当日のクラスの活動予定をグループトークで全職員と共有しています。その結果、全員が他のクラスの予定も踏まえて1日の活動を組み立てられるようになりました。

一日を通して全職員が同じ情報を差異なくリアルタイムに共有

また、LINE WORKSを導入している姉妹園とのやり取りもグループトークで行っています。以前は電話でのやり取りが多く、行き違いも多かったのですが、グループトークであれば、互いに自分の好きなタイミングで返信が可能になりました。その結果、姉妹園との連絡がスムーズになり、同じ年齢の園児たちを集めて園庭で遊ぼうといった、積極的な交流や企画も行われるようになりました。

さらに、アンケート機能を利用し、例えば「園で飼育するウサギの色は何色がいいですか？」という質問を職員に投げかけることもあります。以前は1人ひとりに聞きに回っていたことも、アンケート機能を使うことで手間が省け、効率的に回答を集められるようになりました。

小嶋さん：

また、当園では「100対1の保育」という保育方針を掲げています。それは職員の1人ひとりが定員100名の子どもたちと向き合うという意味です。LINE WORKS導入により、情報の即時共有と全職員への情報伝達を実現した結果、この保育方針をさらに具体的な形で推進できるようになりました。

例えば、担任の保育士が掲示板に「太郎くんが苦手だった人参を食べられるようになりました」と投稿したとします。その投稿を見た他のクラスの保育士たちは、太郎くんの保護者に「太郎君、人参が食べられるようになったそうですね！」と声をかけることができます。ちょっとした情報共有からクラスの垣根を越えた全職員による保育、つまり「100対1の保育」がより具体化されたのです。

会議室では鉛筆を使わないなど、LINE WORKSの利用にあたり園で意識していることがあるとうかがいました。

小嶋さん：

当園では特に3つのポイントを大切にしています。1つ目は「鉛筆は情報の独り占め」という考えの徹底です。実は、当園の会議室には鉛筆が1本もありません。鉛筆で記述した情報は、コピーしない限り他の人と共有できません。これは意図しない情報の独り占めを招き、保育の質を下げる可能性につながるため、当園では鉛筆の使用を止めタブレットやパソコン、スマホでの入力にこだわるようにしています。

吉田さん：

2つ目は、「新人は闇の中」という考え方です。当然ですが、新入職員は経験や知識がないため、現場がどのように動いているのかを理解するのは困難であり、その困難さを「闇」と表現しています。その闇を明るく照らすものが情報であり、園や先輩からの情報発信により、新入社員も保育園全体の状況や保育に対する考え方を理解していくことが可能になります。その意味で、簡単に情報にアクセスできるLINE WORKSは新入社員にとって非常に重要なツールとなります。

小嶋さん：

3つ目は「全職員への発信を大切にする」という方針です。当園では、全員が仲良く働く環境をつくることを目指しています。そのため、誰もが「私はその情報を聞いていない…」という疎外感を抱いてほしくありません。だからこそ、用務員さんや非常勤の保育士も含めた、全職員への情報共有を意識してLINE WORKSを運用しています。

LINE WORKSの活用を検討している他園にメッセージをお願いします。

小嶋さん：

保育業界では勤務時間中のスマホやタブレット操作が、保護者には仕事を怠っているように見えるのではないかという懸念からスマホアレルギーの文化が根強く残っています。当園だけでなく保育業界全体もICT化を進める必要があると考え、私自身、他の保育園にもLINE WORKSを推奨していますが、なかなかLINE WORKSの導入に踏み切れないところが多いのが現状です。

しかし、当園が実際に保護者への意見を求めたところ、職員が業務中にスマホやタブレットを使用することにまったく問題視していないことが明らかになりました。むしろ保護者としては、スマホで撮影した子どもの様子の写真を送ってもらえたり、タブレットで記録された正確な情報をもとに我が子の様子を共有してもらえることに、好意的な反応がありました。

そのような実際とイメージのギャップを認識した上で、保育業界全体でのICT化とLINE WORKSの活用を推進し、保育業界がより働きやすく、各保育園が理想の保育サービスを提供しやすい状況がつくり出されることを期待しています。

【お話を伺った方】

園長

小嶋 泰輔さん

さくらしんまち保育園の園長。

副主任

吉田 あやさん

さくらしんまち保育園の副主任。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年5月当時のものです。

本事例のポイント

• 紙で管理されていた日報や会議資料、マニュアルを電子化し全社で共有
• 情報共有の活性化により、学生講師や新人職員の育成・定着に貢献
• 管理システムとの連携で更新された学習データはBotで通知、日々の確認が容易に

御社の事業内容をご紹介ください。

冨松さん :

「長崎から世界に羽ばたく自立型人間を育成することで地域社会に貢献する」を経営理念として1991年に設立された当社は、県内に学習塾、予備校、オンライン個別指導教室、通信制高校サポート校、資格試験スクール、児童発達支援施設などを運営。全体で1,300名ほどの生徒が学んでいます。

長崎県が抱える深刻な課題の1つとして、地域間の教育格差が挙げられます。その解消を目指す当社は令和4年度の「長崎県サービス産業経営強化事業認定企業」として県の支援を受け、離島など塾に通えない地域の生徒でも、一人ひとりにパーソナライズされた質の高い教育サービスを受けられるオンライン学習システムを開発するなど、教育DXの推進にも注力しています。国が進めるGIGAスクールとも歩調を合わせ、ICTの活用による児童・生徒の自立的かつ個別最適な学びを塾でも実現しようとしています。

LINE WORKSの導入前はどのような業務課題を抱えていましたか。

冨松さん :

メールや塾経営支援システムを導入していますが、いちいちログインするのが煩雑で、本社と各拠点や職員どうしの連絡には電話やLINEが多用されていました。社内のコミュニケーション手段がバラバラなことが、円滑な情報伝達を妨げる要因となっていました。

亀谷さん :

私は自立学習教室の教室長を務めながら、他の3教室の教室長のマネジメントもしています。普段は各校舎の教室長と顔を合わせる機会がなく、相手や状況に応じて電話、メール、LINEのどれが適しているかを都度判断していました。

鴛渕さん :

電話は相手が必ず応答してくれるとは限らず、メールはいつ読まれるかわかりません。他の職員に急いで確認してほしい伝達事項をメールで送ってから「見てくれましたか」と電話をかけるなど、多くの無駄がありました。

安藤さん :

職員間の連絡がスムーズでないことに加え、業務マニュアルや生徒の成績データなどが紙書類として保存されており、閲覧や共有にも手間がかかることも課題でした。

冨松さん :

提供する教育の質を高めるには、職員の間接業務をできるだけ省力化して、本業である「指導」に集中できる環境を整えることが不可欠です。その観点から職員がどんな業務にどれだけ時間を使っているかを調査した結果、紙書類の作成や業務連絡に多くの時間を取られていることがわかり、教育DXの一環として全社を挙げて改善に乗り出しました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。

冨松さん :

情報のスピーディな伝達・共有にはビジネスチャットが有用ではないかという社長の意向も踏まえていくつかのサービスを比較した結果、LINEと操作性が似ており、運用コストが手頃なLINE WORKSに注目しました。ビジネスチャットにはPCでの利用を前提としたものが多い中、LINE WORKSはスマホでも使いやすく、アルバイトの学生講師に自身のスマホで使ってもらうのに向いていると感じました。通知の受信時間を設定できるのも魅力的で、学生講師や事務系業務を委託している協力会社も含めて100名弱にLINE WORKSアカウントを付与しました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入成果を教えてください。

【グループ】業務情報を一斉に伝達でき煩雑だった連絡業務を省力化

【フォルダ】業務マニュアルなど各種書類を電子化して保管

【掲示板】研修動画などをアップ/日報を投稿して共有

【カレンダー】メンバーの予定や研修を可視化/社内設備の予約を管理

【タスク】メンバーへの業務依頼を効率化し、生産性が向上

冨松さん :

連絡手段をLINE WORKSに一元化し、部署や各種プロジェクト単位でグループトークを分け、タイムリーなコミュニケーションが取れるようになりました。個人LINEの業務利用がなくなったことで、誤送信による業務情報の漏えいのリスクも軽減されています。

亀谷さん :

自立学習教室の教室長たちとは、無料ビデオ通話を使ったオンライン会議もよく開きます。各教室長の日程はカレンダーに入力して全員で共有。会議用の資料などもノートに保存するようにしたことで、以前とは比較にならないほど素早く情報を共有できるようになり、ペーパーレス化も進みました。メンバーへの業務の依頼と管理はタスク機能で行い、いちいち電話やメールなどで進捗確認をする必要がなくなったことも生産性が向上したと感じています。

瀬戸山さん :

私が入社した時点では既にLINE WORKSが運用されており、職員どうしがLINE感覚で手軽に業務連絡をしていることに驚きました。しかし、私もすぐに操作に慣れ、別部門の職員に伝えたいことがあれば、アドレス帳から簡単にトークや無料音声通話で連絡がとれるので快適です。

鴛渕さん :

LINE WORKSのグループトークなら一斉に情報を発信できますし、誰が既読になったかまでわかるので、未読の相手にのみ再度連絡するといった効率的な対応が可能です。カレンダーの設備予約機能で、教室や駐車場などの利用管理もラクになりました。

冨松さん :

以前は紙に書いていた日報もデジタル化しました。出張が多い社長も目を通しやすくなり、職員の動きを把握してくれるようになりました。

学生講師の皆さんはLINE WORKSをどう活用していますか。

清水さん :

特に便利だと思うのは、生徒から正社員の講師にしか対応できない相談を受けたときに、その内容を直ちに伝えられることです。以前は上長が近くにいないため、うっかり報告し忘れることがありましたが、今はそんな心配もありません。

仁泉さん :

業務連絡の他に、仕事の悩みを他の学生講師からアドバイスや励ましを得て、モチベーションを高めた例もあります。

力岡さん :

カレンダー機能が充実しているのはLINE WORKSならではです。他の講師の予定を把握したうえで、会議の日程調整をスムーズにできるのが良いところです。

左から、学生担任助手の清水 裕貴さん（右）、学生講師の仁泉 大樹さん（中）、学生担任助手の坂田 啓真さん（左）

代講連絡をノートで、個々の作業をタスクで依頼・管理することで事務作業を効率化

ほかにLINE WORKSによってどんな業務改善が進められていますか。

・新入職員のキャリアパスをカレンダーで可視化し教育効果アップ

・職員が実践した業務改善事例を掲示板に投稿して共有

・管理システムに蓄積された生徒の学習データをLINE WORKSで閲覧

冨松さん :

ビジネス文書や業務マニュアルに加え、教育業界の最新動向をフォルダや掲示板で共有しています。新人講師向けの「出席簿のつけ方」「挨拶の仕方」などの研修動画もアップし、多様なナレッジやノウハウを以前よりしっかり周知できるようになっています。

亀谷さん :

また、社員を教室長へと育成するためのキャリアパスをカレンダーに落とし込んでいます。カレンダーのメモ欄にどの時期にどんな業務ができるようになればよいかを記載することで、本人が意識的に業務を遂行できるように工夫しています。

冨松さん :

職員全員の意識も変わり、学生と社員、学生どうしの意思疎通が活性化したことで、LINE WORKS導入後は大学卒業による退職を除いて学生講師の退職率は2割減じております。

瀬戸山さん :

元塾生である私は最近入社し、自立学習教室の社員になりました。年間のキャリアパスが可視化されていることは、私にとってわかりやすくて、不安を和らげるのに役立っています。

新任者の教育スケジュールをカレンダーで可視化。

指導にあたる教室長との親密なコミュニケーションが日常的になされることによって、新任者が働きやすい環境を整えている

冨松さん :

有給消化日数も6日から10日に増加し、従業員に『余裕』が生まれたことから「つきいち業務改善」という新たな取り組みを始めました。投稿された業務改善事例の中から、各職員が特に優れていると思うものに投票し、得票数の多い事例を表彰しています。採用した事例のひとつに、手書きのスケジュール帳で業務や面談の調整をしていたのをLINE WORKSのグループトークの共有カレンダーに切り替え、調整の省力化とミスの軽減を実現しました。

安藤さん :

また、中等部では学校の定期テストの結果を把握しており、以前は講師が生徒から成績を聞き出して紙に記録していました。また生徒は毎授業で学習について振り返りを紙に書いていましたが、現在はそれぞれの生徒がLINE公式アカウントに入力してもらい、自動的に管理システムに蓄積される仕組みを構築しています。データが更新されると、担当講師のLINE WORKSにBotで通知されます。生徒はわざわざ校舎にくることなく成績の報告や振り返りをすることができ、講師はいつどこにいても生徒のデータを確認できるようになりました。

冨松さん :

私たちは、学習の進捗管理を省力化するのはもちろん、生徒が自らの成績や目標、授業での学びを振り返り入力・管理することで自身の学習状況を把握し、「自立型人間の育成」につながることを期待しています。このように、LINE WORKSは当社が進めようとしている教育DXの推進において、いくつもの重要な役割を担ってくれています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

冨松さん :

以前取った社内アンケートで『LINE WORKSの利用は、社内のDXにつながる』と83%が回答をしてくれました。今後はさまざまなシステムとのAPI連携やBot活用をさらに進めて働き方改革・学び方改革を促進し、その成果を当塾だけではなく全国の教育現場にも広めていきたいと考えています。そして、現在はLINE WORKSを保護者や生徒との情報共有にも活用できる取り組みを検討しています。

【お話を伺った方】

冨松 太一さん

自宅にいながら通塾時さながらの受講体験ができるオンライン授業を開発するなど、教育のDXを推進。

亀谷 新さん

自立学習RED 西海大島教室の教室長

瀬戸山 理恵さん

自立学習RED 佐世保京町教校の社員

安藤 純平さん

中等部 日宇校の教室長

鴛渕 楓さん

中等部 佐世保駅前校の教室長

清水 裕貴さん

学生担任助手

仁泉 大樹さん

学生講師

坂田 啓真さん

学生担任助手

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年9月当時のものです。

本事例のポイント

• 活用が進まなかったチャットツールからLINE WORKSに切り替えて全社員に浸透
• 顧客のLINEとLINE WORKSでつながることでシャドーITを抑制
• 災害発生時の社員への安否確認と緊急放送に備えた連絡がスムーズに

御社の事業内容をご紹介ください。

平山さん :

エフエム大分は大分県内をサービスエリアとするFMラジオ放送局です。大分の皆さんにとって心地よい空気のような存在でありたいとの願いを込め、「エア・レディオ」をキャッチフレーズに1990年10月に開局。その翌年にはエフエム東京をキーステーションとするJFN（全国FM放送協議会）に加盟しました。音楽をお届けするだけではなく、県内の情報を紹介する番組も充実させるとともに、地域の祭りや文化活動などの支援にも力を入れています。最近は電波による放送だけではなく、ラジオ放送をPCやスマホで聴けるアプリでの番組配信やSNSの活用など、クロスメディアで情報を発信する機会が増えつつあります。

LINE WORKSを導入される以前はどのような課題がありましたか。

平山さん :

社員間の主な連絡手段が電話とメールだったため、情報をスピーディに伝えられないことが以前からの課題でした。そのことを特に意識させられたのは、夜間に地震などの災害が発生したときでした。社員の安否を確認するのと同時に、災害に関する特別放送をする必要があれば自宅にいる社員に緊急出社を促しますが、急を要する場合でも社員一人ひとりに電話をかけたりメールを送ったりするしかなく、レスポンスをすぐに得られなかったことも悩みの種でした。

渡邊 佳織さん :

スポンサーとなるお客様先での営業中に、CM放送枠の空き状況をすぐに確認したいことがよくあります。しかし、商談中にお客様の前で会社の担当者に電話をかけることには抵抗があり、チャットツールで空き枠を確認してその場で即回答できれば便利だろうなと思うことがよくありました。

平山さん :

最近はお客様と個人LINEでやり取りする営業社員が散見され、シャドーITに対する懸念も生じていました。そこで数年前に全社にビジネスチャットツールを導入したのですが、操作性がよくないと感じる社員が多く、残念ながらあまり活用は進みませんでした。

課題の解消に向けてLINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。

平山さん :

ほぼ全社員がプライベートのコミュニケーションツールとしてLINEを使っています。そのLINEと操作性が似ているLINE WORKSの存在を知り、これなら全社にスムーズに定着するだろうと確信しました。LINEと連携してやり取りができる外部トーク連携機能があるのもLINE WORKSならではの特長で、取引先や社外の制作協力会社などと円滑にコミュニケーションを図るのにも有用だと思い、既存のチャットツールからの切り替えを決めました。

社員の皆さんはLINE WORKSの導入をどのように受け止められましたか。

平山さん :

期待したとおり、大半の社員が抵抗感なく受け入れてくれました。

渡邊 佳織さん :

私はICTツールがあまり得意ではなく、前に利用していたチャットツールはどこか使いにくさを感じたのですが、LINE WORKSはLINEとUIが共通していることもあって、すぐに使いこなせるようになりました。

渡邊 歌歩さん :

私も普段から使い慣れているLINEに操作性が近いLINE WORKSに親近感を抱きました。以前のチャットツールは通知に気づきにくかったのですが、LINE WORKSは見慣れた通知画面だからか、これなら重要な情報を見逃すことがなさそうだと思いました。

LINE WORKSの導入によって、社内コミュニケーションはどう改善されましたか。

・グループトークで業務に関する情報を素早く共有

・番組情報を発信するLINE公式アカウントのテスト送信にトークを活用

・紙で提出・回覧をしていた社員日報を電子化し負担を軽減

・電話番号が分からなくても社員の誰とでも通話やリモート会議が容易にできる

平山さん :

組織図に基づいたチームトークルームのほか、必要に応じて臨機応変にグループトークをつくることで、情報共有のスピードが格段に速くなったことを実感しています。その一例が「警報」というグループで、放送機器にトラブルが起きて機材がアラートを発したとき、技術スタッフや編成部長などの担当者がその情報をグループトークで共有。対応策をグループメンバー間で迅速に検討し合えるようになりました。

番組情報はLINE公式アカウントで視聴者やファン向けに発信していますが、各番組の担当者はその元原稿をトークで担当者に送信しています。LINE WORKSのトークは絵文字を含めてLINEとほぼ同じ表示になるのでLINE公式アカウントの投稿画面にLINE WORKSのトークで送った原稿をコピペするだけで済み作業効率がアップしました。

これまで社員が提出する日報は、紙に出力して複数の上司が回覧していましたが、全社員がメンバーとなっているグループトークのフォルダ機能を活用することで電子化に成功しました。各社員名のフォルダを用意し、日報用のWordファイルをアップロードすることで、関係する上司に一斉に共有できるのですぐに確認できます。

アドレス帳のおかげで社員どうしが誰とでも速やかにコンタクトが取れるようになり、社員間の連絡は無料の音声通話やトークが定着しています。また、大分市の本社と東京支社の複数の社員がリモート会議をする際も、無料のビデオ通話で手軽に顔を見ながら話せるようになっています。

営業部門ではLINE WORKSの導入効果をどう感じていますか。

・トークの活用で商談中の会社への問い合わせがスムーズに

・電話番号を知らない社員にもアドレス帳からコンタクトできる

・外部トーク連携機能の活用でシャドーITが解消

渡邉 佳織さん :

CM放送枠などをトークで問い合わせれば社内の担当者がすぐに正確な情報を返信してくれるので、お客様への対応がスピーディになりました。

渡邉 歌歩さん :

外出中の社員宛にかかってきた電話の用件を伝言するのにも、トークですばやく伝えることができます。伝言を伝えなければならない社員の携帯番号が分からない方もいますが、いちいち問い合わせることなく、アドレス帳から無料通話やトークで直接コンタクトができるのもLINE WORKSの利点です。

平山さん :

外部トーク連携機能で取引先の担当者のLINEとセキュアにやり取りできるようになったことで、シャドーITの懸念を解消することもできました。

災害発生時の社内の安否確認や緊急放送への対応は、以前と比べてどう変わりましたか。

平山さん :

BCP対策として、アンケート機能の安否確認テンプレートを活用しています。そのうえで、有事の際の出社要請や自宅での待機要請など、グループや個別のトークで伝える体制を構築しました。実際、2022年1月に大分県で最大震度5強の地震が発生した際は、これらの対策を想定どおりに行い、技術部門のスタッフにラジオ電波を中継する中継局に問題が起きていないか確認するための出社要請をスピーディに実施することができました。

渡邉 佳織さん :

地震が発生したのは午前1時台でしたが、夜勤の担当者が社内の被害状況を写真で全社員のグループに送信してくれて、社内の様子をいち早く知ることができました。

渡邉 歌歩さん :

以前は自分が出社するべきか、自宅で待機しているべきか迷う時間が長かったのですが、今は安否確認後にすぐに出社要請や待機要請が届くので、混乱することがなくなりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

平山さん :

月曜日の早朝以外は24時間放送しているため、社員は交替勤務をしています。そのシフトはまだ紙の勤務表やホワイトボードで共有していますが、今後はLINE WORKSのカレンダーで共有できるようにしたいと考えています。

また、プロジェクト企画などの情報はノートで共有したり、会社からの通達などの全体周知は掲示板に投稿するなど、LINE WORKSにはグループウェアとしての便利な機能が豊富にあるので、積極的に活用していくつもりです。

【お話を伺った方】

平山 玲さん

企画開発局長と総務部 部長を兼務。LINE WORKSの導入も主導した。

渡邊 歌歩さん

営業編成部 営業編成課 プロジェクトリーダー。営業担当としてスポンサーにラジオCMの提案を行うほか、イベントの企画等も手がける。

渡邊 佳織さん

営業編成部 営業編成課 プロジェクトリーダー。営業担当としてスポンサーにラジオCMの提案を行うほか、イベントの企画等も手がける。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年5月当時のものです。

fondesk    WorkstyleOS    formrun

「恵比寿ガーデンプレイス」や「サッポロファクトリー」などの複合商業施設やオフィス、ホテル、その他の不動産物件を運営・管理するサッポロ不動産開発株式会社は、災害発生時などの情報共有体制を強化する目的でLINE WORKSを導入しました。BCP対策をより強固にするとともに、既存のグループウェアをLINE WORKSに置き換え、施設の管理業務を委託している協力会社のスタッフと自社社員がスムーズにコミュニケーションを取れる環境を構築。社内システムとのAPI連携によって業務の自動化・省力化を図るなど、オフィスのDXも意欲的に推進しています。

本事例のポイント

• BCP対策として災害発生時の状況確認をスムーズに
• 社員と協力会社のスタッフ間でタイムリーに情報共有し管理業務の品質を向上
• 外部システムとのAPI連携で代表電話や来社受付などの業務負担を軽減

御社の事業内容をご紹介ください。

山内さん :

ビール業界のパイオニア、サッポログループの一員として不動産開発を手がける当社は、恵比寿ガーデンプレイスやサッポロファクトリー、GINZA PLACEなど、東京や札幌のランドマークとして多くの方に認知されている複合商業施設やオフィス、ホテルを運営・管理しています。また、東京や札幌エリアでの物件取得や開発も進め、より快適なまちづくりを推進しています。

以前はどのような課題に直面していましたか。

山内さん :

当社が運用する社内システムの大半は、親会社であるサッポロホールディングスから提供されたもので、セキュリティ上、当社が直接雇用した社員しか利用できない規則です。しかし恵比寿ガーデンプレイスやサッポロファクトリーなどでは、業務の多くをパートナー企業に業務を委託しています。そのスタッフと情報を共有する手段として、当社が独自に導入したグループウェアを使っていたのですが、報告書の作成・共有などごく一部の機能しか活用せず、運用コストが割高だと感じていました。

縣さん :

グループウェアはPCベースの利用だったため、当社の社員とパートナー企業のスタッフがタイムリーに情報を伝え合うのが難しいという課題もありました。

土屋さん :

私が所属する恵比寿事業本部が管理をしている恵比寿ガーデンプレイスでは、業務委託をしたインフォメーションスタッフが受付業務をしています。そのスタッフはお客様から寄せられたお問い合わせやご意見などを日報にまとめてグループウェアに毎日掲載していましたが、新しい日報が上げられたことを通知する機能がなく、更新の有無を確認するためにPCからアクセスしなければならないのも不便でした。

工藤さん :

そうした課題があったことに加え、2018年9月に北海道胆振東部地震が発生し、サッポロファクトリーでBCPが発動。安否確認ツールでスタッフの安否を確かめるのと並行して各施設の被災状況を把握しようとしましたが、当時サッポロファクトリーのスタッフに配付されていたPHSは狭い範囲でしか通信できないことや文字で伝えるにも今となっては不慣れなPHSの文字ボタンを操らなければならず、被災情報の共有に手間取りました。

山内さん :

BCPの観点から緊急時に全社で迅速に情報を共有できる環境を整備する必要性に迫られ、全社員にスマホを支給することを決定しました。また、それまで利用していたグループウェアに替わってモバイルでも使える新たなコミュニケーションツールを導入することを検討しました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。

山内さん :

社員の多くがプライベートのコミュニケーションツールとしてLINEを活用していることから、UIがLINEと似ているLINE WORKSに注目しました。BCP発動時の連絡手段としても日常業務における情報連携ツールとしても有用だと考え、2019年7月に導入。2021年10月に既存のグループウェアからLINE WORKSに移行し、現在は当社の全社員とパートナー企業や業務委託をしているスタッフが利用しています。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

【グループ】チャットや画像の共有を複数人で行い、施設管理や顧客対応がスピーディに

【掲示板】協力会社への情報周知が容易になり関連業務への取り掛かりが速やかに

【API連携】社内システムと連携させ業務を自動化・省力化

縣さん :

サッポロファクトリーでは、「SF（サッポロファクトリー）テナント」「SF防災」「SF駐車場」「SF催事スケジュール」「SFご指摘・お客様の声」など、業務カテゴリーごとのグループを作成。業務委託先とのあらゆる情報共有をトークや掲示板で行うようになりました。以前のグループウェアとは違いスマホアプリで操作できるので、メッセージを確実に伝達でき、未読/既読も一目瞭然なのがメリットです。

掲示板は特に、業務委託をしているスタッフ全体に情報を一斉に伝えたいときに便利です。例えば札幌事業部の営業社員が「新規のテナントが短期催事に出店する」という情報をアップすると、セキュリティ関連の業務を担当するパートナー企業のスタッフが、出店予定の区画を訪れる関係者のためのセキュリティカードを事前に用意。掲示板に新しい情報が掲載されると、関連業務に携わるスタッフが自発的に必要な行動を起こしてくれるので、多数のパートナー企業に個別に連絡をしなくて済むようになりました。

工藤さん :

サッポロファクトリーの管理業務においては、当社の社員と業務委託先のスタッフとの間での緻密な「報連相」が重要です。いつどこにいてもやり取りができ、施設の状況を撮影した画像も手軽に送れるLINE WORKSによって、以前とは比較にならないほど円滑に情報を共有できるようになっています。

土屋さん :

恵比寿事業本部のインフォメーションスタッフがグループウェアにアップしていた日報は、その業務を管理する社員のグループにトークで送られるようになりました。PCからログインして閲覧するのと違い、手元のスマホですぐに内容を確認できますし、通常の業務報告に加えて特記事項が書き込まれている場合は手早くコメントを返すこともできます。スタッフと社員間のリアルタイムな双方向コミュニケーションが実現し、お客様からのお問い合わせなどにもよりスピーディに応えられるようになりました。

また、トークだと対面や電話では遠慮しがちな相談も気軽にできることもあって、社員間の距離が近くなったように感じます。コロナ禍となってからは、リモートワークをする社員が勤務の開始・終了を報告するための手段としても活用しています。

山内さん :

トークグループのメンバー専用の掲示板として機能するノートも活用しています。メンバーに業務を依頼するときは、ノートの機能にあるカテゴリーを「依頼中」に振り分けて投稿し、完了後は「検収済み」のカテゴリーに移すことでタスク管理をしています。メンバー全員が案件の状況を確認できるので、対応漏れなどが少なくなりました。

BCPにおいてはLINE WORKSをどのように活用されていますか。

山内さん :

恵比寿事業本部と札幌事業本部がそれぞれ震災発生を想定したシミュレーションを定期的に実施し、現場スタッフが施設の被災状況などをトークで震災対策チームに報告する訓練をしています。スピーディな状況把握ができるので、実際にBCPが発動された場合もしっかり対応できるはずだと思います。

土屋さん :

2021年10月に東京23区で震度5強以上を観測した地震が起きたときは、恵比寿事業本部が管理する多数の物件の被災状況を実際にLINE WORKSで確認しました。以前は各物件の担当者から電話で報告された内容をホワイトボードに記して全容を把握していましたが、トークなら個々の報告をメンバー全員が瞬時に共有することができます。

さまざまなシステムとのAPI連携による業務のDXも積極的に推進されているそうですね。

山内さん :

電話受付代行サービスfondeskとLINE WORKSを連携させ、恵比寿事業本部でも札幌事業本部でも、代表電話にかかった電話を受けたオペレーターが、受電内容をテキストにして個々の担当者にトークで送信してもらう仕組みを構築。代表電話の対応に追われていた総務人事部の負担を大きく減らすことができました。

受付業務の省力化に向け、ワークスペース管理プラットフォームWorkstyleOSとも連携。来社されたお客様が受付でチェックイン手続きをすると、来訪通知が自動的に各担当者にトークで送信されるようにしています。

また、フォーム作成管理ツールformrunとも連携させ、アンケート作業にかかる負担を軽減させました。オフィスなどの賃貸物件のリーシングを行ってくれる不動産会社を集めて内覧会を行った際に、意見収集のためにアンケートを行っていますが、以前は会場で用紙を配付して回答をFAXで送信してもらっていました。今は会場でQRコードをスマホで読み取ってもらい、Formrunのアンケートフォームに必要事項を書き込んで送信してもらえば、その内容が直ちにLINE WORKSのトークに通知され、内容が確認できます。ほとんどの担当者がその場で記入してくれるので、不動産会社の意向を把握して素早く価格設定ができるようになりました。

LINE WORKSの導入効果を数値的に示すことは可能ですか。

山内さん :

最大の導入目的は地震発生時などに施設の被災状況を確認し、その情報を瞬時に共有できるようにするBCP対策にありました。そのため、特にコストカットは意識していなかったのですが、既存のグループウェアの機能をLINE WORKSに移行したことで、コミュニケーションツールの運用コストが年間315万円ほど縮減されました。

数値化するのは難しいのですが、LINE WORKSを導入して情報伝達速度が高まったことで、さまざまな業務のスピードが大きくアップしています。また、パートナー企業のスタッフも含めた社内コミュニケーションが促進され、「報連相」がより活発に行われるようになりました。そのことは私どもが運営する商業施設の管理業務のパフォーマンスを向上させ、お客様へのサービスの質を高めることにもつながるものだと思います。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

土屋さん :

社内コミュニケーションは十分に促進されたので、今後は外部のLINE WORKSやLINEと連携してやり取りができる外部トーク連携を活用して、社外の関係者との意思疎通も活性化させたいですね。

縣さん :

社員間のやり取りにトークがかなり浸透したとはいえ、一部ではメールを送信して「今メールで送った件ですが」と電話をかけるシーンもしばしば見られます。形式ばったコミュニケーションではなく、社内連絡をLINE WORKSで完結させていくことで、おのずと組織の雰囲気も変わり、社内の風通しがもっとよくなるのではないかと期待しています。

山内さん :

DXをさらに推進させるため、今後も多様なシステムとのAPI連携を図るとともに、社内の承認業務の自動化など、ワークフローシステムとしての活用も進められればと考えています。

【お話を伺った方】

山内 健次郎さん

セキュリティ対策やグループウェアの刷新など、社内のIT全般を担当している。

土屋 弘子さん

恵比寿ガーデンプレイスを中心とする恵比寿エリアのブランド力向上に向けた業務に携わる。

工藤 敏弘さん

人事総務業務を担当するとともに、社内のITキーパーソン活動をサポート。

縣 洵二朗さん

人事総務業務を担当するとともに、社内のDX推進をサポート。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年12月当時のものです。

【本事例のポイント】
– 事業・業務ごとに作成したグループを積極的に活用
– 社内メールのやりとりから解放され、業務遂行がスムーズに
– ファイルや記録はすべてLINE WORKSで共有し、100％ペーパーレスを実現
– 外部の企業・団体のLINE WORKSやLINEとつながり連携を強化

御社の事業内容をご紹介ください。

– 藍野さん :

当社は京葉銀行とNTT東日本千葉事業部、千葉県いすみ市との連携をもとに、2020年6月に発足した地域商社です。主な事業には、地元の漁業協同組合のコンサルティングや、漁業協同組合が直営している飲食店事業の経営改革を担う漁業支援事業、そして、ICTを活用した地域活性化事業があります。
発足して1年、今では「無印良品」を経営する株式会社良品計画、地元の郵便局、地域おこし協力隊など複数の企業・団体が当社に参画しており、全体の情報共有をしながら地域社会の発展を目標に運営をしています。

– 山口さん :

私はいすみ市役所水産商工観光課に所属しています。SOTOBO ISUMIには外部から複数の企業・団体が参画していますので、市民が抱えている地域の困りごとに対して、どの企業・団体なら解決に導けるかなどをSOTOBO ISUMIへ投げかけるナビゲーター的な役割を担っています。

– 小路さん :

地域が抱える課題を ICT を活用して解決していく地域活性化事業として、2020年4月にいすみ市と提携し、いすみ市内の小中学校12校へのICT支援がはじまりました。私と最首はICT支援員として、月に一度学校へ訪問し、授業中に使用するタブレットの操作方法の指導や機器のトラブル対応などのサポートをしています。

業務上、どんな課題を抱えていましたか。

– 藍野さん :

当社を発足させるにあたり、メンバーとは個人のメールアドレスと電話を中心に連絡を取り合っていました。しかし、相手がメールを確認したかどうか、送信者はすぐにはわからないため、メールを送信した後に「確認してください」と電話をかけていました。また、複数の案件が重なるとメールの受信フォルダでは遡りにくく、情報整理が難しくなっていきます。メンバーもそれぞれが所属している企業・団体の業務があるので、常時、SOTOBO ISUIMの事務所にいるわけではありません。多岐に渡るプロジェクトを企画・運営していく中で、日々の情報伝達や意思疎通をどのように図るべきかが、発足前からの課題でした。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選択した理由をお聞かせください。

– 藍野さん :

LINE WORKSのグループトークと既読機能が導入の決め手の一つでした。事業や業務ごとにグルーピングすることで、煩雑としがちな情報をきちんと整理し、把握・管理することができます。複数の事業を複数のメンバーが同時進行する当社の運営スタイルを支えてくれるだろうという期待がありました。また、LINE WORKSには相手が確認したかどうかがすぐにわかる既読機能があります。わざわざ相手に電話で確認しなくても、情報が伝わっているかがわかりやすくなると思いました。プライベートで使い慣れているLINEと使用感が似ているので、年配のメンバーでも使いこなせる点も魅力的でしたね。LINE WORKSを導入したのは当社を発足した直後だったので、低コストで運用できる点は経営面でも心強かったです。

LINE WORKSはどのように活用され、効果を出していますか。

【テンプレート】会議のアジェンダや議事録をわかりやすく簡単にまとめられる

【フォルダ】ファイルの共有場所が一元化、探す手間が省け確認がスムーズに

【カレンダー】メンバーの予定を可視化でき、空き時間を確認する負担が軽減

– 藍野さん :

まずは事業や業務ごとにトークグループを作成し、ファイルの共有や打ち合わせなどを各グループで進行しています。また、会議のアジェンダや議事録などは、ノート機能のテンプレートを利用してまとめています。

私も代表としてそれぞれのグループに参加しており、データの確認依頼や報告などを受けていますが、グループ分けをしたことで、それぞれの進捗状況などが非常にわかりやすくなりました。メールでやりとりしていた時期よりも事業や案件の把握にかかる時間が大幅に軽減されたので、自分自身の業務にも集中できています。

また、LINE WORKSで共有されるこれらのファイルや記録は、スマホやPCの画面からその場ですぐに内容の確認ができるので、印刷費や紙代などがかかっていません。当社はLINE WORKSを導入した発足当初から、社内の業務においては100%ペーパーレス状態を維持しています。

事業、業務ごとにグループ作成し、フォルダやテンプレートを活用。記録やファイルの把握が簡易に

– 山口さん :

事業によって参画するメンバーの人数は10名～20名以上と大きく変動しますので、スケジュール管理が複雑になることもあります。カレンダー機能を使いはじめてからは、誰が、いつ、どこにいて、何をしているかなどが可視化され、アポイントの調整や人員を派遣したいときに、逐一本人に連絡をしなくてもすぐに調整できるようになり、結果的に業務がスムーズに進行できていると感じています。

– 最首さん :

ICT支援事業の一環で近隣の高校のオンライン文化祭をサポートしたときにも、トークグループをかなり活用しました。密集状態を避けるため、体育館の中で開催された文化祭をライブ配信し、生徒たちが教室から観覧できるようにしました。当日は体育館と教室それぞれに当社のメンバーが待機し、常に映像と音声のチェック。開催中は声が出せず電話ができなかったので、トークルームのチャットのみのやりとりでしたが、「音は聞こえていますか？」「映像はカクカクしていませんか？」など、リアルタイムに連携が取れ、配信トラブルを未然に防げました。

– 小路さん :

小中学校へのICT支援の活動後には、教育委員会へ提出する報告書を作成します。作成した報告書は、ICT支援事業のトークグループのフォルダへ格納・共有し、メンバーからチェックを受けてから提出するようにしています。
メールへのファイル添付だと受信ボックスの中で他の情報に埋もれてしまいますが、LINE WORKSのフォルダ機能なら、きちんと整理して共有することができます。どこにどんなファイルが保存されているか一目瞭然なので、自分も探しやすいし、相手にも伝えやすくなりました。

– 藍野さん :

社内メンバーが集合できるのは週に一度の定例会のみですが、LINE WORKSは直接会えない間にも、こうした業務の進行やメンバーどうしのチームワークを継続することができる、コミュニケーションツールとしての役割も果たしています。

外部の企業・団体との連携において、LINE WORKSの外部トーク連携の活用はどのような効果がありましたか。

– 小路さん :

小中学校へのICT支援の現場で、タブレット本体の不具合やネットワークの管理上のトラブルなどが起きたときのために、専門企業の担当者のLINEアカウントとつながっています。授業中に電話をすることができないので、不具合の相談などはすべてトークルームでやりとりをしています。説明が難しい不具合の様子をスマホで撮影してそのままトークで送れますし、すぐに回答をいただけるので、その場でスムーズに対応することができています。

– 山口さん :

以前、ウィズ・コロナの時代を見据え、感染症対策を講じた食のツアーを実施した際、いすみ市内の酪農・野菜農家さんやレストラン、運営協力をいただいたほかの企業など、合わせて20社～30社の企業・団体との打ち合わせが必要でした。すでにLINE WORKSを導入していた企業とはLINE WORKSどうしで、LINEアカウントをお持ちの方とはLINEとの外部トーク連携ですぐにつながることができたので、大変便利でしたね。お互いの契約書、出納帳の管理など、すべてトークやグループフォルダでファイルを共有していました。それぞれからどんな発言があったかもトークなら残りますし、検索機能で簡単に情報を探すこともできました。

– 藍野さん :

日々、こうした外部トーク連携のメリットを感じています。導入当初はフリープランを使っていましたが、LINE WORKSを活用する幅をさらに広げていけるだろうと見込み、外部トーク連携でつながる人数や共有ストレージの上限を上げることができるライトプランにアップグレードしました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

– 小路さん :

教育現場の支援に関わる中で、外部トーク連携でつながった企業に助けていただくことがたくさんありました。これからもどんどん連携企業を増やしながら、支援事業をより強化していきたいです。

– 藍野さん :

LINE WORKSは現場のDXに大きく貢献してくれるという実感が持てました。ゆくゆくは漁業協同組合へのコンサルティングの一環としてLINE WORKSの導入を推進し、お互いの連携を強めていきたいです。

【お話を伺った方】

藍野彰一さん

代表取締役として事業の運営、プロジェクトの統括を担う。

山口高幸さん

いすみ市役所水産商工観光課職員としてSOTOBO ISUMIと連携し、地域の課題解決に取り組む。

小路直子さん

地域ICT化推進本部の支援員として、地域の小中学校へのICT支援を行う。

最首（さいしゅ）亜美さん

地域ICT化推進本部の支援員として、地域の小中学校へのICT支援を行う。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 離れた圃場（ほじょう）ではたらく従業員の安全で適切な農作業をサポート
• 農作業に必要なナレッジを蓄積・共有し、評価・改善・成長という好循環を生み出す
• 多様な他システムのプラットフォームとして活用
• Amazonビジネス連携の活用で購買業務を効率化

御社の事業概要をご紹介ください。

中森さん :

私は非農家の出身ですが、少子高齢化で担い手が減りつつある日本の農業に危機感を抱き、2016年に個人事業として稲作を始め、翌年農業法人を立ち上げました。現在、埼玉県加須市で合計約200haの農地を利用し、業務用米、麦、大豆などの穀類を栽培しています。適正な生産管理を行っていることを証明するGAP（Good Agricultural Practice）認証や、有機農産物を生産していることを示す有機JAS認証を取得しており、主に食品メーカーに販売するB to Bビジネスを展開しています。

LINE WORKSを導入する以前は、どんな課題を抱えていましたか。

中森さん :

当社が利用する圃場（ほじょう。農作物を栽培するための場所のこと）は加須市内に点在しています。社員とアルバイトスタッフを合わせて10名の従業員は、朝礼後にそれぞれ担当する現場へ出向いて作業をします。そのため、離れた場所にいる従業員どうしがスムーズに連絡を取り合うことが困難でした。

佐藤さん :

そこで個人LINEで業務連絡をし合い、毎日の業務日報もグループに投稿して全員で共有するようになったのですが、重要な連絡事項がプライベートの友だちとのやり取りの中に埋もれがちになるのが難点でした。また、ひとつのグループにさまざまな話題が混在し、話題ごとにグループをスレッドのように立てられないのが不便だったこともあり、業務専用のチャットツールの導入を検討するようになりました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選択された理由をお聞かせください。

中森さん :

複数のツールを比較し、LINE WORKSの親しみやすさと操作性の高さに魅力を感じました。従業員は日常的にLINEを使いこなしており、そのLINEとUIが共通するLINE WORKSなら、すぐに定着するだろうと思いました。

また当社では、さまざまなSaaS系サービスを利用して業務を管理しています。例えば、GAPの枠組みに準じた安全点検項目をGoogleフォームで作成し、Googleサイトにアップして作業時の励行を徹底したり、圃場での作業の進捗管理については農機メーカーがリリースしている圃場管理システムを利用しています。現場にいる従業員がそれらのサービスに素早くアクセスするためのプラットフォームとして、LINE WORKSが機能するのではないかとの期待もありました。

佐藤さん :

まずはフリープランを導入し、個人LINEでしていたことをLINE WORKSに置き換えてみたところ、操作に戸惑う従業員もなくすんなり移行できたので、全員にアカウントを発行して本格的な運用を開始しました。

LINE WORKSを運用するようになって、業務環境はどのように変化しましたか。

【グループ】話題ごとのグループで効率的な業務連絡とナレッジの蓄積に活用

【タスク】直ぐに対応できない作業を記録し溜めておける

【ビデオ通話】農機の不具合などを映像や音で正確に報告

【カレンダー】休暇予定や資材の入荷予定等を可視化し、全員で共有

【管理者機能】LINE WORKSから他システムへのアクセスができるように

佐藤さん :

プライベートと仕事用の連絡ツールが切り分けられ、話題ごとのグループ作れるようになったことで、業務に関する大切な連絡が見過ごされることがなくなりました。従業員は朝礼が終わるとそれぞれの圃場に散りますが、「業務連絡」「日報」「雑談」「安全管理」「5S」「在庫管理」など、話題別に設けたグループで緻密に情報をやり取りすることで、報・連・相が以前より確実に行われるようになりました。

離れた場所にいる従業員どうしがスピーディに情報をやり取り

中森さん :

カテゴリーごとに分けられたグループに蓄積される情報は、全従業員のナレッジとして活用できます。蓄積されるデータ量が増えれば増えるほど、重要な知見が可視化されるようになるはずです。「日報」をデジタル化したのもそのためで、LINE WORKSに共有することで検索性が生まれ、誰がいつ何をしたかを瞬時に振り返ることができます。

佐藤さん :

紙の書類は現場に持っていくと汚れてしまうので、農機の操作説明書などはPDFにしてノート機能に保存し、いつでも確認できるようにしています。また、業務全般に関するFAQは掲示板にアップ。従業員が圃場で、くぼみなどの修繕すべき箇所などを見つけた場合、農繁期には手が回らないので、報告を受けた私がLINE WORKSのタスク機能に保存して溜めておき、農閑期にまとめて作業をするようにしています。このように、情報の種類によって保存先を分類するように工夫しています。

また、カレンダーには従業員の休日や肥料の入荷日などを登録しています。LINE WORKSの導入前はスケジューラを使っていなかったので、全従業員が日程を共有できるのを便利に感じています。

森川さん :

新卒で入社したばかりの私にはわからないことがたくさんありますが、一人で作業をしていて疑問にぶつかったとき、「業務連絡」のグループに投稿すればすぐに先輩の誰かが答えやアドバイスを返してくれます。機械の異音のように言葉で説明するのが難しい場合は写真や動画を添付すれば伝わりますし、ビデオ通話で画面を共有しながら相談することもできます。

毎日の作業の進捗状況や収穫量のデータは圃場管理システムやGoogleフォームに入力することで管理されるなど、農産物の生産工程がIT化されていることも私には驚きでした。それらのシステムにアクセスするボタンがLINE WORKSのメニュー画面に配置され、LINE WORKSさえ開けば、別のシステムにすぐにアクセスできるのも便利だと思います。

佐藤さん :

農作業の現場にはPCを携行しづらいので、さまざまな機能をスマホ1台に集約させることが重要ですが、その都度アプリを開くのは煩雑です。そこでよく使うサービスへリンクするボタンをその他のメニュー内に配置し集約することで、LINE WORKSを多様なツールのプラットフォームとして利用できるようにしました。

御社では従業員の皆さんの安全管理にも力を入れているそうですね。

佐藤さん :

農作業の現場では、怪我などにつながる事故が起こりやすいものです。社員の注意喚起と安否確認のため、毎日定時に「休憩を取りましょう」といったメッセージを送る作業をBotにやってもらおうと考え、LINE WORKSのAPIで「時報Bot」を作り、全従業員に定時連絡を自動送信しています。既読がつくことが安否確認にもなりますので、重宝しています。

また、トラクターなどの点検のチェック項目もGoogleフォームで作成し、乗車前の安全点検を確実に行うようにしています。従業員が素早くアクセスできるよう、「乗車前点検」のボタンもつくってメニュー画面に配しました。

森川さん :

最近、これらの安全対策の取り組みが農機メーカー主催のオンラインセミナーで紹介され、「農業を安全な産業にしたい」という当社の考え方が、SNS上で多くの農業関係者の反響を呼ぶことにつながりました。

アプリディレクトリのAmazonビジネス連携を使い購買業務に役立てているそうですね。

佐藤さん :

法人向けの購買専門サイトAmazonビジネスとLINE WORKSの連携機能を利用して、購買業務も省力化しました。以前は農業用機械のパーツや事務所で使う日用雑貨などは、各従業員が買い出ししていましたが、それでは手間がかかり立て替え金の精算も面倒です。今は全従業員に購買権限が与えられ、LINE WORKSから直接Amazonビジネスで必要なものを手早く注文することができます。購買時には承認者を選択でき、承認者のLINE WORKSに承認依頼の通知が届くので、承認が一人に集中する負担や、間違った買い物の防止にもなりました。

皆さんが特に実感されている、LINE WORKSがもたらした効果は何ですか。

佐藤さん :

トークやノートなどに可視化された情報が日々蓄積されるようになり、未経験の人が農業のノウハウをスピーディに身につけるためのナレッジとして活用できるようになりました。一般に非農家出身者の新規就農は難しいと言われますが、ITを活用して環境を整えればそのハードルを下げられると確信しています。

森川さん :

天候などに左右されやすい農業は、労働基準法で定められた労働時間等の規定の適用外ですが、当社の従業員はしっかり休日を取ることができています。その背景には、LINE WORKSをはじめとするITツールの活用による業務効率化があると思います。

中森さん :

さまざまな作業の記録をデジタル化して蓄積することで、評価・改善・成長という好循環を生み出すことができます。私はLINE WORKSを単なるコミュニケーションの手段だけではなく、そうした好循環をもたらすためのツールとして捉えています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

佐藤さん :

圃場に置いている農機は盗難されやすいので、センサーを取り付けて業務時間外に稼働したり移動したりすると、LINE WORKSに自動通知されるといった仕組みを構築できればと考えています。

中森さん :

さらなるプラットフォーム化が進んで、例えば農薬や肥料の在庫管理など、農場管理全体がLINE WORKSだけで完結するようになれば、いっそう生産性が向上すると思います。その先に想定しているのは、LINE WORKSに蓄積したデータをよりよい農業経営に活かすことです。そのことを通じて、日本の農業全体の生産性を高めることが私の目標です。

【お話を伺った方】

中森 剛志さん

「日本の農業を救いたい」との思いから就農し、農業法人を設立。ITの活用による効率化を推進し、農業を成長産業に導こうとしている。

佐藤 康平さん

大学農学部を卒業後、SEとして働いた経験を活かし、農作業と社内管理業務を兼務。業務効率に向けたITツールの導入・運用にも携わる。

森川 あみさん

大学農学部を卒業し、2021年に新卒入社。圃場で農作業に従事している。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年2月当時のものです。