本事例のポイント

• 情報共有の体制が整い、園児のけが報告など保護者へのフォローが全職員ができるように
• 紙の書類を掲示板に置き換え、業務時間の削減とクラスを越えた見守る保育を実現
• 新入職員やサポートスタッフも園全体の動きを把握しやすくなり、早期離職を防止

さくらしんまち保育園の特長を教えてください。

小嶋さん：

当園は「一人ひとりを大切にする保育、100対1の保育、楽しく美味しい給食」を保育理念に掲げ、2008年4月に創立された保育園です。そんな当園の特長は「食育」で、12時になったら一斉に「いただきます」をするのではなく、子どもたちが食べたいタイミングで食事を始められるセミバイキング形式をとっています。食事をはじめとする生活のさまざまな場面で子どもたち自身が選択する機会を大切にしています。その結果、多くの子どもたちが食事を楽しみ、偏食が解消される傾向が見受けられます。

LINE WORKS導入前は、どのような課題に直面していましたか。

吉田さん：

これまでは主に「紙」や「人づて」で情報共有を行っており、当時の保育者たちはとにかく多忙で、伝達事項はペンで手に書き残さなければならないほどでした。さらに、業務日誌を作成するために事務室まで移動し、手書きで記入しなければならない状況でした。その多忙さゆえ、保育士を含む職員間のリアルタイムな情報共有以前に、連絡事項が職員全員に行き届かないことも珍しくありませんでした。こうしたアナログな情報共有の体制が、忙しい保育士の負担を一層増幅させる状況になっていたのです。

また、事務職員は全職員への確認事項が多く、ことあるごとに各クラスを回って「○○はどうですか？」と聞かなければならず、業務負担を感じているようでした。

小嶋さん：

保育園では優先順位に関係なく次から次へとさまざまな情報が押し寄せてきます。正直、「どの情報が重要なのか」「どの情報に対応が必要なのか」を整理するのが難しく、混乱することもありました。また、記録する手段は紙の他にPCでWordに打ち込む場合もあり、バラバラな情報管理にも課題を抱えていました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選定された理由を教えてください。

小嶋さん：

私たちがLINE WORKSを選定した最大の理由は、日常的に利用しているLINEと操作性が似通っていることで、忙しい保育士でも容易に使い始めることができると考えたからです。操作が複雑なツールを導入すると、それを覚えるために職員全体に時間と心理的な負担を増やします。またLINE WORKSは、トークやカレンダー、掲示板、アンケートといった機能がすべて1つに備えられているので、職員間の業務に必要な情報共有・ツールの集約を行うのに最適だということも選定理由となりました。

LINE WORKSの具体的な活用方法および導入成果をお聞かせください。

【掲示板】全職員との情報共有がスムーズに行え、いつでも必要な情報にアクセスできる

【アンケート】購買に関するアンケートでは、意見回収の労力を大幅に軽減

【グループ】他クラスの活動予定をタイムリーに把握でき1日の活動計画が立てやすくなる

小嶋さん：

業務日誌やけが報告書など、紙で管理していたものはすべてLINE WORKSのテンプレート機能を使って登録し、そのテンプレートで掲示板に投稿するよう書類管理の仕方を変えました。手書きよりもスマホやタブレットで入力する方が時間を短縮でき、結果、業務時間が削減されました。また、事務室に戻らないと確認できなかったことも、持ち歩いているスマホでいつどこでもチェックできるようになり、情報共有もスムーズになりました。以前は職員の行動を可視化する方法がなかったのですが、テンプレートのおかげで入力の手間をかけることなく活動を見える化でき、誰かが自主的に行なってくれた仕事にも気付けるようになりました。また、テンプレートは後から修正できるので毎年変わる園のテーマを設問の中に含めて、業務日誌で振り返りできるようにもなっています。

そして、テンプレート機能は朝礼でも効果を感じています。例えば、朝礼用のテンプレートを用意し、おおよその連絡事項は朝礼前に掲示板へ投稿してもらいながら、重要な連絡事項のみ絞って伝えています。以前は報告された内容を朝礼の時間中に紙に書いて記録を残していたので、次の発言者は書き終わるまで待ったりすることもありました。現在はその待ち時間もなくなり、またポイントを絞って報告できるようになったので以前の約2/3にまで時間を短縮できました。そうして生み出された時間は、日頃多忙な職員の心のケアのための対話に充てています。

また、子どものけが報告は大小関わらず全職員が知っておくべき重要事項なので、業務日誌と同様に掲示板に投稿するようになりました。現在では投稿者以外の保育士・職員も、誰が・いつ・どのような怪我をしたのかなどを、タイムリーに把握することができています。報告する項目はあえて減らし、すぐ共有できるようにしています。

吉田さん：

以前は、子どもたちと日中過ごしたあとに、時間を確保して他の職員が残した紙の記録を確認していたので、「よし、みるぞ」という気力が必要でした。LINE WORKSが導入されてからは、それが手元で手軽に確認できるようになったことは大きな変化です。

保育の仕事において、子どものある結果に至るまでの過程を把握することはとても重要です。それは担当保育士のみでなく、他の職員も同様なのですが、LINE WORKSを導入して情報共有をするようになってからは「その経緯を知らない」という職員はいなくなりました。

その他、保育士が当日のクラスの活動予定をグループトークで全職員と共有しています。その結果、全員が他のクラスの予定も踏まえて1日の活動を組み立てられるようになりました。

一日を通して全職員が同じ情報を差異なくリアルタイムに共有

また、LINE WORKSを導入している姉妹園とのやり取りもグループトークで行っています。以前は電話でのやり取りが多く、行き違いも多かったのですが、グループトークであれば、互いに自分の好きなタイミングで返信が可能になりました。その結果、姉妹園との連絡がスムーズになり、同じ年齢の園児たちを集めて園庭で遊ぼうといった、積極的な交流や企画も行われるようになりました。

さらに、アンケート機能を利用し、例えば「園で飼育するウサギの色は何色がいいですか？」という質問を職員に投げかけることもあります。以前は1人ひとりに聞きに回っていたことも、アンケート機能を使うことで手間が省け、効率的に回答を集められるようになりました。

小嶋さん：

また、当園では「100対1の保育」という保育方針を掲げています。それは職員の1人ひとりが定員100名の子どもたちと向き合うという意味です。LINE WORKS導入により、情報の即時共有と全職員への情報伝達を実現した結果、この保育方針をさらに具体的な形で推進できるようになりました。

例えば、担任の保育士が掲示板に「太郎くんが苦手だった人参を食べられるようになりました」と投稿したとします。その投稿を見た他のクラスの保育士たちは、太郎くんの保護者に「太郎君、人参が食べられるようになったそうですね！」と声をかけることができます。ちょっとした情報共有からクラスの垣根を越えた全職員による保育、つまり「100対1の保育」がより具体化されたのです。

会議室では鉛筆を使わないなど、LINE WORKSの利用にあたり園で意識していることがあるとうかがいました。

小嶋さん：

当園では特に3つのポイントを大切にしています。1つ目は「鉛筆は情報の独り占め」という考えの徹底です。実は、当園の会議室には鉛筆が1本もありません。鉛筆で記述した情報は、コピーしない限り他の人と共有できません。これは意図しない情報の独り占めを招き、保育の質を下げる可能性につながるため、当園では鉛筆の使用を止めタブレットやパソコン、スマホでの入力にこだわるようにしています。

吉田さん：

2つ目は、「新人は闇の中」という考え方です。当然ですが、新入職員は経験や知識がないため、現場がどのように動いているのかを理解するのは困難であり、その困難さを「闇」と表現しています。その闇を明るく照らすものが情報であり、園や先輩からの情報発信により、新入社員も保育園全体の状況や保育に対する考え方を理解していくことが可能になります。その意味で、簡単に情報にアクセスできるLINE WORKSは新入社員にとって非常に重要なツールとなります。

小嶋さん：

3つ目は「全職員への発信を大切にする」という方針です。当園では、全員が仲良く働く環境をつくることを目指しています。そのため、誰もが「私はその情報を聞いていない…」という疎外感を抱いてほしくありません。だからこそ、用務員さんや非常勤の保育士も含めた、全職員への情報共有を意識してLINE WORKSを運用しています。

LINE WORKSの活用を検討している他園にメッセージをお願いします。

小嶋さん：

保育業界では勤務時間中のスマホやタブレット操作が、保護者には仕事を怠っているように見えるのではないかという懸念からスマホアレルギーの文化が根強く残っています。当園だけでなく保育業界全体もICT化を進める必要があると考え、私自身、他の保育園にもLINE WORKSを推奨していますが、なかなかLINE WORKSの導入に踏み切れないところが多いのが現状です。

しかし、当園が実際に保護者への意見を求めたところ、職員が業務中にスマホやタブレットを使用することにまったく問題視していないことが明らかになりました。むしろ保護者としては、スマホで撮影した子どもの様子の写真を送ってもらえたり、タブレットで記録された正確な情報をもとに我が子の様子を共有してもらえることに、好意的な反応がありました。

そのような実際とイメージのギャップを認識した上で、保育業界全体でのICT化とLINE WORKSの活用を推進し、保育業界がより働きやすく、各保育園が理想の保育サービスを提供しやすい状況がつくり出されることを期待しています。

【お話を伺った方】

園長

小嶋 泰輔さん

さくらしんまち保育園の園長。

副主任

吉田 あやさん

さくらしんまち保育園の副主任。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年5月当時のものです。

本事例のポイント

• メールのウイルス感染対策として、LINE WORKSの外部トーク連携によるやり取りを解放
• 約1年に亘る内定者フォローに活用し、内定辞退防止や入社準備の効率化を実現
• セコム安否確認サービスやWevoxをLINE WORKSと連携させ、総務業務を効率化

LINE WORKS導入から約7年が経過しましたが、活用における変化について教えてください。

齋藤さん：

大きな変化として、取引先との外部トーク連携における申請許可制を廃止しました。今は申請しなくても取引先とLINE WORKSでつながれるようになりました。この変更は、セキュリティリスク対策を目的としています。メールに添付されたZIPファイルから感染するウイルス「Emotet（エモテット）」の問題が継続しており、不審なメールも確認されています。そのため、メールでのやり取りを減らす必要性を感じていましたが、外部の企業とのやり取りはメールが主流でした。

そこで、添付メール文化を変えつつ、LINE WORKSを使用している取引先との安全なやり取りを促進するため、自由にLINE WORKSでつながってもよいというルールに変更しました。

そのほか、LINE WORKS利用に関して全社的な変化はありましたか。

齋藤さん：

全社の電話帳としてもLINE WORKSのアドレス帳を使うようになりました。背景には、ほぼ全社員がLINE WORKSを利用していることがあります。LINE WORKSのアドレス帳は、組織階層化されたツリー構造になっており、キーワード検索はもちろん部署から順に辿ることもでき、該当者の連絡先を簡単にみつけることができる利点があります。

人事部におけるLINE WORKSの活用方法について教えてください。

大なぎさん：

私たちは採用における内定者フォローにLINE WORKSを活用しています。以前は、電話やメール、採用管理システムなどを使い分けて内定者との連絡を取っていましたが、手間がかかっていました。また、入社前の研修に関する作業は、内定者だけのグループ内でメールアドレスを交換し進めるようにお願いしていましたが、人事部自身がそのグループに参加していなかったため、作業の進捗状況を把握することができませんでした。

しかし、LINE WORKSを通じて内定者とつながることで、連絡がスムーズになりました。また、研修に関する内定者どうしのやり取りを人事部が必要に応じて見守ることもできるようになりました。具体的には、研修の日程連絡やデータ配布など主に連絡ツールとして活用しています。また、オンライン研修ではビデオ通話も利用しています。

鈴木さん：

LINE WORKSを活用した内定者フォローは、内定辞退を防ぐ効果があると考えています。昨今の新卒採用では、早い段階で内定を出すケースがあり、約1年前の3〜4月に内定を承諾いただくこともあります。つまり、企業側としては最長で約1年間、内定者が卒業するまでの間、関係性を維持することになります。LINE WORKSを利用してからは、内定者はメールや電話よりも気軽に採用担当者へ相談や質問ができることから、私たちは内定者の不安を広範にサポートすることができます。実際に、昨年の採用活動において内定辞退者は、前年と比較してわずか1名にとどまりました。

内定者とLINE WORKSでやり取りするにあたり、工夫している点は何でしょうか。

鈴木さん：

私たちは管理機能にあるモニタリング機能を使用しています。20個程度のネガティブなキーワード（「辞める」「体調が悪い」など）を設定し、トーク上でこれらのキーワードが検出された場合には、管理者にメールで通知される仕組みです。ただし、内定者にはあらかじめ会社側ではログを確認できることを伝えているため、現時点ではネガティブなやり取りは発生していません。

また、これまで紙書類で郵送していた入社手続きに関連する書類は、LINE WORKS上で内定者に共有しています。これにより、封入や送付作業が不要になるだけでなく、新入社員に手渡す書類も約1/5程度に減らすことができペーパーレス化を進めることができています。内定者としても、スマホでデータをすぐに確認できるので、紙の書類よりも便利であると喜ばれています。

内定者＋人事のグループはエリア別に分かれており、研修の日程連絡やデータ配布を行うほか、質問などを受け付けるなど、入社までのフォローとして活用

情報システム部におけるLINE WORKSの活用方法について教えてください。

齋藤さん：

私たちは「DialogPlay」というチャットBot作成プラットフォームを使用して、チャットBotを構築しました。このチャットBotは、経理処理に関する質問や管理部門・人事部への問い合わせに自動で回答することができます。チャットBotの導入により、情報システム部への電話問い合わせが減少しました。

印象的なLINE WORKSの導入効果は何でしょうか？

齋藤さん：

本社移転の際に、内線電話を完全にLINE WORKSに置き換えました。年間の電話代は1つの拠点で約4万5,000円でしたが、約300の直営店舗を対象にすると、年間で約1,350万円の節約になりました。

さらに、固定電話回線の数には制限がありますが、ほぼ全社員の携帯電話にはLINE WORKSがインストールされています。LINE WORKSに切り替えたことで、電話回線の混雑による通話不可のリスクがほとんどなくなり、つながらない場合でも、トークで「あとでかけ直します」と簡単に伝えることができるため、利便性も向上しました。

人事総務部門 社員活躍推進部でもBotを活用して、安否確認やエンゲージメント調査を行っているのですね。

長田さん：

BCP（事業継続計画）の一環として、LINE WORKSとセコム安否確認サービスを連携させました。災害時にはLINE WORKS上で「今、無事ですか？」「営業継続できますか？」などの安否確認通知をBotで対象エリアの社員に自動で送り、会社の被災状況を即座に確認できる仕組みを整えました。

長田さん：

エンゲージメント調査の際には、組織力向上プラットフォーム「Wevox（ウィボックス）」の回答をLINE WORKSと連携させて回答・集計しています。以前は、メールのリンクから入力画面に移動して回答を受け取っていましたが、LINE WORKSから直接回答できるようにした結果、より短い期間で社員のほぼ100%から回答を得ることができるようになりました。

LINE WORKSを使用すれば、スマホから手軽に回答できるためハードルが低くなったのでしょう。回答率の向上により、より詳細かつ正確な分析が可能になったと感じています。

今後、LINE WORKSをどのように展開していきたいですか。

大なぎさん：

全社的には、約７年間にわたる利用経験から、LINE WORKSの活用によるコミュニケーションの促進と業務効率化の効果が非常に高く、今後もさらに生産性を向上させることができると感じています。多くのコミュニケーションツールが存在する中で、特に当社のように従業員数が多く、多様な職種の人々が集まる企業では、ツールの使いやすさが重要です。その点でLINE WORKSは必要不可欠なツールになっています。

【お話を伺った方】

財経企画DX部門 情報システム部 情報インフラ課

齋藤 雄希さん

人事総務部門 社員活躍推進部 総務課 グループリーダー 総務機能 BCP防災 エンゲージメント

長田（おさだ）洋一さん

人事総務部門 人事部 東日本人事課 グループリーダー

大なぎ 武史さん

人事総務部門 人事部 東日本人事課

鈴木 涼太さん

LINE WORKSの導入当初のインタビュー記事はこちら

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年4月当時のものです。

本事例のポイント

• 紙で管理されていた日報や会議資料、マニュアルを電子化し全社で共有
• 情報共有の活性化により、学生講師や新人職員の育成・定着に貢献
• 管理システムとの連携で更新された学習データはBotで通知、日々の確認が容易に

御社の事業内容をご紹介ください。

冨松さん :

「長崎から世界に羽ばたく自立型人間を育成することで地域社会に貢献する」を経営理念として1991年に設立された当社は、県内に学習塾、予備校、オンライン個別指導教室、通信制高校サポート校、資格試験スクール、児童発達支援施設などを運営。全体で1,300名ほどの生徒が学んでいます。

長崎県が抱える深刻な課題の1つとして、地域間の教育格差が挙げられます。その解消を目指す当社は令和4年度の「長崎県サービス産業経営強化事業認定企業」として県の支援を受け、離島など塾に通えない地域の生徒でも、一人ひとりにパーソナライズされた質の高い教育サービスを受けられるオンライン学習システムを開発するなど、教育DXの推進にも注力しています。国が進めるGIGAスクールとも歩調を合わせ、ICTの活用による児童・生徒の自立的かつ個別最適な学びを塾でも実現しようとしています。

LINE WORKSの導入前はどのような業務課題を抱えていましたか。

冨松さん :

メールや塾経営支援システムを導入していますが、いちいちログインするのが煩雑で、本社と各拠点や職員どうしの連絡には電話やLINEが多用されていました。社内のコミュニケーション手段がバラバラなことが、円滑な情報伝達を妨げる要因となっていました。

亀谷さん :

私は自立学習教室の教室長を務めながら、他の3教室の教室長のマネジメントもしています。普段は各校舎の教室長と顔を合わせる機会がなく、相手や状況に応じて電話、メール、LINEのどれが適しているかを都度判断していました。

鴛渕さん :

電話は相手が必ず応答してくれるとは限らず、メールはいつ読まれるかわかりません。他の職員に急いで確認してほしい伝達事項をメールで送ってから「見てくれましたか」と電話をかけるなど、多くの無駄がありました。

安藤さん :

職員間の連絡がスムーズでないことに加え、業務マニュアルや生徒の成績データなどが紙書類として保存されており、閲覧や共有にも手間がかかることも課題でした。

冨松さん :

提供する教育の質を高めるには、職員の間接業務をできるだけ省力化して、本業である「指導」に集中できる環境を整えることが不可欠です。その観点から職員がどんな業務にどれだけ時間を使っているかを調査した結果、紙書類の作成や業務連絡に多くの時間を取られていることがわかり、教育DXの一環として全社を挙げて改善に乗り出しました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由をお聞かせください。

冨松さん :

情報のスピーディな伝達・共有にはビジネスチャットが有用ではないかという社長の意向も踏まえていくつかのサービスを比較した結果、LINEと操作性が似ており、運用コストが手頃なLINE WORKSに注目しました。ビジネスチャットにはPCでの利用を前提としたものが多い中、LINE WORKSはスマホでも使いやすく、アルバイトの学生講師に自身のスマホで使ってもらうのに向いていると感じました。通知の受信時間を設定できるのも魅力的で、学生講師や事務系業務を委託している協力会社も含めて100名弱にLINE WORKSアカウントを付与しました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入成果を教えてください。

【グループ】業務情報を一斉に伝達でき煩雑だった連絡業務を省力化

【フォルダ】業務マニュアルなど各種書類を電子化して保管

【掲示板】研修動画などをアップ/日報を投稿して共有

【カレンダー】メンバーの予定や研修を可視化/社内設備の予約を管理

【タスク】メンバーへの業務依頼を効率化し、生産性が向上

冨松さん :

連絡手段をLINE WORKSに一元化し、部署や各種プロジェクト単位でグループトークを分け、タイムリーなコミュニケーションが取れるようになりました。個人LINEの業務利用がなくなったことで、誤送信による業務情報の漏えいのリスクも軽減されています。

亀谷さん :

自立学習教室の教室長たちとは、無料ビデオ通話を使ったオンライン会議もよく開きます。各教室長の日程はカレンダーに入力して全員で共有。会議用の資料などもノートに保存するようにしたことで、以前とは比較にならないほど素早く情報を共有できるようになり、ペーパーレス化も進みました。メンバーへの業務の依頼と管理はタスク機能で行い、いちいち電話やメールなどで進捗確認をする必要がなくなったことも生産性が向上したと感じています。

瀬戸山さん :

私が入社した時点では既にLINE WORKSが運用されており、職員どうしがLINE感覚で手軽に業務連絡をしていることに驚きました。しかし、私もすぐに操作に慣れ、別部門の職員に伝えたいことがあれば、アドレス帳から簡単にトークや無料音声通話で連絡がとれるので快適です。

鴛渕さん :

LINE WORKSのグループトークなら一斉に情報を発信できますし、誰が既読になったかまでわかるので、未読の相手にのみ再度連絡するといった効率的な対応が可能です。カレンダーの設備予約機能で、教室や駐車場などの利用管理もラクになりました。

冨松さん :

以前は紙に書いていた日報もデジタル化しました。出張が多い社長も目を通しやすくなり、職員の動きを把握してくれるようになりました。

学生講師の皆さんはLINE WORKSをどう活用していますか。

清水さん :

特に便利だと思うのは、生徒から正社員の講師にしか対応できない相談を受けたときに、その内容を直ちに伝えられることです。以前は上長が近くにいないため、うっかり報告し忘れることがありましたが、今はそんな心配もありません。

仁泉さん :

業務連絡の他に、仕事の悩みを他の学生講師からアドバイスや励ましを得て、モチベーションを高めた例もあります。

力岡さん :

カレンダー機能が充実しているのはLINE WORKSならではです。他の講師の予定を把握したうえで、会議の日程調整をスムーズにできるのが良いところです。

左から、学生担任助手の清水 裕貴さん（右）、学生講師の仁泉 大樹さん（中）、学生担任助手の坂田 啓真さん（左）

代講連絡をノートで、個々の作業をタスクで依頼・管理することで事務作業を効率化

ほかにLINE WORKSによってどんな業務改善が進められていますか。

・新入職員のキャリアパスをカレンダーで可視化し教育効果アップ

・職員が実践した業務改善事例を掲示板に投稿して共有

・管理システムに蓄積された生徒の学習データをLINE WORKSで閲覧

冨松さん :

ビジネス文書や業務マニュアルに加え、教育業界の最新動向をフォルダや掲示板で共有しています。新人講師向けの「出席簿のつけ方」「挨拶の仕方」などの研修動画もアップし、多様なナレッジやノウハウを以前よりしっかり周知できるようになっています。

亀谷さん :

また、社員を教室長へと育成するためのキャリアパスをカレンダーに落とし込んでいます。カレンダーのメモ欄にどの時期にどんな業務ができるようになればよいかを記載することで、本人が意識的に業務を遂行できるように工夫しています。

冨松さん :

職員全員の意識も変わり、学生と社員、学生どうしの意思疎通が活性化したことで、LINE WORKS導入後は大学卒業による退職を除いて学生講師の退職率は2割減じております。

瀬戸山さん :

元塾生である私は最近入社し、自立学習教室の社員になりました。年間のキャリアパスが可視化されていることは、私にとってわかりやすくて、不安を和らげるのに役立っています。

新任者の教育スケジュールをカレンダーで可視化。

指導にあたる教室長との親密なコミュニケーションが日常的になされることによって、新任者が働きやすい環境を整えている

冨松さん :

有給消化日数も6日から10日に増加し、従業員に『余裕』が生まれたことから「つきいち業務改善」という新たな取り組みを始めました。投稿された業務改善事例の中から、各職員が特に優れていると思うものに投票し、得票数の多い事例を表彰しています。採用した事例のひとつに、手書きのスケジュール帳で業務や面談の調整をしていたのをLINE WORKSのグループトークの共有カレンダーに切り替え、調整の省力化とミスの軽減を実現しました。

安藤さん :

また、中等部では学校の定期テストの結果を把握しており、以前は講師が生徒から成績を聞き出して紙に記録していました。また生徒は毎授業で学習について振り返りを紙に書いていましたが、現在はそれぞれの生徒がLINE公式アカウントに入力してもらい、自動的に管理システムに蓄積される仕組みを構築しています。データが更新されると、担当講師のLINE WORKSにBotで通知されます。生徒はわざわざ校舎にくることなく成績の報告や振り返りをすることができ、講師はいつどこにいても生徒のデータを確認できるようになりました。

冨松さん :

私たちは、学習の進捗管理を省力化するのはもちろん、生徒が自らの成績や目標、授業での学びを振り返り入力・管理することで自身の学習状況を把握し、「自立型人間の育成」につながることを期待しています。このように、LINE WORKSは当社が進めようとしている教育DXの推進において、いくつもの重要な役割を担ってくれています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

冨松さん :

以前取った社内アンケートで『LINE WORKSの利用は、社内のDXにつながる』と83%が回答をしてくれました。今後はさまざまなシステムとのAPI連携やBot活用をさらに進めて働き方改革・学び方改革を促進し、その成果を当塾だけではなく全国の教育現場にも広めていきたいと考えています。そして、現在はLINE WORKSを保護者や生徒との情報共有にも活用できる取り組みを検討しています。

【お話を伺った方】

冨松 太一さん

自宅にいながら通塾時さながらの受講体験ができるオンライン授業を開発するなど、教育のDXを推進。

亀谷 新さん

自立学習RED 西海大島教室の教室長

瀬戸山 理恵さん

自立学習RED 佐世保京町教校の社員

安藤 純平さん

中等部 日宇校の教室長

鴛渕 楓さん

中等部 佐世保駅前校の教室長

清水 裕貴さん

学生担任助手

仁泉 大樹さん

学生講師

坂田 啓真さん

学生担任助手

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年9月当時のものです。

本事例のポイント

• 患者との会話や周辺情報を共有し患者に提供する医療サービスを向上
• 産休・育休後の職場復帰の不安を払拭
• 最も患者を理解している職員に購買権限を与え、より良い病院作りへ
• 外来患者の拡大と職場満足度向上に貢献

筑波胃腸病院についてお聞かせください。

鈴木 隆二さん：

筑波胃腸病院は、約35年前に開設された消化器を専門とした病院です。外来では月間で約4千人近くの患者様に利用いただいており、地域に根付いた専門性を持った病院として運営しています。私は理事長として病院経営全体を統括するほか、副院長として患者さんの診察に携わっています。

田村さん：

私は病院長として、診察や手術を担いながら全職員を率いています。当院は入院ベッド数が60床。年間で460前後の手術を行っています。内視鏡検査も数が多く、上部下部を合わせれば年間6千件以上の検査を行っています。

情報共有において、これまでどんな課題を抱えていましたか。

松浦さん：

私は事務長として病院のバックオフィスを統括し、また毎日の朝礼では経営からの情報を全職員に伝えています。病院は看護師、事務職ともに、常に現場で動き回っていたり、勤務シフトが異なることもあり、情報を共有するのは非常に難しい職場だと感じています。例えば、重要な情報を朝礼で共有しても、勤務が休みの職員には行き渡りません。それを回避する手段として手書きの申し送りノートがあるのですが、読んだかどうかはわからないですし、申し送りノートを見る時間がなく伝わっていないということは日常茶飯事でした。

鈴木 隆二さん：

看護師や職員間の申し送りは漏れなく行っていますが、記録に残さないような患者さんに関するちょっとした日常会話や周辺情報を全員が常に共有できるとは限りません。「あの職員さんは知っているけど、あの看護師さんは知らない」とか、「別の看護師さんに言ったのに」というのは、やはり患者さんの不信感につながります。

診察は病気だけを診るのではなく、人そのものを診ていくべきで、我々の信念です。患者さんの細かな情報を共有するためには、ITを活用することが必要になってくると感じていました。

LINE WORKSに注目した理由、導入の経緯を教えてください。

鈴木 隆二さん：

導入に当たってはさまざまなITツールを比較検討しましたが、利用する現場の職員が慣れているのは、やはりLINE です。「導入スピードファースト」という視点を第一にLINE WORKSを採用し、2019年に導入しました。

また、セキュリティ面で安心ということも導入の理由です。導入実績の中には、大学病院があり、これしかないと思って決めました。

LINE WORKSの具体的な活用と効果についてお聞かせください。

鈴木 隆二さん：

毎日の外来数や入院患者さんの数をトークで日報として発信してもらっています。また、連絡会議の報告にも用います。委員会で決まったことや、周知事項などをLINE WORKSのホームに上げてもらうことで、すべての職員が委員会の活動状況を確認できます。

最近では新型コロナウイルス対策として、アンケート機能を使用して職員の体温や体調管理を行ったり、ワクチン接種の意向確認を行ったりました。

鈴木 さつきさん：

私は手術室看護師をしています。LINE WORKSの導入によって、今までは次の出勤日まで見ることができなかった勤務表が、作成された段階で看護師長から看護部全員にトークで共有されるようになり、次の出勤日を待つことなくシフトを確認できるようになりました。

その他にも日常の業務連絡や提案なども、関連部署に一斉に伝わり瞬時に情報が共有できるという点が便利だと感じています。

永作さん：

現在、私は検診部で看護師として働いていますが、2019年の9月から先日まで産休に入っていました。休暇中は病院の状況がわからなくなるため、休みに入る前は復帰した時に今までのように対応できるかすごく不安でした。しかし、LINE WORKSを導入したタイミングでしたので、自宅にいながら子育ての隙間時間に、病院内の動きや決定事項、変更事項などをトークやホームで確認できたことで、院内の状況を把握することができました。

やはりお休み明けの時点で少しでも病院の状況を知っているのと、ゼロの状態から再スタートするのとでは、不安感がまったく違います。LINE WORKSがあるのは心強いと思います。

鈴木 隆二さん：

職員に会う度に同じことを説明しなくても、全員が同じ情報を把握できる環境があるのはありがたいです。職員どうしちょっと声を掛け合うだけで、お互いに状況を把握していて速やかに行動に移せるというのは、患者さんにとっては安心感につながりますし、職場の風通しも良くなったと感じています。

LINE WORKSによって、病気そのものに直接関わらないような患者さんの周辺情報を共有することが簡単になり、抜け漏れもなくなりました。このことは、患者さんにとって最善の医療につながると考えます。結果的に診察や検査を受ける患者さんの増加につながっているのは間違いないと思います。

田村さん：

患者さんに来院していただけるのは、僕ら医療者・医者だけの力ではありません。受付や事務の職員や外来の看護師が、患者さんに向き合い寄り添うという姿勢が、この病院の強みです。LINE WORKSを使って分け隔てなくすべての職員に一斉に情報を行き渡らせて、職員間のコミュニケーションを良くすることは、この病院の強みをより引き立ててくれると思います。

LINE WORKSと連携できるAmazonビジネスも導入していますね。
導入の狙いと実感している効果について教えてください。

鈴木 隆二さん：

Amazonビジネスを導入してLINE WORKSと連携して購買プロセスが大きく変わりました。狙いは、より患者さんのことを考える病院にし、患者さんに選んで良かったと思ってもらえる病院にしたかったことが理由です。購入の権限は職員全員に持たせ、新型コロナウイルスの感染対策としてお弁当の容器や使い捨ての手袋、事務用品など職員が必要と思ったものをAmazonビジネスで自由に購入できるようにしています。

鈴木 さつきさん：

私は資材購買担当も兼務しており、医療用資材以外の院内で必要な備品の購入はLINE WORKSと連携したAmazonビジネスを利用していますが、利用した実感を一言でいうと、LINE WORKSのトークで行うAmazonビジネスでの買い物は、とにかく時間がかからない。LINE WORKSの一部だと思ってしまうくらい、別のサービスだと意識することなくチャット画面からすぐに買い物ができるところが便利です。

通常のAmazonビジネスでいくつかのカタログを比較しながら必要な物品を探すといった煩わしさから解放されました。患者さんの対応優先で時間を使いながら、商品の検索と購入は隙間時間に行うだけで済むようになりました。時間は限られているので、業務の効率化が図れるようになったと思っています。

鈴木 隆二さん：

LINE WORKSと同時にAmazonビジネスを導入することによって、必要なものがすぐに購入できる。一番患者さんに接している看護師や事務職員が、病院として必要だと思うものを自分の裁量で速やかに購入できるようにすることは、結果的に患者さんのためになると思います。

田村さん：

一定額以上の購買は稟議書を出すという規程はあります。範囲内であっても患者さんにとって本当に必要なものを、職員自らの判断で購買ができることは、職員の満足度向上にもつながると思っています。

LINE WORKSとAmazonビジネスを活用しての
今後の展望をお聞かせください。

松浦さん：

将来的にはAmazonビジネスの購買履歴から、当院の購買傾向や価格の適正といった分析をしていきたいと思います。

田村さん：

病院は患者さんを治療し地域に貢献することが使命ですが、職員も大事です。この病院で働くことに楽しさを感じ、満足度を上げたい。高い水準の医療を提供するためには、医療技術だけでなく、職員が出勤するときに「今日も頑張ろう」と思えるような環境づくりが重要だと考えています。そうした環境を実現するために、LINE WORKSやAmazonビジネスを活用したいと思います。

鈴木 隆二さん：

今後はLINE WORKSのスケジュール機能を用いて、医師の予定を共有し看護師が医師のスケジュールを把握できるようにしたり、手術予定の管理にも活用したいです。

我々は患者さんに実際に触れないと、状態が分かりません。患者さんとの時間を密にするためには、何かを簡略化する必要があります。LINE WORKSは院内のコミュニケーションを効率化する手段としては大変有効でした。患者さんと接する部分は大事にしながら、デジタルツールを使ってもっと病院を発展させていければと思います。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年4月当時のものです。

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【資料公開】介護・福祉事業者向けLINE WORKS導入事例集

【介護・福祉業界の方必見！】セミナー・資料・活用事例まとめ

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本事例のポイント

• 離れた施設で働く全従業員が正確な情報をリアルタイムに共有
• コロナ禍のBCP対策に活用し、経緯を時系列で公表
• 介護スタッフをハラスメントから守るためにも活用
• 応募から入社後のサポートまで採用活動を1つのトークルームで完結

御社の事業内容をご紹介ください。

飛田さん：

株式会社メグラスは、2010年に愛知県名古屋市に誕生したソーシャルベンチャーです。社名の由来である「よいめぐりを世の中へ」を企業理念に掲げ、医療に強い介護施設を中心としたビジネスを展開しています。現在は、介護施設10カ所と保育室1カ所を運営しています。介護業界の先駆を切って社内SEを有し、DXに積極的に取り組んでいることが特長です。

これまでどんな業務上の課題を抱えていましたか。

飛田さん：

以前の社内業務では、コミュニケーションコストが高いことが一番の課題でした。現場のスタッフは常に動きながら仕事をしているので、プリントを配っても文字が多いと読まない傾向があります。そのため、連絡事項を口頭で伝えることが多かったのです。また中間管理職は、現場に「会社の方針だから」と一方的に伝達するだけで、背景や理由をきちんと説明しなかったので、「急に言われても困る」と困惑するスタッフが少なくありませんでした。そこで、組織の伝達経路の垣根を取り払い、現場のスタッフとリアルタイムに直接コミュニケーションを図るためにはどうしたらよいのか、真剣に考えるようになりました。

コミュニケーションの課題解決のために、LINE WORKSを選定した理由と導入経緯をお聞かせください。

加藤さん：

各社が提供しているチャットツールを複数比較検討しました。導入においての方針は、個人のスマホで、「いつでも、どこでも、誰でも、すぐに情報を共有できる」でした。その中で、システム管理者目線でポイントになったのが、MDM（モバイルデバイス管理）です。万が一スマホを紛失しても、アプリデータを削除したり、デバイスを初期化することができるためです。その機能がチャットツール自体に最初から実装されているのは、LINE WORKSだけでした。管理者側からすべてのログを見ることができ、何かトラブルが起きたときに後追い調査が行えることも決め手になりました。

一方、利用するスタッフ目線では通常のLINEと同じユーザーインターフェースなので、特別な操作教育を行わずに、誰でもすぐに使えることが選定理由として挙げられます。実際、試しに導入してみたところ、高齢のスタッフが面白がってすぐにメッセージを送ってくれ、導入のハードルの低さを実感しました。当社スタッフは20歳から64歳まで幅広い世代が働いていますが、みんな利用しています。

LINE WORKSの活用をどのように社内に浸透させていったのですか。

加藤さん：

まず、本部で試験運用を始めました。当初は1ヵ月間試して問題点を抽出し、対応策を講じる予定でした。しかし、1週間で「これならすぐに使える」と判断。2019年12月にすべての施設、全従業員に一斉導入しました。とはいえ、当初は個人のスマホを利用することに抵抗を感じるスタッフはいました。こちらから強制はしませんでしたが、利便性のよさが抵抗を上回り自発的に個人スマホでの利用者が増えていきました。現在でも一部のスタッフは、事業所内にある共有PCでLINE WORKSにログインして利用しています。

飛田さん：

人事考課などの本社からの告知をLINE WORKSで行うとし、LINE WORKSを見なければならないような方針を打ち出しました。その点も、LINE WORKSが社内で急速に浸透していった要因の一つです。

浅井さん：

当社の現場スタッフはシフト制のため勤務時間がさまざまです。休みの人、勤務の人がいる中でLINE WORKSでの業務連絡は常に行われていますが、それを閲覧・回答する時間は本人の勤務時間にしていただくようお願いしています。個人のスマホに入っているからといって勤務時間外に見る必要はありません。メールと同じで、出勤してからの確認で構わないと会社からも案内しています。

業務においてLINE WORKSをどのように活用されていますか。

飛田さん：

最初に、すべての会議の議事録をLINE WORKSのホーム（掲示板）にアップしました。それを読めば、会社がどのような目的や理由で方針を打ち出しているのか、つぶさに分かります。その結果、上から下へ伝言ゲームのように情報を伝えていくピラミッド型の組織から、誰もが会社の方針に基づいて主体的に行動し、自ら意思決定するフラットな組織形態へ変革することができたのです。

加藤さん：

介護施設では、スタッフがシフト勤務の交代時に、施設利用者様の申し送り事項を伝えることが重要な業務の一つです。そうした中、ある施設では、LINE WORKSで施設利用者様ごとのノートをホーム（掲示板）で作成し、そこにケアカルテや申し送り事項を記載する取り組みを自主的に行っています。これにより、「ムリ、ムダ、ムラ」がないタイムリーな情報共有を実現しています。

ホームを活用して施設入居者様の申し送りを関係者全員へ発信。
情報伝達の抜け漏れを防ぐ

現在は、全社でLINE WORKSのカレンダーも活用しています。新しい施設利用者様が入居する日時や、自分が担当するフロアのメンバーが会議で抜ける時間などが、手元にPCがない仕事中や移動中でも確認できるので、とても便利です。

御社は、BCP対策やハラスメントへの対応でもLINE WORKSを効果的に活用されていますね。

【BCP対策】

加藤さん：

施設利用者様の安心・安全を確保するために、全スタッフが参加するBCP策定プロジェクトを立ち上げて実施しました。その中で、災害時の連絡手段として活用しているのが、LINE WORKSです。スタッフだけでなく、外部トーク連携で薬局などと迅速に情報をやりとりできることが大きな利点です。

浅井さん：

BCP策定の一環として、自社独自の新型コロナ対策マニュアルも作成しました。感染状況に応じた4段階のステージごとに具体的な対応策を明記し、各施設のデジタルサイネージに表示。同時に、LINE WORKSの掲示板にアップして全スタッフに周知徹底を図っています。

その後、実際に当社でも介護施設のスタッフ1名が新型コロナの陽性者と判明した事案が発生しました。しかし、そのスタッフはLINE WORKSのグループトークで全従業員に即座に自身の状況を報告。それを読んだ代表の飛田は「すばやい情報をありがとう」と返信して、新型コロナ対策マニュアルの実施を呼びかけました。結果、クラスターの発生を未然に防ぐことができました。このときの重要なポイントは、LINE WORKSのノートに濃厚接触の疑いがある関係者のPCR検査の実施状況などを、すべて時系列で公表したことです。

スタッフに感染症の陽性が判明したとき、本人から速やかにメグラス全体のトークルームで報告。
対応状況についてのやりとりが全員に共有されるため、
無駄な状況確認もなく、各自が速やかにマニュアルどおりに行動を移すことができた

飛田さん：

経営者が恐れていることは、間違った噂が広まり、スタッフの退職者が相次いで施設を閉鎖せざるを得なくなることです。しかし、正確な情報をリアルタイムに共有できる仕組みがあれば、混乱を招かずに済みます。その意味では、LINE WORKSは最適なコミュニケーションツールです。

【ハラスメント対応】

浅井さん：

当社では施設利用者様やご家族から受けたハラスメントを理由に介護施設内で従事する介護スタッフの退職が相次いでいました。それをきっかけに社内プロジェクトが発足し、様々なハラスメントから守るため「スタッフプロテクション制度」を2021年4月に導入しました。

加藤さん：

施設利用者様は認知症やご病気など様々なご事情を抱えていらっしゃいます。最大限に配慮することは大前提ですし、ハラスメントに該当するかどうかは都度慎重に検討すべきです。しかし、理不尽なハラスメントまで容認する業界の悪しき『当たり前』を変えたい、という思いで社内プロジェクトは発足しました。

浅井さん：

スタッフプロテクション制度では、施設利用者様やご家族の言動を3段階に分類し、ハラスメントに該当するケースなどが生じた場合はホットラインとして設定しているLINE WORKSから本人が報告します。報告はLINE WORKSのAPIを活用した独自開発のBotを経由してすぐに共有されますので、制度の規定に従って速やかに対応します。実際に、制度を開始してから15日間で2件の報告があり、現在対応を進めています。こういった活動がスタッフを守れる仕組みとして定着し、スタッフの定着率向上と持続可能な介護サービスの提供につながることを期待しています。

スタッフの採用活動において、LINE WORKSはどう活用されているのでしょうか。

浅井さん：

採用から定着においてLINE WORKSを採用管理システム（以下、ATS）として活用していることです。当社には毎月50名くらいの求人の応募者がいます。応募がくると、「採用状況」「氏名」「応募職種」「勤務形態」をグループ名としたグループトークを作成し、本社の採用部門、面接を担当する施設のスタッフでやり取りを集約しています。グループトークでは、メンバーで共有できるノートや予定機能を使って職種などの基本情報、面接スケジュールなどを共有しています。内定者の受け入れ準備などが速やかに行えるので、すごく便利です。

また、採用となった際には同じトークルームに入社後にサポートする施設スタッフも招待しています。採用時の情報から人事面談のフィードバックまで一元管理で共有でき、入社後のフォローにまで活用できることは採用業務の効率化にもつながっています。

選考状況をグループ名に表記。
キーワード検索でソートしリスト化できるため、管理が容易

当初は、月10万ほどのATSの導入も検討しました。しかし、ATSでは採用後のフォローまでを一気通貫して行うことはできません。LINE WORKSを日常業務で活用しているうちに、それらと同様なことが実現できることに気づき、余分な導入投資を行わずに済みました。

今後、LINE WORKSの活用をどのように拡げていきたいと考えていますか。

加藤さん：

LINE WORKSのコミュニティを参考にしながら、Botの自社開発を進めています。今後も、多彩なシステムやサービスと連携させながら、LINE WORKSをコミュニケーションのハブとして効果的に活用していきたいです。

浅井さん：

ATSとしての使い方やBCPツールとしての使い方など、さまざまな事例に関して社内にとどめるのではなく、どんどん社会へ発信していきたいと思っています。特に介護業界のデジタル化は他業界に比べて大変遅れています。業界全体によいめぐりをめぐらすきっかけとなれるよう、これからもLINE WORKSとのチャレンジを続けて参ります。

＊スタッフプロテクション制度　介護スタッフが利用者や家族からハラスメントを受けた際の言動を３分類に色分けし、それぞれの措置方法をマニュアル化して周知・本人からの申告に基づき対処するメグラス社独自の社内制度。

https://meglus.co.jp/news/detail.html?id=1347

【お話を伺った方】

飛田 拓哉さん

代表取締役。聖路加国際病院にて総合内科・緩和ケア・在宅診療に５年間従事し、米国ミシガン大学に留学してMBAを取得。帰国後、外資系コンサルティングファーム ベイン・アンド・カンパニーを経て、メグラスを設立。

加藤 俊太朗さん

トヨタデジタルクルーズ（現トヨタシステムズ）でSE業務に従事した後、メグラスに介護スタッフとして入社。現在は、社内SEとしてDX推進の原動力を担当。

浅井 有希子さん

リクルート系の求人広告・人材紹介会社で企画営業職に従事した後、飲食業界での人材育成職・秘書職を経て、メグラスに入社。介護スタッフの採用・定着支援、広報・ブランディングを担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した当時のものです。

【資料公開】介護・福祉事業者向けLINE WORKS導入事例集

【介護・福祉業界の方必見！】セミナー・資料・活用事例まとめ

若手の採用・育成は多くの企業が抱える課題の一つ。一方で、若手とベテランとのコミュニケーションに微妙なズレが生じていることもまた事実です。東京・品川に本社、名古屋と仙台に事業所を構え、全国各地において電気設備工事やLAN工事、施工管理業務を行っている株式会社ネクストは、この課題を見過ごさず真摯に向き合いました。組織若返りのために若手の採用と育成を進めるなかで、若手の意見に耳を傾けLINE WORKSを導入。組織全体の活性化と若手社員の採用実績に繋がっています。

本事例のポイント

• 若手社員の意見を尊重しLINE WORKSを導入
• 会社全体の意思決定や業務がスピードアップ
• 高卒社員の採用と定着に活用

御社の事業内容を教えてください。

田所さん：

当社は東京・品川に本社を構え、企業向けの電気設備やネットワークの工事、またその施工管理業務を行っています。オフィスビルのほか、病院やショッピングモール、公共施設など全国に豊富な実績があります。

社員数は60名ほどおり、数年前までは社内の高齢化が課題だったのですが、7年前から毎年高卒採用を続け、しっかりと育成・定着が進んでいます。

LINE WORKSの導入以前はどんな課題がありましたか。

田所さん：

当社では「社員にいかに力を発揮してもらえる環境を作るか？」ということを念頭に様々な施策を行っています。充実した研修制度はもちろん、社員旅行や社内外を巻き込んだサークル活動の補助などにも積極的に取り組んでいます。社員どうしの仲はとても良いと思います。組織の関係性をよくすることは、社員一人ひとりのパフォーマンス向上にも影響すると考えています。

ある時、若手社員から本音を聞く機会がありました。「仕事中に先輩に電話をかけづらい」「電話をかけるタイミングがわからない」というものです。工事の現場では、他の社員と離れた場所で作業することが多く、先輩社員に電話で質問や相談をすることがあります。

しかし、電話先の先輩が忙しければ迷惑になる、かかってきた電話に出られなくても迷惑をかけてしまう。「ちょっと聞きたいだけなんだけど」という場合に、若手はためらってしまうようでした。

私やベテランの職人にとっては、電話連絡は当たり前の行動ですし、正直最初はピンと来ませんでした。しかし、話を聴いてみると、彼らは現場で、電話ではなくプライベートのLINEで連絡を取り合うケースがあったのです。LINEであれば、ちょっとしたことが聞きやすく、相手の作業を妨げません。最近の若手は、電話よりLINEのほうがコミュニケーションしやすいということがわかりました。

しかし、LINEというプライベートのツールで業務上のやり取りを行うのは、セキュリティの観点から会社としては推奨できません。加えて、社員のプライベートに仕事が入り込んでしまうというのは、会社としては本意ではありませんでした。

LINE WORKS導入の経緯を教えてください。

田所さん：

LINEで行っていた業務上のやり取りを別の手法に置き換えたかったため、知人から紹介されたLINE WORKSを導入することにしました。

当時、働き方改革の一環で、現場の生産性を高めるためにスマートフォンを支給するタイミングだったので、LINE WORKSを予めインストールして全社員に支給しました。

LINE WORKSの定着もスムーズでした。若手は全く違和感なかったようで、ベテランも最初の設定でいくつか質問があったくらいでした。LINEと同じなので、メッセージを見る・送るという基本かつ最重要な部分では難しいハードルはなく、誰でも使えています。

LINE WORKSをどのように利用していますか？

田所さん：

現場ではたらく若手と先輩、ベテランの社員とのコミュニケーションが活発になりました。

写真や動画を撮影して送ることも簡単なので、現場の状況が詳しく、スムーズにわかるようになりました。口頭での説明がいかに難しかったかということは、電話が当たり前だったときには気づきませんでしたね。

若手からの質問・相談も、電話だと1人にしか聞けませんが、LINE WORKSであれば社内全員に同時に聞くことができます。わかる人がすぐに回答するので、疑問の解決がとても早いです。またそういったやり取りを、私含め社内全員が見られるのも、それぞれの社員や現場の状況が見えて安心できます。

本社や事務所ごと、部署ごとといった単位でトークグループをつくり、情報を共有しています。社内のやり取りはすっかりLINE WORKSになりました。

経営層として感じるLINE WORKSの活用による効果はありますか？

田所さん：

社内のやり取りがLINE WORKSに統一されたことは、決裁者でもある私にとってもメリットがありました。私には、社員から急ぎの相談や決裁を求められることが多くあります。

以前、相談や決裁申請はメールで行っていたのですが、メールはDMや社内外含め色々な方から送られてきます。あまりにも大量に届くので、無意識のうちに「メールは後で見る」という習慣がついていました。

一方で、LINE WORKSの利用は社内のみとしているので、スマホに届くLINE WORKSからの通知は、必ず社内からとわかるので、すぐに確認して返事をする癖がつきました。会社全体の意思決定・業務スピードが上がっていると実感しています。

フランクにやり取りできることもメリットだと感じます。メールで社内連絡を行うと少々堅苦しいやり取りになりがちですが、LINE WORKSであれば、定型の挨拶もいりませんし、用件だけをシンプルに送れます。社内のコミュニケーションの雰囲気が柔らかく、明るくなりました。

他に、活用しているLINE WORKSの機能はありますか？

田所さん：

LINE WORKSのホーム（掲示板）は、「社員全員が見られる場所」として、当社のサークル活動で便利に使っている機能です。会社がサークル活動として容認する条件の一つに「全社員に声掛けをすること」があります。ホームを使い、効率的に条件を達成できるようになりました。

サークル活動の運営には、社員のスキルアップが目的でもあります。現場では複数のパートナー企業と協業することがあります。当社の社員には知識や技術はもちろん、主体性やリーダーシップ、調整力も必要になります。サークル活動の運営を通して、ツールを活用することと、実務で活かせるスキルを自然と培ってほしいと考えています。

採用活動でもLINE WORKSの導入をお伝えしているようですね。

田所さん：

当社は高卒採用に力を入れており、工業高校に採用の打ち合わせに伺ったり、高校生向けの会社説明を実施しています。

そこでLINE WORKSというビジネス版LINEを取り入れ、社員との業務連絡で使っていることをお伝えすると「若手に理解のある会社」という印象で受け止めていただけるようで、当社の評判が口コミで伝わったり、応募数が増えたりと採用活動にも効果を感じています。

今後のLINE WORKSの活用について教えてください。

田所さん：

社員にはどんどん自分の意思や思いを仲間に発信して、お互いに刺激し合い成長してほしいですね。そのための場所として、LINE WORKSがもっと機能してほしいと思っています。

また、今後は社外のパートナーも巻き込んだ形での事業成長を考えています。そういった場面では、生産性やセキュリティなどの面から、もっとLINE WORKSを有効に活用できると構想しています。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した当時のものです。

※本記事は2021年2月24日にて公開されたBizHint 編集部 作の記事をリライト掲載したものです。

【資料公開】建設・工事業界向けLINE WORKS導入事例集

本事例のポイント

• トピック別にトークグループを作成して社内の情報整理
• 外部の社労士と行う連絡やデータ受け渡しにかかっていた時間が20～30％削減
• デザインデータの校正作業をLINE WORKSで行い、印刷工程が廃止

御社の事業と皆さんの主な業務内容をご紹介ください。

田﨑さん :

当社は会員制パソコン教室を運営しています。個別指導なので教室に通われている生徒さんたちは一人一人が違うことを学んでいまして、私たちはパソコンの家庭教師のような役回りをさせていただいております。パソコン教室事業のほかにも光回線事業、格安スマートフォン事業、PC修理事業、OA機器販売事業など、ITに対して苦手意識が高いお客様のお困りごとをワンストップで解決できる企業を目指しています。実は、これらすべてパソコン教室の生徒さんのお問い合わせから始まった事業で、私たちは生徒さんたちにビジネスのロードマップを作っていただいている、本当に恵まれた企業です。

私は先日社長に就任したばかりですが、パソコン教室をはじめ、各部署を経験し、各事業部全体を統括しています。

 

白石さん :

管理本部として社内の管理業務はもとより、求人広告を依頼している外部の企業、チラシ作成を依頼している外注のデザイナー、会計事務所などの窓口を担当しています。

 

諸さん :

私は経理として従業員の給与計算、経費精算、販売商品の発注業務などに携わっています。

LINE WORKS導入以前に課題となっていたのはどのような点ですか。

田﨑さん :

パソコン教室の課題になっていたのは遠隔地にある教室間の情報共有です。8年前の教室1号店開業当初は大学ノート、ショートメール、電話などを使い、引継ぎや情報共有をしていました。4年ほど前から、会社管理の無料チャットを導入しました。しかし、導入したチャットはパソコンとスマートフォンでトークの同期ミスが多発し、「言った」「言わない」のトラブルが幾度となく起きました。

白石さん :

人事業務にも携わる管理本部の課題は、私たち3人もそうですが、当社の6割がママさん従業員で、全40名の9割がパートさんという従業員構成です。社長の田﨑もママさんであり、元パート従業員でした。パートさんが多い企業ということで、従業員のプライベートと仕事をきちんと棲み分けてあげることは常に課題でした。

 

パソコン教室はシフト制の勤務形態ですので急な病欠対応の時、電話やチャットが必要になります。当たり前ですが、プライベートの電話番号やLINEを教えあうことに抵抗がある従業員もいました。とはいえ、会社支給の携帯電話を使ってもらうというのも予算面で現実的ではありませんでした。

LINE WORKSを導入した経緯や決め手を教えてください。

田﨑さん :

当社全体で情報共有するために、トラブルが続くチャットアプリと並行して掲示板サイトも利用していました。しかし、そのサイトから突然、閉鎖の通達がきました。そして、業務効率化ツール難民になってしまった私たちが出会ったのがLINE WORKSです。

 

チャット機能に加え、掲示板機能も備えているツール、利用していた２つのツールを一元管理できるものでした。チャットも掲示板も無料アプリで凌いできた当社でしたから、LINE WORKSという有料のアプリ（当時LINE WORKSはフリープランがなかった）を導入することに抵抗もあり、議論になりました。

 

しかし、トライアル導入をしてみると、普段からLINEを使いこんでいる世代ということもあって、活発な情報交換をしてくれました。トークだけでなく、掲示板にもある「既読」が確認できる機能は従業員たちが当時、感銘をうけていたのを覚えています。「従業員が使いたいものを使う」「企業が使ってほしいものを使ってもらう」この二つが合致したことが導入の決定打になったと思います。

 

白石さん :

管理本部はビジネス版のLINEということで「社内教育がほとんど必要ない＝従業員負担が少ない」という期待感を持っていました。いざ使ってみるとトーク機能はLINEと酷似しているというか同じで、操作説明のレクチャーをやらずに皆で使い始めることができました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンとその効果についてお聞かせください。

アンケートを使った安否確認。結果が一目でわかる

部署内やプロジェクトメンバーとの情報共有や管理は、どのようにしていますか。

取引先のLINE WORKSと外部連携でつながり、連絡や情報共有を行っているそうですね。

諸さん :

現在、私はLINE WORKSを導入している当社顧問の社会保険労務士と外部連携でつながり、トーク上でさまざまな業務をこなしています。事務職なので自分のパソコンからドラッグ＆ドロップでExcelデータをお送りし、細かい修正のやりとりをしています。
社会保険労務士に伺ったところ、他の同規模企業に比べると、当社との連絡時間やデータ受け渡しの時間は約20～30％ほど少ないそうです。お互いLINE WORKSを使うようになってからは、トラブルの原因となるメール利用時のCCのつけ忘れは起こらないですし、間違って送信したデータの訂正メールをタイムラグで見逃すという事故もなくなりました。

デザインファイルはグループフォルダに保管し外注デザイナーと共有

様々な業務にLINE WORKSを活用することで、会社としてどのような変化がありましたか？

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させていくお考えですか。

田﨑さん :

勤怠管理のツールとしてもLINE WORKSを取り入れたいですね。現在、紙のタイムカードを利用しているので、KING OF TIME*など勤怠アプリと打刻連携して従業員の工数を減らしてあげたいです。私個人的には立場上、外部の経営者様たちとお会いする機会が増えましたので名刺にLINE WORKSのQRコードを入れているのですが、この名刺を使って周囲との交流をさらに深めていきたいと考えています。

諸さん :

2020年5月以降、当社と会計士さんとの連携ツールとして利用することが決まっていまして、社会保険労務士と同様に連絡時間やデータのやり取りの工数は20～30％ほど削減できると想定しています。

 

白石さん :

今後の私たちの課題にもなりますが、LINE WORKS使用時の社内ルールをもっと整備したいですね。たとえば「おやすみモード」を今以上に推奨し、会社側で従業員たちのプライベートをさらにケアできるようにしていきたいです。

 

現在、就業規則とは別に「LINE WORKSの使い方、ルールブックのようなものを作ろうか」と社会保険労務士に相談しています。

 

私たちママさん従業員であるからこそ考えることができる、その時代に合わせた働き方のルールを、LINE WORKSに反映して利用していきたいと思います。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年2月当時のものです。

【資料公開】教育業界向けLINE WORKS導入事例集

事業内容と皆さんの役割を教えてください。

西土さん:

当社が運営する「栞屋グループ」の各店舗は、厳選した素材を使った料理と、京都の町家をイメージした上質な空間、そして洗練されたサービスで多くのお客様に「美味しさ」と「くつろぎ」をご提供しています。

 

社員が50名、パート・アルバイトが100名ほどおります。本部の経営支援部に所属する私は、経理・財務から人事採用・労務、広報まで、営業以外の管理業務全般を担当しています。

 

奥川さん:

私は京都市伏見区にある「Foods bar 栞屋」の店長として運営管理にあたるとともに、営業中は調理や接客も行っています。店には私を含めて4名の正社員と30名ほどのアルバイトスタッフがおり、人事面の管理をするのも私の役割です。

LINE WORKS導入前はどのような課題がありましたか。

奥川さん:

同じ会社の社員でも、勤務先の店舗が異なると互いの連絡先を知らないケースが少なくありません。店舗運営の施策などに関して情報交換をしたい場合があるので、必要に応じて全社員がスムーズに意思疎通を図れる環境が整備されれば、という思いがありました。

 

西土さん:

それに加え、自然災害発生などの緊急時にどう対応するかも、以前からの課題となっていました。有事の際には、店長が社員やアルバイトの安否や出勤の可否を確認し、本部に報告することになっていましたが、2018年6月に発生した大阪北部地震の際は電話がつながらなくなったこともあり、それが徹底されませんでした。特に一人暮らしの若手社員の多くが交通機関のストップで出勤できず、電話以外の連絡手段もなかったことから店舗側では混乱が生じ、不安の声が上がったのです。この経験から、通常の業務連絡および緊急時の安否確認において、本部が全社員と確実に連絡を取れる体制の整備が必要だと痛感させられました。

LINE WORKS採用に至った経緯を教えてください。

LINE WORKS導入後、どのような変化がありましたか？

■ 従業員エンゲージメント向上

社員の帰属意識の醸成

西土さん:

トークについては「全社員」、「店長」、「仕入れ」などのグループを作成し、多様な業務連絡に活用しています。大半の社員は店舗勤務のため、以前は会社への帰属意識が低い側面がありました。しかし、LINE WORKSのアドレス帳が名簿の役割を果たし、他店にどんなメンバーがいるかが可視化されたことで、個々の社員に組織の一員としての意識づけがなされたように思います。

 

悩みを抱えた社員のケア

 

西土さん：

店舗に勤務する若手社員が、トークで私に悩み事を相談してくれるようになったのも大きな導入効果の一つです。直属の上司である店長に相談するのはためらわれても、経営支援部になら打ち明けやすいということがあります。そのおかげで、人事面での細かなケアもできるようになりました。

■ 店舗運営向上

店長の意識改善によるサービス品質向上

西土さん :

店長に、情報を早く伝えることの重要さに対する意識が芽生えました。これまでは、過去一ヶ月かかっていた指示や情報が店舗スタッフまで届いていないこともありましたが、店長が管理職のトークルームで「伝達完了」の報告をし合うようになり、１週間以内には全員に伝達したことが報告されるようになりました。

また、栞屋グループでは店舗ごとに工夫した付き出しを提供していますが、LINE WORKSの導入後、本部から抜き打ちでその日の付き出しの画像を提出するよう求められるようになりました。それぞれの付き出しの内容とコストが一覧として店長会議で共有されるため、前回見映えのしなかった店舗の付き出しが次の回にはしっかり改善されるなど、お客様にご提供する料理の品質向上につながっています。店長同士が翌月の売上目標を示し合うようになったり、さまざまな情報共有によって切磋琢磨する姿勢が強まったことを感じています。

店長不在時のクレーム拡大を抑制

奥川さん：

例えば、私が休暇など不在時に、店舗スタッフが誤ってお客様の洋服を汚してしまった場合、状態の写真や、対応報告を速やかにトークで送ってもらうことで正確な状況把握や、迅速かつ的確な次の行動指示が可能になり、大事にならないよう対処ができるようになりました。

当日仕入れ商品の事前共有で余裕あるメニュー考案

 

奥川さん：

仕入れ担当マネージャーが朝市場で調達した食材の写真を共有し、その調理法に関する指示出しを迅速にできるようになりました。店舗側としても到着する前に食材の状態が分かるので、どういった料理にするかなどを事前に考えることができます。

 

災害直前の対策方針の周知徹底

 

西土さん:

店長会議での決定事項や会社からの通達などをホーム（掲示板）にアップすることで、説明不足による誤解や情報格差など、以前からの課題だった「意思伝達の徹底」を図ることができました。

 

ホーム機能は、緊急時の情報伝達にも役立っています。2018年9月に大型台風が接近したときは、社員が安全に出勤・帰宅できるよう、営業時間短縮や臨時休業に関する店舗ごとの判断を店長に促す通達を前日にホームで行いました。以前なら、本部が各店長にそれぞれ電話連絡をしなければなりませんでしたが、その手間を省くことができ、公休日の店長に連絡がつかないといったこともなくなり満足しています。

 

奥川さん:

台風接近に際してどう対応すべきかが明確に指示されたので、休業すべきかどうかの判断や、スタッフの出勤確認、シフト組み直しなどがスムーズにできました。大阪北部地震のときとは違い、本部と各店舗店長、また店内のスタッフ同士が事前にしっかり連絡し合えたことで、当店は混乱なく営業することができました。

今後、LINE WORKSをどのように活用していきたいですか。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2018年10月当時のものです。