本事例のポイント

• 【無料通話】内線通話のアプリ移行により電話回線を削減し、導入コストを約1/6に
• 【トーク】「母の日」の品質管理を画像共有で効率化し即時改善へ
• 【掲示板】好事例の共有や称賛文化を醸成し現場と本部の連携を強化

御社の事業内容と業界における立ち位置についてお聞かせください。

髙見澤さん:

当社は花き・装花業界のリーディングカンパニーとして、全国でのフラワーショップ運営やオンライン販売をはじめ、ウエディング装花、お葬式のプロデュースなど、花と緑に関わる事業を幅広く展開しています。近年では、商業施設やオフィスの空間装飾、公園などの指定管理事業といったBtoBやBtoG（対行政）領域にも注力しており、企業のパッケージデザインに「花柄」を提供するなど、花の持つ力を活かした多様なサービスを通じて、人々の暮らしに彩りを届けています。

DX推進部が立ち上がった経緯について教えていただけますか。

髙見澤さん:

私は花やみどりの秘めた可能性に魅了され入社し、長らく情報システム部門などの本社本部やグループ会社に在籍していました。若山も同様に、本社本部の物流部門やバックオフィス業務を経験してきた人間です。そんな私たちがDX推進部として着任したのは約4年前のことです。 花き業界は、まだまだアナログな商習慣が根強く、デジタル化への心理的なハードルが高い状況にあります。そうした中で、業界全体をリードして変革していくためには、単にツールを導入するだけでなく、現場の業務や商習慣を深く理解している人間が旗振り役となる必要がありました。現在は営業部門の人材にもDX推進部を兼務してもらうなど、現場とデジタルを融合させる体制づくりを進めています。

LINE WORKS導入以前、社内のコミュニケーションにはどのような課題があったのでしょうか。

髙見澤さん:

かつてはメールが主な連絡手段でしたが、相手が情報を読んだかどうかを確認する術がなく、スピード感に欠けることが大きな課題でした。また、本社や管理部門では電話対応や取り次ぎ業務が非常に多く、物理的な電話機の設置コストや維持管理の手間も負担となっていました。

若山さん:

現場レベルでの課題として、情報共有の「手段」と「セキュリティ」のバランスをどうとるか、という点がありました。 以前より、店舗スタッフや現場担当者の間では、画像をすぐに送れる利便性の高さから、プライベートのコミュニケーションツールで業務連絡を行うケースが見受けられました。しかし、会社が管理できない環境で業務情報を扱うことはセキュリティ上の懸念がありますし、休日でも連絡が届いてしまうなど、従業員のワークライフバランスの観点でも課題があります。そこで、現場の利便性を損なわず、会社として公式に管理できるチャットツールの導入が急務となっていたのです。

数あるツールの中で、LINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。

若山さん:

最大の決め手は、圧倒的な「使いやすさ」と「親和性」です。当社には、長年お花に携わってきたベテランの職人から、デジタルネイティブな若手社員まで、さまざまなバックグラウンドを持つ人材がいます。ITリテラシーにばらつきがある中で新たなツールを定着させるには、誰もが直感的に操作できることが必須条件でした。 多くの社員がプライベートで使い慣れているLINEと同じ操作感であれば、教育コストをかけずにスムーズに導入できると考えました。また、プライベートと仕事を明確に切り分けられる点も、導入の大きな後押しとなりました。

導入後の社内展開や運用ルールについて、工夫された点はありますか。

髙見澤さん:

2018年に導入を開始し、現在は短期アルバイトを除く全社員とグループ会社を含めた約2300IDで利用しています。 利用するデバイスについては、個人のスマホ（BYOD）での利用も許可しています。その代わり、トークには個人情報を載せないといった運用ルールを徹底することで、セキュリティと現場の使いやすさのバランスをとっています。 また、トークルームの作成権限は現場に開放しています。プロジェクトや店舗ごとに自由にグループを作れるようにする一方で、乱立を防ぐため、1年以上利用がないルームは管理側で年に一度削除するといったルールを設け、整理整頓を行っています。

導入によってどのような効果が得られましたか。特に定量的な成果についてお聞かせください。

髙見澤さん:

社内コミュニケーションの速度向上はもちろんですが、その他最大の成果の1つは、本社および管理部門における固定電話機の大幅な削減とコストダウンです。 以前より社内通話はLINE WORKSの無料通話で行うルールを徹底していました。その習慣が定着したことで、内線電話としての物理的な電話機が不要になり、2023年の電話機リプレイスのタイミングで電話回線数を従来の3分の1まで削減することができました。 必要な外線機能のみをIP電話からクラウドPBXへ移行したのですが、事前の回線数削減が効いており、結果として電話設備の導入コストを以前の約6分の1まで圧縮することに成功しました。 個人の内線番号もなくなり、電話の取り次ぎ業務自体がなくなったことで、業務効率も劇的に向上しています。

現場業務における具体的な活用シーンと効果について教えてください。

若山さん:

当社にとって最大のイベントである「母の日」の繁忙期における現場連携でも、LINE WORKSは大きな効果を発揮しています。 母の日は短期間に大量の制作・出荷を行う必要があるため、自社だけでは完結できません。そこで、数十社を超える協力会社様、当社の品質管理担当、物流部門担当、そして出荷現場担当が一堂に会するグループを作成しています。ここでは一定の運用ルールのもと、制作商品の画像を共有し、リアルタイムでの品質管理を行っています。

髙見澤さん:

母の日の一週間で50万件を超える物量を扱う中で、全品全量の画像を登録・確認することは現実的に困難です。そこで毎日、商品ごとの「標準的な品質のサンプル商品画像」をトークルームで共有し、安定的な品質管理を図る運用としています。 現場からアップロードされた画像に対し、本社の品質管理担当がカタログ掲載品との色目やデザイン等のイメージに違いがないかをチェックします。もし相違があれば、指摘や改善事項を速やかに現場へフィードバックできる体制が整いました。以前はメールや電話で確認していたものが、写真ですぐに状況を共有できるため、判断のスピードと品質の担保に大きく貢献しています。

「母の日」繁忙期の特設出荷現場におけるトーク画面。現場担当者、パートナー企業、本社の品質管理室がグループに参加し、商品画像を共有。品質チェックや出荷状況の報告をリアルタイムに行い、即座にフィードバックしている

また、品質管理に特化したトークルームとは別に、出荷現場ごとに専用のトークルームも作っています。そこでは当社の各担当や協力会社様も参加し、制作工程やサンプル画像、納品生花画像など、現場の各種画像を共有・保管するだけでなく、業務連絡や進捗状況も集約することで、参加メンバー全員へ抜け漏れなく情報が行き渡るようにしています。

社外の方との連携や、その他の機能についてはどのように活用されていますか。

髙見澤さん:

ウエディングやイベント装飾の現場では、お客様や施設担当者様との連絡に外部トーク連携を活用しています。個人のLINEアカウントを教える必要がなくなり、セキュリティとプライバシーの両面で安心感が生まれました。休日には「お仕事用のアカウントなので対応できません」という線引きができるようになり、従業員のワークライフバランスを守る防波堤としての役割も果たしています。

若山さん:

掲示板を使った「みんなのヒビヤチャンネル（通称：ヒビチャン）」では、各部署の好事例を共有し、リアクション数に応じた表彰制度を設けるなど、社内エンゲージメントを高める施策に活用しています。以前の一方通行な通達とは異なり、店舗や若手社員からのボトムアップな発信が増え、組織風土の変革につながっています。

髙見澤さん:

また、カレンダーにある「設備予約」を使うことで、会議室や備品の予約状況がスマホからでもひと目でわかるようになりました。日常的な業務連絡から設備の管理まで、LINE WORKSが社内ポータルとして機能しています。

今後の活用展望についてお聞かせください。

髙見澤さん:

今後は、蓄積されたコミュニケーションデータを活用し、タレントマネジメントや人材発掘、人事評価への応用も視野に入れています。また、AIを活用した問い合わせ対応の自動化や、業務品質の均一化にも取り組んでいきたいと考えています。 すでに一部の現場では「AiNote」などの活用も始まっており、議事録作成の効率化などで手応えを感じています。今後はメールやカレンダーとの連携も含め、LINE WORKSを起点とした業務の自動化をさらに進めていきたいですね。

花き業界はまだまだアナログな部分が多い業界ですが、LINE WORKSのような身近なツールを入り口として、現場スタッフのデジタルへの抵抗感をなくし、ITリテラシーの底上げを図ることが重要です。 「すべての明日に、はなやぎを。」というコーポレートメッセージの実現に向け、デジタルとアナログを融合させながら、業界全体のDXをリードする存在であり続けたいと思います。

【お話を伺った方々】

髙見澤 輝彦さん

現場経験を活かし、ITインフラ管理と全社的なDX変革を統括。

若山 淳也さん

バックオフィス経験を活かし、現場目線でのツール定着をリード。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2026年1月当時のものです。

＜本事例のポイント＞

•  CXトークによるステータス管理（対応完了/未対応）の徹底により、案件の取りこぼしがゼロに
  – 従来利用していた複数の外部ツールをLINE WORKSとCXトークに集約し、案件の情報入力や確認などの対応工程を削減
  – 依頼メールをCXトークで一元管理し、安定した業務遂行を支援する基盤を確立
  – LINE WORKSのグループとノート機能を活用し、小チームでの情報連携や、電気錠、スマートキーに関する専門的な技術情報の共有を推進

• 御社の事業概要をご紹介ください。

伊藤さん:

当社は家や車、金庫などの鍵のトラブル対応を24時間365日行っています。当社への依頼は、一般のお客様が約35%で、残りの約65%は法人顧客からのご依頼です。具体的には、不動産管理会社さんや損害保険会社さん、ロードサービス事業者さんからの依頼が主となります。特にロードサービスからのご依頼だと、出先で鍵をなくしたといったトラブル対応に駆けつけることが多いです。

現在、インターネット検索で鍵業者を呼ぶ一般顧客の約90%は、安価な広告表示で集客し、現場で高額を請求する業者に連絡してしまう状況が多発しているのが現状です。背景には、インターネット広告費が高騰し、お客様一人あたりの集客コストが非常に高額になっていることが挙げられます。当社は、この競争の中で、売上の65%が提携した企業案件という安定した収益を基盤に事業を安定させています。これが当社の最大の強みであり、愛知、岐阜、静岡、東京、神奈川、埼玉といった広範囲をカバーする拠点体制と、最短10分〜でお伺いする迅速な対応力も強みです。

これまでどのような課題を抱えていましたか？

伊藤さん:

以前は、電話で依頼を受けてから、外部のノート共有ツールに案件の詳細を記録し、そのリンクを旧社内チャットツールに貼り付けて、作業員に電話で指示を出していました。案件詳細の記録とリンク貼付、作業員への指示という二重の入力・連携作業が発生していたのです。また、法人顧客からの詳細依頼は共通メールアドレスに届いていたのですが、対応漏れや重複を防ぐために、対応が終わったメールはすべて削除するという運用でした。その結果、後から依頼元に問い合わせられても履歴がないため、Excel形式の作業日報ファイルからデータを逐一探す手間が発生していました。さらに、旧社内チャットツールは通知が多く、メンションされないと通知が来ない設定ができなかったため、スタッフが通知を全てオフにし、重要な連絡さえ見落としてしまうという問題も深刻でした。

LINE WORKSとCXトークを選定された理由や決め手は何でしょうか？

伊藤さん:

きっかけは、セキュリティに関する展示会で、たまたまLINE WORKSを知ったことです。最も大きかった決め手は、通知機能です。LINE WORKSであれば、私のように全てのトークルームに参加している人間でも、メンションされた情報だけを確認し、その他の情報は必要な時にだけ見ることができます。これにより、通知の見落としを防げる点が魅力でした。また、オプションのCXトークは、メールやLINE公式アカウント経由の問い合わせを、CXトーク画面内に集約し、チームで対応できます。この仕組みにより、従来の共通メールアドレス宛の依頼もCXトークで受信でき、受信した依頼ごとに「対応完了」や「未対応」といったステータスを付与して管理できることが魅力でした。

業務フローはどのように効率化されましたか？

伊藤さん:

現在は、依頼元から電話で出動の可否を確認した後、メールで詳細がCXトークに届きます。それを事務スタッフが確認し、作業員に電話で依頼を伝えます。作業員はCXトークで詳細を確認し、現場に向かい、対応完了後にステータスを「対応完了」に切り替える流れとなっています。

案件は月ごとにグループのノートにまとめています。作業員は現場での対応完了後、Excel形式の作業日報にその内容や金額を記録しており、事務方は、このExcelのデータとLINE WORKSのノートの内容を照らし合わせることで、抜けや金額の間違いがないかを確認しています。

案件管理にはどのような具体的な効果が得られましたか？

伊藤さん:

従来の対応完了後にメールを削除する運用がなくなり、依頼が来たにも関わらず誰も対応していない未対応の状態が一目で把握できるようになり、案件の取りこぼしはゼロになりました。過去のメール履歴や、こちらが送ったメールのやり取りがすべてCXトーク内に安全に残るため、後から問合せがあっても、以前のように作業日報ファイルからデータを探す手間がなくなり、スムーズな確認が容易に行えます。これにより、スピード感が重要な問い合わせ対応にも効率化が図れています。

以前使用していたノート共有ツールと旧社内チャットツールは廃止し、LINE WORKSのノート機能に集約したことで、案件の情報入力の手間が一つ減りました。また、細かい点ですが、作業員が現場の顧客の電話番号にタップ一つで連絡できるようになったため、現場での対応スピード向上にも繋がっています。

案件管理以外でLINE WORKSはどのように活用されていますか？

伊藤さん:

有料のオンライン会議サービスを解約し、社内ビデオ会議をLINE WORKSのビデオ通話機能に移行したことで、愛知、岐阜、静岡、東京、神奈川、埼玉といった全拠点の複数名で会議を円滑に実施できるようになりました。

また、複数の小チームでグループトークを使っています。そこではリーダーグループでの会議内容の共有や、進捗の確認、そして特に技術的な情報として、電気錠やスマートキーに関するナレッジ共有も行っています。新しい鍵の情報や技術的な内容を動画で流して共有することもあります。

今後のCXトークの活用について、どのような展望をお持ちでしょうか？

伊藤さん:

将来的には、個人のお客様からの問い合わせ対応を強化したいと考えています。現在、当社のLINE公式アカウントに来る問い合わせは、社員がリアルタイムで確認できていないため、あとから気づいてお客様を無視してしまう状況が発生しています。本来、お客様とのトラブルを避けるために、鍵穴や現場の写真を送ってもらい、位置情報も確認した上で、正確な金額を提示してから出動するのが理想です。CXトークであれば、LINE公式アカウントからの問い合わせをリアルタイムで全員が把握し、迅速な対応と正確な見積もりが可能になる。この理想的な運用体制を確立していきたいと考えています。

【お話を伺った方々】

伊藤 バリヤさん　同社の社長として業務全般とITツール導入を取り仕切る。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 社内連絡をLINE WORKSで行うことをルール化してコミュニケーション速度を向上
• 契約書類の社内確認作業を迅速化し成約までの時間を大幅に短縮
• 新規代理店の営業開始までのリードタイムを縮めることで売上を底上げ
• 外部トーク連携でつながり弁護士など社外の関係者とも速やかに情報を共有

御社の事業概要をご紹介ください。

田代さん:

「親身なサービス×ITで、関わる人すべてを幸せにする」を企業理念とし、家賃保証サービス「いえらぶ安心保証」や生活トラブルサポート「駆け付けサービス」をはじめとする住生活関連総合アウトソーシング事業を展開しています。近年、少子高齢化や人間関係の希薄化などにより連帯保証人が減少し、入居者全体の約95%が家賃保証会社を利用するようになりました。当社のサービスを活用することで、不動産事業者や物件オーナーは家賃滞納リスクを避けられるだけでなく、毎月の入金管理といった煩雑な賃貸管理業務を省力化できるというメリットもあります。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

田代さん:

創業当初は社員7名と少なかったため、コミュニケーションツールにコストをかける余裕がなく、個人用のSNSのメッセンジャーで業務連絡や書類の決裁を行っていました。しかし、社員が増えるにつれ重要なメッセージが他の情報の中に埋もれてしまい、案件の期日管理に支障が生じるようになりました。

朝日さん:

営業担当者が不動産会社様と新規契約を結ぶ際、相手の希望条件について社内承認を得たり、契約内容のチェックを受けたりするのに時間がかかっていました。審査・契約管理部として、社内のコミュニケーション速度を向上させる必要性を感じていました。

田代さん:

そのため、創業から2年後、社員数が20名ほどに増えたタイミングでビジネスチャットの導入を決定しました。

課題解決のため、LINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。

田代さん:

いくつかのツールを比較検討した結果、UIがLINEと共通していてもっとも使いやすいと感じたLINE WORKSを選びました。当社は家賃保証などに関する機密性の高い情報を多く扱うため、すべての通信が安全に暗号化されるなど、セキュリティ面が優れている点も大きな魅力でした。約1カ月間フリープランを試用し、使い勝手のよさを確認した後、有償プランに移行して全社員での本格運用を開始しました。

LINE WORKS導入後、社内コミュニケーションはどのように改善されましたか。

・メッセージに担当者が迅速に反応する「即レス」文化が醸成

・重要な情報が迅速かつ確実に共有され、意思決定のスピードが向上

・書類がLINE WORKS上で共有されるようになり、ペーパーレス化が進展

田代さん:

審査や契約業務を円滑に進めるには、部門間の密な情報連携が不可欠です。そこで、社内連絡はLINE WORKSで行うことを徹底し、発信されたメッセージには「即レス」する文化を根付かせました。依頼事項などはメンション機能で担当者に通知し、対応状況も可視化しています。LINE WORKSを中心にしたコミュニケーションの活性化により、迅速な意思決定が可能になったと実感しています。

社員には、「斜め読みでも良いので、他部署の情報にも目を通してほしい」と伝え、社内の状況を全社員が把握できるようにしました。クレーム対応は遅れるほどリスクが増大しますが、LINE WORKS導入後は、どの部署でどのような問題が発生しているかが一目で分かるようになり、部門を問わず対処できる社員が迅速に手を挙げて対応する文化が定着しました。

熊谷さん:

メッセージを確実に伝えたい相手には、メンション機能が非常に役立ちます。自分がメンションされた未読のトークがある場合、トークルームが常に強調表示されるため、見落とす心配がありません。また、「＠ALL」でメンションすれば、重要な情報を全社員に確実に周知できます。

グループのフォルダ機能は、ファイル管理の効率化に貢献しています。例えば、ワークフローで申請を行う際に、Excel・写真・PDFなど複数のファイルをまとめてアップロードすれば、個々のデータを1つずつ共有する手間がなくなり、承認もスムーズに進みます。

家賃保証の申込実績をはじめ、月ごとのさまざまな業務データがフォルダで公開されており、だれもが必要に応じて見たいデータに簡単にアクセスできる環境が整っています。

田代社長の指示により、社内連絡のほとんどがトークで行われるようになり、担当者が内容を確認する書類も紙ではなくPDFで送信されるようになりました。誤りの指摘や修正依頼もトーク上でやり取りされるため、ペーパーレス化が大きく進んでいます。

審査・契約管理業務はどのように効率化しましたか。

・契約書類のチェックが迅速になり、より多くの案件処理が可能に

・新規顧客との成約までの時間を業界平均より大幅に短縮

朝日さん:

社外にいる担当者も、場所や時間に関わらず社内のスタッフと円滑に連絡を取れるため、審査や契約内容の確認に手間取ることはなくなりました。書類の不備に対する指摘も迅速に行えるようになり、契約完了までの時間が短縮。結果として、より多くの案件を処理できるようになっています。

不動産会社様との新規契約では、以前は担当者が合意内容を稟議書として社内に回覧していたため、契約締結までに数日を要していました。しかし、LINE WORKSの導入により、このプロセスが大幅に迅速になりました。契約された不動産会社様に提供する各種書類をまとめたスターターキットは、約1時間で作成可能となり、早ければ翌日には成約に至ることもあります。体感として、成約までの時間は業界平均と比較して大幅に短縮しており、「いえらぶ安心保証」のサービス自体の魅力に加え、このスピード感が当社の躍進を支える大きな要因の一つだと考えています。

熊谷さん:

スターターキットに含まれる各種書類の内容をチェックするためのグループも設け、誤りに気づいた人がすぐに指摘できる体制を整えています。どのような誤りがあり、どのような修正がされたかをメンバー全員が共有することで、契約関係書類作成に関する知識と経験を深めることにつながっています。

新規代理店の獲得手続きも、LINE WORKSによって迅速化されたそうですね。

・営業開始までのリードタイムを短縮し、大阪府だけで年間約500万円の売上貢献を実現

熊谷さん:

当社の代理店となった不動産会社様には、家賃保証に関する「審査申込」「進捗状況確認」「物件・顧客・帳票管理」などをWeb上で行うためのクラウド管理システム「KanrIt!」をご利用いただきます。通常、代理店様には当社との契約書を郵送していただき、その内容が本社のシステムに登録された時点で「KanrIt!」が利用可能になります。しかし、契約成立から契約書が届くまでに平均2週間ほどかかります。そこで、契約書の原本郵送に先立ち、PDFをLINE WORKSで送信していただくことで、直ちに内容を登録し「KanrIt!」をご利用いただけるようにしました。契約後すぐに営業を開始できるようになり、リードタイムを大幅に短縮できました。その結果、不動産会社様にはこれまで以上にスピーディーに代理店として稼働していただけるようになりました。

効果測定のため、大阪府の代理店100社を抽出し、12月から2月の繁忙期におけるランダムな2週間の平均売上額を算出したところ、1社あたり約2万8000円でした。ここ１年間に新規契約した⼤阪府の代理店は約170社あるため、全体では年間約500万円の売上貢献があったことになります。営業開始までの約2週間のタイムラグを解消しただけで、これほどの大きな効果が出たことに驚いています。

契約書の原本が郵送される前に、LINE WORKSで送信された内容を本社のシステムに登録。営業開始までのタイムラグがなくなったことで大きな売上貢献が生まれた

外部トーク連携機能を活用することで、社外の関係者との情報共有も円滑になったそうですね。

・弁護士とのリアルタイムなコミュニケーションを実現

・代理店やベンダーともトークグループで情報共有

田代さん:

家賃滞納が発生した場合、法的な対応が必要になることがあります。以前は、提訴に必要な書類を弁護士に郵送して確認してもらい、問題がなければ賃貸借契約解除通知を内容証明郵便で滞納者に送付していました。しかし、この対応にかかる日数に比例して損害額が大きくなるという課題がありました。LINE WORKS導入後は、外部トーク連携でつながった弁護士に書類のPDFを送り、不備がなければ即日内容証明郵便を発送してもらえるようになりました。これまでは滞納者への内容証明郵便発送までに10日ほどかかることもありましたが、この期間が短縮されたことで、当社の損害も軽減できています。

訴訟に発展した場合の状況も、法務担当者と私がLINE WORKSで共有するようになりました。以前は会議で報告を受けるだけでしたが、現在はリアルタイムに状況を把握し、その場で迅速に指示を出すことができます。

外部トーク連携は代理店やシステム開発ベンダーとの間でも活用しており、案件やプロジェクトごとに社内外の担当者がトークグループを作成しています。定例会議の内容共有や新規メンバーのオンボーディングなど、さまざまなコミュニケーションをLINE WORKSによって効率化しています。

LINE WORKSのその他の活用機能についてお聞かせください。

【アンケート】社員の意見を素早く収集

【スタンプ】【リアクション】社内のコミュニケーションを活性化

熊谷さん:

社員の意見をヒアリングする際には、アンケート機能を活用しています。回答状況が可視化されるため、未回答者へのフォローアップがしやすく、集計結果がグラフ表示される点も便利です。

会社全体の一体感を醸成するには、リーダーシップだけでなくフォロワーシップも大切だと考えています。私はトークグループへの投稿に積極的にスタンプやリアクションを返すように心掛けており、これらの機能も社内コミュニケーションの活性化に役立っていると実感しています。

経営者として、LINE WORKSの導入成果をどのように評価されていますか。

田代さん:

おかげさまで、創業7年目も順調に売上を伸ばすことができています。その背景には、迅速な情報共有体制の構築と、それによる業務効率化があります。LINE WORKSは、当社にとって単なるコミュニケーションツールではなく、事業成長を加速させるための不可欠なインフラとして機能しています。

今後、LINE WORKSをどのように発展させたいですか。

田代さん:

家賃保証の管理システム「KanrIt!」とLINE WORKSをAPIで連携させ、当社へのさまざまなお問い合わせ対応をLINE WORKS上で完結できるようにすることで、お客さまとのコミュニケーションをより円滑にしたいと考えています。

社内ではペーパーレス化が進んでいますが、不動産会社様から当社へ送られる契約申込書の約4割は依然としてFAXで届きます。保証中のお客さまからの変更届などもFAXで多く寄せられ、その処理に大きな手間がかかっているため、文字情報を自動的にデータ化するLINE WORKS OCRの活用にも関心があります。

また、業績優秀な社員の営業トークや、滞納者への電話対応のトークスクリプトを作成し、他の社員の教育に役立てたり、社内QAツールを作成するなど、今後はさらなる業務効率化に向けてAIを積極的に活用する意向です。そのようなAI活用のインターフェースとしても、LINE WORKSは有効だと期待しています。

【お話を伺った方】

田代 望さん

金融機関勤務などを経て、2018年にいえらぶパートナーズを設立。

熊谷 李奈さん

マーケティングやWebデザインなどの関連業務を担当。

朝日 勇太さん

入居者の審査や契約などを行う審査・契約管理部の業務を管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年4月当時のものです。

大断面集成材の製造・建設工事の設計施工を行う株式会社中東は、煩雑なアルコールチェックを簡便にする目的で、LINE WORKS上で行える「アルろく for LINE WORKS」を導入。アルコールチェックの記録と管理を円滑にし、年間約20万円のコスト削減を実現しました。さらに、LINE WORKSを会社にとって初となるグループウェアとして活用することで、全社員が迅速な情報共有を行える体制を構築。総務部による入金チェックが月20時間短縮されるなど、業務効率化に大きく貢献しています。

本事例のポイント

• 道交法に定められたアルコールチェックと運転日誌の記録・管理が「アルろく for LINE WORKS」で効率化
• アルコールチェックの運用コストを年20万円削減
• フリープランから始めたグループウェア導入が全社員に浸透し、迅速な情報共有を実現
• 電話、メール、メモがトークに置き換わり、入金チェックなどの作業を月20時間短縮

貴社の事業概要についてお聞かせください。

谷内さん:

石川県能美市に本社を構える当社は、大断面集成材やCLT（直交集成板）の設計・製造に加え、一般建築の設計・施工も手掛ける総合プロデュース企業です。高度な技術を要する大断面集成材の製造から建築まで一貫して行える点が強みです。近年は、環境意識の高まりや国の後押しにより木造建築の需要が増加しており、当社の集成材は2020年東京オリンピックのメインスタジアムである新国立競技場にも使用され、有明体操競技場では施工の一部も担当しました。また、大阪万博の会場に設置されるパビリオンや、2026年にアラブ首長国連邦（UAE）で開館予定のグッゲンハイム・アブダビ美術館の骨組みに使用される集成材も受注するなど、当社の技術力は国内外で高く評価されています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

走出さん:

当社は、本社敷地内に4棟の工場と市内に別の工場があり、拠点が分散しています。施工現場の管理者は全国各地へ長期出張することも少なくなく、社員間の連絡は対面、電話、貼り紙、回覧板などで行われており、迅速な情報ができないことが以前からの課題でした。

谷内さん:

また当社は、社員が施工現場へ車で移動する機会が多いため、2023年12月の道路交通法改正でアルコールチェッカーを使った酒気帯び状態の確認が義務化されて以降、アルコール検知器に付属する専用アプリでアルコールチェックの運用を試みました。しかし、その検知器とアプリ間のBluetooth接続が不安定で記録がスムーズに送られないなど、使い勝手に課題があり、全社展開できずにいました。好調な業績が続いている当社は、ここ10年ほどで社員数が倍増しており、業務で車を運転する社員も増加しています。そのため、日々のアルコールチェックをより手軽に行えるようにし、記録を管理する安全運転管理者の業務負担も軽減することが喫緊の課題となっていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定した理由と、運用開始までの経緯を教えてください。

谷内さん:

ビジネスチャットをはじめとするLINE WORKSの各機能を全社員で活用することで、社員間の連絡や情報共有が円滑になると考えました。当社はこれまでグループウェアを導入したことがなく、社内に定着するかどうか不安でしたが、LINE WORKSにはフリープランが用意されています。「フリープランなので、活用が進まなければ利用を中止すればよい」と考え、導入への心理的なハードルを下げ、まずは総務部のメンバーで試用しました。その後、役員、部長、工場長にも試用してもらったところ、コミュニケーションが円滑になることを実感できましたことから、有償プランに切り替えました。

利用を促進するため、使える機能を制限することはせず、業務に関わるグループであれば社員が自発的に作成することを認め、飲み会のお知らせなどの連絡も許可しています。個人携帯のBYODを許可したこともあり、現在は全社員に活用が定着しています。

「アルろく for LINE WORKS」を選定した理由を教えてください。

谷内さん:

複数のアルコールチェックサービスを調査した結果、アルコールチェックとLINE WORKSを連携させた「アルろく for LINE WORKS」に注目しました。操作性が良さそうな点に加え、国家公安委員会が定める基準を満たしていれば、導入済のアルコール検知器をそのまま使用できること、検査結果と運転日誌を専用の管理画面で管理できること、そして低コストで運用できることに魅力を感じ「アルろく for LINE WORKS」を導入しました。

「アルろく for LINE WORKS」の具体的な利用シーンと導入効果についてお聞かせください。

・検査結果と顔写真を撮影するだけの簡便な操作性

・アルコール検知器の種類を問わず利用可能

・運転日誌としての活用も可能

谷内さん:

ドライバーは、別のアプリを立ち上げる必要がなく、普段使っているLINE WORKSから「アルろく for LINE WORKS」を立ち上げ、検査結果が表示されたアルコール検知器と一緒に自分の顔を撮影するだけで簡単にアルコールチェックの記録を残せます。撮影された画像はAIによる顔認証が行われるため、他人によるなりすましを防止できます。

また、OCR機能によって検知器に表示された数値が自動的にデータ化されるため、ドライバーが検知量を入力する必要はありません。以前から使っていた検知器をそのまま活用できたのも良かったです。

以前のアプリでは、アルコールチェックの結果を管理者が手動で集計していましたが、「アルろく for LINE WORKS」では管理画面上にリアルタイムに自動集計されるため、管理業務が大幅に効率化されました。当社には出張や直行直帰のある社員が20名ほどおり、以前はアルコールチェック結果の回収漏れが発生していましたが、「アルろく for LINE WORKS」を導入してからは回収する手間がなくなりました。

さらに、「アルろく for LINE WORKS」には、出発地や目的地、走行距離メーターの数値に加え、任意で追加した項目も記録でき、運転日誌としても活用できるのが便利です。走行距離は、出発時と帰着時に入力した数値から自動で計算されるため、紙で記入していたときよりも簡単に運転日誌を作成できます。

出発地や目的地、走行距離の記録など運転日誌としても活用できる

グループウェアとしてのLINE WORKSの利用シーンと導入効果についてはいかがですか。

・会社からの重要なお知らせを全社のトークグループで周知

・部門や案件別のグループで業務情報を速やかに共有

・トークルームの予定表示機能で出張等のスケジュールを可視化

谷内さん:

当初は従来の貼り紙や回覧も併用していましたが、LINE WORKSのトーク機能で会社や部門からの重要なお知らせを発信するうちに、短期間で紙による情報発信を大幅に削減できました。

LINE WORKSに発信された通知・通達を見る習慣が根づき、紙で情報を共有する文化からの脱却が図られた

部門別や案件別のトークグループも次々と作成され、設計チームと施工チームが図面データや修正指示などをリアルタイムに共有するなど、業務に関するあらゆる情報をLINE WORKSでやり取りするのが当たり前になり、以前のように担当者間の連絡に手間取ることはなくなりました。

施工現場に関する情報はPDFや写真で関係する担当者が瞬時に共有

走出さん:

どの部門の社員がいつどこにいてもスムーズに連絡がつくので、電話やメールでの連絡はほとんどなくなりました。口頭での伝達は記録に残りませんが、トークならテキストで記録が残り、いつでも誰に何を伝えたか検索できます。そのおかげで、「言った/言わない」のトラブルも回避できるようになりました。

谷内さん:

トークがすっかり定着したことを受け、グループの予定機能で出張予定などを可視化するようになりました。自分のスケジュールを共有することが定着すれば、いずれは会社全体でカレンダー機能を使う予定です。

トーク以外にどんな機能をよく活用していますか。

【掲示板】テーマごとのスレッドに情報を集約

【ビデオ通話】離れた拠点や出張先の社員が参加する会議に利用

【アンケート】日程調整や社内の意見収集を効率化

走出さん:

とくによく使われているのは掲示板で、会社からの各種お知らせや業務マニュアル、労働災害発生情報に加え、社員が自由に書き込める自由掲示板も設けています。自由掲示板には「建設会社あるある」のような投稿もあり、社内の雰囲気を和らげることに貢献しています。

谷内さん:

出張先の社員も参加する会議をビデオ通話機能で行うことがあります。また、アンケート機能は会社行事の出欠確認などに活用しており、重要なアンケートや掲示板については、全社員向けのトークルームにURLを送信して確実に確認してもらえるようにしています。

改めてLINE WORKSの導入効果をどう実感していますか。

谷内さん:

アルコールチェックの運用については、以前利用していたサービスから「アルろく for LINE WORKS」に切り替えたことで、アルコールチェックや運転日誌の記録・管理の負担を大幅に削減し、年間約20万円の運用コストを削減できました。

また、LINE WORKSをグループウェアとして活用することで、社内に分散していた情報が集約され、必要なときにすぐにアクセスできるようになりました。これにより、約90名の社員全体の業務効率化が大幅に向上しています。

走出さん:

社内の担当者への対面、電話、メールによる確認作業に要していた時間が、月に約20時間短縮されました。その時間をほかの業務に充てられるようになったことが大きな成果です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

走出さん:

社内規定や各種申請などに関する問い合わせにLINE WORKSのBotが対応する仕組みを構築し、総務部の業務を効率化したいと考えています。

谷内さん:

「アルろく for LINE WORKS」のように、LINE WORKSをインターフェイスとして活用することで効率化できる業務は多いはずです。今後は、勤怠管理など、ほかの社内システムとの連携も積極的に進めていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

谷内 一宣さん

総務部次長として人事および労務全般を管理する。

走出 あゆみさん

総務部で入出金や文書管理、請求書作成等を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 関係者にスピーディかつ正確に情報共有ができ、連絡業務の負担が軽減
• kintoneに入力した入退院の情報がBotで院内関係者に一斉共有する仕組みを構築
• コミュニケーション基盤を整備したことで「病院医師宿直免除」を取得し、医師の働き方改革

正幸会病院の概要をご紹介ください。

東 大里院長:

1983年に開院した当院は内科、消化器科､呼吸器内科､循環器内科､放射線科を擁し、地域医療連携室を設置して周辺の医療機関と密に連携しながら地域医療に貢献しています。2017年には、胃がんや大腸がんなどの早期発見に効果的な検査を行う内視鏡センターを院内にオープンしました。

医療の質と業務効率を高めるため、DXの推進にも力を入れています。きっかけは、10年ほど前に2名体制だった外来事務の職員が突然に同時退職したことです。当時の文書管理は紙ベースで行われており、他の職員が外来事務に必要な情報がどこにあるか把握するのに大変苦労をし、業務が属人化していることのリスクを痛感させられました。

その出来事を機にデジタル化を当院の成長戦略の柱に据え、電子カルテを導入するとともに、人事・労務・勤怠管理などあらゆるシステムをクラウド化。それにともなって紙文書も電子化されましたが、職員間のコミュニケーションについては依然として改善する余地が残っていました。

院内のコミュニケーションについてはどんな課題がありましたか。

東 大里院長:

以前の主な連絡手段は対面か電話で、急ぎではない用件でも相手の時間を奪ってしまうことが課題でした。また、電話は相手が出られなかった場合、重要な用件だとしても伝えることができません。情報の緊急度や重要性に応じて、的確な意思疎通ができるコミュニケーション環境を整える必要がありました。

東 忠里副院長:

医師は、絶えず看護師をはじめとする職員から患者さんに関する問い合わせを受けるため、常に電話対応に追われている状態でした。緊急時は電話で構いませんが、そうではない用件に関しては別の伝達手段があればと思っていました。

安田さん:

私が所属する事務部には、患者さんやそのご家族から多数の電話がかかってきます。しかし担当部署につなごうとしても通話中でつながらないことが多く、伝言メモを当該部署へ渡しに行くことに日々多くの時間を費やしていました。

東 大里院長:

こうした問題を解消するには、テキストで関係者に一斉共有できるコミュニケーションツールの活用が不可欠だと思い、ビジネスチャットを導入することを決めました。

数あるチャットツールの中から、なぜLINE WORKSを選定されたのでしょうか。また、院内での活用促進に向けてどのような取り組みをされましたか。

東 大里院長:

LINE WORKSは、多くの方が利用するLINEとほぼ同じ使い勝手なので、ICTツールが苦手な職員でも簡単に使いこなせることが期待されました。

導入当初、職員には、緊急度の高くない用件はトークで伝えるよう案内しただけで、その後は各部署がそれぞれの業務に合わせて自発的にさまざまな機能を工夫して使うようになりました。これは、使いやすい操作性であること以外にも、フォルダやカレンダーなど豊富な機能を備えているからだと思います。

利用するデバイスは、病院支給のスマホやPC、タブレットに加えて私物スマホ（BYOD）があります。ログイン時に2段階認証をかけるとともに、BYODのスマホではパスワードロックをかけるなど、情報セキュリティに十分な配慮をしています。また、運用ルールとしては、勤務時間外には通知をオフにしてよいこととしました。

LINE WORKSの導入によって職員間のコミュニケーションはどう変化しましたか。

東 大里院長:

対面や電話の多くがトークに置き換わり、相手の業務を中断させることなく、情報を確実に伝達できるようになりました。新型コロナの流行期には、私が患者さんの受け入れを判断すると同時に関係者がいるグループトークで指示を出すことで、スムーズに入院の準備を整えることができました。24時間交代制で働く職員もいるなか、関係者へ一斉に連絡を周知させることは、LINE WORKSを導入していなければ不可能だったはずです。

東 忠里副院長:

緊急の連絡は電話、そうでない場合はLINE WORKSでという使い分けがなされたことで、常に電話に追われる状況から解放されました。職員側も、忙しい医師に電話をかけることに抵抗を感じていたと思いますが、トークなら気兼ねなく問い合わせができるはずです。

安田さん:

患者さんやそのご家族からの電話の内容は、個々の担当者へトークですぐに伝えられるようになりました。伝言メモを渡しに行くムダな時間が削減でき、本来の業務にあてられる時間が増えています。

職員が患者さんのご家族などに外線電話をかけてつながらなかったときは、あとで折り返しの電話がかかってきます。その電話を院内の誰が受けてもスムーズに対応できるよう、電話の相手の名前と伝えたかった用件を、発信した職員が電話対応用のグループのタスクに登録するルールを決めて運用しています。折り返しの電話がかかってきた時は、タスクのリストを見れば、電話の内容がある程度分かるので円滑に対応できます。電話を発信した担当者にわざわざ代わることなく、タスクに登録された用件を伝えるだけで済むことも少なくありません。このことが連絡業務の効率化だけでなく、お問い合わせへの迅速な対応につながっていると思います。

電話対応用のグループのタスクで用件管理。対応が終わったタスクは完了にすることで、残りのタスクが明確に

他にLINE WORKSのどのような機能をよく使っていますか。

【フォルダ/ノート】部門ごとに業務データを共有・管理

【カレンダー】部門ごとや病院全体で把握すべき予定を一元管理

安田さん:

フォルダには業務に関する資料、ノートにはマニュアルというように、部門ごとのグループに情報を整理して共有することで、必要な時にすぐに参照できるようになりました。情報が属人化することなく、業務生産性が向上したと感じています。

グループカレンダーでは、患者さんのワクチン接種の予定日や外来の医師の出勤日などを共有しています。

業務改善プラットフォームkintoneで作成したアプリとLINE WORKSの連携も図っているそうですね。

東 大里院長:

患者さんの入退院に関する情報を管理するアプリをkintoneで構築し、緊急入院や緊急退院が発生した場合は、医師、看護師、薬剤部、事務部、外来看護師、放射線科、臨床検査技師など、その情報を共有すべきメンバーが所属するLINE WORKSのグループにBotで自動通知される仕組みをつくりました｡

安田さん:

入退院情報を管理する地域連携室では、以前はkintoneにデータを入力してから、その情報を各部署に電話で伝えていました。担当者が不在だとすぐに伝えられず、関係者が多い場合は一部の部署に電話をかけ忘れてしまうというトラブルが懸念されました。

いまではkintoneに入力した入退院の情報が、LINE WORKSのBotを通して関係者に一斉共有されるので、部署ごとに伝える必要がなくなり全員に情報が行き渡るようになりました。夜間や休日にも通知が届きますが、自分に直接関係がないケースでも出勤前に緊急入退院情報に触れておくことで業務にスムーズに臨める場合もあるので、この機能はとても有意義です。部署間の情報連携も強化され、患者さんへの対応の迅速化にもつながっていると感じています。

ライブコミュニケーションプラットフォームのBuddycomもLINE WORKSと連携させていると伺いました。

東 大里院長:

院内の離れた場所にいる職員どうしが会話をするためのツールとして、Buddycomを利用しています。使用しているのは病院1階の外来の看護師と3階の内視鏡センターで、「患者さんが今から内視鏡センターに向かわれます」とか「検査を終えた患者さんが帰られます」といった情報を常時接続のインカムによる会話で行っています。

Buddycomには音声をテキストに変換する機能もあるのでLINE WORKSと連携させ、文字化したコミュニケーション内容をトークに記録するという試みもしています。音声のやり取りがテキストとして保存されれば、その内容を見た他の職員にとってはナレッジとして役立てられる可能性がありますし、「言った/言わない」といったトラブルの発生も防げます。

テキスト化された会話の内容がトークに自動保存。「言った/言わない」のトラブル防止に

そうしたDXの取り組みは、「医師の働き方改革」の面ではどのような成果に結びついていますか。

東 忠里副院長:

病院には医師を宿直させる義務がありますが、医師の働き方改革の一環として、入院患者の病状が急変した場合に速やかに対応できる体制が確保されている場合は、都道府県知事の許可によって宿直が免除されるようになりました。

システムのクラウド化やLINE WORKSをはじめとするコミュニケーションツールの導入を進めた当院は、院内の職員と院外の医師がリアルタイムに連絡し、患者さんの状態を写真やビデオ通話などで共有できる体制を整えたことから、大阪府で初となる「病院医師宿直免除」の認可を取得しました。

東 大里院長:

これまで宿直を余儀なくされていた医師が、必要に応じてすぐに病院に駆けつけられる場所で待機していればよくなったことは業務負担の軽減につながり、まさに医師の働き方改革実現に寄与していると思います。

LINE WORKS活用に関する今後の展望をお聞かせください。

東 大里院長:

デジタル化を成長戦略としてから、これまで診療情報管理、AI画像診断、総務・経理、コミュニケーションの各領域のDXに積極的に投資し、業務を効率化する多数のツールを導入してきました。なかでも、当院のデジタル化における3本柱が「電子カルテ」「業務改善アプリ」「コミュニケーションツール」で、コミュニケーションのデジタル化に欠かせない手段であるLINE WORKSをさらに有効活用することは、医療の質の向上と業務効率化、医師や職員の働き方改革をさらに推し進めることにつながるはずです。

【お話を伺った方】

東 大里さん

医師。2010年、正幸会病院院長に就任。日本内科学会 認定内科医、日本消化器病学会 消化器病専門医、日本消化器内視鏡学会 消化器内視鏡専門医、日本消化管学会 胃腸科専門医、日本ヘリコバクター学会認定医、全日本病院学会DX検討委員。

2021年　全国中小企業クラウド実践大賞奨励賞受賞
2024年　病院広報アワードSNS部門優秀賞受賞

東 忠里さん

医師。外来・内視鏡センターを担当。日本内科学会 認定内科医、日本消化器病学会 消化器病専門医、日本消化器内視鏡学会 消化器内視鏡専門医。

安田 真由美さん

入院事務部で入院手続きやレセプト（診療報酬明細書）の作成など、医療事務を幅広く担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年10月当時のものです。

本事例のポイント

• DXの第一歩としてITが苦手な社員も抵抗感なく使えるLINE WORKSを選定
• 情報共有や意思決定のスピードが向上し、お客様への対応力アップにも貢献
• カレンダー機能やワークフローシステムとの連携を活用し、業務の効率化を実現

御社の事業概要をご紹介ください。

藤原さん :

当社は味噌や醤油、日本酒、焼酎、みりんなどの醸造食品を製造する機械・プラントメーカーです。約1,500社と取引しており国内シェア80％以上を誇るほか、世界27か国への製品の輸出も行っています。2050 年を見据えて掲げた「開発ビジョン 2050」では、「醸造を原点に、世界で『微生物インダストリー』を共創する企業」となることを目標にしています。

ビジョンを達成するには現状維持というわけにはいかず、デジタル化による業務改革が必須でした。そこでDX 推進委員会を立ち上げてデジタル化計画を策定し、3年間で21ものITシステム・ツールを導入し、デジタル人材の内製化などに取り組んできました。このような取り組みが評価され、中堅・中小企業のモデルケースとなるDXの優良事例を選定する経済産業省の「DX セレクション 2023」でグランプリを受賞しました。

LINE WORKS導入以前はどのような課題を抱えていましたか。

藤原さん :

DXを推進するには、その必要性をビジョンと結びつけて社員全員に理解してもらう必要がありました。経営層からのメッセージは朝礼や総会などで周知していましたが、機械の据付やプラントの建設などで出張している社員も多く、すべての社員にタイムリーに情報を伝えることが困難でした。また、フルオーダーメイドである当社の製品づくりには技術やノウハウを要しますが、ナレッジを共有する環境が整っておらず、情報共有基盤の整備が必要だと考えていました。

頼さん :

DX推進委員会の発足当初、まずは社内の業務を洗い出すために、各部署へヒアリングを行ったところさまざまな非効率な業務が浮き彫りになりました。例えば、会議室を利用したい際は、予約を取りまとめる担当者との連絡は内線で行い、予約状況はExcelで管理していました。そして、全体へ周知させるために予約状況をまとめたExcelを紙に印刷して本社のホワイトボードに掲示していたのです。予約状況が変更される度に、その紙を貼り替える手間が発生していました。社員の予定管理もホワイトボードで行っていたため、確認するにはわざわざホワイトボードを見に行かなければならず、出張先にいる社員などタイムリーに予定を確認できない状況でした。まずはこういったアナログな業務をデジタル化して改善することから始めようと考えました。

佐藤さん :

私は年間200日ほど出張先に滞在していますが、本社など別の拠点にいる社員と連絡を取りたいときの連絡手段は電話やメールのみでした。電話は行き違いも発生しやすいですし、メールはいつ読んでもらえるのか分からないなど、思うように連絡が取れないことが多くありました。長期の出張を終えて久しぶりに会社に行くと、就業規則や案件の状況など会社のさまざまな情報が変化していて、浦島太郎状態になっていることもありました。

藤原さん :

組織力を高めるために、全社員が定期的に同じ情報を持っている状態を作ることはとても重要であり、このような状況に変えていくために、ビジネスチャットの導入を検討しました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選ばれたのはなぜですか。また、運用ルールは定められましたか。

藤原さん :

アナログな働き方に慣れ親しんだベテラン社員が多く、当時はITリテラシーが決して高いとは言えませんでした。過去に別のITツールを導入したこともありましたが、使いこなせず定着しなかった経験もありました。社内のDXに向けて、誰ひとり取り残さず推進していきたい思いがあったため、ベテラン社員でも抵抗感なく、みんなが使えるツールを探していました。そこで多くの社員がプライベートで使い慣れているLINEにUIが似ている、LINE WORKSに注目しました。当社はお客さまに関する機密情報を扱うことも多く、セキュリティ面で安心できるクラウドサービスである点にも魅力を感じました。

頼さん :

LINE WORKSの利用は、当初は会社支給のスマホかPCに制限し、全社員にアカウントを付与して運用を始めました。導入直後に説明会を開催しましたが、それ以外に特別な導入教育を行うことなく、すぐにほとんどの社員が使いこなせるようになりました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・情報共有や意思決定のスピードが向上し、お客様への対応力UPに貢献

・案件の進捗状況もタイムリーに把握でき、ノウハウ共有の場として役立つ

藤原さん :

全社員、役員、部長、部門、案件ごとなどの目的別にグループを作り、電話やメール主体に行われていた連絡がLINE WORKSに置き換わったことで、情報共有が飛躍的にスムーズになりました。対面や電話、メールでは気を遣うような上司や他部署の担当者への質問も、トークなら気軽に連絡を取ることが可能です。LINE WORKS導入後は、以前よりコミュニケーションのハードルが低くなり、さまざまな案件に関する意思決定のスピードも向上し、お客様への対応力向上にもつながっていると感じています。

佐藤さん :

トークを見ていれば、どのメンバーがどのような課題を抱えているかがよく分かります。例えば、案件ごとに製造部や設計部、営業部などの関係者を含めたグループを作成しているのですが、施工現場での不明点などについて写真とともに連絡があると、離れた場所にいても速やかに的確なアドバイスができます。先輩が蓄積しているノウハウを共有する手段となっています。自分にメンションされていないメッセージであっても、やりとりをみればプロジェクトの状況を隅々まで把握できるのもグループ活用のメリットです。

さらに図面などは社内のデータベースにて管理していますが、変更・修正があった場合にはLINE WORKSトークでその旨を連絡してもらうため、誤って修正前の情報を参照することがなくなりました。現場が必要な部品を急いで調達してほしいときは、型番や図面の写真を本社にいる設計や調達の担当者に送ることで、迅速に対応してもらえます。以前は電話がつながらなかったり、送信したメールが確認されているかどうかわからず不安になったりすることもあったのですが、LINE WORKSで連絡を取るとレスポンスも速いですし、返信がなかったとしても既読かどうかで、相手の状況がわかりやすくなりました。

掲示板も積極的に活用されているそうですね。

頼さん :

掲示板は、経営層が発信するビジョンから、案件受注報告や各種議事録、RPAで自動化する業務フローのシナリオまで、全社に向けた情報を一斉に周知するのに役立っています。掲示板の閲覧を全社員に習慣化してもらうため、原則として昼休み前後の12時30分と終業前の16時30分の2回、と時間を決めて投稿しており、特に重要な情報は必読設定にしているので確実に見てもらえるようになりました。

佐藤さん :

掲示板を通じて会社の動きが手に取るように分かり、長期出張中でも社内の様子をタイムラグなく把握できています。本社にいないために情報が分からず、不安になるということがなくなりました。LINE WORKSが導入されてから、出張先にいても会社との距離感が近くなったと感じています。

外部トーク連携やカレンダーの機能も、業務効率化に役立っているそうですね。

佐藤さん：

製造部では、据付や建設の際に作業を依頼する外部の協力会社とスムーズに連携するために、外部のLINE WORKSやLINEとつながってやりとりしています。機密情報漏えい防止の観点から、外部とつながる場合は会社に申請して許可を得ています。

頼さん :

カレンダーは社員の予定を把握したり、設備予約機能で会議室や社用車、実験機器などを予約・管理したりするのに活用しています。以前のようにホワイトボードのスケジュール表を見に行く必要がなくなりました。手元のPCやスマホで、設備の予約情報を確認したり、予約できたりするので便利です。

藤原さん :

社員へのヒアリングや社内イベントへの出欠確認などに、アンケート機能を活用しています。紙のアンケート用紙を配付・回収したり、集計したりする手間がかからなくなりました。LINE WORKSによって、社員の意見も吸い上げやすくなり、双方向でコミュニケーションが取りやすくなりました。

頼さん :

ワークフローシステムの「サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS」を連携させ、申請・承認業務をLINE WORKS上で運用できるようにしました。以前は、別のツールを使っていましたが、承認者が外出先にいると承認作業のためにPCをVPNに接続する必要があったのです。このひと手間と、スマホからは承認ができないせいで、承認担当の出張や外出が多いと承認が完了するまでにひと月ほどかかるケースがありました。現在は、スマホから簡単に承認作業ができるため、早ければ判断まで1～2日で済むようになりました。社員からの評判も非常に良いです。

LINE WORKSから申請・承認作業が行えるようになり、承認手続のスピードが改善した

DX推進を含む御社のビジョン実現に向けた動きにも、LINE WORKSが役立っているそうですね。

藤原さん :

LINE WORKSはもはや当社にとってなくてはならない存在です。その一方で、対面でのコミュニケーションの重要性も実感するようになりました。重要な報告は対面で行うようにして日頃から関係構築をしているからこそ、ITツールを用いた意思疎通も円滑にできているのだと思います。対面やLINE WORKSでのコミュニケーションによってDX推進を含めたビジョンが浸透し、社員一人ひとりの理解を得られていると感じています。

頼さん :

LINE WORKSの導入をきっかけに、全社的にITツールへの抵抗が少なくなりました。今では多数のシステム・ツールを活用して業務効率化を実現させていますし、LINE WORKSを通して多くの社員がDX実現に向けて有用な意見を発信してくれています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

藤原さん :

以前は受注した案件をこなすだけで精一杯という状況でしたが、DX推進によってさまざまな業務が効率化し、ビジョン実現に向けた取り組みが前進しました。企業の成長にはデータの活用が極めて重要となります。LINE WORKSの導入をはじめとするDX実現に向けた取り組みでデータを蓄積する基盤が整ったので、それを有効活用してデータドリブンな経営を実現することがこれからの目標です。

【お話を伺った方】

藤原 加奈さん

取締役副社長を経て、2021年9月代表取締役副社長に就任。

頼 純英さん

経営企画室 課長とDX推進委員会 委員長を兼務する。

佐藤 文宏さん

製造部 プラントグループの課長として現場を管理する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年4月当時のものです。

本事例のポイント

• 発注手続きを電話からトークに移行したことで誤発注数を半減し、1現場あたり数十万円単位のコスト削減を実現
• 現場の報告や相談をトークに集約。現場への移動がなくなり指示・確認が30分→5分に短縮し、残業時間を削減
• 掲示板やアンケート機能も活用し、普段顔を合わせない社員や職人とのコミュニケーションプラットフォームとして活用

御社の事業内容をご紹介ください。

小堤さん：

当社は大手電気工事会社のパートナー会社として、東京スカイツリーや六本木ヒルズといった都市部の大規模開発プロジェクトを中心に電気設備工事の一端を担っており、電力会社から供給された電力を建物内で使用できるようにする室内電気設備工事や通信に使用する設備を工事する弱電設備工などを手掛けています。従業員のうち現場で指揮をとる施工管理者と職人が7割を占めています。

LINE WORKS導入前の課題と、導入に至った経緯を教えてください。

矢代さん：

以前はチャットツールを利用しておらず、事務所や現場にいる職人どうしは主に電話で連絡を取っていました。ただ、現場で作業をしている職人がすぐに電話に出られることはあまりなく、大抵は折り返しの手間がかかっていて、情報共有が滞る場面が日常的に見受けられていました。

また、現場の状況を職人から電話で報告されることが多かったのですが、音声だけではどうしても伝わりにくい部分があり、かねてより電話に代わる連絡ツールを導入して職人との情報共有を円滑にしたいとも考えていました。

小堤さん：

2020年の初旬にLINE WORKSの導入を検討し始めたのですが、そのすぐ後にコロナ禍となり、当社が請け負う工事では遅延や中止や見直しが数多く発生していました。

また、当社の従業員は現場に常駐することが多いため、日頃から従業員どうしで定期的にコミュニケーションをとる機会を設けていたのですが、コロナ禍で対面でのコミュニケーションもストップせざるを得ない状況だったので、チャットツールには情報共有のプラットフォーム、そして業績回復の礎となることへの期待を寄せていました。

数あるツールの中からLINE WORKSを選んだ理由をお聞かせください。

小堤さん：

5～6社のチャットツールを検討しましたが、LINE WORKSが最も始めやすいツールだと判断しました。ベテランの職人の中には新しいツールへの抵抗感を抱く人も少なくありません。親近感を持っている人が多いLINEと似た操作性のLINE WORKSであれば、職人を含む従業員への普及がスムーズなのではないかと考えました。また、イニシャルコストがかからないという導入ハードルの低さも選定理由の一つです。

矢代さん：

建設業に特化したツールではない点もポイントでした。業界特化型のツールの場合、「施工管理」や「入退場管理」といったように業界特有の習慣に合わせて開発・提供されています。だからこそ便利ではあるのですが、他の業務に応用して使うのは難しくなります。一方、LINE WORKSは業界や企業規模を問わず使えるような汎用性に優れた設計のため、工夫次第で自社にあった使い方ができると判断しました。

全社での本格運用開始までにどのような準備をされましたか。

矢代さん：

2020年3月頃から、まずは事務所内の社員でLINE WORKSフリープランの利用を開始しました。フリープランでも十分にLINE WORKS活用のメリットを実感できたため、2020年4月からアドバンストプランを契約してLINE WORKSのアカウントを職人含む全従業員に付与し、全社に展開しました。

小堤さん：

当時はLINE WORKSを当社のプラットフォームとして機能させるためには、まずハード面を整える必要がありました。そこでLINE WORKSの運用開始にあたって社用スマホを全社員へ貸与し、LINE WORKSを活用しやすい環境を整えることにこだわりました。

新しいツールへの抵抗感がある職人さんにもLINE WORKSを使ってもらうために、どのような工夫をされましたか？

矢代さん：

せっかくアカウントを用意しても使ってもらえなければ意味がないため、LINE WORKS浸透への第1ステップとして、些細な内容であってもトークで連絡を取るようにしました。メッセージに既読が付くようになれば、第2ステップとして「急ぎの用事があるため電話ください」とトークで連絡して、職人にLINE WORKSを確認・使用する習慣をつけてもらいました。

まずはLINE WORKSに触れてもらい、その後にメインの連絡手段として実際に機能を利用してもらうことで、徐々にLINE WORKSを浸透させていった結果、現場で利用する職人が増加していきました。周りの職人がLINE WORKSを利用し始めると、自分も利用した方が便利になると感じてもらえたようです。今では職人を含めた当社全体のLINE WORKSの利用率は約90%にも上ります。

LINE WORKSの具体的な活用方法および導入効果を教えてください。

・グループトークで材料発注を行うことで発注の不備がなくなり、誤発注の防止と利益確保を実現

・職人どうしで画像を活用してやりとりすることで、遠隔でもスムーズな指示が可能に

・従業員評価にアンケート機能のテンプレートを活用

小堤さん：

まず、業務連絡を電話からLINE WORKSのトークに置き換えました。例えば材料発注をする際には、商社の担当者には自社でLINE WORKSアカウントを取得してもらっています。アカウントの取得後、外部連携機能を使って現場にいる職人と材料を取り扱う商社の担当者も含めた「材料発注用グループ」を作成し、そこで発注連絡をしています。これまでは職人が商社へ電話して発注をしていたのですが、職人からの発注は「あの商品が○個欲しい」といった抽象的な内容の連絡が多く、聞き間違いによるサイズ違いや色違い、言った・言わない問題などが原因で誤発注が相次いでいました。それに加えて発注の重複も頻繁に起こっていました。

LINE WORKSを導入した現在は、職人が段ボールなどに記載した発注メモの写真を撮影して、その画像をグループに投稿して発注しています。これによって商社側は発注内容を目視で確認でき、発注の重複がないかを含めた確認や発注内容の補足が確実にできるようになりました。

その結果、誤発注が半減し1現場あたりのコストがおおよそ数十万単位で削減されました。さらに材料の廃棄コストや保管コストも大幅に減り、当社全体で考えると大幅なコスト削減、利益創出ができたように感じます。

矢代さん：

誤発注が少なくなったことで商社側にもLINE WORKS活用のメリットを感じてもらえているのではないでしょうか。

工事現場や社内での情報共有にもLINE WORKSを活用されているそうですね。

矢代さん：

職人や管理者が参加する「現場管理グループ」を工事ごとに作成し、施工の状況報告や相談などをしています。LINE WORKS導入前は、若手の職人は主に電話や対面でベテランの職人に相談をしており、指示を受けた後、場合によっては作業場所を移動して報告することもありました。電話でアドバイスをもらう場合も伝えられる情報に限度があったのも事実です。

現在は確認事項があったらグループに現場の写真を投稿して質問しているため、離れた場所にいても現場の様子を正確に把握できるようになりました。重要なケースを除いて、質問に対する指示もわざわざ現場に移動せずに、LINE WORKS上で確認できるようになりました。例えばある現場ではこれまで30分かかっていた指示・確認が5分になるなど効率化が実現した結果、他の業務により多くの時間を充てられるようになりました。工事全体のクオリティの向上にも貢献できていると思います。残業時間の削減にもつながっているでしょう。

小堤さん：

また、掲示板には私が週に1度のペースで従業員に向けたメッセージを発信しているほか、現場への周知事項もリアルタイムで投稿するなど、全社への情報発信手段として活用しています。

さらに当社では従業員の評価にあたり、自己申告シートを記入してもらっています。これまでは紙に記入をしてもらっていましたが、LINE WORKS導入後はアンケートのテンプレートを活用して作成したフォーマットでも記入できるようにしました。今では職人を含む多くの従業員がLINE WORKSでシートを記入してくれています。

LINEと操作性が似ているLINE WORKSは使い始めるハードルが低いため、アナログな文化が残る建設業界でも浸透しやすいのが特長です。「段ボールの発注メモをトークに投稿する」という発注方法をはじめ、アナログとデジタルをうまく組み合わせられる点がLINE WORKSのメリットであり、アナログな文化が残る業界でも受け入れられやすいのではないでしょうか。

今後LINE WORKSの活用をどのように発展させたいとお考えですか。

矢代さん：

現在、カレンダー機能を社用車の予約や個人の予定管理などに利用していますが、従業員間でのスケジュール共有をさらに強化したいと考えています。当社ではさまざまな規模の工事が同時に進行しているので、いつだれがどの現場で働いているのかをカレンダーで簡単に確認できるようにすれば、人員調整はよりスムーズになるでしょう。

共用の社用車の予約にカレンダーを活用。今後は従業員個人のスケジュール管理にも役立てたい

また、現場に定点カメラを設置し、LINE WORKSのビデオ通話機能を通して本社からも現場の様子を確認できるようにしたり、逆に現場から動画を送ってもらって音や明るさ、振動などを写真よりもより正確に把握して遠隔指示などにも役立てたりできればと考えています。

小堤さん：

協力会社の職人さんにもLINE WORKSの活用を広めていって、「第一建工にお願いするとLINE WORKSでやりとりができるから楽だ」と思っていただくことで職人の確保にもつなげられれば、と考えています。

さらに、LINE WORKSならフランクにやり取りができるので、世代を超えたコミュニケーションのきっかけとしての役割も期待しています。

【お話を伺った方】

小堤 篤史さん

代表取締役社長。

矢代 紘一さん

工事に関わる事務関係全般やツールの管理など現場のサポート業務を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年2月当時のものです。

本事例のポイント

• LITONE for チャットボットを採用し、検査報告書作成を自動化する仕組みを構築
• 検査報告書作成にかかる時間を8時間から2時間に短縮、顧客満足度向上にも寄与
• PCが苦手な社員や新入社員にも教えやすく、空いた時間を他の作業に充当して有効活用
• 予定管理や回覧板など、ひとつのアプリにまとまり、より便利に

御社の事業内容をご紹介ください。

長谷川さん：

1970年に創業した長谷川鉃工では、主にビルや学校の体育館などの骨組み部分を製作しています。ロボット溶接による複雑な加工を得意としており、高い技術と信頼を得ています。

2020年に創業から50周年を迎えて、お客さまからは「頼んでよかったと思っていただける仕事」を、社員からは「当社で働けてよかった」と思える会社にすることを理念に掲げています。2023年4月には、鉄の魅力を伝える体験型施設「アイアンプラネット ベースオブ津軽」をオープンして、工作体験や鉄に関する展示などを通じて地域社会への貢献にも力を入れています。鉄という硬いものを扱ってはいますが、頭まで固くならず、遊び心のある会社であり続けたいと考えています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題に直面していましたか。

長谷川さん：

2019年4月より順次施行された働き方改革への対応により、当社では時間外労働の短縮や有給休暇の取得などに取り組んできました。しかし、その結果、工場の稼働時間が減少し、売上が大きく減少してしまうという課題に直面しました。この課題を克服するために、4年ほど前からシフト制を導入して工場の稼働率を上げたり、ロボット設備を導入して生産性を向上させたりと、さまざまな対策を講じてきました。しかし、それでもまだ時間外労働が発生するケースがあるため、さらなる業務効率化が求められていました。

田辺さん：

特に時間外労働が多く発生していたのが、製造工程が適切に進んでいることを証明するために顧客へ提出する検査報告書の作成業務でした。具体的には、工事用デジタルカメラで撮影した製造工程の写真をパソコンに取り込み、何十枚の中から選定した写真を事務所で編集し、現場毎の専用Excelフォーマットに入力・出力して顧客へ提出するといった作業です。分担がしづらく、一人の社員に業務負荷が偏っていました。手直しが発生したり、検査報告書作成のためだけに事務所に戻らなければならない場合があったりと、非効率な状況が続いていました。

LINE WORKS とLITONE for チャットボットを選定した理由は何でしょうか。

田辺さん：

検査報告書の作成業務にかかる時間を効率化したく情報を探していたところ、チャットボットとkintoneを活用することで、工場にいながら報告書作成ができる仕組みがあることを知りました。

当社の社員には若手からベテランまでおりますが、ITスキルに長けているわけではありません。そのため、インターフェイスとなるチャットボットは、普段見慣れているLINEの画面と似ているLINE WORKSで行えば、ストレスなく使ってもらえると思い、LINE WORKSと連携しているGlobalB社の「LITONE for チャットボット」*および「LITONE for kintone」*の導入を決めました。

長谷川さん：

社員からLINE WORKSを使いたいと相談を受けたとき、私でも日常で使っているLINEの使い勝手や仕組みはそのままに、より高度なビジネス管理ができるツールで業務効率化に貢献できるイメージがすぐに湧き、導入を承認しました。

従前の課題だった検査報告書作成業務に、LINE WORKSをどのように活用していますか。

田辺さん：

まず、工場でLINE WORKSのアプリが入ったiPadで製造工程の写真を撮影し、そのままLINE WORKSのチャットボットの質問に回答しながら撮影した写真を選択して送信します。その回答情報がkintoneに連携され、kintoneに登録された情報が自動的に検査報告書として出力されます。

工場にいながら検査報告書作成業務のほとんどが完結され、あとは、事務所のパソコンでExcelファイルに出力し、画像の位置などを微修正するだけでお客様にメールでお送りできる状態になります。

Botを活用した検査報告書作成の様子。チャットボットでの回答作業は、慣れれば1分もかからず完了できる

金持さん：

まずは、私が最初にLINE WORKSとkintoneを使った検査報告書作成業務のやり方を覚えました。当初は不安もありましたが、使い方は簡単で、すぐに手順を覚えられました。

実際の操作は、LINE WORKSのチャットボットにタップで回答するだけですし、kintoneは出力ボタンをクリックするくらいなので、本当に驚くほど簡単に書類が完成します。報告書のデータベースとなっているkintoneですが、難しい操作をせずに扱える仕組みになっているのは、素晴らしいと思います。

報告書に添付される写真もクリアですし、仕様通りに作られているので、従来と比べて報告書の品質も全く落ちていません。

LINE WORKS活用によって、検査報告書作成業務にどのような変化がありましたか？

・1案件あたり8時間かかっていた検査報告書の作成時間が2時間に短縮
・検査報告書を即日納品することで、お客さまの業務スピードUPに寄与
・業務が引き継ぎしやすくなり、属人化から脱却

金持さん：

これまで、写真撮影時間を除き、写真データをExcelに取り込み、資料作成から印刷までに1案件あたり約30枚ある報告書の作成完了まで8時間かかってた作業が2時間に短縮され、業務時間内に完了できるようになりました。

わざわざ報告書作成のためだけに事務所に戻る必要もなく、移動時間も削減できています。

以前、遠方のお客さまが当社の工場に立会い検査に来られたときがありました。立会い時には写真を撮り終えていたので、当日、お客さまが帰りの新幹線に乗車するまでの1時間くらいの間で報告書を送付でき、「すごく早いね！」と大変喜ばれました。

工藤さん：

以前は、工事用デジタルカメラや写真選定の専用アプリなどを使えるのが主に私だったため、検査報告書作成業務を担当していました。報告書作成業務が集中すると時間外労働で対応する必要がありましたが、LINE WORKSとkintoneが連携されるようになってから、教えることが簡単にできるようになったので、今では誰でも報告書が作成できるようになりました。

誰にでも使えて、誰にでも教えることができるというのは、業務効率化にとって重要だと考えています。業務を引き継ぎしやすいチャットボットの活用はとても魅力に感じています。

田辺さん：

まず、検査報告書の作業時間が短縮され提出スピードも格段に上がり、お客さまにとっても、数日後に先方社内で提出していた報告書を帰社直後に上げられるようになったことで、お客さま満足度が向上したと思います。社員も短縮した時間で他の業務に取り組むこともできますし、作業が属人化しないため、有給休暇も取りやすくなりました。働き方改革にも貢献しています。

LINE WORKSの標準機能はどのように活用していますか。

【掲示板】紙の回覧板を置き換え、情報共有のタイムロスをなくしペーパーレス化
【カレンダー】休暇確認や業務量調整に活用
【トーク】自動翻訳でベトナム人の技能実習生・インターン生とのコミュニケーションを円滑化

田辺さん：

トークを使用してスピーディな報連相を徹底しているほか、カレンダーや掲示板も活用しています。

カレンダーで社員の休みを確認することで、業務量を調整し、スムーズな業務運営を実現しています。

カレンダーには社内の予定を入力。いつ・誰が・どこで・何をするのかを可視化している

また、紙の回覧版をLINE WORKSの掲示板に置き換えることで情報共有のタイムロスをなくし、ペーパーレス化にも寄与しています。

当社にはベトナム人の技能実習生・インターン生が計4名勤務しています。彼らとのコミュニケーションを円滑にするために翻訳機能を活用しています。日本語で送ったトークが即座にベトナム語に翻訳されるので、相互理解が促進し、スムーズな業務遂行を実現しています。

工藤さん：

これまで、チャットはこのアプリ、カレンダーはこのアプリ、回覧は紙、などそれぞれ別のツールを使い分けていたのですが、LINE WORKSで1つのアプリにまとまったので、以前より便利になっていると実感しています。

工場の生産性や社員の作業効率を向上するためにDXを推進してきたのですね。

長谷川さん：

私の中で、DX化とは環境整備、整理整頓です。難しいことをやるのではなくて、工場の仕組みを整えようとか情報の整理整頓をしようとか、そういったところからDXは進んでいくと思っています。

LINE WORKSは全社員が共有された情報に手軽にアクセスでき、チャット形式のトークや情報共有が可能なカレンダー、掲示板などの機能を搭載しており、情報の整理整頓に役立つと考えています。情報へのアクセス性に優れたLINE WORKSは、業務が属人化しやすい鉄鋼業界に適していると思います。

LINE WORKS活用に関する今後の展望をお聞かせください。

長谷川さん：

現状、LINE WORKSとLITONE連携による検査報告書作成業務の仕組みは、非常に上手くいっています。この仕組みを同業他社さんにも広げ、業界全体の活性化につなげていきたいと考えています。

【お話を伺った方】
代表取締役社長
長谷川 睦さん
会社を代表して業務の執行や契約締結などを行う。

専務取締役 統括管理
田辺 一久さん
LINE WORKS・kintone連携の導入推進および管理を担当。

営業部
工藤 亜希さん
営業管理および検査報告書の確認を担当。

金持 紗良さん
検査報告書の作成業務に従事。

*LITONE for チャットボット：LINE WORKSのチャットボットの質問に答えるだけで回答情報をkintoneに登録できるサービス

詳細はこちら
*LITONE for kintone：kintoneに登録した情報を希望書式のExcelファイルで出力するサービス

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。

本事例のポイント

• グループトークで院内のスピーディな情報連携が実現
• 患者さんのご家族のLINEとつながってコミュニケーションが円滑に
• ビデオ通話で医師が患者さんの状態を遠隔で把握できる環境を整備
• プロジェクトやマニュアルをノートでスムーズに情報共有

熊本リハビリテーション病院の概要をご紹介ください。

城ヶ野さん :

当院はリハビリテーション専門病院として高度なリハビリテーションを提供し、患者さんの早期の退院・社会復帰を支援しています。医師・看護師・セラピスト・医療ソーシャルワーカーが協力し、急性期と回復期の患者さんには院内で、介護が必要な患者さんには介護老人保健施設や通所リハビリでも支援を行っています。

リハビリテーション科のほかに内科や脳神経内科、血管外科、泌尿器科などの診療科や、栄養サポート、再生医療などの専門外来も設けており、外部の医療機関と連携しながら地域に密着した医療サービスを拡充しています。さらに「くまりは健康フェスタ」など地域を巻き込んだイベントや地域リハ活動、介護予防活動などのほか、近年は患者さんの情報のデジタル化や分析などによる医療DXにも注力しています。

これまでどのような課題に直面していましたか。

城ヶ野さん :

これまで、院内での情報伝達は、主に電話やメール、PHSを利用していました。例えば医師から休診することになったという電話が事務部に入ると、連絡を受けた職員が他の職員に口頭で伝え、離席している職員にはデスクに紙のメモを置くなどして伝えていました。事務部には総務課や財務課、人事課といった多数の部署があり、それぞれの職員がDXや人材育成など部署横断的なプロジェクト活動を数多く行っています。ただ、プロジェクトの会議に先立って情報交換をする機会がなかなか設けられず、会議のスムーズな進行が課題でした。

佐藤さん :

新型コロナウイルスが流行し始めた2020年、診療時間外に新型コロナウイルス関連の対応が必要になった際、院長や副院長、当直の看護師との情報共有は電話で行うしか方法がなく、タイムリーな情報共有ができませんでした。院長からの指示や報告を院内の関係者に一斉に伝達でき、迅速に確認できる手段が必要と感じていました。

大谷さん :

地域連携部には、地域の医療機関と、患者さんやそのご家族からの連絡や相談で、1日に100件近くの外線電話がかかってきます。別の業務で手を離せなかったり、離席中で電話に出られなかったりすることもあります。後から折り返しても連絡がつながらないことも多く、電話対応がかなりの業務負担になっていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを導入された理由と、運用開始までの経緯をお聞かせください。

坂本さん :

LINE WORKSは多くの職員がプライベートで使い慣れているLINEと基本操作が似ていて、導入教育をせずともスムーズに定着することが期待できたので、まずはフリープランで利用することを決めました。他のチャットサービスを利用していたこともありましたが、利用人数や作成できるグループ数に制限があったため、一部の職員の利用にとどまっていました。LINE WORKSはフリープランでも充分なグループ数が作成できるのに加えて、ビデオ通話機能が使える点や連携ツールが多い点も魅力でした。

城ヶ野さん :

最初に、院長・副院長、看護部とリハビリテーション部の各部長、検査部、薬剤師、麻酔科の医師とで新型コロナウイルス対応の情報連携用として運用を始め、その次に訪問看護や訪問リハビリテーションなどを提供する在宅支援部と事務部で利用を開始しました。導入から1年ほど経ったころ、院内の情報共有をさらに円滑にするために、医師全員と各部門の部門長や部署長に加えて、病棟ごとの共用アカウントを付与しています。さらに、患者さんやそのご家族のLINEと外部トーク連携でつながってやりとりしようと、地域連携部でも利用を開始しました。そのタイミングで、患者さんやご家族により安心していただくために有料プランにアップグレードしています。

病棟や地域連携部では、院外に持ち出せない病院支給のPCやタブレットでの利用に限ると運用ルールを定め、時間外に連絡をとりあう可能性がある医師や事務部に限ってBYODでの利用を許可しています。

LINE WORKSの活用シーンをご紹介ください。

・グループトークで医師や関係者とのタイムリーな情報伝達が可能に

・患者さんのご家族のLINEとつながり連絡業務の負担が軽減

佐藤さん :

看護部では各病棟に配布されている端末で、新型コロナウイルス関連の情報連携や診療時間外での連絡にLINE WORKSを利用しています。電話連絡がLINE WORKSのグループトークに置き換わったことで、院長や副院長、関係する各部門長どうしでタイムリーに情報共有ができるようになりました。院長や副院長への報告や指示内容を職員一人ひとりに伝達するといった電話連絡の煩雑さが解消したことで、連絡に要する時間や労力が大幅に削減されました。LINE WORKSを導入した時期は新型コロナウイルスの流行初期でした。感染者が爆発的に増加してからの状況下で、連絡手段が電話のままだったら……とても対応しきれなかったと思います。

新型コロナウイルス関連の情報連携用のグループトークでは、職員が新型コロナウイルスに感染した際などに情報を共有。連絡がタイムリーになり、判断も迅速にできている

坂本さん :

電話やメールで多忙な医師に用件を伝えるのは気が引けることがありましたが、都合のよいときに確認してもらえるトークなら心理的に安心して連絡ができます。事務長や秘書、医師どうしのトークも増え、LINE WORKSが院内に広く浸透してきたことを感じます。

大谷さん :

地域連携部では、外部トーク連携機能を活用して患者さんのご家族のLINEとつながって連絡を取りあっています。地域連携部のLINE WORKSとLINEで連絡が取りあえることを案内する文書をご家族にお渡しして、ご希望者にQRコードで友だち登録をしてもらっています。お互いが都合の良いタイミングでメッセージを確認・送信することができて、以前よりもかなりコミュニケーションが取りやすくなりました。地域連携部にかかってくる外線電話の数も大幅に減少しました。

入院患者さんの面会日の予約などをトークでやりとりすればテキストで残るため、電話や口頭で起こりやすい伝え間違いや聞き違いを防ぐことができます。また、要介護認定の申請に必要な書類のご案内やリハビリの様子、退院後のリハビリ環境を把握するために必要なご自宅の写真も、データで共有できるようになりました。LINE WORKSでつながる前は、ご自宅の写真はご家族に病院まで持ってきてもらって確認していたので、ご家族の負担も軽減したのではないかと感じています。

入院中の患者さんの様子やリハビリ風景の動画、関係書類などトークで共有できるようになった

ビデオ通話機能も積極的に活用されているそうですね。

・医師と病棟をビデオ通話でつなぎ、時間外の遠隔対応が可能に

坂本さん :

以前は、勤務時間外の医師に対して患者さんに関する質問があると、電話で傷口の様子や心電図の説明をしていましたが、実際に確認しないと対応の判断ができない場合は、勤務時間外でも医師に病院に来てもらうことがありました。現在は、病棟に設置している端末にLINE WORKSを設定し、自宅にいる医師とビデオ通話機能で状況を確認できるようになっています。映像を見ながら看護師に必要な指示を出せるようになり、医師が時間外に病院まで行かなくても済むケースが増えています。医師の業務負担軽減とも言えるこのような活用は、医療機器を管理するエンジニアにも適用できると考えています。

ほかにどのようなLINE WORKSの機能をよく利用されていますか。

・プロジェクトの進捗状況やマニュアルの共有にノートを活用

・職員の予定や行事をカレンダーや掲示板で見える化

・アンケートで日程調整や意見収集を効率よく実施

城ヶ野さん :

事務部では、各プロジェクトチームの議事録や取り組み内容の進捗状況の管理に、ノート機能を活用しています。部門横断的なプロジェクトの会議に先立って、議題や関連資料を共有できるので、議論もスムーズになり会議の時間短縮と質の向上を実現しています。また、やりとりの内容もLINE WORKS上に残るので、後から振り返るのにも便利です。

坂本さん :

ほかにもインフルエンザの予防接種の電話受付手順をノートにまとめています。患者さんの年齢や地域によって案内する内容が少しずつ異なるため確認事項が多いのですが、ノートで確認しながらスムーズに電話対応ができています。

発熱外来や外線への対応についての情報を掲載し、折り返しや他の職員へ確認が減少し、電話対応がスムーズになった

坂本さん :

総務課では職員がカレンダーに予定を登録して、お互いのスケジュールを共有しています。今後は、会議室や共用備品の貸出もカレンダーで管理したいと考えています。イベントなど院内全体向けの連絡事項は掲示板で共有しているほか、意見収集や会議日程の調整にはアンケートを利用しています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

城ヶ野さん :

今後さらに多くの職員にアカウント付与を行い、アンケートを病院全体で活用するなど、定期的な意見聴取に役立てたいです。また、外部の医療機関のLINE WORKSやLINEとつながることができれば、地域内連携がより強化できると思います。

【お話を伺った方】

城ヶ野 晃久さん

総務、財務、人事、医事などを行う事務部を事務長として統括する。

佐藤 並子さん

看護師、看護補助者、介護士などが所属する看護部を部長として管理する。

大谷 久江さん

地域連携部 部長として近隣の医療機関との連携や、患者さん・患者さんのご家族からの相談業務などを担う。

総務課 主任

坂本 和歌子さん

総務課 主任として主に企画広報や新しいツールの導入・運用などに携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年12月当時のものです。