目次

サイボウズLiveとLINE WORKSの機能対比

LINE WORKS基本環境構築
(1) サイボウズLive「メンバー名簿」からLINE WORKSの「社内アドレス帳」を作成する
(2) LINE WORKSでグループを作成する

 

グループのデータ移行
(1) サイボウズLive「イベント」→LINE WORKS「メンバー予定表」「グループカレンダー」
(2) サイボウズLive「共有フォルダ」→LINE WORKS「グループフォルダ」「Drive」
(3) サイボウズLive「ToDoリスト」→LINE WORKS「ノート」
(4) サイボウズLive「掲示板」→LINE WORKS「ホーム」

 

個人のデータ移行
(1) サイボウズLive「マイカレンダー」→LINE WORKS「マイカレンダー」
(2) サイボウズLive「コネクション」→LINE WORKS「マイアドレス帳」
(3) サイボウズLive「マイToDo」→LINE WORKS「タスク」
(4) サイボウズLive「アンケート」→LINE WORKS「アンケート」
(5) サイボウズLive「チャット」→LINE WORKS「トーク」

サイボウズLiveとLINE WORKSの機能対比

サイボウズLiveの各機能をLINE WORKSのどの機能で代替できるのか、という点について表にしました。

このように、サイボウズLiveの機能とほぼ同様の機能をLINE WORKSで提供しております。しかしながら、細かい機能の有無や使い勝手は異なります。

そのため、サイボウズLiveとまったく同じ方法でLINE WORKSを使うよりは、LINE WORKSの特徴を活かして新規で作成し、ご利用いただくことをおすすめします。

本記事では、サイボウズLiveの各機能別に、LINE WORKSに移行後のイメージと合わせて、お役立ち利用ガイドやヘルプセンターの記事をご紹介します。

LINE WORKS基本環境構築

※アカウント新規作成手順などについては、こちらを参照ください。

(1) サイボウズLive「メンバー名簿」からLINE WORKSの「社内アドレス帳」を作成する

移行後のイメージ

組織

メンバー

手順

① サイボウズLiveから「メンバー名簿」のデータをエクスポートします。

手順：サイボウズLiveからデータを書き出す手順を教えてください。(サイボウズLive よくあるご質問(FAQ))

② LINE WORKSで「組織」を作成します。

手順：組織の追加・修正(LINE WORKS 利用ガイド)

補足

サイボウズLiveは「組織」という概念はありませんが、LINE WORKSでは、最大９階層まで組織階層を作成することができます。

図) 組織階層例

しかし、組織の登録は必須ではありませんので、もし組織階層を作成する必要がない場合は、②の手順は省略してください。

③ LINE WORKSで「メンバー」を追加します。

1. LINE WORKSの管理者画面から、メンバー一括追加用のサンプルCSVファイルをダウンロードします。
2. サンプルCSVファイルに、①でダウンロードしたCSVファイルの項目からコピー＆ペーストします。
   コピー＆ペーストの項目は下記となります。

   メンバー名簿の項目名	LINE WORKSの項目名
   姓	姓
   名	名
   よみがな姓	姓（フリガナ）
   よみがな名	名（フリガナ）
   メールアドレス	個人メール

3. 不足している項目を入力します。
   追加時に必須入力項目は、「ID」「パスワード」のみです。
4. CSVファイルが完成したら、LINE WORKSの管理者画面のメンバー一括追加画面からファイルを登録します。

詳細な手順は、下記手順を参考にしてください。

手順：複数のメンバーを一括で追加する方法(LINE WORKS利用ガイド)

補足

※メンバーを一括追加する機能は、Lite以上の有償プランでご利用頂けます。
フリープランをご使用の場合は、手動でメンバーの追加をおこなってください。

手動で新規で「メンバー」を作成する場合は、こちらの手順を参考にしてください。
メンバーの追加・修正(LINE WORKS利用ガイド)

(2) LINE WORKSでグループを作成する

移行後のイメージ

手順

① サイボウズLiveの各グループを、LINE WORKSのグループとして作成します。

手順：グループの作成・管理(LINE WORKS 利用ガイド)

補足

グループを作成したら、トーク/ノート/フォルダ/予定などの機能が利用できます。

チーム/グループトークルームで利用できる機能(LINE WORKS 利用ガイド)

グループのデータ移行

(1) サイボウズLive「イベント」
→LINE WORKS「メンバー予定表」「グループカレンダー」

サイボウズLiveの「イベント」はLINE WORKSの「メンバー予定表」もしくは「グループカレンダー」で置き換えることが可能です。

移行後のイメージ

メンバー予定表

組織やグループのメンバーの予定を並べて参照することができます。

グループカレンダー

グループの予定を登録したり、参照することができます。

手順

メンバー予定表の使い方：
予定の登録(LINE WORKS利用ガイド)
メンバーや設備の空き時間を確認する(LINE WORKS利用ガイド)
他のメンバーの予定を横断して確認する(LINE WORKS利用ガイド)
カレンダーの便利な使い方あれこれ(LINE WORKS利用ガイド)

グループカレンダーでの予定の登録、修正、情報確認について：
グループカレンダー：チームメンバーと予定を共有(LINE WORKS利用ガイド)

(2) サイボウズLive「共有フォルダ」→LINE WORKS「グループフォルダ」「Drive」

サイボウズLiveの「共有フォルダ」はLINE WORKSの「グループフォルダ」もしくは「Drive」に置き換えることが可能です。

移行後のイメージ

グループフォルダ

グループ内で共有するファイルを管理するフォルダです。トークでやりとりをおこなったファイルも、このグループフォルダへ保存されます。

Drive

※Drive機能は、Basic以上からご利用になれる機能です。

Driveは、ファイル管理機能だけでなく、社内・社外の方との共有やバージョン管理などもおこなうことが出来ます。また、Driveエクスプローラーをインストールすると、デスクトップのフォルダと自動で同期することが出来ます。

手順

グループフォルダの使い方：
グループフォルダ：チームメンバーとファイルを共有(LINE WORKS利用ガイド)

Driveの使い方：
「フォルダ共有」を使って社内のメンバーに複数の資料をまとめて共有する(LINE WORKS利用ガイド)
共有したファイルやフォルダのリンクを管理し、Driveでの共有をより安全に(LINE WORKS利用ガイド)
社内・社外とのファイル共有を「リンク共有」で安全・手軽に行う方法(LINE WORKS利用ガイド)
ファイルのバージョン履歴機能(LINE WORKS利用ガイド)
フォルダをクラウドと同期して、いつでもどこでも最新版のファイルを管理しましょう(LINE WORKS利用ガイド)

(3) サイボウズLive「ToDoリスト」→LINE WORKS「ノート」

移行後のイメージ

LINE WORKSのグループには、ToDo機能はありません。
代わりに、グループの「ノート」機能を利用してみてください。フォーマットは自由なので汎用性があり、グループメンバーで共同編集も可能です。

手順

ノートの使い方：ノート：チームメンバーとメモを共有(LINE WORKS 利用ガイド)

(4) サイボウズLive「掲示板」→LINE WORKS「ホーム」

サイボウズLiveの掲示板は、LINE WORKSのホームへ置き換えることが可能です。

各掲示板は権限管理が可能なため、全体ではなくグループ内だけに限定公開することも出来ます。

移行後のイメージ

手順

ホーム（掲示板）の使い方：
掲示板の表示タイプの種類と設定方法(LINE WORKS 利用ガイド)
ホーム（掲示板）を使って情報を共有しましょう(LINE WORKS 利用ガイド)
ホーム（掲示板）を活用して重要な情報を効率的に共有しましょう(LINE WORKS 利用ガイド)
投稿・閲覧権限を設定して用途や目的に合った掲示板を作成しましょう(LINE WORKS 利用ガイド)
投稿の既読状況を確認して未読メンバーに再通知(LINE WORKS 利用ガイド)
ホームの必読設定で情報周知を徹底(LINE WORKS 利用ガイド)

個人のデータ移行

(1) サイボウズLive「マイカレンダー」→LINE WORKS「マイカレンダー」

LINE WORKSのカレンダーには、個人のカレンダーとして利用できる「マイカレンダー」があります。マイカレンダーを他のユーザーへ共有することもできます。

移行後のイメージ

手順

メンバー予定表の使い方：
マイカレンダー、共有カレンダー、会社カレンダーの違い(LINE WORKS利用ガイド)
予定の登録(LINE WORKS利用ガイド)
自分のカレンダーの管理・閲覧権限を付与する(LINE WORKS利用ガイド)

(2) サイボウズLive「コネクション」→LINE WORKS「マイアドレス帳」

LINE WORKSには、自分のみが利用することができるアドレス帳として「マイアドレス帳」があります。LINE連携やLINE WORKS連携で登録した外部のユーザーはマイアドレス帳に登録されます。

移行後のイメージ

手順

マイアドレス帳の使い方：
マイアドレス帳への連絡先追加(LINE WORKS 利用ガイド)
3種類のアドレス帳（社内/共有/マイアドレス帳）の使い分け(LINE WORKS 利用ガイド)

(3) サイボウズLive「マイToDo」→LINE WORKS「タスク」

※タスク機能は、Basic以上からご利用になれる機能です。

LINE WORKSのカレンダー機能に、タスク管理の機能が付いています。そのため、サイボズウLiveの「マイToDo」に登録されていたToDoは、LINE WORKS「タスク」へ置き換えることが可能です。

移行後のイメージ

手順

タスクの使い方：
タスクの作成方法(LINE WORKS ヘルプセンター)
タスクの完了方法(LINE WORKS ヘルプセンター)

(4) サイボウズLive「アンケート」→LINE WORKS「アンケート」

LINE WORKSのアンケートは様々なテンプレートから簡単に作成することができます。

移行後のイメージ

手順

アンケートの使い方：
アンケートの作成(LINE WORKS 利用ガイド)
アンケートの詳細設定(LINE WORKS 利用ガイド)
作成したアンケートの送信(LINE WORKS 利用ガイド)
質問の追加・分岐設定(LINE WORKS 利用ガイド)
アンケートのテンプレート作成(LINE WORKS 利用ガイド)

(5) サイボウズLive「チャット」→LINE WORKS「トーク」

サイボウズLiveのチャット機能は、LINE WORKSのトーク機能にすべて置き換えることができます。

また、LINE WORKSでは、音声通信、ビデオ通信も可能です。

移行後のイメージ

手順

トークの使い方：
トークルームの作成(LINE WORKS 利用ガイド)
メンションでメンバーを指定してトークを送信(LINE WORKS 利用ガイド)
音声・ビデオ通話機能（最大200人で利用可能）(LINE WORKS 利用ガイド)
トークの通訳機能(LINE WORKS 利用ガイド)
LINE・外部LINE WORKSユーザーとトーク(LINE WORKS 利用ガイド)

質問したいときは？

LINE WORKSコミュニティは、LINE WORKSの使い方や活用方法等について、ユーザーの方がお互いに質問や情報共有が出来るスペースです。同じことに悩んでいる方がいらっしゃるかもしれません。ぜひご活用ください。
LINE WORKSコミュニティはこちら

]]> https://line-works.com/guide/admin/manage_external_messaging/ Mon, 10 Sep 2018 23:00:11 +0000 https://guide.worksmobile.com/jp/?p=2720 メンバーがLINEユーザーや外部のLINE WORKSユーザーとやりとりするためには、管理者が管理者画面で外部トーク連携を有効にした後、外部トーク連携を利用できるメンバーを登録する必要があります。

外部トーク連携の利用設定

※フリープランではすべての項目が有効になっているため設定の必要はありません。

外部トーク連携の利用設定を行なうには、パソコンから管理者画面 [サービス] > [外部トーク連携] にアクセスします。

①連携設定

外部トーク連携を利用する場合は、連携設定で[有効にする]に設定します。LINE連携・外部のLINE WORKS連携ごとに設定を行なう必要があります。

②利用メンバーの管理

・利用権限をメンバーごとに管理したい場合

[利用メンバー管理]から各メンバーの利用を設定しましょう。権限が付与されたメンバーには通知が送られ、マイプロフィールより友だち・連絡先追加のための情報を確認できるようになります。

・利用権限をメンバーに自動的に付与したい場合

[利用メンバーに自動的に追加]にチェックをいれると、あらたにLINE WORKSに追加されたメンバーに対して、LINE連携および外部のLINE WORKS連携権限が自動で付与されます。

ファイル送信制限

社内の情報が外部ユーザーに流出することを防ぐため、外部トーク連携時のファイル送信を制限することができます。

[ファイル送信]を[許可しない]に設定すると、トークルームのメニューで位置情報以外の共有ボタンがすべて無効化され、ファイルを送信できなくなります。また、受信したファイルの転送や他のアプリへの共有機能も制限されます。

[Tips]

• 社内メンバーとのトークルームに外部ユーザーを招待した場合も制限されます。
• 送信側の環境の設定が適用されるため、外部ユーザー側でファイル送信が制限されていない場合は外部ユーザーはファイルを送信できます。
• トークルーム内のメニューに限らず、「Drive→トーク」「ホーム→トーク」「アンケート→トーク」の共有機能も制限されます。
• 外部トーク連携のファイル送信設定が[許可]されている場合でも、[セキュリティ] > [モバイルセキュリティ] > [モバイルアプリ機能]でファイルアップロードが[制限]されている場合には、セキュリティ設定が優先されるため、モバイルアプリからファイルを送信できません。

モバイル版アプリから組織追加画面にアクセス

モバイル版アプリの管理者画面で [組織] を選択します。

組織一覧で [組織を追加] を選択すると、組織追加画面が表示されます。

ブラウザ版から組織追加画面にアクセス

ブラウザ版の管理者画面で [組織] を選択します。

組織一覧で [組織を追加] を選択すると、組織追加画面が表示されます。

組織の追加・修正・削除

組織の追加・修正・削除の詳しい手順は下記のガイドを参照してください。

組織を追加する方法はこちら >

組織を修正する方法はこちら >

組織を移動する方法はこちら >

組織を削除する方法はこちら >

[組織の公開設定]

社内でも非公開にしたいプロジェクトチームがある場合、「組織の修正」画面の「高度な設定」で「組織公開」を無効にします。非公開にした組織は、組織図やメンバーのプロフィール画面に表示されません。

モバイル版アプリ

モバイル版アプリの管理者画面を開きます。

[+]ボタンを押すとメンバー追加画面が表示されます。
モバイル版アプリのメンバー追加画面には必須項目(姓、名、ID、パスワード)のみ用意されています。より詳しい情報はブラウザ版から登録できます。
パスワード作成方式を選択して[完了]を選択するとメンバーが追加されます。

ブラウザ版

ブラウザ版管理者画面のメニューから[メンバー]を選択するとメンバーリストが表示されます。
上部の [メンバーを個別追加] を選択すると、メンバー追加画面が表示されます。

モバイル版アプリと同じく[姓、名、ID、パスワード]が必須項目です。

[Tips]

• 薄い青色で表示された姓、名、ID、パスワードは必須入力項目です。
• メンバーIDは2文字以上で入力してください。
• 他のメンバーが使用中のIDは登録できません。
• メンバーリストで情報を修正したいメンバーを選択すると、メンバー情報画面が表示されます。画面下部の[修正]ボタンをクリックして情報を編集してください。ただし、IDとパスワードは変更できません。
• 複数のメンバーを一括追加することもできます。

[パスワードの作成方法]

1. 自動作成
システムが作成した臨時パスワードを使用する方法です。メンバー追加後、対象のメンバーにアカウント情報(ID、臨時パスワード)を共有します。メンバーが管理者から伝えられたIDと臨時パスワードでログインすると、パスワード変更ページが表示されます。メンバーが新しいパスワードを登録するとメンバー登録完了です。

 

2. 管理者が作成
管理者が作成した臨時パスワードを使用する方法です。メンバー追加後、対象のメンバーにアカウント情報(ID、臨時パスワード)を共有します。メンバーが管理者から伝えられたIDと臨時パスワードでログインすると、パスワード変更ページが表示されます。メンバーが新しいパスワードを登録するとメンバー登録完了です。

 

3. メンバーが作成
メンバーが招待メール内のリンクから自身でパスワードを設定する方法です。メンバー追加後、対象のメンバーに招待メールが送付されます。メール内のリンクからパスワード登録ページを開き、パスワードを登録するとメンバー登録完了です。

このような状況に対処すべく、LINE WORKSにはメンバーや利用権限タイプごとにサービスの利用環境を制限する「サービス利用設定」があります。
サービス利用設定では、サービスの利用権限をテンプレートとして保存し、メンバーや利用権限タイプにごとに適用できます。

制御できる項目

• モバイルアプリ自体の利用可否
• 各サービスの利用環境ごとの利用可否
• モバイルアプリでのファイルダウンロード可否

サービス利用設定ガイド

サービス利用設定を適用・変更・削除する際には対象のメンバーが強制ログアウトされ、再ログインが必要になります。そのような注意事項や設定手順、ユースケースをまとめた「サービス利用設定ガイド」をご用意しておりますので、機能利用の際にご活用ください。

サービス利用設定ガイドをダウンロード

「LINE WORKS チーム」とは、LINE WORKSを提供するワークスモバイルが運営する公式アカウントです。新しい機能のご紹介、さらに活用していただくための情報、セミナーのご案内などをLINE WORKSユーザーのみなさまにお伝えします。

※配信イメージ

受信はしたいけど通知は必要ないという場合は、通知設定を活用してみてください。

受信設定

LINE WORKS チームからの受信に関する設定は管理者画面で行えます。

[基本設定] > [会社情報管理] > [LINE WORKS チームからのお知らせ]

• 受信可否（LINE WORKS チームからのお知らせ）
  LINE WORKS チームからのお知らせを受け取るかどうかを設定できます。

• 受信メンバー
  お知らせを受信するメンバーを「管理者のみ」と「全メンバー(管理者を含む)」の2種類から選択できます。デフォルトでは「管理者のみ」に設定されていますが、「全メンバー(管理者を含む)」へ設定を変更することでユーザーへの配信を許可することもできます。

LINE WORKSでは、トークでの送信やノートやホームへの投稿に添付するといった様々な方法で、メンバーとファイルを共有できます。 しかし、ファイルのやり取りが多くなると、社外秘の情報が含まれた文書が外部に流出したり、マルウェアに感染したファイルが社内に拡散するリスクも高まります。

このようなセキュリティ事故を防止するため、LINE WORKSではファイル形式を指定してファイルの共有を制限(ファイル形式制限)することができます。

ファイル形式制限は、管理者画面の [セキュリティ] > [ファイルセキュリティ] で設定します。

• 制限対象のファイル形式
  LINE WORKSで制限を推奨している9つのファイル形式があり、それ以外にも自社のセキュリティポリシーに合わせて制限するファイル形式を追加できます。
• 適用サービス
  LINE WORKSのサービス毎にファイル形式制限の適用有無を選択できます。

多くのウイルスやマルウェアが実行ファイル形式で拡散されます。ウイルスやマルウェアによる被害および拡散を防止するため、デフォルトで追加されているファイル形式はすべて制限することを推奨します。

パスワードポリシーの設定

ログインパスワードに簡単な文字列を使用することは、セキュリティ上好ましくありません。メンバーに簡単に予測できないパスワードを設定させるためには、管理者画面 [セキュリティ] > [アカウントセキュリティ] > [パスワード管理] で設定を行います。

パスワードに使用する文字の種類や文字数、有効期限、過去に使ったパスワードの使用制限等を設定できます。

管理者によるパスワードの変更

管理者画面 [セキュリティ] > [セキュリティ機能] でメンバーを選択すると [メンバーセキュリティ] 画面が表示されます。

[パスワード変更] タブで、メンバーのパスワードを強制的に変更したり、メンバーがパスワードを変更するよう促すことができます。

1. パスワード強制変更

パスワードの強制変更が実行されると、メンバーはすべてのLINE WORKSサービスからログアウトされ、管理者が変更した新しいパスワードでログインしなければなりません。パスワードが第三者に知られた恐れがある場合等に有効な機能です。

2. パスワードの変更を要請

会社のセキュリティルールで、管理者がメンバーのパスワードを保有できない場合、またはすぐにメンバーにパスワードを伝える方法がない場合は、[パスワードの変更を要請] を使用してください。パスワードの変更を要請するとメンバーはすべてのLINE WORKSサービスからログアウトされ、既存パスワードでログイン後に新しいパスワードを設定します。

[パスコードの変更を要請] はモバイル版の管理画面からも実行できます。モバイル版のアプリの[…(その他)]メニューから管理者画面を開き、[セキュリティ機能] から任意のメンバーを選択すると、[パスコードの変更を要請] を利用できます。

[ポイント]
パスワード変更方法の違い

パスワード強制変更：新規発行された仮パスワードでログインし、ログイン後にパスワードを変更します。

パスワードの変更を要請：既存パスワードでログインし、ログイン後にパスワードを変更します。

モバイル版アプリのパスコードロック

LINE WORKSサービスで共通して使用されるログインパスワードに加えて、モバイル版アプリにパスコードを設定することもできます。モバイル版アプリの設定画面から [パスコードロック] を選択し、パスコードとして任意の値（4桁の数字）を設定してください。

パスコードロックを設定すると、アプリを開くたびにパスコードの入力が求められます。一部の端末で対応している指紋認証機能をONにすることでパスコードの代わりに指紋認証でアプリのロックを解除できます。

デフォルトで設定されている管理者権限は、最高管理者、副管理者、IT管理者、人事管理者の4種類です。最高管理者と副管理者は管理者画面のすべてのメニューにアクセスでき、IT管理者はサービスの利用やセキュリティに関する設定、人事管理者は組織やメンバーに関するメニューへのアクセス権が付与されています。

デフォルトで提供される管理者権限でアクセスできるメニュー

• 最高管理者、副管理者
  管理者画面のすべてのメニュー
• IT管理者
  基本設定、サービス、セキュリティ
• 人事管理者
  基本設定、メンバー

そして、それぞれの運用フローやポリシーに基き、新たな管理者権限を作成できます。以降で管理者権限を作成、修正、削除する方法をご説明します。

1. 管理者権限の作成

管理者権限の作成は、管理者画面を開き、[メンバー] > [管理者権限] で行います。管理者権限リスト上部の[権限の作成]から新しい管理者権限を追加できます。

権限作成画面で権限名を入力し、その権限を付与されたメンバーがアクセスできる管理者画面内の機能を選択して[権限を作成する]を押すと新しい権限が追加されます。

※ 契約プランにより、選択可能なメニューが異なることがあります。

2. 権限の管理

(1) 権限の表示

デフォルトで提供される「最高管理者、副管理者、IT管理者、人事管理者」の権限は修正や削除ができません。各権限名の横に並ぶ[権限の表示]を押すと、各権限を付与されたメンバーが利用できるメニューを確認できます。

(2) 権限の付与

管理者権限リストで権限名を押すと、その権限を付与されたメンバーのリストが表示されます。リスト右上の[権限の付与]内にある検索ボックス内にメンバーの名前またはメールアドレスを入力して選択するとメンバーが追加され、[権限を付与する]を押すとメンバーに権限が付与されます。間違って追加してしまった場合は名前の右側にある[x]を押してください。

(3) 権限の修正・削除

後から追加した管理者権限は、修正/削除が可能です。修正したい管理者権限名の右側にある[権限の修正]をクリックすると、権限設定画面が表示されます。権限名やアクセス可能なメニューを編集することができます。同じ画面の[権限の削除]をクリックすると削除されます。

削除すると権限を付与されていたメンバーは管理者画面へのアクセス権がなくなります。一度削除すると同じ内容を復元できないため、削除する際はご注意ください。

こちらから管理者権限を設定してみましょう。