「機密情報が外部に漏れないか心配。。。」
「一部の社員のみに公開にしている文書。メールでやり取りして大丈夫かな？」

このような社内の情報セキュリティに関する問題で悩んだことがありませんか？重要な情報をメールでやり取りするのは、セキュリティ面で不安があります。そんなときは、重要な情報をより安全に扱うためにLINE WORKSメールのセキュリティレベル機能を使いましょう。

LINE WORKSでは、メール作成時にセキュリティレベル(公開／社外秘／機密)を設定することができます。機密性の高いメールは、外部への送信を制限したり、一定期間が過ぎた際に自動的に削除されるように有効期限を設定して送信することもできます。これら設定を有効に活用することで、重要な情報が外部に流出するリスクは、はるかに低くなります。
また、転送禁止設定を使うことで、送信したメールを受信者が別の人に転送できないようにすることも可能です。転送を禁止すれば、社内の限られたメンバーのみに伝えたい情報も、安心してメールで送信することができます。

1. メールのセキュリティレベルを設定する

セキュリティレベルの設定は、メール作成画面の件名入力欄の下にあります。セキュリティレベル設定には、公開、社外秘、機密の3つあります。社外秘または機密に設定すると、有効期限を選択する追加オプションが表示されます。

例えば、有効期限を1日に設定してメールを送信すると、受信したメンバーの受信トレイから該当メールが1日後に自動的に削除されます。機密性の高いメールは一定期間経過後に自動的に削除されるように設定すると、情報漏洩のリスクを減らすことができます。

セキュリティレベルが社外秘や機密に設定されたメールは、ToやCCに外部（社外）のメールアドレスが含まれていると下図のようなアラートが表示され、送信がブロックされます。
このため、内部情報が誤って外部に送信される心配がありません。

また、送信したメールを他の人に転送されたくないときは、「転送禁止」にチェックを入れます。転送禁止に設定されたメールは、受信者が転送することはできません。

2. 受信したメールで社外秘・機密メールや転送禁止メールを見分ける

受信したメールが重要なメールなのか、受信した人が一目で分かるようになっていれば、意識して情報の扱いに注意することができます。
社外秘・機密に設定されたメールは、メールの一覧画面で件名の前に「社外秘」または「機密」が表示されます。

また、メールを開くと、セキュリティレベルの設定（社外秘または機密）や転送可否、そしてメールに有効期限が設定されている場合は、受信トレイに保管される期間（自動的に削除されるまでの期間）が件名の前に表示されます。
このため、メールを開く前に、重要なメールであることが分かるため、意識して注意して読むことができます。有効期限が設定された機密メールは、有効期限を過ぎると自動削除されますので、該当メールに対する返信などのアクションが必要な場合は、有効期限内に行うようにしましょう。

[TIPS]
社外秘・機密メールの返信と転送について

機密・社外秘メールにも返信は可能です（有効期限が設定されている場合は、有効期限内であれば返信が可能）。転送禁止が設定されていなければ、社内のメンバーには転送することもできます。
ただし、転送禁止が設定されたメールでは、「転送」をクリックすると下図のようなアラートが表示され、転送はできません。

LINE WORKSメールのセキュリティレベル機能を活用すれば、情報漏洩のリスクを低減するだけでなく、送る側も受け取る側も余計な心配をせずに仕事に集中できるので、業務の効率化も期待できます！

それでは具体的に見てみましょう。

メンバーの追加は、管理者画面の［メンバー］＞［メンバー管理］で行います。
メンバーリストの上部にある［メンバーを個別追加］をクリックするとメンバーを追加するための画面が表示されます。

「パスワード」の項目でパスワードの作成方法を以下の3つの方法から選択することができます。

• 自動作成：
  臨時パスワードが自動生成されます。追加されたメンバーは、臨時パスワードで初回ログイン時にパスワードを変更します。
• 管理者が作成：
  メンバーの臨時パスワードを管理者が直接入力します。追加されたメンバーは、臨時パスワードで初回ログイン時にパスワードを変更します。
• メンバーが作成：
  メンバーの「個人メールアドレス」を入力します。ここで入力されたメールアドレス宛に招待メールが送信されます。メンバーは招待メールに記載されたリンクをクリックして、パスワードの設定画面に移動し、メンバー自身にてパスワードを設定します。

このように、パスワード作成にて「自動作成」または「管理者が作成」を選択した場合には、メンバーを追加するためのメールアドレスは必要ありません。

パスワードの作成方法を選択し、その他、必要な情報を入力した後で、［メンバー追加］をクリックするとメンバーのアカウントが作成されます。

メンバーを追加した直後は、管理者画面上のメンバーの状態は［登録待ち］になります。以下に記載した手順を経て、メンバーが必要な操作を行うと、管理者画面の状態が「使用中」になり、LINE WORKSを利用することができる状態になります。

1. 「自動作成」または「管理者が作成」を選択してメンバーを追加した場合

管理者は追加したメンバーのアカウント情報（IDおよび作成した臨時パスワード）を、別途、メールや印刷をしてメンバーに渡します。受け取ったIDと臨時パスワードでメンバーがLINE WORKSにログインすると、パスワードを変更するための画面に遷移します。この画面でメンバーがパスワードを変更すると、管理者画面のメンバー状態が［使用中］になります。

2. 「メンバーが作成する」を選択してメンバーを追加した場合

メンバーの追加時に入力したメールアドレス宛にパスワードを設定するためのリンクが記載された招待メールが送信されます。招待メールの［パスワード登録画面へ］（リンク）をクリックして表示された画面で、メンバーがパスワードを設定すると、管理者画面のメンバー状態が［使用中］になります。

[TIPS]

CSVやExcelファイルを使って複数のメンバーを一括で追加することもできます。一括で追加する際も、「パスワード自動作成」または「管理者が作成」オプションを選択することで、メールアドレス情報を登録せずにメンバーを追加することができます。
もちろん、「メンバーが作成」も選択できます。

自社の運用に合ったパスワードの作成方法を選択して、LINE WORKSのメンバーを追加してみてください！