スマホを業務で活用することができれば、会社の外でも、移動中でも、隙間時間にコミュニケーションが取れます。重要なメールやファイルをすぐに確認できるので、生産性を大きく向上させることができます。
しかし、情報システム部門やセキュリティ部門の立場では、会社の情報が社外でやり取りされる際のセキュリティリスクが大きな悩みです。

社内のデスクトップパソコンだけで文書や重要な情報をやり取りする場合は、パソコンの紛失の危険性も少なく、管理された社内ネットワークを通じてセキュリティ状況をモニタリングすることもできます。
これに対して、スマホを使ったモバイル環境では、スマホの紛失や盗難に加えて、私用メッセンジャーで機密文書を誤って社外のスタッフに送ってしまう危険性もあります。

LINE WORKSでは、スマホでも安心して使えるように、モバイル環境での情報セキュリティ対策機能を提供しています。

ファイルダウンロード制限機能を設定する

LINE WORKSが提供するさまざまなセキュリティ機能のうち、モバイル端末のファイルダウンロード制限機能では、LINE WORKS上でやり取りしたファイルをユーザーがスマホに保存することを制限します。

この機能は、管理者画面の [セキュリティ]>[モバイルセキュリティ] で設定します。この機能を有効にすると、スマホ用のLINE WORKSのアプリ上でやり取りした写真や文書ファイルは閲覧のみ可能となり、ファイルを端末に保存できなくなります。

また、[例外管理]から、特定の部署や個人をファイルダウンロード制限の例外として設定することもできます。
例えば、ファイルのやり取りが頻繁に行われ、急ぎで編集が必要なこともあるデザイン部門は例外的にファイルの保存を許可し、重要な情報を扱う会計部門はファイルの保存を制限するといった設定が可能です。

ファイルダウンロード制限機能を有効にすると、下図のように閲覧は可能ですが、スマホにファイルを保存できなくなります。

なお、スマホ用のアプリでは、ビューアで以下のファイルを閲覧することができます。

ファイルダウンロード制限機能を活用して、スマホの紛失やシャドーITの対策を行いつつ、スマホを活用して、さらなる生産性向上を実現しましょう！