LINE WORKS は、普段関わりが薄かったり、話したことのなかった社内のメンバーの誰とでも簡単に、そして、すぐに連絡を取ることのできるツールですが、メンバーによってはコミュニケーション範囲を制限したい場合もありませんか？

例えば、常駐している外部の会社のスタッフとのコミュニケーションにLINE WORKSを使用したいが、他部署の社員の情報を見られるのはセキュリティポリシー上望ましくない、という場合もあるでしょう。このようなケースでは、LINE WORKSの「組織図の閲覧制限」機能を使うことで、コミュニケーション範囲を限定することができます。

組織図の閲覧制限とは

「組織図の閲覧制限」機能は、メンバー、利用権限タイプ、組織単位でアドレス帳に表示される組織を制限する機能になります。LINE WORKSの全てのサービスにおけるコミュニケーション範囲が、アドレス帳で閲覧できる組織（=その組織に所属するメンバー）に限定されます。

[Tips]
閲覧制限がないメンバーは、閲覧制限があるメンバーに対して自由にコミュニケーションすることができます。

組織図の閲覧制限の設定

組織図の閲覧制限はメンバー・利用権限タイプ・組織に対して設定可能です。詳しくは下記のガイドを参照してください。

組織図の閲覧を制限する方法はこちら >

[Tips]

閲覧制限の設定は メンバー > 利用権限タイプ > 組織の順で優先されます。

スマホを業務で活用することができれば、会社の外でも、移動中でも、隙間時間にコミュニケーションが取れます。重要なメールやファイルをすぐに確認できるので、生産性を大きく向上させることができます。
しかし、情報システム部門やセキュリティ部門の立場では、会社の情報が社外でやり取りされる際のセキュリティリスクが大きな悩みです。

社内のデスクトップパソコンだけで文書や重要な情報をやり取りする場合は、パソコンの紛失の危険性も少なく、管理された社内ネットワークを通じてセキュリティ状況をモニタリングすることもできます。
これに対して、スマホを使ったモバイル環境では、スマホの紛失や盗難に加えて、私用メッセンジャーで機密文書を誤って社外のスタッフに送ってしまう危険性もあります。

LINE WORKSでは、スマホでも安心して使えるように、モバイル環境での情報セキュリティ対策機能を提供しています。

ファイルダウンロード制限機能を設定する

LINE WORKSが提供するさまざまなセキュリティ機能のうち、モバイル端末のファイルダウンロード制限機能では、LINE WORKS上でやり取りしたファイルをユーザーがスマホに保存することを制限します。

この機能は、管理者画面の [セキュリティ]>[モバイルセキュリティ] で設定します。この機能を有効にすると、スマホ用のLINE WORKSのアプリ上でやり取りした写真や文書ファイルは閲覧のみ可能となり、ファイルを端末に保存できなくなります。

また、[例外管理]から、特定の部署や個人をファイルダウンロード制限の例外として設定することもできます。
例えば、ファイルのやり取りが頻繁に行われ、急ぎで編集が必要なこともあるデザイン部門は例外的にファイルの保存を許可し、重要な情報を扱う会計部門はファイルの保存を制限するといった設定が可能です。

ファイルダウンロード制限機能を有効にすると、下図のように閲覧は可能ですが、スマホにファイルを保存できなくなります。

なお、スマホ用のアプリでは、ビューアで以下のファイルを閲覧することができます。

ファイルダウンロード制限機能を活用して、スマホの紛失やシャドーITの対策を行いつつ、スマホを活用して、さらなる生産性向上を実現しましょう！