• 営業や研修で外出中の社員にメールで資料を送っている。
• チームで共有している文書がアップデートされるたび、メールでやり取りするのが面倒だ。
• LINE WORKSで繋がっていない外部の人ともプロジェクト資料を1か所で管理したい。

そのお悩み､「リンク共有」が解決します！

Driveに保存されたファイルは、ダウンロードしてメールに添付して送らなくても、リンク（URL）で手軽に共有できます。
リンクはログインなしでアクセスできるよう設定可能なため、LINE WORKSで繋がっていない外部の人ともリンクによる資料の共有が可能です。またファイルだけでなくフォルダもリンク共有できるため、プロジェクト関連資料を1つのフォルダで管理できます。

1. LINE WORKSがなくてもアクセスできるリンクを作成する

社内のメンバーも社外の人も、リンクを知っている人は誰でもアクセスできるリンクを作成します。リンク作成時にアクセス権限を[リンクを知っている全員がアクセス可能] に設定します｡

2. 作成したリンクを共有する

リンクを作成したら、リンクをコピーして、共有したい相手にメールやメッセンジャーなどで送ります。
モバイルアプリLINE WORKSではリンク作成時にリンクがクリップボードに自動的にコピーされるため、すぐにトークで共有できます。

[ポイント]

外出中もLINE WORKSでリンクを作成できます。また、LINE WORKSには[メールにリンクを送信する]、[トークにリンクを送信する]メニューがあります。リンク共有する際に活用してみましょう。

アクセス権限が「リンクを知っている全員がアクセス可能」に設定されたリンクは、アクセスする際にログインする必要がなく、リンクを知っている人は誰でもファイルやフォルダを確認することができます。

3. リンクにパスワードを設定する

リンク共有を使えば資料を簡単に共有できますが、より安全性を考慮する場合には、アクセスできるユーザーを制限するためのパスワードを設定できます。
リンクが分かってもパスワードがなければ資料にアクセスできないため、より安全に資料を共有できます。

[ポイント]

[リンクを知っている全員がアクセス可能]から[パスワード認証]にアクセス権限を変更しても、元のURLは維持されます。変更後、リンクを共有していた人に追加でパスワードだけを知らせればリンクにアクセスできます。

資料の安全な保管はもちろん、一緒に働くメンバーと手軽に共有できる
LINE WORKSの便利な機能を体験してみてください。

LINE WORKSのDriveでは、全社フォルダとグループフォルダという2つの共有フォルダがあります。共有する資料（ファイル）の目的や用途に応じて、これら共有フォルダを使い分けることができます。

1. 社内規定など、全社員と共有したい資料は「全社フォルダ」で共有

全社フォルダにファイルを保存すれば、個別にメールで送付したり、特別な設定をしなくても、社内の全メンバーとファイルを共有できます。
社内規定や就業規則など、全社員が参照すべき資料は全社フォルダで共有すると便利です。全社フォルダは、すべてのメンバーが自由にフォルダを作成し、ファイルを保存・閲覧することができます。

2. 提案書など、同じチームメンバーと共有したい資料は「グループフォルダ」で共有

自分が所属するグループフォルダにファイルを保存すれば、グループ内のメンバー全員とファイルを共有できます。
更新頻度の高い提案資料や製品紹介資料などは、グループフォルダに保存することで、わざわざ最新資料が添付されているメールを探したりすることなく、メンバーは常に最新の資料にアクセスすることができます。グループフォルダは、該当グループに所属するメンバーのみが自由にフォルダを作成し、ファイルを保存・閲覧することが可能です。

Driveの全社フォルダとグループフォルダをうまく活用することで、全社員やグループメンバーとの情報共有をより効率化・最適化することが可能です。
全社フォルダとグループフォルダは、LINE WORKSアプリを使ってスマホからも利用できます。