本事例のポイント

• 周知からわずか2週間でPTA全体200名以上がログインした方法
  – 校長先生もLINE WORKSに参加、PTAの動きが学校側にも随時共有
  – PTA活動の記録をノートに、資料をフォルダに格納して情報を見える化
  – プロフィール情報を工夫して保護者のお子さんの情報が紐づけ可能に
  – PTA→先生→生徒と配布していたPTAからのお便りのトラブルが削減

宇都宮市立国本中央小学校の特色をお聞かせください。

鈴木さん:

本校は宇都宮市北部に位置する、開校120年を超える歴史ある公立小学校です。全校生徒は約300名、花と緑に囲まれた環境、校内には県内でも珍しいスケートリンクがあり、田植えや稲刈りなどの自然を活かした課外授業も積極的におこなわれています。
当PTAでは役員が31名、全体で約230名。執行部、広報部、学年部（1～6年生それぞれ）、保健体育部、整備部などいくつかの部やグループに分かれてPTA活動を分担しています。

LINE WORKSを知ることになったきっかけを教えてください。

佐藤さん:

個人情報が含まれたPTAの内容をプライベートのLINEでやりとりしていたのはセキュリティ上、心配でした。
課題も多かったPTA活動の中で、安全でワンストップで活用できる情報共有ツールをさがしていたところ、インターネットでLINE WORKSというものがあるというのを知りました。
ほかの小学校で使っている事例をみて、「現在の複数の課題を同時に解決できるのはこれだ！」と思いました。そして、すぐにLINE WORKSの導入説明会を申し込みました。
動画を観るだけのセミナーでしたが、パワーポイントの資料もダウンロードできたので、その資料を私がPTA執行部へのLINE WORKS導入プレゼン用に修正して執行部に提案しました。
導入する理由であまりネガティブなことを言って従来までのやり方が良くないと思わせてしまってもいやだなと思い、はじめは「便利らしいよ」程度に役員たちにプレゼンしたのを覚えています（笑）

LINE WORKS導入前はどのような課題があったのでしょうか？

渡邉さん：

LINE WORKS導入以前は各部長さんたちがプライベートのLINEで保護者とつながり、活動の情報共有をしていました。また、「PTAの連絡でプライベートのLINEを使うことに抵抗がある保護者」、「プライベートのLINEでほかの保護者とつながることを控えたい方」にはメールを使用していました。発信する各部長さんたちはLINEとメールの2種類のツールを使っていたので当時は簡単なお知らせも二度手間になっていました。
ほかにもLINEは本名ではなくニックネームで登録している保護者が多く、顔と名前が一致しないこともありましたし、「山田さん」、「高橋さん」など同じ苗字の方が多いと混乱してしまうことがありました。

はじめからPTA全体にLINE WORKSを導入したのですか？

佐藤さん:

まずはPTA会長、副会長たちで試験導入するところからはじめました。「LINEに似ている」という点は導入する上での絶対的なポイントで、誰でも使えるものじゃないとダメだなと思っていました。実際に試験導入してみてLINEとほぼ同じ画面・操作性だったので「これで大丈夫だな、操作説明が不要でPTAの皆さんにすぐ使っていただけそうだな」と感じました。

鈴木さん:

次に執行部、各部長、校長先生（学校代表）にも説明して導入していただき、試験導入の範囲を拡大しました。次に「PTA全体に導入しましょう！」と決まってからは早かったのを覚えています。

最初は「新しいツールを使う」ということで抵抗がある方もいるか心配でしたが、部長さんや役員たちが導入にあたり、丁寧に説明をしてくれたおかげで、反対の声がなかったのは大きかったです。特に丁寧に説明したのは「LINEと同じ使用感」、「個人の連絡先（LINE、電話番号）を教え合わなくていい」、「自動的に友だち追加されない」、「LINE WORKSからの通知はPTAのことだとわかる」などでした。

執行部が保護者たちに導入・ログインのお願いをはじめてから、約2週間で200名以上、約90％以上がLINE WORKSにログインしていただくことができました。登録・ログインでつまずいた方は、間違って自分のアカウントを2つ作ってしまった保護者1～２名だけで、すぐに修正対応ができました。

PTA全体へのLINE WORKS導入までの流れを教えてください。

渡邉さん:

LINE WORKSにログインしていただくには、管理者がメンバーを事前に登録して、そのアカウントとパスワードでログインしていただく方法があります。私たちのPTAは全体で220名を超えるため、事前登録する管理者負荷が高くなるということで、私たちは別の招待方法を選びました。

LINE WORKSにはQRコードをスマホの画面に表示し、相手に読み取っていただき、個人が名前などを入力、管理者は承認するだけでよいという登録方法があります。念のため、紙での説明を補助的におこないながら周知したのですが、想像以上のスピードで各保護者にログインしてもらえました。

メールやLINEでつながっていないメンバーには紙面を配布し、QRコードからメンバー登録をしてもらう。写真は新入学生へ向けた案内資料

LINE WORKSを導入して良かったと感じる点を教えてください。

鈴木さん:

私たちのPTAでは全メンバーのグループは作らず、部単位でトークグループを作成し、必要な人が必要な範囲で情報共有できるよう、情報整理しています。日々のトークでは「既読・未読機能」がついているので、情報が確実に伝わっているか把握しやすくなりました。主にイベントごとの連絡に使っており、たとえば「次のバレー大会で広報部の写真撮影担当者は、朝8時に体育館前に集合してください」というトークを送ると、指定した方からリアクションや返信がきます。未読のメンバーにはトークを送る際に「メンション機能」で、特定のメンバーに効率よく連絡を取れるところも便利です。

校長先生を含めた役員グループは「フォルダ機能」を使って、PTA総会の報告書、年間行事のスケジュール資料、救急救命講習の資料、運動会の準備資料など、PTAと学校が相互に共有しなければならない情報を共有しています。

学年部は活動の中に学校行事のお手伝いがあるので、たとえば子どもたちの田植えや稲刈りの行事ファイルを作成して、学校から来たお知らせをそのファイルに入れています。ほかにもプール当番や運動会の報告事項や反省点など、学校側にも必要な情報を「ノート機能」で共有しています。

お祭りや運動会の事前準備もトークで共有、ミニスタンプでメンバーが確認。

残しておきたいファイルはフォルダに保存し、いつでもデータの閲覧が可能に

藤岡さん:

生活指導部でも活用が進んでいます。学校登校時に子どもたちが横断歩道を安全に渡れるように旗を持って保護者が誘導する「旗当番」というものがあるのですが、その日の旗当番が終わると担当保護者から「本日の旗当番が終わりました」とトークが届きます。旗当番を欠席する保護者がでた場合、朝の忙しい時間ですがスピーディーに把握・対応ができています。

緊急時の対応も迅速になりました。たとえば、夏休みのプール当番中にお子さんが忘れ物をした場合プールに入れないので、保護者に直接LINE WORKSから連絡を取ることができます。以前は保護者へ直接連絡することができず、学校に「●年●組の●●さんが忘れ物をしてプールに入れないので保護者へ連絡をお願いします」と依頼をしていました。今では学校を経由せず直接LINE WORKSのアドレス帳から検索すれば、保護者に連絡が取れるので最短時間で解決できています。

福田校長:

LINE WORKS導入前のPTAとの「資料の共有」「連絡事項の共有」は、パソコンのメールを使っていました。外部とのメールが利用・閲覧できるパソコンが学校には1台しかないため、PTAとのやりとりの確認・返信の時間が限られていることが課題でした。

LINE WORKSを導入した今では、私は学校代表として役員グループに参加しているのですが、学校側もトークルームをみればPTAが「どんな活動をし、どんなスケジュールで、どんな動きをしているのか」が明確にわかるようになりました。

今までの学校・PTAの関係ではなかなか実感できなかったのですが、国本中央小学校PTAのメンバーのトークルームは、さまざまな情報共有・意見交換が飛び交うので、日々精力的にご協力いただけていることに気づかされました。本当に熱心なPTAのメンバーたちと活動できて感謝しています。

導入後、PTA活動に大きな変化や成果は感じられましたか？

渡邉さん:

PTAでは「保護者の名前、上のお子さんの名前＋クラス」「下のお子さんの名前＋クラス」が紐づけされていると管理が非常に楽になります。保護者とお子さんの情報は基本的にエクセルでも管理しているのですが、LINE WORKSのアドレス帳でもひと目でわかると運営上、非常に楽になります。たとえば一家庭に配る資料が1枚でいいものを、兄弟がいることによって必要のない2枚目を配布してしまうのですが、事前にわかっていればこれを避けることができます。

執行部でどこにお子さんの情報を登録しようかと話しあったのですが、最終的にプロフィールにあるニックネームに「お子さんの名前＋クラス」を入力してほしいとPTAの皆さんにお願いしました。お子さんが複数いる保護者にはお子さんの名前もすべて入力していただきました。これは名簿などを管理する私たちからすると、想像以上の成果です。

旗当番の出欠確認・完了報告は、欠かせない。

アドレス帳では何年何組のどの子どもの保護者なのか把握できる

また、印刷物が少なくなったのも大きな改善点です。
学校の職員室の前に棚が設置されているのですが、PTAからの印刷物に生徒名を記入してこの棚に投函すると先生→生徒→保護者へと届くという、アナログな方法でお便りを届けていました。LINE WORKSを導入してからはPTAからの連絡をパソコンで資料作成してPDFデータにし、トークに送信して終了、本当に楽になりました。
先生の負担も減りましたし、印刷物配布でよくある「用紙をなくした」「子どもからもらっていない」というトラブルがなくなりました。

他校のPTAや学校関係者にアドバイスをいただけますか？

渡邉さん:

PTAのように数百名単位のメンバーに短期間で受け入れていただき、登録してもらえるツールはLINE WORKSのほかにはないと思います。新しいツール導入に抵抗がある保護者も多いと思いますが、LINEと似ているLINE WORKSのように使い慣れた操作感のツールを選ぶことは、スムーズに移行できる最大の秘訣だと思います。

鈴木さん:

PTAにとって最も重要なのは活動の負担を減らし、本来の目的である「子どもたちのための活動や時間」に集中できることです。LINE WORKSは、我々PTAや学校を助けてくれる強力なツールであると感じています。もし検討されているPTAがあれば、まずは役員や執行部など小さい単位から試験導入して、ぜひ使用感を体感してほしいです。

【お話を伺った方】
佐藤靖さん（前PTA会長）

鈴木淳さん（PTA会長）

渡邉真由子さん（PTA副会長）

藤岡ゆかりさん（PTA副会長）

福田泰さん（国本中央小学校 校長）

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年12月当時のものです。

本事例のポイント

• 「非営利団体向け特別プラン」を活用し費用をかけずにコミュニケーション基盤を整備
• メーリングリストをトークに置き換えることで情報伝達が飛躍的に向上
• 住人どうしの意思疎通を促しまちの活性化に貢献

まずはFujisawa SSTの概要についてご紹介ください。

西島さん:

神奈川県藤沢市のFujisawa SSTは、先進的な取り組みを進めるパートナー企業と藤沢市の官民一体の共同プロジェクトにより2014年に誕生した街です。エネルギー、セキュリティ、モビリティ、ウェルネス、コミュニティなど多角的な視点から快適な生活を実現し、地域課題解決を追求するため、住む人や街に関わるみんなが“まち親”となってアイデアを自由に出し成長に導くことをコンセプトとしており、2025年5月現在566世帯が居住しています。その自治組織がFujisawa SSTコミッティ（以下、コミッティ）です。

熊﨑さん:

私どもFujisawa SSTマネジメントは、タウンマネジメントと共創インキュベーションの中核機能を担い、街を生成・構築期から成長期へ移行させるため、住人と企業の協力関係の拡大や、共創・広域展開の基点となる役目を果たしつつ、コミッティの活動を多角的にご支援しています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

西島さん:

私が2021年にコミッティの会長に就任した当時は、コロナ禍の影響で住人どうしの関係性が希薄になっていました。そんな状況をどうにか改善したいと思ったのですが、コミッティの役員間の連絡や住人への情報発信はメーリングリストで行われており、円滑なコミュニケーションを取ることは困難でした。

田中さん:

メーリングリストでは迅速に情報を共有できないだけではなく、文面が堅苦しくなって微妙なニュアンスも伝わりません。誰に発信されたメールなのかもよく分からないため、しっかり目を通さないままコミッティの会議に出て、何が議論されているのかピンとこないこともありました。

熊﨑さん:

私と長島は2021年に着任したのですが、当社の前任者の話では、役員会とFujisawa SSTマネジメントのやり取りにもメーリングリストが使われ、情報伝達が一方通行になりがちでスムーズな意思疎通がしづらいという話でした。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。

田中さん:

Fujisawa SSTマネジメントの前任者の方から、コミッティのコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを利用することを提案されました。たまたま私の勤務先でもLINE WORKSが導入された直後で、使い勝手の良さを知っていたことから「それいいね」という話になりました。

西島さん:

多くの住人が使い慣れているLINEに似たインターフェースだと聞き、容易に定着することが期待できました。プッシュ通知や既読機能もあるため、情報伝達の確実性が高いのも魅力です。また、災害時など緊急時の連絡手段としても活用できそうでした。

まずコミッティの役員を中心とするメンバーで試験的に運用して操作性が申し分ないことを確認したタイミングで、LINE WORKSには「非営利団体向け特別プラン」が用意されており、1000ユーザーまで無償で使えることを知りました。これなら全566世帯に1アカウントずつ付与でき、費用をかけることなくコミュニケーション基盤を整備できると思い、本格的に運用することを決めました。

住人の皆さんにLINE WORKSを展開されるうえで、工夫されたことはありますか。

田中さん:

コミッティから押しつけるかたちにすると反発を招く恐れがあると考え、当初「災害時の緊急連絡用」という名目で、「LINE WORKSなら個人の連絡先を教え合うことなく、アドレス帳から検索して連絡を取れる」と説明して1世帯に1アカウントの登録を勧めました。「よかったら使ってみてください」という姿勢でお願いしたのが功を奏し、ほぼ半数の世帯がすぐに友だち登録をしてくれました。その後も徐々に広がり、4年後の現在では登録率が全世帯の約8割に達しています。

LINE WORKSを活用することでコミュニケーションはどう改善されましたか。

・住人・役員・マネジメント会社間の情報共有がスピードアップ

・絵文字やスタンプの活用で距離感の近いコミュニケーションを実現

・会議の議事録や各種資料をフォルダで共有し、いつでも閲覧できる状態に

西島さん:

「全世帯」のグループに発信することで、コミッティからのお知らせを簡単に周知できるようになりました。トークやグループを適宜使い分けて役員どうし、役員と住人、役員とFujisawa SSTマネジメントがリアルタイムでやり取りでき、連絡や確認にかかる時間が大幅に短縮。既読/未読が分かり、情報が伝わっているかどうか把握できる安心感が得られるのも、メーリングリストにはないメリットです。

メーリングリストを使っていた頃の「バラバラな返信」や「見落とし」といった課題を解消し、共通認識の形成を促進している

田中さん:

コミッティ内の部会単位でグループトークルームを組成し、アドレス帳の整理も効率的に行える組織機能を使うことで、役員間の連絡、住人どうしの連絡、防災連絡、イベント告知などあらゆる活動におけるコミュニケーションが円滑にできています。

役員会、部会、班などからなる自治体の組織図をLINE WORKS上でも再現することで、連絡したい相手をアドレス帳で速やかに検索が可能

熊﨑さん:

メーリングリスト時代はFujisawa SSTマネジメントと役員の方の連絡は事務的な雰囲気だったと聞いていますが、LINE WORKSではチャットならではの気楽さで雑談風のやり取りもなされますし、絵文字やスタンプも使えるので、お互いに距離感の近いコミュニケーションを図れています。

長島さん:

住人の方が思いついたことを「こんなことをやってみたいね」と気軽に発信し、それが実現して新たなイベントの開催に発展したりすることもあります。コミッティには多くの部会がありますが、中でもとくに活発に動いているのがお祭りやスポーツイベントなどを開催する「文化クラブ」で、現在ビーチバレー大会の開催を企画中ですが、大会で使うのに適したボールの検証動画を共有するといった使い方もされています。

他にLINE WORKSのどんな機能をよく活用されていますか。

西島さん:

定例会議の議事録や各種資料の共有・整理にフォルダを活用。議事録は過去3年分を保存し、必要に応じていつでも閲覧できるようにしています。

フォルダとノートで議事録や資料を年度ごとに整理して保管。必要なデータを素早く参照できる環境が整えられた

田中さん:

アンケートや掲示板機能も一部で使われていますが、本格的に活用するのはこれからの課題です。

改めてLINE WORKSの導入効果をどう捉えていますか。

・会議の生産性やイベント準備などの業務効率がアップ

・気軽なやり取りから多彩な活動アイデアが生まれ、まち全体の活性化に貢献

・任期満了後の役員留任率が向上

西島さん:

住人のコミュニケーション基盤となっただけではなく、議事録や資料の一元管理が可能となり、会議の生産性やイベント準備などの業務効率も高まりました。また、住人どうしの気軽なやり取りから多様な活動のアイデアが生まれており、街全体の活性化に貢献してくれていると思います。

田中さん:

コミッティの役員は2年1期の輪番制で、これまでは1期で退任するケースが大半でしたが、2025年は19人名中14名が自発的に留任しました。LINE WORKSによって住人間のコミュニケーションが促進された結果、役員の仕事にやりがいを感じるようになった人が増えたことの表れだと思います。

熊﨑さん:

LINE WORKS導入前の2021年に年間370件あったコミッティの運営に関する弊社への問い合わせ件数は年を追うごとに減り、2024年はわずか50件しかありませんでした。これはLINE WORKSのフォルダに議事録や資料が保管され、いつでもすぐに参照できる環境が整備されたことによるものです。私どもへの問い合わせが減っていることからも、コミッティの運営業務が効率化していることがうかがえます。

コミュニケーションの活性化を模索している他の自治体へのアドバイスをお願いします。

田中さん:

まずは少人数のコアメンバーで試し、下地をつくったうえで展開するとスムーズに運用できると思います。私たちがそうしたように、防災などの導入目的を前面に打ち出して、「よかったら使ってみてください」という“緩いスタンス”で住人の方に登録を促すことも、より多くの人に使ってもらう上で効果的です。

西島さん:

情報伝達のスピードアップ、住人どうしのコミュニケーション促進、資料の共有化など、費用が一切かからない無料プランでこれほど多くの導入効果が得られるものかと驚いています。ビジネスチャットの導入を検討する自治会には、ぜひLINE WORKSの「非営利団体向け特別プラン」をお使いになることをお勧めしたいですね。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

西島さん:

コミッティでは以前からポータルサイトを運用しており、全住人に共有してほしい情報をLINE WORKSと並行して発信しています。また、役員会のスケジュール管理には別のスケジューラを利用している状況なので、いずれはこれらをLINE WORKSに集約したいです。そのためにも、少しでも多くの世帯に友だち登録をしてもらうことが必要です。

田中さん:

発信した情報がどれだけ周知されるかも重要なので、登録率を高めるだけではなく、コミッティから発信したメッセージの既読率を100%に近づける努力をすることも大切だと思います。

将来的には、Fujisawa SSTに関する住人からの問い合わせにLINE WORKSのチャットボットが自動的に回答するような仕組みも作れればと考えています。

【お話を伺った方】

西島 靖之さん

コロナ禍で停滞した住人どうしのコミュニケーションを活性化させたいのと思いを抱き、2021年にFujisawa SSTコミッティ 会長に就任。

田中 祐介さん

西島さんと同じ思いを抱き、2021年にFujisawa SSTコミッティ 副会長に就任。

熊﨑 貴之さん

Fujisawa SSTコミッティの活動をマネジメント会社の立場でサポートする。

長島 美香さん

熊﨑さんとともにFujisawa SSTコミッティの支援業務に携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年5月当時のものです。

本事例のポイント

• freeeと連携し、出退勤の打刻がLINE WORKSのチャットで完結
• 出退勤時間の前後にBotが打刻を促す通知を自動送信し、打刻漏れを防止
• 使い慣れたチャット画面だから操作に不慣れな職員も打刻操作がスムーズ

NPO法人の概要と活動内容をご紹介ください。

三ツ橋さん :

当法人は、障がい児者とそのご家族をサポートする就労継続支援B型事業所です。「カフェおからさん」では、おからを使用したランチやスイーツを提供し、「アトリエおからさん」では革製品や刺し子製品を制作・販売しています。

1日平均で約15名の当法人で働くスタッフは、店を訪れるお客様と交流しながら社会活動を実践しています。もともと障がい児者のお母さんたちによって立ち上げられた法人であることから、アットホームな雰囲気に包まれています。カフェ、アトリエとも作業重視ではなく、「素の自分を出しながら楽しく過ごせる場所」として機能しています。

就労継続支援B型事業の人員配置基準は職員1名に対してスタッフ7.5名とされていますが、当法人では全21名のスタッフを11名の職員で支援しており、人員配置比率が高いのも特長です。

事務作業のIT化にも力を入れているそうですね。

三ツ橋さん :

当法人のように小規模な事業所では、バックオフィス業務の非生産性が職員による支援の質を低下させることにつながりかねません。市や労働基準監督署による監査への迅速な対応のためにも、人手で行っている作業のデジタル化が不可欠です。

まずは煩雑な会計業務の改善を目指し、クラウド会計ソフト『freee会計』を導入したところ、業務の省力化とデータ管理効率化を実感しました。次に、従来の紙ベースの記録では誤記が多く、集計にも手間とコストがかかっていた勤怠管理の効率化を目指し、『freee人事労務』 と『freee勤怠管理Plus』を導入しました。

『freee人事労務』の勤怠管理機能には、各職員のスマホの位置情報からオフィスへの出入りを検知して自動的に打刻する機能があります。しかし、当法人の職員は休日にも遊びでカフェに訪れることがよくあるため、そのときに間違って打刻されてしまうという難点がありました。

この問題を解決するために、オフィスの入口に設置したタブレット端末に入力するようにしたのですが、朝の出勤時はどの職員もするべき作業が多いため、打刻を忘れがちになるという新たな課題が生じていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを導入された理由をお聞かせください。

三ツ橋さん :

『freee勤怠管理Plus』 とLINE WORKS連携により、職員の出退勤打刻をBotで自動的に促し、スマホの画面から打刻が可能だということを知りました。当社はLINE WORKSを導入していなかったので、どれくらいの利便性が高まるのか不安でしたが、フリープランでトライアルすることでコストを抑えながら効果検証を行うことができるため、導入を決めました。

『freee勤怠管理Plus』活用の具体的な様子と効果を教えてください。

• ・LINE WORKSからの自動通知が打刻忘れを防止

• ・職員はボタンをタップするだけで打刻が完了

• ・出退勤データを連携させ、給与計算から振込まで自動化

三ツ橋さん :

LINE WORKSのアプリディレクトリ*で「チャットで勤怠」を選択し、Botを招待すると出退勤の打刻を促す通知を受け取ることができるようになります。

Googleスプレッドシートで管理しているシフト表を『freee人事労務』が自動で取得し、出退勤予定時刻の15分前になるとLINE WORKSのBotから打刻を促す通知をトークに送信させるというのが基本的な仕組みです。

通知を見た職員はボタンをタップするだけで打刻が完了し、打刻し忘れた場合は出退勤時刻の15分後に再度通知が送信されるので、打刻漏れを効果的に防止することができます。

出退勤時間の前後にBotから通知が届くことで打刻忘れを抑止。手書きのように記入ミスが発生することもない

未知のツールを入れて操作を覚えてもらうとなるとハードルがありますが、日頃から使い慣れているLINEと操作性が同じLINE WORKSに抵抗感を抱く職員はいませんでした。おかげで、勤怠の打刻漏れが減り、手作業による集計作業や記入ミスもなくなりました。

さらに、労務を担当する職員の作業負荷もかなり軽減できました。これまで、勤怠を締めたあとに打刻漏れが発覚した場合、一人ひとりの職員と連絡を取り、確認をして修正をするという流れだったため、労務担当の負荷が非常に大きかったのです。職員の打刻漏れがなくなったことで、そういった確認作業がなくなりました。

現在は、LINE WORKSで打刻された出退勤データに基づいて『freee人事労務』が給与を計算し、給与振込依頼ファイルを作成してネット銀行に取り込ませ、給与を振り込ませるところまで自動化できました。これにより、出退勤の集計から給与振込までの事務処理が大幅に短縮できています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

三ツ橋さん :

職員間の業務連絡については、私用のアカウントとは別に取得してもらったLINEアカウントで行っています。LINEはもともとプライベートなチャットツールなので、今後の業務連絡はLINE WORKSに集約して公私を明確に分けられるようにしたいと考えています。

【お話を伺った方】

三ツ橋 健さん

社会福祉協議会、児童養護施設、多文化共生事業などに携わった後、就労継続支援B型事業所の運営するNPO法人フラットハートを設立。

*アプリディレクトリについての詳細はこちら

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した当時のものです。

総戸数が300戸を超える横浜市磯子区のとあるマンションでは、管理組合の理事会活動を円滑にするため、1,000名まで無料で利用できるLINE WORKSの「非営利団体向け特別プラン」を活用しています。これまでは電話やメール、紙で行われていた連絡手段をLINE WORKSに置き換えることで、理事会の役員全員が運営や活動に関する情報を瞬時に共有できる環境を整えました。その結果、多くの役員が理事会活動への参加意識を向上し、コミュニティを活性化する効果も得られています。

本事例のポイント

• 理事会内の連絡手段をLINE WORKSに置き換え、タイムリーに情報共有
• 不具合等、管理人からの報告などを迅速化
• 活動報告や議事録をノートや掲示板で公開し、理事会の活動を見える化
• コミュニケーションが活発化し、理事会メンバーの参加意識が向上

マンションと管理組合の概要をご紹介ください。

理事長 下端さん：

横浜市磯子区にある当マンションは、1970年代に竣工した総戸数300戸を超える大規模な分譲マンションです。マンション管理組合は区分所有者で構成されており、その理事会は任期2年とし輪番制を採用しています。ただ、2年で総入れ替えするわけではなく、16名の役員の約半数が毎年交代するようになっており、2年目の役員は1年目の役員をサポートする役割も担っています。また、マンション管理組合とは別に、居住者によって運営される自治会もあり、私たちは連携しながら活動しています。

マンション管理組合を運営するうえで、以前はどのような課題がありましたか。

理事長 下端さん：

理事会内での情報伝達は、これまで主にメールと紙文書の配付を中心に行われていましたが、連絡事項をいつ見てもらえたか分かりませんでした。緊急で理事会役員の同意が必要な場合には電話をかけますが、これもタイムリーに応答が得られないことが多く、一つひとつの対応に時間がかかっていました。

会計 廣瀬さん :

スマホを持っていない高齢の理事会役員も何名かおり、ご自宅の固定電話にかけても、防犯上の理由から留守電に直通させるご家庭もありました。このため、相手が留守番電話を聞いてから折り返しの連絡を待つ必要があり、意思疎通に時間がかかっていました。

理事長 下端さん：

基本的に、組合に関する情報は理事長を通じてやり取りされるため、私や会計など特定の役員に情報が集約され、タイムリーに状況を把握していない他の役員に業務を振り分けることも難しく、負担が偏ってしまうことも問題でした。私のように普段は会社勤めをしている人にとっては連絡業務が負担に感じられることがありました。

また、多くの決めごとが積極的に参加する理事会の役員を中心に方向づけられるため、そうでない人が意見を述べにくいという雰囲気も存在しました。これらの課題は、組織内で情報を共有する仕組みが欠如していることに起因していると考えられました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由を教えてください。

理事長 下端さん：

LINE WORKSは、通常のフリープランでは最大100名までの利用が可能ですが、「非営利団体向け特別プラン」では1,000名までの利用が可能であり、ストレージ容量も5GBから50GBに拡張されています。あるPTA団体がこの特別プランを利用して効率よく運営しているという記事をネットニュースで知り、私たちの組織でも活用できるのではないかと考えました。

個人LINEを使う手もありますが、その場合は理事会としてではなく個人間のやり取りとなり、運用ルールを徹底させるのが難しいという不都合が生じてしまいます。一方、LINE WORKSなら管理組合がアカウントを管理できるので、マンション管理組合のことは「LINE WORKS上で」とアプリ内で活動を完結させることが可能であり、公式ツールとして組合員も安心して活用できるように思われました。

会計 廣瀬さん：

理事会のメンバーは管理組合を運営する大変さをよく理解しているので、導入に対する反対の声は上がりませんでした。また、私も含める60代以上の世代でも、LINEの普及が進んでいるため、操作性が似ているLINE WORKSならば誰でも簡単に使いこなせると考えました。

導入決定から運用開始までの経緯をお聞かせください。

理事長 下端さん：

アカウントは理事会の全メンバーや管理室に常駐する管理人と管理会社の担当者に発行したほか、自治会役員や任意で利用を希望する外部区分所有者にも付与しています。また、スマホを持っていない数名の理事会役員にはタブレット端末を用意し、LINE WORKSアプリをインストールしてログインできる状態で貸与しました。メンバーの表示名は原則「部屋番号＋苗字」とし、どこのだれであるかが一目で分かるようにしています。

初期設定ではLINE WORKSの通知の受信時間が7時~22時となっていたため、これを運用ルールとして採用しました。特別な禁止事項などは設けていませんが、今後はより多くの区分所有者、居住者にアカウントを提供する予定であり、必要に応じて詳細なルールを整備していく予定です。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入成果をお聞かせください。

・大規模修繕委員会など役割毎にグループを作成し、運営や活動の共有が迅速化

・設備の故障などは写真を添付して分かりやすく説明

・管理人やマンション管理会社との連絡もスピードアップ

理事長 下端さん：

理事会の全メンバーが所属するグループに加えて、会計、大規模修繕委員会、子供会役員、自治会など、組織や役割に応じたさまざまなグループを運用することで、情報の伝達速度が飛躍的に高まったことを実感しています。

アジェンダを事前に送信することで、会議も効率的に進行できるようになりました。また、言葉だけでは説明が難しい設備の不具合や故障の状況も、写真を添付することで一目瞭然になります。以前は写真をプリントして確認してもらっていましたが、現在はそのような手間をかける必要もなくなりました。

会計 廣瀬さん：

私ともう1人の担当者の2名で会計業務に携わっております。メールや電話で確認していた頃と比較して、LINE WORKS導入後は理事長の下端さんを含む3名での情報共有が格段にスピードアップしました。返答がすぐに来ない場合でも、既読が付くことで「情報が伝わった」と安心できるのは、LINE WORKSの大きなメリットです。

各グループの投稿を見ていれば「近く出金がありそう」といった予想が立ちます。そのため、要請があった場合にも素早く対応できるように準備しておけるようになりました。投稿から支出の内容も事前に把握することで、精算手続きも円滑に進むようになりました。

マンション管理会社の方とはどんなやり取りをされていますか。

理事長 下端さん：

管理室には、管理人が使用するパソコン、スマホがあり、設備の不具合などに気づいたときに連絡をしてもらっています。以前はメールを使用し、緊急性の高い場合には電話でやり取りしていましたが、LINE WORKSに置き換わったことで報告の受け渡しをより迅速に行えるようになりました。管理会社の担当者とも、理事長の私と管理人の3名で情報を共有したり、理事会への提案事項を事前に送信してもらうなどすることで、会議の合間のコミュニケーションを円滑にしています。

ほかにLINE WORKSのどんな機能をよく使われますか。

【ノート】植栽活動報告などを共有して、いつでも閲覧可能に

【掲示板】予約投稿を活用して理事会の議事録案を掲載

【カレンダー】組織の予定を共有して参加意識を高める

理事長 下端さん：

最近では、マンションの植栽活動に参加できなかった方にも活動の様子を知っていただくために、理事会全体のグループトークのノートに植栽担当の役員が活動報告を共有してくれるようになり、いつでも確認できるようになりました。コメントやリアクションを通して他のメンバーから労いの言葉をもらうことも増え、理事会全体の活動がより活発になることに期待しています。

理事会の議事録は掲示板に掲載して、全員に周知するとともに、修正すべき点があれば担当者からコメントで指摘してもらうようにしています。議事録の掲載が遅れてしまっても、翌朝の時刻を指定して予約投稿できる機能が非常に便利です。

理事会の議事録は掲示板で共有。修正すべき点があればコメントとして書き込んでもらうことができる

理事会全体、大規模修繕、植栽の各グループの会合や活動の日程は、それぞれのカレンダーに登録することで予定を共有しています。このように、LINE WORKSを通じてだれもがタイムラグなく情報を共有できるようになった結果、全体的に理事会への参加意識が高まっていることを感じます。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

理事長 下端さん：

将来的には区分所有者・賃貸居住者を問わず、全世帯にLINE WORKSのアカウントを付与することを構想しています。管理室で配布している各種書類の書式をダウンロードしたり、集会室など共用設備の利用をカレンダーで予約したりすることも可能になります。そのような展望を踏まえ、これまで付与したアカウントは、理事会役員の任期を終えられた方にもそのままお持ちいただいています。

LINE WORKSの非営利団体向け特別プランは1,000名まで利用できるので、仮に300世帯に2アカウントずつ発行することも可能です。LINE WORKSは、当マンションのコミュニティ活性化にこれからも大きく貢献してくれそうです。

【お話を伺った方】

理事長 下端 豊作さん（仮名）
理事長としてマンション管理組合の運営を統括。

会計 廣瀬 はるかさん（仮名）

マンション管理組合の会計業務を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年8月当時のものです。

本事例のポイント

• 町内会の回覧板をLINE WORKSに置き換え、情報の一斉共有が可能に
• 掲示板機能で資料を共有することで、紙資料の印刷や配布の負担が軽減
• 日中仕事で忙しい現役世代が参加しやすく、担い手が増えることを期待

南ひばりが丘町内会の概要をお聞かせください。

布施さん：

南ひばりが丘町内会は札幌市厚別区の住宅街に位置しており、全141世帯の町内会です。世帯の年齢層は、50代以上が約8割を占め、50代未満は2割程度に留まります。近年の役員の年齢構成も50～80代が7～8割を占めています。

町内会運営に関して、以前はどのような課題がありましたか。 

布施さん：

町内会の加入率は100%なのですが、なかなか役員を確保できず、毎年次の役員を探すのに苦労していました。特に若い世代のなり手が見つからず、その要因の一つには、役員のやることの多さがありました。若い世代が働きながらでも参加しやすいようにするためにも、町内会の運営を見直し、役員の作業負担を減らす必要がありました。

滋野さん：

私自身、町内会運営に従事する中で、回覧板の配布が特に苦痛でした。回覧板を皆さんに回すためには、平日に区民センターへ資料を取りに行き、総務部が資料を仕分けて束ね、各家庭に配布する必要があります。正直これらの作業は本当に手間で、こうした負担が町内会役員を敬遠する要因だと思っていました。

上田さん：

従来からの回覧板は住民側にも課題がありました。例えば、回覧板が一番最初に回ってくる家と最後の家では、閲覧に時間差が生じてしまいます。共働きの家庭や旅行で不在にしている家庭では回覧板が数日間止まってしまうこともありました。このような時間差が原因で、イベントの申込締切日までに全世帯に回覧板が行き渡らない事態もしばしば発生していました。また、雪が降った時に隣家まで歩いて回覧板を渡すのは大変だという声もありました。

課題解決の手段として、LINE WORKSを選定された理由を教えてください。

布施さん：

第一に挙げられるのが、使いやすさです。住民間でIT知識にばらつきがある町内会だからこそ、一般的に広く利用されているLINEと操作性が似ており、年配の方も含めて誰もが使いやすいUIである点が、非常に魅力的でした。

また、プライバシーが守られるという点も重要なポイントでした。たとえ近所の方であっても、個人情報を共有することに抵抗感を抱く住民もいます。LINE WORKSを利用すれば、プライベートで使用しているLINEの連絡先や電話番号等を交換する必要がありません。

さらに、町内会費から費用を捻出しなければならない状況から、町内会のような団体であれば、無料で利用できる非営利団体向け特別プランがあるのもLINE WORKSを選定した大きな理由でした。

LINE WORKS運用開始までの経緯を教えてください。

布施さん：

はじめに、運用開始前に2ヵ月間のトライアル期間を設けました。希望者のみ、回覧板をLINE WORKSに置き換えてのトライアル利用を行い、そのフィードバックをもとに本格導入を決定しました。結果的には非常に良好で、半数以上がLINE WORKSに登録をしてくれました。

その後も登録者は徐々に増えており、現在では最高齢83歳の方を含む70%の世帯がLINE WORKSを利用しています。中には、LINE WORKSの導入を機にガラケーからスマホに機種変更をした方もいました。残りの30%は引き続き紙の回覧板を希望しておりますが、LINE WORKSによる電子回覧板は強制せずに、紙も併用して配布しています。

ITに不慣れな方には、LINE WORKS導入にあたりどのようなサポートをされましたか。

布施さん：

操作に不安が残る方やLINE WORKSの電子回覧板を検討している方を対象とした、勉強会を実施しました。勉強会では、トークの閲覧方法やLINE WORKSの通話機能等、基本的な使い方について説明しました。勉強会後には「私もLINE WORKSやってみます」と言ってくださる方もいて、実施した甲斐がありました。

LINE WORKSの活用方法および導入効果をお聞かせください。

【掲示板】回覧板の情報共有スピードの向上および役員の作業負担軽減を実現

【アンケート】総会の出欠確認を関係者全員にスピーディに共有

【グループ】役員に資料を一斉共有し、総会の進行を効率化

滋野さん：

最も活用しているのは、掲示板機能を活用した電子回覧板です。区民センターに取りに行った紙の資料をスキャンアプリでPDF化し、掲示板に掲載しています。これにより、紙を扱う量が大幅に減少し、ペーパーレス化を進めることができました。さらに、紙の回覧板を束ねて配布する作業が減ったため、体感ですが作業量は従来の半分ほどになったと感じています。

上田さん：

紙の回覧板から電子回覧板に切り替えたことで、大事な情報をタイムリーに情報共有することができました。例えば、冬季には除雪センターから排雪作業に関するお知らせが前日もしくは前々日に私たちの元に届きます。そのお知らせを回覧板で住民に共有するわけですが、いちいち紙の回覧板を作っていては時間がかかってしまい、当日までに住民全員に情報を届けることはできませんでした。しかし、掲示板であれば、連絡事項を投稿するだけで、一斉に情報共有ができ、住民側もすぐに情報を受け取ることができます。また、好きなタイミングで閲覧できたり、過去の投稿を繰り返し見直せたりと、さまざまなメリットを感じていただけているようです。

布施さん：

総会資料をLINE WORKSのトークで事前に共有し、議事をスムーズに進めるための工夫をしています。そのほか、アンケート機能を使って総会の出欠確認をしたり、役員間のグループで連絡を取り合ったりすることで、1人ひとりだけではなく、一斉に情報共有や意見回収ができ、町内会運営が大幅に効率化されました。

今後のLINE WORKS利用の展望を教えてください。

布施さん：

LINE WORKSの活用の幅を広げていきたいと考えています。例えば、将来的には町内会費の集金を電子マネーで実施したいと考えていますが、その際に、掲示板やグループトークなどで集金日の告知を行うことにより、集金作業を円滑に完了できると考えています。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年11月当時のものです。

本事例のポイント

• 役員どうしや教職員との情報共有体制を整え、PTA活動を見える化
• 対面を減らしてLINE WORKS上で委員会活動やプロジェクトの進行が可能に
• PTA活動に関する資料や記録をLINE WORKSに集約し、引き継ぎが円滑に
• PTAのボランティア制や地域の中P連との連携強化も視野に

八王子市立松が谷中学校の特色をご紹介ください。

市川さん :

本校は東京都八王子市の多摩ニュータウンの一角に位置します。大学のキャンパスや緑豊かな公園がある周辺環境は学園都市的で、全377名の生徒は落ち着いた雰囲気の中で学業や行事、部活などに励んでいます。保護者の学校に対する関心も高く、学校側もPTAの活動に積極的に協力しています。

PTA活動にはこれまでどんな課題がありましたか。

鈴木さん :

当PTAでは約50名の保護者が役員を務め、会長と副会長は公平を期すためにくじ引きで選出されます。私が会長に就任することになってまず感じた課題は、PTA活動に関する資料が各部会や班ごとに保管され、誰が所持しているかわからないことでした。ようやく探し当てた資料には断片的な情報が記されているだけで具体的な活動内容までは把握できず、新任の役員が前任者から詳しいヒアリングをする必要がありました。当PTAの役員任期は1〜2年なので、毎年かなりの役員が改選されます。新しい役員がそれぞれの役割に円滑に取り組んでもらうには、まず引き継ぎをスムーズにするべきで、そのためには資料やナレッジをきちんと整えたうえで集約し、組織全体で共有しなければならないと考えました。

羽鳥さん :

たしかに役員就任時の引き継ぎにはかなりの労力を費やしました。「やっぱりPTA活動って大変なんだな」と思いましたね。私もそうですが、多くの保護者は仕事をしながらPTA活動に携わっています。就任してまず引き継ぎの段階で大変さを感じてしまうと、その後のモチベーションにも影響を及ぼしそうな気がします。

市川さん :

お二人がおっしゃるように、保護者の皆さんは実際に役員になるまで具体的な活動内容を知らず、自身の役割を前任者から聞いて理解するだけでも相当な負担になります。事前にある程度のことがわかればそうした負荷は軽減されるはずで、資料を整えることはとても重要だと私も思います。

鈴木さん :

もう1つの大きな課題は、組織内のコミュニケーションにありました。部会や班ごとに個人LINEのグループが立ち上げられて情報が伝達されていましたが、グループ間の横のつながりがないので、各グループでやり取りされた内容が組織全体で共有されていなかったのです。また、LINEは連絡先を交換した相手としかつながれないので、所属外のグループのメンバーに伝えたいことがあっても簡単に連絡できないといった不便さもありました。コロナの影響で大人数でのミーティングが開きにくい状況がいまだに続いていることもあり、会合を開かなくても全役員がタイムリーに情報を共有できる環境を整えたいと考えました。

課題解決の手段としてLINE WORKSの導入に至った経緯をお聞かせください。

鈴木さん :

PTAにはIT系が苦手な人も少なからずいるので、「使いやすさ」を最優先に最適なツールをリサーチしたところ、LINE WORKSが「非営利団体向け特別プラン」のキャンペーンを行っていることを知りました。最大1,000名までユーザー登録でき、データの保管に必要なストレージを50GBまで使え、しかも無料で利用できるというのはPTAのような団体にとって非常に魅力的です。多くの保護者が使い慣れた個人LINEとUIが共通するLINE WORKSなら容易に定着することも期待されたので、導入を決めました。

市川さん :

教職員も多忙なので、PTAとの連絡を効率化できるLINE WORKSの導入には学校としても賛成でした。ただしそうしたツールを校務用のPCにインストールするには許可が必要なので、校長が八王子市の教育委員会に利用許可を申請し、校務用のPCで使えるようになりました。現在は、校長、副校長、主幹教諭3名の計5名の教職員が利用しています。教職員は私有端末の連絡先を原則として公開できないことから、それまで保護者のLINEとつながっていませんでしたが、LINE WORKSでやり取りできるようになるのは画期的だと思いました。

保護者へのアカウントの付与とアプリインストールはどのようなかたちで行われましたか。

鈴木さん :

2022年度の役員となる保護者が最初に集まったミーティングでLINE WORKSの概要を説明し、大半の方にその場でQRコードによるアプリのインストールと登録をしてもらいました。そのミーティングに欠席されたりLINE WORKSへの登録を保留されたりした方には、副校長先生や各部会・班のリーダーから後日改めてその有用性を説明してもらったことが功を奏し、結果的に役員全員に登録してもらうことができました。

羽鳥さん :

新しいツールを使うことに抵抗を感じる役員もいなかったわけではありません。しかし操作はLINEに似て簡単なので、運用が始まるとすぐに全体に定着。私も含めて誰もが使い勝手のよさと利便性を実感しました。

LINE WORKSによって保護者間の連絡や情報共有のあり方はどう変化しましたか。

【グループ】役職や部会・班、プロジェクト単位で情報を速やかに共有

【アンケート】組織全体や対象者からスピーディに意見や意向を収集

【フォルダ・ノート】組織全体で共有すべき資料や記録を整理して保存

鈴木さん :

組織図に基づく役職のほか、組織を横断して各種の行事やプロジェクト単位でもグループを作成し、メンバー間での情報伝達が速やかに行われるようになりました。LINEを使っていた前年度までは会長が加わっていないグループもありましたが、LINE WORKS導入後は会長と会長付副会長をすべてのグループのメンバーにすることで、活動内容をリアルタイムに把握できるようにしています。

市川さん :

校長以外の教職員は、各部会の部長・副部長と各活動班の班長などで構成される運営委員会のグループメンバーとなっています。前年度までの運営委員会は基本的に対面で開かれていましたが、LINE WORKSによってその必要がなくなり、トークで意見交換や情報共有ができるようになりました。PTAの広報部は学校の活動を伝える広報誌を定期的に作成し、学校向け連絡網サービスで全保護者にPDFで配信されていますが、その原稿チェックのやり取りもLINE WORKSでできるようになったことで時間の節約につながっています。

羽鳥さん :

今年の夏に、部活動での熱中症の発生を防ぐため、PTAの予算で安価なスポットクーラーを購入する案が挙がった際にLINE WORKSのアンケート機能を活用し全役員に意向を確認しました。アンケート結果から購入することが決まると、「スポットクーラー購入プロジェクト」のグループを設けて製品情報の交換などを行い、スムーズに購入することが出来ました。前年度までなら、まずは関係者のLINEや連絡先を聞いて回る必要がありましたが、LINE WORKSなら既にPTAのメンバーがつながっている状態のため、顔を合わせることなくスピーディにプロジェクトを進行できました。

対面せずにLINE WORKS上で情報や意見を交換しプロジェクトを進行

鈴木さん :

アンケート機能は全役員に是非や意見を問う以外に、会議や打ち合わせの日程決めなどにも活用しています。

多忙な役員への意見収集や日程調整も簡単にできる

PTAの運営にかかわる資料やナレッジはどのように共有していますか。

鈴木さん :

各部会や班による活動報告は全体グループのノートで共有しています。「どのグループが何をしているのかよくわからない」という以前の課題は改善されました。部会や班の活動だけではなく、警察署から提供される学校周辺エリアで確認された不審者情報などもノートに保存して役員がいつでも閲覧できるようにしています。

会長になって私が実感したのは、PTAは効率的な運営さえすればとてもやりがいのある活動だということです。そこで多くの保護者の「PTA活動は大変そう」という先入観を払拭し、「楽しそう」というイメージに変えて自発的に参加してくれる人を増やすためのプロジェクトチーム「新しいPTAを考える会」を立ち上げました。そのメンバーからのさまざまな意見を議題ごとのノートに書き込んでいます。

羽鳥さん :

部会や班で保管していた紙の書類や資料は、PDFにしてフォルダやノートに保存。以前は「あの書類は誰が持っていたっけ？」と部会や班のメンバーに尋ねて回ることがありましたが、今は必要なデータに瞬時にアクセスすることができます。

鈴木さん :

3学年しかない中学校のPTA活動のネックは役員が頻繁に入れ替わることですが、活動記録や資料をきちんと保存しておけば、新任者への引き継ぎが容易にできるようになります。チャットでタイムリーなやり取りができることに加え、データを整理して保存できることも、LINE WORKSの利点だと思います。

LINE WORKSは、他校のPTAでも活用可能だと思われますか。

鈴木さん :

「非営利団体向け特別プラン」は1,000名までユーザー登録できるので、保護者の数がその範囲内であればどのPTAでも活動を効率化できると思います。所属している八王子市の中学校のPTA で組織される八王子市立中学校PTA連合会（八王子市中P連）の中の中学校2校が、私たちの取り組みを知り、LINE WORKSの導入を決めて、現在運用に向けた準備を進めています。2校とも私たちと同様に役員の引き継ぎの大変さに悩んでおり、それを解消できることに大きな期待を寄せています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

鈴木さん :

いずれは役員だけではなく約300名の全保護者にユーザーになってもらい、PTA活動に関する情報を全体で共有することを計画しています。そのための運用ルールやガイドラインを練っているところです。

市川さん :

これまでは学校行事などで手を借りたいとき、全保護者にその呼びかけをすることが難しいため、PTAの役員を通じてお願いできる方に半ば強引に協力していただいていることがありました。全保護者がLINE WORKSでつながれば、ボランティアスタッフを募って自主的に手を挙げてもらうことが可能になるので、学校行事がより円滑に運営できると考えています。

羽鳥さん :

現在のところ掲示板には会則と組織図、LINE WORKSの基本的な運用ルールを掲載しているだけです。全保護者がユーザーになったとしたら、学年、クラス、部活といったさまざまなグループに向けた効率よい情報周知にも活用できるはずです。また、広報誌も学校向け連絡網サービスではなくLINE WORKSの掲示板にアップすれば、発信がよりスムーズになると思います。

会則やLINE WORKSの運用ルールなどを掲示板で周知。

今後は広報誌の発信などに利用することも検討

鈴木さん :

さらに将来的には、松が谷中学校に進学される近隣の小学校の保護者にも利用を広げ、両PTAが足並みを合わせて活動できるようにすることも視野に入れています。また、八王子市中P連もLINE WORKSを運用しているので、外部トーク連携機能でつながることで、密な情報共有を図りたいと考えています。

【お話を伺った方】

鈴木 研吾さん（左）

IT系の仕事に就いており、その知見をPTA でのLINE WORKS活用に活かしている。

羽鳥 瑠美子さん（中）

主に八王子市中P連関係の活動を担当しながら会長の業務をサポート。

市川 義文さん（右）

2020年に副校長に着任し、PTA活動の支援にも注力。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年10月当時のものです。

【関連情報】

・PTAに関するお役立ち情報ページ

・【LINE WORKS 非営利団体向け特別プラン】

通常フリープラン（容量5GB・使用最大人数100名）から拡張した、非営利団体向け 特別プラン（容量50GB・使用最大人数1000名）をご用意しました。

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本事例のポイント

• 対面が難しいコロナ禍でのPTA本部・保護者のコミュニケーション基盤を整備
• 総会議案への回答/委任状などを電子化してスムーズにやり取り
• 情報共有が促進されたことでPTA活動への参加機会が増え組織全体が活性化

皆さんの活動内容をご紹介ください。

峰松さん :

私たちは千葉県流山市の流山市立小山小学校に通う児童約1,700名の保護者によって構成されるPTA活動を行っています。

流山市の教育の特色を教えてください。

松山さん :

流山市では「流山市GIGAスクール構想」を策定し、産官学が連携した「先進的統合型プログラミング教育」を小中学校で実施したり、児童の日々の心の状態を登録するアプリによって精神面のケアに役立てたりするなど、教育現場でのICT活用に力を注いでいます。

PTAではこれまでどんな課題を抱えていましたか。

峰松さん :

以前は保護者に活動予定などを伝達するのに、学校のメール配信システムを利用していました。しかしメールではリアルタイムに連絡を取り合えませんし、ただでさえ多忙な先生方に送受信をお願いすることを心苦しく思っていました。

また、PTAの各委員会は隔月で運営委員会を開いていましたが、会議の場で地区毎に異なる見守り活動について詳細の確認を行うことは難しく、PTA本部は地区委員の活動内容を逐一把握できていませんでした。

コロナ禍となって以降は多くの委員会活動が停止を余儀なくされ、対面でのミーティングもほとんどできなくなりました。そうした状況下で委員や保護者どうしがスムーズに連絡を取れるようにするため、また、隔月のミーティングでは確認することが難しい、活動の詳細を把握するために、PTA本部役員・委員を繋ぐチャットツールの導入を検討するようになりました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由と、運用開始までの経緯をお聞かせください。

峰松さん :

ITスキルにばらつきがある多くの保護者が参加するPTAで使うツールの絶対条件は「使いやすさ」です。そこで注目したのが、操作性がLINEと似ているLINE WORKSでした。まず本部役員と委員で使用感を確かめました。使い勝手の良さから本部役員と委員だけではなく、全校児童の保護者も使えるように、1,000名まで無料で利用できる期間限定の「非営利団体向け特別プラン」を導入しました。

保護者へは、LINE WORKSの利用に関するお知らせと登録方法のマニュアルを配布しています。全保護者がアカウントの配付対象ですが、登録はあくまでも任意としています。利用はPTA活動に限り、管理者がログを監視できることでセキュリティ性が担保されることの周知と、「総会に関する連絡や各地区の旗当番の調整などがスムーズになるのでぜひ登録してください」と何で利用するのかを一緒に登録の案内をしたところ、運用を本格的に開始してから数か月でユーザー数が1,000名近くになりました。予想を上回る反響に驚きましたが、このことはLINE感覚の手軽なコミュニケーションを図りたいと考える保護者がいかに多いかをよく示しています。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

【アンケート】保護者からの意見や回答を手間なくスピーディに収集

【グループ】委員会や地区等の組織単位で活動予定などを共有

【掲示板】保護者への通達・通知を一斉周知

【タスク】広報ブログの制作スケジュールなどを管理

峰松さん :

LINE WORKSを導入する直前にPTA活動に関する意識調査を行ったところ、250名以上もの方が今後PTAとして行った方が良い活動について具体的に回答してくれ、PTA活動について前向きにとらえている保護者が多くいることがわかりました。

これまでは、こういった保護者の意見収集は紙ベースで行っていましたが、LINE WORKS導入後は、アンケート機能を活用しています。LINE WORKSに登録した保護者に総会議案の回答と委任状をLINE WORKSのアンケート機能で送付してみたところ、議決に必要な定足数を上回る返信をスピーディに得ることができました。紙ベースでの運用に比べて遥かに効率的なうえ、多くの方がPTAに対する貴重な意見を書き込んでくださいました。「お忙しい中ありがとうございます」といった労いの言葉をいただけたことも、総会を主催する役員たちにとって励みとなりました。

全体に周知したい事項を、学校のメール配信システムを使うことなく速やかに伝達できるようになったことに加え、本部からの連絡がアンケートなどの形で直接発信されるようになったことで、保護者にPTA組織の敷居を低く感じさせる効果もあったと思います。

また、各委員会、学年、地区などのグループによって、委員や保護者どうしの連絡も以前と比べて遥かに活発になっています。

地区委員を通じて集めていた通学路上の危険箇所に関する情報についても、アンケートでPTA本部に直接報告してもらうようにしました。寄せられた20カ所近くの危険箇所を落とし込んだ通学路マップを掲示板にアップして注意を喚起しています。

このように、トークだけではなくアンケートや掲示板なども活用することで、以前は難しかった多数の保護者からの意見の吸い上げと、全体への周知を簡単にできるようになったことが、LINE WORKSを導入したことによる最大の成果だと思います。

松山さん :

PTAの役割の中には、持ち回りの形で分担しなければならないものもありましたが、そのような活動のあり方に疑問を抱く峰松会長は、以前から保護者がもっと自主的にかかわれるPTAに改革したいと考えておられましたが、LINE WORKSはまさにそれを実現する手段となっているようです。

例えば学校が支援ボランティアを募集するとき、以前は先生方の要望をヒアリングした上で、保護者に募集用紙を配布して、回答を回収して集計する等、多くの手間が発生していました。今年度からは、先生方からの要望は、Google フォームを通してPTA側に共有し、その要望をPTA会長からLINE WORKSの掲示板で保護者に通知させてもらうことで、より多くの保護者に迅速に訴求することができます。例年、新入生に配付するタブレット端末の初期設定は担任が行うのですが、負担が大きいと支援者を募ったところ、約30名もの保護者が手伝ってくださいました。教職員から保護者の方に助けて欲しいニーズが多くある中、LINE WORKSのようなツールをPTA活動に活用してくれることは学校としても非常にありがたいと感じています。

峰松さん :

学校は保護者の支援を必要としており、保護者にはさまざまなスキルを持った方がいらっしゃいます。これまではそのマッチングがうまくできなかったため、半ば強引に役割が割り振られる側面がありましたが、LINE WORKSは学校のニーズと保護者のスキルや意欲を結びつける役割を果たしてくれます。その結果、多くの保護者がPTA活動に主体性をもって取り組むようになったことを感じています。

LINE WORKSはPTAの広報活動でも有効に活用されているそうですね。

岡村さん :

広報委員会はこれまで紙の広報誌を発行していましたが、制作や配付に手間がかかるため、2022年度よりブログで情報を発信するようになりました。関係者間での取材日程の調整や記事の校正などはトークでやり取りし、ブログにアップされるまでのスケジュールは担当者全員がタスク機能で共有しながら管理しています。記事作成、写真撮影、Webサイトへのアップといった役割は分担しており、写真が好きな私は撮影担当というように、どの保護者もそれぞれの得意分野を活かして主体的に活動しています。いちいち集まらなくても作業を効率的にすすめることができています。

LINE WORKSはPTA活動のあり方に大きな変化をもたらしたようですね。

峰松さん :

PTAの本部内や保護者と、リアルタイムに双方向のコミュニケーションを図れるようになったことで、以前より柔軟に活動できるようになりました。多くの保護者から「PTA活動を身近に感じる」「活動に参加しやすくなった」といった声が上がっていることを、本当にうれしく感じます。

岡村さん :

今の保護者はLINEを当たり前のように活用している世代なので、PTAでもチャットツールが用いられるのは自然の流れだと思います。情報がスムーズに共有され、個々の保護者が自分の意志で「したい活動」や「得意な活動」に参加するPTAになることは、結果として子どもたちのためにもなるはずです。

松山さん :

働き方や生活スタイルの変化により、かつてのように保護者が学校に集まって何かをすることは難しくなっています。そうである以上はPTAの活動スタイルを今の時流に合うものにする必要があり、今後の学校と保護者との協力関係の構築にLINE WORKSのような最先端のICTツールはそのための有効な手段だと思います。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

峰松さん :

保護者を結ぶコミュニケーション基盤は確立できたので、引き続き活用レベルを高めていき、よりよいPTA活動を実現するとともに、先生方の業務負荷軽減にも貢献できればと考えています。

【お話を伺った方】

峰松 拓毅さん

2020年度より流山市立小山小学校PTA会長。保護者が意欲的に参加できるPTAづくりを推進している。

岡村 瞳さん

流山市立小山小学校PTAで広報ボランティアを務め、ブログ制作などに携わる。

松山 秀行さん

流山市教育委員会 指導課 課長を経て、2022年4月、校長として流山市立小山小学校に着任。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年8月当時のものです。

【関連情報】

・PTAに関するお役立ち情報ページ

・【LINE WORKS 非営利団体向け特別プラン】

通常フリープラン（容量5GB・使用最大人数100名）から拡張した、非営利団体向け 特別プラン（容量50GB・使用最大人数1000名）をご用意しました。

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本事例のポイント

• FAX、対面で手渡しされていた資料をLINE WORKSでスピーディに配布
• アカウント情報を引き継いで、会長の交代もスムーズに
• 日中仕事で忙しい現役世代が参加しやすく、担い手が増えることを期待

南区役所自治推進課では、どのような業務を担っていますか。

川畑さん：

自治推進課は、主に地域住民のコミュニティ活動を支える役割を担っています。堺市ではおもに小学校区ごとに自治連合会を形成しています。私たちは、南区内小学校区のうち、19名の自治連合会長で構成する南区自治連合協議会と協力しながらまちづくりを進めています。私たちの活動は、主に行政から発信される情報や方針をお伝えしたり、地域からの要望をお聞きしたりするなど、地域と共に歩む取り組みを行っています。また地域の美化活動や、さらには、地震や風水害の発生時には、南区内の被害状況の確認や避難所の統括を行っているのも自治推進課で、各校区の防災訓練や地区防災計画の作成支援なども行っています。

LINE WORKSを導入したきっかけを教えてください。

川畑さん：

令和2年から大阪府堺市では、ICTを活用した住民サービスの利便性を高める施策が進められており、その中で堺市南区役所が「スマート区役所」に指定されました。そこで自治推進課では、地域住民とのコミュニティ活動の中で、コミュニケーションツールを利活用できないかと模索していました。多くの自治会では高齢化が進んでおり、現役世代の若い方は仕事や子育てなどで自治会の活動に参加すること自体が難しいという状況でした。そのような折にコロナ禍になり、人が集まりにくくなったうえ、感染症対策の観点からご自宅での回覧板の受け取りも拒否される方が出てきました。また、私たちが事務局を務める南区自治連合協議会の定例会議や各校区で行う自治連合会の会議も開催が困難となり、市の施策などの情報をどのように自治会へ周知していけばよいのか、大きな課題となったことがコミュニケーションツールを検討するきっかけでした。最終的に普段から使用しているLINEの操作性に近いものが良いのではないかと、LINE WORKSを選びました。

どのように使い方を広めていきましたか。

高橋さん：

南区自治連合協議会を構成する自治連合会長19名のうち５名が役員になっていて、まずはその5名に試験的に使ってみようとお伝えしました。なかにはスマホを持っていない方もいらっしゃり、「どう使うんかなぁ」という少し否定的な意見もありましたが、役員ということもあり前向きに考えてくれる方が大半で、抵抗感というのはさほど大きいものではありませんでした。まずはごく短期間、令和2年12月から令和３年2月で試運転を行いました。使い始めはトークのみを利用し、簡単な情報発信を行いました。この先さまざまな機能を使っていくことを視野に入れていましたから、導入段階で拒否反応を起こさせたくなかったのです。まずはLINEと変わらず簡単に使えることを体感していただきかたったのです。

トーク機能の情報発信によるメリットはどういったところですか。

川畑さん：

情報の鮮度です。地域住民の方々とそれぞれの校区内の自治会との橋渡し役を担うのが、自治連合会長ですので、会長の保持している情報の量や新鮮さが、地域住民との信頼関係にも影響するものと思います。例えば、堺市長の定例記者会見や市のホームページに掲載された行政の情報について、地域の方から「それってどういうこと？」と、自治連合会長のところに直接問い合わせが入ることがあるのですが、リアルタイムに情報をトークで共有しておくだけで、自治連合会長としてはすぐに受け答えができます。すぐに答えられるかどうかが、良好な信頼関係の構築にもつながりますので、我々からのスピーディな情報共有というのは非常に重要なのです。

次のステップではどのような機能を利用されましたか。

川畑さん：

自分が使いたいときにすぐに資料を引き出すことができるフォルダ機能で、資料提供が容易にできることをお伝えしました。それまで会議の資料はEメールで送っていたのですが、行政システムを介したEメールはセキュリティが厳しく、受け手として添付資料を開くのが大変手間だとお叱りを受けていました。その辺りもLINE WORKSであれば容易になることをお伝えしたところ、肯定的な意見も出始め、令和３年度は本格的に使う方向で検討していくことになりました。

高橋さん：

令和３年度の８月から10月頃に、今度は役員５名を含めた15名で再び試運転を行いました。１度目の試運転と同様に、使用した機能はトーク機能での定期的な情報発信とフォルダ機能での情報の共有でしたが、最後はアンケート機能を使ってLINE WORKSの利用に際して意見調査を行いました。

川畑さん：

アンケートによる回答は、「意外とそんなに難しいものじゃない」「使いやすい」といった肯定的な意見ばかりでした。また、スマホだけではなくパソコンやタブレットでも利用できることも好評でした。

高橋さん：

現在はグループを作成して利用しています。自治推進課職員と19名の自治連合会長の全員が入ったグループや、自治連合協議会内の委員会ごとに分けたグループなどがあります。LINE WORKSの利用目的は、自治推進課と自治連合協議会との情報共有であるため、利用範囲はアカウントを持っている人たちのみで、個人LINEなど外部とのやりとりは制限しています。

任期による交替などの場合、アカウントはどうされますか。

高橋さん：

アカウントは個人名ではなく校区名で作成しました。自治連合会長が交替される際に、それまでのやりとりの経緯を新しく就任された方が容易に確認できることを想定しています。交代時はアカウントのパスワードを変更するだけで、これまでのアカウント情報を保持したまま、新しい自治連合会長にLINE WORKSの引き継ぎができます。

2年ほどLINE WORKSを利用して、一番効果を感じる点はどこでしょうか。

高橋さん：

書類のやりとりの早さという面ですごく変化を感じています。例えば、自治推進課から「この書類を出してください」とお願いした際に、トークで自治推進課アカウントに送ってきていただける方もいらっしゃいます。直接紙で受け取っていた頃は、誤りがあった際に差し戻して修正点を直すのにお互い手間でしたが、LINE WORKSを使うことで確認も修正も双方が容易になりました。

川畑さん：

昔からFAXを使われていた方のなかには、情報をもらう時は個別にFAXを送って欲しいという方もいましたが、LINE WORKSに置き換えることで解決しました。現在はメールやFAXのやりとりが完全にLINE WORKSに置き換わっています。

今後はどのような活用を予定されていますか。

高橋さん：

LINE WORKSのビデオ機能を利用したオンライン会議を進めていこうと考えています。あとはスケジュール機能の利用を検討しています。自治会の方から提出していただく資料が非常に多いので、提出期日をカレンダーで確認できるようになれば、もっと事務手続きがスムーズに進められるのではないかと感じています。自治連合会長も会議等のスケジュール管理がしやすくなると思います。

川畑さん：

今回、私たちが目標としたところは、「自治体と市民との間を取り持つためのLINE WORKS等のコミュニケーションツールの活用」です。今後は自治連合会の下部組織の方々もぜひLINE WORKSを導入していただき、「これなら自分たちの自治会の中でも使える」と感じていただきたいです。今回のようにLINE WORKSを使っていただく仕組み作りができれば、各地域の若い世代の方々も、必ずしも集まることができなくても地域活動に参加したり意見を伝えたりすることができますので、今後の担い手も増えてくると思います。

また、災害などの発災時に安否確認などにも使えると思います。自治推進課は災害時の地域情報の収集を行う役割もあるので、在宅避難者や車中泊している方々など、現場の細かな情報を集約していくためには、地域の自治会にまでコミュニケーションツールの裾野を広げていくことが重要だと思っています。それぞれの地域との相互連携に役立てていきたいです。

【お話を伺った方】

川畑さん

堺市南区自治推進課にて自治連合会とのコミュニケーションツールとしてLINE WORKSの導入を推進。

高橋さん

堺市南区自治推進課にてLINE WORKSの導入実務と運用、自治連合会からのLINE WORKSに関する問い合わせやアフターケアなど全般を担っている。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年３月当時のものです。

本事例のポイント

• 行事の日程調整や会議の出欠など、職員のスケジュールを一元管理
• 外部に貸し出す会議室や公用車予約をLINE WORKSで予約管理

日々取り組まれている業務とLINE WORKS導入経緯を教えて下さい。

万代さん :

私は、総務課に所属しており、商工会議所内の情報管理をはじめ、パソコンなどの事務機器の管理、保険制度の販売、ビル全体の管理、給与関係などを幅広く担当しています。LINE WORKSを導入する以前は、職員間の情報共有が口頭または紙ベースで行われておりました。そのことにジレンマは感じてはおりましたが、職員の習慣を変えるというハードルの高さから、アナログなやり方から抜け出せないままでいました。

吉廣さん :

私は、産業振興課に所属し、補助金や資金繰り、決算、業務効率化といった会員事業者からの相談に対応しているほか、松江市のスタートアップ事業にも携わっており、新規事業の創出や支援なども行っています。自身の職務立場からしても、商工会議所内部の非効率さに課題を感じており、できるところからデジタルに置き換え、効率化を図っていく必要があると感じていました。

万代さん :

ペーパーレス化を目的に職員へタブレットが導入されたことに伴い、業務の効率化・スリム化を目的とした情報システムの導入が検討されました。そこで商工会議所向けに開発されたシステムを試験的に導入してみたのですが、松江商工会議所の規模にマッチせず、結局導入は見送られました。その後、地元のベンダーさんから勧められたのがLINE WORKSでした。一定の試用期間が過ぎると有料プランに移行するシステムが多い中、LINE WORKSには100名までずっと無料で使えるフリープランがあり、コスト面でも非常に魅力的でした。

ものは試しで2020年6月に導入したところ、非常に使い勝手が良く、現在は正職員・非常勤職員を合わせた35人弱の全職員のほか、会頭や副会頭、内部団体に対してもアカウントを作成し、全部で50のアカウントが使われています。

導入において職員への指導や情報管理のルールについて教えてください。

万代さん :

機密情報や個人情報の取り扱いについては徹底指導しており、LINE WORKSの導入に際してマニュアルを作成しました。使用方法や注意事項は都度見直し、随時マニュアルを更新しています。LINE WORKSの使用時間は、緊急時を除いて就業時間内に行うようにして、業務に区切りをつけるよう規則を設けています。また、容量を使いすぎないようデータファイルの送信は禁止してオンプレミスのファイルサーバを利用させることを徹底し、管理者として週に2回ほど全体のデータ使用量をチェックしています。

商工会議所として工夫を凝らしてLINE WORKSの活用をされているようですね。

万代さん :

主に職員のスケジュール管理と会議室の予約管理にLINE WORKSのカレンダー機能を活用しています。私たちの業務において特に共有が必要なのは、商工会議所の行事と４つの会議室の利用内容と空き状況です。そのため、「行事予定表」と「会議室名」でLINE WORKSのアカウントを付与しています。
行事を登録するときには、「行事予定」のアカウントから予定を登録するとともに、出席する職員も参加者に加えて登録します。そうすることで参加する各職員のカレンダーにも予定が自動で登録されるので、日程調整や出欠確認に用いることができます。
会議室のアカウントは、タブレットにて使用し、マルチログインできるようにしています。商工会議所は外部に会議室を貸出することが多く、予約を受け付ける職員が誰であってもタブレットを見れば空き状況の確認と貸出予約ができます。同様に、確定申告の相談ブースにもアカウントを作成して予約などを管理しています。

施設や事業に対して、アカウントを作成して管理している理由を教えてください。

万代さん :

LINE WORKS導入当初は会議室を共有設備に登録して試したのですが、外部から受け付ける会議室の予約は、あとから変更・キャンセルになる場合も少なからずあり、予約した職員とは別の職員がその対応することがあります。職員のアカウントで予定を登録すると、他の職員が修正することができず、結果的に非効率になります。

そのため、会議室は専用のLINE WORKSアカウントで運用し、複数の職員で使える仕組みを構築しました。また、こうすることで、職員個人のカレンダーが本人の予定に関係ない会議室の予定で埋まることもありません。

内部団体でもLINE WORKSのアカウントを作成しています。公用車やETCなどの予約を管理するのに便利なためです。

導入後の変化や手応えについて教えてください。

吉廣さん :

以前は日程調整をするにしても、一人ひとりに声をかけて回る必要がありましたが、今はLINE WORKSのカレンダーで参加者として登録するだけで、相手のスケジュールに通知されるので効率化を実感しています。会議室の予約では、これまではすべての会議室の予約を一冊の帳簿で管理していたために、誰が帳簿を持っているのか探すことから始まり、手書きによる可読性の低さや、仮予約の取り消し忘れなどの問題もありました。LINE WORKSで一元管理することでこれらの問題がすべて解消され、以前のアナログな方法には戻れないと感じています。

万代さん :

これまで会頭や副会頭のスケジュールは、職員が書き込む専用の手帳に書き込んでいたのですが、「〇〇時〜」という書き込みは何時に終わるのかわからず、あとの予定が入れられないこともありました。LINE WORKSを使うことで予定が何時から何時までかわかるようになり、管理がしやすくなりました。

他に、LINE WORKSの活用している機能があれば教えてください。

吉廣さん :

職員とのやり取りでは、個別にメンバーを組む必要がある時はトーク、それぞれの課に対する連絡は課単位の掲示板、という風にトークと掲示板を使い分けて情報を共有しています。

また、私はLINE WORKSを導入している事業者さんとの外部連携でトークを活用しています。内容は日常的な相談事や補助金から、「地元の経済紙に載っていましたね」といったちょっとした会話など、これまでは電話でやり取りしていたことがトークで気軽にできるようになりました。

今後どのようにLINE WORKSを活用していきたいですか？

万代さん :

ワークフローをLINE WORKSで行えたらと考えています。出張などで責任者が事務所に不在でも決裁を進められるよう、電子決裁なども用いて効率的に仕事を進めていきたいです。

吉廣さん :

会議の議事録やイベントの事業報告までLINE WORKSに集約できれば、より便利になるだろうと思います。ITツールを活用した効率化について、これからも探っていきたいと思います。

【お話を伺った方】

万代 繁優さん

情報管理や設備の管理、給与管理などに携わり、LINE WORKSの運用やマニュアルの作成なども担当する。

吉廣 之晴さん

産業振興課所属。事業者の相談業務、新規事業の創出・支援などに携わり、ITリテラシーやツールの勉強会なども企画・開催している。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年2月当時のものです。