本事例のポイント

• 周知からわずか2週間でPTA全体200名以上がログインした方法
  – 校長先生もLINE WORKSに参加、PTAの動きが学校側にも随時共有
  – PTA活動の記録をノートに、資料をフォルダに格納して情報を見える化
  – プロフィール情報を工夫して保護者のお子さんの情報が紐づけ可能に
  – PTA→先生→生徒と配布していたPTAからのお便りのトラブルが削減

宇都宮市立国本中央小学校の特色をお聞かせください。

鈴木さん:

本校は宇都宮市北部に位置する、開校120年を超える歴史ある公立小学校です。全校生徒は約300名、花と緑に囲まれた環境、校内には県内でも珍しいスケートリンクがあり、田植えや稲刈りなどの自然を活かした課外授業も積極的におこなわれています。
当PTAでは役員が31名、全体で約230名。執行部、広報部、学年部（1～6年生それぞれ）、保健体育部、整備部などいくつかの部やグループに分かれてPTA活動を分担しています。

LINE WORKSを知ることになったきっかけを教えてください。

佐藤さん:

個人情報が含まれたPTAの内容をプライベートのLINEでやりとりしていたのはセキュリティ上、心配でした。
課題も多かったPTA活動の中で、安全でワンストップで活用できる情報共有ツールをさがしていたところ、インターネットでLINE WORKSというものがあるというのを知りました。
ほかの小学校で使っている事例をみて、「現在の複数の課題を同時に解決できるのはこれだ！」と思いました。そして、すぐにLINE WORKSの導入説明会を申し込みました。
動画を観るだけのセミナーでしたが、パワーポイントの資料もダウンロードできたので、その資料を私がPTA執行部へのLINE WORKS導入プレゼン用に修正して執行部に提案しました。
導入する理由であまりネガティブなことを言って従来までのやり方が良くないと思わせてしまってもいやだなと思い、はじめは「便利らしいよ」程度に役員たちにプレゼンしたのを覚えています（笑）

LINE WORKS導入前はどのような課題があったのでしょうか？

渡邉さん：

LINE WORKS導入以前は各部長さんたちがプライベートのLINEで保護者とつながり、活動の情報共有をしていました。また、「PTAの連絡でプライベートのLINEを使うことに抵抗がある保護者」、「プライベートのLINEでほかの保護者とつながることを控えたい方」にはメールを使用していました。発信する各部長さんたちはLINEとメールの2種類のツールを使っていたので当時は簡単なお知らせも二度手間になっていました。
ほかにもLINEは本名ではなくニックネームで登録している保護者が多く、顔と名前が一致しないこともありましたし、「山田さん」、「高橋さん」など同じ苗字の方が多いと混乱してしまうことがありました。

はじめからPTA全体にLINE WORKSを導入したのですか？

佐藤さん:

まずはPTA会長、副会長たちで試験導入するところからはじめました。「LINEに似ている」という点は導入する上での絶対的なポイントで、誰でも使えるものじゃないとダメだなと思っていました。実際に試験導入してみてLINEとほぼ同じ画面・操作性だったので「これで大丈夫だな、操作説明が不要でPTAの皆さんにすぐ使っていただけそうだな」と感じました。

鈴木さん:

次に執行部、各部長、校長先生（学校代表）にも説明して導入していただき、試験導入の範囲を拡大しました。次に「PTA全体に導入しましょう！」と決まってからは早かったのを覚えています。

最初は「新しいツールを使う」ということで抵抗がある方もいるか心配でしたが、部長さんや役員たちが導入にあたり、丁寧に説明をしてくれたおかげで、反対の声がなかったのは大きかったです。特に丁寧に説明したのは「LINEと同じ使用感」、「個人の連絡先（LINE、電話番号）を教え合わなくていい」、「自動的に友だち追加されない」、「LINE WORKSからの通知はPTAのことだとわかる」などでした。

執行部が保護者たちに導入・ログインのお願いをはじめてから、約2週間で200名以上、約90％以上がLINE WORKSにログインしていただくことができました。登録・ログインでつまずいた方は、間違って自分のアカウントを2つ作ってしまった保護者1～２名だけで、すぐに修正対応ができました。

PTA全体へのLINE WORKS導入までの流れを教えてください。

渡邉さん:

LINE WORKSにログインしていただくには、管理者がメンバーを事前に登録して、そのアカウントとパスワードでログインしていただく方法があります。私たちのPTAは全体で220名を超えるため、事前登録する管理者負荷が高くなるということで、私たちは別の招待方法を選びました。

LINE WORKSにはQRコードをスマホの画面に表示し、相手に読み取っていただき、個人が名前などを入力、管理者は承認するだけでよいという登録方法があります。念のため、紙での説明を補助的におこないながら周知したのですが、想像以上のスピードで各保護者にログインしてもらえました。

メールやLINEでつながっていないメンバーには紙面を配布し、QRコードからメンバー登録をしてもらう。写真は新入学生へ向けた案内資料

LINE WORKSを導入して良かったと感じる点を教えてください。

鈴木さん:

私たちのPTAでは全メンバーのグループは作らず、部単位でトークグループを作成し、必要な人が必要な範囲で情報共有できるよう、情報整理しています。日々のトークでは「既読・未読機能」がついているので、情報が確実に伝わっているか把握しやすくなりました。主にイベントごとの連絡に使っており、たとえば「次のバレー大会で広報部の写真撮影担当者は、朝8時に体育館前に集合してください」というトークを送ると、指定した方からリアクションや返信がきます。未読のメンバーにはトークを送る際に「メンション機能」で、特定のメンバーに効率よく連絡を取れるところも便利です。

校長先生を含めた役員グループは「フォルダ機能」を使って、PTA総会の報告書、年間行事のスケジュール資料、救急救命講習の資料、運動会の準備資料など、PTAと学校が相互に共有しなければならない情報を共有しています。

学年部は活動の中に学校行事のお手伝いがあるので、たとえば子どもたちの田植えや稲刈りの行事ファイルを作成して、学校から来たお知らせをそのファイルに入れています。ほかにもプール当番や運動会の報告事項や反省点など、学校側にも必要な情報を「ノート機能」で共有しています。

お祭りや運動会の事前準備もトークで共有、ミニスタンプでメンバーが確認。

残しておきたいファイルはフォルダに保存し、いつでもデータの閲覧が可能に

藤岡さん:

生活指導部でも活用が進んでいます。学校登校時に子どもたちが横断歩道を安全に渡れるように旗を持って保護者が誘導する「旗当番」というものがあるのですが、その日の旗当番が終わると担当保護者から「本日の旗当番が終わりました」とトークが届きます。旗当番を欠席する保護者がでた場合、朝の忙しい時間ですがスピーディーに把握・対応ができています。

緊急時の対応も迅速になりました。たとえば、夏休みのプール当番中にお子さんが忘れ物をした場合プールに入れないので、保護者に直接LINE WORKSから連絡を取ることができます。以前は保護者へ直接連絡することができず、学校に「●年●組の●●さんが忘れ物をしてプールに入れないので保護者へ連絡をお願いします」と依頼をしていました。今では学校を経由せず直接LINE WORKSのアドレス帳から検索すれば、保護者に連絡が取れるので最短時間で解決できています。

福田校長:

LINE WORKS導入前のPTAとの「資料の共有」「連絡事項の共有」は、パソコンのメールを使っていました。外部とのメールが利用・閲覧できるパソコンが学校には1台しかないため、PTAとのやりとりの確認・返信の時間が限られていることが課題でした。

LINE WORKSを導入した今では、私は学校代表として役員グループに参加しているのですが、学校側もトークルームをみればPTAが「どんな活動をし、どんなスケジュールで、どんな動きをしているのか」が明確にわかるようになりました。

今までの学校・PTAの関係ではなかなか実感できなかったのですが、国本中央小学校PTAのメンバーのトークルームは、さまざまな情報共有・意見交換が飛び交うので、日々精力的にご協力いただけていることに気づかされました。本当に熱心なPTAのメンバーたちと活動できて感謝しています。

導入後、PTA活動に大きな変化や成果は感じられましたか？

渡邉さん:

PTAでは「保護者の名前、上のお子さんの名前＋クラス」「下のお子さんの名前＋クラス」が紐づけされていると管理が非常に楽になります。保護者とお子さんの情報は基本的にエクセルでも管理しているのですが、LINE WORKSのアドレス帳でもひと目でわかると運営上、非常に楽になります。たとえば一家庭に配る資料が1枚でいいものを、兄弟がいることによって必要のない2枚目を配布してしまうのですが、事前にわかっていればこれを避けることができます。

執行部でどこにお子さんの情報を登録しようかと話しあったのですが、最終的にプロフィールにあるニックネームに「お子さんの名前＋クラス」を入力してほしいとPTAの皆さんにお願いしました。お子さんが複数いる保護者にはお子さんの名前もすべて入力していただきました。これは名簿などを管理する私たちからすると、想像以上の成果です。

旗当番の出欠確認・完了報告は、欠かせない。

アドレス帳では何年何組のどの子どもの保護者なのか把握できる

また、印刷物が少なくなったのも大きな改善点です。
学校の職員室の前に棚が設置されているのですが、PTAからの印刷物に生徒名を記入してこの棚に投函すると先生→生徒→保護者へと届くという、アナログな方法でお便りを届けていました。LINE WORKSを導入してからはPTAからの連絡をパソコンで資料作成してPDFデータにし、トークに送信して終了、本当に楽になりました。
先生の負担も減りましたし、印刷物配布でよくある「用紙をなくした」「子どもからもらっていない」というトラブルがなくなりました。

他校のPTAや学校関係者にアドバイスをいただけますか？

渡邉さん:

PTAのように数百名単位のメンバーに短期間で受け入れていただき、登録してもらえるツールはLINE WORKSのほかにはないと思います。新しいツール導入に抵抗がある保護者も多いと思いますが、LINEと似ているLINE WORKSのように使い慣れた操作感のツールを選ぶことは、スムーズに移行できる最大の秘訣だと思います。

鈴木さん:

PTAにとって最も重要なのは活動の負担を減らし、本来の目的である「子どもたちのための活動や時間」に集中できることです。LINE WORKSは、我々PTAや学校を助けてくれる強力なツールであると感じています。もし検討されているPTAがあれば、まずは役員や執行部など小さい単位から試験導入して、ぜひ使用感を体感してほしいです。

【お話を伺った方】
佐藤靖さん（前PTA会長）

鈴木淳さん（PTA会長）

渡邉真由子さん（PTA副会長）

藤岡ゆかりさん（PTA副会長）

福田泰さん（国本中央小学校 校長）

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年12月当時のものです。

本事例のポイント

• イベント当日の運営に関係する外部のメンバー全員との連絡手段に活用
• プロジェクトごとに適切な管理設定を行い、安全に情報共有
• 県庁内に限らず県全体の事業者のDX推進を後押しするツールとしての役割に期待

長崎県におけるデジタル化・DXの主な取り組みをご紹介ください。

井手さん：

長崎県 企画部 デジタル戦略課は、長崎県全体のデジタル化やDX推進を目的として2022年度に編成された組織です。官民問わず県庁内外の多様なデータを連携させることのできる『データ連携基盤』の構築や、ドローンをはじめとする次世代モビリティの社会実装などを目指してさまざまな取り組みを進めています。

また、総務部においては、長崎県全体にDXを浸透させるためにも庁内でのデジタル人材育成に力を入れています。Eラーニングなどを活用しながら、全庁でのDX推進の先頭に立てるような職員の育成を目指して人材育成方針を策定しました。

中尾さん：

長崎県では2021年度から2025年度まで「ながさきSociety5.0推進プラン」を実行しており、デジタル戦略課が担当組織としてSociety5.0の実現によって県民の生活を豊かで質の高いものにすることを目的に産業振興や地域活性化を目指しています。

現在、連携協定を締結してLINE WORKSを利用されていますが、御庁で導入を検討することになった背景を教えてください。

井手さん：

昨今、ほかの自治体同様に長崎県庁でも外部関係者と連携してプロジェクトやイベントを推進する機会が多くなりました。外部関係者との連絡手段は電話やメールが主でしたが、電話はお互いに行き違いが発生するなど折り返しが頻繁になり、タイムロスが生じることが少なくありませんでした。メールは「お世話になっております」「引き続きよろしくお願いいたします」などといった定型文が必要といった、お作法に縛られるなど文面作成に手間や時間がかかっていました。

庁内でのやりとりには既に他のビジネスチャットツールを利用していましたが、庁内に閉じたネットワークで使用するものであるため、外部関係者とよりスムーズにコミュニケーションを取るためのツールが別に必要だと考えていました。

中尾さん：

このような状況が続いていたころ、他課の職員からLINE WORKSについての情報提供がありました。LINE WORKSを利用すればチャット機能で庁外の関係者ともスピード感を持ってやりとりできることが分かり、さらにメンバー・組織の一括管理や利用履歴の確認といった管理・監視機能も備えていて安全に利用できると判断できたため、2022年5月、LINE WORKS社とデジタル戦略課が属する長崎県企画部とで連携協定を締結し、導入を決定しました。

LINE WORKS導入にあたり管理やルール設定はどのようにされていますか。

中尾さん：

職員はLINE WORKSをBYODで利用しているため、セキュリティ面には特に気を付けています。管理者機能やルールは、やりとりする情報の重要度やセキュリティレベルに応じてプロジェクトごとに設定しているのですが、例えば、外部のLINEユーザーとつながる場合は管理者の許可を得なければならないようにしています。こうすることで、プロジェクトに関係のないメンバーがLINE WORKSでのやりとりを目にするリスクを軽減できていると考えています。

イベント運営時のLINE WORKSの具体的な活用方法をお聞かせください。

井手さん：

2023年9月に開催された産業展示会「ながさきデジタルDEJI-MA産業メッセ2023」の運営にあたり、外部のイベント運営関係者との当日の連絡手段としてLINE WORKSを活用しました。

イベント当日は、職員を含む関係者全員が会場での来客者対応や設営、スタッフへの指示出しなどその場に応じた迅速な判断や対応が求められます。そのような状況では電話で頻繁に連絡を取り合うことは難しく、そのうえ電話だと1対1でしかやりとりができず情報共有に時間がかかってしまいます。さらに当日配布されるインカムの台数にも限りがあったため、関係者全員で迅速に情報連携することは困難だと考えました。

そこで電話やインカムの問題を解決するツールとして選んだ連絡手段が、LINE WORKSでした。

中尾さん：

イベント開催に向けてイベント運営会社のLINEとつながり、職員も含めた関係者だけのトークグループを作成しました。外部の方にイベントのためだけに新しくツールをインストールしていただく必要がなかったため、とてもスムーズにやりとりを開始できました。グループトークでは主に当日のイベント準備・運営に関するやりとりをしていたのですが、例えば準備中は「受付設営が完了しました」などといった準備の進捗や確認事項を多く連絡していました。

イベントが開催されてからは「お茶が足りないため至急用意をお願いします！」「ポスターは増刷した方が良いですか？」「ここに忘れ物がありました」といった、突発的に発生する確認事項などをグループで共有していました。

その場で撮影した写真をすぐに送信できるため、「今どこにいますか？」「パスはどこで回収しますか？」という質問に対してテキストと一緒に周囲の様子の写真を撮影して送信することで、スムーズかつ分かりやすくイベント運営を行うことができました。

井手さん：

LINE WORKSの活用により、イベント当日は関係者とスピーディで確実な情報共有ができました。例えば、忘れ物の持ち主を確認する作業1つとっても、LINE WORKSであれば一人ひとりに聞いて回らずとも、グループに忘れ物の写真を送信すれば即座に問題が解決します。

当初の予想通り、さまざまな持ち場にいる関係者全員が即座に情報を確認できる環境を整えられ、スムーズなイベント運営を実現できたと感じています。また、LINE WORKSは監視機能によってトークの内容をモニタリングできるため、県庁としても安心して利用できます。

イベント運営以外にも、県公式のコミュニティのプラットフォームや議会議員への連絡手段としてLINE WORKSを活用されているそうですね。

中尾さん：

長崎県公式の官民参加型のオンラインコミュニティ「長崎友輪家（ながさきゆーりんちー）」は、長崎県内外の関係人口の創出のための取り組みとして、長崎についての情報交換や交流会やイベントを通して長崎県の魅力を共有し合っています。LINE WORKSもコミュニケーションプラットフォームの一つとして活用しておりコミュニティを管理しながらセキュアに運営できています。

井手さん：

県議会議員と議会事務局職員との連絡手段としてLINE WORKSを活用しています。

LINE WORKS導入以前は職員が電話、メール、FAXにより議員に連絡をしていましたが、現在は議員全員と事務局を含めたグループトークを作成し、各種連絡や議会日程を共有するなど円滑な情報共有、迅速な情報伝達に努めています。

今後LINE WORKSの活用をどのように展開していきたいとお考えですか。

井手さん：

デジタル戦略課の役割の一つに県庁内外のDX推進がありますが、県内の事業者からは「DXに取り組みたいが、何から手を付けるべきか分からない」という声をよく耳にします。そのような事業者へ情報共有のスピード化もDXの一つであることを伝え、DXに取り組むきっかけ作りをしたいです。使いやすさと導入ハードルの低さが魅力のLINE WORKS であれば、DXへの取り組みの第一歩として事業者も導入に踏み出しやすいでしょう。

中尾さん：

長崎県ではDXイベントを過去2回開催しました。県民の皆さんからは「DXを考えるきっかけになった」という声をいただくなど大変好評だったので、引き続き、長崎県全体でのDX実現に向けて意識啓発にも努めたいと考えています。

【お話を伺った方】

企画部 デジタル戦略課

課長 井手 潤也さん

産官学連携で長崎県のDXを推進する役割を持つ企画部 デジタル戦略課を管理する。

企画部 デジタル戦略課

主任主事 中尾 ひかるさん

デジタル戦略課内の予算調整業務やLINE WORKSの管理・問い合わせ対応を担当する。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 多拠点に分散する社員どうしのコミュニケーション基盤として活用
• コールセンターとライブ配信の現場スタッフをつなぎ、配信当日の問い合わせ対応を迅速化
• 自社で開発したAIチャットBotと連携させた新たなサービスを創出

御社の事業内容をご紹介ください。

白濱さん :

当社は2005年の設立以来、”always new idea.”をコンセプトにさまざまなITサービスを展開してきました。ライブ配信事業のパイオニア的存在でもある当社が特に得意とする領域の一つが、講演会や学会などのイベント運営とそのライブ配信事業です。事前準備から本番終了後のレポート提出までワンストップでサポートし、ライブ配信にも収録動画のオンデマンド配信にも対応。代表取締役の木村 隆夫は製薬会社に勤務した経験を持つことから、医療業界向けの配信サービスでトップクラスのシェアを誇ります。また、最近はメタバース事業も手掛け、オリジナルのプラットフォーム「KIMULAND」を構築して、各種イベントやビジネス活用などを通じた実証実験を行っています。

雪竹さん :

事業のもう一つの大きな軸が人工知能（AI）を活用したサービスで、自然言語処理に長けたIBM Watsonのエンジンを用いて自社開発したAIチャットボット「AI-Q（アイキュー）」によるソリューションを提供しています。高精度のAIチャットボットが、コールセンターやコーポレート部門における対応業務や、営業、フィールドセールス、製造現場などでのナレッジ検索を効率化するのに貢献しています。

LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。

白濱さん :

社員のコミュニケーションを大切にする当社は、「直接会話を大前提とし、報告・連絡・相談を徹底する」という行動規範を掲げていますが、事業の伸長にともなって拠点や社員数が増えてきました。電話やメールによる即時コミュニケーションは難しく、そのため、通話やチャットができる無償のコミュニケーションツールを全社で利用するようになったのですが、入退社時のアカウント管理や、トラブルが起きた際の迅速なログ追跡ができないなど、管理統制面に不安がありました。

また、ライブ配信サービスにおいては、現場のオペレーター、配信サーバーの監視員、お客さまサポートをするコールセンターの三者が密接に連携する必要があります。無償のコミュニケーションツールでは頻繁にサービス障害が発生しており、障害が発生した場合、障害状況が公開されていない状況下で、迅速な復旧対応を求められます。そうした課題を解決する新たなコミュニケーションツールの導入を考えるようになりました。

数あるツールの中から、なぜLINE WORKSを選定されたのですか。

白濱さん :

既存ツールの有償版や上位プランなどを含めていくつかのサービスを比較し、PCでもスマホでも操作性に優れることと、どのメンバーが読んだかまで分かる既読機能があることを評価してLINE WORKSを選定。ライブ配信事業に関係するスタッフも含め、全社員での利用を開始しました。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入成果をお聞かせください。

・ライブ配信時のトラブル対応速度がアップ

・協力会社のLINE WORKSやLINEとも連携

白濱さん :

従来のグループウェアは継続して文書管理やワークフローなどに活用し、社員間の日常的な業務連絡はLINE WORKSで行うという使い分けをしています。トークやグループトークによって誰もが瞬時に情報を伝え合えるようになるとともに、情報システム部がアカウント管理やログ監査をしっかりできるようになったことで、ガバナンスの強化も実現。業務データはファイルサーバーのパス情報をトークに貼りつけるようにするなど、安全性を確保しながらスムーズにやりとりできる環境が整いました。

雪竹さん :

カスタマーサービス部では、営業やシステム開発の担当者など、他部門の関係する社員も交えた案件ごとのグループを作成して進捗状況などを共有しています。チャットツールの利点は何といってもやりとりが文字で残ることで、あとからその案件の流れを振り返ったりするのにも便利です。

白濱さん :

ライブ配信に携わるスタッフ間の連絡にもLINE WORKSが用いられるようになり、リアルタイムに連絡し合えるようになりました。その結果、配信トラブル発生等の連絡をお客さまから受けたときのコールセンターによる対応もスピードアップ。トラブルへの対処に要する時間は、LINE WORKS導入前と比べて20％ほど短縮しているように感じます。

コールセンターのスタッフは同時に行われることもある複数のライブ配信イベントのお客さま対応をすることがあり、その場合は各配信の担当スタッフを結ぶトークルームの画面をモニターに常時並べて表示。そのことによっても迅速な対応をすることが可能になっています。

外部トーク連携機能によって、システム開発などをサポートしてくれる委託会社のLINE WORKSやLINEとも、スピーディに情報を共有できるようになりました。外部トーク連携の利用については、必要とする社員からの申請で許可するようにしています。

自社ソリューション「AI-Q」をLINE WORKSと連携させた新サービスの提供も開始されたそうですね。

雪竹さん :

当社の主力商材であり、自社内でも活用しているAIチャットBotのAI-Qを、社員がより手軽に使えるようLINE WORKSと連携させました。人事総務経理系の問い合わせ対応などを自動化しているほか、社内の連絡先をスムーズに検索するための機能を開発して追加。社員の苗字をLINE WORKSのトーク画面に入力するだけでその人の部署名や電話番号などが表示され、例えば山田という苗字の社員が複数いる場合は、「どの山田さんですか？」と問いかけてくれ、複数の選択肢から選べるようにしています。

白濱さん :

連絡先はグループウェアで共有しているスケジュールとも結びつき、検索した社員のステータスを知ることができます。例えばお客さまからの電話を取り次ぐ場合に、トークにその社員の名前を入力すれば『今はミーティング中なので電話に出られそうにない』といったことが瞬時に分かります。以前はお客さまに「あいにく会議中なのでのちほど折り返させます」といった返事をするまでに1〜2分かかっていましたが、この機能を開発してからはほんの数秒で対応できるようになりました。

雪竹さん :

このようにLINE WORKSと連携した機能が社内で大変好評であることから、私どもがお客さまにご提供するAI-Qのサービスにも、オプションとしてLINE WORKSとの連携機能を追加することになりました。

白濱さん :

AI-Qは社内ヘルプデスクの問い合わせ対応のほとんどにご利用いただけます。このオプションサービスをご利用いただくことで、電話やメールによる問い合わせの多くがLINE WORKSで行われるようになり、対応業務が大きく省力化することが期待されます。

ほかにLINE WORKSのどのような機能をよく活用していますか。

【掲示板】技術系のコミュニティができ、所属に関係なくナレッジを共有

【アンケート】社内ヒアリングの集計業務を省力化

【Bot】システムなどの障害発生メールをLINE WORKSから通知

白濱さん :

会社からの通達などは以前からグループウェアの掲示板で周知しており、LINE WORKSの掲示板は主にエンジニアが技術的な話題を投稿する場になっています。技術系の疑問やトラブルに直面した社員がその内容を投稿すると、部門や役職とは無関係に解決策を知っている社員がアドバイスを書き込むといった使い方がされ、社内のナレッジ共有が促進されています。

社員へのヒアリングなどにはアンケートも利用されています。例えば、職場環境改善チームが各拠点における職場環境の課題を拾い上げたり、技術的な仕様変更に際して全社のエンジニアから意見を聴取したりといった使い方をしています。以前はExcelを使って手作業で行っていた集計が自動化したことで、担当者の業務負荷が軽減しました。

社内で使っているさまざまなシステムやサービスに障害が発生したときの通知メールは、LINE WORKSのBotと連携させて担当者のトークに通知させるようにしました。障害発生を直ちに確認でき、早期の対応が可能になったことも導入成果です。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

白濱さん :

今後もLINE WORKSの活用レベルを高めて社内のコミュニケーションをいっそう活性化するとともに、当社が提供するAI関連サービスとLINE WORKSの強力な連携をはかることで、お客さまに喜んでいただけるような新たなサービスの創出に力を入れていくつもりです。

【お話を伺った方】

白濱 直敬さん

情報システム部とSRE部を兼務し、社内および顧客向けITインフラの設計・運用・保守を管理する。

雪竹 香甫さん

AI-Qに学習させるデータ作成などの業務に携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年7月当時のものです。

本事例のポイント

• 町独自の情報取扱規程を設け、LINE WORKSで安全にやり取り
• スケジュールの可視化で職員の業務量把握および日程調整が簡便に
• 紙資料をデジタル化し、ペーパーレス化および業務時間短縮を実現

北海道安平町の特長を教えてください。

及川町長：

北海道南西部に位置する安平町は、北海道一の木炭生産や日本初のチーズ生産への取り組みなどの実績を誇る早来町（はやきたちょう）と、鉄道の要衝として発展してきた追分町（おいわけちょう）が2006年に合併して誕生した町です。人口は2023年6月末時点で約7,300人です。

現在、安平町では鈴木直道知事も掲げるエネルギー・デジタル・食の3分野に注力した取り組みを実施しています。デジタル分野においては、DX推進計画を策定し、例えば地域住民の移動ニーズに応じたMaaS（マース：Mobility as a Service）タウンの調査・研究などに取り組んでいます。また、2025年4月には次世代半導体の国産化を目指して設立されたRapidus（ラピダス）の工場がお隣の千歳市にて稼働開始される予定です。これは安平町にも大きな経済効果が期待されています。

LINE WORKS導入に至る経緯を教えてください。

及川町長：

2020年の秋から、安平町・厚真町・むかわ町の3町で、LINE WORKSの試験運用を開始しました。この試験運用の背景には、2018年9月に発生した北海道胆振東部地震に関する記録紙作成プロジェクトが始まったことがあります。このプロジェクトに取り組むため、被災地である3町の職員と受託事業者の4者が連絡を取る手段として、LINE WORKSが選ばれました。試験運用期間でLINE WORKSが外出先でも使いやすい便利なツールとして認識されたため、2021年10月に正式にLINE WORKSを導入することになりました。

LINE WORKS導入以前は、どのような課題を抱えていましたか。

塩月さん：

安平町では、総務省が推進する自治体のセキュリティ強靱性向上モデルに基づいて、IT環境と体制の整備を進めています。しかし、このセキュリティ強化の結果、職員の皆さんには業務に制約が生じてしまいました。例えば、システムに登録する職員のスケジュール管理に関して、外出先や自宅など役場外から予定を入力・確認することができず、役場内のネットワーク環境で行う必要がありました。その結果、職員は外出中に一旦手帳に予定を書き留め、後日役場に戻ってからシステムに入力する手間や、外出先で予定が確認できない不便さがありました。さらに、スケジュールの入力時間差により、ダブルブッキングの問題も発生していました。

こうした制約により、町長・職員は「役場に行かなければ業務が進まない」という空間の制約を受ける働き方を強いられていました。

及川町長：

現在の自治体運営は、社会の変化に対応するスピード感が求められているのは言うまでもありません。しかし、LINE WORKSを導入する前は、外勤時の役場との連絡手段が１：１の電話しかなく、情報共有にも制約がありました。このままではスピード感のある対応や円滑なコミュニケーションが難しいと感じていた安平町としては、連絡手段とIT環境を変える必要性を強く意識していました。

LINE WORKS利用時のルールについてご説明ください。

及川町長：

新たなツールを導入する際は、自治体としてセキュリティ面を配慮することが当然です。そのため、安平町では「安平町情報セキュリティ対策実施要綱」で規定される情報分類レベルA・B・Cのうち、最も機密性の低いレベルCの情報のみをLINE WORKSでやり取りするルールを定めました。レベルAは超機密情報、レベルBは機密情報、そしてレベルCはそれ以外の情報という区分です。例えば、公知となる企画書やスケジュール情報などがレベルCに該当します。こうして情報の種類を規定することで、セキュリティ面のハードルをクリアし、自治体でのLINE WORKS利用を実現しました。

塩月さん：

レベルCのさまざまな情報は、職員個々のツールで管理されるリスクがあります。例えば、スケジュールは個人のGoogleカレンダーで管理されたり、企画書は担当者どうしの個人LINEでやり取りされることも考えられます。そうであればいっそのこと、オフィシャルなコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを導入し、同ツールで情報のやり取り・管理を統一する方がより安全なのではないかと考えました。なお、職員はBYODでLINE WORKSを利用しています。

LINE WORKSの具体的な活用や導入効果について教えてください。外出時の情報共有やペーパーレス、業務時間の短縮につながったそうですね。

及川町長：

私は、職員の中で一番LINE WORKSを使用しているかもしれません（笑）。私の仕事柄、役場を留守にすることが多く、外出先からLINE WORKSを使って各種情報発信や収集をしています。

実は昨日、町内に熊が出没したので、グループトークを使ってすぐに職員に状況を共有しました。また、成人式など町のイベントで職員から会場準備の様子の写真が共有されると、「ここはこうした方が良いのではないでしょうか」と私から提案することもあります。

また、SNS発信のための情報や写真もLINE WORKSで職員から収集しています。SNS発信は時間との勝負です。LINE WORKSは視認性・操作性にも優れているため、外出先でもグループトーク上に寄せられた写真を選んで、すぐにSNSに投稿することができています。これは電話やメールではできない、気軽に連絡を取り合えるLINE WORKSならではだと思います。

木村さん：

町長・副町長への事前説明や各種打ち合わせに使用する資料は、LINE WORKSのグループトークを使い、PDFやPowerPointなどのファイル形式で送付しています。以前はこれらの資料を紙で配布していましたが、現在はグループトークで事前に資料を共有し、町長や副町長がご自身で資料を読み込んで準備いただけるため、説明時間を短縮できるようになりました。

お互いのスケジュールが可視化され、予定の確認や日程調整がスムーズになったそうですね。

郡さん：

町長だけでなく、職員もスケジュールはLINE WORKSのカレンダーで管理しています。外出先でもお互いのスケジュールが可視化されたことで、日程調整が格段に楽になり、さらに各職員の仕事量も把握できるようになりました。

及川町長：

私は20年以上にわたり、スケジュール管理のために手帳と役場のシステムを併用してきましたが、現在はLINE WORKSのカレンダー機能にすべてまとめることができ、非常に効率化しました。

部署を横断したプロジェクトチームや地域おこし協力隊の方ともLINE WORKSを活用しているそうですね。

及川町長：

千歳市に建設されるRapidusプロジェクトに関するやり取りのため、チーム「ラピダス」というグループを立ち上げ、迅速にプロジェクトに関する連絡やコミュニケーションを取ることができています。

郡さん：

私は移住定住支援担当として、密にやり取りがある地域おこし協力隊の皆さんにも安平町のLINE WORKSのアカウントを付与し、グループトークで企画書や業務連絡のやり取りをしています。

地域おこし協力隊ともグループトークで、スピード感を持ってやり取りができている

このようにLINE WORKSを活用することで、企画のまとまるスピード感が早くなったと感じています。それは、LINE WORKSでは「お世話になっております」「どうぞよろしくお願いいたします」といった定型文の記載なく主題の要件にはいれますし、過去の情報も検索しやすくなって効率的になりました。

LINE WORKSはイメージ的には電話とメールの中間くらいの立ち位置です。地域おこし協力隊とも気軽なコミュニケーションを実現できています。

LINE WORKS活用について、今後の展望を聞かせてください。

及川町長：

LINE WORKSによる迅速なコミュニケーションの有効性は日々感じているところです。今後は、LINE WORKSのトーク画面を大型モニターに映し出すなど、情報共有・発信のやり取りを見える化する予行演習を行うといった、BCP対策ツールとしても活用したいです。

安平町議会でも2024年３月よりペーパーレス化を推進する予定です。色々な場面でLINE WORKSを利用したら、情報共有がよりスムーズになると思います。これらの動きを含め、引き続き、安平町が掲げるDX推進にLINE WORKSを活用していく予定です。

【お話を伺った方】

安平町長

及川 秀一郎さん

安平町長2期目。

総務課 情報グループ 主査

塩月 達也さん

情報システム関連の業務に従事。

政策推進課 政策推進グループ 課長補佐 グループリーダー

木村 誠さん

総合計画の策定・進捗管理や企業誘致等を担当。

政策推進課 政策推進グループ 主事

郡 宏夢さん

移住定住支援担当を務める。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年7月当時のものです。

＜本事例のポイント＞

• 移住相談の第一歩をより気軽に踏み出せる雰囲気の醸成
• 補助金など移住検討者に有益な情報を適切に届けることが可能に
• 電話との連携で、移住者の意思決定とその後の手続きを迅速化

「ながさき移住ウェエルカムプラザ」の位置づけを教えてください。

吉岡さん：

総務庁の2021年の人口移動報告では、長崎市は転出超過が全国で2番目に大きい状況が2年にわたり続いています。なかでも大学進学や就職を機にした若者人口の転出超過が目立つというのが現状です。こうした状況を受け、長崎市へのUターン、Iターン移住者を増やすために2019年に企画財政部内に移住支援室が創設されました。移住支援室の取り組みの一つが、JR長崎駅前のホテル1Fに開設した「ながさき移住ウェルカムプラザ」になります。具体的には、3名の専任相談員が長崎への移住を検討される方からの住まいや仕事、子育て等に関する多様な相談を受け付けています。

移住を検討されるのは、どういう方が多いのでしょう？

髙山さん：

相談も実際に移住される方も、子育て中の若い世代の方が多いですね。お子さんの小学校入学・卒業を機に移住を考える30代、40代の方が中心になります。そのため、私たちとしても特に仕事の紹介には力を入れており、就職支援の専任の相談員を配置して、独自の求人開拓を行ったり、就職支援の関係団体と連携したりして移住希望者の転職のサポートを行っています。

吉岡さん：

昨年の移住者数は過去最大の418人で、移住支援室の創設以来、移住者数は順調に増え続けています。ただしその内訳はUターン移住者が大部分を占め、Iターン移住者については毎年100人前後で推移しているというのが現状です。市報などで親世代にアプローチ可能なUターン移住者と違い、長崎に縁故がない方へのアプローチは今後の大きな課題です。都市部にお住まいの方から長崎市に目を向けてもらうことはなかなか難しいと感じています。

ながさき移住ウェルカムプラザがLINE WORKSを採用された経緯を教えてください。

吉岡さん：

従来の相談方法は対面相談、フリーダイヤルによる電話相談、メールによる相談の3通りでした。コロナ禍を受け、対面相談がリモート相談に置き換わったりもしています。こうした中、私が強く感じたのは、いずれの方法も相談者にとってはかなりハードルが高いのではないだろうかという懸念でした。特に県外の方が移住先候補の情報を広く収集しようとした場合、いきなり電話は掛けにくいはずですし、メールに苦手意識を持つ方も少なくありません。そこで広く普及しているLINEを相談窓口の一つとして活用できないだろうかと考え、いろいろと調べる中でLINE WORKSに行き着きました。

LINE WORKS導入前の課題について、具体的に教えてください。

髙山さん：

面識のない者どうしでの電話は、どうしてもお互いに構えてしまいます。話もなかなか噛み合わず、途中で相談者自身がなにを聞きたかったのか分からなくなってしまうということもありました。またメールの場合、いろいろなことを一度に聞こうとするためか、なにを質問したいのかよく分からないということも珍しくありませんでした。そういう意味では、LINE WORKSは気軽に会話が始められて、電話より落ち着いて伝えられる、メールより気軽なチャットを通して、相手の核心にたどり着きやすい理想的なツールだと感じています。

現在、どのようにLINE WORKSを運用していますか？

吉岡さん：

2021年8月に導入し、現在は移住支援室としてのLINE WORKSアカウントを作成しました。LINE WORKSの使用は基本的にPCブラウザで行い、スタッフ全員が定期的にアカウントをチェックし、友だち登録があればすぐにお礼とながさき移住ウェルカムプラザに関するご案内をトークで送るようにしています。また支給PC上では個人情報を取り扱わないという長崎市のルールに基づき、就職に関する相談など、個人情報の確認が必要になる相談については、電話や対面相談に移行して行うようにしています。友だち登録された方は約100人で、そのうち具体的な相談まで至ったのは30人強になります。

開設にあたり、友だち登録を促すアピール等は行いましたか？

吉岡さん：

開設時に「LINEはじめました」という案内を長崎市のホームページで行うとともに、FacebookとTwitterの公式SNSアカウントに投稿しました。

LINE WORKSとメールの使い分けで意識していることはありますか？

髙山さん：

個人情報の有無を問わず、LINE WORKSのやりとりは相談される方とのファーストステップだと考えています。常に次のステップである電話やリモートミーティングへの移行を意識するようにしています。LINE WORKSでまず相談者の気持ちをほぐし、相談しやすい雰囲気を醸成した上で、電話などでの本格的な相談に移るという考え方ですね。

吉岡さん：

これは「お役所あるある」だと思うのですが、実は我々も当初はLINE WORKSの問い合わせにがっちりとした長文で返信していたんです。しかし、会話をベースとしたLINEでメールのように長文が送られてきたら戸惑いますよね。そのことに気づいてからはなるべくメッセージは短くし、必要に応じて、電話やメールに移行するように軌道修正しました。

友だち登録されたアカウントの管理はどのようにしていますか。担当の相談員がついたりするのでしょうか？

髙山さん：

担当者が2時間おきなど定期的に確認し、できるだけ早めに返信するようにしています。引き継ぎも、過去のやり取りが時系列ですぐに会話を遡れるLINE WORKSは引き継ぎの必要がなく使いやすいですね。また、友だち登録されたアカウントは「移住相談会を行います」や「市職員採用試験がはじまりました」など、移住を検討される方にとって有益な情報発信にも活用しています。

LINE WORKSからお送りする情報発信には、ほかにどのようなものがありますか？

吉岡さん：

移住に先立つものはやはりお金ということもあり、各種移住支援金の紹介を積極的に行っています。例えば、東京23区居住者などを対象とした移住支援補助金のほか、中学生以下の子どもがいる世帯を対象に市が独自に行う「子育て世帯ウェルカム補助金」などの利用も可能といった情報を送っています。

LINE WORKSの利用で特に印象に残っていることはありますか？

髙山さん：

ながさき移住ウェルカムプラザでは、空き家バンクと連携した住まいの紹介も行っています。具体的には、相談者の要望をうかがった上で条件に見合った登録物件の紹介サイトのアドレスをLINE WORKSでお伝えしているのですが、必要に応じて電話でのやり取りを行うことでスムーズに契約に至ったケースはとても印象的でした。相談者にとってLINE WORKSは入りやすいだけでなく、効率的な情報収集のツールとしても役立っていると感じています。また海外在住の方が将来のUターンに備え、友だち登録するケースもあります。

最後に今後の展望を教えてください。

髙山さん：

かしこまらずカジュアルに相談できることがLINE WORKSの魅力だと思っています。移住に興味のある方とより気軽に相談できる雰囲気を醸成していきたいですね。

吉岡さん：

長崎市は、観光地としては知名度がありますが、移住先としても非常に魅力があります。例えば、多くの観光客が訪れる市街地から、ちょっと足を延ばせば海山の自然と触れ合えるというまちの適度なコンパクトさが挙げられると思います。交通機関が発達し、県外からの進出企業も多く、大都市からの移住でもスムーズにまちに溶け込める地域です。また長崎市は現在、駅前再開発や駅近のサッカースタジアム建設などのビッグプロジェクトが進んでおり、百年に一度とも言われる長崎のまちづくりに関わることができます。

LINE WORKSは相談しやすい窓口として、また、このような長崎市の魅力を移住検討者に発信するツールとして今後も活用していき、UターンだけではなくIターンの移住者を増やすことにより一層力をいれていきたいです。

【お話を伺った方】

吉岡 利章さん

長崎市 企画財政部 移住支援室 係長

県外からの移住をさまざまな面からサポート

髙山 雄彦さん

ながさき移住ウェルカムプラザ 移住相談員

主に住まいや暮らしに関する相談を担当

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年6月当時のものです。

本事例のポイント

• 複数あったメンバー間の連絡手段をLINE WORKSに統一
• コロナ禍での非対面コミュニケーションを促進
• 多彩な支援機能で運用管理者の負担を軽減

日芸祭の概要と日芸祭本部実行委員会の役割をご紹介ください。

大友さん :

毎年11月に開催される日芸祭は日本大学芸術学部の学園祭で、8学科の学生が日頃の研究成果や作品を発表する舞台です。情報サイト主催の首都圏の大学を対象とする「学園祭グランプリ」では、2018年にグランプリのMVP、2019年に特別賞のパフォーマンス賞を受賞した実績があります。

加藤さん :

日芸祭本部実行委員会は、その日芸祭を企画・運営する学生組織です。毎年度1~3年生の計368名が総務部、広報部、企画部、装飾部、ステージ部、警備誘導部の6部署のいずれかに所属し、別途、Web班、パンフレット班、撮影班が設けられています。その年度の日芸祭が終了すると次年度に向けての準備がスタートし、活動は年間を通じて行われます。

組織内のコミュニケーションに関して、以前はどんな課題を抱えていましたか。

大友さん :

これまでの368名の委員の情報共有は、それぞれのフリーメールアドレスを登録したメーリングリストや個人のLINEでした。しかしメールは複数人での意思疎通が難しく、個人LINEでは重要な連絡がプライベートのトークに埋もれてしまいがちです。また、協賛企業との連絡に利用する専用のメールアカウントやドライブ等は担当者しかログインすることができず、不便な環境での運用を余儀なくされていました。1年生のときから組織に参加していた私は、実行委員会の中心メンバーとなる3年生になる直前に、組織をスムーズに運営するには迅速・確実に情報を伝え合える手段が不可欠だと思い、コミュニケーションツールの導入を検討しました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選択された理由をお聞かせください。

大友さん :

複数のサービスを比較検討し、操作感覚がLINEに近いLINE WORKSが最も定着しやすそうだと感じました。各部の部署長とともに試用したところ、操作に戸惑うメンバーがおらず、すぐに使いこなせるようになったことから、本格的な導入を決定。2020年度の日芸祭に向けて、実行委員会の全メンバーで運用することになりました。

運用開始に先立ってどんな準備をされましたか。また、管理者から見たLINE WORKSのよさはどんな点にあると思われますか。

大友さん :

初めに直面したのは、368名ものメンバーをどうやって登録するのかという課題でした。学生組織ですので、登録に必要なメールアドレスなどの情報を把握できていませんでした。そこで、各部署でGoogleフォームに個々のメンバーの情報を入力してもらい、Excel形式で出力したデータをLINE WORKSに一括でインポートするという方法を取りました。結果的に、驚くほどスムーズに全メンバーを追加することができました。

管理者画面のメンバー情報には「職級」に学年を入れることで、アドレス帳が学年順に並ぶよう工夫しました。年度終わりに実行委員会から抜ける3年生全員を一括で削除することもできて便利です。

管理者画面ではメンバーのインストール状況も一覧表示されるので、未インストールのメンバーには個別に連絡してインストールを促せます。このように、LINE WORKSは管理者を支援する機能が非常に充実しているなと思いました。

運用開始後は、多くのメンバーからの問い合わせが管理者に集中するのを避けるため、各部署長にアクセス権限を与えた掲示板に、パスワード再作成の方法などのFAQを掲載。メンバーからの質問には、FAQで各部署長に対応してもらうようにしました。その結果、ほぼすべての疑問が部署長のレベルで解決されました。

こうして組織全体がLINE WORKSで迅速にコミュニケーションを図れる体制を整えたのですが、残念なことに2020年度の日芸祭はコロナ禍の影響を受けて中止となってしまいました。3年生だった私はその年度をもって実行委員会の活動から退き、翌2021年度に3年生となった加藤にLINE WORKSの管理者役を引き渡しました。

加藤さん :

ITツールに明るくない自分に管理者が務まるのだろうかという不安がありましたが、運用の基本的な枠組みがしっかり構築されていたので、スムーズに引き継ぐことができました。新年度の本格的な活動が始まったのは2021年4月で、新たに実行委員会に入ってきた1年生をメンバーとして追加。LINE WORKSの基本的な操作は容易で、パスワードを忘れたメンバーに対応することがあるくらいで、管理者としての負担を特に感じることなく運用することができました。

2021年度の実行委員会では、LINE WORKSをどのように活用されましたか。

【グループ】対面が困難な状況下でのスピーディな連絡手段に

【アンケート】オンライン会議の日程調整とメンバーからの意見聴取に活用

【ノート】会議に欠席したメンバーが読めるよう議事録を共有

【アドレス帳】連絡先を知らないメンバーにも簡単にコンタクト

加藤さん :

全委員が所属するグループ、部署や班ごとのグループ、部署長や班長などのグループのほか、必要に応じて部署や班の枠を超えた小規模なグループをつくってやり取りをしました。メーリングリストや個人LINEで連絡していた頃と比べると、情報共有の速度が格段にアップし、重要な伝達事項が埋もれることなく確実に伝わるようになったと思います。

大学の授業は2020年度に続いて2021年度もオンラインベースで行われ、実行委員会の学生が対面する機会も普段ほどはありませんでしたが、実行委員会がきちんと機能したのは、LINE WORKSという連絡ツールがあったからだと思います。顔を合わせたことのない1・2年生もたくさんいましたが、名前さえわかればアドレス帳からすぐにコミュニケーションがとれたことも、実行委員会の運営を円滑にしてくれました。

櫻井さん :

私が部署長を務める広報部では、アンケート機能を使うことで、部署や班ごとのミーティングの日程調整が簡単にできました。また、議事録はノートに投稿して、会議に参加できなかったメンバーには後から確認してもらい、アンケートで意見を聴取しました。そうすることで、欠席したメンバーも含め全員の考えを活動に反映させることができました。

委員会のメンバー内の連絡はトーク、日芸祭に協賛していただく企業様などとの連絡はメールといったように使い分けることで、情報を整理して把握することができました。

また、制作途中の日芸祭のポスターのデザインデータなどはフォルダに保存して共有したので、メンバー全員がいつどこからでもアクセスして確認作業を行ったり、意見交換がスムーズに行えました。

そうして準備された2021年度の日芸祭の様子はいかがでしたか。

加藤さん :

予定どおり2021年11月3日から5日にかけて開催されましたが、コロナ禍は依然として続いていたので、キャンパスに入れるのは在学中の学部生と大学院生に限られ、学外の方はオンラインでイベントに参加いただきました。

櫻井さん :

それでも2年ぶりに日芸祭を開催できたことに意義があり、のべ3,800名ほどの来場がありました。開催当日の広報部のメンバーはインフォメーションでの案内業務に就き、そのシフト表をフォルダに保存して共有するなど、LINE WORKSは会期中も活用していました。

大友さん :

私は実行委員会のOBとして後輩たちの姿を見守っていましたが、部署や班ごとに各機能の使い方を工夫し、コロナ禍での日芸祭を成功に導いたのを目にして、LINE WORKSを導入して本当によかったと思いました。

引き継がれる後輩の皆さんに、メッセージをお願いします。

加藤さん :

コロナ禍の先行きが見えず、今後の日芸祭がどのような形で開催されることになるのかわかりませんが、委員どうしを結ぶコミュニケーションツールとして、引き続きLINE WORKSを有効に運用してもらえればと思います。

【お話を伺った方】

大友 祥碁さん

日芸祭本部実行委員会のコミュニケーションツールとして、広報部に所属していた2020年度にLINE WORKSの導入を主導。学科は音楽学科情報音楽コースに所属し、インスタレーション作品の制作を中心に活動している。

加藤 さくらさん

2021年度日芸祭本部実行委員会で広報部に所属。UX班の班長も務め、LINE WORKSの管理者を兼務。

櫻井 昂希さん

2021年度日芸祭本部実行委員会で広報部の部署長を務めた。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年1月当時のものです。

本事例のポイント

• 一人ひとり電話でしていた連絡をLINE WORKSで一斉配信、事務局業務を効率化
• 個人単位の既読確認で未読者のみリマインド。確実な情報伝達が可能に
• オンライン会議によって現地会議のためにかかけていた移動費・宿泊費が不要に
• 速報をトランシーバーから置き換えリードタイムの短縮と正確な共有が実現

2022年で44回目を迎える全国選抜高校テニス大会と実行委員会の組織について

宮崎さん：

福岡県で毎年開催され、「選抜から世界へ」を合言葉にした、インターハイと並ぶ高校テニス大会の2大大会の１つ。今回44回目を迎え、全国大会を勝ち抜いた男女46校が出場し、トーナメントでナンバーワンを目指す熱い大会。7日間の大会中は2万人ほどが観戦する大規模なテニス大会です。

この大会の組織は、福岡県にあるテニスの名門校 柳川高等学校の校長兼理事長の古賀賢大会会長を中心とした組織で、日本テニス協会や高体連テニス専門部の先生方、テニスに関わりの深い方々でできた実行委員会が一丸となって活動しています。福岡にある高校のテニス専門部にもご協力いただいており、審判は福岡の高校生が行うため、審判育成にも力を入れています。

アナログな連絡手段、連絡が届いてるか不明な状況に戸惑いと不安を抱えていた

宮崎さん：

以前の実行委員のメンバーや事務局など大会の関係者との連絡手段は、メールや電話といったアナログなものでした。大会終了後には休みなしに翌年の準備が始まるので、1年を通して日々関係者は連絡を取り合っています。その準備に関わる人の年代は、幅広く60歳を超える方もらっしゃいます。会長や事務局長、実行委員長など主要な方とアドバイザーが、「今後どうする」「実行委員会の議案どうしましょう」と個別にメールや電話でご意見を伺っていました。事務局に対する作業依頼や進捗の確認も同様でしたので、多くのメンバーがいますので、情報の伝達がとにかく大変でした。

学校の先生方は通常の校務がありますので多忙ですし、なかなか返信が来ない方も多かったです。見ていないのか、見ているのに返信しないだけなのか、非常に戸惑ったこともありますし、メールを見ただけで返信はせずに自己完結される方も多くて、必要な情報が本当に届いているのか、認識してもらえているのか、すごく不安でしたね。

また、実行委員会は毎年100人くらいメンバーが入れ替わります。毎年の地区大会で全国選抜高校テニス大会の出場権を獲得して新たに出場してくる高校の監督の立場からすると、大会について細やかな情報も知らず、コミュニケーションも十分に取れていません。実行委員会と監督との距離が遠かったり、迅速な情報共有ができない点が本当に大きなハードルでした。

先生方は部活もやっていて本当にお忙しい中でも運営に協力してくださっていると理解しているので、ご負担がないように情報共有やコミュニケーションを円滑にするにはどうしたらいいのか悩んでいました。

LINE WORKSの既読機能が、大会準備に関わる連絡をとにかく楽に

宮崎さん：

LINE WORKSを知ってから、その使いやすさや馴染みの良さから、大会の公式コミュニケーションツールとして導入することを決めました。現在は、実行委員会、事務局、全国の常任委員と呼ばれる高校の役員の先生や出場校の監督、試合の速報だしなど、総勢200人近くで活用しています。

導入後は多忙な先生方との連絡がスムーズにできるようになり、電話で何人にも同じ情報を連絡したり、メールが届いたか確認したりといった、ムダな時間がなくなりました。

グループトークごとへの一斉送信は送る側の手間が省けますし、情報の受けて側も、パソコンだけでなくスマホでも情報を見ることができるので、休憩時間に気軽に確認することができるようになりましたね。

個人単位でトークの既読確認ができる点は本当に大きな問題解決となりました。未読者のみに個別連絡ができるので、連絡の効率化が実現して運営がすごく楽になりました。

年5回の現地会議から、毎月のオンライン会議に。コストは削減、会議はより充実。

宮崎さん：

導入前は全国の役員が福岡に集まって会議を行っていたんですが、交通費や宿泊費などで予算的にも厳しくて、年に5回程度しか開催できませんでした。会議以外では、個別にメールや電話で連絡していたのですが、話し合いにはなりません。コミュニケーション不足を感じており、「もっとスムーズにより良い大会にするための話し合いをしたい！」と常に思っていました。

LINE WORKSを導入してからは、LINE WORKSのビデオ通話を使い、毎月のようにオンラインで集まって会議をしています。分科会も盛んに行われ、コミュニケーションの質が格段に上がりました。今は大きな輪の熱いコミュニケーションが構築されていると思っています。

大会をより良くするためにも、みんなの意見を聞くことはすごく大事で、LINE WORKSは意見を集約することにも役立っています。

リアルタイムに進行される大会の速報にLINE WORKSを活用

宮崎さん：

テニス大会の開催期間中は、大会の公式アプリで試合速報を配信しています。その速報を集約するために、今までは各現地にいるスタッフから試合結果の報告をトランシーバーで本部に連絡していましたが、聞き間違い等のミスが発生していました。トラブル発生時はつながるまで担当者に電話をするか、大きな会場で本部まで走って直接報告にきたりと、時間や負担がかかっていました。

そこで、速報でもLINE WORKSを活用したところ、情報共有のリードタイムが短縮され、正確になりました。日頃から使い慣れたLINEと同じUIなので、トークに試合結果を発信する時も打ち間違いがほぼなく、また発信前に自分の目でテキストを確認することができます。本部には、大画面のモニタにLINE WORKSのトーク画面を表示して各コートから届いた結果を確認するのでミスが激減しましたね。

LINE WORKSを最大限活かす方法は、「組織の問題から活用方法を考える」

宮崎さん：

大会にとってLINE WORKSを最大限に活かすための大切なことは、今ある組織の問題から活用方法を考えることだと思います。「こういう機能があるから、こうしよう」ではなく、「この問題を解決するには何をどういう風に使うか」と考えることが大事です。

また、我々の場合、関係者は全国のお忙しい先生方や各種団体の代表の集合体で幅広い世代なので、負担だと感じさせない加減を見ながらLINE WORKSをすこしずつ活用し、大きな成果を得たと考えています。例えば、導入当時からビデオ通話を使ってオンライン会議を実施していたわけではありません。まずはトークに慣れてから徐々に活用を広げました。現在は掲示板の活用も始めています。

組織の問題解決のためのツールという認識の上、焦らずゆっくりとご活用すると、最大限活用できるのかなと思います。

今年も開催されることとなった大正製薬リポビタン第44回全国選抜高校テニス大会でもLINE WORKSを活用しながら、大会を盛り上げたいと思います。

宮崎さんはLWUG（えるわぐ：正式名称 LINE WORKS USER GROUP）のイベントにてその活用についてご紹介しています。発表資料はこちらをご覧ください。

【お話を伺った方】

宮崎 愛枝代さん

イベント企画・制作・デザイン会社の代表。全国選抜高校テニス大会実行委員会 チーフアドバイザーとして広報やプロモーションなど大会運営に携わっている。

※掲載している内容、所属やお役職はイベント開催当時のものです。

【LINE WORKS 非営利団体向け特別プラン】が再リリース！

通常フリープラン（容量5GB・使用最大人数100名）の制限を緩和した、非営利団体向け 特別プラン（容量50GB・使用最大人数1000名）をご用意しました。

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本事例のポイント

• ICTスキルが低くても容易に使いこなせて会話が活性化
• 会合に不参加のメンバーも組織の一員であるという意識を醸成
•  HPに設置したフォームの送信内容をBotで通知させ見落とし防止
• 育友会メンバーの入れ換えやICT管理者の引継ぎにも有効に活用

育友会の皆さんの活動内容をご紹介ください。

瀬戸さん :

当育友会は、石川県の金沢市立大徳小学校の生徒の保護者によって組織される団体です。さまざまな学校行事を支援したり、学校・保護者と地域の交流を促進したりする、いわゆるPTA活動を行っています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

瀬戸さん :

かつての育友会活動は専業主婦である母親が主体となり、学校に集まって行われるものでした。しかし近年は共働き世帯が増加したこともあり、保護者みんなで足並みを揃えて活動することは難しくなっており、保護者どうしが連携するには情報共有のツールが必要不可欠と感じました。数年前までは主にメーリングリストで情報を共有していましたが、メールはいつ読んでもらえるかわからず、確実な連絡手段として機能しないのが難点でした。

相羽さん :

そこで無料のサイボウズLiveを導入しましたが、保護者のITスキルに差があるため、多様な機能を十分に活用できない人も少なくありませんでした。また、一方的な情報共有がメインとなり、コミュニケーションをとる際には手軽な個人LINEが使われることが多く、重要な話が見えないところで進められるといった課題もありました。その後、サイボウズLiveの提供が終了されることになり、新たなツールを導入する必要に迫られました。

課題解決のためにLINE WORKSを選定された理由と、現在のご利用状況をお聞かせください。

瀬戸さん :

ソフトウェアのエンジニアのお仕事をされていてICTツールに詳しい相羽さんからLINE WORKSの利用を提案いただき、LINEと操作性が似ていることから保護者の皆さんが容易に使いこなせることに期待してフリープランの導入を決めました。育友会に所属する全保護者にLINE WORKSのアカウントを発行して管理するのは大変ですし、全員が頻繁に連絡を取り合うわけでもないので、各種委員会やプロジェクトの中心的な保護者のみにLINE WORKアカウントを付与し、2019年度に運用を開始しました。2021年度は37名がLINE WORKSを利用しています。

相羽さん :

LINE WORKSを利用する保護者とそれ以外の保護者間のやり取りは、LINEのオープンチャットで行っています。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・ICTに疎い保護者にも使いやすくスムーズにツールが定着

・委員会やプロジェクトごとのグループトークで情報を確実に共有

・会合に出席できない保護者も意見を投稿することで組織運営に参加

瀬戸さん :

LINE WORKSでは、全員が所属するグループや、どんな話題でも自由に投稿できるグループのほか、委員会やプロジェクトごとにグループを設けて情報を共有しています。やはりLINE WORKSはとっつきやすいようで、過去に利用したどのコミュニケーションツールよりもスムーズに定着しました。

相羽さん :

これまで、学校で開催される会合に参加できない多忙な人は、自分が不在なところで物事が決まることに疎外感を抱きがちでした。しかしLINE WORKS導入後は、話し合いで決まったことがすぐに共有され、そこから意見を交換し合うこともできるので、多くの人が「組織の運営に携わっている」という実感を持てるようになったと思います。

瀬戸さん :

LINE WORKSを導入した翌年にコロナ禍となって、保護者ですら顔を合わせる機会が激減しました。それでも組織内の意志疎通をしっかり図れているのはLINE WORKSのおかげです。子どもたちが楽しみにしている学校行事が軒並み中止になる中、育友会は児童が手づくりしたあんどんを自宅の軒先に灯す「大徳小あんどんまつり」を企画。そのイベントを手伝ってくれるボランティアスタッフを募るのにもLINE WORKSを活用しました。

ほかにLINE WORKSのどんな機能を活用されていますか。

【ノート/フォルダ】当番のシフト表や各種マニュアルを共有

【アンケート】ヒアリング調査や会合の出欠確認に活用

【掲示板】通達や会議のレジュメなどを掲載

瀬戸さん :

下校時の生徒の見守り活動をする安全当番のシフト表や、新たに育友会に入った人のための各種マニュアルなどは、ノートやフォルダに保存していつでも閲覧できるようにしています。

アンケート機能は会合等への出欠確認に使うほか、年度初めに保護者のICTスキルや関心の度合いを把握するのにも利用し、苦手という人にはICTに深くかかわる活動を任せないよう配慮しています。コロナ禍でオンライン会議も頻繁に開かれるようになったので、2021年度は自宅にどんなICT環境が整っているかについても調査しました。

組織全体への通達や会議の内容をまとめたレジュメなどは、掲示板にアップして共有。録画した会議の動画ファイルは、欠席した人にも見てもらえるようYouTubeに限定公開でアップしURLを掲示板に掲載しています。

ホームページで受け付けた入力内容をLINE WORKSで通知させているようですね。

相羽さん :

安全当番の予定日や時間を変更したい保護者には、育友会のホームページに用意した「安全当番日程変更依頼フォーム」に必要事項を記入してもらっています。BotをLINE WORKSと連携させることで、その情報が安全当番のグループに自動投稿され、全員に通知される仕組みも構築しました。メールのように埋もれて確認漏れがおきたり、誰が確認したか分からないといったことが防げます。

育友会のメンバーが入れ替わるときはどう対応されているのですか。

瀬戸さん :

年度ごとに保護者の約半数が入れ替わり、その都度新メンバーにLINE WORKSのアカウントを発行しています。

相羽さん :

これまで私がICT関連の管理者を務めてきましたが、自分が退任するとき新任者にどう引き継ぐべきかは検討中です。ICT関連のサポートに携わる保護者のための「ICTサポート」というグループをつくって質疑応答を交わしたり、資料やマニュアルを保存したりしてナレッジを共有できるようにしていますが、それだけでスムーズな引き継ぎをすることは難しいと思います。そこで、ICTの管理者は退任後もしばらくはLINE WORKSのアカウントを保持し、「ICTサポート」に寄せられた質問に答えられるようにするといったフォロー体制を整えることを考えています。

ICT関連のサポートにかかわるメンバーが情報を共有するためのグループも設けている

育友会のようなPTAや団体がコミュニケーションツールをうまく利活用するためのアドバイスをお願いします。

瀬戸さん :

育友会の活動は日中に動ける人が主体となりがちですが、ツールを活用すれば、誰もが参加しやすくなるのだということを全体に周知して、理解してもらうことが大切だと思います。ツールにはさまざまなものがありますが、ICTスキルが高くない人も多いことを踏まえて、LINE WORKSのような操作しやすいものを選ぶことが重要だと思います。

相羽さん :

全国の児童・生徒1人に1台のコンピューターと高速ネットワークを整備する文部科学省の「GIGAスクール構想」がスタートしました。「子どもたちがICT環境を活用して学ぶようになったのだから、保護者の側も育友会の活動にICTツールを採り入れるべき」といった視点を持つことでも、積極的な利用を促せるかもしれません。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

瀬戸さん :

ICTの管理者が退任後も後任のサポート役を務められるようにすることを相羽さんが提案されましたが、私はICT管理者に限らず、希望される方には育友会のOB・OGとしてLINE WORKSのアカウントを所持したままにし、現役の育友会メンバーとコミュニケーションを取りながらさまざまな活動にアドバイスを与えてもらえるような組織づくりをしていければと考えています。

【お話を伺った方】

瀬戸 雄規さん

大徳小学校育友会 会長。「ICTでみんなと楽しくつながろう！」を2021年度のテーマに据えて組織の円滑な運営を図っている。

相羽 大輔さん

大徳小学校育友会の元会長。ソフトウェアエンジニアとしての知見を活かし、育友会のICT環境整備をサポートしている。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年12月当時のものです。

【関連情報】

・PTAに関するお役立ち情報ページ

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本事例のポイント

• プロコンのオンライン開催に最適なツールとして採用
•  進行状況を見える化しライブ感を味わえる
• プログラミングの楽しさも伝わり参加者の満足感を得られた

2020年11月に初の開催となった「U-16プログラミングコンテスト（以下、プロコン）阿南大会」。第一回がコロナ禍での開催となった同大会では、大会運営において、セキュアな環境下で出題者と参加者がコミュニケーションを取ることができるLINE WORKSを導入。

オンラインでの大会開催が可能になっただけでなく、回答提出の速さや成績順位を競っている様子がオーディエンス全員にリアルタイムに見える化されたことで、大会の臨場感を演出することにも成功しました。同大会の実行委員長である阿南工業高等専門学校の吉田教授にLINE WORKSの活用についてお話を伺いました。

「U-15／U-16プログラミングコンテスト」とは

2011年に北海道旭川市の有志がU-16プログラミングコンテストを立ち上げたことから始動し、“パソコンが好きな子どもたちをほめ称える場をつくろう”というコンセプトのもと、全国各地で開催されています。現在は、旭川大会実行委員会の協力を得て、ITジュニア育成交流協会がU-15／U-16プログラミングコンテストの仕組みを47都道府県の志をもつ方々にご紹介し、地域でのコンテスト開催や子どもたちの顕彰を支援しています。

阿南大会開催にLINE WORKSを利用するきかっけは？

私自身がエンジニア出身ということもありますが、学生たちにプログラム業界への興味を持ってほしいという想いから、2020年に小学校高学年を対象にしたU-16プロコン阿南大会を初めて開催しました。小学生を対象にしたのは、プログラミングが小学校の義務教育化になったこともあり、小さい頃にプログラミングに触れて好きになってほしかったからです。

第一回の開催タイミングがコロナ禍でしたので、対面できない状況の中、オンラインでどう開催しようか悩みました。さらに、大会を開催するからには、臨場感を出してオーディエンスにも楽しんでもらいたいという考えがありました。

コロナ禍でなくても、従来からプロコンというのは、ロボットコンテストのように物理的な動きもありませんし、スポーツのように観覧できるような試合をするというものではありません。パソコンで出題された問題に対して各自がプログラムを作成して、サーバーへ提出。最後の結果発表ではじめて誰が１位かわかるという地味なものでした。参加者も自分が速いのか遅いのか、今勝っているのか負けているのかもわかりませんし、オーディエンスとしても、一生懸命パソコンに向かっている子どもたちの様子はわかりますが、試合の醍醐味である途中経過や競い合っている様子はわかりません。阿南大会では、そういった地味さを払拭して、ショーのように参加者もオーディエンスも楽しんでもらいたい。そこからプログラミングの面白さを知ってほしいと思っていました。

そこで、時系列で流れるトーク機能があるLINE WORKSに注目しました。出題者と参加者、採点者をグループにして、その中で出題、提出、採点を行い、そのトークルームをZoomで放映すればオーディエンスもオンラインで視聴できるのでスムーズな大会運営ができるのではと考えました。

LINE WORKSを選択した決め手は？

教育業界は、個人情報の扱いについては非常にセンシティブです。保護者も含めて関係機関に承認を取る作業というのが大変です。その点、LINE WORKSは、グループウエアの機能性と、セキュリティ面での安全性の両方をもっていました。管理された大会専用の環境を作っていますよと言えることは、保護者の安心感も醸成できます。

セキュリティ面も安全なうえ、LINE WORKSであれば日常生活で子どもたちが使い慣れているLINEと操作性が似ているので、説明しなくてもすぐに使い慣れてくれると思いました。運営も少人数で行いますので、人的にも費用的にもコスト負担がすくない、LINE WORKSを運営ツールとして採択しました。

U-16プロコン阿南大会では、実際にLINE WORKSをどのように運用したのですか？

第一回だった昨年は、大会は私を含めて教員2名、ティーチングアシスタント（TA）３名の計5名で運営しました。今年は、私と、ティーチングアシスタント（TA）２名のみで運営しました。大会には、コロナ禍でしたが第一回6名、第二回は8名の小学生が参加してくれました。

あらかじめ参加者のLINE WORKSアカウントを用意し、大会運営側と参加者のみの専用のグループトークに参加させておきます。

大会で参加者が使用する各ノートパソコンにコンテストで使うソフトとLINE WORKSアプリをインストールし、参加者のアカウントでLINE WORKSにログインしておき、会場になる学校の教室にセッティングしました。

大会当日は、グループトークで問題を出題し、できた人からプログラムのスクリーンショットを同じトークルームに提出して、採点もその場で行います。誰が先に提出したのか、どんなプログラムを提出したのかなどすべて可視化することにしました。

教室には大きいモニタを用意して、当日付き添いで来られる保護者のみなさんにもトークルーム画面が見えるようにし、来場できない関係者やオーディエンスにはZoomでモニタの画面を共有して大会の様子をライブで視聴できるようにしました。

LINE WORKSで大会を進行するうえで工夫された点はありますか？

グループトークで大会を進行していくと決めた時に、問題になったのは先に提出した回答が見えることでカンニングされるのでは、ということでした。大会開催者の方針によりますが、阿南大会は「プログラミングに興味を持ってもらうこと」がゴールでしたので、オープンにすることで味わえる「速く出せた」「上手くできた」という達成感を感じてもらいたいと思いました。その代わり、加算する点数で工夫をしました。1番早い子は2番目以降の子より多めのポイントを加算し、繰り返し（ループ）ができている子はボーナスポイントを加算するなど、スピードとクオリティで競えるようにしました。

また、トークで出題すると、回答が提出されてきたときに流れて画面から消えてしまうので、LINE WORKSの画面を映すモニタを分割して出題内容を常時表示させることしました。

スコアの入力にはGoogleのスプレッドシートを使い、グラフ化した成績表もモニタに常時表示させました。出題ごとの加算に応じてリアルタイムにグラフが動くので、全員に競い合っている感じが伝わります。

LINE WORKSを活用した結果はいかがでしたか？

円滑な大会進行が実現して、とても良かったと思います。想定どおり、子どもたちが操作に迷うようなことはありませんでした。

子どもたちには、「パソコンにログインしたらトークになにか書いてね」と伝えただけでした。使い方の説明に時間を取る必要もありませんでしたし、使い方に関する質問や戸惑う様子もありませんでした。運営側も、指定したメンバーどうしだけのクローズな環境で安心してトークできたので管理も簡便でした。

採点をするTAからは「大きさが違いますよ」や「惜しい」などの応援もトークで送られたので、参加している子どもたちの士気も上がっていました。ひとつのUIの中で大会運営の把握もできましたし、競技の進行状況がライブで保護者やオーディションスに視聴いただけたので、臨場感も伝わったと思います。

TAからの採点やコメントを送り参加者を応援する。

大会の最後に、アンケート機能で参加した子どもたちから感想を集めました。回答が集まると同時に集計画面がパッと可視化されるので、その場ですぐに共有できたのは良かったです。

大会終了後は、トークをさかのぼって問題の出し方が良かったか、運営に問題がなかったかなど次回の改善に活かすこともできます。

参加した子どもたちからは「楽しかった」というコメントや、面白いスタンプをたくさんトークで送ってくれました。参加者側も気持ちが伝えやすいのは、LINE WORKSならではですね。

１時間ほどの大会でしたが、参加した子どもの中には僅差で負けて悔しくて泣いてしまうほどの子もいるくらいの熱戦となりました。

第一回の大会でプログラミングに興味を持ち、優勝を狙って2年連続で参加してくれた子もいました。大会開催の目的も達成できることを実感しました。

今後やってみたいことはありますか？

LINE WORKSとモニタさえあれば、人件費もシステム費も低コストでプロコンが運営できることがわかりました。このハイブリッド型の阿南方式はこれからも活用していきながら、オーディエンスが見たときにどうしたら楽しんでもらえるか、さらに工夫を重ねていきたいと思います。

次回は、もっと参加者も多くして、阿南工業高等専門学校で毎年開催される蒼阿祭と同じ日に開催して、蒼阿祭の来場者にもモニタ越しで大会を見てもらいたいです。プロコンなどを通して、プログラミングに興味を持つ子どもたちをこれからも増やしていきたいと考えています。

第一回U-16プログラミングコンテスト阿南大会開催レポートはこちら

【お話を伺った方】

吉田 晋さん

阿南工業高等専門学校 創造技術工学科 情報コース 教授で、U-16プログラミングコンテスト阿南大会、第一回、第二回の実行委員長。自動車関連の部品メーカーにてエンジニア、システム系企業にてグループウエア、システム開発などに従事したのち、母校でもある阿南工業高等専門学校にて教授をつとめる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年12月当時のものです。

【資料公開】教育業界向けLINE WORKS導入事例集