本事例のポイント

• 周知からわずか2週間でPTA全体200名以上がログインした方法
  – 校長先生もLINE WORKSに参加、PTAの動きが学校側にも随時共有
  – PTA活動の記録をノートに、資料をフォルダに格納して情報を見える化
  – プロフィール情報を工夫して保護者のお子さんの情報が紐づけ可能に
  – PTA→先生→生徒と配布していたPTAからのお便りのトラブルが削減

宇都宮市立国本中央小学校の特色をお聞かせください。

鈴木さん:

本校は宇都宮市北部に位置する、開校120年を超える歴史ある公立小学校です。全校生徒は約300名、花と緑に囲まれた環境、校内には県内でも珍しいスケートリンクがあり、田植えや稲刈りなどの自然を活かした課外授業も積極的におこなわれています。
当PTAでは役員が31名、全体で約230名。執行部、広報部、学年部（1～6年生それぞれ）、保健体育部、整備部などいくつかの部やグループに分かれてPTA活動を分担しています。

LINE WORKSを知ることになったきっかけを教えてください。

佐藤さん:

個人情報が含まれたPTAの内容をプライベートのLINEでやりとりしていたのはセキュリティ上、心配でした。
課題も多かったPTA活動の中で、安全でワンストップで活用できる情報共有ツールをさがしていたところ、インターネットでLINE WORKSというものがあるというのを知りました。
ほかの小学校で使っている事例をみて、「現在の複数の課題を同時に解決できるのはこれだ！」と思いました。そして、すぐにLINE WORKSの導入説明会を申し込みました。
動画を観るだけのセミナーでしたが、パワーポイントの資料もダウンロードできたので、その資料を私がPTA執行部へのLINE WORKS導入プレゼン用に修正して執行部に提案しました。
導入する理由であまりネガティブなことを言って従来までのやり方が良くないと思わせてしまってもいやだなと思い、はじめは「便利らしいよ」程度に役員たちにプレゼンしたのを覚えています（笑）

LINE WORKS導入前はどのような課題があったのでしょうか？

渡邉さん：

LINE WORKS導入以前は各部長さんたちがプライベートのLINEで保護者とつながり、活動の情報共有をしていました。また、「PTAの連絡でプライベートのLINEを使うことに抵抗がある保護者」、「プライベートのLINEでほかの保護者とつながることを控えたい方」にはメールを使用していました。発信する各部長さんたちはLINEとメールの2種類のツールを使っていたので当時は簡単なお知らせも二度手間になっていました。
ほかにもLINEは本名ではなくニックネームで登録している保護者が多く、顔と名前が一致しないこともありましたし、「山田さん」、「高橋さん」など同じ苗字の方が多いと混乱してしまうことがありました。

はじめからPTA全体にLINE WORKSを導入したのですか？

佐藤さん:

まずはPTA会長、副会長たちで試験導入するところからはじめました。「LINEに似ている」という点は導入する上での絶対的なポイントで、誰でも使えるものじゃないとダメだなと思っていました。実際に試験導入してみてLINEとほぼ同じ画面・操作性だったので「これで大丈夫だな、操作説明が不要でPTAの皆さんにすぐ使っていただけそうだな」と感じました。

鈴木さん:

次に執行部、各部長、校長先生（学校代表）にも説明して導入していただき、試験導入の範囲を拡大しました。次に「PTA全体に導入しましょう！」と決まってからは早かったのを覚えています。

最初は「新しいツールを使う」ということで抵抗がある方もいるか心配でしたが、部長さんや役員たちが導入にあたり、丁寧に説明をしてくれたおかげで、反対の声がなかったのは大きかったです。特に丁寧に説明したのは「LINEと同じ使用感」、「個人の連絡先（LINE、電話番号）を教え合わなくていい」、「自動的に友だち追加されない」、「LINE WORKSからの通知はPTAのことだとわかる」などでした。

執行部が保護者たちに導入・ログインのお願いをはじめてから、約2週間で200名以上、約90％以上がLINE WORKSにログインしていただくことができました。登録・ログインでつまずいた方は、間違って自分のアカウントを2つ作ってしまった保護者1～２名だけで、すぐに修正対応ができました。

PTA全体へのLINE WORKS導入までの流れを教えてください。

渡邉さん:

LINE WORKSにログインしていただくには、管理者がメンバーを事前に登録して、そのアカウントとパスワードでログインしていただく方法があります。私たちのPTAは全体で220名を超えるため、事前登録する管理者負荷が高くなるということで、私たちは別の招待方法を選びました。

LINE WORKSにはQRコードをスマホの画面に表示し、相手に読み取っていただき、個人が名前などを入力、管理者は承認するだけでよいという登録方法があります。念のため、紙での説明を補助的におこないながら周知したのですが、想像以上のスピードで各保護者にログインしてもらえました。

メールやLINEでつながっていないメンバーには紙面を配布し、QRコードからメンバー登録をしてもらう。写真は新入学生へ向けた案内資料

LINE WORKSを導入して良かったと感じる点を教えてください。

鈴木さん:

私たちのPTAでは全メンバーのグループは作らず、部単位でトークグループを作成し、必要な人が必要な範囲で情報共有できるよう、情報整理しています。日々のトークでは「既読・未読機能」がついているので、情報が確実に伝わっているか把握しやすくなりました。主にイベントごとの連絡に使っており、たとえば「次のバレー大会で広報部の写真撮影担当者は、朝8時に体育館前に集合してください」というトークを送ると、指定した方からリアクションや返信がきます。未読のメンバーにはトークを送る際に「メンション機能」で、特定のメンバーに効率よく連絡を取れるところも便利です。

校長先生を含めた役員グループは「フォルダ機能」を使って、PTA総会の報告書、年間行事のスケジュール資料、救急救命講習の資料、運動会の準備資料など、PTAと学校が相互に共有しなければならない情報を共有しています。

学年部は活動の中に学校行事のお手伝いがあるので、たとえば子どもたちの田植えや稲刈りの行事ファイルを作成して、学校から来たお知らせをそのファイルに入れています。ほかにもプール当番や運動会の報告事項や反省点など、学校側にも必要な情報を「ノート機能」で共有しています。

お祭りや運動会の事前準備もトークで共有、ミニスタンプでメンバーが確認。

残しておきたいファイルはフォルダに保存し、いつでもデータの閲覧が可能に

藤岡さん:

生活指導部でも活用が進んでいます。学校登校時に子どもたちが横断歩道を安全に渡れるように旗を持って保護者が誘導する「旗当番」というものがあるのですが、その日の旗当番が終わると担当保護者から「本日の旗当番が終わりました」とトークが届きます。旗当番を欠席する保護者がでた場合、朝の忙しい時間ですがスピーディーに把握・対応ができています。

緊急時の対応も迅速になりました。たとえば、夏休みのプール当番中にお子さんが忘れ物をした場合プールに入れないので、保護者に直接LINE WORKSから連絡を取ることができます。以前は保護者へ直接連絡することができず、学校に「●年●組の●●さんが忘れ物をしてプールに入れないので保護者へ連絡をお願いします」と依頼をしていました。今では学校を経由せず直接LINE WORKSのアドレス帳から検索すれば、保護者に連絡が取れるので最短時間で解決できています。

福田校長:

LINE WORKS導入前のPTAとの「資料の共有」「連絡事項の共有」は、パソコンのメールを使っていました。外部とのメールが利用・閲覧できるパソコンが学校には1台しかないため、PTAとのやりとりの確認・返信の時間が限られていることが課題でした。

LINE WORKSを導入した今では、私は学校代表として役員グループに参加しているのですが、学校側もトークルームをみればPTAが「どんな活動をし、どんなスケジュールで、どんな動きをしているのか」が明確にわかるようになりました。

今までの学校・PTAの関係ではなかなか実感できなかったのですが、国本中央小学校PTAのメンバーのトークルームは、さまざまな情報共有・意見交換が飛び交うので、日々精力的にご協力いただけていることに気づかされました。本当に熱心なPTAのメンバーたちと活動できて感謝しています。

導入後、PTA活動に大きな変化や成果は感じられましたか？

渡邉さん:

PTAでは「保護者の名前、上のお子さんの名前＋クラス」「下のお子さんの名前＋クラス」が紐づけされていると管理が非常に楽になります。保護者とお子さんの情報は基本的にエクセルでも管理しているのですが、LINE WORKSのアドレス帳でもひと目でわかると運営上、非常に楽になります。たとえば一家庭に配る資料が1枚でいいものを、兄弟がいることによって必要のない2枚目を配布してしまうのですが、事前にわかっていればこれを避けることができます。

執行部でどこにお子さんの情報を登録しようかと話しあったのですが、最終的にプロフィールにあるニックネームに「お子さんの名前＋クラス」を入力してほしいとPTAの皆さんにお願いしました。お子さんが複数いる保護者にはお子さんの名前もすべて入力していただきました。これは名簿などを管理する私たちからすると、想像以上の成果です。

旗当番の出欠確認・完了報告は、欠かせない。

アドレス帳では何年何組のどの子どもの保護者なのか把握できる

また、印刷物が少なくなったのも大きな改善点です。
学校の職員室の前に棚が設置されているのですが、PTAからの印刷物に生徒名を記入してこの棚に投函すると先生→生徒→保護者へと届くという、アナログな方法でお便りを届けていました。LINE WORKSを導入してからはPTAからの連絡をパソコンで資料作成してPDFデータにし、トークに送信して終了、本当に楽になりました。
先生の負担も減りましたし、印刷物配布でよくある「用紙をなくした」「子どもからもらっていない」というトラブルがなくなりました。

他校のPTAや学校関係者にアドバイスをいただけますか？

渡邉さん:

PTAのように数百名単位のメンバーに短期間で受け入れていただき、登録してもらえるツールはLINE WORKSのほかにはないと思います。新しいツール導入に抵抗がある保護者も多いと思いますが、LINEと似ているLINE WORKSのように使い慣れた操作感のツールを選ぶことは、スムーズに移行できる最大の秘訣だと思います。

鈴木さん:

PTAにとって最も重要なのは活動の負担を減らし、本来の目的である「子どもたちのための活動や時間」に集中できることです。LINE WORKSは、我々PTAや学校を助けてくれる強力なツールであると感じています。もし検討されているPTAがあれば、まずは役員や執行部など小さい単位から試験導入して、ぜひ使用感を体感してほしいです。

【お話を伺った方】
佐藤靖さん（前PTA会長）

鈴木淳さん（PTA会長）

渡邉真由子さん（PTA副会長）

藤岡ゆかりさん（PTA副会長）

福田泰さん（国本中央小学校 校長）

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2024年12月当時のものです。

本事例のポイント

• 役員どうしや教職員との情報共有体制を整え、PTA活動を見える化
• 対面を減らしてLINE WORKS上で委員会活動やプロジェクトの進行が可能に
• PTA活動に関する資料や記録をLINE WORKSに集約し、引き継ぎが円滑に
• PTAのボランティア制や地域の中P連との連携強化も視野に

八王子市立松が谷中学校の特色をご紹介ください。

市川さん :

本校は東京都八王子市の多摩ニュータウンの一角に位置します。大学のキャンパスや緑豊かな公園がある周辺環境は学園都市的で、全377名の生徒は落ち着いた雰囲気の中で学業や行事、部活などに励んでいます。保護者の学校に対する関心も高く、学校側もPTAの活動に積極的に協力しています。

PTA活動にはこれまでどんな課題がありましたか。

鈴木さん :

当PTAでは約50名の保護者が役員を務め、会長と副会長は公平を期すためにくじ引きで選出されます。私が会長に就任することになってまず感じた課題は、PTA活動に関する資料が各部会や班ごとに保管され、誰が所持しているかわからないことでした。ようやく探し当てた資料には断片的な情報が記されているだけで具体的な活動内容までは把握できず、新任の役員が前任者から詳しいヒアリングをする必要がありました。当PTAの役員任期は1〜2年なので、毎年かなりの役員が改選されます。新しい役員がそれぞれの役割に円滑に取り組んでもらうには、まず引き継ぎをスムーズにするべきで、そのためには資料やナレッジをきちんと整えたうえで集約し、組織全体で共有しなければならないと考えました。

羽鳥さん :

たしかに役員就任時の引き継ぎにはかなりの労力を費やしました。「やっぱりPTA活動って大変なんだな」と思いましたね。私もそうですが、多くの保護者は仕事をしながらPTA活動に携わっています。就任してまず引き継ぎの段階で大変さを感じてしまうと、その後のモチベーションにも影響を及ぼしそうな気がします。

市川さん :

お二人がおっしゃるように、保護者の皆さんは実際に役員になるまで具体的な活動内容を知らず、自身の役割を前任者から聞いて理解するだけでも相当な負担になります。事前にある程度のことがわかればそうした負荷は軽減されるはずで、資料を整えることはとても重要だと私も思います。

鈴木さん :

もう1つの大きな課題は、組織内のコミュニケーションにありました。部会や班ごとに個人LINEのグループが立ち上げられて情報が伝達されていましたが、グループ間の横のつながりがないので、各グループでやり取りされた内容が組織全体で共有されていなかったのです。また、LINEは連絡先を交換した相手としかつながれないので、所属外のグループのメンバーに伝えたいことがあっても簡単に連絡できないといった不便さもありました。コロナの影響で大人数でのミーティングが開きにくい状況がいまだに続いていることもあり、会合を開かなくても全役員がタイムリーに情報を共有できる環境を整えたいと考えました。

課題解決の手段としてLINE WORKSの導入に至った経緯をお聞かせください。

鈴木さん :

PTAにはIT系が苦手な人も少なからずいるので、「使いやすさ」を最優先に最適なツールをリサーチしたところ、LINE WORKSが「非営利団体向け特別プラン」のキャンペーンを行っていることを知りました。最大1,000名までユーザー登録でき、データの保管に必要なストレージを50GBまで使え、しかも無料で利用できるというのはPTAのような団体にとって非常に魅力的です。多くの保護者が使い慣れた個人LINEとUIが共通するLINE WORKSなら容易に定着することも期待されたので、導入を決めました。

市川さん :

教職員も多忙なので、PTAとの連絡を効率化できるLINE WORKSの導入には学校としても賛成でした。ただしそうしたツールを校務用のPCにインストールするには許可が必要なので、校長が八王子市の教育委員会に利用許可を申請し、校務用のPCで使えるようになりました。現在は、校長、副校長、主幹教諭3名の計5名の教職員が利用しています。教職員は私有端末の連絡先を原則として公開できないことから、それまで保護者のLINEとつながっていませんでしたが、LINE WORKSでやり取りできるようになるのは画期的だと思いました。

保護者へのアカウントの付与とアプリインストールはどのようなかたちで行われましたか。

鈴木さん :

2022年度の役員となる保護者が最初に集まったミーティングでLINE WORKSの概要を説明し、大半の方にその場でQRコードによるアプリのインストールと登録をしてもらいました。そのミーティングに欠席されたりLINE WORKSへの登録を保留されたりした方には、副校長先生や各部会・班のリーダーから後日改めてその有用性を説明してもらったことが功を奏し、結果的に役員全員に登録してもらうことができました。

羽鳥さん :

新しいツールを使うことに抵抗を感じる役員もいなかったわけではありません。しかし操作はLINEに似て簡単なので、運用が始まるとすぐに全体に定着。私も含めて誰もが使い勝手のよさと利便性を実感しました。

LINE WORKSによって保護者間の連絡や情報共有のあり方はどう変化しましたか。

【グループ】役職や部会・班、プロジェクト単位で情報を速やかに共有

【アンケート】組織全体や対象者からスピーディに意見や意向を収集

【フォルダ・ノート】組織全体で共有すべき資料や記録を整理して保存

鈴木さん :

組織図に基づく役職のほか、組織を横断して各種の行事やプロジェクト単位でもグループを作成し、メンバー間での情報伝達が速やかに行われるようになりました。LINEを使っていた前年度までは会長が加わっていないグループもありましたが、LINE WORKS導入後は会長と会長付副会長をすべてのグループのメンバーにすることで、活動内容をリアルタイムに把握できるようにしています。

市川さん :

校長以外の教職員は、各部会の部長・副部長と各活動班の班長などで構成される運営委員会のグループメンバーとなっています。前年度までの運営委員会は基本的に対面で開かれていましたが、LINE WORKSによってその必要がなくなり、トークで意見交換や情報共有ができるようになりました。PTAの広報部は学校の活動を伝える広報誌を定期的に作成し、学校向け連絡網サービスで全保護者にPDFで配信されていますが、その原稿チェックのやり取りもLINE WORKSでできるようになったことで時間の節約につながっています。

羽鳥さん :

今年の夏に、部活動での熱中症の発生を防ぐため、PTAの予算で安価なスポットクーラーを購入する案が挙がった際にLINE WORKSのアンケート機能を活用し全役員に意向を確認しました。アンケート結果から購入することが決まると、「スポットクーラー購入プロジェクト」のグループを設けて製品情報の交換などを行い、スムーズに購入することが出来ました。前年度までなら、まずは関係者のLINEや連絡先を聞いて回る必要がありましたが、LINE WORKSなら既にPTAのメンバーがつながっている状態のため、顔を合わせることなくスピーディにプロジェクトを進行できました。

対面せずにLINE WORKS上で情報や意見を交換しプロジェクトを進行

鈴木さん :

アンケート機能は全役員に是非や意見を問う以外に、会議や打ち合わせの日程決めなどにも活用しています。

多忙な役員への意見収集や日程調整も簡単にできる

PTAの運営にかかわる資料やナレッジはどのように共有していますか。

鈴木さん :

各部会や班による活動報告は全体グループのノートで共有しています。「どのグループが何をしているのかよくわからない」という以前の課題は改善されました。部会や班の活動だけではなく、警察署から提供される学校周辺エリアで確認された不審者情報などもノートに保存して役員がいつでも閲覧できるようにしています。

会長になって私が実感したのは、PTAは効率的な運営さえすればとてもやりがいのある活動だということです。そこで多くの保護者の「PTA活動は大変そう」という先入観を払拭し、「楽しそう」というイメージに変えて自発的に参加してくれる人を増やすためのプロジェクトチーム「新しいPTAを考える会」を立ち上げました。そのメンバーからのさまざまな意見を議題ごとのノートに書き込んでいます。

羽鳥さん :

部会や班で保管していた紙の書類や資料は、PDFにしてフォルダやノートに保存。以前は「あの書類は誰が持っていたっけ？」と部会や班のメンバーに尋ねて回ることがありましたが、今は必要なデータに瞬時にアクセスすることができます。

鈴木さん :

3学年しかない中学校のPTA活動のネックは役員が頻繁に入れ替わることですが、活動記録や資料をきちんと保存しておけば、新任者への引き継ぎが容易にできるようになります。チャットでタイムリーなやり取りができることに加え、データを整理して保存できることも、LINE WORKSの利点だと思います。

LINE WORKSは、他校のPTAでも活用可能だと思われますか。

鈴木さん :

「非営利団体向け特別プラン」は1,000名までユーザー登録できるので、保護者の数がその範囲内であればどのPTAでも活動を効率化できると思います。所属している八王子市の中学校のPTA で組織される八王子市立中学校PTA連合会（八王子市中P連）の中の中学校2校が、私たちの取り組みを知り、LINE WORKSの導入を決めて、現在運用に向けた準備を進めています。2校とも私たちと同様に役員の引き継ぎの大変さに悩んでおり、それを解消できることに大きな期待を寄せています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

鈴木さん :

いずれは役員だけではなく約300名の全保護者にユーザーになってもらい、PTA活動に関する情報を全体で共有することを計画しています。そのための運用ルールやガイドラインを練っているところです。

市川さん :

これまでは学校行事などで手を借りたいとき、全保護者にその呼びかけをすることが難しいため、PTAの役員を通じてお願いできる方に半ば強引に協力していただいていることがありました。全保護者がLINE WORKSでつながれば、ボランティアスタッフを募って自主的に手を挙げてもらうことが可能になるので、学校行事がより円滑に運営できると考えています。

羽鳥さん :

現在のところ掲示板には会則と組織図、LINE WORKSの基本的な運用ルールを掲載しているだけです。全保護者がユーザーになったとしたら、学年、クラス、部活といったさまざまなグループに向けた効率よい情報周知にも活用できるはずです。また、広報誌も学校向け連絡網サービスではなくLINE WORKSの掲示板にアップすれば、発信がよりスムーズになると思います。

会則やLINE WORKSの運用ルールなどを掲示板で周知。

今後は広報誌の発信などに利用することも検討

鈴木さん :

さらに将来的には、松が谷中学校に進学される近隣の小学校の保護者にも利用を広げ、両PTAが足並みを合わせて活動できるようにすることも視野に入れています。また、八王子市中P連もLINE WORKSを運用しているので、外部トーク連携機能でつながることで、密な情報共有を図りたいと考えています。

【お話を伺った方】

鈴木 研吾さん（左）

IT系の仕事に就いており、その知見をPTA でのLINE WORKS活用に活かしている。

羽鳥 瑠美子さん（中）

主に八王子市中P連関係の活動を担当しながら会長の業務をサポート。

市川 義文さん（右）

2020年に副校長に着任し、PTA活動の支援にも注力。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年10月当時のものです。

【関連情報】

・PTAに関するお役立ち情報ページ

・【LINE WORKS 非営利団体向け特別プラン】

通常フリープラン（容量5GB・使用最大人数100名）から拡張した、非営利団体向け 特別プラン（容量50GB・使用最大人数1000名）をご用意しました。

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本事例のポイント

• ICTスキルが低くても容易に使いこなせて会話が活性化
• 会合に不参加のメンバーも組織の一員であるという意識を醸成
•  HPに設置したフォームの送信内容をBotで通知させ見落とし防止
• 育友会メンバーの入れ換えやICT管理者の引継ぎにも有効に活用

育友会の皆さんの活動内容をご紹介ください。

瀬戸さん :

当育友会は、石川県の金沢市立大徳小学校の生徒の保護者によって組織される団体です。さまざまな学校行事を支援したり、学校・保護者と地域の交流を促進したりする、いわゆるPTA活動を行っています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

瀬戸さん :

かつての育友会活動は専業主婦である母親が主体となり、学校に集まって行われるものでした。しかし近年は共働き世帯が増加したこともあり、保護者みんなで足並みを揃えて活動することは難しくなっており、保護者どうしが連携するには情報共有のツールが必要不可欠と感じました。数年前までは主にメーリングリストで情報を共有していましたが、メールはいつ読んでもらえるかわからず、確実な連絡手段として機能しないのが難点でした。

相羽さん :

そこで無料のサイボウズLiveを導入しましたが、保護者のITスキルに差があるため、多様な機能を十分に活用できない人も少なくありませんでした。また、一方的な情報共有がメインとなり、コミュニケーションをとる際には手軽な個人LINEが使われることが多く、重要な話が見えないところで進められるといった課題もありました。その後、サイボウズLiveの提供が終了されることになり、新たなツールを導入する必要に迫られました。

課題解決のためにLINE WORKSを選定された理由と、現在のご利用状況をお聞かせください。

瀬戸さん :

ソフトウェアのエンジニアのお仕事をされていてICTツールに詳しい相羽さんからLINE WORKSの利用を提案いただき、LINEと操作性が似ていることから保護者の皆さんが容易に使いこなせることに期待してフリープランの導入を決めました。育友会に所属する全保護者にLINE WORKSのアカウントを発行して管理するのは大変ですし、全員が頻繁に連絡を取り合うわけでもないので、各種委員会やプロジェクトの中心的な保護者のみにLINE WORKアカウントを付与し、2019年度に運用を開始しました。2021年度は37名がLINE WORKSを利用しています。

相羽さん :

LINE WORKSを利用する保護者とそれ以外の保護者間のやり取りは、LINEのオープンチャットで行っています。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・ICTに疎い保護者にも使いやすくスムーズにツールが定着

・委員会やプロジェクトごとのグループトークで情報を確実に共有

・会合に出席できない保護者も意見を投稿することで組織運営に参加

瀬戸さん :

LINE WORKSでは、全員が所属するグループや、どんな話題でも自由に投稿できるグループのほか、委員会やプロジェクトごとにグループを設けて情報を共有しています。やはりLINE WORKSはとっつきやすいようで、過去に利用したどのコミュニケーションツールよりもスムーズに定着しました。

相羽さん :

これまで、学校で開催される会合に参加できない多忙な人は、自分が不在なところで物事が決まることに疎外感を抱きがちでした。しかしLINE WORKS導入後は、話し合いで決まったことがすぐに共有され、そこから意見を交換し合うこともできるので、多くの人が「組織の運営に携わっている」という実感を持てるようになったと思います。

瀬戸さん :

LINE WORKSを導入した翌年にコロナ禍となって、保護者ですら顔を合わせる機会が激減しました。それでも組織内の意志疎通をしっかり図れているのはLINE WORKSのおかげです。子どもたちが楽しみにしている学校行事が軒並み中止になる中、育友会は児童が手づくりしたあんどんを自宅の軒先に灯す「大徳小あんどんまつり」を企画。そのイベントを手伝ってくれるボランティアスタッフを募るのにもLINE WORKSを活用しました。

ほかにLINE WORKSのどんな機能を活用されていますか。

【ノート/フォルダ】当番のシフト表や各種マニュアルを共有

【アンケート】ヒアリング調査や会合の出欠確認に活用

【掲示板】通達や会議のレジュメなどを掲載

瀬戸さん :

下校時の生徒の見守り活動をする安全当番のシフト表や、新たに育友会に入った人のための各種マニュアルなどは、ノートやフォルダに保存していつでも閲覧できるようにしています。

アンケート機能は会合等への出欠確認に使うほか、年度初めに保護者のICTスキルや関心の度合いを把握するのにも利用し、苦手という人にはICTに深くかかわる活動を任せないよう配慮しています。コロナ禍でオンライン会議も頻繁に開かれるようになったので、2021年度は自宅にどんなICT環境が整っているかについても調査しました。

組織全体への通達や会議の内容をまとめたレジュメなどは、掲示板にアップして共有。録画した会議の動画ファイルは、欠席した人にも見てもらえるようYouTubeに限定公開でアップしURLを掲示板に掲載しています。

ホームページで受け付けた入力内容をLINE WORKSで通知させているようですね。

相羽さん :

安全当番の予定日や時間を変更したい保護者には、育友会のホームページに用意した「安全当番日程変更依頼フォーム」に必要事項を記入してもらっています。BotをLINE WORKSと連携させることで、その情報が安全当番のグループに自動投稿され、全員に通知される仕組みも構築しました。メールのように埋もれて確認漏れがおきたり、誰が確認したか分からないといったことが防げます。

育友会のメンバーが入れ替わるときはどう対応されているのですか。

瀬戸さん :

年度ごとに保護者の約半数が入れ替わり、その都度新メンバーにLINE WORKSのアカウントを発行しています。

相羽さん :

これまで私がICT関連の管理者を務めてきましたが、自分が退任するとき新任者にどう引き継ぐべきかは検討中です。ICT関連のサポートに携わる保護者のための「ICTサポート」というグループをつくって質疑応答を交わしたり、資料やマニュアルを保存したりしてナレッジを共有できるようにしていますが、それだけでスムーズな引き継ぎをすることは難しいと思います。そこで、ICTの管理者は退任後もしばらくはLINE WORKSのアカウントを保持し、「ICTサポート」に寄せられた質問に答えられるようにするといったフォロー体制を整えることを考えています。

ICT関連のサポートにかかわるメンバーが情報を共有するためのグループも設けている

育友会のようなPTAや団体がコミュニケーションツールをうまく利活用するためのアドバイスをお願いします。

瀬戸さん :

育友会の活動は日中に動ける人が主体となりがちですが、ツールを活用すれば、誰もが参加しやすくなるのだということを全体に周知して、理解してもらうことが大切だと思います。ツールにはさまざまなものがありますが、ICTスキルが高くない人も多いことを踏まえて、LINE WORKSのような操作しやすいものを選ぶことが重要だと思います。

相羽さん :

全国の児童・生徒1人に1台のコンピューターと高速ネットワークを整備する文部科学省の「GIGAスクール構想」がスタートしました。「子どもたちがICT環境を活用して学ぶようになったのだから、保護者の側も育友会の活動にICTツールを採り入れるべき」といった視点を持つことでも、積極的な利用を促せるかもしれません。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

瀬戸さん :

ICTの管理者が退任後も後任のサポート役を務められるようにすることを相羽さんが提案されましたが、私はICT管理者に限らず、希望される方には育友会のOB・OGとしてLINE WORKSのアカウントを所持したままにし、現役の育友会メンバーとコミュニケーションを取りながらさまざまな活動にアドバイスを与えてもらえるような組織づくりをしていければと考えています。

【お話を伺った方】

瀬戸 雄規さん

大徳小学校育友会 会長。「ICTでみんなと楽しくつながろう！」を2021年度のテーマに据えて組織の円滑な運営を図っている。

相羽 大輔さん

大徳小学校育友会の元会長。ソフトウェアエンジニアとしての知見を活かし、育友会のICT環境整備をサポートしている。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年12月当時のものです。

【関連情報】

・PTAに関するお役立ち情報ページ

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本事例のポイント

• 一人ひとりの賛同を得ていくことがLINE WORKS導入のコツ
• PTA版情シスの設置で運用のサポート体制を構築
• 学校に行けず参加できなかった保護者を掘り起こしPTA活動を活性化

昭和の名残が残るPTA
6年越しの改革

学校と子供たちをサポートするPTA。しかし、PTAにネガティブなイメージを持つお父さん・お母さんは多いかもしれません。子供の入学とともに半強制的に組織に所属させられて会費を徴収され、親どうしで決められた仕事を押しつけあう4月。任期が終わるまで誰もが声を潜めて黙々と作業をするので、理不尽さを感じても組織は変わらない。もちろん、健全に活動しているPTAもありますが、多くのPTAはやり方や考え方も古いままといいます。

齋藤雄大さんが昭和の名残が残るPTAを変えようと考えたのは、勝田台小学校PTA会長になった6年前にさかのぼります。

「意見交換もなく、決まった話を伝えるだけの会議が年間で何回もありました。みなさん時間をとって学校に来ているのに、これはよくないと思いました」（齋藤さん）

子供の数が少なくなり、働いている保護者が増え、PTAを取り巻く環境は確かに激変しています。同期のPTA本部メンバーが改革に前向きだったこともあり、2年目には会議の数を2/3まで削減できたそうです。しかし、3年目に役割や作業が不明瞭だった各部会の作業の可視化に取り組んだものの、紙のノートに記載するところまでしか実現できませんでした。

「PCで資料を作るとか、クラウドでデータを残そうという話にならず、結局使えない人にあわせようという流れになるんです」（齋藤さん）

こうして改革は停滞しましたが、その後、ITに強い新たなメンバーが入ったことで、PTA改革は大きくデジタル化に舵を切ります。その中の1つが、LINE WORKSの導入でした。

1人がスピード感を持って
一気に変えるのは難しい

LINE WORKSの導入に携わったIT企業勤務の村上篤寛さんは、現在小4と小1のお子さんが勝田台小学校に通っています。PTA本部に参加したのは今から3年前で、それまでは奥様がPTA活動に参加していましたが、話を聞けば聞くほど、一人一役員というPTA活動のあり方に疑問を感じたといいます。

「ベルマークや校内清掃、行事への協力、PTAバザー、広報誌の作成など先に仕事があって、それらを全員に担当してもらうまでが大変。特にリーダーは負担が大きいため、本来は他人には言わなくても良いような仕事や介護、育児などを理由になかなか手が挙がらない状態。おおよそネットで『PTA 闇』で調べると出てくるような話なのですが、さすがに在学中これがずっと続くのはしんどいなあと思いました」（村上さん）

そんな村上さんがPTA本部にジョインして変えたいと考えたのが、紙を前提とした情報共有のやり方でした。

「紙のノートでも残っていればよいですが、残っていない場合、1年ごとに刷新されるメンバーは人づてで作業内容を聞かなければならない。もちろん、父母への通達のためには、わざわざ学校に出向いて人数分のプリントを印刷する必要がありました。みなさん忙しいのに、これはなんとかしたいと思いました」（村上さん）。

長年にわたりPTA改革に取り組んできた齋藤さん、ITに強い村上さんに加え、とにかく作業の速い副会長はじめ、他にも改革に賛同するメンバーが本部に揃ったことで勝田台小学校のPTA改革は大きくデジタルに舵を切りました。

「結論めいたことを言いますが、1人がスピード感をもって一気に変えようとしても難しい。賛同してくれる人たちを増やし、納得してもらう時間をある程度かける必要があると思います」（村上さん）。

LINE WORKS選定の理由

「一言で言えば、みんなが使っているLINEにインターフェイスが似ていて、かつLINEとは別のアカウントで情報共有ができるところです」（村上さん）

村上さんは、非営利団体向けの低廉なアカウントを用意している他のサービスも検討しましたが、PC操作が前提で画面が使い慣れないという点で利用を見送ったといいます。その点、直感的に操作できるLINE WORKSであれば、フリープランを利用することでコスト面でも導入のハードルが低いと感じたそうです。

コロナ禍で加速したLINE WORKSの利用
「PTA版の情シス」も設置

LINE WORKS導入を本格化したのは2019年。そのため、新型コロナウイルスが猛威を振るい始めた2020年度からは、LINE WORKSの利用をスタートすることができました。GoogleフォームでPTAメンバーのメールアドレスを収集して、LINE WORKSアカウントを登録。

「4月のPTA総会のときにはアカウントの登録は終わっていて、総会の文書もPDFで提供して、LINE WORKSのアンケート機能を使って承認をとるところまでできました」（村上さん）

コロナ禍の中、学校に来られない、情報共有が難しいといった中、LINE WORKSは大きな反発もなく受け入れられ、PTAのためにプライベートのLINEアカウントを交換しなくて済むという点もメリットだったといいます。2020年度は、本部以外のPTA活動がほぼストップしたため、活動再開後にゆるやかに使われるようになりました。

「コロナウイルスがなかったら、私は使いたくないという声がめちゃくちゃ出ていたと思います。でも、実際に会えないし、使ってみたら便利です。保護者だけでなく、子供向けの情報も流すので、使ってみませんか？とお願いしたので、前向きに使ってくれたというイメージです」（齋藤さん）

PTAにおける具体的なLINE WORKS活用とその効果

勝田台小学校のPTAは大きく本部によるPTA全体の運営、会計、広報誌の作成といった主要業務のグループのほか、行事や図書室のサポート、学校の清掃や草むしり、児童の見守り、卒業記念品準備などのグループで構成されています。これらのグループごとにLINE WORKSのトークグループが作られ、資料の共有もLINE WORKS上で行なわれています。利用に際してはマニュアルも用意され、情シスにあたるLINE WORKS運用サポートのメンバーが使い方や活用の相談に乗っているといいます。

リテラシや利用環境の問題はあったそうです。LINE WORKSを使いたくないという人はもちろん、学校でのIT導入は、とかくリテラシの低い人に全体をあわせる傾向があります。約1万5500人の小学生がいる八千代市でアンケートをとったところ、そのうち1割は自宅にネット環境がなく、紙による伝達は続いているといいます。そのため勝田台小学校のPTAはLINE WORKSの利用を前提としつつも、メール、紙という3つの伝達手段を用意しています。

「従来のやり方では参加できなかった人が参加できるようになったこと」（村上さん）

前述したPTA総会も普段は委任状のみ提出する人が多く、参加者はあまりいませんでした。しかし、LINE WORKSのアンケートを用いることで、参加しなかった層を掘り起こすことができたといいます。

時間があれば活動したい気持ちがあっても、行くことができないだけで、活動が見えなくなり、そうすると自ずと参加しにくくなります。LINE WORKSを使うことで、そういったメンバーを置いてきぼりにすることなく、全員に情報を届けるプラットフォームとしても一役買っているそうです。

PTA版のクラウドファンディング導入
クラスごとの役員決めを廃止

勝田台小学校PTAの改革はいまも続いています。たとえば、PTA活動費とは別に設立したPTAとして学校に寄付する支援品などを購入するための出資を会員から募る「勝小こどもみらい基金」は、いわばPTA版のクラウドファウンディングで、リアル活動の代わりに、出資することでPTAの活動としてみなすようにしています。

「大前提として、ヒマな時間がある人なんて居ない、という話を本部メンバーでしていました。フルタイムやパートタイムにかかわらず働いていたり、家事や介護や育児など個人ごとに事情はさまざまですが、各家庭内の負担も大きい中、PTA活動に協力したい気持ちはあるけど、時間を捻出できないという声に応えました。これも試行錯誤の1つですので、もちろんさまざまなな意見はありましたが、こういう仕組みはありがたいといろいろな方から言っていただけました」（村上さん）

2020年度に行なった議論を経て、2021年度からはクラス単位での役員決めを廃止し、仕事にあわせてオンデマンドに人材を調達することにしたといいます。手が挙らなかったらどうするのだろうかと心配になる声もありましたが、草むしりや図書室サポートなどの依頼がLINE WORKS運用サポートを経由して、各グループに行くと、それぞれのグループメンバーから自主的に手が挙り、きちんと結果報告も挙ってくるといいます。

「草むしりなんて期間は1週間くらいしかないし、正直どれくらいの方が参加していただけるのかな？と思っていたのですが、毎日誰かがきちんと作業して、報告をくれるんです」（村上さん）

PTAの活動に対しては、さまざまな意見がありますが、学校や子供に協力したくないという人はあまりいないといいます。

「今までPTAのための仕事だったので、やらされ感があった方もいたと思うんです。でも、PTAって本来は学校が困っていることをサポートする役割のはずです。だから、PTAはあくまでハブとなって、学校が困っていること、子供のためになることをお手伝いしてもらえませんか？とお願いすると、みなさん自主的にやってくれるんです」（齋藤さん）

意義のあるPTA活動を
理解してもらうために

LINE WORKSの導入を含めたPTA改革の活動自体は、今後勝田台小学校のみならず、八千代市の小学校全体に波及させていく予定で、すでに千葉県のPTA協議会にも試験導入しているといいます。

「1つの学校単位ではなく、市や県のレベルで試して、トライ＆エラーをしながら、PTAで有効活用していこうと思っています」（齋藤さん）

いまPTAで重要なのは情報共有で、そのためのツールをLINE WORKSが担っています。

「PTA活動をちゃんとやってみたら、子供のためにもなるし、地域でのつながりもできるし、先生や学校がどんな活動をしているのか、保護者の目線で見られる。PTAが意義のある活動だと思ってもらうためのツールとしてLINE WORKSが活きてくるといいなと。そのための活動の一環として、地元の企業の協賛を募った情報誌を八千代市のPTAとして作成し、保護者に配布し、その中でLINE WORKSの導入もアピールするようにしました」（齋藤さん）

齋藤さんは八千代市のPTA連絡協議会の会長、千葉県PTA連絡協議会の副会長を務めていることもあり、講演などでアピールしていきたいといいます。

一方で、LINE WORKSの導入に携わった村上さんは「結局LINE WORKS自体はあくまでツール。入れればすべてが解決するわけではないので、今なにに困っているのか、やりたいことをきちんと整理することが重要だと思います」とアドバイス。数多くの議論を積み重ねて作った仕組みや組織の目指すべき姿が先にあり、その手段としてLINE WORKSを使いこなしています。

※本記事は2021年12月02日にて公開されたASCII編集部作の記事をリライト掲載したものです。

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