星崎股份有限公司專注於開發與製造製冰機、冰箱等各類餐飲服務設備，產品線廣泛。其產品的銷售與售後服務則由遍佈全日本的15家銷售公司負責。這些銷售公司的業務與服務人員，過去主要透過手機與平板電腦進行業務聯繫。為了建立更順暢的溝通管道，公司導入了智慧型手機與LINE WORKS。由於能更迅速地與客戶與公司內部人員溝通，也成功提升了整體業務效率。我們訪問了參與導入過程的星崎本社的半田先生、瀨口先生與福田先生，以及來自銷售公司星崎東京股份有限公司的石井先生。
本案例重點
- 資安性高，符合星崎嚴格的資訊安全政策
- 可安心又無壓地與客戶的 LINE 帳號進行聯繫
- 原本對地方銷售公司依賴電話的聯繫方式，現已轉為聊天室與照片分享，大幅提升生產力
請簡單介紹貴公司的業務內容。
半田先生：
我們公司主要從事製冰機、冰箱等餐飲服務設備的開發與製造，並積極拓展這些主力產品在全球市場的銷售，不僅追求全球市佔率，更在各地區力求成為市場領導者。 在日本國內，從北海道到沖繩，產品銷售是由15家銷售公司負責。而星崎股份有限公司則負責統籌這些銷售公司、製造公司等在國內外的集團事業體。
過去遇到哪些課題呢？
半田先生：
我們公司作為業務聯絡工具，曾經配發手機（功能型手機）與平板電腦給全國各銷售公司的業務與服務人員，但為了防止機密資訊外洩，並不允許使用外部通訊軟體。業務人員在外出時若要收發郵件，必須每次啟動平板電腦，使用上相當不便。其實業務與服務同仁早已多次向公司反映，希望能導入更方便使用的商務聊天工具。
石井先生：
我隸屬於星崎東京股份有限公司，負責全國飲食連鎖店企業的業務推廣。像我這樣長時間在外的業務和服務人員，經常需要從外地與客戶及公司內部的行政人員聯繫，但用電話或電子郵件溝通時，經常感覺不夠順暢。有很多客戶都希望用LINE聯絡，可是我們只能向他們說明，「公司並不允許業務使用個人LINE帳號」，導致溝通上常常受限。
請問為什麼選擇LINE WORKS作為解決方案？
福田先生：
我們配發給銷售公司的業務及服務人員的手機，於2020年2月到了合約更新期。基於銷售公司的需求，為了提升業務效率，我所屬的總務部共享課便開始著手將功能手機更換成智慧型手機的相關作業。
瀨口先生：
配合這次手機合約更新，我們決定導入官方的商務聊天工具，以讓業務與服務活動更順暢，也能預防未經授權使用的影子IT。之所以特別選擇LINE WORKS，是因為它操作介面類似大家熟悉的LINE，加上提供聊天記錄與附件內容最長可保存10年的附加產品，能符合我們公司嚴格的資訊安全要求，同時滿足業務和服務人員希望「能用LINE與客戶聯絡」的需求。市面上不少商務聊天工具只有高價版本才能完整保存記錄，但LINE WORKS在價格實惠的同時，也提供完善的歸檔功能，這點讓我們覺得非常有吸引力。
請告訴我導入的過程以及所制定的運用規則。
半田先生：
我們將原本的功能手機（俗稱摺疊機）換成智慧型手機後，安裝了MDM（行動裝置管理系統），確保只有經過認證的裝置才能使用LINE WORKS。主要用戶以各銷售公司的幹部與業務、服務部門員工為主，總共發行了約6,000個帳號。使用範圍限於公司配發的智慧型手機、電腦和平板電腦，私人的裝置則無法使用。
瀨口先生：
我們由資訊系統部門設定了符合公司資訊安全政策的功能限制，例如禁止在手機下載檔案等。至於能與外部LINE WORKS或LINE進行連絡的「外部對話連結」功能，採用由各銷售公司管理者批准的許可制。在資訊系統部門制定了基本規則後，例如禁止誹謗中傷、騷擾言論，業務時間外除緊急狀況外不使用等，細節的運作規則則交由各銷售公司自行制定。
請分享LINE WORKS具體的使用場景及導入後的成效。
- 能直接連結客戶的LINE，輕鬆無障礙地進行聯絡
- 向外縣市的銷售公司求助也變得比以往更簡便
石井先生：
我負責全國約2,300家門市的知名外食連鎖集團，每天都會接獲許多負責人關於產品的各種聯絡與諮詢。導入LINE WORKS後，我們能與部分經常密切聯繫的負責人LINE直接連結，進行交流。相比會中斷工作流程的電話或不確定何時會被查看的電子郵件，LINE的訊息可以隨時傳達，且不會打擾對方，因此能與重要客戶保持無壓力的聯絡。此外，也能輕鬆傳送產品照片、規格書、報價單等PDF文件。
當外食連鎖集團各地門市有設備交付或維修需求時，我們會由該區域的銷售公司業務與服務人員協助處理。過去若要透過電話或電子郵件聯繫其他銷售公司同仁，常常難以及時同步，但現在透過LINE WORKS的群組訊息，只要發出需求，對方在有空時即可立即回覆。除此之外，也能方便地附上設備照片，讓資訊共享更精準。若需要確認設備狀況，還能直接透過視訊通話一邊確認、一邊討論，使用上更加便利。
無論是與客戶，還是與其他銷售公司的負責人員之間，以前透過電話進行的聯絡，現在都改為使用LINE WORKS的訊息功能，明顯提升了工作效率。在自己所屬的部門內，大家會利用訊息功能發佈發布外勤後直接返家或上下班時間的訊息，讓整個部門能互相掌握彼此的行動狀況。
此外，過去雖然各種通知會發布在公司的網站上，但因為沒有推播通知，或因忙碌時常會錯過重要資訊。現在則會同步發布在LINE WORKS的首頁（佈告欄），並以彈出式視窗通知提醒手機使用者，避免遺漏重要資訊。
請問您未來打算如何進一步發展LINE WORKS的應用？
半田先生：
若新冠疫情影響持續，遠距工作將更加普及。屆時，LINE WORKS將成為銷售公司種的業務於服務員工不可或缺的工具。
為了提升整體的運用水準，我們計畫收集各銷售公司的成功案例，並進行推廣。
瀬口先生：
未來可能會有來自業務與服務員工對於API連結及聊天機器人等功能的需求。若有這樣的需求，資訊系統部將積極因應並推動相關功能的導入。
【受訪者介紹】
半田 譲先生 （星崎股份有限公司 情報系統部系統管理課課長）
作為系統管理課課長，負責日本國內星崎集團整體資訊基礎建設的規劃與維護。
瀬口 誠人先生 （系統管理課本社業務系統管理課主任）
支援全國各銷售公司導入LINE WORKS。
福田 雄介先生（總務部Shared課課長）
作為Shared課課長，負責公司配發手機升級為智慧型手機的相關業務。
星崎東京株式會社 廣域營業部連鎖店三課主任
石井 和博先生
身為廣域營業部員工，負責大型外食連鎖集團客戶的業務。
※以上內容及所屬職位均為2020年10月採訪之資訊。
