進出口咖啡飲料和食品的綜合貿易公司──石光商事股份有限公司，為了提升包含集團公司在內的部門內部聯絡效率，導入了LINE WORKS。運用訊息、行事曆、問卷等功能，可以靈活地分享資訊，同時透過佈告欄向所有員工告知來自總經理的訊息或公司所進行的社會貢獻活動內容，提高員工們對社會貢獻的參與意識。此外，利用Bot處理公司內部的常見問題，減輕諮詢業務負擔，並建立讓員工能夠安心提問的溝通環境，有助於打造更舒適的工作職場。
本案例重點
- 集團公司間、全公司、部門間使用LINE WORKS為分享多方面資訊的群組軟體
- 整合機器人（Bot）與工作流程系統，簡化多項業務流程
- 活用於傳達總經理的訊息，並提高員工對社會貢獻活動的參與意識
請介紹貴公司的企業概要。
經營管理主管北川先生 :
我們公司創立於1906年（明治39年），是一家專門進出口食品及咖啡飲料的貿易公司。總部位於兵庫縣神戶市，並在東京、名古屋、福岡、札幌設有分公司，旗下擁有關西咖啡烘焙聯盟股份有限公司、東京咖啡烘焙聯盟股份有限公司、US Foods等子公司。我們的業務分為三大領域：主要負責咖啡和紅茶的進口、加工與銷售的「咖啡和飲料業務」；自行開發國內外業務所需的食品原料的「食品業務」；以及以出口日本食品為主的「海外業務」。我們的企業特色在於沒有另外設立研發或銷售部門，而是從企劃、研發、採購、工廠生產指導到銷售，全部由我們親手打造。
在「共同思考、共同努力、共同繁榮」的經營理念下，我們以「為世界食品的幸福做出貢獻」為使命，近年來，我們也積極關注並實踐 ESG 議題。此外，我們也致力為員工打造舒適的工作環境，並連續四年榮獲由一般財團法人日本次世代企業普及機構主辦的「白色企業認證黃金獎」。
在導入LINE WORKS之前有過什麼難題嗎？
資訊系統部組長仲田先生：
我們公司的事業領域廣泛，經手的商品種類繁多，因此在購買商品時需要即時於部門與據點之間分享資訊。然而，當時的聯絡方式只有電話和郵件，導致我們無法迅速聯絡多位相關人員。
資訊系統部田中女士：
我們公司早已在全公司使用群組軟體，但對我們而言，原系統功能雖然多，操作卻偏向複雜，因此實際上只能活用於行程安排或公司內部網站。為了提高員工間的溝通效率，我認為導入商務用通訊工具是必需的。
請分享為了解決問題而導入LINE WORKS的原因。
仲田先生：
LINE WORKS與員工們平時已熟悉使用的LINE UI非常相近，除了訊息之外，也包含許多工作時所需的功能，因此我們認為，將原本所使用的群組軟體轉移至LINE WORKS，是提升全公司使用率的最佳工具。
田中女士：
首先我們以使用LINE WORKS的訊息功能開始。因為之前使用的群組軟體到合約至結束還有約2年左右，因此我們並用了兩個軟體，同時也逐漸計畫將工作安排或公司內部網站等功能轉移到LINE WORKS的行事曆或佈告欄。先前的群組軟體只在石光商事使用，但LINE WORKS可供旗下所有子公司使用，因此我們也能逐步擴展至整個集團使用。
將群組軟體轉移到LINE WORKS有哪些方便之處？
仲田先生：
轉移過程進行得非常順利，大部分員工覺得跟其他工具相比，LINE WORKS的各項功能都更好用。
尤其是透過行事曆可以方便掌握全公司或各員工的行程，也可以透過資源預約功能，方便地預約會議室或使用Zoom帳號，可以更有效率地執行工作。
田中女士：
用來替代公司內部網站的佈告欄功能，現在也變得更加活躍。在LINE WORKS的佈告欄可以掌握已讀人數，因此將重要的消息上傳到全公司的佈告欄時，也能用來確認員工的閲讀狀況及反應。
將LINE WORKS導入公司時，有任何使用規則嗎？
田中女士：
我們建議每天7:00～19:00的工作時間內使用LINE WORKS。此外，對於未配發公司手機的員工，我們允許使用BYOD（Bring Your Own Device），員工也可自由選擇是否在個人手機上下載LINE WORKS App。
仲田先生：
雖然並非正式規定，但公司內部自然形成了一種使用習慣：需要即時回覆時使用LINE WORKS，緊急聯絡使用電話，而需要留下紀錄時則使用電子郵件。
實際導入LINE WORKS後，感受到哪些效果？
關西咖啡烘焙聯盟股份有限公司專務董事石崎先生：
使用訊息功能取代電話和電子郵件後，資訊共享不再有時間差，達成共識的速度也比過去加快許多。以前傳送電子郵件時，經常不確定對方是否已讀，還得打電話給對方確認。但使用訊息功能時會顯示已讀標記，讓人感到很放心。只有在對方長時間未讀時，再打電話確認就可以。資訊傳達時所需的時間變得更短，能夠專注於更重要工作的時間也隨之增加，這是我們導入LINE WORKS後感受到的最顯著的效果。
聽説跨部門或打破團隊框架的迅速合作，也擴大了商業機會？
神戶加工食品部副組長山田先生：
在我所屬的食品部門，每天都需要在部門內部分享各式商品的行情與市價資訊。過去我們主要透過電子郵件分享，但對於多數時間在外工作的業務人員來說，難以即時確認並進行雙方溝通。自從改用LINE WORKS的訊息功能後，我們都能隨時隨地確認並傳送資訊。
此外，訊息功能的一大優點，就是能夠與其他部門及負責不同商品類別的員工迅速合作。我們公司有進口「栗子」，但我所屬的部門並未負責栗子的零售。有一次，我得知某個客戶對栗子有需求，立刻與負責栗子采購和報關的人員建立群組聊天室，迅速分享價格等需提供給客戶的相關資訊。結果，我們能以更快的速度回應客戶需求，成功拓展了銷售通路。
聽說在新商品包裝設計的審核流程中，也活用了LINE WORKS？
關西咖啡烘焙聯盟股份有限公司品質保證室的各位：
在新商品開發時，包裝設計等商品資訊，由銷售部門、品質保證部門、製造部門三方檢查，以前，我們是將設計圖稿印出來，以紙本方式傳閲，總共約20位的負責人確認並蓋章就要花上兩週的時間。如果需要修改，重新確認就需要更多時間，也很難追蹤目前的審核進度。對於希望盡快將商品提供給客戶的業務人員來說，這確實是一件令人相當頭疼的事情。
導入LINE WORKS後，我們使用問卷功能將設計圖稿以圖片形式附加於問卷中，並一併傳送給相關人員，問卷答覆也以驚人的速度收集而成。此外，系統還有針對未回覆的人員的再次提醒功能，我們現在能在一週左右就完成所有審核，從而加快了新產品的開發速度。
聽説透過聊天機器人（Bot）與其他協作功能，減輕了工作負擔？
仲田先生：
我們建立了一個機器人自動回覆系統，員工只需輸入與將有關總務、人資或資訊系統等內部問題，系統就會自動回答，這大幅減輕了處理諮詢的工作負擔。尤其是新進員工處理公司內部手續或遇到一些問題時， 常會擔心打擾到忙碌的前輩而不好意思提問。但有了Bot，他們可以隨時隨地提問，完全不用擔心會打擾到別人。因此，我們發現年輕員工之已形成一個習慣：「先詢問LINE WORKS」。
輸入問題後Bot會自動回覆。這不僅有助於減輕客服人員的工作負擔，也讓新進員工能更輕鬆地提問。
除此之外，出缺勤和預約系統等，將所需的公司內部系統或網站的連結匯集起來，透過LINE WORKS就能一鍵存取。不需要額外在瀏覽器中加入書籤或新增桌面捷徑，有效提高工作效率。
我們還將LINE WORKS與工作流程系統進行整合，讓員工可以直接從LINE WORKS的訊息介面進入審核申請內容並進行處理。由於手機隨時都能操作，對於常在公司外部出差的管理階層來說，更是大幅提升了便利性。
常用功能的連結清單。將LINE WORKS活用為工作平台。
可以LINE WORKS的訊息介面直接存取，不需要為了處理申請書而進辦公室。
LINE WORKS幫助我們推動實踐SDGs及提升員工幸福感。
田中女士：
我們在佈告欄建立了總經理專屬的發佈專區，用於回顧每週工作或向員工傳送訊息。 我們公司在全國設有分店，員工平常沒有機會直接接觸總經理，但透過總經理發佈的資訊，不僅可以向所有員工傳達公司最高經營者的經營理念，也有助於拉近高層與員工之間的距離。
永續發展目標推動組的各位：
我們公司同意並認同SDGs，作為永續發展目標推動組，為了於2030年前實現降低30%的溫室氣體排放目標，我們正在執行多種措施。這些活動需要各部門緊密協作，而LINE WORKS作為不可缺少的溝通工具。例如，我們透過影片簡單說明複雜的溫室氣體減排計算方法、並在佈告欄發佈有關SDGs的社會貢獻活動內容，以提升全公司對永續議題的意識。這樣的努力也引起了未曾參與社會貢獻活動員工的關注。
北川先生：
此外，公司取得「白色企認證黃金獎」的原因之一就是男性員工的育嬰留職達成率高達100%。對於休假期間仍希望掌握工作資訊的員工，我們透過LINE WORKS分享重要的業務資訊，讓他們能與公司保持聯繫。這不僅限於育嬰假，對於生產、照護等各種原因而暫時休假的員工都能輕易回到職場，進而提升了員工的參與度與歸屬感。
此外透過LINE WORKS我們也縮小了管理階層與一般員工在資訊品質及數量上的落差，並塑造了不論員工的職位為何都可以表達意見的組織氛圍。我們持續傾聽員工的意見後，改善了制度與工作環境，讓「工作便利性」和「工作滿意度」雙雙提升，從而提升了員工的幸福感。因此，我認為現在有更多年輕員工比以往更有活力、更積極地工作。
您將來想如何活用LINE WORKS呢？
北川先生：
我希望能更有效地利用LINE WORKS，創造一個讓員工們無論在哪裡都可以工作的環境。我們希望能減輕在結婚、生育、育兒、照護等各種人生階段的上班負擔，打造一個更方便工作、友善的公司。
【參與訪談者】
北川克史
從事食品進出口管理業務後，就任經營戰略室室長。
參與制定經營戰略等。
仲田隆光
所屬於經營戰略室，同時兼任資訊系統組組長。
田中聰美
在資訊系統團隊內負責公司內部IT推動。
山田宏一
神戶加工食品組副組長。
石崎昇
管理石光商事和旗下公司的咖啡相關事業。
永續發展目標推動組
依據石光商事的「永續發展目標方針」，推動永續發展政策的實踐。
關西咖啡烘焙聯盟股份有限公司品質保證室
進行咖啡商品研發和品質控管。
※刊登的內容、所屬和職責以採訪時間2023年8月為基準。
*協作流程：操作時具有直覺性的工作流程，任何會使用網站和Excel的人都可以輕鬆建立及修改。透過與LINE WORKS合作，可以透過智慧型手機快速申請和批准。
