Milbon株式會社致力於透過髮型設計師，支持女性展現美麗人生，主要從事髮色、護髮、燙髮及造型相關產品的開發與銷售。專注於為專業美容師在沙龍使用的高品質產品提供專業用市場，在日本國內享有頂尖市佔率。除了美國、中國、韓國、泰國的子公司外，還在台灣、香港、越南、德國等全球八個地區設有駐在辦事處，目標成為「日本發信的世界第一專業全球製造商」。
Milbon株式會社致力於透過髮型設計師，支持女性展現美麗人生，主要從事髮色、護髮、燙髮及造型相關產品的開發與銷售。專注於為專業美容師在沙龍使用的高品質產品提供專業用市場，在日本國內享有頂尖市佔率。除了美國、中國、韓國、泰國的子公司外，還在台灣、香港、越南、德國等全球八個地區設有駐在辦事處，目標成為「日本發信的世界第一專業全球製造商」。 作為具備優良使用性且在安全性上令人安心的溝通工具，公司導入了LINE WORKS。這次我們訪問了導入該系統的資訊系統部門的伊藤先生，以及經營戰略部門的竹淵先生。
請介紹一下公司的業務內容以及各位的工作職責吧。
伊藤先生：
我們公司從事護髮化妝品的開發與銷售。特點是我們所有的產品都是專為沙龍銷售，並不販售給一般消費者，也沒有在藥妝店等通路銷售。目標是取得國內20％的市場份額，為專業設計師提供高品質的產品。我負責資訊系統部門，管理公司內部系統及公務用iPhone，並從LINE WORKS的導入到運營管理都由我負責。
竹淵先生：
我擔任企業品牌經理，主要負責提升Milbon的品牌價值，從事推廣與行銷相關工作。包括Web、數位、SNS、公司自有媒體的企劃，以及為了保護企業識別，管理Logo等工作。
LINE WORKS導入前遇到的問題有哪些呢？
伊藤先生：
在導入LINE WORKS之前，公司內部沒有專用的溝通工具。我們從2012年起使用Microsoft Office 365，也建置了多種資訊共享工具，但在溝通工具方面仍顯不足。因為涉及機密資訊管理，無法鼓勵員工使用個人ID的LINE，但在緊急時，還是有許多員工會依賴LINE。平常的交流基本以電話或電腦郵件進行，但發生問題後才處理就太晚了，公司必須建立能負責的體制，因此一直在尋找能替代LINE的溝通工具。
竹淵先生：
以前員工之間的溝通都使用LINE。因為是用個人取得的LINE ID，家人和朋友也使用同一個ID進行聯絡。家人、朋友、員工，有時甚至客戶都會在同一個視窗層級中顯示，所以無論多麼小心，都存在回覆錯誤對象的誤傳風險，因此我們覺得非常有必要導入能用於工作的專業溝通工具。 另外，會議室預約花費大量時間也是一大課題。過去使用Outlook預約會議室，但只能在電腦上操作，外出時不便預約，造成了困擾。
請問導入LINE WORKS的背景及決定因素是什麼呢？
伊藤先生：
在眾多溝通工具中，我認為LINE WORKS是人人都能輕鬆使用的工具。當公司公務手機從功能手機換成iPhone時，資訊系統部門花了大量心力說明使用方法、編寫操作手冊。由於多數員工平常都有在用個人LINE，對介面已相當熟悉，因此並不需要花太多時間適應操作，實際上只做了簡單的說明就足夠了。
不過，有一個難點是無法強制從已經在商務上使用的LINE切換到LINE WORKS。 其實剛從功能手機換成iPhone時，很多員工非常珍惜自己的私人手機，公務用iPhone只用於必要的業務操作。下班後會把公務手機放進包包裡，幾乎不使用。災害或緊急時如果不能馬上確認就沒意義了。為了讓大家開始使用公務手機，我們先尊重個人使用習慣，並在公司合約範圍內提供無限流量。
不過，員工會擔心個人通訊被監控，這是個障礙，因此我們以員工能夠理性使用為前提。這樣的策略奏效後，現在多數員工覺得公務iPhone比私人手機還重要。由於這樣的背景，因為公務iPhone中個人LINE使用已習以為常，單純導入LINE WORKS不一定能讓員工改變使用習慣。換句話說，我們必須讓員工覺得「工作上用LINE WORKS更方便!!!」。
因此，我們開發了利用聊天機器人（Chatbot）從LINE WORKS預約會議室的『Meeting BOT』，藉此作為推廣LINE WORKS的契機。我們公司會議室數量非常多，出差時也會預約訪問地點的會議室。若能建立從LINE WORKS輕鬆預約會議室的機制，員工自然會轉換使用。
請告訴我LINE WORKS的具體使用場景是什麼呢？
伊藤先生：
我們每天都在使用LINE WORKS進行交流。通訊錄也非常方便，不需要像LINE那樣詢問個人ID，所有員工都已經被登錄在階層式通訊錄中，能夠隨時和任何人聊天。此外，大家已經習慣在事業所內、團隊或公司內部專案單位建立群組進行溝通。我負責管理LINE WORKS系統，也會收到許多員工提出「希望這裡能改進」的建議。我認為這正是因為大家真的在使用，所以才會有改善的需求。
竹淵先生：
過去大家用手機簡訊互相聯絡的事，現在都改用LINE WORKS的聊天功能。例如，當用電腦發送大量內容的電子郵件時，若要確認交貨期，會用聊天訊息提醒，取代發送提醒郵件。在業務上能用短暫對話解決的確認事項，LINE WORKS非常方便。我主要用它與商品企劃部門、資訊系統部門，以及全國各銷售據點的經理們保持溝通。
導入LINE WORKS後，有什麼變化呢？
伊藤先生：
會議室預約速度大幅提升。以前要打開電腦上的Outlook，搜尋空閒會議室，從開始到完成預約大約需要5至10分鐘；現在只要在LINE WORKS聊天功能中對『Meeting BOT』說話，就能直接預約會議室，而且只需10秒到20秒就完成。員工反應非常好，幾乎都不再使用Outlook，而是直接從LINE WORKS預約。
雖然為了讓大家活用LINE WORKS，我們做了一些努力，當初大約只有一半的員工會使用，希望能逐漸擴大使用範圍，但現在活躍用戶竟然高達驚人的98％，讓我感覺它已成為員工日常必用的工具。
此外，這也是意料之外的使用方式，LINE WORKS在災害時的安否確認發揮了很大作用。當關西地區發生震度6弱地震時，電話完全無法通話，但透過LINE WORKS聯絡毫無問題，我這位被要求在家待命的人也能順利和團隊保持聯繫。我認為，在大規模災害中證明LINE WORKS具有強韌的抗障能力，是一項重大成果。從地震發生到不到一小時內，我們能夠透過LINE WORKS一次性向所有員工發布包括核心系統、伺服器及網路等IT基礎設施的安全宣言，多虧了LINE WORKS的存在。
竹渕先生：
過去針對同一個議題，經常需要透過電話或電子郵件反覆溝通，回顧之前討論過的內容相當困難。如果中間隔了一段時間，記憶就會更加模糊不清。但如果把對話保存在LINE WORKS的聊天紀錄中，所有的交流都會依時間順序排列，這樣就能輕鬆回顧過去的溝通內容。
此外，利用『Meeting BOT』進行會議室預約，對提升工作效率非常有幫助。以前都是透過電腦來預約會議室，外出或移動時預約既花時間又麻煩，但現在可以在移動途中用iPhone輕鬆透過聊天功能完成預約。尤其是本社員工及管理階層，因為會議頻繁，所以特別能感受到這個便利性。
※以上內容及所屬職稱皆為2018年7月採訪當時的狀況。
