以近畿圈為中心經營貨物配送業務的忍股份有限公司，為了強化與容易整天獨自工作的司機之間的溝通，而導入了LINE WORKS。透過即時分享司機配送工作的報告、聯絡、諮詢或日常感受，加強與公司的連結，不僅可以提高工作品質， 也促進了銷售驅動力的成長。 我們訪問了該公司的員工，並請他們分享 LINE WORKS 的具體使用案例及其實施成果。
本案例重點
- 鼓勵員工間積極溝通，並營造舒適的工作環境
- 共享各司機的駕駛狀況，提高配送業務效率
- 迅速的業務溝通增強與合作夥伴的信任關係
- 業績提升將會回饋到員工的薪水上，有助於招聘新員工
請介紹貴公司的企業概要
向井先生：
本公司包括工讀生約有30位員工，擁有22輛卡車，服務地區以近畿圈地區為中心擴展服務。主要客戶為中央批發市場、蔬果生產者和食品公司，主要以冷藏、冷凍車管理溫度並運輸食品，除此之外，我們也承接來自各種客戶所委託的多樣的物品配送。
我過去從事批發業時，深刻體會有很多運輸公司僅將配送司機視為單純的貨物搬運者。因此為了改革這個行業，我下定決心建立一個能夠使配送人員成長的運輸公司，並在2016年以1輛卡車建立了這家公司。
在導入LINE WORKS之前有過什麼難題嗎？
向井先生：
公司名稱中的「忍」，蘊含著我們希望員工能像忍者一樣，確實完成任務並帶回所需資訊的理念。但隨著銷售額和員工的增加，要細心關懷和管理每位員工變得困難。
經常獨自一人駕駛卡車的司機，很難與其他員工面對面交流。如果整天獨自工作，就有可能誤以為只有自己在受苦，心情容易變得不好。為了改善這種情況，作為公司的一員，我認為有必要活用溝通工具使員工間能夠互相交流想法。
請分享為了解決問題而選擇並導入LINE WORKS的原因？
向井先生：
我們一開始選擇使用所有司機都在日常生活中使用的個人LINE。與所有員工分享各司機的配送情況的同時，我也會不時向所有員工傳達作為公司的一分子所應具備的心態等。雖然我們成功與員工緊密地分享資訊，但在個人LINE交換有關業務的資訊，從合規性角度來看並不理想。 因此，我們將目光轉向了LINE WORKS，它具備與LINE相似的操作性，可作為個人LINE的替代工具。在人員流動率極高的運輸業，即使離開公司也不會在個人設備上留下業務資訊，而且公司可管理所有帳戶，這一點讓我覺得十分有優勢，因此決定導入LINE WORKS。
為了將LINE WORKS打造為公司內部的溝通工具，採取了哪些措施？
向井先生：
作為公司內部溝通的第一步，我們教導員工主動發言與分享資訊的重要性。除了像回報配送完成等必要資訊外，我們也鼓勵員工勇於分享工作現場發生的所有事情以及自己的想法。當司機們開始主動傳送資訊後，不只有助於提升配送業務的效率，還能培養員工間的情誼，營造出舒適的工作氛圍。
萩原小姐：
為了能依各群組聊天室的主題傳送訊息，除了分享隔天的車輛調度安排、出缺勤報告或配送情形聯絡等相關業務資訊以外，我們也建立了能讓社長直接對員工進行教育或提供建言、強調自己的優點或對其他同事表達謝意等多功能的群組聊天室。
向井先生：
在配送業務中發生貨物受損或誤配送錯誤等情況時，有些司機會隱瞞且不向公司回報這些狀況，但如果立即回報就可立即向客戶道歉，並在問題擴大前採取行動並處理。因此我們承諾員工失誤時不會責怪他們，並建立了能在失誤時迅速回報的群組。在我們的努力過後，越來越多的員工理解到資訊傳達的重要性，並積極利用訊息功能交流。
請分享LINE WORKS的具體活用情形與導入後的成果。
- 迅速分享資訊並提高工作品質和生產力，有助於提高銷售額並將其回饋於薪資
- 在LINE WORKS中一眼確認所有司機的日程，減少了不必要的聯絡
- 互相關懷的公司氣氛促使內部交流，並建立了良好的互動關係
- 即將入職的員工也能使用LINE WORKS，以掌握工作內容和公司氣氛
向井先生：
導入LINE WORKS後，司機可以即時回報預計到達時間，並將其資訊傳送給配送地和客戶。此外，司機們能即時共享交通堵塞狀況，有助於加快配送速度。
完成貨物配送時，需要在辦公室將司機所留存的收據，以郵件或傳真傳給客戶。以前是司機回到辦公室後，由事務人員影印後傳送給客戶；導入LINE WORKS後，司機可直接在配送地點拍攝簽收單照片傳送至群組聊天室，由事務人員立即以郵件或傳真傳給客戶，這樣的流程大幅提升效率，成為贏得客戶信賴的原因之一。
每日的排班表由車輛調度負責人安排，在我們以LINE WORKS共享車輛調度資訊後，司機們可以自主地在群組聊天室中進行會議，也可中途變更負責的卡車司機。實踐更有效率的配送並提高利潤，銷售額也比平時高出1.2至1.5倍。
雖然創業已經7年了，透過LINE WORKS改善公司內部的溝通後，服務品質有了顯著的提升，我們也發展成在其他人眼中所認證的高薪公司。
萩原小姐：
迅速傳達重要的工作資訊給需要的員工，並使用已讀功能來確認誰已讀資訊，這樣的功能相當方便。此外我們使用行事曆功能分享所有公司內部的會議、車輛檢查、各員工的休假日期等，不再一一口頭詢問造成時間浪費。現在我們感到「LINE WORKS就像我們的線上辦公室」，是個不可或缺的溝通工具。
此外，若有司機在駕駛途中身體不適，其他有空的司機便會主動提供協助，這種互相關心、互相支援的思維，與以前相比明顯可見。
司機們面對面交談的機會相當少，能透過LINE WORKS分享日常的資訊，像是「我在配送地附近吃到了這樣的午餐」，互相拉近距離、培養公司內部的凝聚力，司機們所分享的美食或風景照，我們會在篩選後刊登在公司的社群網站上，同時將此作為企業公關行銷的一部份。
聽說最近也有透過社群網站而對貴公司感興趣的司機
向井先生：
我們在官方社群平台上介紹如何在公司內部活用LINE WORKS。對我們的做法感到認同並進入公司的人，在新進員工還未進公司前， 我們會事先分配LINE WORKS帳戶給他們。由於司機之間平時少有見面機會，對本公司而言LINE WORKS就像我們的線上辦公室，因此新進員工可以提前掌握公司的氣氛。
最近入職的年輕員工，似乎曾在大型運輸公司的合作公司擔任司機，但完全沒有機會與其他員工交流，甚至不知道彼此是同事的工作環境而感到壓力，成為他離職的原因。而當他看到我們公司的社群網站上，員工們在LINE WORKS活躍地進行交流，讓他深受吸引。過去，員工們只是默默地獨自完成被分配的任務，而我們公司則透過訊息不斷進行溝通，員工們可以從前輩和同事那裡獲得各種建議。他們不僅僅是運輸貨物，更透過與客戶的互動和團隊合作來思考和提高效率，從而獲得動力。
您將來想如何活用LINE WORKS呢？
向井先生：
規模較小的運輸公司似乎還沒有充分意識到溝通的重要性，但不分行業類別或事業規模，在當今這個時代，如果不能快速分享資訊，企業就無法正常運作。為了讓運輸產業跳脫舊有框架、注入新活力，也為了創造工作更舒適的工作的環境，我們將繼續透過LINE WORKS促進溝通。
[參與訪談者]
向井大介
2016年創立忍股份有限公司的董事。
荻原雅美
負責經理、營業支援、宣傳等。
※刊登的內容、所屬和職責以採訪時間2021年8月為基準。
