西日本鐵道（西鐵）所經營的福岡市複合式商業設施索拉利亞廣場，為了運營室和約120家店鋪的順利聯絡，以所有店家的負責人為對象導入了LINE WORKS。因此它取代了通話、郵件、當面交談等，促進迅速的溝通。以往因颱風和暴雪導致的營業時間變更等，浪費了很多時間在聯絡，但現在可以迅速共享，加強了營運設施業務的效率。
本案例重點
- 作為商業設施內的聯絡工具，導入所有店家
- 訊息代替通話、郵件、當面交談，加快了溝通速度
- 隨時都可以互相聯絡的環境讓在店家工作的員工更安心
請介紹索拉利亞廣場的概要。
小林先生：
索拉利亞廣場是西日本鐵道（西鐵）所經營的福岡市複合式商業設施，且直接連通到西鐵福岡天神站，約有120個店家，包括時裝、雜貨、餐廳、電影院、健身房等。作為西鐵福岡天神站周遭的都市更新計畫「天神Solaria計劃」的一部分，索拉利亞廣場於1989年啟用，並在2024年迎接開幕35週年。
向江先生：
以2015年「九州第一時尚大樓」為目標，進行了大規模的改造，加強館內動線的同時，也將面向警固公園的南側外牆以玻璃重新打造。因為有許多時尚品牌進駐，所以女性來客數較多是我們的特色。
小林先生：
周邊的大部分商業設施平時從上午10點營業到下午8點左右。索拉利亞廣場以前也一樣，但2021年嘗試將營業時間縮短，從上午11點營業到下午8點，但我們發現顧客的消費行為或銷售額幾乎沒有受到影響。僅透過縮短1小時的營業時間，我們就不需要將員工分為早班或晚班工作，同時可以達成工作方式改革並解決人力不足的現象，因此從2022年開始正式更改營業時間。這項措施反映了店家的需求，我們也收到了一般社團法人日本購物中心協會的表彰。
在導入LINE WORKS之前有過什麼難題嗎？
小林先生：
過去，Solaria Plaza營運管理室都是透過分發紙本文件、通話和電子郵件等方式向店家傳達設施管理訊息。然而，訊息難以快速共享，並且店家有任何疑問或想要確認的事項時，也只能透過通話、郵件或親自拜訪辦公室才能進行溝通。
這在正常營業時間內不會造成問題，但最近因異常天氣或傳染病流行等問題， 需要向店家傳達可能影響當日營業時間的資訊的需求日益增加。例如，因暴雨辦公室決定提前結束營業，若以電話向各店家傳達將會浪費很多時間。此外，即便透過郵件傳送，也無法確認是否所有店家都已確認內容。為了解決這些問題，我們的前一位負責人開始考慮導入業務用通訊工具。
請分享為什麼選擇LINE WORKS作為解決方案。
小林先生：
我們比較了幾個業務用通訊工具後認為，LINE WORKS的操作方式與許多人在日常使用的LINE相似，導入後所有店家都可以順利使用，在辦公室的立場看來，使用的容易性成為了我們導入LINE WORKS的決定性因素。
向江先生：
作為辦公室與店家的聯絡工具，我們向約120個店家的負責人分發了LINE WORKS的帳戶。為了確保在緊急情況下能順利傳達營業時間變更等資訊，我們基本上請店家負責人在自己的手機上以BYOD （Bring Your Own Device）方式安裝LINE WORKS應用程式。
請分享LINE WORKS的具體活用情形與導入後的成果。
- 從暫停營業的緊急聯絡到定期會議通知，營運管理室可迅速向所有店家傳達資訊
- 店家比以前更容易與辦公室進行諮詢
- 可消除店家員工的不安，有助於打造可安心工作的設施
小林先生：
在我們的辦公室，共有13位負責索拉利亞廣場營運管理的員工，且都可以與店家互相聯絡。根據需要，不僅可以與店家個別聯絡，還可以將辦公室的通知一併傳送給包括所有店家的群組。店長之間舉行的會議也以樓層為單位召開，因此除了各個店家的群組之外，還設有各樓層的群組進行溝通。
營運管理室向所有店家傳送的資訊，主要是設施設備相關的內容，例如消防局的消防檢查日期以及前一天的提醒等。這些資訊以前以紙本文件發放，現在以LINE WORKS發送同樣的通知，能完整且確實傳達資訊。
另一方面，店長會議等定期通知已不使用紙本文件，轉而使用LINE WORKS來發送。這樣更有系統化的通知，從撰寫訊息到通知只需要幾分鐘。以前需要列印紙本文件並發放給所有店家，改用LINE WORKS聯絡後，工作時間縮短的效果非常顯著。
店家的諮詢也從通話、郵件或拜訪辦公室，幾乎都轉變為透過訊息。例如，店家負責人如果想知道前一天的銷售情況，即使是休假期間，也能隨時隨地透過LINE WORKS輕鬆查詢。此外，整個樓層的銷售額年度對比等討論也可透過訊息進行，因此也消除了回報錯誤或在通話時聽錯的風險。
以店家名作為用戶名使用，可以確切地進行溝通。
LINE WORKS取代了許多與店家的聯絡，從而實現迅速和準確的相互交流
緊急情況發生時也能順利使用嗎？
向江先生：
在颱風等緊急情況下，辦公室決定暫停營業或縮短營業時間時，以前會向店家負責人傳送電子郵件或簡訊。辦公室的負責人需要到辦公室，用公司的電腦傳送郵件，針對沒有回信的店家還要逐一打電話確認。但現在使用LINE WORKS，辦公室負責人在家也能透過手機輕鬆傳送訊息。此外因為可以確認已讀或未讀，只要針對未讀的店家負責人確認，就可以更有效率的進行聯絡。
自2022年就職以來，因為自然災害的影響，我已使用LINE WORKS公告約4次的臨時休館和營業時間縮短的通知。事先說明如果天氣惡劣時，可能會有緊急聯絡的提醒，因此大部分店家在我傳送訊息後馬上確認訊息，讓我深刻感受到LINE WORKS作為確實傳達重要資訊的工具的效益。傳達資訊比電子郵件快，也為確保店家員工的安全做出了貢獻。
在營運管理室的所有員工下班後，一位店家負責人在訊息中報告：「我試著將營業收入存進銀行ATM，但是卡片發生錯誤，所以無法操作」。雖然當時我已回到家，但我看到這條訊息，便告知對方隔天再處理也沒關係。若沒有LINE WORKS，我無法即時處理這種情況，而且店家也會因此感到不安。LINE WORKS 的導入，讓我們公司成為一個店家與辦公室隨時都能順暢溝通的設施。
您將來想如何活用LINE WORKS呢？
向江先生：
我希望能在行事曆上登錄消防設備檢查日期或店家負責人會議等事件，以便與所有店家共享。LINE WORKS的行事曆上有資源預約功能，我們也正在考慮應用於店家可使用的共享會議室預約管理。
小林先生：
我認為還有很大的空間可以有效運用LINE WORKS，像是共享館內走失兒童資訊，或是將營運管理室所掌握的防範相關資訊通知給店家等。
[參與訪談者]
小林誠
負責索拉利亞廣場的營運管理並集客相關的促銷活動企劃等工作。
向江亮祐
負責索拉利亞廣場的設備管理和防火管理工作等。
※刊登的內容、所屬和職責以採訪時間2023年9月為基準。
