株式会社ダテ薬局
これからの100年も
生き残っていくために、
新しい発想が飛び交う
環境を整えていきたい。
株式会社ダテ薬局
特別賞
受賞ポイント
- 1LINE WORKSおよび承認・申請を電子化した社内システムの維持・浸透を目的に、両者を連携
- 2Botがリマインドを自動送信し、承認業務のスピードが向上
- 3LINE WORKSの利用が浸透し、若手社員を含め意見を言い合える、「個」が生きる働き方を実現
お話を伺った みなさま
総務部・事業部 部長 採用担当 薬剤師
取締役 営業部 部長 薬剤師
採用担当 薬剤師
村上 貴洋さん
部長 薬剤師
朝田 丘さん
創業100年以上、岡山市・玉野市に根付く薬局がペーパーレスを宣言
貴社の事業内容をご紹介ください。
また既存事業以外にも、地域貢献の観点から、例えば認知症に関する講演を行う「認知症カフェ」や岡山大学薬学部では「コミュニティファーマシー」をテーマに講義を行うなど、さまざまな取り組みを実施しています。
村上さんは、以前はエンジニアをされていたんですよね。
根付く紙文化。申請書が書類に埋もれ、最大1カ月承認作業ができなかったことも。
LINE WORKSを導入したきっかけをお聞かせください。
朝田さん私は営業部の部長として、承認者・管理職の立場でLINE WORKSを利用しているのですが、今考えると、当時の紙中心の稟議体制はとくに私や村上さんのような、承認者・管理職に大きな負担・手間がかかっていたと感じます。
例えば、私は業務で各店舗を行き来しているのですが、各店便で書類が回ってきます。すると、タイミングが合わなければタイムリーな承認ができませんし、1週間ぐらい承認が進まないことも珍しくありませんでした。さらに大きな声では言えませんが、ほかの書類に埋もれてしまい、申請が来ていたことすら気付かず、最悪のケースでは1カ月ほど承認作業ができなかったこともあります。
そこで、自治体に非対面のコミュニケーション目的で使用しても問題がないことを確認の上、その補助金を原資に、全社員にLINE WORKSおよびiPadの導入を決定しました。また、両者の導入を機に、申請・承認業務の電子化を行う社内システムの構築も行い、業務改善を推し進めることにしました。
LINE WORKS のBotで通知を送り、スピーディな承認を実現
今回、特別賞に選定させていただいたポイントが、「LINE WORKSおよびiPad、それに村上さんが構築した社内システムの維持・社内浸透を図るために実施したアプローチ方法」のユニークさです。ぜひこのアプローチ方法についてお聞かせください。
勤怠システムの打刻忘れも多いため、該当者に対して打刻忘れの修正を促すように、BotでLINE WORKS宛にメッセージを送信する仕組みも構築しました。
決済承認者および打刻忘れをした人へ、LINE WORKS のBotで通知を送る仕組みを整えられたんですね。効果はいかがでしょうか。
村上さん当然それらにはランニングコストがかかります。これらのツールを維持し、より社内に浸透させていくためには、上層部に「投資に見合うツールである」と実感してもらうことが不可欠です。そのため、予算承認者の業務「決済業務」に焦点を当て、「LINE WORKSもiPadが社内システムと連携しているからこそ便利だ」と感じてもらえるような工夫をしてみました。
村上さん書類のみでやり取りしていた頃と比べ、タイムロスや承認忘れ・打刻の修正忘れが格段に少なくなりました。また、承認者である管理職の負担も減ったと思いますが…朝田さんいかがでしょうか。
LINE WORKS導入で、業務スピードの向上を実現。特別賞受賞を伝えると、社長からは「予算を掛けた甲斐があった」と評価。
特別賞を受賞したと知ったときの、率直な感想を教えてください。
朝田さんここだけの話、私自身 「LINE WORKSを導入して業務を改革する？何を言い出すんだ」と思っていました。それは、現状の環境の中で日々の業務をやっていくしかないと思っていたからです。当時より業務改善が進んだ現在は「改革が進んで本当に良かった」と手のひら返しをしています（笑）。
目的通り、予算承認者および管理者にLINE WORKSの効果を実感してもらうことができたんですね。LINE WORKSの具体的な導入効果についてお聞かせください。
ただLINE WORKSの扱いに慣れるにつれ、若い社員を含め、社員が積極的にLINE WORKS上で発言するようになりました。面と向かって意見を言うよりも、LINE WORKSの方が発言しやすいんでしょうね。例えばダテ薬局. 日比店では、社員の声もあり、医薬品のほかにも来店者が好みそうなお菓子も置くようになり、徐々に日比店の売上は伸びています。
村上さん総務部としては、LINE WORKSおよび申請書の電子化の掛け合わせにより、給与計算のスピードが格段に上がりました。当薬局は月末締め、翌月10日給与支給と、締め日から給与支払い日までの間が10日しかありません。そのため、申請漏れの対応で月末は非常に忙しいんですね。これまでは電話でいちいち「残業申請書を出しましたか？」「出したと思いますが…」というやり取りをして、「出した」と言われれば、書類に埋もれているであろう申請書を探していました。
現在は申請がペーパレスになったため、申請した・しないが一目瞭然ですし、もし未申請者がいればLINE WORKSで「出してください」と一言いえば解決です。これまでは総務のパートさんに休日出勤をしてもらいながら何とか10日給与支給に間に合わせていましたが、現在はLINE WORKSで簡単に引き継げることもあり、パートさんの休日出勤はなくなりました。
最後に業務改善を進めるダテ薬局の村上さん、今後の展望をお聞かせください。
これからの100年もダテ薬局が生き残っていくために、LINE WORKSを含むプラットフォームを皆が活用して、新しい発想が飛び交う環境を整えていきたいですね。
※ 掲載している内容、
所属やお役職は2023年3月時点の情報です。
つなぐ、人としごと 部門
株式会社はたらこらぼ
みんなが輝く制度改革 部門
株式会社ヌボー生花店様
想いが伝わる社内交流 部門
中特グループ様
特別賞
株式会社ダテ薬局様
はたらこらぼ
ヌボー生花店様
ⓒ LINE WORKS Corp.