愛知県名古屋市に本社を置く矢作建設工業株式会社では、建設現場の担当者と内勤者の連絡をスムーズにし、協力会社とも業務情報を安全に共有するためにLINE WORKSを導入しました。同社では以前からDropboxを活用して外出先から業務データにアクセスしていましたが、Dropboxとの連携アプリをLINE WORKSに追加したことで、トーク画面上でDropboxを呼び出して瞬時に共有のためのファイルリンクを送信することが可能になりました。その結果、協力会社とのデータの受け渡しが容易になり、業務効率が大幅に向上しました。同社の皆さんに、LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお話しいただきました。

本事例のポイント

• 社内外の担当者どうしが業務情報をセキュアにやり取り
• 写真も含めた情報のやりとりが容易であり、速やかな各自の状況共有が可能に
• Dropboxの共有リンクをトークで送ることでファイルへのアクセスが簡単に

御社の事業内容をご紹介ください。

杉政さん :

当社は名古屋市に本社を置く東証一部上場の総合建設会社です。マンション・倉庫・工場などの建築工事や、道路・鉄道などの土木工事に加え、不動産開発など幅広い分野で事業を展開。また、中部地区で最大規模の実験設備がある研究開発施設エンジニアリングセンターを保有しており、技術開発にも注力しています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

杉政さん :

人手不足などを背景に長時間労働が慢性化している建設業界でも、働き方改革の推進が叫ばれています。その実現に向けて、さまざまな業務の効率化につながるITツールを導入することが、数年前より当社の大きな課題となっていました。

吉松さん :

その一環として建築部門では、2014年に現場を担当する社員にタブレット端末を支給。続いて、タブレットは土木部門の社員にも支給されました。どちらの部門も、業務では大量の設計図面や現場写真データを扱います。出先からそれらのデータにアクセスしたいとの要望が多数の社員から出たことを受けて、2016年にはオンラインストレージサービスのDropbox Business（以下、Dropbox）を導入。各現場のNASに保存されていたデータが、Dropboxに移行したりバックアップされたりするようになりました。

杉政さん :

そのような業務環境を整備してもなお残った課題が、社員どうし、また当社社員と協力会社との主な連絡手段が電話とメールだったことによる非効率な意思疎通でした。社員が現場に出ていると電話に応答できないことが多いことや、騒音のある現場だと呼び出し音に気づかないこともあります。また、メールは相手がメールを読んだかも確認できません。

松井さん :

土木部門でも建築部門でも、現場を担当する社員から「協力会社の担当者と個人LINEで業務連絡をしたい」という要望が相次いでいましたが、当社の情報セキュリティポリシーと照らして、そのようなシャドーITは認めることができませんでした。

課題解決に向けてLINE WORKSを選定した理由と、導入までの経緯をお聞かせください。

杉政さん :

いくつかのチャットツールを比較検討しましたが、協力会社の担当者に不慣れなITツールを使わせるといった負担をかけず、かつ安全につながれる必要がありました。みんなが使い慣れているLINEや協力会社で導入されているLINE WORKSと連携してやり取りができる機能を持つのは、LINE WORKSだけでした。そこでまず、土木部門の3現場40名ほどで試験導入し、現場社員と本社の内勤スタッフとの間でスムーズにやり取りできることを確認するところから始めました。

吉松さん :

土木部門でLINE WORKSが高く評価されたことを受けて、建築部門でも導入を決定しました。2019年1～3月にかけて、土木・建築の全現場担当者にガラケーに替わるスマートフォンを支給する際、LINE WORKSアプリをキッティングしてアカウントを付与しました。

松井さん :

情報システム部門としても、トークのログをしっかり監査できることから、LINE WORKSはセキュリティ面でも安心できるツールだと思いました。

社員への展開で苦労された点はありますか。

吉松さん：

以前タブレット端末を導入したときは、社員に操作法をマスターしてもらうための勉強会を複数回、一定期間にわたって開催しましたが、LINE WORKSは多くの社員が使い慣れているLINEと使い方が似ているので、基本操作を解説したマニュアルの配布と年配社員向けの簡単な説明会を行っただけで、特別な教育を要しませんでした。当社が利用するのは基本的にトークのみなのでそれ以外の機能については使い方を案内しませんでしたが、それにもかかわらず多くの社員が無料音声通話機能を自発的に利用するようになり、「浸透力の強いツール」だなと感じさせられました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

・現場に出ている社員と内勤社員の連絡がスムーズに

・協力会社のLINEとも安全につながりチャットによる連絡手段が確立

・紙の伝言メモはほぼ廃止

杉政さん：

社員どうしの連絡の大半が電話やメールからトークに置き換わったことで、用件が確実に相手に伝わるようになりました。メッセージを送った側は、返信が得られなくても既読が付けば、相手がメッセージを読んだと確認できます。メールより気軽にコミュニケーションを図れる点も社員に好評で、上司からの指示などに対しても「了解しました」と一言返せば済む手軽さがあります。

デバイスを選ばずに使えるのも魅力で、会社からスマホを貸与されていない契約社員の内勤者も、PC版のアプリで現場に出た社員などとスムーズに連絡を取れます。協力会社のスタッフのLINEとも、外部トーク連携によって安全に情報をやり取りできるようになりました。

吉松さん：

以前は現場に出ている社員宛てに電話があったとき、内勤者が用件を聞いて書いたメモをその担当者のデスクに貼っていましたが、LINE WORKS導入後は直ちにトークで用件を伝えられるようになったので、そうした伝言メモはほぼ撤廃されました。

また、現場にいる社員がスマホの操作などに迷って私たち管理者に問い合わせてきたときは、LINE WORKSの画面共有機能を使うことで、相手と同じ画面を見ながら確実に説明することができるのも便利です。

杉政さん：

建設業では、工事現場に台風や地震などによる被害が生じた際、被災状況をいち早く確認する必要があります。そこで、既存のツールで行っている社員の安否確認とは別に、被災現場の様子を写真で共有するためのトークグループを設けました。混乱している被災現場にいる社員がわざわざテキストによる報告をする必要はなく、ただ写真を送信すればよいルールにしています。その際、LINE WORKSは、誰がどこの現場に所属しているかをニックネームに登録することで誰が見てもどこの現場か把握できます。また、状況によっては位置情報を送信することでどこにいるのかも容易に把握できます。

アプリディレクトリ機能*を活用してDropboxからのファイル共有をトークでしているそうですね。

・LINE WORKSのみでDropboxの閲覧・共有が完結し業務効率化に貢献

・協力会社とのグループトークにファイルリンクを共有すればデータへのアクセスが簡便に

吉松さん：

最近、LINE WORKSのトーク画面からDropboxのファイルに直接アクセスできようになったため、Dropboxのアプリを立ち上げることなくファイルの共有リンクをトークに送信できるようになり、便利になりました。アプリ間を移動することなく瞬時にファイルリンクを送れるようになったことは、業務効率化に大きく貢献してくれています。

杉政さん：

当社は近年、業務効率化に向けたBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）の一環で、協力会社に設計図面や現場写真の整理、契約書類の作成などを委託しています。これまで、データの受け渡しは、メールに添付したりファイル転送サービスを利用したりして行っていました。現在は、LINE WORKSのフリープランを協力会社に導入してもらい、外部連携でつながったグループトーク上で当社のDropbox上にあるファイルの共有リンクを送るだけで、データの共有が可能になりました* 。日々コミュニケーションを行う関係者どうしのプラットフォーム上でデータが送れるため、共有後も速やかにデータにアクセスできます。メールやダウンロードした個人PCのストレージを探す手間がなくなることはBPOのスピードを向上させると思います。この方法ならLINE WORKSのストレージ容量もひっ迫することなく、大容量のデータを保持することが可能です。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

松井さん：

社内FAQに関するナレッジはExcelで管理していますが、今後はそのデータが自動的にDropboxに蓄積されていき、問い合わせに対してチャットボットによる自動回答がなされるといった仕組みも構築できればと考えています。

【お話を伺った方】

杉政 敦史さん

土木企画部で土木工事の現場支援やデジタル化を推進する。

吉松 貴司さん

建築事業本部の管理部で建築の現場の事務支援を推進する。

松井 広樹さん

経営企画部で社内情報システムの整備に携わる。

＊アプリディレクトリ機能…LINE WORKSと連携する外部ソリューションを管理することができる機能です。様々な外部サービスのアプリをLINE WORKS上で利用することで、業務プロセスの自動化や生産性を高めることができます。

DropboxとLINE WORKSの連携機能についてくわしく知りたい方はこちら

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