連携ツール
島根県松江市を拠点に、エコキュートや太陽光発電などの電気工事を幅広く手掛ける株式会社高宮電気は、工事に関わる協力会社や職人さんとの情報共有の効率化を主な目的にLINE WORKSを活用。またクラウド勤怠管理システムKING OF TIMEとの連携によって、打刻漏れの削減にも貢献しています。代表取締役社長の高宮 智仁さん、奥さまで専務取締役の高宮 和美さん、お二人の娘さんで事務を担当する高宮 夕莉さんにLINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお話しいただきました。
本事例のポイント
- 協力会社や職人に ID付与、工事案件別のグループでタイムリーに資料共有
- 資料や現場写真をLINE WORKS内に共有して業務効率アップ
- 見ることが習慣化したLINE WORKSから勤怠打刻も可能になり打刻漏れが激減
御社の事業と、皆さんの主な業務内容をご紹介ください。
高宮 智仁（以下、智仁）さん :
当社はエコキュートやIHクッキングヒーターなどのオール電化工事、太陽光発電などの一般家庭の電気工事を中心に、水回りなど住宅リフォーム工事まで幅広く事業を展開しています。松江市を中心に、米子市から出雲市までの範囲が主要な営業エリアですが、ご要望に応じて、それ以外のエリアにも対応しています。また私が中国電力に10年間勤務した後に起業した関係もあり、電柱からの引き込み線の張り替えやメーター交換工事、エコキュートや温水器の故障対応にもあたっています。
高宮 和美（以下、和美）さん :
私は20年間看護師として働いてきたのですが、母の病気を機に仕事を辞めた後に会社を手伝うようになりました。始めてみると意外にはまってしまい、電気工事士や福祉住環境コーディネーターの資格を取得しました。実務をサポートするだけでなく、近年は当社に1名いる専任の営業担当と共に営業活動にもチャレンジしています。
高宮 夕莉（以下、夕莉）さん :
私は協力会社への連絡や施工現場別のスケジュール管理、経理などの事務全般を担当しています。
LINE WORKSの導入以前は、どのような課題を抱えておられましたか。
智仁さん :
当社は、１つの案件に対して複数の協力会社や職人さんと連絡を取りながら対応しています。以前は、案件を受注するたびに、関係する協力会社に一社一社電話し「こんな現場があるんだけど」という説明を繰り返していました。なんども同じような説明を繰り返すことは確かに面倒でしたが、当時は仕方がないと考えていました。
和美さん :
効率のよい連絡手段はないかといろいろ考えてみたのですが、ガラケーのショートメールだと文字数が足りず、また電子メールは「いつもお世話になっております」というあいさつ文からはじまるのが面倒で、なかなかよいツールに出会えないのが実情でした。
また職人さんの中には、電子メールは使わないという人は今も少なくありません。そうした方に、例えば施工現場の現状写真を見てもらうには、ファイルサーバーの写真データをプリントアウトして、それをFAXで送るという手間が生じていました。手間もさることながら、モノクロの不鮮明な画像では現場の状況を正確に伝えるのは困難です。それも大きな課題の一つでした。
課題解決の手段として、LINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。
和美さん :
会社から支給していた携帯電話をスマホに入れ替える際に、たまたまLINE WORKSを知ったのが導入のきっかけでした。それから、地元の商工会議所で開催されたLINE WORKS活用セミナーに参加し、そこで学んだグループによる情報共有などのアイデアを試してみたところ、見事に当社の業務にマッチしたことから本格的な運用をスタートしました。協力会社や職人さんにも当社でLINE WORKSのIDを発行し、案件別のグループによる情報共有を図ったことで直面していた課題は大きく改善したのです。
工事に関わる協力会社や職員との具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。
和美さん :
当社の場合、顧客から見積もりの依頼があったタイミングで、社長や営業担当がLINE WORKSで案件グループを作成し、見積もりデータや現場地図などの資料を随時グループフォルダに登録していきます。さらに受注が確定したタイミングで、担当する協力会社、職人さんに電話でスケジュールを確認し、対応してもらえるようであれば、案件グループに追加しています。そこからは職人さんに「グループに追加しておきますので、後で資料を見ておいてくださいね」という一言で済んでしまうので、ずいぶん楽になりました。
グループのアイコンやグループ名をカスタマイズできるのも便利です。同じ顧客で複数案件が同時進行することもあるため、アイコンやグループ名を作成して視認性を高くすることで、誤送信を防いでいます。
グループフォルダに保存したデータは、工事が終了してメーカーへの保障申請などの手続きを終えた段階で、必要なものをファイルサーバーに保存した上で削除しています。
智仁さん :
これまで電話で案件を説明していたころに比べて、LINE WORKSを導入してから、１案件を受注してから協力会社や職人さんへの依頼にかかる負担は、約8割削減されていると感じています。
グループトーク機能を活用されているようですね。
智仁さん :
当社が請け負う工事の中でも、太陽光発電はほかの工事とは多少異なります。施工説明書や仕様書のほか、新築家屋の場合は平面図や立面図、工程表など多くの資料を共有して工事を行います。これまでは、その大量の資料を社内のファイルサーバーに保管し、資料確認のために会社まで戻っていましたが、今はLINE WORKSのグループフォルダに保存することで、必要な資料が現場でスマホから即座に確認できるようになりました。我々の仕事では、膨大な資料の中で現場で必要なのは1枚ということも多いです。全ての資料を持ち歩く必要なく、その都度必要な資料がその場で確認できるようになったことは大きなメリットの一つです。
和美さん :
写真をフォルダに保存でき、かつグループメンバーがその情報を共有できる点が業務効率化に大きな役割を果たしています。
電気工事では基本的に、一つの作業工程が終了するとその都度写真を撮影し、記録として保存します。以前は、施工現場で仕事を終えた職人さんが、撮影したデータが入ったSDカードを持って一度当社に立ち寄って手渡しするという作業が発生していました。LINE WORKS導入後は、スマホで撮影した写真データを現場でグループフォルダに保存してもらえばそのまま直帰できるため、職人の皆さんの仕事もかなり改善されています。資料の確認やデータの受け渡しのために当社に立ち寄らなくなったことで工事現場における間接業務の時間が半減されたと感じます。
さらに当社の事務作業の効率アップにも貢献しています。これまで写真データの受け渡しはSDカードで行っていたのですが、どれがどの現場の写真なのか分かりにくいことも少なくありませんでした。施工現場で案件別のグループフォルダに直接保存できるようになったことにより、そうした手間も不要になりました。また、写真を確認すれば作業の進捗状況がほぼリアルタイムで確認できるようになったことは、「そろそろ次の仕事をお願いしても大丈夫そうだな」など、協力会社や職人さんのスケジュール把握にも役立っています。
社内での活用についてもお聞かせください。
和美さん :
社内のスケジュール共有にカレンダーを活用しています。当社の場合、日々の施工案件をすべてカレンダーに登録し、従業員が情報共有できるようにしています。複数の案件が同時進行していますが、案件ごとに色が分けられているので、どの案件の予定かもわかります。
全員が毎朝スケジュール確認が習慣化
夕莉さん :
事務スタッフの残業が減ったことも効果の一つです。電気工事の場合、施工現場で仕事を終えた夕方以降に、現況写真のデータ整理や翌日の作業の連絡などの事務作業が集中する傾向がありました。そのため、毎月8時間ほど残業が発生していたのですが、今はそうした残業はほぼ不要になっています。
御社で利用している連携ツールについても教えてください。
和美さん :
クラウド勤怠管理システムKING OF TIMEのLINE WORKS連携です。当社の場合、以前からKING OF TIMEを利用していたのですが、これまではスマートフォンのブラウザーを立ち上げる手間もあり、現場直行時などは打刻漏れが生じることも少なくありませんでした。
今では、社員は毎朝LINE WORKSのカレンダーをチェックすることが習慣化しておりますので、施工現場に到着したらスマホのLINE WORKSからKING OF TIMEを打刻しています。同じアプリでスケジュールを確認するという流れが自然と習慣化して、打刻漏れがほとんどなくなりました。
LINE WORKS連携で打刻されたKING OF TIMEの勤怠の集計情報は、そのままクラウド給与管理ソフトのマネーフォワード クラウド給与に取り込むことができます。これによって給与計算やWeb給与明細の発行までが一気通貫になり、毎月の給与計算業務が大幅に改善されました。
夕莉さん :
打刻では、「おつかれ」といったカジュアルなトークにも反応します。「お疲れ様でした」という返信とともに打刻されると、どこかほっこりとした気持ちになれるので気に入っています。打刻できるワードを管理機能で設定できるようなので、例えば、「疲れた～」で退勤登録など、いろいろと試してみたいと思っています。
LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。
和美さん :
当社の場合、停電の保守やエコキュートなどの機器の保守も担当している関係上、故障対応の依頼が昼夜を問わず入ります。依頼はFAXで入ることも多く、夜間や休日については複合機の機能を活用し、受信内容を電子メールに転送する形で対応しています。今後は、それもLINE WORKSで受けることで仕事に関する情報を一元的に管理できる仕組みを構築していきたいです。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年2月当時のものです。
