担当者が休みの場合の電話対応｜基本の伝え方・例文と注意点を解説

担当者が休みの場合の電話対応｜基本の4ステップ

担当者が休みの日の電話は、次の4ステップで対応すれば落ち着いて受けられます。

お詫びと「休んでおります」の一言

最初に、取り次げないことへのお詫びと、担当者が休んでいる事実を簡潔に伝えます。「申し訳ございません。あいにく田中は本日休んでおります」が基本の形です。説明を長く続けると、かえって相手を待たせてしまいます。事実だけを短く伝えましょう。

戻る日・出社予定の伝え方

次に、担当者がいつ対応できるかを伝えます。出社予定が分かっていれば「明日は出社する予定でございます」と案内します。予定が未定の場合は断定を避け、「戻りの予定を確認のうえ、改めてご連絡いたします」と伝えれば十分です。

用件・緊急度・連絡先・折り返し希望の確認

次の4点を確認します。

相手の会社名と名前
差し支えない範囲の用件
急ぎかどうか
折り返しの要否と連絡先

急ぎの場合は、代わりに対応できる者がいないかをその場で検討します。聞き取った内容は復唱して、間違いを防ぎましょう。

担当者への共有（メモ・チャットに残す）

電話を切ったら、聞き取った内容をメモやチャットなど記録に残る形で担当者に共有します。口頭で伝えるだけでは忘れられたり、担当者の休みが長引いたときに誰も把握していない状態になったりします。共有の具体的な方法は後半の章で詳しく解説します。

休みの伝え方と注意点｜「お休みをいただいております」は使っていい？

休みの伝え方には、社外向けの基本形といくつかの注意点があります。

「休んでおります」「不在にしております」が基本

社外の相手には「田中は本日休んでおります」「あいにく不在にしております」と伝えるのが基本です。自社の人間は身内にあたるため、休みを伝えるときに尊敬語を使わず、へりくだった表現でそろえます。

「いただいております」を避ける理由

「お休みをいただいております」は、休暇を認める自社に対して「いただく」という敬意を向けたように聞こえることがあります。社外の相手には「休んでおります」と簡潔に伝えるのが無難です。

休みの理由は伝えない｜体調不良・忌引きも同じ

休暇の理由は本人のプライバシーに関わります。会社の規程や本人の同意がない場合は、体調不良でも忌引きでも社外に伝えず、「本日は休んでおります」と案内します。理由を聞かれた場合も、戻る予定と折り返しの案内に話を切り替えましょう。

個人の連絡先は教えない・敬称は付けない

担当者の私用の連絡先は、会社の規程や本人の同意がない限り教えません。連絡が必要な場合は、社内から担当者に連絡して折り返してもらう形を取りましょう。社外に対しては、自社の人間に「さん」や「様」を付けません。役職を添える場合も「佐藤部長」ではなく、「部長の佐藤」と伝えます。

「休みと伝えていいか」は会社のルールに従う

会社によっては、休みであることも伝えず「不在にしております」とだけ案内する方針の場合があります。まず自社のルールを確認し、ルールがなければ管理者が方針を決めて全員に共有しておくと、対応のばらつきを防げます。

状況別の例文｜急な欠勤・長期休暇・上司の休み・クレーム

よくある5つの状況について、そのまま使える例文を紹介します。

状況	例文
出社予定日が分かる	「田中は本日休んでおりまして、明日は出社する予定でございます。出社しましたら、田中からご連絡いたしましょうか」
急な欠勤で戻り未定	「田中は本日休んでおります。戻りの予定を確認のうえ、改めてご連絡いたします」
長期休暇・連休中	「田中は◯月◯日まで不在にしております。お急ぎでしたら、代わりの者がご用件を承ります」
上司・社長が休み	「あいにく社長の佐藤は本日不在にしております」
クレーム・緊急	「ご迷惑をおかけして申し訳ございません。担当の田中は休んでおりますので、私が代わりにお話を伺います」

出社予定日が分かる場合

戻る日が分かれば、相手も予定を立てやすくなります。出社日は予定として伝え、折り返しの希望と連絡先を確認しておきましょう。

体調不良で急に休み、戻りが未定の場合

体調不良であることは、会社の規程や本人の同意がない限り伝えません。出社時期が読めない場合は、代わりに用件を伺えるか、他の者で対応できるかを確認します。

長期休暇・連休中の場合

休暇明けの日付が分かっていれば伝え、急ぎの用件は代理で受けられることを案内します。本人が戻るまで対応を止めないための一言です。

上司・社長が休みの場合

役職者でも伝え方は変わりません。「佐藤社長はお休みです」とは言わず、自社の人間には敬称を付けないのが基本です。役職を示すなら「社長の佐藤」と伝えます。

クレーム・緊急の用件の場合

担当者の不在を理由に対応を先送りせず、まず話を聞いて記録し、対応できる上司や代理の担当者にその場で引き継ぎます。緊急性が高い場合は、社内の緊急対応ルールに従いましょう。

伝言は「チーム」に残す｜折り返し漏れを防ぐ共有の仕組み

担当者が休みの日の電話対応は、電話を切った後の共有までが仕事です。伝言を残しても、その後の対応をチームで確認できなければ、折り返し漏れは防げません。

伝言メモに残す5項目

伝言メモには、次の5項目を残します。

相手の名前
会社名
受電日時
用件
折り返しの希望（希望がある場合は連絡先と都合のよい時間帯）

電話を切る前に復唱して確認すれば、聞き間違いをその場で直せます。

口頭の申し送りは漏れる｜記録に残る手段で共有する

LINE WORKS株式会社の「代表電話運用に関する調査」（2026年。従業員5〜100名の企業で代表電話の対応・取り次ぎを日常的に行う1,102名が対象）では、担当者不在時の伝言手段は紙のメモが57.4%で最も多く、口頭43.5%、メール40.0%、社内チャット25.1%と続きました。一方、システムやツールに記録するという回答は8.7%でした（複数回答）。

担当者不在時に紙のメモを残す人は57.4%、システムに記録する人は8.7%

紙のメモは身近な方法ですが、担当者の休みが長引くと、誰が引き継いだかを追いにくくなります。

同調査の別の設問では、日常的な電話内容の伝達についても「口頭で伝える」が52.9%にのぼりました。口頭での共有が広く行われていることが分かります。

口頭だけの申し送りは記録が残りません。紙のメモも、離席中に紛れたり、本人以外の目に触れなかったりします。メールや社内チャットなど、記録が残り複数人が見られる手段で共有しましょう。

担当者が休みでも誰でも状況が分かる状態にする

同調査では、電話対応のルールについて「手が空いている人が対応する」が39.3%、「特にルールはない」が18.1%でした。対応が個人任せになっている職場は少なくありません。

代表電話は「手が空いている人が出る」39.3%

対応者を決めていない職場では、受電後の引き継ぎ先も曖昧になりがちです。

また、電話を取り次いだ後に「担当者に直接確認する」が39.7%だった一方、「担当者が対応したかを特に確認していない」という回答も27.6%ありました。

伝えた後、対応したかを「確認していない」27.6%

伝言を残すだけでは、折り返しの完了まで確認できません。対応状況をチームで追える形にしておく必要があります。担当者の休みが続く場合は、代理の対応者も決めておくと安心です。

録音・通知ツールという選択肢

同調査では、電話の取り次ぎをめぐるトラブルとして「担当者への取り次ぎができなかった・遅れた」35.5%、「伝言が正しく伝わらなかった」32.4%、「伝言や用件の共有が漏れた」23.8%などが挙がっています。伝言を記録した後も、確認や引き継ぎが必要だと分かります。

取り次ぎができなかった・遅れた35.5%、伝言が正しく伝わらなかった32.4%

伝言の行き違いに加え、電話を取り逃したという回答も28.0%ありました。受電から折り返しまでを一続きの対応として管理することが大切です。

手書きのメモと人の記憶だけに頼ると、転記ミスや聞き漏れを完全には防げません。通話の録音や、用件を自動でテキスト化してチャットに通知するツールを使えば、「誰から」「何の用件か」が記録として残り、チームでの確認もしやすくなります。

休みの日の電話対応は義務？昼休みの電話番は労働時間？

前述の調査では、電話対応を目的とした出社や居残りが「よくある」11.1%、「時々ある」30.9%で、合わせて42.0%でした。

電話番のための出社・居残りがある職場は42.0%

電話番のための出社や居残りは、一部の職場だけの問題ではありません。必要な対応と従業員の休み方を、会社として整理する必要があります。

電話番のために出社や居残りが生じる場合は、誰が対応するかに加え、その時間を労働時間としてどう扱うかも確認が必要です。

労働時間の基準は「使用者の指揮命令下にあるか」

労働時間に当たるかどうかは、使用者の指揮命令下に置かれているかで客観的に判断されます（厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」）。本人の意識や契約の文言ではなく、実態で決まる点がポイントです。

出典：厚生労働省労働時間の適正な把握のためのガイドライン

昼休みの電話番は「手待ち時間」で労働時間になり得る

休憩時間は、労働から離れることが保障されている必要があります。昼休みに電話番として待機している時間は、実際に電話が鳴らなくても「手待ち時間」（呼び出しに備えて待機する時間）として労働時間に当たり得るとされています。

出典：厚生労働省の同ガイドライン、厚生労働省「昼休み中の電話や来客対応は勤務時間に含まれるのですか？」（よくある質問）

休日対応が労働時間になるかは、指示と実態で決まる

休みの日の電話対応が労働時間に当たるかは、会社からの指示や実際の対応状況など、使用者の指揮命令下にあったかどうかで判断されます。就業規則の文言や職種だけでは決まりません。個別のケースで判断に迷う場合は、社会保険労務士や労働基準監督署に相談してください。

会社側の論点｜「誰が出るか」を個人任せにしない

管理者側の課題は、休みの日や休憩中の電話を「気づいた人が出る」状態のまま放置しないことです。誰がどこまで対応するか、対応した時間をどう記録するかを会社として決めておけば、特定の従業員への負担集中や労働時間の扱いの曖昧さを減らせます。

会社全体が休み・営業時間外の電話はどう受ける？4つの選択肢

前述の調査では、「かかってきた電話を取り逃した」経験が28.0%にのぼりました。会社全体が休みの日や営業時間外の電話をどう受けるかは、会社として決めておくべきテーマです。

まず会社で決める｜従業員一人に背負わせない

休みの日の電話対応を個人の善意に頼ると、特定の従業員が休めなくなります。代表的な方法は、留守番電話、携帯への転送、有人の電話代行、AIによる一次受付の4つです。一般的な傾向を比較します。

※スマホでは表を横にスクロールしてご覧いただけます

方法	対応時間帯	用件の記録	担当者の負担	導入の手間
留守番電話・休業案内	設定次第	録音型なら残る。案内だけなら残らない	録音確認と折り返しが必要	比較的少ない
携帯へ転送	回線の転送条件次第	対応者の記録次第	転送先で着信に対応する	転送設定が必要
電話代行（有人）	サービスで異なる	報告方法はサービスで異なる	報告確認と折り返しが必要	申込・運用設定が必要
AI一次受付	転送条件とサービスによる	聞き取り内容を通知するサービスがある	通知確認と折り返しが必要	転送・通知先の設定が必要

留守番電話・休業案内｜用件が残らず折り返しが集中

留守番電話は用件を録音できます。ただし、休業案内を流すだけなら用件は残りません。録音された内容の確認と折り返しを誰が行うかまで決めておく必要があります。

携帯へ転送｜確実だが担当者の休みが潰れる

代表電話を担当者の携帯に転送すれば外出先でも着信に気づけますが、転送先の従業員は休みの日も電話を受ける役割を担います。前章で述べた労働時間の論点にも関わるため、特定の個人に固定しない運用が必要です。

電話代行（有人）｜対応時間帯はサービスで異なる

オペレーターが会社名で電話を受け、用件を報告してくれるサービスです。対応時間帯はサービスによって異なり、夜間や休日が対象外の場合もあります。自社が受けたい時間帯と合うかを確認して選びましょう。

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AIによる一次受付｜用件を聞き取って通知

代表電話からAI受付用の番号に転送設定をしておけば、AIが電話に応答し、相手の名前や用件を聞き取ってテキストで通知できます。聞き取りが完了した用件を記録できれば、休業明けの折り返しに役立ちます。

ただし、相手が途中で電話を切った場合など、記録が残らないこともあります。重要な内容は折り返しの際に確認する前提で使いましょう。

休業明けの折り返しと緊急連絡だけ受ける体制

どの方法を選ぶ場合も、「緊急の連絡だけは受ける」「それ以外は休業明けに折り返す」と決めておくと運用が安定します。休業案内に営業再開日を入れ、記録された用件を休み明けの朝にチームで割り振れば、折り返し漏れを防げます。

休みの日の電話を取りこぼさない｜LINE WORKSキャッチコール

LINE WORKSキャッチコールは、転送された電話にAIが応対し、聞き取った用件を指定したLINE WORKSのトークルームへ通知するAI電話受付サービスです。たとえば休日の電話対応に使えば、AIが受け付けた用件をトークルームの参加メンバーが休み明けに分担して折り返す、という運用ができます。

AIが一次受付し、用件をLINE WORKSに通知

キャッチコールが発行する受付番号へ既存の代表番号の着信を転送すると、AIが相手の氏名・連絡先・用件を聞き取ります。会社名の聞き取りは個別にオン・オフでき、本章では会社名も聞く設定を前提にします。聞き取りが完了すると、その内容が指定したLINE WORKSのトークルームに通知されます。

通知を確認できるのは、トークルームに参加しているメンバーです。営業と事務が同じトークルームに入っておけば、休日に届いた用件を休み明けの朝に参加メンバーで見て、取引先や業務ごとに折り返す担当者を決められます。

転送設定をしておけば営業時間外・休日もAIが対応

休業中の受付は、契約中の電話会社の転送設定が前提です。代表番号への着信をキャッチコールの受付番号へ転送しておくと、営業時間外や休日にかかってきた電話にAIが応答し、用件を聞き取ります。

キャッチコール自体には、時間帯で受付を自動的に切り替える機能はありません。平日の日中は自分たちで出て、夜間と休日だけAIに任せたい場合は、電話会社の転送設定で切り替えます。

auひかりやJ:COMのように時間帯を指定して自動で転送できるサービスもありますが、NTTのボイスワープには時間指定の機能がないため、営業終了時と始業時に転送の開始・停止を操作します。

料金は3プラン｜年間の件数枠で月額固定

LINE WORKSキャッチコールの料金プランは、ライト・スタンダード・アドバンストの3つです。代表電話にかかってくる件数に合わせて選べます。

※スマホでは表を横にスクロールしてご覧いただけます

項目	ライト	スタンダード	アドバンスト
月額（税抜）	8,900円	14,900円	39,800円
年間の対応着信数（上限）	1,800件（月150件が目安）	3,600件（月300件が目安）	12,000件（月1,000件が目安）
利用できる電話番号	1つ	2つ	3つ
向いている会社	1拠点・少人数のオフィス	複数拠点、または1日10件以上の着信がある	着信の波が大きい、大規模な電話対応

3プランとも機能は同じで、従量課金のない月額固定です。年間契約（月々払いも可）で、利用ユーザー数による追加料金はありません。初期費用は0円ですが、電話会社の転送設定費用と転送通話料は別途かかります。

件数は年間の枠で管理するため、繁忙期に着信が集中しても月ごとの上限を気にする必要はありません。自社の着信件数に合ったプランを選ぶのが基本で、枠を超えそうな場合は、対応着信数を100件単位（10,000円・税抜）で追加することもできます。

＼全プラン1年間無料キャンペーン開催中／

まずは30日間の無償トライアルで、AIの電話受付を試してみませんか。いつもの代表電話から転送を設定すると、AIが用件を聞き取って通知するまでの流れを、実際の着信で確かめられます。トライアル開始後にキャンペーンへお申し込みのうえご契約いただくと、契約開始から1年間、利用料金が無料になります。

無償トライアルを申し込む

※キャンペーンのエントリー期限は2027年3月31日です。トライアル開始から30日以内のお申し込みなど、適用には条件があります。

30日間の無償トライアルで休日の受付を試せる

無償トライアルを利用する際は、30日間のうちに休日の受付を自社の電話で一度通してみてください。週末前に代表番号から受付番号へ転送をかけ、かかってきた電話の聞き取りが完了した時点でトークルームに通知が入ることを確認します。

休み明けの朝には、週末の間に届いた通知をメンバーで確認し、誰がどの相手に折り返すかを決めてみます。取引先名や業界用語がどの程度正しく記録されるかも見ておくと、折り返しの電話で確認すべき項目がつかめます。

利用前の注意点｜認識精度と転送非対応の回線

AIが聞き取りを始める前に相手が電話を切った場合、その通話は通知されません。通知されるのは聞き取りが完了した電話のみで、すべての着信が通知されるわけではありません。

そのため、緊急の連絡は、会社が取引先への案内を認めた業務用の窓口で人が受ける体制を用意し、重要な取引先には休業前にその連絡先を伝えておきます。キャッチコールは、休み明けの折り返しで足りる問い合わせの受付に充てる分担がおすすめです。

外国人名や珍しい名前、専門用語などは、聞き取りに誤りが生じることがあります。社名・連絡先・納期や金額といった重要な事項は、折り返しの電話で相手に改めて確認する前提で運用します。

転送に対応していない回線もあります。契約中の回線で受付番号への転送ができるかを、導入前に契約先の電話会社へ確認しておくと、導入後の手戻りを防げます。

休日の受付をAIに任せる準備として、まずはサービス紹介資料でキャッチコールの仕組みと導入条件をご確認ください。自社の休日運用に当てはめて、転送の準備やトークルームの参加メンバーを考える出発点になります。

LINE WORKSキャッチコールのサービス紹介資料をダウンロードする

導入を検討する際は、30日間の無償トライアルで、自社の電話での動きをあわせて確かめてみてください。

担当者が休み・休日の電話対応に関するよくある質問

「お休みをいただいております」は正しい言い方？

社外の相手に休みを伝える際は、自社から認められた休暇を「いただく」と表現することに違和感を持つ人もいます。「休んでおります」「不在にしております」と簡潔に伝えるのが無難です。詳しくは本文の「いただいております」を避ける理由をご覧ください。

担当者が休んでいる理由を聞かれたら？

会社の規程や本人の同意がない場合は、体調不良や忌引きであっても理由を伝えず、「本日は休んでおります」と案内します。戻る予定と折り返しの案内に切り替えましょう。詳しくは本文の「休みの理由は伝えない」をご覧ください。

休みの日に会社携帯に出るべき？

会社からの指示の有無や、実際に待機・対応を求められていたかによって扱いが変わります。労働時間に当たるかは実態で判断されるため、個人で抱え込まず、対応のルールと時間の扱いを会社に確認しましょう。詳しくは本文の「休日対応が労働時間になるか」をご覧ください。

クレーム対応で担当者が休みのときは？

担当者の不在を理由に対応を先送りしないことが大切です。まずお詫びして話を伺い、内容を記録したうえで、対応できる上司や代理の担当者にその場で引き継ぎます。詳しくは本文の「クレーム・緊急の用件の場合」をご覧ください。

会社が休みの日にかかってきた電話は？

留守番電話、携帯への転送、有人の電話代行、AIによる一次受付などの方法があります。誰か一人に負担が偏らないよう、会社として受け方を決めておくことが重要です。詳しくは本文の「4つの選択肢」をご覧ください。

まとめ

担当者が休みの日の電話は、お詫びと「休んでおります」の一言、戻る予定の案内、用件と折り返し先の確認、チームへの共有という4ステップで対応します。休暇の理由は、会社の規程や本人の同意がなければ社外に伝えません。

伝言は記録に残る手段でチームに共有し、折り返したかどうかまで確認できる状態にしましょう。会社全体が休みの日の受電方法も、従業員任せにせず決めておくことが大切です。受電体制づくりの選択肢や利用条件は、資料で詳しくご確認いただけます。