リーダー人材を育てる教育事業や、新卒学生を対象とする職業紹介事業などを展開する株式会社キャリアコンサルティングは、メール環境の整備を目的にLINE WORKSを導入。社外にいる社員がメールに対応できるようにしただけではなく、トーク、ホーム、アンケート、DriveなどLINE WORKSの機能をフル活用することで、全社員が瞬時に情報を共有できる環境を整備しました。API連携によるBot活用も進め、多くの業務を効率化させています。同社の皆さんに、LINE WORKSの多様な活用シーンをお話しいただきました。
本事例のポイント
- 業務連絡や情報共有手段が、メールだけでなくトーク・ホーム・Driveに分散され、より効率的に
- 社外秘を含む社内報をLINE WORKSで配布することで、紙配布を廃止・セキュリティも担保
- 複数の社内システムをLINE WORKSから操作できるようにし、業務処理がよりカンタン・スマートに
御社の事業と、皆さんの主な業務内容をご紹介ください。
山口さん :
当社は「日本の未来を担う人材を創出する総合人材プロデュース企業」として、教育事業、職業紹介事業、セールスプロモーション事業、文化教育・健康事業を行っています。中でも柱となるのは教育事業で、リーダー人材を育てる「しがく」を東京・大阪・福岡で展開。大学生向けのリーダーシップ基礎教育「NEXUS」も開講し、就活支援サービス「就活キャンパス プレスタ」には毎年約5,000名の学生が参加しています。私はITソリューション課に所属し、社内のシステム整備やウェブ制作などを管理しています。
斎藤さん :
私は新卒学生の就活を支援する職業紹介事業部で、主にクライアント企業のサポートを行っています。
田中さん :
社長室 広報課に所属する私は、会員やクライアント向けに発行する月刊会報誌の制作や社内外の広報関係の業務に携わっています。
LINE WORKS導入以前は、どのような課題がありましたか。
山口さん :
約160名の社員間の連絡手段はメールが主体だったため、迅速な意思疎通をしづらい状況がありました。また、特に課題となっていたのは、社外でのメール対応です。会社のアドレス宛てのメールは携帯に転送することで閲覧はできましたが、携帯からですと個人のメールアドレスから返信することになってしまいます。得意先などへ返信する場合は印象がよくないため、帰社してから対応しなければなりませんでした。一般SNSを使って業務連絡をし合う社員も見られ、メールの利用環境を整備するとともに、秘匿すべき業務情報がSNSから漏えいしないよう、セキュリティ対策を講じる必要に迫られました。
LINE WORKS選定の理由と、導入までの流れを教えてください。
山口さん :
いくつかのツールを検討しましたが、当社にはIT分野に明るい社員が多くないため、最新のツールをしっかり使いこなせるだろうかという不安がありました。そんな中で注目したのが、ユーザーインターフェースがLINEに似たLINE WORKSです。30名ほどの社員で無料トライアルを行ったところ快適に使え、全社員に容易に定着することが期待されました。セキュリティ性が高い点も評価して正式に導入を決定し、各部署で比較的ITに長けている社員が部署の社員に操作方法をレクチャーすることで運用をスタートさせました。
シャドーITを防ぐため、導入後の業務連絡は必ずLINE WORKSで行うことをルールとし、BYODでの利用も許可しています。
LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。
斎藤さん :
LINE WORKSはマルチデバイスで使えるので、いつどこにいても、受信したメールにスピーディに対応することができます。即応が必要なクライアントからのメールを休日に受信した場合も、自宅からすぐに返信できるようになりました。
当社のサポートを受けている学生様とは、教育事業や職業紹介事業など複数の部門の担当者が関わっています。LINE WORKS導入後は「選考進捗」のグループトークルームを作り、学生様が受けた就職試験の結果などに関する情報を担当者間で速やかに共有できるようになりました。
採用支援課では約35人の課員全員が、学生様との面談スケジュールなどを管理するためにカレンダーも活用しています。
田中さん :
LINE WORKS導入後、「全社お知らせ」、「総務掲示板」などのカテゴリーごとに、社内の情報をホームに掲載するようになりました。以前は毎月紙で発行していた社内報もホームに移行し、ペーパーレス化を実現しています。社外秘情報が含まれる社内報を紙で配布すると情報漏えいにつながるリスクがありますが、その心配もなくなりました。
全社員が目的別に閲覧できる環境を構築
ホームでタイムリーに発信
会報誌の製作過程では多くの社員と頻繁に連絡を取る必要がありますが、トークを利用することでメールよりも素早く情報共有ができるようになりました。学生様や会員様が写っている写真を会報誌に掲載する際、担当者からご本人に掲載許可を得るよう依頼する作業などもスムーズになり、社内連携がしやすくなったことを感じています。
以前はメールで送受信できない大容量のデータはファイル転送サービスでやり取りしていましたが、Driveを使うことで在宅勤務のデザイナーとのデザインデータの共有もしやすくなりました。データをフォルダーごと保管できるので、写真を多用するパンフレット等を製作するのにも便利です。
山口さん :
以前は社員が思い思いのメーラーを利用しており、エラーが発生するたびにITソリューション課に問い合わせが寄せられ、PC更新時のメール移行をサポートする作業も大変でした。メーラーがLINE WORKSに統一されたことで、煩雑な作業から解放されています。
部署ごとにアンケートも積極的に活用しており、日程調整やヒアリングがしやすくなったという声を聞いています。
もともとメール環境を整備することが導入の主目的でしたが、LINE WORKSに備わった豊富な機能を多様な業務に幅広く活用しています。
LINE WORKSとのAPI連携によるBot活用にも力を注がれているそうですね。
山口さん :
既存の社内システムと組み合わせて業務効率化を図るためのBotを積極的に開発しています。
その1つが、自社開発の勤怠管理システムと連携させての「勤怠Bot」です。勤怠管理システムにログインすることなく出退勤時刻を入力できる仕組みを構築することで、直帰した社員が後から退勤時刻をシステムに入力するのをうっかり忘れてしまうことを防止。総務部による出退勤時刻の確認業務が軽減されました。
会員様からWebでセミナーの参加予約やキャンセル、契約プラン変更などの申し入れがあると、以前はその情報が関係する担当者にメールで送信されていましたが、「会員情報Bot」を構築し、情報が配信されるようなりました。日々大量に受信するメールに埋もれることなく、担当者が確実に情報を共有するのに役立っています。
社員のITリテラシー向上を図るため、「セキュリティミニテストBot」も運用しています。毎月BotでITセキュリティに関するテストを配信し、全問に回答すると正答と解説が表示される仕組みです。回答率を集計できるので、未回答者に回答実施を促すことも可能です。
セキュリティミニテストBot受験画面：いつでもどこでも片手で受験が可能
セキュリティミニテストBot受験状況画面：管理者もスマホで集計確認が可能
当日だけでなく一ヶ月先まで一括予約が可能
このようにLINE WORKSを活用してさまざまな間接業務を省力化し、節約できた時間を本来の仕事にあてる工夫をした結果、業務生産性が向上していることを実感しています。
LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。
山口さん :
顧客管理システムをはじめ、社内には自社開発したシステムが多数あるので、今後もLINE WORKSとのAPI連携を積極的に進めることで、業務のさらなる効率化・省力化を追求していきたいと思います。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2019年12月当時のものです。
