中日新聞社は社内コミュニケーションのスピードアップを図るため、会社貸与の業務スマホを導入したのを機にLINE WORKSを導入しました。選挙の開票速報などの取材情報を、記者とデスクが電話やFAXよりも正確かつ迅速に伝えることが可能になっています。管理部門では掲示板で重要な社内通知の周知を徹底され、技術部門ではBotを活用してシステム障害の発生を直ちに把握できるようにしました。全社でLINE WORKSを活用することで、報道機関の情報基盤として機能しています。
本事例のポイント
- 管理部門、編集部門、技術部門、営業部門などのあらゆる部門でコミュニケーションが加速
- 記者とデスクの原稿・ゲラのやりとりがスピードアップ
- 書類の未提出者へのリマインドやシステム障害発生をBotで自動通知
御社の事業内容をご紹介ください。
吉川さん :
愛知県名古屋市に本社を置く中日新聞社は、中部地方から関東や北陸にかけて７紙を発行しています。さらに、中日新聞や東京新聞、東京中日スポーツの電子版を提供しており（中日新聞は購読者向け中日プラス会員限定）、書籍の発行や大相撲名古屋場所などの各種事業、中日文化センターの運営を行うなど地域に根ざした幅広いサービスを手がけています。
なぜLINE WORKSを全社で運用することになったのですか。
吉川さん :
全社の情報共有ツールとしてグループウェアを運用していますが、編集局からは「社外でもやりとりしやすいコミュニケーションツールが必要」という要望が以前よりありました。一部の記者は情報提供者とLINEで連絡を取りたいと考えていましたが、会社の管理が及ばない個人LINEでやりとりされるのは望ましくありません。そこで注目したのが、外部トーク連携機能によって、協力会社のLINE WORKSや個人のLINEとセキュアにつながれるLINE WORKSでした。これにより、編集局だけではなく、あらゆる部門のコミュニケーションを促進する手段になると考え、会社が貸与する業務スマホの導入に併せて、2019年4月にLINE WORKSを全社員に導入することになりました。
編集局では、選挙、重大事件、高校野球などの報道に必要な情報共有に活用し、導入効果を感じているそうですね。
杉野さん :
私が所属する選挙調査室では、選挙時に各自治体の選管（選挙管理委員会）が発表する開票速報などの資料を取りまとめ、記事を作成するためのデータとして使用しています。以前は各選管を担当する記者が小型のFAX機を持ち歩き、本社に資料を送信していたり、記事の校閲時には本社から記者や校閲担当者にゲラをFAXして確認してもらっていたりしていました。しかし、LINE WORKS導入後はFAXの代わりにグループで資料を共有し、選管の発表資料も記事のゲラも写真としてやりとりすることで、関係者全員に瞬時に情報が行き渡り校閲作業も速やかに行えます。
選挙速報を新聞の発行に先立って中日新聞Webに掲載する際は、特に校閲に時間をかける余裕がありませんが、情報共有がスムーズに行えるため導入効果を実感しています。
選挙に限らず、中日新聞Web ではさまざまな事件の速報も掲載されます。大きな事件が発生すると、現地で取材する記者と本社のデスクが即座に専用のグループトークを立ち上げ、記者が最新情報をタイムライン風に共有します。撮影した動画も記事に添えられ、読者に迅速かつ詳細な情報提供が実現しています。
また、LINE WORKSは注目度が高い全国高校野球選手権愛知大会の取材にも活用されています。社会部では、複数の試合会場で取材を行う記者とデスクとのグループトークで掲載に必要な情報やチェックする原稿を共有します。LINE WORKSの導入により写真のゲラや校閲作業はFAXからトークに置き換わり、今は記者がどこにいてもチェックしてもらえるようになり、紙面づくりの効率化が進みました。
編集局では、「もはやLINE WORKSを使わずに業務をすることは考えられない」と、トークやグループで情報を共有することが定着しています。
杉野さん :
デスクが記者とビデオ通話をして取材現場の様子を映像で確認することもあるようです。また、外部トーク連携で取材相手などのLINE とつながって情報提供を受ける記者もいます。
管理部門ではトークのみならず、掲示板やBotを活用して徹底周知やリマインドに活用されているそうですね。
吉川さん :
経営企画室 経営システム部では、部内の連絡や他部門との連絡、各種プロジェクトの情報共有に活用しています。社内でやりとりされていたメールの多くがLINE WORKSに置き換わり、情報伝達の速度が大幅に向上しました。
新聞社は24時間365日、休みなく稼働しています。業務現場で5年間LINE WORKSを使ってきましたが、大きなシステム障害に直面したこともなく、迅速かつ正確に情報を伝えることを使命とする報道機関のコミュニケーション基盤として支えてもらえています。
服部さん :
管理局をはじめ複数の部門にまたがる定例会議では、以前は紙の資料を会議当日に配布していましたが、LINE WORKS導入後は事前に作成した資料をグループのノートで共有してアジェンダにするようになりました。話し合われた内容を会議中に書き込めばほぼそのまま議事録ともなり、事前の情報共有から事後のまとめまで、会議全体の効率化が図られています。
管理局の各部は、業務に必要な手続きの未対応者をExcelデータからリストアップして、催促の通知をBotからLINE WORKSに自動送信することでも業務を省力化しています。
吉川さん :
経営企画室 経営システム部でも同様に、業務スマホのOSのアップデートをしていない社員だけにBotで一斉通知をすることを検討しています。
服部さん :
全社員に向けた管理部門からの通知は以前から導入しているグループウェアで発信していますが、業務スマホのシステムアップデート作業依頼など、特に重要な周知事項に関してはグループウェアでの発信に加えてLINE WORKSの掲示板機能を使っています。各利用者に通知が届き、既読者まで確認できるのはグループウェアにはない機能で、周知の徹底に役立っています。
吉川さん :
グループウェアに発信する情報の中でも、毎月発行される社内報など社員に特に見てほしい情報は、新着通知に気づきやすいLINE WORKSの掲示板にも投稿するようにしています。
技術局ではBotでシステム整備のお知らせやシステム障害の検知に活用しているそうですね。
平野さん :
社内のシステムやネットワークを整備するときは、あらかじめ技術局情報インフラ部内に伝えておく必要があります。以前はその周知に手間がかかっていましたが、LINE WORKSなら作業の開始と終了を部門のグループトークに一斉送信することができ、既読も分かるので便利です。
加藤さん :
技術局には社内のシステム障害に備え、万一の場合は速やかに対応するという大きなミッションがあり、そのために社員が交代制で監視室に常駐して24時間体制で見守っています。しかし、毎朝5～7時にかけては担当者が仮眠室で仮眠をとるため、その間に重大なシステム障害が発生すると対応が遅れてしまうのではないかとの懸念がありました。その課題を解消するため、システム監視ツールが障害を感知すると、エラーの度合いによってLINE WORKSのBotがその通知を担当者のトークに自動送信する仕組みを構築しました。
平野さん :
その日の夕刊を定時に発行するには、業務開始までにシステム障害が解消されていなければなりません。仮眠中の担当者がBotからの通知を受けて監視エリアに急行することで、速やかな初動対応ができるようになりました。
加藤さん :
技術局システム部では、Botを勤怠の確認に活用をしています。当部では40名ほどの部員がシフト勤務をしており、毎日の勤務時間が異なるため、トークで日付を入力するとその日の勤務時間や会議の予定などをBotが自動回答する仕組みを構築して運用しています。
平野さん :
また、システムの保守などを依頼している外部の協力会社のLINE WORKSと外部トーク連携でつながって、スケジュール調整などをするのにも活用しています。協力会社がもともとLINE WORKSを導入していない場合は当社から要請してフリープランを導入してもらい、安全な環境でやりとりができるように配慮しています。
管理者機能の使い勝手はいかがですか。
吉川さん :
LINE WORKSの管理者機能は充実していると思います。LINE WORKSの活用度を把握するため、アクティブメンバー数やストレージ容量の推移などをこまめにチェックしています。人事異動があったときは、人事システムから提供されたCSVデータを取り込むことで対応します。これまでログの監査をしたことはありませんが、管理部門から要請があればいつでも応じられるように準備しています。
LINE WORKSの活用を今後どのように発展させていきたいですか。
杉野さん :
選挙の告示日には全立候補者の写真と経歴を紙面に掲載します。その準備を怠りなくするため、告示日が近づいたことをBotが自動的に通知してくれるような仕組みがあれば便利だと思います。
吉川さん :
LINE WORKSは社員間の迅速な意思疎通だけではなく、Bot機能のように情報の入り口・出口として利用することも可能です。引き続き活用レベルをさらに高めながら、よりよい紙面づくりと業務効率化を推進していきたいと考えています。
【お話を伺った方】
吉川 茂一さん
人事、経営、営業に関するシステムの導入、開発、運用支援と全社員が利用するグループウェアなどの運用管理を行う経営企画室経営システム部を統括。
服部 圭祐さん
管理局総務部で、社員に貸与している業務スマホの契約管理や問い合わせ対応などを担当。
平野 雅人さん
技術局情報インフラ部で、サーバー、ネットワーク、事務用PCなど情報関連の社内インフラ整備を行う。
加藤 隆佳さん
技術局システム部の課長として新聞制作にかかわるシステムの管理を行う。
杉野 友輔さん
編集局選挙調査室で選挙関連の情報の取りまとめや紙面の製作に携わる。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年9月当時のものです。
