青森県を拠点とする広告制作会社のディーシーティーデザインは、従前のグループウェアのサービス終了を機にLINE WORKSを導入。トークやノート、フォルダなどの活用でデータを素早く共有できるようにしたことで、リモートワークをする社員が快適に働ける環境を整えました。外部メンバーのLINEやLINE WORKSと連携してやり取りができる外部トーク連携を利用することで、お客様とのデザインデータの受け渡しなども、よりスムーズに行えるようになりました。
本事例のポイント
- ノート機能を活用して複数の案件管理を大幅に効率化
- 全社員リモートワークでも孤立させないコミュニケーション環境を整備
- 顧客のLINE WORKSと連携しデザインデータや校正指示等の迅速なやりとり
御社の事業と、皆さんの主な業務内容をご紹介ください。
蝦名さん :
当社はWebサイトの制作・運用、デジタル・紙媒体広告の企画・制作、販促につながるSNS活用の支援などを行う広告制作会社です。代表である私は、主にお客様との打ち合わせや企画を行い、リモートワークで勤務する3名の社員に制作を任せて全体をディレクションしています。
須藤さん :
地元プロバスケットボールチームの青森ワッツ、クレジットカード会社、ショッピングセンター、病院、建設会社など、30社ほどのWebサイトの更新を担当しています。
橋本さん :
私はWebサイト制作のコーディングをメインに担当しています。
齋藤さん :
以前はフリーランスの立場で当社の仕事を受けていましたが、現在は社員となって、主にWeb制作のグラフィックデザインを行っています。
山本さん :
私はB.LEAGUE所属のプロバスケットボールチーム青森ワッツの広報担当で、チームのWebサイトや広告などの制作をディーシーティーデザイン様に依頼しています。
LINE WORKS導入前にはどのような課題がありましたか。
蝦名さん :
私以外の社員はリモートワークをすることから、無料グループウェアのサイボウズLiveを利用し、お客様ごとのグループスペースを作成してデザインデータなどを共有していました。しかし保存できるデータ容量があまり大きくないため、本来なら残しておきたい完了案件のデータを削除せざるを得ないのが難点でした。そのサイボウズLiveが2019年4月にサービス終了することになり、新たなコミュニケーションツールを探していたのです。そこで注目したのが、LINEと同等の使い勝手で誰でも簡単に操作できるLINE WORKSです。案件毎のグループトークの中で、チャットとともに画像や文書ファイル、デザインデータの共有ができるので、社員がリモートで働く当社には最適なツールだと思い、導入を決めました。
LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。
蝦名さん :
社員間のデータ共有が、以前と比べてスムーズになったことを感じています。クライアントのロゴや宣材写真など常時使用する素材の管理には共有フォルダを利用しています。グループトークルームで利用できるノートにはクライアントやご担当者様ごとのカテゴリーを作り、流れてほしくない情報をアップしています。新しい情報がプッシュ通知されるので見逃しが少なく、「あれ見てくれた？」とわざわざ確認するような手間とストレスが減りました。
ノートのカテゴリを活用して連絡事項を整理して投稿
また、毎日の始業時に全社員がビデオ通話であいさつを交わすようになるなど、社員どうしのコミュニケーションが促進され、孤立しがちなリモートワークでもチームで仕事をしていると感じれたことも導入成果の一つです。
橋本さん :
一覧に埋もれさせたくない重要なトークルームを画面上部にピン留めできるといった細かな機能があるのもいいですね。ノートに保管されるお客様ごとの案件に関するデータは時系列に把握でき、検索機能で目的の情報に即座にアクセスできるのも便利です。
齋藤さん :
フリーランスだった頃のデータのやり取りはメール中心で、容量が大きい場合はファイル転送サービスを利用していました。入社してLINE WORKSを使うようになってからはそのような手間がなくなり、送信したデータを受け取ったというレスポンスもすぐに得られるようになりました。また、メールやグループウェアで送信した画像は劣化することがありますが、LINE WORKSではそのようなことがなく、サイズの大きいデータをわざわざ他のサービスを介さず、スムーズに送受信することができ、業務効率が格段に上がっています。
取引先とは外部トーク連携も活用されているそうですね。
蝦名さん :
当社がWebサイトや広告などの制作を手がけている青森ワッツ様との間でも、以前はサイボウズLiveでやり取りをしていました。制作物の素材データ等の受け渡しが非常に頻繁に行われることから、青森ワッツ様にもLINE WORKSのご利用を勧めさせていただきました。
山本さん :
ディーシーティーデザイン様とのデータ共有だけではなく、社内のコミュニケーションを図るにも便利だと判断し、当社もLINE WORKSを導入しました。ディーシーティーデザイン様とは外部トーク連携でつながり、デザインデータはグループトーク機能である共有フォルダでやり取りしています。
会話のようにやりとり
取引先との具体的な利用シーンと効果を教えてください。
蝦名さん :
試合ごとのポスターやパンフレット等、青森ワッツの制作物を掲載する媒体ごとにノートを作っています。ノートのコメントを通して青森ワッツさんから制作物のデザインへのフィードバックや修正依頼などをいただくようにしています。試合日程に合わせて制作するものも多く進捗管理が複雑なので、共有カレンダーも活用して入稿日やお互いのスケジュールを把握し合い、厳密な管理体制を整えました。
須藤さん :
青森ワッツさん以外の一部のお客様のLINEとも外部トーク連携をし、メールよりも早く通知に気づいて対応できるようにしています。お客様によっては土日や夜間に連絡をいただくこともありますが、「了解です」などの意思をスタンプで返せば事足りるケースが多いので、ストレスを感じることはありません。以前は連休明けなどにどれだけメールがたまっているだろうと憂鬱になることがありましたが、LINE WORKSは、SNSのような気軽な感覚で確認や返信ができるので、今は「了解です」と簡単に返信しておき、休み明けに落ち着いて対応すればいいという安心感を抱くことができます。
蝦名さん :
LINE WORKSで連絡をとっている取引先様とは、メールでのやり取りはほとんどなくなりました。メールは時系列にスレッドが重なっていくだけなので、案件ごとの整理やデータ管理が各々にお任せとなり「あれ見た？」「これやった？」ということが頻繁に起こっていました。LINE WORKSになってからは、複数の案件が同時進行していても管理しやすくなり、見逃しが大幅に減りました。メールで案件を進めていたころ比べると、作業効率は約２倍ほどになっていると思います。
LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。
山本さん :
青森ワッツでは、ホームゲームの試合会場の準備などをボランティアスタッフの方たちに手伝っていただいています。今は試合ごとにボランティア参加の意思をメーリングリストで確認していますが、メールはお互いに不着が頻発することに悩まされています。また、試合当日に参加の意思を送信される方もおられたりして、当社の関係者が既に会場入りしているとそのメールを見ることができません。こうした課題を解決するため、ボランティアスタッフの方たちとの連絡にもLINE WORKSを活用したいと思っていまして、現在その具体的な方法を検討しているところです。
蝦名さん :
青森県は面積が広いため、居住地によっては通勤することが容易ではありません。そこで当社はリモートワークという就業形態を取っていますが、LINE WORKSによって情報の共有やコミュニケーションがスムーズになったことで、遠隔地からの勤務がいっそうしやすくなったと実感しています。不便さを感じないリモートワーク環境が整ったことで、今後は人材採用の幅もさらに広がりそうです。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年2月当時のものです。
