障がい児者とそのご家族を支援するNPO法人フラットハートは、職員の勤怠管理を効率化するためにクラウド人事労務ソフト『freee人事労務』 およびクラウド勤怠管理ソフト『freee勤怠管理Plus』をLINE WORKSと連携。出退勤時間が近づくとBotが自動的に通知を送信し、職員はLINE WORKS画面上のボタンをタップするだけで打刻が可能に。この仕組みの構築で、打刻漏れや誤記を効果的に防止できるようになりました。今後はLINE WORKSで打刻したデータに基づいて給与計算なども自動的に行われるようにし、さらなる業務効率化を目指しています。

本事例のポイント

• freeeと連携し、出退勤の打刻がLINE WORKSのチャットで完結
• 出退勤時間の前後にBotが打刻を促す通知を自動送信し、打刻漏れを防止
• 使い慣れたチャット画面だから操作に不慣れな職員も打刻操作がスムーズ

NPO法人の概要と活動内容をご紹介ください。

三ツ橋さん :

当法人は、障がい児者とそのご家族をサポートする就労継続支援B型事業所です。「カフェおからさん」では、おからを使用したランチやスイーツを提供し、「アトリエおからさん」では革製品や刺し子製品を制作・販売しています。

1日平均で約15名の当法人で働くスタッフは、店を訪れるお客様と交流しながら社会活動を実践しています。もともと障がい児者のお母さんたちによって立ち上げられた法人であることから、アットホームな雰囲気に包まれています。カフェ、アトリエとも作業重視ではなく、「素の自分を出しながら楽しく過ごせる場所」として機能しています。

就労継続支援B型事業の人員配置基準は職員1名に対してスタッフ7.5名とされていますが、当法人では全21名のスタッフを11名の職員で支援しており、人員配置比率が高いのも特長です。

事務作業のIT化にも力を入れているそうですね。

三ツ橋さん :

当法人のように小規模な事業所では、バックオフィス業務の非生産性が職員による支援の質を低下させることにつながりかねません。市や労働基準監督署による監査への迅速な対応のためにも、人手で行っている作業のデジタル化が不可欠です。

まずは煩雑な会計業務の改善を目指し、クラウド会計ソフト『freee会計』を導入したところ、業務の省力化とデータ管理効率化を実感しました。次に、従来の紙ベースの記録では誤記が多く、集計にも手間とコストがかかっていた勤怠管理の効率化を目指し、『freee人事労務』 と『freee勤怠管理Plus』を導入しました。

『freee人事労務』の勤怠管理機能には、各職員のスマホの位置情報からオフィスへの出入りを検知して自動的に打刻する機能があります。しかし、当法人の職員は休日にも遊びでカフェに訪れることがよくあるため、そのときに間違って打刻されてしまうという難点がありました。

この問題を解決するために、オフィスの入口に設置したタブレット端末に入力するようにしたのですが、朝の出勤時はどの職員もするべき作業が多いため、打刻を忘れがちになるという新たな課題が生じていました。

課題解決に向けてLINE WORKSを導入された理由をお聞かせください。

三ツ橋さん :

『freee勤怠管理Plus』 とLINE WORKS連携により、職員の出退勤打刻をBotで自動的に促し、スマホの画面から打刻が可能だということを知りました。当社はLINE WORKSを導入していなかったので、どれくらいの利便性が高まるのか不安でしたが、フリープランでトライアルすることでコストを抑えながら効果検証を行うことができるため、導入を決めました。

『freee勤怠管理Plus』活用の具体的な様子と効果を教えてください。

• ・LINE WORKSからの自動通知が打刻忘れを防止

• ・職員はボタンをタップするだけで打刻が完了

• ・出退勤データを連携させ、給与計算から振込まで自動化

三ツ橋さん :

LINE WORKSのアプリディレクトリ*で「チャットで勤怠」を選択し、Botを招待すると出退勤の打刻を促す通知を受け取ることができるようになります。

Googleスプレッドシートで管理しているシフト表を『freee人事労務』が自動で取得し、出退勤予定時刻の15分前になるとLINE WORKSのBotから打刻を促す通知をトークに送信させるというのが基本的な仕組みです。

通知を見た職員はボタンをタップするだけで打刻が完了し、打刻し忘れた場合は出退勤時刻の15分後に再度通知が送信されるので、打刻漏れを効果的に防止することができます。

出退勤時間の前後にBotから通知が届くことで打刻忘れを抑止。手書きのように記入ミスが発生することもない

未知のツールを入れて操作を覚えてもらうとなるとハードルがありますが、日頃から使い慣れているLINEと操作性が同じLINE WORKSに抵抗感を抱く職員はいませんでした。おかげで、勤怠の打刻漏れが減り、手作業による集計作業や記入ミスもなくなりました。

さらに、労務を担当する職員の作業負荷もかなり軽減できました。これまで、勤怠を締めたあとに打刻漏れが発覚した場合、一人ひとりの職員と連絡を取り、確認をして修正をするという流れだったため、労務担当の負荷が非常に大きかったのです。職員の打刻漏れがなくなったことで、そういった確認作業がなくなりました。

現在は、LINE WORKSで打刻された出退勤データに基づいて『freee人事労務』が給与を計算し、給与振込依頼ファイルを作成してネット銀行に取り込ませ、給与を振り込ませるところまで自動化できました。これにより、出退勤の集計から給与振込までの事務処理が大幅に短縮できています。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。

三ツ橋さん :

職員間の業務連絡については、私用のアカウントとは別に取得してもらったLINEアカウントで行っています。LINEはもともとプライベートなチャットツールなので、今後の業務連絡はLINE WORKSに集約して公私を明確に分けられるようにしたいと考えています。

【お話を伺った方】

三ツ橋 健さん

社会福祉協議会、児童養護施設、多文化共生事業などに携わった後、就労継続支援B型事業所の運営するNPO法人フラットハートを設立。

*アプリディレクトリについての詳細はこちら

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した当時のものです。