電気製品の制御に不可欠な回路基板の企画・設計・組み立てを行う有限会社ケイ・ピー・ディは、リモート勤務する５名の従業員や外部技術者との業務連絡の環境を改善するため、LINE WORKSを導入。各工程で画像を示しながらきめ細かな意思疎通を図れるようにしたことで、納品までに要する時間を大幅に短縮し、売上を倍増させることに成功しました。代表取締役の加藤木さんに、LINE WORKSの具体的な活用法と導入効果をお話しいただきました。

本事例のポイント

• メール処理に忙殺されていた時代、経営者の体力が売上の限界と感じてLINE WORKSを導入
• 内部の連絡はトークにシフト。密なやりとりがトラブルを未然防止
• 画像を送り合う連絡が効率化し、案件の進捗速度が飛躍的にアップ

LINE WORKS導入前はどのような課題を抱えておられましたか。

・メール処理に追われる日々。売上の限界を感じた

・間接業務の負担を軽減させ案件の進捗速度を上げたかった

加藤木さん :

回路設計や基板設計を行う当社の社員は、原則リモート勤務をしており、社員、お客様、協力会社との連絡のほとんどをメールで行っていました。製造工程では細かなやり取りが繰り返されるため、日々送受信するメールの数もどんどん増えていきました。日中は設計や会社のマネジメントを行い、深夜から朝方にかけてメールに対応していましたが、睡眠時間も十分に確保できない状況に陥ってしまいました。

中小企業にとっては、経営者の体力の限界＝売上の限界です。案件の数が増やせないということは、売上が伸びないということに直結します。私が収益に直結する設計業務に専念し案件の進行速度を上げるためには、メール処理の負担を軽減する方策を立てる以外にないと考えるようになりました。

課題解決の手段としてLINE WORKSの導入に至った経緯を教えてください。

加藤木さん :

まずは社内の連絡をスムーズにしようと、いくつかのグループウェアやチャットツールを試してみました。しかし、新しいツールを使うことに拒絶反応を示す社員がいたり、操作方法に関する社員からの質問が私に集中したりで、導入には至りませんでした。

そうした試行錯誤を経てたどり着いたのがLINE WORKSです。それまで試したどのツールよりも使いやすく、操作方法に関する質問もほとんどありませんでした。私から社員へのあらゆる連絡をトークで発信するようにし、LINE WORKSを使わなければ仕事ができない状況を強制的に作りました。その結果、導入から半年が経つころには、社内メールが完全にLINE WORKSに置き換わりました。

協力会社や技術者にもLINE WORKSの利用を推奨されたのですね。

その後、協力会社の担当者や外部の技術者などとの連絡もスムーズにするため、フリープランのLINE WORKSの導入をお願いし、承諾してくれた技術者と外部トーク連携によってLINE WORKSで連絡できる環境を構築。現在は、6~7割の取引先にLINE WORKSを利用してもらっています。こうした取り組みによって、かつてのように朝方までメールへの対応に追われるようなことはなくなりました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと、その導入成果をお聞かせください。

・トークの画像編集機能を活用して、こまめな設計図の修正指示

・ 密な意思疎通が認識のズレによるトラブルを未然に防ぐ

加藤木さん :

LINE WORKSの画像の編集機能が大変便利です。社員や技術者との間では、CAD設計図のキャプチャー画像に指示を書き込んでトークで送るようになりました。以前はメールに画像を添付していましたが、送信するデータを圧縮してパスワードをかけるだけでも手間がかかります。また、LINE WORKSならスマホでプッシュ通知されるので、用件を手元で速やかに確認でき、案件の進捗をスピードアップさせることにつながりました。

トークのやり取りは会話に近く、メールと違ってこまめに図面や試作品の画像をチェックして修正を依頼できるので、工程の途中で私と担当者の意思がずれ、意図したのと違うものが出来上がるといったトラブルが防げるようになったのも大きな成果です。

トーク以外にLINE WORKSのどんな機能を利用されていますか。

【グループカレンダー】タスク管理し、ガントチャートとして利用

【グループフォルダ】完了した案件ごとにデータを保管

【アンケート】LINEでつながるお客様から細かな要件をヒアリング

 加藤木さん :

カレンダー機能を生産管理のためのガントチャートとして利用し、案件ごとのタスク管理を行っています。納品が完了した案件のトークは、共有ストレージに作成した取引先ごとのフォルダを作成して保管し、いつでも閲覧できるようにしています。

また、LINE連携でつながっている設計を依頼されるお客様には、アンケート機能を使って開発案件に関する基礎データを記入していただくことで、対面や電話で行うヒアリング時間が短縮できるように工夫しています。

顧客へのヒアリングにアンケートを活用

LINE WORKSの活用は、御社の業績にどのような影響を及ぼしましたか。

・顧客に見積もりを提示するまでのタイムラグが激減

・より要望に合った提案を可能にし、価格競争にならず受注

・LINE WORKS導入で売上が２倍

加藤木さん :

お客様から案件の相談がはいると、各パートの担当者にそれぞれ見積もりを依頼しています。以前はメールで依頼をしていましたが、なかなか返信がこないと「さっき送ったメール見てくれた？」などと確認の電話をしなければならず、回答が届くのに２〜４日以上要していました。トークなら担当者が見たかどうかわかりますし、プッシュ通知で届くため即時返答してくれるので、速いときには見積を集約して、お客様から依頼された1時間後には見積書を提示できることもあります。

また、担当者とこまめなやりとりが可能になったことで、御用聞き型の提案ではなく、お客様の期待以上の提案ができるようになり、競合他社との価格競争になることなく、発注いただける案件が増えました。

メール対応に追われる時間を削減したことで私のキャパシティーが広がりました。その結果、並行して引き受けられる案件が大幅に増加し、売上もLINE WORKS導入前と比べて2倍になりました。現在は、常に基盤設計6件、開発案件10件が稼働しています。以前と同じ社員数でこれだけの業績アップを導けたのは、コミュニケーション環境の改善が工程のスピードアップを促したからだと思っています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

加藤木さん :

お客様とのスムーズな取引にはテンポのよさが肝心なので、見積書の提出や納期までのリードタイムをさらに短縮したいと考えています。そのために、LINE WORKSでコミュニケーションを図れる協力会社の割合をさらに増やしていくつもりです。

引き続きLINE WORKSの機能をフル活用して、社員や外部技術者との意思疎通をLINE WORKSによっていっそう緻密なものにしていきたいと思います。

有限会社ケイ・ピー・ディ

電子回路を設計する会社として1999年に創業。大手家電メーカーからAV機器などで使用される基板設計、評価用基板などの設計・製造・部品実装などを受注。2008年のリーマン・ショックや2011年の東日本大震災の影響で、売上がピーク期の1割ほどに減少。基板をデザインしたアート作品を製作して営業ツールとすることなどでその窮地を乗り越え、2016年より東京理科大学との産学連携事業をスタートさせ、オフィスを同大学の葛飾キャンパス内インキュベーションルームに移転。

現在は設計だけではなく、家電やAV機器、防災無線などに搭載されるプリント基板の企画から組み立てまで一連の工程を、企業や公的研究機関などさまざまな取引先から受託。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年3月当時のものです。