高校生のキャリア学習プログラム「カタリ場」や東日本大震災の被災地の放課後学校「コラボ・スクール」をはじめとした、多彩な教育活動を展開される認定NPO法人のカタリバ様。職員同士のコミュニケーションや情報共有の活性化のために、LINE WORKSを活用されています。今回は本部の岩澤さん、和氣さんに導入の経緯や本部での利用シーンを、また岩手県大槌町で被災地の子どもたちの学習支援と心のケアを行う山田さん、吉田さんに現場での利用シーンや導入後の変化をお聞きしました。
事業内容と皆さんの役割を教えてください。
岩澤さん :
カタリバは、「どんな環境に生まれ育っても『未来は創り出せる』、と信じられる社会」を実現するために、10代の子どもたちの意欲と創造性の火を灯す出会いを届ける活動をしています。 具体的には、親や教師といった縦の関係や、友達といった横の関係ではなく、少し年上の大学生や社会人の先輩と本音の対話を行うプログラムを提供したり、居場所を提供する活動をしたりしています。 私自身は経営管理本部で、システム管理、経理、総務などを担当しています。
和氣さん :
私たちの活動資金を集める、個人向けファンドレイジング（財源の獲得）を担当しています。
LINE WORKS導入以前に課題となっていたのはどのような点ですか。
岩澤さん :
カタリバでは、以前は10名に満たなかった職員が東日本大震災以降一気に増加し、現在は全国8カ所に100名以上の職員やボランティアスタッフが活動しています。急激に運営拠点が増え、人数も増えたことで、スタッフ同士の横のつながりが希薄になったと感じていました。
これまでの基本的なコミュニケーションツールはメールでしたが、メールは「お疲れさまです」といった枕詞が必要ですし、文章も硬くなりがちなので、どうしても連絡のハードルが高くなってしまいます。そのため、職員が個人のLINEやFacebookの連絡先を交換してやりとりをするケースも少なくありませんでした。そうなると休日も業務に関する連絡が発生してしまい、オンとオフの切り替えができないという点が課題でした。
LINE WORKSを導入した経緯や決め手を教えてください。
岩澤さん :
カタリバでは、年に一度スタッフ全員が集まる全社会議があります。今年の全社会議で、全員がカタリバスタッフとして団結しようという思いのもと、『ALLカタリバ』というコンセプトを元に話し合いを行いました。そこで改めて、職員同士のつながりが希薄であることや、ノウハウの共有ができていないことが問題として浮き彫りになったのです。
また、職員同士が主体的に学び合う『ラーニングコミュニティ』という取り組みの実現がテーマにありましたが、それも上手く進んでいませんでした。コミュニケーションツールがメールでは、どうしても自分の意見を発信しにくいというジレンマがあったからです。
それらの問題を解決してくれるのが、簡易的に自分の意見が投稿できて誰とでも気軽に連絡がとれるLINE WORKSではないかと考えました。
NPOであれば無償で使えるツールもある中で、なぜ有償のLINE WORKSを？と思われるかもしれません。導入に当たっては、無償のものも含め、複数の他社のチャットツールを試しましたが、使い勝手が悪いなどの理由で、2週間もすると誰も、もともとそのツールを推奨していた人ですら、使わなくなってしまったのです。「これならLINEのほうが良い」「Facebookのほうが楽だ」など、他ツールと比較して劣っている部分を見つけてしまうと、使用するモチベーションが下がってしまうようです。誰かが使っていても、ほかの人が使わないのでは、コミュニケーションツールとして価値がありません。
しかしLINE WORKSだけは唯一、皆が期待を持って使い続けることができたツールでした。値段よりも、使われること、全社に広がることを重視して選んだということです。代表自らがLINE WORKSを非常に気に入ったことも、導入の決め手になりました。そして全社会議で「これからはLINE WORKSを使う」と職員全員に宣言しました。LINE WORKSのようなチャットツールの導入が必要だと強く確信していたのです。
LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入後の変化を教えてください。
岩澤さん :
我々には「日報」という独特の文化があります。日報では単純な業務報告だけでなく自分の思いや悩みも赤裸々に報告するのですが、今までメールで共有していた日報をLINE WORKSで共有することになりました。すると誰かの日報に対してみんなが気軽にコメントやアドバイスを発信するようになり、職員同士のコミュニケーションが深まりました。メールで共有していたときに比べると、LINE WORKS ではコメントがつく割合が3～4倍増えました。これまでのカタリバの文化がさらに厚みを増したと思います。
また、各職員が自由にグループを作れるように設定しているのですが、LINE WORKSが本格稼働してから半年の間に、すでに50グループほど誕生しました。職員が「集まって勉強しよう」「何か新しいことをやろう」という主旨で、自発的にコミュニティが立ち上がるのです。まさに私たちの目標としていた『ラーニングコミュニティ』を実現することができ、一番効果を感じているポイントです。これは、他ツールではできないことでした。メールで全社に意見を発信するのはかなりハードルが高いのですが、LINE WORKSだからこそできたことと言えます。
簡単にコミュニティが形成できるようになったことで、LINE WORKS導入後はスタッフ同士のつながりが深まっていると感じます。自分の悩みや気づきを発信しやすい環境が整ってきました。自分の思いを発信できることはもちろん、その発信にレスポンスができるということも非常に良い環境です。この環境が職員一人ひとりの成長や、新たな学びにもつながっていくと確信しています。
ホームを使った日報の例
和氣さん :
ファンドレイジング部の活動は、現場で教育活動を行っているスタッフからはなかなか見えにくい仕事なので、自分たちの普段の活動を他の現場のスタッフにできるだけ共有するようにしています。日報の形で「今日は○人が仲間になってくれました」などの報告を日々行っていますが、コメントをもらったり、既読の人数が増えたりするのがモチベーションになりますね。掲示板では自由にトピックを投稿できるので、自分の思っていることを全社に発信できる貴重な場になっています。
また、個人のLINEやFacebookと違って、いちいち連絡先を聞かなくても社内の誰とでもつながることができるので、連絡が取りやすくなりました。会社全体のコミュニティ感が醸成できて、心の距離感が近くなったと思います。仕事もしやすくなりました。
続いて実際にLINE WORKSを利用している山田さん、吉田さんにお話を聞きます。
LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入後の変化を教えてください。
大槌臨学舎 山田さん :
被災して勉強する場がなくなってしまった子どもたちのために、放課後に安心して過ごせる学びの場、コラボ・スクール大槌臨学舎を運営しています。私たち臨学舎のスタッフは、日中はデスクのPCの前で仕事をすることも多いのですが、夕方になって子どもたちが来校し、授業が近づくと、落ち着いて仕事をする状況ではなくなります。日々大勢の子どもたちがやってくるので、「送迎のバスに●人乗っています」「この子がこちらの校舎に移動します」といった緊急確認事項もよく発生しますが、メールでは間に合いません。そんな時に、LINE WORKSなら自分のスマートフォンからすぐに連絡できるので助かります。
また、LINE WORKSを通じて全国の拠点の職員に我々の取り組みを発信したり、逆にほかの拠点から情報をもらったりすることもあります。私のような拠点責任者に限らず、誰でも自分が感じたことや学んだことを全社発信できるのは素晴らしいことだと思います。
大槌臨学舎 吉田さん :
コラボ・スクール大槌臨学舎で中学生の授業を担当しています。生徒たちの状況は、刻一刻と変わっていきます。「落ち込んでいる生徒がいるからケアしてほしい」といった生徒に関する情報が授業直前に入ってくることがあるのですが、それを職員同士で速やかに共有して、じゃあどうする？とすぐに話し合えるのはすごく便利だなと思います。
また、個人のLINEでのやりとりがなくなり、オンとオフを分けられることでストレスが軽減し、メリハリのある生活ができるようになりました。これまであまり面識のない、メールを送ることを遠慮してしまうような相手にも気軽に連絡できるようになり、コミュニケーションが活発になったと思います。
※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。
