医療機器の総合商社として、沖縄全域の医療機関や福祉関連施設などに商材を提供する株式会社沖縄メディコ。社員に貸与する携帯電話キャリアの変更にともない、それまで利用していたビジネスチャットサービスが使えなくなるのを機にLINE WORKSを導入しました。LINEに似た操作性で多くの社員がより手軽に使えるようになったことから、140ものグループが作成されて活発なコミュニケーションが醸成されています。同社の兼次さん、玖津見さんに、LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお話しいただきました。

本事例のポイント

• 部門の垣根を越えたコミュニケーションが活性化
• アンケートで社内の意見をスピーディに収集
• PCアプリ版のキャプチャ機能で、受信したFAX画像を営業社員に送信

御社の事業内容をご紹介ください。

兼次（かねし）さん :

当社は1973年に設立された医療機器の総合商社です。沖縄全域の医療機関や福祉関連施設などに医療機器や福祉用具を提供するほか、病院向け物品管理システムも販売。また、社員が病院に出向しての物品管理業務も受託しています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

兼次さん :

当社ではこれまで、社員に貸与している携帯電話キャリアのビジネスチャットツールを業務連絡に使っていました。営業部門はお客様や仕入れ先との受発注をFAXでやり取りすることが多く、出先にいる社員宛てにFAXが届くと事務担当者がその都度、写真に撮ってチャットで送っていたのですが、サービス全体のデータ容量が少ないことが難点でした。空き容量が20%を切ると通知がくるのですが、管理者にチャットで送った画像データを削除する権限がなく、不要なデータは送信者にしか削除できないため、頻繁に社員へ削除依頼を発信しなければならず、無用な業務負担が発生していました。

玖津見（くつみ）さん :

キーワード検索が単一のスレッド内でしかできなかったので、誰といつやり取りしたかが明らかでないと、過去のチャットを検索できないのも不便でした。

兼次さん :

そのような不満を感じていた矢先、社員に貸与している携帯電話のキャリアを変更することになり、それまで利用していたものに替わる新たなビジネスチャットツールを導入する必要に迫られました。

LINE WORKSを選定した理由と、導入までの流れをお聞かせください。

兼次さん :

LINE WORKSはスマホでの操作性を追及したツールなので、社外に出た営業社員が業務連絡をする際に使いやすそうというイメージがありました。また、当社の社員の年齢層は幅広く、操作の複雑なツールは定着しにくいのですが、操作性がLINEと似ているLINE WORKSなら、多くの社員がすぐに使いこなせると期待が持てました。以前、社内のBCP対策プロジェクトのメンバーから、LINE WORKSには安否確認をスムーズに行えるテンプレートがあると聞いたことがあり、その機能に対する期待もあって導入を決定しました。

LINE WORKSは、新しい携帯に1台ずつログイン設定をしてから社員に配布し、運用を開始しました。社員はビジネスチャット自体には慣れていたので活用はスムーズに進みましたが、当初はグループの作成方法に関する質問が相次いで寄せられたので、基本的な使い方を全社員が所属するグループのノートやフォルダに掲載して覚えてもらいました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

【トーク】グループを積極的に活用し、部門を超えたコミュニケーションが活発に

【アンケート】対象者へ簡単に手間なくアンケートが発信できる

【アンケート】出欠確認やアイデア募集、体温チェックまで幅広く活用

兼次さん：

以前に使っていたビジネスチャットのように、写真などの画像データがサービスの容量を圧迫することがなくなりました。管理者側で画像の保存期限を指定できるので、社員に写真の削除を依頼する手間もなくなっています。また、全てのトークグループに対してキーワード検索できるなど、全体的に操作性が高まったと思います。

あらかじめ用意した部署別のグループ以外に、複数の部門にまたがる各病院の担当者、新型コロナ関連、勉強会関連など、さまざまグループが自発的に作成され、情報が活発に交わされるようになりました。多くの社員がプライベートで利用しているLINEのような感覚で気軽に使えるので、全社の社員が部門の枠を越えて積極的にコミュニケーションを図るようになったことを感じています。

玖津見さん：

前に使っていたチャットツールより操作性が優れていることから、社員どうしの連絡の大半がLINE WORKSのトークで行われるようになりました。営業部門で最も多いのは、写真による情報共有です。例えば、メーカーから入荷した商材の発注者が不明な場合には、商品名等が記載された段ボールの写真を撮って営業社員全員が入ったグループに送ることで、一人ずつ連絡するのではなく一度の連絡で発注者を確認できるようになりました。

アンケート機能も積極的に活用しています。以前使っていたクラウドのアンケートサービスは、アンケートページのURLを対象社員へ個々に連絡しなければなりませんでしたが、LINE WORKSのアンケートではそのような手間はかかりません。回答の修正、匿名・記名や重複回答を可能にするなど設定も簡単にできるので、勉強会への出欠確認から次年度の経営方針案の募集まで、さまざまなアンケートが手軽に実施できるようになり、社員からの意見収集が効率化しました。

さまざまな目的のアンケートを簡単に作成。回答も自動集計される

兼次さん：

管理部では、コロナ対策として毎朝全社員の体温をチェックしていますが、アンケートはそのヒアリングにも使われています。

ほかに便利だと感じられている機能はありますか。

・PCアプリ版のキャプチャー機能を活用し、効率的にFAX画像の転送ができる

・無料通話を使い、会社携帯が貸与されない新入社員の通話代の負担がなくなった

兼次さん：

社内ではペーパーレス化の推進に向けて、受信FAXを電子化する複合機のソフトを使うようになりました。LINE WORKSのPCアプリ版には、PCの画面を簡単にキャプチャして直接トークで送信できる機能があります。以前は受信した紙のFAXを事務担当者がスマホで写真に撮り、出先にいる営業社員に送信していましたが、画像が不鮮明になることが少なくありませんでした。アプリで電子化したFAXをこの機能でキャプチャすれば、画質を損なわずに送信できるので、とても重宝しています。

また、当社では入社して半年間は携帯電話が貸与されないので、新入社員は個人の携帯しか所持していません。LINE WORKS導入以前は社員や得意先と電話をする際に通話料を自己負担してもらっていましたが、今年の新入社員からは入社と同時にLINE WORKSアカウントを配布してBYODで利用してもらうようになったことで、通話料を負担することなく通話ができるようになりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

兼次さん：

運用開始から日が浅いので、トークとアンケートの活用がメインですが、それ以外の機能も順次使っていきたいです。会議室などの共有設備の予約にはLINE WORKSのカレンダーが便利そうなので、こちらはすぐにでも活用を始めたいと思います。また、BCP対策プロジェクトチームと話を詰めて、災害発生時などにアンケート機能のテンプレートを用いた社員の安否確認を実行できる体制も整えたいです。

【お話を伺った方】

兼次 志乃さん

社内インフラの整備や社給PC・携帯電話等の不具合への対応などを担当。

玖津見 歩さん

病院で使用される消耗品や、人工透析用の機器・消耗品などを扱う第3事業部で営業を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年2月当時のものです。